garis panduan tadbir urus senat universiti malaysia...

GARIS PANDUAN TADBIR URUS

SENAT UNIVERSITI MALAYSIA

KELANTAN

UNIT SENAT, KONVOKESYEN, PENTADBIRAN AM DAN KEWANGAN

BAHAGIAN PENTADBIRAN AKADEMIK

PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (AKADEMIK & ANTARABANGSA)

UNIVERSITI MALAYSIA KELANTAN

KAMPUS BACHOK

Beg Berkunci No. 1, 16300 Bachok, Kelantan

09-7797000

www.umk.edu.my

http://www.umk.edu.my/

1

1.0 TUJUAN

Peraturan ini adalah berkaitan tadbir urus Senat Universiti Malaysia Kelantan.

2.0 TAFSIRAN

“Ahli” ertinya sebagaimana yang tercatat pada seksyen 22 (1) dan (2)

Perlembagaan Universiti Malaysia Kelantan;

“Senat“ Universiti Malaysia Kelantan iaitu badan akademik bagi Universiti

menurut peruntukkan seksyen 22, Perlembagaan Universiti Malaysia Kelantan’’

“ Pengerusi ” ertinya Naib Canselor Universiti Malaysia Kelantan;

“Perlembagaan” ertinya Perlembagaan Universiti Malaysia Kelantan.

“Pihak Berkuasa” ertinya Lembaga, Senat, Jawatankuasa Pengurusan

Universiti atau dengan apa-apa jua nama ia disebut, Fakulti, Sekolah, Pusat,

Akademi, Institut, Jawatankuasa Pengajian, Jawatankuasa Pemilih,

Jawatankuasa Kebajikan Pelajar, dan badan lain sebagaimana yang ditetapkan

oleh statut sebagai Pihak Berkuasa Universiti.

“Setiausaha” ertinya Setiausaha dari kalangan pegawai Universiti;

“Universiti” ertinya Universiti Malaysia Kelantan.

3.0 PUNCA KUASA

Garis Panduan ini diwujudkan berdasarkan punca kuasa seperti berikut:-

i) Perlembagaan Universiti Malaysia Kelantan [P.U. (A) 462/2010].

ii) Statut Senat Universiti Malaysia Kelantan 2013

2

4.0 KEAHLIAN

4.1 Keahlian Senat

22. (1) Senat hendaklah terdiri daripada berikut:

(a) Naib Canselor, yang hendaklah menjadi Pengerusi;

(b) Semua Timbalan Naib Canselor;

(c) Semua Dekan Fakulti dan semua ketua Kampus, Sekolah, Pusat,

Akademik dan Institut Universiti;

(d) Tidak lebih daripada dua puluh orang profesor sepenuh masa yang dipilih

bagi tempoh tiga tahun oleh semua profesor dan profesor madya sepenuh

masa Universiti;

Dan

(e) tidak lebih daripada lima orang daripada Universiti yang hendaklah diko-opt

oleh Naib Canselor selama tiga tahun.

(f) Senat boleh dari masa ke semasa mengundang mana-mana orang

termasuk mana-mana pelajar untuk menghadiri mesyuarat Senat.

(2) Senat boleh dari semasa ke semasa mengundang mana-mana orang, termasuk

mana-mana pelajar, untuk menghadiri mesyuarat Senat.

(3) Dalam masa ketidakhadiran Naib Canselor, seorang Timbalan Naib Canselor

hendaklah mempengerusikan mesyuarat Senat.

4.2 Tertakluk kepada perenggan 22(1)(d), tatacara pemilihan dan jumlah keahlian

hendaklah ditentukan oleh Senat.

4.3 Pendaftar atau wakilnya hendaklah menjadi Setiausaha Senat.

4.4 Pendaftar, Bursar, Ketua Pustakan dan Penasihat Undang-Undang hendaklah

menjadi ex-officio tetapi tidak berhak untuk mengundi dalam mesyuarat senat

3

5.0 FUNGSI SENAT

(1) Senat adalah menjadi badan akademik bagi Universiti dan, tertakluk kepada

Perlembagaan ini, statut, kaedah-kaedah dan peraturan-peraturan, berhak

mengawal dan memberikan arahan secara am mengenai pengajaran,

pendidikan dan peperiksaan, dan pengurniaan ijazah, diploma, sijil dan

kepujian akademik yang lain.

(2) Senat hendaklah mempunyai fungsi dan kuasa sepertimana yang

diperuntukkan di bawah subseksyen 4(3) dan subseksyen 22 (6)

Perlembagaan, dan termasuklah fungsi dan kuasa untuk –

a) Memberi keizinan bertulis kepada Lembaga untuk membuat baru, atau

meminda atau membatalkan statut berkaitan akademik menurut

subseksyen 35 (3) Perlembagaan.

b) Memberi keizinan bertulis kepada Lembaga untuk membuat baru, atau

meminda atau membatalkan kaedah berkaitan akademik menurut

subseksyen 37 (2) Perlembagaan.

c) Membuat peraturan bagi tatacaranya sendiri;

d) Selepas berunding dengan Lembaga, membuat peraturan bagi tatacara

Jawatankuasa Pemilih berkaitan akademik;

e) Membuat peraturan bagi tatacara sesuatu Fakulti, Sekolah, Pusat,

Akademik, Institut atau Jawatankuasa Pengajian, atau mana-mana

jawatankuasa atau badan lain yang tertakluk kepada bidang kuasanya;

f) Membuat peraturan bagi menetapkan kursus-kursus pengajian dan

sukatan pelajaran bagi peperiksaan;

g) Bagi maksud pelaksanaan pengajaran dan pembelajaran, memilih dan

mengeluarkan arahan kepada penyelia atau pemeriksa dalam dan luar

Universiti;

h) Mengeluarkan arahan kepada jawatankuasa pemeriksa Universiti;

i) Meluluskan dan memperakukan keputusan peperiksaan Universiti dan

pengurniaan ijazah, diploma, sijil dan kepujian akademik yang lain

mengikut statut, kaedah dan peraturan;

4

j) Mengadakan dan mengurniakan fellowship, biasiswa, bantuan,

dermasiswa, pingat, hadiah dan gelaran, kepujian, kurniaan lain dan jenis

bantuan lain ke arah kemajuan dan penyebaran pengetahuan;

k) Memberikan arahan-arahan mengenai pengajaran dan pembelajaran,

penyelidikan dan pembangunan dan pengkomersialan inovasi;

l) Memberikan arahan am mengenai kemudahan pengajaran dan

penyelidikan lain di Universiti;

(m) Menyediakan kursus pengajaran, mengadakan peperiksaan, membuat

peruntukan untuk penyelidikan, dan mengambil apa-apa langkah lain

yang didapati perlu atau mustahak untuk memajukan dan menyebarkan

pengetahuan;

(n) Menerima masuk pelajar dari dalam atau luar Malaysia untuk apa-apa

kursus pengajian yang diluluskan oleh Universiti;

(o) Mengiktiraf ijazah dan diploma institusi pengajian tinggi yang lain, bagi

maksud memasuki kursus pengajian dan peperiksaan Universiti dan juga

mengurniakan ijazah yang lebih tinggi kepada pemegang ijazah atau

diploma itu atau kepada siswazah Universiti mengikutsyarat sebagaimana

yang ditetapkan oleh kaedah-kaedah;

(p) Memberikan ijazah kepada guru yang telah memenuhi apa-apa kehendak

sebagaimana yang ditetapkan oleh kaedah-kaedah;

(q) Memberikan sijil kepada orang yang telah mencapai kecekapan dalam

mana-mana bidang ilmu.

(r) Untuk menubuhkan Fakulti, Sekolah, Pusat, Akademi dan Institut, dan

jabatan, unit atau badan di bawah Fakulti, Sekolah, Pusat, Akademi dan

Institut itu;

(s) Dengan keizinan Lembaga, untuk memberikan ijazah kehormat kepada

orang yang telah menyumbang terhadap kemajuan atau penyebaran

pengetahuan, atau yang telah memberi khidmat awam yang cemerlang;

(t) Untuk membentuk dasar dan kaedah pengajaran dan pembelajaran,

peperiksaan, penyelidikan, biasiswa dan latihan yang dijalankan di dalam,

oleh atau dari Universiti;

5

(u) Untuk memastikan standard pendidikan dalam kursus pengajian yang

diadakan di dalam, oleh atau dari Universiti;

(v) Untuk menentukan kebolehlaksanaan atau selainnya apa-apa cadangan

berkenaan dengan apa-apa kurikulum atau kursus pengajian yang

dijalankan atau hendak dijalankan di dalam, oleh atau dari Universiti;

(w) Untuk menentukan kelayakan yang dikehendaki bagi diterima masuk ke

dalam mana-mana kursus pengajian yang diadakan di dalam, oleh atau

dari Universiti;

(x) Untuk mengawal selia penjalanan penilaian dan peperiksaan,

mengesahkan keputusan peperiksaan dan menentukan rayuan;

(y) Untuk menggubal dasar bagi melindungi kebebasan akademik dan

kecemerlangan profesional; dan

(z) Untuk melakukan segala perkara yang suai manfaat atau perlu bagi atau

bersampingan dengan pelaksanaan fungsinya di bawah Perlembagaan

ini.

6.0 KUASA MEWAKILKAN

6.1 Senat boleh mewakilkan kepada ahli-ahlinya atau suatu jawatankuasa yang terdiri

daripada ahli-ahlinya atau suatu Fakulti, Sekolah, Pusat, Akademi atau Institut, atau

mana-mana Pihak Berkuasa lain, atau mana-mana pegawai, mana-mana

kewajipan, fungsi dan tanggungjawabnya.

6.2 Walau apa pun subperenggan (i), Senat boleh, sekiranya ia berpendapat perlu,

menyemak mana-mana keputusan yang dibuat oleh pihak yang kepadanya ia telah

mewakilkan kuasa dan boleh mengesahkan, membatalkan, mengubah atau

meminta pihak itu menimbangkan semula keputusan itu.

7.0 SETIAUSAHA SENAT

7.1 Pendaftar atau wakilnya hendaklah menjadi Setiausaha Senat.

6

8.0 Term of Reference

Term Of Reference (TOR) bagi Jawatankuasa Senat adalah seperti berikut :

i. Menentukan syarat kemasukan pelajar, syarat pendaftaran pelajar dan syarat yang

membolehkan pelajar menyambung pengajian di Universiti.

ii. Memajukan kerja akademik Universiti dalam bidang pengajaran, penyelidikan,

perundingan dan penerbitan.

iii. Membuat peraturan mengenai pengajaran, pembelajaran dan peperiksaan.

iv. Mengadakan program-program pengajian di peringkat Ijazah, Diploma dan sijil

tertakluk kepada kebenaran daripada pihak berkuasa tertentu.

v. Menentukan syarat-syarat penganugerahan Ijazah, Diploma, Sijil dan Kepujian

Akademik yang lain serta gelaran.

vi. Menganugerahkan Ijazah, Diploma, Sijil dan Kepujian Akademik yang lain daripada

sesiapa yang layak.

vii. Menganugerahkan kepada Guru atau Staf Universiti yang telah memenuhi apa-apa

kehendak yang ditetapkan oleh Kaedah-Kaedah.

viii. Menganugerahkan sijil kepada orang yang telah mencapai kecekapan dalam mana-

mana bidang ilmu pengetahuan.

ix. Mencadangkan penganugerahan Ijazah Kehormat dan kepujian lain kepada orang

yang telah memberi sumbangan demi peningkatan atau penyebaran ilmu pengetahuan

atau yang telah memberi khidmat yang cemerlang kepada awam untuk diluluskan oleh

Lembaga Pengarah.

x. Mengiktirafkan sijil, Diploma, Ijazah dan Kepujian Akademik yang lain dari yayasan

pengajian tinggi bagi maksud memasuki kursus dan menduduki peperiksaan di

Universiti dan mengurniakan ijazah yang lebih tinggi kepada pemegang Ijazah,

Diploma, Sijil dan Kepujian Akademik yang lain itu atau kepada Siswazah Universiti

mengikut syarat-syarat yang ditetapkan oleh Kaedah-Kaedah.

xi. Mencadangkan kepada Lembaga Pengarah supaya diadakan skim biasiswa, skim

dermasiswa, pingat, hadiah dan apa-apa pemberian lain yang melibatkan kewangan

Universiti untuk menggalakan pengajian, penyelidikan dan penerbitan.

xii. Melucutkan sebarang penganugerahan yang telah dibuat dibawah kuasanya.

7

xiii. Mencadangkan kepada Lembaga Pengarah setelah berunding dengan Jawatankuasa

Pengajian mengenai penubuhan atau pembuburan Fakulti, Sekolah, Pusat, Institut

atau lain-lain bahagian Akademik Universiti.

xiv. Menimbangkan cadangan-cadangan bagi Kaedah-Kaedah di bawah Seksyen 34 (2)

Perlembagaan Universiti Malaysia Kelantan.

xv. Menjalankan semua kuasa yang diberikan kepada Senat oleh Perlembagaan, Statut.

Kaedah-kaedah dan mana-mana undang-undang bertulis yang lain.

9.0 NOTIS MESYUARAT

9.1 Notis bagi sesuatu mesyuarat Senat hendaklah disampaikan secara bertulis atau

secara elektronik oleh Setiausaha kepada ahli-ahli Senat sekurang-kurangnya tujuh

(7) hari sebelum mesyuarat diadakan.

10.0 AGENDA MESYUARAT

10.1 Agenda bagi sesuatu mesyuarat biasa serta kertas-kertas yang berkaitan hendaklah

disampaikan kepada ahli-ahli Senat selewat-lewatnya tiga (3) hari bekerja sebelum

tarikh yang ditetapkan bagi mesyuarat itu.

10.2 Seseorang ahli Senat yang hendak memasukkan sesuatu perkara dalam agenda

mesyuarat biasa hendaklah memberitahu Setiausaha selewat-lewatnya dua (2) hari

bekerja sebelum mesyuarat diadakan.

10.3 Agenda bagi sesuatu mesyuarat khas hendaklah disampaikan kepada ahli-ahli

Senat bersama-sama dengan notis mesyuarat itu.

11.0 TATACARA MESYUARAT

Senat boleh menentukan tatacara mesyuaratnya sendiri iaitu:-

11.1 Kategori Mesyuarat

Mesyuarat-mesyuarat Senat adalah dibahagikan kepada dua (2) kategori iaitu

Mesyuarat Biasa dan Mesyuarat Khas.

8

A) Mesyuarat Biasa

i) Senat hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya sekali pada setiap

bulan.

ii) Mesyuarat Biasa hendaklah diadakan pada tarikh yang ditetapkan terlebih

dahulu oleh Pengerusi. Jika sesuatu Mesyuarat Biasa tidak dapat

diadakan pada tarikh yang telah ditetapkan oleh kerana sesuatu sebab,

kecuali ketiadaan korum, maka mesyuarat itu hendaklah ditunda ke satu

tarikh lain.

iii) Pemberitahuan mengenai sesuatu Mesyuarat Biasa dengan menyatakan

tempat, tarikh dan masa mesyuarat hendaklah dikeluarkan selewat-

lewatnya tiga (3) hari bekerja sebelum tarikh mesyuarat. Pemberitahuan

hendaklah dibuat secara bertulis.

iv) Pemberitahuan tentang sesuatu mesyuarat boleh dianggap telah

disampaikan kepada ahli sekiranya pemberitahuan tersebut telah

disampaikan ke alamat ahli yang disimpan oleh Universiti.

v) Sekiranya dipersetujui dengan suara terbanyak oleh ahli-ahlinya yang

hadir, perkara-perkara yang tidak dimasukkan ke dalam agenda

Mesyuarat Biasa boleh dikemukakan untuk perbincangan di bawah “Hal-

Hal Lain”.

vi) Jika korum bagi Mesyuarat Biasa tidak diperolehi dalam masa tiga puluh

(30) minit selepas masa yang ditetapkan untuk mesyuarat tersebut maka

mesyuarat ini hendaklah ditunda ke waktu atau tarikh lain yang ditetapkan

oleh Pengerusi.

vii) Jika sekiranya korum bagi mesyuarat ini tidak juga diperolehi setelah tiga

puluh (30) minit selepas waktu mesyuarat baharu ini ditetapkan, maka

mesyuarat ini hendaklah dimulakan dengan serta merta dan apa-apa

keputusan yang dipersetujui hendaklah dianggap seolah-olah keputusan

ini diambil dalam mesyuarat yang korumnya mencukupi dengan syarat

bahawa tidak ada apa-apa perkara baharu telah ditambah kepada agenda

asal.

viii) Mesyuarat Biasa hendaklah ditamatkan atau ditangguhkan selepas ianya

telah berjalan selama tiga (3) jam kecuali jika Senat membuat ketetapan

supaya mesyuarat tersebut diteruskan lagi.

9

ix) Sambungan bagi Mesyuarat Biasa yang ditangguhkan menurut

perenggan (viii) di atas hendaklah diadakan pada tarikh dan masa yang

ditetapkan tidak lewat daripada tujuh (7) hari bekerja selepas tarikh

penangguhan itu. Mesyuarat sambungan tersebut hendaklah dianggap

sebahagian daripada mesyuarat asal yang telah ditangguhkan dan tidak

ada apa-apa perkara “Hal-Hal Lain”. Mesyuarat sambungan hendaklah

ditamatkan selepas ianya berjalan selama dua (2) jam kecuali jika Senat

membuat ketetapan supaya mesyuarat itu diteruskan lagi.

B) Mesyuarat Khas

i. Mesyuarat Khas untuk membincangkan perkara-perkara tertentu boleh

diadakan:

a. Apabila diarahkan oleh Pengerusi Senat; atau

b. Apabila ada permintaan daripada sekurang-kurangnya satu pertiga

(1/3) daripada bilangan ahli Senat.

ii. permintaan di bawah subperenggan (i) (b) di atas hendaklah

dikemukakan secara bertulis kepada Setiausaha dengan menyatakan

perkara-perkara yang hendak dikemukakan untuk pertimbangan

Mesyuarat Khas. Mesyuarat Khas hendaklah diadakan dalam masa

sepuluh (10) hari selepas permintaan demikian diterima oleh Setiausaha.

iii. Pemberitahuan tentang Mesyuarat Khas dengan menyatakan tempat,

tarikh dan masa mesyuarat hendaklah dikeluarkan selewat-lewatnya lima

(5) hari bekerja sebelum tarikh mesyuarat. Pemberitahuan yang dibuat

secara bertulis.

iv. Agenda Mesyuarat Khas hendaklah disampaikan bersama dengan

pemberitahuan mesyuarat.

v. Tiada sesuatu perkara yang boleh dibincangkan dalam Mesyuarat Khas

jika perkara itu tidak dimasukkan dalam agenda.

vi. Jika korum Mesyuarat Khas tidak diperolehi dalam masa tiga puluh (30)

minit selepas waktu yang ditetapkan, maka mesyuarat adalah terbatal.

vii. Mesyuarat Khas boleh dijalankan seberapa lama yang difikirkan perlu

oleh Senat.

10

11.2 Kepentingan Peribadi

i. Mana-mana ahli Senat yang mempunyai kepentingan peribadi terhadap

sesuatu isu yang dibincangkan semasa mesyuarat hendaklah mengisytiharkan

perkara tersebut dan tertakluk kepada keputusan Pengerusi untuk

membenarkan ahli Senat tersebut berada mengikuti mesyuarat atau dipohon

untuk meninggalkan bilik mesyuarat.

11.3 Korum

i. Dua pertiga (2/3) ahli mesyuarat termasuk pengerusi adalah korum bagi apa-

apa mesyuarat Senat.

ii. Rekod kehadiran ahli bagi setiap mesyuarat hendaklah disenggarakan

mengikut cara yang diarah oleh Senat.

11.4 Minit Mesyuarat

i. Minit-minit mesyuarat hendaklah merekodkan hanya keputusan-keputusan

Senat dan tidak pendapat ahli-ahli secara perseorangan. Seseorang ahli yang

tidak bersetuju dengan sesuatu keputusan mesyuarat boleh meminta supaya

dicatatkan dalam minit-minit mesyuarat yang berkaitan bahawa ia tidak

menyertai keputusan itu dengan syarat permintaan demikian dibuat di dalam

mesyuarat tersebut juga.

ii. Minit-minit mesyuarat hendaklah merekodkan perbahasan / perbincangan ke

arah sesuatu keputusan bagi isu-isu kritikal.

iii. Minit-minit Mesyuarat Biasa hendaklah diedarkan selewat-lewatnya tujuh (7)

hari bekerja selepas tarikh mesyuarat berkaitan.

iv. Minit-minit mesyuarat yang diedarkan sekiranya tidak ada apa-apa pindaan

atau bantahan dalam masa tujuh (7) hari bekerja dari tarikh-tarikh minit itu

diedarkan maka minit tersebut hendaklah dianggap sebagai betul dan

Setiausaha akan terus mengambil tindakan ke atas minit-minit itu. Pindaan-

pindaan yang disebabkan oleh kesalahan menaip boleh dibuat di dalam

mesyuarat Senat yang berikut.

v. Minit-minit mesyuarat Senat hendaklah disahkan dalam Mesyuarat Biasa yang

berikutnya.

11

vi. Selepas minit-minit bagi sesuatu mesyuarat Senat disahkan menurut

Peraturan ini, maka tiada sesuatu bantahan boleh dibuat sama ada berkenaan

apa-apa kandungan minit-minit mesyuarat tersebut atau berkenaan sah atau

tidaknya mesyuarat yang berkaitan itu.

vii. Minit-minit mesyuarat yang disahkan hendaklah disifatkan sebagai rekod yang

lengkap mengenai ketetapan-ketetapan yang dibuat oleh Senat dan tindakan-

tindakan susulan mematuhi ketetapan-ketetapan tersebut hendaklah diambil

oleh pihak-pihak yang dipertanggungjawabkan.

viii. Minit mesyuarat Senat hendaklah disimpan oleh Setiausaha.

11.5 Membuat Keputusan

i. Usul-usul yang dibawa dalam mana-mana mesyuarat Senat hendaklah

diputuskan mengikut kelebihan undi ahli-ahli yang hadir dan biasanya diundi

dengan mengangkat tangan.

ii. Pengerusi dan tiap-tiap ahli adalah berhak mempunyai dan boleh

menggunakan satu undian setiap seorang, tetapi sekiranya bilangan undian

sama banyak, Pengerusi adalah berhak mempunyai dan boleh menggunakan

undi kedua atau undi pemutus.

iii. Kelebihan undi hendaklah dianggap sebagai keputusan Senat bagi maksud

tindakan kerja oleh Pentadbiran Universiti.

11.6 Perkara-Perkara Penting

i. Sekiranya keputusan perlu dibuat dengan segera atas sesuatu perkara

penting, maka dengan persetujuan Pengerusi perkara itu boleh dikelilingkan /

dibuat secara edaran kepada ahli-ahli untuk mendapatkan kelulusan mereka.

Ahli-ahli hendaklah diberi masa selama tujuh (7) hari bekerja untuk

mengemukakan maklum balas kepada Setiausaha sama ada mereka

bersetuju, berkecuali atau tidak bersetuju atas perkara yang dikemukakan

secara edaran tersebut.

ii. Setiap keputusan, sama ada bersetuju, berkecuali atau tidak bersetuju

hendaklah disampaikan secara bertulis kepada Setiausaha dan hendaklah

dilaporkan dalam Mesyuarat Biasa yang berikutnya.

12

iii. Keputusan Senat mengenai sesuatu perkara yang dikelilingkan hendaklah

berasaskan kepada persetujuan kesemua ahli yang menyampaikan

keputusannya menurut perenggan (ii) di atas.

iv. Walau apapun yang diperuntukkan di bawah perenggan 11.6 ini, perkara ini

akan dibentangkan semula dalam suatu Mesyuarat Biasa atau Mesyuarat

Khas menurut mana yang difikirkan sesuai oleh Pengerusi.

11.7 Dokumen dan Penjalanan Mesyuarat Bersifat Sulit

i. Penjalanan mesyuarat Senat, kertas-kertas kerja Senat dan surat-surat yang

diedarkan

kepada ahi-ahli hendaklah disifatkan sebagai SULIT.

ii. Jika sesuatu keputusan Senat perlu diberitahu kepada mana-mana pihak,

pemberitahuan

itu hendaklah dibuat oleh Setiausaha atau mana-mana orang yang diberi

kuasa oleh Senat.

11.8 Penyimpanan Dokumen Mesyuarat

i. Setiausaha Senat hendaklah memastikan semua dokumen mesyuarat Senat

disimpan dan disenggara dengan baik, selamat dan efisyen.

ii. Setelah sesuatu mesyuarat Senat selesai, semua ahli hendaklah menyerahkan

semua dokumen mesyuarat kepada Setiausaha untuk disimpan seperti

dinyatakan di perenggan (i) di atas kecuali atas permintaan ahli tersebut.

13

12.0 PROSES KERJA DAN CARTA ALIR


UNIT SENAT, KONVOKESYEN DAN PENTADBIRAN

UMK/TNCA/SPKA/BPA/SOP 02

Halaman: 1 / 2

No. Semakan: 01

No. Isu: 01

ARAHAN KERJA KEURUSETIAAN MESYUARAT SENAT Tarikh Kuatkuasa:

Bil. Arahan Kerja Dokumen Sokongan /Borang

Susur masa

Tanggungjawab

1. Mula

2. Hantar surat dan emel kepada semua PTj untuk makluman tarikh Mesyuarat Senat dan mohon kertas kerja (jika ada) dan hantar kepada urusetia

1 hari TP BPA/ PTPO BPA

3. Terima kertas kerja Senat (hard copy dan soft copy) dari PTj mengikut format yang telah ditetapkan


4. Semak kertas kerja Senat dan buat pembetulan (jika ada)


5. Sedia Agenda Mesyuarat Senat

1 hari PTPO BPA

6. Muatnaik semua kertas kerja di dalam Sistem Pengurusan Mesyuarat (http://e-meeting.umk.edu.my/emeeting/)


7. Kemaskini kehadiran Ahli Senat ke Mesyuarat Senat

1 hari PTPO BPA

8. Mesyuarat Senat berlangsung


9. Sedia Minit Mesyuarat

7 hari TP BPA

10. Keluarkan cabutan minit mesyuarat kepada PTJ untuk maklumkan keputusan mesyuarat

1 hari TP BPA/PTPO BPA/

Dekan

11. Terima maklumbalas cabutan minit daripada PTJ lain

7 hari TP BPA/ PTPO BPA/

Dekan

12. Kemaskini status tindakan di dalam Minit Mesyuarat akan datang

1 hari PTPO BPA

13. Dokumentasi

1 hari PTPO BPA

14. Tamat

14


UNIT SENAT, KONVOKESYEN DAN PENTADBIRAN

UMK/TNCA/SPKA/BPA/SOP 01

Halaman: 1 / 2

No. Semakan: 01

No. Isu: 01


Proses Kerja Dokumen Sokongan

/Borang Susur masa

Tanggungjawab

1 hari

7 hari

2 hari

1 hari

1 hari

1 hari

1 hari

TP BPA/ PTPO BPA

TP BPA/ PTPO BPA

TP BPA/ PTPO BPA

PTPO BPA

TP BPA/ PTPO BPA

PTPO BPA

TP BPA/ PTPO BPA

1.Mula

2.Maklum tarikh dan mohon

kertas kerja

3.Terima kertas

kerja

4. Menepati

format

5.Sedia agenda

mesyuarat

7. Kemaskini

kehadiran

8. Mesyuarat

berlangsung

Ya

Tidak

6.Muatnaik

kertas kerja

15


UNIT SENAT, KONVOKESYEN DAN PENTADBIRAN UMK/TNCA/SPKA/BPA/SOP 01

Halaman: 1 / 2

No. Semakan: 01

No. Isu: 01


Proses Kerja Dokumen Sokongan

/Borang Susur masa

Tanggungjawab

7 hari

1 hari

7 hari

1 hari

1 hari

TP BPA

TP BPA/PTPO BPA/ Dekan

TP BPA/ PTPO BPA/

Dekan

PTPO BPA

PTPO BPA

14. Tamat

9. Sedia minit

mesyuarat

10. Edar cabutan

minit

11. Terima

maklumbalas

12. Kemaskini

status tindakan

13. Dokumentasi

16

13.0 MANUAL PENGGUNAAN SISTEM E-MEETING DALAM MESYUARAT SENAT

BAHAGIAN MANUAL Manual pengguna Sistem Pengurusan Mesyuarat ini terbahagi kepada ;-

a) Manual Umum

b) Manual Pengguna Biasa

c) Manual Pengguna Admin

d) Manual Pengguna Super Admin

e) Manual Pembangun Sistem

MANUAL UMUM

Manual umum merupakan manual yang digunapakai oleh semua pengguna Sistem

Pengurusan Mesyuarat.

MANUAL PENGGUNA BIASA

Manual pengguna biasa merupakan manual yang digunapakai oleh pengguna biasa Sistem

Pengurusan Mesyuraat. Pengguna biasa Cuma boleh membaca mesyuarat yang telah

diajukan kepadanya sahaja.

MANUAL PENGGUNA ADMIN

Manual pengguna admin pula digunapakai oleh admin setiap jawatankuasa. Admin ini telah

diajukan jawatankuasa tertentu kepadanya oleh pengguna super admin. Admin bertugas

menguruskan mesyuarat-mesyuarat dibawah jawatankuasa jagaannya.

MANUAL PENGGUNA SUPER ADMIN

Manual pengguna super admin pula digunakan oleh pengguna super admin di mana ini

merupakan pengguna paling berkuasa di dalam system. Pengguna super admin berupaya

menguruskan pengguna, jawatankuasa, tempat mesyuarat serrta melantik dimana-mana

pengguna menjadi adin kepada sesuatu jawatankuasa.

MANUAL PEMBANGUN SISTEM

Manual pembangun sistem merupakan manual kepada individu yang menyelenggara sistem

pengurusan mesyuarat secara teknikal.

17

Manual umum

Akses kepada Sistem Pengurusan Mesyuarat (selepas ini akan disebut sebagai e-meeting)

adalah seperti berikut :

URL : http://e-meeting.umk.edu.my

Id pengguna : Nombor pekerja

Kata laluan : Seperti mana yang telah dimasukkan oleh super admin

http://e-meeting.umk.edu.my/

43

14.0 PENTAFSIRAN

Sekiranya timbul perselisihan pendapat tentang mana-mana bahagian daripada Peraturan

ini, maka perkara ini hendaklah diputuskan dalam suatu mesyuarat Senat.

garis panduan tadbir urus senat universiti malaysia...

Documents