fail meja penolong pendaftar - utem.doc

7/25/2019 FAIL MEJA PENOLONG PENDAFTAR - UTEM.doc

1/77

NAMA NORAINI BINTI BUANG

NO. STAF 00972

JAWATAN PENOLONG PENDAFTAR

GRED N41

BAHAGIAN/UNITBAHAGIAN PENTADBIRAN /PEJABAT KHIDMAT PENGURUSAN

PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) ANSELORI

TARIKH MEMEGANG JAWATAN 10 JANUARI 2010

TARIKH PENEMPATAN(Tarikh penempatan di Bahagian / Unitberkenaan)

12 JULAI 2012

NO. TELEFON !!1 "19"

EMAIL #$%&'#'*+,-.-.

FAKS !!1 "27"

TARIKH DIBUKA !0 OKTOBER 2009

NO. SEMAKAN 00

TARIKH DIKEMASKINI

*Maklumat pegawai ini perlu dikemaskini setiap kali berlaku pertukaran pegawai atauportfolio tugas.

FAIL MEJA


2/77

ARAHAN

1. Fail meja ini mengandungi maklumat-maklumat serta atur cara bagi tiap-

tiap tugas yang dijalankan oleh sesuatu jawatan.

2. Maklumat-maklumat yang perlu ada di dalam fail meja ini adalah:

i. Maklumat usat !anggungjawab "!j#

ii. $bjektif usat !anggungjawab "!j#

iii. $bjektif %ahagian& 'abatan& (nit

i). truktur organisasi usat !anggungjawab "!j#

). truktur organisasi kedudukan pegawai+

)i. enarai tugas, kuasa dan hubungan pegawai dengan pegawai

lain+

)ii. eraturan-peraturan pentadbiran+

)iii. roses kerja "untuk setiap senarai tugas#+

i. arta aliran kerja "mengikut senarai tugas#+

. enarai semak "mengikut senarai tugas#+

i. enarai undang-undang dan peraturan yang diperlukan+

ii. enarai jawatankuasa yang dianggotai+

iii. enarai borang-borang yang digunakan+

i). /orma-norma kerja+

). enarai tugas harian+

)i. enarai tugas dan tanggungjawab.

0. Fail Meja "FM# ini bukannya hak pegawai sendiri, tetapi ada kaitan dengan

jawatannya. $leh itu fail ini mesti diletakkan di atas meja. ada masapertukaran, fail ini hendaklah diserahkan kepada etua usat!anggungjawab "!'#.

. etua usat !anggungjawab "!'# hendaklah memastikan bahawa fail ini

dikaji semula dan dikemaskini:-

"a# apabila berlaku pertukaran pegawai atau portfolio tugas+ dan

"b# sekurang-kurangnya setahun sekali.

F345 M6'3 7alaman: 2


3/77

ISI KANDUNGAN

BIL. PERKARA HALAMAN

1.0

2.0

!.0

4.0

.0

".0

7.0

3.0

9.0

10.0

11.0

12.0

1!.0

14.0

1.0

1".0

MAKLUMAT PUSATTANGGUNGJAWAB (PTJ)

1.1 LATARBELAKANG1.2 ISI1.! MISI1.4 FUNGSI UTAMA

OBJEKTIF PUSATTANGGUNGJAWAB (PTJ)

OBJEKTIF BAHAGIAN/ JABATAN/

UNIT

STRUKTUR ORGANISASI PUSATTANGGUNGJAWAB (PTJ)

STRUKTUR ORGANISASIKEDUDUKAN PEGAWAI

SENARAI TUGAS5 KUASA DANHUBUNGAN PEGAWAI DENGANPEGAWAIPEGAWAI LAIN

PERATURANPERATURANPENTADBIRAN BAGI SETIAPAKTIITI

PROSES KERJA

ARTA ALIRAN KERJA

SENARAI SEMAK

SENARAI UNDANGUNDANG DANPERATURAN 6ANG DIPERLUKAN

SENARAI JAWATANKUASA 6ANGDIANGGOTAI

SENARAI BORANGBORANG 6ANGDIGUNAKAN

NORMA KERJA

SENARAI TUGAS HARIAN

SENARAI TUGAS DANTANGGUNGJAWAB

--- -

- -- 8-

-9-

--

-;-

-


4/77

1.0 MAKLUMAT PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)

1.1 LATARBELAKANG

anselori diwujudkan pada 1 >isember 2=1= seiring dengan penubuhan olej (ni)ersiti

!eknikal Malaysia Melaka "(!M#. elepas melalui proses penstrukturan semula pada 1Februari 2==, nama (!M telah ditukar kepada (ni)ersiti !eknikal Malaysia Melaka"(!eM#. ada peringkat awal penubuhannya, anselori beroperasi di ampus 4ndustri,!aman !asik (tama, 3yer eroh, 88= Melaka dan pada tahun 2==;, (!eM mula

beroperasi di ampus 4nduk, 7ang !uah 'aya, >urian !unggal, 91== Melaka. anselorimerupakan pusat tanggungjawab yang terpenting dalam menjana pentadbiran sesebuah

uni)ersiti.

erkembangan pesat uni)ersiti menuntut anselori untuk memberi sepenuh komitmendan dedikasi dalam perkhidmatan yang disediakan. 7al ini selaras dengan )isi dan misiuni)ersiti untuk menjadi (ni)ersiti !eknikal yang kreatif dan ino)atif terkemuka di duniaseterusnya melahirkan ahli profesional yang bersahsiah murni, kompeten danberketrampilan tinggi melalui pendidikan (ni)ersiti !eknikal berkualiti dan bertaraf duniaberteraskan pengajaran, pembelajaran dan penyelidikan berorientasikan aplikasi denganperkongsian pintar (ni)ersiti-4ndustri bertepatan dengan 3spirasi /egara.

!erdapat enam belas ejabat&usat&(nit yang diwujudkan di bawah anselori. etiapejabat&usat&(nit memainkan peranan penting dan bertanggungjawab dalam

memastikan urusan pentadbiran dan pengurusan uni)ersiti berada di tahap optimum.ejabat&usat&(nit tersebut adalah:-

1. ejabat /aib anselor2. ejabat !imbalan /aib anselor "3kademik ? 3ntarabangsa#0. ejabat !imbalan /aib anselor " enyelidikan ? 4no)asi#. ejabat hidmat engurusan

8. ejabat erancangan dan omunikasi orporat9. ejabat erancangan dan embangunan 3kademik. ejabat 3ntrabangsa

;. ejabat 7al 6hwal erundangan


5/77

Melahirkan 3hli rofesional Aang %ersahsiah Murni, ompeten >an %erkerampilan!inggi Melalui endidikan (ni)ersiti !eknikal %erkualiti dan %ertaraf >unia%erteraskan engajaran, embelajaran dan enyelidikan %erorientasikan 3plikasierta erkongsian intar (ni)ersiti-4ndustri ejajar >engan 3spirasi /egara.

1.4 FUNGSI UTAMA

Melaksanakan dan memantau keseluruan urusan pentadbiran anselori

Melaksanakan promosi dan menyertai pameran dalam mempromosikan (!eM

%ertanggungjawab sebagai urusetia protokol bagi acara-acara rasmi (!eM

%ertindak sebagai Bliason officerC dengan panel peguam

Melaksanakan penggubalan dan penyemakan peraturan-peraturan dan dokumen

perundangan "Mo(&Mo3&erjanjian#

Menerbitkan 5aporan !ahunan, Momentum (!eM dan lain-lain

erhubungan awam dan perhubungan antarabangsa

F345 M6'3 7alaman:


6/77

2.0 OBJEKTIF PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)

OBJEKTIF PEJABAT

1. Memperkasa dan memelihara citra dan prestij (ni)ersiti

2. enggerak kepada pengubalan perancangan uni)ersiti "jangka panjang&pendek#

0. Membuat perancangan dan menyediakan maklumat kegiatan (ni)ersiti kepada pihakberkaitan.

. Mengawal dan menyelaras akti)iti ejabat anselori berkaitan dengan- embangunan pengajaran dan pembelajaran,

- enyelidikan dan pengkomersialan&ino)asi,- ewangan, pentadbiran dan pengurusan, kebajikan,

- rotokol dan disiplin

- rasaran (ni)ersiti dan- Mengambil tindakan susulan hasil tinjauan dan maklum balas.

8. menjalin hubungan baik dan bekerja sama dengan uni)ersiti serta agensi luarperingkat kebangsaan dan antarabangsa ke arah pembangunan (ni)ersiti.

9. Memastikan akti)iti dilaksanakan mengikut 3kta, tatut, aedah dan eraturanberkuat kuasa.

F345 M6'3 7alaman: "


7/77

!.0 OBJEKTIF PEJABAT/PUSAT

OBJEKTIF BAHAGIAN

1 Membantu etua ejabat di anselori dalam memperkemaskan urusan pentadbiran

dan pembangunan masing-masing selari dengan perkembangan (!eM.

2 Melaksana, mengawasi dan menasihati semua !j di (!eM berkenaan dengan urusan

protokol uni)ersiti dan memantau perjalanan majlis rasmi terutama berkenaan

protokol majlis (ni)ersiti.

0 enggerak kepada perancangan dan perbelanjaan kewangan secara berhemah di

ejabat anselori.

Menyedia dan mengendalikan rekod yang lengkap dan tepat.

8 Menjalin perhubungan baik antara staf sama ada di ejabat anselori atau di (!eM.9. Memberikan perkhidmatan yang cekap, berkesan dan profesional.



8/77

4.0 STRUKTUR ORGANISASI PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)



9/77

.0 STRUKTUR ORGANISASI KEDUDUKAN PEGAWAI

STRUKTUR ORGANISASI PEJABAT KHIDMAT PENGURUSAN



10/77

".0 SENARAI TUGAS5 KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAIPEGAWAI LAIN

B'.T*&8 -*&:&' &,&8

* && ;#*T*&8 ,**#*


11/77

B'.T*&8 -*&:&' &,&8

* && ;#*T*&8 ,**#*


12/77

B'.T*&8 -*&:&' &,&8

* && ;#*T*&8 ,**#*


13/77

7.0 PERATURANPERATURAN PENTADBIRAN BAGI SETIAP AKTIITI

F345 M6'3 7alaman: 1!

A>,'?','@ U%8 -#*-#&' $>-#/=&'

P-%&,% P-#,&'%@

1. etiap staf hendaklah memastikan fail-fail yang diguna pakai semasa bertugas telah disimpan semula ke dalam kabinet fail sebelum

balik.

2. etiap kali meminjam fail atau fail dikeluarkan dari kabinet fail, hendaklah menulis di kad doket fail dan menyerahkan kad doket fail

kepada embantu !adbir "&$# fail.

0. eminjaman fail hendaklah tidak melebih dari 2 hari. ekiranya peminjaman melebih 2 hari, peminjam hendaklah memaklumkan

embantu !adbir "&$# fail dan kad doket hendaklah diperbaharui.

. etiap staf hendaklah memastikan fail yang baru dibuka, didaftarkan di senarai fail anselori setelah mendapat nombor rujukan fail

dari embantu !adbir "&$# fail. %egitu juga bagi penutupan fail.

8. etiap fail yang telah dibenarkan untuk dibuka hendaklah dilengkapi dengan mempunyai tajuk fail, nombor rujukan fail, pengelasan

keselamatan fail, tali hijau dan kertas minit secukupnya.

9. Fail akan hanya dibenarkan untuk ditutup sekiranya kandungan fail telah mencapai 1== kandungan atau tahap ketebalan fail adalah

melebihi 1 inci.

@('(3/: 5473! 3>3 3@373/ 6@74>M3!3/ >4 %3% A3/D >453M4@3/

@('(: 6@4/!37 3M %3% % >3/ %$@3/D 6@M$7$/3/ M6/D37>4@4 53!473/&(@(


14/77

F345 M6'3 7alaman: 14


3kti)iti: U%8 -&8,'> >-&; '#=%&8,%>,%5 -%&$, -%&&, ,-%


15/77



A>,'?','@ U%8 -#*-#&' K-#-%& J&&,

P-%&,% P-#,&'%@

1. anselori diberikan kenderaan 'abatan untuk kegunaan /aib anselor, !imbalan /aib anselor ataupun staf yang memerlukan.

2. etiap penggunaan hendaklah dibuat tempahan melalui embantu !adbir "&$#, (nit entadbiran kepada enolong endaftar,ejabat!/ "3kademik ? 3ntarabangsa# dan akan direkodkan butir-butir penggunaan.

0. ekiranya penggunaan kenderaan diperlukan oleh /aib anselor atau mana-mana !imbalan /aib anselor, penggunaan kenderaan akandiutamakan.

.enolong endaftar bersama dengan staf yang dilantik akan bertanggungjawab memastikan kenderaan 'abatan berada dalam keadaan

baik dan boleh diguna pakai serta sentiasa bersih.

@('( F345 M6'3 6/$5$/D 6/>3F!3@, !"&$# (/!( 6@3!(@3/ >3/ @$6 6@'3 A3/D 56/D3

A>,'?','@ U%8 -#*&' ,'#&> ,&,&,-%,' 8,&=

P-%&,% P-#,&'%@

1. taf yang didakwa melanggar peraturan akan ditegur oleh penyelia dahulu. ekiranya masih melanggar peraturan akan diberi amaran

lisan atau bertulis "mana yang perlu# oleh etua 'abatan. 4ni merupakan amaran pentadbiran.

2. emberian amaran dikeluarkan setelah mendapati bukti kukuh bahawa staf telah melanggar peraturan.

0. !indakan ke tatatertib hanya akan diambil sekiranya staf masih melanggar peraturan walaupun amaran secara pentadbiran telah

dikeluarkan.

@('(: 3!3 %3>3/-%3>3/ %6@3/(/ "!3!3!6@!4% ? (@3'# 2=== G3!3 9=8H


16/77


F345 M6'3 7alaman: 1"

A>,'?','@ U%8 -%$;$# ,'

P-%&,% P-#,&'%@

1. ermohonan cuti hendaklah dibuat melalui permohonan secara online,

2. ermohonan hendaklah dikemukakan dahulu kepada enyelia untuk sokongan "jika berkenaan# sebelum dikemukakan kepada etua'abatan untuk kelulusan.

0. ermohonan cuti hendaklah dibuat 0 hari sebelum bercuti dan hendaklah mendapat kebenaran&kelulusan dahulu sebelum bercuti.

. taf yang bercuti secara kecemasan, hendaklah memaklumkan melalui telefon pada hari bercuti dan mengemukakan borang cutipada keesokan harinya "apabila datang bertugas#.

RUJUK@ PER

A>,'?','@ U%8 -%$;$# -#*;&'%' >%88/&,';

P-%&,% P-#,&'%@

1. ermohonan menghadiri kursus&latihan hendaklah dibuat melalui borang yang ditetapkan.

2. ermohonan hendaklah dikemukakan dahulu kepada (nit ewangan, %ahagian entadbiran untuk mendapatkan anggaranperbelanjaan sebelum dikemukakan kepada etua 'abatan untuk sokongan&kelulusan. %orang tersebut hendaklah dikemukakan ke(nit embangunan umber Manusia "7@>#, ejabat endaftar.

0. ermohonan hendaklah dibuat sekurang-kurangnya 2 minggu sebelum tarikh kursus&latihan, jika kursus&latihan dalam negeri dan

hendaklah mendapat kebenaran&kelulusan dahulu sebelum menghadiri kursus&latihan.

. taf hendaklah mengemukakan laporan bertulis kepada etua 'abatan setelah tamat latihan&kursus dan bersedia membuatpembentangan apabila diminta oleh etua 'abatan.

@('(: 6@4/!37 3M %3% % >3/ %$@3/D 6@M$7$/3/ M6/D73>4@4 53!473/&(@(


17/77


F345 M6'3 7alaman: 17

A>,'?','@ U%8 K-&


18/77


F345 M6'3 7alaman: 13

A>,'?','@ U%8 -#*-#&' K#' P-


19/77

3.0 PROSES KERJA (UNTUK SETIAP SENARAI TUGAS)

3.1MENGAWASI DAN MEREKOD KEHADIRAN DAN PERGERAKAN HARIAN STAF DALAM SISTEM MAKLUMATSUMBER MANUSIA (SMSM)

B'. P%$8-8 >-%8-# #*#*/ -%&,%

1Menyemak kedatangan setiap staf di MM

enolong

endaftar &

embantu !adbir

"&$#

2Mengeluarkan surat penjelasan bagi staf yang bermasalah

etua !imbalanendaftar &enolong endaftar

0 Membuat pengumpulan surat penjelasan sehingga tarikh tertentu embantu !adbir

"&$#

Merekod dan memasukkan surat penjelasan dalam Fail eribadi taf embantu !adbir

"&$#

8 Mengeluarkan laporan untuk dihantar ke %$ pada setiap 1=hb enolong

endaftar &

embantu !adbir

"&$#

9 Membuat pemantauan dari masa ke semasaenolong endaftar

F345 M6'3 7alaman: 19


20/77

3.2MEN6ELARAS SISTEM PEMFAILAN DAN PENGREKODAN SERTA DILANTIK SEBAGAI PEGAWAI FAIL DANREKOD5 ANSELORI

B'. P%$8-8 >-%8-# #*#*/-%&,%

1 Melantik 'awatankuasa ecil Fail dan @ekod di setiap ejabat&usat

di anselorietua !imbalanendaftar "!#

2 Menjadi rujukan bagi pengurusan sistem rekod dan fail di anselorienolong endaftar

0 Memastikan setiap surat&dokumen yang diterima mempunyai no.fail atau surat&dokumen baru dikeluarkan dan fail baru perludibuka

embantu !adbir

"&$#

Menguruskan pengasingan dan pemindahan fail dan rekod yangtelah ditutup bagi tujuan 3rkib

embantu !adbir

"&$#

8 %erurusan dengan %$ bagi tindakan selanjutnyaenolong endaftar

9Membuat pemantauan dari masa ke semasa

enolong endaftar &

embantu !adbir

"&$#

F345 M6'3 7alaman: 20


21/77

3.! MENGURUSKAN PROSES PENGESAHAN STAF DALAM PERKHIDMATAN DI PERINGKAT PT-%8-# #*#*/-%&,%

1 Membuat pengemaskinian M dan FM staf di anseloriterutamanya pada setiap awal tahun enolong endaftar

2 %ahagian >asar ? ualiti engurusan, ejabat endaftar telahmenyediakan format baru bagi M dan FM untuk diselaraskansetiap !j

enolong endaftar

0 Menyediakan template format M dan FM, dengan mengedarkanmelalui surat atau email kepada semua egawai enyelaras diejabat&usat, anselori untuk tindakan pelaksanaan

enolong endaftar &

embantu !adbir

"&$#

Memberi taklimat %engkel bagi pengurusan dan pengendalian Mdan FM kepada setiap staf di anselori secara berperingkat

etua !imbalanendaftar & enolongendaftar

8 Menerima laporan atau status pelaksanaan daripada semuaegawai enyelaras ejabat&usat, anselori

enolong endaftar

9 %uat analisis keseluruhan bagi status penyediaan M dan FM,anselori dan memaklumkan status tersebut kepada %ahagian>asar ? ualiti engurusan, ejabat endaftar bagi tujuanpemantauan

enolong endaftar

Membuat pemantauan dari masa ke semasa bagi tujuanpengemaskinian

enolong endaftar

F345 M6'3 7alaman: 24


25/77

3." MEN6ELIA DAN MEN6ELARAS LAPORAN PENILAIAN PRESTASI TAHUNAN STAF DI ANSELORI

B'. P%$8-8 >-%8-# #*#*/-%&,%

1 Menerima surat arahan umtuk melaksanakan enilaian restasi!ahunan taf dari ejabat endaftar


2 Memaklumkan kepada egawai enyelaras di setiap ejabat&usatdi anselori untuk menyerahkan senarai nama dan bagitujuan mengakses

enolong endaftar

0 Membuat surat pemakluman kepada ejabat&usat dimanaterdapat tempoh tertentu bagi A> memasukkan maklumatmereka bagi dan untuk mengakses MM dan membuatpenilaian kepada A>

enolong endaftar

Melakukan penyemakan untuk memastikan tempoh A>, dan telah membuat penilaian sebelum sistem ditutup oleh ejabatendaftar & usat omputer

enolong endaftar &

embantu !adbir

"&$#

8 Mohon kepada ejabat endaftar untuk membuka sistem bagi

mana-mana A>, dan yang masih belum membuatpenilaian prestasi mereka enolong endaftar

9 Membuat pemantauan dari masa ke semasa enolong endaftar



26/77

3.7 MEN6ELIA DAN MEN6ELARAS SASARAN KERJA TAHUNAN (SKT) ANSELORI

B'. P%$8-8 >-%8-# #*#*/-%&,%

1 Menerima surat arahan umtuk melaksanakan ! 3walan,ertengahan dan 3khir !ahun dari ejabat endaftar


2 Memaklumkan kepada egawai enyelaras di setiap ejabat&usatdi anselori dan tarikh untuk memuat naik ! masing-masing

enolong endaftar

0 Melakukan penyemakan untuk memastikan setiap staf di anselorimemuat naik ! masing-masing

enolong endaftar &

embantu !adbir

"&$#

urat peringatan akan dikeluarkan bagi tujuan pemakluman untukmemuat naik ! masing-masing

enolong endaftar

8 Memaklumkan kepada %ahagian >asar ? ualiti, ejabat endaftardan ! staf di ejabat&usat yang telah memuat naik akandipantau

enolong endaftar

9 Membuat pemantauan dari masa ke semasa enolong endaftar

F345 M6'3 7alaman: 2"


27/77

3.3 URUS SETIA MES6UARAT DI PEJABAT KHIDMAT PENGURUSAN

B'. P%$8-8 >-%8-# #*#*/ -%&,%

1 @ancang tarikh-tarikh mesyuarat etua !imbalanendaftar &enolong endaftar

2 6dar perancangan tahunan kepada 3hli-3hli Mesyuarat"egawai enyelaras ejabat&usat#

enolong

endaftar &

embantu !adbir

"&$#

0 emak semula kesesuaian tarikh daripada engerusi "melalui etiausaha#untuk mengadakan mesyuarat pada tarikh-tarikh yang ditetapkan

enolong endaftar

>apatkan tarikh baru jika tarikh yang dirancangkan tidak dipersetujui enolong endaftar

8 Maklumkan kepada semua ahli mesyuarat berkenaan tarikh mesyuarat yangtelah dipersetujui

enolong endaftar

9 eluarkan surat panggilan mesyuarat kepada ahli mesyuarat enolong endaftar

eluarkan e-mail dan surat meminta kertas kerja&cadangan&berkaitandaripada ahli mesyuarat "jika ada#

enolong

endaftar &

embantu !adbir

"&$#

; !erima kertas-kertas kerja&cadangan&berkaitan daripada ahli mesyuarat"jika ada#

enolong

endaftar &

embantu !adbir

F345 M6'3 7alaman: 27


28/77

"&$#

< emakan kertas-kertas kerja&cadangan&berkaitanenolong endaftar

1= embalikan kertas-kertas kerja&cadangan&berkaitan kepada ahli mesyuaratberkaitan jika ianya tidak lengkap dan memerlukan pindaan

enolong

endaftar &

embantu !adbir

"&$#

11 eluarkan surat meminta perkembangan 5aporan erkara %erbangkitenolong endaftar

12 !erima perkembangan 5aporan erkara %erbangkit enolong

endaftar &

embantu !adbir

"&$#

10 ediakan dokumen-dokumen mesyuarat enolong

endaftar &

embantu !adbir

"&$#

1 !aklimat agenda mesyuarat kepada engerusienolong endaftar

18 7antar dokumen mesyuarat kepada engerusi enolong

endaftar &

embantu !adbir

"&$#

19 Memastikan kemudahan-kemudahan mesyuarat disediakan dengansempurna

embantu !adbir

"&$#

1 Mesyuarat di adakan etua !imbalanendaftar &enolong endaftar

F345 M6'3 7alaman: 23


29/77

1; Mengambil minit mesyuaratenolong endaftar

1< ediakan minit mesyuaratenolong endaftar

2= emakan minit mesyuarat etua !imbalanendaftar &enolong endaftar

21 5akukan pindaan terhadap minit mesyuarat jika perluenolong endaftar

22 Mengemukakan minit mesyuarat kepada engerusi untuk ditandatangani etua !imbalan

endaftar &enolong endaftar

20 6darkan minit mesyuarat kepada 3hli Mesyuarat enolong

endaftar &

embantu !adbir

"&$#

2 impan dokumen-dokumen mesyuarat bagi tujuan rekod dan fail embantu !adbir

"&$#

F345 M6'3 7alaman: 29


30/77

3.9 MEMBANTU BAHAGIAN PROTOKOL DALAM MENGENDALIKAN MAJLISMAJLIS RASMI UNIERSITI

B'. P%$8-8 >-%8-# #*#*/ -%&,%

1.Menerima maklumat daripada %ahagian rotokol ? ewangan

etua !imbalanendaftar &enolong endaftar

2 Menghadiri mesyuarat yang diadakan urusetia & penganjur etua !imbalanendaftar &enolongendaftar &embantu !adbir"&$#

0 Menerima penerangan berhubung dengan protokol majlisenolong endaftar

Menyemak aturcara yang telah ditetapkan oleh penganjurenolong endaftar

8 Menyemak senarai kehadiran J4enolong endaftar

; egawai rotokol membuat pembahagian tugasenolong endaftar

< Mengadakan latihan "rehearsal# bagi petugas yang terlibat etua !imbalanendaftar &

F345 M6'3 7alaman: !0


31/77

enolongendaftar &embantu !adbir"&$#

1= Memastikan perjalanan majlis berjalan dengan lancar dan mengikutaturcara yang telah dipeersetujui & ditetapkan

etua !imbalanendaftar &enolongendaftar &embantu !adbir"&$#

3.10MEN6ELIA DAN MELAKSANA PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA DARI SEGI KEPERLUAN LATIHAN5MENGHADIRI LATIHAN/BENGKEL/SEMINAR

B'. P%$8-8 >-%8-# #*#*/-%&,%

1 emakan kesesuaian tarikh untuk mengadakan kursus&bengkel etua !imbalanendaftar & enolongendaftar

2 Mengenalpasti sasaran peserta atau dicalonkan oleh etua ejabatatau dipilih oleh %ahagian entadbiran mengikut kesesuaian tugasdan jawatan


0 Menetapkan tempat untuk berkursus "cari sebut harga daribeberapa hotel yang bersesuaian#

enolong endaftar &

embantu !adbir"&$#

elulusan etua ejabat etua !imbalan

endaftar

8 Menyediakan permohonan kertas kerja atau minit bebas untukmengadakan kursus&bengkel

enolong endaftar

9 emakan kertas kerja atau minit bebas oleh etua ejabat etua !imbalan

F345 M6'3 7alaman: !1


32/77

endaftar & enolongendaftar

elulusan /aib anselor etua !imbalanendaftar & enolongendaftar

; %uat surat pengesahan tempahan, mohon 5$ dan menghantarsurat tawaran kepada peserta yang terpilih

enolong endaftar &

embantu !adbir

"&$#

< Membuat dan mengurus percetakan bahan kursus&bengkel "handsout #

embantu !adbir"&$#

1= endaftaran peserta embantu !adbir"&$#

11 Membuat tindakan sebelum kursus&bengkel dijalankan:- Memasang alat bantu mengajar seperti 5>, lap top dan

berkaitan

- Meletak air&gula-gula "jika perlu# di setiap meja peserta

- Meletak folder di atas meja setiap peserta

embantu !adbir"&$#

12 Memberi taklimat tujuan&objektif kursus & bengkel diadakankepada peserta


10 Memastikan semua kemudahan & peralatan & makan dan minumtersedia dan boleh digunakan

embantu !adbir"&$#

1 Mengambil keputusan & hasil tindakan kursus & bengkel enolong endaftar

18 (rus setia membuat follow updengan peserta "jika perlu# sebarangpenghantaran dokumen&kertas kerja berkaitan "dateline#

enolong endaftar&embantu !adbir"&$#

F345 M6'3 7alaman: !2


33/77

19 engumpulan dokumen&kertas kerja berkaitan "due date# daripadapeserta di setiap ejabat&usat, anselori


1 (rus setia menguruskan dokumen&kertas kerja berkaitan "untuktindakan selanjutnya#


3.11 MEN6ELARAS LAMAN WEB ANSELORI

B'. P%$8-8 >-%8-# #*#*/-%&,%

1 eluarkan surat bagi tujuan pelarasan dan pengemaskinian lamanweb ejabat&usat masing-masing di anselori

/ota: etiap ejabat&usat masing-masing mempunyaipasswordbagi tujuan pengemaskinian

enolong endaftar &embantu !adbir"&$#

2 ebagai Keb Master anselori, bertindak untuk mendapatkanmaklumat terkini akti)iti L akti)iti yang dijalankan dari semuaejabat&usat di anselori

enolong endaftar

0 Memuat naik maklumat terkini dan mengemas kini laman webejabat hidmat engurusan & anselori dari semasa ke semasa

enolong endaftar &embantu !adbir"&$#

Memantau laman web dari masa ke semasa enolong endaftar

F345 M6'3 7alaman: !!


34/77

3.12 MEN6ELARAS LAPORAN BERKALA DI ANSELORI

B'. P%$8-8 >-%8-# #*#*/-%&,%

1 eluarkan e-mail&surat makluman kepada egawai enyelaras diejabat&usat di anselori bagi penyediaan laporan pada setiapsuku tahun melalui template yang telah disediakan


2 egawai enyelaras memasukkan maklumat melalui templatetersebut dan dihantar melalui email dan hardcopy


0 (rus etia membuat pengumpulan dan menyelaras pelaporan dariejabat&usat di anselori yang berkaitan mengikutformat&standard template

enolong endaftar

Membuat semakan dan mendapatkan kelulusan etua !imbalanendaftar&enolong endaftar

8 (rus etia mencetak dan menghantar laporan ke %ahagian >asar ?ualiti engurusan, ejabat endaftar


95aporan tersebut disimpan bagi tujuan rekod dan fail embantu !adbir

F345 M6'3 7alaman: !4


35/77

"&$#

F345 M6'3 7alaman: !


36/77

9.1 ARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)"*5orek&warnakan proses yang dilaksanakan oleh indi)idu di dalam setiap akti)iti#

F345 M6'3 7alaman: !"

Mula

!amat

Menyemak kedatangan setiapstaf di MM

Mengeluarkan surat penjelasanbagi staf yang bermasalah

Membuat pengumpulan surat

penjelasan sehingga tarikh tertentu

Merekod dan memasukkan surat penjelasandalam Fail eribadi taf

Mengeluarkan laporan untuk dihantar ke%$ pada setiap 1=hb

Membuat pemantauan dari masa ke

semasa


37/77


F345 M6'3 7alaman: !7

Mula

!amat

Melantik 'awatankuasa ecil Fail dan @ekod'awatankuasa ecil Fail dan @ekod di setiapejabat&usat

Menjadi sumber rujukan bagi pengurusansistem rekod dan fail

Memastikan surat&dokumen mempunyai no. failI membuka fail baru bagi surat&dokumen barudikeluarkan

Menguruskan pengasingan dan pemindahanfail dan rekod yang telah ditutup bagi tujuan3rkib

%erurusan dengan %$ bagi tindakanselanjutnya

Membuat pemantauan dari masa ke semasa


38/77

9.! ARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)"*5orek&warnakan proses yang dilaksanakan oleh indi)idu di dalam setiap akti)iti#

F345 M6'3 7alaman: !3

Mula

Menerima data&senarai nama staf beserta%orang engesahan 'awatan

Mengasing dan mengedarkan kepada staf

berkaitan

Menghantar semula %orang engesahan kepada(nit engesahan erkhidmatan

Lulus

Tidak

Membuat pindaan jika terdapatpenambahbaikan

%erurusan mengenai lantikan 0 I orang

wakil&panel temuduga di ejabat&usat

!amat

Menguruskan sesi temuduga

Mendapatkan maklumat dan justifikasi daripanel&wakil sama ada boleh disahkan I diberitempoh pelanjutan

Menghantar maklumat&laporan kepada (nitengesahan erkhidmatan bagi tujuan perakuananel engesahan erkhidmatan

urat&laporan tersebut disimpan bagi tujuanrekod ? fail


39/77


F345 M6'3 7alaman: !9

Mula

Menerima arahan bagi menyediakan 3%Merjawatan dari %M, ejabat endaftar

Mengadakan mesyuarat dengan egawaienyelaras entadbiran dan memaklumkan format3%M erjawatan

Mesyuarat membincangkan keperluan perjawatansedia ada dan cadangan permohonan pada masa akandatang

Menetapkan tarikh penghantaran 3%M erjawatan danmemaklumkan tarikh pembentangan bagi tujuanpengesahan

Lulus

Tidak

Membuat pindaan jika terdapat penambahbaikan

!amat

Mengumpulkan maklumat dalam bentuk soft copydan hard copy

Mengadakan sesi pembentangan 3%M erjawatanperingkat dalaman

Membuat pindaan, mana yang berkaitan

Menyemak dan mengumpulkan 3%M erjawatanbagi tujuan pelarasan

Mengemukakan 3%M erjawatan ke %M,ejabat endaftar

alinan 3%M erjawatan tersebut disimpan bagi

tujuan rekod dan fail

Lulus

Tidak


40/77

9. ARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)"*5orek&warnakan proses yang dilaksanakan oleh indi)idu di dalam setiap akti)iti#

F345 M6'3 7alaman: 40

Mula

Mengemaskini M dan FM di anselori

Menggunakan dan selaraskan format baruM dan FM

Menyedia dan menyalurkan format EtemplateM dan FM kepada semua egawai enyelaras

Mengadakan %engkel dalaman dan memberitaklimat secara berperingkat di setiapejabat&usat

Menerima laporan&status pelaksanaan dariejabat&usat di anselori

3nalisis status penyediaan dan pelaksanaan danmemaklumkan kepada %ahagian >asar ? ualiti,ejabat endaftar bagi tujuan pemantauan

Menyerahkan M anselori dalam bentuk soft copydan hard copykepada %ahagian >asar ? ualiti,ejabat endaftar

!amat

Membuat pemantauan dari masa ke semasabagi tujuan pengemaskinian


41/77

9." ARTA ALIRAN KERJA (MENGIKUT SENARAI TUGAS)"*5orek&warnakan proses yang dilaksanakan oleh indi)idu di dalam setiap akti)iti#

F345 M6'3 7alaman: 41

Mula

!amat

Menerima surat arahan dan melaksanakanenilaian restasi !ahunan taf dari ejabatendaftar

egawai enyelaras menyerahkan senarai nama dan bagi tujuan mengakses di MM

Memaklumkan tempoh tertentu yang telah ditetapkankepada A>, dan untuk memasukkanmaklumat dan penilaian

Melakukan penyemakan sebelum sistemditutup

Mohon kepada ejabat endaftar bagi membukasistem kepada mana-mana A>, dan yangmasih belum membuat pengisian

Membuat pemantauan dari masa ke semasa"jika perlu#


42/77


F345 M6'3 7alaman: 42

Mula

!amat

Menerima surat arahan untuk melaksanakan !3walan, ertengahan dan 3khir !ahun dari ejabatendaftar

Memaklumkan kepada egawai enyelaras diejabat&usat untuk memuat naik ! masing-masingmengikut tarikh yang ditetapkan

Melakukan penyemakan bagi memastikan staf telahmemuat naik ! mereka

urat peringatan akan dikeluarkan kepada mana-mana staf yang belum memuat naik !

Membuat semakan dengan %ahagian >asar ? ualitiengurusan bagi tujuan pemantauan

Membuat pemantauan dari masa ke semasa bermula dariawal sehingga ke akhir tahun dan jika ada keperluan,perlu diadakan pembentangan di peringkat dalaman dianselori


43/77


SEBELUM MESYUARAT

F345 M6'3 7alaman: 4!

Tidak

Setuju

Setuju

Serahkan kertas

kerja kepada

ahli-ahli

mesyuaratberkaitan untuk

pembetulan

PindaanTiada pindaan

Dapatkan tarikh

yang dipersetujui

Edar perancangan tahunan Mesyuarat

Semak semula kesesuaian tarikh

Keluarkan surat panggilan mesyuarat

Keluarkan e-mail dan surat meminta kertas kerja/cadangan/

erkaitan (jika ada)

Terima kertas kerja (jika ada)

Semak kertas kerja (jika ada)

Setuju

Mula

ancang tarikh-tarikh mesyuarat

M!"

#


44/77

F345 M6'3 7alaman: 44

Terima perkembangan $ap%ran Perkara !erbangkit

&antar d%kumen dan memberi taklimat berkaitan mesyuarat

kepada Pengerusi

'%rmat kertas kerja

Keluarkan surat meminta perkembangan $ap%ran Perkara

!erbangkit

Sediakan d%kumen-d%kumen mesyuarat

Memastikan kemudahan-kemudahan mesyuarat disediakan

dengan sempurna

Selesai

#


45/77

SEMASA MESYUARAT


Mesyuarat diadakan

Mengambil minit mesyuarat

Mula

Selesai


46/77

SELEPAS MESYUARAT

F345 M6'3 7alaman: 4"

Membuat

pindaan

Pindaan

Membuat

pindaan

Tamat

Simpan d%kumen-d%kumen mesyuarat bagi tujuan ail dan

rek%d

Edarkan minit mesyuarat kepada #hli Mesyuarat

Tiada pindaanPindaan

Mengemukakan minit mesyuarat untuk ditandatangani

%leh Pengerusi

Pindaan (sekiranya ada)

Tiada pindaan

Semakan minit mesyuarat

Sediakan minit mesyuarat

Mula


47/77


F345 M6'3 7alaman: 47

3

%uat semakan hal-hal protokol egawai berkaitan

7adiri mesyuarat yang diadakan mengenai tugasan

>apatkan aturcara majlis dari penganjur

ediakan pelan dan susuatur protokol kedudukan tetamu jemputan

ediakan pembahagian tugas kepada petugas

etak dokumen pembahagian tugas dan susunaturprotokol

!erima maklumat dari penganjur

eluarkan surat lantikan petugas dan surat panggilanmesyuarat

3dakan mesyuarat bersama petugas

Mula


48/77

F345 M6'3 7alaman: 43

3

ediakan tagging nama untukk JJ4& J4 & !etamu

jemputan di pentas utama, dewan dan tempat jamuan

%erurusan dengan (nit (pacara , ejabatembangunan ? engurusan 3set tentang susunan

tempat duduk

3dakan lawatan ke tempat majlis sebenar

ediakan perlatan yang diperlukan

3dakan raptai dan taklimat akhir kepada petugas

%uat penambahbaikan semasa majlis "ekiranyaperlu#

elesai


49/77


SEBELUM PENGANJURAN KURSUS/BENGKEL/SEMINAR/TAKLIMAT

F345 M6'3 7alaman: 49

Tetapkan tarikh kursus

Tetapkan tempat kursus (cari sebut harga dari

beberapa h%tel yang bersesuaian)

Mula

Menetapkan cal%n-cal%n yang layak

Kelulusan Ketua Pejabat

Setuju

Tidak setuju

Semakan kertas kerja atau minit bebas %leh

Ketua !ahagian

Menyediakan perm%h%nan kertas kerja atau

minit bebas untuk mengadakan kursus/bengkel

#

SetujuTidak setuju


50/77


#

Kelulusan aib *ansel%r

Setuju

Tidak setuju

!uat surat pengesahan tempahan+ m%h%n

$, dan menghantar surat taaran kepada

peserta yang terpilih

Membuat dan mengurus cetakan bahan

kursus/bengkel (hands out)

Selesai


51/77

SEMASA PENGANJURAN KURSUS/BENGKEL/SEMINAR/TAKLIMAT


Mula

Pendataran peserta

Taklimat urus setia

Pastikan semua kemudahan / peralatan /

makan dan minum tersedia dan b%leh

digunakan

Selesai

#mbil keputusan / hasil tindakan kursus /

bengkel

Memasang alat

bantu mengajar

($*D dan

berkaitan)

Meletak

air/gula-gula

(jika perlu)

Meletak

%lder di atas

meja peserta


52/77

SELEPAS PENGANJURAN KURSUS/BENGKEL/SEMINAR/TAKLIMAT


Mengemas tempat (jika perlu) dan

menyimpan peralatan seperti $*D dan berkaitan

.rus setia membuatfollow updengan peserta (jika perlu)

sebarang penghantaran d%kumen/kertas kerja berkaitan

(dateline)

Mula

Tamat

Pengumpulan d%kumen/kertas kerja berkaitan (due date)

.rus setia menguruskan d%kumen/kertas kerja berkaitan (untuk

tindakan selanjutnya)


53/77


F345 M6'3 7alaman: !

Mula

!amat

Mengeluarkan surat kepada egawai enyelarasejabat&usat bagi tujuan pengemaskinian

Mendapatkan maklumat akti)iti ejabat&usatterkini untuk di muat naik

Memuat naik maklumat terkini dan mengemaskinilaman web ejabat hidmat engurusan dan anselori

Memantau laman web dari masa ke semasa


54/77



Mula

!amat

eluarkan email&surat makluman kepada egawaienyelaras ejabat&usat

egawai enyelaras memasukkan maklumatmelalui template

roses engumpulan dan meyelaras pelaporan

tersebut

Membuat semakan dan kelulusan

Mencetak dan menghantar laporan kepada pihak yangberkaitan

5aporan tersebut disimpan bagi tujuan rekod

? fail

Lulus

Tidak


55/77

10.1 SENARAI SEMAK (MENGIKUT SENARAI TUGAS)

B' P-%>&%&

T&>

(C ) &,&,

1.Menyemak kedatangan setiap staf di MM

2. Mengeluarkan surat penjelasan bagi staf yang

bermasalah

0.Membuat pengumpulan surat penjelasansehingga tarikh tertentu

.Merekod dan memasukkan surat penjelasan

dalam Fail eribadi taf

8.Mengeluarkan laporan untuk dihantar ke %$pada setiap 1=hb

9. Membuat pemantauan dari masa ke semasa

F345 M6'3 7alaman:


56/77


B' P-%>&%&

T&>

(C ) &,&,

1.Melantik 'awatankuasa ecil Fail dan @ekod di

setiap ejabat&usat di anselori

2.Menjadi rujukan bagi pengurusan sistem rekoddan fail di anselori

0.

Memastikan setiap surat&dokumen yang

diterima mempunyai no. fail atausurat&dokumen baru dikeluarkan dan fail baru

perlu dibuka

.Menguruskan pengasingan dan pemindahan faildan rekod yang telah ditutup bagi tujuan 3rkib

8.%erurusan dengan %$ bagi tindakan

selanjutnya

9.Membuat pemantauan dari masa ke semasa

F345 M6'3 7alaman: "


57/77

10.! SENARAI SEMAK (MENGIKUT SENARAI TUGAS)

B' P-%>&%&

T&>

(C ) &,&,

1.Menerima data&senarai nama staf beserta%orang engesahan bagi tujuan pengesahan

jawatan dari (nit engesahan erkhidmatan,ejabat endaftar

2.

Mengasing dan mengedarkan %orang

engesahan tersebut mengikut ejabat&usat

di anselori dengan menetapkan tarikh&tempoh

tertentu penyerahan semula

0.

Menghantar semula %orang engesahan

kepada (nit engesahan erkhidmatan, ejabatendaftar bagi tindakan selanjutnya

.

%erurusan lantikan panel atau wakil

ejabat&usat bagi sesi temuduga yang terdiridari 0I orang panel&wakil

8. Menguruskan bagi sesi temuduga staf tersebut

9.

Mendapatkan maklumat dan justifikasi dari

panel&wakil tersebut sama ada staf tersebutdisahkan perjawatan atau perlu tempoh

pelanjutan

.

Menghantar maklumat&laporan kepada (nitengesahan erkhidmatan, ejabat endaftar

bagi tujuan perakuan anel engesahanerkhidmatan dan tindakan selanjutnya

;. urat&laporan tersebut disimpan bagi tujuanrekod dan fail



58/77


B' P-%>&%&

T&>

(C ) &,&,

1.Menerima arahan bagi menyediakan 3nggaran

%elanjawan Mengurus "3%M# erjawatan,

anselori

2.

Mengadakan mesyuarat dengan egawai

enyelaras entadbiran di setiap ejabat&usat

- Menyediakan surat panggilan mesyuarat

beserta template penyediaan 3%M

0.

Mesyuarat diadakan bagi membincangkan

keperluan perjawatan yang sedia ada dan

cadangan permohonan pada masa akan datang

.

Menetapkan tarikh penghantaran 3%M

erjawatan dan tarikh pembentangan bagi

tujuan pengesahan sebelum dihantar ke %M

8. Mengumpulkan maklumat 3%M dalam bentuk

softdan hard copydari semua ejabat&usat

9.Membuat pindaan, mana yang berkaitan hasil

perbincangan dengan ejabat&usat masing-

masing

.

Menyemak dan mengumpulkan 3%M

erjawatan yang mengikut format dan

dikemaskini bagi tujuan pelarasan

;.

Mengemukakan 3%M erjawatan yang telah

dipersetujui bersama ke %M, ejabat

endaftar


59/77

10. SENARAI SEMAK (MENGIKUT SENARAI TUGAS)

B' P-%>&%&

T&>

(C ) &,&,

1.Membuat pengemaskinian M dan FM staf di

anselori terutamanya pada setiap awal tahun

2.%ahagian >asar ? ualiti engurusan, ejabatendaftar telah menyediakan format baru bagi

M dan FM untuk diselaraskan setiap !j

0.

Menyediakan template format M dan FM,dengan mengedarkan melalui surat atau email

kepada semua egawai enyelaras diejabat&usat, anselori untuk tindakan

pelaksanaan

.

Memberi taklimat %engkel bagi pengurusan dan

pengendalian M dan FM kepada setiap staf dianselori secara berperingkat

8.

Menerima laporan atau status pelaksanaan

daripada semua egawai enyelarasejabat&usat, anselori

9.

%uat analisis keseluruhan bagi status

penyediaan M dan FM, anselori danmemaklumkan status tersebut kepada

%ahagian >asar ? ualiti engurusan, ejabatendaftar bagi tujuan pemantauan

.Membuat pemantauan dari masa ke semasa

bagi tujuan pengemaskinian



60/77

10." SENARAI SEMAK (MENGIKUT SENARAI TUGAS)

B' P-%>&%&

T&>

(C ) &,&,

1.

Menerima surat arahan umtuk melaksanakan

enilaian restasi !ahunan taf dari ejabatendaftar

2.

Memaklumkan kepada egawai enyelaras di

setiap ejabat&usat di anselori untukmenyerahkan senarai nama dan bagi

tujuan mengakses

3.

Membuat surat pemakluman kepadaejabat&usat dimana terdapat tempoh

tertentu bagi A> memasukkan maklumat

mereka bagi dan untuk mengaksesMM dan membuat penilaian kepada A>

4.

Melakukan penyemakan untuk memastikan

tempoh A>, dan telah membuatpenilaian sebelum sistem ditutup oleh ejabat

endaftar & usat omputer

5.

Mohon kepada ejabat endaftar untukmembuka sistem bagi mana-mana A>,

dan yang masih belum membuat penilaianprestasi mereka


F345 M6'3 7alaman: "0


61/77


B' P-%>&%&

T&>

(C ) &,&,

1.

Menerima surat arahan umtuk melaksanakan

! 3walan, ertengahan dan 3khir !ahun dariejabat endaftar

2.

Memaklumkan kepada egawai enyelaras di

setiap ejabat&usat di anselori dan tarikhuntuk memuat naik ! masing-masing

0.

Melakukan penyemakan untuk memastikan

setiap staf di anselori memuat naik !masing-masing

.

urat peringatan akan dikeluarkan bagi tujuan

pemakluman untuk memuat naik ! masing-

masing

8.

Memaklumkan kepada %ahagian >asar ?

ualiti, ejabat endaftar dan ! staf di

ejabat&usat yang telah memuat naik akandipantau


F345 M6'3 7alaman: "1


62/77


B' P-%>&%&T&>

(C ) &,&,

1. ancang tarikh-tarikh mesyuarat

2.

Edar perancangan tahunan kepada #hli-#hli

Mesyuarat

(Pegaai Penyelaras Pejabat/Pusat)

0.

Semak semula kesesuaian tarikh daripada Pengerusi

(melalui Setiausaha) untuk mengadakan mesyuarat

pada tarikh-tarikh yang ditetapkan

.Dapatkan tarikh baru jika tarikh yang dirancangkan

tidak dipersetujui

8.Maklumkan kepada semua ahli mesyuarat berkenaan

tarikh mesyuarat yang telah dipersetujui

9.Keluarkan surat panggilan mesyuarat kepada ahli

mesyuarat

.Keluarkan e-mail dan surat meminta kertaskerja/cadangan/berkaitan daripada ahli mesyuarat (jika

ada)

;.Terima kertas-kertas kerja/cadangan/berkaitan

daripada ahli mesyuarat (jika ada)


63/77

19.

Memastikan kemudahan-kemudahan mesyuarat

disediakan dengan sempurna

1.Mesyuarat di adakan

1;.Mengambil minit mesyuarat

1


64/77


B' P-%>&%&T&>

(C ) &,&,

1. Menerima maklumat daripada %ahagian

rotokol ? ewangan

2.Menghadiri mesyuarat yang diadakan

urusetia & penganjur

0.Menerima penerangan berhubung dengan

protokol majlis

.Menyemak aturcara yang telah ditetapkan oleh

penganjur

8. Menyemak senarai kehadiran J4

9.egawai rotokol membuat pembahagiantugas

.Mengadakan latihan "rehearsal# bagi petugas

yang terlibat

;.Memastikan perjalanan majlis berjalan denganlancar dan mengikut aturcara yang telah

dipeersetujui & ditetapkan


65/77


B' P-%>&%&T&>

(C ) &,&,

1.emakan kesesuaian tarikh untuk mengadakan

kursus&bengkel

2.

Mengenalpasti sasaran peserta atau dicalonkanoleh etua ejabat atau dipilih oleh %ahagian

entadbiran mengikut kesesuaian tugas dan

jawatan

0.

Menetapkan tempat untuk berkursus "cari

sebut harga dari beberapa hotel yangbersesuaian#

. elulusan etua ejabat

8.Menyediakan permohonan kertas kerja atau

minit bebas untuk mengadakan kursus&bengkel

9.emakan kertas kerja atau minit bebas oleh

etua ejabat

. elulusan /aib anselor

;.%uat surat pengesahan tempahan, mohon 5$dan menghantar surat tawaran kepada peserta

yang terpilih


66/77

1.Mengambil keputusan & hasil tindakan kursus &bengkel

18.

(rus setia membuat follow updengan peserta"jika perlu# sebarang penghantaran

dokumen&kertas kerja berkaitan "dateline#

19.

engumpulan dokumen&kertas kerja berkaitan

"due date# daripada peserta di setiapejabat&usat, anselori

1.(rus setia menguruskan dokumen&kertas kerjaberkaitan "untuk tindakan selanjutnya#

F345 M6'3 7alaman: ""


67/77


B' P-%>&%&T&>

(C ) &,&,

1.

eluarkan surat bagi tujuan pelarasan dan

pengemaskinian laman web ejabat&usatmasing-masing di anselori

/ota: etiap ejabat&usat masing-masing

mempunyaipasswordbagi tujuanpengemaskinian

2.ebagai Keb Master anselori, bertindak untukmendapatkan maklumat terkini akti)iti L

akti)iti yang dijalankan dari semua

ejabat&usat di anselori

0.Memuat naik maklumat terkini dan mengemaskini laman web ejabat hidmat engurusan &

anselori dari semasa ke semasa

. Memantau laman web dari masa ke semasa

F345 M6'3 7alaman: "7


68/77


B' P-%>&%&T&>

(C )&,&,

1.

eluarkan e-mail&surat makluman kepada

egawai enyelaras di ejabat&usat dianselori bagi penyediaan laporan pada setiap

suku tahun melalui template yang telahdisediakan

2.

egawai enyelaras memasukkan maklumat

melalui template tersebut dan dihantar melaluiemail dan hardcopy

0.

(rus etia membuat pengumpulan dan

menyelaras pelaporan dari ejabat&usat dianselori yang berkaitan mengikut

format&standard template

. Membuat semakan dan mendapatkan kelulusan

8.(rus etia mencetak dan menghantar laporanke %ahagian >asar ? ualiti engurusan,

ejabat endaftar

9. 5aporan tersebut disimpan bagi tujuan rekoddan fail

F345 M6'3 7alaman: "3


69/77

11.0SENARAI UNDANGUNDANG DAN PERATURAN 6ANGDIPERLUKAN

BIL N$. D$>-# T& D$>-#

1.erintah 3m

2.istem perakam Kaktu berkomputer

0.erkeliling erkhidmatan

.urat ekeliling perkhidmatan

8. ekeliling emajuan erkhidmatan 3wam

9.3rahan erkhidmatan

.3kta @ahsia @asmi

;.

awalan eselamatan @ahsia @asmi dan

>okumen @asmi erajaan.


70/77

12.0 SENARAI JAWATANKUASA 6ANG DIANGGOTAI

B' J&:&,>&8& K-**$,&

K->-%&

M-8&%&,

1.'awatankuasa erolehan !erus %ekalan

dan erkhidmatan !'

3hli %ergantungkeperluan

2.

0.

.

8.

9.

.

;.


71/77

1!.0 SENARAI BORANGBORANG 6ANG DIGUNAKAN

B' K$ D$>-# T& D$>-#

1. %M 00 %$@3/D 6@M$7$/3/ 65(3@ 6'3%3!

2. (teM.3/&=1.1=&1&26@M$7$/3/ 6@74>M3!3/ 6/>6@33/ 6'3%3!3/65$@4

0. (teM&%6/&(&>/&=1 !(/!(!3/ 653(/ 6@'353/3/ >353M /6D6@4

.

8.

9.

.

;.


72/77

14.0 NORMANORMA KERJA

B'. K-%,'?',' / P%$P-,# P%-8,&8'

(K,',' / K&',' /

M&8& / K$8) 1 Mengawasi urusan pentadbiran dengan pemantauan kepada

pematuhan peraturan pentadbiran iaitu : -(i !enda"taran dan rek#d sistem "ail(ii !en$ediaan keperluan spesi"ikasi dan susun atur

!e%abat&!usat untuk kemudahan semua sta"'ansel#ri

Kuantiti

1 #rang sta" s#k#ngan

Masa

1 kali sebulan

Kualiti

Mengikut !ekeliling!entadbiran & urat!ekeliling !entadbiran &urat )daran !entadbiran

supa$a ber%alan baik danlan*ar

2 +akil mes$uarat pentadbiran, urusetia mes$uarat danpen$elaras kepada bengkel, kursus dan seminar di 'ansel#ri

Kuantiti


Kualiti

Mengikut !ekeliling!entadbiran & urat!ekeliling !entadbiran &urat )daran !entadbiransupa$a ber%alan baik danlan*ar

3 Men$elaras pen$ediaan ail Me%a dan Manual !r#sedur er%a. Kuantiti


Masa

1 kali sebulan

Kualiti

Mengikut !ekeliling!entadbiran dan arahan dari/ahagian 0asar dan ualiti!engurusan, !e%abat

!enda"tar

4 Mengawasi !engurusan umber Manusia ke atas perkara-perkara berikut : -

(i ek#d kehadiran(ii ek#d *uti(iii ek#d maklumat semasa peribadi(i !ergerakan sta"( eba%ikan sta"(i !embangunan sta" dari segi keperluan latihan

menghadiri bengkel&seminar&kursus(ii !en$elaras kepada pengurusan nggaran

/elan%awan Mengurus (/M !er%awatan sta" di

'ansel#ri(iii Menguruskan pr#ses pengesahan sta" dalam

perkhidmatan(iiiumber ru%ukan arahan dan peraturan abatan

Kuantiti


Kualiti

ta" mematuhi peraturan

F345 M6'3 7alaman: 72


73/77

!erkhidmatan wam, niersiti dan !erintah mera%aan

5 Men$elia dan Men$elaras:(i Lap#ran !enilaian !restasi Tahunan sta" (L!!T(ii !en*al#nan sta" bagi nugerah !erkhidmatan 'emerlang

'ansel#ri dan

(iii asaran er%a Tahunan (T sta" 'ansel#ri

Kuantiti


Kualiti

Mengikut !ekeliling!entadbiran dan arahan dari/ahagian 0asar dan ualiti!engurusan, !e%abat!enda"tar supa$a ber%alanbaik dan lan*ar

6 Membantu /ahagian !r#t#k#l dalam mengendalikan ma%lis-ma%lisrasmi niersiti

ualitiMa%lis ber%alan lan*ar danmemastikan tiada aduanketidakselesaan sta"

Men$elaras laman web !e%abat 'ansel#ri Kuantiti


Masa

Temp#h mengemaskini

Kualiti

Mengikut arahan dari +ebMaster, !e%abat!eran*angan dan

#munikasi #rp#rat,'ansel#ri dan !usat#mputer supa$a ber%alanbaik dan lan*ar

7 Men$elaras Lap#ran iaitu:

(iLap#ran arenah /ir#krasi 'ansel#ri kepada !e%abat!enda"tar

(ii Lap#ran /ulanan berkenaan aktiiti !e%abat&!usatbagi tu%uan pengumpulan maklumat #leh !e%abat!eran*angan 8 #munikasi #rp#rat (!!

Kuantiti


Kualiti

Mengikut !ekeliling!entadbiran & urat!ekeliling !entadbiran &

urat )daran !entadbiransupa$a ber%alan baik danlan*ar

9 Membuat pemantauan dan pen$elarasan tugasan bagi!embantu m !e%abat (!! $ang diguna sama di 'ansel#ri

Kuantiti


Kualiti

ta" mematuhi peraturan

F345 M6'3 7alaman: 7!


74/77

1.0 SENARAI TUGAS HARIAN

NAMA @ NORHIDA6AH BINTI MOHD AINUDIN

JAWATAN @ PENOLONG PENDAFTAR

TARIKH @

B' T*&8 &,&,

1.

Mengawasi urusan pentadbiran dengan pemantauan

kepada pematuhan peraturan pentadbiran iaitu : -

"i# endaftaran dan rekod sistem fail"ii# enyediaan keperluan spesifikasi dan susun

atur ejabat&usat untuk kemudahan semuastaf anselori

2.

Kakil mesyuarat pentadbiran, urusetia mesyuarat dan

penyelaras kepada bengkel, kursus dan seminar dianselori

0.

Menyelaras penyediaan Fail Meja dan Manual rosedur

erja

.

Mengawasi engurusan umber Manusia ke atasperkara-perkara berikut : -

"i# @ekod kehadiran"ii#@ekod cuti

"iii# @ekod maklumat semasa peribadi

"i)# ergerakan staf")#ebajikan staf

")i# embangunan staf dari segi keperluanlatihan menghadiri bengkel&seminar&kursus

")ii# enyelaras kepada pengurusan3nggaran %elanjawan Mengurus "3%M#

erjawatan staf di anselori

")iii# Menguruskan proses pengesahan stafdalam perkhidmatan

")iii#umber rujukan arahan dan peraturan 'abatanerkhidmatan 3wam, (ni)ersiti dan erintah 3m

erajaan

8.

Menyelia dan Menyelaras:"i# 5aporan enilaian restasi !ahunan staf "5!#

"ii# encalonan staf bagi 3nugerah erkhidmatan

emerlang anselori dan"iii# asaran erja !ahunan "!# staf anselori

9.Membantu %ahagian rotokol dalam mengendalikan

majlis-majlis rasmi (ni)ersiti

.Menyelaras laman web ejabat anselori

F345 M6'3 7alaman: 74


75/77

;.

Menyelaras 5aporan iaitu:

"i#5aporan arenah %irokrasi anselori kepadaejabat endaftar

"ii# 5aporan %ulanan berkenaan akti)iti

ejabat&usat bagi tujuan pengumpulan maklumatoleh ejabat erancangan ? omunikasi orporat

"#


76/77

1".0 SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB

F345 M6'3 7alaman: 7"

PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) @ ANSELORI

NAMA PEGAWAI@ NORAINI BINTI BUANG

NO. STAF@ 00972

JAWATAN@ PENOLONG PENDAFTAR

GRED@ N41

BAHAGIAN/ JABATAN/ UNIT@ BAHAGIAN PENTADBIRAN5PEJABAT KHIDMAT PENGURUSAN

SENARAI TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB@

1. Membimbing staf bawah seliaan untuk melaksanakan tugas dengan berkesan

dan mengikut peraturan dan perancangan yang telah ditetapkan+

2. Menyelia staf bawah seliaan dalam proses pelaksanaan dan pengoperasian+

0. Memantau pelan perancangan tahunan anselori mengikut petunjuk prestasi

yang telah ditetapkan+

. Menguruskan engurusan umber Manusia, urusan pentadbiran dan

perkhidmatan:

"i# Menyelaras sistem pemfailan dan pengrekodan serta dilantik sebagai

egawai Fail dan @ekod, anselori+

"ii# Mengawasi dan merekod kehadiran dan pergerakan harian dalam MM

serta kebajikan staf di anselori+

"iii# Menyelaras fail rekod cuti dan maklumat semasa rekod peribadi staf untuk

dikemaskini+

"i)# Menguruskan proses pengesahan staf dalam perkhidmatan

")# Menyelaras keperluan perjawatan menerusi 3nggaran %elanjawan

Mengurus erjawatan di anselori

")i# Menjadi sumber rujukan dan makluman berhubung ekeliling&urat

ekeliling& urat 6daran dari '3 atau entadbiran di anselori

")ii# engumpulan dan penyimpanan struktur organisasi dan struktur fungsi

anselori+


77/77

8. engurusan dan penyelarasan Manual rosedur erja "M# dan Fail Meja "FM#

anselori+

9. Menyelia dan menyelaras 5aporan enilaian restasi !ahunan dan pencalonan staf

bagi 3nugerah erkhidmatan emerlang di anselori+

. Menyelia dan menyelaras asaran erja !ahunan "!# anselori+

;. %ertanggungjawab sebagai urus setia mesyuarat berkaitan pentadbiran di ejabat

hidmat engurusan+

fail meja penolong pendaftar - utem.doc

Documents