1

LAPORAN PENGABDIAN MASYARAKAT

MANDIRI

PELATIHAN PENGGUNAAN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN

DI DESA BARU KECAMATAN PANCUR BATU

KABUPATEN DELI SERDANG

Oleh:

1.Darjat Saripurna,S.Kom,M.Kom ( Ketua)

NIDN. 0119066902

2. Zulfian Azmi,S.T,M.Kom (Anggota)

NIDN. 0116067304

3. M.Dahria,SE,S.Kom,M.Kom (Anggota)

NIDN.0107117201

4. Yopi Hendro,S.T,M.Kom (Anggota)

NIDN. 0115018102

STMIK TRIGUNA DHARMA

M E D A N 2016

2

3

DAFTAR ISI

Halaman

HALAMAN PENGESAHAN ........................................................................ i

DAFTAR ISI .................................................................................................. ii

BAB.1 PENDAHULUAN ........................................................................... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ........................................................... 2

1.2 Tujuan ..................................................................................... 2

1.3 Indikator ................................................................. ............... 2

1.4 Luaran............................................................... ..................... 2

1.5 Kegunaan………………………………………………… 3

BAB.2 GAMBARAN UMUM MASYARAKAT SASARAN ............... 4

BAB.3 METODE PELAKSANAAN ..................................................... 5

3.1 Persiapan .................................................................................. 5

3.2 Pelaksanaan .............................................................................. 6

3.3 Pelaporan .................................................................................. 6

BAB.4 ANALISIS DAN PERANCANGAN .......................................... 7

4.1.Waktu dan Tempat Pelaksanaan .............................................. 8

4.2.Tahapan Pelaksanaan ............................................................... 8

4.3.Rincian Materi Acara ............................................................... 8

4.4.Instrumen Pelaksanaan ............................................................. 8

4.5.Realisasi Biaya ......................................................................... 11

BAB.5 HASIL DAN PEMBAHASAN .................................................... 12

BAB.6 KESIMPULAN DAN SARAN............ ......................................... 13

6.1. Kesimpulan ............................................................................. 13

6.2. Saran ....................................................................................... 14

LAMPIRAN:

4

1. JUSTIFIKASI ANGGARAN PENELITIAN......................... 15

2. KWITANSI................. ........................................................... 16

3. DAFTAR HADIR ................................................................. 17

4. SURAT KEPALA DESA ....................................................... 18

5

Pelatihan Penggunaan Sistem Informasi Pengarsipan dan

Pendataan Penduduk di desa Baru Kecamatan

Medan Tuntungan Kota Medan

A. LATAR BELAKANG MASALAH

Manajemen modern diberbagai bentuk organisasi senantiasa

menempatkan informasi sebagai sumber daya yang penting. Informasi dalam

bentuk dokumen merupakan bahan penting untuk pengambilan keputusan.

Dokumen dikumpulkan untuk disimpan dalam bentuk arsip untuk dipelihara

dan dikelola. Pengarsipan beberapa dokumen masyarakat desa merupakan

sumber informasi penting yang sangat diperlukan dalam pemerintahan

desa.

Khususnya didesa Baru kecamatan Medan Tuntungan ini,

pengelolaan arsip dan pendataan penduduk selama ini masih dilakukan secara

manual dan memiliki banyak kelemahan, diantaranya, penyimpanan arsip

tersebar di berbagai lokasi penyimpanan yang dapat menimbulkan duplikasi

arsip. Kemudian pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja dan ini

merupakan pemborosan. Dengan penanganan sistem kearsipan seperti ini

menyebabkan sulitnya menemukan kembali surat-surat masuk dan keluar

yang penting. Sementara semakin bertambahnya jumlah penduduk di desa

Baru tersebut, maka semakin banyak arsip yang harus dikelola.

Sementara arsip sangat penting untuk kepentingan pemerintahan dan

masyarakat khususnya desa Baru diantaranya sebagai bukti akuntabilitas

kinerja aparatur, sebagai bahan sah di pengadilan dan tulang punggung

manajemen pemerintahan sehingga masyarakat dan perangkat pelaksana di desa

tersebut harus siap dengan perkembangan Ilmu dan teknologi khususnya

pengarsipan ini.

Untuk itu perlu pembenahan sistem administrasi kearsipan dengan

berbasis komputer yang dilakukan dengan sistematis. Salah satu dengan

memakai perangkat lunak atau program sistem informasi pengarsipan yang

6

diharapkan dapat meningkatkan keamanan, kecepatan dan keakuratan

penyimpanan dan penemuan kembali arsip.

Dengan memperhatikan dan menganalisis manfaat pengarsipan, maka kami

tertarik untuk melakukan Pengabdian kepada Masyarakat dalam bentuk

Pelatihan,yaitu “Pelatihan Penggunaan Sistem Informasi Pengarsipan dan

Pendataan Penduduk di desa Baru kecamatan Medan Tuntungan .

B. PERUMUSAN MASALAH

Adapun perumusan masalah dalam kegiatan pengabdian masyarakat ini

adalah:

1.Bagaimana merancang Sisitem Informasi yang dapat menyimpan,

menginput dan membuat laporan tentang arsip desa ?

2.Bagaimana memberikan pelalatihan penggunaan aplikasi sistem informasi

pengarsipan kepada perangkat desa Baru Kecamatan Medan Tuntungan ?

C. TUJUAN

Tujuan Program kegiatan pengabdian masyarakat yang ingin dicapai adalah

pelatihan kepada masyarakat desa dalam menggunakan aplikasi sistem

informasi untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengarsipan dokumen

di Desa Baru Kecamatan Medan Tuntungan.

D. INDIKATOR KEBERHASILAN PROGRAM.

1. Perubahan pengetahuan dan keterampilan masyarakat tentang kearsipan

berbasis komputer.

2. Penyimpanan dan penelusuran dokumen penting di desa Baru lebih efektif

dan efisien..

3. Dihasilkan Program Tindak Lanjut

E. LUARAN YANG DIHARAPKAN

1. Program Sistem Informasi Pengarsipan

2. Publikasi tulisan Ilmiah

3. Kesediaan Masyarakat untuk melanjutkan program

7

4. Poster Hasil pelaksanaan Program

F. KEGUNAAN

1. Meningkatkan pengetahuan masyarakat tentang kearsipan berbasis

komputer.

2. Dapat menggunakan Aplikasi Sistem informasi kearsipan

3. Perangkat desa dapat menggunakan aplikasi sistem informasi pengarsipan

sehingga penyimpan dan penelusuran dokumen penting lebih efektif dan

efisien.

G. GAMBARAN UMUM MASYARAKAT SASARAN

Kecamatan Medan Tuntungan,Medan adalah salah satu dari 21 kecamatan di

kota Medan, Sumatera Utara, Indonesia. Kecamatan Medan Tuntungan,

Medan berbatasan dengan Kabupaten Deli Serdang di sebelah Barat, Medan

Johor di Timur, Kabupaten Deli Serdang di Selatan, dan Medan Selayang di

Utara. Pada tahun 2001, kecamatan ini mempunyai penduduk sebesar 65.645

jiwa. Luasnya adalah 20,68 km² dan kepadatan penduduknya adalah 3.174,32

jiwa/km². Sebagaian besar penduduk di kecamatan ini adalah suku-suku

pendatang seperti: Tionghoa, Minang, Batak, Aceh dan Jawa sedangkan suku

asli.

8

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 LATAR BELAKANG MASALAH

Manajemen modern diberbagai bentuk organisasi senantiasa

menempatkan informasi sebagai sumber daya yang penting. Informasi dalam

bentuk dokumen merupakan bahan penting untuk pengambilan keputusan.

Dokumen dikumpulkan untuk disimpan dalam bentuk arsip untuk dipelihara

dan dikelola. Pengarsipan beberapa dokumen masyarakat desa merupakan

sumber informasi penting yang sangat diperlukan dalam pemerintahan

desa.

Khususnya didesa Baru kecamatan Medan Tuntungan ini,

pengelolaan arsip dan pendataan penduduk selama ini masih dilakukan secara

manual dan memiliki banyak kelemahan, diantaranya, penyimpanan arsip

tersebar di berbagai lokasi penyimpanan yang dapat menimbulkan duplikasi

arsip. Kemudian pemusnahan arsip harus dilakukan setiap unit kerja dan ini

merupakan pemborosan. Dengan penanganan sistem kearsipan seperti ini

menyebabkan sulitnya menemukan kembali surat-surat masuk dan keluar

yang penting. Sementara semakin bertambahnya jumlah penduduk di desa

Baru tersebut, maka semakin banyak arsip yang harus dikelola.

Sementara arsip sangat penting untuk kepentingan pemerintahan dan

masyarakat khususnya desa Baru diantaranya sebagai bukti akuntabilitas

kinerja aparatur, sebagai bahan sah di pengadilan dan tulang punggung

manajemen pemerintahan sehingga masyarakat dan perangkat pelaksana di desa

tersebut harus siap dengan perkembangan Ilmu dan teknologi khususnya

pengarsipan ini.

Untuk itu perlu pembenahan sistem administrasi kearsipan dengan

berbasis komputer yang dilakukan dengan sistematis. Salah satu dengan

memakai perangkat lunak atau program sistem informasi pengarsipan yang

diharapkan dapat meningkatkan keamanan, kecepatan dan keakuratan

penyimpanan dan penemuan kembali arsip.

9

Dengan memperhatikan dan menganalisis manfaat pengarsipan, maka kami

tertarik untuk melakukan Pengabdian kepada Masyarakat dalam bentuk

Pelatihan,yaitu “Pelatihan Penggunaan Sistem Informasi Pengarsipan dan

Pendataan Penduduk di desa Baru kecamatan Medan Tuntungan .

1.2 PERUMUSAN MASALAH

Adapun perumusan masalah dalam kegiatan pengabdian masyarakat ini

adalah:

1. Bagaimana merancang Sisitem Informasi yang dapat menyimpan,

menginput dan membuat laporan tentang arsip desa ?

2. Bagaimana memberikan pelalatihan penggunaan aplikasi sistem informasi

pengarsipan kepada perangkat desa Baru Kecamatan Medan Tuntungan ?

1.3 TUJUAN

Tujuan Program kegiatan pengabdian masyarakat yang ingin dicapai adalah

pelatihan kepada masyarakat desa dalam menggunakan aplikasi sistem

informasi untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi pengarsipan dokumen

di Desa Baru Kecamatan Medan Tuntungan.

3.4 INDIKATOR KEBERHASILAN PROGRAM.

1. Perubahan pengetahuan dan keterampilan masyarakat tentang kearsipan

berbasis komputer.

2. Penyimpanan dan penelusuran dokumen penting di desa Baru lebih efektif

dan efisien..

3. Dihasilkan Program Tindak Lanjut

H. LUARAN YANG DIHARAPKAN

1. Program Sistem Informasi Pengarsipan

2. Publikasi tulisan Ilmiah

3. Kesediaan Masyarakat untuk melanjutkan program

4. Poster Hasil pelaksanaan Program

10

3.5 KEGUNAAN

1. Meningkatkan pengetahuan masyarakat tentang kearsipan berbasis

komputer.

2. Dapat menggunakan Aplikasi Sistem informasi kearsipan

3. Perangkat desa dapat menggunakan aplikasi sistem informasi pengarsipan

sehingga penyimpan dan penelusuran dokumen penting lebih efektif dan

efisien.

11

BAB II

GAMBARAN UMUM MASYARAKAT SASARAN

Kecamatan Medan Tuntungan,Medan adalah salah satu dari 21

kecamatan di kota Medan, Sumatera Utara, Indonesia. Kecamatan Medan

Tuntungan, Medan berbatasan dengan Kabupaten Deli Serdang di sebelah

Barat, Medan Johor di Timur, Kabupaten Deli Serdang di Selatan, dan Medan

Selayang di Utara. Pada tahun 2001, kecamatan ini mempunyai penduduk sebesar

65.645 jiwa. Luasnya adalah 20,68 km² dan kepadatan penduduknya adalah

3.174,32 jiwa/km². Sebagaian besar penduduk di kecamatan ini adalah suku-suku

pendatang seperti: Tionghoa, Minang, Batak, Aceh dan Jawa sedangkan suku asli.

12

BAB III

METODE PElAKSANAAN

A. Persiapan

Persiapan kegiatan dilaksanakan selama satu bulan. Proses persiapan meliputi

riset di desa Baru tentang sistem lama pengarsipan yang masih manual. Data

diambil dari observasi lapangan, wawancara dengan perangkat desa dan

masyarakat di desa tersebut tentang pengarsipan dokumen dan ditambah dengan

studi literatur. Data dilapangan dijadikan bahan untuk merencanakan aplikasi

sistem Informasi pengarsipan di desa Baru tersebut. Persiapan program

dilakukan selama Maret 2016 dengan susunan organisasi kegiatan sebagai berikut:

Tiap pelaksana mamiliki tanggung jawabnya masinng-masing. Koordinator

pelaksana bertanggung jawab penuh terhadap segala urusan kegiatan yang

meliputi perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan pengevaluasian kegiatan dari

awal hingga akhir kegiatan.Penanggung jawab keuangan bertanggung jawab pada

tugas mengatur pengeluaran, arus kas dan membuat serta mengatur

pembukuan.Hubungan masyarakat dan publikasi bertugas mensosialisasikan

pelaksanaan kegiatan.

Ketua DarjatSaripurna

M.Aahria (Anggota)

Yopi Hendro (Anggota)

Zulfian Azmi (Anggota)

Gambar 1. Skema Susunan Organisasi

13

B. Pelaksanaan

Penyelenggaraan kegiatan ini akan dilaksanakan selama 4 bulan, pada bulan

Maret 2016. Pada bulan pertama diadakan riset tentang sistem pangarsipan yang

masih manual di desa Baru dan menganalisis kelebihan dan kelemahan sistem

tersebut.Kemudian memberi pengenalan dan penjelasan kepada warga desa yang

ada di Desa Baru sekaligus menjelaskan dampak-dampak positif tentang

pentingnya pengarsipan dokumen buat pemerintahan desa dan masyarakat.

Pada bulan berikutnya merencanakan aplikasi sistem informasi pengarsipan

dan pendataan Penduduk. Dan selanjutnya pelaksana akan menyusun jadwal

pelatihan penggunaan sistem informasi Pengarsipan. Selanjutnya melaksanakan

pelatihan penggunaan aplikasi sistem informasi pengarsipan kepada perangkat

desa Baru yang bertempat di Balai Desa.

C. Pelaporan

Pelaporan hasil kegiatan ini direncanakan pada akhir pelaksanaan kegiatan.

Hal ini ditujukan untuk melaporkan seluruh pertanggung jawaban pada semua

kegiatan.Pelaporan meliputi kegiatan persiapan dan pelaksanaan kegiatan.

14

BAB IV

PELAKSANAAN PROGRAM

4.1 Waktu dan Tempat Pelaksanaan

4.1.1 Waktu

Aktivitas pengabdian kepada masyarakat ini dilaksanakan pada tanggal

13 April 2016, mulai pukul 9.00 s/d 18.00 Wib..

4.1.2 Tempat Pelaksanaan

Tempat pelaksanaan kegiatan pengabdian ini adalah di Balai desa Baru

kecamatan Pancur Batu Kabupaten Deli Serdang

4.2 Tahapan Pelaksanaan/Jadwal Pelaksanaan

1.2.1 Tempat dan Jadwal Pelaksanaan

Pelaksanaan kegiatan pelatihan ini dilaksanakan di Balai Desa Baru

Kec.Pancur Batu. Pada: hari Senin mulai pukul 0900 s/d 18.00 WIB bertempat di

Balai Desa Baru dengan presentasi materi dan . pelatihan penggunaan aplikasi

dan diskusi. Dan kegiatan mulai persiapan kegiatan s/d pelatihan dilaksanakan

selama 4 minggu.

4.2.2 Peserta

Kepala Lingkungan dan seluruh Perangkat desa Baru kecamatan Pancur

Batu kabupaten Deli Serdang.

4.2.3 Nara Sumber:

a. Darjat Saripurna (Ketua )

b. Zulfian Azmi,ST,MKom

c.M.Dahria,S.E,,S.Kom,M.Kom

d. Yopi Hendro ,ST,M.Kom

15

4.3 Rincian Materi/Acara:

Kegiatan

Minggu ke-

1 2 3 4

Persiapan dan

Sosialisasi program

Pelatihan

pengggunaan sistem

informasi pengarsipan

Riset memetakan

sistem lama di desa

Baru tentang

pengarsipan

PembuatanSistem

Informasi

Pengarsipan

Pelatihan &Pelaporan

4.4 Instrumen Pelaksanaan

Sesuai dengan bentuk pendekatan penelitian kualitatif dan sumber data yang

akan digunakan, maka instrumen pelaksanaan dalam melaksanakan kegiatan

pengabdian ini adalah menggunakan teknik pengumpulan data yang dengan

analisis dokumen, observasi dan wawancara. Untuk mengumpulkan data dalam

kegiatan ini diperlukan cara-cara atau teknik pengumpulan data tertentu, sehingga

proses penelitian dapat berjalan lancar. Instrumen pelaksanaan digunakan untuk

mengumpulkan data dalam pendekatan kualitatif pada umumnya menggunakan

tekhnik observasi, wawancara, studi dokumenter dan pendekatan pelatihan atas

dasar konsep tersebut, maka teknik pengumpulan data diatas digunakan dalam

penelitian ini.

16

1.4.1 Observasi

Observasi, yaitu mengadakan pengamatan secara langsung di Desa Baru

kec.Pancur Batu terkait peserta pelatihan, tempat pelaksanaan pelatihan baik ruang

teori, ruang praktek dan fasilitas pelatihan yang akan dipakai. Dengan Pedoman

observasi yang berisi mengenai gambaran nyata yang akan dijadikan objek penelitian

diantaranya adalah bagaimana kondisi peserta pelatihan dan tempat pelatihan yang

dilaksanakan di Desa Baru Kec.Pancur Batu Kabupaten Deli Serdang.

1.4.2 Wawancara

Teknik wawancara sering juga disebut dengan interview yaitu sebuah dialog yang

dilakukan pewawancara untuk memperoleh informasi atau data dari terwawancara.

Dengan pedoman wawancara yang bersifat umum, tidak terlalu terinci. berisi tentang

aspek atau dimensi-dimensi yang berkaitan dengan manfaat penggunanaan aplikasi

pengarsipan.

1.4.3 Studi Dokumen

Studi dokumen yaitu dengan mengumpulkan dokumen-dokumen yang berkaitan

dengan teknik penyampaian yang efektif . Dan selain itu juga sub komponen

kompetensi pengelolaan pelatihan diantaranya menyusun rencana pelatihan,

pelaksanaan pelatihan, penilaian hasil pelatihan dan tindak lanjut hasil pelatihan.

Dan pendekatan pelatihan yang harus diketahui,yaitu

a. Pendekatan kompetensi.

Menunjukkan kepada kemampuan melaksanakan sesuatu yang

diperoleh melalui teori dan praktek.

b. Pendekatan Ketrampilan proses.

17

Pendekatan ini menekankan pada proses belajar, aktivitas dan

kreativitas peserta Pelatihan dalam memperoleh pengetahuan dan

menerapkannya.

c. Pendekatan .kontekstual.

Pendekatan ini menekankan pada keterkaitan materi pembelajaran dengan

dunia kehidupan peserta pelatihan dan mampu menghubungkannya dan

menerapkan dalam kehidupan sehari-hari.

d. Pendekatan Tematis.

Merupakan pembelajaran untuk mengadakan hubungan yang erat dan

serasi antar berbagai aaspek yang mempengaruhi peserta dalam proses

pelatihan. Pembelajaran ini menyatukan serangkaian pengalaman pelatihan

sehingga terjadi saling berhubungan satu dengan yang lain dan berpusat pada

sebuah pokok atau persoalan. Ini sangat penting dipersiapkan agar kegiatan

pengabdian masyarakat dapat berjalan dengan baik.

4.5 Realisasi Biaya

RINCIAN ANGARAN JUMLAH (Rp)

1. Bahan Habis Pakai ( Material) 1.000.000,-

2. Peralatan Penunjang 800.000,-

3. Biaya Perjalanan 1.000.000,-

4. Biaya Publikasi, Pelatihan meliputi :

- Biaya Dokumentasi dan pembuatan Laporan 700.000,-

- Fotokopy dan penjillidan 500.000,-

- Administrasi dan surat menyurat 200.000,-

18

Total:4.200.000,-

T O T A L Keseluruhan:

Rp.4.200.000,-

(Empat Juta Dua Ratus

Ribu Rupiah)

19

BAB V

HASIL DAN PEMBAHASAN

Dokumentasi Lokasi desa Baru Kec.Pancur Batu tempat

Kegiatan Pengabdian Masyarakat

(Sumber: hasil riset)

Dokumentasi Presentasipengguanan Aplikasi Pengarsipan di BalaiDesa Baru

Kec.Pancur Batu tempat KegiatanPengabdian Masyarakat.

(Sumber: hasilriset)

20

21

22

Aplikasi Pengarsipan

23

BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN

6.1 KESIMPULAN

Berdasarkan pembahasan pada bab-bab sebelumnya mengenai Pelatihan

Penggunaan Sistem Informasi Pengarsipan di Desa Baru Kecamatan Pancur Batu

Kabupaten Deli Serdang, maka kesimpulan yang dapat diambil dari rangkaian

kegiatan pengabdian yang dilakukan adalah:

1. Dengan ada pengembangan infrastruktur jalan, Desa Baru kec.Pancur Batu

kabupaten Deli Serdangakan lebih dengan dekat dengan Bandara Internasional

Kuala Namu sehingga masyarakat dan perangkat pelaksana di desa tersebut harus

siap dengan perkembangan Ilmu dan teknologi khususnya teknologi pengarsipan

ini.

2. Pengelolaan arsip sangat penting untuk kepentingan pemerintahan dan

masyarakat di desa Baru diantaranya sebagai bukti akuntabilitas kinerja

aparatur dan tulang punggung manajemen pemerintahan.

.

3. Respon perangkat desa terhadap pelatihan penggunaan aplikasi pengarsipan

desa cukup baik, semuanya tercermin dengan adanya tanya jawab, masukan

dan diskusi pada pelatihan penggunaan aplikasi pengarsipan.

4. Pentingnya pengetahuan dasar-dasar komputer pada perangkat Baru sebelum

mengenalkan aplikasi penggunaan arsip kepada perangkat desa, untuk

mempermudah penggunaan.

24

6.2 SARAN

Adapun saran-saran yang dapat diberikan selama kegiatan Pelatihan

penggunaan Sistem Informasi Pengarsipan di Desa Baru Kecamatan Pancur Batu

Kabupaten Deli Serdang,.

1. Diharapkan kepada perangkat desa dapat memanfaatkan aplikasi sistem

informasi pengarsipan desa dan peningkatan kinerja.

2. Diharapkan perangkat desa Baru untuk meningkatkan pengetahuan tentang

arsip dan memanfaatkan untuk hal-hal yang baik,

25

I. METODE PELAKSANAAN

1. Persiapan

Persiapan kegiatan dilaksanakan selama satu bulan. Proses persiapan meliputi

riset di desa Baru tentang sistem lama pengarsipan yang masih manual. Data

diambil dari observasi lapangan, wawancara dengan perangkat desa dan

masyarakat di desa tersebut tentang pengarsipan dokumen dan ditambah dengan

studi literatur. Data dilapangan dijadikan bahan untuk merencanakan aplikasi

sistem Informasi pengarsipan di desa Baru tersebut. Persiapan program

dilakukan selama Maret 2016 dengan susunan organisasi kegiatan sebagai berikut:

Tiap pelaksana mamiliki tanggung jawabnya masinng-masing. Koordinator

pelaksana bertanggung jawab penuh terhadap segala urusan kegiatan yang

meliputi perencanaan, pelaksanaan, pengawasan dan pengevaluasian kegiatan dari

awal hingga akhir kegiatan.Penanggung jawab keuangan bertanggung jawab pada

tugas mengatur pengeluaran, arus kas dan membuat serta mengatur

pembukuan.Hubungan masyarakat dan publikasi bertugas mensosialisasikan

pelaksanaan kegiatan.

Ketua Darjat Saripurna

M.Dahria (Anggota)

Yopi Hendro (Anggota)

Zulfian Azmi (Anggota)

Gambar 1. Skema Susunan Organisasi

26

1. Pelaksanaan

Penyelenggaraan kegiatan ini akan dilaksanakan selama 4 bulan, pada bulan

Maret 2016. Pada bulan pertama diadakan riset tentang sistem pangarsipan yang

masih manual di desa Baru dan menganalisis kelebihan dan kelemahan sistem

tersebut.Kemudian memberi pengenalan dan penjelasan kepada warga desa yang

ada di Desa Baru sekaligus menjelaskan dampak-dampak positif tentang

pentingnya pengarsipan dokumen buat pemerintahan desa dan masyarakat.

Pada bulan berikutnya merencanakan aplikasi sistem informasi pengarsipan

dan pendataan Penduduk. Dan selanjutnya pelaksana akan menyusun jadwal

pelatihan penggunaan sistem informasi Pengarsipan. Selanjutnya melaksanakan

pelatihan penggunaan aplikasi sistem informasi pengarsipan kepada perangkat

desa Baru yang bertempat di Balai Desa.

2. Pelaporan

Pelaporan hasil kegiatan ini direncanakan pada akhir pelaksanaan kegiatan.

Hal ini ditujukan untuk melaporkan seluruh pertanggung jawaban pada semua

kegiatan.Pelaporan meliputi kegiatan persiapan dan pelaksanaan kegiatan.

3. JADWAL KEGIATAN

Kegiatan

Bulan ke

1 2

1 2 3 4 1 2 3 4

Persiapan

Sosialisasi program

Pelatihan

pengggunaan sistem

informasi pengarsipan

27

Riset memetakan

sistem lama di desa

Bandar Baru tentang

pengarsipan

PembuatanSistem

Informasi

Pengarsipan

Pelatihan &Pelaporan

4. RANCANGAN BIAYA

RINCIAN ANGARAN UANG JUMLAH (Rp)

1. Bahan Habis Pakai ( Material) 1.000.000,-

2. Peralatan Penunjang 800.000,-

3. Biaya Perjalanan 1.000.000,-

4. Biaya Publikasi, Pelatihan meliputi :

- Biaya Dokumentasi dan pembuatan Laporan 700.000,-

- Fotokopy dan penjillidan 500.000,-

- Administrasi dan surat menyurat 200.000,-

Total:4.2.00.000,-

T O T A L Keseluruhan:

Rp.4.200.000,-

(Empat Juta Dua Ratus

Ribu Rupiah)

28

JUSTIFIKASI ANGGARAN

No URIAN JUMLAH

(Rupiah)

1. BahanHabisPakai

a. Sewa LCD/Proyektor

b. Beli Baterai dan Pulsa HP

Sub Total

500. 000,-

500. 000,-

1000. 000,-

2. Peralatan Penunjang

Upah Pembuatan Papan Nama

800.000,-

800.000,-

3. BiayaPerjalanan a. Transportasi dalam rangka Pelaksanaan

Pengabdian ke lokasi

b. Biaya Parkir dan keamanan

Sub Total

1.000. 000,-

1. 000. 000,-

4. Biaya Publikasi, Pelatihan: a. Biaya Dokumentasi dan

b. Pembuatan Laporan;

c.

d. Foto copy dan Penjilidan;

e. Survey Awal dan Penyusunan Proposal

Surat Undangan Pertemuan

Sub Total

400. 000,-

500. 000,-

300. 000,-

200. 000,-

1. 400. 000,-

TOTAL

Total Keseluruhan=

4. 200. 000

(Empat Juta Dua

Ratus Ribu Rupiah)

29

2.1 Biodata Ketua

A. Identitas Diri

1 Nama Lengkap Darjat Saripurna

2 Jabatan Fungsional Asisten Ahli

3 Jabatan Struktural

4 NIP

5 NIDN 0119066902

6 Tempat dan Tanggal

Lahir

Bogor, 19 Juni 1969

7 Alamat Rumah Jl. Pasar Lama Gg. Asli No. 1 Kampung Lalang

8 No. Telpon/HP 08192094799

9 Alamat Kantor Jl. AH. Nasution No. 73-F Kota Medan

10 No. Telpon/HP 061-8224051

11 Alamat e-mail darjat_btw@yahoo.com

12 Lulusan yang telah

dihasilkan

S1= mahasiswa

13 Mata Kuliah yang

diampuh

1. Sistem Pendukung Keputusan

2. Sistem Terdistribusi

3. Komunikasi Data

4. Sistem Pakar

B. RiwayatPendidikan

S1 S2 S3

NamaPerguruanTinggi

Universitas

Gunadarma -

Depok

Universitas Putra

Indonesia “YPTK”

Padang

-

BidangIlmu Manajemen

Informatika

Sistem Informasi

TahunMasuk-Lulus 1989 - 1995 2008 - 2010

JudulSkripsi

/Thesis/Disertasi

Implementasi Rule

Base Expert System

Dengan Metode

Backward Chaining

Untuk Menganalisa

Penyimpangan

Pemakaian KWH

Meter ( Studi Kasus :

PT. PLN (Persero)

Cabang Medan )

30

Medan, 7 Maret 2016

Ketua Pengusul Pengabdian masyarakat,

(Darjat Saripurna, S.Kom, M.Kom)

31

2.2 Biodata Anggota

A. Identitas Diri

1 Nama Lengkap Yopi Hendro, S.T., M.Kom

2 Jenis Kelamin Laki-laki

3 Jabatan Fungsional

4 NIP

5 NIDN 0115018102

6 Tempat dan Tanggal

Lahir

Medan,

7 E-mail

8 No. Telepon/HP 085296308406

9 Alamat Rumah Jl.A.R.hakim Gg.Seto No.72 Medan

10 No. Telpon/Fax

11 Lulusan yang telah

dihasilkan

S1= 2000 mahasiswa

12 Mata Kuliah yang

diampu

1.Algoritma dan Pemrograman

2.Jaringan Komputer

3.SistemOperasi

4.Sisem Organisasi Komputer

A.Riwayat Pendidikan

S1 S2 S3

Nama Perguruan

Tinggi

STMIK Potensi

Utama

Universitas Putra

Indonesia YPTK

Padang

-

Bidang Ilmu Tehnik Informatika Tehnik Informatika

Tahun Masuk-Lulus

Judul Skripsi

/Thesis/Disertasi

Nama Pembimbing 1. 1. -

32

Demikianlah biodata yang saya isikan dan tercantum dalam biodata ini adalah

benar dan dapat dipertanggungjawabkan secara hukum.

Medan, 12 Desember 2015

Anggota Pengusul,

Yopi Hendro,S.T, M.Kom

33

2.3 Biodata Anggota

A. IdentitasDiri

1 Nama Lengkap Zulfian Azmi, ST., M.Kom L

2 Jabatan Fungsional Dosen Lektor

3 Jabatan Struktural

4 NIP 212079

5 NIDN 0116067304

6 Tempat dan

Tanggal Lahir

Medan,16 Juni 1973

7 Alamat Rumah Jl.Tg.Morawa Gg.Dwiwarna No.74 Tanjung

Morawa

8 No. Telpon/HP 081376376220

9 Alamat Kantor Jl. AH. Nasution No. 73-F Kota Medan

10 No. Telpon/HP 061-8224051

11 Alamat e-mail zulfian.azmi@gmail.com

12 Lulusan yang telah

dihasilkan

S1= 3.250 mahasiswa

13 Mata Kuliah yang

diampu

5. Kecerdasan Buatan

6. Mikrokontroler

7. Robotika

8. Algoritma 2

B. RiwayatPendidikan

S1 S2 S3

Nama Perguruan

Tinggi

- Universitas

Sumatera Utara

Universitas Putra

Indonesia “YPTK”

Padang

-

BidangIlmu - TeknikArsitektur TeknologiInformasi

TahunMasuk-Lulus - 1992- 1999

2007-2009

JudulSkripsi

/Thesis/Disertasi

Islamic Center Medan AplikasiJaringanSya

rafTiruanUntukMen

entukanPolaPembuk

aanCatur

34

Demikian biodata ini saya buat dengan sebenarnya untuk kegiatan Pengabdian

Masyarkat mandiri.

Medan, 7 April 2016

Anggota Pengabdian Masyarakat

(Zulfian Azmi,S.T., M.Kom)

35