kementerian perusahaan perladangan dan komoditi...

Sistem ePelesenan Kategori Utama

Kementerian Perusahaan Perladangan dan Komoditi (KPPK)

Institusi: Lembaga Minyak Sawit Malaysia (MPOB)

Tarikh Penubuhan : 1 Mei 2000

Perkhidmatan Utama/Teras : Pengkhususan kepada bidang penyelidikan (R&D) tentang kelapa sawit

Carta Organisasi:


1. Pengenalan:

Sistem ePelesenan Kategori Utama telah siap sepenuhnya pada hujung tahun 2006 dengan berasaskan perlaksanaan peraturan baru Peraturan-Peraturan Lembaga Minyak Sawit Malaysia (Pelesenan) 2005 yang diwarta dan dikuatkuasakan pada 1 Januari 2006. Sistem ini mengandungi sembilan (9) komponen iaitu:

i. e-Permohonan;ii. e-Pesanan;iii. e-Laporan;iv. e-Cadangan;v. e-Pemantauan;vi. Sistem Laporan Produktiviti;vii. Sistem Maklumat Statistik Geografi (GSIS);viii. e-Bayaran; dan ix. Sistem Pengurusan Dokumen Berelektronik (EDMS).

2. Tujuan:

Sistem e-Pelesenan ini dibangunkan dengan tujuan meningkatkan kecekapan permohonan lesen MPOB melalui mempercepatkan sistem penyampaian yang menjadi teras pengurusan perkhidmatan sektor awam. Sistem ini juga dapat meningkatkan ketelusan kepada orang awam di dalam pemerosesan permohonan. Seringkali orang awam bertanggapan bahawa pengurusan di Pejabat-Pejabat Kerajaan adalah lembap. Bagi tujuan meningkatkan persepsi orang awam terhadap kredibiliti dan akauntabiliti pegawai pemerosesan lesen, maka inovasi ini dibangunkan.

Sistem ini menawarkan perkhidmatan kepada orang awam dengan mengisi borang web secara atas talian pada bila-bila masa dan di mana-mana sahaja. Berlandaskan penggunaan kertas yang kurang, maka inovasi ini mampu memberi keberkesanan terhadap kos pemerosesan.

3. Implikasi Kewangan:

Projek khas e-Pelesenan telah dibiayai sepenuhnya oleh Lembaga Minyak Sawit Malaysia (MPOB) dengan kos yang diluluskan berjumlah RM2.5 juta. Kelulusan projek telah diperolehi melalui Mesyuarat Lembaga Ke-21 bertarikh 30 Julai 2003 berjumlah RM1.5 juta dan peruntukan tambahan sebanyak RM1.0 juta dalam Bajet 2005. Kos pembiayaan projek merangkumi pembangunan sistem e-Pelesenan dan peningkatan

TAJUK INOVASI: Sistem ePelesenan Kategori Utama


infrastruktur aplikasi sistem ke seluruh Bahagian Pelesenan dan Penguatkuasaan

4. Proses Pelaksanaan (Kronologi):

Jan 2004 - Perlantikan Jawatankuasa Induk ePelesenanFeb 2004 - Perlantikan Jawatankuasa Operasi dan TeknikalFeb – Mac 2004 - Kajian Asas Keperluan TeknikalMac – Apr 2004 - Menaiktaraf perkakasanApr – Mei 2004 - Penyediaan Dokumen TenderOgo 2004 - Pemilihan vendorOgo – Dis 2004 - System Requirement StudyJan – Oktober 2005 - Pembangunan Nov 2006 - Instalasi, Ujian dan CommisioningDec 2006 - Launching

5. Impak Inovasi:

5.1 Output

Projek ini bertujuan untuk melaksanakan kaedah pemerosesan permohonan lesen secara elektronik sepenuhnya. Sistem ini dijangka dapat mengurangkan tempoh pemerosesan dari 3 bulan sebagaimana dalam Piagam Pelanggan kepada sasaran 14 hari.

5.2. Replicability

Sistem e-Pelesenan yang dilaksanakan ini boleh diadaptasi oleh lain-lain agensi kerajaan yang mempunyai fungsi yang bersamaan. MPOB telah menerima lawatan daripada pelbagai agensi seperti MAMPU, Lembaga Koko Malaysia, Lembaga Getah Malaysia dan Lembaga Tembakau Negara. YB Menteri Perusahaan Perladangan dan Komoditi telah mengarahkan semua agensi di bawah Kementerian yang mengendalikan pelesenan merujuk sistem e-Pelesenan MPOB di dalam meningkatkan sistem penyampaian. Agensi-agensi yang berorientasikan pemerosesan lesen boleh menyerap sistem ini ke dalam agensi mereka dengan pengubahsuaian seperti aktiviti-aktiviti yang dilesenkan, borang permohonan dan lesen. Aliran proses adalah secara customizationmengikut keperluan pengguna. Sistem ini juga mampu dihubungkan dengan lain-lain sistem yang sepadan (contoh: BLESS)


5.3. Penjimatan masa

Pemerosesan permohonan boleh dibuat di mana-mana, pada bila-bila masa dan ini dapat menjimatkan masa. Pelaksanaan sistem e-pelesenan mampu mempercepatkan tempoh masa pemprosesan permohonan daripada 15 hari (tahun 2006) kepada 12.5 hari (tahun 2007) walaupun bilangan permohonan yang diterima bertambah sebanyak 615 dan kakitangan yang terlibat dalam pemprosesan berkurang. Melalui penggunaan GSIS, pegawai PO boleh membuat penilaian ke atas viability premis dipohon berdasarkan radius jarak yang ditetapkan oleh MPOB. Ini dapat mempercepatkan lagi proses yang dahulunya mengambil masa hampir 14 hari untuk mendapatkan laporan penilaian yang dibuat oleh pegawai di Pejabat Wilayah/Cawangan. Terutama penilaian daripada Pejabat Wilayah Sabah/Sarawak yang menghadapi masalah logistik. Penggunaan e-Bayaran juga mempemudahkan pemohon membayar fi lesen secara atas talian dan menjimatkan masa untuk menghantar cek atau hadir ke pejabat. Prestasi purata pemerosesan permohonan lesen ditunjukkan dalam Rajah 1.

Rajah 1 : Prestasi Purata Pemerosesan Permohonan Lesen

5.4. Penjimatan kos

Pelaksanaan inovasi ini dapat menjimatkan kos percetakan iaitu sebelum inovasi 1 set lesen yang mengandungi 1 helai lesen asal beserta 3 helai salinan adalah berjumlah RM2.00. Kini hanya 1 keping lesen dengan kos RM0.075. Manakala kos cetakan borang adalah berjumlah RM11,000 pada tahun 2006 dan tiada sebarang kos dikenakan pada tahun 2007. Kakitangan di bahagian ini juga boleh digunakan ditahap yang optimum iaitu penumpuan kerja yang lebih kepada kerja-kerja penguatkuasaan atau pelesenan.

34,0 36,0

19,0 21,7 19,0 19,615,0 12,6

28,3

14,4 16,0

0,0

10,0

20,0

30,0

40,0

2000 2001 2002 2003 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010

Tem

poh

(Har

i)


Penglibatan pegawai dalam pemerosesan hanya 3 Pegawai Proses dan 1 Ketua Unit tanpa Ketua Seksyen. Pelaksanaan sistem ini telah mengurangkan karenah birokrasi dengan pembubaran Jawatankuasa Kecil Pelesenan yang bertanggungjawab mempertimbang dan memperakukan permohonan lesen. Pembubaran ini memberi penjimatan kos minuman untuk mesyuarat, kertas percetakan, dan masa.

5.5. Peningkatan produktiviti

Secara amnya produktiviti juga turut meningkat setelah pelaksanaan sistem e-Pelesenan. Dalam pemerosesan permohonan lesen pegawai PO memainkan peranan utama kerana mereka yang akan menilai dan menyediakan laporan. Kelewatan di peringkat mereka akan menyebabkan kelulusan permohonan tertangguh. Rumusan dalam Jadual 1 menunjukkan pada tahun 2006, 4 pegawai PO mampu memproses 5 permohonan dalam sehari berbanding tahun 2010 3 pegawai PO hanya memproses 6permohonan sehari.

Jadual 1 : Produktiviti Pegawai PO Di Unit Pelesenan Dalam Pengeluaran Lesen Baru Pada Tahun 2006 dan 2010

2006 2007 2008 2009 2010

A. Jumlah Pegawai PO (orang) 5 4 4 3 3B. Purata Tempoh Pemerosesan (hari/permohonan) 15 12.5 28.3 14.4 16C. Jumlah keputusan dikeluarkan* 907 1,847 1,246 1,009 1,220

PENGIRAAN PRODUKTIVITID. Purata 1 orang proses permohonan (C / A) 181.4 461.75 311.5 336.3 406.7E. Oleh itu 1 orang memproses (bil/hari)

0.75 ≈1

1.92 ≈ 2

1.29 ≈ 1

1.40 ≈ 1

1.69 ≈ 2

(para D. dibahagi dengan 241 hari bekerja)Oleh itu,

5 81 hari bil. permohonan diproses (E x A) 4 3 6

Nota: * Jumlah keputusan dikeluarkan bermakna bilangan lesen dan notis penolakan dikeluarkan. Ini adalah kerana


walaupun permohonan ditolak, ia masih melibatkan jumlah jam proses.

5.6. Penjana pendapatan (sekiranya berkaitan)

5.7. Mesra pelanggan

Pelaksanaan sistem ini adalah untuk meningkatkan sistem penyampaian dan persepsi positif kepada perkhidmatan awam yang selama ini hanya meletakkan masalah kelewatan pemerosesan terhadap kakitangan kerajaan. Sistem yang disediakan ini mudah diguna oleh orang awam untuk mengemuka permohonan di mana-mana dan pada bila-bila masa. Dengan rekabentuk borang web bersama dengan panduan mempermudahkan lagi pemahaman dan ketelusan kriteria yang ditetapkan oleh MPOB. Manakala bagi permohonan pembaharuan, sistem memberi kemudahan kepada 8,310 pemegang lesen sehingga Disember 2010 dengan mempamerkan maklumat sedia ada dan pemohon hanya perlu mengesahkan maklumat tersebut sekiranya tiada perubahan.

6. Pengiktirafan (Dalam/Luar Negara):

Mendapat Anugerah Kecemerlangan Pengurusan Piala Pusingan Ketua Pengarah MPOB tahun 2007

kementerian perusahaan perladangan dan komoditi...

Documents