MINIT MESYUARAT MAJLIS BERSAMA JABATAN (MBJ)

JABATAN PERHUBUNGAN PERUSAHAAN

BILANGAN 1 TAHUN 2012

Tarikh : 22.3.2012 Masa : 9.00 Pagi

Tempat : Bilik Mesyuarat Utama JPPM Pengerusi : Encik Fong Khei Por A.M.K

Ketua Pengarah JPPM Kehadiran : Seperti Di Lampiran A

1. PERUTUSAN PENGERUSI

1.1 Perutusan Pengerusi Pegawai

1.1.1 Pengerusi mengucapkan terima kasih kepada semua ahli MBJ

yang hadir pada mesyuarat kali ini.

1.1.2 Pengerusi meminta semua warga Jabatan untuk sama-sama

bekerja untuk meneruskan kecemerlangan Jabatan dan

membawa JPPM ke landasan yang lebih tinggi sehingga

mendapat pengiktirafan sewajarnya dalam masyarakat.

1.1.3 Pengerusi mengambil kesempatan untuk mengucapkan tahniah

kepada pegawai-pegawai yang dinaikkan pangkat iaitu Encik

Asri bin Abdul Wahab (Gred S54), Encik Nasir bin Hj. Kassim

(Gred S52), Pn. Nohasila Binti Habib (Gred S48) dan Encik Md.

Marzuki bin Ismail (Gred S48).

1.1.4 Pengerusi turut memaklumkan di samping pemberian Anugerah

Perkhidmatan Cemerlang (APC) pada tahun ini, sijil-sijil

penghargaan akan diberi kepada pegawai dan kakitangan

berprestasi tinggi.

1.1.5 Pengerusi berharap pejabat Selangor dan Wilayah Persekutuan

akan mengekalkan prestasi pengendalian dan penyelesaian kes

yang tinggi. Sekiranya kedua-dua pejabat ini tidak menunjukkan

prestasi yang diharapkan, ia akan menjejaskan prestasi

keseluruhan JPPM.

1.2 Perutusan Pengerusi Pekerja

1.2.1 Pengerusi Pekerja mengucapkan tahniah kepada Tuan

Pengerusi yang dinaikkan pangkat ke JUSA C (Memangku)

seterusnya dilantik menjadi Ketua Pengarah Perhubungan

Perusahaan. Beliau turut mengucapkan tahniah kepada

pegawai-pegawai lain yang turut menerima kenaikan pangkat.

1.2.2 Pengerusi Pekerja berharap MBJ ini dapat menjadi satu forum

perbincangan dan bertukar-tukar fikiran dalam menyelesaikan

masalah di antara pihak pengurusan dan pihak pekerja. Beliau

turut berharap supaya isu-isu sensitif dapat dibincangkan secara

lebih berhemah.

2. PENGESAHAN MINIT MESYUARAT

2.1 Minit Mesyuarat bilangan 3 tahun 2011 dicadangkan untuk disahkan

oleh Encik Nasir bin Hj. Kassim (dengan pindaan jika ada) dan

disokong oleh Encik Zun bin Rawi.

3. PINDAAN MINIT MESYUARAT BIL. 4/2011

3.1 Minit mesyuarat perenggan 4.3.1 dipindah ke:

4.2 Bekalan Komputer/Interet/Telefon/Aset Jabatan.

4. PERKARA-PERKARA BERBANGKIT 4.1 Mempertingkatkan Komunikasi dan Perkongsian Maklumat

Mengenai Isu-Isu Perhubungan Perusahaan 4.1.1 Mesyuarat dimaklumkan Info JPPM untuk sesi Jun-Dis 2011

dijangka akan diterbitkan pada April 2012.

Tindakan: Bah. Keharmonian Perusahaan & Penyelidikan

4.1.2 Mesyuarat bersetuju supaya jawatankuasa kecil perhubungan

dan hal ehwal pegawai & kakitangan diwujudkan dan

dianggotai oleh En. Zun bin Rawi, En. Jeffrey Douglas dan En. Mohd Ramdan bin Muhamad Rais. Jawatankuasa ini akan

melaporkan rangka kerja dan aktiviti yang dirancang pada

mesyuarat akan datang.

Tindakan: En. Zun, En. Jeffrey dan En. Mohd Ramdan

4.2 Bekalan Komputer / Internet / Telefon / Aset Jabatan

4.2.1 Mengenai cadangan penambahan talian telefon untuk pejabat

negeri, Bahagian Khidmat Pengurusan memaklumkan kesemua

9 buah negeri berkenaan telah mendapat talian telefon

tambahan.

Tindakan: Makluman

4.2.2 Mesyuarat dimaklumkan bahawa hanya pegawai dan

kakitangan JPPM sahaja yang boleh menghantar dan menerima

email melalui email group JPPM.

Tindakan: Makluman

4.2.3 Mesyuarat turut dimaklumkan pembekalan rak besi telah dibuat

sebagaimana ditempah.

Tindakan: Makluman

4.3 Perjawatan

4.3.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa Bahagian Pengurusan Sumber

Manusia KSM akan mengadakan kursus induksi bagi pegawai pada bulan April ini. Bagi kakitangan sokongan

kumpulan I, kursus telah diadakan pada bulan Mac. Mesyuarat

bersetuju supaya Bahagian Khidmat Pengurusan membuat

semakan pegawai dan kakitangan yang belum mengikuti kursus

induksi supaya tindakan lanjut boleh diambil dengan Bahagian

Pengurusan Sumber Manusia KSM.

Tindakan: Bahagian Khidmat Pengurusan

4.3.2 Mesyuarat bersetuju supaya cadangan pengambilan pemandu

sambilan / kontrak dibincangkan dengan KSM.

Tindakan: Makluman

4.3.3 Mesyuarat turut dimaklumkan bahawa pemandu JPP Wilayah

Persekutuan pada masa ini perlu menjalani dialisis sebanyak 3

kali seminggu dan tidak dapat menjalankan tugas sepenuhnya.

Bahagian Khidmat Pengurusan diminta untuk meneliti perkara

ini dan mengambil tindakan sewajarnya.

Tindakan: Bahagian Khidmat Pengurusan

4.3.4 Mesyuarat dimaklumkan oleh Timbalan Ketua Pengarah

bahawa Mesyuarat Laluan Kerjaya Pegawai Skim

Perhubungan Perusahaan KSM telah diadakan bagi

menambahbaik perkhidmatan skim ini. Kertas kerja berkaitan

juga telah disedia dan dikemukakan kepada pihak KSM.

Tindakan: Makluman

5. HAL-HAL LAIN 5.1 Kursus / Latihan

5.1.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa kursus Team Building bagi

kakitangan akan dilaksanakan pada bulan Mei, manakala

untuk pegawai pula pada bulan Julai.

Tindakan: Makluman

5.1.2 Mesyuarat dimaklumkan kursus kewangan akan diadakan pada April ini.

Tindakan: Makluman

5.1.3 Mesyuarat juga bersetuju supaya cadangan tambahan jawatan Pembantu Tadbir W17 akan dimasukkan dalam

kertas penyusunan semula Jabatan.

Tindakan: Makluman

5.2 Perkhidmatan Kaunter Jabatan

5.2.1 Mesyuarat bersetuju supaya satu sistem diwujudkan untuk

mempastikan perkhidmatan kaunter dapat dilaksanakan secara efektif melalui kerjasama antara pegawai bertugas dan

petugas kaunter

Tindakan: Bahagian Khidmat Pengurusan

5.3 Kebersihan dan Keceriaan Pejabat

5.3.1 Mesyuarat dimaklumkan bahawa masalah kerosakan di tandas

lelaki telah dapat diatasi.

Tindakan: Makluman

5.3.2 Bahagian Khidmat Pengurusan diminta untuk mengemas dan

mengalihkan semua barang yang terdapat di ruang rehat

pegawai dalam tempoh satu bulan

Tindakan: Bahagian Khidmat Pengurusan

5.3.3 Pengerusi meminta supaya pejabat-pejabat negeri yang

memerlukan perpindahan atau ubahsuai pejabat supaya

mengemukakan kertas kerja berkenaan dengan kadar segera

kepada Bahagian Khidmat Pengurusan.

Tindakan: Semua Pengarah Negeri

5.4 Disiplin 5.4.1 Mesyuarat bersetuju supaya satu taklimat eksekutif mengenai

etika berpakaian dan berketrampilan diri diadakan pada tahun

ini.

Tindakan: Bahagian Khidmat Pengurusan

5.4.2 Pengerusi mencadangkan supaya sekiranya berlaku masalah

disiplin termasuk yang berkaitan dengan tugas hakiki, perkara

tersebut diselesaikan secara dalaman terlebih dahulu.

Sekiranya masalah berkenaan serius, makluman perlu

dikemukakan kepada pihak Ibu Pejabat yang akan mengambil

tindakan sewajarnya seperti mendapatkan bantuan kaunselor

sebelum tindakan disiplin diambil jika tiada perubahan.

Pengerusi juga meminta pekeliling berkaitan disiplin diedarkan kepada semua pegawai dan kakitangan.

Tindakan: Bahagian Khidmat Pengurusan

5.5 Aktiviti Kebajikan dan Sosial

5.5.1 Mesyuarat bersetuju supaya pegawai dan kakitangan yang

berminat untuk menyertai perarakan Maulidur Rasul supaya

mengemukakan nama terus kepada Bahagian Khidmat

Pengurusan memandangkan surat jemputan dari Jakim

biasanya diterima pada saat-saat akhir.

Tindakan: Makluman