1

Kandungan

PENDAHULUAN ............................................................................................................... 2 1 PENGENALAN .......................................................................................................... 3

1.1 Tujuan .................................................................................................................................................. 3

1.2 Objektif ................................................................................................................................................ 3

2 SISTEM .................................................................................................................. 4

2.1 Melaksanakan Sistem .................................................................................... 4

2.2 Skrin-skrin Utama ........................................................................................................................... 4

3 PERUNTUKAN ......................................................................................................... 7

3.1 Terima OG ........................................................................................................................................ 7

4 PERBELANJAAN ..................................................................................................... 12

4.1 Penyediaan Baucer ................................................................................................................... 12

4.2 Cetakan Baucer Bayaran ........................................................................................................ 12

4.3 Hapus Baucer ............................................................................................................................... 12

5 CEK ..................................................................................................................... 20

5.1 Proses Cek .................................................................................................................................... 20

5.2 Semakan Cek ............................................................................................................................... 20

6 LAPORAN ............................................................................................................... 28

6.1 Buku Tunai ...................................................................................................................................... 28

6.2 Buku Lejar........................................................................................................................................ 28

6.3 Penyata Penyesuaian Bank .................................................................................................... 28

2

Pendahuluan

Manual ini bertujuan untuk menerangkan penggunaan Sistem

Perakaunan Out-Right Grant berasaskan web (eSPOTWIN). Ia

mengandungi langkah-langkah dan skrin-skrin antaramuka sistem

bagi memudahkan lagi pengguna menggunakan sistem ini.

Diharap manual ini dapat membantu pihak pengguna

menggunakan Sistem eSPOTWIN ini dengan lebih berkesan.

Sekiranya terdapat sebarang kesulitan dalam menggunakan

sistem ini atau sebarang persoalan berkaitan dengannya sila

hubungi Bahagian Khas atau Bahagian Teknologi Maklumat.

Bahagian Teknologi Maklumat

Unit Penyelarasan Pelaksanaan

Jabatan Perdana Menteri

ICU JPM 2009 PUTRAJAYA

3

1 Pengenalan � Tujuan � Objektif

1.1 Tujuan

Sistem Perakaunan Out-Right Grant (SPOTWIN) adalah sistem yang

dibangunkan pada bulan Mac 1994 menggunakan perisian Clarion Version2,

bertujuan untuk mengakaunkan peruntukan secara terus (Out-Right Grant : OG)

bagi membiayai pelaksanaan Projek-projek Khas(Projek OG) yang diluluskan

oleh YAB Perdana Menteri, Timbalan Perdana Menteri, Menteri–menteri

Persekutuan dan Ahli-Ahli Parlimen.

Maklumat jumlah sebenar keseluruhan peruntukan yang diterima dan

perbelanjaan terperinci bagi setiap projek-projek OG yang dilaksanakan akan

diuruskan secara berkomputer oleh sistem ini..

Sistem ini telah dibangun semula pada bulan Ogos 2009 secara web-based

(eSPOTWIN) dan telah ditambahbaik fungsi-fungsi yang terlibat.

1.2 Objektif

Di antara objektif pembangunan eSPOTWIN ini adalah untuk:

• Mengadakan satu sistem yang seragam bagi semua PPPN/JPP yang dapat

menyimpan maklumat peruntukan yang diterima serta maklumat terperinci

perbelanjaan Projek-projek OG yang dilakukan melalui pengeluaran baucer

bayaran dengan betul agar dapat disenggara dengan teratur.

• Memudahkan pengendalian dan penjanaan Buku Tunai, Buku Lejar, Baucer

Bayaran OG dan penyediaan laporan kewangan serta Penyata Penyesuaian

Bank

4

2 Sistem � Melaksanakan Sistem

� Skrin-skrin Utama

2.1 Melaksanakan Sistem

• Lakukan capaian pada http://spotwin.icu.gov.my/

• Skrin berikut akan dipaparkan :

Skrin 1: Login

• Masukkan Nama Pengguna dan Kata Laluan untuk menggunakan sistem.

• Klik butang Login

PERHATIAN: Kepada pengguna yang tidak mempunyai ID Pengguna dan

Katalaluan, sila berhubung dengan pentadbir sistem di PPPN/JPP masing-

masing atau boleh juga berhubung dengan pentadbir sistem di Bahagian Khas

Ibu Pejabat , ICU JPM.

2.2 Menu Utama

Skrin Menu Utama akan dipaparkan sekiranya Id Pengguna dan katalaluan yang

dimasukkan adalah betul. Pilihan menu seperti Terima OG, Penyediaan Baucer,

Proses Cek, Semak Cek, Penyata Penyesuaian Bank, Carian, Buku Tunai, Buku

Lejar dan Keluar tertera di sebelah kiri skrin Menu Utama.

5

Pengguna hanya perlu klik sekali sahaja kepada hyperlink menu tersebut untuk

pergi ke skrin berikutnya.

Skrin 2: Menu Utama

6

2.3 Kemaskini Profil Pengguna

Klik Kemaskini Profil Pengguna untuk mengemaskini maklumat profil pengguna.

Pengguna boleh mengemaskini maklumat profil dan ubah katalaluan sahaja. ID

Pengguna tidak boleh diubah atau dikemaskini.

Skrin 3: Kemaskini Profil Pengguna

• Maklumat profil dan katalaluan akan dikemaskinikan di skrin ini

• Profil pengguna: boleh diedit

• Maklumat akaun: tidak boleh diedit

• Klik butang simpan maklumat akaun pengguna sekiranya maklumat telah

diedit

• Ubah katalaluan: edit katalaluan sekiranya perlu dan klik butang ubah

katalaluan

7

3 Peruntukan � Terima OG � Skrin-skrin Modul Peruntukan

3.1 Terima OG

Selaras dengan Garis Panduan Pengendalian Akaun Khas Peruntukan Secara

Terus (‘Out Right Grant’), semua sumber pemberian/peruntukan yang diterima

yang berbentuk melaksanakan sesuatu projek hendaklah dimasukkan ke dalam

satu Akaun Semasa.

Skrin 4 : Terima OG

Untuk mendapatkan maklumat projek OG dari eSistrek, klik pada Menu Terima

OG yang terdapat pada Modul Peruntukan. Skrin 4 : Terima OG seperti diatas

memaparkan maklumat projek bagi tahun semasa yang berstatus OG dari

pangkalan data eSistrek.

Untuk menyalin maklumat projek dari eSistrek ke dalam eSPOTWIN, langkah-

langkah seperti di bawah perlu dilakukan iaitu:

8

• Klik butang Proses bagi projek yang dipilih untuk dibuat bayaran. Semasa

butang Proses diklik, data/rekod projek daripada eSistrek disalin ke dalam

pangkalan data eSPOTWIN.

• Di antara maklumat-maklumat penting yang diambil daripada eSistrek adalah

Nombor Projek, No. Surat Kuasa HQ dan negeri, nama projek, jumlah

peruntukan projek dan baki peruntukan yang akan disimpan di dalam

pangkalan data.

• Proses penyalinan ini hanya dilakukan sekali sahaja bagi setiap projek.

Rekod projek yang disalin akan dipaparkan pada skrin Penyediaan Baucer.

• Pada masa yang lain, sekiranya butang Proses bagi maklumat yang telah

disalin dalam pangkalan data diklik, mesej akan dipaparkan memberitahu No.

Projek telah ada.

9

3.2 Carian Rekod dari eSistrek

Carian rekod atau projek dari eSistrek boleh dilakukan dengan memilih tahun

dan kriteria carian.

Skrin 5 : Cari Projek dari eSistrek

Contohnya pilih tahun 2009 dan Nombor Projek B1208HA09713014013(S09).

Sistem akan memapar maklumat seperti di bawah. Hasil carian hanya mengikut

login bagi negeri tersebut sahaja. Contohnya, bagi negeri Selangor, hanya boleh

mencari projek yang berdaftar menggunakan kod negeri Selangor sahaja.

10

Skrin 6 : Maklumat Carian Dipaparkan

Fungsi carian adalah untuk memudahkan dan mempercepatkan pengguna

mencari terus projek yang dikehendaki tanpa perlu scroll skrin dari atas ke

bawah.

11

Skrin 7 : Tambah OG Baru

• Klik hyperlink Tambah OG Baru

• Masukkan maklumat di dalam borang yang disediakan

• Klik butang simpan

12

4 Perbelanjaan � Penyediaan Baucer � Cetakan Baucer Bayaran � Hapus Baucer � Skrin-skrin Modul Perbelanjaan

4.1 Penyediaan Baucer Bayaran

Setiap pembayaran yang dilakukan untuk sesuatu projek, baucer perlu

disediakan terlebih dahulu sebelum pengeluaran cek dilakukan. Maklumat

baucer bayaran yang dimasukkan adalah merupakan maklumat perbelanjaan

bagi projek berkenaan.

Untuk tujuan tersebut, pengguna perlu melakukan langkah-langkah seperti di

bawah:

• Klik pada Menu Penyediaan Baucer yang terdapat pada modul Perbelanjaan

• Skrin 8 : Senarai Projek Untuk Penyediaan Baucer seperti di bawah akan

dipaparkan. Maklumat projek yang dipaparkan adalah berdasarkan maklumat

projek yang telah disalin dari eSistrek seperti pada Skrin 1 : Terima OG

(Modul Peruntukan)

• Pada skrin ini, pengguna boleh melakukan perkara-perkara berikut iaitu

mengedit maklumat projek, membuat baucer bayaran dan menghapuskan

senarai projek yang telah disalin

13

Skrin 8 : Senarai Projek Untuk Penyediaan Baucer

4.1.1 Edit Maklumat Projek

Untuk mengedit maklumat projek, lakukan langkah-langkah seperti di

bawah iaitu:

o Klik butang Edit. Skrin 9 : Edit Maklumat Projek OG dipaparkan.

Maklumat yang boleh diedit hanya tarikh terima. Maklumat lain tidak

boleh diedit.

o Klik simpan.

14

Skrin 9: Edit Maklumat Projek OG 4.1.2 Baucer Baru

Untuk membuat baucer, lakukan langkah-langkah seperti di bawah:

o Klik nama projek yang hendak dibuat baucer bayaran. Skrin 10 :

Penyediaan Baucer seperti di bawah akan dipaparkan

Skrin 10 : Penyediaan Baucer

15

o Klik butang Baucer Baru. Skrin 11 : Masukkan maklumat baucer

seperti di bawah akan terpapar.

o Masukkan maklumat baucer. Klik butang Simpan dan Teruskan untuk

meneruskan proses membuat baucer.

o Klik butang Kembali sekiranya ingin kembali ke skrin sebelumnya

(Skrin Penyediaan Baucer).

Skrin 11 : Masukkan Maklumat Baucer

16

4.1.3 Tambah/edit Baucer

Skrin 12 : Tambah/ Edit Baucer o Masukkan maklumat untuk di edit.

o Maklumat yang bertanda * perlu diisi.

o Klik butang simpan dan teruskan.

o Ketika ini, no. cek,bank cek, tarikh dan jumlah belum dipaparkan lagi.

Pengguna perlu melakukan Proses Cek terlebih dahulu untuk

mendapatkan maklumat tersebut.

o Klik simpan

o Klik kembali

17

4.1.4 Cetak/Edit Baucer

Skrin 13 : Cetak/ Edit Baucer

o Terdapat 2 senarai yang dipaparkan pada Skrin 13 di atas. Senarai

pertama atas memaparkan pesanan/ kebenaran manakala senarai

kedua bawah adalah penyediaan baucer/perakuan pegawai.

o Masukkan maklumat yang diperlukan.

o Klik butang simpan

18

Skrin 14 : Cetak Baucer

Baucer boleh dicetak, tetapi maklumat cek tiada. Lakukan proses cek dahulu

untuk memastikan maklumat cek tertera di atas baucer.

19

4.1.5 Senarai Baucer Setelah Baucer Dibuat

Skrin 15 : Setelah baucer Dibuat

Setelah baucer dibuat, no baucer dan perihalan projek dinyatakan pada skrin

senarai baucer. Jika diperhatikan, pada ruangan Jumlah/No. Cek, No. Cek

masih belum dijanakan. Lakukan dahulu proses cek untuk mendapatkan no. cek.

20

5 Cek � Proses Cek � Semakan Cek � Skrin-skrin Modul Cek

5.1 Proses Cek

Proses cek adalah untuk mengeluarkan cek yang akan diserahkan kepada

penerima peruntukan.

Skrin 16 : Proses Cek

• Klik hyperlink Proses pada Modul Cek untuk memaparkan Skrin 15 : Proses

Cek seperti di atas

• Skrin akan memaparkan senarai penerima cek yang telah dinyatakan pada

baucer bayaran yang telah dibuat seperti dalam Menu Penyediaan Baucer

• Satu keping cek boleh dikeluarkan untuk dibayar kepada penerima yang

sama bagi projek yang berbeza-beza. Maksudnya, seorang penerima

21

berkemungkinan mempunyai lebih daripada satu projek, jadi satu keping cek

sahaja sudah memadai untuk dikeluarkan kepada penerima tersebut.

5.1.1 Kemaskini Cek

Skrin 17 : Kemaskini Cek

22

Skrin 18 : Konologi Cek

* Nota: kronologi merekodkan proses-proses cek yang berlaku

5.1.2 Klik No. baucer

Baucer bayaran yang telah lengkap dipaparkan.

23

Skrin 19 : Baucer yang telah lengkap

Maklumat cek telah tertera pada baucer seperti pada Skrin 19. Klik Cetak Baucer

untuk mencetak baucer.

• Nota : baucer juga boleh dicetak daripada Modul Penyediaan Baucer.

5.1.2 Mencetak Cek

o Pilih cek yang akan dikeluarkan

o Masukkan maklumat cek iaitu No. Cek dan perkataan amaun cek

o Klik butang proses cek.

24

o Template cek akan dipaparkan

Skrin 20 : Template Cek

o Masukkan cek pada printer.

o Klik butang print

o Proses ini boleh dilakukan sekali sahaja.

5.2 Semak Cek

Semakan Cek perlu dilakukan apabila Penyata Bank (‘Bank Statement’) diterima

pada tiap-tiap bulan bagi menentukan sama ada cek-cek tersebut telah

dikemukakan/ditunaikan di Bank atau belum.

• Sila klik pada hyperlink Semakan Cek. Skrin 21 : Semak Cek dipaparkan.

• Skrin memaparkan maklumat senarai cek yang telah dikeluarkan melalui

penyediaan baucer bayaran yang telah dilakukan. Bagi cek yang berstatus

Batal/Rosak/Luput, highlight berwarna merah akan ditunjukkan.

25

Skrin 21 : Semak Cek

• Senarai cek yang dipaparkan akan dibandingkan dengan penyata bank yang

diterima dari bank.

• Sekiranya no. cek di penyata bank sama dengan yang dipaparkan, klik

butang semak cek.

• Status cek akan dikemaskini berdasarkan status Semak Bank seperti berikut:

0 - Cek Belum ditunaikan

1 - Cek telah ditunaikan

2 - Cek Batal

3 - Cek Rosak

4 - Cek Luput

* Nota : Penyata Bank kebiasaan diterima pada setiap hujung bulan.

26

PERINGATAN: Adalah penting bagi pengguna untuk menyemak cek-cek yang

telah ditunaikan di Bank supaya Laporan pada buku tunai, penyata penyesuaian

bank dan buku lejar seimbang maklumat pada debit dan kreditnya.

5.2.1 Kemaskini Cek

o Untuk mengemaskini maklumat cek, klik pada butang Kemaskini. Skrin

seperti di bawah akan dipaparkan.

Skrin 22 : Kemaskini Status Cek

o Bandingkan Status Cek dengan penyata bank yang diterima daripada bank. Sila kemaskini cek kepada status berikut: � Cek Telah Ditunaikan � Cek batal � Cek Rosak

o Bagi cek Luput, sistem akan secara automatik mengubah status cek

apabila tarikh luput cek telah tiba. (admin negeri akan tentukan berapa

lama tempoh sesuatu cek akan luput)

27

o Bagi cek-cek yang dikeluarkan bagi bulan berkenaan namun masih

belum dikemukakan (belum clear) lagi ke Bank, maka pada Skrin 22

pengguna perlu ubah ruangan Cek Dibawa Ke Bulan dengan mengisi

bulan yang berikutnya cek itu akan dibawa supaya dapat disesuaikan

dengan penyata bank pada bulan berikutnya.

o Masukkan catatan sekiranya cek Batal/Rosak/Luput untuk

memudahkan pengguna melihat pada masa akan datang.

Skrin 23 : Ruangan catatan bagi cek Batal/Rosak/Luput

28

6 Laporan � Buku Tunai � Buku Lejar � Penyata Penyesuaian Bank

6.1 Laporan

Menu ini menyediakan kemudahan kepada pengguna untuk mengeluarkan

laporan-laporan kewangan yang dikehendaki. Laporan ini perlulah dicetak pada

setiap bulan kerana laporan ini perlu diselenggara dari sebulan ke sebulan dan

eloklah disimpan dalam satu fail untuk kemudahan pengguna.

• Sila klik pada Menu Penyata Penyesuaian Bank.

• Skrin 24 dipaparkan :

Skrin 24 : Penyata Penyesuaian Bank

29

• Klik Tambah Penyata

Skrin 25: masukkan maklumat penyata

• Maklumat penyata akan dimasukkan setelah menerima penyata bank dari

bank.

• Klik butang simpan.

30

Skrin 26 : Senarai Penyata Setelah Ditambah

* Nota : Penyata Bank kebiasaannya diterima pada setiap hujung bulan.

• Klik Tarikh Penyata

31

Skrin 27 : Senarai Cek Yang Belum Dijelaskan Bagi Bulan Penyata

32

Skrin 28 : Cetak Penyata

6.2 Buku Tunai

• Buku tunai merekodkan aliran debit dan kredit kewangan bagi bulan semasa.

33

Skrin 29: Buku Tunai

• Buku Tunai boleh dicetak dengan mengklik butang Cetak Buku Tunai

o Buku Tunai hendaklah ditutup pada tiap-tiap bulan dan disesuaikan

dengan Penyata Bank bulan berkenaan.

o Pegawai yang diberi kuasa hendaklah menurunkan tandatangan pada

cetakan buku tunai

o PERINGATAN: Adalah penting bagi pengguna untuk menyemak cek-

cek yang telah ditunaikan di Bank supaya Laporan Penyata

Penyesuaian Bank bagi bulan tersebut dapat dikeluarkan.

34

Skrin 30 : Cetak Buku Tunai

6.3 Buku Lejar

Skrin 31 : Senarai Buku Lejar

o Buku Lejar hendaklah dibuka bagi tiap-tiap projek yang dijalankan iaitu

satu lejar bagi satu projek.

35

o Pegawai yang diberi kuasa hendaklah menurunkan tandatangan pada

cetakan buku tunai.

Skrin 32 : Buku Lejar

36

Skrin 33 : Cetak Buku Lejar