GARIS PANDUAN PENERIMAAN

PERALATAN

BAHAGIAN PERANCANGAN POLITEKNIK JABATAN PENGAJIAN POLITEKNIK

KEMENTERIAN PENDIDIKAN MALAYSIA

EDISI 2014

SENARAI KANDUNGAN

Kandungan Muka Surat 1.0 Pendahuluan 1 2.0 Peranan dan Tanggungjawab 2 3.0 Tatacara Penerimaan Peralatan 4 4.0 Carta Aliran Prosedur Penerimaan Peralatan 5

4.1 Proses Kerja Penerimaan Peralatan 6 5.0 Carta Aliran Prosedur Pemasangan dan Pengujian 7

5.1 Proses Kerja Prosedur Pemasangan dan Pengujian 8 6.0 Penyediaan Dokumen Sijil Akuan Penerimaan (Sap) Dan Sijil 9 Pemasangan Dan Pengujian (SPP) 7.0 Prosedur Penghantaran Peralatan 9 8.0 Prosedur Pentauliahan Dan Latihan Ujilari Peralatan 10 9.0 Carta Aliran Prosedur Pertukaran Model, Jenama Dan Negara Pembuat 11

9.1 Proses Kerja Prosedur Pertukaran Model, Jenama Dan 12 Negara Pembuat

10.0 Isu- Isu Lazim Berkaitan Pembekalan Peralatan 13 11.0 Penyediaan Laporan Status Pembekalan Peralatan 16 12.0 Penutup 16 Lampiran 17

GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN EDISI 2014

1

1.0 PENGENALAN

1.1 Garis panduan ini bertujuan memberi panduan umum serta rujukan bagi semua politeknik di Kementerian Pendidikan Malaysia dalam melaksanakan tatacara pengurusan aset alih kerajaan bagi prosedur penerimaan aset kerajaan.

1.2 Proses penerimaan peralatan merupakan prosedur pertama

yang dilaksanakan dalam pengurusan aset kerajaan setelah pesanan kerajaan/ dokumen kontrak ditandatangani.

1.3 Aset kerajaan yang telah diperoleh perlu diperiksa dengan teliti

dan mengikut spesifikasi yang telah dipersetujui sebelum pengesahan penerimaan aset dibuat.

1.4 Prosedur penerimaan yang dipatuhi dapat mengelakkan

berlakunya permasalahan dan perselisihan yang akan merugikan kerajaan.

1.5 Proses penerimaan peralatan yang sistematik akan dapat

meningkatkan mutu pengurusan aset kerajaan yang lebih efisien

1.6 Pengurusan aset alih yang baik dapat mengelakkan berlakunya ketidakakuran yang mendorong kepada tindakan tatatertib dan surcaj kepada pegawai yang bertanggungjawab.

1.7 Isu kelemahan pengurusan aset alih sering dilaporkan di dalam

Laporan Audit Negara bagi perolehan aset kerajaan dan buku garis panduan ini dapat membantu dalam pengurusan aset alih yang lebih cekap terutama dalam prosedur penerimaan peralatan.

1.8 Dengan adanya buku garis panduan ini diharap dapat memberi

pengetahuan dan maklumat berguna dalam merealisasikan tatacara pengurusan aset alih kerajaan yang lebih efektif yang akan memberi nilai terbaik kepada politeknik.

GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN EDISI 2014

2

2.0 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB

2.1 Pengarah

i. Menggerak dan memantau proses penerimaan aset yang dilaksanakan di politeknik berjalan dengan teratur dan sistematik sepanjang kontrak berlangsung.

ii. Memastikan segala prosedur penerimaan peralatan dipatuhi. iii. Melantik pegawai penerima yang mempunyai kepakaran

dalam spesifikasi dan keperluan aset yang akan diterima. iv. Mengesahkan Sijil Akuan Penerimaan (SAP) dan Sijil

Pemasangan dan Pengujian (SPP) setelah diperaku oleh Ketua Jabatan dan Pegawai Penerima.

v. Memastikan segala keperluan punca kuasa elektrik, air, kemudahan utiliti khas dan kesediaan ruang berada dalam keadaan baik dan mencukupi sebelum peralatan diterima.

2.2 Pegawai Aset Politeknik

i. Merancang dan menyelaras prosedur penerimaan aset kerajaan mengikut tatacara pengurusan aset alih kerajaan dan mematuhi buku garis panduan penerimaan aset alih kerajaan.

ii. Memastikan aset alih didaftarkan dalam tempoh dua (2) minggu setelah tarikh pengesahan penerimaan peralatan mengikut tatacara pengurusan aset alih kerajaan.

iii. Memastikan sebarang aktiviti penerimaan peralatan dilaksanakan dalam tempoh kontrak yang telah termaktub dalam dokumen kontrak yang telah dipersetujui antara pihak kerajaan dan pembekal.

iv. Melaporkan status penerimaan setiap bulan kepada Pengarah Politeknik untuk dimaklumkan kepada Penyelaras dan Pentadbir Kontrak bagi makluman dan tindakan selanjutnya.

2.3 Ketua Jabatan

i. Memantau aktiviti penerimaan peralatan di jabatan menepati tatacara pengurusan aset alih kerajaan.

ii. Memastikan ruang dan keperluan fasiliti di jabatan tersedia sebelum aset diterima.

iii. Memastikan aset yang diterima diperiksa dengan teliti dan menepati spesifikasi yang termaktub dalam dokumen kontrak.

iv. Mengesahkan Sijil Akuan Penerimaan (SAP) dan Sijil Pemasangan dan Pengujian (SPP) setelah diperaku oleh Pegawai Penerima.

v. Melaporkan status penerimaan setiap bulan kepada Pegawai Aset Politeknik untuk penyelarasan keseluruhan status perolehan peralatan politeknik.

GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN EDISI 2014

3

2.4 Pegawai Penerima

i. Memastikan peralatan yang diterima menepati spesifikasi seperti di dalam dokumen yang sah (dokumen kontrak).

ii. Menentukan kualiti dan kuantiti mengikut spesifikasi dan jumlah yang dipesan.

iii. Memastikan peralatan yang diterima dalam keadaan baik, sempurna, selamat digunakan dan berfungsi.

iv. Mengesahkan Sijil Akuan Penerimaan (SAP) dan Sijil Pemasangan dan Pengujian (SPP) setelah pemeriksaan dilaksanakan.

2.5 Pegawai Bertauliah

i. Menyemak semula spesifikasi dan kualiti aset yang diterima

mengikut kepakaran bidang. ii. Menyediakan laporan semakan teknikal menyeluruh

berkenaan peralatan yang diterima. iii. Mencadangkan syor kepada pentadbir kontrak untuk

melaksanakan tindakan berdasarkan klausa kontrak yang telah dipersetujui.

2.6 Penyelaras

i. Menyelaras aktiviti pembekalan peralatan di politeknik. ii. Memantau status pembekalan peralatan sepanjang tempoh

kontrak berlangsung. iii. Menyelaras mesyurat penilaian semula teknikal bagi

permohonan pertukaran model, negara asal dan nombor model untuk kelulusan pentadbir kontrak.

2.7 Pentadbir Kontrak

i. Mentadbir kontrak mengikut klausa yang telah dipersetujui

oleh pihak kerajaan dan pihak pembekal yang dilantik. ii. Menyelaras mesyuarat pemantauan perlaksanaan projek

sepanjang tempoh kontrak berlangsung. iii. Mengesahkan dan menyemak dokumen tuntutan pembayaran

kepada pembekal untuk kelulusan.

2.8 Pembekal yang dilantik

i. Melaksanakan pembekalan peralatan mengikut dokumen perjanjian yang telah dipersetujui bersama pihak kerajaan.

ii. Memastikan peraturan yang ditetapkan sepanjang proses pembekalan dipatuhi.

iii. Memohon perubahan terhadap spesifikasi yang dikehendaki kepada pentadbir kontrak untuk kelulusan.

iv. Menyediakan dokumen lengkap yang diperlukan bagi tuntutan pembayaran peralatan yang telah dibekalkan.

GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN EDISI 2014

4

3.0 TATACARA PENERIMAAN PERALATAN

3.1 Aset yang diterima perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti bagi

memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan seperti di dalam dokumen kontrak yang sah.

3.2 Pemeriksaan teknikal oleh pegawai-pegawai Kerajaan yang bertauliah hendaklah dilakukan apabila perlu mengikut kaedah yang bersesuaian.

3.3 Langkah-langkah berikut hendaklah dipatuhi semasa menerima

aset :

i. Menyemak butiran di dalam dokumen yang sah bagi memastikan aset yang diterima adalah betul.

ii. Aset hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya.

iii. Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan dengan serta

merta maka dokumen tersebut hendaklah dicatatkan Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji.

iv. Setelah disemak dan diperiksa, pegawai aset/penerima adalah

bertanggungjawab menyediakan Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-1) jika terdapat kerosakan atau perselisihan.

v. Borang KEW.PA-1 yang telah disahkan dan ditandatangani

oleh Ketua Jabatan hendaklah dihantar dengan serta merta kepada agen penghantaran atau syarikat pembekal.

vi. Pegawai Penerima hendaklah memastikan bahawa aset

diterima berserta dengan Surat Jaminan daripada pembekal yang mengesahkan bahawa mutunya menepati spesifikasi seperti dalam perjanjian pembelian.

vii. Pegawai Penerima hendaklah memastikan aset yang diterima

disertakan manual penggunaan dan penyelenggaraan, jika ada.

3.4 Tarikh-tarikh penting sepanjang kontrak berlangsung seperti

tempoh pembekalan dan tarikh tamat kontrak perlu diambil perhatian supaya sebarang aktiviti pembekalan, penghantaran, pemeriksaan spesifikasi, pemasangan dan pengujian serta latihan dilaksanakan dalam tempoh kontrak yang telah termaktub dalam perjanjian pembekalan peralatan.

GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN EDISI 2014

5

4.0 CARTA ALIRAN PROSEDUR PENERIMAAN PERALATAN

Semak spesifikasi peralatan : Jika tidak menepati spesifikasi

Semak spesifikasi peralatan : Jika menepati spesifikasi

5

Terima/ Sah

8

Semakan dan pengesahan Pentadbir Kontrak

11

Peralatan tidak menepati spesifikasi ditolak/ tidak disahkan

10

9 Tolak

Bayaran

Tandatangan SAP : catatkan perselisihan spesifikasi

Sertakan borang KEW.PA-1

Serahkan SAP kepada pentadbir kontrak, penyelaras dan pembekal

Lengkapkan SAP

6

7

1 Terima Peralatan dari Pembekal

Semak kuantiti peralatan

3 Tandatangan Borang Penerimaan Barangan / Delivery Order (DO)

4

2

GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN EDISI 2014

6

4.1 PROSES KERJA PENERIMAAN PERALATAN

Langkah Proses Kerja

1

Pembekal menyerahkan peralatan yang dipesan kepada pegawai penerima. Pegawai penerima menerima peralatan yang diserahkan oleh pembekal.

2

Pegawai penerima menyemak kuantiti peralatan yang dibekalkan dengan berpandukan borang penerimaan barangan yang disertakan. Kuantiti peralatan juga dibandingkan dengan bilangan pesanan asal seperti di Jadual Harga dalam dokumen kontrak.

3

Pegawai penerima menandatangani borang penerimaan barangan yang disertakan dengan catatan, Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji (rujuk Lampiran A)

4 - 8

Peralatan disemak, diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji berpandukan dokumen kontrak yang disahkan. Pegawai Pemeriksa perlu merujuk spesifikasi penender yang telah dipersetujui seperti dalam kontrak (rujuk Lampiran B). Sekiranya spesifikasi menepati spesifikasi yang ditetapkan, pegawai penerima perlu melengkapkan borang Sijil Akuan Penerimaan (SAP) (rujuk Lampiran C & D) dan diserahkan kepada pentadbir kontrak sebanyak 2 salinan, penyelaras 1 salinan dan pembekal 2 salinan. SAP perlu diperaku oleh pegawai penerima dan Ketua Jabatan serta disahkan oleh Pengarah Politeknik. Sekiranya peralatan tidak menepati spesifikasi, SAP (rujuk Lampiran E) perlu dilengkapkan dengan catatan berkenaan perselisihan, diperaku dan disahkan. Borang KEW.PA-1 juga perlu dilengkapkan dan dikemukakan bersama SAP (rujuk Lampiran F).

9 - 10

Pentadbir kontrak akan membuat semakan terhadap SAP yang dikemukakan. SAP yang lengkap dan tiada perselisihan akan diperaku untuk pembayaran. Sekiranya SAP tidak lengkap dan terdapat perselisihan, perakuan untuk pembayaran tidak dilaksanakan dan pembekal perlu mengambil semula peralatan dari premis politeknik.

11

Bayaran akan dibuat setelah pengesahan SAP dan SPP telah diperaku dan disahkan untuk pembayaran.

GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN EDISI 2014

7

5.0 CARTA ALIRAN PROSEDUR PEMASANGAN DAN PENGUJIAN

Terima/ Sah

7

Semakan dan pengesahan Pentadbir Kontrak

10

Peralatan tidak menepati pemasangan/ ujilari dan latihan ditolak/ tidak disahkan

9

8 Tolak

Bayaran

Tandatangan SPP : catatkan ketidakpatuhan undang-undang dan keperluan JKKP / manual tidak disertakan

Serahkan SPP kepada pentadbir kontrak, penyelaras dan pembekal

Lengkapkan SPP

6

1 SAP telah disahkan dan peralatan yang diterima menepati spesifikasi.

Pembekal membuat pemasangan peralatan yang telah disahkan

Pegawai Penerima menyemak pemasangan peralatan telah mematuhi undang-undang dan keperluan JKKP, surat jaminan, manual penggunaan dan penyelenggaraan dikemukakan oleh pembekal

3

2

Tolak

Terima

5

4 Pembekal menjalankan latihan dan ujilari peralatan

GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN EDISI 2014

8

5.1 PROSES KERJA PROSEDUR PEMASANGAN DAN

PENGUJIAN

Langkah Proses Kerja

1

Peralatan yang telah disahkan dan SAP telah ditandatangani akan dibuat pemasangan dan pengujian oleh pembekal di lokasi yang ditetapkan oleh pegawai pemeriksa.

2

Pembekal membuat pemasangan dan pengujian dengan memastikan segala undang-undang dan keperluan Jabatan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (JKKP) telah dipatuhi sebelum pemasangan dibuat.

3 - 7

Pegawai Penerima menyemak pemasangan peralatan telah mematuhi undang-undang dan keperluan JKKP, surat jaminan, manual penggunaan dan penyelenggaraan dikemukakan oleh pembekal. Sekiranya peralatan telah lengkap dan menepati prosedur, pemasangan dan pengujian akan diterima. Pembekal akan menjalankan latihan dan ujilari peralatan seperti yang termaktub dalam spesifikasi. Setelah latihan dan ujilari selesai, pegawai penerima perlu melengkapkan borang Sijil Pemasangan dan Pengujian (SPP) (rujuk Lampiran G & H) dan diserahkan kepada pentadbir kontrak sebanyak 2 salinan, penyelaras 1 salinan dan pembekal 2 salinan. SPP perlu diperaku oleh pegawai penerima dan Ketua Jabatan serta disahkan oleh Pengarah Politeknik. Sekiranya pemasangan peralatan tidak menepati kepatuhan undang-undang dan manual tidak disertakan, SPP (rujuk Lampiran I) akan dilengkapkan dengan catatan ketidakpatuhan yang berkaitan dan diserahkan kepada pentadbir kontrak untuk tindakan selanjutnya.

8 - 9

Pentadbir kontrak akan membuat semakan terhadap SPP yang dikemukakan. SPP yang lengkap dan tiada ketidakpatuhan akan diperaku untuk pembayaran. Sekiranya SPP tidak lengkap dan terdapat ketidapatuhan, perakuan untuk pembayaran tidak dilaksanakan dan pembekal perlu mengambil semula peralatan dari premis politeknik.

10

Bayaran akan dibuat setelah pengesahan SAP dan SPP telah diperaku dan disahkan untuk pembayaran.

GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN EDISI 2014

9

6.0 PENYEDIAAN DOKUMEN SIJIL AKUAN PENERIMAAN (SAP) DAN SIJIL PEMASANGAN DAN PENGUJIAN (SPP) 6.1 Penyerahan dokumen SAP dan SPP perlu diselaraskan dengan

baik bagi mengelakkan berlaku percanggahan antara pembekal dan penerima peralatan.

6.2 Pembekal yang dilantik perlu menyediakan dokumen SAP dan SPP yang lengkap untuk disahkan oleh pegawai penerima.

6.3 Setelah dokumen SAP dan SPP disahkan, pihak politeknik perlu

menyerahkan dokumen tersebut secara bertulis untuk edaran berikut:

i. Salinan asal dan dua (2) salinan kepada syarikat (2 (dua)

salinan bagi tujuan bayaran) ii. Satu (1) salinan kepada Penyelaras (Bahagian Perancangan

Politeknik, Jabatan Pengajian Politeknik) iii. Dua (2) salinan kepada Pentadbir Kontrak (Bahagian

Perolehan dan Pengurusan Aset)

6.4 Setiap penghantaran SAP dan SPP perlu direkodkan di dalam Laporan Pemantauan Projek Perolehan bagi tujuan pemantauan.

7.0 PROSEDUR PENGHANTARAN PERALATAN 7.1 Pihak pembekal perlu mematuhi prosedur penghantaran

peralatan yang ditetapkan bagi menggelakkan sebarang permasalahan yang timbul semasa penghantaran dibuat.

7.2 Waktu penghantaran peralatan ke premis politeknik adalah ditetapkan pada hari bekerja dan waktu bekerja iaitu dari 8.00 pagi hingga 5.00 petang sahaja. Sebarang kelewatan dari tempoh yang ditetapkan tidak akan dipertimbangkan untuk penerimaan peralatan.

7.3 Sebelum penghantaran dijadualkan akan dijalankan, pembekal

perlu memaklumkan kepada pegawai penerima secara bertulis dalam tempoh tidak kurang dari satu (1) minggu sebelum peralatan dihantar ke premis politeknik. Temujanji awal perlu dibuat bersama pegawai penerima sebagai persediaan lokasi penempatan peralatan.

GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN EDISI 2014

10

8.0 PROSEDUR PENTAULIAHAN DAN LATIHAN UJILARI PERALATAN

8.1 Pihak pembekal perlu mengemukakan jadual cadangan tarikh

dan masa latihan kepada politeknik sebagai persediaan melantik pelatih dan mengenalpasti cadangan yang dikemukakan.

8.2 Politeknik akan mengenalpasti cadangan pembekal dan membuat persediaan dengan pegawai terlibat yang dilantik.

8.3 Tempoh waktu latihan dan bilangan pelatih yang terlibat adalah

seperti yang ditetapkan di dalam spesifikasi penender dalam dokumen spesifikasi yang disahkan. Syarat-syarat latihan juga perlu dipatuhi mengikut dokumen spesifikasi tersebut.

8.4 Pembekal perlu menyediakan latihan yang komprehensif dan

menyediakan jurulatih yang pakar dalam bidang latihan peralatan yang terlibat. Komunikasi jurulatih dan pelatih dihadkan dalam bahasa melayu dan bahasa inggeris sahaja bagi memastikan kefahaman terhadap latihan yang diberikan.

8.5 Sebarang permasalahan komunikasi dan kefahaman yang tidak

berkesan akibat jurulatih yang tidak pakar dan tidak berkomunikasi dengan baik, perlu dipertanggungjawab oleh pembekal dengan memberikan latihan ulangan sehingga objektif latihan tercapai.

8.6 Sesi latihan perlu dilaksanakan dengan memastikan pelatih

dapat mengendalikan peralatan dengan baik dan manual peralatan yang disediakan menepati kehendak pengendalian peralatan.

8.7 Prosedur penyelenggaraan peralatan juga perlu dimaklumkan

dengan jelas kepada pelatih yang terlibat. 8.8 Setelah sesi latihan dilaksanakan, pegawai penerima akan

mengesahkan dokumen SPP yang disediakan oleh pembekal untuk tujuan pembayaran.

GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN EDISI 2014

11

9.0 CARTA ALIRAN PROSEDUR PERTUKARAN MODEL, JENAMA

DAN NEGARA PEMBUAT

JPT semak spesifikasi peralatan : Jika tidak menepati spesifikasi kementerian

JPT semak spesifikasi peralatan : Jika menepati spesifikasi kementerian

5

Pertukaran Disyorkan

7

Semakan dan pengesahan Pentadbir Kontrak

10

Peralatan tidak menepati spesifikasi ditolak/ tidak disahkan

9

8 Tolak

Surat Pengesahan Pertukaran diserahkan kepada pembekal dan politeknik

Sediakan laporan penilaian semula teknikal tidak syor

Serahkan laporan kepada pentadbir kontrak untuk dimuktamadkan

Sediakan laporan penilaian semula teknikal syor

6

1 Semakan oleh pembekal berkenaan spesifikasi peralatan berbanding pasaran semasa

Perubahan terhadap spesifikasi, pembekal kemukakan permohonan pertukaran spesifikasi kepada Pentadbir Kontrak

4

3

2

Pentadbir kontrak menyerahkan permohonan pertukaran kepada Penyelaras untuk semakan JPT.

GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN EDISI 2014

12

9.1 PROSES KERJA PROSEDUR PERTUKARAN MODEL, JENAMA DAN NEGARA PEMBUAT

Langkah Proses Kerja

1

Pembekal perlu membuat semakan terhadap spesifikasi yang telah dipersetujui di dalam dokumen kontrak sama ada masih terdapat di pasaran. Jika peralatan sudah dinaiktaraf/ dihentikan pembuatan/ ditukar negara pembuat, pembekal perlu mengemukakan cadangan spesifikasi baru (rujuk Lampiran J) berserta katalog yang lengkap untuk dipersetujui. Surat pengesahan pengilang/ pengedar sah juga perlu disertakan bagi pengesahan. Sebarang perubahan sama ada berlaku kesilapan ejaan juga perlu dikemukakan untuk pengesahan pertukaran.

2

Pembekal mengemukakan cadangan perubahan terhadap spesifikasi beserta dokumen yang lengkap secara bertulis kepada Pentadbir Kontrak.

3

Pentadbir kontrak menyerahkan dokumen permohonan pertukaran kepada Penyelaras untuk semakan Jawatankuasa Penilaian Teknikal untuk diperincikan. Penyelaras akan mengadakan Mesyuarat Penilaian Semula Teknikal bagi semakan dan syor terhadap permohonan pertukaran.

4 - 7

JPT akan membuat semakan terhadap dokumen pertukaran yang dikemukakan dan membuat perbandingan bersama spesifikasi kementerian. JPT akan membuat laporan dan mengesyorkan/ tidak mengesyorkan permohonan pertukaran. Laporan Penilaian Semula Teknikal akan dikemukakan kepada Pentadbir Kontrak untuk dimuktamadkan.

8 - 9

Pentadbir Kontrak akan membuat semakan akan syor JPT dan memuktamadkan kelulusan pertukaran sama ada diluluskan/ tidak diluluskan.

10

Surat pengesahan pertukaran diedarkan kepada pembekal dan politeknik. Sekiranya permohonan pertukaran diluluskan, pembekal boleh menghantar peralatan mengikut spesifikasi baru yang telah dipersetujui. Sekiranya permohonan pertukaran tidak diluluskan, pembekal perlu menghantar peralatan mengikut spesifikasi asal/ membuat permohonan baru dengan mencadangkan spesifikasi baharu.

GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN EDISI 2014

13

10.0 ISU- ISU LAZIM BERKAITAN PEMBEKALAN PERALATAN 10.1 Proses pembekalan peralatan merupakan proses yang perlu

diberi perhatian khusus dan dipastikan mengikuti prosedur pengurusan aset alih kerajaan yang telah ditetapkan.

10.2 Pelbagai permasalahan biasa yang sering timbul sepanjang pembekalan dilaksanakan telah dikenalpasti sebagai rujukan kepada pihak yang terlibat secara langsung dalam pengurusan pembekalan peralatan.

10.3 Isu-isu lazim yang diketengahkan ini perlu diberi perhatian

khusus supaya perkara yang berlaku dapat dilelakkan dan pengurusan pembekalan peralatan berlangsung dengan baik dan sistematik.

10.4 Berikut adalah isu-isu lazim yang sering berlaku semasa

pembekalan peralatan serta langakah yang perlu diaksanakan bagi mengatasi isu-isu tersebut:

ISU LAZIM BERKAITAN PEMBEKALAN PERALATAN

TINDAKAN

Ketidakpatuhan undang-undang berkaitan keperluan pengesahan JKKP sebelum pemasangan

Peralatan (jika berkaitan) tanpa sijil kelulusan JKKP tidak akan diterima

Peralatan rendah kualiti dan diragui

Meskipun peralatan memenuhi spesifikasi, kerajaan berhak menolak peralatan yang disahkan rendah kualiti dan diragui. Pentadbir kontrak akan menubuhkan jawatankuasa khas terdiri daripada pegawai bertauliah yang akan memeriksa dan menentusahkan peralatan yang berkualiti rendah.

Peralatan rosak dan terpakai (dicat semula supaya kelihatan baru)

Peralatan yang rosak perlu dibuat pembaikan/ diganti baru. Peralatan terpakai yang dicat semula tidak akan diterima

GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN EDISI 2014

14

ISU LAZIM BERKAITAN PEMBEKALAN PERALATAN

TINDAKAN

Peralatan yang dibekalkan memerlukan kemudahan utiliti khas

Keperluan punca kuasa elektrik 3 fasa

Keperluan gas khas bagi peralatan tertentu

Pembekal perlu memaklumkan politeknik dengan segera akan keperluan kemudahan utiliti khas sebelum pemasangan dibuat dengan membuat semakan ditapak Politeknik akan membuat pengubahsuaian bagi kemudahan utiliti khas yang diperlukan

Penghantaran peralatan tanpa seliaan pegawai penerima

Peralatan yang dihantar tanpa pengetahuan politeknik tidak akan dipertanggungjawab jika berlaku kehilangan/ kerosakan

Tiada perbincangan bersama pegawai penerima bagi tujuan penghantaran barang

Keselamatan peralatan bukan tanggungjawab politeknik

SAP diperaku tanpa semakan terperinci mengikut dokumen yang sah

Pegawai penerima bertanggungjawab terhadap ketidakakuran prosedur penerimaan peralatan jika berlaku perselisihan spesifikasi

Peralatan selesai disemak dan diperiksa (SAP ditandatangani) namun ujilari dan latihan tidak dilaksanakan

Peralatan dalam negara yang diterima (SAP) tanpa pentauliahan (SPP) tidak boleh dituntut pembayaran Peralatan luar negara (FOB) akan dibuat bayaran sebanyak 70% jika tiada SPP

Keluar masuk peralatan tidak direkodkan

Peralatan yang telah diterima dan ditauliah adalah hak milik kerajaan. Sebarang pengeluaran peralatan dari premis perlu direkodkan jika memerlukan pembaikan dan diserahkan semula

GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN EDISI 2014

15

ISU LAZIM BERKAITAN PEMBEKALAN PERALATAN

TINDAKAN

Latihan pentauliahan peralatan bukan dari pakar dan tidak boleh berkomunikasi dengan baik

Latihan pentauliahan perlu diberikan mengikut keperluan yang termaktub dalam kontrak dan dilatih oleh pakar dalam bidang serta berkomunikasi mengikut bahasa yang boleh difahami oleh pegawai yang terlibat

Pembekalan peralatan tanpa aksessori lengkap

Peralatan dalam satu pakej perlu dibekalkan dengan lengkap beserta aksessori sebelum disahkan penerimaan. Peralatan yang tidak lengkap akan ditolak.

Jenama / Negara asal diragui tiada pengesahan pada peralatan

Pembekal dilarang untuk menampal jenama pada peralatan secara tidak sah dari pengeluar. Peralatan yang diragui jenama dan negara asal akan ditolak.

Pembekalan peralatan selepas tarikh tamat kontrak (Tarikh tamat kontrak : 1 Januari 2016)

Semua peralatan yang dibekalkan diluar tempoh kontrak tidak dibenarkan berada dalam premis politeknik Pegawai penerima dilarang membuat pengesahan penerimaan selepas tarikh tamat kontrak Peralatan yang gagal dibekalkan mengakibatkan pembekal dikenakan tindakan seperti yang termaktub dalam kontrak

GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN EDISI 2014

16

11.0 PENYEDIAAN LAPORAN STATUS PEMBEKALAN PERALATAN 11.1 Pelaporan bagi status pembekalan peralatan setiap bulan dibuat

bermula Surat Setuju Terima Ditandatangani oleh Pembekal. Sebarang aktiviti pembekalan peralatan perlu dilaporkan pada penghujung berakhir bulan.

11.2 Pegawai Aset perlu menyelaras dan menyediakan laporan penuh status pembekalan peralatan (rujuk Lampiran K & L) untuk dikemukakan kepada penyelaras dan pentadbir kontrak. Laporan status pembekalan tersebut perlu dikemukakan setiap 8 haribulan bulan berikutnya.

11.3 Laporan status pembekalan yang disediakan mengandungi maklumat umum perolehan, senarai item keseluruhan, kuantiti, tarikh tandatangan borang penerimaan barangan (DO), tarikh tanda tangan SAP, tarikh tanda tangan SPP dan catatan (selesai/ dalam proses semakan/ tiada pembekalan).

11.4 Laporan yang telah lengkap perlu dihantar secara bertulis kepada penyelaras dan pentadbir kontrak bagi tujuan rujukan dan pemantauan prestasi pembekalan peralatan.

12.0 PENUTUP 12.1 Garis panduan penerimaan peralatan ini diharapkan dapat

memberi pendedahan dan makluman yang penting kepada pihak politeknik dan pembekal dalam melaksanakan proses pembekalan peralatan secara teratur, efisien dan sistematik.

12.2 Setiap prosedur yang telah ditetapkan perlu dipatuhi bagi

mengelakkan berlakunya ketidakakuran dan kecuaian yang memberi kesan kepada pengurusan aset alih kerajaan

12.3 Setelah proses penerimaan selesai dan disahkan, setiap aset hendaklah didaftarkan dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan dan pengesahan pemasangan dan pengujian.

GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN EDISI 2014

17

LAMPIRAN

Lampiran A Contoh Borang Penerimaan Barangan/ Delivery Order (DO)

Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji;

Letter Head Syarikat

Lampiran B Contoh Dokumen Spesifikasi Yang Sah

Lampiran C Sijil Akuan Penerimaan, (SAP)

Lampiran D Contoh Sijil Akuan Penerimaan (SAP) bagi Peralatan Yang Menepati Spesifikasi

Lampiran E Contoh Sijil Akuan Penerimaan (SAP) bagi Peralatan Yang Tidak Menepati Spesifikasi

Lampiran F

Borang Laporan Penerimaan Aset Aalih Kerajaan : KEW.PA-1

Lampiran G

Sijil Akuan Pemasangan dan Pengujian, (SPP)

Lampiran H

Contoh Sijil Akuan Pemasangan dan Pengujian, SPP (Mematuhi Kontrak)

Lampiran I

Contoh Sijil Akuan Pemasangan dan Pengujian, SPP (Tidak Mematuhi Kontrak)

Lampiran J Contoh Dokumen Spesifikasi bagi Permohonan Pertukaran Spesifikasi / Negara Pembuat / No. Model

Lampiran K Fornat Laporan Keseluruhan Status Pembekalan Peralatan

Lampiran L Fornat Laporan Terperinci Status Pembekalan Peralatan

JAWATANKUASA PENYEDIAAN BUKU GARIS PANDUAN PENERIMAAN PERALATAN

PENAUNG

Datuk Hj. Mohlis bin Jaafar Ketua Pengarah

Jabatan Pengajian Politeknik

PENASIHAT

Dr. Naimah binti Md Khalil Pengarah

Bahagian Perancangan Politeknik Jabatan Pengajian Politeknik

Cik Hajah Zaleha binti Abdullah Ketua Penolong Pengarah Kanan Bahagian Perancangan Politeknik

Jabatan Pengajian Politeknik

PENULIS

Pn. Rabeah Adawiyah binti Hashim Penolong Pengarah

Bahagian Perancangan Politeknik Jabatan Pengajian Politeknik

Pn. Hafizah Rina binti Abas

Penolong Pengarah Bahagian Perancangan Politeknik

Jabatan Pengajian Politeknik

En. Ahmad Kamal bin Mohd Arish Penolong Pengarah Kanan

Bahagian Perancangan Politeknik Jabatan Pengajian Politeknik

Jabatan Pengajian Politeknik

Kementerian Pendidikan Malaysia Galeria PJH, Aras 3-5, Jalan P4W,

Persiaran Perdana Presint 4, 62100 PUTRAJAYA

Tel. :03-88919000

Faks : 03-88919316 Laman Web : http://.politeknik.gov.my

Facebook : politeknik.edu

Edisi 2014

http://.politeknik.gov.my/

GP TERIMA ALAT UPDATED.pdfCover & Isi Kandungan & PenulisGP Penerimaan Aset Alih Kerajaan PDFLampiran GP TERIMA ALAT

Lampiran GP