i

LAPORAN

PENGABDIAN MASYARAKAT

WORKSHOP PEMBUATAN MAIL MERGE MENGGUNAKAN

MS. WORD PADA YAYASAN PENDIDIKAN MATA PENA

BOGOR

Oleh:

LILA DINI UTAMI, M. KOM (201203338)

ARTIKA SURNIANDARI, M. KOM (200609017)

ELLY INDRAYUNI, M. KOM (201303146)

RISA WATI, M. KOM (201303179)

SITI MASRIPAH, M. KOM (200803716)

SRI WASIYANTI, M. KOM ( 200209820)

MUHAMAD RIDWAN (11180780)

SISTEM INFORMASI AKUNTANSI KAMPUS KOTA BOGOR

FAKULTAS TEKNIK DAN INFORMATIKA

UNIVERSITAS BINA SARANA INFORMATIKA

JULI 2020

ii

iii

DAFTAR ISI

HALAMAN JUDUL ................................................................................................ i

HALAMAN PENGESAHAN ................................ Error! Bookmark not defined.

DAFTAR ISI .......................................................................................................... iii

I. PENDAHULUAN ......................................................................................... 1

II. BENTUK KEGIATAN ................................................................................. 3

III. PELAKSANAAN .......................................................................................... 3

IV. PESERTA ...................................................................................................... 3

V. HASIL DAN LUARAN YANG DICAPAI .................................................. 4

VI. BIAYA ........................................................................................................... 4

VII. PENUTUP ..................................................................................................... 5

LAMPIRAN ............................................................................................................ 6

1

I. PENDAHULUAN

Tri Dharma Perguruan Tinggi terdiri dari Pendidikan, Penelitian dan

Pengabdian Masyarakat. Setiap dosen yang merupakan salah satu bagian dari

Perguruan Tinggi memiliki kewajiban untuk dapat melaksanakan Tri Dharma

tersebut. Kegiatan Pengabdian Masyarakat merupakan salah satu upaya untuk

dapat lebih dekat dengan masyarakat, dengan cara saling berbagi ilmu

pengetahuan kepada masyarakat. Terutama dalam hal pelatihan komputer serta

pengenalan teknologi informasi. Masih banyak masyarakat yang belum

memahami penggunaan aplikasi tertentu dengan baik dan juga betapa bergunanya

pengenalan dan tutorial penggunaannya.

Meskipun saat ini sedang terjadi pandemi wabah penyakit virus Covid-19

yang mewajibkan para dosen maupun masyarakat untuk tidak beraktifitas diluar

rumah, hal ini tidak menyurutkan para dosen untuk melakukan pengabdian

masyarakat dengan membagikan ilmu kepada masyarakat sekitar. Para dosen

Universitas Bina Sarana Informatika tetap melakukan Pengabdian Masyarakat

dengan memanfaatkan teknologi saat ini yaitu melakukan pengabdian masyarakat

secara online menggunakan sebuah aplikasi yaitu Zoom.

Yayasan Pendidikan Anak Pena beralamatkan di Jl. Baranangsiang 3 Blok E

No. 1E RT 03 RW 08 Perumahan IPB, Kel. Tagallega, Kec. Bogor Tengah, Kota

Bogor. Yayasan Pendidikan Anak Pena mulai aktif sejak 16 Maret 2017 yang

berawal dari komunitas Peduli Pendidikan Anak Jalanan (KOPPAJA) yang sudah

berusia 8 tahun. Pengabdian masyarakat ini dilakuakan untuk menambah ilmu

pengetahuan anak-anak jalanan dibidang teknologi yaitu membuat mail merge

menggunakan Mcrosoft Word. Mail merge membantu untuk membuat sebuah

dokumen (misalnya surat) yang isinya sama untuk penerima yang berbeda secara

cepat dan mudah. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat

banyak. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan

amplop. Berdasarkan hal tersebut Program Studi Sistem Informasi Akuntansi

Kota Bogor Universitas Bina Sarana Informatika bermaksud mengadakan

kegiatan pengabdian masyarakat kepada anak-anak Yayasan Pendidikan Mata

Pena berupa pelatihan komputer yaitu membuat mail merge menggunakan

Microsoft Word.

2

Gambar I.1

Yayasan Pendidikan Mata Pena

Gambar II.2

Lokasi Yayasan Pendidikan Mata Pena

3

II. BENTUK KEGIATAN

Memberikan workshop pembuatan mail merge menggunakan Ms. Word

secara online menggunakan aplikasi Zoom dan memberikan santunan berupa

sembako dan uang tunai kepada anak-anak Yayasan Pendidikan Mata Pena Bogor.

III. PELAKSANAAN

Materi pembuatan mail merge menggunakan Ms. Word.

Hari/Tanggal : Sabtu / 09 Mei 2020

Tempat : Jl. Baranangsiang 3 Blok E No. 1E RT 03

RW 08 Perumahan IPB

Waktu : 08:00 – 12.00

Peserta : ± 40 orang

Adapun rincian pelaksanaan sebagai berikut:

No Kegiatan Tanggal Keterangan

1 Persiapan 08 Mei 2020 Persiapan Pengabdian Masyarakat

2 Pelaksanaan 09 Mei 2020 Pelatihan Pengabdian Masyarakat

3 Penutup 11 Mei 2020 Pembuatan Laporan Kegiatan

Susunan panitia pengabdian masyarakat adalah :

Penanggung Jawab : Rektor

Ketua Pelaksana : Lila Dini Utami, M.Kom

Tutor : Elly Indrayuni, M. Kom

Anggota : Artika Surniandari, M.Kom

: Risa Wati, M.Kom

: Siti Masripah, M.Kom

: Sri Wasiyanti, M.Kom

: Muhamad Ridwan

IV. PESERTA

Adapun peserta yang mengikuti kegiatan pengabdian masyarakat ini

adalah ± 40 Anak Yayasan Pendidikan Mata Pena.

4

V. HASIL DAN LUARAN YANG DICAPAI

Universitas Bina Sarana Informatika dari Prodi Sistem Informasi

Akuntansi bermaksud melaksanakan Workshop Pembuatan Mail Merge

Menggunakan Ms. Word Pada Yayasan Pendidikan Mata Pena Bogor untuk

menambah ilmu pengetahuan anak-anak jalanan dibidang teknologi yaitu

membuat mail merge menggunakan Mcrosoft Word.

Luaran yang akan dihasilkan adalah press release yang dipublikasikan di

media massa elektronik dengan harapan akan menginspirasi masyarakat untuk

lebih memahami teknologi informasi yang selama ini sudah mereka gunakan

dalam kehidupan sehari-hari, agar lebih tinggi lagi efektivitasnya. Adapun link

luaran tersebut adalah http://lppm.bsi.ac.id/news/2020/05/11/pelatihan-online-

mail-merge-pada-ms-word-untuk-yayasan-pendidikan-mata-pena-bogor/

VI. BIAYA

Berikut realisasi biaya dalam melaksanakan kegiatan pengabdian pada

masyarakat, meliputi:

1) Akomodasi (Perjalanan/Penginapan)

2) Peralatan

3) Perlengkapan

4) Biaya Habis Pakai

5) Biaya Lain-lain

Keterangan Qty Biaya (Rp) Subtotal (Rp)

Transport pengajar 1 100.000 100.000

Kabel Listrik 1 50.000 50.000

Sewa 40 PC 40 50.000 2.000.000

Sewa Projector 2800

Lumens 1 150.000 100.000

Sewa Screen 84” 1 100.000 100.000

Kuota 1 50.000 50.000

Spanduk 1 100.000 100.000

5

Keterangan Qty Biaya (Rp) Subtotal (Rp)

Bingkisan Sembako 40 50.000 2.000.000

Uang Santunan 40 50.000 2.000.000

Total 6.500.000,-

VII. PENUTUP

Kegiatan pengabdian masyarakat pada Yayasan Pendidikan Mata Pena

berjalan lancar meskipun menggunkan aplikasi Zoom. Demikianlah laporan ini

dibuat, semoga dengan adanya kegiatan pengabdian pada masyarakat dapat

memberikan banyak manfaat kepada masyarakat terutama Anak Yayasan

Pendidikan Mata Pena dan Universitas Bina Sarana Informatika. Atas perhatian,

kerjasama dan bantuan dari Bapak/Ibu kami mengucapkan Terimakasih.

6

LAMPIRAN

Lampiran berisi bukti-bukti pelaksanaan pengabdian masyarakat:

1. Absensi Peserta

7

2. Absensi Tutor

8

3. SK Instansi

9

4. Dokumentasi

Gambar 1. Penjelasan Mengenai Materi Pengabdian Masyarakat

Gambar 2. Peserta PM Menyimak Materi yang diberikan oleh Panitia PM

10

Gambar 3. Suasana Persiapan PM Online via Zoom

Gambar 4. Pemberian Bingkisan Kepada Peserta PM

11

Gambar 5. Peserta PM dari Yayasan Pendidikan Mata Pena

12

Pengabdian Masyarakat

Pembelajaran Microsoft Word

Universitas Bina Sarana Informatika Program Studi Sistem Informasi Akuntansi

Kampus Kota Bogor 2020

Modul Pelatihan

13

Daftar Isi

Halaman Cover 1

Daftar Isi 2

Pengenalan MS. Word 2010 3

Word Art 6

Drob Cap 6

Mail Merge 7

Menyimpan Dokumen 11

Latihan 1 12

Latihan 2 13

14

1. Pengenalan MS. Word 2010

Ms. Word merupakan salah satu bagian dari Microsoft Office, Ms. Word

sering digunakan untuk kegiatan perkantoran, pemerintahan, sekolah dan lain-

lain. Ms. Word 2010 memiliki extention .docx.

A. Menjalankan Ms. Word 2010

Langkah yang pertama dilakukan untuk menjalankan Ms. Word adalah :

- Klik Start

- All Programs

- Microsoft Office

- Microsoft Word 2010

Maka akan tampil halaman utama Ms. Word seperti gambar berikut ini:

Gambar 1 Tampilan utama Ms. Word 2010

B. Bagian-bagian Ms. Word

➢ Menu Bar, menu bar merupakan bagian dari Ms. Word yang

fungsinya menampilkan Menu dalam bentuk tulisan yang berisi

fungsi-fungsi yang akan digunakan.

➢ Tool Bar, tool bar merupakan menu yang ditampilkan dalam bentuk

icon atau gambar yang berisi fungsi-fungsi yang akan digunakan

15

Gambar 2 Tampilan Menu Bar dan Tool Bar

➢ Layar Kerja, adalah sebuah layar putih yang digunakan untuk menulis

atau sebagai lembar kerja

➢ Scroll Bar, merupakan bagian untuk menaikan dan menurunkan lembar

kerja

Gambar 3 Layar kerja dan Scroll Bar

C. Mengatur Halaman Kerja Ms.Word

Sebelum memulai menggunakan Ms. Word alangkah baiknya kita

mengatur halaman kerja Ms.Word yaitu :

▪ Pengaturan Kertas

o Klik menu Page Layout

Menu

Bar

Tool

Bar

Lembar Kerja Scroll Bar

16

o klik Margin untuk mengatur margin, jika ingin menyesuaikan

dengan kebutuhan maka klik Custome Margin

Gambar 4 Custome Margin

▪ Posisi Tulisan

Posisi tulisan dapat disesuaikan dengan kebutuhan sipengguna, posisi

tulisan yang disebut dengan alignment yang terdiri dari : Right, Left,

Center dan Justify.

2. Word Art Word art adalah tulisan cantik yang gunanya untuk membuat tulisan menjadi

memiliki nilai seni. Untuk menggunakan word art dapat ikuti

langkah berikut :

- Klik menu Insert

- Klik Word Art

- Pilih dan klik bentuk yang diinginkan

- Lalu tulis Text yang akan diinginkan

Pengaturan

Margin

Orientation

Kertas

Pengaturan

kertas

17

3. Drop Cap Drop Cap digunakan untuk membuat tulisan Lebih besar dari tulisan yang

lain, dan digunakan diawal kalimat. Sebelum menggunakan drop cap, sebaiknya

kita menuliskan terlebih dahulu kalimat dalam sebuah paragraf.

Cara menggunakan drop Cap :

- Blok terlebih dahulu huruf awal yang akan di drop cap

- Klik menu Insert

- Klik Drop Cap

- Kemudian pilih Dropped atau untuk pengaturan lebih lanjut pilih Drop

cap options

Gambar 5 Drop Cap

Jumlah Baris yang akan dilalui Drop cap

18

- Langkah terakhir klik Ok

4. Mail Merge

Mail merge banyak sekali digunakan diperkantoran yang

fungsinya adalah membuat surat yang akan dikirim kebanyak orang,

dengan mail merge kita cukup menggunakan data source. Bagai

mana cara menggunakannya, berikut langkah-langkahnya:

Sebelum menggunakan aplikasi mail merge, terlebih dahulu ketikan

surat yang akan dibuatkan mail merge kemudian:

- Klik menu Mailings

- Klik Select Recipients

- Klik Type New List

Akan tampil layar dibawah ini :

Gambar 6 Select Recipients

Gambar 7 Type New List

19

- Klik Costumize Colomns, gunanya untuk menghapus field yang tidak

diperlukan serta merename dan menambah field yang dibutuhkan

- Kemudian untuk membuat data baru klik Add, dan masukan field yang

anda inginkan. Contohnya nama, alamat, dll. Kemudian klik OK

- Isikan data yang akan kita undang Kemudian klik Ok , data yang akan

kita undang sesuai dengan kebutuhan sipengguna. Setelah itu akan tampil

layar berikutnya

Menambahkan Field

Mendelet Field

20

:

- Setelah semua diisi, maka selanjutnya di simpan dedalam folder yang

sudah disediakan, yaitu di My Data Source.

21

- Langkah selanjutnya adalah menyisipkan Field yang telah kita buat, yaitu

dengan cara klik Insert Merge Field masih dalam menu bar Maillings.

- Letakan diposisi yang diinginkan, contoh tampilannya sebagai berikut

- Langkah berikutnya adalah Klik Finish & Merge, dan klik Edit

Individual Document lalu pilih All dan klik OK

22

- Maka akan terbentuk surat sebanyak daftar undangan yang kita buat

sebelumnya

5. Menyimpan Dokumen Setelah semua dokumen dikerjakan langkah selanjutnya adalah penyimpanan,

berikut cara penyimpanan dokumen dalam Ms. Word :

- Klik file

- Klik Save atau Save As

- Tentukan Folder tempat penyimpanan

- Beri nama File dokumen

- Klik Save

23

6. Latihan 1

Karang Taruna RW 01 Jalan Merdeka raya No. 168

Jakarta Pusat

Jakarta, 22 Agustus 2014

Kepada Yth,

Bapak/Ibu/sdr/i

Siti Masripah

Bojong Gede

Dengan Hormat

Dalam rangka memeriahkan hari kemerdekaan Republik Indonesia, maka

dengan ini kami selaku panitia HUT RI ke 69 mengundang bapak/ibu/sdr/i untuk

hadir pada :

Hari/ Tanggal : Minggu/ 17 Agustus 2014

Pukul : 07.00 – 12.00 WIB

Tempat : Kampus STMIK Nusa Mandiri Jakarta

Acara : Tasyakuran HUT RI ke 69

Mengingat pentingnya acara tersebut, kami mengharapkan bapak/ibu/sdr/i

untuk hadir tepat pada waktunya. Atas perhatian dan kerjasamanya kami ucapkan

terimakasih.

Hormat Kami,

Ketua Karang Taruna RW 01

Zaenal

Hasil Mail Merge

24

7. latihan 2

iapa yang tidak mengenal BSI Bogor, letaknya yang strategis dan tempatnya yang

nyaman adalah yang sangat didambakan setiap orang. BSI Bogor memiliki lahan

yang sangat luas, lahan yang hijau dan rindang membuat mata setiap orang

terpana.

Kampus BSI Bogor memiliki 2 Program Studi yaitu :

Komputerisasi Akuntansi (KA)

Manajemen Informatika (MI)

Fasilitas yang ada di BSI Bogor

1. Ruang kelas ber AC

2. Lahan Parkir

3. Mushola

4. Sarana Olah raga

Berikut Gedung

BSI Bogor

S

Kampus BSI Bogor

Yayasan Pendidikan Mata Pena(YPMP)

“Membangun Generasi yang Berpendidikan,Bermoral dan Berahlak Mulia ”Jln.Baranangsiang 3 Blok E No 1.E Perumahan IPB Kelurahan Tegallega, Bogor Tengah Kota Bogor.

SURAT KETERANGANNOMOR : 112/YPMP-PLT/V/2020

Yayasan Pendidikan Mata Pena menerangkan :

Nama Lembaga : Universitas Bina Sarana InformatikaAlamat : Jl. Kramat Raya No. 98, Senen.

Jakarta Pusat 19450

Telah melaksanakan Pengabdian Masyarakat berupa pelatihan Workshop Pembuatan MailMerge Menggunakan Ms. Word Pada Yayasan Pendidikan Mata Pena Bogor.

Kegiatan telah dilaksanakan pada hari Sabtu, tanggal 09 Mei 2020 di Yayasan PendidikanMata Pena dengan susunan panitia sebagai berikut:

Penanggungjawab Dr. Mochamad Wahyudi, MM, M.Kom, M.PdKetua Pelaksana Lila Dini Utami, M.KomTutor Elly Indrayuni, M. Kom

Anggota

Artika Surniandari, M.KomRisa Wati, M.KomSiti Masripah, M.KomSri Wasiyanti, M.KomMuhamad Ridwan

Demikian surat keterangan ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.

Bogor, 11 Mei 2020

Ketua Yayasan Pendidikan Mata Pena

Syafei, S.Kom

Diberikan Kepada

Elly Indrayuni, S.Kom, M.KomSebagai Tutor

Pengabdian Masyarakat yang diadakan di Yayasan Pendidikan Mata Pena dan diselenggarakan oleh Lembaga

Penelitian dan Pengabdian Masyarakat UBSI pada tanggal 9 Mei 2020 dengan materi Workshop Pembuatan

Mail Merge Menggunakan Ms. Word Pada Yayasan Pendidikan Mata Pena Bogor.

Jakarta,16 Mei 2020Ketua LPPM

Universitas Bina Sarana Informatika

Taufik Baidawi, M.Kom