Let Managers Manage

Prinsip asas yang pertama dalam Sistem Belanjawan Diubahsuai (MBS) adalah Let

Managers Manage. Prinsip ini bermaksud kuasa membuat keputusan perlulah

diberikan seberapa praktikal yang boleh kepada peringkat bawahan iaitu arahan

atau tugas diberikan oleh pihak atasan iaitu ketua jabatan atau pengarah. Pihak

atasan ini seterusnye mengagihkan segala tugas kepada orang-orang bawahannya.

Kuasa membuat keputusan hendaklah bersesuaian dengan peringkat akauntabiliti.

Let Managers Manage adalah satu sistem pengurusan dan belanjawan yang

berorientasikan hasil (output/impak) yang berintegrasikan strategi, sumber manusia,

kewangan, proses, serta pengukurannya.

Untuk menghasilkan informasi (managerial and budgetary) yang berkualiti

untuk membantu proses membuat keputusan, ia adalah melalui fokas terhadap

hubungkait antara input, output, dan impak. Prinsip ini digunakan secara meluas di

negara-negara maju dan disyorkan oleh agensi antarabangsa seperti Australia,

USA, Canada, dan New Zealand. Dengan kuasa yang diberikan kepada ketua-ketua

unit iaitu pengarah atau ketua jabatan, tindakan lanjut perlu dilaksanakan. Beliau

perlu bertanggungjawab bagi penyediaan program bagi setiap aktiviti yang

dilakukan. Sebagai contoh, di universiti yang ingin melaksanakan program untuk

memperbaiki dan memperkukuhkan Bahasa Inggeris, sebagai seorang ketua, beliau

bertanggungajawab untuk menubuhkan satu jawatankuasa perlaksana yang

memerlukan belanjawan untuk menguruskan program tersebut. Dengan adanya

ketua di setiap unit, agihan tugas (kuasa) diberikan untuk menguruskan belanjawan

itu mengikut tanggungjawab masing-masing.

Setiap ketua unit atau pengarah perlu meneliti prestasi unit-unit kecil di bawah

jagaannya dengan adil dan saksama. Beliau perlu memantau setiap unit kecil ini

bagi memastikan penyelewengan kuasa tidak berlaku sama sekali. Jika ada apa-apa

halangan yang boleh menggangu aktiviti itu, beliau perlu bertindak dengan pantas

dan bijak. Ketua berhak membuat rombakan di dalam setiap unit jika prestasi

mereka tidak memuaskan dan tidak mencapai tahap yang diingini.

Bagi menjalankan sesuatu aktiviti, ketua berhak memutuskan peruntukan

batas perbelanjaan mengikut fungsi dan akauntabiliti setiap unit. Unit-unit yang

bertugas, perlu melaporkan kertas kerja terlebih dahulu dengan belanjawan yang

diperlukan secara jujur dan telus. Belanjawan diagihkan mengikut keperluan setiap

unit masing-masing. Jika mereka memerlukan kos yang lebih banyak berbanding

unit yang lain, maka, lebih banyaklah peruntukan belanjawan yang diberikan kepada

unit tersebut atau sebaliknya.

Jumlah perbelanjaan perlu ditentukan oleh ketua aktiviti mengikut keutamaan,

dasar baru, one off, serta dasar penjimatan untuk dasar sedia ada semasa

mengemukakan belanjawan kepada jabatan bendahari. Dasar baru yang

dimaksudkan adalah belanjawan yang diperlukan untuk memulakan aktiviti yang

baru yang akan diteruskan untuk tahun-tahun yang berikutnya. Seperti contoh aktiviti

di atas, peruntukan diperlukan untuk sumber manusia dan pelajar-pelajar yang akan

mengikuti aktiviti ini. Manakala dasar one off adalah belanjawan yang diperlukan

hanya sekali sepanjang program tersebut. Contohnya, pembelian peralatan

mengajar seperti pemancar LCD, papan putih, skrin putih, radio, computer riba, dan

sebagainya. Dasar penjimatan adalah penting dilakukan untuk dasar sedia ada di

mana perlu dititikberatkan nilai-nilai yang ‘value for money’. Pembelian adalah

mengikut keperluan dan tidak boleh membazir.

Adalah menjadi tanggungjawab setiap ketua aktiviti untuk memastikan

laporan pengecualian disediakan pada akhir tahun belanjawan untuk

perbelanjaan/prestasi yang terkeluar dari varian. Malah, ketua perlu memastikan

penyediaan pekeliling perkhidmatan (Internal Program Agreement) dengan

cawangan berasaskan format PP aktiviti.