latarbelakang ppdnkk perak penguatkuasa telah dinaik...
TRANSCRIPT
1
LATARBELAKANG PPDNKK PERAK
•Pejabat Cawangan Bahagian Penguatkuasa telah dinaik taraf kepada KPDNKK Negeri pada 1 Januari 2006.
•Konsep “mini ministry” telah dilaksanakan di PPDNKK Negeri secara berperingkat mulai 1 Jun 2006.
•PPDNKK Perak adalah terdiri daripada 1 Ibu Pejabat Negeri dan 7 Pejabat Cawangan.
2
LOKASI PPDNKK PERAK
3
4
PENGARAHHJ MOHD HILMI BIN MOHD NOOR
SEKSYEN PENGUATKUASA
UNIT TIMBANG SUKAT/ SEWA BELI
UNIT PENGURUSAN EKSIBIT
UNIT HAKCIPTA/ CAKERA OPTIK
UNIT JUALAN LANGSUNG/ PERLINDUNGAN
PENGGUNA
UNIT PERIHAL DAGANGAN
UNIT HARGA/ BEKALAN
TIMBALAN PENGARAH(KOSONG)
(PP N52)
SEKSYEN KEPENGGUNAANSEKSYEN PERDAGANGAN
DALAM NEGERISEKSYEN KHIDMAT
PENGURUSAN & KEWANGAN
GERIK TELUK INTAN KUALA KANGSAR MANJUNGPARIT BUNTAR TAIPING TAPAH
PEJABAT-PEJABAT CAWANGAN
SEKSYEN PENDAKWAAN
SEKSYEN TRIBUNAL TUNTUTAN PENGGUNA
(GRED L38)
LATARBELAKANG KUMPULAN
•Ditubuhkan pada 21 Mei 2010•Keanggotaan seramai 10 pegawai bersilang fungsi•Seorang Fasilitator•Hanya 1 KIK di Perak dan pertama kali ditubuhkan.•Semua ahli tiada pengalaman dan belum terdedah dengan KIK
5
STRUKTUR KIK
Jawatankuasa Pemandu KIK Ibupejabat
Fasilitator KIKAZIZUL RAHMAN BIN SAPAHIN
(Unit Harga Dan Bekalan)
Ketua Kumpulan KIKMD ARIFIN BIN BAHARIN
(Unit Eksibit)
Ahli – ahli KIKAHMAD BADRI BIN ABU BAKAR (Seksyen Pentadbiran Dan Kewangan)
ROHAIDAH BINTI MAAROF (Unit Hakcipta Cakera Optik)BASRI BIN MD ISA (Unit Hakcipta Cakera Optik)
ZULAILA BINTI ZAINUDDIN (Unit Harga/ Bekalan)NUR AZNIM BINTI MOHAMED AZIZI (Unit Pemantauan Harga)
IRZAREENA BINTI ISHAK (Unit Pemantauan Harga)
6
JAWATANKUASA KIK
EN. AZIZUL RAHMAN BIN SAPAHINFASILITATORUNIT KAWALSELIAAN HARGA
EN. MD ARIFIN BIN BAHARINKETUA KUMPULANUNIT EKSIBIT
EN. AHMAD BADRI BIN ABU BAKARAHLIUNIT PENTADBIRAN & KEWANGAN
JAWATANKUASA KIK
EN. BASRI BIN MD ISAAHLIUNIT HAKCIPTA / CAKERA OPTIK
PN. ZULAILA BINTI ZAINUDDINAHLIUNIT KAWALSELIAAN HARGA
CIK ROHAIDAH BINTI MAAROFAHLIUNIT HAKCIPTA / CAKERA OPTIK
JAWATANKUASA KIK
PN. NUR AZNIM BINTI MOHAMED AZIZIAHLIUNIT PEMANTAUAN HARGA
PN. IRZAREENA BINTI ISHAKAHLIUNIT PEMANTAUAN HARGA
10
LOGO KUMPULAN
Maksud3 helai daun:
•3 prinsip iaitu proaktif, inovatif dan kreatifWarna Hijau Muda:
•Kumpulan yang masih baru dan sentiasa berkembang maju.•Kumpulan yang sentiasa hidup
Akar menjalar: •Penggunaan sistem meluas.•Kumpulan yang sentiasa mencari sesuatu yang baru untuk memenuhi kehendak semasa•Melambangkan ahli kumpulan•Kumpulan yang sentiasa mengkaji secara meluas dan mendalam masalah jabatan
Segi Tiga Jingga:•3 prinsip yang dipegang bagi mencapai hala tuju yang satu.•Semangat Kerjasama.•Jingga melambangkan idea yang kreatif dan inovatif.
LATARBELAKANG KUMPULAN
Moto
Kreativiti Menjana Inovasi
Visi Kumpulan
Mewujudkan Sistem Kerja Yang Dinamaik, Cekap dan Berkesan Bagi Semua Urusan
Misi Kumpulan
Mengintegrasikan Sepenuhnya Teknologi Maklumat dan Komunikasi Dalam Sistem Pengurusan Rekod Dan Data
di PPDNKK Perak
Mewujudkan suasana kerja yang mesra pelanggan dalaman dan luaran bagi semua urusan
11
LATARBELAKANG KUMPULAN
Objektif Kumpulan
Mempertingkatkan kualiti dengan menambahbaik prosedur kerja sedia ada serta menjimatkan kos dan masa demi kecemerlangan jabatan
Etika KumpulanBertanggungjawab
BekerjasamaJujur
BerhemahProaktif
BerinisiatifBerinovatif
KreatifMesraEfisien
BerdisiplinMenepati Masa
12
BULAN MEI JUN JULAI OKT NOV DIS
TARIKH 21 26 2 3 16 23 30 6 21 30 6 13 20 25 8 15 16
Azizul Rahman
H H H H H H H C H H H H H H H K K
Md. Ariffin H H H H H H H H H H H H H H H H H
Ahmad Badri
H H H H C H H H H H H H H H H H H
Basri H H H H H H C C H H K H K H H H H
Marzuki H H H H H H H BERKURSUS / BERSARA
Lily Hanom H H H H H H H C K K K C C BERTUKAR
Rohaidah H H H C H H H H H H K H K H H H H
Zulaila H H H H H H H H H C H H H K H H H
Nur Aznim H H H H H H H C H H
IrzareenaLANTIKAN BARU
H H H H H H H H H H
H – Hadir C – Cuti K – Kursus
KEHADIRAN MESYUARAT KUMPULAN AKAR 2010
15
RENTETAN PROJEK21 Mei 2010 Penubuhan Kumpulan Inovatif
dan Kreatif (KIK) PPDNKK Negeri Perak iaitu AKAR.DanMesyuarat KIK Pertama
26 Mei 2010 Mesyuarat KIK Kali Ke 2•Brainstorming•Kenalpasti Masalah
31 Mei 2010 Edar Soal Selidik Secara Atas Talian (Online)
1 Jun 2010 Pengumuman penguatkuasaan lesen runcit GMT serta merta oleh Y.B. Menteri KPDNKK.
16
RENTETAN PROJEK1 Jun 2010 Setelah proses mewartakan
semula lesen runcit kepada peruncit selesai tarikh penguatkuasaan ditetapkan mulai 15 Jun 2010.
Garispanduan pelesenan runcit gula, tepung gandum dan minyak masak dikeluarkan.
Sistem E-Leseniaga kementerian mempunyai modul untuk memproses lesen GMT untuk kilang dan borong sahaja dan tidak untuk runcit. Oleh itu permohonan lesen runcit GMT diproses secara manual.
Laporan harian bilangan permohonan lesen runcit GMT yang diterima perlu dihantar ke HQ
17
RENTETAN PROJEK2 Jun 2010 Mesyuarat KIK Kali Ke 3
•Menyemak Soal Selidik•Memilih Masalah
Pengarah telah melihat keputusan soal selidik dan mengesyorkan tajuk “Memperbaiki pengurusan data bekalan gula” diperluaskan kepada “data runcit barang kawalan GMT”
3 Jun 2010 Perbincangan Kumpulan bagi kenalpasti punca masalah dan cadangan penyelesaian.
Kumpulan memutuskan satu sistem pangkalan data runcit GMT berpusat diwujudkan.
Tajuk dipinda kepada e-GMT:Mengatasi kelewatan mendapatkan data premis peruncit GMT untuk rujukan jabatan.
RENTETAN PROJEK4 Jun 2010 Sistem e-GMT Perak mula
dibangunkan.http://10.150.43.15/cila
18
7 Jun 2010 Sistem Beta Lesen Runcit GMT Perak mula digunakan di PPDNKK Ipoh, Perak.
8 Jun 2010 Persembahan Projek e-GMT kepada Jabatan dan Latihan e-GMT kepada Cawangan-Cawangan PPDNKK Negeri Perak untuk digunapakai.
8 Jun 2010 Persekutuan Persatuan Peniaga Barang Runcit Malaysia mengumumkan akan memboikot kerajaan dengan menghentikan jualan gula, minyak masak dan tepung gandum berkuatkuasa 15 Jun 2010.
(Harian Metro)
19
RENTETAN PROJEK8 Jun 2010 Penguatkuasaan lesen runcit
GMT di tunda ke tarikh 1 Julai 2010 dan pembayaran sebanyak RM10 dimansuhkan.(Bernama)Dokumen sokongan iaitu Lesen Pihak Berkuasa / Majlis Kerajaan Tempatan dan surat sokongan
pembekal dikecualikan
9 Jun 2010 Tambahan maklumat keperluan & kegunaan pada borang permohonan lesen runcit GMT
12 Jun 2010 Sejumlah 1,508 lesen runcit GMT telah dikeluarkan oleh PPDNKK Negeri Perak selepas 3 hari pendaftaran lesen runcit dibuka semenjak 7 Jun 2010.(Utusan Malaysia)
20
RENTETAN PROJEK16 Jun 2010 Persekutuan Persatuan
Peniaga Runcit Malaysia hari ini membatalkan hasrat memboikot penjualan gula, minyak masak dan tepung gandum setelah mereka bersetuju dengan keputusan kerajaan melonggarkan syarat lesen bagi barang-barang kawalan.
(Berita Harian)17 Jun 2010 Sejumlah 2,360 lesen
runcit GMT telah dikeluarkan oleh PPDNKK Negeri Perak setakat 16 Jun 2010.(Akhbar Harian Metro)
21
RENTETAN PROJEK
1 Julai 2010 Lesen Runcit GMT dikuatkuasakan.
e-GMT• Sistem lesen runcit GMT Perak digunakan untuk merekodkan permohonan lesen runcit gula, minyak masak dan tepung gandum ke dalam satu pangkalan data pusat berkomputer bagi kegunaan PPDNKK Negeri Perak dan Ibu Pejabat.
22
e-GMT
Borang Permohonan Lesen
Runcit GMTSurat Akuan Terima
Permohonan
Laporan Bilangan Permohonan Lesen Mengikut Cawangan
Senarai Peruncit
Senarai Pembekal
Keperluan GMT Mengikut Kawasan
Kegunaan GMT Mengikut Sektor
Maklumat Ke Ibu Pejabat
Kaunter Ipoh
Kaunter Taiping
Kaunter Gerik
Kaunter P. Buntar
Kaunter Tapah
Kaunter Manjung
Kaunter Teluk Intan
Kaunter K. Kangsar
Online
Online
Online
PELAKSANAAN KIK
23
CARTA PERBATUAN2010 2011
MEI JUN JULAI OGOS SEPTEMBER OKTOBER NOVEMBER DISEMBER JANUARI FEBRUARI MAC APRILAKTIVITI KUMPULAN /
MINGGU 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
Penubuhan kumpulan
Mengenalpasti masalah/
penambahbaikanP
Pemilihan masalah/ penambahbaikan
Menganalisa masalah
Pengumpulan data
Cadangan penyelesaian
Persembahan pengurusan 1
D
Pelaksanaan ujicuba dan
pengumpulan data
Penilaian projek
C Pencapaian projek dan persembahan pengurusan 2
ATindakan
penyeragaman tindakan susulan
PEMILIHAN PROJEKOleh Ahli KIK Melalui Teknik Matriks
Tema / Kriteria Masa (5) Kemampuan Ahli (4)
Imej(3) Kos (1) JUMLAH
Kelewatan memberi status aduan pengguna. 8X5 5X4 8X3 7X1 91
Kelewatan mendapatkan maklumat kertas siasatan yang diperlukan. 3X5 3X4 5X3 4X1 46
Rekod premis perniagaan tidak teratur. 5X5 3X4 8X3 5X1 66Kelewatan mendapatkan data premis peruncit gula untuk rujukan jabatan. 9X5 9X4 10X3 8X1 128
Disiplin kedatangan kakitangan yang rendah. 7X5 7X4 6X3 6X1 77
Kecelaruan dan pertindihan tugas. 3X5 2X4 3X3 4X1 36
Kelewatan membaik pulih kenderaan. 6X5 2X4 3X3 5X1 52
40 20 24 7
30 8 9 5
15 8 9 4
35 28 18 6
45 45 30 8
25 12 24 5
15 12 15 4
SOAL SELIDIK “ONLINE”
HASIL SOAL SELIDIK
TEMA / KRITERIA JUMLAH UNDIAN
Kelewatan memberi status aduan pengguna. 37
Kelewatan mendapatkan maklumat kertas siasatan yang diperlukan. 50
Rekod premis perniagaan tidak teratur. 66
Kelewatan mendapatkan data premis peruncit gula untuk rujukan jabatan. 69
Disiplin kedatangan kakitangan yang rendah. 67
Kecelaruan dan pertindihan tugas. 76
Kelewatan membaik pulih kenderaan. 60
PARETO PEMILIHAN MASALAH
RASIONAL PEMILIHAN PROJEK
• Barang‐barang kawalan GMT sering menjadi isu dan masalah negara terutama pada musim perayaan dan cuti persekolahan
• e‐GMT dapat membantu jabatan mengenalpasti pembekal‐pembekal dan peruncit‐peruncit bagi sesuatu tempat secara kolektif
• e‐GMT mempercepatkan penyediaan laporan harian untuk rujukan Ibu Pejabat dan PPDNKK Perak
• Kekerapan ke 2 terbanyak hasil soal selidik
• e‐GMT memperkemaskan lagi urusan permohonan lesen runcit GMT
• Mengetahui anggaran keperluan sebenar GMT mengikut taburan kawasan
• Merupakan saranan pihak pengurusan atasan
DEFINISI MASALAH1) What – Apa? Lewat mendapatkan data‐data bagi menyediakan laporan‐laporan
seperti laporan harian bilangan permohonan lesen runcit GMT dan statistik kegunaan dan keperluan. GMT bermaksud barang‐barang kawalan berjadual iaitu G‐gula, M‐minyak masak dan T‐tepung gandum.
2) Where – Dimana? Kelewatan berlaku di PPDNKK Perak.
3) When – Bila? Pada waktu pejabat setiap hari apabila laporan perlu dihantar keIbu Pejabat dan apabila maklumat diperlukan.
4) Who – Siapa? Pengarah Negeri, Ketua Cawangan, Ketua Seksyen / Unit dan pegawai‐pegawai PPDNKK Perak yang terlibat.
5) Why – Mengapa? Data‐data yang ada disimpan secara manual, tidak berpusat dan tidak sistematik.
6) How– Berapa lewat?
Lewat iaitu mengambil masa 1 jam hingga 8 jam bagi mendapatkan data‐data bagi tujuan laporan harian.
ANALISIS PUNCA MASALAHMANUSIAPERSEKITARAN
KELEWATAN MENDAPATKAN DATA PREMIS
PERUNCIT GMT UNTUK RUJUKAN
JABATAN
MESIN KAEDAH
Kurang tenaga kerjaTiada peg. pengganti
Sikap
Kerja sambil lewa
Banyak cuti kecemasan
Kurang cekap
Tiada self-learning
Kurang latihanPeg. Sukar Dirujuk
Keluar Urusan Peribadi
Keluar Makan
Kesilapan penyediaan
maklumatTidak teliti
Capaian fail ambil masa lama
Fail tersimpan dalam almari
TiadaSistem Fail
Penyediaan Laporan ambil masa lama
Perlu rujuk pegawai di cawangan
Maklumat perlu dikeluarkan dari fail
Perlu rujukPencari Fail
Fail sedang digunakan oleh pegawai lain
Selak satu-persatu fail dalam timbunan
Perlu himpun data dari cawangan untuk dipindahkan ke dalam format khas
Ambil masa untuk pindaan
Pengeluaran lesen berulang
Kesilapan No.Syarikat
Data tersimpan di cawangan masing-masing
Data tidak berpusat
Ambil masa sediakan dataKegunaan mengikut daerah
Tiada maklumat kegunaan tersedia
Perlu ambil data dari setiapfail yang terlibat
Tidak gunakan teknologi moden Tidak
Gunakan printer
Tidak Gunakan Internet
Menggunakanpen
Letih menulis
Kesilapan ambil masa buat pembetulan
Lokasi premis berselerak
Pendalaman
Tiada infrastruktur Tiada kerjasama
/ boikot
Sikap peruncit
BAHAN
Tidak Gunakan komputer
Borang tidak lengkap
PUNCA YANG DITERIMAMANUSIA
Tiada peg. pengganti
PERSEKITARAN
Data tidak berpusat
BAHAN
KELEWATAN MENDAPATKAN DATA PREMIS
PERUNCIT GMT UNTUK RUJUKAN
JABATAN
TiadaSistem Fail
Tidak gunakan teknologi moden
MESIN KAEDAH
BORANG SOAL SELIDIK PEMILIHAN PUNCA MASALAH
BORANG SOAL SELIDIK PEMILIHAN PUNCA MASALAHPEJABAT PERDAGANGAN DALAM NEGERI,KOPERASI DAN KEPENGGUNAAN NEGERI PERAKJAWATAN:UNIT:
Berikut adalah punca‐punca masalah kelewatan mendapatkan data‐data lesen peruncit GMT di Perak.Sila tandakan satu sahaja punca masalah yang paling mungkin dalam kotak bersebelahan untuk diselesaikan sekiranya ada.
Tiada pegawai pengganti.
Tiada Sistem Fail
Tidak gunakan teknologi moden
Data tidak berpusat
PARETO PEMILIHAN MASALAH
KAEDAH RAJAH POKOK
CADANGAN PENYELESAIAN MASALAH MELALUI TEKNIK MATRIKS SFF
CADANGAN PENYELESAIAN MASALAH MELALUI TEKNIK MATRIKS SFF
VERIFIKASI CADANGAN PENYELESAIAN
Pilihan Cadangan Pencadang Kebaikan Keburukan
KeputusanTerima / Tolak
Melantik pegawai pengganti
Pn. Zulaila bt. Zainuddin
1) Sentiasa ada pegawai untuk dirujuk.
1) Bebanan tugas bertambah bagi pegawai tersebut.
Tolak
Pindahkan maklumat ke dalam pangkalan data komputer
Pn. Nur Aznim bt. Mohamed Azizi
1) Mengurangkan penggunaan kertas.2) Menjimatkan ruangan pejabat.3)Menjimatkan masa carian data.
1) Bebanan tugas bertambah untuk memindahkan maklumat.
Tolak
Menggunakan Komputer
Cik Rohaidah bt. Maarof
1) Mengurangkan kesilapan.2) Meningkatkan kemahiran IT dikalangan pegawai.3)Menjimatkan masa.
1) Perlukan kos membeli dan menyelenggara komputer.2) Perlu melatih pegawai‐pegawai.3) Kurang diterima oleh pegawai "Alahan IT".
Tolak
Membangunkan sistem pangkalan data komputer berpusat
Pn. Irzareena bt. Ishak
1) Mempercepatkan carian data dan penyediaan laporan.2) Memperluaskan capaian data ke semua pegawai dan cawangan.3) Meningkatkan imej jabatan dengan penggunaan teknologi IT.4) Mengelakkan pengeluaran lesen bertindih.5) Mengurangkan beban tugas pegawai yang terlibat.6) Perkongsian/ rujukan data dan maklumat daripada sumber yang sama dapat mengelakkan maklumat tak konsisten.
1) Perlu melantik pegawai sistem bagi menguruskan "Backup" data.2) Operasi sistem bergantung kepada bekalan elektrik sepanjang masa dan memerlukan perancangan backup kuasa elektrik.
Terima
CADANGAN PENYELESAIAN MASALAH MELALUI TEKNIK 5W + 2 H
1) What – Apa? Membangunkan sistem e‐GMT bagi merekod data lesen runcit ke dalam pusat pangkalan data untuk dikongsikan oleh semua pegawai dan cawangan PPDNKK Perak serta Bahagian PDN KPDNKK Putrajaya.
2) Where – Dimana? e‐GMT dilaksanakan di PPDNKK Negeri Perak
3) When – Bila? e‐GMT dibangunkan pada 4 Jun 2010 dan digunakan mulai 7 Jun 2010.
4) Who – Siapa? Pengarah Negeri, Ketua Cawangan, Ketua Seksyen / Unit dan pegawai‐pegawai PPDNKK Perak yang terlibat.
5) Why – Mengapa? Bagi mengatasi kelewatan mendapatkan data‐data pelesen runcit GMT.Menyediakan maklumat taburan kegunaan dan keperluan mengikut poskod kawasan bagi plan kontijensi bekalan.
6) How– Bagaimana? Dibangunkan secara "in‐house" oleh ahli‐ahli AKAR menggunakan perisian "open source".
7) How Much – Berapa Kos?
Kos pembangunan sistem adalah minimum kerana melibatkan kepakaran dalaman dan tiada kos langsung.
PELAKSANAAN CADANGAN PENYELESAIAN
e-GMT
Mempercepatkan mendapatkan data
Kemaskini serta merta
Satu pangkalan data
Capaian maklumat dari mana-mana
cawangan KPDNKK
Permudahkan carian dan semakan
Lebih teratur dan sistematik
PARETO SELEPAS PELAKSANAAN
PARETO PERBANDINGAN
SEBELUM
SELEPAS
CARTA ALIRAN PERBANDINGAN SEBELUM DAN SELEPASPenyediaan Laporan Harian Statistik Permohonan Lesen Runcit GMT
SEBELUM e‐GMT SELEPAS e‐GMT
Staf Unit Lesen (SUL) di Negeri/Cawangan mengira bilangan permohonan lesen runcit yang diterima
selepas kaunter ditutup.
Bahagian PDN, KPDNKK Putrajaya membuka sistem e‐GMT untuk mendapatkan Statistik Permohonan Lesen Runcit GMT mengikut pecahan kegunaan dan
keperluan.
Laporan yang sama juga boleh diperolehi oleh Negeri dan Cawangan‐Cawangan PPDNKK Perak.
”Figure” yang diperolehi di e‐mailkan / SMS kepada Pegawai Pelesenan di Ibu Negeri.
Menyemak “Figure” samada lengkap dan betul. Sekiranya ada kesilapan, hubungi SUL bagi pembetulan dan diminta hantar semula.
Pegawai Pelesenan mengumpulkan data‐data daripada semua cawangan dan memindahkan maklumat ke dalam Format Statistik Permohonan Lesen Runcit GMT
Pegawai Pelesenan emailkan Laporan Statistik Permohonan Lesen Runcit GMT PPDNKK Perak ke Bahagian PDN KPDNKK Putrajaya.
CARTA ALIRAN PERBANDINGAN SEBELUM DAN SELEPASPenyediaan Maklumat Bagi Plan Kontijensi Bekalan
SEBELUM e‐GMT SELEPAS e‐GMT
Pegawai Kontijensi Bekalan, KPDNKK Perak perlu merujuk kepada Staf Unit Lesen (SUL) di
Negeri/Cawangan untuk mendapatkan data taburan premis mengikut carian fail secara manual.
Pegawai Kontijensi Bekalan , KPDNKK Perak membuka sistem e‐GMT untuk mendapatkan taburan premis
mengikut poskod kawasan.
”Maklumat” yang diperolehi diserahkan kepada Pegawai Kontijensi Bekalan untuk tindakan
selanjutnya.
Pemilik premis dihubungi bagi membuat semakan rambang masalah bekalan dan harga kos bekalan
melalui telefon dan memasukkan hasil maklumbalas ke dalam format "Semakan Rambang Bekalan"
Pegawai Kontinjensi Bekalan mendapatkan arahan untuk membuat pemeriksaan ke kawasan yang dikenalpasti menghadapi masalah bekalan.
Daripada jumlah keperluan bekalan yang diperolehi, bekalan GMT dibawa ke lokasi yang diperlukan.
Pegawai Kontinjensi Bekalan mengumpulkan data‐data dari semua cawangan dan menyediakan laporan untuk diserahkan kepada pihak yang berkenaan.
Setelah laporan diteliti dan dipersetujui, Pegawai Kontinjensi Bekalan akan mendapatkan arahan untuk mengedar bekalan GMT yang diperlukan ke kawasan
berkenaan.
SEMAKAN PROJEK
TANPA e‐GMT DENGAN e‐GMT
Data tersimpan dalam borang di dalam fail berasingan.
Data disimpan secara elektronik dan berpusat.
Capaian dan rujukan maklumat secara manual dan mengambil masa yang lama.
Capaian dan rujukan maklumat secara online dan diperolehi segera.
Laporan dibuat secara manual dan perlu maklumat daripada cawangan‐cawangan.
Laporan dijanakan oleh sistem yang mempunyai maklumat daripada cawangan.
Perlu merujuk pegawai tertentu yang menguruskan fail‐fail untuk mendapatkan maklumat.
Tidak perlu merujuk kepada pegawai tertentu. Maklumat di hujung jari.
Surat akuan penerimaan permohonan lesen dikeluarkan secara manual.
Surat akuan penerimaan permohonan lesen dicetak oleh sistem.
45
46
FAEDAH PELAKSANAAN PROJEKTANPA e‐GMT DENGAN e‐GMT
Masa diperlukan panjang untuk penyediaan laporan. Perlu rujuk cawangan atau pegawai tertentu. (1 jam)
Maklumat boleh dicapai cepat dimana‐mana cawangan kerana data terkumpul dalam pangkalan data pusat. (1 minit)
Maklumat taburan keperluan dan kegunaan sebenar GMT mengikut kawasan tidak diketahui. (Tiada Bermaklumat)
Maklumat taburan keperluan dan kegunaan sebenar GMT mengikut kawasan diketahui.(Bermaklumat)
Maklumat pembekal dan peruncit GMT tidak dapat diolah mengikut taburan kawasan.(Tiada Bermaklumat)
Maklumat pembekal dan peruncit GMT dapat diolah mengikut taburan kawasan.(Bermaklumat)
Perlu melantik seorang pegawai di setiap cawangan PPDNKK Perak untuk menyediakan laporan harian. (Beban tugas tinggi)
Tiada pegawai dilantik untuk menyediakan laporan harian. Pihak HQ boleh mendapatkannya daripada sistem.(Beban tugas minima)
Menggunakan kaedah lama dan tidak mengikuti arus teknologi.(Traditional )
Meningkatkan imej dan kepuasan hati pelanggan melalui teknologi . (Moden)
Perlu melantik pembekal untuk membina sistem dengan kos RM20,000. (Berkos)
Sistem dibangunkan menggunakan kepakaran dalaman dan menggunakan perisian ‘open source’ dan percuma.(Tiada Kos)
CABARAN DALAM PERLAKSANAAN PROJEK
Cabaran Penyelesaian
Sistem perlu dibangunkan dalam masa yang singkat.
Kerja Lebih Masa di luar waktu pejabat.
Pengguna tidak mengetahui penggunaan sistem e‐GMT
Telah diberikan latihan.
47
SEKIAN
TERIMA KASIH
48
TEKNIK PENYELESAIAN MASALAH
Masalah Kekerapan Kekerapan Kumulatif
Peratus Kumulatif
Data tidak berpusat 124 124 65%
Tidak Gunakan Teknologi Moden 39 163 86%
Tiada Sistem Fail 17 180 95%
Kurang tenaga kerja 10 190 100%