modul pembelajaran tingkatan 3 - · pdf filemodul pembelajaran tingkatan 3 keupayaan teras...

i

MODUL PEMBELAJARAN

TINGKATAN 3

KEUPAYAAN TERAS(CORE ABILITIES)

TAHAP 2

PENDIDIKAN ASAS VOKASIONAL

REKOD PENILAIAN KUMULATIF(RPK)

REKOD PENILAIAN KUMULITIF (RPK) - TEORISIJIL KEMAHIRAN MALAYSIA (SKM): NCS – CORE ABILITIES (TAHAP 2)

Helaian 1 drp. 1

NAMA CALON: PUSAT BERTAULIAH:

PERINGATAN: 1. RPK ini hendaklah diisi dan disimpan dalam Rekod Bukti Pencapaian (Portfolio) Calon.2. Pegawai Penilai (PP) Tenaga Pengajar (TP) dan Pegawai Pengesahan Dalaman (PPD) perlu menandatangani hanya setelah calon lulus

penilaian teori Core Abilities.3. Bukti-bukti pencapaian penilaian teori Core Abilities mesti disimpan dalam Portfolio Calon. PPD mesti menyemak bukti-bukti tersebut bagi

tujuan pengesahan dalaman.4. Markah lulus penilaian Teori adalah 50%.

Dilantik Sebagai : Pegawai Pengesah Dalaman Pegawai Penilai/TenagaPengajar

Pegawai Penilai/TenagaPengajar

Pegawai Penilai/TenagaPengajar

Nama:

Contoh T/Tangan:

Z-009-2(M01) Manage Work Activities Z-009-2(M02) Handling Information Z-009-2(M03) Collabrate With Colleagues

04.0104.0204.0304.04

Markah Penilaian Teori:02.0801.0601.0402.06

Markah Penilaian Teori:03.0804.05

Markah Penilaian Teori:

Tarikh Penilaian Tarikh Penilaian Tarikh Penilaian

T/tangan PP/TP T/tangan PP/TP T/tangan PP/TP

T/tangan PPD T/tangan PPD T/tangan PPD

CARTA PROFIL PEKERJAAN(Job Profile Chart)

10

CORE ABILITY Profile

GROUP ABILITIES

Locate and Process Information

Identify and gather information

Document information, procedures or processes

Utilize basic IT applications

01 01.01 L1 01.02 L1 01.03 L1

Analyse information Utilize the Internet to locate and gather information

Utilize word processor to process information

01.04 L2 01.05 L2 01.06 L2

Utilize database applications to locate and process information

Utilize spreadsheet applications to locate and process information

Utilize business graphic application to process information

01.07 L3 01.08 L3 01.09 L3

Apply a variety of mathematical techniques

Apply thinking skills and creativity

01.10 L3 01.11 L3

Exchange/Communicate Information

Interpret and follow manuals, instructions and SOP’s

Follow telephone/ telecommunication procedures

Communicate clearly

02 02.01 L1 02.02 L1 02.03 L1

Prepare brief reports and checklists using standard forms

Read/interpret flowcharts and pictorial information

Write memos and letters

02.04 L1 02.05 L1 02.06 L2

11


GROUP ABILITIES

Utilize Local Area Network (LAN)/Intranet to exchange information

Prepare pictorial and graphic information

Prepare flowcharts

02.07 L2 02.08 L2 02.09 L3

Prepare reports and

instructions Convey information and ideas to people

02.10 L3 02.11 L3

Work and Interact with People

Apply cultural requirements to the workplace

Demonstrate integrity and apply ethical practices

Accept responsibility for own work and work area

03 03.01 L1 03.02 L1 03.03 L1

Seek and act constructively upon feedback about work performance

Demonstrate safety skills Respond appropriately to people and situations

03.04 L1 03.05 L1 03.06 L1

Resolve interpersonal

conflicts Develop and maintain a cooperation within work group

Manage and improve performance of individuals

03.07 L1 03.08 L2 03.09 L3

Provide consultation and

counselling Monitor and evaluate performance of human resources

Provide coaching/ on-the job training

03.10 L3 03.11 L3 03.12 L3

12


GROUP ABILITIES

Develop and maintain team harmony and resolve conflicts

Facilitate and coordinate teams and ideas

Liase to achieve identified outcomes

03.13 L3 03.14 L3 03.15 L3

Identify and assess

client/customer needs Identify staff training needs and facilitate access to training

03.16 L3 03.17 L3

Plan and Organize Work Activities

Organize own work activities

Set and revise own objectives and goals

Organize and maintain own workplace

04 04.01 L2 04.02 L2 04.03 L2

Apply problem solving strategies

Demonstrate initiative and flexibility

Allocate work

04.04 L2 04.05 L2 04.06 L3

Negotiate acceptance

and support for objectives and strategies

Develop and negotiate staffing plans

Prepare project/work plans

04.07 L3 04.08 L4 04.09 L4

Utilize science and

technology to achieve goals

04.10 L4

13


GROUP ABILITIES

Manage Resources Implement project/work plans

Inspect and monitor work done and/or in progress

Allocate and record usage of financial and physical resources

05 05.01 L3 05.02 L3 05.03 L4

Delegate responsibilities and/or authority

Coordinate contract and tender activities

05.04 L4 05.05 L4

Work within and with Systems

Understand systems Comply with and follow chain of command

Identify and highlight problems

06 06.01 L1 06.02 L1 06.03 L1

Adapt competencies to new situations/systems

Analyse technical systems

Monitor and correct performance of systems

06.04 L1 06.05 L2 06.06 L2

Develop and maintain

networks Identify and analyse effect of technology on the environment

06.07 L3 06.08 L4

Note: The levels (L) indicated in this CORE ABILITY Profile are considered general guidelines, and are

connected to the respective SKM Levels and general job functions. However, different settings may apply depending on the work environment and industry-specific requirements.

LALUAN LATIHAN(Training Pathway)

TRAINING PATHWAY : Z-009-2 CORE ABILITIES LEVEL 2

viii

Analyse information

01.04 L2

Write memos and letters

02.06 L2

Prepare pictorial and

graphic information

02.08 L2

Utilize word processor to

process information

01.06 L2

MANAGE WORKACTIVIES

Z-009-2(1)

HANDLINGINFORMATION

Z-009-2(2)

TAMAT

START

COLLABRATE WITHCOLLEAGUES

Z-009-2(3)

Develop and maintain acooperation within work

group

03.08 L2

Demonstrate initiative

and flexibility

04.05 L2

Organize own work

activities

04.01 L2

Organize and maintainown workplace ExternalHardware Devices04.03 L2

Set and revise own

objectives and goals

04.02 L2

Apply problem solving

strategies

04.04 L2

MATRIK SKPK(NOSS Matrik)

GROUP NO. GROUP ABILITY NO. ABILITIES M01 M02 M03

01.04 Analyse information

01.06 Utilize word processor to process information

02.06 Write memos and letters

02.08 Prepare pictorial and graphic information

CO

LLA

BR

ATE

WIT

HC

OLL

EA

GU

ES

HA

ND

LIN

GIN

FOR

MA

TIO

N

NOSS MATRIX FOR : CORE ABILITIES ( Z-009-2 ) LEVEL 2

MA

NA

GE

WO

RK

AC

TIV

IES

01

02 EXCHANGE / COMMUNICATE INFORMATION

LOCATE AND PROCESS INFORMATION

LEARNING PACKAGE

CORE ABILITY PROFILE


03 WORK AND INTERACT WITH PEOPLE 03.08 Develop and maintain a cooperation within work group

04.01 Organize own work activities

04.02 Set and revise own objectives and goals

04.03 Organize and maintain own workplace

04.04 Apply problem solving strategies

04.05 Demonstrate initiative and flexibility

02

04 PLAN AND ORGANIZE WORK ACTIVITIES

EXCHANGE / COMMUNICATE INFORMATION

PENILAIAN PRESTASI

JPK/CA/01

PENILAIAN PRESTASI NCS-CORE ABILITY(Borang ini perlu diisi oleh PP pada setiap kali menjalankan Penilaian Prestasi)

CORE ABILITY – TAHAP 2

Nota: PP perlu menanda ( ) pada Abiliti-Abiliti berkaitan yang dinilai di ruangan skala yang disediakan

ITEM ABILITIES 1 2 3 4 5 CATATAN

01 LOCATE AND PROCESS INFORMATION

01.04 Analyze information

01.06Utilize word processor to processinformation

02EXCHANGE/COMMUNICATEINFORMATION



03 WORK AND INTERACT WITH PEOPLE

03.08Develop and maintain a cooperation withinwork group

04PLAN AND ORGANIZE WORKACTIVITIES






Skala – Tahap Pencapaian

1 2 3 4 5

Sangat Lemah Lemah Sederhana Baik Sangat Baik

Langsung tidakmencapai kriteria

Tidak mencapaikriteria yg ditetapkan

Mencapai kriteriayang minima

Mencapai kriteriadalam banyak

keadaan

Mencapai kriteriadengan cemerlang

(e.g. shows muchanger)

(e.g. shows someanger)

(e.g. remains fairlycalm)

(e.g. remains rathercalm)

(e.g. remains verycalm)

TarikhPenilaian :

Nama PP: T/tangan PP:

Ulasan PP ( jika ada)

PENILAIAN KESELURUHAN

JPK/CA/02

PENILAIAN PRESTASI NCS-CORE ABILITY(Borang ini perlu diisi oleh PP pada hujung semester)

CORE ABILITY – TAHAP 2

Nama Calon No. K/Pengenalan

Nota: PP perlu menanda ( ) pada ruang yang disediakan bagi setiap Abiliti

ITEM ABILITIES 1 2 3 4 5 CATATAN

01 LOCATE AND PROCESS INFORMATION

01.04 Analyze information

01.06Utilize word processor to processinformation

02EXCHANGE/COMMUNICATEINFORMATION



03 WORK AND INTERACT WITH PEOPLE

03.08Develop and maintain a cooperation withinwork group

04PLAN AND ORGANIZE WORKACTIVITIES






Skala – Tahap Pencapaian

*Nota : Pelatih hanya terampil jika mendapat minima ‘skala 3’ bagi setiap Abiliti

1 2 3 4 5

Sangat Lemah Lemah Sederhana Baik Sangat Baik

Langsung tidakmencapai kriteria

Tidak mencapaikriteria ygditetapkan

Mencapai kriteriayang minima

Mencapai kriteriadalam banyak

keadaan

Mencapai kriteriadengan cemerlang

(e.g. shows muchanger)

(e.g. shows someanger)

(e.g. remains fairlycalm)

(e.g. remains rathercalm)

(e.g. remains verycalm)

TarikhPenilaian :

Nama PP: T/tangan PP:

Keputusan dan Ulasan PP (jika ada)

Terampil / Tidak Terampil

i

MODUL PEMBELAJARAN

TINGKATAN 3


TAHAP 2

PENDIDIKAN ASAS VOKASIONAL

MODUL 1

MENGURUSKANAKTIVITI DI TEMPAT

KERJA


Z-900-2

PROGRAM / PROGRAM NCS - CORE ABILITIES (Z-009-2)

TAHAP / LEVEL L2

NO. DAN TAJUK MODUL / MODULENO. AND TITLE

01 – MANAGE WORK ACTIVITIES

KEBOLEHAN / ABILITIES 04.01 : ORGANIZE OWN WORK ACTIVITIES

OBJEKTIF MODUL / MODULEOBJECTIVE

AT THE END OF THIS MODULE, TRAINEES WILL BEABLE TO ORGANIZE OWN WORK ACTIVITIES.

NO. KOD / CODE NO. Z-009-2/M01/P(1/5) Page : 1 of 9

TAJUK / TITLE : MENGURUS AKTIVITI KERJA

OBJEKTIF / OBJECTIVE:

Modul ini menerangkan aktiviti di tempat kerja untuk meningkatkan kemahiran murid.

BAHAGIAN PEMBANGUNAN KURIKULUMKEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIAARAS 4 - 8 BLOK E9, KOMPLEKS E62250 PUTRAJAYA

CORE ABILITIES

KERTAS PENERANGAN

NO. KOD / CODE NO. Z-009-2/M01/P(1/5) Page: 2 of 10

1. MEMAHAMI SKOP KERJA

Perkara pertama yang perlu dilakukan adalah mengenalpasti tugasan yang akandilakukan, kerja-kerja dan tanggungjawab yang diberikan. Maklumat-maklumat iniakan digunakan ketika menentukan tahap pengetahuan, kemahiran dan kebolehanyang diperlukan oleh seorang individu dalam melaksanakan tugas yang memuaskan.Aspek-aspek lain yang akan dikenalpasti adalah peralatan atau bahan yang akandigunakan, produk yang dihasilkan atau perkhidmatan yang diberikan.

Tajuk kerja mestilah menunjukkan dengan jelas fungsi sesuatu tugasan yang akandilaksanakan. Selain itu, ia juga perlu menunjukkan tahap tugasan itu bersesuaiandengan fungsinya. Rumusan tugasan menerangkan tujuan keseluruhan secaraterperinci.

Matlamat kerja perlu menerangkan tugasan secara menyeluruh dengan jelas. Iaakan menunjukkan perbezaan yang jelas satu tugasan yang diberikan sertasumbangan yang diberikan dalam mencapai objektif organisasi dan fungsi muriddalam tugasan yang diberikan atau dalam sesebuah unit yang diwakili. Pelaksanaankerja adalah yang paling sukar untuk dihuraikan. Hal ini kerana ia perlu menyatakanapa yang perlu dilakukan, bagaimana ia dilakukan dan tujuan sesuatu tugasdilaksanakan.

2. MENGENAL PASTI HASIL YANG DIKEHENDAKI DAN MASALAHNYA

Fikirkan dengan teliti hasil kerja yang penting untuk anda. Catatkan denganterperinci. Nyatakan dengan jelas apa dan bila hasil kerja itu hendak dicapai.Sekiranya anda mempunyai beberapa keutamaan dalam bidang yang sama (peribadiatau profesional), pilih satu atau dua yang utama atau susun mengikut keutamaan.Elakkan daripada membuat terlalu banyak tugasan dalam satu-satu masa. Hal iniakan meningkatkan tekanan kerja.

Pecahkan setiap matlamat kepada aktiviti-aktiviti, kenalpasti langkah yang diperlukanuntuk mencapai matlamat-matlamat tersebut. Kenalpasti syarat-syarat dan sumber-sumber berkaitan yang diperlukan untuk setiap langkah kerja.Hal ini akan membantuanda untuk menyusun kerja dengan jayanya. Mengenalpasti sumber yang diperlukanadalah sangat penting sekiranya kerjasama atau bantuan darpadai pihak laindiperlukan untuk mencapai matlamat yang ditetapkan.

Produktiviti pekerja adalah ukuran pencapaian kecekapan dan keberkesananseorang pekerja dalam sesuatu pekerjaan. Terdapat beberapa faktor yang bolehmempengaruhi kecekapan dan keberkesanan pekerja. Ketidakhadiran adalahkegagalan untuk hadir ke tempat kerja. Adalah sukar untuk melaksanakan tugasansekiranya terdapat pekerja yang tidak hadir. Walaupun adalah mustahil untukmengurangkan masalah ketidakhadiran secara total, jumlah ketidakhadiran yangtinggi atau kerap akan memberi kesan secara langsung kepada fungsi sesebuahorganisasi.

Sikap dinilai melalui rasa suka atau tidak suka terhadap benda, individu atau situasi.Penilaian ini menunjukkan perasaan seorang individu tentang sesuatu. Apabilaseseorang mengatakan ‘Saya suka kerja saya’, beliau menyatakan sikapnyaterhadap kerja yang sedang dilakukan. Konsep sikap boleh difahami melalui tigakomponen: kognisi, afek dan perilaku.


Komponen kognitif sikap merangkumi kepercayaan, pendapat, pengetahuan danmaklumat yang ada pada seorang individu. Kognisi digambarkan melaluikepercayaan bahawa ‘diskriminasi merupakan satu kesalahan’.

Komponen afektif sikap melibatkan emosi atau perasaan. Komponen tingkah lakumerujuk kepada keinginan untuk berkelakuan dalam cara tertentu terhadapseseorang atau sesuatu. Perlu diingatkan istilah sikap selalunya hanya merujukkepada komponen afektif.

3. MEMAHAMI TEKNOLOGI ATAU KAEDAH YANG SESUAI

Apabila diteliti sebuah organisasi dan bagaimana ia beroperasi, dapat dilihat iamerangkumi ribuan tugasan. Tugasan-tugasan ini kemudiannya digabung menjadikerja-kerja yang lebih besar. Setiap kerja yang dilakukan tidak sepatutnyaberkembang dengan sendirinya. Ia perlu dirangka dengan teliti supaya menepatipermintaan yang sentiasa berubah, serta teknologi, kemahiran dan kebolehanorganisasi dan juga pilihan pekerja. Apabila setiap kerja dirancang denganmengambilkira perkara-perkara di atas, para pekerja akan menjadi lebih bermotivasiuntuk bekerja lebih kuat.

3.1. Peluasan Kerja (Job Enlargement)

Perancangan kerja menjurus kepada menjadikan kerja-kerja lebih kecil dan khusus.Namun, kerja-kerja yang sangat fokus dan khusus mewujudkan cabaran yang lebihbesar untuk memotivasikan pekerja.

Salah satu usaha terawal untuk menyelesaikan masalah pengkhususan ialah denganmelibatkan peluasan kerja secara horizontal iaitu dengan menambah skop kerja –bilangan tugasan yang diperlukan dalam sesuatu kerja dan kekerapan sesuatutugasan yang diulang. Proses ini dikenali sebagai peluasan kerja.

Usaha-usaha yang dilakukan dalam peluasan kerja yang hanya menumpukankepada peluasan tugasan tidak akan menghasilkan keputusan yang hebat.Kebanyakan usaha peluasan kerja mempunyai sedikit cabaran dan kurangbermakna ke atas aktiviti-aktiviti yang dijalankan oleh seorang pekerja danmenyebabkan dia dilihat sebagai tidak berkemampuan untuk menjalankan tugasyang lebih khusus dan mencabar.

3.2. Pengayaan Pekerjaan(Job Enrichment)

Pendekatan lain dalam mereka bentuk pekerjaan yang bermotivasi ialah melaluipeluasan kerja secara vertikal iaitu dengan menambah tanggungjawab untukmerancang dan mentaksir. Hal ini dikenali sebagai pengayaan pekerjaan.Pengayaan pekerjaan meningkat kefahaman dalam sesuatu kerja iaitu tahapkawalan seorang pekerja ke atas kerja yang mereka lakukan.

Dengan kata lain, pekerja dipertanggungjawabkan untuk melakukan beberapatugasan yang sepatutnya dilakukan oleh pengurus mereka. Oleh itu, tugasan dalamkerja yang diperkayakan sepatutnya membenarkan pekerja melakukannya mengikutacuannya sendiri dan penuh tanggungjawab. Walaupun pengayaan pekerjaan bolehmeningkatkan kualiti output kerja serta motivasi dan kepuasan pekerja, evidenskajian ke atas penggunaan program pengayaan pekerjaan masih belum muktamad.


3.3. Model Ciri-ciri Kerja (Job Characteristics Model)

Walaupun kebanyakan organisasi telah mengimplimentasi program peluasanpekerjaan dan pengayaan pekerjaan dan telah mendapat keputusan yang berbeza,tiada satupun daripada pendekatan yang menyediakan rangka kerja konseptualdalam menganalisa kerja atau membimbing para pengurus dalam mereka bentukkerja-kerja yang bermotivasi.

Model Ciri-ciri Kerja (JCM) menawarkan rangka kerja yang dimaksudkan. Melaluirangka kerja ini, beberapa perkara dikenalpasti iaitu 5 ciri-ciri asas kerja, hubungandan impak ke atas produktiviti, motivasi dan kepuasan pekerja.

Berdasarkan JCM, setiap kerja boleh digambarkan melalui 5 dimensi utama sepertiyang tersenarai di bawah:

(a) Kepelbagaian kemahiran

Kepelbagaian kemahiran ialah tahap di mana suatu kerja yang memerlukanpelbagai aktiviti agar seorang pekerja dapat menggunakan kemahiran dankebolehan yang berbeza.

(b) Pengenalan tugasan

Pengenalan tugasan merujuk kepada satu hasil kerja yang lengkap dan bolehdikenalpasti.

(c) Signifikan tugasan

Signifikan tugasan merujuk kepada suatu kerja yang memberi impak yangbesar dalam kehidupan dan kerja individu lain.

(d) Autonomi

Autonomi merujuk kepada kerja yang memberikan seorang individukebebasan sepenuhnya dan mampu membuat keputusan sendiri dalammengatur jadual kerja dan menentukan prosedur yang akan digunakan untukmenyiapkan sesuatu kerja.

(e) Maklum balas

Satu tahap di mana pekerja mendapat maklum balas tentang prestasi kerjamereka berdasarkan hasil kerja yang dilakukan.

4. MENETAPKAN KEUTAMAAN KERJA

Kenalpasti apa yang hendak dilakukan

Perkara utama dalam memastikan hasil kerja yang hebat ialah denganmengetahui apa yang perlu ditumpukan. Kebanyakan orang lebih menumpukankepada kerja yang remeh yang tidak memberi kesan ke atas kualiti kerja mereka.Bahagian ini menumpukan kepada 3 perkara iaitu menjelaskan minat anda,memahami kekuatan dan kelemahan anda serta mengenalpasti kerja anda danapa yang diperlukan untuk mendapat hasil kerja yang hebat.

4.1. Melakukan apa yang anda minat

Adalah penting untuk anda menyukai pekerjaan anda kerana ia akan memberiimpak ke atas kehidupan anda. Sekiranya anda mengetahui dengan jelas apayang anda suka dan tidak suka, anda akan mampu melaksanakan tugas anda


dengan lebih berkesan. Hal ini penting kerana anda akan melakukan kerja denganlebih efektif sekiranya anda menyukainya berbanding dengan anda membencinya.Hampir setiap kerja pasti ada elemen-elemen yang rumit dan yang tidak menarik;oleh itu, bahagian yang mempunyai elemen-elemen ini perlu dilakukan dengansebaik mungkin. Selain itu, anda perlu menetapkan masa yang minimum untukmelakukan tugas rumit.

4.2. Tumpuan kepada kekuatan diri

Adalah penting untuk anda mengetahui kekuatan dan kelemahan diri. Salah satucara adalah dengan menjalankan analisa SWOT. Analisa ini merupakan satupendekatan untuk menilai kekuatan dan kelemahan serta peluang dan ancamanyang anda akan hadapi. Anda digalakkan untuk mendapatkan kerja yang sesuaidengan kekuatan diri dan kebolehan yang anda ada dan tidak menonjolkankelemahan diri anda.

4.3. Memahami bagaimana untuk cemerlang dalam pekerjaan anda

Satu cara terbaik untuk memastikan yang anda berada di landasan yang betulialah dengan mempunyai kesefahaman dengan majikan anda.

Tanyakan diri anda soalan-soalan berikut:

Apakah halatuju pekerjaan tersebut?

Apakah ukuran sebuah kejayaan?

Kenalpasti bagaimana majikan menentukan sama ada anda bagusdalam pekerjaan anda atau tidak. Kenalpasti juga sasaran yang hendakdicapai dan bagaimana pencapaian dinilai.

• Apakah pencapaian yang luar biasa?

Kenalpasti apakah ia dan berusaha untuk mencapainya.

Apakah keutamaan dan had waktu?

Anda perlu tahu kerana apabila anda dibebani dengan kerja anda lebihmudah mengetahui apa yang perlu ditumpukan.

• Apakah sumber-sumber yang tersedia?Ini memastikan anda boleh menggunakan semua peralatan denganbaik.

Apakah kos yang diperuntukkan?Ini akan memastikan anda mengetahui sempadan anda.

Bagaimana ini boleh dikaitkan dengan individu lain?

Apakah gambaran yang lebih luas untuk ruang kerja anda?

Sekiranya anda mempunyai jawapan untuk persoalan di atas, anda akan tahubagaimana untuk melakukan kerja anda dengan betul. Sekiranya anda tahu apakahpencapaian yang luar biasa, anda mampu merancang untuk mencapainyamenggunakan semua sumber yang ada.


Terdapat tiga cara dalam menentukan keutamaan kerja anda:

(a) Tumpukan kepada apa yang anda suka.

(b) Menggunakan analisa SWOT untuk mengenalpasti kekuatan dan kelemahananda. Ia membantu anda menggunakan kelebihan anda, meminimumkankelemahan dan berada di landasan yang betul.

(c) Akhirnya, ia menerangkan bagaimana menerangkan kerja anda kepadamajikan dan menumpukan untuk melakukan yang terbaik di bidang yangdianggap penting oleh majikan anda.

Anda mampu bekerja dengan efisien sekiranya anda menumpukan kepadakeutamaan yang tepat.

5. TEKNIK PENGURUSAN MASA YANG EFEKTIF

Pengurusan masa bukan sahaja bermaksud menguruskan masa kita. Ia adalahjuga mengenai pengurusan diri kita sendiri. Ia berkaitan dengan keutamaan,kawalan situasi kendiri dan penggunaan masa. Ia juga bermakna mengubah tabiatatau aktiviti yang menyebabkan kita membuang masa. Kita perlu mencuba kaedahyang berbeza dan idea-idea yang membolehkan anda mencari cara yang lebihbaik untuk memaksimumkan penggunaan masa.

Setiap perkara yang kita lakukan memerlukan masa.

Sesetengah aktiviti dipengaruhi oleh elemen luaran seperti kewajipanterhadap keluarga dan tugas di tempat kerja.

Ada aktiviti yang dipengaruhi oleh elemen dalaman seperti berbual ditelefon, penglibatan dalam persatuan atau projek atau hanyamembuang masa.

Pengurusan masa yang baik:

Tetapkan matlamat yang realistik yang boleh dicapai.

Wujudkan keutamaan

Bertanggungjawab penuh ke atas penggunaan dan penyalahgunaanmasa.

Mengetahui setiap elemen penting di atas agar anda memahami cabaran dalampengurusan masa.

(a) Elakkan daripada mewujudkan situasi yang mustahil

i) Percubaan untuk bekerja 40 jam seminggu dan mengambil bebanakademik sepenuhnya (12 jam) merupakan sesuatu yang mustahil.

ii) Mengkaji semula kewajipan dan tanggungjawab luaran anda.

iii) Menilai setiap satu item secara realistik semasa anda menyediakan diriuntuk jadual semester yang baru.

(b) Tentukan keutamaan anda

i) Semua pengurusan masa yang berjaya bermula dengan perancangan.

ii) Gunakan kalendar mingguan dan senarai “To Do” harian.

iii) Catatkan semua perkara yang anda ingin capai pada hari tersebuttermasuk aktiviti peribadi seperti panggilan telefon dan membeli-belah.


iv) Gunakan senarai “To Do” untuk menetapkan keutamaan harian – apayang mesti dilakukan pada hari tersebut? Apa yang boleh ditangguh?Pastikan anda membuat senarai ini setiap pagi.

v) Gunakan senarai ini agar anda dapat gambarkan apa yang anda mestibuat pada hari tersebut, dan meletakkan fokus ke atas aktiviti hariananda.

(b) Adakah anda diselubungi oleh krisis semasa atau tarikh akhir?

i) Krisis dalam pengurusan, atau kekurangan dalam pengurusan, yangmenyebabkan anda tiada masa untuk melakukan perkara yang rutinatau menikmati kehidupan yang sederhana.

ii) Adakah anda dilanda oleh kekurangan konsentrasi dan fokus?

(c) Kekalutan boleh diimbangi dengan mewujudkan senarai “To Do” hariandan senarai matlamat mingguan, bulanan dan jangka panjang.

i) Gangguan emosi yang boleh mengganggu kejayaan akademik adalahseperti kebosanan, berkhayal, tekanan, rasa bersalah, kemarahan dankekecewaan – semua ini mengurangkan konsentrasi dalam kelas.

(d) Tekanan yang boleh mendatangkan penyakit yang sememangnya bolehmengganggu jadual yang telah dirancang.

Pastikan kesihatan sentiasa terjaga. Anda boleh merancang masa untukbersenam kerana ia akan menjamin kesihatan anda untuk jangka masapanjang.

(e) Senaman merupakan salah satu yang cara yang terbaik untukmengurangkan tekanan. Gangguan utama yang lain adalah sepertitelefon, televisyen dan rakan-rakan.

(f) Adakah anda bertanggungjawab dalam pengurusan masa?

i) Adakah anda mengelakkan gangguan bunyi semasa andamengulangkaji?

ii) Adakah anda mendisiplinkan diri anda untuk memadamkan deringantelefon anda atau menghadkan masa menonton televisyen?

iii) Adakah rakan-rakan anda mengganggu daripada melakukankeutamaan yang telah anda tetapkan?

Kelebihan Pengurusan Masa

i) Menghapuskan penangguhan kerja

ii) Sentiasa berada dalam kawalan

iii) Mengurangkan tekanan

iv) Melengkapkan lebih kerja dan meningkatkan kejayaan

v) Menikmati masa luang yang ada


6. TANGGUNGJAWAB DAN AKAUNTABILITI DALAM PEKERJAAN

6.1. Bertanggungjawab

Individu atau jawatan yang ditetapkan untuk melengkapkan sesuatu tugasan. Satutugasan juga boleh dilaksanakan oleh beberapa individu atau jawatan.

Pencapaian matlamat melibatkan penetapan tarikh akhir untuk matlamat peribadidan yang berkaitan dengan kerja seperti tarikh akhir laporan.

Tanggungjawab yang digalas oleh seorang pekerja terhadap organisasi:

(a) Memberikan yang terbaik dalam melaksanakan setiap tugasan yangdiberikan.

(b) Mengetahui hadnya

(c) Mengetahui objektif dan matlamat organisasi

(d) Menghormati dan mematuhi ketua

(e) Memahami bahawa ketua mempunyai hak untuk membuat keputusan

(f) Setiap orang bertanggungjawab ke atas kejayaan organisasi

6.2. Akauntabiliti

Seseorang yang mempunyai akauntabiliti atau jawatan yangdipertanggungjawabkan ke atas sesuatu tugasan perlu bertanggungjawab dalammemastikan yang ia dapat disiapkan mengikut masa dan ketetapan yangditetapkan. Individu atau jawatan yang mempunyai akauntabiliti tidak semestinyamelaksanakan tugas itu sendiri. Individu yang mempunyai tanggungjawab(“Responsible”) ke atas sesuatu tugasan perlu mempunyai akauntabiliti setiapmasa kerana akauntabiliti perlu ada dalam melaksanakan sesuatu tugasan.

(a) Melengkapkan Kerja dengan Tepat, Difahami dan Tersusun

Sekiranya anda ingin berjaya anda perlu melengkapkan kerja anda dengan betul,boleh dibaca dan difahami serta tanpa kesalahan. Kecuaian dalam membuat kerjamerugikan syarikat. Majikan menjangka kerja dan tempat kerja anda dalam keadaanteratur. Hal ini kerana kualiti kerja anda menggambarkan kebolehan anda.

(b) Mengaku Apabila Melakukan Kesilapan

Setiap pekerja dibayar untuk melaksanakan kerja mereka dengan betul. Kesilapanakan menyebabkan kerja, masa dan usaha yang lebih untuk membetulkannya. Iaadalah baik untuk anda dan syarikat anda sekiranya anda mencari kesilapan andadan membuat pembetulan dengan segera. Anda perlu bertanggungjawab di ataskesilapan yang anda lakukan kerana ia dapat mengurangkan tekanan di kalanganrakan sekerja.

(c) Membetulkan Kesilapan

Majikan, penyelia dan rakan sekerja mengharapkan anda untuk mencari danmembuat pembetulan setiap kesilapan yang anda lakukan. Anda perlu jujur setiapkali melakukan kesilapan. Sekiranya anda tidak jujur, rakan sekerja anda mungkinakan dipersalahkan dan ini boleh menyebabkan bukan sahaja rakan sekerja malahpelanggan berkecil hati. Hal ini akan merugikan syarikat kerana ia memerlukan lebih


masa untuk membetulkan kesilapan tersebut dan boleh menyebabkan syarikatkehilangan pelanggan.

(d) Terima Cadangan daripada Penyelia untuk Meningkatkan Cara Bekerja

Penyelia mahukan setiap pekerja mereka untuk berjaya. Sekiranya anda tidakmenerima cadangan yang boleh membantu anda meningkatkan cara bekerja, andaakan menyusahkan rakan sekerja. Pekerja yang suka menerima cadangan daripadaorang lain dan menunjukkan peningkatan akan dihargai oleh majikan.

(e) Menyelesaikan Masalah atau Mendapatkan Bantuan untukMenyelesaikan Masalah

Kemampuan untuk menyelesaikan masalah dan mengetahui bila untuk mendapatkanbantuan adalah penting kerana kedua-dua elemen ini:

• Meningkatkan nilai anda dalam syarikat

• Memberi kepuasan kepada pelanggan

• Membina kerjasama berpasukan dalam kalangan rakan sekerja

• Menjimatkan duit syarikat

(f) Mendapatkan Maklumat Tambahan Apabila Diperlukan

Anda mampu melaksanakan tugasan anda dengan baik jika anda mempunyaimaklumat yang diperlukan. Anda sepatutnya mendapatkan maklumat yangsepatutnya sebelum melaksanakan tugasan tersebut bagi mengelakkan kesilapan.

(g) Membuat Penilaian ke atas Kualiti Kerja yang telah Dilaksanakan

Majikan mempunyai standard kualiti untuk menilai kerja anda. Adalah pentingsekiranya anda memeriksa kerja anda agar ia bebas daripada sebarang kesalahan.Hal ini akan memastikan kerja anda mengikut ketetapan atau melebihi ketetapanyang ditetapkan oleh syarikat.


SOALAN / QUESTIONS:

1. Apakah makna Peluasan Kerja?

_________________________________________________________________

2. Berikan 5 kebaikan Pengurusan Masa yang efektif.

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

3. Apakah perbezaan antara tanggungjawab dan akauntabiliti?

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

4. “Melakukan apa yang anda minat” adalah salah satu daripada cara menetapkankeutamaan kerja. Jelaskan dengan ringkas.

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

_________________________________________________________________

RUJUKAN / REFERENCE(S):

1. John M. Ivencevich, Thomas N. Duening. 2004. Business & Management –Principles and Guidelines. Biztantra,. pg 154-206.

2. Stephen p. Robbins, Mary Coultar. 1996. Management – Fifth Edition. Prentice Hall,International Inc, pg 335-371.

PROGRAM / PROGRAM NCS – CORE ABILITIES (Z-009-2)

TAHAP / LEVEL L2

NO. DAN TAJUK MODUL /MODULE NO. AND TITLE

01 – PLAN AND ORGANIZED WORK ACTIVITIES

KEUPAYAAN / ABILITIES04.02 : SET AND REVISE OWN OBJECTIVES ANDGOALS


AT THE END OF THIS MODULE, TRAINEES WILL BEABLE TO SET AND RIVISE OWN OBJECTIVES ANDGOALS

NO. KOD / CODE NO. Z-009-2/M01/P(2/5) Page : 1 of : 6

TAJUK : MENETAPKAN OBJEKTIF DAN MATLAMAT

OBJEKTIF :

Objektif tajuk ini adalah untuk memastikan para pelatih memahami dan dapat menulis,menetap dan menyemak semula objektif dan matlamat sendiri


CORE ABILITIES

KERTAS PENERANGAN

NO. KOD / CODE NO. Z-009-2/M01/P(2/5) Page 2 of 6

MAKLUMAT :

1. DEFINISI MATLAMAT

Matlamat ialah keadaan di mana sesuatu perancangan perlu dicapai. Ia juga merujukkepada hasil yang dicapai apabila sesuatu perlakuan dapat diselesaikan.

1.1 Menetapkan Matlamat yang Berkesan

Garis panduan berikut bersesuaian dengan menetapkan matlamat yang efektif:

a. Pernyataan positif :: Nyatakan matlamat anda secara positif: “Laksanakanteknik ini dengan baik” adalah lebih baik daripada “Jangan lakukan kesilapanyang kurang bijak”

b. Memastikan ketepatan: Sesuatu pencapaian akan boleh diukur jika andamenetapkan matlamat yang tepat dan meletakkan tarikh, masa serta jumlah.Dengan itu anda akan tahu jika ianya telah tercapai.

c. Menetapkan Keutamaan: Tetapkan keutamaan kepada setiap matlamat anda.Ini akan membantu mengelak perasaan terbeban dengan matlamat yang terlalubanyak, dan membantu anda menjadi lebih fokus pada matlamat yang lebihpenting.

d. Mencatat matlamat untuk mengelakkan kekeliruan dan memberikan merekakeutamaan yang lebih

e. Memastikan Jumlah Matlamat Operasi adalah Kecil: Pastikan matlamat yangsedang anda usahakan adalah kecil dan boleh dicapai. Jika matlamat terlalubesar, maka ia boleh kelihatan seolah-olah anda tidak membuat kemajuan kearah itu. Dengan mengekalkan jumlah matlamat yang kecil akan memberibanyak peluang untuk ganjaran. Matlamat hari ini hendaklah diperolehidaripada matlamat yang lebih besar.

1.2 Menetapkan Prestasi, bukannya Hasil Matlamat

Ini adalah sangat penting. Anda harus berhati-hati untuk menetapkan matlamat dimana anda mempunyai kawalan yang maksimum – tidak ada yang lebih melemahkansemangat selain dari kegagalan untuk mencapai matlamat peribadi atas sebab-sebabdi luar kawalan seperti persekitaran perniagaan yang buruk, pentakrifan yang lemah,cuaca yang buruk, kecederaan, atau hanya kerana nasib yang tidak baik. Matlamatyang dicapai berdasarkan hasil adalah sangat lemah Matlamat berdasarkan hasilamat lemah. Kegagalan adalah perkara di luar kawalan anda.

Jika anda menyandarkan matlamat anda kepada prestasi atau kemahiran ataupengetahuan sendiri, anda boleh mengawal pencapaian matlamat anda dan berpuashati. Sebagai contoh, anda mungkin mencapai masa peribadi terbaik dalamperlumbaan, tetapi masih boleh hilang kelayakan disebabkan keputusan sistempenghakiman yang lemah. Jika anda telah menetapkan matlamat untuk berada di tigatempat teratas, maka ia akan menjadi kekalahan. Jika anda menetapkan matlamatprestasi anda untuk mencapai masa yang tertentu, maka anda akan mencapaimatlamat dan boleh berpuas hati dan menjadi lebih yakin diri hasil dari pencapaiantersebut.

Kesilapan lain adalah di mana hasil matlamat adalah berdasarkan ganjaran untukmencapai sesuatu, sama ada berbentuk kewangan atau berdasarkan pengiktirafandaripada rakan-rakan. Pada peringkat awal ini akan menjadi faktor yang sangat baik,walau bagaimanapun apabila matlamat telah tercapai, usaha untuk mencapai hasilyang lebih baik pada tahap yang sama akan menurun. Anda akan menjadi semakinkurang bermotivasi.


1.3 Menetapkan Matlamat Khusus

Menetapkan matlamat tertentu yang boleh diukur. Jika anda mencapai semua syarat-syarat matlamat tersebut, maka anda boleh berasa yakin dan selesa denganpencapaian tersebut. Jika anda terus menerus gagal dalam mencapai matlamattersebut, maka anda boleh menyesuaikan diri atau menganalisis sebab kegagalandan mengambil tindakan sewajarnya untuk meningkatkan kemahiran.

1.4 Menetapkan Matlamat yang Realistik

Penetapan matlamat yang tidak realistik mungkin berlaku atas sebab-sebab berikut:

a) Orang lainb) Maklumat yang tidak mencukupic) Sentiasa mengharapkan prestasi terbaikd) Kurang rasa hormat terdapa diri sendiri

1.5 Menetapkan Matlamat yang Terlalu Rendah

Matlamat boleh ditetapkan terlalu rendah kerana:

a) Perasaan Takut atau Kegagalan

Jika anda takut pada kegagalan anda tidak akan mengambil risiko yangdiperlukan untuk prestasi yang optimum. Keyakinan anda akan meningkatapabila anda menetapkan matlamat dan melihat hasil yang tercapai, Ini akanmembantu anda untuk mengambil risiko yang lebih besar. Kegagalan adalahsesuatu yang positif: ia akan membantu anda mengenal pasti bahagian yangboleh diperbaiki.

b) Mengambil jalan mudah

Adalah mudah untuk tidak menetapkan matlamat yang tidak realistik sebagai satualasan mudah mengapa menetapkan matlamat yang terlalu rendah. Jika andatidak bersedia untuk bekerja keras, ini bermakna anda mungkin tidak dapatmencapai apa-apa yang bermakna.

1.6 Menetapkan Matlamat di Tahap yang Betul

Menetapkan matlamat pada tahap yang betul adalah kemahiran yang diperolehi melaluipengamalan.

.Anda perlu mendapatkan matlamat yang boleh dicapai. Tidak ada sesiapa yang akanberusaha gigih untuk mecapai sesuatu yang tidak realistik. Walau bagaimanapun, kitaperlu sedar bahawa tanggapan sesuatu matlamat itu tidak realistik adalah tidak betul.Kepercayan tersebut boleh diubah dengan penggunaan gambaran yang berkesan.

Faktor peribadi seperti keletihan, komitmen lain dan keperluan untuk berehat perlu diambilkira apabila sesuatu matlamat ditetapkan. Kaji semula matlamat yang anda telahtetapkan, dan kemudian ukur mereka dengan faktor-faktor di atas. Selaras dan kajimatlamat tersebut agar memenuhi cadangan-cadangan yang telah dibuat. Anda kiniakan dapat melihat kepentingan menetapkan matlamat yang berkesan.


1.7 Memikirkan Matlamat secara Terperinci

Apabila anda memikirkan bagaimana untuk mencapai matlamat, anda perlu mengajukansoalan berikut agar dapat membantu anda untuk memberi tumpuan kepada sub-matlamatyang lain:

a) Apakah kemahiran yang saya perlukan untuk mencapai matlamat ini?b) Apakah kemahiran yang saya perlukan untuk mencapai matlamat ini?c) Apakah maklumat dan pengetahuan yang saya perlukan?d) Apakah bantuan atau kerjasama yang saya perlukan?e) Apakah sumber yang saya perlukan?f) Apakah yang boleh menghalang sesebuah kemajuan?g) Adakah saya sedang membuat andaian?h) Adakah terdapat cara yang lebih baik untuk melakukan sesuatu?

2. DEFINISI OBJEKTIF

Objektif adalah satu kenyataan tentang apa yang akan dilakukan dan perlu dinyatakandari segi keputusan. Bantuan mnemonik untuk menulis objektif adalah SMART (Specific,Measurable, Attainable, Result-oriented, Time-limited).

Specific (Khusus) - Sesuatu objektif mestilah khusus dengan satu keputusan kekunci.Jika perlu mencapai lebih daripada satu hasil, kita perlu mencatat lebih dari satu objektif.Mengetahui apa yang hendak dicapai adalah satu langkah yang besar ke arahmencapainya.

Measurable (Boleh Diukur) – Sesuatu objektif perlulah boleh diukur. Hanya objektif yangmempengaruhi tingkah laku dengan cara yang boleh diukur boleh menjadi berkesandengan optimum. Jika boleh, nyatakan objektif sebagai suatu kuantiti.

Attainable (Boleh Dicapai) – Sesuatu objektif mesti dicapai dengan sumber-sumberyang sedia ada dan mestilah realistik. Kebanyakan objektif adalah realistik. Namun,masa yang diperlukan untuk mencapainya mungkin tidak realistik.Result-oriented (Berpaksikan Keputusan) - Sesuatu objektif perlu menjadi matlamatpenting kepada organisasi. Kejayaan mencapai sesuatu objektif akan menyebabkanperubahan.

Time-limited (Masa yang Terhad) –Sesuatu objektif mesti boleh dikesan. Objektifkhusus membolehkan keutamaan masa ditetapkan dan masa yang akan digunakan keatas objektif yang sebenar.

2.1 Penulisan Objektif yang Bermakna

Walaupun peraturan ini adalah sukar untuk dibangunkan, berikut mungkin bergunasemasa menulis objektif.

(a) Mulakan dengan sesuatu tindakan atau pencapaian kata kerja. (Gunakan bentukinfinitif kata kerja. Iaitu bermula dengan ‘untuk’)

(b) Kenal pasti hasil tunggaI utama bagi setiap objektif.

(c) Nyatakan anggaran tarikh siap

(d) Pastikan matlamat yang ditetapkan adalah sesuatu yang boleh dikawal.


(e) Untuk menguji kesahihan matlamat SMART, tanya diri anda soalan-soalan berikut:

» S = Apakah matlamat saya yang sebenarnya?

» M =Apakah bentuk kerja yang baik?

» A = Adakah matlamat saya boleh dicapai?

» R = Adakah matlamat saya bermakna?

» T = Adakah matlamat saya boleh dikesan?

Persamaan berikut mungkin berguna dalam penulisan objektif:

OBJEKTIF : Untuk (+ kata kerja + penetapan matlamat + tarikh akhir)


SOALAN :

1. Jelaskan tiga garis panduan untuk menetapkan matlamat yang berkesan.

a __________________________________________________________

__________________________________________________________

b ___________________________________________________________

___________________________________________________________

c ___________________________________________________________

___________________________________________________________

2. Senaraikan tiga sub-matlamat yang membawa kepada sesuatu pencapaian.

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

3. Jelaskan Definisi Objektif

___________________________________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

4. Jelaskan secara ringkas mnemonic SMART dalam penulisan objektif.

___________________________________________________________

___________________________________________________________

_ __________________________________________________________


1. J. David Hunger & Thomas L. Wheelen; Essentials of Strategic Management;Edition; 2003; Prentice Hall. Chapter Basic Concept of Strategic Management, pg 1 – 15

2. Pearce & Robinson; Strategic Management9th Edition 2005; McGraw Hill, Chapter 1,l Pg. 1 –19.


TAHAP / LEVEL L2



KEUPAYAAN / ABILITIES04.02 : SET AND REVISE OWN OBJECTIVES ANDGOALS

OBJEKTIF MODUL /MODULE OBJECTIVE

AT THE END OF THIS MODULE, TRAINEES WILLBE ABLE TO SET PERSONAL TRAINING NEEDS


TAJUK / TITLE : KEPERLUAN LATIHAN PERSONEL

OBJEKTIF / OBJECTIVE :

Objektif tajuk ini adalah untuk memastikan setiap personel memahami keperluan latihanpersonel.


CORE ABILITIES

KERTAS PENERANGAN


1. PENGENALAN

Mengenal pasti keperluan latihan merupakan batu loncatan dalam sistempengurusan latihan yang sesuai di mana seluruh arahan latihan yang diprogramkandibina. Seperti pembangunan pengurusan dan sistem latihan yang sedia,pengurusan sistem latihan yang sesuai tidak mengambil pandangan umumkeperluan latihan. Ia cuba mengambilkira pandangan yang khusus dan keperluanlatihan tersendiri bagi kategori yang berlainan dalam melaksanakan pekerjaan yanglebih kurang sama di dalam organisasi yang sama. Di bawah sistem itu, menilaikeperluan latihan dianggap sebagai fungsi latihan penting dan perlu dilaksanakansebelum merekabentuk dan menjalankan program. Lembaran maklumat inidikhaskan kepada konsep dan rangka kerja keperluan latihan, gambaran amalansedia ada penilaian keperluan dan pendekatan, proses dan teknik menilai merekadengan tepat.

Falsafah latihan adalah prestasi industri yang merujuk kepada tahap dedikasi yangditunjukkan oleh setiap personel dalam sesebuah organisasi. Tujuan latihan adalahuntuk meningkatkan keberkesanan individu supaya mereka boleh menyumbangkepada daya saing organisasi. Oleh itu, matlamat latihan adalah untuk memberimanfaat kepada individu dan perniagaan. Ini dicapai dengan meningkatkanpengetahuan, kemahiran dan sikap pekerja yang mempunyai kesan positif kepadaprestasi kerja.

Peluang untuk prestasi yang lebih baik wujud di semua peringkat organisasi.Penubuhan keutamaan latihan mesti disepadukan dengan perancangan organisasi.Sebuah organisasi mempunyai tanggungjawab untuk mengagihkan sumber manusiadan kewangan untuk latihan.

Latihan adalah proses yang berterusan. Sekurang-kurangnya, latihan perludisediakan

• Apabila seseorang menyertai organisasi

• Apabila seseorang menganggap tanggungjawab baru

• Apabila prestasi kerja seseorang memerlukan penambahbaikan

• Apabila keadaan baru memerlukan perubahan dalam produk, teknologi,dasar, amalan atau prosedur.

Oleh itu program latihan yang dibangunkan mengambilkira banyak faktor seperti:

• Keperluan pekerja untuk mempelajari kemahiran dan maklumat khusus

• Dasar-dasar yang menentukan bagaimana matlamat organisasi akan tercapai

• Kehendak dan keperluan pelanggan yang menggunakan produk danperkhidmatan organisasi

• Konsep dan teori yang jika digunakan boleh membantu pekerja meningkatkanproduktiviti baru

• Kekangan kepada organisasi, seperti undang-undang, peraturan, persaingan(yang perubahan kuasa yang diterima pakai lebih cepat daripada yang pada


asalnya dirancang) dan kos (yang mungkin terlalu tinggi untuk membenarkanprogram yang optimum untuk dibangunkan)

Keberkesanan latihan akan diukur melalui sumbangan kepada peningkatanprestasi individu dan organisasinya.

2. JENIS-JENIS LATIHAN

2.1. Latihan Dalaman

Latihan dalaman yang dijalankan adalah berbeza bagi pekerja-pekerja baru,pengurus kumpulan latihan dan eksekutif, untuk meningkatkan prestasi kerjamereka atau persediaan bagi mereka untuk kenaikan pangkat. Latihan itumungkin formal atau tidak formal, berpusat atau terpencar, terancang atau tidakdirancang.

2.2. Latihan Formal

Latihan formal merupakan salah satu daripada aktiviti-aktiviti yang telah dibentukdalam pelan latihan sesebuah organisasi. Jika, sebagai contoh, pengenalankepada orgaisasi telah dibangunkan dan masa telah diperuntukkan untuk tujuanitu dan ia akan dibentangkan oleh seorang atau lebih yang ditetapkan kepadapekerja baru, maka ia menjadi sebahagian daripada program rasmi latihan.

2.3. Latihan Tidak Formal

Latihan tidak formal merujuk kepada latihan yang dijalankan oleh setiap penyeliaindividu yang dianggap wajar dan perlu. Sebagai contoh, pengenalan dilakukanoleh penyelia individu kerana mereka melihat terdapat keperluan untuk perkaratersebut.

2.4. Latihan Awal

Latihan awal merujuk kepada sebarang aktiviti untuk menyediakan pekerja barudalam menegndalikan tugas pertamanya. Tujuan latihan permulaan adalah untukmembuat pekerja baru menjadi produktif secepat mungkin. Biasanya, latihan awaltermasuk latihan orientasi dan penjelasan pekerjaan tertentu yang telah diberikan.


2.5. Latihan Orientasi

Latihan orientasi adalah proses memberi seorang pekerja baru gambaran tentangorganisasi itu. Ia mungkin mengandungi maklumat tentang sejarah organisasi,pengasas dan pengganti mereka, kehadiran para pengarah eksekutif dankawasan-kawasan utama mereka dipertanggungjawabkan dan carta organisasi.Latihan orientasi juga biasanya termasuk penjelasan mengenai dasar-dasarorganisasi, tanggungjawab setiap pekerja untuk melaksanakan dasar-dasar danperaturan-peraturan yang mengawal tingkah laku dalam organisasi itu. Iabiasanya meliputi hari dan jam kerja; pintu yang digunakan untuk masuk dankeluar; ruang di mana untuk menyimpan kot dan barang-barang lain semasa haribekerja; penggunaan ruang rehat pekerja, ruang makan dan tandas, perkhidmatanperubatan yang sedia ada; kecemasan; dan arahan am penting yang lain.

Orientasi biasanya sama untuk semua pekerja baru. Baki latihan awal berbezabergantung kepada kawasan di mana pekerja baru akan berfungsi. Di bahagiankedua latihan awal, pekerja baru diberi penjelasan terperinci tentang kerja diayang dia akan laksanakan.

2.6. Latihan Semula

Jika seseorang membuat banyak kesilapan di tempat kerja atau tidak tahu rutintugasan yang diberikan, latihan semula mungkin diperlukan. Latihan semulaadalah proses melatih semula pekerja dalam kemahiran yang dia perlu belajardalam latihan awal. Latihan semula mungkin berpusat jika ia adalah kemahiranumum dan telah diajar oleh kakitangan latihan. Sebagai contoh, bagaimanamenggunakan ‘word processing’ atau peralatan pemprosesan data lebih berkesandiajar oleh jurulatih pusat. Bagi kemahiran yang lebih unik, seperti pengendalianborang atau mesin khas, yang dilaksanakan dalam hanya beberapa lokasi, latihanberpusat dalam jabatan mungkin lebih baik.

Latihan semula adalah lebih sukar untuk disempurnakan berbanding latihan awal.Pekerja bukan sahaja perlu belajar meninggalkan cara yang tidak betul melakukankerja tetapi juga mesti belajar prosedur yang betul. Jika pekerja tidak memahamiarahan semasa latihan awal, dia mungkin lebih lambat dalam memahami arahandalam latihan semula. Ini kerana kegagalan kali pertama menjadikan dia bimbangakan gagal kali kedua.

2.7. Latihan Kenaikan Pangkat

Apabila pekerja bersedia untuk maju dari satu tugasan kepada tugasan yang lain,dia mungkin perlu mendapatkan kemahiran dan / atau pengetahuan untukmelaksanakan tugas yang baru. Latihan seperti ini diperlukan dalam latihankenaikan pangkat.

Arahan khas diberikan dalam latihan kenaikan pangkat bergantung kepada bidangtugas yang bakal dipertanggungjawab ke atas pekerja tersebut. Sebagai contoh,latihan kenaikan pangkat yang disediakan bagi pekerja untuk jawatan penolongeksekutif termasuk penjelasan mengenai tugas-tugas pekerjaan, latihan ke atasborang-borang yang digunakan, beberapa jenis latihan penyeliaan dan ceramah olehdan perbincangan dengan eksekutif utama dalam firma . Untuk promosi pengurusanperingkat atasan. Bagi kenaikan pangkat di peringkat pengurusan tertinggi, latihanyang diberikan mungkin kurang formal dan boleh diberikan oleh penyelia barupersonel secara perseorangan. Biasanya penyelia membangunkan program latihanyang khusus untuk memenuhi keperluan personel yang bakal dinaikkan pangkat.


2.8. Latihan Berterusan

Latihan berterusan melampaui latihan awal dalam memberikan pekerja maklumatyang wajar dan perlu. Tujuannya adalah untuk memastikan kakitangan sentiasamaklum tentang apa-apa perubahan dalam persekitaran kerja, melanjutkan latihanmereka untuk memasukkan maklumat kerja yang lebih maju atau untukmemperbaiki sikap mereka terhadap rakan sekerja, penyelia dan pelanggan.

Peningkatan dalam bilangan undang-undang, peraturan dan piawaian telahmembuat latihan berterusan penting untuk semua pekerja yang berurusan denganorang lain. Undang-undang bagi hak samarata dan dasar syarikat yang sama,sebagai contoh, mesti dijelaskan dalam sesi latihan berterusan.

3. MENUBUHKAN PROGRAM LATIHAN FORMAL

Keputusan latihan adalah sukar untuk diukur. Salah satu sebabnya ialah jurulatihsering gagal untuk menetapkan matlamat tertentu. Masalah ini boleh diatasidengan menggunakan pendekatan sistem untuk latihan, iaitu dengan berhati-hatimerancang setiap langkah dengan lebih teliti. Pendekatan sistem membantumembuat matlamat lebih jelas dan hasil yang boleh diukur. Ia berdasarkanpenggunaan analisis pekerjaan, objektif tingkah laku dan penilaian.

3.1. Penggunaan analisis pekerjaan

Langkah pertama dalam pendekatan sistem untuk latihan adalah untukmenentukan jenis latihan diperlukan untuk kerja tertentu. Untuk melaksanakanlatihan ini, jurulatih perlu tahu ciri-ciri dan keperluan kerja itu. Analisis kerjamemberikan maklumat ini kepada jurulatih dan seterusnya menjadi asas bagimenentukan keperluan latihan.

3.2. Penggunaan objektif tingkahlaku

Kaedah pendekatan sistem menentukan jenis tugas-tugas yang perlu dipelajaribagi menentukan tingkah laku yang akan berlaku. Untuk melakukan ini, jurulatihmesti memastikan bahawa setiap matlamat latihan boleh diukur, tingkah laku yangdijangkakan dinyatakan, dan standard prestasi yang boleh diterima dinyatakan.Dalam sesi latihan, objektif tingkah laku yang dimasukkan ke dalam amalan-amalan adalah seperti berikut:

(a) suatu pernyataan tentang tingkah laku yang dikehendaki. Ini memberitahupelatih tentang apa yang dia akan dapat lakukan jika dia berjaya dalam latihantersebut.

(b) Satu penjelasan mengenai keadaan di mana tingkah laku yang diinginidijangka berlaku.

(c) Standard kuantiti dan kualiti tingkah laku yang diingini di mana jurulatih akanmenerimanya sebagai bukti bahawa pelajar telah memperoleh tingkah lakuyang ditetapkan.

Untuk menentukan tingkah laku yang diingini banyak kerja-kerja persediaan yangperlu dilakukan oleh penyelia, kakitangan latihan atau lain-lain yang terlibat dalamsesebuah program latihan seperti:


(a) huraian tugas yang disediakan untuk setiap pekerjaan di mana latihanyang perlu dilakukan, kemahiran, pengetahuan dan sikap yang telahditentukan dibangunkan.

(b) objektif latihan kemudiannya diperolehi daripada analisis dengan kemahiran,pengetahuan dan sikap yang teliti.

Objektif latihan kemudiannya disusun dan teknik-teknik pengajaran yang akandigunakan untuk mencapai objektif-objektif tersebut ditentukan.Bergantung kepada jumlah dan masa yang diperlukan, pembelajaran dibahagikankepada beberapa segmen, yang dipanggil unit. Program latihan bagi setiap inputdireka.

Program latihan ini kemudiannya digunakan sebagai asas untuk pra ujian dan pascaujian unit. Pra ujian adalah ujian bertulis, lisan atau prestasi diberikan sebelum apa-apa latihan berlaku dalam perkara tertentu dalam sesebuah organisasi. Iamenentukan jika pelatih telah mencapai tahap prestasi yang memuaskan. Pra-ujiandan pasca-ujian hendaklah meliputi bahan yang sama bagi unit tertentu. Jika pelatihlulus dalam pra ujian, dia boleh melangkau unit itu dan maju ke unit yang lain. Pelatihyang tidak lulus pra-ujian perlu mengulangkaji unit tersebut untuk menduduki pascaujian. Proses ini diulang sehingga pasca ujian, yang memperakui pengetahuanpelatih mengenai unit tersebut telah diluluskan. Jurulatih dapat mengetahui bahawapelatih telah bersedia untuk pengajian yang seterusnya apabila dia telah Pelatihyang telah lulus pasca ujian yang diduduki.

4. KEPERLUAN LATIHAN

Organisasi biasanya menggunakan jumlah kakitangan pengurusan yangmencukupi dan kakitangan bukan pengurusan dengan kecekapan yang diperlukanuntuk menjalankan tugas yang diberikan yang membawa kepada pencapaianobjektif organisasi. Prestasi kerja yang berkesan memerlukan standard kecekapanpada pekerja yang terdiri daripada bidang-bidang penting seperti pengetahuankemahiran dan sikap yang berkaitan dengan kerja.

Tetapi disebabkan oleh satu atau sebab-sebab lain, kecekapan yang sedia ada padaseorang pekerja itu akan kurang dari segi standard kecekapan yang diperlukan

Employeesneeds

Customers wantsand needs

New conceptsand theories

TRAININGPROGRAM

DEVELOPED

Operationalconstraints

Organizationalpolicies

Fig 1 Faktor-faktor yang Terlibat Dalam Pembangunan Program Latihan


dalam pekerjaan. Pengenalan kepada kekurangan dalam sesuatu bidang merujukkepada proses penilaian dan pencarian perbezaan di antara kompetensi standardyang diperlukan dalam sesebuah tugasan dan kompetensi sedia ada dari segipengetahuan yang penting, kemahiran dan sikap seorang pekerja. Keperluan latihanseorang pekerja bergantung kepada kekurangan yang dimiliki dari segi pengetahuan,kemahiran dan sikap. Logik ini menekankan dua proses: Pertama pengenalan dandefinisi standard pengetahuan, kemahiran dan sikap yang dikehendaki dalam kerjadan kedua penilaian tahap pengetahuan sedia ada, kemahiran dan sikap seorangpekerja. Kedua-dua proses ini adalah sangat penting dan perlu dijalankan seberapatepat yang mungkin kerana hasil daripada perbandingan antara kedua-duamemberikan maklumat tentang latihan yang sesuai untuk dibangunkan.

4.1. Penilaian Keperluan Latihan

Hampir semua buku dalam latihan mencadangkan format penilaian keperluanlatihan sebagai pra-syarat untuk latihan yang diprogramkan. Buku ILO telahmengambil pandangan yang sangat komprehensif mengenai penilaian keperluandan telah diterangkan proses mengenal pasti keperluan latihan di bawah duakeadaan - ideal dan kurang ideal. Keperluan taksiran keadaan yang ideal, terdiridaripada langkah-langkah seperti mengambil inventori tenaga kerja semasa,membuat ramalan keperluan masa depan, mencari sumber tenaga kerja yangdiperlukan dan apa yang perlu dilakukan untuk membangunkan tenaga kerja.Keperluan latihan yang kurang ideal merangkumi peringkat sepertimempertimbangkan terma rujukan, mengambilkira keadaan dalam sesebuahorganisasi, maklumat yang ada berkenaan pekerja yang baru dan pekerja yangsedia ada, mengambilkira masalah yang timbul dalam sesebuah organisasi danpendekatan seperti pencerapan, permintaan pihak pengurusan, temuduga,analisis kerja, soalan kajiselidik, kadar prestasi dan ujian.

4.2. Pendekatan Untuk Mengenalpasti Keperluan Latihan

Terdapat dua pendekatan untuk mengenal pasti keperluan latihan yang tepat bagisetiap kakitangan yang berbeza terutamanya kakitangan pengurusan - analisisperanan dan analisis kerja. Peranan boleh ditakrifkan sebagai satu set pelbagaitingkah laku yang diharapkan daripada orang yang menduduki kedudukankepimpinan dalam sesebuah organisasi. Ia sangat dinamik. Faktor-faktor pentingdalam menentukan peranan adalah ciri-ciri peribadi, pertumbuhan, persepsi, nilai,cita-cita, integrasi dalaman dan luaran organisasi dan sensitiviti alam sekitar.Konsep ini lebih sesuai untuk orang-orang dalam kedudukan pengurusan atasanyang pekerjaan secara amnya tidak berstruktur. Kerja boleh ditakrifkan sebagaisatu set tugasan yang diberikan kepada sesuatu jawatan. Organisasimenjangkakan sekurang-kurangnya satu tingkah laku yang sesuai daripadapekerja sesuai dengan pekerjaan dan tugasan yang diberikan. Kerja itu, adalahbersifat statik dan peribadi.


Fig. 2 Model For Developing And Evaluating Training

Taskknowledge

DeterminePerformance

needed

Plan trainingobjectives

Select trainingmethods

Administratortraining

Evaluatetraining

Go to nexttask

Successful?No

Yes


4.3. Latihan Luaran

Apabila menggunakan latihan luaran, latihan disampaikan oleh sebuah organisasilatihan luar yang berdaftar, dan selalunya dalam bentuk ‘classroom-based’dipremis organisasi latihan.

Latihan luaran merangkumi:

• Program 'terbuka', di mana satu atau lebih daripada kakitangan menghadirilatihan yang telah diiklankan

• Program 'tertutup', di mana anda latihan komisen akan dihantar khusus untukkakitangan anda.

Kelebihan program 'tertutup' adalah bahawa ia boleh disesuaikan dengankeperluan khusus sesebuah organisasi. Mereka juga boleh diprogramkan untukdisesuaikan dengan jenis kerja di sesebuah organisasi. Walau bagaimanapun,terdapat biasanya program seperti ini dibuat untuk bilangan peserta yangminimum.

Latihan luar adalah yang paling sesuai untuk organisasi yang tidak mempunyaisumber untuk memberi latihan mereka sendiri. Walaubagaimanapun, ia perlumempunyai pengiktirafan rasmi untuk mengiktiraf kemahiran kakitangan (sebagaicontoh, apabila pelesenan diperlukan).

4.4. Latihan Dalaman

Latihan dalaman diadakan di premis organisasi itu sendiri dan biasanya diberikanoleh kakitangan penyedia latihan. Walaupun menggunakan pengajar luar lebihpopular berbanding daripada latihan dalaman setakat ini, kebanyakan majikan kinimemilih untuk mempunyai kakitangan mereka sendiri untuk menyampaikan latihandan / atau menjalankan pentaksiran.

Terdapat 3 pilihan umum yang diiktiraf untuk latihan dalaman:

(a) Latihan dalaman pilihan 1Latihan dalaman pilihan 1 biasanya melibatkan sebuah organisasi latihan yangberdaftar menyampaikan kursus khas sesuai dengan keperluan latihan khusussesebuah organisasi dan menggunakan peralatan di organisasi tersebut. Latihandalaman ini melibatkan latihan dalam kerja dan pengajaran dalam kelas.Tanggungjawab utama untuk kualiti proses latihan dan penilaian terletak di tanganorganisasi latihan yang berdaftar.

(b) Latihan dalaman pilihan 2Latihan dalaman pilihan 2 dikendalikan oleh kakitangan dalam organisasi itu sendiri.Namun, penilaian akhir dan isu kelayakan akan diberikan oleh sebuah organisasilatihan yang berdaftar, yang juga bertanggungjawab untuk kualiti latihan.

Latihan dalaman pilihan 2 adalah paling sesuai untuk syarikat-syarikat yangmempunyai sumber latihan dan jurulatih yang berkelayakan dalam organisasi, tetapitidak ada penilai yang berkelayakan.


(c) Latihan dalaman pilihan 3Kakitangan organisasi melaksanakan hampir keseluruhan latihan dan penilaian diorganisasi tersebut, dengan sokongan dan bantuan dari sebuah organisasi latihanyang berdaftar. Organisasi latihan yang berdaftar boleh menjalankan latihan dan /atau taksiran di luar kawasan jurulatih dan penilai kepakaran dalam organisasi,seperti kebolehan mengguna dan mengurus komputer.

Latihan dalaman pilihan 3 adalah paling sesuai untuk organisasi dengan strukturlatihan yang mantap, atau organisasi yang mempunyai tenaga pengajar yangberpengalaman dan berkelayakan dan penilai yang tidak berhasrat untuk menjadisebuah organisasi latihan yang berdaftar.

4.5. Present and future training plan

Understanding about working of the organization and discussion with its managerialpersonnel help the trainer to appreciate the lengths, opportunities, weakness andthreats of the organization, its development plans, investment programmes,technological progress, products or services planned, competitors condition,manpower planning, etc. The knowledge of present and future scenario serves as abase to identify different types of training needs and a trainer can thus suggest to themanagement a training plan covering present and future training requirements of theorganization.

4.6. Status Latihan

Analisis organisasi membantu jurulatih menganalisa pelbagai keperluan latihandan memutuskan status latihan sama ada mereka diganti, tidak mencukupi atau iaadalah sebahagian keperluan latihan. Seterusnya, ia juga membantu untukmembuat keputusan tentang siapa yang perlu dilatih dan jenis latihan yangdiperlukan. Oleh itu, gambaran keseluruhan keadaan dan jenis latihan diperolehi.

4.7. Perbelanjaan Latihan

Jumlah keperluan latihan organisasi membantu dalam menentukan keutamaankeperluan latihan dan fasa-fasa di mana ia sepatutnya dipenuhi. Ini memerlukanperuntukan kewangan untuk memenuhi perbelanjaan ke atas aktiviti ini. Aktivitilatihan melibatkan pelbagai jenis kos. Jurulatih menganggarkan kos mereka danmenyediakan belanjawan latihan bagi tempoh masa tertentu yang meliputi latihankeutamaan organisasi itu untuk kelulusan pihak pengurusan.


SOALAN / QUESTIONS:

1. Senaraikan lima (5) faktor untuk membangunkan sebuah program latihan.

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

2. Bilakah latihan perlu diberikan kepada pekerja?

___________________________________________________________________

3. Apakah perbezaan di antara latihan formal dan latihan tidak formal?

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

4. Kenapa Latihan Semula lebih sukar dicapai berbanding Latihan Awal?

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

5. Berikan kebaikan mengambil pelatih bekerja di sebuah organisasi.

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

RUJUKAN / REFFERENCE

1. http://www.trainandemploy.qld.gov.au/client/for_business_and_employers/train_your_staff/options_for_training.html

2. Information sheet LG3 – LE1 – N1 Supervisory skill

PROGRAM / PROGRAM NCS-CORE ABILITIES (Z009-2)

TAHAP / LEVEL L2



KEBOLEHAN / ABILITIES04.03 ORGANIZE AND MAINTAIN OWN WORKPLACE


THE END AT THIS MODULE, TRAINEES WILL BE ABLETO ORGANIZE AND MAINTAIN OWN WORKPLACE


TAJUK/ TITLE : MENYUSUN DAN MENGEKALKAN TEMPAT KERJA SENDIRI


Modul ini akan memberi pengetahuan dan kefahaman tentang mengurus dan menyusunalat-alat, peralatan, bahan dan dokumentasi di tempat kerja.


CORE ABILITIES

KERTAS PENERANGAN

NO. KOD / CODE NO. Z-009-2/ M01/ P(4/5) Page : 2 of 7

1 PENTAKSIRAN ERGONOMIK

Memastikan persekitaran pejabat dan perabot saman asas keperluan keselesaanasas pekerja adalah asas amalan ergonomik.Stesen kerja ergonomik miskin bolehmembawa kepada aduan rangka otot dari belakang 'klasik' dan sakit leher. Iasebenarnya adalah Akta (OSHA) keperluan Akta Keselamatan dan KesihatanPekerjaan yang semua kerja adalah 'risiko yang dinilai dan penyelesaianergonomik yang betul disediakan kepada individu. Kegagalan untuk mematuhi inidilihat buruk oleh mahkamah dan tuntutan pampasan semakin biasa.Dengan setiap penilaian, analisis terperinci stesen kerja fizikal dan dimensipengendali akan dijalankan. Cadangan untuk memperbaiki susun atur meja /kerusi tinggi, kedudukan skrin komputer, papan kekunci dan tetikus akan diberikankepada individu melalui satu laporan ringkas (Penilaian Risiko) dan bimbinganlisan pada postur duduk akan diberikan.Ergonomik yang baik membawa kepadapeningkatan produktiviti, ketidakhadiran kurang, pengurangan aduan rangka ototdan majikan yang lebih baik kepada hubungan pekerja.Pentadbiran Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (OSHA) menyediakan garispanduan ketat untuk ergonomik persekitaran kerja

Senarai Ergonomik - Tempat Kerja Keperluan fizikal

•Adakah ruang kerja yang mencukupi?

• Adakah kedudukan peralatan, kawalan dan bangku kerja membolehkan posturyang memuaskan dan kawalan yang betul dengan tangan dan kaki?

• Adakah pekerja perlu berdiri untuk semua atau kebanyakan masa; alternatif,mesti dia tetap duduk untuk semua masa?

• Adakah peruntukan bagi pekerja untuk duduk yang mencukupi berhubungdengan tugas?

• Adakah ketinggian mejakerja memuaskan berhubung dengan kedudukan danjarak penglihatan, jika kedudukan tidak memuaskan adakah ia disebabkan olehpembinaan mesin, bangku kerja, kawalan, atau instrumen mudah alih?

• Adakah permukaan bangku kerja yang memuaskan berkenaandengankekerasan, kelancaran, warna, dan cerun?

• Sejauh mana-mana kakikawalan diperlukan?

• Adakah pedal memuaskan berkenaan dengan kedudukan dan saiz, dan elaunkhas dibuat jika terdapat lebih daripada dua untuk duduk postur atau apa-apayang digunakan untuk jangka masa yang pentinguntukberdiri postur?

• Adakah bersandar kaki dan / atau menyokong untuk lengan, tangan, belakang,yang boleh didapati jika diperlukan, jangan mana-mana menyekat operasi yangselamat dan berkesan tugas?

• Adakah ciri-ciri kawalan tangan serasi dengan kuasa-kuasa yang diperlukanuntuk mengendalikan mereka (bentuk, saiz, permukaan) dan kuasa-kuasa yangboleh diterima?


• Jika alat tangan yang digunakan, mereka orang-orang yang betul untuk tugas itu,yang mereka secukupnya dikekalkan, dan mereka boleh diakses kepadapengendali dalam cara yang paling berkesan?

• Adakah bekas yang digunakan; kedudukan mereka, saiz dan berat badan yangmemuaskan?

• Adakah reka bentuk dan susun atur peralatan yang memuaskan untukpembaikan dan penyelenggaraan?

1. ORGANISASI KERJA - SENARAI SEMAK

• Adakah kerja yang ditubuhkan pada perubahan, jika jadi apa sistem digunakan?Jika berputar, apakah beban psikologi dan fisiologi tambahan yang dikenakan keatas pekerja? Adakah terdapat apa-apa mplikasi sosial?

• Apakah waktu sebenar kerja? Adakah terdapat mana-mana adat dan amalanyang perlu penelitian rapat?

• Apakah lebih masa purata? Adakah pendapatan lebih masa dibina ke dalamkerja? Sekiranya ini diiktiraf?

• Apakah makan formal dan kadar minuman disediakan; yang mereka dianjurkandengan berkesan?

• Adakah tugas yang serba? Adakah pacing yang perlu dan / atau berkesan?

2. BEBAN ALAM - SENARAI SEMAK

• Adakah mana-mana undang-undang keadaan tertekan? Adakah semuacadangan di bawah kesihatan dan keselamatan dipatuhi?

• Adakah anda tahu suhu udara, kelembapan, sinaran dan pergerakan udara?

• Adakah pekerja terdedah kepada perubahan persekitaran yang pesat semasaatau anjakan tunggal dia?

• Apakah tahap bunyi; ia mengganggu prestasi; apa risiko ada kehilanganpendengaran?

• Jika paras bunyi yang tinggi, bagaimana langkah-langkah pencegahan yangperlu diambil; mendengar kerugian pekerja ditayangkan pada pengambilan?

• Adakah terdapat sebarang bahaya alam sekitar yang berpotensi lain, contohnyadebu, bahan kimia agen, cahaya ultra-ungu, sinaran mengion? Dalam kes-keskeraguan telah nasihat pakar telah diperolehi secara bertulis?

• Setakat yang perlu alat-alat perlindungan diri yang akan disediakan; adalahpekerja dilindungi dari cuaca yang buruk serta daripada bahan-bahan berbahaya?


3. SENARAI SEMAK PENYELENGGARAAN4.1 Enjin Bot

Bersihkan / perubahan enjin penapis udara

Perubahan enjin dan transmisi minyak dan penapis

Perubahan palam pencucuh enjin (gas)

Periksa tali pinggang enjin, menyesuaikan ketegangan, menggantikan talipinggang dipakai

Memeriksa enjin pendesak air penyejukan dan pam

Semak / menukar enjin dan badan zincs

Semak galas pedang pendek aci kipas

Semak kipas bagi kerosakan

Semak aci dan kemudi pemadat kotak / bungkusan

Semak hos air enjin dan pengapit

Semak enjin petak blower (mungkin tidak di dalam bot diesel)

Semak talian bahan api, menutup-off injap dan kelengkapan

Ganti penyejuk enjin air tawar sejuk

Perubahan sangkut / outdrive pelincir gear

Perubahan bahan api penapis (s)4.1 Elektrik

Ujian / cek radio

Ujian / check gear elektronik

Semak tahap air bateri dan caj

Bersihkan dan memelihara terminal bateri

Menjadi bateri pasti akan dilindungi di dalam kotak asid-bukti dengan penutup

Periksa semua lampu navigasi

Periksa semua lampu dek dalaman dan lain-lain

Ujian elektronik pam lambung kapal dan suis terapung

Ujian kerekan sauh, tanduk dan pencari

4.2 Kawalan

Memeriksa gear stereng pelincir

Periksa paras cecair hidraulik dan tekanan

Semak dan pelincir throttle enjin dan kabel peralihan

Semak galas kemudi / kenderaan dan kelenjar pembungkusan


5 PEMBELAJARAN PENGALAMANKami mengambil maklumat melalui deria kita, tetapi kita akhirnya belajar dengan

melakukan. Pertama, kita menonton dan mendengar kepada orang lain. Kemudian

kita cuba melakukan perkara-perkara di atas kita sendiri. Ini percikan kepentingan

kita dan menjana motivasi kita untuk diri discover.

Fikirkan kembali belajar menunggang basikal, menggunakan komputer, tarian, atau

menyanyi. Kami mengambil tindakan, melihat akibat tindakan itu, dan memilih sama

ada untuk meneruskan, atau untuk mengambil tindakan baru dan berbeza. Apa yang

membolehkan kita untuk menguasai kemahiran baru adalah penyertaan aktif kami

dalam acara ini dan renungan kita kepada apa yang kita tercapai. Pengalaman dan

renungan diajar lebih daripada mana-mana pengguna atau syarahan yang dapat.

David Kolb (8) menerangkan pembelajaran sebagai proses empat langkah. Beliau

mengenal pasti langkah-langkah yang

(1) memerhati

(2) pemikiran (fikiran),

(3) perasaan (emosi),

(4) melakukan (otot).

Beliau menarik terutamanya kepada kerja-kerja Dewey (yang menekankan keperluan

untuk belajar akan berasaskan pengalaman), Lewin (yang menekankan kepentingan

orang-orang yang aktif dalam pembelajaran), dan Jean Piaget (yang menyifatkan

kecerdasan akibat interaksi orang itu dan alam sekitar).

• Hands-On: Pelatih sebenarnya dibenarkan untuk melaksanakan kerana mereka

membina makna dan memperoleh pemahaman.

• Minda-On: Aktiviti memberi tumpuan kepada konsep-konsep teras, yang

membolehkan pelatih untuk membangunkan proses pemikiran dan menggalakkan

mereka untuk bertanya dan mencari jawapan yang meningkatkan pengetahuan

mereka dan dengan itu memperoleh pemahaman tentang alam semesta fizikal di

mana mereka tinggal.

• Authentik: Pelatih dibentangkan dengan aktiviti-aktiviti yang menggabungkan sahih,

soalan sebenar dan isu-isu dalam format yang menggalakkan kerjasama, dialog

dengan sumber-sumber pakar maklumat, dan generalisasi kepada idea-idea yang

lebih luas dan aplikasi penyelesaian masalah.

Pendekatan kepada fasilitator dan pembelajaran membolehkan pelatih untuk

menyertai sepenuhnya dalam masyarakat pembelajaran di mana fasilitator bukan

satu-satunya sumber pengetahuan dan maklumat. Ia menggalakkan penglibatan

penuh dalam masyarakat pelajar yang termasuk pelatih lain, rakan-rakan, fasilitator,

dan pakar-pakar di luar. Teknologi menjadi alat, menyokong proses pembelajaran

pelatih mendapatkan pengetahuan dan pemahaman baru. Cabarannya adalah untuk

menentukan pendekatan baru untuk pengajaran dan pembelajaran dengan jelas

cukup bahawa ia menjadi wawasan yang berguna untuk para pendidik kerana

mereka membuat keputusan mengenai bahan pengajaran, aktiviti dan strategi

pengajaran.

Sebuah kapal di pelabuhan adalah selamat, tetapi itu bukanlah apa yang kapal-kapal

yang dibina untuk. - Benazir Bhutto


6 PERALATAN KESEDARANPengenalan alat-alat yang rosak dan peralatan termasuk:i. Kerosakanii. Komponen yang rosak atau hilang termasuk pengawal keselamataniii. Bunyi luar biasa / getaran / bauiv. Kerosakan kepada pekerjaan.

6.1 Peralatan yang rosak yang dikenal pastiPeralatan yang dikenal pasti sebagai rosak dibawa kepada perhatian pemilik supayaia segera boleh dikeluarkan dari perkhidmatan. Peralatan yang lulus ujian ituditandakan dengan penanda tarikh dan kembali ke perkhidmatan. Jika kecacatandikenal pasti, cadangan dibuat untuk penilaian lanjut syarat-syarat yang mungkinberulang dan memerlukan langkah-langkah pencegahan untuk mengekalkan hayatperkhidmatan peralatan.

Di mana alat yang sesuai, selamat atau rosak pasti sebelum, semasa atau selepasdigunakan ditanda untuk membaiki mengikut prosedur operasi standard. Kesalahanyang sama dan / atau kecacatan dalam alat tangan dapat dikenal pasti. Proseduruntuk menandakan alat yang tidak selamat atau yang rosak untuk dibaiki bolehdiberikan.

7 STANDARD DAN PANDUAN MENGURUS

Semakin baik anda memahami apa yang sedang berlaku di tempat kerja anda dan

faktor-faktor yang terlibat, lebih besar peluang anda untuk 'menghidu keluar' cara

yang lebih baik dan mendapat cadangan anda dipasang sebagai satu amalan yang

baru.

Kesedaran pelbagai peralatan perlindungan peribadi (PPE) termasuk:

a. kasut

b. Ketua perlindungan sarung tangan

c. pakaian perlindungan

d. alat pernafasan

e. topeng muka

f. perlindungan pendengaran

g. Perlindungan mata.

Kesedaran tentang kepentingan amalan kerja yang selamat termasuk:

a. Berikutan SOP dan spesifikasi pengilang sebelum, semasa dan selepas

digunakan.

b. pengurusan risiko

c. Pengendalian manual yang betul

d. Pengendalian bahan-bahan merbahaya yang selamat, cara penggunaan serta

penyimpanan

e. Penggunaan PPE yang betul

f. Servis biasa dan penyelenggaraan peralatan dan kelengkapan

g. Pemilihan alat yang sesuai untuk digunakan

h. Bekerja dengan elektrik dengan cara yang selamat

i. Pengudaraan yang mencukupi

j. Melampirkan pengawal keselamatan yang sesuai di mana perlu.


SOALAN / QUESTIONS:

1. Apakah waktu bekerja yang sebenar?

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

2. Senaraikan lima (5) peralatan perlindungan diri (PPE)?

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

3. Bagaimana mengenalpasti kerosakan pada alatan dan peralatan di tempat kerjaanda?

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________


1. Odette Pollar, 1992, Organizing Your Workspace, Crisp Publications, Inc, LosAltos, Califonia, (pg 22-33)

2. http://www.medical.smis.doi.gov. 3/04/2007.

3. http://www.OSHA.com. 2/04/2007

4. http://www.accel-team.com/ergonomics. 3/04/2007

5. http://www.totus-exchange.com/ergonomics-assesments.shtml. 3/04/2007

6. http://www.hscadriceline.com/syllabus-hsf/pdf. 3/04/2007

7. Josephine Shaw, 1984, Administration in Business, Macdonald and Evans Ltd,Estover, Plymouth. (pg 75-80)

8. David Kolb (1984). Experiential learning: Experience as the source of learning anddevelopment. Englewood Cliffs, NJ: Prentice-Hall.

9. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam, Tahun 1991, Panduan Mengenai ManualProsedur Kerja dan Fail Meja. Bilangan 8


TAHAP / LEVEL L2



KEBOLEHAN / ABILITIES 04.04 : APPLY PROBLEM SOLVING STRATEGIES


AT THE END OF THIS MODULE, TRAINEES WILL BEABLE TO APPLY PROBLEM SOLVING STRATEGIES

NO KOD / CODE NO Z-009-2/M01/P(5/5) Page : 1 of 5

TAJUK / TITLE : STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH


Objektif topik ini adalah untuk memberi kefahaman yang penuh berkenaan startegipenyelesaian masalah yang boleh diaplikasikan di dalam sesebuah organisasi atau didalam kehidupan peribadi.


CORE ABILITIES

KERTAS PENERANGAN

NO KOD / CODE NO Page 2 of 5

1. PENGENALAN

Setiap masa dan setiap hari kita menyelesaikan masalah dan membuat keputusantidak kira di mana kita berada; di rumah, di tempat kerja, semasa bermain atausemasa berada di kedai runcit. Setiap orang akan merasa lega atau hebat sekiranyadapat menyelesaikan masalah yang dihadapi tanpa perlu melalui kepayahan ataukesulitan.

Walaubagaimanapun, penyelesaian masalah merupakan satu seni kerana tiada satupendekatan yang universal dalam menyelesaikan masalah. Pada asasnyaseseorang perlu menerokai pelbagai cara dalam menyelesaikan sesuatu masalahsehingga menemui cara yang terbaik.

2. KENAL PASTI MASALAH

Perkara pertama yang perlu dilakukan dalam menyelesaikan masalah ialah denganmenyatakan masalah tersebut. Ini dilaukan supaya semua yang terlibat dalammencari penyelesaian kepada masalah mendapat maklumat sebenar dan kefahamantentang perkara yang perlu dilakukan.

Ini merupakan tahap yang kritikal dalam penyelesaian masalah dan akan mengambilmasa serta perbincangan kumpulan mungkin diperlukan. Sediakan pernyataanmasalah dan dapatkan seorang yang dipercayai untuk meneliti dan memberi ulasan.Sekiranya masalah tersebut berkaitan dengan situasi kerja, kajinya bersamapenyelia atau jawatankuasa atau sumber yang berkenaan.

Pertimbangkan persoalan di bawah:

Apakah permasalahannya?

Adakah ia masalah saya?

Adakah saya mampu menyelesaikannya? Adakah berbaloi untukdiselesaikan?

Adakah ia masalah yang sebenar, atau ia merupakan symptom untukmasalah yang lebih besar?

Sekiranya ia masalah lama, di manakah kesilapan atau kelemahan padapenyelesaian sebelum ini?

Adakah ia memerlukan penyelesaian yang segera, atau ia boleh tunggu?

Adakah ia boleh selesai dengan sendirinya?

Adakah berisiko sekiranya saya mengabaikannya?

Apakah syarat-syarat yang perlu dipenuhi dalam menyelesaikan masalah?

Adakah penyelesaian tersebut akan member kesan ke atas sesuatu yangperlu dikekalkan?

3 MENGANALISA SEBAB-SEBAB

Sebaik sahaja masalah dikenal pasti, seterusnya perlu menganalisa penyebabnya.Analisis ke atas penyebab kepada permasalahan sepatutnya menjurus kepadapenyelesaiannya.

Z-009-2/M01/P(5/5)



Apakah sebab atau sebab-sebab kepada permasalahan tersebut?

3. MEMBINA PENYELESAIAN ALTERNATIF

Lihat kepada masalah dalam perspektif yang berbeza; cuba dapatkan perspektif baruyang anda tidak pernah terfikirkan. Sumbangsaran merupakan proses penerokaanmasalah yang hebat.

Kaedah lain ialah Nominal Group Technique (NGT), di mana ahli kumpulan menulisidea di atas sekeping kertas yang kemudiannya disalin ke atas papan putih atau ‘flipchart’ agar dapat dilihat oleh semua dalam kumpulan.

Sebaik sahaja semua penyelesaian alternatif disenaraikan, perlu ada sikap terbukakepada setiap kemungkinan. Berikan tumpuan kepada:

perlu lebih maklumat need more information

penyelesaian yang baru

boleh digabung atau dibuang

akan bertemu sesuatu yang berlawanan

kelihatan seperti memberi harapan atau mengujakan

4. MEMILIH DAN MELAKSANAKAN PENYELESAIAN YANG TERBAIK

Penyelesaian yang pertama yang difikirkan tidak semestinya penyelesaian yangterbaik walaupun ia diterima oleh semua. Adalah lebih baik sekiranya penyelesaianterbaik dipilih berdasarkan kriteria yang ditetapkan.


Adakah kelebihan dan kekurangan setiap penyelesaian dikenal pasti?

Adakah setiap penyelesaian telah dikaji berdasarkan kesan ia akan berikankepada keseluruhan organisasi, bukan hanya sebuah kumpulan ataujabatan?

Adakah maklumat yang diperlukan boleh didapati dalam membuat keputusanmemilih penyelesaian alternatif yang terbaik?

Membina perancangan untuk pelaksanaan.

Proses langkah demi langkah atau tindakan dalam menyelesaikan masalah

Mengenalpasti sumber / peruntukan

Jangkamasa pelaksanaan

5. MENILAI KESAN SESUATU PENYELESAIAN

Peringkat terakhir dalam menyelesaikan masalah ialah menilai kesanpenyelesaiannya. Ini bermaksud mengumpul maklumat sejauh mana penyelesaianitu dapat dilaksanakan.

Z-009-2/M01/P(5/5)


Kita tidak harus menganggap bahawa hanya dengan melalui langkah-langkah yangsebelumnya tindakan yang dilaksanakan akan menyelesaikan masalah. Kesanberterusan penyelesaian perlu dinilai, sebaik-baiknya dari segi kriteria kejayaan yangboleh diukur di mana semua pihak yang terlibat bersetuju.

Penilaian penyelesaian berguna sama ada kesimpulannya positif atau negatif.Maklum balas yang menyatakan ia adalah penyelesaian yang terbaik menunjukkanbahawa keputusan itu perlu diteruskan dan mungkin digunakan di tempat lain dalamorganisasi. Maklum balas yang negatif bermakna sama ada, pelaksanaan akanmemerlukan lebih banyak masa, sumber, usaha, fikiran atau keputusan itu adalahsatu keputusan yang buruk.

Z-009-2/M01/P(5/5)


SOALAN / QUESTIONS:

1. Senarai lima (5) startegi penyelesaian masalah.

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

2. Apakah peringkat yang kritikal dalam strategi penyelesaian masalah?

___________________________________________________________________

3. Berikan definisi ringkas untuk istilah NGT

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

4. Berikan dua (2) kaedah untuk membina penyelesaian alternative.

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________


1. Thomas S. Bateman, Scott A.Snell, Management (Leading & Collaborating in aCompetitive World), Mc Graw-Hill International Edition, pg 76-85

2. Richard L.Hughes, Robert C. Ginnett, Gordon J. Curphy, Leadership (Enhancing TheLessons of Experience), Mc Graw-Hill Irwin, pg 490-495

3. http://www.studygs.net/problem/problemsolvingV1.htm, 4/4/2007 3:30p.m.

4. http://telecollege.dcccd.edu/mgmt1374/book_contents/2planning/prob-_solug/prob_solv.htm, 4/4/2007 3:45p.m

Z-009-2/M01/P(5/5)

PROGRAM / PROGRAM NCS-CORE ABILITIES (Z-009-2)

TAHAP / LEVEL L2

NO. DAN TAJUKMODUL / MODULE NO.AND TITLE


KEUPAYAAN/ABILITIES 04.01 : ORGANIZE OWN WORK ACTIVITIES


AT THE END OF THIS MODULE, TRAINEES WILL BE ABLETO ORGANIZE OWN WORK ACTIVITIES.

NO. KOD / CODE NO. Z-009-2/M01/T(1/5) Page : 1 of : 3

TRAINEE’S NAME Date :

TAJUK : MENYUSUN/MENGATUR AKTIVITI KERJA INDIVIDU

TUJUAN:

Kertas tugasan ini bertujuan menilai kefahaman pelajar dalam merancang aktiviti yang sesuai

untuk dilaksanakan.

ARAHAN:

Anda dikehendaki menjawab semua soalan dengan merujuk

Kertas Penerangant: Z-009-2/M02/P(1/5).


CORE ABILITIES

KERTAS TUGASAN

NO. KOD / CODE NO. Z-009-2 / M01 / T(1/5) Page: 2 of: 3

SOALAN:

1. Bagaimanakah produktiviti boleh diukur?

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________(2Markah)

2. Apakah maksud “Pengkayaan Pekerjaan”?

_____________________________________________________________________(2 Markah)

3. Apakah yang dimaksudkan “Kenalpasti Tugasan”?

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________(3 Markah)

4. Berikan DUA tugasan akauntabiliti dalam memastikan kerja dapat disiapkan dalam masa yangditetapkan dan memenuhi semua jangkaan/tuntutan.

(a) _____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________

(b) _____________________________________________________________________

_____________________________________________________________________(5 Markah)

5. Sikap dibentuk oleh TIGA komponen.Namakan komponen-komponen itu.

(a) _____________________________________________________________________

(b) _____________________________________________________________________

(c) _____________________________________________________________________(3Markah)

NO. KOD / CODE NO. Z-009-2 / M01 / T(1/5) Page: 3 of: 3

KOMEN PEGAWAI PENILAI :

________________________

Tandatangan Pegawai Penilai

Nama :________________________________

Tarikh : ___________________________


TAHAP / LEVEL L2

NO.DAN TAJUK MODUL /MODULE NO. AND TITLE


KEUPAYAAN / ABILITIES04.02 – SET AND REVISE OWN OBJECTIVES ANDGOALS


AT THE END OF THIS MODULE, TRAINEES WILL BEABLE TO SET AND RIVISE OWN OBJECTIVES ANDGOALS


NAMA PELATIH / TRAINEE’SNAME:

Date :

TAJUK : MENETAPKAN OBJEKTIF DAN MATLAMAT

OBJEKTIF :

Kertas tugasan ini bertujuan menilai kefahaman pelajar tentang menetapkan dan menyemaksemula objektif dan matlamat kerja.

ARAHAN:

Anda dikehendaki menjawab semua soalan dan dibenarkan untuk membuat rujukan pada kertaspenerangan : Z-009-2/M01/P(2/5).


CORE ABILITIES

KERTAS TUGASAN

NO. KOD / CODE NO. Z-009-2/M01/T(2/5) Page: 2 of: 3

SOALAN :

1. Senaraikan lima (5) garis panduan dalam menetapkan matlamat yang berkesan.

(a) ______________________________________________________________________________

(b) ______________________________________________________________________________

(c) ______________________________________________________________________________

(d) ______________________________________________________________________________

(e) ______________________________________________________________________________(20 Markah)

2. Nyatakan matlamat yang membawa kepada pencapaian.

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________(5 Markah)

3. Nyatakan secara ringkas konsep “SMART” dalam menulis objektif.

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________(10Markah)

4. Terangkan mengapa sesuatu objektif itu boleh diukur.

_________________________________________________________________________________

_________________________________________________________________________________(5 Markah)

5. Terangkan lima (5) peraturan dalam menulis objektif.

(a) ______________________________________________________________________________

(b) ______________________________________________________________________________

(c) ______________________________________________________________________________

(d) ______________________________________________________________________________

(e) ______________________________________________________________________________(10Markah)

NO. KOD / CODE NO. Z-009-2/M01/T(2/5) Page: 3 of: 3

KOMEN PEGAWAI PENILAI :

Tandatangan Pegawai Penilai

Nama : Tarikh :


TAHAP / LEVEL L2

NO. DAN TAJUK MODUL/ MODULE NO. ANDTITLE

01 – PLAN AND ORGANIZED WORK ACTIVITIES

KEUPAYAAN/ABILITIES 04.02 – SET AND REVISE OWN OBJECTIVES AND GOALS


AT THE END OF THIS MODULE, TRAINEES WILL BE ABLE TOSET AND RIVISE OWN OBJECTIVES AND GOALS

NO. KOD / CODE NO. Z-009-2 / M01 / T(3/5) Page : 1 of : 4

NAMA PELATIH /TRAINEE’S NAME:

Date :

TAJUK : KEPERLUAN LATIHAN PERSONEL

TUJUAN :

Kertas tugasan ini bertujuan untuk menilai kefahaman pelatih terhadap tajuk di atas selepas tamatsesi pembelajaran supaya mereka dapat mengenal pasti kepentingan keperluan latihan personel.

ARAHAN:

Anda dikehendaki menjawab semua soalan dan dibenarkan membuat rujukan pada sumber berikut:

Information Sheet: Z009/L2/M01/P(3/5).


CORE ABILITIES

KERTAS TUGASAN

NO. KOD / CODE NO. Z-009-2 / M01 / T(3/5) Page 2 of 4

SOALAN:

BAHAGIAN A: JAWAB SEMUA SOALAN

1. Senaraikan lima (5) faktor untuk membangunkan sebuah program latihan

(a) ___________________________________________________________________________

(b) ___________________________________________________________________________

(c) ___________________________________________________________________________

(d) ___________________________________________________________________________

(e) ___________________________________________________________________________(10 Markah)

2. Bilakah latihan perlu diberikan kepada pekerja?

______________________________________________________________________________(5 Markah)

3. Apakah perbezaan di antara latihan formal dan latihan tidak formal?

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________(5 Markah)

4. Mengapakan Latihan Semula lebih sukar dilaksanakan berbanding Latihan Awal?

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

(5 Markah)

5. Berikan kebaikan mengambil pelatih bekerja di sebuah organisasi.

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________(10 Markah)


BAHAGIAN B: PILIH JAWAPAN YANG PALING SESUAI.

1. Apakah yang dimaksudkan dengan Falsafah Latihan?A. Tahap dedikasi yang ditunjukkan oleh setiap personelB. Meningkatkan keberkesanan individuC. Kelebihan kepada individu dan organisasiD. Kesan positif kepada prestasi kerja

2. Siapakah yang bertanggungjawab menyediakan latihan untuk individu dan organisasi berdasarkanpenilaian tahunan?

A. Ketua jabatanB. Staf pengurusanC. PenyeliaD. Pekerja

3. Siapakah personel yang layak menjalani latihan dalam organisasi?A. Pekerja baruB. PenyeliaC. PengurusD. Pelatih

4. Latihan Semula adalah sesuai untuk…………………………..A. Seseorang yang melakukan banyak kesalahan dalam tugasannyaB. Seseorang yang tidak mencapai prestasi kerja yang baikC. Seseorang yang tidak berminat dengan tugasannyaD. Seseorang yang mengabaikan undang-undang organisasinya

5. Apakah kelebihan program ‘tertutup’ dalam Latihan Luaran?A. Boleh dilaksanakan di tempat kerjaB. Boleh disesuaikan dengan keperluan khusus sesebuah organisasiC. Menggunakan peralatan, bahan dan perkakasan organisasiD. Kombinasi penyampaian di tempat kerja dan kelas

(15 Markah)


ULASAN PENILAI :

Tanda tangan Penilai

Nama :

Tarikh :


TAHAP / LEVEL L2



KEUPAYAAN / ABILITIES 04.03 – ORGANISE AND MAINTAIN OWN WORKPLACE


THE END AT THIS MODULE, TRAINEES WILL BE ABLE TOORGANIZE AND MAINTAIN OWN WORKPLACE

NO. KOD / CODE NO. Z-009-2 / M01 / T(4/5) Page : 1 of : 4


Date :

TAJUK / TITLE: MENYUSUN DAN MENGEKALKAN TEMPAT KERJA

TUJUAN / OBJECTIVE(S) :

Kertas tugasan ini bertujuan untuk menguji kefahaman pelatih terhadap tajuk di atas selepas tamatsesi pembelajaran supaya mereka dapat menyusun dan mengekalkan tempat kerja.

ARAHAN / INSTRUCTION:


Information Sheet: Z-009-2/M01/P(4/5).


CORE ABILITIES

KERTAS TUGASAN

NO. KOD / CODE NO. Z-009-2/M01/T(4/5) Page 2 of 4

SOALAN :

BAHAGIAN A: JAWAB SEMUA SOALAN. TULISKAN BETUL PADA KENYATAAN YANG BETULDAN SALAH PADA KENYATAAN YANG SALAH. SETIAP JAWAPAN BERJUMLAH 2 MARKAH.

1. Ergonomik yang baik membawa kepada peningkatan produktiviti, ketidakhadiran yang kurang danmemperbaiki hubungan antara majikan dan pekerja.

2. Semua orang di tempat kerja anda mempunyai kemahiran dan pengetahuan yang sama.

3. Saya suka menangguhkan dari membuat keputusan; ia memberikan saya banyak masa untukberfikir tentang apa yang saya akan lakukan. Saya pasti tidak mahu membuat kesilapan akibattergesa-gesa.

BAHAGIAN B: JAWAB SEMUA SOALAN

1. Anda bertanggung jawab menyelia dan membangunkan semua pekerja anda. Mereka mempunyaipengalaman, kepakaran dan keupayaan, yang merangkumi dari pelatih yang mempunyaipengalaman kurang dari dua tahun hingga yang melebihi 20 tahun pengalaman. Pekerja yanglebih senior tidak bersetuju dengan konsep dan amalan penyeliaan. Mereka berpendapat bahawaanda boleh melihat sesuatu keberkesanan dengan merujuk kepada kunci kira-kira. Anda bersetujudan amat yakin dengan kebolehan mereka untuk percaya bahawa mereka tidak memerlukansebarang bentuk penyeliaan secara personal yang tetap. Walau bagaimanapun andabertanggungjawab untuk memastikan semua rakan sekerja bekerja dengan berkesan danperkhidmatan pelanggan berkualiti tinggi. Anda tidak boleh mengabaikan masalah tersebut.

Bagaimanakah anda boleh memastikan rakan sekerja yang lebih berpengalaman bekerja denganlebih berkesan dalam pelbagai tugasan mereka?

(10 markah)

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________


2. Senaraikan lima (5) peralatan perlindungan diri (PPE).

(a) ___________________________________________________________________________

(b) ___________________________________________________________________________

(c) ___________________________________________________________________________

(d) ___________________________________________________________________________

(e) ___________________________________________________________________________

(10 Markah)

3. Bagaimanakah anda melihat keadaan semasa di tempat kerja?

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

(5 Markah)

Bahagian C: Bulatkan jawapan yang paling sesuai.

1. Apakah ergonomic?

A. Melakukan perkara yang betul; merujuk kepada hubungan di antara input dan output, danbertujuan untuk mengurangkan sumber.

B. Proses memantau aktiviti utuk memastikan bahawa ianya dicapai seperti yang dirancang.C. Untuk melihat sejauh mana alat yang dipilih mengukur perkara yang sama secara konsisten.D. Direka untuk keselesaan yang maksimum, kecekapan, keselamatan dan kemudahan

penggunaan.(1 markah)


ULASAN PENILAI :

Tanda tangan Penilai:

Nama :

Tarikh :


TAHAP / LEVEL L2



KEUPAYAAN / ABILITIES 04.04 – APPLY PROBLEM SOLVING STRATEGIES


THE END AT THIS MODULE, TRAINEES WILL BE ABLE TOAPPLY PROBLEM SOLVING STRATEGIES



Date :

TAJUK: STRATEGI PENYELESAIAN MASALAH

TUJUAN :

Kertas kerja ini bertujuan untuk menguji kefahaman pelatih terhadap tajuk di atas selepas tamatsesi pembelajaran supaya mereka dapat mengaplikasi strategi penyelesaian masalah.

ARAHAN:


Information Sheet: Z-009-2/M01/P(5/5).


CORE ABILITIES

KERTAS TUGASAN


SOALAN:

1. Namakan lima (5) strategi penyelesaian masalah.

(a) __________________________________________________________________________

(b) __________________________________________________________________________

(c) __________________________________________________________________________

(d) __________________________________________________________________________

(e) __________________________________________________________________________(10 Markah)

2. Apakah peringkat yang kritikal dalam strategi penyelesaian masalah?

______________________________________________________________________________

(1 Markah)3. Berikan definisi ringkas untuk istilah NGT.

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

(2 Markah)4. Berikan dua kaedah untuk membina penyelesaian alternatif

(a) _______________________________________________________________________

(b) _______________________________________________________________________

(2 Markah)5. Mengapakah penilaian pemasalahan berguna walaupun kesimpulannya mungkin positif atau

negative?

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

(2 Markah)


ULASA PENILAI :

Tanda tangan Penilai

Nama :

Tarikh :


TAHAP / LEVEL L2

NO. DAN TAJUK MODUL/ MODULE NO. AND TITLE


KEBOLEHAN / ABILITIES 04.01 : ORGANIZE OWN WORK ACTIVITIES

OBJECTIF PENCAPAIANAKHIRAN / TERMINALPERFORMANCEOBJECTIVE

AT THE END OF THIS MODULE, TRAINEES WILL BE ABLETO ORGANIZE OWN WORK ACTIVITIES.

NO.KOD / CODE NO. Z-009-2/M01/K(1/4) Page : 1 of : 4

TAJUK: MENYUSUN ATUR AKTIVITI

OBJEKTIF :

Pelajar akan dapat :-

1. Mengenalpasti bidang

2. Menetapkan kepentingan kerja

3.Menetapkan tempoh masa

4.Penilaian hasil kerja/Refleksi

LUKISAN/DATA/JADUAL:

Tiada


CORE ABILITIES

KERTAS KERJA


ARAHAN:

Anda bekerja sebagai pensyarah disalah sebuah kolej di Kuala Lumpur. Anda dikehendakimenyediakan Hari Orientasi kepada pelajar baru. Anda diberi masa selama seminggu untukmembuat persediaan.

PERALATAN / PERKAKASAN / BAHAN:

1. Pencil2. Kertas3. Papan putih


LANGKAH KERJA BUTIRAN TUGAS

1. Mengenalpasti skop/bidangkerja

2. Menetapkan kepentingankerja

3. Menetapkan tempoh jangkamasa

4. Menilai hasil

1.1 Menetapkan kerja-kerja yang perlu dilakukan

1.2 Mengenalpasti bidang tugas yang perlu dilakukan

1.3 Membuat pilihan dari segi pengetahuan sedia ada ,pengetahuan, kemahiran dan kebolehan bagimelancarkan perjalanan kerja.

2.1 Menetapkan objektif, tarikh dan masa bagi menyelesaikantugasan.

2.2 Mengenalpasti langkah-langkah yang perlu diambil untukmelancarkan tugas.

2.3 Mengenalpasti keperluan dan rujukan yang diperlukanbagi setiap langkah yang diambil.

2.4 Menyusun proses kerja.

3.1 Membuat senarai semak

3.2 Menetapkan keutamaan kerja harian yang perlu dilakukansetiap hari.

3.3 Sentiasa bersedia/diamalkan

4.1 Menyemak quality kerja yang telah dibuat.

4.2 Menyemak ketepatan hasil

4.3 Menyemak hasil yang mudah diikuti

4.4 Memastikan semua kerja berjalan lancer seperti yang telahdirancang.

4.5 Menyelesaikan tugas dalam masa yang telah ditetapkan.


SENARAI SEMAK :

( Diisi oleh Pegawai Penilai Dalaman )

No. Langkah Kerja TerimaTidak

Diterima1. Menetapkan tugasan2. Jelas dengan tugasan yang diberi3. Jelas dengan tanggungjawab yang diberi4. Kemahiran yang ditunjukkan5. Kebolehan yang ditunjukkan6. Mengenalpasti tarikh dan masa7. Mengenalpasti langkah yang perlu dijalankan8. Mengenalpasti keperluan9. Mengenalpasti sumber-sumber yang lain

10. Tugasan dilakukan untuk keperluan11. Menyediakan senarai semak12. Tugasan dapat diselesaikan/dilaksanakan13. Dapat memberikan hasil yang tepat/baik14. Menerima pakai hasil yang telah didapati15. Tugasan dapat dijalankan mengikut jadual

perancangan16. Tugasan kerja dapat dilakukan dalam masa yang

telah ditentukan

___________________________ ________________________

(Tandatangan Pelajar) (Tandatangan Pegawai Penilai)

__________________________ ________________________

Tarikh Tarikh

RUJUKAN:

1. Information Sheet: Z-009-2/M01/P(1/5)2. Thomas S. Bateman, Scott A.Snell, Management (Leading & Collaborating in a Competitive

World), Mc Graw-Hill International Edition, (pg 76-85)3. Richard L.Hughes, Robert C. Ginnett, Gordon J. Curphy, Leadership (Enhancing The Lessons of

Experience), Mc Graw-Hill Irwin, (pg 490-495)4. http://www.studygs.net/problem/problemsolvingV1.htm5. http://telecollege.dcccd.edu/mgmt1374/book_contents/2planning/prob_solug/prob_solv.htm


TAHAP / LEVEL L2



KEUPAYAAN / ABILITIES 04.02 : SET AND REVISE OWN OBJECTIVES AND GOALS


AT THE END OF THIS MODULE, TRAINEES WILL BE ABLETO SET PERSONAL TRAINING NEEDS


TAJUK : MENENTUKAN MATLAMAT DAN OBJEKTIF

TUJUAN :

Pelajar dapat :-

1. Menentukan matlamat

2.Mengenalpasti objektif

3. Menyenaraikan latihan yang diperlukan

4. Memilih latihan yang sesuai

LUKISAN,DATA DAN JADUAL :

Senario:

Anda adalah seorang juruteknik dibahagian unit pengeluaran. Anda telah berkhidmat di sanaselama 5 tahun. Kebiasaanya, pekerja yang telah berpengalaman bekerja selama 3 tahun keatas akan ditawarkan untuk kenaikan pangkat sebagai penyelia. Untuk kenaikan pangkat andadikehendaki menjalani kursus

ARAHAN :

Anda dikehendaki menetapkan matlamat dan halatuju karier anda. Anda juga dikehendakimenyenaraikan kursus kursus yang sesuai dengan matlamat dan halatuju karier anda

PERALATAN, PERKAKASAN DAN BAHAN:

1. Broshur latihan2. Internet


CORE ABILITIES

KERTAS KERJA

NO.KOD / CODE NO. Z-009-2/M01/K(2/4) Page: 2 of: 3


1. Menentukan matlamat 1.1 Menyediakan kata-kata semangat bagi menjayakan

matlamat anda

1.2 Menyediakan matlamat yang jelas, tarikh dan masa bagi

mencapai matlamat

1.3 Matlamat diatur mengikut keutamaan

1.4 Memilih matlamat yang ingin dicapai

2. Menentukan objektif 2.1 Menyediakan objektif mengikut “smart consept”

2.2 Menentukan jangka masa/tarikh bagi mencapai objektif

tersebut

3. Senarai kursus-kursus yang

diperlukan

3.1 Mengumpul informasi berkenaan kursus-kursus yang

diperlukan

3.2 Menghubungi organisasi untuk mendapatkan maklumat

3.3 Menyenaraikan kursus-kursus yang sesuai dengan

keperluan anda

4. Memilih kursus yang sesuai Pemilihan kursus berdasarkan:

a) Kesesuaian diri

b) Jangka masa

c) Peralatan

d) Kemudahan

e) Yuran yang dikenakan

Mendapat kelulusan dari ketua jabatan anda


SENARAI SEMAK :(Wajib diisi oleh Pegawai Penilai)

No. Langkah Kerja TERIMATIDAK

DITERIMA

1. Penyataan matlamat yang telah disediakan

2. Matlamat yang telah disediakan mengikut

Tarikh

Masa

Peringkat/Tahap

3. Matlamat telah dipilih

4. Objektif telah disediakan

5. Memilih tarikh

6. Informasi kursus/latihan telah dikumpulkan

7. Pengendali kursus telah dihubungi

8. Senarai aktiviti latihan

9. Kursus/latihan telah dipilih

10. Kursus/ latihan telah diluluskan

11. Mendapat kelulusan dari pihak atasan

Tandatangan Pelajar Tandatangan Pegawai Penilai

Tarikh Tarikh

RUJUKAN:

1. Kertas Penerangan: Z-009-2/M01/K(2/4)

2. www.trainandemploy.qld.gov.au/client/for_business_and_employers/train_your_staff/

options_for_training.html

3. Kertas Penerangan LG3 – LE1 – N1 Supervisory skill


TAHAP / LEVEL L2



KEBOLEHAN / ABILITIES04.03 : ORGANIZE AND MAINTAIN OWN WORKPLACE


AT THE END OF THIS MODULE, TRAINEES WILL BE ABLETO SET PERSONAL TRAINING NEEDS


TAJUK : MENJALANKAN KERJA PENYENGGARAAN

TUJUAN :

Pelajar dapat :-

1. Menyemak jadual penyenggaraan

2.Menyediakan peralatan yang sesuai

3.Menjalankan penyenggaraan

LUKISAN,DATA DAN JADUAL :

TIADA

ARAHAN :

Anda dikehendaki menjalankan kerja penyenggaraan ke atas peralatan/perkakasan di tempatkerja anda mengikut jadual selengara yang telah disediakan.

PERALATAN, PERKAKASAN DAN BAHAN :

1. Jadual penyelengaraan

2. Alatan penyelengaraan


CORE ABILITIES

KERTAS KERJA

NO.KOD / CODE NO. Page: 2 of: 3


1. Menyemak Jadual

Penyenggaraan

1.1 Rujuk jadual penyenggaraan

1.2 Mengenalpasti tugasan penyenggaraan yang akan

dijalankan

2. Menyediakan peralatan yangsesuai

2.1 Memilih peralatan yang sesuai

2.2 Menyusun atur peralatan

3. Menjalankan kerjapenyenggaraan

3.1 Menjalankan kerja penyenggaraan

3.2 Menguji keberkesanan peralatan yang diselenggara

3.3 Mengemaskini rekod penyenggaraan

Z-009-2/M01/K(3/4)

NO.KOD / CODE NO. Page: 3 of: 3

SENARAI SEMAK :

(Wajib disi oleh pegawai penilai)

No. LANGKAH KERJA TERIMATIDAK

DITERIMA

1. Merujuk jadual penyenggaraan

2. Mengenalpasti bidang tugas

3. Memilih peralatan yang sesuai

4. Menyusun peralatan

5. Menjalankan kerja penyenggaraan


Tarikh Tarikh

RUJUKAN:

1. Odette Pollar, 1992, Organizing Your Workspace, Crisp Publications, Inc, Los Altos, Califonia,(pg 22-33)

2. http://www.medical.smis.doi.gov3. http://www.OSHA.com4. http://www.accel-team.com/ergonomics5. http://www.totus-exchange.com/ergonomics-assesments.shtml6. http://www.hscadriceline.com/syllabus-hsf/pdf7. Josephine Shaw, 1984, Administration in Business, Macdonald and Evans Ltd, Estover,

Plymouth. (pg 75-80)8. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam, Tahun 1991, Panduan Mengenai Manual Prosedur

Kerja dan Fail Meja. Bilangan 8

Z-009-2/M01/K(3/4)


TAHAP / LEVEL L2

NO. DAN TAJUKMODUL/MODULE NO.AND TITLE


KEBOLEHAN / ABILITIES 04.04 : APPLY PROBLEM SOLVING STRATEGIES

OBJEKTIF PENCAPAIANAKHIRAN / TERMINALPERFORMANCEOBJECTIVE

AT THE END OF THIS MODULE, TRAINEES WILL BE ABLETO APPLY PROBLEM SOLVING STRATEGIES

NO. KOD / CODE NO. Z-009-2/M01/K(4/4) Page : 1 of : 4

TAJUK : Mengaplikasi strategi penyelesaian masalah

OBJEKTIF :

Pelajar dapat mempelajari :-

1. Mengenalpasti masalah /masalah

2. Menganalisa penyebab /masalah

3. Mengenalpasti penyelesaian alternatif

4. Mengaplikasi penyelesaian/masalah

5. Menilai kesan

LUKISAN/DATA DAN JADUAL :

Tiada


CORE ABILITIES

KERTAS KERJA


ARAHAN

Kajian kes

Andaikan anda seorang pengurus Jualan Brinkers, sebuah kilang penyediaan perkakas.

Malangnya anda sering mendapat panggilan darin pelanggan yang tidak berpuashati tentang

kelewatan penghantaran barang. Ketua jabatan anda Encik Rosman merupakan pengurus

pengeluaran dan dia juga bertanggungjawab untuk menjadi pengatur jadual penghantaran.

Setiap kali ada jualan, Encik Rosman bertanggungjawab ke atas penghantaran barang

mengikut tarikh yang dikehendaki oleh pelanggan.

Kelebihannya anda kan mendapat banyak permintaan dari pelanggan. Malangnya, anda

gagal untuk memenuhi permintaan pelanggan mengikut tarikh yang dikehendaki pelanggan.

Encik Rosman tidak menghiraukan masalah lewat penghantaran kerana itu bukan masalah

Encik Rosman.

Encik Rosman akan menyatakan bahawa pelanggan akan ditawarkan dengan barang yang

berkualiti dan dengan harga yang berpatutan berbanding dengan tempat tempat lain.

Walaupun pelanggan terpaksa menunggu/menghadapi kelewatan barang penghantaran, tetapi

mereka tetap akan memilih barangan tersebut.

Walau bagaimanapun, pelanggan tidak berpuashati dengan masalah kelewatan tersebut.

Anda harus menyelesaikan masalah kelewatan tersebut.

Anda dikehendaki mengaplikasikan strategi penyelesaian masalah untuk kajian kes

tersebut.

Anda akan bekerja dalam sebuah kumpulan yang mempunyai 3 orang ahli.

PERALATAN, PERKAKASAN DAN BAHAN :

1. Pencil

2. Paper

3. ” Flip chart”

4. Papan Putih



1. Mengenal pasti maslah

2. Menganalisa

penyebab/masalah

3. Mengenal pasti

penyelesaian tersebut

4. Aplikasi penyelesaian

5. Menilai kesan

1.1 Memahami kajian kes

1.2 Menyediakan senarai semak tentang masalah-masalah

yang dihadapi

1.3 Menyenaraikan masalah-masalah yang dihadapi

2.1 Menyediakan senarai semak penyebab

2.2 Menyenaraikan kemungkinan/penyebab bagi masalah –

masalah tersebut.

3.1 Sumbangsaran dalam kumpulan

3.2 Menyenaraikan semua penyelesaian alternative

berdasarkan penyebab-penyebab masalah

3.3 Memindahkan keputusan/dapatan dari kertas ke flip

chart/papan putih

Pilih salah satu penyelesaian dari senarai flip chart/papan

putih. Jawab soalan-soalah penyelesaian masalah berdasrkan

criteria di bawah.

Kriteria:

Apakah kelebihan/kelemahan dari penyelesaian masalah

berikut

Adakah penyelesaian berikut akan memberi kesan pada

seluruh organisasi atau pada kumpulan tertentu sahaja?

Adakah informasi diperluakan bagi membuat penyelesaian

dengan baik?

5.1 Menyampaikan jalan penyelesaian

5.2 Mendapatkan maklum balas secara lisan

5.3 Menilai jalan penyelesaian berdasarkan maklum balas

yang diterima


SENARAI SEMAK :(Wajib diisi oleh pegawai penilai)

No. Langkah Kerja TerimaTak

Diterima

1. Memahami kajian kes

2. Menyediakan senarai semak yang dihadapi.

3. Menyenaraikan masalah

4. Menyediakan senarai semak penyebab/masalah

5. Menyenaraikan penyebab/masalah

6. Menjalankan aktiviti sumbangsaran

7. Menyenaraikan penyelesaian alternatif

8. Memindahkan hasil/keputusan pada flip chart

9. Memilih satu jalan penyelesaian

10. Menjawab soalan

11. Jalan penyelesaian telah dibentangkan

12. Memberi maklum balas secara lisan

13. Maklum balas akan dinilai


Tarikh Tarikh


1. Information Sheet: Z-009-2/M01/P(5/5)2. Thomas S. Bateman, Scott A.Snell, Management (Leading & Collaborating in a Competitive

World), Mc Graw-Hill International Edition, (pg 76-85)3. Richard L.Hughes, Robert C. Ginnett, Gordon J. Curphy, Leadership (Enhancing The Lessons of

Experience), Mc Graw-Hill Irwin, (pg 490-495)4. http://www.studygs.net/problem/problemsolvingV1.htm, 4/4/20075. http://telecollege.dcccd.edu/mgmt1374/book_contents/2planning/prob_solug/prob_solv.htm,

4/4/2007

PROGRAM / PROGRAM NCS-CORE ABILITIES (Z-009)

TAHAP / LEVEL L2


01 – MENGURUS AKTIVITI KERJA

KEUPAYAAN / ABILITIES

04.01: ORGANIZE OWN WORK ACTIVITIES

04.02: SET AND REVISE OWN OBJECTIVES AND GOALS

04.03: ORGANIZE AND MAINTAIN OWN WORKPLACE

04.04: APPLY PROBLEM SOLVING STRATIGIES

OBJECTIF MODUL / MODULEOBJECTIVE

AT THE END OF THE MODULE, TRAINEES WILL BE ABLE TO:

1) ORGANIZE OWN WORK ACTIVITIES

2) SET AND REVISE OWN OBJECTIVES AND GOALS

3) ORGANIZE AND MAINTAIN OWN WORKPLACE

4) UTILIZE WORD PROCESSOR TO PROCESS

5) APPLY PROBLEM SOLVING STRATIGIES

NAMA PELAJAR / TRAINEE’S

NAME:TARIKH:

KURSUS Muka : 1 drp: 5

PERHATIAN:

Ujian ini bertujuan menilai tahap pengetahuan anda dalam tugas berkenaan sesuai dengan

kehendak ketrampilan yang dinyatakan dalam NOSS.

ARAHAN:

1. Jangan buka soalan sehingga diberitahu

2. Jawab semua soalan.

3. Jawab di atas kertas ini

4. Gunakan pen yang sesuai dan pensil jika ada lukisan serta pen berwarna

5. Masa yang diberi 45 minit

6. Kertas ini mengandungi 15 soalan


CORE ABILITIES

PENILAIAN PENGETAHUAN

BAHAGIAN A – Bulatkan jawapan yang betul

1. Konsep sikap boleh difahami melalui 3 komponen kecuali:

A. kognisi

B. pergerakan

C. afektif

D. perilaku

2. Salah satu kriteria untuk menetapkan objektif sesuatu tugasan ialah

A. boleh diukur

B. bahan kerja

C. individu yang terlibat

D. latihan yang disediakan

3. Apakah aspek penting yang perlu ada pada tempat kerja?

A. Kawasan kerja

B. Susun atur peralatan

C. Alat pemadam kebakaran

D. Persekitaran kerja yang selamat dan sihat

4. Semua di bawah merupakan sebahagian daripada peralatan perlindungan peribadi (PPE)

kecuali

A. pemadam api

B. kasut

C. pakaian perlindungan

D. topeng muka

5. Apakah dua (2) pendekatan untuk mengenalpasti keperluan latihan yang tepat bagi setiap

kakitangan di sebuah organisasi?

A. Analisis masa dan analisis tempat kerja

B. Analisis matlamat dan analisis objektif

C. Analisis peranan dan analisis kerja

D. Analisis peralatan dan penyelenggaraan

(5 markah)

BAHAGIAN B – Isi tempat kosong dengan jawapan yang betul

6. Persekitaran kerja yang baik adalah persekitaran kerja yang selesa dan sihat serta

________________.

7. Sebarang kerosakan atau ___________________ yang berlaku di tempat kerja hendaklah

dilaporkan kepada pegawai yang bertanggungjawab untuk tindakan selanjutnya.

8. Setiap perancangan yang diwujudkan mempunyai matlamat atau ______________ yang

telah ditetapkan oleh pihak pengurusan.

9. ________________________ adalah proses memberi seorang pekerja baru gambaran

tentang organisasi yang disertai.

10. Perkara pertama yang perlu dilakukan dalam menyelesaikan masalah ialah dengan

____________________________________.

(5 markah)

BAHAGIAN C – Bahagian ini mengandungi lima (5) soalan struktur. Jawab semua soalan.

11. Nyatakan lima (5) persoalan yang perlu difikirkan dalam usaha menyelesaikan masalah.

i. ………………………………………………………………………………………………

ii. ………………………………………………………………………………………………

iii. ………………………………………………………………………………………………

iv. ……………………………………………………………………………………………....

v. ……………………………………………………………………………………………….

(5 markah)

12. Berikan tiga (3) model ciri-ciri kerja.

i. …………………………………………………………………………………………….

ii. …………………………………………………………………………………………….

iii. ………………………………………………………………………………...................

(3markah)

13. Berikan lima (5) jenis-jenis latihan.

i. ………………………………………………………………………………………………….

ii ………………………………………………………………………………………………….

iii ………………………………………………………………………………………………….

iv …………………………………………………………………………………………………..

v ………………………………………………………………………………………………….

(5 markah)

14. Senaraikan dua (2) cara dalam menentukan keutamaan kerja.

i ………………………………………………………………………………………………….

ii …………………………………………………………………………………………………..

(2 markah)

15. Jelaskan lima (5) aspek dalam pembentukan kerja

i. ………………………………………………………………………………………….

ii. ………………………………………………………………………………………….

iii. ………………………………………………………………………………………….

iv. ………………………………………………………………………………………….

v. ………………………………………………………………………………………….

(5 markah)

Komen Pegawai Penilai:

T/Tangan Pegawai Penilai:

Nama:

Tarikh:

MODUL 2

PENGENDALIANMAKLUMAT


Z-900-2


TAHAP / LEVEL L2


02 – HANDLING INFORMATION

KEBOLEHAN / ABILITIES

02.08: PREPARE PICTORIAL AND GRAPHICINFORMATION

01.06: UTILIZE WORD PROCESSOR TO PROCESSINFORMATION

01.04: ANALYSE INFORMATION

02.06: WRITE MEMOS AND LETTERS

OBJEKTIF MODUL /

MODULE OBJECTIVE

AT THE END OF THE MODULE, TRAINEES WILL BE ABLETO:

1. PREPARE PICTORIAL AND GRAPHICINFORMATION

2. UTILIZE WORD PROCESSOR TO PROCESSINFORMATION

3. ANALYZE INFORMATION

4. WRITE MEMOS AND LETTERS


TAJUK / TITLE : APPROPRIATE APPLICATION SOFTWARE


The objective of this Information Sheet is so that trainees will know how to select theappropriate application software according to the type of data.


CORE ABILITIES

KERTAS PENERANGAN


1. CHOOSING A PROGRAM TO WRITE A DOCUMENT

To select an appropriate program to write a document is based on how complicatedthe document is. Such as the kind of formatting needed, whether the documentincludes graphics or tables or how large the document will be.

There are many types of processing programs: (i.e. Microsoft: Notepad, WordPad,MS Office. Linux: Open Office). Each provides basic text editing capability, but tasksthat are better suited are comparable between editors.

To select an appropriate application we must first observe the type of data that is tobe processed or produced.

1.1. Text

Some programs provide only the most basic text formatting and can only specify afont and insert tabs. The font applies to the whole document, not an individualparagraph or word, and it is not saved with the file. If someone else looks at the fileon another computer, that person will see whatever font is available.

However there are some applications that allow creating more complex documents,giving most of the capability of a word processor. The font can be changed for theentire document or just a word within it. With the click of a button, bullets can beinserted into text or align a paragraph to the right or left. All of this formatting is savedwith the document, so no matter who opens it, it will appear as the user created it.Other text formatting options are such as automatically numbering lines of text,creating columns, or inserting frames.

1.2. Graphics

Simple text editing applications do not support graphics, however almost all wordprocessors provide graphics support. Graphics are inserted into a document andmodified by linking or embedding them in the document.

Graphics and media data can be manipulated such as cropping, adjusting the sizeand color, adding effects to the graphic or converting the format to a morecompressed format (i.e.: from *. gif to *.jpg or *. bmp).

Authoring tools can be used to manipulate graphics but also to create new graphics.

1.3. Numbers

If the data is in the form of statistical data or requires mathematical operations, themost suitable program to be used, are those that provide spreadsheet editing. Listscan be created in the worksheet to group and act upon related data. A list can becreated based on existing data or create a list from an empty range. When a range isspecified as a list, the data can easily be managed and analyzed independent ofother data outside of the list.

1.4. HTML and Web Pages

Many word processors provide additional tools or converters to help create HTMLdocuments. HTML can be used to insert text and graphics into a web page. Not allword processors or converters make the HTML code available. Therefore, users canuse primitive text editors to edit the coding for the web page.


1.5. Tables

If there is a need to use of tables, the document can still be created using a wordprocessor. Most word processors will separate the columns and rows andautomatically wrap text within columns.

2. PAGE SETUP

Basic page setup is used to set margins, add headers and footers, and to orientatethe documents to print either vertically or horizontally. Page setup is used for anyformat of data and can be set in any of the data editors.

3. LARGE DOCUMENTS

The more elaborate the document, the longer it will take to open and modify. Wordprocessors are intended for larger, more elaborate documents. A word processorgives you more control over documents than basic text editors. Often footnotes,annotations can be added and even generate a table of contents for documents.Many word processors offer macros and templates to help automate repetitive tasks,such as typing the name or formatting headings. Usually word processors willautomatically check the spelling and grammar in the document.

4. CROSS-OPERATING SYSTEM SUPPORT

Notepad is a basic text editor that is most commonly used to view or edit .txt files,such as the Readme.txt files provided with Windows software. Text-only files arecritical when sharing documents with someone using another operating system suchas Macintosh or UNIX. WordPad also allows saving files as a Word document, sofiles can be created in Word even if the user doesn't have the program.

5. MULTIPLE LANGUAGES

Most word processors also allow files to be saved in a variety of formats. Someprovide support for multiple languages, even including several dictionaries forchecking spelling. Some word processors allow files to be saved in different formats,such as Unicode, providing greater flexibility when working with documents that usedifferent character sets or documents created by other programs.

6. BACK UP DATA

Deleting or creating partitions (volumes) destroys any existing data. Be sure to backup the disk contents beforehand. As with any major change to disk contents, theentire contents of the hard disk should be backed up before working with partitions orvolumes, even if the user does not plan to make any changes to one or more of theirpartitions (volumes).

6.1. BACKING UP FILES AND FOLDERS

Backup lets the user back up data to a file or to a tape. When backing up data to afile, the user has to designate a file name and a location for the file to be saved.Backup files usually have the extension .bkf, but it can be changed to any extension.A backup file can be saved to a hard disk, a floppy disk, or to any other removable ornon-removable media on which it is used to save a file.

When the user backs up data to a tape, they must have a tape device connected tothe computer. Tapes are managed by Removable Storage. Although Backup workstogether with Removable Storage, the user might have to use Removable Storage toperform certain maintenance tasks, such as preparing and ejecting tapes.


The following describes the main steps involved in a simple backup operation:

(a) Selecting files, folders, and drives for backupBackup provides a tree view of the drives, files, and folders that are on thecomputer, which can be used to select the files and folders to back up.

(b) Selecting storage media or file location for backed-up dataBackup provides two options for selecting storage media:

i. Back up data to a file on a storage device. A storage device can be ahard disk, a Zip disk, or any type of removable or non-removablemedia to which the user can save a file. This option is alwaysavailable.

ii. Back up data to a tape device. This option is available only if the userhas a tape device installed on the computer or connected to it. Ifbacking up data to a tape device, the media will be managed byRemovable Storage. Backup types include: copy, daily, differential,incremental, and normal.


SOALAN / QUESTIONS:

1. What must we observe before selecting the most appropriate applicationsoftware?

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

2. What are the main types of data that are to be processed and produced?

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

3. List the two (2) options for selecting storage media for Backup.

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

RUJUKAN / REFERENCE:

1. Help and Support Center Documents. XP Professional. Service Pack 1.


TAHAP / LEVEL L2









AT THE END OF THE MODULE, TRAINEES WILL BEABLE TO:






TAJUK / TITLE : BASIC PERIPHERALS TROUBLESHOOTING


The purpose of this Information Sheet is to provide information to trainee about how totroubleshoot computer peripherals using software and tools.


CORE ABILITIES

KERTAS PENERANGAN

NO. KOD / CODE NO: Z-009-2/M02/P(2/3) Page : 2 of : 5

1. MOUSE TROUBLESHOOTING

The first step is to check the type of mouse. If the mouse is a USB device, it attachesto the USB port on the computer. If the mouse is not a USB device, it attaches to adifferent port, such as the serial or parallel port. If unsure of what type of device, theuser should check the documentation that came with the device.

1.1. Installation of the mouse software

Some mouse devices require special software (other than a driver) to run them. If thesoftware is not installed, the device might not work at all, or some of its features mightnot work correctly. If the device came with software, the manufacturer's instructionsshould be followed to install it.

1.2. Checking if the device driver is corrupted

If the driver for the device is damaged or corrupted, the user can try to solve theproblem by removing and then reinstalling the driver.

1.3. To remove and reinstall the driver

i. The device from the USB port is connected.

ii. The power for the device is turned off, if it has a separate powersupply.

iii. Device Manager is opened.

iv. Select the appropriate device category.

v. Select the USB device, and then it should be uninstalled.

vi. If the device is not listed, this means that it was uninstalledautomatically when disconnecting the device. The user should restartthe computer.

vii. The power is turned back on for the device, if necessary, the device isplugged into the USB port. The computer will detect the device andreinstall the drivers for it.

viii. If the computer doesn't reinstall the driver automatically, the drivershould be reinstalled.

2. KEYBOARD TROUBLESHOOTING

The first step is to check the type of keyboard. If the keyboard is a USB device, itattaches to the USB port on the computer. If the keyboard is not a USB device, itattaches to a different port, such as the serial or parallel port.

If unsure of what type of device, the user should check the documentation that camewith the device.

2.1. Installation of keyboard software

Some keyboard devices require special software (other than a driver) to run them. Ifthis software is not installed, the device might not work at all, or some of its featuresmight not work correctly. If the device came with software, follow the manufacturer'sinstructions to install it.


2.2. Checking if the device driver is corrupted

If the driver for the device is damaged or corrupted, the user can try to solve theproblem by removing and then reinstalling the driver.

To remove and reinstall the driver

i. The device from the USB port is connected.

ii. The power for the device is turned off, if it has a separate powersupply.

iii. Device Manager is opened.

iv. Select the appropriate device category.

v. Select the USB device, and then it should be uninstalled.

vi. If the device is not listed, this means that it was uninstalledautomatically when disconnecting the device.

vii. The user should restart the computer.

viii. The power is turned back on for the device, if necessary, the device isplugged into the USB port. The computer will detect the device andreinstall the drivers for it.

ix. If the computer doesn't reinstall the driver automatically, the drivershould be reinstalled.

3. SCANNER TROUBLESHOOTING

Some scanners connect to a USB port or a parallel port on the computer, whileothers use a Small Computer System Interface (SCSI) connection.

SCSI hardware is less common than IDE (Integrated Drive Electronics) hardware. Ifthe user does not know whether they are using a SCSI device or not, they areprobably not using one. A SCSI connection lets the user to connect multiple devicesto a single adapter in the computer. The SCSI devices are linked together, forming a"chain." Up to 16 SCSI devices, including the SCSI adapter, can be connected to thecomputer.

3.1. Checking if the hardware is turned on and connected correctly

Some types of hardware do not connect correctly unless they are turned on. The usershould make sure to have the right type of cable, and it is plugged into the correctports on both the hardware device and the computer.

4. MODEM TROUBLESHOOTING

When the user tries to connect to the Internet, they should check if they receive amessage similar to one of the following:

"The protocol is not configured."

Or

"A dial-up connection could not be established."


Next, the user should check if the modem turned off. If the modem is turned on, theuser should refer to network technicians to configure the network settings.

5. PRINTER TROUBLESHOOTING

5.1. Printing other documents from the same program

In the same program that the user has been using, the user should create a newdocument and type some text in it. If possible, include some of the same formattingthat is used in the document that is unable to print. Then, try to print the testdocument.

If other documents can be printed from the same program, the original documentmight be damaged.

5.2. Check Memory Required

i. Check if the file or graphic that the user is trying to print requires toomuch memory

The document the user is trying to print should be saved, and then pasted into asection of the document into a new file. If it is unable to print graphics, one of thegraphics should be pasted into the new file. Close all files except the new file and tryto print.

If it can be printed, the original document might require more memory than thecomputer has available. The operating system might be low on memory. The usercan try any of the following to free memory.

ii. Checking if the printer has enough memory

If the document is very complex, the printer might not have enough memory toprocess it. In that case, the printer might display an Out of Memory or Overflowmessage, or the document might not print correctly.

The user can try the following:

(a) Remove graphic elements

Try removing some of the graphic elements in the document, reducing thenumber of fonts in the document, or formatting all of the text in the documentin a resident printer font (such as Courier).

(b) Change printer settings to use less memory

To change printer settings to use less memory refer to the Operating Systemused and printer manufacturer settings. Finally, the user might receive an Outof memory message if the amount of memory installed in the printer does notmatch the memory settings in the printer driver.

.


SOALAN / QUESTIONS:

1. Some mouse devices require special ______________ to run them. If the user does

not install this software, some of its features might not______________ correctly.

2. A _____________ connection lets the user connect multiple devices to a single

adapter in the computer

3. Explain what the user must do if scanner can’t operation correctly.

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

RUJUKAN / REFERENCE :

1. Help and Support Documents . XP Professional . Service Pack 1.


TAHAP / LEVEL L2









AT THE END OF THE MODULE, TRAINEES WILL BEABLE TO:







CORE ABILITIES

KERTAS PENERANGAN


TAJUK/ TITLE : ANALISIS MAKLUMAT

TUJUAN/OBJECTIVE :

Kertas penerangan ini member maklumat kepada pelatih tentang bagaimana untukmenganalisa dan memproses maklumat yang didapati daripada sumber lain.


1. PENGENALAN

Penganalisisan maklumat boleh dibuat melalui mana-mana proses pembuktian danpembaikan yang boleh terdiri daripada hanya membuat kesimpulan berdasarkanmaklum balas dalam bentuk lembaran yang menyimpan maklumat tersebut. Oleh itu,pengguna yang boleh melihat pelbagai maklum balas daripada orang yangberlainan. Ia boleh dilakukan oleh satu individu dan diringkaskan dalam bentuklaporan atau ia boleh dilakukan dalam kumpulan sebagai asas untuk perbincangan.

Ahli perniagaan sering bertanya individu di luar organisasi untuk memberikanmaklumat atau mengambil beberapa tindakan seperti menghadiri mesyuarat,mengembalikan kad maklumat, mengesahkan dokumen, mengesahkan alamat, danmemberikan maklumat pesanan. Mesej-mesej ini selalunya pendek dan mudah,tetapi dalam sesetengah keadaan memerlukan penjelasan yang lebih terperinci.Apabila digunakan dengan baik, penggunaan memo, surat dan laporan bolehberkomunikasi dengan cekap, ringkas lagi padat, dan kuat. Apabila disalahgunakan,penggunaan memo hanya membuang masa dan usaha, boleh meningkatkanpenggunaan kertas di pejabat, dan juga boleh mencemarkan reputasi perniagaan.

2. CIRI-CIRI ANALISIS MAKLUMAT

Terdapat tiga (3) cirri-ciri analisis maklumat:

i) Mengumpul dan menyusun maklumat

ii) Menyelidik dan menganalisa maklumat

iii) Membentangkan maklumat

2.1. Mengumpul dan menyusun maklumat

(a) Maklumat dikumpul dan disusun dalam format yang sesuai untuk dianalisa,ditafsir dan disebar berdasarkan kepada kehendak organisasi.

(b) Maklumat yang disimpan oleh sesebuah organisasi boleh diakses danditaksir untuk ketepatan dan sesuai dengan kehendak organisasi yang telahditetapkan.

(c) Kaedah mengumpul maklumat adalah boleh dipercayai dan menggunakansumber yang ada dengan effisien berdasarkan kehendak organisasi.

(d) Teknologi perniagaan digunakan untuk mengakses, menyusun danmemantau maklumat berdasarkan kehendak organisasi.

(e) Maklumat dikemaskini, diubahsuai, dijaga dan disimpan berdasarkankehendak organisasi.

2.2. Menyelidik dan menganalisa maklumat

(a) Objektif kajian ditakrif dengan jelas dan konsisten mengikut kehendakorganisasi.

(b) Data kajian yang digunakan adalah sah dan relevan bagi tujuan penyelidikan.

(c) Strategi penyelidikan adalah sesuai dengan kehendak kajian danmenggunakan sumber yang ada dengan efisien.

(d) Kaedah penganalisisan data boleh dipercayai dan sesuai dengan tujuankajian.

(e) Andaian yang digunakan dalam analisis adalah jelas, wajar dan konsistendengan objektif kajian.


(f) Kesimpulan disokong dengan bukti dan menyumbang kepada pencapaianobjektif perniagaan.

2.3. Membentangkan maklumat

(a) Cadangan dan isu-isu yang dibentangkan dalam format yang sesuai, gayadan struktur menggunakan teknologi perniagaan yang sesuai.

(b) Struktur dan format laporan yang jelas dan bersesuaian dengan kehendakorganisasi.

(c) Hasil kajian dilaporkan dan diagihkan mengikut keperluan organisasi

(d) Maklum balas dan komen tentang kesesuaian dan kecukupan dapatanyang diperolehi mengikut kehendak organisasi.

3. JENIS-JENIS MAKLUMAT

Walaupun ia sebuah organisasi yang ringkas, permintaan rutin layak mendapatsentuhan bijaksana. Dalam banyak organisasi, terdapat pelbagai bentukmaklumat seperti memo, surat dan laporan yang akan dihantar ke ratusan atauribuan pekerja, pelanggan, dan pemegang saham. Jadi potensi untukmewujudkan kesan yang positif ditenggelami oleh risiko niat jahat melalui arahanyang kurang jelas atau nada yang kurang sopan. Sebelum kita bolehmenganalisis maklumat ini, kita perlu memahami jenis maklumat yang berbeza.Berikut adalah bentuk-bentuk utama maklumat dalam persekitaran kerja yangbiasa:

Memorandum

Memorandum atau memo merupakan sejenis komunikasi bertulis yang digunakansecara meluas sebagai komunikasi dalaman di sesebuah pejabat. Ia boleh ditulisoleh:

1. Seorang individu kepada individu yang lain

2. Satu jabatan ke jabatan yang lain

3. Seorang individu kepada kakitangan di peringkat yang berbeza dalamsesebuah organisasi

Tiada satu format memo yang diterima secara universal. Namun, berikutdisenaraikan beberapa bahagian asas yang sering ada dalam sekeping memo:

(a) Kepala memo

Perkataan ’MEMORANDUM’ or ’MEMO’ diletakkan di bahagian tengah atasmukasurat. Nama organisasi diletakkan di atas perkataan ‘MEMORANDUM’atau ‘MEMO’ ini.

(b) Baris ’Kepada’ (The ’To’ line)

Ini mengenalpasti penerima memo. Selalunya nama dan jawatan penerimadinyatakan. Jabatan juga boleh dinyatakan. Sekeping memo boleh dihantarkepada sekumpulan individu, sebagai contoh, “Semua Ketua Jabatan’.


(c) Baris ’Daripada’ (The ’From’ line)

Ini mengenalpasti pengirim memo. Maklumat yang sama seperti dalamperihal (b) turut dinyatakan.

(d) Baris ’Tarikh’

Ia ditulis dalam dua cara:

i) 18 May 2013

ii) May 18, 2013

(e) Baris ’Perkara’

Baris ini menyatakan tajuk bagi sekeping memo. Perlu diingatkan agar tajukmemo mestilah ringkas dan jelas.

(f) Baris bahagian ’Isi’

Bahagian ’Isi’ sekeping memo selalunya terbahagi kepada tiga perenggan:

i) Perenggan 1

Pengenalan secara ringkas isi memo

ii) Perenggan 2

Memberi maklumat terperinci tentang perkara yang diperkatakan

iii) Perenggan 3

Menerangkan secara jelas tentang apa yang perlu dilakukan olehpenerima memo dan bila dia perlu melakukannya.

(g) Tandatangan

Sekeping memo perlu ditandatangani atau diparap (initialed) oleh pengirim diakhir memo.

Perlu diingatkan bahawa salutasi ’Tuan/Puan’ (Dear Sir) dan penutup ’Yangbenar’ (Yours faithfully) tidak digunakan dalam memo. Nama pengirim danjawatan tidak perlu ditulis selepas tandatangan.


Example of a Memo:

M E M O

TO : All Employees

FROM : Michael Nardi

SUBJECT : Golden Time Parties

DATE : APRIL 17, 2013

Your opinion about award dinners is important to us. Please take a few moments torespond to this questionnaire.

Traditionally, employees who have been with the company for 20 years are honoredat annual departmental dinners, where their Golden Time pins are awarded.

Recently, however, management has proposed that a company wide recognitiondinner replace these departmental events, because our firm has only 107 employees,such as dinner could be still be a friendly affair. The interdepartmental ties andfriendship that many of you share would be part of the unity within each department,and you may feel that this closeness would be lost in a larger celebration.

Please consider these points and marks your choice below:

________ VOTE FOR AN ALL-COMPANY PARTY

________ VOTE FOR DEPARTMENTAL PARTY

Please make additional signed or unsigned comments at the bottom of this memo.Return your completed questionnaire by Friday.


4. SURAT MENYURAT

Kebanyakan surat kepada perniagaan yang lain adalah permintaan untukmaklumat mengenai produk. Jenis surat ini adalah antara yang paling mudahuntuk ditulis kerana perniagaan mengalu-alukan peluang untuk memberitahupenerima tentang barangan dan perkhidmatan. Perkara-perkara penting dalamsurat perniagaan adalah seperti yang dinyatakan di bawah:

4.1. Bahagian Utama Surat

(a) Kepala surat

Kepala surat digunakan oleh organisasi. Ia mesti mempunyai maklumat berikut:

Nama organisasi, tulisan dihitamkan (bold) dan menggunakan hurufbesar.

Alamat penuh organisasi mengandungi nombor, jalan, poskod, Bandardan negeri.

Nombor untuk dihubungi i.e. telefon, faks atau telefon bimbit –dimulakan dengan nombor kod kawasan.

Contoh:

Untuk surat-menyurat ke luar negara, kepala surat itu mesti mempunyai namanegara. Alamat telegraf dan nombor teleks boleh disertakan. Pada masa kini,banyak syarikat-syarikat juga menyertakan e-mel atau alamat laman utama.

Contoh:

PRITEC ACADEMY SDN. BHD(Professional ICT Training Academy)No.2, Jalan PM 13, Plaza Mahkota75000 Banda HilirMelakaTelephone : 06-2869850Fax : 06-2834624Telegraphic Address : MEAD BPTelex : MA 3120 MAED BPE-mail address : [email protected]

PRITEC ACADEMY SDN. BHD(Professional ICT Training Academy)No.2, Jalan PM 13, Plaza Mahkota75000 Banda HilirMelakaTelephone : 06-2869850Fax : 06-2834624


(b) Alamat pengirim

Sekiranya surat ditulis oleh seorang individu, alamat pengirim perludisertakan. Ia perlu ditulis di bahagian atas sebelah kiri jika ia adalah memorasmi atau sebelah kanan untuk memo tidak rasmi. Nama pengirim tidakperlu disertakan kerana ia akan dinyatakan di bawah tandatangan.

Contoh :

(c) Rujukan

Nombor dan surat rujukan menghubungkan surat dengan individu ataujabatan yang berkenaan tanpa kelewatan.

Contoh:

Rujukan anda: LW/PD

Rujukan kami: CW/HS

(d) Tarikh:

Ia boleh ditulis dalam dua cara:

i) 18 May 2001

ii) May 18, 2001

Peringatan: Sila gunakan ejaan Bahasa Inggeris untuk bulan sekiranya suratdi tulis dalam Bahasa Inggeris.

(e) Alamat penerima:

Alamat penerima ditulis di sebelah kiri di bawah tarikh. Baris pertama adalah namapenerima, jawatan atau nama organisasi. Sekiranya nama pengirim disertakan,‘Tuan’, ‘Puan’ atau ‘Dr.’ digunakan. ia diikuti alamat yang lengkap.

Contoh (i):

PRITEC ACADEMY SDN. BHD(Professional ICT Training Academy)No.2, Jalan PM 13, Plaza Mahkota75000 Banda HilirMelakaTelephone : 06-2869850Fax : 06-2834624

6, Jalan Murni 8Taman Murni83000 Batu PahatJohor


Contoh(ii):

(f) Baris ‘Untuk perhatian’ (Attention line)

Penggunaan ‘Untuk perhatian’ adalah pilihan. Ia digunakan untukmempercepatkan proses surat itu disampaikan kepada inidividu atau jabatandalam organisasi. Apabila ia digunakan, surat mesti dialamatkan keorganisasi. Baris ‘Untuk perhatian’ diletakkan di bawah alamat di dalam surat.Nama perlu disertakan dengan gelaran “En.’, ‘Pn.’, ‘Tn’ dan lain-lain.

Contoh 1: Untuk perhatian: Cik Iris Carissa Abdullah

Contoh 2: U.P.: Cik Iris Carissa Abdullah

(g) Salutasi

Salutasi mesti sesuai dengan penerima.

Contoh:

Penerima Salutasi

Pengurus Tuan

Puan Halina Puan Halina atau Puan

En. Abdullah Tuan atau En. Abdullah

Unit Hal Ehwal Pelajar

Kolej Vokasional Sri Bahagia

Tuan

(h) Baris ‘Perkara’

Baris ‘Perkara’ menunjukkan perihal isi surat. Ia ditulis di bawah salutasi dandigaris atau dihitamkan (bold).

Contoh: SURAT PERLANTIKAN

(i) Tandatangan, Nama dan Jawatan

Nama penuh dan jawatan pengirim mesti ditulis dalam dua baris di bawahtandatangan.

Dr. Mikail AbdullahPRITEC ACADEMY SDN. BHD(Professional ICT Training Academy)No.2, Jalan PM 13, Plaza Mahkota75000 Banda HilirMelakaTelephone : 06-2869850Fax : 06-2834624


Contoh:

(j) Lampiran

Apabila lampiran disertakan bersama surat, satu catatan perlu dituliskan dibawah jawatan. Bilangan lampiran juga perlu dinyatakan.

Contoh (i): Enclosure

Contoh (ii): Encl. (3)

(k) Notasi ‘Carbon Copy’

Singkatan ‘CC’ ditulis di bawah jawatan (atau notasi lampiran). Ini bermaknasalinan surat akan dihantar kepada orang yang disenaraikan di bawah CC.

Contoh:

i) Untuk individu di organisasi lain

CC: Mr. James Dean

4.2. Kualiti yang Penting dalam Penulisan Surat Perniagaan yang Baik

Surat merupakan medium utama perhubungan dalam perniagaan. Penulisansurat yang terancang, jelas dan tepat sangat penting.

Kualiti yang utama dalam penulisan perniagaan adalah seperti berikut:

(a) Menulis dengan tepat dan betul

Kecuaian dalam penulisan surat boleh mewujudkan tanggapan negative Olehitu, periksa ejaan, tanda bacaan dan tatabahasa. Gunakan teknik penulisanyang diterima pakai seperti ejaan, tanda bacaan dan huruf besar. Pastikanmaklumat yang diberikan tepat dan terperinci.

(b) Menulis secara ringkas dan tepat

Tulis secara ringkas dengan menggunakan perkataan, ayat dan perengganyang pendek. Walaubagaimanapun, apabila anda menulis dengan ringkas,pastikan surat anda masih lengkap dan menggunakan bahasa yang sopan.

(c) Menulis dengan jelas

Pastikan mesej yang anda tulis mudah difahami oleh pembaca. Susun ayatdan perenggan dengan baik. Pastikan tiada satu bahagian pun tidak bolehdifahami oleh pembaca. Gunakan perkataan yang mudah difahami.

Jangan guna Guna

Yours Faithfully

Iris Carissa AbdullahBusiness Development Manager


Terminate end

Endeavour try

Procure get

Peruse read(d) Menulis dengan sopan

Sentiasa gunakan perkataan dan ayat yang sopan di dalam surat kerana iaboleh mewujudkan nama baik bagi organisasi anda.Gunakan ayat aktif agar surat anda lebih bersifat peribadi dan ikhlas.

(e) Menulis secara konsisten

Pastikan setiap ayat menyatakan idea atau makna yang jelas. Pastikan tiadasatu ayat yang bercanggah di antara satu sama lain. Elakkan darimenggunakan kata ganti diri yang salah di dalam surat.


Contoh Surat Perniagaan:

Huaiweoi Sdn. Bhd.(Co. Reg.: 711279-X ), No.2, Jalan PM 13, Plaza Mahkota, 75000, Melaka

06-2869850 Faks : 06-2834624 HYPERLINK "mailto:[email protected]" [email protected]

August 5, 1995Mr. Ganesh SubramaniamPuncak Gemilang Sdn. Bhd24, Jalan Semabok Laut83000 Batu PahatJohor

Dear Sir,

REQUEST TO DEFER PAYMENT (INVOICE NO: 2564)

Thank you for your statement of 3 March 2001. The amount RM 562.00 outstanding iscorrect.

We have always met our financial commitments in the last few years. However, due tocertain financial difficulties, we wish to defer our settlement until next month. This wouldenable us to cope with the difficult situation at the moment.

We look forward to your favorable reply.

Thank you.

Your Sincerely,

(IRIS CARISSA)Accounts Executives


5. LAPORAN

Kebiasaannya, laporan adalah alat pengurusan. Matlamat apabila membangunkanlaporan adalah untuk memberikan maklumat yang jelas dan mudah, kerana masaadalah amat berharga Ia memberitahu pembaca apa yang mereka perlu sedikitsebanyak tahu dan menyampaikan maklumat dengan cara yang menjurus kepadakeperluan mereka. Sesetengah orang suka menggunakan komputer untukmembandingkan maklumat daripada laporan yang diterimanya. Ada pengurus lebihsuka mendapatkan laporan mereka secara lisan, bersemuka tetapi ada juga yangmemilih laporan bertulis.

5.1. Siapa yang Memulakan Penulisan Laporan?

Laporan secara sukarela dibuat atas inisiatif sendiri. Ia memerlukan maklumat yanglebih dan disokong oleh laporan yang disahkan serta disediakan atas arahan yangditerima. Apabila menulis laporan secara sukarela, berikan latarbelakang dan tujuanyang lebih terperinci mengenai perkara tersebut.

Laporan yang sah disusun sebagai jawapan kepada permintaan pembaca.

5.2. Perkara yang Terkandung dalam Sebuah Laporan

Perbendaharaan kata dan format sebuah laporan ditentukan oleh perkara yangdilaporkan. Sebagai contoh, laporan audit (yang mengesahkan pemeriksaanakauntan rekod kewangan firma) mengandungi banyak nombor, selalunya dalambentuk jadual. Laporan dari jabatan undang-undang (mungkin mengenai patensyarikat) mengandungi banyak terminologi undang-undang. Apabila pembaca sudahbiasa dengan perkara tersebut dan berkongsi latar belakang yang sama, terma tidakperlu ditentukan dan konsep asas tidak perlu diterangkan. Format persembahan,gaya dan susunan ditentukan oleh ciri-ciri perkara yang dilaporkan.

5.3. Bilakah Laporan Disediakan?

Laporan rutin diserahkan secara berulang (harian, mingguan, bulanan, suku tahunatau setiap tahun).

Laporan biasa memerlukan pengenalan dan ‘transitional material’ yang kurangterperinci berbanding laporan khas atau laporan tidak berkala yang berkaitandengan situasi yang unik. Laporan rutin sering disediakan dalam borang pracetakmenggunakan templat (sama ada yang penulis hanya mengisi), atau merekahanya menyediakan dengan cara yang standard.

5.4. Ke manakah Laporan Dihantar?

Laporan dalaman (yang digunakan dalam organisasi) secara amnya kurang formaldaripada laporan luaran (yang dihantar kepada orang di luar organisasi).Kebanyakan laporan dalaman, terutamanya yang di bawah sepuluh muka surat,ditulis dalam format memo. Laporan luaran, pada tangan yang lain mungkin dalamformat surat jika mereka tidak lebih daripada lima halaman atau dalam formatmanuskrip jika mereka boleh melebihi lima muka surat, kurang daripada sepuluhmuka surat, ditulis dalam format memo. Laporan luaran ditulis dalam format sepertidi bawah:

memo - laporan yang kurang dari lima (5) muksurat

surat - laporan yang lebih dari lima (5) mukasurattetapi kurang dari sepuluh (10) mukasurat

manuskrip - laporan yang lebih dari sepuluh (10) mukasurat


5.5. Kenapa Laporan Disediakan?

Laporan Bermaklumat menumpukan kepada fakta. Ia disusun berdasarkan subtopik.Laporan Analitikal merangkumi analisis, interpretasi, kesimpulan dan cadangan. Iadisusun berdasarkan hujah dan kesimpulan yang logikal.

5.6. Bagaimanakan Penerimaan Pembaca?

Apabila pembaca bersetuju dengan kandungan laporan, bahan itu dikemukakandengan jelas, bermula dengan idea utama (dapatan utama, kesimpulan dancadangan). Jika pembaca mungkin mempunyai keraguan mengenai laporan itu,bahan dibentangkan secara tidak langsung, bermula dengan butir-butir khusus danseterusnya ke idea utama.

5.7. Bagaimana sebuah Organisasi Menggunakan Laporan?

Laporan adalah seperti jambatan, merentasi masa dan ruang. Organisasimenggunakannya untuk menyediakan hubungan formal dan sah di kalangan orangramai, tempat dan masa. Ada laporan yang digunakan untuk komunikasi dalaman,ada juga digunakan sebagai mod perhubungan dengan orang luar. Ada laporanyang bersifat kekal, ada yang menyelesaikan masalah semasa atau sekadarmenjawab persoalan.

Laporan perniagaan boleh muncul dalam pelbagai bentuk, tetapi laporan yangdisediakan memberikan yang petunjuk terbaik tentang bagaimana untuk menyusundan menulisnya. Walaupun laporan perniagaan adalah untuk pelbagai tujuan,kebanyakan laporan digunakan untuk satu daripada enam tujuan umum yangberikut:

• memantau dan mengawal operasi

membantu melaksanakan polisi dan prosedur

mematuhi keperluan undang-undang atau peraturan

mendapatkan perniagaan dan dana yang baru

mendokumentasi kerja yang dilakukan untuk klien

membimbing keputusan atau isu tertentu


SOALAN / QUESTIONS:

1. Kenapa kita perlu menganalisa data sebelum menggunakannya?

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

2. Senaraikan tiga (3) dokumenuntuk dianalisa dan selalunya digunakan di pejabat.

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

3. Apakah ciri-ciri pelaksanaan ketika menganalisa data?

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

RUJUKAN / REFERENCE:

1. John V. Thill, Business Communication Today, a Division of the McGraw. HillCompanies, Fourth Edition

2. http://ftmk.kutkm.edu.my/disclaimer.php

3. http://www.archives.sa.gov.u/files/training rpl BSBSMN405A. pdf


TAHAP / LEVEL L2



KEUPAYAAN/ABILITIES

02.08 :

01.06 :

01.04 :02.06

PREPARE PICTORIAL AND GRAPHICINFORMATIONUTILIZE WORD PROCESSOR TO PROCESSINFORMATIONANALYSE INFORMATIONWRITE MEMOS AND LETTERS



1) PREPARE PICTORIAL AND GRAPHIC INFORMATION2) UTILIZE WORD PROCESSOR TO PROCESS INFORMATION3) ANALYZE INFORMATION4) WRITE MEMOS AND LETTERS


NAMAPELATIH/TRAINEE’SNAME:

Date :

TAJUK / TITLE : APPROPRIATE APPLICATION SOFTWARE

TUJUAN / OBJECTIVE(S):


CORE ABILITIES

KERTAS TUGASAN

NO.KON / CODE NO. Z-009-2/M02/T(1/3) Page 2 of 5

This Assignment Sheet is aimed at testing the knowledge and comprehension of the trainee about

how to select the appropriate application software according to the type of data.

ARAHAN / INSTRUCTION :

You are required to answer ALL the questions below . You are allowed to refer the sources below :

1. Help and Support. XP Professional.2. Z-009 / M02 / P(3).


SOALAN/ QUESTION(S) :

SECTION A

This section consists of three (3) fill-in-the- blanks questions.

1. _________ and media data can be manipulated such as cropping , adjusting the size and colour ,

adding effects to the graphic or converting the format to a more _________ format ( i.e : from *. gif to

*. jpg or *. bmp ) . ( 2 Marks)

2. If the data is in the form of ________________ data or requires mathematical operations the most

suitable program to be used are those that provide _____________ editing. (2 Marks)

3. A _______ file can be saved to a ________ , a _______ disk, or to any other removable or non-

removable media on which you can save a file. (2 Marks)

SECTION B

This section consists of seven (7) structured questions .

1. What must we observe before selecting the most appropriate application software .

________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

2. What are the main types of data that are to be processed and produced.

_______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

( 2 Marks )

3. List some of the editing options available to be used for text documents in word processing

programs.

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

( 2 Marks)


4. If the data is in the form of statistical data or requires mathematical operations the most suitable

program to be used are those that provide spreadsheet editing. List the operations that can be done in

a spreadsheet editing program.

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

( 2 Marks)

5. Graphics and media data can be manipulated in graphic editing programs and authoring tools. List the

different operations that can be done on graphics when using these graphic editing programs.

______________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________

( 2 Marks)

6. List the two options for selecting storage media for Backup.

__________________________________________________________________________

__________________________________________________________________________

( 2 Marks)

7. Describes the main steps involved in a simple backup operation.

_______________________________________________________________________________

_______________________________________________________________________________

( 2 Marks)


ASSESSOR’S REMARKS :

Assessor’s Signature

Name :

Date :


TAHAP / LEVEL L2



KEUPAYAAN/ABILITIES

02.08 :

01.06 :

01.04 :02.06




1) PREPARE PICTORIAL AND GRAPHIC INFORMATION2) UTILIZE WORD PROCESSOR TO PROCESS

INFORMATION3) ANALYZE INFORMATION4) WRITE MEMOS AND LETTERS

NO. KOD / NO CODE Z-009-2/M02/T(2/3) Page : 1 of : 5


Date :


CORE ABILITIES

KERTAS TUGASAN

NO KOD / NO CODE Z-009-2/M02/T(2/3) Page : 2 of : 5

TAJUK / TITLE: BASIC OF TROUBLESHOOTING PERIPHERALS


This worksheet is to test the knowledge about troubleshooting peripherals using software and tools.


This paper has 2 sections “Section A and Section B”. Please answer all the questions. You allowed torefer the resources below:

1. Z-009-2/M03/P(1/5)

2. www.Techrepublic.com


SOALAN/QUESTIONS

Section A. Fill In the blank.

Some mouse device required special ___________ to run them. If you do not install this software, the

device might not __________ at all.

(2 Marks)

1. A ______________connection lets you connect multiple devices to a single adapter in your

computer.

(1 Mark)

2. In camera device, after remove the driver, you must___________ the computer before install the

new driver.

(1 Mark)

Section B . Circle The Correct Answer

1. What will you do if your mouse can not move?

a) Check cable connection

b) Check your display driver

c) Check your mouse location.

d) Check your keyboard power

(1 Mark)

2. After uninstalling the peripherals driver. You must ____________before installing again.

a) Plug

b) Restart

c) Unplug

d) Print

(1 Mark)


3. What will you do if the driver was corrupted?

a) Contact the dealer

b) Use driver of other device

c) Just leave it and buy new one

d) Search and download from internet

(1 Mark)

4. How do you test the modem is operational or not?

a) Run diagnosis for modem

b) Run internet explorer

c) Rum search engine

d) Restart modem.

(1 Mark)

5. What if you do if device driver is out of date?

a) Remove the driver

b) Use other device.

c) Use other device driver

d) Update the driver from internet

(1 Mark)


Assessor’s remark :

Assessor’s Signature:

Name :

Date :


TAHAP / LEVEL L2



KEUPAYAAN/ABILITIES

02.08 :

01.06 :

01.04 :02.06






NO. KOD / CODE NO Z-009-2/M02/T(3/3) Page : 1 of : 6


Date :


CORE ABILITIES

KERTAS TUGASAN


TAJUK/TITLE : BASIC INFORMATION ANALYSIS

TUJUAN/OBJECTIVE(S) :

This Assignment Sheet is aimed to test comprehension and knowledge of trainee

about how to analyzed information.


You must answer all the question that is given in this Assignment Sheet. This AssignmentSheet has a total of 50 Marks. You must write all answers in this question(s) paper.


SOALAN/QUESTIONS

Section A

This section has five (5 ) objective question(s). Circle the correct answer.

1. Which of the following memo is most suitable to be used in the office?

(a) (b) (c) (d)

(2 Marks)2. What is the importance of a memo in the office organization?

a) memo can communicate efficiently, concisely, and powerfullyb) memo can waste time and effort, when misusedc) memo is a type of written communicationd) All of the above

(2 Marks)

3. Which of the following is contained in the letterhead that is used by companies

a) Full address of the company containing number, road, postcode, town andstate.

b) Any contact numbers i.e telephone, fax or mobile phone – start with the areacode number.

c) Name of the company, written in bold, block lettersd) All of the above

(2 Marks)4. Why must a report be prepared?

a) Informational report focus on facts, analytical report include analysis, interpretation,conclusions, and recommendations.

b) Informational report are usually organized around subtopicc) Analytical reports are generally organized around logical arguments and conclusiond) Information report is a statistic documentation

(2 Marks)


5 . Who initiated the report?

a) The writerb) The readerc) The verifierd) The management

(2 Marks)

Section B

This section consist of three (3) fill-in-the-blanks question(s).

1. Analyzing information is a collected throughout any __________________ and__________________ process.

( 2 Marks )

2. Information is gathered and organized in a format suitable for _______________,______________________ and ____________________ in accordance with organizationalrequirement.

(2 Marks )

3. Research strategies are appropriate to the requirements of the research and make efficientuse of available _______________________.

(2 Marks)

SECTION C

This section consist of four (4) structured question (s)

1. Information is gathered in two ways such as :

i. _________________________________________

ii. _________________________________________

( 4 Marks )

2. What the elements of information analysis?

i. _________________________________________

ii. _________________________________________

iii. _________________________________________( 6 Marks)


3. List the performance criteria of gathering and organizing information

i. _______________________________________________________________

_______________________________________________________________

ii. _______________________________________________________________

_______________________________________________________________

iii. _______________________________________________________________

_______________________________________________________________

iv. _______________________________________________________________

_______________________________________________________________

v. _______________________________________________________________

_______________________________________________________________

( 10 Marks )

4. List the performance criteria of research and analyze information

a) _____________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

b) _____________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

c) _____________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

d) _____________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

e) _____________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

f) ____________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

( 12 Marks)


Assessor’s remark :

Assessor’s Signature:

Name :

Date :

PROGRAM / PROGRAM NCS CORE ABILITIES (Z-009-2)

TAHAP / LEVEL L2



KEBOLEHAN/ABILITIES

02.08 :

01.06 :

01.04 :02.06






NO. KOD/ CODE NO Z-009-2/M02/K(1/2) Page : 1 of : 4


CORE ABILITIES

KERTAS KERJA


TAJUK/ TITLE: MANAGE FILES AND DISKS

TUJUAN/ OBJECTIVE(S) :

Trainees will be able to :

1. Analyse the data

2. Store the data

3. Handle security measures

4. Back-up electronic file

LUKISAN/DATA/JADUAL/DRAWING/DATA/SCHEDULE

Nil

ARAHAN/ INSTRUCTION

You are required to manage files and disks on the requirements and present the report with

your Assessing Officer. The time given is 2 hours. Please follow the standard operating

procedures for managing files an disks. Your performance will be evaluated using the

Performance Evaluation Scheme.

PERALATAN / PERKAKASAN / BAHAN / TOOLS / EQUIPMENT / MATERIALS:

1. Storage disks

2. Application software

3. Computer Devices


WORK STEP WORK DETAILS

1. Analyze the data1.1 Study the data that is received according to the :

a. Suitable format

b. Types of data

1.2 Select appropriate graphic format ( if needed) according to

the purpose and suitability.

1.3 Format documents according to the requirements and

software features.

2. Store the data2.1 Select the filing storage such as disk, electronic file,

physical file, etc

2.2 Record the data into the file storage

2.3 Share data with people involved

2.4 Print documents to make a copy using hardware and

software features.

2.5 File copy into the suitable physical file according to

standard filing.

3. Handle securitymeasures

3.1 Install anti-virus software

3.2 Scan disk for virus

3.3 Delete or quarantine virus

4. Back-up electronic file4.1 Back-up electronic file using storage disk such as :

i. Zip drive

ii. Hard disk

iii. Removable disk

iv. CD/ DVDRW

4.2 Select appropriate location to store disk

4.3 Record storage disk code into log book


CHECKLIST:

(Must be filled in by Assessor)

BIL STEP/ WORK PROCEDURE ACCEPTEDNOT

ACCEPTED

1 Data has been studied

2Appropriate graphic format ( if needed) is selectedaccording to the purpose

3Documents is formatted according to the requirements andsoftware features.

4 Storage disk has been selected

5 The data has been recorded into the file storage

6 Data has been shared with people involved

7Documents has been printed to make a copy usinghardware and software features

8 Copy has been filed into suitable physical file

9 Anti virus software has been installed

10 Virus has been scanned

11 Virus has been deleted and quarantined

12Electronic files have been back-up using appropriatestorage disk

13 Appropriate location to store disk has been selected

14 Storage disk code has been recorded into log book

___________________________ ________________________

(Trainee’s Signature) (Assessor’s Signature)

__________________________ ________________________

Date Date

RUJUKAN / REFERENCE(S) :

1. Gary Dessler, Pengurusan Sumber Manusia (1999), Prentice Hall, (m/s: 235-270)


TAHAP / LEVEL L2




02.08: PREPARE PICTORIAL AND GRAPHIC INFORMATION






1) PREPARE PICTORIAL AND GRAPHIC INFORMATION

2) UTILIZE WORD PROCESSOR TO PROCESSINFORMATION

3) ANALYZE INFORMATION

4) WRITE MEMOS AND LETTERS



CORE ABILITIES

KERTAS KERJA


TAJUK / TITLE : SUBMIT REPORT


Trainees will be able to :-

1. Define the problem and purpose

2. Outline the issue for investigation

3. Support conclusion by facts

4. Prepare a work plan and utilize appropriate writing tools

5. Demonstrate using a clear and concise language and check information for consistency andmeaning prior to submission

6. Produce and file copies

LUKISAN/DATA/JADUAL/DRAWING/DATA/SCHEDULE :

Nil


You are required to produce a report based on the steps given below. Your performance willbe evaluated using Performance Evaluation Scheme.

PERALATAN/PERKAKASAN/BAHAN / TOOLS/EQUIPMENT/MATERIALS:

1. Office automation tools.

2. CD Media, Hard drive, Thumb drive and floppy disk.

3. File.


WORK STEPS WORK DETAILS

1. Define the problem and the

purpose

1.1 Write a problem statement. A statement that defines the problem

your report will cover.

1.2 Determine the impact of the problem

1.3 Obtain information from reliable sources

2. Outline the issue forInvestigation

2.1 Decide a on a few boundaries for your report.

2.2 Study the validity source (may involve reading documents,

conducting surveys, designing experiments and conducting

firsthand observation.)

3. Support conclusion byfacts

3.1 Verify conclusion with requirements

3.2 Elaborate supporting facts

4. Prepare a work plan andutilize appropriate writingtools

4.1 Find out the details of the report including determined needs,

important issue, situation involved, located trouble, starting date

and originated situation.

4.2 Determine format of report based on the requirement such as

a) If report is to be in written format used word processing

program

b) If report to be in statistical format, used a spreadsheet editing

program

c) If report is to be in graphic editing program used presentation

development program.

5 Edit report 5.1 Check information for consistency and meaning

5.2 Apply standard rules of language and structure.

5.3 Check the correct format, spelling and content

6 Save report 6.1 Save file hardisk, floppy disk, CD and thumb drive

6.2 Keep in filing system

6.3 Backup the file

7 Submit report 7.1 Print copy for submission

7.2 Hand over report to superior


CHECK LIST :(Must be filled in by Assessor)

NO. STEPS / WORK PROCEDURE ACCEPTEDNOT

ACCEPTED

1 Problem statement written.

2 The impact of the problem determined

3 Information from reliable sources obtained.

4 Boundaries of the report decided

5 Validity of source studied.

6 Conclusion with requirements verified

7 Supporting facts elaborated

8 The details of the report found out

9 Format of the report determined

10 The report typed

11 Standard rules of language and structure applied

12 The correct format,spelling and content checked

13 Hard copy printed

14 File saved in hardisk, floppy disk,CD or thumbdrive

15 Document kept in filing system

16 The file backed up

17 Copy printed

18 Handed over to superior

Trainee’s Signature Assessor Signature

Date Date



1. Information Sheet: Z-009-2/M02/K(2/4)

2. www.trainandemploy.qld.gov.au/client/for_business_and_employers/train_your_staff/

options_for_training.html

3. Information sheet LG3 – LE1 – N1 Supervisory skill

PROGRAM / PROGRAM NCS – CORE ABILITIES (Z009)

LEVEL L 2


02 – MENGURUS MAKLUMAT


02.08:PREPARE PICTORIAL AND GRAFIC INFORMATION

01.06:UTILIZE WORD PROCESSOR TO PROCESSINFORMATION

01.04:ANALYSE INFORMATION

02.06:WRITE MEMOS AND LETTERS



1) PREPARE PICTORIAL AND GRAFIC INFORMATION

2) UTILIZE WORD PROCESSOR TO PROCESSINFORMATION

3) ANALYSE INFORMATION

4) WRITE MEMOS AND LETTERS

NAMA PELAJAR / TRAINEE’S

NAME:TARIKH:



CORE ABILITIES


NO KOD / NO CODE Z-009-2/M02/PP(1/1) Page : 2 of : 5

PERHATIAN:



ARAHAN:







BAHAGIAN A – Bulatkan jawapan yang betul.

1. Namakan alat komunikasi yang paling mudah dan cepat pada masa kini?

A. SMS

B. MMS

C. Internet mail

D. Elektronik mail

2. Apakah nama dokumen rangkaian yang digunakan untuk menyampaikan maklumat ringkas

dan mudah difahami?

A. Siaran

B. Memo

C. Surat

D. Semua di atas betul

3. Nyatakan format yang betul dalam membuat satu-satu memo?

A. Subjek,Daripada,KepadaTarikh

B. Daripada,Kepada,Kepada,Subjek

C. Tarikh,Subjek,Daripada,Kepada

D. Kepada,Daripada,Tarikh,Subjek

(5 markah)

BAHAGIAN B – Isi tempat kosong dengan jawapan yang betul.

6 Maklumat yang terkumpul perlulah disusun dalam format yang sesuai untuk dianalisa, ditafsir

dan disebar berdasarkan kepada _____________________________________ .

7 Langkah pertama dalam proses membaik pulih tetikus ialah dengan memeriksa

_________________________________.

8 Format teks yang paling asas yang disediakan oleh sesetengah program hanya boleh

menentukan tab dan __________________.

(5 markah)


BAHAGIAN C – Bahagian ini mengandungi empat (3) soalan struktur. Jawab semua soalan.

11. Senaraikan lima (5) penyebab masalah keselamatan sesebuah rangkaian.

I …………………………………………………………………………………………………

II …………………………………………………………………………………………………

III …………………………………………………………………………………………………

IV …………………………………………………………………………………………………

V ..……………………………………………………………………………………………….

(5 Markah)

12. Pengguna boleh mencari maklumat di laman web dalam pelbagai cara. Terangkan dua (2)cara yang boleh pengguna gunakan untuk mencari maklumat tersebut.

I …………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

II …………………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………………

(4 Markah)

13. Senaraikan lima (5) kualiti utama dalam penulisan perniagaan.

I …………………………………………………………………………………………………

II …………………………………………………………………………………………………

III …………………………………………………………………………………………………

IV …………………………………………………………………………………………………

V …………………………………………………………………………………………………

(5 Markah)




Nama:

Tarikh:

MODUL 3

BEKERJASAMADENGAN RAKAN

SEKERJA


Z-900-2


TAHAP / LEVEL L2


03 – COLLABORATE WITH COLLEAGUE

KEUPAYAAN / ABILITIES 03.08 : DEVELOP AND MAINTAIN A COOPERATIONWITHIN WORK GROUP


AT THE END OF THIS MODULE, TRAINES WILL BEABLE TO DEVELOP AND MAINTAIN A COOPERATIONWITHIN WORK GROUP


TAJUK / TITLE : KERJASAMA DALAM KERJA KUMPULAN

OBJEKTIF / OBJECTIVE :

Supaya pelatih-pelatih dapat menunjukkan sumbangan mereka, menawarkan bantuan danmenerima pertolongan dalam melakukan kerja berkumpulan. Selain daripada itu, pelatih dapatmempamerkan kefahaman perbezaan individu dan budaya bekerja dalam membuat cadangansemasa perjumpaan untuk menyelesaikan dan memahami sesuatu masalah, menerimakeputusan serta perubahan yang dibuat melibatkan kerja dalam kumpulan.


CORE ABILITIES

KERTAS PENERANGAN

NO. KOD / CODE NO. Z-009-2/M03/P(1/2) Page : Page 2 of 14

1. PENGENALAN

Kumpulan boleh didefinisikan sebagai dua atau lebih individu yang bebas beriteraksi di antarasatu sama lain, di samping berkongsi tujuan dan juga identiti.

Terdapat empat dimensi untuk membentuk kumpulan iaitu:

a) Sebuah kumpulan mesti memiliki dua orang atau lebih ahli.b) Setiap individu adalah bebas berinteraksi di antara satu sama lain.c) Setiap individu mesti berkongsi identiti untuk berinteraksi di antara satu sama lain.d) Setiap individu sama ada lelaki atau perempuan harus diiktiraf sebagai ahli di

dalamkumpulan tersebut.

2. JENIS-JENIS KUMPULAN

Kebanyakan individu yang menganggotai kumpulan mempunyai alasan yang berbeza-beza.Sesetengahnya menganggotai kumpulan untuk kepuasan dirinya. Kumpulan bolehdikategorikan kepada dua iaitu kumpulan formal dan tidak formal.

2.1 Kumpulan Formal

Kumpulan formal merupakan sebuah kumpulan yang ditubuhkan untuk meningkatkanproduktiviti kerja. la juga mungkin dipanggil sebagai sebuah pasukan atau sebuahjawatankuasa kumpulan kerja. Selain itu, kumpulan formal adalah satu kumpulan yangmempunyai tujuan dan tugas-tugas yang berkaitan dengan pencapaian objektif organisasi.Kumpulan-kumpulan formal secara amnya berkongsi maklumat, memberi panduan kepadaorang lain, mencapai keuntungan bersama dan kadangkala membuat keputusan bersama.

Kumpulan-kumpulan formal selalunya merupakan sebahagian daripada struktur organisasi.Kumpulan formal lebih cenderung kepada struktur yang rasional berbanding dengankumpulan tidak formal. Biasanya seorang ahli akan dilantik menjadi ketua danbertanggungjawab memastikan bahawa setiap ahli dalam kumpulan formal menjalankantugas mereka.

2.2 Kumpulan Tidak Formal

Di dalam teori Hirarki Maslow, perasaan untuk dimiliki dan memiliki adalah merupakan satumotivasi yang mempunyai kuasa yang paling tinggi. Setiap orang mahu keperluan yangterbaik, keperluan untuk disukai, dan keperluan untuk bersahabat. Kumpulan tidak formalmerupakan sebuah kumpulan yang telah berkembang kerana ia membolehkan ahlinyaberkongsi aktiviti, saling bertindak di antara satu sama lain dan mempunyai sentimen dikalangan ahli-ahli. Tujuan kumpulan tidak formal adalah memenuhi keperluan peribadiahli-ahlinya. lanya mungkin berbentuk dalam memberi sokongan, penentangan ataumenghala ke arah ciri-ciri objektif organisasi.


3. PERSEKITARAN KUMPULAN YANG BARU

Organisasi telah pun menggunakan kumpulan dengan begitu lama. Pada hari ini, kumpulanbergabung dengan struktur organisasi dengan lebih menyeluruh dan kuasanyadipertingkatkan. Pengurus-pengurus menyedari bahawa apa jua kumpulan boleh memberikebaikan persaingan dan mempertingkatkan prestasi organisasi. Mereka juga menyedaribahawa potensi kumpulan jauh lebih besar daripada potensi individu.

Jadual 1 menggariskan beberapa perbezaan bagaimana kumpulan diurus dalam persekitarantradisi dan persekitaran baru. AhIi-ahli organisasi lebih banyak melibatkan diri, dilatih denganlebih baik, kerjasama dipertingkatkan dan lebih penting lagi ialah mereka boleh berkeriasambil belajar.

Kecenderungan hari ini menghala kepada kumpulan urus-sendiri, di mana pekerja-pekerjadilatih untuk membuat semua atau kebanyakan kerja dalam unit-unit tertentu. Penyelia tidakmenyelia mereka secara langsung dan memberi ahli kumpulan membuat keputusan sendiri.Kumpulan urus-sendiri seringkali didapati dalam pengeluaran. Berbanding dengan kumpulanurus-tradisi, kumpulan urus-sendiri kelihatan lebih produktif, mempunyai kos yang lebihrendah, memberi perkhidmatan yang lebih baik kepada pelanggan, kualiti lebih tinggi,mempunyal rekod yang lebih selamat dan lebih memuaskan ahli-ahli organisasi.

Persekitaran Tradisi Persekitaran Baru

Pengurus menentu danmerancang kerja.

Pengurus dan ahli kumpulanbersama-sama

menentu dan merancang kerja.Pentakrifan kerja terhad. Kemahiran dan pengetahuan yang

diperlukan untuk sesuatu kerja

dinyatakan.Kebanyakan maklumat adalahaset pengurusan.

Kebanyakan maklumat dikongsibersama.

Latihan untuk ahli bukanpengurusan lebih

menumpu kepada kemahiranteknikal.

Latihan pentadbiran, antaraperseorangan dan teknikal

diperlukan untuk pembelajaran yangberterusan.

Jadual 1 : Perbezaan Antara Persekitaran Tradisi Dan Baru


4. KEBERKESANAN DAN MASALAH DALAM KUMPULAN

Keberkesanan kumpulan adalah dinilai berdasarkan kepada tiga kriteria iaitu:-

a) Fokus pencapaianb) Sumbangan ahli-ahlic) Sekatan dalam kumpulan

4.1 Fokus pencapaian

Kunci kejayaan kepada kerja berpasukan yang efektif adalah ahli-ahli kumpulan yangmempunyai komitmen untuk mencapai satu matlamat yang sama. Kumpulan yang cemerlangjuga mestilah mempunyai persefahaman. Tanpa kesefahaman dan komitmen, kumpulanhanya sekadar terdiri daripada sekumpulan individu yang tidak bekerjasama antara satusama lain. Dengan adanya matlamat yang jelas dan memiliki kekuatan kumpulan, akanmendorong ahli-ahli kumpulan bekerja di dalam satu kumpulan yang bersemangat danmempunyai keupayaan untuk mencapai kejayaan yang luar biasa.

Oleh yang demikian, matlamat kumpulan mestilah khusus dan boleh diukur prestasinya.Kumpulan yang mempunyai matlamat pencapaian akan membantu untuk menetapkan danmembezakan keluaran kumpulan, menggalakkan komunikasi di antara ahli-ahli kumpulan,memberi tenaga dan semangat kepada ahli-ahli kumpulan, mendorong ahli-ahli kumpulan danmemberikan maklumbalas di dalam proses kemajuan.

Kumpulan terbaik yang berdasarkan sistem pengukuran akan memberitahu pihak atasanmengenai pencapaian kumpulan dan akan membantu kumpulan di dalam memahamiproses-proses yang dijalankan. Kumpulan tersebut memainkan peranan penting di dalammemimpin dan membentuk sistem pengukuran. Ini merupakan satu petunjuk sama adakumpulan diberi kuasa atau sebaliknya

4.2 Sumbangan ahli-ahli.

Ahli-ahli kumpulan perlu menyedari kepuasan yang akan mereka perolehi daripada kerjaberkumpulan. Setiap ahli kumpulan akan berasa gembira kerana berpeluang untuk mnyertaikumpulan

Dengan itu adalah penting untuk membentuk satu kumpulan yang terdiri daripada individuyang mempunyai kemahiran pelbagai dan terdiri daripada etnik dan bangsa yang berlainankerana ia akan lebih menggerakkan kumpulan tersebut. Setiap individu mempunyai idea-ideayang tersendiri disebabkan latarbelakang mereka yang berbeza. Ini akan memberikan identitiyang tinggi kepada kumpulan tersebut, kepentingan, autonomi dan maklumbalas pencapaianyang baik.

Selain itu, setiap semua kumpulan mestilah bekerja dengan bersungguh-sungguh,memberikan sumbangan mereka kepada kumpulan dan bertanggungjawab bukan hanyakepada majikan sahaja tetapi juga kepada ahli-ahli kumpulan. Ini merupakan satu aspek yangpenting di dalam kerja berpasukan. Rasa tanggungjawab ini akan memberikan kepercayaankepada ahli-ahli kumpulan dan membawa komitmen yang baik di dalam kumpulan.


Ahli-ahli kumpulan perlu mengekalkan komitmen mereka untuk bekerjasama. Kumpulan yangefektif tidak akan berpecah-belah atau dibubarkan membuat satu projek yang amat sukar.Sebaliknya, ahli-ahli kumpulan berasa gembira kerana mereka telah menyertai kumpulantersebut. Dengan kata lain, kumpulan yang efektif adalah berkekalan dan mempunyai prospekyang baik untuk mengulangi kejayaan pada masa depan.

Kumpulan yang baik akan membentuk satu kesefahaman di kalangan ahli-ahlinya. Merekaakan berbincang sesama sendiri dan mencapai satu komitmen tentang bagaimana tugas danperanan masing-masing diagih-agihkan serta bagaimana pula kumpulan mereka akanmembuat keputusan. Dengan itu, kumpulan yang baik mestilah sentiasa memeriksapencapaian kumpulan mereka dan sedia untuk membuat perubahan di dalam keadaan yangsesuai.

4.3 Sekatan Dalam Kumpulan

Kumpulan adalah suatu perhubungan di antara satu sama lain dimana berlakunya pertukaranidea yang tiada kaitan dengan individu, sosial, agama dan latarbelakang keluarga. Merekabekerjasama dalam melaksanakan tugas atau aktiviti harian, berbincang dalam kumpulanyang kecil dan mengadakan sumbangan. Ini memberi peluang kepada mereka untukmendapat maklumbalas daripada ahli kumpulan bagi memastikan ianya menepati dengankonsep kumpulan dan pasukan yang mahukan penyertaan semua.

Tetapi tidak dinafikan terdapat juga pandangan negatif keputusan yang dibuat oleh kumpulan,kerapkali adalah lebih baik daripada keputusan yang dibuat oleh individu tetapi terdapatpengecualiannya. Terdapat tiga aspek kumpulan yang negatif yang dapat dikenalpasti. Antaraaspek tersebut ialah masalah penyelarasan, tekanan terhadap keseragaman dan tenggelamdi dalam kumpulan.

Kegagalan, sesuatu kumpulan adalah suatu kejadian yang biasa, disebabkan kurangpendedahan dalam aspek disiplin kendiri serta tanggungjawab individu kepada ahli-ahlikumpulan. Walau bagaimanapun, faktor kegagalan yang paling dominan adalah dari segi saizsesuatu kumpulan. Kerja berkumpulan paling cekap dengan bilangan ahli yang kecil sahaja.Semakin besar sesuatu kumpulan, semakin besar kemungkinan menemui kegagalan.Halangan lain seperti masalah berinteraksi turut menjadi faktor yang melumpuhkan sesuatuorganisasi berkumpulan.

5. ISU DAN MASALAH

Perubahan dalam kumpulan kerja mempengaruhi tingkahlaku kumpulan dan persekitarankumpulan.

5.1 Faktor Personel

Dua keperluan yang mempengaruhi rekabentuk kerja adalah keperluan sosial dan keperluanperkembangan diri. Dalam konteks ini apabila keperluan sosial tinggi maka rekabentuk keriaperlu berasaskan kumpulan.


5.2 Faktor Persekitaran

Situasi kerja berpasangan akan mengambil masa yang lebih pendek berbandingmelakukannya secara bersendirian. Oleh itu, kumpulan memainkan peranan penting dalammenjadikan tugas lebih mudah dan menarik. Tujuan utama adalah menghasilkan tugas yangmenjimatkan masa, tenaga kerja, penggunaan bahan mentah dan seterusnya membawakepada penghasilan produk atau perkhidmatan terbaik kepada pelanggan.

Kumpulan boleh direkabentuk melalui:

a) Kumpulan Kerja Autonomi

Pengkaji sistem sosioteknikal berpendapat kumpulan kerja autonomi dapat bertukartugas untuk meningkatkan kemahiran dan bekerjasama menghasilkan kerja yangbermakna dan mendapat maklumbalas mengenai prestasi tugas.

b) Kumpulan Kerja Bersepadu

Kumpulan ini secara keseluruhan kerjanya di bawah penyeliaan seorang penyelia danahli-ahlinya melakukan tugas secara bergilir-gilir. Contohnya, Matshusita berjayamemperkenalkan sistem ini sehingga menghasilkan tenaga pekerja yang mahir dansedia menghadapi cabaran baru.

6. NORMA DALAM KUMPULAN DAN PASUKAN

Norma adalah satu peraturan tidak formal yang menggambarkan kelakuan yang dikongsibersama secara meluas oleh ahli-ahli kumpulan. Satu set peraturan kelakuan yang piawaiakan ditentukan mengikut keperluan-keperluan yang khusus. Norma dalam pasukan akanmengutarakan pelbagai aspek. Diantaranya adalah berapa banyakkah sumbangan yang akandiberikan oleh ahli pasukan? Apakah pakaian mereka? Apakah makanan mereka? Perasaanahli pasukan terhadap organisasi dan bagaimana ahli pasukan akan berunding denganpengurus personel?

Dari pandangan organisasi, norma, boleh menjadi positif atau negatif. Dalam sesetengahkumpulan semua orang bekerja keras. Dalam kumpulan lain pula, pekerja-pekerja adalah antipengurusan dan cuba mengelakkan daripada melakukan kerja. Sesuatu norma seharusnyamenggalakkan pekerja-pekerjanya untuk memuji atau mengkritik syarikatnya cara terbuka.

Sesuatu norma boleh memberi garis panduan kepada individu untuk sikap terbuka, jujur danmenghormati pendapat orang lain atau mengelakkan daripada hadapi isu-isu penting danmengumpat di belakang orang lain. Ahli-ahli kumpulan mengambil berat mengenai amalankeselamatan yang lemah, penyalahgunaan dadah dan alkohol serta kecurian yang dilakukanoleh pekerja.


6.1 Kriteria Utama Dalam Norma Kumpulan

Amnya norma dalam satu kumpulan akan wujud apabila terdapat tiga kriteria yangdigabungkan. Kriteria-kriteria tersebut adalah seperti berikut:

a) Kelakuan Piawai Bagi Ahli Kumpulan

Ahli-ahli kumpulan mesti mempunyai kesedaran bahawa mereka perlumenyumbangkan tenaga dan usaha mereka dalam suatu organisasi. Perasaan iniharus wujud di dalam diri mereka tanpa sebarang paksaan. Contohnya bagipekerja-pekerja di Bank Simpanan Nasional, mereka bukan sahaja membuat tugasharian, malah mereka juga telah mengambil inisiatif untuk membantu para pelanggandalam pelbagai aspek seperti dari segi khidmat nasihat.

b) Ahli Kumpulan Mestilah Bersetuju Ke Atas Piawai Kelakuan Yang TelahDitetapkan

Ini tidak bermakna bahawa semua ahli kumpulan harus bersetuju secara sepenuhnya.Sekiranya ahli-ahli kumpulan tersebut didapati mempunyai banyak pendapatmengenai jumlah sumbangan yang patut diberikan kepada organisasi, maka kumpulanini dikatakan tidak mempunyai norma produktiviti.

c) Sistem Pemberian Ganjaran Dan Hukuman

Setiap individu seharusnya menyedari bahawa kewujudan kumpulan adalahberdasarkan sistem pemberian ganjaran dan hukuman. Ganjaran akan diberikankepada ahli yang mempunyai tahap sumbangan yang amat cemerlang manakalahukuman akan diberikan kepada mereka yang mengingkari peraturan organisasi.

6.2 Faktor-Faktor Kewujudan Norma Dalam Organisasi

Secara amnya didapati pembentukan norma wujud apabila terdapat satu atau lebih daripadaempat faktor bergabung. Di antara faktor-faktornya adalah seperti berikut:

a) Penyata Eksplisit

Sebagai contohnya, pengurus dan pekerja yang mempunyai penyata yang jelasdengan tujuan untuk membentuk peraturan supaya kumpulan tersebut dapatmencapai matlamat mereka. Katakanlah pihak organisasi telah memutuskan bahawamerokok adalah dilarang sama sekali terutamanya di pusat pemprosesanPETRONAS. Sekiranya ketua kumpulan dan ahli-ahli kumpulan bersama-samamenjayakan peraturan ini, maka peraturan ini akan menjadi peraturan formal bagiorganisasi tersebut dalam jangka masa yang panjang.

b) Kelakuan Pertama

Kelakuan yang pertama dalam kumpulan boleh juga menjadi pembentukan suatunorma. Sebagai contoh, kedudukan tempat duduk ahil dalam suatu mesyuarat.Mereka akan terus duduk di tempat yang sama pada mesyuarat yang akan datang.Lambat-laun la akan menjadi suatu norma dalam kumpulan. Kedudukan tempat dudukahli-ahli juga akan menentukan dengan siapakah seseorang itu harus bercakap atauberinteraksi


c) Kepentingan Pemberian Ganjaran dan Hukuman

Keberkesanan suatu hukuman lazimnya akan bergantung kepada kepentinganpemberian ganjaran dan hukuman kepada ahil-ahli kumpulan dan kebarangkalianbahawa ia akan diaplikasikan. AhIi kumpulan masih boleh mengendahkan normakumpulan sekiranya mereka menganggap bahawa mereka boleh melepaskan diridaripada hukuman.

7. KEAKRABAN

Keakraban merupakan salah satu ciri yang penting bagi kumpulan. Keakraban kumpulanmerujuk kepada betapa penting daya tarikan kumpulan ke atas para anggotanya, betapapenting untuk menggerakkan atau memotivasikan para anggotanya supaya kekal dalamkumpulan dan sejauh mana mereka mempengaruhi satu sama lain. Terdapat dua alasanutama mengapa keakraban adalah penting.

a) Ia mewujudkan kepuasan kepada para anggota kumpulan. Dalam sebuah kumpulanyang ada ikatan yang erat, para anggota dapat berkomunikasi antara satu sama lain.Mereka merasakan bahawa mereka, adalah sebahagian daripada kumpulan.Sekiranya tugas mereka tidak dilaksanakan dengan sempurna, atau organisasibersifat menekan, mereka, masih memperolehi kepuasan dengan bekerja bersamarakan-rakan sekerja yang disukai.

b) Keakraban mempunyai pengaruh yang besar terhadap prestasi. Penggemar-penggemar sukan sentiasa terdedah kepada keadaan ini. Apabila kumpulan yangdigemari menang, pemain-pemain menjadi bertambah rapat, dan saling mengetahuicara permainan masing-masing. Sebaliknya, kegagalan merupakan tanda pergaduhandan perpisahan.

Keakraban kumpulan berkemungkinan juga boleh menghancurkan organisasi, misalnyaapabila mereka mensabotaj bahagian pemasangan, berhenti kerja, atau bertindakmenurunkan prestasi mereka. Bilakah keakraban yang tinggi membawa kepada prestasi yangbaik atau buruk? Ini bergantung pada tugas dan sama ada kumpulan itu mempunyai prestasiyang tinggi atau rendah.

7.1 Menjalin Keakraban Dan Norma Prestasi Tinggi

Pengurus haruslah membentuk satu kumpulan yang bekerjasama dan mempunyai tahappencapaian yang tinggi. Tindakan berikut dapat membantu membentuk kumpulan tersebut.

a) Pengambilan pekerja yang mempunyai tingkah laku, nilai dan latar belakang yangsama.

Individu yang sama sifatnya, lebih mudah bergaul antara satu sama lain. Walaubagaimanapun, adalah tidak sesuai untuk berbuat demikian sekiranya tugas sesebuahkumpulan memerlukan input dan kemahiran yang berbeza. Misalnya, jawatankuasa danbadan yang seragam secara relatif akan membuat keputusan yang lemah kerana, iakekurangan maklumat dan pandangan yang berbeza. Ia juga mungkin dipengaruhi olehsemangat kumpulan atau fikiran kumpulan.


b) Mengekalkan standard sosialisasi dan syarat kemasukan yang tinggi.

Kumpulan dan organisasi yang susah untuk disertai adalah lebih berprestij. Individuyang berjaya melalui temuduga pemilihan atau proses latihan yang sukar akan berasabangga dengan pencapaian mereka dan berasa rapat dengan kumpulan.

c) Kekalkan kumpulan kecil (tetapi mampu untuk melaksanakan kerja yang besar)

Semakin besar sesebuah kumpulan, ahli kumpulan merasa semakin kurang penting.Kumpulan kecil membuat individu merasakan seperti penyumbang besar.

d) Bantu kumpulan berjaya dan mengumumkan kejayaannya.

Jadi pemimpin yang memudahkan peluang kejayaan. Pengalaman kemenangan akanmerapatkan hubungan antara ahli-ahli kumpulan. Sekiranya anda memberitahu orangyang bejawatan lebih tinggi mengenai kejayaan kumpulan anda, ahli-ahli akan merasabahawa mereka adalah sebahagian daripada satu unit yang penting dan berprestij.Kumpulan yang berada dalam rekod pencapaian baik akan terus maju, dan begitulahsebaliknya.

e) Jadilah pemimpin yang aktif

Penglibatan dalam membuat keputusan membolehkan ahli kumpulan menjadi lebihrapat di antara satu sama lain dan menuju ke arah pancapaian matlamat. Terlalubanyak keputusan “autokratik” akan mengasingkan kumpulan daripada pengurusan.

f) Terima cabaran luaran

Tarikh tugas patut disiapkan perlu dinyatakan bagi memaksa kumpulan bekerjasamabagi menghabiskan kerja dalam masa ditetapkan. Tambahan pula, persaingan antarakumpulan membuatkan ahli-ahlinya bekerjasama untuk menewaskan musuh.

g) Berikan ganjaran berdasarkan pencapaian kumpulan

Pastikan kumpulan yang mempunyai pencapaian tinggi akan mendapat ganjaran yangsepatutnya. Ini akan menggalakkan ahli kumpulan supaya menjadi lebih erat untuk terusmaju dan mendapat ganjaran.

8. FUNGSI KUMPULAN DAN PASUKAN

Keberkesanan kumpulan adalah bergantung kepada watak dan fungsi untuk mengekalkankumpulan. Menurut seorang cendekiawan, "Satu pasukan bolasepak yang baik mestimempunyai kemahiran dalam 'blocking' dan 'tackling' serta mampu untuk mempamerkancorak permainan bertahan dan menyerang secara fleksibel tetapi semangat dan kerjasamapasukan adalah saling bergantungan antara satu sama lain, dan mesti wujud pada tahapyang tinggi untuk mencapai kejayaan.


Fungsi tugas merujuk kepada perkara-perkara yang berkait secara langsung dalampenyempurnaan tugas dengan berkesan. Dari perspektif pengurusan, terdapat beberapafungsi yang penting.

a) Permulaan aktiviti

Mencadangkan idea, mengenalpasti masalah, mencadangkan pendekatan danmenyelesaikan masalah.

b) Pencarian maklumat

Bertanya mengenai idea, cadangan, maklumat atau fakta.

c) Pemberian maklumat

Menawar dan menerangkan pendapat berkenaan dengan masalah, cadangan danpenyelesaian.

d) Penghuraian

Mengkelas, menerangkan dan mengembangkan makna dan fahaman mengenai konsepdan akibat yang terhasil.

e) Penyelarasan

Menarik perhatian terhadap aktiviti perhubungan.

f) Perumusan

Mengumpulkan semua idea dan cadangan yang berkaitan.

g) Percubaan

Pembelajaran amalan yang digunakan dalam idea dan cadangan

h) Pentaksiran

Mengukur pencapaian dan keberkesanannya.

i) Penerangan pendapat

Penerangan pendapat mengenai masalah, cadangan dan penyelesaian.

j) Pengenalan masalah

Meramal dan mengenalpasti masalah serta mengambil langkah seterusnya.


9. PERANAN KUMPULAN KERJA DALAM SUATU ORGANISASI

9.1 Mendalamkan Pengetahuan Dalam Suatu Bidang Kerja

Pengetahuan dan idea yang dibawa oleh suatu kumpulan adalah jauh lebih baik daripadaidea individu. Apabila satu aspek dibentangkan dalam kumpulan, semua ahli akanmenyumbangkan idea-idea dan pengalaman mereka dalam pelbagai aspek. Ini akanmembantu ketua kumpulan untuk membuat keputusan yang lebih rasional. Kemungkinan jugaindividu yang tidak mahir atau pakar dalam pelbagai bidang, akan membuatkan keputusanyang diambil berkemungkinan besar adalah tidak rasional. Contohnya untuk mengeluarkankereta PROTON SAGA, satu kumpulan kerja telah dibuat untuk membincangkan kertas kerjadan melaksanakan projeknya. Ini akhirnya telah membuahkan hasil yang lebih baik.

Kumpulan juga ada mengambil ahli baru. Oleh itu, ahli di dalam kumpulan harus dipilih dandiberi latihan supaya mereka dapat memberi sumbangan kepada kumpulan. Kemahiran yangdiperlukan oleh kumpulan termasuklah kepakaran teknikal atau kefungsian, penyelesaianmasalah, membuat keputusan dan kemahiran berkomunikasi. Sesetengah pengurus dankumpulan membuat kesilapan dengan menekankan beberapa kemahiran tertentu sahaja danmengabaikan yang lain. Adalah amat penting kemahiran tersebut dikuasai dan dikembangkandi kalangan ahli kumpulan. Contohnya, K Shoes Ltd melatih ahli-ahli kumpulannya untukmengetahui keseluruhan pengetahuan perniagaan, pembentukan ikatan pembekal danpengurusan peruncitan.

9.2 Mewujudkan Pelbagai Strategi Dalam Penyelesaian Masalah

Apabila bekerja dalam kumpulan, suatu tugas akan dibahagi-bahagikan. Dengan ini, merekaakan menjadi lebih arif dalam bidang tugas masing-masing. Ini seterusnya akanmempengaruhl ahli-ahli kumpulan untuk berkongsi masalah-masalah mereka.

Dalam perbincangan, sudah tentu banyak strategi penyelesaian masalah akan diutarakan. Iniakan memudahkan pihak organisasi menyelesaikan suatu masalah.

Contohnya, dalam masalah ekonomi di Malaysia, dengan adanya ahli-ahli kumpulan ekonomimaka pelbagai strategi telah diambil seperti kempen inflasi sifar untuk mencapai kadarekonomi yang tinggi.

9.3 Membantu Meningkatkan Produktiviti

Seseorang dalam kumpulan yang telah mempengaruhi dalam membuat keputusan, akanmenjadi lebih komited kepada keputusan yang dibuat. Tambahan pula, individu tersebut akansanggup untuk menerima beban tanggungjawab yang lebih berbanding ahli-ahli lain. Ini akanmeningkatkan daya produktiviti kerana suatu kerja akan dibuat dengan sukarela. Hasil kerjaini jauh berbeza jika dibandingkan dengan ahli-ahli kumpulan yang telah dipaksa untukmembuat suatu pekerjaan.

9.4 Membantu Untuk Menjimatkan Masa

Biasanya pengkhususan akan wujud dalam suatu kumpulan kerja. Tugas-tugas akandibahagikan kepada ahli-ahli kumpulan berdasarkan pengetahuan dan kepakaran mereka. Inisudah tentu menjimatkan masa untuk menghabiskan suatu projek kerana masing-masingsudah arif tentang bidang tugas mereka. Tambahan pula, hasil yang diperlihatkan akanmenjadi lebih baik.


10. FUNGSI PENYELENGGARAAN

Fungsi penyelenggaraan kumpulan mengenai kepimpinan tertumpu ke atas aktiviti-aktivitipenting dalam kumpulan untuk meneruskan kerjasama ke arah pencapaian matlamat.

Beberapa fungsi yang penting adalah seperti berikut:

a) Dorongan

Perhormatan dan bantuan sumbangan kepada yang lain.

b) Penjagaan

Penyusunan sumbangan supaya semua dapat memberikan sumbangan.

c) Penetapan standard

Memajukan standard bagi kumpulan untuk digunakan dalam penilaian prosedur danpenyelesaian masalah.

d) Pelanjutan

Bersetuju dan mengikuti idea-idea kumpulan yang lain dan melayankan diri sebagaipendengar bagi idea dan cadangan.

e) Penyataan perasaan kumpulan

Menghuraikan dan menyatakan perasaan kumpulan.

f) Penaksiran

Mencuba keputusan kumpulan berbanding dengan standard dan matlamat kumpulan.

g) Penyelarasan

Sebagai pendamai dan pengantara konflik pendapat.

h) Pengurangan tekanan

Membuang perasaan negatif dan membetulkan keadaan.

Oleh yang demikian, fungsi penyelenggaraan menumpukan kepada elemen-elemen yangmempengaruhi kerjasama dan kerja kumpulan. Kedua-dua fungsi ini adalah kritikal kepadakeberkesanan pemprosesan keputusan kumpulan. Dalam erti kata lain, persembahan fungsiini adalah satu cara untuk mengurus proses kumpulan supaya keadaan kumpulan adalahdikawal dengan baik.

Mitos yang paling biasa dalam pendapat kita mengenai pemprosesan keputusan kumpulanadalah tanggungjawab ketua kumpulan untuk melakukan fungsi ini. la adalah tanggungjawabketua kumpulan untuk memastikan kedua-dua fungsi ini dilakukan, tetapi kesudahannyaadalah fungsi-fungsi ini disempurnakan sendiri oleh setiap ahli dalam kumpulan. Ahlikumpulan yang berkesan bukan sahaja memberikan sumbangan kepada kumpulan malahmenguruskan pemprosesan kumpulan.


SOALAN / QUESTIONS :

1. Apakah yang dimaksudkan dengan kumpulan?

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

2. Terangkan dua (2) jenis-jenis kumpulan secara terperinci.

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

3. Nyatakan tiga (3) kriteria utama dalam norma kumpulan?

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

4. Terangkan secara ringkas faktor-faktor kewujudan norma dalam organisasi?

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________



1. Nota-nota rujukan SKM 1017 Pengurusan Kerjaya

2. Nota-nota rujukan BB2120 Organisational Behaviour

PROGRAM / PROGRAM NCS-CORE ABILITIES(Z-009-2)

TAHAP / LEVEL L2



KEBOLEHAN/ABILITIES 04.05 DEMONSTRATE AND INITIATIVE AND FLEXIBILITY


AT THE END OF THIS MODULE, TRAINEES WILL BE ABLETO DEMONSTRATE INITIATIVE AND FLEXIBILITY

NO. KOD / CODE NO. Z-009-2/M03/P(2/2) Muka : 1 drp : 11

TAJUK / TITLE : PENERIMAAN PERUBAHAN DALAM PROSEDUR KERJA

TUJUAN / OBJECTIVE(S)

Supaya pelatih dapat mengenalpasti proses tugasan masaah dan cabaran dalam

perubahan cara kerja. Selain itu kesanggupan untuk menerima tugasan baru yang dipilih

dan dipertimbangkan seterusnya memberi cadangan serta berkomunikasi dengan kumulan

kerja untuk melaksanakan arahan keja yang telah diberikan.


CORE ABILITIES

KERTAS PENERANGAN


PENERANGAN / INFORMATION :

1. MENJANA DAN MENILAI PENYELESAIAN-PENYELESAIAN ALTERNATIF

Setelah masalah dikenalpasil dan ditakrifkan, proses ini bersambung denganusaha-usaha menjana dan menilai penyelesaian alternatif. Kesilapan yang biasadalam langkah ini adalah memilih penyelesaian yang cepat dan alternatif yangkelihatan baik tetapi mempunyai kesan buruk disebaliknya.

2. PERSEKITARAN DALAM MENYELESAIKAN MASALAH

Terdapat tiga keadaan yang berbeza-beza dalam persekitaran semasa iaitu ketentuan,risiko dan ketidaktentuan sepertimana yang dinyatakan oleh Daft & Hiatt (1997).Pengurus akan membuat keputusan di bawah dalam mana-mana keadaan tetapipengurusan atasan biasanya menghadapi masalah apablia keadaan tidak berstruktur,yang mengandungi risiko dan penuh ketidaktentuan.

a) Ketentuan

Dalam persekitaran yang mempunyai ketentuan, maklumat adalah mencukupiuntuk setiap alternatif, pengurus mengetahui kepentingan setiap alternatif serta,memahami hasil terakhir bagi setiap alternatif. Keadaan ini adalah ideal dalammenyelesaikan masalah. Cabaran utama pengurusan adalah mengkaji setiapalternatif dan memilih penyelesaian yang terbaik. Walaupun beberapa masalahtimbul, ia boleh dihadapi dan ditangani agar ketidaktentuan dapat dikurangkan.

b) Risiko

Dalam persekitaran berisiko, pengurus mengalami kekurangan maklumat sertakepentingan bagi setiap alternatif. Pengurus mempunyai kebarangkalian kejayaanbagi setiap alternatif. Setiap perniagaan mempunyai risiko yang berkaitan tetapisetiap risiko boleh dihadapi dengan inovasi yang berterusan.

c) Ketidaktentuan

Persekitaran tidak menentu terjadi apabila maklumat adalah terlalu kurang danpengurusan amat sukar melihat kebarangkalian kejayaan setiap alternatif.Persekitaran ini paling sukar dihadapi oleh sesuatu organisasi. Memandangkankesukaran yang dihadapi, pengurus hendaklah bergantung kepada kreativiti,keunikan kaedah dan alternatif yang inovatif. Dalam industri yang mengalamibanyak inovasi dan perkembangan produk baru seperti industri perisian komputer,pesaing-pesaing sentiasa cuba meramalkan bentuk produk perisian 10 - 15 tahunke hadapan.

3. KRITERIA UNTUK MENGANALISA ALTERNATIF

Organisasi perlu mempunyai kaedah tertentu untuk menganalisa setiap alternatif danbagaimana alternatif tersebut berupaya menyelesaikan masalah. Kaedah paling asasuntuk menilai alternatif adalah dengan menggunakan analisa kos-faedah (Cost


Benefit) iaitu membandingkan kos setiap alternatif dan jangkaan faedah yang bakaldiperolehi daripadanya. Pada tahap paling minimum, faedah alternatif yang hendakdipilih mestilah lebih besar daripada kos yang bakal dihadapi.

Banyak pendekatan statistik dibangunkan dalam bidang sains pengurusan danpenyelidikan operasi untuk menganalisa setiap alternatif secara kuantitatif. Namunbegitu, untuk membuat keputusan yang baik, pengurus hendaklah menggabungkanpendekatan kuantitatif dengan penilaian kualitatif. Penilaian kualitif adalah kaedah yangtidak boleh dibilang tetapi lebih kepada bentuk tindakan contohnya sikap. Terdapatbeberapa aspek yang boleh diambilkira dalam menilai setiap alternatif iaitu:

(a) FaedahApakah faedah-faedah yang diperolehi daripada menggunakan alternatif tersebutsama ada menyelesaikan ketidakcekapan prestasi atau mengambil kelebihan ataspeluang yang wujud.

(b) Kos:Berapa banyak kos yang diperlukan untuk melaksanakan, alternatif tersebut,pelaburan langsung yang akan terlibat, dan kemungkinan potensi kesan sampingannegatif terhasil daripadanya.

(c) Masa:Berapa cepatkah faedah boleh diperolehi serta kesan positif yang dapat dicapai.

(d) Penerimaan:Sejauh mana alternatif tersebut dapat diterima dan disokong oleh mereka yang akanmelaksanakannya.

(e) Etika:Sama ada alternatif tersebut memenuhi tahap standard etika yang ditetapkandalam organisasi.

4. MELAKSANAKAN PENYELESAIAN DAN MENILAI HASIL

Cabaran terakhir dalam menguruskan pembuatan keputusan dan menyelesaikanmasalah adalah melaksanakan penyelesaian yang dipilih dan menilai hasilnya.Setelah berhempas pulas emerah otak dan berganding tenaga untuk membuatkeputusan, peringkat pelaksanaan merupakan peringkat paling sukar kerana tidaksemua yang dirancang boleh dijayakan tanpa sebarang masalah.

Antara faktor utama alternatif yang dipilih gagal adalah kerana kurangnya penglibatanpelbagai pihak untuk menyokong dan sama-sama terlibat dalam tindakan yangdilaksanakan. Ada pihak yang tidak mahu terlibat kerana merasakan 'ini bukan kerjamereka' ataupun, mereka sudah terlibat dalam membuat keputusan dan mahumenumpukan kepada aspek lain pula. Selain itu, pengurus hendaklah bijak dalammengekalkan motivasi pekerja agar mereka sentiasa bersemangat bekerja danmencapai prestasi yang cemerlang.

Ada pihak yang tidak menilai apa yang telah mereka lakukan. Bagi mereka kejayaanmereka adalah dengan melaksanakan apa yang diputuskan tetapi tidak mengambilkirasama ada apa yang dilaksanakan itu berjaya menyelesaikan masalah atau tidak.Penilaian hasil adalah komponen penting dalam pengurusan kawalan organisasi.Dengan membandingkan apa yang dicapai dengan apa yang dikehendaki, pengurus


boleh membuat keputusan sama ada meneruskan apa yang dilaksanakan jikamencapai apa yang dikehendaki atau mengambil tindakan pembetulan jika gagalmencapai apa yang dikehendaki.

Semasa penilaian dilakukan, aspek positif dan negatif suatu set tindakan hendaklahdikaji. Jika penyelesalan asal tidak mencukupi, pengurus hendaklah berbalik kepadalangkah awal dalam proses penyelesaian masalah iaitu menjana penyelesaian baruatau mengubahsuai penyelesaian semasa. Dengan itu, proses membuat keputusandan penyelesaian masalah ialah proses yang berterusan dalam organisasi seiringdengan proses pengurusan organisasi.

Satu rancangan tindakan yang mengandungi objektif yang jelas, sasaran yang khususdan mempunyai jangka masa tertentu akan memudahkan proses penilaian dankawalan hasil kelak.

5. HALANGAN-HALANGAN PEMBUATAN KEPUTUSAN

Penggunaan kelima-lima langkah dalam proses pembuatan keputusan adalah suatuyang baik dan kajian menunjukkan bahawa penggunaan proses membuat keputusanyang formal berupaya meningkatkan keputusan yang bakal dibuat. Walaupun begitumembuat keputusan juga boleh menjurumuskan kepada masalah lain kerana masalahtidak ditakrifkan dengan jelas, matlamat tidak dikenalpasti, tidak banyak alternatif yangdijana, untuk dinilai dan penilaian yang tidak mencukupi. Membuat keputusan yangtidak berkesan akan menyebabkan pelaksanaan membawa masalah yang lebih besar.Ini kerana terdapat beberapa halangan yang menyebabkan keputusan menjadi tidakberkesan iaitu kecenderungan pemikiran (bias psychology), tekanan masa dan realitisosial (Bateman dan Snell, 1999).

5.1 Kecenderungan Pemikiran (Bias Psychology)

Pembuat keputusan, yakni pengurus, sering tersasar daripada objektif sebenar apabilamereka mengumpul, menilai dan menggunakan maklumat-maklumat yang diperolehiuntuk membuat keputusan. Manusia biasanya mempunyai kecenderungan tertentuyang menghalang mereka daripada membuat keputusan terbaik.

Contohnya dalam kawalan ilusi, manusia percaya bahawa mereka bolehmempengaruhi peristiwa walaupun mereka tidak mempunyai sebarang kawalan atasapa yang akan berlaku. Dalam bidang perniagaan, wujud pengurus yang terlebihyakin, yang membawa mereka kepada kegagalan, kerana mereka mengabaikan risikoyang wujud serta gagal menilai sebab-sebab sebenar sesuatu kejayaan. Mereka iniyakin tidak akan membuat keputusan dalam membuat keputusan, serta percayamereka kebal daripada risiko dan kegagalan terutamanya bagi mereka yang telahmenerima kejayaan demi kejayaan.

Kecenderungan pemikiran (bias psychology) juga terjadi apabila pengurusterpengaruh dengan cara persembahan sesuatu alternatif atau keputusan itu.Contohnya, dalam membuat pelaburan dalam Projek A yang mampu menjanakeuntungan 60% dan Projek B yang mampu menjana keuntungan 25%, pengurusberpihak dan membuat keputusan untuk memilih Projek A kerana terpengaruh dengankeuntungan yang bakal dijana kelak. Ini menyebabkan pengurus kurang memikirkanrisiko lain yang wujud, apatah lagi pihak yang membuat pembentangan projek tersebutsecara tidak langsung cuba mempengaruhi pengurus untuk memilih Projek A.


Selain itu, pengurus biasanya tidak sanggup menggadaikan masa depan. Inibermaksud keputusan yang dibuat lebih memenuhi keperluan jangka pendek,mendapatkan keuntungan segera dan mengurangkan risiko yang tidak menentu.Apabila ia berlaku, organisasi akan kurang menjalankan kegiatan Penyelidikan danPembangunan kerana perbelanjaannya yang besar dan risiko yang tinggi. Ini akhirnyaakan menyebabkan organisasi kehilangan daya saing strategik pada masa depan.

5.2 Tekanan Masa

Memandangkan persekitaran organisasi masa kini yang cepat berubah, pengurusmenghadapi tekanan untuk membuat keputusan dengan segera agar organisasisentiasa berdaya saing di pasaran. Tambahan pula mengambil masa yang panjanguntuk membuat keputusan akan melemahkan organisasi dan keputusan yang dibuatakan menjadi semakin tidak relevan. Ada yang membuat keputusan segera denganmenggunakan analisa yang ringkas tetapi akan mengurangkan kualiti keputusan yangdibuat.

Persoalan utama yang dihadapi adalah bagaimana hendak membuat keputusandalam tekanan yang tinggi, pada masa yang tepat dan keputusan itu berkualiti tinggi.Untuk berhadapan dengan keadaan tersebut, pengurus perlu fokuskan kepadamaklumat semasa yang sebenar daripada sibuk memikirkan keadaan sebenar masadepan.

Contohnya ialah dengan memantau kerja dalam proses secara harian daripadamenyemak beberapa petunjuk tradisional seperti maklumat perakaunan di komputerdalam masa tertentu sahaja.

Pilihan kedua adalah dengan melibatkan seramai mungkin pekerja dengan cekap danberkesan dalam membuat keputusan. Pengurus hendaklah mempercayai danmeyakini kepakaran para pekerjanya, menerima pandangan mereka, menilaiperbezaan pandangan yang wujud dengan bijaksana, mengurangkan konflik pendapatdan berusaha membuat keputusan dengan muafakat iaitu persetujuan semuakakitangan yang terlibat dalam pembuatan sesuatu keputusan.

5.3 Realiti Sosial

Dalam industri yang mengalami persaingan sengit, keputusan biasanya dibuat olehsekumpulan pekerja (pengurus dan pekerja) bukannya oleh pengurus sahaja. Namunkeadaan ini agak berlainan dengan industri yang mengalami persaingan kurang sengitdi mana faktor antara manusia menjejaskan keberkesanan keputusan yang bakaldiambil. Ini kerana keputusan yang hendak diambil mestilah mengambilkirakeutamaan dan reaksi pihak yang lain dalam organisasi. Dengan itu keputusan yanghendak dibuat akan mengalami konflik antara pelbagai pihak terlebih dahulu,mempunyai unsur interaksi yang meluas, tawar-menawar antara satu sama lain, cubamemenuhi kehendak semua pihak dan berunsur politik dalaman organisasi. Oleh itu,keputusan terbaik dan paling berkesan tidak menjadi kenyataan dan dalam jangkapanjang organisasi akan mengalami masalah kerana konflik-konflik yang sentiasaberlaku apabila sesuatu keputusan penting hendak dibuat.


6. PERUBAHAN ORGANISASI

Organisasi perlu berubah. Perubahan adalah cara hidup didalam dunia kini. Kadarperubahan bertambah dengan pesat. Perubahan yang akan berlaku dapatdijangkakan tetapi jenis perubahan tersebut sukar diramalkan, sama ada kita berjayamengawalnya atau pun tidak. Perubahan adakala menggusarkan dan mengganggu. Iamampu menggangu keseimbangan organisasi. Oleh itu meramal dan bertindak keatasperubahan adalah satu tugas besar dalam sesebuah organisasi.

6.1 Kuasa Perubahan

Sesuatu perubahan lazimnya datang dari persekitaran. Sebagai contoh:-

Peraturan baru mungkin mengecilkan atau membesarkan kuasa organisasi. Perubahan keadaan ekonomi dan politik semasa menyebabkan perubahan

kepada sumber hasil. Peraturan yang ketat di mana ianya akan memberi impak kepada organisasi. Perubahan prosedur professional biasanya memerlukan rombakan dalam

organisasi. Perubahan mungkin berlaku kepada sikap masyarakat dan kehendakpelanggan. Penilaian oleh empunya syarikat mungkin mempamerkan kelemahanorganisasi. Kehendak empunya syarikat bagi membaiki prestasi syarikat. Teknologi. Globalisasi. Perubahan demografi.

6.2 Perubahan sistem perspektif

Perubahan dan pembangunan organisasi akan berlaku pada pelbagai tahap.Kadangkala perubahan yang dilaksanakan adalah kecil manakala ada yangmemerlukan pengstrukturan adalah besar. Perubahan boleh dilaksanakan di sesuatubahagian tertentu Organisasi tanpa penglibatan semua bahagian. Sebarangperubahan di mana-mana bahagian organisasi akan memberi kesan kepadakeseluruhan organisasi. Kejayaaan tertakluk kepada perubahan, walaupun sekecilmanapun, ia bergantung kepada penerimaan oleh organisasi secarakeseluruhannya. Perubahan kepada satu sistem mungkin mengakibatkan perubahankepada sistem yang lain.

6.3 Penghalang Peubahan

Perubahan adalah suatu proses panjang tertakluk kepada halangan pada setiapperingkat. Hanya segelintir organisasi yang berjaya melaksanakan perubahan besar,bagi Organisasi yang tidak berjaya mereka akan kembali kepada paradigma lama.Kebanyakkan organisasi gagal kerana faktor masa yang terlibat dalam prosesperubahan. Organisasi yang mula berubah ketika mengalami krisis berkemungkinantidak akan berjaya memandangkan perubahan memerlukan masa yang panjang.Secara purata masa yang diperlukan adalah di antara 5 hingga 7 tahun. Sebahagianhalangan yang mungkin menggangu proses perubahan adalah seperti berikut;


6.4 Penghalang Organisasi

a) Paradigma Organisasi

Paradigma mempunyai kesan langsung ke atas penyelesaiaan yang dicari.Paradigma menjadi penghalang kepada keperluan berubah dan akanmengakibatkan sebarang perubahan sukar dicapai.

b) Organisasi Statik

Menjadi penghalang kepada perubahan kerana organisasi statik digubalberdasarkan stabiliti jangka masa lama. Sebarang cubaan berubah akanmenghadapi halangan kerana organisasi sedemikian mempunyai ahli yangberkepentingan peribadi.

c) Kumpulan Statik:

Norma kumpulan juga menjadi penghalang kepada sebarang perubahan.Kebiasaannya manusia kurang selesa dengan perubahan dan akan cubamenghalangnya.

d) Pembahagian Kewangan:

Perubahan biasanya melibatkan gangguan kepada pembahagian peruntukankewangan dan ia mungkin tidak disenangi oleh sesetengah kumpulan.

e) Pandangan Singkat:

Perubahan kepada tempat spesifik kadangkala gagal melihat saling berkaitanorganisasi yang akan menimbulkan kegagalan.

f) Komunikasi Lemah:

Sebarang perubahan yang tidak dimaklumkan secara berkesan akan gagal.

g) Halangan Luar Jangkaan:

Bagi kejayaan sebarang perubahan halangan luar jangka, perlu dikenalpasti dantidak dianggap ringan.

6.5 Punca Halangan Individu

a) Tabiat:

Sukar membuat perubahan dan selesa dengan keadaan semasa.

b) Jaminan:

Pengetahuan melaksanakan pekerjaan memberi jaminan kerjaya.

c) Faktor Ekonomi:


Kebimbingan kehilangan pekerjaan.

d) Gentar terhadap ketidak-kepastian:

Gangguan terhadap rutin menimbulkan tekanan.

e) Kurang kesedaran:

Persepsi pilihan menimbulkan halangan.

f) Faktor Sosial:

Perubahan menimbulkan gangguan kumpulan sosial.

6.6 Mewujudkan kesediaan

Paradigma merabunkan pembacaan dan tafsiran kita terhadap situasi persekitaran;dengan demikian kita mungkin tidak peka kepada keperluan perubahan, ataupeluang terhadap perubahan. Sebelum proses perubahan boleh berjaya, setiaporganisasi perlu dipekakan kepada tekanan perubahan. Mereka perlu fahammengapa perubahan itu adalah penting. Mereka perlu diberitahu dengan jelastentang keperluan organisasi dan kemungkinan percanggahan yang mungkinberlaku. Paradigma yang lalu perlu dibubarkan perlahan-lahan dan kepercayaanserta jangkaan positif ke atas perubahan perlu dihebahkan kepada semua. Merekaperlu terima akan perubahan supaya ianya menjadi kenyataan.

6.7 Mewujudkan Visi

Ianya dianggap satu daripada tugas yang besar di semua peringkat kepadapemimpin. Berasaskan kepada nilai-nilai kemanusiaan dan kehendak merekaterhadap apa yang organisasi patut capai dan bagaimana ia dilihat, akan membawakepada proses membentuk suatu visi. Mewujudkan visi adalah penting bagi tujuankomunikasi dalam organisasi. Berikut adalah diantara kenyataan visi:-

a) Misi

Kenyataan adalah terdiri daripada asas kepercayaan, nilai, keutamaan, kekuatandan imej yang diingini.

b) Nilaian hasil:

Prestasi khusus dan penghasilan sumber manusia. Ini akan berfungsi sebagaimatlamat bagi proses perubahan. Penghasilan prestasi termasuk penyampaianmeluas dan perkhidmatan yang lebih elok dan kepuasan pelanggan yang lebihtinggi. Hasilnya termasuk kepuasan bekerja, pembangunan, keselamatan danjaminan kerja. Penghasilan ini menjelaskan nilai organisasi yang mahu ditonjolkan.

c) Nilaian kondisi

Menyatakan apa yang organisasi patut dilihat untuk mencapai nilaian hasil.


Menjelaskan secara umum halatuju perubahan sebagai contoh, lebihkan tumpuankepada perkhidmatan atau memperkenalkan imej baru.

d) Matlamat diantara

Keperluan yang diinginkan di antara keadaan sekarang dan masa hadapan.Matlamat ini biasanya lebih jelas dari matlamat akhir dan menyediakan langkah-langkah pengurusan yang lebih kukuh untuk mencapai perubahan.

Kenyataan visi boleh disampaikan melalui kaedah penulisan, video, komunikasipersendirian dengan kumpulan tertentu atau semasa seminar khas. Pemimpinmungkin membina kenyataan visi dalam kumpulan kecil ataupun melaluikeseluruhan lembaga keahlian.


7. KESIMPULAN

Sebagai ketua dalam sesebuah unit atau jabatan, membuat keputusan memerlukankemahiran khusus di mana setiap pengurus hendaklah bersedia membuat keputusanyang baik dan berkesan untuk organisasi. Masalah hendaklah dihadapi denganberlapang dada dan berusaha menggunakan pemikiran saintifik dan intuitif yangdimiliki.

Pembuatan keputusan menjadi lebih kritikal untuk menyelesaikan masalah yangdihadapi oleh organisasi. Proses formal melibatkan lima langkah iaitu mencari danmentakrifkan masalah, menjana dan menilai penyelesaian alternatif, memilihpenyelesaian yang dikehendaki, melaksanakan penyelesaian yang dipilih dan menilaihasil dan keberkesanan daripada pelaksanaan yang dilakukan.

Semasa menjalani proses ini, pengurus hendaklah tahu jenis masalah yang wujud,kesilapan biasa dalam mentakrifkan masalah, peranan persekitaran dalammenyelesalikan masalah dan bagaimana, menganalisa alternatif. Memilih penyelesaianyang dikehendaki adalah suatu yang sukar tetapi mesti dilakukan di mana pengurushendaklah memahami apa keputusan yang hendak dilakukan, bagaimana membuatkeputusan yang berkesan dan siapa yang patut membuat keputusan sama ada individuatau kumpulan.

Pelaksanaan keputusan yang dipilih akan menjadi lebih mudah jika melibatkan pelbagaipihak di dalam organisasi. Kajian juga menunjukkan terdapat empat gaya membuatkeputusan iaitu gaya terarah, gaya analitikal, gaya konsepsi dan gaya kelakuan.Kefahaman mengenai kelebihan dan kekurangan setiap gaya amatlah penting dangaya ini boleh digunakan untuk menangani pelbagai situasi yang wujud. Selain ituterdapat tiga halangan yang menyebabkan keputusan menjadi tidak berkesan iaitu biaspsikologi, tekanan masa dan realiti sosial di dalam organisasi. Adalah menjaditanggungjawab pengurus membuat keputusan terbaik dan berkesan walaupunberhadapan dengan halangan ini.

Oleh itu, beberapa pendekatan dapat digunakan untuk mengembangkan kemahiranmembuat keputusan iaitu penggunaan kreativiti, sistem sokongan keputusanberkomputer dan pemikiran pelbagai dimensi. Pengurus yang cekap dan berkesanadalah mereka yang berani berhadapan dengan masalah, menyelesaikannya masalahsebelum ia timbul, menggunakan kekuatan peribadinya apabila berhadapan dengankonflik ketika membuat keputusan dan sentiasa belajar bagaimana menajamkankemahiran membuat keputusan.


SOALAN:

1. Apakah elemen-elemen persekitaran dalam menyelesaikan masaalah?

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

2. Namakan tiga (3) kriteria untuk menganalisa alternatif.

___________________________________________________________________

3. Sebutkan tiga (3) halangan-halangan dalam membuat keputusan yang berkesan.

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

4. Cadangkan tiga (3) contoh penyelesaian yang bersesuaian untuk menghadapi

halangan-halangan dalam membuat keputusan yang berkesan.

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________

___________________________________________________________________


1. Nota-nota rujukan SKM 1017 Pengurusan Kerjaya

2. Nota-nota rujukan BB2120 Organisational Behaviour

3. Kertas Penerangan Z009/M01 P(01)


TAHAP / LEVEL L2



KEBOLEHAN / ABILITIES03.08 : DEVELOP AND MAINTAINA A COOPERATION WITHIN

WORK GROUP


AT THE END OF THIS MODULE, TRAINEES WILL BE ABLE TODEVELOP AND MAINTAIN A COOPERATION WITHIN WORKGROUP


NAMA PELATIH /TRAINEE’S NAME

Date :

TAJUK / TITLE: KERJASAMA DALAM KERJA KUMPULAN


Supaya pelatih dapat menunjukkan sumbangan mereka, menawarkan bantuan dan menerimapertolongan dalam melakukan kerja berkumpulan. Selain daripada itu, pelatih dapat mempamerkankefahaman perbezaan individu dan budaya bekerja dalam membuat cadangan semasa perjumpaanuntuk menyelesaikan dan memahami sesuatu masalah, menerima keputusan serta perubahan yangdibuat melibatkan kerja dalam kumpulan.


Anda dikehendaki menjawab semua soalan yang terkandung dalam Kertas Tugusan ini dandibenarkan merujuk kepada Kertas Penerangan Z-009-2/M03/P(1/2)


CORE ABILITIES

KERTAS TUGASAN

NO. KOD / CODE NO. Z-009-2/M03/K(1/1) Page 2 of 4

SOALAN:

BAHAGIAN A : SOALAN ANEKA PILIHAN

Bulatkan jawapan yang paling bersesuaian.

1. Apakah yang dimaksudkan dengan kumpulan?a. pasukan atau sebuah jawatankuasa kumpulan kerja.b. dua atau lebih individu yang bebas berinteraksi di antara satu sama lain.c. tiga atau lebih individu yang bebas berkomunikasi di samping berkongsi tujuan dan identiti.d. kumpulan yang mempunyai tujuan dan tugas-tugas yang berkaitan dengan pencapaian objektif

organisasi.(2 markah)

2. Berikut adalah berbezaan antara persekitaran tradisi dan baru kecuali...a. pengiktirafan kerja terhadb. kebanyakan maklumat adalah aset pengurusanc. pengurus tidak menentukan dan merancang kerja.d. pengurus dan ahli kumpulan bersama-sama menentu dan merancang kerja.

(2 markah)

3. Terdapat dua (2) faktor-faktor kewujudan norma dalam organisasi. Dua(2) faktor-faktor tersebut ialaha. kelakuan piawai bagi ahli kumpulanb. penyata eksplisit dan kelakuan pertamac. sistem pemberian ganjaran dan hukumand. Menjalin keeratan dan norma prestasi tinggi

(2 markah)4. Fungsi kumpulan terdiri daripada perkara berikut kecuali…

a. percubaanb. penyelarasanc. pencarian maklumatd. membantu meningkatkan produktiviti

(2 markah)5. Peranan kumpulan kerja dalam suatu organisasi ialah...

a. terima cabaran luarb. berikan ganjaran berdasarkan pencapaian kumpulanc. mewujudkan pelbagai strategi dalam penyelesaian masalahd. bengekalkan standard sosialisasi dan kemasukan tinggi

(2 markah)BAHAGIAN B : SOALAN JAWAPAN PENDEK

Jawab semua soalan di dalam ruang yang telah disediakan.

6. Berikan empat (4) dimensi untuk membentuk kumpulan.

a. _________________________________________________________________

b. _________________________________________________________________

c. _________________________________________________________________

d. _________________________________________________________________

(4 markah)


7. Nyatakan dua (2) jenis kumpulan.

a. ______________________________________________

b. ______________________________________________

(2 markah)

8. Keberkesanan kumpulan adalah dinilai berdasarkan kepada tiga (3) kriteria. Berikan kriteria-kriteriatersebut.

a. _________________________________________________________________

b. _________________________________________________________________

c. _________________________________________________________________

(3 markah)

9. Fungsi kumpulan ialah..

a. _______________________________________________

b. _______________________________________________

c. _______________________________________________(3 markah)

10. Peranan kumpulan kerja ialah .....

a. ________________________________________________________________

b. ________________________________________________________________

(2 markah)


KOMEN PEGAWAI PENILAI:

T.Tangan Penilaian

Nama :

Tarikh :


TAHAP / LEVEL L2



KEBOLEHAN / ABILITIES03.08 : DEVELOP AND MAINTAINA A COOPERATION WITHIN

WORK GROUP


AT THE END OF THIS MODULE, TRAINEES WILL BE ABLE TODEVELOP AND MAINTAIN A COOPERATION WITHIN WORKGROUP


NAMA PELATIH /TRAINEE’S NAME

Date :

TAJUK / TITLE: KERJASAMA DALAM KERJA KUMPULAN


Tujuan helaian Kertas Tugas ini bagi menilai persefahaman pelatih berdasarkan topik diatas.


Anda dikehendaki menjawab semua soalan di dalam kertas jawapan yang disediakan dan penggunaankertas jawapan tambahan adalah dibenarkan. Anda dibenarkan merujuk:

Kertas Penerangan Z-009-2/M03/P(2/2)


CORE ABILITIES

KERTAS TUGASAN


SOALAN :

JAWAB SEMUA SOALAN YANG DIBERIKAN

1. Bincangkan tiga (3) jenis persekitaran yang biasanya mempengaruhi keputusan pengurus ataupihak atasan di dalam membuat keputusan.

(i) _______________________________________________________________________

(ii) _______________________________________________________________________

(iii) _______________________________________________________________________(6 Markah)

2. Berikan lima (5) kriteria atau aspek yang perlu diambilkira didalam menganalisa penyelesaianalternatif.

(i) _______________________________________________________________________

(ii) _______________________________________________________________________

(iii) _______________________________________________________________________

(iv) _______________________________________________________________________

(v) _______________________________________________________________________

(5 Markah)

3. Bincangkan faktor-faktor yang menghalang pihak pengurusan di dalam membuat keputusan yangberkesan.

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

_______________________________________________________________________

(6 Markah)

4. Cadangkan tiga (3) contoh penyelesaian yang bersesuaian untuk menghadapi halangan-halangan dalam membuat keputusan yang berkesan.

(i) _______________________________________________________________________

(ii) _______________________________________________________________________

(iii) _______________________________________________________________________

(3 Markah)


KOMEN PEGAWAI PENILAI:

T.Tangan Penilaian

Nama :

Tarikh :


TAHAP / LEVEL L2




03.08 DEVELOP AND MAINTAIN A COOPERATIONWITHIN WORK GROUP


AT THE END OF THIS MODULE, TRAINEES WILL BE ABLETO DEVELOP AND MAINTAIN A COOPERATION WITHINWORK GROUP

NO. KOD / CODE NO. Z-009-2/M03/K(1/2) Page : 1 of : 4

TAJUK / TITLE : KERJASAMA DALAM KERJA KUMPULAN


Pelatih mesti boleh:-

1. Tentukan jawatankuasa kecil

2. Kenalpasti peranan ahli jawatankuasa yang telah dibentuk

3. Wujudkan nama-nama keahlian yang akan membentuk ahli jawatankuasa.

LUKISAN / DATA / JADUAL / DRAWING / DATA / SCHEDULE:

TIADA


CORE ABILITIES

KERTAS KERJA


ARAHAN/INSTRUCTION

Kerjasama dalam kumpulan dapat menunjukkan sumbangan mereka, menawarkan bantuandan menerima pertolongan dalam melakukan kerja berkumpulan. Selain daripada itu, calondapat mempamerkan kefahaman perbezaan individu dan budaya bekerja dalam membuatcadangan semasa perjumpaan untuk menyelesaikan dan memahami sesuatu masalah,menerima keputusan serta perubahan yang dibuat melibatkan kerja dalam kumpulan.

Bagi tujuan ini, anggaplah anda bekerja di sebuah syarikat Y dan telah dilantik sebagaipengurus projek pembekalan komputer kepada makmal-makmal sekolah. Anda dimintamembuat kertas kerja berkaitan pembentukan sebuah ahli jawatan kuasa yang akanmenguruskan projek tersebut. Di dalam kertas kerja tersebut anda diminta menyenaraikanfungsi dan peranan setiap unit dan personel yang terlibat.

PERALATAN/KELENGKAPAN/BAHAN-BAHAN/TOOLS / EQUIPMENTS / MATERIALS

1. Alat tulis

2. Set Komputer

3. Alat Pancar (LCD Projector)

4. Papan Layar (Screen)


LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA

1. Bentuk jawatankuasakecil

1.1 Kenalpasti jawatankuasa yang perlu dibentuk.

1.2 Tentukan fungsi-fungsi yang terlibat di dalam setiapjawatankuasa kecil bagi menguruskan projek tersebut.

1.3 Tentukan skop dan batasan setiap ahli jawatankuasa.

2. Kenalpasti peranan ahlijawatankuasa yangtelah dibentuk.

2.1 Rangka senarai kerja bagi setiap ahli jawatankuasa.

2.2 Tentukan kriteria dan keperluan pelaksanaan tugas ahlijawatankuasa.

3. Senaraikan nama-namakeahlian yang akanmembentuk ahlijawatankuasa.

Kenalpasti nama-nama ahli yang bersesuaian.

Pilih nama ahli yang paling layak untuk setiap ahlijawatankuasa.


SENARAI SEMAK:

(Perlu dipenuhi oleh Pegawai Penilai)

BIL. LANGKAH / PROSIDUR KERJA TERIMATIDAK

TERIMA

1. Jawatankuasa yang perlu dibentuk telah dikenalpasti.

2.Fungsi-fungsi yang terlibat di dalam setiap jawatankuasa kecilbagi menguruskan projek tersebut telah ditentukan.

3. Skop dan batasan setiap ahli jawatankuasa telah ditentukan.

4. Senarai kerja bagi setiap ahli jawatankuasa telah dirangka.

5.Kriteria dan keperluan pelaksanaan tugas ahli jawatankuasa telahdikenalpasti.

6. Nama-nama ahli yang bersesuaian telah dikenalpasti.

7.Nama ahli yang paling layak untuk setiap ahli jawatankuasa telahdipilih.

___________________________ ________________________

(Tandatangan Pelatih) (Tandatangan Pegawai Penilai)

__________________________ ________________________

Tarikh Tarikh


1. Kertas Penerangan Z-009-2/M03/ P(1/2)


TAHAP / LEVEL L2



KEBOLEHAN / ABILITIES 04.05 DEMONSTRATE INITIATIVE AND FLEXIBILITY.


AT THE END OF THIS MODULE, TRAINEES WILL BE ABLETO DEMONSTRATE INITIATIVE AND FLEXIBILITY

NO. KOD / CODE NO. Z-009-2/M03/K(2/2) Muka : 1 drp : 4

TAJUK / TITLE : SELESAIKAN KONFLIK DI TEMPAT KERJA


Pelatih-pelatih mesti boleh:-

1. Dapatkan punca-punca yang menyebabkan timbulnya konflik

2. Selesaikan konflik berkenaan

LUKISAN / DATA / JADUAL / DRAWING / DATA / SCHEDULE:

TIADA


CORE ABILITIES

KERTAS KERJA



Anda telah bekerja di Syarikat X selama 2 tahun. Selama bekerja, anda tidak pernahmenghadapi sebarang masalah dengan rakan-rakan sekerja kerana mendapat kerja samayang baik sesama rakan-rakan sekerja mahupun pihak atasan. Namun begitu akhir-akhir ini,didapati banyak kerja yang perlu di laksanakan kerana mendapat permintaan yang tinggi bagiproduk tersebut dari pelanggan.

Oleh itu, junior anda akan dihantar berkursus oleh majikan anda dengan alasan mereka barubekerja. Kini anda dalam delima kerana tidak berpeluang untuk berkursus dan dalam masayang sama anda perlu meningkatkan lagi hasil kerja dan terpaksa bertugas lebih masa.

Justeru itu, anda dikehendaki mencari kemungkinan punca-punca konflik dan cadangkanbagaimana untuk mengatasinya serta membentangkan pencapaian anda kepada pengajar.

PERALATAN/PERKAKASAN/BAHAN/TOOLS / EQUIPMENTS /MATERIALS:

1. Alat tulis

2. Komputer

3. Alat Pancar (LCD Projector)

4. Papan Layar (Screen)


LANGKAH KERJA BUTIRAN KERJA

1. Dapatkan punca-puncayang menyebabkantimbulnya konflik

2. Selesaikan konflikberkenaan

1.1 Dapatkan gambaran yang jelas dari pekerja yang dicalonkan

1.2 Bincangkan dengan rakan-rakan sekerja yang lain

1.3 Dapatkan penerangan dengan jelas dari pegawai atasan

1.4 Rekodkan segala maklumat yang diperolehi

Dapatkan maklumat mengenai ’Strategi Mengatasi Konflik’

Dapatkan pandangan atau nasihat dari pegawai atasan

Buat keputusan yang bijak agar tidak menimbulkan masalahdi kemudian hari.


SENARAI SEMAK:

(Perlu dipenuhi oleh Pegawai Penilai)

BIL. LANGKAH / PROSIDUR KERJA TERIMATIDAK

TERIMA

1. Gambaran yang jelas dari pekerja yang di calonkan telah didapati.

2. Perbincangan dengan rakan-rakan sekerja yang lain tidak dibuat.

3. Dapat penerangan dengan jelas dari pegawai atasan

4. Segala maklumat yang diperolehi telah direkodkan.

5. Maklumat mengenai ’Strategi Mengatasi Konflik’ telah diperolehi.

6. Pandangan atau nasihat dari pegawai atasan telah diperolehi.

7.Keputusan yang bijak telah diambil agar tidak menimbulkanmasalah di kemudian hari.

___________________________ ________________________

(Tandatangan Pelatih) (Tandatangan Pegawai Penilai)

__________________________ ________________________

Tarikh Tarikh


1. Kertas Penerangan Z-009-2/M03/ P(2/2)

PROGRAM / PROGRAM NCS – CORE ABILITIES (Z009)

LEVEL L 2


03 – BEKERJASAMA DENGAN RAKAN


03.08: DEVELOP AND MAINTAIN A COOPERATION WITHINWORK GROUP

04.05: DEMONSTRATE INITIATIVE AND FLEXIBILITY


AT THE END OF THE MODULE, TRAINEES WILL BE ABLE TO:

DEVELOP AND MAINTAIN A COOPERATION WITHIN WORKGROUP AND DEMONSTRATE INITIATIVE AND FLEXIBILITY

NAMA PELAJAR / STUDENT’S

NAME:TARIKH:


PERHATIAN:



ARAHAN:






6. Kertas ini mengandungi 14 soalan


CORE ABILITIES


BAHAGIAN A – Bulatkan jawapan yang betul

1. Definasi kumpulan ditakrifkan sebagai?

A. Satu kumpulan yang bebas berinteraksi

B. Dua kumpulan yang bebas berinteraksi

C. Dua atau lebih individu bebas berinteraksi

D. Tiga kumpulan yang berkongsi tujuan dan maklumat

2. Kumpulan ini lebih cenderung kepada struktur yang rasional.

A. Kumpulan tidak formal

B. Kumpulan ramai

C. Kumpulan normal

D. Kumpulan formal

3. Keberkesanan dan masalah boleh dinilai melalui semua di bawah kecuali

A. Fokus pencapaian

B. Penilaian

C. Sekatan dalam kumpulan

D. Sumbangan ahli-ahli

4. Antara kriteria untuk menganalisa alternatif adalah

A. Halangan, Kos, Masa, Penerimaan, Etika

B. Faedah, Kos, Masa, Penerimaan, Etika

C. Faedah, Kos, Masa, Penerimaan, Sosial

D. Faedah, Kos, Masalah Komunikasi, Penerimaan, Etika

5. Di bawah adalah halangan-halangan pembuatan keputusan kecuali

A. Kekurangan bahan

B. Kecenderungan pemikiran

C. Tekanan masa

D. Realiti sosial

(5 markah)

BAHAGIAN B – Isikan tempat kosong dengan jawapan yang betul.

6. Dalam persekitaran…………………..……… pengurus mengalami kekurangan maklumat

serta kepentingan bagi setiap alternatif.

7. Kaedah paling asas untuk menilai alternatif adalah dengan menggunakan analisa

………………………….,…………………………..

8. Dalam industri yang mengalami persaingan sengit keputusan biasanya dibuat oleh

…………………………………….. bukannya oleh pengurusan sahaja.

9. Perubahan adalah satu proses panjang tertakluk kepada……………………………

pada setiap peringkat.

10. ………………………………………….menjadi penghalang kepada perubahan kerana organisasi

statik digubal berdasarkan stabiliti jangka masa lama.

(5 markah)

BAHAGIAN C – Bahagian ini mengandungi 4 soalan struktur. Jawab semua soalan.

11. Sebutkan lima (5) penghalang kepada satu-satu organisasi?

(a) ………………………………………………………………………………………………………

(b) ………………………………………………………………………………………………………

(c) ………………………………………………………………………………………………………

(d) ………………………………………………………………………………………………………

(e) ………………………………………………………………………………………………………

(10 markah)

12. Terangkan dengan jelas apakah yang dimaksudkan dengan kumpulan kerja bersepadu?

……………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………

……………………………………………………………………………………………………

(2 markah)

13. Nyatakan faktor-faktor kewujudan norma dalam organisasi?

(a)……………………………………………………………………………………………………….

(b)……………………………………………………………………………………………………….

(c)……………………………………………………………………………………………………….

(3 markah)

14. Sebutkan 5 fungsi kumpulan dan pasukan?

(a) ............................................................................................................................................

(b) …………………………………………………………………………………………………….

(c) …………………………………………………………………………………………………….

(d) …………………………………………………………………………………………………….

(e) ……………………………………………………………………………………………………..

(5 markah)



Nama:

Tarikh: