7 

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Administrasi

Dalam landasan teori tentang administrasi, penulis membahas mengenai

definisi administrasi, ciri-ciri administrasi, unsur-unsur administrasi, fungsi

administrasi, dan prinsip-prinsip administrasi

2.1.1. Definisi Administrasi

Menurut The Liang Gie dalam Priansa dan Damayanti (2015:4)

menyatakan bahwa, “administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan

terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja

sama mencapai tujuan tertentu”.

Sedangkan menurut Leonald D. White dalam Gaol (2015:20) merumuskan

bahwa, “Administrasi adalah suatu proses yang biasanya terdapat pada semua

usaha kelompok, baik usaha pemerintah ataupun swasta, sipil maupun militer baik

secara besar-besaran ataupun kecil-kecilan”.

Berdasarkan penjelasan diatas, penulis menyimpulkan bahwa administrasi

merupakan kegiatan atau usaha dalam melayani, mengarahkan, serta mengatur

proses kegiatan perusahaan di dalam mencapai suatu tujuan.

8  

  

2.1.2. Ciri-ciri Administrasi

Menurut Gaol (2015:23), setelah mengetahui beberapa definisi

administrasi, maka ciri-ciri administrasi tersebut dapat digolongkan atas:

1. Sekelompok orang, artinya kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika

dilakukan oleh lebih dari satu orang.

2. Kerja sama, artinya kegiatan administrasi hanya mungkin terjadi jika dua orang

atau lebih bekerja sama.

3. Pembagian tugas, artinya kegiatan administrasi bukan sekedar kegiatan kerja

sama, melainkan kerja sama tersebut harus didasarkan pada pembagian kerja

yang jelas.

4. Kegiatan yang runtut dalam suatu proses, artinya kegiatan administrasi

berlangsung dalam tahapan-tahapan tertentu ssecara berkesinambungan.

5. Tujuan, artinya sesuatu yang diinginkan untuk dicapai melalui kegiatan kerja

sama

2.1.3. Unsur-unsur Administrasi

Menurut Anggara (2015:41) menyatakan bahwa, dalam proses operasional

administratif terdapat sejumlah unsur yang saling berkaitan antara satu dengan

yang lain. Apabila salah satunya tidak ada, proses operasi administrasi akan

terhambat. Unsur-unsur tersebut antara lain:

1. Organisasi, yaitu wadah bagi segenap kegiatan usaha kerja sama.

2. Manajemen, yaitu kegiatan menggerakkan sekelompok orang dan

mengerahkan fasilitas kerja.

9  

  

3. Komunikasi, yaitu penyampaian berita dan pemindahan ide pikiran dari

seseorang kepada yang lainnya agar terwujudnya kerja sama.

4. Kepegawaian, yaitu pengaturan dan pengurusan pegawai atau karyawan yang

diperlukan.

5. Keuangan, yaitu pengelolaan segi-segi pembiayaan dan pertanggungjawaban

keuangan.

6. Perbekalan, yaitu perencanaan, pengadaan, dan pengaturan pemakaian barang-

barang keperluan kerja.

7. Tata usaha, yaitu penghimpunan, pencatatan, pengolahan, pengiriman, dan

penyampaian berbagai keterangan yang diperlukan.

8. Hubungan masyarakat, yaitu perwujudan hubungan yang baik dan dukungan

dari lingkungan masyarakat terhadap usaha kerja sama.

2.1.4. Fungsi Administrasi

Menurut Quible dalam Haryadi (2009:3), ada 5 (lima) jenis fungsi

pendukung administasi dalam perkantoran, diantaranya:

1. Fungsi rutin, yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan

pemikiran minimal mencakup pengarsipan dan penggandaan. Biasanya, fungsi

ini dilaksanakan oleh staf administrasi yang bertanggung jawab atas kegiatan

administrasi sehari-hari.

2. Fungsi teknis, yaitu fungsi administrasi yang membutuhkan pendapat,

keputusan, dan keterampilan perkantoran yang memadai, seperti bisa

menggunakan beberapa program aplikasi komputer. Fungsi ini biasanya

10  

  

dilakukan oleh staf administrasi yang tergabung dalam departemen teknologi

informasi.

3. Fungsi analisis, yaitu fungsi yang membtuhkan pemikiran yang kritis dan

kreatif, disertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti membuat dan

menganalisis laporan dan membuat keputusan pembelian. Fungsi ini biasanya

dilakukan oleh seorang manajer yang bertanggung jawab men-support

keputusan yang akan dibuat oleh atasannya.

4. Fungsi interpersonal, yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis

sebagai dasar pengambilan keputusan, serta keterampilan yang berhubungan

dengan orang lain, seperti mengoordinasikan tim proyek. Fungsi ini biasanya

dilakukan oleh staf administrasi sebagai jenjang karier sebelum naik menjadi

manajer pada suatu organisasi.

5. Fungsi manajerial, yaitu fungsi yang membutuhkan perencanaan,

pengorganisasian, pengukuran, dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran

dan pengevaluasian karyawan. Biasanya, fungsi ini dilakukan oleh staf

setingkat manajer yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan sistem dan

prosedur administrasi.

2.1.5. Prinsip-prinsip Administrasi

Menurut Anggara (2015:43) dalam pendekatan sistem, kegiatan

administrasi merupakan salah satu komponen instrumental proses

penyelenggaraan organisasi. Landasan operasional kegiatan administrasi

berpedoman pada 4 (empat) prinsip, antara lain:

11  

  

1. Prinsip Fleksibilitas

Prinsip fleksibilitas adalah tolok ukur yang mempertegas bahwa semua

administrator melaksanakan tugas dan fungsinya sesuai dengan fasilitas yang

tersedia, memanfaatkan pola kerja sama yang ditunjang sepenuhnya oleh

situasi dan kondisi yang sebenarnya.

2. Prinsip Efisien dan Efektivitas

Efisiensi tidak hanya menyangkut penggunaan waktu secara tepat, tetapi juga

menyangkut pendayagunaan tenaga secara optimal. Prinsip ini juga harus

digunakan sebagai landasan operasional bagi kegiatan administrasi. Dengan

prinsip efisiensi, penghematan waktu, biaya, dan tenaga akan memengaruhi

keseimbangan antara input dan output, tidak mengakibatkan dampak-dampak

yang cenderung merugikan dan memperlambat pencapaian tujuan.

3. Prinsip berorientasi pada tujuan

Administrasi merupakan komponen input instrumental untuk menjamin

tercapainya tujuan. Tujuan operasional sudah dirumuskan menjadi orientasi

bagi pelaksanaan kegiatan administrasi. Tujuan yang ditargetkan akan lebih

mudah dicapai apabila memperhatikan prinsip efisiensi. Oleh karena itu, setiap

program dapat dipilih dan dipilah disesuaikan dengan ukuran kemampuan yang

ada. Salah satu tekniknya dalah menentukan tujuan jangka pendek, menengah,

dan jangka panjang yang berhubungan secara langsung dengan perencanaan

yang telah disepakati sebelumnya.

12  

  

4. Prinsip Konstinuitas

Seluruh pelaksanaan administrasi harus berkelanjutan, yaitu dengan acuan

perencanaan jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang.

2.2. Administrasi Perkantoran

Pada landasan teori yang berkaitan dengan administrasi perkantoran,

penulis membahas mengenai definisi administrasi perkantoran, efektivitas dalam

administrasi perkantoran, serta efisiensi dalam administrasi perkantoran.

2.2.1. Definisi Administrasi Perkantoran

Menurut Nuraida (2008:8) mengemukakan bahwa, “Manajemen

administrasi perkantoran adalah ilmu yang berhubungan dengan perencanaan,

pengorganisasian, pelaksanaan, dan pengendalian segala hal yang berhubungan

dengan daur hidup data dan informasi bisnis dalam perusahaan”.

Menurut Priansa dan Damayanti (2015:4) mengemukakan bahwa,

“Administrasi perkantoran merupakan salah satu fungsi dalam organisasi yang

berkaitan dengan penyelengaraan tata pelayanan komunikasi dan perekaman dari

suatu organisasi”.

Berdasarkan pendapat para ahli di atas, penulis menyimpulkan bahwa

administrasi perkantoran merupakan kegiatan yang berkaitan dengan penanganan

data yang meliputi kegiatan pembukaan ringan, mencatat, menyurat, mengetik,

agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan.

13  

  

2.2.2. Efektivitas dalam Administrasi Perkantoran

Konsep efektivitas merupakan konsep yang luas, mencakup berbagai

faktor di dalam maupun di luar organisasi.

Menurut Yatimah (2013:82), “Efektif berarti bahwa suatu pekerjaan yang

dilakukan itu mempunyai nilai baik”.

Sedangkan menurut Imelda Akmal dalam Priansa dan Damayanti (2015:4)

menyatakan bahwa, “efektivitas adalah pencapaian usaha yang sesuai dengan

rencananya (doing the right things) atau rencana hasil dibandingkan dengan

realisasi hasil”.

Menurut James L. Gibson dalam Priansa dan Garnida (2013:11)

mengungkapkan tiga pendekatan mengenai efektivitas, sebagai berikut:

1. Pendekatan Tujuan

Pendekatan ini digunakan untuk mendefinisikan dan mengevaluasi efektivitas

yang merupakan pendekatan tertua dan paling luas digunakan. Menurut

pendekatan ini, keberadaan organisasi dimaksudkan untuk mencapai suatu

tujuan tertentu.

2. Pendekatan Teori Sistem

Teori sistem menekankan pada pertahanan elemen dasar masukan-proses-

pengeluaran dan mengadaptasi terhadap lingkungan yang lebih luas yang

menopang organisasi. Teori ini juga menekankan pentingnya umpan balik

informasi. Inti teori sistem antara lain:

14  

  

a. Kriteria efektivitas harus mencerminkan siklus masukan-proses-

pengeluaran, bukan keluaran yang sederhana; dan

b. Kriteria efektivitas harus mencerminkan hubungan antar organisasi dan

lingkungan yang lebih besar dimana organisasi itu berada.

3. Pendekatan Multiple Constituency

Pendekatan ini adalah perspektif yang menekankan pentingnya hubungan

relatif di antara kepentingan kelompok dan individual dalam suatu organisasi.

Dengan pendekatan ini memungkinkan pentingnya hubungan relatif diantara

kepentingan kelompok dan individual dalam suatu organisasi.

2.2.3. Efisiensi dalam Administrasi Perkantoran

Menurut Sedarmayanti dalam Priansa dan Damayanti (2015:9)

menyatakan bahwa, “efisiensi merupakan pelaksanaan cara-cara tertentu dengan

tanpa mengurangi tujuannya merupakan cara yang termudah mengerjakannya,

termurah biayanya, tersingkat waktunya, teringan bebannya terpendek jaraknya”.

Sedangkan menurut The Liang Gie dalam Priansa dan Damayanti (2015:7)

menyatakan bahwa, “efisiensi adalah suatu asas dasar tentang perbandingan

terbaik antara suatu usaha dengan hasilnya”. Perbandingan ini dapat dilihat dari

dua segi, yaitu:

1. Segi Usaha

Suatu kegiatan dapat dikatakan efisien kalau sesuatu hasil tertentu tercapai

dengan usaha yang sekecil-kecilnya. Usaha tersebut meliputi pikiran, tenaga,

waktu, ruang, dan benda (termasuk uang).

15  

  

2. Segi Hasil

Suatu kegitatan dapat disebut efisien kalau dengan suatu usaha tertentu

memberikan hasil yang sebanyak-banyaknya, baik yang mengenai mutunya

ataupun jumlah satuan hasil itu.

Menurut Sedarmayanti dalam Priansa dan Damayanti (2015:9)

menyatakan bahwa efisiensi kerja dapat dicapai apabila:

a. Berhasil Guna atau Efektif

Yaitu untuk menyatakan bahwa kegiatan telah dilaksanakan dengan tepat,

artinya target tercapai sesuai waktu yang ditetapkan.

b. Ekonomis

Dalam usaha mencapai efektivitas yang termaksud, maka biaya, tenaga kerja,

material, peralatan, waktu, ruangan dan lain-lainnya, telah dipergunakan

dengan setepat-tepatnya.

c. Pelaksanaan Kerja dapat Dipertanggungjawabkan

Yakni untuk membuktikan bahwa dalam pelaksanaan kerja, sumber-sumber

telah dimanfaatkan dengan setepat-tepatnya dan dilaksanakan dengan penuh

tanggung jawab sesuai dengan yang telah ditetapkan.

d. Pembagian Kerja Nyata

Yakni berdasarkan pemikiran bahwa tidak mungkin manusia seorang diri

mengerjakan segala macam pekerjaan dengan baik, sebab bagaimanapun juga

kemauan setiap orang pasti terbatas (real and factual distribution or

work/DW). Oleh sebab itu harus ada pembagian kerja yang nyata, yaitu benar-

benar berdasarkan beban kerja (volume of work/vw). Ukuran kemampuan kerja

(standar rate of performance/SP) dan waktu (time/T) yang tersedia.

16  

  

e. Rasionalitas Wewenang dan Tanggung Jawab (Rationality of Authority and

Responsibility)

Artinya jangan sampai terjadi seseorang mempunyai wewenang yang lebih

besar dari tanggung jawabnya (W>T). Wewenang harus sama dan seimbang

dengan tanggung jawabnya.

f. Prosedur Kerja Praktis, Bekerja, dan dapat Dilaksanakan (Practicable,

workable and applicable procedures).

Yaitu pelaksanaan kerja yang dapat dipertanggungjawabkan serta pelayanan

kerja yang memuaskan tersebut haruslah merupakan kegiatan operasional yang

dapat dilaksanakan dengan lancar.