nama organisasihabinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2161-sistem...vb.net, framework 2.5, oracle...

Anugerah Inovasi ICT KKR :: AIICT 2015 CIDB

1 |

ANUGERAH KUALITI ICT

KEMENTERIAN KERJA RAYA

Nama Projek ICT Yang Dicalonkan:

SISTEM PERKHIDMATAN SMS CIDB

Nama Organisasi:

CIDB MALAYSIA

BAHAGIAN PENGURUSAN MAKLUMAT

TINGKAT 33, MENARA DATO’ ONN, PWTC

NO. 45, JALAN TUN ISMAIL, 50480

KUALA LUMPUR

Kepada:

Urusetia Program

Anugerah Inovasi ICT (AIICT)

Bahagian Perancangan Maklumat (BPM)

Tingkat 8, Blok B, Kompleks Kerja Raya

50580 Kuala Lumpur


2 |

1.0 Nama projek

Sistem perkhidmatan SMS CIDB (mySMS 15888 CIDB)

1.1 Latarbelakang

Bermula Jun 2007 , CIDB telah melancarkan penggunaan Sistem Perkhidmatan SMS CIDB. CIDB telah menggunapakai nombor sms iaitu 32728.

Tujuan sistem ini dibangunkan adalah untuk meningkatkan kecekapan penyampaian perkhidmatan CIDB sebagai salah satu kaedah dalam memantapkan dan menambah baik sistem penyampaian sedia ada kepada para pelanggan CIDB. Tujuan lain adalah bagi memastikan perkhidmatan CIDB yang ditawarkan dapat memuaskan hati pelanggan.

Bermula MAC 2010 pula, CIDB telah menggunapakai satu nombor sms iaitu SMS 15888 merupakan perkhidmatan SMS yang diperkenalkan oleh kerajaan bagi menyelaraskan semua agensi-agensi dibawahnya menggunakan satu nombor SMS yang sama.

Caj minimum yang dikenakan adalah sebanyak 20 sen berbanding 50 sen sebelum ini bagi mendapatkan maklumat melalui SMS.

1.2 Status Projek

Mula dibangunkan : Januari 2007

Siap dibangunkan : Mac 2007

Mula digunapakai : April 2007

Kos Projek : RM5,000.00

Modal insan terlibat : 3-6 orang

1.3 Spesifikasi Sistem

Vb.net, Framework 2.5, Oracle Client version 9.2

1.4 Kumpulan Sasaran

Pelanggan CIDB – kontraktor dan personal binaan. Penggiat industri pembinaan/Agensi Kerajaan Staf CIDB.


3 |

2.0 OBJEKTIF

i) Mudah & Cepat

Dapat mengurangkan masa memperolehi sesuatu maklumat dan maklumat mudah diperolehi semudah di hujung jari sahaja

ii) Jimat Kos & Masa

Kos pengangkutan dan lain-lain dapat dikurangkan kerana maklumat diperolehi tanpa perlu datang ke pejabat CIDB.

iii) Perkhidmatan 24 Jam

Perkhidmatan SMS beroperasi 24 jam setiap hari tanpa henti dan diperolehi walau di mana sahaja kita berada.

iv) Berkesan

Merupakan salah satu kaedah yang berkesan apabila membuat jemputan seminar, kursus, bengkel dan lain-lain.

Cth: International BIM Day 2014 pada 22 September 2014

Jumlah SMS Blast : 2575

Jumlah Kehadiran : 550++ (melebihi jangkaan maks. 500)


4 |

3.0 RASIONAL PENGGUNAAN SISTEM

i) Pelanggan CIDB

Kesukaran untuk membuat semakan/pertanyaan status

Sebelum pewujudan perkhidmatan sms ini, pelanggan CIDB sukar untuk mengetahui /membuat semakan berkenaan status permohonan/pendaftaran kontraktor/kad hijau berdasarkan kepada saluran pertanyaan yang terhad pada masa itu.

Kesukaran untuk mendapatkan maklumat Aktiviti CIDB

Makluman berkenaan CIDB dan aktiviti-aktiviti dari masa ke semasa lambat diperolehi.

ii) CIDB

Pemberitahuan Status Permohonan/Pendaftaran

CIDB juga sukar untuk memaklumkan kepada kontraktor/personal binaan berkenaan status permohonan dan pendaftaran yang akan luput.

Kos Pemakluman Aktiviti CIDB

Memerlukan kos yang banyak apabila membuat jemputan ke seminar,bengkel, latihan yang dianjurkan oleh CIDB.

Tempoh Masa yang panjang

Tempoh masa yang panjang diambil apabila membuat sesuatu jemputan atau memaklumkan informasi terkini CIDB.

iii) Staf CIDB

Pemakluman Status Permohonan

Staf CIDB juga menghadapi masalah untuk mengetahui sesuatu permohonan yang dibuat melalui aplikasi2 CIDB telah diluluskan atau belum.

Cth:

Permohonan bilik mesyuarat/bilik ICT/perkakasan ICT

Permohonan aduan penyelenggaraan (e-siap)

Pemakluman aduan yang diterima melalui sistem e-Bantuan CIDB.


5 |

Hasil dari kajian keperluan pengguna semasa pembangunan sistem ini, didapati kebanyakan panggilan telefon yang dibuat adalah pertanyaan mengenai status permohonan kontraktor dan status kad hijau, pertanyaan tarikh luput pendaftaran dan aktiviti-aktiviti yang berkaitan.

Setelah perkhidmatan sms ini diwujudkan, ianya telah dapat mengurangkan panggilan telefon dan secara langsung telah membantu mengurangkan kadar aduan yang diterima oleh CIDB.

Melalui perkhidmatan ini, semakan ke atas maklumat yang diperlukan boleh dibuat sepanjang masa (iaitu 24 jam sehari@7 hari seminggu).

4.0 PELAKSANAAN DAN KOORDINASI

Mesyuarat Kick Off permulaan perlaksanaan projek telah diadakan pada 11 Januari 2007. Mesyuarat ini sebagai pemakluman kepada vendor untuk memulakan fasa pembangunan projek ini.

Sesi Kajian Keperluan Pengguna (URS) telah diadakan pada 11 Januari 2007 bagi mendapatkan input berkaitan aplikasi yang dibangunkan.

Mesyuarat progres bersama pasukan projek serta beberapa perbincangan kecil diadakan bagi memantau dan mengetahui perkembangan pembangunan aplikasi tersebut.

Pelancaran Rasmi perkhidmatan sms - Jun 2007.

Beberapa promosi (gambarajah 1, 2 & 3) telah dilakukan seperti pengumuman di laman web CIDB dan ‘Government Portal’ , pengedaran brosur SMS di seminar/bengkel CIDB dan pengiklanan di media cetak seperti suratkhabar dan CIDB News .

Gambarajah 1


6 |

Gambarajah 2

Gambarajah 3


7 |

5.0 SKOP PERKHIDMATAN 5.1 SMS e-Hubung

i. Semak Status Permohonan Kontraktor CIDB<space>STATUS<space><NO.PERMOHONAN>

ii. Semak Tamat Pendaftaran Kontraktor CIDB<space>SEMAK<space><NO.PENDAFTARAN>

iii. Permohonan Borang Pendaftaran CIDB CIDB<space><NAMA BORANG><space><ALAMAT EMAIL>

iv. Semak Status Permohonan Kad Hijau CIDB CIDB<space>GC<space>STATUS<space><NRIC>

v. Semak Tarikh Kursus Keselamatan SICW CIDB<space>GC<space>COURSE<space><NRIC/PASSPORT>

vi. Semak Nombor Kad Hijau dan Tarikh Tamat Kad Hijau CIDB<space>GC<space>NRIC<space><NRIC>

vii. Semak Status Permohonan Kad Hijau oleh Jurulatih SICW CIDB<space>TRAINER<space><NO. BATCH>

viii. Semak Status Permohonan Sijil Pentauliahan oleh Jurulatih SICW CIDB<space>TRAINER<space><NO. PENTAULIAHAN>

ix. Membuat aduan berkenaan Industri Pembinaan Malaysia / CIDB CIDB<space>ADUAN<space><ADUAN ANDA>

x. Membuat aduan berkenaan bahan binaan dalam Industri Pembinaan di Malaysia CIDB<space>BAHANBINAAN<space><ADUAN ANDA>

5.2 SMS Broadcast (Hebahan) i) Pemakluman Aktiviti CIDB (seminar, bengkel dll) ii) Peringatan (reminder)

Pemakluman tempoh tamat perakuan pendaftaran kontraktor Dihantar 3 bulan sebelum tarikh tamat pendaftaran kontraktor. Perkhidmatan ini beroperasi secara automatik berasaskan maklumat nombor telefon bimbit yang ada dalam Sistem Maklumat Bersepadu CIDB. Perkhidmatan ini diberi secara percuma. Peringatan tarikh tamat kad hijau Dihantar 1 bulan sebelum tarikh tamat kad hijau. Perkhidmatan ini beroperasi secara automatik berasaskan maklumat nombor telefon bimbit yang ada dalam Sistem Maklumat Bersepadu CIDB. Perkhidmatan ini diberi secara percuma.


8 |

iii) Notifikasi SMS daripada Sistem2 CIDB

Senarai sistem:-

Sistem Automasi Pejabat CIDB (OASYS) Modul Tempahan Bilik Mesyuarat/Bilik ICT/Peralatan ICT Makluman permohonan dan kelulusan tempahan. Modul Aduan Penyelenggaraan (e-siap) Makluman permohonan dan kelulusan aduan.

Sistem e-Bantuan CIDB Pelanggan Membuat aduan – Taip : CIDB ebantuan [aduan] Pelanggan menyemak status aduan–Taip:CIDB semakeb [no.rujukan] Pelanggan menerima pengesahan aduan diterima.

Sistem Pendaftran Kontraktor (SMB Online)

Makluman status pendaftaran kepada kontraktor.

Sistem Pengurusan Penguatkuasaan Makluman penguatkuasaan yang dibuat kepada CIDB.

5.3 SMS IOD (Information On Demand) Semak Senarai Perkhidmatan SMS CIDB

CIDB<space>MENU1/MENU2/MENU3

5.4 SMS DOD (Document On Demand)

CIDB [KOD BORANG] [ALAMAT EMEL] Reply : CIDB: Terima kasih. Borang yang diminta telah dihantar ke email yang dinyatakan.Sila semak email berkenaan. R1 Borang Permohonan Baru Pendaftaran Kontraktor R2 Pendaftaran Menyertai Tender Pembinaan Di Malaysia R3 Pendaftaran Menjalankan Projek Yg Tlh Dianugerahi R4 Borang Perbaharui Pendaftaran R5 Kenaikan Gred/Tambah Kategori/Pengkhususan R6 Perubahan Butiran Syarikat/Kebenaran Khas UPP1 Borang Pendaftaran Personel Binaan Kad Hijau PTB Borang Permohonan Pentauliahan Penyedia Latihan

kursus Induksi Keselamatan Dan Kesihatan Bagi Pekerja Binaan (Baru)


9 |

PTP Borang Permohonan Pentauliahan Penyedia Latihan kursus Induksi Keselamatan Dan Kesihatan Bagi Pekerja Binaan( Pembaharuan )

UPPT-1 Borang Permohonan Tuntutan Takaful

6.0 KEBERKESANAN PENGGUNAAN

i) Statistik SMS Broadcast Pada Tahun 2015

Bulan Bil. Broadcast

(Seminar/Latihan/Bengkel/Info/dll) Bilangan SMS

Jan 7 22203

Feb 13 35534

Mar 17 59599

Apr 11 49204

May 18 46688

Jun 5 12562

Jul 6 15085

Aug 18 57981

Sept 13 45017

Jumlah 108 343873

0

2

4

6

8

10

12

14

16

18

Jan

Feb

Mar

Ap

r

May Jun

Jul

Au

g

Sep

t

Bilangan Broadcast

Bil. Broadcast (Seminar/Latihan/Bengkel/Info/dll)


10 |

ii) Statistik ‘reminder’ Tahun 2015

Bulan Kontraktor Kad Hijau

Jan 2053 8125

Feb 1854 8474

Mar 2224 8650

Apr 2005 6682

May 2095 8590

Jun 163 639

Jul 0 0

Aug 582 3342

Sept 812 4866

Jumlah 11788 49368

22203

35534

59599

4920446688

12562

15085

57981

45017

Bilangan SMS Jan

Feb

Mar

Apr

May

Jun

Jul

Aug

Sept

0

2000

4000

6000

8000

10000

12000

Jan Feb Mar Apr May Jun Jul Aug Sept

Kad Hijau

Kontraktor


11 |

iv) Statistik SMS Broadcast dari tahun 2010 sehingga 2015.

TAHUN Bil. Broadcast

2010 12

2011 182

2012 317

2013 204

2014 236

2015 108

Jumlah 1059

0 100 200 300 400

2010

2011

2012

2013

2014

2015

Bil. Broadcast 2010 - 2015

Bil. Broadcast


12 |

6.0 KEPUASAN PELANGGAN

Maklumbalas soal selidik di bawah adalah berdasarkan kepada 8 staf yang mewakili Pejabat Negeri/Bahagian di CIDB bagi penggunaan SMS Broadcast.

Daripada soal selidik ini dapat disimpulkan bahawa perkhidmatan SMS Broadcast ini amat membantu dan berkesan di dalam pemakluman aktiviti CIDB kepada pelanggan.

SOALAN

Sangat tidak

setuju

Tidak

Setuju Memuaskan Setuju Sangat Setuju

1 0 0 1 1 6

2 0 0 1 6 1

3 0 0 1 1 6

4 0 0 0 3 5

5 0 0 0 3 5

Jumlah 0 0 3 14 23

0

5

10

15

20

25

Statistik Kepuasan PenggunaSMS Blast

Bil. Markah


13 |

8.0 IMPAK & MANFAAT

i) SMS E-Hubung

Capaian Yang Pantas, Mudah, Di Mana-Mana Dan 24 Jam

Semakan status permohonan boleh dibuat di mana-mana secara perkhidmatan sms tanpa perlu menelefon CIDB atau hadir ke kaunter CIDB.

Semakan maklumat personal binaan boleh dibuat oleh kontraktor bagi memastikan setiap pekerjanya mempunyai kad hijau yang sah.

Selain itu, pihak berkuasa seperti JKR dan pegawai penguatkuasa CIDB boleh menyemak status pendaftaran kontraktor/personal binaan sama ada masih sah ataupun telah luput pendaftarannya dengan pantas melalui perkhidmatan ini.

Kontraktor juga boleh mendapatkan borang-borang CIDB melalui email dengan menggunakan perkhidmatan sms tanpa perlu melayari laman web atau datang ke pejabat CIDB.


14 |

ii) SMS Broadcast (Hebahan) Makluman Aktiviti CIDB (seminar, bengkel dll)

CIDB boleh menyalurkan maklumat berkenaan seminar, bengkel, kursus, latihan

dan informasi-informasi terkini dengan lebih cepat, mudah dan menjimatkan masa, tenaga dan kos penghantaran.

Pelanggan CIDB akan sentiasa menerima maklumat-maklumat terkini dari masa ke semasa dengan mudah dan berkesan.

Penjimatan kos dapat dibuat di mana jemputan berbentuk surat dan kad dapat dikurangkan .

iii) SMS Broadcast (Hebahan) Peringatan (reminder)

Memudahkan CIDB untuk memaklumkan kepada kontraktor dan personal binaan tarikh luput pendaftaran.

Meningkatkan lagi bilangan permohonan pembaharuan yang dibuat, dengan itu dapat meningkatkan hasil bagi CIDB.

Kontraktor dan personal binaan akan sentiasa membuat pembaharuan pendaftaran di dalam tempoh yang ditetapkan bagi memudahkan urusan seterusnya.

iv) SMS Broadcast (Hebahan) Notifikasi SMS daripada Sistem2 CIDB

Memudahkan staf mengetahui status setiap permohonan dengan mudah dan cepat.

Tindakan selanjutnya dapat dibuat dengan cepat apabila menerima notifikasi daripada sms.

Proses kerja akan menjadi lebih mudah dan cepat apabila adanya notifikasi melalui SMS.

9.0 PERANCANGAN PENAMBAHBAIKAN i) Tambahan fungsi senarai nombor telefon bimbit kontraktor mengikut gred dan

negeri di dalam portal mySMS 15888 bagi memudahkan penghantaran sms tersebut.

ii) Tambahan fungsi senarai no. telefon bimbit yang gagal dihubungi setiap kali membuat SMS Blast.


15 |

iii) Manual pengguna diletakkan didalam portal mySMS 15888.

iv) Tambahan perkhidmatan yang sesuai dengan keperluan CIDB seperti:- Dinamik Broadcast, SMS Reservation, SMS Registration,SMS Quiz, SMS Voting dan lain-lain.

10.0 KESIMPULAN

Sejak pelancaran perkhidmatan ini pada Jun 2007, perkhidmatan sms yang boleh diakses

tanpa had masa ini telah menyediakan saluran yang lebih mudah untuk pelanggan membuat

semakan ke atas maklumat yang dikehendaki pada bila-bila masa secara otomatik.

Berdasarkan kepada soal selidik yang diperolehi ini jelas menunjukkan bahawa pengguna

amat berpuas hati dengan perkhidmatan yang ditawarkan.

Selain daripada dapat memberikan kebaikan kepada pelanggan CIDB menerusi Sistem SMS ini

di harap ianya juga dapat menaikkan imej CIDB dengan menawarkan pelbagai kaedah

untuk meningkatkan mutu perkhidmatan (delivery services) CIDB kepada pelanggan.

nama organisasihabinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/2161-sistem...vb.net, framework 2.5, oracle...

Documents