SISTEM Pejabat Setiausaha Kerajaan Johor

1. NAMA INOVASI Sistem Maklumat Stor atau dikenali sebagai eSTOR adalah projek inovasi dihasilkan oleh Kumpulan Inovatif Kreatif 2. MAKLUMAT INOVASI Inovasi ini mempermudahkan proses permohonan, meningkatkan menyelesaikan masalah komunikasi antara staf menggunakan aplikasi komputer eSTOR dibangunkan sendiritasking. Kejayaan diperolehi seterusnya telah dijemput menyertai konvensyen diperingkat antarabangsa pada tahun 2014 di Tokyo, Jepun.

3. TUJUAN INOVASI eSTOR bertujuan mempermudahkan proses permohonan, meningkatkan kawalan serta menyelesaikan masalah komunikasi antara staf dengan pentadbir stor. Dengan memfokuskan kepada isu komunikasi antara kakitangan dan pentadbir stor disamping menyediakan kemudahan serta disokong paparan maklumat berkaitandan rekod verifikasi stok.

SISTEM MAKLUMAT STOR (eSTOR)Pejabat Setiausaha Kerajaan Johor

Stor atau dikenali sebagai eSTOR adalah projek inovasi dihasilkan oleh Kumpulan Inovatif Kreatif (KIK), Pejabat Setiausaha Kerajaan Johor.

INOVASI

mempermudahkan proses permohonan, meningkatkan menyelesaikan masalah komunikasi antara staf dengan pentadbir stor dengan

komputer secara atas talian PHP dan MYSQL.

dibangunkan sendiri oleh ahli kumpulan, hasil penerapan budaya diperolehi dalam Konvensyen ICC peringkat kebangsaan dan

dijemput menyertai konvensyen diperingkat antarabangsa pada di Tokyo, Jepun.

bertujuan mempermudahkan proses permohonan, meningkatkan kawalan serta menyelesaikan masalah komunikasi antara staf dengan pentadbir stor.

memfokuskan kepada isu komunikasi antara kakitangan dan pentadbir stor ediakan kemudahan dalam membuat dan meluluskan permohonan

serta disokong paparan maklumat berkaitan seperti baki stok, sejarah permohonan

(eSTOR)

Stor atau dikenali sebagai eSTOR adalah projek inovasi dihasilkan abat Setiausaha Kerajaan Johor.

mempermudahkan proses permohonan, meningkatkan kawalan serta pentadbir stor dengan

PHP dan MYSQL.

hasil penerapan budaya multi-peringkat kebangsaan dan

dijemput menyertai konvensyen diperingkat antarabangsa pada

bertujuan mempermudahkan proses permohonan, meningkatkan kawalan serta menyelesaikan masalah komunikasi antara staf dengan pentadbir stor.

memfokuskan kepada isu komunikasi antara kakitangan dan pentadbir stor membuat dan meluluskan permohonan seperti baki stok, sejarah permohonan

4. PROSES SEBELUM DAN SELEPAS 4.1. Proses Sebelum Soalselidik telah

berikut – Berlaku kelewatan menjalankan tugas harian yang disebabkan kegagalan

mendapatkan barangan di stormenggunakan beberapa ‘quality tools’ Graph’, ‘Tree Diagram’ dan semakan Pro dan Kontra.

Daripada hasil kajian kami memfokuskan menyelesaikan punca

yang disebabkan oleh faktor manusia, komunikasi dan proses kerja harian yang memungkin masalah ini berl

a) Staf tidak tahu spesifikasi barang yang diperlukan.

b) Pentadbir stor lewat ambil tindakan.

c) Permohonan dibuat secara mengisi borang (manual).

d) Pentadbir stor gagal dihubungi disebabkan tugasan luar atau lain.

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

Tidak tahu

spesifikasi

barang

100%

PE

RA

TU

S(%

)

Setuju

Tidak setuju

PROSES SEBELUM DAN SELEPAS

Proses Sebelum

telah dijalankan kepada semua staf dan memperolehi statistik

Berlaku kelewatan menjalankan tugas harian yang disebabkan kegagalan mendapatkan barangan di stor pentadbiran. Kajian selanjutnya menggunakan beberapa ‘quality tools’ antaranya Rajah Ishikawa, ‘Pareto Graph’, ‘Tree Diagram’ dan semakan Pro dan Kontra.

Daripada hasil kajian kami memfokuskan menyelesaikan puncayang disebabkan oleh faktor manusia, komunikasi dan proses kerja harian yang memungkin masalah ini berlaku iaitu :-

Staf tidak tahu spesifikasi barang yang diperlukan.

Pentadbir stor lewat ambil tindakan.

Permohonan dibuat secara mengisi borang (manual).

Pentadbir stor gagal dihubungi disebabkan tugasan luar atau lain.

Tidak tahu

spesifikasi

barang

Lewat ambil

tindakan Mohon manualGagal

dihubungi

100%

93.8%

64.6%

56.9%

Hasil Soal Selidik Kekerapan Berlaku

PUNCA PALING MUNGKINsetuju

0 %6.2 %

35.4 %

kepada semua staf dan memperolehi statistik

Berlaku kelewatan menjalankan tugas harian yang disebabkan kegagalan Kajian selanjutnya

antaranya Rajah Ishikawa, ‘Pareto

Daripada hasil kajian kami memfokuskan menyelesaikan punca-punca yang disebabkan oleh faktor manusia, komunikasi dan proses kerja

Staf tidak tahu spesifikasi barang yang diperlukan.

Permohonan dibuat secara mengisi borang (manual).

Pentadbir stor gagal dihubungi disebabkan tugasan luar atau lain.

Gagal

dihubungi

56.9%

43.1 %

4.2. Proses Selepas

Kaji Pro dan Kontra kepada cadangan membawa kepada pengwujudan Sistem Maklumat Stor (antaranya :-

a) Dimudahkan carian senarai stok melalui paparan katalog

bergambar.

b) Semua transaksi permohonan dipapar dan

c) Pentadbir stor mendapat notifikasi melalui pop up di skrin komputer dan telefon andriod.

d) Tindakan pentadbir stor mudah diambilalih pegawai lain yang diberi kebenaran.

e) Pegawai pelulus dipaparkan sejarah permohonan terdahulu yang memberi kemudahan m

f) Kemudahan cetakan borang KEW.PS 11.

g) Semua transaksicetakan iaitu Rekod Terimaan Barang (Kawalan Stok ((KEW.PS.4).

Proses Selepas

Kaji Pro dan Kontra kepada cadangan membawa kepada pengwujudan Maklumat Stor (eSTOR) yang menepati ciri-ciri yang diperlukan

Dimudahkan carian senarai stok melalui paparan katalog bergambar.

Semua transaksi permohonan dipapar dan direkod.

Pentadbir stor mendapat notifikasi melalui pop up di skrin komputer dan telefon andriod.

Tindakan pentadbir stor mudah diambilalih pegawai lain yang diberi kebenaran.

Pegawai pelulus dipaparkan sejarah permohonan terdahulu yang memberi kemudahan membuat keputusan.

Kemudahan cetakan borang KEW.PS 11.

Semua transaksi direkod dan memberi kemudahan paparan dan cetakan iaitu Rekod Terimaan Barang (KEW.PS.1Kawalan Stok (KEW.PS.3B) dan Rekod Transaksi (KEW.PS.4).

Kaji Pro dan Kontra kepada cadangan membawa kepada pengwujudan ciri yang diperlukan

Dimudahkan carian senarai stok melalui paparan katalog

direkod.

Pentadbir stor mendapat notifikasi melalui pop up di skrin

Tindakan pentadbir stor mudah diambilalih pegawai lain yang

Pegawai pelulus dipaparkan sejarah permohonan terdahulu yang

direkod dan memberi kemudahan paparan dan KEW.PS.1), Rekod

KEW.PS.3B) dan Rekod Transaksi

5. CIRI-CIRI DAN IMPAK

5.1. Komunikasi Antara Pemohon Dan Pegawai Stor Pihak pengurusan telah menetapkan setiap permohonan barangan stor

hendaklah melalui sistem Ediedarkan kepada setiap kakitangan. Sehingga kini peraturan ini dipatuhi, terkecuali bagi waktu kecemasan.

Pemohon boleh menyatakan kegunaan setiap permohonan dan ianya

dinilai oleh Pegawai Pelulus. Pegawai stor juga diberi ruang memaklumkan sebarang catatan sekiranya kelulusan kurang daripada jumlah pesanan.

5.2. Kawalan Baki Stok Pegawai Stor boleh memantau pergerakan stok semasa melalui

paparan skrin. Secara langsung ia membantu pentadbiran stor merancang masa yang sesuai untuk menokok baki stok.

5.3. Kawalan Pengeluaran Stok

Pegawai pelulus kini mudah membuat keputusan untuk meluluskan sesuatu permohonan dengan mengambilkira baki stok semasa dan sejarah kelulusan terdahulu.Secara langsung sebarang ketidakjujuran boleh dikesan awal.

5.4. Penjimatan Masa Telah dijalankan kaj

selepas penggunaan Esebagaimana graf ditunjukkan.

20

20

10

20

30

40

50

60

isi borang serah borang

MINIT

PERBANDINGAN( sebelum dan

CIRI DAN IMPAK INOVASI

Komunikasi Antara Pemohon Dan Pegawai Stor

Pihak pengurusan telah menetapkan setiap permohonan barangan stor hendaklah melalui sistem E-STOR. Surat arahan mengenainya telah diedarkan kepada setiap kakitangan. Sehingga kini peraturan ini dipatuhi, terkecuali bagi waktu kecemasan.

Pemohon boleh menyatakan kegunaan setiap permohonan dan ianya dinilai oleh Pegawai Pelulus. Pegawai stor juga diberi ruang memaklumkan sebarang catatan sekiranya kelulusan kurang daripada jumlah pesanan.

Kawalan Baki Stok

Pegawai Stor boleh memantau pergerakan stok semasa melalui paparan skrin. Secara langsung ia membantu pentadbiran stor merancang masa yang sesuai untuk menokok baki stok.

Kawalan Pengeluaran Stok

Pegawai pelulus kini mudah membuat keputusan untuk meluluskan sesuatu permohonan dengan mengambilkira baki stok semasa dan sejarah kelulusan terdahulu.Secara langsung sebarang ketidakjujuran boleh dikesan awal.

Penjimatan Masa

Telah dijalankan kajian masa mengikut peringkat proses sebelum dan selepas penggunaan E-STOR. Kajian memperolehi keputusan sebagaimana graf ditunjukkan.

10

30

55

45

0 2 36

serah borang semak stok kelulusan sedia

tempahan

PERINGKAT PROSES

PERBANDINGAN TEMPOHMASA PERMOHONANdan selepas cadangan )

Pihak pengurusan telah menetapkan setiap permohonan barangan stor STOR. Surat arahan mengenainya telah

diedarkan kepada setiap kakitangan. Sehingga kini peraturan ini

Pemohon boleh menyatakan kegunaan setiap permohonan dan ianya dinilai oleh Pegawai Pelulus. Pegawai stor juga diberi ruang memaklumkan sebarang catatan sekiranya kelulusan kurang daripada

Pegawai Stor boleh memantau pergerakan stok semasa melalui paparan skrin. Secara langsung ia membantu pentadbiran stor merancang masa yang sesuai untuk menokok baki stok.

Pegawai pelulus kini mudah membuat keputusan untuk meluluskan sesuatu permohonan dengan mengambilkira baki stok semasa dan sejarah kelulusan terdahulu.Secara langsung sebarang ketidakjujuran

ian masa mengikut peringkat proses sebelum dan STOR. Kajian memperolehi keputusan

30

5

serah

tempahan

Sebelum

Selepas

5.5. Meningkatkan Imej Jabatan Organisasi sering dilawati bagi perkongsian ilmu. Bagi tahun 2013

melebihi 485 orang perkongsian eSTOR telah dibuat. 5.6. Pembudayaan Inovasi Dorongan melaksanakan inovasi dikalangan kakitangan telah dapat

ditingkatkan dibuktikan dengan adanya kumpulan baru KIK yang telah sampai ke peringkat KIK Kebangsaan pada tahun 2014.

6. PENCAPAIAN Inovasi ini telah diketengahkan melalui Konvensyen KIK dan ICC anjuran MPC.

6.1. Anugerah Perak di Konvensyen ICC’14 di Tokyo, Jepun.

6.2. Anugerah Emas di Konvensyen ICC Kebangsaan 2013 dan dipilih 10 kumpulan terbaik.

6.3. Tempat ketiga KIK Sektor Awam Negeri Johor 2013.

6.4. Anugerah Emas peringkat Wilayah Timur 2013 di Konvensen ICC anjuran MPC.

PEJBAT SETIAUSAHA KERAJAAN JOHOR BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA eSTOR@2015