prosedur no. rujukan : pk.uitmps.(p).02 kualiti … · bil. jenis dokumen lokasi no. rujukan 9....

PROSEDUR KUALITI PENGURUSAN

NO. RUJUKAN : PK.UiTMPs.(P).02

NO. KELUARAN : 01

KAWALAN REKOD

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT : 1/23

UNIVERSITI TEKNOLOGI

MARA

PERLIS

PROSEDUR

KAWALAN REKOD

PK.UiTMPs.(P).02

Disediakan oleh Disemak oleh Diluluskan oleh

Tandatangan

Nama Zulkefli Sohaimi

Ismalaili Bt. Ismail

Prof Dr. Hj. Khudzir B. Hj.

Ismail

Jawatan Timbalan Pendaftar Kanan

Wakil Pengurusan Rektor Kampus

Tarikh 1 September 2011 1 September 2011 1 September 2011



NO. KELUARAN : 01

KAWALAN REKOD

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT : 2/23


MARA

PERLIS

REKOD PINDAAN DOKUMEN TERKAWAL

Adalah menjadi tanggungjawab Pemegang Dokumen untuk memastikan salinan

dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan yang

dinyatakan.

HALAMAN DIPINDA

Tarikh No. Pindaan

No. Para

Muka Surat

Ringkasan Pindaan Kelulusan

Tarikh Tandatangan



NO. KELUARAN : 01

KAWALAN REKOD

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT : 3/23


MARA

PERLIS

BIL. KANDUNGAN MUKA SURAT

1. OBJEKTIF 4

2. SKOP 4

3. DOKUMEN RUJUKAN 4

4. DEFINISI 7

5. SINGKATAN 8

6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN 9

7. REKOD KUALITI 20

8. LAMPIRAN 21



NO. KELUARAN : 01

KAWALAN REKOD

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT : 4/23


MARA

PERLIS

1. OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk memberi garis panduan bagi memastikan rekod-

rekod UiTM Perlis diselenggara dan disimpan dengan teratur supaya mudah

dikesan apabila diperlukan untuk rujukan.

2. SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Pengurusan UiTM Perlis untuk melaksanakan

aktiviti pengurusan rekod, pengendalian rekod terperingkat dan pengurusan

fail UiTM.

3. DOKUMEN RUJUKAN

Bil. Jenis Dokumen Lokasi No. Rujukan

1. Manual Kualiti

Seksyen 4.2.4

Bilik Dokumen

MK-UiTMPs-01

2. Kawalan Dokumen

Seksyen 4.2.3

Bilik Dokumen

PK.UiTMPs.(P).01

3. Panduan Pelaksanaan

Fail Klasifikasi Perkara

UiTM

Bilik Dokumen

DS.PK. UiTMPs.

(P).02 – (01)



NO. KELUARAN : 01

KAWALAN REKOD

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT : 5/23


MARA

PERLIS


4. Arahan Perkhidmatan Bab

3, 4 dan 5

Bilik Dokumen

DS.PK.UiTMPs.

(P).02 – (02)

5. Arahan Keselamatan Bilik Dokumen

DS.PK.UiTMPs.

(P).02 – (03)

6. Panduan Pengurusan Mel

UiTM Shah Alam

Bilik Dokumen

DS.PK.UiTMPs.

(P).02 – (04)

7. Akta Arkib Negara Bilik Dokumen

DS.PK.UiTMPs.

(P).02 – (05)

8. Akta Rahsia Rasmi 1972,

1 Oktober 1972

Bilik Dokumen

DS.PK.UiTMPs.

(P).02 – (06)



NO. KELUARAN : 01

KAWALAN REKOD

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT : 6/23


MARA

PERLIS


9. Surat Pekeliling Am Bil. 2

Tahun 1987

- Peraturan Pengurusan

Rahsia Rasmi Selaras

Dengan Peruntukan-

Peruntukan Akta Rahsia

Rasmi (Pindaan) 1986, PM

(R) 10308/3/(24) bertarikh

20 Februari 1987

Bilik Dokumen

DS.PK.UiTMPs.

(P).02 – (07)

10. Surat Pekeliling Am Sulit

Bil. 1 Tahun 1993

- Meningkatkan Kualiti

Kawalan Keselamatan

Perlindungan Di Jabatan-

Jabatan Kerajaan bertarikh

15 Mac 1993.

Bilik Dokumen

DS.PK.UiTMPs.

(P).02 – (08)



NO. KELUARAN : 01

KAWALAN REKOD

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT : 7/23


MARA

PERLIS

4. DEFINISI

Rekod : Rekod-rekod yang diterima atau diwujudkan di UiTM

Perlis untuk tujuan rujukan semula dan sebagai bukti

objektif yang mudah dikesan dan dicapai.

Pengurusan

Rekod

: Proses menerima, mewujud, menyimpan dan

menyelenggara rekod.

Pengurusan Fail : Proses membuka, mengedar, menyimpan dan

menyelenggara fail.

Pengurusan

Rekod

Terperingkat

: Proses menerima, mewujud, mengedar dan

menyimpan rekod terperingkat. (Terhad, Sulit, Rahsia,

Rahsia Besar)

Pegawai Rekod

Jabatan

: Pegawai yang dilantik oleh Pengarah Kampus untuk

menguruskan pengendalian rekod dan fail di UiTM

Perlis.

Pegawai Rekod

Bahagian

: Pegawai/staf yang dilantik oleh Pengarah Kampus bagi

mengendalikan rekod dan fail di sesuatu bahagian di

UiTM Perlis.

Pegawai Mel : Staf yang mengendalikan urusan berkaitan mel di UiTM

Perlis



NO. KELUARAN : 01

KAWALAN REKOD

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT : 8/23


MARA

PERLIS

5. SINGKATAN

UiTM : Universiti Teknologi MARA

UiTMPs : Universiti Teknologi MARA Perlis

KB/U : Ketua Bahagian/Unit

PSMB : Pusat Sistem Maklumat Bersepadu

PYB : Pegawai Yang Bertanggungjawab

PRJ : Pegawai Rekod di Jabatan

PRB : Pegawai Rekod di Bahagian

BAM : Bahagian Arkib dan Muzium

Pemula : Ketua Bahagian/Pegawai Yang Bertanggungjawab

Membuka Fail Baru

Su(PK) : Setiausaha Pengarah Kampus

Su/PT( )/PTR : Setiausaha/Pembantu Tadbir (Fungsi)/Pembantu Tadbir

Rendah

PK : Pengarah Kampus

PMel : Pegawai Mel



NO. KELUARAN : 01

KAWALAN REKOD

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT : 9/23


MARA

PERLIS

6. TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

A. Pengurusan Rekod – Melantik PRJ & PRB

Tanggungjawab Tindakan

PK 1. Lantikan Pegawai Rekod Jabatan (PRJ) dan

Pegawai Rekod Bahagian (PRB)

B. Pengurusan Rekod – Pengendalian Rekod Masuk


Su(PK) 1. Rekod Masuk

2. Daftarkan Rekod Masuk dalam Sistem Berkomputer

Pejabat Pengarah Kampus

3. Cop terimaan Rekod Masuk

4. Serah kepada Pgh

PK 5. Tentukan ‘tindakan’ terhadap rekod masuk.

6. Catat arahan untuk tindakan KB/PYB

Su(PK) 7. Kemaskini ruang tindakan di Sistem Berkomputer

Pejabat Pengarah Kampus

8. Edar Rekod Masuk kepada KB/U yang terlibat



NO. KELUARAN : 01

KAWALAN REKOD

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT : 10/23


MARA

PERLIS


Su/PT( )/PTR

9. Terima Rekod Masuk dari Su(pgh)

10. Daftar Rekod Masuk ke Sistem Berkomputer

Pejabat /Bahagian

11. Cop terimaan Rekod Masuk dan serahkan kepada

KB.

KB 12. Tentukan tindakan yang akan diambil, catat arahan

untuk tindakan PYB

Su/PT( )/PTR

13. Kemaskini ruang ‘tindakan’ ke Sistem Berkomputer

14. Serah Rekod Masuk kepada PYB

PYB 15. Laksanakan tindakan yang berkaitan dengan Rekod

Masuk



NO. KELUARAN : 01

KAWALAN REKOD

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT : 11/23


MARA

PERLIS

C. Pengurusan Rekod – Mewujudkan Rekod Baru


PYB 1. Sediakan Rekod Baru

2. Rujuk PRB untuk mendapatkan nombor rujukan

Rekod Baru

D. Pengurusan Rekod – Menghantar Rekod Baru


PYB 1. Failkan satu salinan Rekod Baru yang telah

ditandatangani.

2. Jika Rekod Baru adalah rekod terperingkat,

serah salinan asal kepada PRB untuk tindakan.

Terus ke langkah E1

3. Jika Rekod Baru bukan rekod terperingkat, serah

Rekod Baru kepada PMel.

PMel 4. Hantar Rekod Baru berpandukan Peraturan

Pengurusan Mel UiTM



NO. KELUARAN : 01

KAWALAN REKOD

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT : 12/23


MARA

PERLIS

E. Pengurusan Rekod Terperingkat – Menerima Rekod

Terperingkat


PRB 1. Terima Rekod Terperingkat

2. Kelaskan Rekod Terperingkat mengikut tafsiran

Rahsia Besar, Rahsia, Sulit atau Terhad. Rujuk

Jadual B (PK.UiTM.(P).02)

3. Daftar Rekod Terperingkat dalam Daftar Rekod

Masuk

4. Beri nombor rujukan Rekod Terperingkat dan

failkan salinan seperti dinyatakan di Jadual A

(PK.UiTM.(P).02)

PYB 5. Daftar fail dalam Daftar Fail Bahagian



NO. KELUARAN : 01

KAWALAN REKOD

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT : 13/23


MARA

PERLIS

F. Pengurusan Rekod Terperingkat – Menghantar Rekod

Terperingkat


PRJ 1. Proses penghantaran salinan asal Rekod

Terperingkat mengikut Jadual A

(PK.UiTM.(P).02)

2. Pohon kelulusan penghantaran daripada Pgh.

PK 3. Pastikan proses penghantaran mematuhi Jadual

A (PK.UiTM.(P).02)

PRJ 4. Daftar Rekod Terperingkat dalam Daftar Rekod

Keluar

5. Laksana penghantaran seperti di Jadual A. Jika

melalui pos, patuhi Peraturan Pengurusan Mel

UiTM Shah Alam



NO. KELUARAN : 01

KAWALAN REKOD

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT : 14/23


MARA

PERLIS

G. Pengurusan Rekod Terperingkat – Menyimpan Rekod

Terperingkat


PYB 1. Simpan fail yang mengandungi Rekod

Terperingkat mengikut Jadual A

(PK.UiTM.(P).02)

2. Pastikan pergerakan Rekod Terperingkat

dikawal dan direkodkan mengikut Pengurusan

Fail Jabatan

PRB 3. Semak secara berkala. Rujuk kepada PYB jika

kelas Rekod Terperingkat berubah.



NO. KELUARAN : 01

KAWALAN REKOD

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT : 15/23


MARA

PERLIS

H. Pengurusan Rekod Terperingkat – Melupus Rekod

Terperingkat


PRJ 1. Patuhi peraturan pelupusan rekod UiTM, BAM.

2. Pohon pelupusan rekod terperingkat dari Pgh.

3. Laksana pelupusan mengikut kelulusan Pgh dan

peraturan pelupusan rekod UiTM, BAM



NO. KELUARAN : 01

KAWALAN REKOD

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT : 16/23


MARA

PERLIS

I. Pengurusan Fail – Membuka Fail


PRB 1. Terima rekod untuk difailkan

2. Semak samada fail berkenaan telah wujud

3. Jika fail telah wujud, failkan rekod dan minit difail

berkenaan

4. Jika fail belum wujud

a. Tentukan nombor fail berpandukan

Panduan Klasifikasi Perkara UiTM

b. Daftar fail dalam Daftar Fail Bahagian

c. Wujud Kad Edaran Fail dan simpan

dalam doket bersama-sama fail

berkenaan

d. Fail rekod dan minitkan di fail berkenaan



NO. KELUARAN : 01

KAWALAN REKOD

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT : 17/23


MARA

PERLIS

J. Pengurusan Fail – Mengedar Fail


PYB

PRB

1. Mohon penggunaan fail dari PRB

2. Terima permohonan penggunaan fail

3. Semak fail dalam doket

4. Jika fail ada dalam doket

a. Kemaskini Kad Edaran Fail dan

b. Serah fail kepada pemohon

5. Jika fail tiada dalam doket

a. Kenalpasti penggunaan fail dari Kad

Edaran Fail

b. Jika fail masih digunakan, buka Sampul

Kecil dan serahkan kepada pemohon. Fail

akan diserahkan kepada PYB apabila

ianya telah dipulangkan.

PYB

6. Terima fail dari PRB. Serah Sampul Kecil (jika

ada) kepada PRB

7. Maklum kepada PRB jika fail diedar kepada

pihak lain.

8. Serah fail kepada PRB selepas penggunaan



NO. KELUARAN : 01

KAWALAN REKOD

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT : 18/23


MARA

PERLIS

K. Pengurusan Fail – Menyelenggara Fail


PRB

1. Pastikan fail disimpan di doket dan Kad Edaran

Fail dikemaskini.

2. Fail-fail hendaklah ditutup setelah ada 100 folio

kandungan fail atau mempunyai ketebalan 1 inci,

mana yang terdahulu

3. Fail sambungan kerana penutupan fail

hendaklah dibuka dan disimpan dalam doket

yang disediakan.

4. Asingkan fail tutup dalam Kotak Arkib UiTM



NO. KELUARAN : 01

KAWALAN REKOD

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT : 19/23


MARA

PERLIS

L. Pengurusan Fail – Melupus Fail


PRB

1. Asingkan Fail Tutup dalam kotak Arkib UiTM

2. Daftar kandungan kotak di luar kotak tersebut

3. Simpan dan pelihara Fail Tutup sehingga

berumur tutup sekurang-kurangnya 5 tahun

4. Cadangkan pelupusan fail menggunakan Daftar

Cadangan Pelupusan Fail kepada BAM (seperti

dilampiran 8)



NO. KELUARAN : 01

KAWALAN REKOD

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT : 20/23


MARA

PERLIS

7. REKOD KUALITI

Bil. Jenis Rekod No. Rujukan Lokasi Tempoh

1. Panduan

Pengurusan

Mel UiTM Shah

Alam

RK.UiTMPs.(P).02-(04) Pejabat

Bahagian

5 tahun



NO. KELUARAN : 01

KAWALAN REKOD

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT : 21/23


MARA

PERLIS

8. LAMPIRAN

No. Lampiran Tajuk

Lampiran 1 – PK.UiTMPs.(P).02

Carta Alir

Pengurusan Rekod

(Pengendalian Rekod Masuk)

Lampiran 2 – PK.UiTMPs.(P).02

Carta Alir

Pengurusan Rekod

(Mewujudkan Rekod)

Lampiran 3– PK.UiTMPs.(P).02

Carta Alir

Pengurusan Rekod

(Penghantaran Rekod Baru)


Carta Alir

Pengurusan Rekod Terperingkat

(Menerima Rekod Terperingkat)


Carta Alir


(Menghantar Rekod Terperingkat)



NO. KELUARAN : 01

KAWALAN REKOD

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT : 22/23


MARA

PERLIS

No. Lampiran Tajuk


Carta Alir


(Menyimpan Rekod Terperingkat)


Carta Alir


(Melupus Rekod Terperingkat)


Carta Alir

Pengurusan Fail

(Membuka Fail)


Carta Alir

Pengurusan Fail

(Mengedar Fail)


Carta Alir

Pengurusan Fail

(Penyelenggaran Fail)



NO. KELUARAN : 01

KAWALAN REKOD

NO. PINDAAN : 00

TARIKH KUATKUASA

: 1 SEPTEMBER 2011

MUKA SURAT : 23/23


MARA

PERLIS

No. Lampiran Tajuk


Carta Alir

Pengurusan Fail

(Pelupusan Fail)

Lampiran 12 – PK.UiTMPs.(P).02/04 Daftar Fail Bahagian

Lampiran 13 – PK.UiTMPs.(P).02/05 Kad Edaran Fail

Lampiran 14 – PK.UiTMPs.(P).02/06 Penyimpanan Fail Tutup

Lampiran 15 – PK.UiTMPs.(P).02/07 Borang Permohonan Pelupusan

Lampiran 16– PK.UiTMPs.(P).02 Surat Pelantikan Pegawai Rekod Jabatan

Lampiran 17– PK.UiTMPs.(P).02 Surat Pelantikan Pegawai Rekod

Bahagian

Lampiran 18– PK.UiTMPs.(P).02 Jadual A

Lampiran 19– PK.UiTMPs.(P).02 Jadual B

Lampiran 20–PK.UiTMPs.(P).02 Borang Daftar Rekod Masuk/Keluar

Lampiran 21–PK.UiTMPs.(P).02 Contoh Kulit Fail

Lampiran 22–PK.UiTMPs.(P).02 Contoh Kertas Minit

prosedur no. rujukan : pk.uitmps.(p).02 kualiti … · bil. jenis dokumen lokasi no. rujukan 9....

Documents