Download - urusan aset sekolah
-
7/25/2019 urusan aset sekolah
1/21
Tajuk :
Isu kelemahan pengurusan asset alih kerajaan sering dibangkitkan
dalam laporan Ketua Audit Negara. Sebagai pengurus sekolah,
huraikan bagaimana anda menangani masalah tersebut dengan
mengambilkira peraturan-peraturan semasa.
Abstrak :
Pengurusan aset wajar diberi keutamaan kerana ia merupakan aspek
penting dalam pengurusan kewangan. Peraturan mengenai
Pengurusan Aset Alih Kerajaan pada masa ini terkandung dalam
beberapa dokumen yang berasingan antaranya Arahan
Perbendaharaan (AP, Panduan Perbendaharaan-!ata"ara Pengurusan
Stor (PP-!PS, Pekeliling Perbendaharaan (PP dan Surat Pekeliling
Perbendaharaan (SPP. #leh kerana terdapat berbagai-bagai dokumen,
ianya telah menimbulkan kekeliruan di kalangan pegawai awam
terutamanya mereka yang terlibat dan bertanggungjawab se"ara
langsung ke atas pengurusan aset alih Kerajaan. $i samping itu, isu
kelemahan pengurusan aset alih Kerajaan sering dibangkitkan dalam
%aporan Ketua Audit Negara. &agi menangani masalah tersebut dan
mengambil kira perkembangan semasa, pengurusan aset alih Kerajaan
di peringkat sekolah perlu diambil perhatian wajar oleh pengurus
sekolah.
1
-
7/25/2019 urusan aset sekolah
2/21
1.0 PENGENALAN
Aset bermaksud harta benda kepunyaan atau milikan atau di
bawah kawalan Kerajaan yang dibeli atau yang disewa beli
dengan wang kerajaan, yang diterima melalui sumbangan atau
hadiah atau diperolehi melalui proses perundangan
Aset Alihbermaksud aset yang boleh dipindahkan dari satu
tempat ke satu tempat yang lain termasuk aset yang dibekalkan
atau dipasang bersekali dengan bangunan.
Aset Alih terbahagi kepada '(dua kumpulan iaitu
)arta *odal
o Aset Alih yang harga perolehan asalnya ialah +*,.
(+inggit *alaysia Satu +ibu dan ke atas setiap satu atau
o Aset Alih yang memerlukan penyelenggaraan se"ara
berjadual tanpa mengira harga perolehan asal.
Penyelenggaraan se"ara berjadual merujuk kepada aset
yang memerlukan penyelenggaraan seperti yang telah
disyaratkan di dalam manual/buku panduan pengguna.
In0entori
o Aset Alih yang harga perolehan asalnya kurang daripada
+*,.(+inggit *alaysia Satu +ibu setiap satu dan
tidak memerlukan penyelenggaraan berjadual.
2
-
7/25/2019 urusan aset sekolah
3/21
o Perabot, hamparan, hiasan, langsir dan pinggan mangkuk
tanpa mengira harga perolehan asal.
'. PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB SAA SEBAGA!
PENGURUS
SE"#LA$
Saya akan pastikan pengurusan aset alih Kerajaan dilaksanakan
se"ara teratur, "ekap dan berkesan di sekolah saya dengan
melaksanakan perkara-perkara berikut -
(a *ewujudkan 1nit Pengurusan Aset.
*emberi taklimat se"ara mendalam !ata"ara Pengurusan Aset Alih
Kerajaan (!PA(b *elantik- (i Penolong Kanan Pentadbiran sekolah saya sebagai pegawai Aset
di peringkat sekolah saya yang dikategorikan sebagai sekolah P!2 (ii 3uru Kanan-3uru Kanan menjalankan pemeriksaan ke atas
aset(iii %embaga Pemeriksa bagi melaksanakan pelupusan aset dan(i0 2awatankuasa Penyiasat bagi menyiasat kes kehilangan aset.
(d *engemukakan laporan tahunan kepada saya iaitu-(i %aporan )arta *odal dan In0entori(ii %aporan Pemeriksaan )arta *odal dan In0entori(iii %aporan Pelupusan Aset Alih Kerajaan dan
(e *emastikan semua aset alih Kerajaan diuruskan mengikut tata"ara
yang telah ditetapkan.
%.0 TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB UN!T PENGURUSAN ASET
3
-
7/25/2019 urusan aset sekolah
4/21
Sebagai pengurus sekolah saya akan pastikan semua ahli
jawatankuasa 1nit Pengurusan Aset memahami dengan jelas tata"ara
menguruskan semua aset alih Kerajaan di sekolah saya yang meliputi
aspek-aspek berikut mengikut Pekeliling Perbendaharaan (PP &il. 4
!ahun '5 dan mematuhi prosedur-prosedur yang telah ditetapkan.
Aspek-aspek berikut ialah
(a Penerimaan(b Penda6taran(" Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan
(d Penyelenggaraan(e Pelupusan dan(6 Kehilangan dan )apuskira.
&.0 'arta Alir Pe()urusa( Aset Alih Di Sek*lah Sa+a a()
,esti DiPatuhi #leh U(it Pe()urusa( Aset
4
Pe(eri-aa( Aset Alih Bersa-a Pu(a ,aklu-at
Pegawai Aset atau penerima (KP! ke atas akan mengisi borang"EW.P.A./1
Penda6taran Aset Alih #leh Pegawai Aset
Pegawai Aset akan mengisikan salah satu dokumen berikut
$a6tar )arta *odal "EW.PA/
$a6tar In0entori "EW.PA/%
-
7/25/2019 urusan aset sekolah
5/21
-
7/25/2019 urusan aset sekolah
6/21
.0 PR#SES "ERJA PENER!,AAN ASET AL!$ "ERAJAAN
Pegawai Aset atau penerima (jawatan KP! ke atas mesti
memastikan langkah-langkah berikut diambil
Pemeriksaan teliti bagi memastikan aset diterima menepati
spesi8kasi
Pemeriksaan teknikal pegawai yang bertauliah bila perlu.
%angkah-langkah yang perlu dipatuhi semasa sekolah menerima
aset
o Se-ak butiran dalam dokumen
o Periksa5 kira5 ukur5 ti-ba() atau uji serta -erta
sebelum sahkan penerimaan.
o
99 Sekira(+a 6e()esaha( ti2ak 2a6at 2ilakuka(serta
merta maka dokumen itu di"atat 7 Diteri-a 2e()a(
s+arat ia(+a 2i6eriksa5 2ikira5 2iukur5 2iti-ba() 2a(
2iuji8.
Pegawai Aset atau penerima akan menyediakan B*ra()
La6*ra(Pe(eri-aa( "e9. PA/1jika terdapat kerosakan/
perselisihan
&orang Kew.PA- yang 2ita(2ata()a(i oleh pengurus sekolah
atau pegawai aset dihantar kepada agen penghantaran atau
syarikat pembekal oleh pihak sekolah
6
-
7/25/2019 urusan aset sekolah
7/21
Pegawai penerima yang terdiri daripada Ketua Pembantu !adbir
ke atas akan memastikan aset diterima beserta Surat Ja-i(a(
daripada pembekal.
Pegawai penerima yang terdiri daripada Ketua Pembantu !adbir
ke atas akan memastikan aset diterima bersama -a(ual
6e())u(aa(dan 6e(+ele())araa(.
'*(t*h B*ra() "e9 PA/1
7
-
7/25/2019 urusan aset sekolah
8/21
4.0 PR#SES "ERJA PENDATARAN ASET AL!$ "ERAJAAN
!empoh penda6taran
o $ua (' minggu dari tarikh pengesahan penerimaan
Pun"a *aklumat
&agi menda6tar aset, dokumen berikut boleh dirujuk
o Pesanan +asmi Kerajaan
o Nota Serahan ($eli0ery #rder
8
-
7/25/2019 urusan aset sekolah
9/21
o In0ois
o $okumen Kontrak
o Kad 2aminan
o *anual Pengguna
o $okumen-dokumen lain yang berkaitan
o Aset yang disewa beli
Surat Ikatan Perjanjian
$okumen lain yang berkaitan
o Aset :ang $iterima $aripada Sumber %ain
Salinan $a6tar jika diterima se"ara pindahan
Salinan surat kelulusan menerima hadiah
Salinan Sijil %u"uthak oleh *ahkamah
o Aset :ang &elum &erda6tar
Sekiranya tiada pun"a maklumat, penda6taran
berasaskan maklumat di 8;ikal aset atau sumber-
sumber lain yang berkaitan
1rusan Penda6taran
o $ida6tarkan oleh Pegawai Aset (Penolong Kanan
Pentadbiran Sekolah menggunakan K
-
7/25/2019 urusan aset sekolah
10/21
o Salinan $a6tar )arta *odal K
-
7/25/2019 urusan aset sekolah
11/21
7ontoh &orang K
11
-
7/25/2019 urusan aset sekolah
12/21
7ontoh &orang K
-
7/25/2019 urusan aset sekolah
13/21
7ontoh &orang K
-
7/25/2019 urusan aset sekolah
14/21
3.0 PR#SES "ERJA PE,ER!"SAAN ASET AL!$
14
-
7/25/2019 urusan aset sekolah
15/21
Saya akan melantik dua orang guru atau Pembantu !adbir
sebagai Pegawai Pemeriksa yang tidak terlibat se"ara langsung
dalam pengurusan aset untuk membuat pemeriksaan ke atas
harta modal dan in0entori. Pegawai Pemeriksa akan mengisikan
&orang "EW.PA/10 (%aporan Pemeriksaan )arta *odal dan
&orang "EW.PA/11(%aporan Pemeriksaan In0entori
!ujuan pemeriksaan
o *engetahui keadaan dan prestasinya
o *emastikan setiap aset mempunyai da6tar/rekod yang
lengkap, tepat dan kemaskini
o *emastikan setiap aset berada di lokasi sama seperti
yang ter"atat dalam da6tar
Pemeriksaan Aset Alih akan dijalankan sekurang-kurangnya satu
kali setahun.
;.0 PR#SES "ERJA PENELENGGARAAN ASET AL!$
Pegawai Aset serta 3uru Kanan-3uru Kanan dalam jawatankuasa
pengurusan aset akan ditugaskan untuk membuat pemeriksaan
ke atas aset alih di bawah bidang mereka se"ara berjadual.
Pemeriksaan ini termasuk juga mengsyorkan proses
penyelenggaraan yang perlu dijalankan jika ada. Pegawai Aset
dan 3uru Kanan akan mengisi borang "EW.PA/1% (Senarai Aset
Alih Kerajaan :ang *emerlukan Penyelenggaraan
2enis penyelenggaraan
15
-
7/25/2019 urusan aset sekolah
16/21
o Penyelenggaraan Pen"egahan
!indakan penyelenggaraan berjadual untuk
memeriksa, menser0is, membaiki atau mengganti
komponen atau sumber 8;ikal se"ara teratur supaya
dapat ber6ungsi dengan lan"ar.
o Penyelenggaraan Pemulihan
!indakan membaiki atau mengganti komponen atau
sumber 8;ikal supaya dapat ber6ungsi mengikut
standard yang ditetapkan.
Penolong Kanan Pentadbiran yang berperanan sebagai
Pegawai Aset adalah bertanggungjawab untuk melaksanakan
langkah-langkah berikut-
o *enyediakan Senarai Aset :ang *emerlukan
Penyelenggaraan
Aset yang memerlukan penyelenggaraan perlu dikenal
pasti dan
disenaraikan mengikut "EW.PA/1%.
o *eran"ang Penyelenggaraan
Setelah aset yang memerlukan penyelenggaraan
disenaraikan, satu program penyelenggaraan hendaklah
diran"ang dan disediakan.
o *elaksanakan Program Penyelenggaraan
16
-
7/25/2019 urusan aset sekolah
17/21
Penyelenggaraan hendaklah dilaksanakan mengikut
jadual yang telah ditetapkan melainkan sesuatu aset itu
memerlukan penyelenggaraan segera.
o *erekodkan Penyelenggaraan
Setiap penyelenggaraan yang dilaksanakan hendaklah
direkodkan dalam $a6tar Penyelenggaraan )arta *odal
"EW.PA/1&.
o *enyelia dan memantau penyelenggaraan oleh pihak
swasta
Kerja-kerja penyelenggaraan yang dibuat oleh pihak
swasta hendaklah diselia dan dipantau bagi memastikan
syarat-syarat yang ditetapkan dalam perjanjian
dipatuhi.
-
7/25/2019 urusan aset sekolah
18/21
o *enyemak dan memastikan permohonan pelupusan
lengkap dan teratur
o *engemukakan permohonan pelupusan kepada Kuasa
*elulus
o *emaklumkan kelulusan kepada 2abatan untuk tindakan
o *emohon pelanjutan tempoh pelupusan
o *emohon kelulusan meminda kaedah pelupusan
10.0 PR#SES "ERJA "E$!LANGAN DAN $APUS "!RA ASET AL!$
1nit Pengurusan Aset Alih di sekolah saya akan
bertanggungjawab sebagai 1rus Setia Kehilangan dan )apus Kira
7"ehila()a(8 bermaksud aset yang tiada lagi dalam simpanan
disebabkan oleh ke"urian, kemalangan, kebakaran, ben"ana
alam, kesusutan, penipuan atau ke"uaian pegawai awam.
7$a6us kira8 ialah satu proses untuk membatalkan rekod aset
yang hilang.
o !ugas-!ugas 1rus Setia Kehilangan dan )apus Kira Sekolah
*endapatkan maklumat mengenai aset yang hilang
melalui $a6tar )arta *odal/ In0entori
*engemukakan La6*ra( A9aldan salinan %aporan
polis kepada Pegawai Pengawal
*endapatkan hasil siasatan polis
18
-
7/25/2019 urusan aset sekolah
19/21
*engemukakan La6*ra( Akhir "EW.PA/%0bagi
mendapatkan ulasan dan syor daripada Pegawai
Pengawal
11.0 PERB!N'ANGAN DAN RU,USAN
Pengurusan Aset Alih di peringkat sekolah saya akan dipertingkatkan
dan diperbaiki mengikut tata"ara yang telah saya huraikan dalam
kertas kerja ini. Ke6ahaman yang mendalam tentang tata"ara yang
betul serta tindakan-tindakan yang perlu diambil adalah amat penting.
Adalah diharapkan pihak Kementerian Pelajaran dapat menambahkan
perjawatan khusus untuk pengurusan aset alih dan pengurusan stor
sekolah seperti yang terdapat di Institut Perguruan dan Institut
Aminuddin &aki. Sekolah banyak menguruskan aset alih kerajaan
sejak-sejak akhir ini dan tata"ara pengurusan aset alih oleh pihak
pengurusan sekolah perlu diberi perhatian berat kerana ia melibatkan
duit rakyat. Saya berharap kertas kerja ini akan memberi panduan
kepada guru dan sta6 sokongan sekolah saya.
1.0 "ES!,PULAN
Pengurusan Aset Alih peringkat sekolah perlu diberi perhatian oleh
pihak pengurusan sekolah kerana kita mengurusakan harta kerajaan
dan kita dipertanggungjawab ke atas setiap harta berkenaan.
+ujukan
19
-
7/25/2019 urusan aset sekolah
20/21
. Pekeliling Perbendaharaan (PP &il. 4 !ahun '5 !ata"ara
Pengurusan Aset Alih Kerajaan (!PA
'. %aman =eb +asmi Perbendaharaan *alaysia, Kementerian
Kewangan
>. !aklimat !ata"ara Pelupusan Aset Alih Kerajaan 1ntuk
Pegawai-Pegawai Insitut Perakaunan Negara $alam &entuk
@ail pd6
?. 3aris Panduan Pelupusan Peralatan/ Aset &il. 4/ '5 $alam
&entuk @ail pd6
4. Nota Kursus Pengurusan Kewangan dan Perakaunan P!2,
Institut Aminuddin &aki, 3enting )ighlands
. &orang-&orang K
-
7/25/2019 urusan aset sekolah
21/21