garis panduan permohonan penganjuran acara di … panduan permo… · acara-acara yang dianjurkan...

LLM/GP/A10-16

GARIS PANDUAN

PERMOHONAN

PENGANJURAN ACARA

DI LEBUH RAYA

LLM/GP/A10-16

GARIS PANDUAN PERMOHONAN

PENGANJURAN

ACARA DI LEBUH RAYA

Disediakan oleh:

Bahagian Pemantauan Operasi

Lembaga Lebuhraya Malaysia

2016

i Garis Panduan Permohonan Penganjuran Acara Di Lebuh Raya

KATA-KATA ALUAN

Ucapan setinggi-tinggi penghargaan kepada pihak urus setia kerana telah berjaya

menyiapkan Garis Panduan Permohonan Penganjuran Acara di Lebuh Raya ini. Garis panduan

ini adalah penting dan akan menjadi sumber rujukan oleh para pemohon, syarikat konsesi dan

warga kerja Lembaga Lebuhraya Malaysia (LLM). Setiap tahun, LLM menerima sejumlah

permohonan bagi penganjuran acara di lebuh raya dan didapati terdapat peningkatan jumlah

permohonan dari tahun ke setahun. Oleh yang demikian, dengan garis panduan ini, semua

permohonan akan dapat diproses dengan lebih sistematik dan seterusnya akan dapat memberi

panduan kepada pihak pemohon di dalam mengemukakan permohonan kepada LLM.

Garis panduan ini adalah merupakan perintis dan akan terus diperbaharui dan

diperkemaskan lagi dari semasa ke semasa bagi meningkatkan lagi keberkesanannya.

Sehubungan dengan itu, saya ingin mengambil kesempatan ini untuk mengucapkan terima kasih

kepada semua pihak yang telah memberi sumbangan di dalam menyediakan garis panduan ini.

Diharapkan agar usaha yang telah dicurahkan ini akan dapat memberi manfaat kepada semua

pihak yang terlibat.

DATO’ IR. HAJI ISMAIL BIN MD. SALLEH

Ketua Pengarah,

Lembaga Lebuhraya Malaysia.

ii Garis Panduan Permohonan Penganjuran Acara Di Lebuh Raya

PENGHARGAAN

Pihak Lembaga Lebuhraya Malaysia (LLM) ingin merakamkan setinggi-tinggi

penghargaan dan terima kasih kepada individuyang terlibat secara langsung di dalam penyediaan

garis panduan ini seperti berikut;

1. Dato Sr. Aziz Bin Abdullah - Lembaga Lebuhraya Malaysia

2. Ir. Abdullah Hashim - Lembaga Lebuhraya Malaysia

3. Husain Bin Osman @ Mohamed - Lembaga Lebuhraya Malaysia

4. Muhammad Syarizal Zin Azman - Lembaga Lebuhraya Malaysia

iii Garis Panduan Permohonan Penganjuran Acara Di Lebuh Raya

KANDUNGAN

BAB PERKARA HALAMAN

1 PENGENALAN 1

2 TUJUAN 2

3 ACARA-ACARA DIBENARKAN 2

3.1 Acara-acara yang Dibenarkan Diadakan di Lebuh Raya 2

3.2 Peringkat-peringkat Acara yang Dibenarkan Diadakan di Lebuh Raya 2

3.2.1 Peringkat Antarabangsa 2

3.2.2 Peringkat Kebangsaan 2

3.2.3 Peringkat Kementerian/ Kerajaan Negeri 3

3.2.4 Anjuran Syarikat Konsesi 3

3.2.5 Anjuran pihak Swasta/Badan Bukan Kerajaan (NGO)/ 3

Persatuan-Persatuan

4 PROSES PERMOHONAN 4

4.1 Melengkapkan Borang Senarai Semak

4.2 Peta Laluan yang akan Digunakan 4

4.3 Surat Kelulusan daripada Pihak Polis Diraja Malaysia (PDRM) 4

4.4 Pelan Penutupan Jalan dan Pengurusan Trafik 4

4.5 Tempoh Mengemukakan Permohonan 4

4.6 Bayaran-bayaran yang Dikenakan 5

4.6.1 Bayaran Proses 5

4.6.2 Bayaran Perkhidmatan 5

4.6.3 Caj daripada Syarikat Konsesi 5

4.6.4 Pengeculian/ Pengurangan Bayaran 5

4.7 Penghantaran Permohonan 6

5 PROSES KERJA 7

6 RUMUSAN 12

1 Garis Panduan Permohonan Penganjuran Acara Di Lebuh Raya

1. PENGENALAN

Setiap tahun, Lembaga Lebuhraya Malaysia (LLM) telah menerima sejumlah

permohonan bagi penganjuran acara di lebuh raya. Bagi pihak penganjur, acara yang

dilangsungkan di lebuhraya akan lebih kelihatan prestij dan akan menjadi daya tarikan untuk

mendapatkan lebih banyak penyertaaan. Selain itu, tujuan penganjuran acara pula adalah

pelbagai seperti acara sempena peristiwa, acara kejohanan, pengumpulan dana dan lain-lain lagi.

Penganjuran acara di lebuh raya seperti larian atau lumba basikal akan melibatkan

penutupan sebahagian atau keseluruhan lebuh raya. Kebiasaannya, penutupan lebuh raya ini

akan menimbulkan rungutan kepada pengguna lebuh raya walaupun pemberitahuan

mengenainya telah disebarkan oleh media lebih awal dan terdapat laluan-laluan alternatif yang

telah disediakan. Namun demikian, dari sudut positifnya, penganjuran acara ini juga melibatkan

kepentingan dan memberi kesan yang baik disebabkan pengisian yang dilaksanakan juga

melibatkan tetamu kenamaan dan jemputan dari dalam dan luar negara. Justeru, penganjuran

acara di lebuhraya perlu dirancang rapi dan dilaksanakan mengikut kaedah yang terbaik

berdasarkan peraturan-peraturan yang ditetapkan. Ini adalah bertujuan bagi menjaga

keselamatan kepada peserta dan juga pengguna lebuh raya di samping dapat meminimakan

gangguan kepada pengguna semasa sesuatu acara berlangsung.


2. TUJUAN

Garis panduan Penganjuran Acara Di Lebuh Raya ini bertujuan;

i. Sebagai panduan berhubung permohonan sesuatu acara untuk dilangsungkan di

lebuh raya.

ii. Memberikan maklumat berhubung dokumen yang diperlukan dan prosedur yang

perlu dipatuhi.

iii. Menyenaraikan acara-acara yang dibenarkan sahaja dilangsungkan di lebuh raya.

iv. Penyelarasan permohonan dan kelulusan sesuatu permohonan.

3. ACARA – ACARA YANG DIBENARKAN

3.1 Acara-acara yang dibenarkan diadakan di lebuh raya adalah seperti berikut;

i. Lumba basikal

ii. Marathon

iii. Walkathon

v. Fun Run

vi. Lain-lain acara yang mendapat kebenaran dari YB Menteri Kerja Raya

3.2 Merujuk kepada acara-acara yang dibenarkan di para 3.1 di atas, berikut adalah

peringkat-peringkat acara yang dibenarkan diadakan di lebuh raya.

3.2.1 Peringkat Antarabangsa

Acara yang tercatat penganjurannya di dalam kalender sukan antarabangsa serta

diiktiraf oleh Badan Sukan Negara bagi acara yang berkenaan. (contoh: Le Tour de

Langkawi, Marathon Antarabangsa Jambatan Pulau Pinang).

3.2.2 Peringkat Kebangsaan

Acara peringkat kebangsaan yang tercatat di dalam kalender sukan negara dan

diiktiraf oleh badan sukan yang berkenaan.


3.2.3 Peringkat Kementerian/ Kerajaan Negeri

Acara yang dianjurkan oleh Kementerian-Kementerian atau Kerajaan

Negeri.

3.2.4 Anjuran Syarikat Konsesi

Acara yang dianjurkan oleh Syarikat Konsesi Lebuhraya.

3.2.5 Anjuran pihak Swasta/ Badan Bukan Kerajaan (NGO)/ Persatuan-

Persatuan

Acara-acara yang dianjurkan oleh pihak swasta, badan bukan kerajaan

(NGO) atau persatuan-persatuan yang hanya mendapat sokongan sepenuhnya

daripada mana-mana Kementerian.


4. PROSES PERMOHONAN

4.1 Melengkapkan Borang Senarai Semak

Pemohon perlu melengkapkan senarai semak sebagaimana lampiran 1. Antara butiran di dalam

senarai semak ini adalah seperti tarikh, lebuh raya terlibat, masa penutupan lebuh raya, anggaran

jumlah peserta, kenamaan yang merasmikan, surat persetujuan untuk mengambil perlindungan

insuran bagi melindungi peserta acara tersebut dan aset lebuh raya serta maklumat-maklumat

lain berkaitan.

4.2 Peta Laluan yang akan Digunakan

Mengemukakan peta layout dengan menunjukkan dengan jelas laluan lebuh raya yang akan

digunakan termasuklah lokasi permulaan dan tamat serta pergerakan peserta.

4.3 Surat Kelulusan daripada Pihak Polis Diraja Malaysia (PDRM)

Pihak pemohon perlu menyertakan surat kelulusan daripada PDRM untuk penganjuran acara

tersebut.

4.4 Pelan Penutupan Jalan dan Pengurusan Trafik

Pemohon perlu menyertakan juga pelan yang menunjukkan lokasi lebuh raya yang ditutup dan

juga laluan-laluan alternatif. Pelan ini juga perlu menunjukkan lokasi pegawai polis/ RELA/

petugas yang ditempatkan semasa acara berlangsung.

4.5 Tempoh Mengemukakan Permohonan

Pemohon perlu mengemukakan permohonan lengkap sebelum tiga (3) bulan daripada tarikh

acara yang dipohon dilangsungkan. Kegagalan mematuhi perkara ini akan menyebabkan

permohonan tidak dapat diproses.


4.6 Bayaran-Bayaran yang Dikenakan

4.6.1 Bayaran Proses

Bayaran proses berjumlah Ringgit Malaysia Satu Ribu Sahaja (RM 1,000.00)

dikenakan bagi setiap permohonan dan ianya tidak akan dikembalikan. Surat permintaan

bayaran akan dikeluarkan oleh LLM setelah menerima permohonan daripada pemohon.

Permohonan tidak akan diproses sekiranya LLM tidak menerima bayaran proses ini.

4.6.2 Bayaran Perkhidmatan

Sekiranya permohonan diluluskan, Bayaran Perkhidmatan berjumlah Ringgit

Malaysia Sepuluh Ribu Sahaja (RM 10,000.00) akan dikenakan dan perlu dibayar oleh

pemohon sebelum pengeluaran permit kerja oleh Pejabat Wilayah LLM. Butiran

terperinci berhubung pembayaran akan diperjelaskan di dalam surat kelulusan yang

dikeluarkan oleh LLM.

4.6.3 Caj daripada Syarikat Konsesi

Pihak pemohon perlu merujuk kepada syarikat konsesi berhubung caj-caj yang

dikenakan seperti kerugian akibat penutupan lebuh raya, keselamatan, pentadbiran,

kebersihan dan lain-lain .

4.6.4 Pengeculian/ Pengurangan Bayaran

Sebarang pengecualian atau pengurangan bayaran akan diputuskan oleh

Jawatankuasa Penganjuran Acara di Lebuh Raya.


4.7 Penghantaran Permohonan

Pemohon hendaklah menghantar permohonan ke alamat berikut;

Pengarah Pemantauan Operasi,

Lembaga Lebuhraya Malaysia,

Tingkat 3, Blok B, Wisma Lebuhraya,

KM 6, Jalan Serdang-Kajang,

43000 Kajang, Selangor.

(Tel: 03-8738 3109, Faks: 03-8736 3052)


5. PROSES KERJA

Bil Proses Kerja Keterangan Tindakan

1. Menerima

permohonan

penganjuran

acara

di lebuh raya

a. Memastikan borang senarai semak

permohonan penganjuran acara di lebuh

raya telah diisi dengan lengkap dan

dokumen yang diperlukan disertakan oleh

pemohon.

b. Mamastikan tempoh penganjuran tidak

kurang tiga (3) bulan dari tarikh

permohonan.

LLM/

Bahagian

Pemantau

an Operasi

(BPO)

2. Pengeluaran

Surat

Permintaan

Bayaran Proses

Bahagian Pemantauan Operasi (BPO),

LLM akan mengeluarkan surat permintaan

bayaran proses berjumlah Ringgit Malaysia

Satu Ribu Sahaja (RM1,000.00) kepada

pemohon.

BPO

3. Proses

Permohonan

dan Penyediaan

Kertas Kerja

Setelah bayaran proses diterima oleh LLM,

BPO akan memproses permohonan dan

menyemak perkara berikut;

i. Semak kesesuaian tarikh penganjuran

ii. Semak kesesuaian bahagian lebuh raya

yang terlibat untuk acara dilangsungkan.

iii. Majukan kepada Syarikat Konsesi untuk

ulasan.

iv. Hanya acara yang dibenarkan sahaja

untuk dilangsungkan di lebuh raya.

v. Mendapatkan maklumat tambahan

daripada pemohon.

vi. Memanggil taklimat sekiranya perlu

vii. Menyediakan kertas kerja untuk

LLM/BPO


dibentangkan ke Jawatankuasa

Permohonan Penganjuran Acara di Lebuh

Raya.

4. Dibentangkan

ke mesyuarat

Jawatankuasa

Permohonan

Penganjuran

Acara di

lebuhraya

a. Setelah semua maklumat dan dokumen

yang diperlukan daripada pemohon di

perolehi, pihak urus setia menyediakan

kertas kerja dan seterusnya

membentangkan permohonan ini ke

Mesyuarat Jawatankuasa Permohonan

Penganjuran Acara di Lebuh Raya.

b. Ahli Jawatankuasa ini adalah seperti

berikut:

Pengerusi : Ketua Pengarah

Ahli –Ahli :

i. Timbalan Ketua Pengarah (Bisnes)

ii. Pengarah Pemantauan Operasi.

iii. Pen. Pengarah Kanan Wilayah Tengah

iv. Pen. Pengarah Kanan Undang-undang

v. Pen. Pengarah Kanan Ukur Bahan

vi. Pen. Pengarah Kanan Pengawasan Tol

vii. Pen. Pengarah (Perhubungan Awam)

Sumber Manusia & Pentadbiran

viii. Ketua Trafik TMC (Urus setia)

c. Jawatankuasa ini akan membuat

keputusan sama ada menyokong atau

tidak menyokong terhadap sesuatu

permohonan. Pengurangan atau

pengecualian bayaran juga dibincangkan

di jawatankuasa ini.

LLM/BPO

5. Menyediakan

Kertas Kerja

a. Setelah mendapat pengesyoran daripada

jawatankuasa, urus setia akan

BPO


untuk diangkat

ke YB Menteri

Kerja Raya.

menyediakan kertas kerja bagi

mengangkat permohonan tersebut kepada

YB Menteri Kerja Raya melalui Bahagian

Pembangunan dan Penswastaan,

Kementerian Kerja Raya.

6. Perakuan

Daripada YB

Menteri Kerja

Raya

a. Setelah mendapat perakuan daripada YB

Menteri Kerja Raya, Urus setia akan

menyediakan surat kelulusan/ penolakan

kepada pemohon.

BPO

7. Pelan

Pengurusan

Trafik dan

Proses

Pengeluaran

Permit Kerja.

a. Sekiranya permohonan acara telah

diluluskan, pemohon perlu berbincang

mengenai cadangan Pelan Pengurusan

Trafik (PPT) dengan terperinci bersama

Pejabat Wilayah LLM yang terlibat dan

syarikat konsesi dan seterusnya memohon

permit kerja serta bagi melaksanakan

penutupan lebuh raya (pemohon perlu

merujuk kepada pihak polis terlebih

dahulu berhubung cadangan PPT

tersebut).

b. Pemohon perlu membayar Bayaran

Perkhidmatan berjumlah Ringgit Malaysia

Sepuluh Ribu Sahaja (RM 10,000) ke

Bahagian Kewangan, Ibu Pejabat LLM

(Pembayaran juga boleh di buat secara

atas talian dan butiran terperinci

mengenainya akan dinyatakan di dalam

surat kelulusan).

c. Setelah bersetuju dengan Pelan

Pengurusan Trafik (PPT) , Pejabat

Wilayah LLM yang terlibat memerlukan

BPO/Pejaba

t Wilayah

LLM/

Pemohon/S

yarikat

Konsesi.


dokumen berikut sebelum pengeluaran

permit kerja;

i. Salinan resit pembayaran bayaran

perkhidmatan.

ii. Salinan Insuran yang melindungi

peserta dan juga aset lebuh raya.

ii. Emergency Response Plan (ERP)

pihak pemohon.

d. Pejabat Wilayah LLM yang terlibat perlu

juga memastikan perkara berikut;

i. Penutupan lebuh raya dilaksanakan

berdasarkan tempoh yang dibenarkan

sepertimana surat kelulusan.

ii. Hebahan kepada pengguna lebuh raya

dibuat dalam tempoh masa dua (2)

minggu sebelum acara dan hebahan

hendaklah melalui media cetak dan

media elektronik.

8. Selepas Acara a. Pemohon perlu memastikan semua

papan tanda pengurusan trafik di

lebuhraya dan juga di jalan-jalan

alternatif dikeluarkan.

b. Memastikan semua sampah sarap

dibersihkan, banner, bunting, poster

dan lain-lain dibersihkan/ dikeluarkan.

c. Memastikan keadaan lebuh raya

selepas acara berlangsung seperti

asal.

Pemohon/

Syarikat

Konsesi


CARTA ALIRAN PROSEDUR KERJA

kelulusan

Ya

Surat Kelulusan Dikeluarkan

MULA

Maklum kepada

pemohon

TAMAT

Tidak

Terima Permohonan

Buka Fail & Pengeluaran Surat Permintaan

Bayaran Proses

Proses Permohonan

Bayar

Bentangkan di Mesyuarat Jawatankuasa

Permohonan Penganjuran Acara di Lebuh Raya

Diangkat Ke YB Menteri Kerja Raya

Patuh Syarat-Syarat Kelulusan &

Bayaran Perkhidmatan

Pengeluaran Permit Kerja Oleh

Pengarah Wilayah

Lebuh raya Ditutup & Acara Berlangsung

Acara Selesai & Lebuh raya Dibuka

Permohonan

ditolak


6. RUMUSAN

i. Garis panduan ini akan dapat membantu para penganjur yang ingin menganjurkan

acara di lebuh raya.

ii. Garis panduan ini juga akan dapat memberi panduan kepada semua yang terlibat

berhubung proses permohonan yang terlibat.

iii. Keputusan untuk membenarkan penganjuran acara di lebuh raya adalah tertakluk

di bawah bidang kuasa Y.B Menteri Kerja Raya.


LAMPIRAN 1

BORANG SENARAI SEMAK PERMOHONAN PENGANJURAN ACARA DI

LEBUHRAYA

1.0 BUTIRAN ACARA

BIL PERKARA SILA ISI

1 Nama Pemohon

2 E Mail

3 Alamat & No Tel untuk

dihubungi

4 Acara yang Dipohon

5 Tarikh & Masa

6 Lebuh raya Terlibat

7 Jumlah Peserta

8 Perasmian Oleh

2.0 DOKUMEN YANG DIPERLUKAN

BIL PERKARA CATATAN

1 Peta Laluan Acara 3 salinan

2 Pelan Pengurusan Trafik 3 salinan

3

Surat Akujanji untuk Mengambil Perlindungan

Insuran yang Melindungi Peserta dan Aset

Lebuh raya

3 salinan

4 Pelan Tindakan Kecemasan (Emergency

Response Plan) 3 salinan

garis panduan permohonan penganjuran acara di … panduan permo… · acara-acara yang dianjurkan...

Documents