0
OFFICECENTRAL PANDUAN PENGGUNA – BAHASA MELAYU
© 2017 - AUTHENTIC VENTURE SDN BHD. VERSION 2 REVISION 5 (150907)
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 1
CONTENTS
1 - Pengenalan .................................................................................................................................................................. 1
2 - Kewangan .................................................................................................................................................................... 2
Modul Kewangan ...................................................................................................................................................... 3
2.1 TETAPAN (CONFIGURATIONS) ................................................................................................................................. 3
2.2 Tuntutan Pekerja (Claim) ........................................................................................................................................ 7
Tuntutan Pekerja ...................................................................................................................................................... 7
Mengapa? ................................................................................................................................................................. 7
Menambah Claim ...................................................................................................................................................... 7
meluluskan tuntutan (approved claim) .................................................................................................................. 11
2.3 Pendahuluan (Advances) ...................................................................................................................................... 12
Pendahuluan ........................................................................................................................................................... 12
Mengapa? ............................................................................................................................................................... 12
menambah pendahuluan ........................................................................................................................................ 12
meluluskan permohonan pendahuluan .................................................................................................................. 15
2.4 Permohonan Bayaran (Payment Requisition) ....................................................................................................... 16
Permohonan Bayaran ............................................................................................................................................. 16
Mengapa? ............................................................................................................................................................... 16
menambah permohonan bayaran .......................................................................................................................... 17
meluluskan permohonan bayaran .......................................................................................................................... 20
2.5 Baucer Pembayaran (Payment Vouchers) ............................................................................................................. 21
Baucer Pembayaran ................................................................................................................................................ 21
Mengapa? ............................................................................................................................................................... 21
Akses Modul ............................................................................................................................................................ 21
2.6 Baucer Bayaran Tunai Runcit (Petty Cash Vouchers) ............................................................................................ 25
Baucer Bayaran Tunai Runcit .................................................................................................................................. 25
Mengapa? ............................................................................................................................................................... 25
Akses Modul ............................................................................................................................................................ 25
1 - PENGENALAN
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 2
OfficeCentral merupakan satu sistem yang menggunakan teknologi awan (internet cloud-based software)
dan merangkumi modul-modul penting untuk menguruskan sesebuah syarikat iaitu HRMS, Kiraan Gaji
(Payroll), Akaun dan Pengurusan Pelanggan (CRM).
OfficeCentral adalah satu aplikasi web yang direka khas untuk syarikat-syarikat industri kecil dan
sederhana untuk membantu mereka menguruskan syarikat mereka dengan lebih mudah dan lancar.
Bantuan atas talian
Kami ada menyediakan bantuan atas talian bagi membantu anda mempelajari OfficeCentral secara atas
talian. Laman web khas untuk tujuan support adalah seperti berikut:
http://bantuan.officecentralcloud.com
Hubungi Kami
Authentic Venture Sdn. Bhd. (470336-H)
906B, Tingkat 2, Blok D
Kompleks Diamond, Bangi Business Park
43650 Bandar Baru Bangi
Selangor, Malaysia.
P: +603-8922 1493 / +603-8920 0672
Sekiranya anda memerlukan sebarang bantuan/pertanyaan berkenaan system OfficeCentral, sila hubungi
kami atau email di [email protected].
Hakcipta Terpelihara
©2015 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara.
2 - KEWANGAN
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 3
Modul Kewangan (Finance)
MODUL KEWANGAN
OfficeCentral juga mempunyai modul kewangan untuk merekodkan data-data berkenaan dengan kewangan seperti
claim dan pembayaran. Pergi ke menu utama dan klik “Finance”. Anda boleh akses modul kewangan seperti berikut:
2.1 TETAPAN (CONFIGURATIONS )
Sebelum menggunakan module Finance dalam OfficeCentral, anda perlu menetapkan atau mengubah beberapa
tetapan. Dengan membuat tetapan awal, anda dapat menyesuaikan OfficeCentral bagi memenuhi keperluan spesifik
anda. Untuk membuat tetapan awal, anda perlu klik pada pautan FINANCE dalam ikon-ikon modul di atas dan terus
ke pautan CONFIGURATIONS. Anda perlu klik pada pilihan yang disediakan. Berikut adalah paparan senarai pilihan
yang telah disediakan dalam pautan Configuration:
Gambar 2.1.1 Menu untuk tetapan
Ini adalah sub menu untuk menu kewangan. Terdapat 5 modul iaitu
Claim(tuntutan), Advances(pendahuluan), Payment Requisition
(permintaan pembayaran), Payment Voucher(baucar bayaran), Petty
Cash Vouchers(baucar tunai) dan termasuk juga
Configuration(Tetapan).
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 4
SETTING (KONFIGURASI)
SETTING : Bertujuan untuk menetapkan format nombor rujukan yang akan digunakan dalam keseluruhan transaksi
dalam Modul KEWANGAN. Anda perlu menetapkan format nombor rujukan untuk Payment Voucher Reference No
(Nombor Rujukan Baucer Bayaran) untuk syarikat anda ataupun anda boleh juga menggunakan format rujukan yang
telah disediakan.
Gambar 2.1.2: Gambar untuk tetapan nombor rujukan untuk baucer bayaran
APPROVER (PELULUS)
APPROVER: Bermaksud pelulus yang berfungsi untuk meluluskan setiap transaksi yang telah dilakukan dalam modul
KEWANGAN (FINANCE). Untuk menetapkan siapa yang akan meluluskan transaksi yang dilakukan anda perlu klik
pada APPROVER dan Set Staff Approver. Di dalam senarai yang dipapaparkan di bawah, anda boleh tentukan pelulus
bagi setiap pekerja anda.
Gambar 2.1.3: Gambar senarai pekerja bagi menetapkan pelulus
APPROVER (Pelulus) juga boleh ditentukan untuk beberapa tahap yang bermula pada tahap 1 dan seterusnya. Setiap
transaksi mestilah melepasi setiap tahap dan barulah transaksi tersebut akan disahkan statusnya iaitu telah
diluluskan. Untuk meletakkan APPROVER anda perlu klik pada pautan Add Approver.
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 5
Gambar 2.1.4: Gambar senarai untuk menetapkan kelulusan
Paparan dibawah menunjukkan apa yang anda perlu tetapkan untuk CLAIM APPROVER, ADVANCE APPROVER,
PAYMENT REQUISITION APPROVER, PAYMENT VOUCHER APPROVER DAN PETTY CASH VOUCHER APPROVER iaitu
Approver Level (Tahap Pelulus), Approver(Pelulus) dan juga Staff To Be Approved (Pekerja Yang perlu diluluskan)
dan setelah selesai klik pada butang Create.
Gambar 2.1.5: Gambar untuk menetapkan pelulus bagi seseorang pekerja
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 6
JENIS TUNTUTAN (CLAIM TYPES)
CLAIM TYPES(Jenis Tuntutan): Bermaksud jenis-jenis tuntutan yang boleh dituntut oleh pekerja anda dan anda perlu
menetapkan jenis tuntutan yang disediakan oleh syarikat anda. Ini bagi membolehkan anda mengasingkan kategori
tuntutan.
Untuk menambah jenis tuntutan yang baru anda perlu ke FINANCE>CONFIGURATIONS>CLAIM TYPES>+ADD seperti
paparan dibawah:
Gambar 2.1.6: Senarai jenis tuntutan
Dan paparan setrusnya memerlukan anda memasukkan nama jenis tuntutan yang anda mahukan:
Gambar 2.1.7: Masukkan jenis tuntutan yang baru
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 7
2.2 TUNTUTAN PEKERJA (CLAIM )
TUNTUTAN PEKERJA
Setelah anda masuk ke modul kewangan, tekan “Claims” untuk mengakses modul Tuntutan Pekerja. Dalam modul
ini, anda boleh melihat kesemua tuntutan yang telah dihantar oleh pekerja anda.
MENGAPA?
Tanpa sistem pengurusan tuntutan yang berkesan, masalah-masalah seperti tuntutan yang salah atau dihantar dua
kali berkemungkinan berlaku. Dengan menggunakan OfficeCentral, anda boleh melihat kesemua tuntutan yang telah
dihantar oleh pekerja anda dan juga memantau kesemua tuntutan supaya tiada penyalahgunaan berlaku. Selain itu,
pekerja anda juga dapat menyemak status kelulusan dan pembayaran melalui OfficeCentral tanpa perlu mengganggu
Jabatan Kewangan di syarikat anda. Hal ini akan menjimatkan masa dan kos operasi.
MENAMBAH CLAIM
Anda ikut aliran berikut:
Gambar 2.2.1: Senarai tuntutan yang telah dihantar
Gambar 2.2.2: Menu untuk menambahkan tuntutan yang baru
A Jika anda ingin menambahkan tuntutan, tekan butang “Add”seperti di atas.
Pengguna boleh memilih
sama ada untuk melihat
details, edit atau padam data.
A
A
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 8
Seterusnya anda akan sampai di paparan yang berikut:
Gambar 2.2.3: Maklumat mengenai tuntutan
Keterangan:
1 Sila masukkan jenis tuntutan yang ingin dibuat.
2 Masukkan tajuk yang berkaitan.
3 Masukkan kenyataan jika berkenaan.
4 Masukkan pendahuluan (advance) jika ada. Ruangan ini akan muncul sekirannya anda telah isi
‘Advance’ di Modul Kewangan.
5 Masukkan pergerakan (movement) jika ada. Ruangan ini akan muncul sekirannya anda telah isi
‘Movement’ di Modul HRMS.
6 Masukkan projek (project) jika ada. Ruangan ini akan muncul sekirannya anda telah isi ‘Project’ di
Menu ‘Home’.
7 Masukkan ‘Claim items’ di ruangan ini.
8 Setelah diisi maklumat yang perlu didalam tuntutan ini, Tekan butang ‘Save’.
1 2
31 5
4
6
7
9
Masukkan
tarikh resit Masukkan
jumlah bayaran Nyatakan item
dan penerangan
yang berkenaan
Tekan di sini untuk menambah item
Jumlah tuntutan
bayaran
Masukkan
lampiran jika ada
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 9
Nota: Anda wajib penuhi ruang yang bertanda *
Untuk makluman, bagi nombor 4, 5 dan 6 anda boleh memilih “Advance” yang berkaitan sekiranya tuntutan
tersebut adalah untuk pendahuluan (advance) yang pernah diambil sebelum ini. Sekiranya tuntutan tersebut
adalah berdasarkan pergerakan (movement) pekerja, anda boleh memilih “Movement” yang berkaitan.
Anda juga boleh memilih “Project” sekirannya tuntutan yang ingin dilakukan itu berdasarkan projek.
Gambar 2.2.4: Isikan butiran tuntutan seperti paparan di atas
Paparan dibawah menunjukkan paparan permohonan tuntutan bagi pihak pekerja di bawah anda dan juga bagi pihak
semua pekerja anda.
Gambar 2.2.5: Paparan untuk masukkan tuntutan bagi pihak pekerja
Pilih nama pekerja
Sekiranya anda merupakan seorang “Admin” atau
seorang “Supervisor”, anda juga boleh membuat
tuntutan untuk staf lain dengan menggunakan fungsi
“ADD NEW” dan juga untuk pekerja dibawah anda di
“MY SUPERVISEES”>SUBMIT.
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 10
Gambar 2.2.6: Maklumat mengenai tuntutan
Anda boleh melihat senarai tuntutan yang telah dimasukkan di “View List”. Seterusnya, anda boleh klik “Details”
untuk melihat butiran tuntutan anda dan “Edit”untuk melakukan sebarang modifikasi atau “Delete” untuk
memadam data yang salah. Data hanya boleh diubah atau dipadam hanya sekiranya sebarang kelulusan belum
diberikan. Pengguna juga boleh “Download” memuat turun tuntutan yang dibuat dengan menekan salah satu simbol
(PDF,WORD,EXCEL).
“Status” menunjukkan tuntutan anda dalam proses diluluskan dan status “Pending” akan bertukar kepada
“Approved” jika telah diluluskan.
Jika anda lihat di “MY CLAIMS” bahagain Status, anda akan dapati status claim anda
“Pending” dan paparan tahap kelulusan juga keluar. Setiap claim mestilah diluluskan
terlebih dahulu.
Selepas tuntutan tersebut diluluskan, Status “Approved” (diluluskan) dan
“Not Paid” (Belum Dibayar) akan ditunjukkan di senarai tuntutan.
Sekiranya anda (atau “Admin”) membuat bayaran menggunakan modul Payment Voucher atau Petty Cash Voucher, status pembayaran ini akan diubah
secara automatik kepada “Paid”.
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 11
MELULUSKAN TUNTUTAN (APPROVED CLAIM)
Untuk meluluskan tuntutan, anda perlu ke FINANCE>CLAIMS>VIEW LIST>STATUS (APPROVE) dan untuk menolak
tuntutan FINANCE>CLAIMS>VIEW LIST>STATUS (REJECT).
Gambar 2.2.7: Tekan approve atau reject untuk meluluskan atau menolak tuntutan
Sekiranya anda merupakan
seorang “Admin”, untuk
meluluskan “claim”, klik “VIEW
LIST”
.
Disini anda boleh “Approve” atau “Reject” Claim yang
dituntut
Sekiranya anda merupakan seorang “Supervisor”,
untuk meluluskan “claim”, klik “APPROVE CLAIM”
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 12
A
Gambar 2.3.2: (Pendahuluan Advances)
2.3 PENDAHULUAN (ADVANCES)
PENDAHULUAN
Setelah anda masuk ke modul kewangan, tekan “Advances” untuk mengakses module Permohonan Pendahuluan.
Dalam modul ini, anda boleh melihat kesemua permohonan pendahuluan yang telah dihantarkan oleh pekerja anda
dan juga pemohonan pendahuluan anda di samping menghantar permohonan pendahuluan untuk anda sendiri,
pekerja di bawah anda dan bagi pihak semua pekerja anda.
Gambar 2.3.1: Pendahuluan
MENGAPA?
Tanpa sistem permohonan pendahuluan yang berkesan, masalah-masalah seperti pendahuluan yang salah atau
dihantar dua kali berkemungkinan berlaku. Dengan menggunakan OfficeCentral, anda boleh melihat kesemua
permohonan pendahuluan yang telah dihantar oleh pekerja anda dan juga memantau kesemua pendahuluan. Selain
itu, pekerja anda juga dapat menyemak status kelulusan dan pembayaran melalui OfficeCentral tanpa perlu
mengganggu Jabatan Kewangan di syarikat anda. Hal ini akan menjimatkan masa dan kos operasi.
MENAMBAH PENDAHULUAN
A) Untuk menambah pendahuluan, anda perlu ke FINANCE>ADVANCE dan anda boleh klik butang “ADD”
seperti gambar diatas (untuk permohonan anda sendiri).
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 13
Sekiranya anda merupakan seorang “Admin” atau
“Supervisor”, anda juga boleh membuat pendahuluan untuk
pekerja di bawah anda ataupun pekerja lain dengan
menggunakan fungsi “ADD NEW” dan “MY SUPERVISEES >
ADD NEW” di submenu “ADVANCES”
B)
Gambar 2.3.3: Maklumat mengenai pendahuluan (advances)
1 Masukkan nama pendahuluan(Advance) yang ingin dilakukan.
2 Masukkan kenyataan yang berkaitan.
3 Masukkan “Advance items” bagi pendahuluan yang ingin dilakukan.
4 Tentukan jenis pendahuluan yang ingin dilakukan.
5 Pilih projek sekiranya ada.
6 Seterusnya klik butang “Save”.
Nota: anda wajib penuhi maklumat yang bertanda *
1
2
6
3
5
4
MAsukkan penerangan
yang berkenaan
Nyatakan item
Tekan disini untuk menambah item
Jumlah
pendahulan
bayaran
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 14
Paparan dibawah menunjukkan paparan permohonan pendahuluan bagi pihak pekerja dibawah anda dan juga bagi
pihak semua pekerja anda.
Gambar 2.3.4: Maklumat mengenai advance
Anda akan lihat data yang dimasukkan tadi di senarai tuntutan. Seterusnya, anda boleh klik “Details” untuk melihat
butiran tuntutan anda dan “Edit”untuk melakukan sebarang modifikasi atau “Delete”untuk memadam data yang
salah. Pengguna juga boleh “Download” memuat turun tuntutan yang dibuat dengan menekan salah satu simbol
(PDF,WORD,EXCEL). Data hanya boleh diubah atau dipadam hanya sekiranya sebarang kelulusan belum diberikan.
“Status” menunjukkan tuntutan anda dalam proses diluluskan dan status “Pending” akan bertukar kepada
“Approved” jika telah diluluskan.
Jika anda lihat di “MY ADVANCES” bahagian Status, anda akan dapati status advance
anda “Pending” dan paparan tahap kelulusan juga keluar.
Pilih nama pekerja yang yang ingin
memohon.
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 15
MELULUSKAN PERMOHONAN PENDAHULUAN
Untuk meluluskan pendahuluan, anda perlu ke FINANCE>ADVANCES>VIEW LIST>STATUS (APPROVE) dan untuk
menolak pendahuluan FINANCE>CLAIMS>VIEW LIST>STATUS (REJECT).
Gambar 2.3.5: Meluluskan atau menolak permohonan pendahuluan
Pihak yang meluluskan/menolak
boleh melulus/menolak sebarang
pendahuluan yang dipohon oleh
pekerja anda dengan pergi ke
“Approve/Reject Advances” .
Selepas anda meluluskan setiap permohonan paparan Status Approved(diluluskan) dan Not
Paid(Belum Dibayar) di “MY ADVANCES”.
Sekiranya anda (atau “Admin”) membuat bayaran menggunakan modul Payment Voucher atau Petty Cash Voucher, status pembayaran ini akan diubah
secara automatik kepada “Paid”.
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 16
2.4 PERMOHONAN BAYARAN (PAYMENT REQUISITION)
PERMOHONAN BAYARAN
Setelah anda masuk ke modul kewangan, tekan “PAYMENT REQUISITIONS” untuk mengakses modul Permohonan
Bayaran. Dalam modul ini, anda boleh melihat kesemua permohonan bayaran yang telah dihantarkan oleh pekerja
anda dan juga anda sendiri. Selain itu, anda dan pekerja anda juga dapat memohon untuk permohonan bayaran
dalam modul ini. Modul ini biasanya digunakan oleh pegawai yang bukan dari jabatan kewangan untuk memohon
bayaran untuk pihak ketiga seperti kontraktor atau pembekal.
MENGAPA?
Tanpa sistem permohonan bayaran yang berkesan, masalah-masalah seperti permohonan bayaran yang salah atau
dihantar dua kali berkemungkinan berlaku. Dengan menggunakan OfficeCentral, anda boleh melihat kesemua
permohonan bayaran yang telah dihantar oleh pekerja anda dan juga memantau kesemua permohonan supaya tiada
penyalahgunaan berlaku. Selain itu, pekerja anda juga dapat menyemak status kelulusan dan pembayaran melalui
OfficeCentral tanpa perlu mengganggu Jabatan Kewangan di syarikat anda. Hal ini akan menjimatkan masa dan kos
operasi.
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 17
MENAMBAH PERMOHONAN BAYARAN
Untuk menambah permohonan bayaran anda perlu ke FINANCE>PAYMENT REQUISITIONS>SUBMIT (untuk
permohonan anda sendiri).
Gambar 2.4.1: Menu untuk mengakses Permohonan Bayaran
1. Selepas itu, anda pergi ke “PAYMENT REQUISITIONS” dan klik pada “SUBMIT” seperti paparan di atas
ataupun pergi ke “MY PAYMENT REQUISITION”.
2. Tujuannya adalah untuk melihat dan membuat permohonan pembayaran.
Gambar 2.4.2: Senarai permohonan bayaran yang telah dihantar
A menunjukkan butang untuk menambahkan permohonan bayaran yang baru.
A
Pengguna boleh memilih
sama ada untuk melihat
details, edit atau padam data.
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 18
Anda juga boleh membuat permohonan pembayaran bagi
pihak pekerja di bawah anda ataupun pekerja lain dengan
menggunakan fungsi “ADD NEW” dan “SUBMIT MY
SUPERVISEES” di submenu “PAYMENT REQUISITIONS”
Gambar 2.4.3: Paparan untuk memasukkan permohonan bayaran
Isikan maklumat mengenai permohonan bayaran tersebut
1 Sila pilih akaun ataupun kepada pekerja anda.
2 Sila pilih nama akaun atau pun nama pekerja anda.
3 Nyatakan tujuan permohonan pembayaran yang dibuat. Contohnya: Pembayaran bil elektrik
4 Nyatakan apa sahaja yang melibatkan permohonan pembayaran yang ingin dibuat.
5 Bagi maklumat bank, kepada siapa pembayaran itu dibuat. Contohnya: Er Global Supplies.
6 Masukkan nama bank. Contohnya: Maybank.
7 Masukkan nombor akaun bank yang terlibat
8 Tekan butang “create” atau butang “save” di bahagian atas penjuru kanan
Nota: Anda wajib penuhi ruang yang bertanda *
2
4
5
6
7
8
3
1
8
Masukkan
jumlah bayaran
Masukkan
nombor
rujukan invoice
Penerangan
tentang
bayaran Tekan disini
untuk
menambah
invoice lain
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 19
Gambar 2.4.4: Paparan permohonan bayaran bagi pihak pekerja di bawah anda dan juga bagi pihak semua pekerja
anda.
Gambar 2.4.5: Maklumat mengenai permohonan bayaran
Anda akan lihat data yang dimasukkan tadi di FINANCE>PAYMENT REQUISITIONS / FINANCE>MY PAYMENT
REQUISITIONS / FINANCE> PAYMENT REQUISITIONS >VIEW LIST. Seterusnya, anda boleh klik “Details” untuk melihat
butiran tuntutan anda dan “Edit”untuk melakukan sebarang modifikasi atau “Delete”untuk memadam data yang
salah. Pengguna juga boleh “Download” memuat turun tuntutan yang dibuat dengan menekan salah satu simbol
(PDF,WORD,EXCEL). Data hanya boleh diubah atau dipadam hanya sekiranya sebarang kelulusan belum diberikan.
Pilih nama pekerja yang yang ingin
memohon.
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 20
“Status” menunjukkan tuntutan anda dalam proses diluluskan dan status “Pending” akan bertukar kepada
“Approved” jika telah diluluskan.
MELULUSKAN PERMOHONAN BAYARAN
Untuk meluluskan permohonan bayaran, anda perlu ke FINANCE>PAYMENT REQUISITIONS>VIEW LIST>STATUS
(APPROVE) dan untuk menolak pendahuluan FINANCE> PAYMENT REQUISITIONS >VIEW LIST>STATUS (REJECT).
Jika anda lihat di “MY PAYMENT REQUISITIONS” bahagain Status, anda akan
dapati status permohonan bayaran anda “Pending” dan paparan tahap kelulusan juga keluar. Setiap permohonan bayaran mestilah
diluluskan terlebih dahulu.
Selepas anda meluluskan setiap permohonan paparan Status Approved(diluluskan) dan Not Paid(Belum Dibayar) di
“MY PAYMENT REQUISITIONS”. Sekiranya anda (atau “Admin”) membuat bayaran
menggunakan modul Payment Voucher atau Petty Cash Voucher, status pembayaran ini akan diubah secara
automatik kepada “Paid”.
Pihak yang meluluskan/menolak boleh
melulus/menolak sebarang permohonan
bayaran yang dipohon oleh pekerja anda
dengan pergi ke “Approve/Reject” .
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 21
2.5 BAUCER PEMBAYARAN (PAYMENT VOUCHERS )
BAUCER PEMBAYARAN
Setelah anda masuk ke module kewangan, tekan “PAYMENT VOUCHERS” untuk mengakses module Baucer
Pembayaran. Dalam modul ini, anda boleh melihat kesemua baucer pembayaran yang telah dikeluarkan oleh pekerja
anda.
MENGAPA?
Tanpa sistem permohonan bayaran yang berkesan, masalah-masalah seperti bayaran yang salah atau dibayar dua
kali berkemungkinan berlaku. Dengan menggunakan OfficeCentral, anda boleh melihat kesemua baucer bayaran
yang telah dikeluarkan. Selain itu, anda juga dapat mencari baucer pembayaran dengan mudah sekiranya diperlukan
pada masa hadapan. Hal ini akan menjimatkan masa dan kos operasi.
AKSES MODUL
1. Untuk akses ke modul ini, anda perlu pergi ke “Payment Vouchers” dan klik pada “View List”.
2. Tujuannya adalah untuk membuat apa-apa jenis bayaran.
3. Anda boleh juga membuat bayaran untuk “Payment Requisition”, “Claims” dan “Advances” menggunakan
“Payment Vouchers” tersebut.
Gambar 2.5.1: Senarai Baucer Pembayaran
A Jika anda ingin menambahkan Baucer Pembayaran, tekan butang “Add”seperti diatas.
A
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 22
1 Sila pilih bayaran kepada samaada Other/Account/Staf yang ingin dibayar.
2 Masukkan/Pilih Nama yang berkenaan.
3 Masukkan tujuan/huraian kepada PV yang ingin dimohon
4 Bahagian barangan yang anda telah beli.
5 Bagi jenis pembayaran, sila masukkan jenis pembayaran. Anda boleh pilih sama ada
tuntutan, pendahuluan, permohonan pembayaran atau selain daripda tiga tersebut.
6 Masukkan kenyataan(remarks) jika berkaitan.
7 Masukkan kepada siapa pembayaran ingin dibuat. Contohnya: Bayaran Khu catering
8 Bagi maklumat bank, sila masukkan nama bank yang ingin digunakan.
9 Setelah diisi kesemua maklumat, Klik “Save”.
Nota: Anda wajib memenuhi maklumat yang bertanda *
Gambar 2.5.2: Isikan maklumat mengenai baucer bayaran
2
5
8
1
7
4
3
6
9
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 23
.
Paparan di bawah menunjukkan butiran Baucer Pembayaran anda dan untuk update Payment Information anda
perlu pilih paid dan tekan Update Payment Status.
Jika anda lihat di ‘Payment Vouchers’ bahagian Status, anda akan dapati status permohonan anda “Pending”. Setiap baucar bayaran yang dibuat
mestilah diluluskan terlebih dahulu dan anda boleh ‘approve’ baucar bayaran tersebut atau ‘reject’ jika anda ingin menolak.
Jika anda lihat di ‘Payment Vouchers’ bahagian Action pula, anda akan dapati butang details (untuk melihat butiran bayaran tersebut), edit(mengubah butiran) dan delete(memadam baucer bayaran
tersebut). Tekan butang PDF/WORD/DELETE untuk memuat turun butiran baucer bayaran tersebut.
Selepas anda meluluskan Baucer Bayaran, anda lihat di ‘Payment Vouchers’ bahagian Status, anda akan dapati status permohonan anda “Approved(Not Paid)”. Untuk mengubah Status
kepada “Approved(Paid)” anda perlu ke Details di bahagian Action dan pastikan butiran adalah betul. Selepas anda semak butiran di dalam baucer bayaran tersebut, anda ke
Payment Information dan masukkan butiran pembayaran kepada siapa dan lain-lain butiran termasuk tukar Payment Status (Status Pembayaran) kepada Paid. Untuk membatalkan
kelulusan (Unapprove) anda boleh pilih Unapprove di bahagian Action.
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 24
Paparan dibawah menunjukkan senarai Payment Voucher (Baucer Bayaran) yang telah dibayar kepada pekerja anda
ataupun akaun-akaun pelanggan/pengedar untuk syarikat anda.
Gambar 2.5.3: Senarai Baucer Bayaran
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 25
2.6 BAUCER BAYARAN TUNAI RUNCIT (PETTY CASH VOUCHERS)
BAUCER BAYARAN TUNAI RUNCIT
Setelah anda masuk ke module kewangan, tekan “Petty Cash Vouchers” untuk mengakses module Baucer Tunai
Runcit. Dalam modul ini, anda boleh melihat kesemua baucer tunai runcit yang telah dikeluarkankan oleh pekerja
anda.
MENGAPA?
Tanpa sistem baucer bayaran yang berkesan, masalah-masalah seperti bayaran yang salah atau dibayar dua kali
berkemungkinan berlaku. Dengan menggunakan OfficeCentral, anda boleh melihat kesemua baucer bayaran yang
telah dikeluarkan. Selain itu, anda juga dapat mencari baucer pembayaran dengan mudah sekiranya diperlukan pada
masa hadapan. Hal ini akan menjimatkan masa dan kos operasi.
AKSES MODUL
1. Untuk akses modul ini, anda perlu pergi ke “PETTY CASH VOUCHERS” dan klik pada “VIEW LIST”.
2. Tujuannya adalah untuk membuat apa-apa jenis bayaran secara tunai menggunakan tunai runcit.
3. Kebiasaannya pembayaran secara tunai adalah untuk amaun yang kecil.
Gambar 2.6.1: Senarai baucer petty cash
A Jika anda ingin menambahkan Baucer Bayaran Tunai Runcit, tekan butang “Add”seperti diatas.
A
A
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 26
Gambar 2.6.2: Untuk tambah petty cash vouchers
1. Masukkan kepada siapa pembayaran ingin dibuat sama ada Staf, Akaun(CRM) atau Lain-lain.
2. Pilih Account atau nama Pekerja yang berkaitan.
3. Masukkan kenyataan jika berkenaan.
4. Masukkan jenis pembayaran. Anda boleh pilih samada tuntutan, pendahuluan atau permohonan
pembayaran.
5. Masukkan perincian bayaran.
6. Masukkan jumlah bayaran.
7. Masukkan tarikh pembayaran dibuat.
8. Tekan butang “Save” untuk simpan data dan “Back to the list” untuk melihat senarai bayaran yang
dibuat.
9. Pilih Projek(Accounting Module) jika berkaitan.
10. Masukkan lain-lain kenyataan.
Nota: Anda wajib memenuhi maklumat yang bertanda *
1
6
2
3
4 5
7
10
9
8
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 27
Paparan di bawah menunjukkan butiran Baucer Pembayaran anda dan untuk update Payment Information anda
perlu pilih paid dan tekan Update Payment Status.
Jika anda lihat di ‘Petty Cash Vouchers’ bahagian Status, anda akan dapati status permohonan anda “Pending”. Setiap baucer bayaran tunai runcit
yang dibuat mestilah diluluskan terlebih dahulu dan anda boleh ‘approve’ baucar bayaran tersebut atau ‘reject’ jika anda ingin menolak.
Jika anda lihat di ‘Petty Cash Vouchers’ bahagian Action pula, anda akan dapati butang details(untuk melihat butiran bayaran tersebut), edit(mengubah butiran) dan delete(memadam baucer bayaran tunai
runcit tersebut). Tekan butang PDF/WORD/DELETE untuk memuat turun butiran baucer bayaran tunai runcit tersebut.
Selepas anda meluluskan Baucer Bayaran Tunai Runcit, anda lihat di ‘Petty Cash Vouchers’ bahagian Status, anda akan dapati status permohonan anda “Approved (Not Paid)”. Untuk mengubah Status kepada “Approved (Paid)” anda perlu ke Details di bahagian Action dan pastikan butiran adalah betul. Selepas anda semak butiran di dalam baucer bayaran tunai runcit tersebut, anda ke Payment Information dan masukkan butiran pembayaran kepada
siapa dan lain-lain butiran termasuk tukar Payment Status (Status Pembayaran) kepada Paid. Untuk membatalkan kelulusan (Unapprove) anda boleh pilih Unapprove di bahagian Action.
© 2017 - Authentic Venture Sdn Bhd. Segala hakcipta terpelihara. 28
Paparan dibawah menunjukkan senarai Petty Cash Voucher (Baucer Bayaran Tunai Runcit) yang telah dibayar kepada
pekerja anda atau pun akaun-akaun pelanggan/pengedar untuk syarikat anda.
Gambar 2.6.3: Senarai Petty Cash Voucher