ISI KANDUNGAN

BIL

PERKARA

MUKA SURAT

1

Dasar EKSA

2

2

Objektif EKSA

2

3

Logo EKSA

3

4

Carta Organisasi EKSA

4

5

Terma Rujukan Jawatankuasa

5

6

Garis Panduan Ruangan Umum

8

7

Garis Panduan Ruangan Khusus

10

8

Arahan Penjimatan Kertas

18

9

Arahan Penjimatan Elektrik

20

10

Arahan Penjimatan Air

22

2

1

LOGO EKSA

KETERANGAN LOGO

3

1

CARTA ORGANISASI EKSA PEJABAT PENDAFTAR UTM KUALA LUMPUR

4

1

TERMA RUJUKAN JAWATANKUASA EKSA

PENGERUSI

Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA

Membentuk pelan tindakan pelaksanaan EKSA

Menetapkan dasar, peraturan serta garis panduan

Menentukan belanjawan dan sumber-sumber kewangan

Melantik penyelaras, setiausaha kerja dan ketua jawatankuasa

kecil

Menetapkan sistem pengiktirafan/penghargaan

Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan bantuan

jawatankuasa kecil (Promosi, Latihan, Audit Dalam, dan Zon)

Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui amalan terbaik

PENYELARAS/SETIAUSAHA INDUK

Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana EKSA

Menyelaras program atau aktiviti EKSA

Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA

Menyimpan rekod utama pelaksanaan EKSA di dalam Fail Induk

Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan, dan audit dalam

Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam

organisasi

SETIAUSAHA KERJA

Membantu penyelaras dalam pelaksanaan EKSA

Menjadi pencatat minit mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana EKSA

Membantu penyelaras dalam urusan kewangan EKSA

5

1

JAWATANKUASA PROMOSI

Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA

Mengenalpasti kempen promosi bagi memupuk kesedaran

penyertaan bagi menjayakan pelaksanaan EKSA

Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah

dilaksanakan

Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran

EKSA dalam kalangan warga organisasi

JAWATANKUASA LATIHAN

Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan EKSA

Mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan dari masa ke semasa

bagi meningkatkan kompetensi warga organisasi dalam

pelaksanaan EKSA

Menyelaras dan memastikan setiap warga organisasi diberikan

latihan EKSA secukupnya

JAWATANKUASA AUDIT DALAM

Menyediakan kriteria audit dalam EKSA

Menentukan kekerapan audit dalam EKSA

Membantu penyelaras ketika audit pelaksanaan EKSA oleh

MAMPU

Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalam EKSA

6

1

KETUA ZON

Menyediakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli zon

Menggalakkan penyertaan semua ahli dalam pelaksanaan EKSA

Merancang aktiviti zon

Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan EKSA

kepada penyelaras

Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar kepada ahli zon

AHLI-AHLI JAWATANKUASA DAN ZON

Memberikan komitmen secara berterusan

Menyertai aktiviti EKSA secara aktif

Bekerjasama dalam kumpulan

Menghadiri mesyuarat dan menyumbangkan idea bagi

menjayakan pelaksanaan EKSA

7

1

GARIS PANDUAN PELAKSANAAN EKSA

DI RUANGAN UMUM DAN KHUSUS

PEJABAT PENDAFTAR UTM KUALA LUMPUR

RUANGAN UMUM

SUDUT EKSA

1. Sudut EKSA Pejabat Pendaftar UTM Kuala Lumpur yang terletak

pada Sudut Kualiti haruslah mengandungi perkara berikut:

i. Carta Organisasi Induk, Jawatankuasa, dan Zon

ii. Dasar dan Objektif EKSA

iii. Logo dan keterangan

iv. Carta Perbatuan terkini

v. Gambar aktiviti sebelum dan selepas

penambahbaikan serta tarikh

vi. Pelan Lantai

vii. Laluan Kecemasan

viii. Keputusan Audit

ix. Informasi dan hebahan

2. Sudut EKSA hendaklah mengandungi maklumat yang terkini

berdasarkan tarikh kemaskini yang terdapat pada penjuru sudut

tersebut

3. Maklumat yang dipaparkan hendaklah disusun dengan teratur dan

kemas

4. Sentiasa bersih dan tidak berhabuk

8

1

REKOD AKTIVITI INDUK/JAWATANKUASA/ZON EKSA

1. Setiap Ketua Jawatankuasa dan Ketua Zon hendaklah mengemas

kini fail EKSA masing-masing.

2. Fail EKSA Pejabat Pendaftar UTM Kuala Lumpur adalah seperti

berikut:

i. Fail Induk bagi menyimpan rekod keperluan

utama EKSA dan minit mesyuarat induk

ii. Fail Jawatankuasa Latihan bagi menyimpan

rekod latihan, lawatan, seminar, bengkel salinan

sijil, minit mesyuarat jawatankuasa dan

sebagainya

iii. Fail Jawatankuasa Promosi bagi menyimpan

rekod, gambar, minit mesyuarat jawatankuasa

dan laporan aktiviti berkaitan promosi yang

dijalankan oleh pejabat

iv. Fail Jawatankuasa Audit Dalam bagi menyimpan

jadual, rekod, minit mesyuarat jawatankuasa dan

laporan audit dalam

v. Fail Zon masing-masing untuk menyimpan

rekod, gambar, minit mesyuarat zon, aktiviti, dan

penambahbaikan yang dijalankan

3. Aktiviti penambahbaikan hendaklah ditunjukkan dengan jelas

dalam bentuk laporan aktiviti, serta gambar sebelum dan selepas

penambahbaikan

9

1

KESELAMATAN DAN KESIHATAN

1. Sediakan pelan lantai dan laluan kecemasan

2. Laluan Kecemasan hendaklah ditanda supaya mudah untuk

mencari jalan keluar apabila berlaku kecemasan

3. Alat pemadam api hendaklah dipastikan tidak luput tarikh dan

sedia untuk digunakan

4. Pendawaian dan alat elektrik berada dalam keadaan yang baik

dan selamat

5. Peti rawatan pertolongan cemas dan ubat-ubatan hendaklah

sentiasa dalam keadaan baik

RUANGAN KHUSUS

TANDAS DAN RUANG WUDUK

1. Memastikan persekitaran tandas sentiasa bersih dan tidak berbau

2. Memastikan peralatan tandas berfungsi dengan baik

3. Alat kebersihan diri peribadi seperti pencuci muka, berus gigi, dan

ubat gigi hendaklah disusun dengan kemas

4. Memaparkan maklumat seperti Person in Charge (PIC), jadual

pembersihan, etika, dan peraturan menggunakan tandas

5. Menyediakan peralatan tambahan seperti:

10

1

i. Sabun pencuci tangan

ii. Tisu tangan

iii. Bakul sampah/tong sanitari

iv. Cermin muka

v. Pewangi

6. Memastikan tempat wuduk bersih dan selamat digunakan

7. Tutup lampu setelah selesai menggunakan tandas dan ruang

wuduk sebagai langkah penjimatan elektrik

8. Gunakan air secara minimum sebagai langkah penjimatan air

PANTRI

1. Memastikan tiada pinggan kotor, sisa makanan, plastik, dan lain-

lain kotoran dibiarkan berada di pantri atau peti sejuk

2. Tuala pengelap hendaklah dibersihkan dan disidai di tempatnya

3. Air yang tumpah di atas meja atau kabinet hendaklah dilap serta

merta

4. Memastikan tiada pinggan, mangkuk, sudu, garpu, dan sisa

makanan tertinggal di dalam sinki

5. Barang-barang dapur peribadi hendaklah disimpan rapi di tempat

khas

6. Pintu kabinet hendaklah sentiasa tertutup

7. Barang-barang yang diletakkan di dalam laci dan kabinet

hendaklah disusun dan dilabel

11

1

8. Tutup lampu setelah selesai menggunakan pantri sebagai langkah

penjimatan elektrik

9. Gunakan air untuk membasuh secara minimum sebagai langkah

penjimatan air

10. Papan kenyataan atau notis di pantri hendaklah dikemas kini

dengan panduan kebersihan serta arahan penjimatan elektrik dan

air

11. Memaparkan maklumat PIC untuk rujukan staf yang lain

SURAU

1. Memastikan telekung, sejadah dan kain pelekat disusun rapi di

tempat yang disediakan

2. Tutup lampu setelah selesai menggunakan surau sebagai langkah

penjimatan elektrik

3. Susun kasut di tempat yang disediakan

4. Sentiasa bersihkan tikar ataupun lantai surau daripada kotoran

5. Susun Al-Quran dan bahan bacaan di rak yang disediakan

6. Pastikan kipas, tingkap, langsir dan persekitaran bersih dan tidak

berbau

7. Hiaskan dengan info keagamaan dan jadual waktu solat serta

sentiasa dikemas kini

12

1

8. Memastikan tanda arah kiblat dipamerkan dan mudah dilihat

9. Memaparkan maklumat PIC untuk rujukan staf yang lain

KAUNTER DAN RUANG MENUNGGU

1. Memastikan sofa dan meja tamu sentiasa bersih dan ceria selaras

dengan imej korporat UTM

2. Rekod pergerakan staf hendaklah dikemas kini oleh kerani cuti

3. Susun semua bahan bacaan di tempat yang disediakan

4. Bahan bacaan yang lama hendaklah disisihkan

5. Memastikan ruangan cenderamata berada dalam keadaan yang

kemas dan teratur

6. Kemaskan kaunter daripada kertas atau alatan yang tidak

digunakan dan dimasukkan ke dalam laci kaunter

7. Hiaskan kaunter dengan imej korporat supaya nampak menarik

dan ceria

8. Memaparkan maklumat PIC untuk rujukan staf yang lain

9. Sudut gambar dan carta organisasi pada ruangan ini hendaklah

digantung dengan teratur dan kemas. Gambar dan carta

organisasi yang boleh digantung adalah seperti berikut:

i. Yang Di-Pertuan Agong

ii. Raja Permaisuri Agong

iii. Perdana Menteri

iv. Menteri Pendidikan Tinggi

13

1

v. Naib Canselor UTM

vi. Timbalan-timbalan Naib Canselor UTM

vii. Pendaftar UTM

viii. Pengarah Kampus UTM Kuala Lumpur

ix. Bendahari UTM

x. Ketua Pustakawan UTM

xi. Dasar dan Objektif Kualiti Pejabat Pendaftar

xii. Piagam Pelanggan Pejabat Pendaftar

xiii. Visi, Misi dan Wawasan Pejabat Pendaftar

xiv. Polisi OSHE UTM

xv. Polisi Green Campus

xvi. Pelan Strategik UTM

xvii. Carta Organisasi Pejabat Pendaftar UTM Kuala

Lumpur

BILIK FAIL

1. Fail hendaklah disusun menggunakan label, abjad atau tanda

pengenalan supaya mudah diperolehi. Pergerakan fail hendaklah

direkodkan sama ada menggunakan sistem doket atau buku daftar

pergerakan fail.

2. Tanda atau warna pada fail hendaklah jelas, mempunyai makna

dan tujuan

3. Pastikan fail-fail di dalam simpanan unit didaftarkan. Simpan satu

senarai fail yang mengandungi maklumat Nama Fail, Tarikh Buka,

Tarikh Tutup, Nombor Rujukan dan Lokasi

4. Fail-fail tutup diasingkan daripada fail aktif dan disimpan di dalam

kotak arkib serta dilabelkan

14

1

5. Bilik Fail hendaklah mempunyai pelan lantai

6. Pastikan rak fail tersusun kemas dan tidak berhabuk

7. Susunan fail hendaklah mengikut turutan ejaan rumi iaitu daripada

kiri ke kanan

8. Pastikan fail yang dipinjam di tanda pada lokasinya dengan

penanda/petunjuk khas dan direkodkan di dalam buku pinjaman

fail

9. Memaparkan maklumat PIC untuk rujukan staf yang lain

BILIK KERJA/FOTOKOPI

1. Barangan hendaklah disusun di dalam almari menggunakan label,

abjad atau tanda pengenalan supaya mudah dikesan. Pergerakan

keluar masuk barangan hendaklah direkodkan sama ada

menggunakan sistem doket atau buku daftar pergerakan

2. Tanda atau label pada almari hendaklah jelas

3. Bilik Kerja/Fotokopi hendaklah mempunyai pelan lantai

4. Pastikan rak fail tersusun kemas dan tidak berhabuk

5. Pastikan peralatan keluar masuk sentiasa direkod dan dikemas

kini

6. Membuat tanda aras pesanan semula supaya tiada

barang/peralatan yang kehabisan stok

15

1

7. PIC yang bertanggungjawab terhadap Sudut Kitar Semula di

dalam Bilik Kerja/Fotokopi perlulah memastikan sudut tersebut

sentiasa bersih dan kemas

8. Kotak pada Sudut Kitar Semula hanya untuk tujuan pengumpulan

kertas terpakai

9. Mana-mana kertas terpakai perlu diletakkan pada sudut tersebut

untuk digunakan secara bersama

RUANG KERJA KUBIKEL/BILIK PEGAWAI

1. Lantai hendaklah bersih, tidak berhabuk, tiada sampah di bawah

meja serta di sekeliling ruang kerja

2. Bakul sampah hendaklah diletakkan di bawah meja supaya tidak

menganggu ruang laluan

3. Wayar yang berselirat hendaklah dikemaskan, diikat, dan ditutup

4. CPU komputer yang diletakkan di atas lantai hendaklah di alas

5. Hanya dua pasang kasut atau selipar sahaja yang dibenarkan

berada di bawah meja pada satu-satu masa (kecuali yang dipakai)

dan disusun dengan kemas

6. Komputer, papan kekunci, telefon, dan peralatan di atas meja

hendaklah disusun kemas, bersih, dan tidak berhabuk

7. Barangan yang disimpan di dalam laci atau kabinet hendaklah

dilabel supaya mudah diperolehi

16

1

8. Laci atau kabinet hendaklah dilabel. Bagi memastikan

keseragaman, laci pertama dan kedua hendaklah dilabel sebagai

ALAT TULIS. Barang di dalam laci ini hendaklah disusun kemas

dan teratur

9. Laci ketiga pula dilabel sebagai PERIBADI. Barangan di dalam laci

ini untuk kegunaan diri sendiri seperti dokumen persendirian,

kosmetik, dan alat penjagaan diri

10. Cop getah di meja masing-masing hendaklah dilabel. Gunakan

tempat simpanan cop yang sesuai

11. Semua palam (plug) hendaklah dilabelkan

12. Semua peralatan gunasama hendaklah dilabel dengan nama PIC

13. Perabot hendaklah disusun dengan kemas dan teratur. Kerusi

hendaklah dimasukkan ke arah meja selepas digunakan

14. Tray hendaklah di label dengan MASUK, KELUAR, dan KIV

15. Label hendaklah seragam bagi setiap zon

16. Pastikan setiap staf mempunyai tanda nama di ruang kerja dan di

pintu bilik pegawai

17. Perhiasan di ruang kerja perlulah minimum (2 hingga 3 perhiasan)

dan disusun kemas

17

1

Kitar semula dapat menjimatkan tenaga dan mengurangkan

pencemaran. Program kitar semula melalui penjimatan kertas

dapat membantu mengekalkan ekosistem hutan sebagai sumber

utama oksigen manusia. Oleh itu, Pejabat Pendaftar UTM Kuala

Lumpur mengambil inisiatif memulakan langkah mulia

melalui penjimatan kertas ini.

18

1

ARAHAN PENJIMATAN KERTAS

1. Mencetak atau membuat salinan dokumen apabila perlu sahaja

2. Mencetak menggunakan kedua-dua belah halaman

kertas

3. Menggunakan kertas yang terpakai semasa mencetak

dokumen tidak rasmi

4. Menggunakan kertas terpakai untuk terimaan masuk

dokumen faksimili

5. Helaian yang tidak digunakan hendaklah diasingkan

dan dimasukkan ke dalam kotak untuk digunakan

semula atau dirincih

6. Gunakan mel elektronik untuk urusan rasmi dalaman

7. Jauhi penggunaan kertas untuk tujuan peribadi

19

1

Pejabat Pendaftar UTM Kuala Lumpur komited untuk

melaksanakan kaedah penjimatan tenaga elektrik bagi menyokong

polisi Green Campus dan menjimatkan perbelanjaan terhadap

penggunaan tenaga elektrik di semua bangunan UTM.

20

1

ARAHAN PENJIMATAN ELEKTRIK

1. Pastikan suhu penyaman udara ditetapkan pada suhu 23 hingga

24 darjah celcius

2. Pastikan tingkap/pintu sentiasa tertutup untuk memaksimumkan

aliran pengudaraan penyaman udara di ruang pejabat

3. Tutup suis lampu apabila meninggalkan bilik/tandas

4. Gunakan pencahayaan semulajadi dari luar jika pencahayaan baik

dan mencukupi

5. Tutup suis lampu pada ruangan umum pejabat pada waktu rehat

(1.00 hingga 2.00 petang) dan semua suis lampu selepas waktu

kerja (5.30 petang)

6. Pastikan semua suis komputer dan mesin pencetak ditutup

selepas waktu kerja

7. Cabut plag peralatan elektrik jika tidak digunakan

21

1

Pejabat Pendaftar UTM Kuala Lumpur komited untuk

melaksanakan kaedah penjimatan air bagi menyokong polisi

Green Campus dan menjimatkan perbelanjaan terhadap

penggunaan air di semua bangunan UTM.

22

1

ARAHAN PENJIMATAN AIR

1. Tutup rapat paip air selepas digunakan supaya tiada kebocoran air

2. Buka paip air secara sederhana dan tutup segera selepas selesai

digunakan

3. Sebarang kebocoran paip air hendaklah dilaporkan ke Pejabat

Harta Bina (PHB) UTMKL agar dapat dibaiki segera

23

1