Soalan Tugasan 1

I . Apakah fasa-fasa yang terdapat di dalam pembangunan system (SDLC) ?

Sistem Maklumat berasaskan komputer sebenarnya adalah satu

kaedah untuk memanfaatkan data yang tersimpan di dalam komputer atau

bagaimana mendapatkan hasil dari khazanah dalam komputer di mana

perkakasan,perisian, data, manusia, dan tatacara yang bekerja bersama

untuk menghasilkan maklumat berkualiti . Komponen system maklumat ini

saling berkait untuk mencapai sesuatu objektif.

Pembangunan Sistem Maklumat mempunyai fasa kitaran hayat

pembangunan sistem yang digunakan sebagai set aktiviti untuk

membangunkan system maklumat. Dalam metodologi kitar hayat sistem

pembangunan, terdapat enam (6) fasa utama yang boleh digunakan.

Fasa ini boleh bertindih di antara satu sama lain dan fasa berikutnya boleh

bermula walaupun fasa sebelumnya masih diteruskan.

Fasa 1 : Analisis Sistem semasa – Fasa analisis ini adalah utnuk

mnemahami dengan jelas sistem semasa dan kelemahannya, mengenalpasti

masalah semasa dan juga untuk menentukan peningkatan yang boleh

dibuat. Semua aspek aplikasi dalam sistem semasa perlu dikaji iaitu

termasuk input, output, storan dan struktur fail, keperluan pengguna,

kaedah atau tatacara, keperluan komunikasi, kawalan, perkakasan dan

perisisan sistem semasa. Peningkatan sistem adalah perubahan yang boleh

membawa kebaikan kepada organisasi tersebut. Peningkatan sistem

termasuklah mempercepatkan proses, ,menghapuskan proses yang tidak

penting, menggabungkan proses, mengurangkan input dan output yang

tidak mempunyai kepentingan, dan mengurangkan operasi. Selepas

maklumat yang diperoleh dikumpulkan kesemuanya yang mana caranya

melalui temubual, menilai semula polisi dan prosedur syarikat atau

organisasi, melalui borang, dokumen, laporan dan juga carta organisasi,

melalui tinjauan dengan membuat soal selidik, dan juga melihat kepada

persekitaran organisasi itu, barulah analisa maklumat boleh dijalankan untuk

mengenalpasti masalah dan peluang untuk meningkatkan operasi syarikat

melalui sistem maklumat yang dicadangkan.

Antara alat permodelan yang digunakan penganalisa bagi membantu

mereka membentangkan analisa yang telah diperoleh ialah :

a.) Gambarajah Aliran Data – aliran data yang melalui sistem dan

rajah proses yang mengubah data kepada maklumat.

b.) Carta Aliran Sistem – memfokuskan bagaimana semua aspek

sistem beroperasi dari mula hingga tamat.

c.) Gambarajah Pemetaan – digunakan untuk memetakan

rangkaian manusia, data dan aktiviti dan sebagai asas untuk merekabentuk

system rangkaian dan komunikasi.

d.) Carta Grid – memaparkan hubungan di antara data pada

dokumen input dan output.

e.) Jadual keputusan – menentukan petua atau peraturan yang

perlu diikuti apabila sesuatu syarat atau keadaa berlaku.

f.) Gambarajah Hubungan Entiti – semua entity yang terlibat

yang memainkan peranan di dalam system dan perhubungan yang berkait di

antara entity. Entiti ini adalah seperti pengguna, pelanggan atau jabatan.

g.) Kamus data – menggariskan dengan jelas jenis data yang

digunakan di dalamm system.

h.) Protaip – Dengan porotaip, system dibangunkan dengan pantas

dan seterusnya mendapatkan maklumbalas segera dari pengguna.

Fasa 2 : Spesifikasi Keperluan Sistem Baru – Spesifikasi keperluan

yang dinyatakan sepatutnya akan dapat mengatasi masalah yang

dikenalpasti pada fasa satu yang mana harus diperjelaskan dengan

terperinci kepada pihak pakar computer dan pengguna agar dapat

mengetahui spesifikasi tersebut bagaimana hendak melaksanakannya.

Keperluan perisian bergantung kepada keperluan output, keperluan storan,

keperluan pemprosesan dan keperluan input. Keperluan perisisan akan

menentukan keperluan perkakasan. Seterusnya, beberapa pilihan

penyelesaian dijalankan berasaskan kepada factor kos, tempoh

pembangunan, dan lain-lain. Fasa kedua di akhiri dengan laporan keperluan

system yang memberikan asas kepada kelengkapan dan ketepatan

keperluan system baru.

Fasa 3 : Rekabentuk Sistem Baru – Fasa ini member tumpuan kea

rah merekabentuk system baru dan bagaimana system tersebut beroperasi,

salah satunya adalah alat Kejuruteraan Perisian Berbantukan Komputer

(CASE), yang mana alat ini digunakan untuk mendokumenkan hubungan

entity dan aliran data yang kompleks. Fasa ini diakhiri dengan menyediakan

satu dokumentasi rekabentuk system baru dengan menggunakan gabungan

berbagai alat dan teknik.

Fasa 4 : Pembangunan dan Pengujian Sistem Baru – Fasa ini

adalah merupakan pembangunan system mengikut spesifikasi yang telah

ditentukan pada fasa sebelumnya. Aktiviti utama fasa ini antaranya;

a.) Mencari perisian yang sesuai mengikut aktiviti bisnes sesuatu

organisasi, perisian ini boleh dibangunkan sendiri atau

mendapatkannya di pasaran.

b.) Perolehan perkakasan yang sesuai mengikut persekitaran system

operasi di syarikat tersebut.

c.) Melatih pengguna menggunakan system yang baru diperoleh itu

untuk menjamin keberkesanan kepada system baru termasuklah

menggunakan perisian dan perkakasan baru selain daripada kaedah

yang baru yang harus dilaksanakan.

d.) Aktiviti pengujian system baru dengan menguji aspek penerimaan

pengguna perlu dijalankan untuk memastikan pengguna bersetuju

dengan jaminan kualiti system baru tersebut.

Fasa 5 : Pelaksanaan Sistem Baru – Setelah system baru

Berjaya dibangunkan, sampai ketikanya system tersebut mula berjalan

atau beroperasi di lokasi pengguna. Semua dokumen dan tatacara

pengoperasian mesti disediakan untuk diserahkan kepada pengguna,

dokumen ini termasuk dokumen keperluan, keupayaan, kekurangan,

rekabentuk, operasi dan penyenggaraan system.

Fasa 6 : Penilaian dan Penyelenggaraan – Dalam fasa ini,

aktiviti utama adalah menilai system yang telah di bina samada ia

memenuhi objektif atau beberapa perubahan perlu dilakukan untuk

mencapai objektif tersebut. Penilaian system seringkali memerlukan

pembangunan melihat kembali aktiviti yang dijalankan semasa analisa,

rekabentuk dan implementasi system. Aktiviti penyelenggaraan

system merupakan pengemaskinian system yang berterusan selepas

system tersebut digunapakai.

Secara kesimpulannya, kita dapat melihat kepentingan

pembangunan system maklumat yang sistematik supaya dapat

diterima oleh pengguna. Oleh itu, adalah penting sebelum sesuatu

system itu dibina, perancangan yang terperinci harus dilakukan

dengan menggunakan metodologi atau kaedah yang tertentu.

II. Apakah teknik yang penting digunakan mengumpul data dalam fasa

SDLC ?

Keperluan pembangunan system secara tersusun amat diperlukan

untuk mengatasi kegagalan system. Selepas analisis system semasa dalam

fasa 1 di laporkan dan dihantar kepada pihak pengurusan . Tujuan analisis

ini adalah untuk memahami dengan jelas system semasa dan

kelemahannya, mengenalpasti masalah semasa dan juga untuk menentukan

peningkatan yang boleh dibuat. Sebelum analisa maklumat boleh dijalankan

untuk mengenalpasti masalah dan peluang bagi meningkatkan operasi

syarikat , terdapat berbagai cara atau teknik yang di gunakan untuk

mengumpul data atau maklumat dalam fasa SDLC ini antaranya ialah:

a) Temubual – Teknik dimana untuk mendapatkan maklumat

secara interaksi berdepan dalam dua (2) kategori iaitu

berstruktur dan tidak berstruktur. Secara berstruktur ialah

temubual yang mengemukakan soalan-soalan yang telah

dirancang atau tersedia manakala tidak berstruktur adalah soala-

soalan berbentuk spontan. Panduan menjalankan temubual

adalah seperti menentukan tujuan dan objektif temubual

tersebut. Penyediaan soalan jenis terbuka dan tertutup semasa

menjalankan temubual, mendokumenkan temubual dan

membuat penilaian temubual.

b) Sorotan Dokumen – Teknik di mana juruanalisa system akan

meneliti dan menganalisa dokumen-dokumen tertentu dalam

organisasi.

c) Soal Selidik – Teknik ini menggunakan borang atau dokumen

tertentu bagi mendapatkan malumbalas daripada responden.

Teknik ini sesuai apabila sember maklumat berselerak dipelbagai

tempat dan kawasan. Beberapa perkara yang perlu diambilkira

dalam soal selidik ialah bentuk atau jenis soalan yang di

kemukakan. Selain itu, panduan penyediaan borang soal selidik

seperti penggunaan bahasa dan pemilihan perkataan,

pengenalan, dan ruang jawapan disediakan.

Teknik-teknik diatas adalah penting digunakan untuk mengumpul data

dalam fasa SDLC. Selepas maklumat yang diperoleh dikumpulkan

kesemuanya, barulah analisa maklumat boleh dijalankan untuk

mengenalpasti masalah dan peluang untuk meningkatkan operasi

syarikat melalui system maklumat yang dicadangkan.

iii) Mengapakah penting bagi pengguna memahami prinsip SDLC ?

Secara amnya, pentingnya pengguna memahami prinsip SDLC kerana

ianya merupakan satu kaedah untuk membina sistem secara tradisi dan

ianya merupakan kaedah yang paling formal. Kaedah ini sesuai untuk projek

sistem yang besar atau sederhana yang kompleks. SDLC juga digunakan

untuk merancang dan mengurus proses pembangunan system. Ianya

merangkumi lima (5) langkah-langkah penting seperti berikut;

1.)Perancangan Sistem- tujuannya membawa pengguna

mengenalpasti tabiat dan skop bagi peluang atau masalah apa jua

pengurusan. Dalam hal ini, permintaan system terhadap pengguna

adalah untuk memulan proses dan menerangkan masalah atau

kehendak kepada perubahan. Perancangan system termasuklah

penyiasatan awal yang melibatkan kajian kesauran.

2.)Analisi Sistem – tujuannya adalah untuk membina model logical

bagi system baru. Langkah pertama adalah keperluan permodelan

di mana pengguna mengenalpasti proses bisnes dan dokumenkan

apa yang diperlukan oleh system baru.

3.)Rekabentuk Sistem – tujuannya adalah untuk mencipta blueprint

yang dapat memnuhi semua keperluan dokumen. Mengenalpasti

semua inpu, output dan proses dan mengelakkan pengguna salah

faham. Produk akhir ialah spesifikasi rekabentuk system.

4.) Implementasi Sistem – Pengguna di latih untuk menggunakan dan

menyokong system.

5.)Panduan Pembangunan Sistem – Libatkan pengguna dan kekalkan

perancangan. Kenalpasti milestones dan wujudkan checkpoints

serta perlu fleksibel. Sediakan kos yang tepat dan boleh digunakan

juga maklumat yang berguna.

iv) Kenapakah penting organisasi mengikut SDLC secara tertib ?

Dalam masa organisasi mengembangkan suatu sistem IT yang baru,

maka ianya akan melalui banyak proses seperti membangunkan rumah;

sistem ini disebut system development life cycle (SDLC). Setelah mengetahui

masalah dan mengumpulkan syarat yang di perlukan oleh sistem baru,

organisasi boleh memilih untuk menggunakan rekaan istimewa IT nya sendiri

dan membangun sistem baru atau menyewa organisasi lain untuk

mengerjakannya.

Dewasa ini, banyak organisasi mengembangkan sistem untuk

mengambil keuntungan dari IT. Keuntungan ini meliputi pelaksanaan tugas

yang lebih efisen dan efektif serta menyediakan produk atau servis baru.

Pentingnya atau perlunya SDLC dalam sesebuah organisasi adalah untuk

mengubah sistem manual kepada sistem automatik, memeriksa sistem yang

sedia ada secara menyeluruh, mengadakan perubahan pada sistem yang

sedia ada, dan mencipta sistem baru.

SDLC adalah satu set yang terdiri dari enam (6) tahap yang dilalui oleh

sebuah organisasi untuk mengembangkan sistem IT. Dalam enam tahap ini,

organisasi mengendalikan staf IT nya sendiri untuk melakukan tugas yang

diperlukan. Enam (6) tahap tersebut ialah :

a) Menentukan masalah dalam organsiasi tersebut. Membentuk

satu kumpulan bagi mengurus dan membuat perancangan untuk

penyelesaian masalah tersebut.

b) Mengumpul penyelesaian untuk sistem baru – memastikan

bagaimana proses-proses kerja dijalankan, memastikan perubahan yang

dibuat akan di lakukan, dan menentukan bagaimana tugas akan di

laksanakan.

c) Mereka atau mencipta sistem baru – mengubah sistem keperluan

kepada rekaan sistem secara teknikal.

d) Memperkembangkan sistem baru.

e) Menerapkan sistem baru – Penerapan tahap ini juga mencakupi

seperti menginstall hardware dan software, melatih pengguna ,dan memakai

sitem baru. Hal yang penting mengubah cara lama ke cara yang baru.

f) Memperbaiki sistem baru – Dalam hal ini, anggota projek

mengawasi sistem untuk meyakinkan agar terus bekerja dengan lebih baik

dan membuat perubahan apabila diperlukan.

Kesimpulannya, sistem maklumat (SDLC) perlu dibangunkan khusus

untuk satu-satu organisasi. Sukar untuk memperoleh satu sistem yang

berada di pasaran yang dapat memenuhi spesifikasi sesuatu organisasi.

Namun di dalam usaha membangunkan sesuatu sistem, kepentingan

organisasi mengikut cara SDLC dengan baik akan mendapat usaha yang baik

dan berjaya dilaksanakan.

v.) Perihalkan penglibatan pengguna-pengguna dalam setiap peringkat pembangunan sistem.

Keperluan kepada bahan seperti data adalah konsisten dan yang perlu

digunapakai. Garis panduan dan peraturan kerja disertakan secara terperinci

dan berstruktur. Penglibatan pengguna-pengguna dalam setiap peringkat

pembangunan system boleh di ambil dari penglibatan SSADM dan JAD

(Joint Application Development).

SSADM adalah digunakan sebagai garis panduan bagi mereka yang

terlibat dalam merekabentuk system maklumat. Golongan atau pasukan

yang terlibat dalam setiap projek ialah Pengurus Projek, Juruanalisi Sistem,

Pengaturcara, dan Urusetia.

Pengurus Projek bertanggungjawab sepenuhnya mengenai

keseluruhan perjalanan dan pembangunan projek terutama berkaitan

dengan fungsi atau tugas, prestasi dan spesifikasi. Juruanalisis Sitem pula

bertanggungjawab dalam menganalisis dan mengkaji kemungkinan

wujudnya masalah berkait dengan system dan pengguna serta

mencadangkan system baru. Kerja-kerja mengenai pengaturcara,

merekabentuk system bagi memnuhi spesifikasi yang ditetapkan

dipertanggungjawab kepada pengaturcara computer. Sementara penyelaras

atau urusetia mengawal dan memastikan pandangan pengguna diambilkira.

Di samping itu juga, pengguna bertanggungjawab bagi menguji setiap

langkah dan perjalanan system sebaik sahaja program direka.

Mendokumentasikan setiap langkah yang terlibat dalam metodologi dan lain

catatan adalah menjadi sebahagian dari tanggungjawab urusetia.

Secara amnya terdapat tiga (3) teknik utama yang digunakan dan

terlibat dengan SSADM iaitu , Permodelan Data Logik, Permodelan Data

Aliran, dan Permodelan Entiti. Ketiga-tiga proses ini adalah bagi

mengenalpasti, membuat permodelan dan mendokumentasikan urusan yang

berlaku.

Permodelan Data Logik mengandungi sruktur data logik dan juga

dokumen yang berkaitan bagi mengenalpasti model dan juga data yang

diperlukan dalam system maklumat bagi sesuatu urusan yang terlibat.

Permodelan ini juga bagi mengenalpasti entity dan hubungan antara sesuatu

entity yang terlibat dan merekodkan segala data yang diperlukan dalam

urusan.

Permodelan Data Aliran adalah teknik yang mengandungi data

gabungan gambarajah data aliran yang disokong oleh dokumen berkaitan.

Proses ini adalah bagi melihat, mengenalpasti,membuat permodelan dan

mendokumentasikan proses bagaimana pengaliran data berlaku dalam

system.

Permodelan Entiti adalah menggambarkan secara terperinci sesuatu

entity dan juag kejadian yang terlibat. Ianya mengenalpasti, membuat

permodelan dan mendokumentasikan segala kejadian yang melibatkan

sesuatu entity. Kejadian yang berlaku itu didokumentasikan mengikut

turutan.

Daripada modul ini, diperincikan kepada beberapa peringkat, langkah

dan tuga s atau tanggungjawab yang berlaku dalam SSADM. Ianya

menerangkan mengapa mustahaknya kerja-kerja analisis dan rekabentuk

system yang melibatkan perancangan, pemantauan bukan sahaja system

tetapi lebih kepada prosedur-prosedur yang terlibat.

Kita lihat penglibatan pengguna melalui JAD (Joint Application

Development) di mana pengguna adalah bahagian yang paling penting

dalam satu system maklumat dan mereka mestilah menyertai

sepenuhnyandalam semua peringkat pembangunan system. Kejayaan satu

system semestinya berorentasikan pengguna dan pengguna mestilah

sentiasa melibatkan diri.

Namun terdapat kebaikan dan keburukan dalam system JAD ini. Ianya

lebih mahal dan berkemungkinan melambatkan proses. Selain itu, boleh

memilih pengguna yang terbaik dan berpotensi dapat melibatkan diri secara

lebih berkesan. Kaedah ini lebih baik jika dilaksanakan dengan betul kerana

pengguna boleh mendapatkan maklumat keperluan pengguna dengan lebih

terperinci, dapat meningkatkan keseragaman kefahaman objektif, dan

membawa pembangunan system baru lebih berjaya kerana adanya

komitmen yang tinggi dari pengguna.

vi.) Pada pendapat anda, apakah contoh kategori dan jenis system

maklumat yang boleh dibangunkan di syarikat anda?

Sistem maklumat berasaskan komputer amat luas penggunaannya ,

ianya bukan sahaja terhad kepada organisasi besar sahaja, bahkan

digunakan oleh syarikat-syarikat kecil sehingga peringkat individu di rumah.

Ini membuktikan betapa pentingnya system maklumat dalam kehidupan

kita. Terdapat berbagai-bagai jenis-jenis system maklumat yang boleh di

gunapakai oleh syarikat atau organisasi dalam mengendalikan system

pengurusan mereka agar berjalan dengan baik dan mendapatkan hasil yang

lebih canggih.

Pada pendapat saya, terdapat dua (2)) contoh dan jenis system

maklumat yang dibangunkan di dalam organisasi kami iaitu Sistem

Maklumat Pengurusan (MIS), dan Sistem Maklumat Strategik (SIS).

Sistem Maklumat Pengurusan ini mengandungi pemprosesan

maklumat berasaskan computer dan juga secara manual yang dapat

menyalurkan atau menyediakan maklumat berguna, lengkap ,dan tepat

pada masanya. Maklumat penting yang diperoleh terus ke jabatan kami

melalui system ini akan membantu dalam proses menghasilkan keputusan.

Ia membolehkan pengurusan sumber maklumat memberikan khidmat

kepada tiga kumpulan pengurusan di jabatan kami iaitu Peringkat

Pengurusan Operasi (paras rendah), Peringkat Pengurusan Taktikal (paras

pertengahan), dan Peringkat pengurusan Strategik. Dalam hal ini, system ini

dapat menyediakan maklumat yang lebih ringkas dan berguna dan boleh

diperoleh pada masa yang diperlukan untuk diproses dalam menghasilkan

keputusan.

Sistem ini juga disebut sebagai system pelaporan maklumat di mana

membekalkan maklumat kepada pengurusan pertengahan dengan laporan

yang ringkas dan mengkategorikan maklumat daripada semua pangkalan

data syarikat.

Selain itu, Sistem Maklumat Strategik juga digunakan oleh

organisasi kami. Ianya digunakan sebagai alat sokongan dalam pengurusan

dan merangka strategi perkhidmatan pejabat, dan keupayaan yang

strategik. Dalam hal ini gabungan berbagai jenis system maklumat

pengurusan,system pemprosesan transaksi dan sebagainya berperanan

membantu organisasi kami lebih menuju kearah pengurusan pejabat yang

lebih sistematik dan canggih.