laporan_kelompok4

MENGELOLA SISTEM PENYEWAAN LAPANGAN SARAGA Kelompok 4

Kartika Hapsari (13406010) of 50

MENGELOLA SISTEM PENYEWAAN LAPANGAN SARAGA

Kelompok:

Nadia Fadhilah Riza (13406069)

Raden Ananta (13406079)

Paramita Apsari W (13406091)

Bahana Wiradanti (13406110)

Teknik Industri Fakultas Teknologi Industri ITB|2009

TI 4006 Analisis Perancangan Sistem Informasi



Contents I. PENDAHULUAN .................................................................................................................................... 4

1.1 Sistem Kerja ................................................................................................................................... 4

1.1.1 Deskripsi Sistem Kerja ............................................................................................................ 4

1.1.2 Visi, Misi, danValue Organisasi ............................................................................................... 5

1.1.3 Struktur Organisasi ................................................................................................................. 5

1.2 Flowchart Pengerjaan ................................................................................................................... 6

II. PROJECT IDENTIFICATION ................................................................................................................... 8

2.1 Problem ......................................................................................................................................... 8

2.2 Opportunities .............................................................................................................................. 10

2.3 Directives ..................................................................................................................................... 10

2.4 Scope of the Project .................................................................................................................... 11

III. PROBLEM ANALYSIS ......................................................................................................................... 14

3.1 Analisis Causes & Effects ............................................................................................................. 14

3.2 Systems Improvement Objectives ............................................................................................... 15

3.3 Key Performance Indicators ........................................................................................................ 15

3.4 Critical Success Factors ................................................................................................................ 16

IV. REQUIREMENT ANALYSIS ................................................................................................................. 18

4.1 Functional & Non-functional Requirement ................................................................................. 18

4.2. Process Requirement Definition ................................................................................................ 20

1. Decomposition Diagram ........................................................................................................ 20

2. Data Flow Digram - Context Digram (Level 0) ....................................................................... 21

3. Data Flow Diagram – Level 1 ................................................................................................. 22

4. Data Flow Diagram - Level 2 (Proses 1 ) ................................................................................ 23

5. Data Flow Diagram – Level 2 (Proses 2 ) ............................................................................... 24

6. Data Flow Diagram – Level 2 (Proses 3) ................................................................................ 25

4.3 Data Requirement Definition ...................................................................................................... 26

1. Conceptual Data Model (CDM): Entity Relationship Diagram .............................................. 26

2. Logical Data Model (LDM) ..................................................................................................... 27

3. Physical Data Model (PDM) ................................................................................................... 28

4.4 Interface Requirement Definition ............................................................................................... 29

REFERENSI ............................................................................................................................................. 41

LAMPIRAN ............................................................................................................................................. 42

LAMPIRAN A – Hasil Wawancara ...................................................................................................... 42



LAMPIRAN B – Gambar Sistem Kondisi Aktual .................................................................................. 46

1). Pencatatan Penyewaan Lapangan Sepak Bola ......................................................................... 46

2). Pencatatan Penyewaan Lapangan Futsal (Mini Pasir) ............................................................. 46

3). Pencatatan Penyewaan Lapangan Basket/Voli ........................................................................ 47

4). Pencatatan Penyewaan Lapangan Tennis ................................................................................ 47

LAMPIRAN C – Lembar Asistensi 1 .................................................................................................... 48

LAMPIRAN D – Lembar Asistensi 2 .................................................................................................... 49

LAMPIRAN E – Lembar Asistensi 3 .................................................................................................... 50



I. PENDAHULUAN

1.1 Sistem Kerja Sistem Kerja yang menjadi objek dalam tugas ini adalah Sistem Penyewaan Lapangan SARAGA.

1.1.1 Deskripsi Sistem Kerja Institut Teknologi Bandung (ITB) sebagai salah satu sekolah terbaik di Indonesia, memiliki fasilitas olahraga

yang terbuka tidak hanya untuk mahasiswa tetapi juga masyarakat umum. Biasa juga disebut sebagai

SARAGA. Pengelolaan fasilitas olahraga ini dilakukan oleh UPT Olahraga, dibawah pimpinan WRMA (Wakil

Rektor bidang Mahasiswa dan Akademik). Fasilitas olahraga yang dimiliki antara lain fasilitas lapangan dan

non lapangan. Fasilitas non lapangan adalah kolam renang, fitnes, dan track-jogging. Sedangkan yang

berupa lapangan adalah lapangan basket/voli, futsal, sepak bola dan tenis. Fasilitas lapangan disewakan

untuk mahasiswa dan umum, dibawah pengelolaan Divisi Pelayanan, khususnya Subdivisi Penyewaan &

Sekolah Sepak Bola, Sekolah Renang dan Sekolah Tenis.

Sistem kerja penyewaan lapangan ini dapat digambarkan oleh diagram berikut.

Gambar 1 – Diagram Sistem kerja

Input dari sistem adalah pemesanan yang dilakukan oleh pihak – pihak yang dapat menyewa lapangan

yaitu pelanggan (perseorangan), Unit Olahraga Mahasiswa ITB dan Sekolah Olahraga. Pemesanan tersebut

berupa lapangan apa yang ingin disewa, tanggal serta jam penggunaannya. Sistem memroses pemesanan

pelanggan tersebut hingga didapatkan output berupa jadwal pemakaian lapangan yang dapat memenuhi

seluruh pesanan.

Pemesanan Lapangan oleh Pelanggan (perseorangan)

Untuk dapat menyewa lapangan, pelanggan terlebih dahulu harus memesan. Pada saat pemesanan, dilihat

apakah jadwal yang diinginkan oleh pelanggan masih kosong. Jika iya maka pelanggan tersebut dapat

melakukan booking. Jika tidak maka pelanggan harus mencari jadwal lain yang masih tersedia. Apabila

jadwal sudah dipastikan tidak bentrok, maka pelanggan mem-booking dan membayar uang muka atau

down-payment (DP). Pemesanan dan pembayaran DP ini harus dilakukan dengan cara bertemu langsung

petugas penyewaan. Pemesanan lewat telepon tidak dapat diterima karena pihak petugas tidak

mempercayai pemesanan telepon. Selanjutnya, pelunasan pembayaran sewa harus diselesaikan tiga hari

sebelum penggunaan lapangan.

Gambaran lengkap mengenai proses pemesanan dan sistem kerja penyewaan dapat dilihat sesuai hasil

wawancara dengan Pak Mahyun selaku Kepala Divisi Pelayanan (terlampir).

Sistem Penyewaan

Lapangan pemesanan Jadwal pemakaian lapangan

input output

process



Pemesanan Lapangan oleh Unit

Berbeda dengan pemesanan oleh pelanggan perseorangan, untuk Unit Olahraga Mahasiswa ITB

pemesanan dilakukan dengan cara bertanya jadwal yang memungkinkan untuk pemakaian lapangan oleh

unit. Kemudian unit tersebut menyusun proposal kegiatan unit tiap semester kepada LPKM yang

selanjutnya LPKM akan menyetujui jadwal tersebut, menyampaikan jadwal kepada SubDivisi Penyewaan

dan membayarkan seluruh biaya penyewaan.

Pemesanan Lapangan oleh Sekolah

Khusus untuk sekolah olahraga, yaitu Sekolah Sepak Bola (SSB) dan Sekolah Tenis (GTC), pihak sekolah

menyampaikan jadwal yang diinginkan kepada SubDivisi Penyewaan, mencari jadwal yang memungkinkan

dan membayarkan seluruh biaya sewa langsung untuk 1 tahun.

Jadwal Pemakaian Lapangan

Sekarang ini, jadwal pemakaian lapangan didokumentasikan secara tertulis manual pada papan tulis.

Jadwal ini dituliskan untuk masing-masing lapangan setiap bulan. Foto yang men-capture gambar nyata

sistem kondisi aktual terangkum pada Lampiran B.

1.1.2 Visi dan Misi Organisasi Terlampir pada Lampiran A Hasil Wawancara Pertanyaan A Bagian 2 dan 3.

1.1.3 Struktur Organisasi Terlampir pada Lampiran A Hasil Wawancara Pertanyaan A Bagian 1

Sistem yang menjadi objek adalah yang berwarna kuning pada struktur organisasi diatas, yaitu yang

bertanggung jawab terhadap penyewaan lapangan Tenis, Basket, Voli, Sepak Bola dan Futsal. Bagian ini

termasuk ke dalam Subdivisi Penyewaan, dibawah Divisi Pelayanan pada struktur UPT Olahraga ITB..



1.2 Flowchart Pengerjaan

Gambar 2 – Flow Chart Kegiatan

MEMBUAT LAPORAN

STOP

START

MEMBUAT ENTITY

RELATIONSHIP DIAGRAM

MEMBUAT DATA FLOW

DIAGRAM

MELAKUKAN

WAWAWANCARA KE

PIHAK [ENGELOLA

IDENTIFIKASI MASALAH

MEMBUAT LOGICAL DATA

MODEL DAN PHYSICAL

DATA MODEL

MEMBUAT USER

INTERFACE

SESUAI DENGAN

PERMASALAHAN?

ya

tidak



II. PROJECT IDENTIFICATION

2.1 Problem Sarana Olahraga Ganesha atau yang lebih lazim dikenal dengan nama Saraga, merupakan sekumpulan fasilitas

olahraga yang disediakan oleh ITB kepada elemen ITB yang membutuhkan seperti mahasiswa, dosen, dan

karyawan. Selain itu, sarana olahraga ini juga terbuka untuk umum baik bagi mahasiswa luar ITB maupun

pelajar atau warga Bandung lainnya. Saraga merupakan sebuah lembaga yang memiliki proses bisnis di dalam

pengelolaannya, karena Saraga perlu mengidentifikasi pengeluaran dan pemasukan bagi lembaga tersebut

untuk dilaporkan kepada direktorat ITB. Jenis pemasukan keuangan bagi Saraga ini diantaranya adalah berupa

pembayaran tiket masuk dari fasilitas-fasilitas yang disewakan oleh Saraga, baik tiket langsung maupun tiket

pesanan. Sedangkan pengeluaran keuangan dari lembaga ini adalah pengeluaran berupa perawatan fasilitas-

fasilitas yang ada dan penggajian karyawan.

Fasilitas-fasilitas yang dimiliki oleh Saraga beraneka macam, seperti lapangan sepak bola, lapangan pasir futsal,

lapangan voli dan basket, lapangan tenis, kolam renang, jogging track dan fitness centre. Dari sejumlah fasilitas

tersebut yang memiliki keistimewaan berupa kemampuan untuk dipesan adalah fasilitas berupa lapangan,

yaitu lapangan sepak bola, lapangan pasir futsal, lapangan voli dan basket, serta lapangan tenis. Di dalam

pemesanan lapangan tentunya terdapat aktivitas-aktivitas yang dapat dirinci menjadi aktivitas pemesanan,

pembayaran DP (Down Payment), pelunasan, dan konfirmasi pemakaian. Keseluruh aktivitas rinci inilah yang

pada saat ini akan dikaji apakah sudah efektif sehingga memperjelas aliran sistem informasi dari proses bisnis

Saraga. Selain itu, pemesan dari fasilitas lapangan yang ada juga terdiri atas berbagai elemen, yaitu

perseorangan (mahasiswa), unit, sekolah olahraga (sekolah sepak bola, sekolah tenis, dsb.), dan LPKM / Biro

Kemahasiswaan. Tidak lupa terdapat juga entitas luar dari divisi pelayanan penyewaan yang berhak memesan

waktu untuk menggunakan lapangan, yaitu divisi maintenance yang membutuhkan jadwal tertentu untuk

melakukan perawatan pada lapangan.

Sistem pengelolaan pemesanan yang sudah ada saat ini berupa penulisan pemesanan pada papan tulis dan

buku, atau cara manual, sebagai pencatatan lapangan yang akan dipesan. Selain itu penulisan bukti

pembayaran juga masih dilakukan secara manual, sehingga dalam pembuatan rekapitulasi data pemasukan

keuangan perlu dilakukan input data kembali. Sehingga, dapat ditarik hipotesis bahwa permasalahan yang

muncul adalah diperlukannya sistem informasi penyewaan lapangan Saraga yang lebih efektif dan terintegrasi

untuk mempermudah petugas dalam melayani transaksi, mulai dari pemesanan hingga pelunasan pembayaran

lapangan, dan yang meliputi pelayanan kepada berbagai entitas. Penyewaan lapangan yang dimaksud adalah

lapangan sepak bola, lapangan pasir futsal, lapangan voli dan basket, serta lapangan tenis. Sedangkan seperti

yang dibahas sebelumnya bahwa lembaga Saraga yang memiliki kegiatan melayani pemesanan penyewaan

fasilitas dan perawatan fasilitas, pada kasus ini hanya dibatasi pada pemesanan penyewaan fasilitas yang

berupa lapangan. Sistem informasi yang diharapkan juga menyangkut keindahan user interface yang dapat

mempermudah pengguna (user friendly).

Berikut ini merupakan flow chart dari aktivitas pemesanan lapangan Saraga secara umum yang dilakukan

antara pemesan (yang terdiri atas berbagai entitas) dengan pihak Saraga:



START

Pemesan

melakukan

pemesanan

END

Saraga Cek

dari data

pemesanan

Input pemesanan,

melakukan

booking

Pemesan

membayar Down

Payment

Pemesan

melakukan

pelunasan

pembayaran

Langsung

lunas?

Pemesan

Menggunakan

lapangan

Konfirmasi terakhir

(H-3 pemakaian)

Tetap / batal?

Saraga

membebaskan

lapangan yang di-

book

Tidak

Ya Tetap

Batal

Gambar 3 - Flow Chart Prosedur Pemesanan Lapangan Saraga



2.2 Opportunities Pentingnya sebuah perancangan sistem informasi tentunya tidak dapat terlepas dari akibat yang diharapkan

atas hasil perancangannya. Berikut ini merupakan beberapa opportunities (peluang) yang muncul atas adanya

perancangan sistem informasi yang baru:

Pencatatan data lebih terorganisir dan terintegrasi, sehingga sangat mempercepat kinerja petugas yang

tidak perlu kembali melihat papan tulis dan buku catatan pada saat munculnya pesanan baru, bahkan

dapat langsung menyimpan data pemesanan tersebut.

Kemungkinan adanya data yang tertumpuk (replace) lebih kecil, karena diproses oleh komputer yang

membutuhkan konfirmasi oleh software.

Seluruh pencatatan data menjadi terintegrasi mulai dari pemesanan hingga pembayaran pelunasan,

serta basis data pelanggan.

Peluang menarik pelanggan lebih banyak menjadi lebih tinggi, karena kemudahan akses baru yang

ditawarkan akan lebih menarik (adanya fitur deposito)

Risiko yang muncul akibat pencatatan secara manual dapat dikurangi, karena kini dilakukan secara

komputerisasi. Dilakukannya pencatatan manual memiliki risiko yang lebih tinggi seperti bahayanya jika

terjadi kebakaran, atau pencurian file. Sedangkan jika dilakukan secara komputerisasi akan memperkecil

risikco karena dapat dihubungkan dengan source berupa internet.

2.3 Directives Directives merupakan arahan dari pengguna sistem (user) berupa harapan-harapan yang diinginkan terhadap

perbaikan yang dilakukan terhadap sistem. Berdasarkan wawancara yang telah dilakukan terhadapa Kepala

Bagian Penyewaan Fasilitas Saraga, terdapat prosedur yang harus dipenuhi dalam system penyewaan lapangan

Saraga, yaitu:

Penyewaan lapangan hanya dapat dilakukan jika jadwal lapangan sesuai yaitu belum ada jadwal

penyewaan lapangan.

Penyewa lapangan terdiri atas pelanggan perseorangan, Unit Olahraga Mahasiswa ITB, dan Sekolah

Olahraga dan dikenai biaya penyewaan lapangan untuk setiap jumlah lapangan dan jam penyewaan.

Jika ITB ingin mengadakan acara pada lapangan yang sudah disewa maka Divisi Penyewaan Lapangan

Saraga UPT Olahraga berhak membatalkan penyewaan lapangan dan penyewa dapat mengganti jadwal

penyewaan lapangan ke hari/jam penyewaan lain.

Jika terjadi hujan pada saat akan dipakai sesuai dengan jadwal penyewaan maka penyewa berhak

mengganti jadwal penyewaan lapangan sebelum terlebih dahulu melapor ke Divisi Penyewaan Lapangan

Saraga UPT Olahraga di kantor pelayanan UPT Olahraga.

Jam penyewaan lapangan adalah 2 jam ataupun kelipatannya.

Pelanggan dianggap sah telah memesan jadwal penyewaan lapangan jika telah membayar biaya

penyewaan lapangan, minimal secara DP (down payment) bagi pelanggan perseorangan ataupun

langsung lunas. Pelunasan biaya penyewaan minimal H-3 sebelum jadwal penyewaan. Jika batas minimal

pembayaran dilanggar maka Divisi Penyewaan Lapangan Saraga UPT Olahraga berhak menyewakan

jadwal tersebut ke pelanggan lain yang dapat membayar lunas sebelum jadwal penyewaan berlangsung.

Jika pelanggan telah membayar DP kemudian ingin membatalkan penyewaan lapangan, maka uang yang

sudah dibayar tidak dapat dikembalikan.

Pelanggan dapat mengganti jadwal penyewaan lapangan sebelum melewati jadwal penyewaan yang

telah dipesan.

Unit Olahraga Mahasiswa ITB dapat menyewa lapangan dengan gratis (penyewaan dibayarkan langsung

lunas oleh LPKM) jika telah melaporkan kegiatan unit ke LPKM dan disetujui oleh LPKM.

Sekolah Olahraga harus langsung membayar lunas biaya penyewaan lapangan (tidak boleh secara DP

terlebih dahulu).



Divisi Maintanence Saraga UPT Olahraga dapat melakukan maintanence lapangan jika lapangan sedang

tidak disewakan dan melaporkan jadwal maintanence yang diinginkan ke Divisi Penyewaan Lapangan

Saraga UPT Olahraga.

Prosedur diatas harus dipenuhi dalam proses penyewaan lapangan Saraga. Namun pada kenyataannya masih

terdapat masalah terkait dengan pelaksanaan prosedur dan peraturan penyewaan lapangan tersebut, berupa:

Pembatalan jadwal penyewaan lapangan dilakukan secara sepihak oleh pelanggan.

Pelanggan hanya memesan jadwal penyewaan lapangan melalui telepon tanpa membayar biaya

penyewaan lapangan (minimal DP).

Sangat susah untuk mengatur kembali jadwal penyewaan lapangan bagi pelanggan yang terkena hujan

karena padatnya jadwal penyewaan lapangan.

Berdasarkan arahan dari organisasi UPT Olahraga maka usulan dan perbaikan terhadap Sistem Informasi yang

akan dibuat adalah:

Adanya sistem database pelanggan

Sistem database pelanggan ini memuat informasi lengkap mengenai pelanggan termasuk nomor

telepon pelanggan yang dapat dihubungi agar jika terjadi sesuatu dapat memudahkah pihak Saraga

dalam menginformasikannya kepada pelanggan

Adanya sistem deposit pada pelayanan pembayaran sewa lapangan

Hal ini ditujukan agar dapat memudahkan pelanggan dalam membayar DP (down payment) ataupun

pelunasan pembayaran penyewaan lapangan

2.4 Scope of the Project Batasan yang diambil dalam permasalahan mengelola sistem penyewaan lapangan Saraga yaitu:

1. Terbatas pada perbaikan sistem penyewaan lapangan Saraga (merupakan fungsi Divisi Penyewaan

Lapangan pada struktur organisasi Saraga UPT Olahraga)

Tidak dilakukan pembahasan penggunaan fasilitas Saraga lainnya seperti kolam renang, fitness,

jogging track, dan lainnya.

2. Tidak membuat subsistem informasi keuangan dalam rancangan sistem informasi penyewaan lapangan

Saraga

Hal ini disebabkan karena Divisi Penyewaan Lapangan Saraga UPT Olahraga tidak mengurusi keuangan

penyewaan lapangan Saraga, melainkan hanya menyampaikan database mengenai pemakaian

lapangan yang disewa, biaya penyewaan lapangan yang diterima (baik DP, deposito, maupun

pelunasan). Keuangan Saraga berada dibawah kendali Bendahara UPT Olahraga (pada struktur

organisasi Saraga UPT Olahraga).

Asumsi-asumsi yang dilakukan dalam menyelesaikan permasalahan mengelola sistem penyewaan lapangan

Saraga:

1. Pelanggan merupakan kumpulan pengguna lapangan Saraga yang terdiri atas pelanggan perseorangan,

unit olahraga mahasiswa, dan sekolah olaharaga.

Unit olahraga mahasiswa terdiri atas:

PS (Persatuan Sepakbola) untuk pengguna lapangan sepakbola Saraga

UT (Unit Tenis) untuk pengguna lapangan tenis Saraga

UBG (Unit Basket Ganesha) untuk pengguna lapangan basket/voli Saraga

Sekolah olahraga terdiri atas:

SSB (Sekolah Sepak Bola) untuk pengguna lapangan sepakbola Saraga

GTC (Ganesha Tennis Club) untuk pengguna lapangan tenis Saraga

2. Unit olahraga ataupun himpunan mahasiswa pemakai lapangan Saraga dapat digolongkan sebagai

pelanggan perseorangan jika unit/himpunan tersebut memakai lapangan Saraga atas biaya sendiri.



Hanya ketiga unit olahraga diatas yang termasuk dalam definisi pelanggan unit dalam sistem

penyewaan lapangan Saraga, karena hanya ketiga unit tersebut yang berhak memakai lapangan

Saraga secara gratis dengan mengikuti prosedur yang telah dibuat oleh LPKM.

3. Setiap pemesanan yang dilakukan hanya dapat dilakukan untuk 1 jadwal pemakaian dan untuk 1

lapangan.

Sehingga jika pengguna ingin memesan banyak jadwal pemakaian ataupun pada jadwal pemakaian

yang sama namun pada banyak lapangan, maka transaksi yang dilakukan adalah berulang kali.

Stakeholders of Problem:

System Owner : Kepala Divisi Pelayanan pada struktur organisasi Saraga UPT Olahraga

System Owner merupakan pemilik dari sistem yang dibuat. System Owner dari sistem penyewaan

lapangan Saraga adalah Kepala Divisi Pelayanan pada struktur organisasi Saraga UPT Olahraga. Karena

penyewaan lapangan Saraga berada dibawah kendali pengelolaan divisi pelayanan UPT Olahraga.

Kepala Divisi Pelayanan pada struktur organisasi Saraga UPT Olahraga mengatur prosedur penyewaan

lapangan Saraga.

System User : Staff SubDivisi Penyewaan Lapangan pada Struktur Organisasi Saraga

System User merupakan pengguna dari sistem yang dibuat untuk membantu menjalankan fungsinya,

yaitu penyewaan lapangan Saraga. System User bertanggungjawab pada pengaturan jadwal

penyewaan lapangan Saraga.

System Designer : Mahasiswa

System Designer merupakan pihak yang bertanggungjawab untuk mendesain sistem guna memenuhi

keinginan pemilik sistem tersebut. System Designer pada sistem penyewaan lapangan Saraga adalah

kelompok mahasiswa yang merancang desain sistem tersebut.

System Builder : Outsourcing Ahli IT

System Builder merupakan pihak yang membuat, mengetes dan menjalankan sistem yang dibangun

tersebut. Kelompok mahasiswa yang mendesain sistem penyewaan lapangan Saraga tidak melakukan

pembangunan sistem (tidak dilakukan pembuatan software yang dapat digunakan System User dalam

menjalankan fungsinya). Karena keterbatasan kemampuan. Oleh karnena itu, System Owner dapat

men-outsourcing System Builder dari sistem penyewaan lapangan Saraga ini berupa ahli IT, dengan

membuat software berdasarkan model sistem yang telah kelompok mahasiswa rancang untuk

diaplikasikan.



III. PROBLEM ANALYSIS

3.1 Analisis Causes & Effects Sebelum dibuat system informasi untuk objek yang ditentukan, dalam hal ini pengelolaan penyewaan lapangan

sabuga, maka dianalisis terlebih dahulu mengenai sebab akibatnya. Sebab akibat diperlukannya system

informasi pada objek tersebut akan dijabarkan dalam diagram fishbone.

KEBUTUHAN SI

PELAYANAN

METODE

KEUANGAN

MEDIA PENYIMPANAN

Dicatat dalam

sebuah buku atau

papan tulis

Input data harus

dua kali

Bukti

pembayaran

kepada

pelangganBukti

pembayaran

kepada

pelanggan

Pelanggan tidak

terfasilitasi

dengan sistem

pembayaran baru

Gambar 4 – Diagram Fish Bone Analisis Permasalahan

Pada diagram fishbone di atas, terlihat bahwa penyebab dari dibutuhkannya system informasi terdri dari

beberapa kategori. Kategori dan penyebab utamanya akan dijabarkan di bawah ini.

Keuangan

Kategori ini merupakan permasalahan transaksi, khususnya mengenai catatan keuangan yang tidak

konsisten. Selain itu, bukti pembayaran ditulis tangan membuat konsistensi data karena kesalahan

penulisan bisa saja terjadi. Dengan inkonsistensi tersebut maka keuangan pihak pengelola menjadi

tidak bagus.

Media Penyimpanan

Selama ini, proses pencatatan jadwal lapangan hanya terjadi pada papan tulis ataupun buku catatan.

Media penyimpanan data tersebut bisa saja hilang karena kecerobohan pihak pengelola. Jika hal ini

terjadi maka proses bisnis pun akan terganggu dan memengaruhi dari segala aspek.

Pelayanan

Pelayanan yang diberikan kurang memfasilitasi pelanggan. Hal ini karena pelanggan harus membawa

uang kontan sejumlah tarif sewa. Tidak ada jasa lain yang bisa memanjakan pelanggan, misalnya

adanya pembayaran uang muka sehingga pelanggan bisa mencicil pembayaran.



Metode

Mengenai metode yang dilakukan oleh pihak pengelola dalam menjalankan proses bisnisnya, misalnya

input data harus dilakukan berkali untuk data yang sama sehingga banyak pemborosan baik dari

tenaga, ongkos, maupun waktu.

3.2 Systems Improvement Objectives 1) Mempercepat pelayanan

Dengan adanya sistem informasi untuk menangani penyewaan lapangan, tidak hanya sekedar jadwal

di papan tulis, dapat mempercepat pelayanan kepada semua pelanggan baik pelanggan perseorangan,

unit, maupun sekolah olahraga. Petugas penyewaan lapangan sebagai user dari sistem informasi

mendapatkan kemudahan berikut. Memudahkan user untuk menginput data pemesanan atau booking

lapangan.

Memudahkan user untuk melihat kembali lapangan yang telah di-booking.

Memudahkan user untuk melayani pembayaran DP maupun pelunasan.

Kemudahan bagi user tersebut tentunya dapat mempercepat pelayanan kepada penyewa lapangan.

2) Mengurangi kemungkinan jadwal bentrok

Dengan sistem informasi ini maka dapat meningkatkan sensitivitas basis data terhadap adanya

pemesanan lapangan dalam waktu yang bersamaan (jadwal bentrok). Melalui tampilan basis data

yang lebih terorganisir dan terintegrasi, maka dapat mengidentifikasi lapangan available dengan

mudah dan kemungkinan untuk bentrok dapat dikurangi. Hal ini penting dikarenakan jenis lapangan

olahraga yang ada lebih dari satu, contohnya lapangan futsal dan tenis terdiri dari lapangan A, B, C,

dan D. Terlebih lagi karena suatu lapangan dapat digunakan oleh tiga jenis penyewa yang berbeda

yaitu pelanggan perseorangan, unit dan sekolah olahraga.

Selain itu, tampilan basis data untuk lapangan yang telah dibooking juga dilengkapi dengan nama dan

nomor telepon penyewa sehingga petugas dapat menghubungi dengan cepat dan memohon penyewa

tersebut untuk mengganti hari booking apabila ITB memerlukan lapangan (permintaan khusus)

tersebut walaupun telah dibooking.

3) Prosedur Deposito

Sistem Informasi yang dibuat pun diharapkan dapat mempermudah pelanggan sehingga dapat

memesan tanpa harus datang langsung menemui petugas. Untuk mempertahankan kepercayaan dari

petugas sehigga tidak terjadi kasus pemesanan tanpa membayar DP dan pelunasan, maka dibuat fitur

“Deposito”. Dengan fitur ini maka pelanggan menyetorkan uang terlebih dahulu, kemudian dicatat

pada basis data pelanggan tersebut (account) sehingga pelanggan tersebut dapat membayar DP

dengan uang simpanan tersebut, dan memesan lapangan langsung melalui telepon.

3.3 Key Performance Indicators Key Performance Indicators (KPI) merupakan pengukuran kuantifikasi yang mencerminkan Critical Success

Factor (CSF) suatu organisasi. Key Performance Indicators adalah indikator untuk mengukur kinerja dari

perbaikan dari sistem peminjaman ruangan atau dengan kata lain ukuran keberhasilan dari sistem informasi

tersebut setelah diimplementasikan.

Indikator-indikator yang digunakan untuk mengukur kinerja dari perbaikan pengelolaan sistem penyewaan

lapangan Saraga:

1. Berkurangnya jumlah pembatalan jadwal penyewaan lapangan sepihak oleh pelanggan

Komplain mengenai penjadwalan yang tidak terkelola dengan baik, dapat atau tidaknya ruangan yang

diinginkan untuk dipinjam, serta waktu dari prosedur peminjaman ruangan yang memakan waktu

yang lama.



2. Bertambahnya jumlah penyewaan lapangan karena kemudahan yang diberikan kepada pelanggan

perseorangan

Dengan diberlakukannya sistem deposito pembayaran biaya penyewaan lapangan diharapakan akan

memudahkan pelanggan perseorangan dalam melakukan pembayaran penyewaan lapangan, yaitu

tidak perlu datang ke ruangan penyewaan lapangan (cukup melalui telepon saja dan pembayaran

biaya penyewaan lapangan dipotong dari saldo deposito yang dimiliki pelanggan)

3. Waktu proses penyewaan lapangan menjadi lebih cepat.

Setelah dirancang sistem informasi dan diimplementasikan, diharapkan waktu proses penyewaan

lapangan menjadi lebih cepat jika dibandingkan dengan waktu proses penyewaan lapangan tanpa

sistem informasi. Indikator ini bersifat kuantitatif sehingga perbaikan yang dilakukan dapat langsung

diketaui dengan mengukur waktu prosedur penyewaan lapangan yang baru.

4. Sistem informasi dapat diakses oleh beberapa orang Staff Divisi Penyewaan Lapangan Saraga

Sistem informasi yang dirancang dapat memberikan kemudahan bagi beberapa orang Staff Divisi

Penyewaan Lapangan Saraga, sehingga dalam penggunaannya Staff Divisi Penyewaan Lapangan Saraga

tidak perlu bergantung pada staff tertentu saja.

5. Lebih mudah diakses dan diupdate

Sistem infomasi yang dirancang harus memberikan kemudahan dalam mendapatkan data (input) yang

berupa data pelanggan, data lapangan, data keuangan, serta petugas penyewaan lapangan (Divisi

Penyewaan Lapangan Saraga) yang kemudian akan ditransformasikan menjadi output berupa jadwal

penyewaan lapangan.

6. Otomasi sistem

Sistem informasi yang dirancang dapat langsung mengatur penjadwalan secara otomatis, sehingga jika

terjadi bentrok sistem informasi dapat langsung memindahkan jadwal penyewaan ke jadwal

penyewaan terdekat atau pada jadwal penyewaan sama ke lapangan lain sehingga tidak mengganggu

jadwal penyewaan yang telah ada.

3.4 Critical Success Factors Critical success factors dari pengelolaan pelayanan penyewaan lapangan Saraga yang baru adalah:

1. Kemudahan penggunaan oleh petugas

Keuntungan dari perancangan sebuah sistem informasi diharapkan untuk mempermudah

penggambaran proses bisnis yang terdapat dalam sebuah lembaga. Pada pengelolaan sistem informasi

untuk penyewaan lapangan Saraga ini, kemudahan diharapkan dapat dirasakan oleh petugas Saraga,

karena pada pengelolaan pelayanan penyewaan lapangan Saraga yang baru menggunakan bantuan

secara komputerisasi yang dapat memudahkan petugas. Pada kasus ini, petugas tidak perlu berpindah

tempat untuk melakukan pengecekan pada papan tulis dan buku catatan, karena proses pemesanan

dapat dilakukan dengan cara duduk di atas kursi dan membuka software pemesanan.

2. Pendataan penyewaan yang terintegrasi

Pendataan mencakup proses menginput dan memperlihatkan kembali data yang telah diinput. Pada

pengelolaan pelayanan penyewaan lapangan Saraga yang baru, dilakukan integrasi dari tahapan

pemesanan, mulai dari pengelolaan pemesanan, pengelolaan pembayaran, hingga pengelolaan jadwal

perawatan lapangan yang dilakukan oleh entitas luar yaitu divisi maintenance. Aktivitas yang

terintegrasi ini sangat membantu petugas dalam melihat data-data yang terhubung dari satu aktivitas

ke aktivitas yang lain. Misalnya, dari proses memesan, yang membutuhkan database, dibutuhkan

keterhubungannya dengan proses pembayaran, yang juga memiliki database. Sehingga database

keduanya memiliki keterhubungan dan saling terintegrasi.



3. Kenyamanan pelayanan bagi user / pemesan lapangan

Kenyamanan bagi pelanggan merupakan aspek penting dalam menentukan keberhasilan dari sebuah

perbaikan sistem. Adanya kemudahan bagi petugas dengan sistem komputerisasi mengakibatkan

kinerja yang meningkat dan lebih akurat pada pelayanan penyewaan. Hal ini tentunya akan dirasakan

oleh pelanggan / pemesan lapangan. Tambahan pula terdapat fitur baru yang terdapat pada

pengelolaan penyewaan lapangan yang baru, yaitu fitur deposito. Fitur ini diharapkan dapat

memberikan kemudahan bagi pelanggan yang akan memesan, karena pemesanan dapat dilakukan

melalui telepon selama jumlah deposit sebesar minimal sama dengan jumlah Down Payment yang

dibutuhkan.



IV. REQUIREMENT ANALYSIS

4.1 Functional & Non-functional Requirement Perangcangaan system informasi dilakukan berdasarkan kebutuhan yang terjadi. Sistem ini dibuat untuk

memfasilitasi kebutuhan baik fungsional maupun non fungsional. Pada dasarnya, kebutuhan fungsional

digunakan untuk menentukan sebuah proses dari sebuah fungsi, yaitu input apa yagn diperlukan dan output

apa yang dikeluarkan. Jadi, fungsi apa yang diberikan oleh system informasi yang akan dirancang.

Kebutuhan fungsional meliputi user interface, processing, storage, dan control. Berikut ini akan dianalisis

kebutuhan fungsional satu per satu, sebagai berikut:

User Interface

Objek kajian memerlukan fungsi dari user interface yang memfasilitasi pengguna agar dapat

mengetahui beberapa informasi. Informasi yang diperlukan adalah adanya tampilan mengenai atribut

pelanggan seperti, nomor kontak, alamat, nama, sehingga bisa memudahkan pengelola untuk

menghubungi pelanggan.

User interface juga menampilkan data lapangan yang telah dibooking sehingga memudahkan

pengelola untuk menentukan jadwal pemakaian lapangan lainnya yang masih kosong. Pada intinya,

user interface menampilkan informasi yang dibutuhkan baik dari sisi pengelola maupun dari

pelanggan.

Fungsi lainnya adalah user dapat menginput transaksi keuangan. Transaksi ini, berdasarkan data flow

diagram, memiliki tambahan fasilitas lain, yaitu transaksi uang muka dapat dilakukan.

Processing

Dalam hal proses, system informasi yang dirancang memilliki fungsi transaksi keuangan, reservasi

lapangan, penyimpanan data dari pelanggan, pengambilan data yang sudag disimpan dan lainnya.

Storage

Sistem informasi harus bisa menyimpan data-data output yang harus didokumentasikan di setiap

proses bisnis penyewaan lapangan Sabuga. Data yag didokumentasi kemudian disimpan dalam sebuah

database.

Control

Fungsi lainnya yang dibutuhkan adalah adanya control dari user, terutama dari pihak pengelola dalam

mengakses system informasi ini. Kontrol ini berupa adanya password dalam mengakses database atau

untuk menjalankan system informasi. Dengan demikian tidak sembarang orang bisa memanipulasi

database yang ada sehingga keamanan terjaga.

Sedangkan untuk kebutuhan non fungsional lebih menitikberatkan akan kebutuhan perusahaan atau

bagaimana kebutuhan fungsional dapat memfasilitasi perusahaan menjalankan proses bisnisnya. Tujuan akan

kebutuhan tersebut tergantung dari latar belakang dibutuhkannya system informasi. Kebutuhan non fungsional

meliputi performance, information, economics, control, efficiency, dan services. Berikut ini akan dianalisis

kebutuhan non fungsional satu per satu:

Performance

Adanya system informasi dengan rancangan yang baru dapat meningkatkan kinerja pihak pengelola

penyewaan lapangan Sabuga. Performansi yang dilakukan adalah dengan memberikan fasilitas

transaksi tambahan, yaitu berlakunya pembayaran dengan uang muka. Hal ini dapat memudahkan

pelanggan dalam bertransaksi karena pembayaran tidak harus berjumlah penuh pada saat itu juga

melainkan bisa dibayar sebagian. Tujuan dari transaksi baru ini adalah untuk meningkatkan

performansi layanan terhadap pelanggan.



Information

Pihak pengelola ingin ketersampaian informasi dalam kegiatan penyewaan lapangan berjalan dengan

sempurna, baik bagi pengelola maupun pelanggan. Informasi yang dimaksud adalah mengenai data-

data penyewaan dari satu pelanggan sehingga tidak adanya kesalahpahaman atau missunderstanding

antara pengelola dan pelanggan.

Economics

Dari segi ekonomis, pencatatan data-data penyewaan lapangan dalam bentuk buku-buku sangat

memakan waktu. Sehingga proses menjadi lebih lama. Begitu juga dengan pemerolehan atau

permintaan data-data yang tercata sehingga proses pencarian memakan waktu yang lama. Hal seperti

ini tidak ekonomis dalam suatu proses.

Oleh karena itu, dibutuhkan database yang dapat menyimpan semua data dari segala aspek dan

tentunya pada saat melakukan permintaan data-data yang ada di database pun tidak memerlukan

waktu lama. Adanya database dapat meningkatkan kinerja dan lebih ekonomis, baik dari segi biaya

maupun waktu.

Control

Pengelola harus dapat mengontrol proses bisnisnya dari segala aspek. Pengontrolan dapat dilakukan

dengan cara untuk setiap kegiatan dilakukan dokumentasi terhadap output yang dikeluarkannya.

Efficiency

Pihak pengelola perlu meningkatkan efisiensi dari sisi manajemen. Redudansi data diusahakan tidak

ada sama sekali karena merupakan pemborosan. Banyaknya dokumentasi data di setiap prosesnya

harus optimal sehingga tidak ada pencatatan yang sama dilakukan beberapa kali. Hal ini sangat tidak

mendukung kebutuhan efisiensi yang diinginkan pihak pengelola.

Pengklasifikasian pelanggan sangat diperlukan agar pada saat pencarian tidak memakan waktu lama.

Pengklasifikasian dirancang dalam system informasi yang akan telah dibuat.

Services

Layanan jasa yang diberikan oleh pihak pengelola kepada konsumen dirasa masih kurang. Sehingga

kebutuhan akan peningkatan layanan jasa terhadap konsumen harus ditingkatkan. Salah satunya

dengan cara adanya layanan tambahan mengenai pembayaran uang muka. Adanya layanan ini

memermudah pelanggan yang tidak membawa uang sebesar tarif sewa yang telah ditetapkan.

Kebutuhan lainnya untuk meningkatkan jasa adalah pelanggan dapat menyimpan deposito sehingga

untuk transaksi pembayaran dapat diambil dari deposito yang telah dibuat. Hal ini sangat berguna bagi

pelanggan yang secara rutin melakukan penyewaan lapangan Sabuga.



4.2. Process Requirement Definition Kebutuhan dari proses yang ada:

1. Decomposition Diagram

Mengelola sistem penyewaan fasilitas

SABUGA

1

Mengelola

pemesanan

Penyewaan

lapangan

2.1

Menerima

Pembayaran DP

2

Mengelola

pembayaran

3

Mengelola jadwal

maintainance

1.5.membatalkan

pesanan

pelanggan

1.4.mengedit

pesanan lapangan

1.3.membooking

pesanan lapangan

1.2.mengecek

ketersediaan

lapangan

1.1.menerimai

pemesanan

lapangan

2.3

Menerima

Pembayaran

Deposit

2.2

Menerima

Pelunasan

2.4

Mencetak Kuitansi

3.1.mengecek

ketersediaan

jadwal

3.2.Menginput

jadwal fix

maintenance

Gambar 5 – Decompostition Diagram



2. Data Flow Digram - Context Digram (Level 0)

pelanggan LPKM

Mengelola sistem penyewaan

fasilitas SABUGA

Sekolah

olahraga

Divisi

maintaina

nce

Jadwal pemakaian

lapangan

Request pemakaian

lapangan

Pesanan lapangan

pelanggan

Pembatalan

Pesanan

Pelanggan

Edit pesanan

pelanggan Feedback

pemesanan

Update pemesanan

pelanggan

Pembayaran DP

Cash pelanggan

Penyimpanan

deposit

Pembayaran tunai

Lunas pelanggan

Bukti pembayaran pelanggan

Pembayaran

Unit & ITBBukti

Pembayaran

unit & ITB

Persetujuan pemakaian

Lapangan untuk unit

Pembayaran sekolah

Pesanan lapangan

sekolah

Bukti pembayaran

sekolah

Pemakaian lapangan

Fixed untuk maintenance

Pemesanan

lapangan

yang

available

Unit

Olahraga

Mahasiswa

ITB

Pesanan

lapangan unit

Jadwal lapangan

Yang disetujui LPKM

Gambar 6 – Context Diagram



3. Data Flow Diagram – Level 1

1

Mengelola

pemesanan

Penyewaan

lapangan

Pelanggan

LPKM

Sekolah

olahraga

Database

pelanggan

Database

pesanan

Pesanan lapangan

pelanggan

Update data pelanggan

Retrieve data

pelanggan

Retrieve pemakaian

lapangan

Pembatalan

Pesanan

Pelanggan

Edit pesanan

pelanggan

Pesanan lapangan

sekolah

Update pemesanan

pelanggan

Update pemakaian

lapangan

Update pembatalan

lapangan

Feedback

pemesanan

2

Mengelola

pembayaran

3

Mengelola

jadwal

maintainance

Persetujuan pemakaian

Lapangan untuk unit

Database

keuangan

Booking pelanggan

Deposit

pelanggan

Update deposit

pelanggan

Pembayaran sekolah

Pembayaran

lunas

Retrieve

Pembayaran

deposit

Update

Pembayaran

deposit

Pembayaran

DP

Pembayaran DP

Cash Pelanggan

Penyimpanan

deposit

Pembayaran tunai

Lunas pelanggan

Pembayaran

unit & ITB

Bukti pembayaran

sekolah

Bukti pembayaran

Unit & ITB


Divisi

maintainance

Retrieve pemakaian

lapangan

Jadwal pemakaian

lapangan

Request pemakaian

lapangan

Update Pemakaian lapangan

untuk maintenance

Pemakaian lapangan


Pelunasan

Pembayaran DP

Pelunasan

Pembayaran

DP untuk

dicetak

Pelunasan

Pembayaran

Untuk dicetak

Pembayaran DP

Deposit pelanggan

Pembayaran lunas

Deposit pelanggan

Booking pemakaian

Yang ingin di-edit

Pemesanan

lapangan

yang

available

Unit

Olahraga

Mahasiswa

ITB

Pesanan

lapangan unit

Jadwal lapangan

Yang disetujui LPKM

Database

LPKMDatabase

sekolah

Database Unit

Database Div.

Maintenance

Retrieve data unit

Update data unitRetrieve data

maintenanceUpdate data

maintenance

Retrieve data

sekolah

Update data sekolahRetrieve data LPKM

Update data LPKM

Gambar 7 – DFD Level 1



4. Data Flow Diagram - Level 2 (Proses 1 )

1.1.menerimai

pemesanan

lapangan

1.2.mengecek

ketersediaan

lapangan

1.3.membooki

ng pesanan

lapangan

1.4.mengedit

pesanan

lapangan

Pelanggan

LPKM

Sekolah

olahraga

1.5.membatal

kan pesanan

pelanggan

Database

pelanggan

Database

pesanan

Pesanan lapangan

pelanggan

Update data pelanggan

Retrieve data

pelanggan

Pesanan

pelanggan

Pemesanan lapangan

yang available

Retrieve pemakaian

lapangan

Pembatalan

Pesanan

Pelanggan

Edit pesanan

pelanggan

Pesanan lapangan

sekolah

Persetujuan

Pemakaian lapangan

Untuk unit

Update pemesanan pelanggan

Update pemakaian

lapangan

Update pembatalan

lapangan

Feedback

pemesanan

Booking pemakaian

Yang ingin di-edit

Edit pesanan

pelanggan

Unit

Olahraga

Mahasiswa

ITB

Pesanan

lapangan unit

Jadwal lapangan

Yang disetujui LPKM

Database

LPKM Retrieve data LPKM

Update data

LPKM

Database Unit

Retrieve data unitUpdate data unit

Database

sekolah

Retrieve data

sekolah

Update data sekolah

Database Div.

Maintenance

Retrieve data

maintenance

Update data

maintenance

Gambar 8 – DFD Level 2 Proses 1



5. Data Flow Diagram – Level 2 (Proses 2 )

Pelanggan

2.1

Menerima

Pembayaran

DP

Sekolah

LPKM

2.2

Menerima

Pelunasan

2.4

Mencetak

Kuitansi

2.3

Menerima

Pembayaran

Deposit

Database

pesananDatabase

keuangan

Database

pelanggan

Booking pelanggan

Pelunasan

Pembayaran

Untuk dicetak

Deposit

pelanggan

Update deposit

pelanggan

Pembayaran DP

Deposit pelangganPembayaran lunas

Deposit pelanggan

Pembayaran sekolah

Pembayaran

lunas

Retrieve

Pembayaran

deposit

Update

Pembayaran

deposit

Pembayaran DP

Pembayaran DP

Cash Pelanggan

Penyimpanan

depositPembayaran tunai

Lunas pelanggan

Pembayaran

unit & ITB

Bukti pembayaran

sekolah

Bukti pembayaran

Unit & ITB


Pelunasan

Pembayaran DP

Pelunasan

Pembayaran DP untuk

dicetak




6. Data Flow Diagram – Level 2 (Proses 3)

Divisi

maintenance

3.1.mengecek

ketersediaan

jadwal

3.2.Menginput

jadwal fix

maintenance

Database

pesanan

Retrieve pemakaian

lapangan

Update Pemakaian lapangan

untuk maintenance

Pemakaian lapangan


Request pemakaian

lapangan

Jadwal pemakaian

Lapangan


Di dalam pembuatan DFD kali ini, terdapat keunikan yaitu adanya aliran data “process to process” pada level 2

yaitu flow data pesanan pelanggan dan edit pesanan pelanggan. Keunikan ini pada awalnya perlu direduksi,

karena adanya aliran data “process to process” menandakan data yang dialirkan tidak disimpan terlebih dahulu

ke dalam sebuah database. Hal ini megakibatkan redundannya sebuah sistem informasi, karena hal tersebut

berarti bahwa kegiatan pengelolaan data menjadi tidak berarti, karena tidak disimpan. Namun, pada kasus ini,

aliran data yang dimaksud, yaitu data pesanan pelanggan dan data edit pesanan pelanggan, merupakan sebuah

proses non-fisik yang membutuhkan pengamatan secara manual oleh memori petugas. Hal ini disebabkan

karena diantara proses menerima pemesanan dan mengecek ketersediaan, petugas hanya menggunakan

memori/ pengamatan manualnya, begitu pula yang terjadi antara proses mengedit dan mengecek

ketersediaan.



4.3 Data Requirement Definition Kebutuhan data:

1. Conceptual Data Model (CDM): Entity Relationship Diagram

Pelanggan melakukan PesananPel berupa Lapangan

Unit

melakukan

berupa

PesananUnit menyetujui LPKM

PesananSek

berupa

melakukan

Sekolah

DivMaintanencepadaJadwal

Maintanencemempunyai

melaporkan

KeuanganPel

melaporkanPembayaranUnit

PembayaranSekmelaporkan

M

1

1 M M 1

1

1

1

M

M

1

M1

M M 1

M

M

1

M 1 M 1

Gambar 11 – Entity Relationship Diagram Sistem Penyewaan Lapangan Saraga



2. Logical Data Model (LDM)

PembayaranSek

PK ID Transaksi Sekolah

FK1,I2,I1 ID Jadwal Sekolah

Tanggal Pelunasan

DivMaintanence

PK ID Petugas Maintanence

Nama Petugas Maintanence

Jabatan

No Telp

Unit

PK ID Unit

Nama Unit

Alamat Unit

Contact Person Unit

No Telp

PembayaranUnit

PK ID Transaksi Unit

FK1,I2,I1 ID Jadwal Unit

Tanggal Pelunasan

JadwalMaintenance

PK ID Jadwal Maintance

FK1,I3,I1 ID Petugas Maintanence

FK2,I4,I2 ID Lapangan

Tanggal Pemakaian

Jadwal Pemakaian

PesananPel

PK ID Pemesanan

FK2,I2,I4 ID_pelanggan


Tanggal Pemakaian

Jadwal Pemakaian

Nama Petugas

KeuanganPel

PK ID Transaksi Pelanggan

FK1,I2,I1 ID Pemesanan

Tanggal Pembayaran DP

Tanggal Pelunasan

Jenis Pembayaran

PesananSek

PK ID Jadwal Sekolah


FK2,I4,I2 ID Sekolah

Tanggal Pemakaian

Jadwal Pemakaian

Nama Petugas

Lapangan

PK ID Lapangan

Jenis Lapangan

Alfabet Lapangan

PesananUnit

PK ID Jadwal Unit

FK3,I6,I3 ID Unit

FK2,I2,I5 ID Petugas LPKM


Tanggal Pemakaian

Jadwal Pemakaian

Nama Petugas

LPKM

PK ID Petugas LPKM

Nama Petugas LPKM

Jabatan

No Telp

Pelanggan

PK ID_pelanggan

Nama

No Telp

Alamat

Saldo Deposit

Tanggal Transaksi Terakhir

Sekolah

PK ID Sekolah

Nama Sekolah

Alamat

Contact Person Sekolah

No Telp

Gambar 12 – Logical Data Model Sistem Penyewaan Lapangan Saraga



3. Physical Data Model (PDM)

PembayaranSek

PK ID Transaksi Sekolah COUNTER

FK1,I2,I1 ID Jadwal Sekolah INTEGER

Tanggal Pelunasan DATETIME

DivMaintanence

PK ID Petugas Maintanence COUNTER

Nama Petugas Maintanence VARCHAR(255)

Jabatan VARCHAR(255)

No Telp VARCHAR(255)

Unit

PK ID Unit COUNTER

Nama Unit VARCHAR(255)

Alamat Unit VARCHAR(255)

Contact Person Unit VARCHAR(255)


PembayaranUnit

PK ID Transaksi Unit COUNTER

FK1,I2,I1 ID Jadwal Unit INTEGER


JadwalMaintenance

PK ID Jadwal Maintance COUNTER

FK1,I3,I1 ID Petugas Maintanence INTEGER

FK2,I4,I2 ID Lapangan INTEGER

Tanggal Pemakaian DATETIME

Jadwal Pemakaian DATETIME

PesananPel

PK ID Pemesanan COUNTER

FK2,I2,I4 ID_pelanggan INTEGER




Nama Petugas VARCHAR(255)

KeuanganPel

PK ID Transaksi Pelanggan COUNTER

FK1,I2,I1 ID Pemesanan INTEGER

Tanggal Pembayaran DP DATETIME


Jenis Pembayaran VARCHAR(255)

Pelunasan TEXT(10)

PesananSek

PK ID Jadwal Sekolah COUNTER


FK2,I4,I2 ID Sekolah INTEGER




Lapangan

PK ID Lapangan COUNTER

Jenis Lapangan VARCHAR(255)

Alfabet Lapangan VARCHAR(255)

PesananUnit

PK ID Jadwal Unit COUNTER

FK3,I6,I3 ID Unit INTEGER

FK2,I2,I5 ID Petugas LPKM INTEGER





LPKM

PK ID Petugas LPKM COUNTER

Nama Petugas LPKM VARCHAR(255)

Jabatan VARCHAR(255)


Pelanggan

PK ID_pelanggan COUNTER

Nama VARCHAR(255)


Alamat VARCHAR(255)

Saldo Deposit CURRENCY

Tanggal Transaksi Terakhir DATETIME

Sekolah

PK ID Sekolah COUNTER

Nama Sekolah VARCHAR(255)

Alamat VARCHAR(255)

Contact Person Sekolah VARCHAR(255)


Gambar 13 – Physical Data Model Sistem Penyewaan Lapangan Saraga



4.4 Interface Requirement Definition UserInterface (UI) merupakan bagian yang tidak kalah penting dalam perancangan sistem informasi. UI yang

dibuat untuk sistem informasi penyewaan lapangan menggunakan Microsoft Access, baik dari perancangan

tabel, query, form dan report dengan Switchboard Manager.

UI yang dibuat akan dijelaskan dengan Tree User Interface dan Structrure Chart.



Tree User Interface:

Menu

Utama

Melakukan

Input Form

Melihat

tampilan

Report

Exit

Input PembayaranInput Pesanan

Input Pesanan

Pelanggan

Input Pesanan

Unit

Input Pesanan

Sekolah

Input Pembayaran

Pelanggan

Input Pembayaran

Unit

Input Pembayaran

Sekolah

Input Pengguna

Lapangan

Input Pelanggan

Input Unit

Olahraga ITB

Input Sekolah

Olahraga

Input Stakeholders

Input Petugas

DivMaintenance

Input Petugas

LPKM

Report Booking

Lapangan

Report Booking

Futsal

Report Booking

Basket/Voli

Report Booking

Sepak Bola

Report Booking

Tenis

Report Keuangan

Penyewaan

Report Keuangan

Pelanggan

Report Keuangan

Unit

Report Keuangan

Sekolah

Report Entitas

Report Pelanggan

Report Unit

Report Sekolah

Report

DivMaintenance

Report LPKM

Report Lapangan

Gambar 14 –Tree User Interface



Structure Chart:

1) Menu Utama / Home

MENU UTAMA

Gambar 15 –UI Menu Utama

Menu Utama merupakan menu yang menjadi awal penggunaan sistem informasi atau aplikasi oleh

user. Bagian ini memberikan 3 pilihan kepada user yaitu New Entries untuk menginput data baru,

Reports untuk melihat tampilan basis data dan Exit untuk keluar dari aplikasi.

2) New Entries

NEW ENTRIES

Gambar 16 –UI Menu Utama Entries

Menu New Entries merupakan menu yang menghubungkan seluruh form untuk menginput data ke

dalam sistem informasi. Bagian ini memberikan 5 pilihan kepada user yaitu:

Pemesanan Lapangan untuk menginput data pemesanan,



PEMESANAN LAPANGAN

Gambar 17 - Menu Pemesanan Lapangan

Pemesanan Lapangan berupa 3 form, yaitu.

Gambar 18 - Form Pemesanan pelanggan, unit dan sekolah



Pembayaran untuk menginput data transaksi pembayaran,

PEMBAYARAN

Gambar 19 - Menu Pembayaran

Pembayaran berupa 3 form, yaitu pembayaran dari pelanggan, unit dan sekolah.

Gambar 20 - Form Pembayaran pelanggan, unit dan sekolah



Pengguna Lapangan untuk menginput data pelanggan, unit dan sekolah,

Gambar 21 - Form Pengguna Lapangan

Stakeholders untuk menginput data petugas Div. Maintenance dan petugas LPKM,

Gambar 22 - Form Stakeholders

Home untuk kembali ke Menu Utama.



3) Reports

Menu Reports merupakan menu yang menghubungkan seluruh report untuk menampilkan basis data

dan query pada sistem informasi. Bagian ini memberikan 5 pilihan kepada user yaitu:

Booking Lapangan untuk menampilkan data booking masing-masing lapangan yaitu lapangn

futsal, basket/voli, sepak bola dan tenis,

BOOKING LAPANGAN

Gambar 23 - Menu Booking Lapangan

Berikut adalah contoh report dari masing-masing lapangan.

a) Lapangan Futsal

Gambar 24 - Report Booking Futsal

Dari report ini, petugas penyewaan dapat mengetahui kapan saja lapangan futsal sudah

dibooking, sehingga dapat mencari waktu available untuk dipinjam. Karena tidak ada sekolah

futsal, maka penggunaan lapangan pun hanya oleh pelanggan perseorangan dan unit.



b) Lapangan Basket/Voli

Gambar 25 - Report Booking Basket/Voli

Dari report ini, petugas penyewaan dapat mengetahui kapan saja lapangan Basket/Voli sudah

dibooking, sehingga dapat mencari waktu available untuk dipinjam. Karena tidak ada sekolah

Basket/Voli, maka penggunaan lapangan pun hanya oleh pelanggan perseorangan dan unit.

c) Lapangan Sepak Bola

Gambar 26 - Report Booking Sepak Bola

Dari report ini, petugas penyewaan dapat mengetahui kapan saja lapangan Sepak Bola sudah

dibooking, sehingga dapat mencari waktu available untuk dipinjam. Pengguna lapangan ini

adalah pelanggan perseorangan, unit dan Sekolah Sepak Bola.



d) Lapangan Tenis

Gambar 27 - Report Booking Tenis

Dari report ini, petugas penyewaan dapat mengetahui kapan saja lapangan Tenis sudah

dibooking, sehingga dapat mencari waktu available untuk dipinjam. Pengguna lapangan ini

adalah pelanggan perseorangan, unit dan Sekolah Tenis GTC.



Keuangan Penyewaan untuk menampilkan data transaksi pembayaran pelanggan, unit dan

sekolah,

Gambar 28 - Report Keuangan Pelanggan, Unit dan Sekolah

Terlihat bahwa report keuangan pelanggan perseorangan juga menyimpan informasi

mengenai jenis pembayaran yang dilakukan, apakan deposit atau tunai dikarenakan adanya

fitur “Deposit”.

Entitas untuk menampilkan data seluruh entitas terkait yaitu pelanggan, unit, sekolah, petugas

Div. Maintenance dan petugas LPKM,

ENTITAS

Gambar 29 - Menu Entitas

Menu Entitas ini jika di- breakdown maka akan ditampilan report dari masing-masing entitas.



a) Pelanggan

Gambar 30 - Report Pelanggan

b) Unit

Gambar 31 - Report Unit

c) Sekolah

Gambar 32 - Report Sekolah

d) Petugas DivMaintenance

Gambar 33 - Report Petugas Div.Maintenance



e) Petugas LPKM

Gambar 34 - Report Petugas LPKM

Lapangan untuk menampilkan data informasi mengenai lapangan yang dimiliki oleh ITB (data

ini tidak dapat diubah),

Gambar 35 - Report Lapangan

Home untuk kembali ke Menu Utama.

4) Exit

Exit untuk keluar dari aplikasi.



REFERENSI

http://en.wikipedia.org/wiki/Performance_indicator

Laboraturium Sistem Informasi & Keputusan. Modul 3 Praktikum TI-3205 Perancangan Teknik Industri II.

Analisis dan Perancangan Sistem Informasi 2 : Perancangan Basis Data. 2009. Program Studi Teknik Industri.

Institut Teknologi Bandung.

Laboraturium Sistem Informasi & Keputusan. Modul 4 Praktikum TI-3205 Perancangan Teknik Industri II.

Analisis dan Perancangan Sistem Informasi 1 : Pemodelan Proses Bisnis. 2009. Program Studi Teknik Industri.

Institut Teknologi Bandung.

Whitten, Jeffrey L dkk. System analysis and Design Method. 2001. McGraw Hill

http://en.wikipedia.org/wiki/Performance_indicator



LAMPIRAN

LAMPIRAN A – Hasil Wawancara

Hari, Tanggal : Rabu, 4 November 2009

Waktu : 13.00 – 14.00 WIB

Tempat : Kantor Pelayanan UPT Olahraga Saraga

Narasumber : Bapak Mahyun (Kepala Divisi Pelayanan Saraga ITB)

Hasil Wawancara:

A). Bagaimana struktur organisasi dari bagian pelayanan Saraga ITB?

1. Struktur organisasi dari bagian pelayanan Saraga ITB

WRMA

Kepala UPT

Olahraga

Kepala Biro

Kemahasiswaan

Bendahara

Logistik

Sekretariat

Divisi Pelayanan

Pemeliharaan

SubDiv Lapangan

SubDiv Kolam &

Fitness

SubDiv Pertiketan

SubDiv

Penyewaan &

SSB, Sekolah

Renang & Tenis

Lapangan Tenis

ABCD

Lapangan Basket

& Voli

Lapangan Futsal

ABC

Lapangan Sepak

Bola bersama

Fasilitas

Perparkiran

Kolam Renang

Fitness

Ruang

Administrasi

bersama

Tiket Kolam

Renang

Tiket Fitness &

Aerobik

Tiket Jogging &

Parkir

Tiket Locker

Iuran SSB, renang

&tenis

Sewa Lap. Tenis,

Basket, Voli, SB,

Futsal

Gambar 36 – Struktur Organisasi UPT Olahraga



2. Visi:

Meningkatkan derajat kebugaran civitas akademika ITB dan masyarakat kota Bandung.

3. Misi:

Memberikan layanan fasilitas olahraga untuk MKOR, UKM Olahraga, Staf Akademik dan Non

Akademik ITB.

Memberikan layanan fasilitas untuk olahraga pendidikan, mulai dari TK, SD, SLTP, SLTA & PT yang

ada di Kota Bandung.

Memberikan layanan fasilitas olahraga untuk masyarakat umum, sehingga fasilitas olahraga di ITB

dapat dimanfaatkan oleh seluruh warga Bandung.

Berkontribusi dalam memajukan prestasi olahraga dengan memberikan pelatihan olahraga bagi

anak-anak.

4. Job Description Staf UPT Olahraga ITB adalah sebagai berikut.

Sekretariat:

Membantu kepala UPT Olahraga dalam mengelola dan mengorganisasikan seluruh kegiatan

administrasi surat menyurat, keuangan serta pengelolaan barang di UPT Olahraga dan

mempertanggungjawabkannya kepada Kepala UPT Olahraga.

Bendahara:

Membantu kesekretariatan dalam mengelola dan mengorganisasikan administrasi keuangan

dan mempertanggungjawabkan kepada Kepala UPT Olahraga.

Logistik:

Membantu kesekratariatan dalam mengelola dan mengorganisasikan administrasi pengadaan

dan pengeluaran barang dan mempertanggungjawabkan kepada Kepala UPT Olahraga.

Divisi Pemeliharaan:

Membantu kesekratariatan dalam mengelola dan mengorganisasikan seluruh perawatan

fasilitas olahraga yang ada di UPT Olahraga dan mempertanggungjawabkannya kepada Kepala

UPT Olahraga.

Divisi Pelayanan:

Membantu Kepala UPT Olahraga dalam mengembangkan UPT Olahraga sebagai pelaksana

teknis dari kebijakan kantor WRMA, dalam pelayanan dan perencanaan program kegiatan

untuk MKOR, UKM Olahraga, Staf Akademik dan Non Akademik, serta masyarakat, dan


Sub Divisi Pemeliharaan Lapangan:

Membantu kepala divisi Pemeliharaan dalam mengorganisasikan sluruh kegiatan perawatan

fasilitas lapangan Sepak Bola, Futsal, Bola Basket, Voli dan fasilitas perparkiran dan


Sub Divisi Pemeliharaan Kolam Renang dan Fitness:

Membantu kepala divisi Pemeliharaan dalam perawatan fasilitas kolam renang, fitness dan

ruang administrasi dan mempertanggungjawabkannya kepada Kepala UPT Olahraga.

Sub Divisi Pertiketan:

Membantu Kepala divisi Pelayanan dalam mengelola dan mengorganisasikan pertiketan dan


Sub Divisi Penyewaan dan Pengelolaan Sekolah Sepak Bola, Renang dan Tenis:

Membantu Kepala divisi Pelayanan dalam mengelola dan mengorganisasikan penyewaan

fasilitas olahraga dan sekolah sepak bola, renang dan tenis dan mempertanggungjawabkannya

kepada Kepala UPT Olahraga.



B). Apa saja fasilitas olahraga yang terdapat di Saraga?

Fasilitas olahraga Saraga meliputi lapangan sepak bola, lapangan pasir futsal, lapangan voli dan basket,

lapangan tenis, kolam renang, jogging track dan fitness centre. Lapangan sepak bola berjumlah 1 buah,

lapangan futsal berjumlah 3 buah, lapangan voli dan basket berjumlah 4 buah, serta lapangan tenis

berjumlah 4 buah.

C). Bagaimana prosedur penyewaan lapangan yang merupakan fasilitas olahraga Saraga?

START

Pemesan

melakukan

pemesanan

END

Saraga Cek

dari data

pemesanan

Input pemesanan,

melakukan

booking

Pemesan

membayar Down

Payment

Pemesan

melakukan

pelunasan

pembayaran

Langsung

lunas?

Pemesan

Menggunakan

lapangan

Konfirmasi terakhir

(H-3 pemakaian)

Tetap / batal?

Saraga

membebaskan

lapangan yang di-

book

Tidak

Ya Tetap

Batal

Gambar 37 – Prosedur Penyewaan Lapangan Saraga



D). Apakah terdapat prosedur khusus bagi mahasiswa ITB?

Tidak ada, hanya saja kemudahan yang didapatkan bagi mahasiswa ITB adalah kemudahan untuk

menggunakan jogging track. Dengan memperlihatkan KTM, maka akan dibebaskan tiket masuknya

sebesar Rp.1000,00.

E). Bagaimana dengan hal-hal kondisional seperti terjadinya hujan - status peminjaman lapangan?

Jika terjadi hujan, bagi pemesanan lapangan yang umumnya adalah open air, akan mendapat

kesempatan mengganti jadwal pemakaiannya sebanyak 1 kali. Namun, jika jadwal pengganti tersebut

hujan kembali, maka uang yang telah dibayarkan lunas tidak bisa dikembalikan (sepenuhnya milik ITB)

dan penyewaan lapangan akan gugur.



LAMPIRAN B – Gambar Sistem Kondisi Aktual

1). Pencatatan Penyewaan Lapangan Sepak Bola

Gambar 38 – Pencatatan Penyewaan Lapangan Sepak Bola Saraga

2). Pencatatan Penyewaan Lapangan Futsal (Mini Pasir)

Gambar 39 – Pencatatan Penyewaan Lapangan Futsal Saraga



3). Pencatatan Penyewaan Lapangan Basket/Voli

Gambar 40 – Pencatatan Penyewaan Lapangan Basket/Voli Saraga

4). Pencatatan Penyewaan Lapangan Tennis

Gambar 41 – Pencatatan Penyewaan Lapangan Tenis Saraga



LAMPIRAN C – Lembar Asistensi 1



LAMPIRAN D – Lembar Asistensi 2



LAMPIRAN E – Lembar Asistensi 3

laporan_kelompok4

Documents