Download - PENGENALAN DAN PENGURUSAN BUKU VOT
KANDUNGAN
DEFINISIDEFINISI TUJUAN TUJUAN TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWALTANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWAL KAWALAN BUKU VOTKAWALAN BUKU VOT PPENYELENGGARAAN BUKU VOTPPENYELENGGARAAN BUKU VOT KEGUNAAN BUKU VOTKEGUNAAN BUKU VOT PERANAN & TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PERANAN & TANGGUNGJAWAB PEGAWAI
PENYELIAPENYELIA FORMAT BUKU VOTFORMAT BUKU VOT CARA MEREKOD BUKU VOTCARA MEREKOD BUKU VOT LATIHAMALLATIHAMAL
DEFINISI BUKU VOT
Satu rekod kewangan yang disimpan Satu rekod kewangan yang disimpan oleh pemegang waran mengikut oleh pemegang waran mengikut AP95 untuk merekod perbelanjaan, AP95 untuk merekod perbelanjaan, tanggungan, peruntukan dan tanggungan, peruntukan dan pelarasan urusniaga.pelarasan urusniaga.
TUJUAN
Mengawal dan mempastikan perbelanjaan Mengawal dan mempastikan perbelanjaan dan tanggungan tidak melebihi peruntukan dan tanggungan tidak melebihi peruntukan dan;dan;
Merupakan punca maklumat untuk Merupakan punca maklumat untuk menyediakan laporan berkenaan menyediakan laporan berkenaan perbelanjaan, tanggungan dan baki perbelanjaan, tanggungan dan baki peruntukanperuntukan
TANGGUNGJAWAB TANGGUNGJAWAB PEGAWAI PENGAWALPEGAWAI PENGAWAL
PEGAWAI PENGAWAL ADALAH DIKEHENDAKI MENGAWAL PERBELANJAAN BERKENAAN DENGAN SESUATU PERKHIDMATAN YANG DIPERUNTUKKAN DALAM MAKSUD ANGGARAN BELANJAWAN DI BAWAH KAWALANNYA SUPAYA PERUNTUKAN TIDAK TERLEBIH DIBELANJAKAN.
ARAHAN PERBENDAHARAAN 54
KAWALAN BUKU VOT
AP 95(a) - TIAP-TIAP PEGAWAI PENGAWAL ATAU PEGAWAI YANG DIAMANAHKAN MENGAWAL MANA-MANA BAHAGIAN MAKSUD PERBELANJAAN ATAU KUMPULAN WANG AMANAH HENDAKLAH MENYENGGARA SEBUAH BUKU VOT YANG MENUNJUKKAN DENGAN JELAS PADA BILA-BILA MASA:
AMAUN YANG DIBENARKAN;SEMUA DEBIT DAN KREDIT SERTA.
JUMLAH KEMASKINI PERBELANJAAN.
BERSIH;BAKI MASIH ADA; DAN.TANGGUNGAN MENGIKUT BILA
IA DILAKUKAN.
Seseorang pegawai memperakui baucar untuk dibayar atau dilaraskan ia hendaklah juga menurunkan tandatangan ringkasnya dalam satu ruang yang diperuntukkan khas bagi Maksud ini pada catatan yang berkenaan dalam Buku Vot dan memastikan bahawa tanggungan berkaitan jika ada telah ditanda selesai atau dikurangkan.
ARAHAN PERBENDAHARAAN 95(b)
ARAHAN PERBENDAHARAAN 95(d)
Semua tanggungan yang belum Semua tanggungan yang belum selesai termasuk inden yang belum selesai termasuk inden yang belum ditunaikan pada akhir tahun ditunaikan pada akhir tahun kewangan hendaklah dibawa ke kewangan hendaklah dibawa ke hadapan ke dalam Buku Vot tahun hadapan ke dalam Buku Vot tahun yang baruyang baru
DISELENGGARAKAN UNTUK:VOT BEKALANVOT PEMBANGUNANVOT AMANAH
DISELENGGARAKAN BAGI SETIAP AKTIVITI YANG DIBERI PERUNTUKAN.
DISELENGGARAKAN BAGI SETIAP OBJEK SEBAGAI/SETIAP PROJEK.
PENYELENGGARAANBUKU VOT
OBJEK AM 10000 - EMOLUMEN (MEREKOD BAYARAN ELAUN, FAEDAH KEWANGAN KPD. KAKITANGAN KERAJAAN JAWATAN TETAP.)
OBJEK SEBAGAI 11000 - 16000
OBJEK AM 2000 - PERKHIDMATAN DAN BEKALAN
(MEREKOD BAYARAN SEMUA PERKHIDMATAN DAN BEKALAN.)
OBJEK SEBAGAI 21000 – 29000
KOD PERBELANJAAN
OBJEK AM 30000 - ASET ( MEREKOD BAYARAN UNTUK SEMUA ASET YANG DIBELI.)
OBJEK SEBAGAI 31000 – 38000 OBJEK AM 40000 - PEMBERIAN DAN KENAAN
BAYARAN TETAP.OBJEK SEBAGAI 41000 - 48000
OBJEK AM 50000 - PERBELANJAAN-
PERBELANJAAN LAIN
SMBUNGAN……
1. SEBAGAI REKOD URUSNIAGA
KEGUNAAN BUKU VOT
WARAN PERUNTUKAN WARAN PERUNTUKAN KECIL WARAN PERUNTUKN TAMBAHAN WARAN PINDAH PERUNTUKAN TANGGUNGAN BAYARAN TANGGUNGAN BAYARAN TERUS BATAL PESANAN BATAL BAUCER KREDIT PERBELANJAAN; DLL.
2. SEBAGAI ALAT PENGURUSAN:
MERANCANG PERBELANJAAN MERANCANG PENAMBAHAN/
PENGURANGAN PERUNTUKAN; ASAS PENYEDIAAN LAPORAN; ASAS PENYEDIAAN BUDGET.
3. SEBAGAI ALAT KAWALAN:
MENENTUKAN PERBELANJAAN TIDAK MELEBIHI PERUNTUKAN;
MENGAWAL PENERIMA WARAN PERUNTUKAN KECIL; MENGAWAL KEMAJUAN
PEMBAYARAN; MENGAWAL PENYELEWENGAN.
PASTIKAN PERANCANGAN PEMBAHAGIAN PERUNTUKAN DIBUAT TERLEBIH AWAL;
TENTUKAN WARAN PERUNTUKAN DIKELUARKAN SEBAIK SAHAJA MENDAPAT NOTIS (WARAN AM) DARI JAN;
TENTUKAN PERUNTUKAN DIAGIHKAN MENGIKUT KESESUAIAN;
TANGGUNGJAWAB P.PENGAWAL
PASTIKAN BUKU VOT DISELENGGARAKAN OLEH SETIAP PUSAT TANGGUNGJAWAB;
PASTIKAN BUKU VOT MANUALDISELENGGARA IKUT P.P. 8/1987 DAN S.P.P 8/93 (Garis panduan untuk penyelenggaraan Buku Vot)
PASTIKAN LAPORAN PERBELANJAAN DIKEMUKAKAN MENGIKUT LAT TEMPOH YANG DIPERLUKAN.
ADAKAN PEMERIKSAAN MENGEJUT TERHADAP BUKU VOT DARI MASA KE SEMASA.
PASTIKAN PEMANTAUAN DIBUAT TERHADAP PENERIMA WARAN PERUNTUKAN KECIL.
PERANAN DAN T/JAWAB PEGAWAI PENYELIA
BAGI MEMASTIKAN BUKU-BUKU VOT DISELENGGARA DENGAN SEMPURNA, SISTEMATIK DAN KEMASKINI OLEH KAKITANGAN KEWANGAN, PEGAWAI PENYELIA HENDAKLAH MENENTUKAN BAHAWA:
PEGAWAI YANG MENYENGGARA BUKU VOT MEMPUNYAI PENGETAHUAN DAN KEMAHIRAN YANG SEWAJARNYA;
PEMERIKSAAN DIJALANKAN DARI MASA KE SEMASA;
BAGI MEMASTIKAN BUKU-BUKU VOT DISELENGGARA DENGAN SEMPURNA, SISTEMATIK DAN KEMASKINI OLEH KAKITANGAN KEWANGAN, PEGAWAI PENYELIA HENDAKLAH MENENTUKAN BAHAWA:
PEGAWAI YANG MENYENGGARA BUKU VOT MEMPUNYAI PENGETAHUAN DAN KEMAHIRAN YANG SEWAJARNYA;
PEMERIKSAAN DIJALANKAN DARI MASA KE SEMASA;
PASTIKAN SEMUA TANGGUNGAN DICATAT KE DALAM BUKU VOT.
SEMAK SAMA ADA BAYARAN DIBUAT SEPERTIMANA DITANGGUNGKAN;
PASTIKAN CATATAN DIBUAT DENGAN KEMAS; DAN SETIAP RUANG YANG PERLU DICATAT;
GETAH PEMADAM TIDAK DIGUNAKAN UNTUK MEMBETULKAN KESILAPAN.
TENTUKAN PINDAAN DIBUAT SEWAJARNYA; PASTIKAN CATATAN TIDAK DIBUAT DENGAN
PENSIL;
PASTIKAN SEMUA TANGGUNGAN DICATAT KE DALAM BUKU VOT.
SEMAK SAMA ADA BAYARAN DIBUAT SEPERTIMANA DITANGGUNGKAN;
PASTIKAN CATATAN DIBUAT DENGAN KEMAS; DAN SETIAP RUANG YANG PERLU DICATAT;
GETAH PEMADAM TIDAK DIGUNAKAN UNTUK MEMBETULKAN KESILAPAN.
TENTUKAN PINDAAN DIBUAT SEWAJARNYA; PASTIKAN CATATAN TIDAK DIBUAT DENGAN
PENSIL;
BAUCER HANYA DITANDATANGANI SELEPAS DISEMAK BAKI PERUNTUKAN.
LAPORAN TERPERINCI BULANAN DISEMAK DAN PENYATA PENYESUAIAN DISEDIAKAN;
PENYESUAIAN DIKEMUKAKAN KEPADA JAN DALAM TEMPOH DUA MINGGU;
SEMUA PELARASAN DIBUAT KE DALAM BUKU VOT; CATATAN YANG MERAGUKAN DILAPORKAN; LAPORAN BULANAN DI KEMUKAKAN KEPADA
PERBENDAHARAAN MENGIKUT SEPERTIMANA YANG DITETAPKAN.
FORMAT BUKU VOTMANUAL
VOT JAB PTJ/PK PROG/AKT AMANAH PROJEK SETIA CP OBJEK
Pej. Peakaunan :
JAB : B06 111 190101 170100 27000
PTJ/PK :
Seperti Di Dalam Tambahan Pindahan DiTarik Peruntukan Kecil DiBatal Dipinda Di Rizab Dipinda (Bayang)
Anggaran Tahun ….. (RM) (RM) (RM) (RM) (RM) (RM) (RM) (RM)
50,000.00 50,000.00 50,000.00
Tarikh Jenis Perihal Tanggungan PTJ/PK Prog/Akt/ Objek No. Baucar/
Urusniaga b/h Proj/Setia/CP/ Rujukan
Amanah
Debit Kredit Rizab/Rizab Belum SelesaiTangg. Kena/Tanggungan Liabil itiLiabil iti Belum SelesaiPerbelanjaan Bersih Baki
(Dijelas) (Dijelas) Belum Selesai Masih Ada
12.2.2001 110-01 Peruntukan Asal 190101 170100 27000 WP001
0.00 50,000.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 50,000.00
18.2.2001 120-01 Nota Minta 190101 170100 27102 N1001
Syarikat Entah
0.00 0.00 500.00 500.00 0.00 0.00 0.00 0.00 0.00 50,000.00
MEMBAYAR
Baki
Bayang
50,000.00
49,500.00
Laporan Harian – BV381
FORMAT BUKU VOT
BUKU VOT DIBAGAGI KEPADA 3 BUKU VOT DIBAGAGI KEPADA 3 BAHAGIAN BAHAGIAN
BAHAGIAN I – Terletak dibahagian atas sebelah kiri muka surat
Bertujuan merekod maklumat berkenaan dengan vot dan
peruntukan seperti di dalam Anggaran Tahunan termasuk
peruntukan seperti dalam Anggaran Tambahan.
VOT : B06 (JPM)
PROG/AKT : 160100 (Pengurusan)
OBJEK SEBAGAI : 11000 (Gaji)
FORMAT BUKU VOT
BAHAGIAN IIBAHAGIAN II
TERLETAK DIMUKA SURAT ATAS SEBELAH
Bertujuan merekod maklumat berkenaan dengan
peruntukan yang diluluskan untuk dibelanja (termasuk
waran tambahan, waran kecil, pindah peruntukan, waran
tarik balik dan sekatan)
Tarikh : Tarikh Mencatat
Amaun : Amaun yang tercatat dalam Waran
Jumlah Hingga Tarikh : Amaun terdahulu +/- Amaun sekarang
FORMAT BUKU VOT
BAHAGIAN III
TERLETAK MERENTASI MUKA SURAT SEBELAH KIRI DAN KANAN DAN MEMPUNYAI 11 RUANGAN
Bertujuan untuk mencatat maklumat terperinci berkenaan
dengan setiap urusniaga yang direkodkan.
(1) TarikhTarikh Mencatat(2) Butir-ButirNyatakan butiran yang berkaitan secara ringkas dan padat
(3) Tanggungan dibawa ke hadapan
Catatan tanggungan tahun lalu dibawa ke hadapan. Catatan perlu
dilakukan semasa penutupan tahun kewangan iaitu selepas AKB (1
Februari). Bayaran tersebut perlu kelulusan AP.58(a)
(4) Kod SODO (Standard Object Detail Object)
Objek Sebagai & Objek Lanjut - 11101, 12101, 27105 dsb
(5) No. Br / Ruj. Lain
Nyatakan no. baucar, no. pesanan, no. waran, no. perjanjian dll.
(6) Debit
Apa-apa amaun atau kenaan yang mengurangkan baki
peruntukan di bawah sesuatu vot perbelanjaan
(7) Kredit
Apa-apa amaun atau kenaan yang menambahkan baki
peruntukan di bawah sesuatu vot perbelanjaan
(8) Tanggungan dikenakan / (dijelaskan)
Apa-apa bayaran yang perlu dilakukan dari segi undang-
undang oleh mana-mana PTJ selepas sesuatu pesanan
dibuat, kontrak ditandatangani dan urusniaga
seumpamanya dilaksanakan dalam sesuatu tempoh masa,
yang menghendaki bayarannya di dalam tahun kewangan
yang sama
(9) Tanggungan Belum Selesai
Hasil tambah (+) atau tolah (-) ruangan 8 (Jumlah
Kemaskini Tanggungan yang belum selesai)
(10) Perbelanjaan Bersih
Hasil tambah ruangan 6 (debit)
(11) Baki Masih Ada
Bertambah jika amaun kredit dan berkurang jika amaun
debit. Juga berkurangan sekiranya tanggungan
dikenakan.
CARA MEREKOD BUKU VOT
MANUAL
CARA MEREKOD BUKU VOT
Peruntukan adalah diberi mengikut Maksud
Perbelanjaan yang berlainan jenis seperti berikut:-
(i) Perbelanjaan Bekalan (Mengurus)= VOT ‘B’
(ii) Perbelanjaan Pembangunan = VOT ‘P’
(iii) Perbelanjaan Tanggungan = VOT ‘T’
(Gaji Agong, Sultan, Hakim & Hutang Negara)
CARA MEREKOD BUKU VOT
(i) Setiap vot diasing-asingkan walaupun
disimpan di dalam Buku Vot yang sama
jika tidak banyak memakai ruang.
(ii) Di bawah setiap vot disimpan secara
berasingan setiap program/aktiviti atau
projek; dan
(iii) Di bawah setiap program/aktiviti atau
projek disimpan secara berasingan
setiap objek perbelanjaan
(i) Setiap muka surat Buku Vot hendaklah
diberi nombor mengikut siri dan
bilangan muka surat secukupnya.
Supaya mudah dirujuk, satu indeks
rujukan kepada muka surat berkaitan
untuk setiap objek di bawah sesuatu
program / aktiviti hendaklah disediakan
di dalam Buku Vot.
CARA MEREKOD BUKU VOT
MENCATAT URUSNIAGA DI BUKU VOT 1) Catatan Utama Di Buku Terdiri:
a) Penerimaan Peruntukanb) Pengurangan Peruntukanc) Peruntukan Kecild) Pindah Peruntukan ( Viremen )e) Melakukan Tanggunganf) Membatalkan Tanggungang) Perbelanjaanh) Kredit Perbelanjaani) Catatan Perlarasanj) Kemaskini Melalui Penyata Bulanank) Catatan Penutupl) Catatan Tanggungan Di Bawa ke Hadapan
100,00020,000
100,00020,000
100,000
120,000
Peruntukan Pertama
28.1.10 28000 100,000 100,000
Peruntukan Tambahan
29.1.10 28000 20,000 120,000
28.1.1029.1.10
WP001
WP002 0 0
MEREKOD WARAN PERUNTUKAN PERTAMA
MEREKOD WARAN PERUNTUKAN TAMBAHAN
100,00020,000
100,00020,000
(3,000)
(5,000)
100,000
120,000
117,000
112,000
Baki dari ms… 120,000
PenguranganPeruntukan
30.1.10 28000 3,000 117,000
ViremanKeluar
01.2.10 28000 112,0005,000
28.1.1029.1.10
30.1.10
01.2.10
WP003
V001
00
0 0
MEREKOD WARAN TARIK BALIK/WARAN KECIL
MEREKOD WARAN PINDAH KELUAR
100,00020,000
100,00020,000
(3,000)
(5,000)
100,000
120,000
117,000
112,000
Baki dari ms… 112,000
28.1.1029.1.10
30.1.10
01.2.10
MEREKOD WARAN PINDAH MASUK
6,000 118,00002.2.10
ViremanMasuk
02.2.10 28000 118,0006,000V002 0 0
MELAKUKAN TANGGUNGANSyarikat A selenggara..03.2.10 28000 17,000 101,000PT001 17,000 0
Syarikat XY Cuci kereta03.2.10 28000 20 100,980PT002 17,020 0
Baki dari ms… 100,980
Syaraikat XY Tgg. Batal04.2.10 28000 (20) 101,000PT002 17,000
Bayar RM1,000 Tanggung RM1,000
Bayar RM2, 000 Tanggung RM1,000
Lebih E’prise06.2.10 28000 1,000 99,000PT004 18,000 1,000
Sama E’prise05.2.10 28000 1,000 100,000PT003 18,000 0
Lebih E’prise07.2.10 28000 (1,000) 98,000BR002 17,000 3,0002,000
0
0
17,020
Membatal Tanggungan
Sama E’prise06.2.10 28000 (1,000) 100,000BR001 17,0001,000 1,000
Baki dari ms… 98,00017,000 3,000
Bayar RM200 Tanggung RM400
Sya. Antah07.2.10 28000 400 97,600PT005 17,400 3,000
Sya. Antah07.2.10 28000 (400) 97,800BR003 17,000 3,200200
Kredit Perbelanjaan
Aminah Hassan07.2.10 28000 98,000PP001 17,000 3,000200
Baki dari ms…
Pembatalan baucer memerlukan bayaran balik
Bayaran Syt. A09.2.10 28000 BR004
Pesanan Syt.A08.2.10 28000 300 97,700 PT006 17,300 3,000
Batal baucer10.2.10 28000 300 97,700 BR004 17,300 3,000300
(300) 97,70017,000 3,300300
Bayaran Syt. A11.2.10 28000 BR005 (300) 97,70017,000 3,300300
98,00017,000 3,000
Pembatalan baucer tidak memerlukan bayaran balikSya. mama12.2.10 28000 97,350PT007 17,350 3,300350
Bayaran Syt. mama13.2.10 28000 BR006 (350) 97,35017,000 3,650350
Batal Baucar13.2.10 28000 BR006 97,70017,000 3,300350
Baki dari ms… 97,70017,000 3,300
Baucer tanpa Pesanan Tempatan
Bayar Car Auto13.2.10 28000 BR007 97,55017,000 3,450150
(i) Catatan yang tertinggal hendaklah direkodkan
mengikut tatacara biasa seperti catatan untuk
penerimaan atau pengurangan peruntukan,
vireman, perbelanjaan dsb.
(ii) Catatan yang silap hendaklah dibetulkan dengan
mensisipkan dua catatan. Catatan pertama untuk
membatalkan catatan yang silap dan catatan kedua
untuk merekodkan butir-butir urusniaga yang
sebenar dan betul.
Apabila membatalkan sesuatu catatan silap,
rangkap ayat yang berbunyi “pembatalan
catatan pada …….. (tarikh) …. (butir-butir)”
CONTOH:
“Pembatalan catatan pada 13/5/07 – Syarikat
Mat Silap”
Baki dari ms…
Catatan Pelarasan/Baucar Kuiri
Bayar Syt.B13.2.10 28103 BR008 (260) 97,29017,000 3,710260
Batal CatatanPada 13.2.0714.2.10 28103 BR008 260 97,29017,260 3,450260
Bayar Syt.B14.2.10 28103 BR009 (260) 97,35017,000 3,650200
31.1.11 114,3503,65017,000 (17,000)Syt.A PT.001 0
Catatan Penutupan
97,55017,000 3,450
Pesanan Syt.B13.2.10 28103 PT008 260 97,29017,260 3,450
Tanggungan Dibawa ke Hadapan dariTahun 201001.2.11
17,000 17,000 180,850Syt.A PT.001 43,500
Baki dari ms…197,85026,500 18,280
18,280
Semua pembayaran yang dibuat dalam bulan Januari tahun baru iatu Jangka waktu Akaun Kena Bayar untuk bekalan yang diserahkan atau perkhidmatan yang diberi sehingga 31 Disember tahun kewangan sebelumnya hendaklah diakaunkan sebagai perbelanjaan di dalam Buku Vot untuk tahun sebelumnya. Untuk bayaran sedemikian, baucar bayaran dan jernal pelarasan hendaklah ditanda “AKAUN KENA BAYAR 20…” di mana tahun yang dimaksukan ialah tahun kewangan sebelumnya.
CATATANBUKU VOT TERBAHAGI DUA
1. Catatanyang melibatkan ruang ‘Debit’ dan ‘Kredit’
i. Penerimaan peruntukan / pengurangan peruntukanii. Peruntukan kecil keluar / peruntukan kecil masukiii. Viremen Keluar / Viremen masukiv. Perbelanjaan dan kredit perbelanjaanv. Catatan pelarasan mengenai (i) – (iv) diatas
2. Catatan yang tidak melibatkan ruangan ‘Debit’ dan ‘Kredit’
i. Melakukan tanggungan / membatalkan tanggunganii. Catatan tanggungan di bawa ke hadapaniii. Catatan pelarasan mengenai (i) dan (ii) di atas
RUMUSAN
1. Waran Asal √ +
2. Waran Tambahan/ Pindah Masuk √ +
3. Waran Tarik/Kecil/Pindah Keluar
√ -
4. Melakukan Tanggungan
5. Baucar dengan Tanggungan
√ + -
√ √ - +
6. Baucar tanpa Tanggungan √ + -
7. Membatal Tanggungan √ - +
8. Membatal Tgg. & yg memerlu bayaran √ +
9. Kredit Perbelnajaan √ - +
RUMUSAN
9. Pelarasan baucer kuiri dengan tgg.
+
Batal baucar dan tanggungan √
Melakukan bayaran √ -
10. Pelarasan baucar kuri tanpa tgg
Membatal Baucar √ - +
Melakukan bayaran √ + -
11.
√ - +
Membawa Tgg. Ke Tahun hadapan
√ +√ -
+ -
√
√Catatan Penutup
12.
√
MENYEMAK KETEPATAN
CAMPURKAN BAKI TIGA RUANGAN TERAKHIR DI BAHAGIAN III BUKU VOT
TANGGUNGAN BELUM SELESAI + PERBELANJAAN BERSIH + BAKI MASIH ADA = JUMLAH HINNGA TARIKH WARAN PERUNTUKAN