panduan kemasukan jawapan bagi …aims.mod.gov.my/soalanpdf/user manual_penyedia.pdfpanduan...

BAHAGIAN AUDIT DALAM

DAN SIASATAN AM

KEMENTERIAN PERTAHANAN

MALAYSIA

PANDUAN KEMASUKAN JAWAPAN BAGI PERINGKAT PENYEDIA PTJ

Administrator

Rectangle


2

MANUAL PENGGUNA KEMASUKKAN JAWAPAN BAGI SOALAN-SOALAN PENGAUDITAN BAGI PERINGKAT PENYEDIA DI PTJ

LANGKAH-LANGKAH YANG PERLU DIAMBIL OLEH PERINGKAT PENYEDIA DI PTJ SISTEM AIMS:

Rajah 1.0 – Double Click Ikon untuk memasuki Sistem menggunakan talian Internet

1.0 MENU UTAMA

1.1 Sila taip URL Sistem AIMS ke dalam kotak alamat iaitu http://aims.mod.gov.my ke dalam kotak alamat dan tekan ENTER. Seterusnya pengguna akan melihat paparan skrin seperti di bawah.

Rajah 1.1 – Menu Utama Sistem AIMS

Double click pada ikon Internet Explorer untuk

memulakan Sistem AIMS

Kotak Alamat: http://aims.mod.gov.my


3

1.2 Masukkan LOGIN dan KATALALUAN yang diberi didalam ruang LOG MASUK di menu utama sistem seperti di Rajah 1.2

Rajah 1.2 – Masukkan Login dan Kata Laluan

1.3 Klik butang MASUK untuk meneruskan penggunaan SISTEM AIMS. Skrin paparan menu dipaparkan seperti Rajah 1.3.

PERHATIAN:

Bagi pengguna yang baru pertama kali menggunakan sistem, sila buat permohonan baru di BAHAGIAN URUS SETIA AIMS BADSA melalui borang yang disediakan di link MUAT TURUN MAKLUMAT – BORANG CAPAIAN seperti di rajah 1.4.

1.4 Di peringkat Penyedia, terdapat hanya tiga pilihan Menu Utama yang akan digunakan iaitu MUAT TURUN MAKLUMAT, SENARAI SEMAK dan SOALAN.

Rajah 1.3 – Menu Utama di Peringkat Penyedia di Pusat Tanggungjawab (PTJ).

Klik di sini untuk Login Masuk


4

1.5 Di menu utama ini juga dipaparkan tempoh untuk Penyedia melaksanakan sesi menjawab soalan melalui sistem sebelum tahap capaian masuk ke dalam sistem disekat. Paparan dapat dilihat pada rajah 1.4.

Rajah 1.4 – Menu yang terdapat di Peringkat penyedia dan Tempoh menjawab sebelum sistem disekat

1.6 Di pilihan Menu Utama ini terdapat beberapa Submenu yang terlibat dengan penyedia PTJ iaitu:

1.6.1 Menu Muat Turun Maklumat - Manual Pengguna Bagi Peringkat Penyedia - Borang Capaian AIMS

1.6.2 Menu Senarai Semak - Lihat Senarai Semak

1.6.3 Menu Soalan - Cetak Soalan - Jawab Soalan (Bahagian 1 hingga Bahagian 6)

Tempoh Menjawab Oleh Penyedia

Pilihan Menu Utama Yang Boleh Dicapai Oleh Penyedia Di PTJ Dan Tujuh Bahagian Soalan Yang Perlu Dijawab.


5

2.0 SUBMENU MUAT TURUN MAKLUMAT

2.1 Penyedia boleh membuat rujukan penggunaan sistem di submenu ini dengan memuat turun manual pengguna yang disediakan. Di manual ini, penyedia dapat mengetahui langkah-langkah yang perlu dilaksanakan sepanjang tempoh menjawab soalan-soalan.

2.2 Bagi borang capaian pula, mana-mana perubahan keatas penyedia mahupun pengesah di sesebuah PTJ, sila kemukakan borang baru berserta senarai baru bagi pengganti penyedia dan pengesah ke Bahagian Urusetia AIMS BADSA.

3.0 SUBMENU SENARAI SEMAK

3.1 Penyedia dikehendaki melihat Senarai Semak terlebih dahulu sebelum menjawab soalan-soalan mengikut bahagian yang telah disediakan. Tujuan senarai semak ini adalah untuk memastikan penyedia mendapat panduan yang lengkap dan lebih memahami cara penggunaan sistem secara menyeluruh seperti rajah berikut.

Rajah 1.5 – Arahan panduan yang perlu diikuti oleh Penyedia sebelum menjawab soalan-soalan yang disediakan.


6

3.2 Penyedia boleh mencetak senarai semak dengan mengklik ikon pencetak seperti rajah 1.6

Rajah 1.6 – Mencetak Senarai Semak untuk disimpan sebagai rujukan.

4.0 SUBMENU CETAKAN SOALAN

4.1 Tujuan utama skrin ini adalah untuk mencetak setiap soalan mengikut bahagian-bahagian yang telah ditetapkan oleh Pihak Auditi. Terdapat enam (6) bahagian soalan yang perlu dijawab oleh Pihak Penyedia di PTJ. Setiap Modul Soalan adalah dalam bentuk PDF dan modul-modul tersebut adalah seperti di rajah 1.7 dan 1.8.

Rajah 1.7 – Menu pilihan cetakan soalan mengikut bahagian.

Klik ikon PDF untuk melihat soalan dalam bentuk PDF


7

4.2 Tajuk bagi Modul-modul soalan adalah:

4.2.1 Modul 1: Kawalan Perbelanjaan 4.2.2 Modul 2: Kawalan Bajet 4.2.3 Modul 3: Kawalan Terimaan 4.2.4 Modul 4: Kawalan Perbelanjaan 4.2.5 Modul 5: Pengurusan Kumpulan Wang Amanah/ Akaun

Amanah/ Deposit 4.2.6 Modul 6: Kawalan Pengurusan Asset/ Inventori/ Stor

Rajah 1.8 – Soalan yang dipaparkan dalam bentuk PDF

5.0 SUBMENU JAWAB SOALAN

5.1 Objektif utama menu ini adalah untuk memastikan setiap penyedia di PTJ perlu menjawab setiap soalan dari bahagian yang berkaitan mengikut susunan bahagian-bahagian yang telah ditetapkan seperti rajah 1.9 dibawah.

5.2 Penyedia dikehendaki mengklik link soalan di sebelah kiri paparan dan memahami objektif setiap modul sebelum menjawab soalan.

Klik ikon pencetak untuk mencetak soalan dan simpan untuk dijadikan sebagai rujukan penyedia dan pengesah serta semakan oleh pihak auditi


8

Rajah 1.9 – Menu menjawab soalan

5.3 Di setiap bahagian soalan, terdapat senarai bab yang perlu dijawab oleh penyedia sebelum menjawab bahagian modul soalan yang seterusnya seperti rajah 2.0.

Klik link bahagian untuk menjawab soalan mengikut modul

Senarai Bab Yang Perlu

Dijawab bagi Satu Bahagian

Klik link bahagian pekeliling untuk melihat pekeliling yang terlibat


9

Rajah 2.0 – Menunjukkan paparan menjawab soalan

5.4 Langkah-langkah menjawab soalan adalah:

5.4.1 Penyedia dikehendaki MENCETAK terlebih dahulu setiap modul soalan untuk dijadikan rujukan dan permulaan menjawab seperti di Langkah rajah 1.7 dan Langkah rajah 1.8.

5.4.2 Seterusnya penyedia dikehendaki MENGKLIK submenu JAWAB SOALAN dan PILIH bahagian 1 seperti di Langkah 1.9 dan penyedia diharuskan menjawab semua soalan-soalan yang berkaitan. Penyedia hanya perlu memilih satu (1) pilihan jawapan sahaja samaada YA, TIDAK atau TIDAK TERLIBAT.

5.4.3 Penyedia perlu menjawab KESEMUA bab yang ada pada setiap bahagian soalan sebelum menjawab soalan bahagian seterusnya. Klik butang SIMPAN untuk ke bab seterusnya dalam setiap bahagian seperti rajah 1.9 dan rajah 2.0.

5.4.4 Setelah selesai menjawab, penyedia perlu memberitahu kepada pengesah bahawa jawapan yang telah dibuat perlu disahkan untuk dihantar ke pihak auditi (BADSA) secara sistem seperti rajah 2.1 dan rajah 2.2.

Senarai bab yang perlu

dijawab sebelum ke

bahagian soalan lain Soalan-soalan yang perlu

dijawab oleh penyedia dengan hanya satu

jawapan sahaja bagi setiap soalan


10

Rajah 2.1 – Paparan setelah jawapan mengikut bab telah disimpan untuk ke bab seterusnya.

Rajah 2.2 – Paparan setelah semua bab dalam bahagian tersebut telah selesai dijawab.

PERINGATAN:

Sekiranya pihak penyedia TIDAK MENJAWAB soalan-soalan atau TIDAK MEMASUKI SISTEM dalam tempoh yang diberi, sistem akan MENAMATKAN tahap capaian PTJ berkenaan dan PTJ perlulah MENGEMUKAKAN SURAT RAYUAN kepada pihak audit untuk mendapatkan kebenaran mengakses sistem semula atau MENGEMUKAKAN SURAT TUNJUK SEBAB kepada Ketua Setiausaha Kementerian Pertahanan seperti di paparan rajah 2.3.


11

Rajah 2.3 – Paparan yang menunjukkan tahap capaian sistem PTJ telah disekat sekiranya tidak memasuki sistem dalam tempoh yang telah ditetapkan oleh

pihak audit.

6.0 KELUAR DARI SISTEM

6.1 Setelah selesai menjawab setiap soalan yang berada di dalam sistem, penyedia perlulah mengklik menu KELUAR untuk keluar daripada sistem seperti rajah di bawah dan paparan menu utama seperti di Rajah 1.1 akan terpapar semula.

Rajah 2.4 – Menu keluar dari sistem

Klik link KELUAR untuk keluar dari

sistem

panduan kemasukan jawapan bagi …aims.mod.gov.my/soalanpdf/user manual_penyedia.pdfpanduan...

Documents