Download - PENGURUSAN MESYUARAT
![Page 1: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/1.jpg)
BAB 10
PENGURUSAN MESYUARAT
![Page 2: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/2.jpg)
TOPIK UTAMA
• DEFINISI KONSEP• TUJUAN MESYUARAT• PROSES PENGENDALIAN MESYUARAT• JENIS-JENIS MESYUARAT• PERANAN DAN BIDANG TUGAS• PENULISAN MINIT MESYUARAT• BAHASA DALAM PENGURUSAN MESYUARAT
![Page 3: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/3.jpg)
DEFINISI KONSEP
• Perundingan untuk membincangkan sesuatu dalam mencapai keputusan dan membolehkan urusan lain berjalan lancar.
• Satu perhimpunan kumpulan bagi sesebuah pertubuhan yang menggabungkan idea untuk mencapai sesuatu matlamat.
![Page 4: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/4.jpg)
Omardin Haji Ashaari (2001)• Satu perhimpunan kumpulan bagi sesebuah
pertubuhan yang menggabungkan idea untuk mencapai sesuatu matlamat.
Sulaiman Masri (1997)• Perundingan untuk membincangkan sesuatu
dalam mencapai keputusan dan membolehkan urusan lain berjalan lancar.
![Page 5: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/5.jpg)
Kamus Dewan (2005)• Perundingan untuk membincangkan sesuatu
atau untuk mencapai sesuatu keputusan.
Cambridge International Dictionary of English(1999)• Satu acara yang menemukan orang sama ada
secara sengaja atau tidak sengaja
![Page 6: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/6.jpg)
TUJUAN MESYUARAT
• Tujuan utama mengadakan sesuatu mesyuarat ialah: 1. Menjimatkan masa dan mempercepat persiapan kerja
Sesuatu masalah dapat diselesaikan dalam satu masa yang sama walaupun melibatkan ahli yang ramai.
![Page 7: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/7.jpg)
2. Menyelaraskan pembahagian tugas dengan lebih sistematikTidak berlaku pertindihan tugas kerana tugas telah diagihkan mengikut keperluan.
3. Menyampaikan informasi terkini kepada kakitanganInformasi dan maklumat terkini dapat disampaikan kepada ahli dengan kadar yang pantas dan mengelakkan kekeliruan maklumat.
![Page 8: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/8.jpg)
4. Menggalakkan percambahan ideaJika membincangkan sesuatu isu, input atau idea akan diperoleh bukan sahaja
dari pihak atasan, malah boleh juga diperoleh dari pihak bawahan.
5. Menyelesaikan konflik dalam sesebuah organisasiKonflik dapat diselesaikan dengan cara yang paling baik dan profesional tanpa melibatkan unsur emosi dan peribadi.
![Page 9: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/9.jpg)
PROSES MENGENDALIKAN MESYUARAT
• Terdapat tiga proses untuk mengendalikan mesyuarat iaitu:1. pramesyuarat2. pelaksanaan mesyuarat3. pasca mesyuarat
![Page 10: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/10.jpg)
Pramesyuarat
• Perkara-perkara yang perlu dilakukan semasa proses pramesyuarat:1. menetapkan agenda mesyuarat2. Menentukan tarikh, masa, tempat berlangsungnya mesyuarat3. memastikan persediaan kemudahan yang akan digunakan dalam mesyuarat4. mengedarkan surat kepada ahli yang terlibat
![Page 11: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/11.jpg)
Pelaksanaan Mesyuarat• Setiap individu yang menghadiri sesuatu mesyuarat
terlibat sepenuhnya dalam proses pelaksanaan mesyuarat.
• Mereka memainkan peranan penting untuk menentukan keberkesanan sesuatu mesyuarat.
• Individu yang terlibat dalam pelaksanaan mesyuarat ialah1. pengerusi2. setiausaha3. ahli mesyuarat
![Page 12: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/12.jpg)
Pasca Mesyuarat• Perkara-perkara yang perlu dilakukan semasa proses
pasca mesyuarat:1. Setiausaha bertugas menyediakan draf minit
mesyuarat untuk kelulusan pengerusi (perlu dikemukakan 3 hari selepas mesyuarat)
2. Minit mesyuarat yang telah diluluskan hendaklah diedarkan kepada ahli mesyuarat dalam tempoh seminggu selepas mesyuarat.3. Ahli mesyuarat dikehendaki melaksanakan tugas sebagaimana tercatat dalam minit mesyuarat
![Page 13: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/13.jpg)
CARA PENGENDALIAN MESYUARAT
• Tidak begitu formal dan memberikan pendapat.• Reaksi spontan dibenarkan untuk
mengembangkan idea.• Menentukan had waktu perbincangan sesuatu
idea jika terlalu banyak.• Maklumat perlu dibentangkan satu persatu oleh
pengerusi.• Dapatkan persetujuan dan komitmen ahli.
![Page 14: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/14.jpg)
• Reaksi atau maklum balas diperdengarkan daripada ahli mesyuarat yang hadir.
• Penjelasan diperlukan sekiranya ada kemusykilan.• Kenal pasti dan sahkan kewujudan masalah-masalah
terlebih dahulu.• Kaji dengan teliti satu persatu untuk mendapatkan
pandangan terbuka.• Hadkan waktu bagi satu-satu masalah.• Rumuskan pandangan-pandangan dan buat
keputusan.• Teliti semua cadangan tindakan.• Dengar pendapat secara bebas.
![Page 15: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/15.jpg)
MERUMUSKAN MESYUARAT
• Rakamkan pendapat-pendapat utama bagi sesuatu perkara yang dibangkitkan.
• Jelaskan kesan baik dan buruk yang dijangkakan atas sesuatu tindakan.
• Tetapkan idea yang dominan untuk jadi rumusan.• Utamakan reaksi-reaksi penting kepada maklumat-
maklumat yang diberikan.
![Page 16: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/16.jpg)
• Pastikan maklumat-maklumat yang diberi adalah lengkap dan objektif.
• Data atau maklumat yang tidak diberi semasa mesyuarat perlu diminta kemudian.
• Catatkan semua alternatif tindakan dan yang dipilih atas dasar-dasar tertentu bagi menyelesaikan sesuatu masalah.
• Pastikan jentera pentadbiran yang dicadangkan untuk mengatasi sesuatu masalah.
• Catatkan pendirian semua pihak ( menyokong / menentang) dan asas-asas pendirian itu.
• Pastikan tindak balas yang diterima jika ada.
![Page 17: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/17.jpg)
PERANAN DAN BIDANG TUGAS
• Setiap individu yang menghadiri mesyuarat memainkan peranan penting mengikut bidang tugas.
• Peranan dan bidang tugas yang akan dibincangkan ialah:1. Pengerusi2. Setiausaha3. Ahli mesyuarat
![Page 18: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/18.jpg)
Pengerusi
• Mengendali dan mengawal mesyuarat • Mempunyai kebolehan membuat perubahan dan
bertanggungjawab dalam menyelesaikan masalah• Mempengerusikan semua jenis mesyuarat • Memastikan kesempurnaan, tatatertib, dan
perjalanan semua jenis mesyuarat• Mempunyai kuasa undi pemutus sekiranya tidak
mencapai kata sepakat
![Page 19: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/19.jpg)
Setiausaha
• Berbincang dengan pengerusi tentang agenda sesuatu mesyuarat
• Bertanggungjawab mengedar dan menyimpan surat, mengendalikan sistem fail
• Berkemahiran dan peka terhadap persekitaran, mahir mencatat dan cepat bertindak.
• Menyiapkan minit mesyuarat
![Page 20: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/20.jpg)
Ahli Mesyuarat
• Ahli mesyuarat memainkan peranan paling penting dalam sesebuah mesyuarat kerana ahli yang menentukan keputusan mesyuarat
• Memberi pandangan dan pendapat secara ringkas dan relevan
• Mencatat idea-idea penting apabila ahli lain memberi pendapat
• Menghormati masa yang diperuntukkan oleh pengerusi
• Menghormati ahli mesyuarat lain (tidak mencelah atau memonopoli perbincangan)
![Page 21: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/21.jpg)
A. JENIS-JENIS MESYUARAT
• Sulaiman Masri (1997) mengemukakan 5 jenis mesyuarat iaitu:1. Mesyuarat arahan2. Mesyuarat penasihat3. Mesyuarat campuran 4. Mesyuarat demokratik5. Mesyuarat penerangan
![Page 22: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/22.jpg)
• Mesyuarat arahanMemberi kuasa sepenuhnya kepada seorang ketua untuk mengagihkan sesuatu tugas kepada ahli mesyuarat (ketua bertanggungjawab dalam setiap perancangan pengurusan)
• Mesyuarat penasihatMemberi kuasa kepada sesebuah badan bebas untuk membuat keputusan. Jika tidak bersetuju, keputusan diambil daripada kumpulan majoriti
![Page 23: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/23.jpg)
• Mesyuarat demokratikKeputusan mesyuarat dibuat secara kolektif. Persetujuan mengambil kira keputusan majoriti dan akan diumumkan oleh pengerusi
• Mesyuarat peneranganBerasaskan keputusan yang dibuat secara peribadi atau tiada sebarang keputusan.
• Mesyuarat campuranMesyuarat yang mempunyai lebih dari satu agenda. Biasanya berbentuk taklimat dan keputusan berdasarkan undian
![Page 24: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/24.jpg)
B. JENIS-JENIS MESYUARAT
• Cragan dan Wright (1999) mengemukakan 4 jenis mesyuarat iaitu:1. Mesyuarat pagi Isnin / Ahad2. Mesyuarat bulanan3. Mesyuarat menetap keputusan4. Mesyuarat perancangan
![Page 25: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/25.jpg)
• Mesyuarat Pagi Isnin / AhadMesyuarat untuk memberikan arahan kerja, dimulakan dengan mengulas kejadian atau peristiwa yang berlaku sepanjang minggu, dan seterusnya memberikan jadual kerja baru
• Mesyuarat BulananMesyuarat rasmi sesebuah organisasi. Dijalankan untuk mendengar pembentangan laporan setiap bahagian dalam sesebuah organisasi
![Page 26: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/26.jpg)
• Mesyuarat Penetapan KeputusanDiadakan untuk membuat keputusan bagi sesebuah organisasi atau jabatan
• Mesyuarat PerancanganDiadakan untuk merancang aktiviti sesebuah jabatan atau organisasi.
![Page 27: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/27.jpg)
PENULISAN MINIT MESYUARAT
• Tajuk• Keterangan tajuk• Kehadiran• Aluan pengerusi• Pengesahan minit mesyuarat• Agenda yang dibincangkan• Hal-hal lain• Penyataan penangguhan mesyuarat• Lampiran (jika ada)
![Page 28: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/28.jpg)
CIRI-CIRI MINIT MESYUARATYANG BAIK
• Semua fakta yang dicatatkan mestilah benar dan tepat.
• Fakta dan keterangan sama dengan keputusan mesyuarat.
• Tiada bahan atau perkara yang tertinggal atau ditokok tambah.
• Padat, lengkap, ringkas dan mudah diikuti.• Catatan perlu diikuti dengan nota yang menunjukkan
tindakan lanjut.
![Page 29: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/29.jpg)
BAHASA DALAM PENGURUSAN MESYUARAT
• Minit mesyuarat menggunakan laras bahasa yang ditandai oleh struktur ayat dan ungkapan khusus serta gaya bahasa tersendiri.
• Bahasa dalam pengurusan mesyuarat boleh dikelaskan kepada 3 bahagian iaitu1. Tindakan terhadap minit mesyuarat2. Perbincangan3. Ketetapan
![Page 30: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/30.jpg)
Tindakan Terhadap Minit Mesyuarat
• Meminda atau membetulkan dan kemudian mengesahkan.
• Perkataan yang digunakan ialah1. meminda2. mengesahkan3. membetulkan
![Page 31: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/31.jpg)
Perbincangan
• Ungkapan khusus waktu perbincangan ialah mengesyorkan, mengusulkan, dan mempertimbangkan.
• Contoh : Mesyuarat mengusulkan pihak berkenaan mengambil tindakan dengan kadar yang segera.
![Page 32: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/32.jpg)
Ketetapan
• Bermaksud sesuatu tindakan yang diambil oleh ahli mesyuarat tentang sesuatu perkara setelah selesai perbincangan.
• Ketetapan dinyatakan dalam bentuk positif dan negatif
• Positif : bersetuju, memperakukan, menerima • Negatif: menolak
![Page 33: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/33.jpg)
ASPEK UTAMA DALAM PENGURUSAN MESYUARAT
• Terdapat 5 aspek utama dalam pengurusan mesyuarat iaitu:1. Penguasaan masa.2. Memahami tradisi.3. Produktiviti.4. Kepuasan hati ahli-ahli mesyuarat. 5. Kata sepakat
![Page 34: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/34.jpg)
Penguasaan Masa
• Hal-hal berkaitan penguasaan / pengurusan masa sangat penting dalam sesebuah mesyuarat seperti:1. Pemberitahuan agenda mesyuarat awal.2. Adakan mesyuarat pada masa yang sesuai.3. Mula dan tamatkan mesyuarat tepat pada waktunya.4. Pastikan kerja-kerja yang dirancang boleh diselesaikan dalam masa yang ditetapkan.
![Page 35: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/35.jpg)
Memahami Tradisi
• Setiap organisasi mempunyai tradisi tersendiri berkaitan dengan pengurusan mesyuarat. Setiap individu terikat kepada tradisi sesebuah organisasi.
• Contoh tradisi mesyuarat ialah seperti:1. Adanya jamuan sebelum, semasa atau selepas
mesyuarat.2. Pengamalan ritual tertentu seperti bacaan doa.3. Pengamalan masa mesyuarat terhad (cth: mesyuarat 1 jam sahaja).
![Page 36: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/36.jpg)
Produktiviti
• Perlu diingat, perkara paling penting yang menentukan kejayaan sesebuah pengurusan mesyuarat ialah hasil dari mesyuarat itu sendiri.
• Produktiviti bermaksud ahli mesyuarat mesti produktif semasa mesyuarat dan selepas mesyuarat (kerja yang perlu dilaksanakan).
![Page 37: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/37.jpg)
Kepuasan Hati Ahli Mesyuarat
• Adalah mustahil kita dapat memuaskan hati semua orang.
• Walau bagaimanapun, dalam pengurusan mesyuarat, kita boleh merapatkan jurang kepuasan hati setiap ahli mesyuarat dengan memastikan semua ahli mesyuarat mendapat peluang yang seadilnya untuk1. menyuarakan pendapat2. menentukan keputusan (secara demokratik)
![Page 38: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/38.jpg)
Kata Sepakat
• Kata sepakat / persetujuan setiap ahli mesyuarat sangat penting.
• Sekiranya terdapat percanggahan idea, keputusan boleh dilakukan dengan cara undian (demokratik).
• Undi majoriti adalah muktamad.
![Page 39: PENGURUSAN MESYUARAT](https://reader034.vdokumen.net/reader034/viewer/2022050713/5872d7a81a28ab74188b675b/html5/thumbnails/39.jpg)
RUJUKAN UTAMA
• ASMAH HAJI OMAR (1997)• CRAGAN, & WRIGHT (1999)• OMARDIN HAJI SHAARI (2002)• SULAIMAN MASRI (1997)