keluaran 03 - pmu.edu.my

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021

MANUAL KUALITI Muka surat 1

A. SENARAI EDARAN DOKUMEN KUALITI

BIL. NO. SALINAN TERKAWAL

PEMEGANG DOKUMEN

1. 01 Pengarah

2. 02 Timbalan Pengarah Akademik

3. 03 Timbalan Pengarah (Sokongan Akademik)

4. 04 Ketua Jabatan Perdagangan

5. 05 Ketua Jabatan Pengajian Am

6. 06 Ketua Jabatan Kejuruteraan Awam

7. 07 Ketua Jabatan Kejuruteraan Elektrik

8. 08 Ketua Jabatan Kejuruteraan Mekanikal

9. 09 Ketua Jabatan Matematik, Sains dan Komputer

10. 10 Ketua Jabatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi

11. 11 Ketua Jabatan Hal Ehwal dan Pembangunan Pelajar

12. 12 Ketua Unit Jaminan Kualiti

13. 13 Ketua Unit Pengurusan Prestasi

14. 14 Ketua Unit Penyelidikan, Inovasi dan Komersialan

15. 15 Ketua Unit Peperiksaan

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021



PEMEGANG DOKUMEN

16. 16 Ketua Unit Perhubungan dan Latihan Industri

17. 17 Ketua Unit CISEC

18. 18 Ketua Jabatan Sukan, Kokurikulum dan Kebudayaan

19. 19 Ketua Unit Keusahawanan

20. 20 Ketua Unit Pengurusan Aset

21. 21 Ketua Unit Pembangunan dan Penyelenggaraan Fasiliti

22. 22 Ketua Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan

23. 23 Ketua Unit Pembangunan Instruksional dan Multimedia

24. 24 Ketua Unit Pengurusan Psikologi

25. 25 Ketua Unit Teknologi Maklumat

26. 26 Ketua Unit Pusat Sumber

27. 27 Ketua Unit Komunikasi dan Korporat

28. 28 Ketua Unit Pengurusan Kolej Kediaman

29. 29 Ketua Unit Khidmat Pengurusan

30. 30 Ketua Unit Kewangan dan Akaun

31. 31 Ketua Unit Pengantarabangsaan

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021



PEMEGANG DOKUMEN

32. 32 Ketua Unit Pembangunan COT

33. 33 Ketua Juruaudit Dalaman

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


B. KANDUNGAN

M/ Surat

A SENARAI EDARAN MANUAL KUALITI 1

B KANDUNGAN 3

C SENARAI PROSEDUR KUALITI 10

1.0

BAHAGIAN I

PENGENALAN

1.1 Pengenalan Kepada Manual Kualiti 13

1.2 Tujuan 13

1.3 Kandungan Manual Kualiti 13

1.4 Terminologi dan Definisi 14

2.0

BAHAGIAN II

MAKLUMAT ORGANISASI

2.1 Latar belakang 16

2.2 Fungsi Organisasi 16

2.3 Visi Organisasi 16

2.4 Misi Organisasi 16

2.5 Carta Organisasi 17

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


M/ Surat

2.6 Perkhidmatan Yang Diberikan 19

2.7 Pelanggan 19

2.8 Pihak Berkepentingan (Stakeholder) 19

2.9 Nilai Korporat Politeknik Mukah 19

2.10 Piagam Pelanggan Politeknik Mukah 19

3.0

BAHAGIAN III

SISTEM PENGURUSAN KUALITI POLITEKNIK

MUKAH

3.1 Skop Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti 22

3.2 Dasar Kualiti 23

3.3 Objektif Kualiti 23

3.4 Penerangan Mengenai Sistem Pengurusan

Kualiti 23

3.5 Objektif Kualiti Dan Kaedah Pengukuran 23

3.6 Ringkasan Proses 23

4.0

BAHAGIAN IV

KEPERLUAN SISTEM PENGURUSAN KUALITI

SEKSYEN 4 – Konteks Organisasi

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


M/ Surat

4.1 Pemahaman Organisasi Dan Konteks

Organisasi 29

4.1.1 Isu Dalaman 29

4.1.2 Isu Luaran 29

4.2 Pemahaman Kehendak Dan Jangkaan Pihak

Berkepentingan 29

4.3 Menentukan Skop Sistem Pengurusan Kualiti 30

4.4 Sistem Pengurusan Kualiti Dan Proses-

Prosesnya 30

SEKSYEN 5 – Kepimpinan

5.1 Kepimpinan Dan Komitmen 31

5.1.1 Kepimpinan Dan Komitmen Dalam

Pengurusan Kualiti 31

5.1.2 Tumpuan Kepada Pelanggan 31

5.2 Polisi Kualiti 32

5.2.1 Pihak Pengurusan Mewujudkan,

Mengkaji Semula Dan Mengekalkan

Polisi Kualiti

32

5.2.2 Polisi Kualiti 32

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


M/ Surat

5.3 Peranan Organisasi, Tanggungjawab Dan

Kuasa 32

SEKSYEN 6 – Perancangan Untuk Sistem

Pengurusan Kualiti

6.1 Tindakan Untuk Menangani Risiko Dan

Peluang 33

6.1.1 Isu –isu dalaman dan luaran 33

6.1.2 Perancangan Organisasi 33

6.2 Objektif Kualiti Dan Perancangan Untuk

Mencapai Objektif Kualiti 33

6.2.1 Mewujudkan Objektif Kualiti 33

6.2.2 Perancangan Untuk Mencapai Objektif

Kualiti 34

6.3 Merancang Perubahan 34

SEKSYEN 7–Sokongan

7.1 Sumber 34

7.1.1 Am 34

7.1.2 Penyediaan Kakitangan Yang Sesuai 35

7.1.3 Proses Menyediakan Infrastruktur 35

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


M/ Surat

7.1.4 Persekitaran Untuk Proses-Proses

Operasi 35

7.1.5 Pemantauan Dan Pengukuran Sumber 35

7.1.6 Pengetahuan Organisasi 35

7.2 Kompentensi 36

7.3 Kesedaran 36

7.4 Komunikasi 36

7.5 Informasi Yang Di Dokumenkan 37

7.5.1 Am 37

7.5.2 Mewujudkan Dan Mengemaskini 37

7.5.3 Kawalan Ke atas Maklumat Dokumen 37

SEKSYEN 8 – Operasi

8.1 Perancangan Operasi Dan Kawalan 38

8.2 Mengenal pasti Keperluan Proses Dan

Perkhidmatan 38

8.2.1 Komunikasi Pelanggan 38

8.2.2 Mengenal pasti Keperluan Berkaitan

Proses Dan Perkhidmatan 39

8.2.3 Menyemak Keperluan Berkaitan

Dengan Proses Dan Perkhidmatan 39

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


M/ Surat

8.3 Reka bentuk Dan Pembangunan Proses Dan

Perkhidmatan 39

8.4 Kawalan Ke Atas Proses Dan Perkhidmatan

Sumber Luaran 40

8.4.1 Am 40

8.4.2 Kaedah Dan Had Kawalan Ke Atas

Penyediaan Proses Luaran 40

8.4.3 Maklumat Untuk Pembekal Luar 41

8.5 Penyediaan Proses Dan Perkhidmatan 41

8.5.1 Kawalan Ke Atas Proses Dan

Perkhidmatan 41

8.5.2 Pengenalan Dan Pengesanan 42

8.5.3 Harta Hak Milik Pelanggan Atau

Pembekal Luar 42

8.5.4 Pemeliharaan 42

8.5.5 Aktiviti Selepas Penyampaian Proses

Dan Perkhidmatan 42

8.5.6 Kawalan Terhadap Perubahan 43

8.6 Pelepasan Proses Dan Perkhidmatan 43

8.7 Kawalan Terhadap Ketidakpatuhan Ke Atas

Output 43

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


M/ Surat

SEKSYEN 9 – Penilaian Prestasi

9.1 Pemantauan, Pengukuran, Analisa Dan

Penilaian 44

9.1.1 Am 44

9.1.2 Kepuasan Pelanggan 45

9.1.3 Analisa Dan Penilaian 45

9.2 Audit Dalaman 45

9.2.1 Menjalankan Audit Dalaman 45

9.2.2 Audit Dalaman PMU 46

9.3 Kajian Semula Pengurusan 46

9.3.1 Input Kajian Semula Pengurusan 46

9.3.2 Output Kajian Semula Pengurusan 48

SEKSYEN 10 – Penambahbaikan

10.1.1 Penambahbaikan Berterusan 48

10.1.2 Tindakan Pembetulan 48

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


C. SENARAI PROSEDUR KUALITI

Prosedur Kualiti Pengurusan dan Sokongan

BIL NOMBOR DOKUMEN TAJUK

1. PMU-AK(PK-PS-04)-01 Pengurusan Stor Utama

2. PMU-AK(PK-PS-04)-02 Pengurusan Kenderaan

3. PMU-PK-PS-01 Kajian Semula Pengurusan

4. PMU-PK-PS-02 Penyediaan Belanjawan Tahunan

5. PMU-PK-PS-03 Kawalan Dokumen

6. PMU-PK-PS-04 Pengurusan Perolehan Bekalan / Perkhidmatan

7. PMU-PK-PS-05 Pengendalian Maklumbalas Pelanggan

8. PMU-PK-PS-06 Tindakan Pembetulan Dan Pengurusan Risiko

9. PMU-PK-PS-07 Pengendalian Audit Dalaman

10. PMU-PK-PS-08 Perancangan Dan Pengurusan Latihan Staf

11. PMU-PK-PS-09 Pengurusan Rekod Kualiti

12. PMU-PK-PS-10 Pengurusan Penyelenggaraan Infrastruktur

13. PMU-PK-PS-11 Kawalan Terhadap Ketidakpatuhan PLSP

14. PMU-PK-PS-12 Pengurusan Penyelenggaraan Perkakasan dan

Perisian ICT

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


Prosedur Kualiti Pemberian Latihan Separa Profesional

BIL NOMBOR DOKUMEN TAJUK

1. PMU-PK-PLSP-01 Perancangan Aktiviti PLSP Politeknik

2. PMU-PK-PLSP-02 Pengurusan Kokurikulum

3. PMU-PK-PLSP-03 Pengurusan Pendaftaran Pelajar

4. PMU-PK-PLSP-04 Proses Pembelajaran dan Pengajaran

5. PMU-PK-PLSP-05 Perancangan Dan Pelaksanaan Latihan Industri

6. PMU-PK-PLSP-06 Proses Pengurusan Peperiksaan

BAHAGIAN I

PENGENALAN

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


BAHAGIAN I

PENGENALAN

1.1 Pengenalan Kepada Manual Kualiti

Dokumen ini adalah merupakan Manual Kualiti Sistem Pengurusan Kualiti Politeknik Mukah. Manual Kualiti ini disediakan untuk memenuhi matlamat dan objektif penubuhan Politeknik, selaras dengan kehendak dan keperluan standard MS ISO 9001:2015. Ianya mengandungi dasar kualiti, objektif kualiti dan dasar serta prinsip-prinsip asas yang memandu pelaksanaan Pemberian Latihan Separa Profesional (PLSP) dalam bidang Kejuruteraan, Perdagangan dan Teknologi Maklumat. Manual ini diperlengkapkan lagi dengan Prosedur Kualiti, Arahan Kerja dan Dokumen Sokongan yang berkaitan dengannya.

1.2 Tujuan

Tujuan Manual Kualiti ini disediakan adalah untuk:

a. Menerangkan maklumat asas Organisasi Politeknik Mukah.

b. Menerangkan sistem pengurusan kualiti dalam Pemberian Latihan Separa Profesional dalam bidang Kejuruteraan, Perdagangan dan Teknologi Maklumat selaras dengan kehendak dan keperluan MS ISO 9001:2015.

c. Menggariskan dasar dan prinsip asas bagi setiap aktiviti dalam Pemberian Latihan Separa Profesional dalam bidang Kejuruteraan, Perdagangan dan Teknologi Maklumat.

1.3 Kandungan Manual Kualiti

Manual Kualiti ini mengandungi EMPAT (4) bahagian yang terdiri daripada :

Bahagian I Pengenalan

Bahagian II Maklumat Organisasi

Bahagian III Sistem Pengurusan Kualiti Politeknik Mukah

Bahagian IV Sistem Pengurusan Kualiti

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


1.4 Terminologi dan Definisi

Terminologi Definisi

KPT Kementerian Pengajian Tinggi

JPPKK Jabatan Pengajian Politeknik dan Kolej Komuniti; satu jabatan di bawah KPT yang bertanggungjawab terhadap program pengajian di politeknik

PMU Politeknik Mukah

Pengarah Merujuk kepada Pengarah Politeknik Mukah

PLSP Pemberian Latihan Separa Profesional iaitu memberi pendidikan di peringkat Diploma kepada pelajar lepasan SPM atau setaraf dengannya dan lulusan Sijil Politeknik / Kolej Komuniti KPM dalam bidang Kejuruteraan, Perdagangan dan Teknologi Maklumat

Ketua Jabatan

Pegawai yang dilantik untuk mengetuai jabatan akademik dan sokongan

Ketua Unit Pegawai yang dilantik untuk mengetuai sesuatu unit

Ketua Program

Pegawai yang dilantik untuk bertanggungjawab terhadap sesuatu program yang ditawarkan di jabatan

Ketua Kursus

Pegawai yang dilantik untuk bertanggungjawab terhadap sesuatu kursus yang ditawarkan di jabatan / unit sokongan

Pegawai Pengurusan Kualiti

Pegawai yang dilantik oleh Pengarah bagi mengurus dan menyelenggara Dokumen Kualiti dan Sistem Pengurusan Kualiti

JKKQ Jawatankuasa Kerja Kualiti yang dipengerusikan oleh Timbalan Pengarah Akademik dan dianggotai oleh Ketua Jabatan, Ketua Unit dan pegawai yang dijemput

BAHAGIAN II

MAKLUMAT ORGANISASI

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


BAHAGIAN II

MAKLUMAT ORGANISASI

2.1 Latar Belakang

Politeknik Mukah (PMU) merupakan politeknik ke-20 di Malaysia dan ke-3 di Malaysia Timur. Politeknik ini memulakan operasi pada tahun 2004 di Sek Men Teknik Sibu dengan hanya mempunyai ambilan pertama pada Julai 2005. PMU mempunyai keluasan 100 ekar dan dilengkapi dengan infrastruktur moden dan fasiliti pendidikan terkini.

Peranan utama PMU adalah untuk menyediakan tenaga kerja separa profesional dalam bidang kejuruteraan, perdagangan dan teknologi maklumat. Program-program yang ditawarkan di PMU adalah di peringkat Diploma kepada lepasan Sijil Pelajaran Malaysia atau setaraf dengannya dan lulusan Sijil Politeknik / Kolej Komuniti.

2.2 Fungsi Organisasi

Memberi pendidikan dan latihan separa profesional di peringkat diploma kepada lulusan SPM atau setaraf dengannya dan lulusan Sijil Politeknik / Kolej Komuniti dalam bidang kejuruteraan, perdagangan dan teknologi maklumat bagi memenuhi tenaga kerja terlatih negara.

2.3 Visi Organisasi

Visi JPP

Menjadi Peneraju Institusi TVET Yang Unggul

Visi PMU

Menjadi Institusi TVET yang Unggul.

2.4 Misi Organisasi

Misi JPP

Menyediakan akses yang meluas kepada program TVET berkualiti dan diiktiraf

Memperkasa komuniti melalui pembelajaran sepanjang hayat

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


Melahirkan graduan holistik, berciri keusahawanan dan seimbang

Memanfaatkan sepenuhnya perkongsian pintar dengan pihak berkepentingan

Misi PMU

Menyediakan akses kepada program TVET yang berkualiti dan diiktiraf.

Menghasilkan graduan holistik, berciri keusahawanan dan seimbang.

Memanfaatkan perkongsian pintar dengan pihak berkepentingan.

2.5 Carta Organisasi

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


2.6 Perkhidmatan Yang Diberikan

Politeknik Mukah menyediakan perkhidmatan Pemberian Latihan Separa Profesional dalam bidang kejuruteraan, perdagangan dan teknologi maklumat kepada lulusan SPM atau setaraf dengannya dan lulusan Sijil Politeknik / Kolej Komuniti pada peringkat diploma.

2.7 Pelanggan

Pelanggan kepada Sistem Pengurusan Kualiti merupakan pelajar berdaftar sepenuh masa di Politeknik Mukah.

2.8 Pihak Berkepentingan (Stakeholder)

Rujuk pihak berkepentingan dalam Laporan Pengurusan Risiko

2.9 Nilai Korporat Politeknik Mukah

Nilai Korporat Politeknik Mukah adalah selari dengan nilai-nilai korporat di peringkat kementerian yang perlu dihayati dan diamalkan. Nilai-nilai tersebut adalah seperti berikut:

1. Berintegriti

2. Profesionalisme

3. Semangat Kerja Berpasukan

4. Berorientasikan Pelanggan

5. Berorientasikan Warga

2.10 Piagam Pelanggan Politeknik Mukah

1. Proses pendaftaran pelajar baharu diselesaikan dalam masa satu (1) hari bagi calon yang mengemukakan dokumen pendaftaran yang lengkap dan betul.

2. Semua pelajar berdaftar di PMU dipastikan melalui semua peringkat pembelajaran seperti yang dikehendaki oleh kurikulum program masing-masing dalam tempoh lima (5) hingga sembilan (9) semester.

3. Status tindakan terhadap aduan pelanggan dimaklumkan kepada pengadu dalam masa empat belas (14) hari bekerja selepas aduan diterima.

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


4. Keputusan peperiksaan akhir diproses dalam masa dua (2) minggu selepas semester pengajian berakhir.

5. Melaksanakan 100% penyeliaan terhadap semua pelajar yang sedang menjalani Latihan Industri setiap semester.

BAHAGIAN III

SISTEM PENGURUSAN KUALITI POLITEKNIK MUKAH

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


BAHAGIAN III

SISTEM PENGURUSAN KUALITI

POLITEKNIK MUKAH

3.1 Skop Pelaksanaan Sistem Pengurusan Kualiti

Politeknik Mukah melaksanakan Sistem Pengurusan Kualiti bagi proses Pemberian Latihan Separa Profesional di peringkat diploma dalam bidang kejuruteraan, perdagangan dan teknologi maklumat bagi memenuhi visi dan misi penubuhan politeknik serta memenuhi kehendak negara yang berasaskan piawaian MS ISO 9001:2015. Sistem Pengurusan Kualiti di Politeknik Mukah dilaksanakan di jabatan-jabatan dan unit-unit seperti berikut:

1. Jabatan Kejuruteraan Awam

2. Jabatan Kejuruteraan Elektrik

3. Jabatan Kejuruteraan Mekanikal

4. Jabatan Perdagangan

5. Jabatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi

6. Jabatan Matematik, Sains dan Komputer

7. Jabatan Pengajian Am

8. Jabatan Hal Ehwal dan Pembangunan Pelajar

9. Jabatan Sukan, Kokurikulum dan Kebudayaan

10. Unit Peperiksaan

11. Unit Perhubungan dan Latihan Industri

12. Unit Latihan dan Pendidikan Lanjutan

13. Unit Khidmat Pengurusan

14. Unit Jaminan Kualiti

15. Unit Teknologi Maklumat

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


16. Unit Pembangunan dan Penyelenggaraan Fasiliti

Tiada prosedur kualiti didokumenkan di dalam skop Sistem Pengurusan Kualiti ini bagi perkhidmatan kaunseling, pengurusan disiplin pelajar, pengurusan biasiswa dan pinjaman pelajaran, pusat sumber, kamsis dan unit pembangunan instruksional dan multimedia.

Klausa yang disisihkan dalam pelaksanaan SPK adalah: a) Seksyen 8.3 Rekabentuk dan Pembangunan Proses

PMU menggunapakai rekabentuk dan pembangunan kurikulum yang telah disediakan oleh Bahagian Pembangunan Kurikulum, JPP.

b) Seksyen 7.1.5 Kawalan Ke Atas Peralatan Pengukuran dan Pemantauan

PMU tidak mempunyai peralatan yang perlu ditentukur. 3.2 Dasar Kualiti

Politeknik Mukah komited membangunkan potensi pelajar ke arah kecemerlangan dalam bidang kejuruteraan, perdagangan dan teknologi maklumat dengan penambahbaikan berterusan secara menyeluruh untuk memenuhi keperluan pihak berkepentingan melalui pencapaian objektif kualiti.

3.3 Objektif Kualiti

Rujuk Pelan strategik setiap proses di Lampiran I yang terkini.

3.4 Penerangan Mengenai Sistem Pengurusan Kualiti

Sistem Pengurusan Kualiti Politeknik Mukah dilaksanakan bermula dari membuat perancangan aktiviti PLSP, penyediaan bajet, pengurusan pendaftaran pelajar, pelaksanaan pembelajaran dan pengajaran, penilaian pelajar dan pengurusan persijilan.

3.5 Objektif Kualiti Dan Kaedah Pengukuran

Dalam usaha mencapai objektif kualiti, parameter kuantitatif dan kualitatif seperti indikator pendaftaran pelajar, pencapaian pelajar dan tracer study diwujudkan, diukur dan dikaji semula oleh Jawatankuasa Pengurusan bagi mencapai hasrat penambahbaikan yang berterusan

3.6 Ringkasan Proses

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


Pelaksanaan SPK dalam proses PLSP bermula dengan proses perancangan aktiviti PLSP, pengurusan Kokurikulum dan pengurusan pendaftaran pelajar. Ini diikuti oleh pelaksanaan proses pembelajaran dan pengajaran, perancangan dan pelaksanaan latihan industri dan proses pengurusan peperiksaan sehingga pelajar menamatkan pengajian. Pelajar yang memenuhi syarat-syarat yang ditetapkan oleh Lembaga Penganugerahan Diploma Politeknik KPM akan dianugerahkan diploma mengikut bidang program yang telah didaftar oleh pelajar semasa kemasukan ke PMU seperti di dalam Carta Aliran Proses Dalam Sistem Pengurusan Kualiti di Rajah 1. Aktiviti PLSP dirancang bermula dari penyediaan jadual waktu. Pelaksanaan PLSP dijalankan oleh pensyarah yang terlatih dalam bidang masing-masing berdasarkan kurikulum program berkenaan dan dirancang melalui penyediaan rancangan mengajar. Kemajuan pelaksanaannnya dikawal oleh Ketua Jabatan ataupun Ketua Program dan penilaian proses pengajaran dan peralatan dijalankan sepanjang semester mengikut takwim. Carta aliran proses PLSP adalah seperti di Rajah 2.

Proses Sokongan

Pihak PMU akan memastikan bekalan sumber yang mencukupi disediakan dalam bajet tahunan supaya perancangan SPK dapat dilaksanakan dengan lancar dan berkesan. Pemantauan melalui audit dalaman juga dilaksanakan bagi memastikan keberkesanan pelaksanaan SPK. Penemuan audit dalaman digunakan untuk memperbaiki kelemahan atau kekurangan pelaksanaan sistem. Kajian Semula Pengurusan (KSP) mengkaji keseluruhan aspek bagi mengenalpasti kekuatan dan kelemahan pelaksanaan proses pengajaran, keperluan atau sumber baru yang diperlukan supaya tindakan penambahbaikan dapat dilaksanakan secara berterusan. Hasil KSP akan menjadi input kepada pelaksanaan SPK seterusnya.

Proses Kawalan

Proses kawalan ke atas SPK dijalankan oleh proses pengurusan rekod kualiti, audit dalaman, rekod kualiti, maklumbalas pelanggan, tindakan pembetulan dan pengurusan risiko, dan tindakan terhadap ketidakpatuhan PLSP. Data dipungut untuk pelaksanaan pengukuran, analisis dan penambahbaikan.

Penambahbaikan Berterusan

Unsur-unsur penambahbaikan untuk pelaksanaan SPK PMU dibincangkan dalam Mesyuarat KSP.

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


Kurikulum

Kurikulum bagi setiap program yang ditawarkan di politeknik dibangunkan oleh Bahagian Pembangunan Kurikulum (BPK), JPPKK. Kurikulum berkenaan mengambilkira keperluan pasaran kerja serta permintaan daripada majikan/syarikat yang berkaitan. Kurikulum tersebut akan digunapakai sehingga BPK membuat pindaan.

MANUAL KUALITI 26

Rajah 1 : Carta Aliran Proses Dalam Sistem Pengurusan Kualiti

MANUAL KUALITI 27

Rajah 2 : Carta Aliran Proses Pemberian Latihan Profesional

BAHAGIAN IV


PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


BAHAGIAN IV


SEKSYEN 4 – Konteks Organisasi

4.1 Pemahaman Organisasi Dan Konteks Organisasi

PMU telah mengenalpasti isu luaran dan dalaman yang berkaitan dengan matlamat dan hala tuju strategik yang akan mempengaruhi kemampuan untuk mencapai keputusan yang dikehendaki oleh SPK.

PMU akan memantau dan mengkaji informasi tentang isu luaran dan dalaman yang berkenaan secara berkala untuk memastikan SPK yang dilaksanakan masih relevan dengan keperluan pihak tersebut.

4.1.1 Isu dalaman yang dikenalpasti adalah merujuk kepada;

i. Strategi pengurusan ii. Kelangsungan bisnes iii. Persekitaran kerja iv. Kepuasan pekerja

Sila rujuk Laporan Analisa Risiko berkaitan proses kerja dan Isu dalaman

4.1.2 Isu luaran yang dikenalpasti adalah Merujuk kepada

i. Politik ii. Ekonomi iii. Sosial iv. Teknologi v. Perundangan vi. Persekitaran

Sila rujuk Laporan Analisa risiko berkaitan Analisa PESTLE dan Isu luaran

4.2 Pemahaman Kehendak Dan Jangkaan Pihak Berkepentingan

Disebabkan kesan atau impak yang berpotensi ke atas kemampuan organisasi untuk menyampaikan perkhidmatan secara konsisten yang memenuhi kehendak pelanggan dan keperluan perundangan, PMU mengenalpasti:

a) Pihak yang berkepentingan yang berkaitan dengan SPK b) Keperluan pihak berkepentingan yang berkaitan dengan SPK

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


PMU memantau dan mengkaji informasi tentang pihak yang berkepentingan serta keperluannya. (Sila rujuk Laporan berkaitan Kehendak Berkepentingan terkini)

4.3 Menentukan Skop Sistem Pengurusan Kualiti

PMU mengenalpasti sempadan dan kesesuaian SPK yang diwujudkan untuk skop yang dilaksanakan melalui analisa Perancangan Strategik yang telah dilaksanakan.

Dalam mengenalpasti skop organisasi, PMU perlu mengambilkira

a) Isu luaran dan dalaman rujuk 4.1; b) Keperluan pihak yang berkepentingan rujuk 4.2; c) Proses dan perkhidmatan PMU

Skop hendaklah boleh digunakan dan di selengara sebagai dokumen-dokumen informasi yang menyatakan;

- Keterangan mengenai hubungkait antara proses dalam SPK. Skop untuk SPK termasuk perincian dan justifikasi jika sesuatu keperluan tidak diperlukan

4.4 Sistem Pengurusan Kualiti Dan Proses-Prosesnya

PMU telah mewujudkan, melaksana, menyelenggara dan penambahbaikan secara berterusan satu SPK termasuk proses-proses yang diperlukan dan interaksi untuk memastikan keberkesanan perkhidmatan yang disediakan mengikut keperluan MS ISO 9001 : 2015

PMU mengenalpasti proses-proses yang diperlukan untuk SPK dalam pelaksanaan dalam pengurusan organisasi dan menetapkan;

a) Input yang diperlukan dan hasil dijangkakan dari proses-proses. b) Turutan dan interaksi proses-proses rujuk Lampiran III & Lampiran IV c) Kriteria, kaedah termasuk pengukuran dan petunjuk prestasi yang

berkaitan untuk memastikan operasi yang berkesan dan kawalan keatas proses-proses.

d) Sumber mencukupi dan maklumat yang perlu untuk menyokong operasi dan pemantauan proses ini.

e) Proses-proses yang dipertanggungjawabkan. f) Risiko dan peluang berdasarkan keperluan 6.1, dan menerangkan

mengenai aktiviti-aktiviti dalam sistem kualiti dilaksanakan dan digunapakai dalam prosedur kerja.

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


g) Kaedah pemantauan, pengukuran yang sewajarnya dan proses penilaian dan jika perlu, perubahan kepada proses-proses untuk memastikan pencapaian keputusan yang dikehendaki.

h) Peluang penambahbaikan bagi proses dan SPK. PMU juga telah menyelenggara maklumat yang telah didokumenkan dalam proses kerja yang akan dilaksanakan mengikut perancangan

SEKSYEN 5 – Kepimpinan

5.1 Kepimpinan Dan Komitmen

5.1.1 Kepimpinan dan Komitmen dalam Sistem Pengurusan Kualiti

Pihak pengurusan PMU telah menunjukkan kepimpinan dan komitmen dalam pelaksanaan SPK dengan;

a) Kebertanggungjawaban keatas keberkesanan SPK; b) Memastikan polisi kualiti dan objektif kualiti diwujudkan untuk sistem

pengurusan kualiti dan selaras dengan hala tuju strategik dan konteks organisasi.

c) Memastikan polisi kualiti disampaikan, difahami dan dilaksanakan dalam organisasi;

d) Memastikan integrasi keperluan SPK ke dalam proses organisasi. e) Memberi kesedaran tentang pendekatan proses. f) Memastikan terdapat sumber dan personel mencukupi untuk

perlaksanaan SPK g) Menyampaikan kepentingan Pengurusan Kualiti yang berkesan dan

mematuhi keperluan SPK. h) Memastikan SPK mencapai keputusan yang disasarkan. i) Penglibatan, arahan dan sokongan kepada warga organisasi untuk

menyumbang kepada keberkesanan SPK. j) Menggalakkan kesedaran secara berterusan. k) Menyokong peranan pengurusan yang berkaitan bagi kepimpinan

semasa melaksanakan tanggungjawab.

5.1.2 TUMPUAN KEPADA PELANGGAN

Pihak pengurusan atasan juga telah menunjukkan kepimpinan dan komitmen tentang tumpuan kepada pelanggan dengan memastikan;

a) Keperluan pelanggan dan undang-undang serta peraturan yang berkenaan dikenalpasti dan dipenuhi.

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


b) Risiko dan peluang yang mempengaruhi pematuhan kepada perkhidmatan serta kemampuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dikenalpasti dan diatasi.

c) Tumpuan kepada menyediakan perkhidmatan yang memenuhi kehendak pelanggan dan perundangan yang berkaitan secara berterusan serta keperluan peraturan dikekalkan.

Tumpuan kepada meningkatkan kepuasan pelanggan dikekalkan

5.2 Polisi Kualiti

5.2.1 Pihak Pengurusan Atasan telah mewujudkan, mengkaji semula dan mengekalkan polisi kualiti yang :

a) Selaras dengan tujuan dan konteks organisasi;

b) Menyediakan rangka kerja untuk menetapkan dan menyemak objektif kualiti;

c) Melibatkan komitmen untuk memenuhi keperluan yang berkaitan;

d) Melibatkan komitmen terhadap penambahbaikan yang berterusan kepada SPK

5.2.2 Polisi Kualiti hendaklah;

a) Wujud sebagai maklumat yang didokumenkan

b) Disampaikan, difahami dan dilaksanakan dalam organisasi

c) Diwujudkan untuk pihak berkepentingan yang bersesuaian

5.3 Peranan Organisasi, Tanggungjawab Dan Kuasa

Pengurusan atasan perlu memastikan tanggungjawab dan kuasa untuk peranan berkaitan adalah ditugaskan, disampaikan dan difahami dalam organisasi.

Pengurusan atasan perlu memberi tanggungjawab dan kuasa untuk :

a) Memastikan SPK mematuhi keperluan MS ISO 9001:2015 b) Memastikan hasil yang disasarkan disampaikan melalui proses-

proses yang dirancang.

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


c) Melaporkan pencapaian SPK, peluang penambahbaikan serta keperluan untuk perubahan atau inovasi dan terutamanya laporan untuk pengurusan atasan.

d) Memastikan promosi tumpuan pelanggan melalui organisasi. e) Memastikan integriti SPK diselenggara sekiranya perubahan kepada

SPK yang telah dirancang dan dilaksana.

SEKSYEN 6 – Perancangan Untuk Sistem Pengurusan Kualiti

6.1 Tindakan Untuk Menangani Risiko Dan Peluang

6.1.1 Dalam merancang SPK, PMU perlu mengambilkira isu-isu yang dibangkitkan pada 4.1 dan merujuk kepada keperluan 4.2 dan mengenalpasti risiko dan peluang yang perlu ditangani untuk :

a) Memberi jaminan kepada SPK dapat mencapai keputusan yang disasarkan

b) Mengelakkan atau mengurangkan kesan yang tidak diingini

c) Mencapai penambahbaikan secara berterusan

6.1.2 Organisasi perlu merancang :

a) Tindakan untuk menangani risiko dan peluang ;

b) Bagaimana untuk:

i) Menyepadu dan melaksana tindakan kepada proses-proses SPK

ii) Menilai keberkesanan tindakan tersebut.

Tindakan yang diambil untuk menangani risiko dan peluang perlu selari dengan impak berpotensi ke atas pematuhan proses dan perkhidmatan.

6.2 Objektif Kualiti Dan Perancangan Untuk Mencapai Objektif Kualiti

6.2.1 Organisasi telah mewujudkan Objektif Kualiti pada fungsi, peringkat dan proses berkaitan objektif Kualiti adalah :

a) Konsisten dengan polisi kualiti b) Dapat diukur c) Mengambilkira keperluan yang digunapakai

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


d) Berkaitan dengan pematuhan proses dan perkhidmatan serta peningkatan kepada kepuasan pelanggan

e) Dipantau f) Disampaikan g) Dikemaskini sewajarnya

PMU perlu mengekalkan informasi yang didokumenkan dalam Objektif Kualiti.

6.2.2 Dalam merancang bagaimana untuk mencapai Objektif Kualiti, PMU perlu mengenalpasti :

a) Apa yang akan dilakukan;

b) Sumber yang diperlukan;

c) Siapa yang akan dipertanggungjawab;

d) Bila ia akan siap

e) Bagaimana keputusan dinilai

6.3 Merancang Perubahan

Semasa PMU mengenalpasti keperluan untuk membuat perubahan kepada SPK (lihat 4.4), perubahan tersebut perlu dilaksana secara terancang dan sistematik dengan mengambilkira:

a) Tujuan perubahan dan kesan yang berpotensi; b) Integriti SPK c) Sumber yang boleh didapati; d) Peruntukan dan penagihan semula tanggungjawab dan kuasa

SEKSYEN 7 – Sokongan

7.1 Sumber

7.1.1 Am

PMU telah mengenalpasti dan menyeadiakan sumber yang diperlukan untuk mewujudkan, pelaksanaan, penyenggaraan dan penambahbaikan yang berterusan terhadap SPK.

PMU telah mengambilkira:

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


a) Kemampuan, kekangan dan kewujudan sumber dalaman; b) Keperluan yang diperlukan daripada pembekal luar.

7.1.2 Menyediakan kakitangan yang sesuai untuk SPK dan proses PMU

a) Menempatkan kakitangan untuk memastikan SPK yang berkesan

b) Menyediakan kakitangan yang diperlukan untuk memastikan PMU memenuhi keperluan pelanggan dengan konsisten

7.1.3 Proses hendaklah disediakan dengan infrastruktur yang diperlukan seperti;

• Mengenalpasti infrastruktur yang diperlukan oleh proses. • Mengenalpasti infrastruktur yang diperlukan oleh PMU untuk menyokong

operasi proses-proses dan pematuhan proses dan perkhidmatan. • Menyeadiaan infrastruktur yang diperlukan • PMU telah mengenalpasti, menyediakan dan menyelenggara

infrastruktur untuk operasi dan proses-proses untuk mencapai pematuhan proses-proses untuk mencapai pematuhan proses dan perkhidmatan.

7.1.4 Persekitaran untuk proses-proses operasi

PMU telah mengenalpasti, menyediakan dan menyelenggara persekitaran yang diperlukan untuk proses-proses operasi dan untuk mencapai pematuhan proses dan perkhidmatan.

7.1.5 Pemantauan dan pengukuran sumber

Tidak termasuk didalam skop pengauditan

7.1.6 Pengetahuan Organisasi

PMU telah mengenalpasti pengetahuan yang diperlukan untuk proses operasi dan untuk mencapai pematuhan proses dan perkhidmatan.

Pengetahuan itu hendaklah dikekalkan dan disediakan seperti yang diperlukan.

Dalam menangani keperluan dan trend perubahan, PMU perlu mengambilkira pengetahuan semasa dan menentukan bagaimana untuk memperoleh atau mengakses pengetahuan tambahan yang diperlukan.

7.2 Kompetensi

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


PMU perlu:

a) Mengenalpasti kompetensi yang perlu bagi anggota kerja untuk melaksana tanggungjawab dalam kawalan yang akan mempengaruhi kualiti prestasi seseorang;

b) Memastikan anggota kerja itu berkebolehan berdasarkan pendidikan, latihan dan pengalaman yang sesuai;

c) Mengambil tindakan untuk memperoleh kompeten yang diperlukan dan menilai keberkesanan tindakan yang telah diambil;

d) Mengekalkan informasi yang didokumenkan dengan sewajarnya

sebagai kompeten.

7.3 Kesedaran

Warga PMU perlu sedar dan memahami

a) Polisi kualiti;

b) Objektif kualiti;

c) Sumbangan kepada keberkesanan SPK termasuk manfaat pretasi kualiti yang ditambahbaikan;

d) Implikasi jika tidak mematuhi keperluan SPK.

7.4 Komunikasi

PMU telah mengenalpasti komunikasi dalaman dan luaran yang relevan dengan SPK termasuk:

a) Apa yang perlu disampaikan;

b) Bila perlu disampaikan

c) Dengan siapa perlu disampaikan; d) Bagaimana ia disampaikan.

7.5 Informasi yang didokumenkan

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


7.5.1 Am

PMU adalah hendaklah termasuk:

a) Informasi yang didokumenkan diperlukan oleh MS ISO 9001:2015;

b) Informasi yang didokumenkan hendaklah dikenalpasti oleh organisasi sebagai satu keperluan untuk keberkesanan SPK.

7.5.2 Mewujudkan dan mengemaskini

Dalam mewujudkan dan mengemaskini dokumen, PMU perlu mengenalpasti kesesuaian.

a) Pengenalan dan penerangan dokumen;

b) Format dokumen

c) Semakan dan kelulusan untuk kesesuaian dan pematuhan dokumen

7.5.3 Kawalan ke atas maklumat dokumen

a) Maklumat yang telah didokumenkan mengikut keperluan SPK dan MS ISO 9001 : 2015 perlu dikawal untuk memastikan :

i. Ianya mudah diperolehi dan sesuai untuk digunapakai, dimana dan bila ia diperlukan;

ii. Dikawal atau dilindungi sewajarnya.

b) Untuk mengawal maklumat yang telah didokumenkan, PMU hendaklah mengawalselia aktiviti dibawah jika perlu: i. Pengedaran, pengaksesan, mendapatkan dan kegunaan; ii. Penyimpanan dan pemeliharaan; iii. Kawalan ke atas perubahan iv. Pengekalan dan pelupusan

Maklumat dokumen luaran yang dikenalpasti oleh PMU sebagai keperluan untuk perancangan dan operasi SPK hendaklah dikenalpasti sewajarnya dan dikawal.

SEKSYEN 8 – Operasi

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


8.1 Perancangan Operasi dan Kawalan

PMU perlu merancang, melaksana dan mengawal proses-proses seperti di 4.4, yang perlu untuk memenuhi keperluan untuk penyediaan proses dan perkhidmatan untuk melaksana tindakan dalam 6.1 dengan ;

a) Mengenalpasti keperluan untuk proses perkhidmatan;

b) Mewujudkan kriteria untuk proses-proses dan untuk penerimaan proses dan perkhidmatan;

c) Mengenalpasti sumber yang diperlukan untuk mencapai pematuhan

kepada proses dan keperluan perkhidmatan; d) Melaksanakan kawalan ke atas proses berdasarkan kriteria yang

ditetapkan; e) Mengekalkan maklumat yang didokumen setakat yang diperlukan

agar proses dilaksanakan seperti yang dirancang dan menunjukkan pematuhan kepada keperluan proses dan perkhidmatan

Output perancangan ini perlu sesuai untuk operasi PMU.

PMU perlu mengawal perubahan yang dirancang dan menyemak kesan daripada perubahan yang tidak diingini dan mengambil tindakan untuk mengelakkan sebarang kesan negatif jika perlu.

Organisasi perlu memastikan proses luaran adalah terkawal seperti 8.4

8.2 Mengenalpasti keperluan proses dan perkhidmatan

8.2.1 Komunikasi Pelanggan

PMU perlu mewujudkan proses untuk berkomunikasi bersama pelanggan untuk:

a) Maklumat berkaitan proses dan perkhidmatan; b) Pertanyaan, kontrak dan pengendalian arahan termasuk perubahan c) Mendapatkan pendapat dan persepsi pelanggan termasuk aduan; d) Pengendalian atau pemeliharaan harta pelanggan jika berkaitan; e) Keperluan khas untuk tindakan kontigensi, jika berkaitan.

8.2.2 Mengenalpasti keperluan berkaitan proses dan perkhidmatan

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


PMU perlu mewujudkan, melaksana dan mengekalkan proses untuk mengenapasti untuk proses dan perkhidmatan untuk ditawaran kepada pelanggan yang berpotensi.

PMU perlu memastikan;

a) Keperluan proses dan perkhidmatan (termasuk yang dikira perlu oleh organisasi) dan perundangan yang terpakai dan keperluan peraturan;

b) Ia berkemampuan untuk memenuhi keperluan dan menyokong tuntutan proses dan perkhidmatan yang ditawarkan

8.2.3 Menyemak keperluan berkaitan dengan proses dan perkhidmatan

PMU perlu jika berkaitan:

a) Keperluan dinyatakan oleh pelanggan, termasuk keperluan semasa dan selepas penyampaian perkhidmatan;

b) Keperluan tidak dinyatakan oleh pelanggan, tetapi perlu dinyatakan oleh

pelanggan atau digunakan jika diketahui;

c) Tambahan keperluan kepada peraturan dan perundangan yang digunapakai ke atas proses dan perkhidmatan;

d) Kontrak atau keperluan arahan yang berbeza daripada yang dinyatakan sebelumnya.

8.3 Rekabentuk dan Pembangunan Proses dan Perkhidmatan

Elemen ini tidak berkaitan dalam skop pelaksanaan PMU kerana tiada aktiviti rekabentuk dan pembangunan dilaksanakan di PMU.

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


8.4 Kawalan ke atas Proses dan Perkhidmatan Sumber Luaran

8.4.1 Am

PMU hendaklah memastikan proses-proses dan perkhidmatan dari sumber luaran mematuhi keperluan yang ditetapkan.

PMU perlu mengunapakai keperluan yang ditetapkan untuk mengawal proses dan perkhidmatan dari sumber luaran jika:

a) Proses dan perkhidmatan luaran adalah disediakan oleh pembekal luar dari mana-mana perbadanan untuk proses dan perkhidmatan organisasi, antara khidmat luar yang digunapakai adalah seperti pembersihan dan mana-mana perkhidmatan yang diswastakan (outsource) mengikut spesifikasi-spesifikasi yang akan ditetapkan dalam kontrak.

b) Proses dan perkhidmatan yang disediakan terus kepada pelanggan melalui pembekal luar bagi pihak organisasi;

c) Proses atau sebahagian proses disediakan oleh sumber luar sebagai

hasil daripada keputusan organisasi untuk menggunakan perkhidmatan atau proses dari luar

PMU telah mewujudkan dan mengunakan kriteria untuk menilai, memilih, memantau prestasi dan menilai semula pembekal luar berdasarkan kepada kebolehan untuk menyediakan proses atau perkhidmatan menurut keperluan yang telah ditetapkan.

8.4.2 Kaedah dan had kawalan keatas penyediaan proses luaran

Dalam mengenalpasti kaedah dan had kawalan digunakan keatas proses dan perkhidmatan luaran, PMU perlu mengambilkira:

a) Impak yang berpotensi daripada proses dan perkhidmatan luar kepada kemampuan organisasi untuk memenuhi kehendak pelanggan, perundangan yang digunapakai dan keperluan peraturan secara konsisten;

b) Keberkesanan terhadap kawalan yang dikenakan oleh pembekal luar.

PMU perlu mewujudkan dan melaksana verifikasi atau aktiviti lain yang diperlukan untuk memastikan pembekal luar menyediakan proses atau perkhidmatan tidak memberi kesan buruk kepada kemampuan organisasi dalam

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


menyampaikan proses dan perkhidmatan kepada pelanggan secara berterusan melalui analisa risiko

Proses atau fungsi organisasi yang diperoleh daripada sumber luar untuk pembekal luar yang telah ditetapkan dalam skop SPK PMU.

8.4.3 Maklumat untuk pembekal luar

PMU hendaklah menyampaikan keperluan kepada pembekal luar tentang keperluan yang berkaitan seperti dibawah:

a) Proses dan perkhidmatan disediakan atau dilaksana bagi pihak organisasi;

b) Kelulusan atau pelepasan proses dan perkhidmatan, kaedah atau peralatan;

c) Kompentensi kakitangan d) Interaksi kakitangan dengan SPK organisasi; e) Kawalan dan pemantauan terhadap prestasi pembekal luar yang

digunakan oleh organisasi; f) Aktiviti verifikasi yang dikehendaki oleh organisasi atau pelanggan

organisasi yang perlu dilaksana di premis pembekal dari luar.

8.5 Penyediaan proses dan perkhidmatan

8.5.1 Kawalan ke atas proses dan perkhidmatan

PMU hendaklah melaksanakan syarat-syarat yang terkawal untuk menyediakan perkhidmatan disampaikan.

Syarat-syarat kawalan hendaklah termasuk, jika berkaitan:

a) Maklumat dokumen yang menyatakan ciri-ciri proses dan perkhidmatan; b) Maklumat dokumen yang menyatakan aktiviti yang akan dilaksanakan

dan keputusan yang dicapai; c) Aktiviti pemantauan dan pengukuran di peringkat yang sesuai untuk

diverifikasi untuk kriteria ke atas kawalan proses dan hasil proses serta kriteria penerimaan untuk proses dan perkhidmatan dipenuhi;

d) Kegunaan dan kawalan terhadap insfrastruktur dan persekitaran proses yang sesuai;

e) Sumber untuk pemantauan dan pengukuran yang sesuai dan sedia ada; f) Kompetensi dan kelayakan personel; g) Pengesahan dan pengesahan semula secara berkala terhadap

kemampuan untuk mencapai keputusan yang dirancang daripada

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


mana-mana proses dan perkhidmatan yang disediakan di mana hasil keputusan tidak dapat disahkan dengan pemantauan dan pengukuran seterusnya

h) Pelaksanaan proses dan perkhidmatan yang dikeluarkan, sebelum dan selepas aktiviti disampaikan.

8.5.2 Pengenalan dan pengesanan

Jika perlu untuk memastikan pematuhan terhadap proses dan perkhidmatan, PMU hendaklah mengunakan kaedah yang sesuai untuk mengenalpasti keperluan dalam menyediakan proses dan perkhidmatan. PMU perlu mengenalpasti status output proses yang terhasil daripada keperluan pemantauan dan pengukuran dalam menyediakan proses dan perkhidmatan.

8.5.3 Harta hakmilik pelanggan atau pembekal luar

PMU akan menjaga harta intelek / hakmilik yang berada di bawah kawalan atau digunakan oleh PMU dalam proses penyediaan dan penyampaian perkhidmatan kepada pelanggan. PMU hanya mengendalikan maklumat harta intelek daripada pelanggan yang digunakan dalam pemprosesan perkhidmatan yang diperlukan oleh pelanggan. Adalah menjadi tanggungjawab personel PMU untuk menjaga kerahsiaan maklumat ini dan salah satu cara penjagaan adalah dengan mengecapkan harta intelek / hak milik ( contoh : kad pegenalan diri pelanggan)

Jika harta hakmilik pelanggan atau pembekal luar disalahgunakan, hilang atau rosak, atau diketahui digunakan secara tidak sesuai, organisasi perlu melaporkan perkara tersebut kepada pelanggan atau pembekal luar.

8.5.4 Pemeliharaan

PMU hendaklah memastikan pemeliharaan output proses semasa penyediaan proses dan perkhidmatan setakat yang diperlukan untuk mengekalkan pematuhan kepada keperluan.

8.5.5 Aktiviti selepas penyampaian proses dan perkhidmatan

PMU hendaklah memenuhi keperluan aktiviti selepas penyampaian proses dan perkhidmatan.

Dalam mengenalpasti tahap aktiviti selepas penyampaian proses dan perkhidmatan yang diperlukan, organisasi perlu mengambilkira:

a) Risiko yang berkaitan dengan proses dan perkhidmatan

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


b) Sifat, penggunaan dan jangka hayat proses dan perkhidmatan; c) Maklumbalas pelanggan; d) Keperluan perundangan dan peraturan

8.5.6 Kawalan terhadap perubahan

PMU hendaklah menyemak dan mengawal perubahan penting yang tidak dirancang dalam penyediaan proses dan perkhidmatan hingga ke tahap yang perlu untuk memastikan pematuhan berterusan dengan keperluan yang dinyatakan.

PMU hendaklah mengekalkan dokumen maklumat yang menyatakan keputusan terhadap semakan semula kepada perubahan, personel yang diberi kuasa mengubah, dan apa-apa tindakan yang diperlukan.

8.6 Pelepasan Proses Dan Perkhidmatan

PMU hendaklah melaksanakan pengaturan terancang pada tahap yang sesuai untuk mengesahkan keperluan proses dan perkhidmatan dipenuhi. Bukti pematuhan kepada kriteria penerimaan hendaklah dikekalkan

Pelepasan proses dan perkhidmatan kepada pelanggan tidak seharusnya diteruskan sehingga pengaturan yang dirancang untuk verifikasi terhadap permatuhan telah penuhi, melainkan diluluskan oleh pihak yang diberi kuasa dan jika berkenaan, oleh pelanggan. Dokumen maklumat perlu memudahkan pegawai yang berkuasa dalam menyampaikan proses dan perkhidmatan kepada pelanggan.

8.7 Kawalan Terhadap Ketidakpatuhan Ke Atas Output Proses dan Perkhidmatan

PMU hendaklah memastikan output proses dan perkhidmatan yang tidak mematuhi keperluan dikenalpasti dan dikawal untuk mengelak penyalahgunaan.

PMU perlu mengambil tindakan pembetulan yang sesuai berdasarkan sifat ketidakpatuhan dan kesannya terhadap pematuhan proses dan perkhidmatan. Ianya juga digunapakai ke atas ketidakpatuhan proses dan perkhdimatan yang dikesan selepas penyampaian proses dan perkhidmatan atau semasa penyediaan perkhidmatan.

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


PMU hendaklah menangani ketidakpatuhan output proses dan perkhidmatan dengan salah satu atau lebih seperti tindakan dibawah:

a) Pembetulan; b) Pengagihan, pengawalan, digugurkan daripada penyediaan proses dan

perkhidmatan; c) Memaklumkan pelanggan; d) Mendapatkan kuasa untuk;

- Menggunakan ”sebagai-adalah”’ - Penyampaian berterusan atau penyediaan semula proses dan

perkhidmatan - Penerimaan berdasarkan persetujuan semua.

Setelah ketidakpatuhan output proses dan perkhidmatan telah dibetulkan, pematuhan kepada keperluan perlu disahkan.

PMU hendaklah mengekalkan dokumen maklumat yang mengandungi tindakan yang diambil ke atas ketidakpatuhan output proses dan perkhidmatan termasuk mana-mana persetujuan dan pegawai yang diberi kuasa yang membuat keputusan berkaitan dengan ketidakpatuhan.

SEKSYEN 9 – Penilaian Prestasi

9.1 Pemantauan, Pengukuran, Analisa Dan Penilaian

9.1.1 Am

PMU hendaklah mengenalpasti:

a) apa yang perlu dipantau dan diukur;

b) kaedah pemantauan, pengukuran, analisa dan penilaian, jika berkaitan untuk memastikan keputusan yang sahih;

c) bila pemantauan dari pengukuran dijalankan;

d) bila keputusan pemantauan dan pengukuran perlu dianalisa dan dinlai.

PMU hendaklah memastikan aktiviti pemantauan dan pengukuran dilaksana berdasarkan keperluan yang telah dikenalpasti dan hendaklah mengekalkan maklumat dokumen yang sesuai sebagai bukti keputusan.

PMU perlu menilai kualiti prestasi dan keberkesanan SPK.

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


9.1.2 Kepuasan Pelanggan

PMU perlu memantau persepsi pelanggan terhadap kehendak yang telah dipenuhi secara tahunan.

PMU perlu mendapatkan maklumat berkaitan dengan pandangan dan pendapat pelanggan terhadap organisasi dan proses serta perkhidmatannya.

Kaedah untuk mendapatkan menggunakan maklumat tersebut seperti berikut:-

i) Tinjauan kepuasan hati pelanggan; ii) Maklumbalas pelanggan; iii) Laporan media; dan iv) Maklumbalas daripada mesyuarat-mesyuarat utama

9.1.3 Analisa dan Penilaian

PMU hendaklah menganalisis dan menilai data dan informasi yang sesuai berbangkit daripada pemantauan dan pengukuran dan sumber-sumber lain.

Output daripada analisis dan penilaian hendaklah digunakan untuk:

a) Menunjukkan pematuhan terhadap keperluan proses dan perkhidmatan;

b) Menilai dan meningkat kepuasan pelanggan; c) Memastikan pematuhan dan keberkesanan SPK; d) Menunjukkan perancangan berjaya dilaksanakan; e) Menilai prestasi proses; f) Menilai prestasi pembekal luar; g) Mengenalpasti keperluan atau peluang untuk penambahbaikan dalam

sistem pengurusan kualiti.

Keputusan analisis dan penilaian hendaklah digunakan untuk memberi input kepada kajian semula pengurusan.

9.2 Audit Dalaman

9.2.1 Menjalankan Audit Dalaman

PMU akan menjalankan audit dalaman sekurang-kurangnya dua kali (2) setahun mengikut jadual yang telah ditetapkan bagi memastikan keberkesanan SPK. Program audit dirancang dengan mengambil kira status dan kepentingan sesuatu proses dan bidang yang akan diaudit selain daripada mengambil kira hasil audit yang lepas. Kriteria-kriteria audit, skop, kekerapan dan kaedah pengauditan akan

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


ditentukan. Juruaudit yang dipilih tidak dibenarkan untuk mengaudit kerja mereka sendiri. Tanggungjawab dan keperluan-keperluan untuk perancangan dan pengendalikan audit, melaporkan hasil audit dan penyimpanan rekod-rekod telah pun ditentukan dan didokumenkan dalam Prosedur Audit Dalaman. Mana-mana tindakan pembetulan dan tindakan susulan perlu dilaksanakan dengan segera untuk mengelakkan ketidakpatuhan.

a) Mematuhi:

i) Keperluan SPK organisasi;

ii) Keperluan SPK MS ISO 9001:2015;

b) Adalah dilaksanakan dan diselenggara dengan berkesan.

9.2.2 Audit Dalaman PMU

PMU hendaklah;

a) merancang, mewujudkan, melaksanakan dan mengekalkan program audit termasuk kekerapan, kaedah, tanggungjawab, merancang keperluan dan pelaporan, dimana ia perlu mengambilkira Objektif Kualiti, kepentingan proses, maklumbalas pelanggan, perubahan yang memberi impak terhadap organisasi dan keputusan audit yang lepas;

b) menentukan kriteria dan skop setiap audit;

c) memilih auditor dan melaksanakan audit untuk memastikan matlamat dan kesaksamaan proses audit;

d) memastikan keputusan audit dilaporkan kepada pengurusan;

e) mengambil tindakan pembetulan yang perlu tanpa menangguh;

f) mengekalkan dokumen maklumat sebagai bukti pelaksanaan program audit dan keputusan audit.

9.3 Kajian Semula Pengurusan

9.3.1 Input Kajian Semula Pengurusan

Pengurusan atasan hendaklah mengkaji semula SPK Organisasi mengikut jadual yang telah dirancang untuk memastikan kesesuaian yang berterusan, mencukupi dan berkesan.

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


Sistem Kualiti dikaji semula sekurang-kurangnya sekali (1) setahun oleh Jawatankuasa Kajian Semula Pengurusan dalam Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan bagi menilai kecukupan, kesesuian dan keberkesanannya. Keanggotaan mesyuarat ini adalah seperti berikut:-

Pengerusi : Pengarah

Setiausaha : Pegawai Pengurusan Kualiti

Ahli-ahli : Ahli Pengurusan Tertinggi

Kajian semula pengurusan hendaklah dirancang dan dilaksana dengan mengambilkira:

a) Status tindakan daripada kajian semula pengurusan yang lepas;

b) Perubahan ke atas isu luaran dan dalaman yang berkaitan dengan SPK termasuk hala tuju strategik organisasi;

c) Maklumat prestasi kualiti, termasuk trend dan petunjuk untuk;

I) Ketidakpatuhan dan tindakan pembetulan; II) Keputusan pemantauan dan pengukuran; III) Keputusan audit; IV) Kepuasan pelanggan; V) Isu berkaitan pembekal luar dan pihak berkepentingan; VI) Sumber yang mencukupi untuk mengekalkan SPK

yang berkesan VII) Prestasi proses dan pematuhan kepada proses dan

perkhidmatan;

d) Keberkesanan tindakan yang diambil dalam menangani risiko dan peluang (lihat Klausa 6.1)

e) Peluang baru yang berpontensi untuk penambahbaikan berterusan

9.3.2 Output Kajian Semula Pengurusan

Output Kajian Semula Pengurusan hendaklah mengambilkira keputusan dan tindakan berkaitan dengan;

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


a) penambahbaikan yang berterusan;

b) sebarang keperluan untuk perubahan ke atas sistem pengurusan kualiti termasuk keperluan sumber.

PMU perlu mengekalkan maklumat dokumen sebagai bukti keputusan kajian semula pengurusan.

Wakil Pengurusan adalah bertanggungjawab untuk memastikan keputusan dilaksanakan dan mengambil tindakan “follow-up” dan “follow-through”.

SEKSYEN 10 – Penambahbaikan

10.1.1 Penambahbaikan Berterusan

PMU meningkatkan keberkesanan sistem pengurusan kualiti secara berterusan

melalui penggunaan dasar kualiti, objektif kualiti, keputusan audit, analisa data,

tindakan pembetulan, tindakan pencegahan dan Mesyuarat Kajian Semula

Pengurusan.

10.1.2 Tindakan Pembetulan

PMU mengambil tindakan untuk menghapuskan punca-punca ketidakakuran

untuk mencegahnya daripada berulang. Tindakan pembetulan perlu sesuai

dengan kesan ketidakakuran yang dihadapi.

Prosedur diwujudkan bagi menyatakan keperluan-keperluan untuk:

a) menyemak ketidakakuran (termasuk aduan pelanggan),

b) menentukan punca-punca ketidakakuran,

c) menilai keperluan untuk tindakan bagi memastikan ketidakakuran tidak

berulang,

d) menentu dan melaksanakan tindakan yang perlu,

e) merekodkan hasil tindakan yang telah diambil iaitu verifikasi

pelaksanaannya,

f) menyemak keberkesanan tindakan pembetulan yang telah diambil iaitu

verifikasi keberkesanannya.

PMU MK

MANUAL KUALITI

KELUARAN 03

PINDAAN 02

TARIKH BERKUATKUASA

11 OKTOBER 2021


Laporan Tindakan Pembetulan telah diwujudkan untuk memastikan pelaksanaan

yang mematuhi keperluan-keperluan di atas.

LAMPIRAN 1

PETUNJUK PRESTASI

(Tertakluk kepada pindaan semasa)

BIL PETUNJUK PRESTASI

1 Mencapai sekurang-kurangnya 85% kebolehpasaran graduan Politeknik pada tahun konvokesyen

2 Mencapai sekurang-kurangnya 6% graduan yang menceburi bidang keusahawanan

selepas menamatkan pengajian dalam tempoh 12 bulan.

3 Mencapai sekurang-kurangnya 80 bilangan program atau aktiviti yang dihebahkan melalui media sosial jabatan atau institusi pada tahun semasa

4 Mencapai sekurang-kurangnya 99% prestasi perbelanjaan mengurus bagi tahun semasa

5 Mencapai sekurang-kurangnya 95% prestasi pengurusan pembayaran bil dan tuntutan dalam tempoh tujuh (7) hari selepas dokumen lengkap diterima

6 Mencapai sekurang-kurangnya 30% pensyarah bagi kursus teras bidang di institusi yang memiliki kemahiran industri pada tahun semasa

7 Mencapai sekurang-kurangnya 2 bilangan industri yang bekerjasama dengan institusi bagi menghasilkan kolaborasi berimpak tinggi.

8 Mencapai sekurang-kurangnya 375 bilangan penyertaan program PSH di institusi pada tahun semasa

9 Mencapai sekurang-kurangnya 17 bilangan kertas penyelidikan yang diterbitkan oleh warga Politeknik pada tahun semasa.

10 Mencapai sekurang-kurangnya 1 bilangan produk inovasi yang diaplikasi atau solution provider pada tahun semasa

keluaran 03 - pmu.edu.my

Documents