BAB 5 KAWALAN DALAMAN DAN KEGUNAANYA DALAM

SISTEM PERAKUANAN

Pengenalan

- Pihak pengurusan bertanggungjawab untuk mengekalkan satu system

perakaunan yang mencukupi yang menghubungkan pelbagai kawalan dalaman

yang sesuai dengan saiz dan bentuk perniagaan

- Juruaudit memerlukan kepastian bahawa system perakaunan adalah mencukupi

dan semua maklumat perakaunan yang sepatutnya direkod telahpun direkodkan

- Apabila juruaudit membuat keputusan untuk bersandar kepada satu kawalan

dalaman, maka tatacara penyokongan yang biasanya dilaksanakan dapat

dikurangkan dari segi bentuk dan pemasaan

System Perakaunan Dan Kawalan Dalaman

System perakaunan

- Ditakrifkan sebagai satu siri tugas di dalam entity di mana urusniaga-urusniaga

perniagaan diproses sebagai satu cara menyelenggara rekod-rekod kewangan

- System ini perlu mengenali, mengira, mengklasifikasi, mengepos, meringkas dan

melapor transaksi

System kawalan dalaman

- Merupakan keseluruhan perancangan organisasi

- Ia termasuk kaedah dan tatacara yang digunakan oleh pihak pengurusan

sesebuah entity dalam membantu pihak pengurusan:

i. Mencapai objektif yang menyakinkan dan praktikal

ii. Mengikut perlakuan perniagaan yang teratur dan efisien

iii. Menjaga keselamatan asset

iv. Mencegah dan mengesan fraud dan kesalahan

v. Menjamin ketepatan rekod perakaunan

vi. Menyediakan maklumat kewangan yang dipercayai

- System kawalan dalaman adalah berkaitan langsung dengan system

perakaunan

- System perakaunan yang dilengkapi dengan kawalan dalaman yang efektif dapat

memberikan kepastian sewajarnya kepada pihak pengurusan bahawa asset

adalah dijaga daripada penggunaan yang tidak sah

Pengaruh Keatas Persekitaran Kawalan Dalaman

1. Struktur organisasi

Struktur organisasi sesebuah entity merupakan satu rangka yang menunjukkan

arah perwakilan kuasa, skop tanggungjawab serta kawalan keatas aktiviti dalam

entity. Sesuatu struktur organisasi perlu direka bentuk dengan sebaiknya agar

dapat mengelakkan seseorang individu mengatasi system kawalan dalaman

yang ada. Ia sepatutnya mewujudkan pengasingan tugas seperti capaian keatas

asset, individu yang memberi kelulusan dan individu yang menjaga asset.

2. Penyeliaan Pengurusan

Pihak pengurusan mestilah mengkaji semula kecukupan system kawalan

dalaman dari masa ke semasa. Ia bertujuan untuk memastikan bahawa kawalan-

kawalan tersebut beroperasi dengan berkesan. Sekiranya sesebuah entity

mempunyai jabatan audit dalaman, pihak pengurusan boleh menyerahkan fungsi

penyeliaan kepada mereka. Jabatan audit dalaman adalah merupakan satu

bahagian kawalan dalaman yang berasingan didalam sesebuah organisasi.

Jabatan ini diberi tugas untuk menentukan samada kawalan-kawalan dalaman

yang lain telah direka bentuk dengan baik dan beroperasi dengan teratur dan

berkesan

3. Personel

Personel harus dipilih dengan berhati-hati berdasarkan kepada kelayakan,

latihan yang telah diperolehi dan sifat-sifat seseorang seperti jujur, rajin dan

bersemangat

Objektif Kawalan Dalaman

1. Memastikan bahawa semua urusniaga dilaksanakan selaras dengan tatacara

pengesahan dan kelulusan seperti yang telah ditetapkan oleh pihak pengurusan

2. Memastikan bahawa semua urusniaga direkodkan dengan segera pada amaun

yang betul, ke dalam akaun-akaun yang sepatutnya dan di dalam jangkamasa

urusniaga tersebut berlaku. Ini bertujuan untuk memastikan agar maklumat

kewangan dapat disediakan selaras dengan prinsip perakauan yang diterima

umum dan menjaga akaun liability ke atas asset-aset

3. Memastikan penggunaan asset-aset dibenarkan hanya jika mendapat

pengesahan dan kelulusan pihak pengursuan

4. Memastikan bahawa asset-aset entity wujud sebagai mana yang tercatat di

dalam rekod-rekod. Sekiranya terdapat perbezaan antara rekod dengan aset

yang tersimpan, tindakan yang sewajarnya harus diambil untuk melaraskan

perbezaan tersebut

5. Beberapa tatacara khusus berhubung dengan kawalan dalaman telah disususn

untuk mencapai objektif-objektif. Ini termasuk:

i. Memeriksa ketepatan pengiraan didalam rekod-rekod

ii. Membuat penyelarasan akauan kawalan dan imbangan duga

iii. Mengawal dan memberi kelulusan keatas dokumen

iv. Membuat perbandingan dengan maklumat-maklumat dari sumber luar

v. Membandingkan hasil tunai dan sekuriti-sekuriti

vi. Menghadkan penggunaan aset-aset secara fizikal

vii. Membandingkan hasil sebenar dengan belanjawan

Jenis Kawalan Dalaman

Kawalan Pentadbiran

- Terdiri daripada susunan organisasi serta semua kaedah dan tatacara yang

disediakan untuk mencapai kecekapan organisasi

- Sekatan dalaman (pengesahan rekod-rekod urusniaga)

- Terdapat susunan organisasi yang menentukan dengan jelasnya hubungan

pihak yang berkuasa dengan tanggungjawab

- Tugas semua kakitangan hendaklah diterangkan secara bertulis dan had wibawa

mereka hendaklah diterangkan dengan jelas

- Organisasi mengambil kakitangan yang kebolehanya sejajar dengan

tanggungjawab masing-masing

- Organisasi perlu mengadakan program latihan kakitangan yang teratur

- Setiap kerja hendaklah diawasi atau dikawal dengan bersistem

- Seseorang kakitangan yang tertentu tidak seharusnya dibiarkan menjalankan

sesuatu tugas yang sama dalam satu jangka masa yang terlalu lama

(penggiliran)

Kawalan Perakaunan

- Satu siri tugas didalam sesebuah entity dimana urusniaga perniagaan diproses

sebagai satu cara menyelenggara rekod-rekod kewangan

- Terdiri daripada tiga susunan kawalan :

i. Sekatan Dalam

- bertujuan untuk mengelakkan penipuan atau kesilapan atau untuk

mendedahkannya dengan secepat mungkin

ii. Audit dalam

- Tugas dan tanggungjawab juruaudit dalam ( mengkaji dan menilai system

kawalan dalam)

- Juruaudit dalam akan melapor terus kepada pihak pengurusan

iii. Kawalan Perakaunan Yang lain

- Rekod perakaunan perlu sentiasa dikemas kini

- Penyediaan laporan kewangan untuk pihak pengurusan dibuat pada masa-masa

yang ditentukan

KAJIAN DAN PENILAIAN KE ATAS SISTEM PERAKAUNAN DAN SISTEM KAWALAN DALAMAN

Memahami SP dan SKD

Mungkin utk sandar kpd kawalan dalaman?

Kenalpasti & m’dokumenkan kawalan dalaman

Buat penilaian awal

Masih ingin bersandar?

Kenalpasti kawalan-kawalan yang hendak disandar

Laksanakan t/cara ujian pematuhan

Nilai kawalan dalaman – timbangkan hasil t’cara pematuhan

Sandar ke atas kawalan dalaman utk tentukan bentuk, liputan & t/cara penyokongan?

Laksanakan ujian penyokongan

Tidak

Ya

Tidak Kenalpasti kelemahan-kelemahan ketiadaan kawalan dalaman

Ada kemungkinan kwln-kwln lain boleh disandar?

Tidak

Ubahsuai bentuk pemasaan & liputan t/cara penyokongan. Tidak sandaran kpd kwln dlmn

Tidak

Ya

RUMUSAN

Kepentingan kawalan dalaman

1. Kepada pihak pengurusan

- Ada perjalanan yang terarah

- Membantu dari segi penyeliaan operasi, pentadbiran dan kawalan kewangan

- Syarikat dapat menjaga keselamatan asset

- Memastikan syarikat mematuhi Akta Syarikat 1965

- System kawalan dalaman memastikan bahawa polisi dipatuhi

- Mengesan dan mengelakkan kesilapan

2. Kepada pihak juruaudit luar

- System kawalan dalaman yang baik dapat mendedahkan kesilapan dan penipuan dengan sendiri

- System kawalan dalaman mengukur takat kesandaran bagi menentukan skop kerja

- Penyediaan tugas-tugas (tidak perlu melihat kesemua atau keseluruhan)

Batasan-batasan system kawalan dalaman

1. Kos2. Jenis-jenis urusniaga yang dapat dijangkakan dan bukan atas urusniaga yang

diluar jangkaan kemungkinan berlaku kesilapan3. Bermuafakatan diantara pihak-pihak tertentu dalam syarikat 4. Kemungkinan penyalahgunaan kuasa 5. Kawalan dalaman menjadi tidak lengkap disebabkan oleh perubahan keadaan

dan tatcara tersebut kurang dipatuhi