dasar & peraturan pelaksanaan mbj oleh: bahagian saraan, …edar notis pindaan & panggilan...

Tujuan Taklimat

Memberi penerangan dan pemahamanmengenai pelaksanaan MesyuaratMajlis Bersama Jabatan

2

Tujuan Penubuhan MBJ

• Satu saluran dua hala, di mana Pihak Pekerjadiberi saluran untuk berkomunikasi denganPihak Pengurusan

• Ruang untuk menyuarakan pendapat,pandangan serta menyumbang idea-idea yangbernas

• Demi kepentingan dan kebaikan Jabatanberkenaan.

3

Pekeliling Perkhimatan Bil. 2Tahun 1992

Penerangan berkenaan MBJ serta draf PerlembagaanMBJ

Dasar & Peraturan

Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3 Tahun 2002

Arahan terperinci berkenaanperaturan penubuhan, peranan dan pengurusanMBJ

4

• Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Jabatan Agensi Awam/PihakBerkuasa Berkanun/Pihak Berkuasa Tempatan hendaklah memastikanpenubuhan satu MBJ di agensi masing-masing.

• Bagi agensi-agensi pelaksana yang tidak mengendalikan secaralangsung urusan pentadbiran, pengurusan sumber manusiadan hal ehwal kewangan, MBJ tidak perlu ditubuhkan.

• Perwakilan daripada agensi-agensi yang belum menubuhkan MBJboleh menghadiri mesyuarat MBJ di peringkat Ibu Pejabatmasing-masing.

Peraturan Penubuhan MBJ

5

Agensi Kerajaanyang mengendalikansecara langsung1. urusan

pentadbiran,2. pengurusan

sumbermanusia; dan

3. Hal ehwalkewangan

Drafperlembagaandibincang dan

persetujuisebelum

dikemukakanuntuk

pertimbanganJPA

Kaedah Penubuhan MBJ

Gubal drafperlembagaan

(Lampiran D, PP 2/1992)

Kelulusan JPA

6

Carta Aliran Penubuhan MBJ di Peringkat Agensi

7

Arahan Ketua Jabatan

Menubuhkan MBJ

Sediakan Draf Perlembagaan MBJ

Keluarkan Arahan Pemilihan

Pihak Pegawai Dan Pihak

PekerjaPelantikan Pihak

Pegawai

1. Pengerusi

2. Setiausaha

3. Ahli

Pinda

Pelantikan Pihak

Pekerja

Pengerusi

Setiausaha

AhliKeluarkan Surat

Panggilan Mesyuarat

(Dalam Tempoh 1 Bulan)

Setuju

Hantar Draf Perlembagaan Kepada JPA

Berserta Minit Mesyuarat

Untuk Kelulusan

Mesyuarat Penubuhan

MBJ

Tidak SetujuPerlembagaan MBJ

Keahlian MBJ

Pihak Pegawai

Pihak Pekerja

8

MBJ adalah bersifat setempat- pekerja-pekerja di Jabatan/ Agensi X tersebut

sahaja layak dicalonkan dan dipilih untuk menjadi ahli

MBJ Jabatan/ Agensi X

Pihak Pegawai

Pengerusi

1. KSU Kementerian/ Timbalan KSU Kem atauKetua Jabatan/ KetuaPejabat Cawangan atauPengurus Besar/ TimbalanPengurus Besar atauTimbalan Pengerusi atauKetua Pegawai Tadbir

Ahli

1. SUB Perjawatan/ Perkhidmatanatau Pegawai Sumber Manusia;

2. Pegawai yang bertanggungjawab mengenaiKewangan; dan

3. Pegawai yang bertanggungjawab mengenaiPentadbiran / PengurusanSumber Manusia Kementerian/ Jabatan

Setiausaha

1. Pegawai yang bertanggungjawabmengenaiPentadbiran/ Pengurusan SumberManusiaKementerian/ Jabatan

Pegawai di mana MBJ ditubuhkan seperti berikut:

9

◇ Jumlah keahlian tidak terhad kepada4 orang sahaja dan bilangan boleh ditambahmengikut kesesuaian

◇ Dilantik atas nama jawatan masing-masing

◇ Tiada had tempoh memegang jawatan

Pihak Pegawai

10

Pihak Pekerja

◇ Dipilih oleh pekerja; terdiri gred 48 ke bawah, tidakterlibat membuat keputusan, bukan merupakan KetuaBahagian/ Cawangan

◇ Pemilihan bukan atas nama peribadi

◇ Pemilihan tanpa campur tangan pihak pengurusan

◇ Tempoh keahlian - 2 tahun

◇ Komposisi mengikut kesesuaian Jabatan/ agensimasing-masing

11

Pihak Pekerja

12

Naib Pengerusi MBJ/ Pengerusi Pihak Pekerja

Setiausaha Pihak Pekerja

Ahli-Ahli Pihak Pekerja

Pengerusi

Tugas & Peranan

Setiausaha Ahli

NaibPengerusi

13

Pengerusi

1. Mempengerusikan mesyuarat MBJ;

2. Memaklumkan kepada JPA apabilatelah menubuhkan MBJ;

3. Mengemukakan perlembagaan MBJserta nama ahli;

4. Boleh meminta Mesyuarat Khas Majlisdiadakan;

5. Boleh memberi kebenaran kepadamesyuarat untuk membincangkanperkara-perkara di luar agenda;

6. Memberi persetujuan terhadap tarikhmesyuarat; dan

7. Memberi keputusan terhadap isu yangdibangkitkan

14

1. Mempengerusikan mesyuaratperingkat pekerja;

2. Tidak boleh mempengerusikanMesyuarat MBJ;

3. Boleh meminta Mesyuarat KhasMajlis diadakan;

4. Memberi persetujuan terhadaptarikh mesyuarat; dan

5. Boleh memberi kebenaran kepadamesyuarat untuk membincangkanperkara-perkara di luar agenda.

Naib Pengerusi

Setiausaha BersamaSetiausaha Pihak Pegawai

1. Menyediakan agenda bersamamesyuarat MBJ;

2. Mengeluarkan notis mesyuaratMBJ;

3. Mengedarkan agenda mesyuaratkepada ahli Pihak Pegawai 7 harisebelum mesyuarat;

4. Menyediakan dan menandatanganiminit mesyuarat sebelumdikemukakan kepada JPA;

5. Mengedarkan minit mesyuarat MBJkepada ahli mesyuarat; dan

6. Mengemukakan minit mesyuaratMBJ ke JPA.

Setiausaha Pihak Pekerja

1. Menyediakan agenda bersamamesyuarat MBJ;

2. Setiausaha mesyuarat pihakpekerja;

3. Mengedarkan agenda mesyuaratkepada ahli Pihak Pekerja 7 harisebelum mesyuarat;

4. Menyediakan dan menandatanganiminit mesyuarat; dan

5. Menyampaikan perkara yangdibincang dan diputuskan dalammesyuarat MBJ kepada semuapekerja.

15

Ahli

Ahli Pihak Pegawai

1. Mengambil bahagian dalamperbincangan semasa MesyuaratMBJ;

2. Memberi cadangan penyelesaianke atas isu yang dibangkitkan; dan

3. Ahli yang terkanan bolehmempengerusikan mesyuaratsekiranya Pengerusi tidak hadir.

Ahli Pihak Pekerja

1. Mengambil bahagian dalamperbincangan semasa mesyuaratMBJ;

2. Mengemukakan isu atau usulkepada setiausaha Pihak Pekerjauntuk dibincangkan dalamMesyuarat MBJ; dan

3. Memberi cadangan penyelesaianke atas isu yang dibangkitkan

16

17

◇ Korum - 50% ahli Pihak Pegawai dan 50% ahli Pihak Pekerja

◇ Agenda disediakan 7 hari sebelum tarikh mesyuarat

◇ Mesyuarat khas (jika perlu) - persetujuan Pengerusi/ Naib Pengerusi biladikehendaki

◇ Keputusan mesyuarat secara bersama

◇ Sekiranya Pengerusi tidak boleh mempengerusikan mesyuarat,ahli Pihak Pegawai terkanan boleh mempengerusikan mesyuarat

◇ Dalam apa keadaan sekalipun, Naib Pengerusi iaitu PengerusiPihak Pekerja tidak boleh mempengerusikan mesyuarat

Pengurusan Mesyuarat MBJ

Pengurusan Mesyuarat

Suku Tahunan Tempoh (Bulan)

Pertama Jan-Mac

Kedua April-Jun

Ketiga Julai-Sept

Keempat Okt-Dis

Diadakan sekali dalam tempoh 3 bulan iaitu 4 kali setahun

18

Minit Mesyuarat

◇ Hendaklah dikemukakan ke JPA tidak lewat dari 2 minggu selepas mesyuarat diadakan untuk tujuan pemantauan dan penyediaan laporan.

◇ Minit mesyuarat hendaklah ditandatangani oleh kedua-dua setiausaha

19

3. Hal Pentadbiran

Skop Perbincangan

1. Skim Perkhidmatan & Perjawatan

5. Hal Kewangan

4. Elaun & Kemudahan

2. Hal Perkhidmatan

6. Hal Kebajikan

7. Hal-hal Lain

20

Skop Perbincangan MBJ

21

• Isu yang dibincangkan tidak boleh menyentuh perkara berkaitandasar/peraturan Kerajaan. Hanya berkaitan pelaksanaan dasar sedia ada.

• Dasar/peraturan Kerajaan hendaklah dirujuk kepada Agensi Pusat dengandisalurkan kepada Pihak Kementerian/Pihak Kesatuan Sekerja /Pihak Pekerja MajlisBersama Kebangsaan (MBK) mengikut perkhidmatan masing-masing.

• Dasar/peraturan Kerajaan boleh dibincangkan untuk memberi penjelasan danpenerangan mengenai pelaksanaannya sahaja.

• Hal-hal perseorangan atau masalah peribadi hendaklah diselesaikan secarapentadbiran sahaja.

• Mesyuarat tertumpu kepada perkara-perkara yang melibatkan kepentinganbersama (common interest).

Kaedah Pindaan Perlembagaan MBJ

22

Kenal pasti perkara yang perlu dipinda1

Sediakan deraf pindaan perlembagaan MBJ2

Bentangkan deraf perlembagaan MBJ dalam mesyuarat MBJ untuk mendapatkan persetujuan ahli mesyuarat (50%)

3

Kemukakan permohonan pindaan perlembagaan MBJ kepada JPA untuk kelulusan - Draf pindaan perlembagaan MBJ- Perlembagaan MBJ asal- Minit mesyuarat MBJ yang telah memperakui pindaan perlembagaan MBJ

4

Carta Aliran Pindaan Perlembagaan MBJ

23

Perubahan StrukturOrganisasi/ Keahlian

Sediakan Draf Pindaan Perlembagaan

Edar Notis Pindaan & Panggilan Mesyuarat

Pihak Pegawai

Pinda

Pihak Pekerja

Bincangkan

Pinda Perlembagaan

Setuju

Hantar Draf PindaanPerlembagaan Kepada JPA Berserta Minit Mesyuarat

Untuk Kelulusan

Tidak Setuju

Faktor Kejayaan MBJ◇ Suasana yang bersesuaian

◇ Komitmen pihak pengurusan

◇ Memilih ahli-ahli pihak pegawai yang berkelayakan

◇ Penerimaan dan kerjasama daripada kedua-dua belah pihak

◇ Komunikasi dua hala di antara pihak pengurusan dan pihak pekerja

◇ Pihak pengurusan hendaklah mempunyai fikiran terbuka terhadapmasalah pihak pekerja

◇ Pihak pengurusan dan pihak pekerja perlulah mengamalkan sikapyang profesional dan beretika dalam pengendalian mesyuarat

24

“◇ Kawalselia dan memantau keaktifan;

◇ Beri perhatian terhadap isu yang dibangkitkan;

◇ Dapatkan penjelasan dan maklum balas dari bahagianyang berkaitan sekiranya perlu; dan

◇ Memberi khidmat nasihat.

Peranan JPA

25

Kuasa JPA

• JPA sebagai penggubal dasar boleh menetapkan kaedahterbaik bagi menyelesaikan sebarang perbezaan pendapatdan pertentangan di antara Pihak Pegawai dengan PihakPekerja mengenai penggubalan dan pindaan perlembagaanMBJ Jabatan.

• Segala keputusan yang dibuat oleh JPA adalah muktamadselari dengan kuasa yang diperuntukkan dalam perenggan13 Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 2 Tahun 1992.

26

27

Bentuk Komposisi Keahlian MBJ

Pegawai Pekerja

Bahagian • KSU/ TKSU/ YDP/ Ketua

Pengarah

• Setiausaha/ Pengarah

Bhgn. Sumber Manusia


Bhgn. Kewangan


Bhgn. Khidmat Sokongan

2 orang wakil mengikut Bahagian:

• 1 orang mewakili Kump. P&P

• 1 orang mewakili Kump. Pelaksana

Gred Jawatan • 1 org wakil Kump. P&P Gred 41-48

• 5 org. wakil Kump. Pelaksana Gred 19- 40

Skim

Perkhidmatan

• Wakil Skim Perkhidmatan Peg. Perancang

Bandar & Desa Gred J41-J48

• Wakil Skim Perkhidmatan Penolong Jurutera &

Pen. Peg. Senibina Gred JA29

• Wakil Skim Perkhidmatan Pembantu Tadbir

(P/O/Pemb. Tadbir (Kewangan)/Peg. Khid.

Pelanggan Gred N19,N22, W19 &W22

Keaktifan Mesyuarat MBJ 2017 Agensi/JabatanPentadbiran Negeri Sabah

BIL NAMA AGENSI/ JABATANJAN - MAC APR - JUN JUL - SEPT OKT - DIS

1 JABATAN KETUA MENTERI 23/2 25/5 24/8

2 PEJABAT PERHUBUNGAN NEGERI SABAH 23/2 25/5 24/8

3 PEJABAT YANG DI PERTUA NEGERI

4 SURUHANJAYA PERKHIDMATAN AWAM NEGERI SABAH

5 DEWAN UNDANGAN NEGERI SABAH

6 JABATAN AGAMA ISLAM NEGERI SABAH

7 JABATAN PEGUAM BESAR NEGERI SABAH

8 JABATAN PERKHIDMATAN AWAM NEGERI SABAH

9 JABATAN TANAH DAN UKUR SABAH 7/4 12/7 26/9

10 JABATAN PERHUTANAN SABAH 31/3 5/5 24/8

11 JABATAN CETAK 23/2 25/5 29/8

12 JABATAN ARKIB

13 MAJLIS UGAMA ISLAM (MUIS)


14 LEMBAGA KEMAJUAN PERHUTANAN NEGERI SABAH (SAFODA)

15 DEWAN BANDARAYA KOTA KINABALU (DBKK)

16 KEMENTERIAN PEMBANGUNAN MASYARAKAT DAN EHWAL PENGGUNA 27/3 5/7 25/9

17 JABATAN PERKHIDMATAN KEBAJIKAN AM

18 KEMENTERIAN BELIA DAN SUKAN NEGERI SABAH

19 LEMBAGA SUKAN NEGERI SABAH 24/3 13/6 6/9

20 KEMENTERIAN KERAJAAN TEMPATAN DAN PERUMAHAN 23/2 8/6

21 LEMBAGA PEMBANGUNAN PERUMAHAN DAN BANDAR

22 LEMBAGA PERBANDARAN KUDAT

23 MAJLIS PERBANDARAN SANDAKAN 25/1 5/4 9/8

24 MAJLIS PERBANDARAN TAWAU 7/3 8/6

25 MAJLIS DAERAH BEAUFORT

26 MAJLIS DAERAH KENINGAU

27 MAJLIS DAERAH KINABATANGAN 28/3 19/6

28 MAJLIS DAERAH KOTA BELUT

29 MAJLIS DAERAH KOTA MARUDU/PITAS


30 MAJLIS DAERAH KUALA PENYU

31 MAJLIS DAERAH KUNAK

32 MAJLIS DAERAH LAHAD DATU

33 MAJLIS DAERAH LAPOK/SUGUT BELURAN

34 MAJLIS DAERAH NABAWAN

35 MAJLIS DAERAH PAPAR

26 MAJLIS DAERAH PENAMPANG 24/3

37 MAJLIS DAERAH RANAU 27/4 23/6 13/9

38 MAJLIS DAERAH SEMPORNA

39 MAJLIS DAERAH SIPITANG 29/3

40 MAJLIS DAERAH TAMBUNAN

41 MAJLIS DAERAH TENOM

42 MAJLIS DAERAH TAURAN

43 KEMENTERIAN KEWANGAN SABAH

44 JABATAN BENDAHARI NEGERI SABAH

45 JABATAN PERKHIDMATAN KOMPUTER NEGERI 24/3 8/7 13/9


46 PERBADANAN PINJAMAN SABAH

47 KEMENTERIAN PEMBANGUNAN PERINDUSTRIAN

48 JABATAN PEMBANGUNAN PERINDUSTRIAN DAN PENYELIDIKAN

49 PERBADANAN PEMBANGUNAN EKONOMI SABAH (SEDCO)

50 KEMENTERIAN PEMBANGUNAN INFRASTRUKTUR 15/3 9/6 25/9

51 JABATAN KERJA RAYA NEGERI SABAH

52 JABATAN AIR NEGERI SABAH

53 JABATAN KERETAPI NEGERI SABAH

54 JABATAN PELABUHAN DAN DERMAGA

55 LEMBAGA PELABUHAN-PELABUHAN SABAH

56 KEMENTERIAN PEMBANGUNAN PERTANIAN DAN INDUSTRI MAKANAN

57 JABATAN PENGAIRAN DAN SALIRAN NEGERI SABAH

58 JABATAN PERIKANAN NEGERI SABAH

59 JABATAN PERKHIDMATAN HAIWAN DAN PERUSAHAAN TERNAK

60 JABATAN PERTANIAN NEGERI SABAH

61 KOPERASI KEMAJUAN PERIKANAN DAN NELAYAN (KO-NELAYAN) 30/3


62 KOPERASI PEMBANGUNAN DESA SABAH

63 LEMBAGA INDUSTRI GETAH SABAH

64 KEMENTERIAN PELANCONGAN, KEBUDAYAAN DAN ALAM SEKITAR

65 JABATAN HIDUPAN LIAR 22/2 5/6

66 JABATAN MUZIUM

67 JABATAN PERLINDUNGAN ALAM SEKITAR

68 LEMBAGA KEBUDAYAAN SABAH 21/2 12/6

69 LEMBAGA PEMEGANG AMANAH TAMAN-TAMAN SABAH

70 LEMBAGA PELANCONGAN SABAH 31/3

71 KEMENTERIAN PEMB. SUMBER DAN KEMAJUAN TEKNOLOGI MAKLUMAT 21/3 21/6

72 JABATAN PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA

73 JABATAN PEMBANGUNAN LUAR BANDAR 27/3 6/6

“34

Berdasarkan Minit MBJ yang diterima oleh JPA

Perbandingan Keaktifan MBJ Agensi/Jabatan Pentadbiran Negeri Sabah (2014-2016)

“Agensi-agensi yang layak menerima sijil penghargaan adalahagensi yang melaksanakan empat (4) kali mesyuarat MBJmengikut suku tahun yang telah ditetapkan.

Sijil Penghargaan MBJ

35

Bilangan penerima Sijil Penghargaan Agensi/ Jabatan Negeri Sabah

Sebarang pertanyaan, sila hubungi…

Puan Noor Azilah binti Abu ShahidNo. Tel: 03-8885 5615

Puan Zainah binti TaibNo. Tel: 03-8885 5663

En. Abd. Samat bin MohdNo. Tel: 03-8885 5661

E-mel: [email protected]

36

dasar & peraturan pelaksanaan mbj oleh: bahagian saraan, …edar notis pindaan & panggilan...

Documents