KERAJAAN MALAYSIA

SURAT PEKELILING AM BIL. 3 TAHUN 1998

GARIS PANDUAN MEN GENAl PERANAN DANTANGGUNGJAWAB KEMENTERIAN, LEMBAGAPENGARAH DAN KETUA EKSEKUTIF DALAM

PENGURUSAN BADAN BERKANUN

PERSEKUTUAN

JABATAN PERDANA MENTERIMALAYSIA

21 Julai 1998

Dikelilingkan Kepada:.Ketua-ketua Setiausaha Kementerian

Ketua-ketua Eksekutif Badan-badan Berkanun Persekutuan

~ JABATAN PERDANA MENTERI \mt1 MALAYSIA, Telefon: 2581957

..JALAN DATO' ONN, Kawat : PERDANA~ 50502 KUALA LUMPUR Fax: 2984172

',;f;V f1j;"'i!Jjf,l')Q"J' ""..,1 "'.

!, .Rujukan Kami: UPP:PD 177/648/2 KIt. 2( )

Tarikh: 21 Julai 1998

Ketua-Ketua Setiausaha Kementerian

Ketua-Ketua Eksekutif Badan-Badan Berkanun Persekutuan

SURAT PEKELILING AM BIL. 3 TAHUN 1998

GARIS PANDUAN MENGENAI PERANAN DAN TANGGUNGJAWABKEMENTERIAN, LEMBAGA PENGARAH DAN KETUA EKSEKUTIF

DALAM PENGURUSAN BADAN-BADAN BERKANUN PERSEKUTUAN

1. TUJUAN

1.1 Sural Pekeliling Am ini berserta Garis Panduan Mengenai Peranan DanTanggungjawab Kementerian, Lembaga Pengarah Dan Ketua EksekutifDalamPengurusan Badan-badan Berkanun Persekutuan seperti di lampiran bertujuanuntuk memperkemas daD memperkukuhkan pelaksanaan peraturan daD prosedurberkaitan dengan pengurusan Badan-badan Berkanun Persekutuan.

2. LATAR BELAKANG

2.1 Sural Pekeliling Am Sulit Bil. 2 Tahun 1993 telah dikuatkuasakan pada15 Mac 1993. Satu penilaian terhadap pemakaiannya telah diadakan padatahun 1997 daD hasilnya dibentangkan kepada Kerajaan. Berikutan dengan

.itu, keputusan telah dibuat supaya pemakaian Garis Panduan ini dipertingkatkandi peringkat Kementerian daD Badan Berkanun dengan mengambil tindakanmempertingkatkan fungsi Audit Dalam, menyelesaikan teguran Ketua Audit

Negara, menginstitusikan sistem pelaporan diperingkat Badan BerkanundaD aDak syarikat daD mengelakkan pertindihan kepentingan dalam pengurusanaDak-aDak syarikat Badan Berkanun.

2.2 Berdasarkan keputusan tersebut daD selaras dengan keperluan untukmeningkatkan keberkesanan dalam pengurusan Badan Berkanun, SPAS 2/1993 telah dipinda dengan mengambilkira peraturan-peraturan yangdikeluarkan oleh Jabatan Perdana Menteri, Kementerian Kewangan daDJabatan Perkhidmatan Awam. Jemaah Menteri yang bermesyuarat pacta 20Mei 1998 telah bersetuju dengan pindaan Garis Panduan untuk diterimapakaioleh semua Badan Berkanun yang ditubuh oleh Kerajaan Persekutuan.

3. KANDUNGAN GARIS PANDUAN

3.1 Garis Panduan ini memberi penekanan terhadap aspek-aspek berikut:

(a) Tanggungjawab Menteri.

(b) Pengesanan daD pengawasan Badan Berkanun.

(c) Pengurusan kewangan yang merangkumi perkara mengenai penyeragamankuasa meminjam, kuasa memberi pinjaman, pelaburan, penubuhan aDaksyarikat daD pelupusan aset.

(d) Pelantikan Ahli Lembaga Pengarah.

(e) Peranan Unit Audit Dalam.

4. TINDAKAN MELAKSANAKAN GARIS PANDUAN

4.1 Tindakan yang perlu diambil untuk melaksanakan Garis Panduan ini adalah:

(a) Ketua-ketua Eksekutif Badan-badan Berkanun Persekutuanmembentangkan Garis Panduan di Mesyuarat Lembaga Pengarah untuk

diterimapakai.

(b) Ketua-ketua Setiausaha Kementerian bertanggungjawab memastikansemua Akta, Pekeliling daD peraturan yang sedang berkuatkuasaditerimapakai daD dilaksanakan oleh Badan-badan Berkanun Persekutuan.

(c) Ketua-ketua Setiausaha Kementerian bertanggungjawab mewujudkanmekanisme bagi memastikan BBP menerimapakai daD mematuhi pekelilingyang dikuatkuasakan bagi penyeragaman daD penyelarasan BBP.

.(d) Ketua-ketua Setiausaha Kementerian bertanggungjawab mengawasipelaksanaan Garis Panduan daD melaporkan perkara berkaitan kepadaJawatankuasa Kerja Pembangunan Negara daTi semasa ke semasa.

,

2

4.2 Jawatankuasa Kerja Pembangunan Negara bertanggungjawab mengawasiBadan Berkanun Persekutuan dari aspek amalan pengurusan, peraturan,penilaian prestasi serta penyelesaian masalah daD mengemukakan laporanberkaitan kepada Jawatankuasa Khas Kabinet Mengenai Keutuhan PengurusanKerajaan dari semasa ke semasa.

5. TARIKH KUATKUASA

5.1 Surat Pekeliling Am ini berkuatkuasa mulai dari tarikh ia dikeluarkan.Dengan berkuatkuasanya Surat Pekeliling Am ini, Surat Pekeliling AmSulit Bil. 2 Tahun 1993 bertarikh 15 Mac 1993 dibatalkan.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

.

:~::~::=~~~~=:::::..:.-(TAN SRI ABDUL HALIM BIN ALl)Ketua Setiausaha Negara,

.3

.fc

" j

f'

,"('.-.,"

;j'cA

t ":;1! :,;i'l

_/.

,.

KANDUNGAN

Muka Surat

1. TUJUAN 7

2. T AKRIF 7

Menteri 7

Pengerusi 7

Ahli Lembaga Pengarah 7

Ketua Eksekutif 7

3. TANGGUNGJAWAB MENTERI 7

4. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB KEMENTERIAN 8

Dasar Kerajaan 8

Struktur Organisasi 8

Pelantikan 9

Pengesanan Pelaksanaan Program daD Projek 9

Kewangan 10

Kawalan 10

5. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB LEMBAGA PENGARAH 11

Pelantikan 11

Tugas Fidusiari 12

Dasar daD Arahan 12

Mesyuarat Lembaga 13

Sistem daD Peraturan Pengurusan 14

Perancangan Program Dan Projek 15

Kawalan Belanjawan daD Kewangan 15

Pengurusan Pinjaman .17

Pelaburan Kumpulan Wang Yang Berlebihan 18 .

Pengawasan Ke Atas Anak Syarikat 18

Ekonomi daD Kecekapan 19,Penyelenggaraan Rekod Akaun .19

Penyediaan daD Penyerahan Akaun-akaun 19.5

Muka Surat

Laporan Tahunan 20

Laporan Oleh Juruaudit Dalam 20

Laporan Oleh Juruaudit Luar Ke Atas Akaun-Akaun 20Tahunan

Jawatankuasa Audit 21

Jawatankuasa Audit daD Pemeriksaan bagi Syarikat 22

Kerajaan

6. PERANAN DAN T ANGGUNGJA W AB KETUA EKSEKUTIF 22BADAN BERKANUN

Pelantikan 22

Pelaksanaan Dasar Kerajaan, Arahan Dan Dasar Badan 22Berkanun

Mesyuarat Lembaga 23

Sistem daD Peraturan Pengurusan 24

Perancangan daD Pelaksanaan Program daD Projek 24

Kawalan Belanjawan Dan Kewangan 25

Pengurusan Pinjaman 26

Pelaburan Kumpulan Wang Yang Berlebihan 27

Pengawasan Ke Atas Anak Syarikat 28

Ekonomi daD Kecekapan 28

Penyelenggaraan Rekod Akaun 29

Penyediaan Dan Penyerahan Akaun-Akaun 30

Maklumat kepada Unit Pusat Pengumpulan Maklumat 31(UPPM)

7. PERANAN UNIT AUDIT DALAM 31

Penubuhan Unit Audit Dalam 31

Laporan Oleh Juruaudit Dalam 33

Laporan Oleh Juruaudit Luar Ke Atas Akaun-Akaun Tahunan 33

8. SISTEM PENGA W ASAN 34

.Kembaran 1 : Laporan Ahli Lemoaga Pengarah Mengenai 36Mesyuarat Lembaga PengarahYang Dihadiri,

6

GARIS PANDUAN MEN GENAl PERANAN DANTANGGUNGJAWAB KEMENTERIAN, LEMBAGA PENGARAH

DAN KETUA EKSEKUTIF DALAM PENGURUSANBADAN BERKANUN PERSEKUTUAN

1. TUJUAN

1.1 Tujuan Garis Panduan ini ialah untuk menjelaskan peranan, tugas daDtanggungjawab Kementerian, Ahli Lembaga Pengarah daD Ketua Eksekutifserta menarik perhatian tentang keperluan mengemaskinikan sistempengawasan bagi semua Badan Berkanun Persekutuan.

2. TAKRIF

2.1 Dalam Garis Panduan ini istilah Menteri, Pengerusi, Ahli Lembaga Pengarah,daD Ketua Eksekutif mempunyai maksud seperti di bawah ini:

(a) MENTERI ialah Menteri yang bertanggungjawab ke atas BadanBerkanun tertentu mengikut Akta yang berkaitan.

(b) PENGERUSI ialah seorang Ahli Lembaga Pengarah yang dilantikatau dipilih untuk menjadi Pengerusi Lembaga Pengarah.

( c) AHLI LEMBAGA PENGARAH ialah seorang wakil yang telah dipiliholeh Kerajaan untuk menganggotai Lembaga Pengarah Badan Berkanunberkenaan. Seorang Ahli Ganti kepada Ahli Lembaga Pengarah jugatermasuk dalam tafsiran 'Ahli Lembaga Pengarah'.

(c) KETUA EKSEKUTIF ialah Ketua Pegawai Eksekutif yang dilantikmengikut akta untuk mengetuai pengurusan Badan Berkanun dengankuasa daD tanggungjawab yang ditentukan oleh Akta Perbadanan.

3. TANGGUNGJAWAB MENTERI

3.1 Menteri, Ketua Setiausaha Kementerian, Pengerusi daD Ketua Eksekutifhendaklah mencapai suatu persefahaman tentang peranan daD tanggungjawabmasing-masing berhubung dengan pengurusan Badan Berkanun.

3.2 Menteri berkuasa mengeluarkan araban dasar daD peraturan yang khususbagi Badan Berkanun di bawah kementeriannya selaras dengan peruntukanakta yang berkenaan, matlamat penubuhan Badan Berkanun serta ketetapanyang dibuat oleh Kerajaan daTi semasa ke semasa.

3.3 Dalam hal ini, Menteri diberi kuasa daD tanggungjawab oleh undang-undangI untuk mengawasi Badan Berkanun iaitu:

(i) Memberi araban yang tidak bercanggah dengan Akta penubuhan ,.Badan Berkanun untuk Lembaga melaksanakan fungsinya.

7

(ii) Tertakluk kepada perenggan 4.3.2, meluluskan pelantikan Pengerusidan Ahli Lembaga Pengarah Badan Berkanun serta Pengerusi, AhliLembaga Pengarah dan Ketua Eksekutif perbadanan dan anak syarikat.

(iii) Melulus peraturan berkenaan syarat-syarat perkhidmatan kakitangandan peraturan tatatertib.

(iv) Memberi kelulusan meminjam dengan mengambilkira kadar faedah,tempoh, terma dan cara pembayaran balik tanpa menjejaskantanggungjawab dan tanggungan lain Badan Berkanun, denganpersetujuan Menteri Kewangan.

(v) Meluluskan peraturan mengenai pelaburan bagi aset yang tidakdikehendaki untuk dibelanjakan dengan persetujuan Menteri Kewangan.

(vi) Meluluskan penubuhan perbadanan dan anak syarikat denganpersetujuan Menteri Kewangan.

(vii) Meluluskan cadangan anggaran belanjawan tahunan dan tambahan

peruntukan.

(viii) Meluluskan peraturan pelupusan aset.

(ix) Meluluskan had mas a pelanjutan tempoh mengemukakan penyatakewangan dengan kelulusan Menteri Kewangan.

4. PERANAN DAN TANGGUNGJA W AB KEMENTERIAN

4.1 Dasar Kerajaan

4.1.1 Kementerian berperanan menerang dan menyelaras dasar Kerajaanyang perlu dilaksanakan oleh Badan Berkanun di bawah tanggungjawab

masing-masing.

4.1.2 Kementerian bertanggungjawab menggubal dasar yang berkaitandengan peranan dan tanggungjawab yang akan dilaksanakan olehBadan Berkanun di bawah kawalannya.

4.1.3 Kementerian juga bertanggungjawab menggubal dan membuat pindaanyang perlu kepada Akta Badan Berkanun di bawah pengawasannyadari semasa ke semasa supaya sentiasa selaras dengan dasar Kerajaan.

4.1.4 Kementerian bertanggungjawab memastikan bahawa semua Akta,Pekeliling dan peraturan yang berkaitan diterimapakai dan dilaksanakanoleh Badan Berkanun.

4.2 Struktur Organisasi.4.2.1

Kementerian bertanggungjawab memastikan struktur organisasi BadanBerkanun di bawah kawalannya mengikut dasar dan peraturan yangtelah ditetapkan oleh Kerajaan.

,.I'

(I 8

4.3 Pelantikan

4.3.1 Kementerian bertanggungjawab memastikan bahawa Ahli LembagaPengarah dilantik mengikut kuasa undang-undang serta peraturanyang berkenaan serta menarik perhatian terhadap peranan dantanggungjawab mereka.

4.3.2 Pelantikan Pengerusi dan Ahli Lembaga Pengarah di kalangan ahlipolitik hendaklah mendapat persetujuan Perdana Menteri secara rasmi.Perakuan pelantikan tersebut hendaklah dikemukakan oleh Kementerianmelalui Unit Penyelarasan Pelaksanaan, Jabatan Perdana Menteri.

4.3.3 Kementerian bertanggungjawab memastikan Lembaga Pengarahmengandungi anggota yang mewakili beberapa kepentingan yangsecara bersama dapat meningkatkan prestasi Badan Berkanun iaitu:

(i) Tokoh/pemimpin pertubuhan dan masyarakat.

(ii) Wakil Agensi Kerajaan:

~ Kementerian Pengawas....' -'

-Kementerian Kewangan.

-Jabatan Perdana Menteri (sarna ada Unit PerancangEkonomi, Unit Penyelarasan Pelaksanaan atau BahagianPentadbiran dan Kewangan Jabatan Perdana Menteri).

(iii) Ahli Profesional.

(iv) Wakil daripada kumpulan sagar Badan Berkanun.

(v) Tokoh lain yang pada pendapat Menteri mempunyai kepakaranatau pengetahuan khas mengenai perkara yang berkaitan denganBadan Berkanun berkenaan.

4.3.4 Kementerian bertanggungjawab memastikan pelantikan Ketua Eksekutifselaras dengan Akta penubuhan Badan Berkanun berkenaan danPekeliling Perkhidmatan Bil. 2 Tahun 1988 mengenai "PelantikanKetua Eksekutif Badan Berkanun."

4.3.5 Ketua Eksekutif hendaklah dilantik menjadi Ahli Lembaga PengarahBadan Berkanun berkenaan.

4.4 Pengesanan Pelaksanaan Program daD Projek

4.4.1 Kementerian bertanggungjawab menentukan setiap program dan, projek Badan Berkanun adalah sesuai dan selaras dengan dasarKerajaan dan mendapatkan kelulusan daripada Agensi Pusat yangberkenaan..

9

4.4.2 Kementerian bertanggungjawab mengesan pelaksanaan program daD

projek yang dipertanggungjawabkan kepada Badan Berkanun di bawahpenyeliaannya mengikut peraturan yang telah ditetapkan di dalamAraban No. 1/1996 -"Jentera Penyelarasan Pelaksanaan DasarPembangunan Nasional".

4.5 Kewangan

4.5.1 Kementerian bertanggungjawab meneliti daD meluluskan cadangan

belanjawan yang meliputi keperluan keseluruhan bagi belanjawanmengurus daD pembangunan sebelum dikemukakan untuk kelulusanKementerian Kewangan. Punca kewangan sarna ada daripada Kerajaan,sumber dalaman daD punca lain dinyatakan dengan jelas di dalam

cadangan belanjawan.

4.5.2 Kementerian bertanggungjawab ~enentukan prosedur pengagihanperuntukan yang telah diluluskan kepada Badan Berkanun.

4.6 Kawalan

4.6.1 Kementerian bertanggungjawab mengawal pengurusan Badan BerkanundaD memastikan Badan Berkanun di bawah penyeliaan Kementerianmematuhi undang-undang daD peraturan-peraturan berkenaan.

4.6.2 Kementerian bertanggungjawab memastikan Badan Berkanunmenubuhkan Unit Audit Dalam yang bertanggungjawab terns kepadaKetua Eksekutif mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2/1970 -"Pelaksanaan Audit Dalam Di Agensi Kerajaan Persekutuan".

4.6.3 Bagi Badan Berkanun kecil yang tidak mempunyai Unit Audit Dalam,Kementerian bertanggungjawab menjalankan tugas Audit Dalam.

4.6.4 Kementerian bertanggungjawab mengemukakan Laporan RingkasanKedudukan Kewangan Dan Prestasi Tahunan Badan Berkanun kepadaJemaah Menteri sebelum 31 Januari mengikut Surat Pekeliling AmBil. 1 Tahun 1995 -"Penyediaan Laporan Ringkasan KedudukanKewangan Dan Prestasi Tahunan Badan-badan Berkanun Persekutuan".

4.6.5 Kementerian bertanggungjawab mengemukakan Laporan TahunanDan Penyata Kewangan Badan Berkanun yang belum diaudit kepadaJemaah Menteri dalam tempoh empat (4) bulan selepas berakhirtahun kewangan.

4.6.6 Setelah diaudit, Penyata Kewangan itu hendaklah dikemukakan kepadaJemaah Menteri tidak lewat daripada bulan Oktober tahun berikutnyabersarna-sama dengan ulasan Ketua Audit Negara berserta penjelasan

.mengenai sebarang perbezaan di antara kedua penyata terse but daDpenjelasan terhadap perkara-perkara yang dibangkitkan oleh KetuaAudit Negara.

,

10

4.6.7 Kementerian juga bertanggungjawab memastikan Badan Berkanunmengemukakan laporan-laporan berikut mengikut jadual yangditetapkan kepada Kementerian Kewangan iaitu:

(i) Laporan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan daD Akaunmengikut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun1996 -"Garis Panduan Mengenai Penubuhan JawatankuasaPengurusan Kewangan Dan Akaun Di Kementerian, JabatandaD Badan-badan Berkanun Persekutuan".

(ii) Laporan Audit Dalam.

4.6.8 Kementerian bertanggungjawab mengkaji tahap prestasi BadanBerkanun berdasarkan Laporan Ringkasan Kedudukan KewanganDan Prestasi Tahuna\t Badan Berkanun, Cadangan Belanjawan daDLaporan Tahunan.

4.6.9 Kementerian bertanggungjawab mewujudkan urusetia atau menentukanpegawai khas yang bertanggungjawab untuk membantu KetuaSetiausaha Kementerian melaksanakan tugas pengawasan ke atasBadan Berkanun.

5. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB LEMBAGA PENGARAH

5.1 Pelantikan

5.1.1 Seseorang yang dilantik sebagai Ahli Lembaga Pengarah hendaklah:

(a) Memastikan bahawa pelantikannya dibuat dengan betul daDmengikut undang-undang.

(b) Mendapatkan dokumen berikut:

(i) Akta penubuhan Badan Berkanun yang k~maskini.

(ii) Garis Panduan Pengurusan Badan Berkanun.

(iii) Laporan Tahunan Badan Berkanun berkenaan bagi tahunyang mutakhir. I

(iv) Akta Badan Berkanun (Akaun daD Laporan Tahunan)1980.

;' (c) Memahami:

(i) Dasar Kerajaan yang berkaitan dengan Badan Berkanun., , : yang dianggotainya.

C i'

(ii) Objektif Badan Berkanun tersebut.,

11

(iii) Fungsi daD tanggungjawab seorang Ahli Lembaga

Pengarah.

(iv) Kuasa seorang Ahli Lembaga Pengarah.

(d) Pacta setiap masa berpandukan undang-undang daD peraturan-peraturan yang berkaitan.

5.2 Togas Fidosiari

5.2.1 Ahli Lembaga Pengarab hendaklab sentiasa menyedari bahawa merekaadalah mewakili Kerajaan di dalam Lembaga Pengarah BadanBerkanun. Oleh itu, mereka mempunyai hubungan fidusiari denganBadan Berkanun yang dianggotainya. Ahli Lembaga Pengarahhendaklah bersikap jujur apabila membuat keputusan, menyokongatau menentang sesuatu perakuan. Tugas fidusiari seorang AhliLembaga Pengarah adalah:

(a) Tidak menggunakan kedudukannya sebagai seorang AhliLembaga Pengarab untuk memperolehi keuntungan bagi dirinya,khususnya menyalahgunakan sebarang wang, harta ataumaklumat Badan Berkanun.

(b) Tidak melakukan sesuatu yang bercanggab dengan kepentinganBadan Berkanun.

(c) Tidak menyerahkan togas fidusiarinya kepada pihak ketiga.

( d) Menjalankan tugasnya dengan bersungguh-sungguh serta dengankemahiran daD ketekunan yang sewajarnya, daD jika perlu,mendapatkan nasihat ikhtisas mengenai perkara tertentu.

(e) Menghormati kepercayaan daD keyakinan yang telahdiamanabkan oleh pihak yang melantik beliau sebagai seorangAhli Lembaga Pengarah.

5.3 Dasar dan Araban

5.3.1 Adalah menjadi tanggungjawab Ahli Lembaga Pengarah supayamemabami daD memastikan babawa dasar yang digubal daD diluluskanadalah selaras dengan peruntukan Akta penubuhan Badan Berkanunberkenaan daD tidak bercanggah dengan undang-undang serta dasardaD araban Kerajaan yang berkuatkuasa pacta sesuatu masa. Sekiranyaatas sebab tertentu didapati kesukaran bagi melaksanakan sesuatudasar atau araban Kerajaan, Ahli Lembaga Pengarah hendaklah secara.bersama

menyediakan satu laporan yang lengkap kepada Kerajaanatau kepada agensi Kerajaan yang berkenaan untuk mendapat arabanbarD atau keputusan yang sewajarnya.

..

12

5.3.2 Ahli Lembaga Pengarah hendaklah sentiasa mengambil perhatiandaD mematuhi keputusan Jemaah Menteri yang berkaitan denganBadan Berkanun.

5.3.3 Aktiviti sesebuah Badan Berkanun hendaklah berasaskan Aktapenubuhan, dasar daD araban Kerajaan serta keputusan LembagaPengarah. Dalam hubungan ini, Ahli Lembaga Pengarah adalabbertanggungjawab untuk memastikan babawa pihak pengurusan tidakmenjalankan kegiatan yang bertentangan dengan keputusan LembagaPengarah, dasar serta araban Kerajaan.

5.4 Mesyuarat Lembaga

5.4.1 Ahli Lembaga Pengarab, termasuk Ahli Ganti, adalab bertanggungjawabsecara bersama bagi semua keputusan Lembaga daD semua kegiatanBadan Berkanun. Adalab menjadi kewajipan setiap Ahli LembagaPengarab untuk hadir daD mengambil bahagian di dalam semuamesyuarat Lembaga. Ketidakhadiran seseorang Ahli atau kegagalanseseorang Ahli mengambil babagian di dalam perbincangan mesyuaratLembaga tidak melepaskan Ahli itu dari bertanggungjawab ke atassemua keputusan yang dibuat oleh mesyuarat berkenaan.

5.4.2 Ahli Lembaga Pengarah hendaklah memastikan bahawa:

(a) Jadual mesyuarat Lembaga Pengarah bagi sesuatu tahundisediakan dalam tahun sebelumnya supaya semua ahli dapatmeluangkan masa menghadirinya.

(b) Mesyuarat Lembaga Pengarah diadakan sekurang-kurangnyasetiap tiga (3) bulan.

(c) Agenda disedia daD diedarkan bagi setiap mesyuarat Lembaga.

(d) Notis mengadakan mesyuarat diberi lebih awal iaitu sekurang-kurangnya tujuh (7) hari bekerja sebelum tarikh mesyuarat.

(e) Kertas kerja diedarkan untuk penelitian Ahli Lembaga Pengarabsekurang-kurangnya tiga (3) hari berkerja sebelum tarikhmesyuarat.

if) Sekiranya ada perkara yang telah diserahkan kepadaJawatankuasa Kerja, umpamanya Jawatankuasa Perjawatanatau Jawatankuasa Perolehan, laporan Jawatankuasa berkenaanhendaklah dibentangkan untuk keputusan atau maklumanLembaga."

(g) Segala keputusan mesyuarat Lembaga Pengarab direkodkan.dengan betul daD disimpan dengan sempuma.

(h) Keputusan melalui edaran hanya boleh dilaksanakan dengan.mendapat persetujuan bersama semua Ahli Lembaga Pengarab.

13

(i) Jika minit mesyuarat Lembaga tidak mencerminkan perjalananmesyuarat Lembaga dengan betul, pindaan dibuat kepada minit.berkenaan dengan secepat mungkin, atau, jika ini tidak dapatdilakukan, tindakan hendaklah diambil untuk membangkitkanisi kandungan sebenar perbincangan itu secara bertulis kepadaLembaga.

(j) Jika terdapat percanggahan di antara kepentingan LembagadaD kepentingan seseorang Ahli Lembaga Pengarah ataukemungkinan berbangkitnya sebarang percanggahankepentingan bersabit dengan sesuatu keputusan Lembaga, makafakta, corak daD setakat mana percanggahan terse butmembabitkan dirinya hendaklah diisytiharkan kepada Lembaga.Ahli Lembaga Pengarah berkenaan tidak boleh mengambilbahagian dalam perbincangan daD keputusan Lembagasepanjang yang acta kaitan dengan percanggahan itu.

(k) Ahli Lembaga Pengarah yang terdiri daripada Pegawai Kerajaandikehendaki mengemukakan laporan mesyuarat seperti diKembaran I kepada Kementerian/Agensi yang diwakilinyadalam tempoh tujuh (7) hari bekerja.

5.5 Sistem daD Peraturan Pengurusan

5.5.1 Ahli Lembaga Pengarah bertanggungjawab menentukan bahawa BadanBerkanun berkenaan mempunyai sistem daD peraturan yang berkesanyang dapat memberi gambaran yang jelas daD berterusan mengenaipengurusan Badan Berkanun. Sistem daD peraturan itu hendaklahmembolehkan Lembaga Pengarah diberitahu ten tang:

(a) Dasar daD keputusan Lembaga.

(b) Kemajuan pelaksanaan program daD projek.

(c) Pengurusan kewangan terutamanya perkara yang berkaitandengan:

-Kecukupan punca wang tunai bagi menjalankanrancangannya.

-Kawalan perbelanjaan.

-Pelaburan jangka pendek daD panjang.

-Pengurusan pinjaman.

-Pengurusan aset.

-Tanggungan jangka pendek daD panjang, termasuktanggungan loaf jangka..

(d) Akaun Badan Berkanun.

, (e) Pencapaian Badan Berkanun.

14

5.5.2 Ahli Lembaga Pengarah bertanggungjawab memastikan BadanBerkanun menyediakan Laporan prestasi Aktiviti daD PencapaiandaD mengemukakan kepada Kementerian setiap tiga (3) bulan.

5.6 Perancangan Program Dan Projek

5.6.1 Ahli Lembaga Pengarah bertanggungjawab memastikan bahawa:

(a) Badan Berkanun mempunyai sistem perancangan yang baikbagi melaksanakan program dan projek.

(b) Objektif program daD projek selaras dengan objektif KerajaandaD Badan Berkanun seperti yang terkandung dalam Aktapenubuhan.

(c) Faedah daripada setiap program dan projek dihuraikan denganjelas supaya penilaian keberkesanan objektif dapat dibuatdengan mudah.

(d) Semua program daD projek yang dicadangkan telah dikajikesesuaiannya berdasarkan kriteria tertentu yang disokongoleh laporan kos daD faedah (costs and benefits) yang lengkap.

(e) Semua program daD projek telah diperiksa dengan teliti darisegi implikasi kewangan jangka pendek daD jangka panjangbagi tujuan menjamin kedudukan kewangan Badan Berkanuntersebut berada dalam keadaan baik.

(f) Setiap program daD projek yang dilaksanakan terdiri daripadayang telah diluluskan dalam belanjawan tahunan.

(g) Badan Berkanun mempunyai sistem penjadualan daDpengesanan bagi mengesan pelaksanaan program daD projekmengikut Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil.5/1991 -"Panduan Mengenai Sistem Penjadualan YangBersepadu (SlAP)".

(h) Badan Berkanun perlu mempunyai sistem perancangan daDpemantauan program/projek yang kemas untuk dilaksanakanpada sesuatu tahun daD sebarang perubahan yang bolehmenjejaskan pelaksanaannya hendaklah diminimumkan.

5.7 Kawalan Belanjawan daD Kewangan

;' 5.7.1 Ahli Lembaga Pengarah bertanggungjawab memastikan bahawa:

I (a) Badan Berkanun mempunyai dasar daD peraturan kewangan." daD perakaunan yang sempuma yang telah diluluskan mengikut

Akta daD peraturan lain bagi menguruskan pendapatan daD, perbelanjaan serta aset Badan Berkanun.

15

,!

(b) Pihak pengurusan Dlenyedia daD DlengeDlukakan cadanganbelanjawan Badan Berkanun untuk pertiDlbangan daD kelulusan

.LeDlbaga daD pihak berkuasa yang berkenaan denganDleDlbentangkan sepenuhnya keperluan bagi kedua jenisperbelanjaan Dlengurus daD peDlbangunan serta puncakewangan, saDla acta dari pendapatan sendiri, akaun rizabatau dari punca lain yang akan digunakan untuk DleDlbiayaiperbelanjaan yang dicadangkan. MakluDlat Dlengenai suDlberkewangan daD kedudukan wang rizab seperti dalaDl SuratPekeliling Perbendaharaan Bilangan 8 Tahun 1996 Dlengenai"Garis Panduan Bagi Penyediaan Cadangan PerbelanjaanTahunan" hendaklah dilengkapkan seDlasa DlengeDlukakan

cadangan belanjawan.

(c) Wang yang didapati Dlelebihi keperluan disiDlpan dalaIn institusikewangan yang diluluskan oleh Kerajaan daD ditunjukkandengan jelas dalaIn penyata kewangan tahunan.

(d) Peruntukan belanjawan digunakan untuk tujuan yangdiDlaksudkan.

(e) Aset Badan Berkanun sentiasa dijaga dengan selaDlat daD

digunakan dengan sewajarnya.

(f) Wang yang patut diteriDla oleh Badan Berkanun dipunguttepat pacta waktunya, dijaga dengan selaDlat daD diakaunkandengan betul. )-

(g) Kelulusan Dlenghapuskira daD Dlelupuskan aset Badan Berkanundiperolehi sewajarnya daripada Menteri.

(h) Laporan Dlengenai kedudukan kewangan disediakan pacta setiapbulan daD dibentangkan di setiap Dlesyuarat LeDlbaga Pengaraholeh pihak pengurusan Badan Berkanun khususnya

Dlenunjukkan:

-Perbelanjaan berbanding dengan juDllah peruntukan.

-Penyata pendapatan daD perbelanjaan.

-Penyata aliran tunai.

-Jualan/kutipan basil sebenar berbanding dengan juDllah

yang dianggarkan.

-JuDllah siberhutang daD sipiutang.

-Keuntungan/kerugian operasi..-Kestabilan kewangan jangka pendek daD jangka panjang

bagi organisasi berkenaan.,-

16

5.8 Pen gurus an Pinjaman

5.8.1 Ahli Lembaga Pengarah bertanggungjawab memastikan bahawa wangyang dipinjam oleh Badan Berkanun diuruskan dengan baik.Pemerhatian hendaklah ditumpukan kepada dua aspek pengurusan

pinjaman:

(a) Wang yang dipinjam oleh Badan Berkanun.

(b) Wang yang diberi pinjam oleh Badan Berkanun.

5.8.2 Jika sesebuah Badan Berkanun bercadang meminjam wang, LembagaPengarah hendaklah menentukan bahawa pinjaman tersebut adalahwajar daD tidak akan menjadi satu beban kewangan yang mudarat.Di samping itu, Ahli Lembaga Pengarah hendaklah berpuashati bahawa:

(a) Semua pinjaman diuruskan menurut keperluan berkanun, denganmendapat kelulusan Menteri daD persetujuan Menteri

Kewangan.

(b) Wang pinjaman digunakan bagi maksud yang telah ditetapkanserta mematuhi syarat perjanjian pinjaman.

(c) Pembayaran faedah daD bayaran balik pinjaman dibuat menurut

jadual yang ditetapkan.

(d) Pihak berkuasa berkenaan diberitahu dengan secepat mungkinsekiranya pengurusan pinjaman dijangka menghadapi kesulitan.

5.8.3 Berhubung dengan pinjaman danjaminan yang diberikan oleh sesebuahBadan Berkanun, Ahli Lembaga Pengarah adalah dikehendakkimemastikan bahawa:

(a) Badan Berkanun berkenaan mempunyai kuasa di sisi undang-undang untuk berbuat demikian.

(b) Bentuk, jenis daD jumlah pinjaman yang diluluskan adalahtertakluk kepada dasar Lembaga yang tidak bercanggah dengan

,. keperluan Badan Berkanun atau peraturan Kerajaan. Dalamhubungan ini sesebuah Badan Berkanun tidak boleh memberisebarang pinjaman atau pendahuluan kepada Ahli LembagaPengarah, kecuali dibenarkan oleh undang-undang atau dasar

Kerajaan.

(c) Pinjaman yang diluluskan hendaklah mempunyai perjanjianpinjaman daD dokumen lain yang berkaitan serta diurus mengikutperaturan yang berkaitan..

(d) Usaha untuk mendapatkan bayaran balik pinjaman hendaklahdilakukan tepat pada waktunya.

17

(e) Pinjaman kepada aDak syarikat daD syarikat bersekutu perludikaji dengan teliti. Badan Berkanun hendaklah mematuhiPekeliling Perbendabaraan Bil.12 Tahun 1993 -..Arahan BagiMeningkatkan Kualiti Perancangan Dan Kawalan Ke AtasPengurusan Syarikat Kerajaan" yang tidak membenarkanpemberian pinjaman tanpa faedah atau dengan kadar faedahsubsidi daD terma yang longgar.

5.9 Pelaburan Kumpulan Wang Yang Berlebihan

5.9.1 Badan Berkanun hendaklah bertindak dengan berhati-hati semasamembuat pelaburan.

5.9.2 Pengawasan wang yang berlebihan hendaklah mengikut peraturantertentu daD prinsip pengurusan dana yang baik.

5.9.3 Pelaburan melalui penubuhan aDak syarikat atau perbadanan hendaklabmendapat kelulusan Menteri dengan persetujuan Menteri Kewangan.Lembaga Pengarah hendaklah memastikan proses yang diamalkanselaras dengan Pekeliling Perbendabaraan Bil. 12 Tabun 1993. LembagaPengarah hendaklah mempertimbangkan penubuhan aDak syarikatatau perbadanan berdasarkan:

(a) Tujuan penubuhan atau perolehan.

(b) Jika telah mempunyai syarikat, sebab syarikat sedia acta tidakdapat melaksanakan tujuan tersebut.

(c) Sarna acta syarikat itu akan bersaing dengan syarikat Bumiputerasedia acta.

(d) Faedah kepada Kumpulan Syarikat.

(e) Peratusan ekuiti yang akan dipegang dalarn syarikat yangditubuhkan atau yang diperolehi.

if) Kos penubuhan atau perolehan.

(g) Perancangan korporat daD pelaburan bagi tiga (3) tahun untuksyarikat itu.

(h) Butir-butir lain yang perillo

5.10 Pengawasan Ke Atas Anak Syarikat

5.10.1 Ahli Lembaga Pengarah bertanggungjawab memastikan:.(a) Keputusan yang dibuat oleh aDak syarikat mendapat kelulusan

Lembaga Pengarah Badan Berkanun sebelum dilaksanakan..-

18

(b) Keputusan yang dibuat oleh aDak syarikat dimaklumkan kepadaMenteri.

( c) Semua pinjaman aDak syarikat BBP mendapat kelulusan Menteridengan persetujuan Menteri Kewangan.

(d) Keputusan bagi pelepasan sebarang aset aDak syarikat mendapatkelulusan Lembaga Pengarah Badan Berkanun.

5.11 Ekonomi daD Kecekapan

5.11.1 Pada setiap mas a, Ahli Lembaga Pengarah hendaklah memastikanbahawa Badan Berkanun ditadbirkan dengan cara yang ekonomik,cekap daD berkesan. Penekanan hendaklah diberi kepada usahapeningkatan produktiviti daD mengatasi pembaziran.

5.12 Penyelenggaraan Rekod Akaun

5.12.1 Ahli Lembaga Pengarah bertanggungjawab memastikan BadanBerkanun mempunyai sistem kawalan dalaman yang berkesan untukpenyelenggaraan rekod daD akaun yang kemaskini.

5.13 Penyediaan daD Penyerahan Akaun-akaun

5.13.1 Ahli Lembaga Pengarah bertanggungjawab memastikan akaun BadanBerkanun disedia daD dibentang untuk pertimbangan Lembagamengikut tempoh yang ditetapkan.

5.13.2 Lembaga Pengarah bertanggungjawab mengambil perhatian terhadapkeputusan Jemaah Menteri seperti berikut:

(a) Penyata Kewangan Badan Berkanun hendaklah disedia daDdikemukakan kepada Ketua Audit Negara untuk diaudit dalamtempoh empat (4) bulan setelah berakhirnya tahun kewanganmengikut Pekeliling Bil. 15 Tahun 1994 -"Garis Panduanuntuk Penyediaan Laporan Tahunan Dan Penyata KewanganBadan-badan Berkanun Persekutuan",

(b) Kementerian dikehendakki mengemukakan Laporan TahunandaD Penyata Kewangan Tahunan yang belum diaudit bagiBadan Berkanun dibawah pengawasannya kepada JemaahMenteri bersama-sama dengan pemerhatiannya.

5.13.3 Penyata Kewangan merupakan as as bagi menganalisis pre stasi.kewangan daD kedudukan sesebuah Badan Berkanun. Ahli Lembaga

Pengarah hendaklah meneliti daD mendalami penyata berkenaandengan tujuan menentukan bahawa kedudukan kewangan Badan

, Berkanun itu berada dalam keadaan bait daD teguh.

19

5.14 Laporan Tahunan

5.14.1 Seksyen 7 Akta Badan Berkanun (Akaun daD Laporan 1980) (Akta240) serta Pekeliling Perbendaharaan Bil.15/94 berkehendakkansetiap Badan Berkanun menyampaikan kepada Menteri penyataakaun yang telah diaudit beserta dengan Laporan Ketua AuditNegara mengenainya dalam tempoh sebulan dari tarikh penerimaannyadaripada Ketua Audit Negara bersama dengan laporan aktiviti BadanBerkanun. Laporan aktiviti tersebut hendaklah berasaskan kepadaperkara berikut:

(a) Program daD aktiviti yang dilaksanakan dalam tahun yang

dilapor.

(b) Sejauh mana objektif-objektif yang ditetapkan bagi tahun

yang dilapor dicapai.

(c) Laporan hendaklah menggunakan angka petunjuk yang sesuaibagi memberi gambaran jelas mengenai kos pelaksanaanprogram daD aktiviti termasuk perbandingan di antara kossebenar dengan kos yang diperuntukkan.

5.15 Laporan Oleh Juruaudit Dalam

5.15.1 Ahli Lembaga Pengarah bertanggungjawab memastikan togas AuditDalam dilaksanakan di Badan Berkanun.

5.15.2 Laporan Unit Audit Dalam hendaklah dibentangkan di mesyuaratLembaga sekurang-kurangnya setiap tiga (3) bulan. Ahli LembagaPengarah bertanggungjawab memastikan semua pemerhatian JuruauditDalam diberi perhatian sewajarnya dan, di mana berkaitan,

mengarahkan supaya penyiasatan lanjut dijalankan.

5.16 Laporan Oleh Juruaudit Luar Ke Atas Akaun-Akaun Tahunan

5.16.1 Ahli LembagaPengarah bertanggungjawab meneliti laporan teguranserta pemerhatian yang dibuat oleh Juruaudit Luar ke alas akaun-

akaun Badan Berkanun. Penerangan daD penjelasan daripada pihakpengurusan hendaklah diperolehi mengenai isu yang dibangkitkanoleh Juruaudit. Sekiranya penjelasan gagal diberikan oleh pihakpengurusan atau penjelasan yang diberi tidak memuaskan, Ahli

Lembaga Pengarah hendaklah memastikan penyiasatan lanjut.dijalankan bagi menentukan sama ada penyelewengan atau kecuaian

telah berlaku daD seterusnya memastikan perubahan dibuat bagimengelakkan berlakunya perkara yang samadi mas a hadapan.

,

20

5.17 Jawatankuasa Audit

5.17.1 Bagi tujuan mene1iti kedua-dua laporan Juruaudit Dalam daD JuruauditLuar, Lembaga Pengarah Badan Berkanun hendaklah menubuhkansatu Jawatankuasa Audit yang keahliannya dilantik daripada kalanganAhli Lembaga Pengarah.

5.17.2 Jawatankuasa Audit hendaklah ditubuhkan melalui resolusi LembagaPengarah yang menggariskan objektif Jawatankuasa tersebut,tanggungjawab daD keanggotaannya. Jawatankuasa tersebut bolehdianggotai tiga (3) hingga lima (5) orang ahli terdiri daripada AhliLembaga Pengarah bukan eksekutif. Jawatankuasa Audit bolehmelantik pengerusinya sendiri atau boleh juga dilantik oleh Lembaga

Pengarah.

5.17.3 Fungsi Utama Jawatankuasa Audit ialah:

(a) Mengkaji keperluan Unit Audit Dalam termasuk piagamnya.

(b) Mengkaji keberkesanan daD kemampuan sistem pengawalan .dari dalam.

(c) Mengkaji perancangan aktiviti audit oleh Unit Audit Dalamyang meliputi skop kerja, jadual, keanggotaan, sertapenyelarasan di antara Juruaudit Dalam daD Luar.

(d) Mengkaji laporan daripada Juruaudit Dalam daD Luar daDmemperakukan tindakan susulan yang perlu kepada Lembaga

Pengarah.

(e) Mengkaji daD menasihat Lembaga Pengarah berhubung denganpenyata kewangan, prospektus daD laporan-laporan kewanganlain yang dikeluarkan.

if) Mengkaji dan menasihat Lembaga Pengarah berhubung denganmaklumat prestasi secara kuantitatif di alas aktiviti yangtertak1uk kepada auditan daD perkara lain yang melibatkantanggungjawab sebagaimana yang diputuskan oleh Lembaga

Pengarah.

(g) Mengesan pematuhan kepada peraturan yang ditetapkan olehLembaga Pengarah serta tatakelakuan pegawai/kakitangandaD mengambil daya usaha menyiasat sebarang pertelingkahanyang berlaku dalam Badan Berkanun yang berkenaan.

.(h) Memastikan bahawa Badan Berkanun sentiasa mengubahsuaipelaksanaan kerja selaras dengan perubahan ikhtisas yangberlaku dalam bidang perakaunan seperti pengisytiharan oleh

,

21

lnstitut Akauntan Malaysia daD Jawatankuasa PiawaianPerakaunan Antarabangsa.

(i) Melaksanakan fungsi-fungsi yang ditetapkan oleh LembagaPengarah daTi semasa ke semasa.

(j) Melaporkan kepada pihak pengurusan mengenai kakitanganyang didapati telah melakukan sebarang penyelewengan,untuk tindakan yang sesuai.

5.17.4 Jawatankuasa Audit hendaklah membentangkan laporan setiap sukutahun di mesyuarat Lembaga Pengarah. Sekiranya tiada pemerhatianaudit diterima, Jawatankuasa Audit hendaklah melaporkan demikiandalam laporan suku tahunnya.

5.17.5 Ketua Unit Audit Dalam hendaklah mengurusetiakan JawatankuasaAudit.

5.18 Jawatankuasa Audit Dan Pemeriksaan Bagi Syarikat Kerajaan

5.18.1 Lembaga Pengarah bertanggungjawab memastikan Badan Berkanunyang mempunyai aDak syarikat menubuhkan Jawatankuasa AuditdaD Pemeriksaan bagi Syarikat Kerajaan untuk meningkatkan kawalanke atas syarikat tersebut bagi kepentingan Kerajaan sebagai pemegangsaham mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil.9 Tahun 1993 -"Garis Panduan Mengenai Penubuhan Jawatankuasa Audit DanPemeriksaan Bagi Syarikat-syarikat Kerajaan".

6. PERANAN DAN TANGGUNGJA W AB KETUA EKSEKUTIF BADANBERKANUN

6.1 Pelantikan

6.1.1 Ketua Eksekutif bertanggungjawab menunaikan togas jawatannyaseperti ternyata dalam Akta penubuhan Badan Berkanun daD tertaklukkepada syarat yang terkandung dalam tawaran kontrak perkhidmatan.

,6.2 Pelaksanaan Dasar Kerajaan, Araban Dan Dasar Badan Berkanun

6.2.1 Ketua Eksekutif bertanggungjawab melaksan~kan dasar Kerajaanyang berkaitan dengan Badan Berkanun daD yang ditetapkan olehLembaga Pengarah. Untuk tujuan ini Ketua Eksekutif hendaklahmemahami dasar yang berkaitan..6.2.2

Ketua Eksekutif bertanggungjawab memaklumkan kepada LembagaPengarah daD mematuhi keputusan Jemaah Menteri yang berkaitandengan Badan Berkanun...

22

I

6.3 Mesyuarat Lembaga

6.3.1 Ketua .Eksekutif bertauggungja:wab melaksanakau peraturau mesyuaratLembaga seperti berikut:

(a) Merancang jadual mesyuarat bagi tempohyang tertentu bagimemenuhi keperluan amalan pengurusan yang baik daDperuntukan Akta penubuhan Badan Berkanun berkenaan.

(b) Mengadakan mesyuarat Lembaga sekurang-kurangnya setiaptiga (3) bulan.

(c) Menyediakan notis mesyuarat selewat-lewatnya dalam masatujuh (7) hari bekerja sebelum tarikh mesyuarat.

(d) Menyediakan agenda daD mengedarkannya bagi setiapmesyuarat Lembaga selewat-lewatnya tujuh (7) hari bekerjasebelum tarikh mesyuarat.

(e) Mengedarkau kertas kerja kepada Ahli Lembaga Pengarahselewat-lewatnya dalam masa tiga (3) hari bekerja sebelumtarikh mesyuarat.

if) Memastikau perkara yang telah diserahkau kepada JawataukuasaKerja seperti Jawatankuasa Perjawatan atau JawatankuasaPerolehan, sekiranya ada, dibentangkan untuk keputusan

Lembaga.

(g) Memastikan segala urusan daD perbincangan Lembagadirekodkan dengan betul daD sempuma.

(h) Keputusan melalui edaran hanya boleh dilaksanakan denganmendapat persetujuan bersama semua Ahli Lembaga PengarahdaD dibentangkau di Mesyuarat Lembaga Pengarah berikutnya.

(i) Memastikan kepentingan Lembaga diberi keutamaan. Jikaterdapat percanggahan di antara kepentingan Lembaga daDkepentingan seseorang Ahli Lembaga Pengarah atau

kemungkinan berbangkitnya sebarang percanggahankepentingau bersabit dengau sesuatu keputusau Lembaga, makafakta, corak daD setakat mana percanggahan tersebutmembabitkan diri Ahli Lembaga Pengarah hendaklahdiisytiharkan kepada Lembaga. Ahli Lembaga Pengarahberkenaan tidak dibenarkan mengambil bahagian dalam

.perbincangan daD keputusan Lembaga sepanjang yang actakaitan dengan percanggahan itu, dengan cara meninggalkanmesyuarat bagi tempoh perbincangan tersebut..

23

6.4 Sistem Dan Peraturan Pengurusan

6.4.1 Ketua Eksekutif bertanggungjawab menggubal daD merancang sistempengurusan daD peraturan yang berkesan daD dipersetujui oleh LembagaPengarah. Sistem daD peraturan tersebut hendaklah membolehkan

Lembaga Pengarah mengesan perkara seperti:

(a) Pelaksanaan dasar daD keputusan Lembaga.

(b) Kemajuan pelaksanaan program daD projek.

(c) Pengurusan kewangan terutamanya perkara yang ada kaitan

dengan.

;."'0) ',i!,' )'- Kawalan perbelanjaan.

-Kecukupan punca wang tunai bagi menjalankanq;;;)".JC ~ rancangannya.

il:,A;I(-Pelaburan jangka pendek daD jangka panjang.

-Pengurusan pinjaman.

-Pengurusan aset.

-Tanggungan jangka pendek daD jangka panjang, termasuk-.'f"! tanggungan loaf jangka.

(d) Akaun-akaun Badan Berkanun.

(e) Pencapaian Badan Berkanun.

6.4.2 Ketua Eksekutif bertanggungjawab menyediakan laporan aktiviti daDpencapaian kepada Kementerian setiap tiga (3) bulan.

6.5 Perancangan daD Pelaksanaan Program Dan Projek

6.5.1 Ketua Eksekutif bertanggungjawab merancang program daD projekmengikut dasar Badan Berkanun daD dasar Kerajaan serta mendapatkelulusan Lembaga Pengarah sebelum mengemukakan cadanganprogram atau projek kepada Agensi Pusat. f

6.5.2 Dalam merancang program daD projek, perkara berikut perlu dilakukan:

(a) Menentukan kesesuaian program dall projek mengikutkeutamaan berpandukan kajian kos daD faedah.

(b) Mengkaji implikasi jangka pendek daD jangka panjang untukmelindungi kedudukan kewangan Badan Berkanun tersebut..

(c) Mendapat kelulusan yang sewajarnya daripada KementeriandaD Agensi Pusat yang berkenaan bagi semua rancangan,program daD projek..

24

6.6 Kawalan Belanjawan Dan Kewangan

6.6.1 Ketua Eksekutif adalah bertanggungjawab:

(a) Membawa kepada perhatian Lembaga Pengarah daDmelaksanakan semuakeputusan daD araban Jemaah Menteriyang berkaitan dengan pengurusan kewangan Badan-badanBerkanun.

(b) Melaksanakan dasar dan peraturan kewangan dan perakaunanyang sempurna yang telah diluluskan oleh Lembaga bagimenguruskan pendapatan dan perbelanjaan serta aset, termasuktunai, stok, pelaburan dan sipiutang.

(c) Menyedia dan mengemukakan belanjawan Badan Berkanununtuk pertimbangan dan kelulusan Lembaga dan pihak berkuasayang berkenaan dengan membentangkan sepenuhnya keperluanbagi kedua-duajenis perbelanjaan mengurus dan pembangunanserta menyatakan punca kewangan, sarna acta daTi pendapatansendiri, akaun rizab atau daTi punca lain yang akan digunakanuntuk membiayai perbelanjaan yang dicadangkan.

(d) Menggunakan peruntukan belanjawan untuk tujuan yangdimaksudkan.

(e) Sentiasa menjaga aset Badan Berkanun dengan selamat danmenggunakannya dengan sewajarnya.

(f) Memastikan pembayaran kepada pembekal dan sipiutang dibuatdengan betul daD pacta kadar yang segera.

(g) Memastikan pungutan wang dilakukan tepat pacta waktunya,dijaga dengan selamat daD diakaunkan dengan betul.

(h) Mendapatkan kelulusan sewajarnya daripada Lembaga danMenteri mengikut Pekeliling Peraturan Pelupusan Aset Kerajaan, yang berkuatkuasa bagi menghapuskira dan melupuskan aset

Badan Berkanun.

(i) Menyediakan laporan kewangan setiap bulan untukdibentangkan di setiap mesyuarat Lembaga Pengarah mengenaiperkara berikut:

-Perbelanjaan berbanding dengan,jumlah peruntukan.

-Penyata pendapatan dan perbelanjaan.

-Jualan/kutipan basil sebenar berbanding dengan jumlah.yang dianggarkan.

-Punca dan kegunaan dana.,

25

-Penyata aliran tunai.

-Jumlah sipiutang daD siberhutang.

-Jualan/kutipan basil sebenar berbanding dengan jumlahyang dianggarkan.

-Keuntungan/kerugian operasi.

-Analisis kesetabilan kewangan jangka pendek daD jangkapanjang bagi organisasi berkenaan.

(j) Menyediakan Laporan Suku Tahun Jawatankuasa PeniurusanKewangan daD Akaun Badan Berkanun daD mengemukakankepada Kementerian Kewangan melalui Kementerian mengikutSurat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tabun 1996.

6.7 Pengurusan Pinjaman

6.7.1 Ketua Eksekutif adalab bertanggungjawab menguruskan dengan baitpinjaman yang dilakukan oleh Badan Berkanun. Pemerhatian hendaklahditumpukan kepada dua aspek pengurusan pinjaman:

(a) Wang yang dipinjam oleh Badan Berkanun.

(b) Wang yang diberi pinjam oleh Badan Berkanun.

6.7.2 Jika sesebuah Badan Berkanun bercadang meminjam wang, KetuaEksekutif hendaklab mengkaji bahawa pinjaman tersebut adalab wajardaD tidak akan menjadi satu beban kewangan yang mudarat. KetuaEksekutif bertanggungjawab memastikan babawa:

(a) Semua pinjaman diuruskan menurut keperluan berkanun denganmendapat kelulusan Menteri daD persetujuan MenteriKewangan.

(b) Wang pinjaman digunakan bagi maksud yang telah ditetapkanserta mematuhi syarat perjanjian pinjaman.

(c) Pembayaran faedab daD bayaran balik pinjaman dibuat menurutjadual yang ditetapkan.

(d) Pihak berkuasa daD Lembaga Pengarah hendaklah diberitahuapabila pengurusan menghadapi masalah berkaitan denganpinjaman..

6.7.3 Berhubung dengan pinjaman daD jaminan yang dicadang diberikan, oleh sesebuah Badan Berkanun, Ketua Eksekutif hendaklah terlebih

26

dahulu mendapat kelulusan Lembaga Pengarah dengan menasihatkanLembaga bahawa:

(a) Badan Berkanun tersebut mempunyai kuasa di sisi undang-undang untuk berbuat demikian.

(b) Bentuk, jenis daD jumlah pinjaman yang dicadang diluluskantertakluk kepada dasar Lembaga yang tidak bercanggah dengankeperluan berkanun atau peraturan Kerajaan. Dalam hubunganini sesebuah Badan Berkanun tidak boleh mengeluarkansebarang pinjaman atau pendahuluan kepada Ahli LembagaPengarah, melainkan dibenarkan oleh undang-undang daD dasar

Kerajaan.

(c) Semua pinjaman mempunyai cagaran yang sempurna.

(d) Semua pinjaman hendaklah mempunyai perjanjian pinjamandaD dokumen berkaitan.

(e) Pinjaman kepada aDak syarikat daD syarikat bersekutu tidakboleh diberikan tanpa faedah atau dengan kadar faedah subsididaD terma yang longgar daD hendaklah mematuhi PekelilingPerbendaharaan Bil. 12 Tahun 1993.

if) Pinjaman tidak boleh diberikan kepada aDak syarikat daDsyarikat bersekutu yang berupaya atau mempunyai projekkomersil atau yang berdaya maju yang boleh mendapatkanpinjaman daripada institusi kewangan selaras dengan PekelilingPerbendaharaan Bil. 12 Tahun 1993.

(g) Usaha untuk mendapatkan balik pinjaman hendaklah dilakukan

tepat pacta waktunya.

6.8 Pelaburan Kumpulan Wang Yang Berlebihan

6.8.1 Ketua Eksekutif bertanggungjawab menasihatkan Lembaga Pengarahdalam membuat keputusan mengenai pelaburan.

6.8.2 Ketua Eksekutifbertanggungjawab memastikan wang berlebihan yangbelum diperlukan untuk kegunaan dalam jangka pendek disimpandalam institusi kewangan yang dibenarkan oleh Kementerian Kewangandengan cara yang boleh membawa pulangan maksimum.

6.8.3 Ketua Eksekutif bertanggungjawab memastikan pelaburan melaluipenubuhan aDak syarikat mendapat kelulusan Menteri daD denganpersetujuan Menteri Kewangan. Proses penubuhan aDak syarikat.yang

diamalkan adalah mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12Tahun 1993. Maklumat lengkap perlu dibentangkan untuk pertimbangan

, Lembaga Pengarah bagi penubuhan aDak syarikat tersebut.

27

6.9 Pengawasan Ke Atas Anak Syarikat

6.9.1 Bagi memastikan keberkesanan pengawasan ke atas aDak syarikat,Ketua Eksekutif bertanggungjawab:

(a) Membentangkan keputusan Lembaga Pengarah aDak syarikatuntuk kelu1usan Lembaga Pengarah.

(b) Memak1umkan keputusan Lembaga Pengarah aDak syarikatkepada Menteri.

(c) Mengemukakan pinjaman aDak syarikat BBP untuk kelulusanMenteri dengan persetujuan Menteri Kewangan.

(d) Membentangkan pelepasan sebarang aset yang dib1i4lt olehaDak syarikat Badan Berkanun untuk ke1ulusan LembagaPengarah Badan Berkanun.

6.10 Ekonomi daD Kecekapan

6.10.1 Ketua Eksekutifbertanggungjawab memastikan bahawa semua urusan/hal-ehwa1 Badan Berkanun ditadbirkan dengan cara yang ekonomik,cekap daD berkesan. Penekanan hendak1ah diberi kepada usahapeningkatan produktiviti daD mengatasi pembaziran. Untuk mencapaimatlamat ini Ketua Eksekutif hendaklah berpandu kepada:

(a) Objektif yang khusus daD boleh diukur bagi setiap programdaD aktiviti.

(b) Anggaran daD kos piawai yang dapat dijadikan sebagai pengukurkawalan koso

(c) Penunjuk prestasi yang sesuai dari se,gi:

-Kuantiti output iaitu bi1angan output yang dihasi1kandalam tempoh setahun.

-Kos purata bagi pengeluaran sesuatu output.

-Tempoh masa bagi pengeluaran sesuatu output.

(d) Prinsip ni1ai untuk wang dalam urusan perolehan barang-barang daD perkhidmatan bagi menja1ankan aktiviti BadanBerkanun.

6.10.2 Ketua Eksekutifbertanggungjawab menyediakan laporan mengenai,-' prestasi Badan Berkanun berdasarkan penunjuk kecekapan daD

penunjuk keberkesanan selaras dengan "Panduan Mengenai.Pewujudan Penunjuk Prestasi Di Agensi Kerajaan." bertarikh 24

Ogos 1993 yang dikeluarkan oleh Unit Pemodenan Tadbiran Malaysia(MAMPU).

28

6.11 Penyelenggaraan Rekod Akaun

6.11.1 Ketua Eksekutif bertanggungjawab melaksanakan sistem kawalandalaman yang mencukupi untuk menjamin perkara berikut:

(a) Penggunaan daD penjualan aset Badan Berkanun mendapatkelulusan pihak berkuasa.

(b) Semua urusniaga mendapat kelulusan pihak berkuasa daDdirekodkan dengan tepat untuk membolehkan penyediaanpenyata kewangan yang betul daD saksama serta dapat menjagakepentingan Badan Berkanun yang berkenaan.

6.11.2 Ketua Eksekutif bertanggungjawab melaksanakan penyelenggaraanakaun Badan Berkanun yang berkehendakkan Badan Berkanunmengadakan akaun-akaun daD rekod yang sesuai bagi operasinyaserta menyediakan penyata kewangan bagi setiap tahun kewangan."Garis Panduan untuk penyediaan daD pembentangan LaporanTahunan daD Penyata Kewangan" seperti yang terkandung dalamPekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 1994 hendaklah digunakan.Dokumen yang perlu dilampirkan bersama-sama dengan penyatakewangan tersebut mestilah disedia daD diselenggarakan dari semasake semasa. Rekod ini mestilah disimpan dengan baik supaya mudahdirujuk daD diaudit.

6.11.3 Ketua Eksekutif bertanggungjawab mendapatkan kelulusan LembagaPengarah mengenai prinsip, dasar daD peraturan perakaunan yangakan diterimapakai oleh Badan Berkanun.

6.11.4 Ketua Eksekutif bertanggungjawab memastikan bahawa:

(i) Akaun-akaun yang sempurna diselenggarakan bagi merekod:

-Semua penerimaan daD bayaran.

-Semua pendapatan daD perbelanjaan.

-Semua jualan daD tanggungan.

(ii) Akaun tersebut mengandungi butir-butir yang cukup bagimemberi gambaran yang sebenar daD saksama tentangpengurusan Badan Berkanun untuk memberi penjelasanmengenai urusniaganya.

(iii) Sistem perakaunan berkomputer hendaklah dilaksanakan untukmendapatkan maklumat prestasi kewangan secara terperinci

.daD tepat pacta mas a yang ditetapkan mengikut PekelilingKemajuan Pentadbiran A warn Bil. 1 Tahun 1996 -"Pelaksanaan Sistem Perakaunan Berkomputer Yang Standard

, Badan-Badan Berkanun Persekutuan (SAGA)."

29

6.12 Penyediaan Dan Penyerahan Akaun-Akaun

6.12.1 Ketua Eksekutif bertanggungjawab menyedia dan membentangkanakaun-akaun untuk pertimbangan Lembaga Pengarah dan seterusnyamengemukakan untuk diaudit dalam tempoh yang ditetapkan.

6.12.2 Penyata Kewangan syarikat -syarikat subsidiari hendaklah disatukan(konsolidasikan) dengan akaun Badan Berkanun.

6.12.3 Ketua Eksekutif bertanggungjawab mengemukakan penyata akaunyang telah diaudit kepada:

(a) Lembaga Pengarah dalam tempoh yang ditetapkan.

(b) Menteri bersama-sama dengan penjelasan di alas sebarangteguran Audit dalam tempoh satu (1) bulan seperti yangditetapkan.

(c) Jemaah Menteri melalui Kementerian bersama-sama denganpenyata yang belum diaudit beserta dengan penjelasanmengenai sebarang perbezaan antara kedua-dua penyatatersebut.

6.12.4 Di samping penyata kewangan tahunan, pengurusan hendaklah jugamembentangkan penyata kewangan bagi setiap suku tahun dimesyuarat Lembaga Pengarah tidak lewat dari tiga puluh (30) hariselepas berakhimya sesuatu suku tahun. Penyata kewangan sukutahun itu hendaklah, antara lain:

(a) Menunjukkan gambaran sebenar dan saksama ten tangkedudukan bagi tempoh yang diliputi.

(b) Menunjukkan angka-angka perbandingan yang sesuai bagimemberi gambaran pre stasi Badan Berkanun apabiladibandingkan dengan tempoh yang sarna bagi tahun terdahulu.

6.12.5 Kehendak pendedahan sepenuhnya bagi penyata kewangan sepertidi Larnpiran B Pekeliling Perbendaharaan Bil. 15/94 bagi BadanBerkanun hendaklah dipatuhi.

6.12.6 Kehendak am bagi penyediaan dan persembahan akaun-akaun yangmesti dipatuhi adalah seperti berikut:

(a) Penyata akaun mestilah dibentangkan kepada LembagaPengarah sekurang-kurangnya setiap tiga (3) bulan,

(b) Menunjukkan gambaran yang benar dan saksama mengenai.kedudukan bagi tempoh yang diliputi.

(c) Kehendak berkanun dari segi bentuk dan kandungan akaun-.akaun hendaklah dipatuhi.

30

(d) Penyata akaun tahunan bagi Badan Berkanun mestilahditandatangani oleh Pengerusi daD seorang Ahli LembagaPengarah.

(e) Penyata akaun tahunan Badan Berkanun hendaklah disertakandengan penyata yang ditandatangani oleh pegawai utamayang bertanggtmgjawab mengenai pengurusan kewanganBadan Berkanun, seperti yang dikehendaki di bawah perenggan31 Pekeliling Perbendaharaan Bil. 15/1994.

(f) Angka perbandingan bagi setiap butir daTi akaun tahunanyang terdahulu hendaklah ditunjukkan bersama-sama denganakaun tahun semasa.

6.12.7 Kehendak pendedahan sepenuhnya bagi kunci kira-kira daD akaununtung daD rugi adalah seperti yang terkandung di Lampiran BPekeliling Perbendaharaan Bil. 15/94.

6.13 Maklumat Kepada Unit Pusat Pengumpulan Maklumat (UPPM)

6.13.1 Ketua Eksekutif bertanggungjawab mengemukakan semua maklumatmengikut format pengesanan yang ditentukan daTi semasa ke semasaoleh Unit Pusat Pengumpulan Maklumat (UPPM), KementerianKewangan bagi tujuan mewujudkan "Sistem Amaran Awal" di ataspengurusan aDak-aDak syarikat Badan Berkanun.

7. PERANAN UNIT AUDIT DALAM

7.1 Penubuhan Unit Audit Dalam

7.1.1 Ketua Eksekutif bertanggungjawab untuk menubuhkan Unit AuditDalam bagi organisasinya dengan mendapat kelulusan LembagaPengarah. Unit tersebut adalah bertanggungjawab terns kepada KetuaEksekutif.

7.1.2 Badan Berkanun kecil yang tidak mempunyai Unit Audit Dalam,Kementerian pengawas bertanggungjawab menjalankan tugas AuditDalam.

7.1.3 Unit Audit Dalam hendaklah dilengkapi dengan bilangan pegawaiyang secukupnya bagi membolehkan Unit ini melaksanakan tugasauditan dalam dengan berkesan.

7.1.4 Unit Audit Dalam diberi tanggungjawab menjalankan tugas auditkewangan daD audit pengurusan dengan bidang tugas seperti berikut:,

(a) Mengkaji semula organisasi dalam tempoh tertentu untuk

mengetahui sarna ada fungsi perancangan, penyeliaan, arabandaD pengawalan berdasarkan dasar, araban daD peraturan

,

31

pengurusan telah dilaksanakan dengan berkesan sejajar denganobjektif dan amalan pengurusan yang baik.

(b) Menentukan kebolehpercayaan dan keberkesanan sistemkawalan dalaman dan pengawasan operasi.

(c) Mengkaji ketepatan dan kesahihan maklumat kewangan danmengenalpasti cara untuk mengukur, menjenis dan melaporkanmaklumat tersebut.

(d) Mengkaji sistem sedia ada untuk memastikan ianya selarasdengan dasar dan peraturan terutamanya bidang yangmempunyai kesan terhadap operasi serta menentukan sarnaada organisasi mematuhinya. Jika perlu, mencadangkan dasaryang sesuai.

( e) Mengkaji cara yang sesuai untuk melindungi agel danmengesahkan kewujudan agel tersebut.

(f) Menilai faedah dan keberkesanan penggunaan sumber yangada, mengenalpasti peluang untuk meningkatkan penggunaansumber serta mencadangkan cara untuk mengatasi masalahyang berkaitan.

(g) Mengkaji perjalanan organisasi daD pelaksanaan program untukmemastikan sarna ada hasilnya selaras dengan objektif yangtelah ditentukan, dan sarna ada ianya telah dilaksanakansepertimana yang dirancangkan.

(h) Menyelaras tugas Unit Audit Dalam dengan Audit Luar.

(i) Bersama-sama merancang, merekabentuk, membangun,melaksanakan sistem pengurusan berasaskan komputer terutamadaTi aspek: (a) Ciri-ciri kawalan (b) Ciri-ciri ketepatan(c) Keupayaan merekod dokumentasi, supaya sistem yangdimajukan ini dapat membantu Badan Berkanun mencapaimatlamatnya.

(j) Mengemukakan jadual kerja auditan tahunan kepada KetuaEksekutif dan Jawatankuasa Audit untuk pertimbangan dankelulusan.

(k) Melaporkan kepada pihak pengurusan mengenai sesiapa yangsepatutnya mengambil tindakan di alas Sesuatu teguran audit.

(1) Melaporkan kakitangan yang didapati melakukanpenyelewengan.

.(m) Memastikan setiap perancangan dan tindakan yang dibuatoleh Badan Berkanun berkenaan telah mengambil kirapandangan audit sebelumnya..

32

(n) Menilai semua rancangan daD tindakan yang telah diambilselaras dengan teguran audit mengenainya.

(0) Mengemukakan laporan setiap suku tahun kepada JawatankuasaAudit yang meliputi perkara berikut:

(i) Tindakan susulan yang telah diambil di atas penemuanaudit dalam yang penting.

(ii) Peningkatan keberkesanan daD kelicinan operasi, basildaripada tindakan audit.

(iii) Penyelarasan Audit Dalam daD Audit Luar untuk

mengelakkan pertindihan.

(iv) Perancangan kerja audit.

(v) Halangan yang dihadapi dalam melaksanakan kerja-kerja audit.

7.2 Laporan Oleh Juruaudit Dalam

7.2.1 Laporan Juruaudit Dalam hendaklah dibentangkan di mesyuarat .

Lembaga Pengarah sekurang-kurangnya setiap tiga (3) bulan. Laporantersebut hendaklah meliputi perkara berikut:

Perlindungan kepentingan organisasi, serta juga menunjukkansebarang kelemahan yang acta daD memberikan cadangan untukmembaikinya. Bagi mencapai tujuan ini Juruaudit Dalam hendaklah

menentukan:

(i) Darjah kesahihan data perakaunan daD statistik yang telahdiwujudkan oleh pengurusan.

(ii) Sejauh mana aset Badan Berkanun diakaunkan dengansempuma daD dilindungi daripada kehilangan daD sebagainya.

(iii) Sejauh mana dasar, perancangan daD tatacara pengurusankewangan yang telah ditetapkan dipatuhi.

7.2.2 Laporan Unit Audit Dalam Badan Berkanun yang dikemukakan kepadaKetua Eksekutif hendaklah juga dikemukakan kepada Ketua Setiausaha

Kementerian.

7.3 Laporan Oleh Juruaudit Luar Ke Atas Akaun-Akaun Tahunan

7.3.1 Ketua Eksekutifbertanggungjawab menyediakan akaun tahunan untuk, diaudit oleh Juruaudit Luar dalam tempoh yang ditetapkan daD Laporan

Juruaudit hendaklah dibentangkan dalam mesyuarat Lembaga Pengarah

secepat mungkin.,

33

7.3.2 Ketua Eksekutifbertanggungjawab memberi penerangan daD penjelasanyang memuaskan terhadap pemerhatian Juruaudit Luar kepada Lembaga

Pengarah.

7.3.3 Ketua Eksekutifbertanggungjawab membetulkan sebarang kesalahanyang telah dilakukan daD memastikan ianya tidak berulang lagi.

7.3.4 Ketua Eksekutif bertanggungjawab mengambil tindakan yang sesuaike atas kakitangan yang didapati oleh pihak Audit telah melakukan

penyelewengan.

8. SISTEM PENGA W ASAN

8.1 Sistem Pengawasan yang berkesan perlu diwujudkan terutamanya di peringkatKementerian bagi memastikan Badan Berkanun mematuhi semua dasar,undang-undang daD peraturan-peraturan yang ditetapkan oleh Kerajaanterutamanya da1am pengurusan kewangan.

8.2 lni bo1eh dilakukan melalui jawatankuasa-jawatankuasa:

(i) Jawatankuasa Keutuhan Pen gurus an di peringkat Kementerian daDBadan Berkanun sebagaimana yang terkandung da1am Araban Y ABPerdana Menteri No.1 Tahun 1998 -"Gerakan Pemantapan SistemPengurusan Pentadbiran Kerajaan Malaysia".

(ii) Jawatankuasa Pembangunan Peringkat Kementerian yang ditubuhkandi bawah Arahan No. 1/1996 -"Jentera Penyelarasan PelaksanaanDasar Pembangunan Nasional" yang bertanggungjawab menye1arasdaD mengesan kemajuan pelaksanaan projek pembangunan di bawahKementerian.

(iii) Jawatankuasa Pengurusan Kewangan daD Akaun yang ditubuhkanmengikut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1996 -"GarisPanduan Mengenai Penubuhan Jawatankuasa Pengurusan KewangandaD Akaun di Kementerian, Jabatan daD Badan Berkanun Persekutuan".

(iv) Jawatankuasa Audit yang ditubuhkan oleh Lembaga Pengarah.

8.3 Di peringkat Kementerian Kewangan, pengesanan prestasi Badan Berkanunboleh dibuat melalui laporan Ketua Audit Negara dan laporan oleh Kementerianiaitu:

(i) Laporan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan daD Akaun setiap tiga(3) bulan..

(ii) Laporan Audit Dalam mengenai perkara yang diaudit.

(iii) Cadangan belanjawan..34

8.4 Pihak Kementerian hendaklah mengambil tindakan susulan di atas teguranKetua Audit Negara daD memastikan kelemahan-kelemahan yang dikenalpastitidak berulang daD jika perlu, mengenakan tindakan surcaj ke atas pegawaiberkenaan.

805 Dari semasa ke semasa Jawatankuasa Kerja Pembangunan Negara akanmeminta Kementerian berkenaan memberi penjelasan tentang sebarang masalahdaD kelemahan yang dihadapi oleh mana-mana Badan Berkanun sesuaidengan peranan daD tanggungjawabnya di bawah Arahan No.1 Tahun 1996iaitu seperti berikut:

(i) Mengawas, menyelia daD mengesan prestasi Badan Berkanun khususnyadari aspek amalan pengurusan daD mengenalpasti perbuatan yangmenyimpang dati Garis Panduan ini daD peraturan Kerajaan yangberkenaano

(ii) Menilai prestasi Badan Berkanun dari semasa ke semasa.

(iii) Mencari penyelesaian ke atas masalah yang berbangkit di dalampengurusan Badan Berkanuno

(iv) Mengemukakan laporan kepada Jawatankuasa Khas Kabinet MengenaiKeutuhan Pengurusan Kerajaan mengenai sebarang penyelewengandaD penyalahgunaan kuasa yang dapat dikesan.

UNIT PENYELARASAN PELAKSANAAN,

JABATAN PERDANA MENTERI.

Safar 1418H

Jun 1998.

,

35

KEMBARAN I

LAPORAN AHLI LEMBAGA PENGARAHMENGENAI MESYUARA T LEMBAGA PENGARAH

YANG DIHADIRI

1. Agenda Penting.

2. Isu Penting.

3. Isu Yang Berkaitan Dengan kementerian.

4. Pendangan Yang Tidak Diterima Dan Telah Diputuskan Secara Majoriti Dalam

Mesyuarat.

5. Pandangan Dan tindakan Susulan 01eh Ahli Selepas Mesyuarat.

..'.

.36

. DICETAK OLEH. PERCETAKAN NASIONAL MALAYSIA BERHAD,

CAWANGAN KUALA LUMPUR1998

PNMB

"".