innovative entrepreneurial 1registrar.utm.my/wp-content/uploads/2013/05/iso_pej_pendaftar.pdf ·...

www.utm.my innovative ● entrepreneurial ● global 1


Penubuhan Seksyen 10(1) Akta 30, Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971

Visi

Menjadi pusat pengurusan Universiti bertaraf dunia bagi mendokong aspirasi Universiti

Misi

Menerajui pengurusan dan pentadbiran Universiti berteraskan kualiti menerusi pengurusan endah bagi memenuhi kehendak pelanggan

Rujukan Kuasa Perlembagaan Universiti Teknologi Malaysia Tahun 2010 di bawah Subseksyen 14(1-4)


HCM TIMB.

PENDAFTAR

(N54)

HCD TIMB.

PENDAFTAR

(N54)

BPA TIMB.

PENDAFTAR

(N54)

BPPO TIMB.

PENDAFTAR

(N52)

BK PENGARAH

KES. (KP48)

ULP TIMB.

PENDAFTAR

(N48)

PPKL TIMB.

PENDAFTAR

(N52)

Wan Mohd Zawawi bin Wan Abd

Rahman

PENDAFTAR (VU7)

BHG.

PENGURUSAN

MODAL INSAN

PERJAWATAN

•Perancangan

•Perjawatan P&P

•Sokongan

PERKHIDMATAN

•Perkhidmatan

Utama

•Perkhidmatan

Personel

PENTADBIRAN

•Pentadbiran

GOVERNAN

•Dasar

BHG.

PENGURUSAN

AKADEMIK

KEMASUKAN &

REKOD

•Kemasukan &

Rekod

SENAT

•Senat

KONVOKESYEN

•Konvokesyen

PEMBANGUNAN

& KUALITI

•Pembangunan &

Kualiti

PEPERIKSAAN &

PENGIJAZAHAN

•Peperiksaan

•Pengijazahan

BHG.

PGRSN&PNTDBRN

ORGANISASI

PENGURUSAN

•Pengurusan Kualiti

•Pengurusan

Perubatan

• Kebajikan Staf

•Pengurusan ICT

•Kewangan & Aset

PENTADBIRAN

•Arkib

• Mel

• Kad Matrik Staf dan

Mahasiswa

•Prestasi Organisasi

• Pentadbiran Am

BHG.

KESELAMATAN

OPERASI &

TUGASAN AM

•Operasi &

Tugasan Am

•Kawalan Statik

• Lalulintas

•Siasatan &

Risikan

PERKHIDMATAN

& PENTADBIRAN

•Perkhidmatan &

Pentadbiran

UNIT LEMBAGA

PENGARAH

•Urusetia Lembaga

Pengarah

•Mesyuarat/

Program Utama

Universiti

PEJ. PENDAFTAR

UTMKL

MODAL INSAN

•Pengurusan

Modal Insan

PENTADBIRAN

•Pentadbiran

•Perjawatan

KESELAMATAN

•Keselamatan

BHG.

PEMBANGUNAN

MODAL INSAN

LATIHAN • Bukan Akademik

• Akademik

• ICT

PEMBANGUNAN

PROFESIONAL • Cuti Belajar

• Cuti Sabatikal

• Latihan Iktisas

• Latihan Industri

• Post Doktoral

KOMPETENSI

STAF • Penilaian kompetensi

PENTADBIRAN • Pentadbiran &

Pengurusan Staf

• Tempahan Tiket

PUSAT LATIHAN • Pengurusan &

Pembangunan

DASAR & POLISI • Pembangunan

Kerjaya Staf


Nota:

Selaras dengan polisi, pelan dan rangka kerja dibentuk, dinilai bagi mencapai keberkesanan Sistem Pengurusan Kualiti berterusan bagi menjamin penambahbaikan berterusan yang bersesuaian dengan keperluan pelanggan.

Polisi Kualiti disampaikan kepada semua staf supaya dapat difahami, dihayati dan meningkatkan komitmen terhadap sistem kualiti pengurusan.


Meningkatkan prestasi pentadbiran Universiti

melalui budaya korporat untuk menyediakan

penyelesaian pentadbiran yang cekap, berkesan

dan profesional.

Menjamin maklumat dan rekod sentiasa

bersepadu lengkap, tepat dan selamat.

Memastikan kawalan kampus sentiasa cemerlang

Menjamin perkhidmatan pengurusan akademik

yang cekap dan berkesan melalui skima jaminan

kualiti.

Prihatin terhadap kebajikan staf.

Penggerak kepada program pemasaran akademik

Universiti (Kursus Ijazah Sarjana Muda dan

Diploma)


Perkhidmatan Sokongan

1 Pengurusan Modal Insan

2 Pengurusan Akademik

3 Pengurusan Keselamatan

4


CEO

Pendaftar

Setiausaha

Pengawal Dokumen (BPO)

Wakil Pengurusan

Timbalan Pendaftar BPO

Timbalan Wakil Pengurusan

Timbalan Pendaftar Kanan

BPA



HCM



HCD


Pengarah Keselamatan BK


Bil Bahagian Prosedur Aktiviti Arahan Kerja Jumlah

1 Pengurusan Modal Insan 3 31 34

2 Pembangunan Modal Insan 5 9 14

3 Pengurusan Akademik 4 15 19

4 Pengurusan & Pentadbiran Organisasi

5 11 16

5 Keselamatan 4 - 4

Jumlah 21 66 87


BAHAGIAN PENGURUSAN

MODAL INSAN (HCM)


a. Memastikan urusan pelantikan staf UTM mencapai 80% pengisian daripada kekosongan jawatan baru yang diluluskan

* Data tahun 2012 ialah sehingga Jun 2012

Tiada jawatan baharu yang diluluskan bagi tahun 2011 dan tahun 2012


b. Memastikan urusan pelantikan staf UTM mencapai 80% pengisian daripada kekosongan jawatan semasa

6 26

151

6 0 24

0

50

100

150

200

Akademik P&P Sokongan

Peruntukan

Pengisian

Pencapaian sehingga Jun tahun 2012 : 16.39%


% Pelantikan P&P rendah disebabkan arahan

pembekuan perjawatan oleh pihak JPA. Manakala Kumpulan B,C dan,

pelantikan waran selesai sebelum April 2011.

Pencapaian Tahun 2011 : 72.38% 0

50 55

0

22

54

0

10

20

30

40

50

60


Peruntukan

Pengisian

Bilangan Kekosongan Jawatan



c. Memastikan urusan kenaikan pangkat staf UTM mencapai 80% daripada jumlah kekosongan jawatan naik pangkat semasa

37

14 26

37

8 8 0

50

100

150

200

250

300


Peruntukan

Pengisian

Pencapaian Sehingga Jun Tahun 2012 :

68.83%

Pencapaian Tahun 2011 :

98.45%


319

29 41

319

28 36 0

100

200

300

400


Peruntukan

Pengisian




BAHAGIAN PEMBANGUNAN

MODAL INSAN (HCD)


a. Memastikan 80% staf menghadiri kursus sekurang-kurangnya 7 hari setahun


41.5

85.51

58.5

14.5

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

2012 2011

Peratus Kehadiran Staf

Hadir > 7 HariHadir < 7 Hari

JUMLAH :

5713 staf Pencapaian

Sehingga Jun Tahun 2012 :

41.5%

Pencapaian Sehingga

Tahun 2011: 85.51%


b. Memastikan 80% Perancangan Latihan Jangka Pendek dapat dilaksanakan.

Pencapaian Sehingga Jun Tahun 2012 :

81.4%


83%

86

164

70

136

0

20

40

60

80

100

120

140

160

180

2012 2011

Rancang Laksana


JUMLAH :86 latihan

Bilangan Latihan


c. Memastikan 80% peruntukan biasiswa yang diluluskan oleh pihak Kementerian Pengajian Tinggi dapat digunakan


162 156

17

113

0

50

100

150

200

Sehingga Jun Tahun2012

Tahun 2011

Peruntukan

Penggunaan

Pencapaian Sehingga Jun Tahun

2012 : 10.49%

Pencapaian Sehingga Tahun 2011: 72.44%

Bilangan Biasiswa


BAHAGIAN PENGURUSAN AKADEMIK (BPA)


59

16

Jumlah Program Sepenuh Masa Yang Ditawarkan sehingga

Sesi 2010/2011

Jumlah : 75 Jumlah : 72

a. Memastikan 100% program yang dilaksanakan mendapat kelulusan dari Kementerian Pengajian Tinggi dan diiktiraf oleh

Jabatan Perkhidmatan Awam.

Pencapaian Sesi 2010/2011 & 2011/2012 :

100%

56

16

Jumlah Program Sepenuh Masa Yang Ditawarkan sehingga

Sesi 2011/2012

IjazahSarjanaMuda

Diploma



Pengambilan Pelajar

Seramai 4234 pelajar telah

ditawarkan tempat bagi sesi

kemasukan 2011/2012

Seramai 4324 pelajar telah

ditawarkan tempat bagi sesi

kemasukan 2010 / 2011.

100% surat tawaran telah

diposkan dan dihebahkan

melalui laman web

http://www.jpt.utm.my bagi

tahun 2010 dan 2011.

b. Memastikan 100% surat tawaran pelajar yang berjaya diterima masuk ke UTM telah dihantar dan disebarkan melalui web.


Pencapaian Sesi 2010/2011 & 2011/2012 :

100%

http://www.jpt.utm.my/










Bagi pengukuran standard output Ijazah/Diploma yang dikeluarkan 100%

menepati keperluan pelanggan

c. Memastikan Ijazah/Diploma graduan yang dikeluarkan adalah sifar kesilapan.

3964

4946

2096

0

1000

2000

3000

4000

5000

6000

46 47 48

Jumlah Ijazah/Diploma

Jumlah Ijazah/Diploma

Pencapaian Bagi Majlis

Konvokesyen ke 46, 47& 48 :

100%



255

21

Transkrip Secara Permohonan Januari-Jun 2012

Dalam tempoh5 hari

Melebihi 5 hari

Pencapaian sehingga Jun

2012 : 92.40%

d. Memastikan transkrip dikeluarkan kepada pelajar dalam masa 5 hari bekerja dari tarikh penerimaan permohonan



96.93%


726

23

Transkrip Secara Permohonan Januari-Disember 2011


Pelaksanaan Majlis

Konvokesyen

Perancangan yang teratur telah dibuat

untuk melaksanakan Majlis

Konvokesyen.Bagi melaksanakan Majlis

Konvokesyen dengan lancarnya

Skrip Majlis Konvokesyen telah

diedarkan sehari sebelum majlis

berlangsung.

Pemantauan telah dibuat melalui post

mortem dilaksanakan bagi tujuan

penambahbaikan proses dan

pelaksanaan.

e. Memastikan skrip perjalanan Majlis Konvokesyen diedarkan sehari sebelum majlis berlangsung

Pencapaian Majlis Konvo ke-46 hingga

48: 100% * Data tahun 2012 ialah sehingga Jun 2012


BAHAGIAN PENGURUSAN DAN PENTADBIRAN ORGANISASI (BPPO)


a. Memastikan Penghantaran/Pengambilan Mel Dalaman Universiti Dari/Ke Peti Mel Universiti Dalam Tempoh Satu Hari Bekerja

Pencapaian sehingga Jun

Tahun 2012 : 87.2%

* Data tahun 2012

ialah sehingga Jun

2012


97%

97.3%

87.9%

99.8% 99.9%

96.9% 96.2%

98.8%

98.6% 98.6%

96.7% 96.9%

95.0%

80.0%

82.0%

84.0%

86.0%

88.0%

90.0%

92.0%

94.0%

96.0%

98.0%

100.0%

102.0%

JAN. FEB. MAC. APR. MEI. JUN JUL AUG SEPT OKT NOV DEC

% Penghantaran Despatch Ke PTJ Bagi 2011

88.1%

85.1%

91.4%

83.7%

89.2%

85.5%

78.0%

80.0%

82.0%

84.0%

86.0%

88.0%

90.0%

92.0%

JAN. FEB. MAC. APR. MEI. JUN

Penghantaran…

% Penghantaran Despatch Ke PTJ Sehingga Jun 2012


b. Memastikan keperluan perubatan staf dapat dipenuhi 100% dengan syarat staf telah memenuhi peraturan yang telah

ditetapkan oleh Universiti

Bilangan Tuntutan Bagi Tahun 2011 Sehingga Jun 2012

BUTIRAN

SEHINGGA JUN THN 2012 TAHUN 2011

LULUS TIDAK

DILULUSKAN LULUS

TIDAK

DILULUSKAN

KLINIK PANEL 27,492 - 64,587 -

JANTUNG 40 - 58 -

DIALISIS 29 - 30 -

PERGIGIAN 608 10 1,203 -

PEMBELIAN UBAT 10 4 31 -

PEMBELIAN ALAT 9 3 - -

PELBAGAI 72 43 198 80

JUMLAH 28,260 60 66,107 80

JUMLAH BESAR 28,320 66,187

Pencapaian Tahun 2011

Sehingga Jun 2012 : 100%

*Tuntutan yang tidak diluluskan adalah kerana tidak memenuhi syarat Skim Perkhidmatan Perubatan Staf UTM


c. Memastikan Kad Matrik Pelajar Dan Kad Pengenalan Staf Dikeluarkan Dalam Masa 24 Jam

Pencapaian Tahun 2011 & 2012 : 100%

Kad terus diproses sejurus permohonan lengkap diterima.


Staf, 413

Mahasiswa5,418

Pengeluaran Kad Matrik Bagi Tahun 2011

Staf; 266

Mahasiswa,

2214

Pengeluaran Kad Matrik Bagi Tahun 2012


BAHAGIAN KESELAMATAN (BK)


a. Mengadakan Operasi Keselamatan/ Penguatkuasaan Sekurang-kurangnya 4 Kali Sebulan

Pencapaian sehingga Jun 2012 : 100%


100%

11

8

13 11

13

4

Jan Feb Mac Apr Mei Jun

Bilangan Operasi Sehingga Jun 2012


13 12

15 14

8

13

8 6

8

17

12

9

0

5

10

15

20

Jan. Feb. Mac Apr. Mei Jun Jul. Ogos Sept Okt Nov. Dis.

Bilangan Operasi Sehingga 2011


b. Menyelesaikan Minimum 80% Laporan Siasatan Daripada Kes Yang Dilaporkan Secara Rasmi

Pencapaian sehingga Jun 2012 : 88.7%


96.42%


Belum Selesai, 10

Kes Selesai, 270

Bilangan Kes Tahun 2011

Belum Selesai, 14

Kes Selesai, 110

Bilangan Kes Tahun 2012



Menguruskan hal ehwal akademik yang memenuhi keperluan pelanggan mengikut perancangan.

Mewujudkan suasana kehidupan kampus yang mesra, selesa dan selamat.

Memberi perkhidmatan yang mesra kepada pelanggan dengan tepat dan cepat.

Menguruskan pengambilan dan penempatan staf mengikut kriteria, perancangan dan spesifikasi yang ditetapkan.


0

10

20

30

40

50

Pendaftar PHB HEMA

5

15

3 1 1 0

Aduan Tak

Sah

Pendaftar PHB HEMA JUMLAH

SELESAI 0 5 15 3 22

BELUM SELESAI 0 1 1 0 3

ADUAN TAK SAH 0 0 0 0 0

JUMLAH ADUAN/ CADANGAN

DITERIMA 0 6 16 3 25

STATUS MAKLUMBALAS SSACD MENGIKUT FAKULTI/BAHAGIAN SEHINGGA JUN 2012

Selesai : 22 Belum Selesai : 3 Aduan Tak Sah : 0 JUMLAH ADUAN : 25


0

10

20

30

40

50

Pendaftar PHB CICT HEK RMC HEMACanseleri FS FKE

6

32

2 1 1 5

0 1 1 3

4 3

0 0

6

1 0 0

Aduan Tak Sah

Pendaftar PHB CICT HEK RMC HEMA CANS FS FKE JUMLAH

SELESAI 0 9 35 2 1 1 11 1 1 1 62

BELUM SELESAI 0 0 1 3 0 0 0 0 0 0 4

ADUAN TAK SAH 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0 2

JUMLAH ADUAN/ CADANGAN DITERIMA

2 9 36 5 1 1 11 1 1 1 68

STATUS MAKLUMBALAS SSACD MENGIKUT FAKULTI/BAHAGIAN BAGI TAHUN 2011

Selesai : 62 Belum Selesai : 4 Aduan Tak Sah : 2 JUMLAH : 68


79.60

82.80

78.40 78.80

77.20

74.00

75.00

76.00

77.00

78.00

79.00

80.00

81.00

82.00

83.00

84.00

Pandangan UmumTerhadap Pej

Pendaftar

Layanan Staf YgMemberi

Perkhidmatan

Tempoh MasaTindakan

PenyampaianPerkhidmatan & Tahap

Pengetahuan

Pandangan TerhadapPerkhidmatan Yg

Dihasilkan

Peratus Tahap Kepuasan Pelanggan Tahun 2011

Peratus (%)

Min 79.33%

Sasaran 80%


Inovasi (Pengurusan)

37

B Senarai Inovasi Kepuasan Pelanggan

Penjimatan Kos Operasi

Penjimatan Masa

Peningkatan Produktiviti

1 Peti Mel Despatch

2 Portal LPU

3 Portal Informasi

4

Format Penerbitan Buku

Panduan/ Polisi Pengurusan

Modal Insan

- -

5 Kotak Lestari -

IMPAK INOVASI/PENAMBAHBAIKAN


Bil Senarai Inovasi Kepuasan Pelanggan

Penjimatan Kos Operasi

Penjimatan Masa

Peningkatan Produktiviti

1. Soal Selidik Online

2. Database Pelbagai Tuntutan Perubatan

3. Database Penyediaan Surat Jaminan Perubatan

4. Sistem Pengkalan Data Tanpa Perlu Rujukan Fail

(Derma)

5. Sistem Pengkalan Data Pengurusan Jenazah

6. Sistem Pengurusan Rekod Cuti Sebatikal

7. Sistem Maklumat Latihan Jangka Pendek Online –

UTM Smile

8. Mesyuarat Jawatankuasa Modal Insan Universiti

(Minit Secara Online)

-

9. Pengisytiharan Harta Online

10. Penilaian Prestasi Maklumbalas 360o (eLNPT 360 o)

11. E-Promotion Staf Akademik

Inovasi (Teknikal)

IMPAK INOVASI/PENAMBAHBAIKAN


HCM HCD BPA BPPO BK MK

NCR-Mj 0 0 0 0 0 0

NCR-Mn 0 1 0 0 3 0

OFI 9 3 4 8 5 2

0

2

4

6

8

10

12

14

JUM 9 4 4 8 8 2

JUM

0

4

31

35


Salam Ramadhan

Sekian, Terima Kasih

innovative entrepreneurial 1registrar.utm.my/wp-content/uploads/2013/05/iso_pej_pendaftar.pdf ·...

Documents