garis panduan pelantikan pegawai pengelas …

LAMPIRAN 3

GARIS PANDUAN

PELANTIKAN PEGAWAI PENGELAS

UNIVERSITI MALAYSIA KELANTAN

13 OKTOBER 2020

GARIS PANDUAN PELANTIKAN PEGAWAI PENGELAS

U N I V E R S I T I M A L A Y S I A K E L A N T A N

1

1.0 TUJUAN

Garis panduan ini disediakan sebagai penerangan kepada semua pegawai Universiti Malaysia

Kelantan dalam urusan pelantikan Pegawai Pengelas di kalangan pegawai kumpulan

Pengurusan dan Profesional untuk mengelaskan suratan rasmi, maklumat dan bahan selaras

dengan peruntukan Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972.

2.0 LATAR BELAKANG

2.1 Maklumat atau dokumen rasmi Kerajaan adalah terbahagi kepada dua (2) iaitu

Dokumen Rahsia Rasmi dan Dokumen Rasmi (Terbuka). Dokumen Rahsia Rasmi

merupakan dokumen rasmi yang mengandungi maklumat rasmi terperingkat dan

ditanda dengan peringkat keselamatannya. Manakala Dokumen Terbuka merupakan

dokumen rasmi yang mengandungi maklumat rasmi tetapi tidak bertanda apa-apa

dengan peringkat keselamatan.

2.2 Berdasarkan Buku Arahan Keselamatan yang dikeluarkan oleh Pejabat Ketua Pegawai

Keselamatan Kerajaan Malaysia, perkara rasmi adalah merujuk kepada maklumat

rasmi, bahan rasmi dan dokumen rasmi yang diguna oleh Kerajaan. Maklumat dan

dokumen rasmi Kerajaan akan menjadi Dokumen Rahsia Rasmi setelah ianya melalui

proses pengelasan maklumat dengan menentukan taraf keselamatan maklumat dan

dokumen berkenaan.

2.3 Dokumen Rahsia Rasmi mengandungi maklumat rasmi yang mesti diberi perlindungan

keselamatan dan bertanda dengan sesuatu peringkat keselamatan sama ada ‘Rahsia

Besar’, ‘Rahsia’, ‘Sulit’ atau ‘Terhad’. Takrif ‘Rahsia Besar’, ‘Rahsia’, ‘Sulit’ atau

‘Terhad’ adalah seperti berikut:



2

i. ‘Rahsia Besar’ adalah dokumen, maklumat dan bahan rasmi jika didedahkan

tanpa kebenaran akan menyebabkan kerosakan yang amat besar kepada

Malaysia;

ii. ‘Rahsia’ adalah dokumen, maklumat dan bahan rasmi jika didedahkan tanpa

kebenaran akan membahayakan keselamatan negara yang menyebabkan

kerosakan besar kepada kepentingan dan martabat Malaysia atau memberi

keuntungan besar kepada sesebuah kuasa asing;

iii. ‘Sulit’ adalah dokumen, maklumat dan bahan rasmi jika didedahkan tanpa

kebenaran walaupun tidak membahayakan keselamatan negara tetapi

memudaratkan kepentingan Malaysia atau kegiatan Kerajaan atau Universiti

atau individu atau akan menyebabkan keadaan memalukan atau kesusahan

kepada pentadbiran atau menguntungkan kuasa asing; dan

iv. ‘Terhad’ adalah dokumen, maklumat dan bahan rasmi selain daripada yang

diperingkatkan Rahsia Besar, Rahsia atau Sulit tetapi berkehendakkan juga

diberi satu tahap perlindungan keselamatan.

2.4 Oleh itu, adalah menjadi tanggungjawab Universiti Malaysia Kelantan untuk memastikan

Pengurusan Dokumen Rahsia Rasmi dilaksanakan mengikut prosedur dan tatacara

yang betul untuk mengelakkan ketirisan maklumat berlaku akibat kecuaian penjawat

awam. Maklumat ini juga perlu dilindungi daripada disampaikan kepada pihak yang tidak

dibenarkan dengan cara yang salah. Bagi memastikan dokumen ini dilindungi dan

diuruskan mengikut prosedur, Universiti Malaysia Kelantan perlu melantik Pegawai

Pengelas yang bertanggungjawab dalam pengurusan pengelasan maklumat atau

Dokumen Rahsia Rasmi Universiti mengikut peringkat keselamatan.

2.5 Jawatankuasa Pengurusan Rekod Universiti Malaysia Kelantan, telah memutuskan

bahawa Bahagian Keselamatan dipertanggungjawabkan bagi Pengurusan Dokumen

Rahsia Rasmi oleh termasuklah mengurus pelantikan pegawai UMK sebagai Pegawai



3

Pengelas bagi mengelaskan suratan rasmi, maklumat dan bahan di bawah Seksyen 2B,

Akta Rahsia Rasmi 1972 di semua Pusat Tanggungjawab di UMK.

2.6 Pada masa ini didapati pelantikan Pegawai Pengelas di kalangan pegawai UMK tidak

dilaksanakan dan tidak merujuk kepada mana – mana garis panduan serta ketiadaan

tindakan penyelarasan yang sistematik di peringkat Universiti. Perkara ini menyebabkan

berlakunya ketidakcekapan dalam Pengurusan Dokumen Rahsia Rasmi. Jawatankuasa

Pengurusan Rekod Universiti Malaysia Kelantan mendapati tiada pelantikan bagi

Pegawai Pengelas dilakukan sejak dari awal penubuhan UMK yang menyebabkan

urusan bagi mengelaskan Dokumen Rahsia Rasmi tidak mengikut peraturan yang

ditetapkan, menjadi kurang sempurna dan lengkap. Sehubungan itu, garis panduan ini

dikeluarkan untuk memudahkan urusan pelantikan Pegawai Pengelas UMK bagi

memastikan peranan dan tanggungjawab Pegawai Pengelas di PTj UMK dapat

dijalankan dengan berkesan dan cekap setelah diberi pendedahan mengenai tugas dan

peranan masing – masing.

3.0 PUNCA KUASA PELANTIKAN PEGAWAI PENGELAS UMK

3.1 Menurut Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972, pelantikan pegawai awam untuk

mengelaskan surat rasmi, maklumat dan bahan rasmi adalah bermaksud:

“Seseorang Menteri, Menteri Besar atau ketua Menteri sesuatu Negeri boleh

melantik mana – mana pegawai awam melalui suatu perakuan di bawah

tandatangannya untuk mengelaskan apa – apa suratan rasmi, maklumat atau

bahan sebagai ‘Rahsia Besar’, ‘Rahsia’, ‘Sulit’ atau ‘Terhad’, mengikut mana

yang berkenaan.”

3.2 Pelantikan Pegawai Pengelas untuk mengelaskan dokumen adalah merujuk kepada

Surat Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 1987 bertarikh 20 Februari 1987. Surat pelantikan

pegawai awam diperakukan oleh menteri di portfolio yang berkenaan berdasarkan

peruntukan Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972 (Akta 88) yang menyatakan Menteri,



4

Menteri Besar atau Ketua Menteri sesuatu negeri boleh melalui satu perakuan melantik

seseorang pegawai awam di Kementerian atau Jabatan sebagai Pegawai Pengelas.

3.3 Lanjutan daripada ini, Timbalan Menteri/Timbalan Menteri Besar/Timbalan Ketua

Menteri turut berkuasa melantik pegawai awam sebagai Pegawai Pengelas. Perkara ini

diperjelaskan oleh Jabatan Peguam Negara melalui surat JPN (S) 26/135/3 bertarikh

25 April 2005.

3.4 Pelantikan pegawai yang dibuat adalah atas nama, jawatan yang disandang dan PTj

yang dipertanggungjawabkan.

4.0 KRITERIA PELANTIKAN PEGAWAI PENGELAS UMK

Berdasarkan kepada Surat Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 1987 bertarikh 20 Februari 1987,

pelantikan Pegawai Pengelas UMK hendaklah berdasarkan kepada kriteria berikut:-

4.1 Peringkat Persekutuan

Jabatan dan Badan Berkanun Persekutuan - Ketua Jabatan

(Naib Canselor)

- Timbalan Ketua Jabatan

(Timbalan Naib Canselor)

- Ketua Bahagian terdiri

daripada Pegawai Gred 48

dan keatas



5

5.0 PROSES PELANTIKAN PEGAWAI PENGELAS UMK

5.1 Proses pencalonan bagi pelantikan Pegawai Pengelas UMK yang melibatkan tindakan

Naib Canselor dan urusetia adalah seperti berikut:

a) Tanggungjawab Naib Canselor

I. Mengenalpasti dan mencalonkan pegawai – pegawai di PTJ/Bahagian

yang hendak dilantik sebagai Pegawai Pengelas UMK (tertakluk

kepada kriteria pelantikan Pegawai Pengelas di perkara 4.0)

II. Mencatat butiran penuh pegawai yang dicalonkan untuk pelantikan

Pegawai Pengelas dalam Borang Pelantikan Pegawai Awam Sebagai

Pegawai Pengelasan. Naib Canselor hendaklah menandatangani

borang tersebut (merujuk kepada Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi

1972). Borang Pelantikan Pegawai Awam Sebagai Pegawai

Pengelasan (Rujuk Lampiran 3A).

III. Borang pelantikan yang lengkap diisi hendaklah dikemukakan kepada

urusetia Bahagian Keselamatan.

IV. Pegawai Pengelas akan menerima surat lantikan yang dihantar oleh

urusetia Bahagian Keselamatan iaitu Surat Perakuan Pelantikan di

bawah Akta Rahsia Rasmi 1972 yang ditandatangani oleh Menteri

Pengajian Tinggi. Satu salinan surat pelantikan ini perlu disimpan

dalam fail pegawai. Pegawai terbabit secara rasminya boleh

menjalankan tugas – tugas mengelas dokumen dan maklumat di PTJ

atau Bahagian masing – masing.

b) Tanggungjawab urusetia

I. Menyemak dan memproses borang pencalonan bagi pelantikan

Pegawai Pengelas UMK yang dikemukakan oleh PTJ atau Bahagian

kepada urusetia Bahagian Keselamatan. Borang permohonan

pelantikan yang tidak lengkap tidak akan diproses dan dikembalikan

kepada pemohon untuk dilengkapkan.



6

II. Borang pelantikan yang telah siap diproses akan dikeluarkan Surat

Perakuan Pelantikan di bawah Akta Rahsia Rasmi 1972 Pindaan 1986

yang ditandatangani oleh Menteri Pengajian Tinggi Malaysia.

III. Menghantar maklumat berhubung pelantikan atau pelantikan baru

Pegawai Pengelas UMK ke Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan

Kerajaan dengan menggunakan Borang Maklumat Pegawai

Pengelasan Yang Telah Dilantik Di Bawah Seksyen 2B Akta Rahsia

Rasmi 1972 (Akta 88) ataupun Borang KPKK9 (Rujuk Lampiran 3B).

5.2 Carta aliran proses pelantikan Pegawai Pengelas yang melibatkan tanggungjawab Naib

Canselor dan urusetia (Rujuk Lampiran 3C(1) dan 3C(2)).

5.3 Bagi memastikan keberkesanan peranan Pegawai Pengelas selain tidak disalahguna

untuk tujuan tertentu, sekiranya berlaku perubahan tugas atau pegawai baru mengambil

alih tugas yang sedia ada, pelantikan Pegawai Pengelas yang baru hendaklah

dilaksanakan semula mengikut Seksyen 2B Akta Rahsia Rasmi 1972.



7

6.0 PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGELAS UMK

6.1 Pegawai Pengelas UMK adalah berperanan untuk membuat pengelasan maklumat

berdasarkan proses berikut:

a) Menyemak

Bagi memastikan dokumen yang dibuat semakan adalah merupakan dokumen

PTJ atau Bahagian masing – masing sahaja

b) Menilai

Menilai taraf keselamatan dokumen sama ada Rahsia Besar, Rahsia, Sulit atau

Terhad mengikut tafsiran sedia ada di dalam Arahan Keselamatan (rujuk

perkara 2.3)

c) Memberi Tanda

Dokumen ditanda pengelasan mengikut peringkat yang telah ditetapkan di

setiap muka surat; dan

d) Mendaftar

Merekod dalam Buku Daftar Suratan Rahsia Rasmi di Luar Jadual / Dalam

Jadual Akta Rahsia Rasmi 1972 dan ditandatangani oleh Pegawai Pengelas.

Carta aliran bagi proses pengelasan (Rujuk Lampiran 3D).

6.2 Pegawai Pengelas juga adalah bertanggungjawab dalam memastikan tindakan –

tindakan berikut dilaksanakan sepertimana dinyatakan dalam Seksyen 2B Akta Rahsia

Rasmi 1972 iaitu:

i. Memastikan pelaksanaan pendaftaran suratan rasmi yang dikelaskan dan

dikelaskan semula dalam Buku Daftar Suratan Rahsia Rasmi iaitu Am 492, Am

492A & Am 492B mengikut yang mana berkenaan;



8

ii. Kesemua buku daftar ini perlu dikawal dan disimpan dengan selamat dan perlu

ditender dalam mahkamah sebagai bahan bukti mengenai pengelasan semula

rahsia rasmi yang ditetapkan(jika perlu);

iii. Memaklumkan semua pihak terlibat mengikut suratan asal tersebut untuk

memaklumkan bahawa suratan tersebut telah dikelaskan semula dan terhenti

menjadi rahsia rasmi; dan

iv. Memaklumkan kepada urusetia Bahagian Keselamatan bagi urusan

penyelasan pengelasan semula atau penurunan taraf peringkat atau pelupusan

sewajarnya dengan Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia

(CGSO) ataupun Arkib Negara Malaysia.

7.0 TEMPOH LANTIKAN DAN PERKHIDMATAN PEGAWAI PENGELAS UMK

7.1 Pelantikan Pegawai Pengelas yang dibuat ini adalah atas nama dan jawatan yang

disandang. Namun sekiranya Pegawai Pengelas yang dilantik tidak lagi memegang

jawatan tersebut atau berpindah ke PTJ lain, pelantikan baru hendaklah dibuat dengan

memaklumkan kepada urusetia dan memulangkan semula sijil pelantikan Pegawai

Pengelas yang lama beserta borang permohonan pelantikan pegawai baru.

7.2 Semakan dan penyelarasan maklumat Pegawai Pengelas UMK akan dibuat oleh

urusetia Bahagian Keselamatan dari masa ke semasa.

8.0 PENUTUP DAN TARIKH KUATKUASA

8.1 Garis panduan ini hendaklah terpakai dan berkuatkuasa serta merta.

LAMPIRAN 3C(1)

TANGGUNGJAWAB NAIB CANSELOR

MULA

Mengenalpasti dan mencalonkan pegawai PTJ atau Bahagian

untuk dilantik sebagai Pegawai Pengelas

Semak dan menandatangi borang pelantikan pegawai awam

Borang yang lengkap dikemukakan kepada urusetia

Terima surat lantikan yang telah ditandatangani serta carta alir

tugas dan tanggungjawab Pegawai Pengelas

TAMAT

Tidak Lengkap

Lengkap

Mengembalikan semula

borang kepada pegawai

yang berkenaan untuk

dilengkapkan

Semak

LAMPIRAN 3C(2)

TANGGUNGJAWAB URUSETIA BAHAGIAN KESELAMATAN

MULA

Menerima permohonan dari PTJ atau Bahagian

Menyemak permohonan yang telah diterima

Semak

Menyemak proses penyediaan sijil pelantikan

Memaklumkan kepada PTJ atau Bahagian

TAMAT

Tidak Lengkap

Lengkap

Mengembalikan semula

borang kepada PTJ atau

Bahagian yang berkenaan

untuk dilengkapkan

Menyemak data maklumat Pegawai Pengelas yang dikemas kini

mengikut permohonan terkini

LAMPIRAN 3D

CARTA ALIRAN PROSES PENGELASAN DOKUMEN RAHSIA RASMI

MULA

Pegawai Pengelas yang dilantik menentukan dokumen rasmi yang dikeluarkan oleh PTJ/Bahagian

sendiri

Status

dokumen

Nilai kandungan

Ditanda peringkat

keselamatan sama ada

Rahsia Besar, Rahsia,

Sulit atau Terhad

Rekod dalam Buku Daftar

Am 492A (ruangan 1-8)

Kemukakan dokumen

kepada Pegawai Pengelas

yang dilantik dan

tandatangan dalam Buku

Daftar Am 492A

(ruangan 7)

Nilai kandungan

Rekod dalam Buku

Daftar Am 492

(ruangan 1-6)

TAMAT

Dalam jadual Luar jadual

garis panduan pelantikan pegawai pengelas …

Documents