UNIT 1

Pengenalan Kepada Perubahan

PENGENALAN KEPADA PERUBAHAN

Prof. Madya Dr. Jegak Uli

Objektif

Selepas membaca unit ini pelajar akan dapat: 1. Memahami konsep perubahan dan pemikiran

peningkatan/penambahbaikan berterusan.2. Membezakan berbagai jenis perubahan.3. Mengenal pasti punca tekanan perubahan.4. Memahami perubahan penting berlaku dalam

dekad ini.5. Mengenal pasti kuantum perubahan mengikut

jenis perubahan

Apa Itu Perubahan?

Definisi Umum Perubahan: Kamus

Untuk menjadi berbeza, berlainan atau tidak sama

– bererti membuat suatu atau menjadi berbeza dengan jelas atau nyata dan

– mencadangkan sama ada melibatkan transmutasi (penukaran) ciri yang radikal atau menggantikan dgn sesuatu yg lain.

Perkataan Seerti dengan Perubahan (sinonim)

1. Penukaran (alteration)

Mencadangkan perubahan kecilan – seperti perubahan wajah, rupa – tetapi identiti asal masih dikekalkan.

Perubahan jenis ini berupa “face lift” atau “pembedahan muka” dan

Tujuannya adalah supaya sesuatu benda, produk atau perkhidmatan sentiasa kelihatan baik, berseri, muda atau cantik.

2. Pengubahsuaian (modification)

Menunjukkan perubahan bentuk kecilan atau minor sahaja dan

Bertujuan untuk – Menghad (limit), – menyederhana (moderate) atau – meredakan keadaan.

3. Variasi (variation)

Mencadangkan perubahan yang tidak rata, tidak teratur, tidak tetap dan tidak pada masa yang tertentu (irregular).

Atau Perubahan tidak berlanjut-lanjut atau

tidak terus-menerus (intermittent change ) – sela menyela: sebentar ada sebentar tidak ada.

4. Transformasi (tranformation)

Bermakna pertukaran atau perubahan – dalam bentuk (in form)

Terutamanya dalam – fungsi (function) atau – sifat (in nature)

5. Penggantian (convertion)

Mencadangkan perubahan yang – lebih kuat

supaya – padan atau – sesuai dengan fungsi baru

6.  Metamorfosis (metamorphosis)

Perubahan – bentuk atau – rupa

7. Revolusi (revolution)

Perubahan secara menyeluruh

8. Regenerasi (regeneration)

Pembaharuan

9.  Inovasi (Innovation):

Idea baru yang digunakan untuk memulakan atau memperbaiki – satu proses, – produk atau – Perkhidmatan

Sesuatu yang baru – pembaharuan.

10. Peningkatan/Penambahbaikan (Improvement)

Suatu yang lebih baik atau membuat sesuatu yang lebih baik dan menunjukkan

– Pemajuan (progression). – Peningkatan (upgrading).

Satu pembaikan/kebaikan (a betterment) – pertambahan/peningkatan dari segi kebaikan.

Peningkatan dalam nilai – pertambahan dari segi nilai/satu perubahan atau pertambahan supaya membuatnya lebih bernilai.

Peningkatan dalam keulungan – pertambahan keunggulan dalam kualiti dan keadaan - mewakili tahap atau darjah keunggulan yang lebih tinggi

Penggunaan yang berfaedah (Profitable use)

 Definisi Buku Teks (1)

Bartol & Martin (1994): Perubahan adalah sebarang pertukaran/pindaan

kepada keadaan sekarang/kini atau situasi sekarang

Definisi Buku Teks (2)

Harigopal (2001): Perubahan adalah

– membuat suatu yang atau menjadikan suatu lebih berbeza, berlainan;

– memberi atau bermula untuk mengadakan bentuk berlainan. – Ia juga bermaksud tidak puashati dengan apa yang lama dan

percaya kepada yang baru. Perubahan pada umumnya ialah satu tindakan yang

diambil – terhadap ancaman penting atau – peluang yang timbul/muncul di luar organisasi (Harigopal,

2001). 

Definisi Buku Teks

Pettigrew (1985): Perubahan dalam sesuatu organisasi berlaku

kerana perlu mengambil tindakan terhadap – kejadian atau peristiwa perniagaan dan ekonomi, dan – juga reaksi kepada persepsi proses pengurusan,

pilihan dan tindakan. Pengurus melihat peristiwa-peristiwa yang

berlaku menjadi isyarat kepada keperluan untuk perubahan.

Pemikiran Penambahbaikan/Peningkatan Berterusan

Organisasi perlu sentiasa maju dan berubah mengikut perkembangan masa dan melaksanakan penambahbaikan/peningkatan berterusan (continuous improvement) secara proaktif untuk menjamin kemajuan dan penerusan atau kelangsungan organisasi.

Dalam perkataan lain, pemikiran penambahbaikan berterusan perlu menjadi sebahagian daripada budaya organisasi.

Penambahbaikan/Peningkatan berterusan

Satu usaha yang dirancang secara – berterusan dan – satu strategi organisasi jangka masa panjang

yang menggunakan kreativiti bagi memperbaiki pelbagai sistem dalam organisasi

– sebagai reaksi kepada ancaman penting dan peluang yang muncul daripada dalam dan luar organisasi

– untuk meningkat kualiti dan nilai produk dan perkhidmatan ke satu tahap keunggulan yang lebih tinggi dan

– seterusnya menghasilkan peningkatan dalam keberkesanan, kecekapan, pengeluaran, keuntungan dan daya saing organisasi.

Jenis Perubahan

1. Perubahan Akibat Kejadian atau Peristiwa (Happened Change)

Tidak disangka. Berlaku disebabkan oleh faktor luar yang

tidak boleh dikawal. Mempunyai kesan yang mendalam dan

paling teruk kepada organisasi. Contoh: kejadian penurunan nilai mata

wang (currency devaluation).

2. Perubahan Reaktif (Reactive Change)

Tindakan kepada satu peristiwa atau satu siri peristiwa.

Perubahan adaptif yang terhad kepada sistem kecil atau sebahagian daripadanya.

Rekreasi juga merupakan reaktif tetapi melibat keseluruhan organisasi.

Contoh: Perubahan dibuat apa bila – permintaan meningkat/turun, – masalah/krisis muncul/timbul atau berlaku.

3. Perubahan Ramalan (Anticipatory change)

Perubahan yang dilaksanakan akibat jangkaan atau ramalan satu peristiwa.

Dalam meramal perubahan tersebut, organisasi mungkin menyesuaikan diri (tune in)

satu perubahan kecilan atau menyusun semula organisasi (reorient itself).

4. Perubahan Berencana (Planned Change)

Perubahan operasi yang dirancang untuk mengambil tindakan kepada permintaan atau tuntutan dari luar dan dalam.

Perubahan dibuat secara pilihan yang teratur dan terancang.

Contoh: Pengecilan (downsizing) untuk – mengurangkan kos dan – meningkatkan keuntungan.

5. Perubahan Kecilan (Incremental Change)

Perubahan dituju kepada peringkat mikro dan difokuskan kepada – unit, – unit kecil/komponen dalam satu organisasi.

Perubahan adalah – perlahan (gradual), – kecil dan – berbentuk adaptif/penyesuaian dan – membantu dalam perlaksanaan perubahan yang lebih

besar.

6. Perubahan Operasi (Operational Change)

Peningkatan – kualiti, – kuantiti, – ketepatan masa (timeliness), – kos seunit operasi/pengeluaran bagi produk

atau perkhidmatan tetapi objektif atau tujuan organisasi

tidak berubah.

7. Perubahan Strategik (Strategic Change)

Perubahan kepada semua atau hampir kesemua – komponen organisasi – termasuk strategi. – Melibatkan perubahan sistem keseluruhan

(systemwide) Contoh:

– penukaran stail pengurusan– Perubahan dalam tujuan dan misi organisasi.

8. Perubahan hala Tuju (Directional Change)

Berlaku dalam keadaan persaingan sengit,– perubahan dalam polisi kerajaan dan – strategi perdagangan/perniagaan yang gagal.

Berkaitan dengan soalan hala tuju organisasi.

Perlu lakukan – analisis persaingan, – pengurusan maklumat dan – sistem pengurusan kawalan yang cukup.

9. Perubahan Dasar/Asas (Fundamental Change)

Mendefinisikan semula – hala tuju dan – misi kini organisasi

disebabkan – kegagalan kepimpinan, – masalah moral kakitangan atau – keuntungan rendah.

10. Perubahan Menyeluruh (Total Change)

Membentuk satu visi baru, mencapai satu keterbalikan (turnaround)

– menterbalikkan keadaan. Satu rombakan besar/drastik kepada

sistem yang sedia ada.

  11. Perubahan Transformasi (Transformational Change)

Perubahan melibatkan keseluruhan organisasi atau hampir kesemuanya disebabkan oleh – ancaman yang besar untuk pemajuan, penerusan atau

kelangsungan organisasi. Melibatkan perubahan orientasi. Contoh:

– Dari berorientasikan produk ke teknologi/pelanggan; – pemusatan ke tidak berpusat (centralized to decentralized); – pengurusan birokratik kepada kemanusiaan/strategik; – manual ke automasi/robotik; – revolusi budaya (cultural revolution).

12. Perubahan Revolusi (Revolutionary Change)

Perubahan strategi dan reka bentuk (design) organisasi yang mendadak.

Melibatkan tiga perkara: – (a) membentuk visi yang jelas dan kredibel

dan strategi baru untuk mencapai visi, – (b) menggerak kakitangan secara individu

dan berkumpulan dan – (c) menyediakan sumber diperlukan,

sokongan struktur dan proses.

13. Rekreasi (Recreation)

Membuka atau merombak struktur yang lama dan membina satu yang baru.

Satu metamorfosis – bukan sahaja menjadi lebih baik tetapi berlainan/berbeza.

Tekanan Perubahan

Setiap organisasi terdedah atau mengalami dua bentuk daya atau tekanan perubahan:

1. Tekanan Luaran dan

2. Tekanan Dalaman

Gambarajah 1. Punca Tekanan Perubahan: Luaran & dalaman

Tekanan Perubahan yang berpunca dari luar

1. Tekanan Politik2. Tekanan Ekonomi3. Tekanan Teknologi4. Tekanan Kerajaan5. Peningkatan Persaingan Global 6. Perubahan Keperluan dan Cita Rasa

Pelanggan

1. Tekanan Politik

Peralihan negara dari europa timur – ke demokrasi dan – satu ekonomi pasaran,

pembukaan ekonomi Asia Tenggara, keruntuhan Soviet Union adalah antara contoh

perubahan politik Yang mendatangkan kesan atau akibat secara

tidak langsung dan kesan ini meluas kepada seluruh dunia dan

membawa kelimpahan perubahan yang pelbagai.

2. Tekanan Ekonomi

Ketidakpastian trend masa depan ekonomi adalah penyebab utama perubahan. Contohnya,

– peningkatan dan penurunan kadar faedah, – penurunan pengeluaran, – ketidakpastian akibat inflasi atau deflasi, – pelaburan kapital yang rendah, – turun naik harga minyak (petrol), – resesi, dan – penurunan keyakinan pelanggan (consumer confidence)

ada kesan yang ketara kepada keadaan ekonomi yang berlainan dan

juga mempengaruhi organisasi dari segi jumlah pulangan yang bakal/mungkin diperolehi.

3.  Tekanan Teknologi

Dunia sedang disifatkan oleh perubahan teknologi yang dramatik.

Pemajuan teknologi, terutamanya dalam – bidang komunikasi dan teknologi komputer telah merevolusikan

tempat kerja dan – juga telah membantu untuk pembuatan pelbagai produk dan

perkhidmatan. Pemajuan atau peningkatan teknologi telah menyumbangkan

pembangunan ekonomi sesebuah negara. Keberkesanan organisasi sangat bergantung kepada

kecanggihan teknologi yang digunakan bagi membantu pengeluaran hasil atau perkhidmatan.

Dengan bantuan teknologi organisasi boleh meningkatkan kuantiti dan kualiti produk dan perkhidmatan.

4. Tekanan Kerajaan

Pembatalan kawal selia (deregulation) Undang Mencegah Pecah Amanah (anti-

trust laws) Cukai mencegah pembuangan barang

murah (anti-dumping duties) Pelindungan kepada perusahaan dalam

negeri (protectionism)

A. Pembatalan kawal selia (deregulation)

Pengurangan peraturan kerajaan dan peningkatan program ekonomi tidak berpusat (decentralized) – seperti usaha penswastaan organisasi awam.

Tujuannya adalah untuk meningkat kecekapan serta kualiti perkhidmatan di samping memberi penekanan terhadap – keberkesanan kos dan – juga keuntungan.

B. Undang Mencegah Pecah Amanah (anti-trust laws)

Diadakan untuk mengurangkan amalan dagangan (trade practices) yang tidak adil.

Kerajaan US mendakwa Syarikat Microsoft

C.  Cukai mencegah pembuangan barang murah (anti-dumping duties)

Cukai atau penalti yang dikenakan kepada mana-mana negara oleh rakan dagang akibat– pengurangan kos, – cukai dan – lain-lain yang dianggap tidak adil.

D. Pelindungan kepada perusahaan dalam negeri (protectionism)

Sementara kebanyakan negara mengamalkan perdagangan bebas (free trade), tetapi sebenarnya sebaliknya berlaku.

Persaingan yang sengit telah memaksa setengah kerajaan mengambil berbagai tindakan untuk melindungi beberapa perniagaan dan firma perniagaan negara masing-masing dalam bentuk – tarif, – cukai import, – kuota kuantiti dan – pelbagai subsidi kerajaan.

5. Peningkatan Persaingan Global

Untuk penerusan dan perlangsungan organisasi, syarikat perlu – menembusi pasar global dan – bersaing dengan syarikat antarabangsa atau – menubuhkan persekutuan strategik (strategic

alliances) berbagai bentuk.

6. Perubahan Keperluan dan Cita Rasa Pelanggan

Salah satu sebab yang membawa kepada perubahan sesuatu organisasi adalah revolusi pelanggan.

Organisasi perlu peka kepada tindak balas pelanggan dalam memenuhi – kehendak, – keperluan dan – keinginan mereka.

Cita rasa pelanggan berubah akibat – bertambahnya pendapatan, – pelbagai jenis dan– jenama barangan yang ditawarkan, – faktor demografi dan sebagainya.

Tekanan Perubahan yang Berpunca dari Dalam

1. Dinamik Sistem 2. Proses Pentadbiran yang Tidak Mencukupi atau

Lengkap 3. Harapan Individu atau Kumpulan  4. Perubahan Berfokus Penstrukturan 5. Perubahan Teknologi 6. Perubahan Berfokus Orang atau Manusia

(Person-focused Change) 7. Isu Keuntungan (Profitability Issues) 8. Desakan Sumber yang Terhad

1. Dinamik Sistem

Sistem kecil dalam sebuah organisasi adalah sentiasa berinteraksi secara dinamik.

Faktor yang mempengaruhi kerjasama yang rapat dan perhubungan antara pelbagai sistem kecil dalam konteks organisasi termasuk:– teknologi, – politik dalaman, – kumpulan/klik dominan, – perhubungan dalaman yang formal dan tidak formal.

2. Proses Pentadbiran yang Tidak Mencukupi atau Lengkap

Setiap organisasi berfungsi melalui satu set– prosedur, – undang/adat/atur (rules) dan – peraturan (regulation).

Setengah prosedur, undang/adat/atur (rules) dan peraturan mungkin – ketinggalan zaman (obsolete) dan – tidak berkesan atau lengkap untuk kegunaan dan

tuntutan masa kini. Ini menjadi tekanan untuk membawa

perubahan.

3. Harapan Individu atau Kumpulan

Harapan individu dan kumpulan – bukan sahaja berbeza – malah sentiasa berubah atau – bertukar dan

boleh mendatangkan percanggahan di antara – harapan kakitangan dengan – hala tuju organisasi.

4. Perubahan Berfokus Penstrukturan

Perubahan yang menukar komponen asas struktur organisasi atau reka bentuk keseluruhan bertujuan untuk

– mengurangkan kos dan – meningkatkan keuntungan.

Contoh penstrukturan seperti – pengecilan, – desentralisasi (menghapuskan pemusatan), – mereka semula kerja dll.

Peningkatan persaingan global telah mendesak organisasi menjadi

– lebih “leper” (lean) dan – berjimat cermat/lokek (mean).

5. Perubahan Teknologi

Penggunaan teknologi baru mempengaruhi sistem kecil dalam organisasi.

Sebagai contoh pemajuan teknologi komputer telah merevolusikan – reka bentuk, – pembangunan dan – pembuatan produk.

6. Perubahan Berfokus Orang atau Manusia (Person-focused Change)

Perubahan ini melibatkan perancangan sumber manusia sebuah organisasi melalui – peningkatan kebolehan (competence) dan – hasil pekerjaan (performance)/prestasi kerja.

6. Perubahan Berfokus Orang atau Manusia (Person-focused Change)

Semua perubahan ada implikasi terhadap pengurusan sumber manusia.

Sebagai contoh pengenalan teknologi baru boleh menghasilkan perubahan berfokus orang seperti

– (a) penggantian (replacement) – di mana/kerana seorang kakitangan itu tidak boleh dilatih lagi),

– (b) penukaran ke kerja lain dan – (c) latihan dan pembangunan kakitangan.

Atau boleh mengakibatkan pembentukan polisi pengambilan dan

pemilihan kerja yang baru bersesuaian dengan perubahan teknologi dan keperluan teknologi.

6. Perubahan Berfokus Orang atau Manusia (Person-focused Change)

Dengan adanya atau ketiadaannya kakitangan yang berkemahiran tertentu akan menentukan – rancangan perluasan atau – perkembangan organisasi, – pelaburan dalam produk atau perkhidmatan baru dan

keuntungan.

7. Isu Keuntungan (Profitability Issues)

Satu tekanan perubahan yang kuat dan boleh mengakibatkan: – penstrukturan organisasi (pengecilan atau di

saiz semula) dan – perekayasaan semula organisasi

(reengineering) yang ada kaitan dengan isu keuntungan seperti

kehilangan hasil pendapatan (loss of revenue) dan bahagian pasaran (loss of market share) dan

pengeluaran rendah.

8. Desakan Sumber yang Terhad

Sumber termasuk – wang, – bahan, – jentera, – kakitangan, – maklumat, dan – teknologi.

Kehabisan dan kekurangan atau ketiadaan sumber mengakibatkan tekanan perubahan yang kuat bagi mana-mana organisasi.

Perubahan Penting Berlaku dalam Dekad Ini

1. Globalisasi Pasaran

2. Perubahan Teknologi 3. Kerjasama Politik/Penyusunan Semula

Politik (Political realignment) 4. Perubahan Demografi 5. Perubahan Cita Rasa

Pengguna/Pelanggan 6. Penstrukturan Organisasi

1. Globalisasi Pasaran

Syarikat bersaing dalam pasaran antarabangsa dan syarikat tempatan terdedah kepada persaingan asing.

2. Perubahan Teknologi

Mempengaruhi kedua-dua produk dan proses.

Penggunaan komputer mempengaruhi – reka bentuk dan – penghasilan produk atau barang-barangan.

3. Kerjasama Politik/Penyusunan Semula Politik (Political realignment)

Lahirnya beberapa kelompok ekonomi baru (new economic blocks) dengan berbagai label atau nama: – pasaran bersama (common market),– persekutuan/perpaduan politik (Political

alliances), – perkongsian perdagangan pintar (smart

business partnership), – kawasan perdagangan bebas (free trade

area).

4. Perubahan Demografi

Penurunan etika kerja, perubahan seksual dan mores keluarga, peningkatan penyertaan minoriti dan wanita dalam tenaga buruh/kerja (work

force).

5. Perubahan Cita Rasa Pengguna/Pelanggan

Pengguna kurang taat setia kepada satu produk atau syarikat kerana mempunyai pilihan yang banyak.

Pengguna terlalu pemilih (too choosy) dan permintaan berkelaluan (more demanding).

Pengguna lebih berpengetahuan kerana maklumat yang banyak.

Media massa memainkan peranan yang besar dalam menggerakkan keperluan dan kehendak orang ramai.

6. Penstrukturan Organisasi

Lebih kerap berlaku daripada dahulu. Organisasi mengalami

– pengecilan (downsizes), – disaiz semula (resize), – lebih leper/mipis/mendatar (flattened) dan sebagainya. – Persekutuan dibentuk. – Pergabungan atau percantuman syarikat/perniagaan

meningkat. Kakitangan sentiasa dalam tekanan untuk

menghadapi cabaran, menggunakan peralatan terbaharu dan mengemas kini diri mengikut perubahan sistem dan teknologi.

Pandangan Umum Terhadap Perubahan

1. Perubahan itu berterusan (continuous) dan intrinsik Perubahan bersifat kecilan tetapi berlaku berterusan. Organisasi di lihat dalam keadaan fluks atau perubahan

sentiasa berlaku dalam organisasi. Elemen/komponen dalam sistem dan sistem kecil sentiasa

berubah secara kecil-kecilan dan semuanya nampak atau kelihatan stabil.

2. Perubahan itu tidak berterusan (discontinuous) dan ekstrinsik .

Biasanya organisasi di lihat mempunyai struktur yang stabil dan perubahan di lihat sebagai penyebab perpecahan atau kehancuran (disruptive) yang memaksa/mendesak organisasi membuat perubahan/pindaan atau penstrukturan.

Perubahan menyebabkan ketidakstabilan.

Pandangan Umum Terhadap Perubahan

3. Perubahan mempunyai corak yang tertentu dan boleh dijangka/ramal (predictable).

Corak perubahan itu berlaku dengan tetap dan stabil. Perhubungan sebab-akibat (cause-effect) boleh dikenal

pasti atau ditentukan.

4. Perubahan itu kompleks dan tidak boleh dijangka Perubahan sosial dan sistem organisasi lebih dinamik

dan kompleks. Perhubungan sebab-akibat (cause-effect) tidak boleh

dikenal pasti atau ditentukan/diramal.

Pandangan Umum Terhadap Perubahan

5. Perubahan di lihat bersifat “dwipola” (bipola): Berterusan/tidak berterusan, stabil/tidak stabil, boleh diramal/tidak boleh diramal.

6. Penerusan (continuity) tanpa perubahan menyebabkan keadaan tidak

bergerak/terhenti (stagnation), kebosanan/kejemuan (boredom), kekecewaan/kehampaan (frustration).

Pandangan Umum Terhadap Perubahan

7. Perubahan tanpa penerusan atau kestabilan akan mengakibatkan

konflik, kekaburan (ambiguity), tidak berupaya menguruskan (cope with) situasi

8. Kebolehan untuk merancang, melaksanakan dan mengurus perubahan adalah faktor utama untuk

mengasingkan organisasi yang berjaya dan gagal

Kuantum Perubahan

Terdapat dua ekstrim kuantum perubahan: Rendah – Tinggi.

Dalam kontinum rendah-tinggi tersebut di atas, kuantum perubahan juga boleh dibahagikan kepada tiga kategori berikut: – perubahan kecilan, – sederhana dan – besaran.

Jenis perubahan juga boleh mencerminkan kuantum perubahan seperti yang disajikan dalam Gambarajah 2

Gambarajah 2: Kuantum Perubahan