panduan sistem informasi akademik

1

MODUL PANDUAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK TERPADU

SIAKAT

1. INFORMASI UMUM PROGRAM APLIKASI

1.1. PROGRAM STUDI Program Studi dimaksud adalah nam program yang ada di lingkungan Pendidikan yaitu contoh :

KODE NAMA PROGRAM STUDI

13201 Kesehatan Masyarakat (S1)

1.2. KODE SEMESTER Kode semester yang digunakan dalam program aplikasi Sistem Informasi Akademik terdiri dari 5 digit angka, dengan ketentuan : 1. 5 digit pertama mewakili awal tahun akademik, 2. 5 digit terakhir mewakili semester. 1.3. SEBARAN IPK DAN BEBAN STUDI

No Rentang IPK Jumlah SKS 1 Kurang dari 2,00 12 2 2,00 2,49 12 15 3 2,50 2,99 15 19 4 3,00 3,49 19 24 5 3,50 4,00 22 - 24

2

2. USER DAN PASSWORD 2.1. INFORMASI UMUM User dan password merupakan kombinasi yang akan menentukan seorang di ijinkan atau tidaknya menggunakan applikasi seperti pada Gambar 1, di bawah ini:

Gambar 1 form login 2.2. USER User merupakan pengguna yang akan menggunakan program applikasi. Pada program aplikasi ini user dapat dikategorikan kedalam beberapa kelompok user/pengguna yaitu :

1. Kategori 1, yaitu user yang dapat melihat berbagai informasi yang diperlukan dan pengeloalaan kegiatan akademik.

2.3. PASSWORD Password/Kata kunci merupakan kata atau kombinasi alpanumerik yang akan membatasi agar user tidak dapat digunakan oleh pihak-pihak yang tidak berwenang. 3.1. INFORMASI UMUM MAHASISWA Ketika program dipanggil pertama kali maka akan muncul windows program aplikasi sebagai berikut :

3

3.2. LOGIN (MASUK) PADA APLIKASI PROGRAM Untuk memulai proses login dapat dilakukan dengan salah satu cara berikut ini :

Kemudian masukan User (pengguna) dan Password (kata kunci), sesuai dengan jabatan atau jurusn, selanjutnya tekan/klik :

Login untuk melanjutkan proses, atau untuk membatalkan prose.

Setelah berhasil login, anda akan menemukan menu menu program aktif seperti yang dapat dilihat pada Gambar di bawah ini :

3.3. LOGOUT (KELUAR) DARI APPLIKASI PROGRAM

1. Melalui menu bar Koneksi (Alt+U), kemudian pilih Login atau tekan huruf U

4

2. Melalui Shortcut Key yaitu dengan menekan kombinasi tombol Alt+U 3. Menggunakan Toolbar dengan meng-klik icon , maka akan ada informasi

peringatan berikut :

Klik jika akan logout dari user,

Klik jika membatalkan keluar. 3.4. KELUAR DARI APPLIKASI Untuk Keluar dari applikasi dapat dilakukan dengan cara :

1. Melalui menu bar Koneksi (Alt+K), kemudian pilih Login atau tekan huruf K

2. Melalui Shortcut Key yaitu dengan menekan kombinasi tombol Alt+K 3. Menggunakan Toolbar dengan meng-klik icon . 4. Menggunakan perintah dasar windows dengan menekan tombol kombinasi

CTRL+F4 5. Menggunakan Icon windows Close pada windows aplikasi

4. MENENTUKAN/MENGAMBIL DATA SEMESTER DAN PROGRAM STUDI Pada program aplikasi akademik data Semester sudah dibuat pada proses registrasi, sehingga proses awal pada program aplikasi ini yaitu menentukan data semester, dengan langkah-langkah sebagai berikut :

1. Menampilkan data semester Klik icon Maka akan muncul windows berikut ini :

5

2. Tentukan Semester yang akan ditampilkan, dengan memilih data semester pada

table semester,

3. Klik untuk melanjutkan atau klik untuk membatalkanya.

4. Klik program studi dengan Kontrol : , sesuai dengan jurusan.

5. SISTEM INFORMASI AKADEMIK Pada program aplikasi akademik data Kartu Ujian Mahasiswa sudah dibuat pada proses pengambilan KRS dan disesuaikan dengan data yang telah dijadwalkan dan data registrasi mahasiswa, sehingga data pengambilan KRS sesuai dengan Jadwal Kuliah perkuliahan, apabila mahasiswa tersebut tidak registrasi tidak ada di data Kartu Kontrak Studi Mahasiswa(KKSM):

6

6. KRS (KARTU RENCANA STUDI MAHASISWA) Klik icon Maka akan muncul windows berikut ini :

Input/Masukan NPM yang akan diproses kemudian tekan enter.

Klik icon Maka akan muncul windows berikut ini :

7

Maka akan muncul windows berikut ini :

Klik icon untuk PKRS.

Klik icon untuk hapus data Matakuliah.

Klik icon untuk Simpan matakuliah yang di ambil.

7. NILAI PERMAHASISWA Klik icon Maka akan muncul windows berikut ini :

8


Klik icon untuk simpan nilai mahasiswa.

Klik icon untuk cetak hasil nilai semester yang di pilih. Maka akan muncul windows berikut ini :

9

8. PESERTA MATAKULIAH Klik icon Maka akan muncul windows berikut ini :



10

Klik icon Maka akan muncul mahasiswa peserta matakuliah seperti pada windows berikut ini :

Klik icon untuk Eksport data.

Mahasiswa mengulang mata kuliah

11

Klik ComboBox Pilih data yang akan di cetak. 9. TRANSKRIP AKADEMIK DAN KPA Klik icon pada menu. Maka akan muncul windows berikut ini :



Matakuliah yang di ulang

12


Eksport data

Filter data

13


10. INDEX PRESTASI SEMESTER (IPS) DAN INDEX PRESTASI KUMULATIF (IPK)

Klik icon pada menu. Maka akan muncul windows berikut ini :


Tampilakan IPS dan IPK

Filter Angkatan

Filter IPK

14

Klik icon untuk cetak keadaan Index Prestasi Kumulutif dan Semester. Maka akan muncul windows berikut ini :

15

Klik icon untuk cetak keadaan Index Prestasi Kumulutif. Maka akan muncul windows berikut ini :

Isi Text Angkatan dan IPK yang akan di filter

Klik icon untuk melakukan seleksi data.

Berdasarkan angkatan, caranya isi tahun angkatan 4 digit angka tahun, kemudian klik/tandai checkbox angkatan

Berdasarkan Indeks Prestasi Kumulatif (IPK), caranya isi selang IPK yang dikehendaki, kemudian klik/tandai pada checkbox IPK,

Jika akan melakukan filter berdasarkan kombinasi antara angkatan dan IPK maka keduanya harus di tandai,

Untuk kembali ke awal data hilangkan tanda checklist pada checkbox.

Klik icon untuk eksport data.


16

11. JADWAL KULIAH DAN JADWAL UJIAN Penjelasan User dan Password telah dijelaskan di atas. Dalam menampilkan Jadwal Kuliah dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

Klik program studi dengan Kontrol :


1. Tentukan Semester yang akan ditampilkan, dengan memilih data semester pada table semester,

17

2. Klik untuk melanjutkan atau klik untuk membatalkanya. Maka akan muncul windows berikut ini :


Tombol fungsi

Klik icon berikut ini untuk koreksi atau tambah lalu pilih kurikulum

lalu klik icon Maka akan muncul windows berikut ini :

Tambah

Koreksi

Simpan

Hapus

18

Klik untuk melanjutkan atau klik untuk membatalkanya. kemudian klik icon

untuk menyimpan data atau klik icon untuk membatalkannya. 12. JADWAL MENGAJAR DOSEN

Klik matakuliah maka akan muncul windows berikut ini :

Matakuliah

Tampilkan Dosen

19

Klik icon berikut ini untuk koreksi atau tambah lalu klik icon


Klik icon kemudian klik icon untuk menyimpan data atau klik icon untuk membatalkannya.

Pabila telah selesai klik icon Maka akan muncul windows berikut ini :

20

Kemudian klik icon untuk eksport data jadwal yang akan digunakan sebagai data jadwal ujian. Maka akan muncul windows berikut ini :

21

Untuk menampilkan data dosen pengajar matakuliah tiap semester klik


Klik icon Untuk menampilkan data dosen yang mengajar . Maka muncul windows berikut ini :

Pilih data Fields dan Kriteria yang akan di seleksi seperti tampilan berikut :

Input data yang akan di seleksi

22

Klik icon untuk menuju tahap selanjutnya atau klik icon untuk membatalkanya.

Klik icon untuk cetak. Maka akan muncul windows berikut ini :

Klik icon untuk eksport.

23

13. SEMINAR MAHASISWA Dalam menampilkan informasi penelitian dan seminar mahasiswa dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :


Klik icon Maka muncul windows berikut ini :

Klik Data Seminar Mahasiswa, Klik Seminar seperti icon di atas , Maka muncul windows berikut ini :

Klik untuk melanjutkan atau klik untuk membatalkanya. Maka akan muncul windows berikut ini :

24


Maka akan muncul perubahan seperti pada windows berikut ini :

Klik icon berikut ini untuk koreksi atau tambah data seminar dan penguji seminar,

Form Input data Seminar

Form Input Penguji Seminar

25

untuk penguji seminar setelah icon tambah dan koreksi di klik lalu klik icon , Maka akan muncul windows berikut ini :

Klik icon kemudian klik icon untuk menyimpan data atau klik icon untuk membatalkannya.

Klik icon . Maka muncul windows berikut ini :

Klik icon Untuk menampilkan data dosen penguji. Maka muncul windows berikut ini :

26

Klik dosen yang akan di tampilkan mahasiswa yang di uji, kemudian klik icon maka akan ditampilkan windows seperti berikut ini :

Klik icon untuk cetak surat keterangan penguji seminar mahasiswa. Maka akan muncul windows berikut ini :

27

Untuk menampilkan rekap data seminar maka akan tampil windows sebagai berikut ini :

Klik icon maka akan tampil windows sebagai berikut ini :

Klik icon maka akan tampil windows sebagai berikut ini :

28

14. PENELITIAN MAHASISWA Dalam menampilkan informasi penelitian dan seminar mahasiswa dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :



Klik Data Penelitian Mahasiswa, Klik Data penelitian seperti icon di atas , Maka muncul windows berikut ini :

Klik untuk melanjutkan atau klik untuk membatalkanya. Maka akan muncul windows berikut ini :

29


Maka akan muncul perubahan seperti pada windows berikut ini :

30

Klik icon berikut ini untuk koreksi atau tambah data seminar dan penguji seminar, untuk penguji seminar setelah icon tambah dan koreksi di klik lalu klik icon

, Maka akan muncul windows berikut ini :

Klik icon kemudian klik icon untuk menyimpan data atau klik icon untuk membatalkannya. 15. PENGAJUAN PENELITIAN UNTUK USER MAHASISWA Dalam menampilkan informasi penelitian dan seminar mahasiswa dapat dilakukan dengan langkah-langkah seperti point 12 dan 13 hanya username dan passowd menggunakan NPM dan mahasiswa tersebut hanya bisa mengelola data pribadi masing-masing, setiap pengajuan akan di validasi oleh akademik dan tata usaha untuk pembuatan surat permohonan ijin dan penunjukan pembimbing bagi mahasiswa yang bersangkutan. Berikut tampilan utama program penelitian mahasiswa

31

16. MAHASISWA (DIM) Dalam menampilkan data mahasiswa (DIM) dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

Klik icon Lalu Klik icon Maka akan muncul windows berikut ini :

Klik disini

32

Klik icon , Maka akan muncul windows berikut ini :

Klik icon berikut ini untuk tambah dan atau koreksi data, kemudian klik icon

untuk menyimpan data atau klik icon untuk membatalkannya. Klik icon untuk menghapus data.

Tombol Eksport

Tombol Seleksi

33

17. DATA ORANG TUA MAHASISWA Berikut menu utama tampilan biodata orang tua mahasiswa :


untuk menyimpan data atau klik icon untuk membatalkannya. Klik icon untuk menghapus data. 18. INFORMASI TAMBAHAN MAHASISWA Berikut menu utama tampilan informasi tambahan mahasiswa :

Klik disini

34


untuk menyimpan data atau klik icon untuk membatalkannya. Klik icon untuk menghapus data. 19. DOSEN Dalam menampilkan data dosen dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :




Klik icon berikut ini untuk tambah dan atau koreksi data, Maka muncul windows berikut ini :

35

kemudian klik icon untuk menyimpan data atau klik icon untuk membatalkannya. Klik icon untuk menghapus data.

Klik icon untuk eksport data dosen. 20. PUBLIKASI DOSEN Dalam menampilkan data publikasi dosen dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :

Klik program studi dengan Kontrol : Klik icon Maka muncul windows berikut ini :

36


Klik icon berikut ini untuk tambah dan atau koreksi data, Maka muncul windows berikut ini :

37

kemudian klik icon untuk menyimpan data atau klik icon untuk membatalkannya. Klik icon untuk menghapus data. 21. WISUDAWAN Dalam menampilkan data wisudawan dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :



38

Klik untuk melanjutkan atau klik untuk membatalkanya.


Klik icon . Untuk menampilkan data wisudawan per Gelombang Wisudawan yang muncul seperti pada windows berikut ini :

39

Klik icon . Untuk melakukan seleksi data wisudawan. Maka akan muncul windows berikut ini :


40


Klik icon . Untuk Export data:

Klik ComboBox Pilih data yang akan di cetak, klik icon maka akan tampil windows sebagai berikut ini :

41

1. Bidota Wisuda :

2. Lama Studi :

3. Daftar Lulusan

42

4. Lama Tugas Akhir

Klik icon . Untuk melakukan Tambah dan Mengoreksi data wisudawan. Maka akan muncul windows berikut ini :

43


untuk menyimpan data atau klik icon untuk membatalkannya. Klik icon untuk menghapus data. 22. DATA BIMBINGAN. Klik icon . Maka akan muncul windows berikut ini :

Klik icon . Untuk menampilkan data bimbingan lulus. Maka akan muncul windows berikut ini :

44



45

Klik icon . Untuk Export data.

Klik icon untuk mencetak data bimbingan, maka akan tampil windows sebagai berikut ini :

46

23. REGISTRASI DAN STATUS MAHASISWA & MAJELIS WALI. Dalam menampilkan registrasi, status mahasiswa dan majelis wali dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :



47

Klik icon . Untuk menampilkan kesemuaan data. Maka akan muncul windows berikut ini :

Untuk melakukan Filter data klik icon Maka akan muncul windows berikut ini :


48


Klik icon berikut ini untuk koreksi data status dan

wali mahasiswa, kemudian klik icon untuk menyimpan data atau klik icon untuk membatalkannya.

49

Untuk menampilkan Histori registrasi mahasiswa dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :


24. MENAMPILKAN DATA REGISTRASI DAN TIDAK REGISTRASI Dalam menampilkan data registrasi dapat dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut :


50


Klik icon berikut ini untuk koreksi data status dan wali mahasiswa, kemudian klik

icon untuk menyimpan data atau klik icon untuk membatalkannya. Klik icon

untuk menghapus data. Klik icon . Untuk Export data.

Klik icon . Untuk menampilkan mahasiswa yang tidak registrasi. Maka akan muncul windows berikut ini :

Mahasiswa Tidak Registrasi

Histori Registrasi

51

-----------------------------------------TAMAT----------------------------------------------------------

panduan sistem informasi akademik

Documents