1

PEKELILING BENDAHARI

BIL : 9 /2009

No Rujukan : 100-BBI(PTA.6/6)

Tarikh : 1 Disember 2009

Dekan Fakulti/ Ketua Bahagian/ Pusat/ Akademi UiTM Shah Alam

Pengarah Cawangan / Penyelaras Kampus Negeri UiTM

Ketua Bahagian / Unit Kewangan Zon Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam

Ketua Pejabat Bendahari UiTM Cawangan / Kampus Negeri

Yg. Bhg. Datuk / Dato’ / Datin / Prof. / Tuan / Puan

GARIS PANDUAN PEMBUKAAN TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA

1.0 TUJUAN

Sebagai garis panduan untuk menjelaskan peraturan pembukaan Peti Tender

dan Sebut Harga Rasmi serta tanggungjawab pihak-pihak yang terlibat dalam

proses tersebut. Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan di

dalam mesyuarat yang ke 165 pada 16 November 2009 telah meluluskan

Garis Panduan Pembukaan Tender dan Sebut Harga Rasmi.

PEJABAT BENDAHARI

2

2.0 TAKRIFAN

2.1 “Pusat Tanggungjawab (PTJ)” meliputi semua Bahagian, Fakulti,

Jabatan, Pusat, Akademi dan Cawangan / Kampus Negeri UiTM yang

menerima peruntukan perbelanjaan. Bagi maksud pelaksanaan

pekeliling ini, UiTM Shah Alam adalah termasuk Kampus Induk Shah

Alam, Kampus Seksyen 17, Kampus Jalan Othman dan Kampus

Alamanda manakala Kampus Puncak Alam dan Puncak Perdana

adalah dikategorikan sebagai cawangan UiTM.

2.2 “Ketua Pusat Tanggungjawab” bermaksud ketua yang telah diberi

kuasa dan tanggungjawab untuk mengurus dan mengawal sumber

kewangan dan sumber-sumber lain yang berkaitan dengan Pusat

Tanggungjawab di bawah kawalannya. Bagi maksud pelaksanaan

pekeliling ini, kuasa dan tanggungjawab Penolong Naib Canselor

Kampus Puncak Alam dan Puncak Perdana adalah setaraf dengan

Pengarah UiTM Cawangan.

2.3 “Perolehan” adalah proses mendapatkan bekalan, perkhidmatan atau

kerja-kerja untuk memenuhi keperluan universiti bagi menjalankan

fungsi dan operasinya dengan terkawal dan berkesan.

2.4 “Bekalan” adalah barangan yang dibekal bagi menjalankan sesuatu

aktiviti, program atau projek agensi Kerajaan. Contoh bekalan adalah

seperti barang makmal / penyelidikan, bahan binaan, makanan,

pakaian, kenderaan dan kelengkapan pejabat.

2.5 “Perkhidmatan” adalah khidmat tenaga manusia atau kepakaran

untuk melaksanakan dan menyiapkan sesuatu projek tertentu dan

boleh dikategorikan seperti berikut:

3

(a) Perkhidmatan Fasiliti

Perkhidmatan yang berkaitan dengan bangunan, kemudahan,

infrastruktur, kawasan luaran seperti perkhidmatan mencuci

bangunan, penyelenggaraan kawasan luaran, infrastruktur dan

seumpamanya.

(b) Perkhidmatan Am

Perkhidmatan lain selain daripada perkhidmatan fasiliti dan

perkhidmatan perunding seperti sewa mesin fotostat, makanan

bermasak, pengiklanan dan seumpamanya.

Takrif ”Perkhidmatan” di dalam pekeliling ini adalah tidak termasuk

Perkhidmatan Perunding di mana urusan pelantikan perunding tidak

tertakluk kepada kaedah perolehan biasa seperti Tender, Sebut Harga

Rasmi atau pun Pembelian Terus tetapi mengikut peraturan khas bagi

perolehan Perkhidmatan Perunding.

2.6 “Kerja” adalah merupakan perolehan yang melibatkan kerja-kerja

pembinaan dan sivil seperti bangunan, lapangan terbang, pelabuhan,

jalan raya, tapak kawasan dan empangan air serta kerja perparitan. Ia

juga merangkumi kerja-kerja mekanikal dan elektrikal.

2.7 “Pelawaan Tender” adalah proses mempelawa vendor yang

berkelayakan dengan sebaran meluas melalui akhbar harian utama

untuk menyertai tawaran bagi perolehan barang / perkhidmatan / kerja-

kerja yang bernilai melebihi RM500,000 bagi setiap pelawaan.

2.8 ”Pelawaan Sebut Harga Rasmi” adalah proses mempelawa vendor

yang berkelayakan untuk mengemukakan sebut harga sama ada

melalui pos berdaftar, pos laju atau serahan tangan untuk menyertai

Sebut Harga Rasmi :

4

(a) Perolehan bekalan dan perkhidmatan yang bernilai melebihi

RM50,000 hingga RM500,000 bagi setiap pelawaan; dan

(b) Perolehan kerja awam yang bernilai melebihi RM20,000

sehingga RM500,000 bagi setiap pelawaan.

2.9 “Penilaian Sebut Harga Rasmi / Tender ” adalah proses penilaian ke

atas tawaran yang dikemukakan oleh penyebutharga /petender

mengikut format yang telah ditetapkan. Bagi Sebut Harga Rasmi /

Tender bekalan dan perkhidmatan, penilaian disediakan oleh dua (2)

jawatankuasa yang berasingan iaitu Jawatankuasa Teknikal dan

Jawatankuasa Penilaian Harga.

2.10 “Katalog” adalah semua jenis katalog yang dikemukakan oleh vendor

untuk tujuan penilaian spesifikasi bekalan / perkhidmatan / kerja bagi

semua kaedah perolehan UiTM. Jenis-jenis katalog tersebut

termasuklah katalog asal dari vendor, cetakan dari internet, fotostat dan

faks.

3.0 PERATURAN PEMBUKAAN PETI TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI

3.1 Arahan Perbendaharaan 197 dan 170.2(e) menyatakan Peti Tender

dan Sebut Harga Rasmi hendaklah dibuka oleh Jawatankuasa

Pembuka Tender dan Sebut Harga Rasmi dengan secepat mungkin

pada waktu yang telah ditetapkan. Jawatankuasa Pembuka Tender dan

Sebut Harga Rasmi hendaklah terdiri dari sekurang-kurangnya dua (2)

ahli di mana seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada pegawai

kumpulan pengurusan dan professional. Penubuhan Jawatankuasa

Pembuka Tender dan Sebut Harga Rasmi adalah seperti berikut:

5

3.1.1 UiTM Shah Alam

Dilantik oleh Naib Canselor UiTM di mana jawatankuasa ini

dianggotai oleh dua (2) kumpulan iaitu wakil dari Pejabat

Bendahari UiTM Shah Alam dan wakil dari Pejabat Pendaftar.

Keahlian wakil dari Pejabat Pendaftar boleh terdiri daripada

mana-mana pegawai UiTM Shah Alam selain dari pegawai

daripada Pejabat Bendahari. Setiap kumpulan akan diketuai oleh

seorang Ketua Kumpulan.

Ketua Kumpulan wakil Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam ialah

Ketua Unit Pelawaan Tender dan Sebut Harga Rasmi, Bahagian

Pengurusan Perolehan, Pejabat Bendahari UiTM Shah Alam

manakala Ketua Kumpulan wakil Pejabat Pendaftar adalah

ditentukan oleh Pejabat Pendaftar.

3.1.2 UiTM Cawangan / Kampus Negeri

Dilantik oleh Pengarah UiTM Cawangan / Penyelaras UiTM

Kampus Negeri di mana jawatankuasa ini dianggotai oleh dua

(2) kumpulan iaitu wakil dari Pejabat Bendahari UiTM dan wakil

dari Pejabat Pengarah UiTM Cawangan / Pejabat Penyelaras

Kampus Negeri. Keahlian wakil dari Pejabat Pengarah / Pejabat

Penyelaras boleh terdiri daripada mana-mana pegawai UiTM

Cawangan/Kampus Negeri yang berkenaan selain dari pegawai

daripada Pejabat Bendahari. Tertakluk kepada keperluan, setiap

kumpulan boleh diketuai oleh seorang Ketua Kumpulan.

Ketua Kumpulan wakil Pejabat Bendahari UiTM Cawangan /

Kampus Negeri ialah Ketua Unit Perolehan, Pejabat Bendahari

UiTM Cawangan / Kampus Negeri manakala Ketua Kumpulan

6

wakil Pejabat Pengarah / Penyelaras adalah ditentukan oleh

Pengarah / Penyelaras UiTM Cawangan / Kampus Negeri.

Jika tiada Ketua Kumpulan dilantik, tugas yang disenaraikan di

perenggan 5.0 akan diambil alih oleh Ketua Unit Perolehan, Pejabat

Bendahari UiTM Cawangan / Kampus Negeri.

Bagi setiap sesi pembukaan Tender dan Sebut Harga Rasmi,

Pengerusi Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga Rasmi

adalah terlantik secara automatik dari kalangan ahli di dalam Gred

Jawatan 41 dan ke atas mengikut susunan keutamaan seperti berikut:-

i. kekananan dalam jawatan hakiki;

ii. kekananan dalam perkhidmatan, sekiranya terdapat dua orang atau

lebih ahli yang berjawatan hakiki yang sama atau setara semasa

sesi pembukaan tersebut.

3.2 Arahan Perbendaharaan 196 menetapkan dua kunci yang berbeza

bagi setiap peti tawaran hendaklah diadakan dan anak kunci dipegang

secara berasingan oleh dua (2) orang Pegawai Kanan Jabatan. Bagi

tujuan tersebut, setiap anak kunci Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi

atau anak kunci peti penyimpanan anak kunci Peti Tender dan Sebut

Harga Rasmi akan diserah secara bertulis dan akan disimpan oleh

setiap ahli kumpulan secara berasingan atau dipegang secara

berasingan oleh dua (2) orang Pegawai Kanan Jabatan.

Sebagai langkah kawalan dalaman, pegawai-pegawai berikut adalah

tidak dibenarkan untuk menjadi ahli Jawatankuasa Pembuka Tender

dan Sebut Harga Rasmi:

7

a. Staf Bahagian Pengurusan Perolehan, Pejabat Bendahari.

b. Pegawai kumpulan pengurusan dan profesional Pejabat

Bendahari UiTM Cawangan / Kampus Negeri. Pengecualian diberi

jika pegawai tersebut tidak meluluskan baucar bayaran serta tidak

menjadi Ahli Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi Rasmi UiTM

Cawangan / Kampus Negeri.

c. Pengarah / Penyelaras UiTM Cawangan / Kampus Negeri.

Dalam kes-kes tertentu, Bendahari adalah diberi kuasa untuk memberi

pengecualian kepada peraturan di perenggan 3.2.a, 3.2.b dan 3.2.c.

Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi yang

mempunyai kepentingan terhadap sesuatu Tender atau Sebut Harga

Rasmi atau akan membuat penilaian Tender atau Sebut Harga Rasmi

adalah diminta mengisytiharkan kepentingan dan tidak dibenarkan

membuka Peti Tender atau Sebut Harga Rasmi.

3.3 Ketua Unit Pelawaan Tender dan Sebut Harga Rasmi, Bahagian

Perolehan / Ketua Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Cawangan /

Kampus Negeri adalah dilantik sebagai ahli Jawatankuasa Pembuka

Tender dan Sebut Harga Rasmi bagi tujuan menasihat, memantau dan

menyelaras kepada proses pembukaan Tender dan Sebut Harga Rasmi.

Ketua Unit Pelawaan Tender dan Sebut Harga Rasmi adalah tidak

dibenarkan untuk membuka peti tender dan sebut harga rasmi.

3.4 Bagi setiap pembukaan peti tender dan sebut harga rasmi, Ahli

Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi mestilah terdiri

daripada wakil dari dua kumpulan yang berlainan.

8

4.0 TUGAS KETUA UNIT PELAWAAN TENDER DAN SEBUT HARGA RASMI

BAHAGIAN PENGURUSAN PEROLEHAN / KETUA UNIT PEROLEHAN

PEJABAT BENDAHARI UiTM CAWANGAN / KAMPUS NEGERI

4.1 Menyedia dan mengemaskini Jadual Pembukaan Tender dan Sebut

Harga Rasmi setiap hari.

4.2 Menghantar Jadual Pembukaan Tender dan Sebut Harga Rasmi kepada

Ketua-ketua Kumpulan setiap hari Isnin atau hari bekerja berikutnya jika

hari Isnin merupakan hari cuti.

4.3 Meminda tarikh dan masa pembukaan Tender dan Sebut Harga Rasmi,

jika perlu dan memaklumkan maklumat tersebut kepada Ketua-ketua

Kumpulan.

4.4 Menyelaras senarai ahli yang akan membuka Peti Tender dan Sebut

Harga Rasmi dengan memastikan sekurang-kurangnya terdiri daripada

dua (2) Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi di

mana seorang daripadanya mestilah terdiri daripada pegawai kumpulan

pengurusan dan professional serta terdiri daripada wakil dua (2)

kumpulan yang berlainan.

4.5 Memaklumkan kepada Ketua-ketua Kumpulan jika terdapat perubahan

masa dan tarikh bagi sesuatu sesi pembukaan Tender dan Sebut Harga

Rasmi.

4.6 Memastikan Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi ditutup pada tarikh dan

masa tutup yang ditetapkan.

4.7 Memantau untuk memastikan Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi

dibuka secepat mungkin selepas Tender dan Sebut Harga Rasmi ditutup.

9

4.8 Menyelaras staf sokongan yang terdiri daripada staf Unit Pelawaan

Tender dan Sebut Harga / Unit Perolehan untuk membantu sewaktu sesi

pembukaan Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi.

4.9 Menyelaras staf sokongan untuk menerima dokumen Tender dan Sebut

Harga Rasmi berserta lampiran yang berkaitan yang telah lengkap diisi /

dicatit / dicop dan ditandatangani oleh Jawatankuasa Pembuka Tender

dan Sebut harga Rasmi untuk diserahkan kepada Jawatankuasa

Penilaian Harga / Jawatankuasa Teknikal yang berkenaan.

4.10 Menguruskan penyerahan dokumen Tender dan Sebut Harga Rasmi

yang berkaitan bagi tujuan penilaian. Penghantaran dan penerimaan

hendaklah dibuat secara bertulis.

4.11 Menghantar salinan Borang PB 3/80 ( Pindaan 1/2002 ) / salinan

Anggaran Jabatan untuk kesemua Tender dan Sebut Harga Rasmi yang

diuruskan oleh Pejabat Pengurusan Fasiliti UiTM Shah Alam / Bahagian

Pembangunan kepada Ketua Unit Kewangan Zon yang berkenaan untuk

tujuan pengemaskinian rekod belanjawan.

4.12 Menghantar salinan Borang PB 3/80 ( Pindaan 1/2002 ) / Anggaran

Jabatan untuk kesemua Tender dan Sebut Harga Rasmi yang diuruskan

oleh Bahagian Pengurusan Fasiliti UiTM Cawangan / Kampus Negeri

kepada Ketua Unit Belanjawan, Pejabat Bendahari UiTM Cawangan /

Kampus Negeri untuk tujuan pengemaskinian rekod belanjawan UiTM

Cawangan / Kampus Negeri.

4.13 Menyelaras staf yang terlibat untuk memastikan ruang masuk dokumen

Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi dikunci tepat pada pukul 12.00

tengahari (Waktu Rasmi Malaysia).

10

4.14 Mempamerkan Jadual Harga Rasmi Tender dan Sebut Harga Rasmi di

papan kenyataan seberapa segera yang boleh dengan catatan Harga

Rasmi tidak mengikut susunan Harga Rasmi atau kod syarikat.

4.15 Menyelaras staf yang terlibat untuk merekod dan menandatangani oleh

penyerah dan penerima dokumen Tender dan Sebut Harga Rasmi yang

lewat diterima, iaitu selepas jam 12.00 tengah hari dengan menggunakan

kad perakam waktu yang khas / slip kelewatan terima dokumen di mana

satu salinan hendaklah diberi kepada penyerah dokumen.

4.16 Mengemaskini keahlian Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut

Harga Rasmi dari masa ke semasa.

4.17 Menyimpan dokumen Tender dan Sebut Harga Rasmi yang telah dibuka

di tempat yang terkawal / berkunci supaya kerahsiaan maklumat dan

keselamatan dokumen adalah terjamin.

4.18 Menjadi urusetia jika petender / penyebutharga membuat aduan tidak

puas hati dengan spesifikasi pada dokumen Tender atau Sebut Harga

Rasmi.

4.19 Menjadi urusetia siasatan jika Jawatankuasa Penilaian Teknikal / Harga

membuat aduan percanggahan dokumen yang diterima.

4.20 Jika perlu, melanjutkan tarikh tutup sesuatu Tender atau Sebut Harga

Rasmi, menguruskan permohonan untuk mendapatkan kelulusan

Pengerusi Lembaga Perolehan / Jawatankuasa Sebut Harga Rasmi

yang berkenaan.

4.21 Memberi taklimat kepada ahli Jawatankuasa Pembuka Peti Tender dan

Sebut Harga Rasmi yang baru dilantik.

11

5.0 TUGAS KETUA KUMPULAN JAWATANKUASA PEMBUKA TENDER DAN

SEBUT HARGA RASMI

5.1 Menyedia jadual kehadiran pembuka Tender dan Sebut Harga Rasmi

berdasarkan kepada Jadual Pembukaan Tender dan Sebut Harga

Rasmi.

5.2 Memastikan Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi

yang membuka Tender dan Sebut Harga Rasmi bukan di kalangan

pegawai yang akan membuat penilaian harga atau teknikal.

5.3 Menghantar jadual kehadiran Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender /

Sebut Harga Rasmi kepada Unit Pelawaan Tender dan Sebut Harga

Rasmi Bahagian Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat

Bendahari UiTM Cawangan / Kampus Negeri setiap hari Rabu atau hari

bekerja berikutnya jika hari Rabu merupakan hari cuti.

5.4 Mendapatkan Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi

pengganti jika Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi

asal tidak dapat hadir pada hari pembukaan Peti Tender dan Sebut

Harga Rasmi.

5.5 Memaklumkan kepada Unit Pelawaan Tender dan Sebut Harga Rasmi

Bahagian Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat Bendahari

UiTM Cawangan / Kampus Negeri jika tiada wakil dapat hadir pada hari

yang telah ditetapkan dan memberi nama Ahli Jawatankuasa Pembuka

Tender / Sebut Harga Rasmi dan tarikh baru sebagai ganti.

12

5.6 Melapor kepada Unit Pelawaan Tender dan Sebut Harga Rasmi

Bahagian Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat Bendahari

UiTM Cawangan / Kampus Negeri jika berlaku kehilangan dan kecurian

anak kunci Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi atau anak kunci peti

penyimpanan anak kunci dengan serta merta.

5.7 Memaklumkan kepada Unit Pelawaan Tender dan Sebut Harga Rasmi

Bahagian Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat Bendahari

UiTM Cawangan / Kampus Negeri jika terdapat ahli jawatankuasa yang

bertukar ke Kampus Negeri Cawangan/ berhenti/ bersara.

5.8 Memaklumkan kepada Unit Pelawaan Tender dan Sebut Harga Rasmi

Bahagian Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat Bendahari

UiTM Cawangan / Kampus Negeri jika terdapat ahli jawatankuasa yang

mempunyai masalah disiplin atau mempunyai kepentingan di dalam

menjalankan tugas tersebut.

5.9 Menjalankan tugas sebagai Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut

Harga Rasmi mengikut peraturan di perenggan 6.0 garispanduan ini

tertakluk kepada syarat-syarat di perenggan 3.0 pekeliling ini.

6.0 TUGAS JAWATANKUASA PEMBUKA PETI TENDER DAN SEBUT HARGA

RASMI

6.1 Berada pada tempat, tarikh dan masa yang telah ditetapkan untuk tujuan

pembukaan Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi secara serentak. Ahli

Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi DIMESTIKAN

hadir tepat pada masa yang telah ditetapkan.

13

6.2 Melihat dalam Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi untuk memastikan

semua dokumen Tender dan Sebut Harga Rasmi telah dikeluarkan

daripada Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi. Peti Tender dan Sebut

Harga Rasmi hendaklah dikunci sebaik sahaja kesemua dokumen

Tender dan Sebut Harga Rasmi dikeluarkan.

6.3 Pengerusi mengagihkan tugas di antaranya:

Membuka semua dokumen Tender / Sebut Harga Rasmi,

Menyemak semua dokumen yang disertakan,

Mencatit kod petender / penyebutharga pada dokumen yang

diterima dan Jadual Pembukaan Tender / Sebut Harga Rasmi.

Menandatangan ringkas pada dokumen semua dokumen Tender /

Sebut Harga Rasmi

Menyemak nombor siri dokumen yang diterima daripada petender

/ penyebutharga dengan nombor siri dokumen yang dibeli / diambil

oleh petender / penyebut harga.

Menyemak salinan sijil-sijil serta dokumen seperti yang dinyatakan

di SENARAI SEMAKAN dan menandatangani perakuan di

SENARAI SEMAKAN. Isytiharkan sebarang percanggahan

dokumen yang diterima dengan SENARAI SEMAKAN.

Menyediakan dokumen Tender / Sebut Harga Rasmi untuk tujuan

penilaian.

Menyerahkan semua dokumen serta lampiran pembukaan kepada

urusetia Unit Perolehan

6.4 Menyemak, menulis kod petender / penyebutharga serta

menandatangan ringkas pada dokumen Tender / Sebut Harga Rasmi:

14

(a)Dokumen Tender / Sebut Harga Rasmi Bekalan

(i)Teknikal – Muka hadapan dokumen, katalog, contoh, sampul surat,

semua dokumen-dokumen yang berasingan/ tambahan

dari dokumen induk dan pada sebarang pindaan oleh

syarikat (jika ada).

MESTI SEMAK SETIAP HELAIAN UNTUK

MEMASTIKAN TIADA TANDA NAMA SYARIKAT

PETENDER DI DALAM DOKUMEN TEKNIKAL.

Padamkan / potong tanda nama supaya Ahli

Jawatankuasa Teknikal teknikal tidak mengetahui nama

syarikat yang menender / menyebutharga.

(ii)Harga – Muka hadapan dokumen, Borang Tender / Sebut Harga

Rasmi, Ringkasan Harga, `Bill of Quantity’, semua sampul

surat, sebarang pindaan oleh syarikat (terutama sekali

Pindaan Harga) dan pada muka hadapan semua

dokumen-dokumen yang berasingan/ tambahan dari

dokumen induk.

(b) Dokumen Tender / Sebut Harga Kerja-Kerja / Perkhidmatan

Sampul surat, Borang Tender / Sebut Harga Rasmi, Ringkasan

Harga, `Bill of Quantity’, sebarang pindaan oleh syarikat (terutama

sekali Pindaan Harga dan lain-lain, muka hadapan fail / buku /

dokumen, katalog, dokumen-dokumen yang berasingan/tambahan

dari dokumen induk).

15

6.5 Pengerusi dan ahli Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga

Rasmi yang hadir hendaklah menyemak semua dokumen Tender dan

Sebut Harga Rasmi dan mencatit / menandatangani pada semua

dokumen yang berkaitan seperti yang dinyatakan di perenggan 6.3

berserta pada Lampiran A. Sebarang pindaan pada maklumat di

Lampiran A mesti ditandatangan ringkas.

6.6 Pengerusi atau ahli Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga

Rasmi yang hadir juga mestilah mencatit / mengecop dan

menandatangani pada muka surat yang berkenaan dokumen Tender /

Sebut Harga Rasmi dan pada jadual di Lampiran A jika dokumen yang

diterima tidak mengikut syarat-syarat Tender / Sebut Harga Rasmi, di

antaranya –

6.6.1 TIADA DOKUMEN TEKNIKAL,

6.6.2 TIADA DOKUMEN HARGA,

6.6.3 TIDAK MENGISI BORANG TENDER / BORANG RASMI

SEBUT HARGA RASMI,

6.6.4 DOKUMEN TENDER / SEBUT HARGA RASMI LEWAT

DITERIMA,

6.6.5 PETENDER /PENYEBUTHARGA TIADA DALAM SENARAI

PEMBELI,

6.6.6 NOMBOR SIRI DOKUMEN DISERTAKAN TIDAK SAMA

DENGAN NOMBOR SIRI DOKUMEN BELIAN,

16

6.6.7 PETENDER / PENYEBUTHARGA YANG SAMA MENYERTAI

MELEBIHI SATU KALI DALAM SATU TENDER / SEBUT

HARGA RASMI,

6.6.8 PETENDER / PENYEBUTHARGA MENAWARKAN TAWARAN

ALTERNATIF

6.6.9 PETENDER / PENYEBUTHARGA TIDAK MENYERTAKAN

DOKUMEN MENCUKUPI SEPERTI DI SENARAI SEMAKAN.

Pengerusi atau ahli Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga

Rasmi yang hadir juga mestilah membuat semakan dengan lebih teliti

jika terdapat percanggahan dokumen dengan catitan petender /

penyebutharga pada senarai semakan Tender / Sebut Harga Rasmi.

Semua dokumen Tender / Sebut Harga Rasmi dihantar kepada

Jawatankuasa Penilaian Harga / Jawatankuasa Teknikal kecuali

dokumen yang diterima lewat seperti di perenggan 6.6.4 yang akan

dihantar ke Unit Proses Tender / Sebut Harga Rasmi bersama-sama

dengan fail am Tender / Sebut Harga Rasmi.

6.7 Catitkan pada Muka Hadapan fail/buku jika ada ’CONTOH

DISERTAKAN’.

6.8 Menyimpan anak kunci Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi atau anak

kunci peti penyimpanan anak kunci Peti Tender dan Sebut Harga

Rasmi dengan selamat.

6.9 Jika mempunyai dua (2) peti penyimpanan anak kunci peti Tender dan

Sebut Harga Rasmi yang berasingan(satu peti untuk Kumpulan Pejabat

Bendahari dan satu peti lagi untuk Kumpulan Pejabat

17

Pendaftar/Pengarah), menyimpan anak kunci Peti Tender dan Sebut

Harga Rasmi di dalamnya.

6.10 Melapor kepada Ketua Unit Pelawaan Tender dan Sebut Harga Rasmi

Bahagian Pengurusan Perolehan / Unit Perolehan Pejabat Bendahari

UiTM Cawangan / Kampus Negeri jika berlaku kehilangan dan kecurian

anak kunci Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi atau anak kunci peti

penyimpanan anak kunci dengan serta merta.

6.11 Memaklumkan kepada Ketua Kumpulan jika tidak dapat hadir tiga (3)

hari sebelum tarikh pembukaan yang telah ditetapkan.

6.12 Tidak membuka dokumen Tender dan Sebut Harga Rasmi yang lewat

diterima.

6.13 Mengesahkan senarai semakan petender / penyebutharga dalam

dokumen Tender / Sebut Harga Rasmi

6.14 TIDAK BOLEH membuka Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi jika

mempunyai kepentingan terhadap Tender atau Sebut Harga Rasmi

tersebut atau akan membuat penilaian Sebut Harga Rasmi dan Tender.

6.15 TIDAK BOLEH membuka Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi tanpa

kehadiran Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi

yang lain.

6.16 TIDAK BOLEH membuka Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi jika

salah seorang Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga

Rasmi bukan daripada pegawai kumpulan pengurusan dan

professional.

18

6.17 HANYA BOLEH membuka Peti Tender dan Sebut Harga Rasmi jika

Ahli Jawatankuasa Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi adalah

terdiri daripada wakil dari dua kumpulan yang berlainan.

7.0 TANGGUNGJAWAB JAWATANKUASA TEKNIKAL DAN JAWTANKUASA

PENILAIAN HARGA DI DALAM PENERIMAAN DOKUMEN TENDER DAN

SEBUT HARGA RASMI BAGI TUJUAN PENILAIAN

7.1 Menyemak semua dokumen yang diterima.

7.2 Memastikan setiap dokumen yang dicatit dalam Jadual Pembukaan /

Senarai Semakan Tender dan Sebut Harga Rasmi oleh Jawatankuasa

Pembuka Tender / Sebut Harga Rasmi diterima.

7.3 Maklumkan kepada Unit Ketua Unit Pelawaan Tender Dan Sebut Harga

Rasmi Bahagian Pengurusan Perolehan / Ketua Unit Perolehan

Pejabat Bendahari UiTM Cawangan / Kampus Negeri jika ada

perselisihan dokumen dalam tempoh 7 hari bekerja dari tarikh surat

penghantaran.

7.4 Menyimpan dokumen Tender dan Sebut Harga Rasmi yang telah

dibuka di tempat yang terkawal / berkunci supaya kerahsiaan maklumat

dan keselamatan dokumen adalah terjamin.

7.5 Membuat laporan dengan serta merta kepada Unit Ketua Unit

Pelawaan Tender Dan Sebut Harga Rasmi Bahagian Pengurusan

Perolehan / Ketua Unit Perolehan Pejabat Bendahari UiTM Cawangan

/ Kampus Negeri jika berlaku kehilangan dokumen Tender dan Sebut

Harga Rasmi.

7.6 Jawatankuasa Penilaian Harga / Jawatankuasa Teknikal menyediakan

penilaian mengikut syarat-syarat dokumen Tender dan Sebut Harga

19

Rasmi dan dalam tempoh yang telah ditetapkan di dalam surat

penyerahan. Semua maklumat pembukaan dokumen Tender dan Sebut

Harga Rasmi hendaklah DIRAHSIAKAN.

Pekeliling ini hendaklah digunapakai oleh Universiti Teknologi Mara bagi semua

Kumpulanwang, berkuatkuasa mulai 1 Disember 2009 dan hendaklah dibaca

bersekali dengan Arahan Perbendaharaan dan pekeliling lain yang berkaitan yang

masih berkuatkuasa.

Pekeliling Bendahari yang berkaitan dengan Garispanduan Pembukaan Tender dan

Sebut Harga Rasmi Bil 5 Tahun 2008 adalah dibatalkan.

Yang benar,

SANIP WAHID Bendahari Universiti Teknologi MARA

s.k 1. Naib Canselor

2. Timbalan Naib Canselor

(Akademik Dan Pengantarabangsaan)

3. Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar Dan Alumni)

4. Timbalan Naib Canselor (Penyelidikan Dan Pengkomersilan/Inovasi) 5. Timbalan Naib Canselor (Jaringan Industri dan Masyarakat)

20

JADUAL PEMBUKAAN SEBUT HARGA RASMI / TENDER

(Untuk Disediakan Oleh Jawatankuasa Pembuka Tender dan Sebut Harga)

No. Sebut Harga / Tender : Kod Bidang/ Sub Bidang Yang Ditetapkan: Tempoh Sah Laku :

Tajuk Sebut Harga / Tender : Kelas/Tajuk/Tajuk Kecil Yang Ditetapkan:

Tarikh Tamat Sah Laku :

Kelayakan : ANGGARAN JABATAN

Tarikh Iklan : No. PB 3/80 :

No. FAIS :

Tarikh Tutup : AMAUN:

Jam :

Tarikh Diterima :

Jenis Sebut Harga / Tender : Masa :

Kod

No. Siri

Dok. Tawaran Dibeli

No. Siri

Dok. Tawaran Diterima

Nama

Kontraktor /

Syarikat

Taraf Taraf

Harga Tawaran

(RM)

PENDAFTARAN Tarikh Tamat

Pendaftaran

KKM/PK

K/CIDB

BRS/BS/BT diisi

lengkap*

Bil. Dokumen Diterima

Penyata Bank 3 Bulan dan Tahun Terakhir Surat

Kemudah

an Kredit Ins. Kew. (Bulan/Ta

hun)

Catatan

Syarikat

B/BB

Pembuat

(B)/ Pembekal

(L)

KKM*

PKK*

CIDB*

Bulan/ Tahun

Bulan/ Tahun

Bulan/ Tahun

Bilangan Pembeli Dokumen Sebut Harga / Tender : ……………..

*

Sila tandakan di ruangan berkenaan

Sebanyak …………… Dokumen Sebut Harga / Tender yang telah diterima dan dibuka pada tarikh…………………. jam …………………….. sehingga ……………… seperti jadual di atas.

………………………………………………… ……………………………………………….. ………………………………………..

Pengerusi Ahli 1 Ahli 2

Nama : Nama : Nama :

No. Pekerja : No. Pekerja : No. Pekerja :

21