Membuat Laporan Dengan Pivot Table

Mengisi data pada spreadsheet Excel sudah menjadi rutinitas sebagian orang, sebuah pekerjaan sederhana tetapi sangat penting artinya. Perlahan-lahan data akan bertambah dan bisa saja berjumlah ribuan baris/record.

Tetapi, data tersebut baru akan memberikan informasi yang jelas jika sudah dipaparkan dalam bentuk laporan. Sayangnya membuat laporan terkadang identik dengan pekerjaan yang rumit, tetapi dengan Pivot Table, hal ini sangat mudah dilakukan. Ikuti langkah-langkah berikut:

1. Data Penjualan

Kita akan membuat sebuah data transaksi penjualan. Anggaplah ini merupakan data sebuah perusahaan penjual aksesoris komputer yang cabangnya tersebar di banyak kota di Indonesia. Siapkan data pada Sheeet1, kolom yang dibuat adalah: Tanggal, Produk, Wilayah Cabang, dan Harga. Datanya akan berbentuk seperti pada gambar. <*1.tif>

2. Pivot Table

Melihat baris-baris data tersebut (terutama jika sudah berjumlah banyak), cenderung lebih membingungkan dibandingkan memberikan informasi. Di benak Anda, mungkin

ingin mengetahui berapa total penjualan hari tertentu, atau wilayah tertentu. Kita akan mewujudkannya segera, pilih sembarang cell pada table data, kemudian pilih menu Insert – Pivot Table. <*2.tif>

3. Range Data dan Lokasi Pivot Table

Secara otomatis, Excel akan memilih area data (dalam contoh adalah range A1 sampai D12 pada Sheet1). Lokasi Pivot Table dapat dipilih apakah dibuat pada worksheet yang baru, ataukah worksheet yang sudah ada. Untuk mudahnya, kita akan memilih “New Worksheet”. Klik tombol OK untuk melanjutkan. *<3.tif>

4. Membangun Laporan

Sebuah worksheet akan terbuka (dalam contoh adalah Sheet4) dan laporan siap dibuat. Sisi kiri adalah tampilan rancangan Pivot Table yang akan dibuat, sebelah kanan merupakan kumpulan field sesuai dengan kolom yang ada. *<4.tif>

5. Memilih Tanggal

Centang pada field Tanggal, Pivot Table akan berubah menggabungkan (grouping) seluruh tanggal. Klik pada Row Labels, Anda dapat mengurutkan tanggal secara ascending (Sort Oldest to Newest) atau descending (Sort Newest to Oldest). *<5.tif>

6. Memilih Harga

Centang pada field Harga, maka akan bertambah sebuah kolom bernama “Sum of Harga”. Dengan informasi yang sudah tersedia ini, Anda dapat melihat total penjualan perhari, dan juga grand total seluruh penjualan. *<6.tif>

7. Memilih Wilayah Cabang

Sekarang centang pada Wilayah Cabang, maka laporan akan di-break lagi berdasarkan wilayah. Dengan demikian, Anda dapat memperoleh subtotal penjualan masing-masing kota, hanya dengan langkah-langkah mudah ini, laporan yang informatif sudah dapat dihasilkan. *<7.tif>

8. Melihat Cabang Tertentu

Laporan dengan Pivot Table tidaklah kaku, sebaliknya laporan tersebut sangat fleksibel tetapi masih tetap mudah digunakan. Contohnya Anda dapat menampilkan kota/cabang yang Anda kehendaki saja, dengan cara klik Row Labels, dan memilih kota-kota tertentu sesuai keinginan Anda. *<8.tif>

9. Row Labels

Setelah cukup familiar dengan tampilan Pivot Table ini, Anda perlu memahami konsep bagaimana Pivot Table menampilkan data, sehingga Anda dapat mempergunakannya sesuai dengan kebutuhan. Perhatikan pada sisi kanan (PivotTable Field List), kotak Row Labels berisi field Tanggal dan Wilayah Cabang. Artinya data ini ditampilkan dalam format row/baris. *<9.tif>

10. Column Labels

Sekarang kita lihat apa bedanya jika field dalam Row Labels kita pindahkan menjadi Column Labels. Untuk memindahkannya, cukup drag and drop field yang diinginkan. Sebagai contoh, drag field Wilayah Cabang dari Row Labels ke Column Labels, perhatikan pada laporan yang tampil, field Wilayah Cabang akan tampil dalam bentuk kolom. *<10.tif>

11. Report Filter

Perhatikan selain Row Labels, Column Labels, Values (yang berisi Sum of Harga), masih ada satu area lagi yaitu Report Filter. Tampilan maupun fungsinya sedikit banyak mirip dengan Row Labels, hanya saja Report Filter terletak pada bagian atas dan tidak membentuk sub-group (jika field lebih dari satu) seperti Row Labels. Pindahkan field Wilayah Cabang dari Column Labels ke Report Filter untuk melihat perbedaannya. *<11.tif>

12. Perubahan DataSeiring waktu berjalan, data dapat berubah. Bagaimana Pivot Table mengakomodir hal ini? Mari kita uji bersama, klik kembali pada table data Sheet1, dan ubah beberapa baris data. Dalam contoh, beberapa perubahan dilakukan pada kolom Harga dan Produk. *<12.tif>

13. Refresh Perubahan Data

Kembali pada Sheet4 di mana Pivot Table berada. Pilih PivotTable Tools yang tampil jika posisi kursor aktif berada pada cell di area Pivot Table. Pilih Options – Data - Refresh. Tampak data pada Pivot Table telah berubah disesuaikan dengan data terbaru. *<13.tif>

14. Penambahan Data

Tentu saja, rutinitas pengisian data tidak hanya menyebabkan data berubah seperti pada contoh sebelumnya, tetapi juga semakin bertambah banyak dari hari ke hari. Uji hal ini dengan menambahkan beberapa baris data baru pada Sheet1, seperti pada contoh gambar. *<14.tif>

15. Mengubah Data Source

Pilih kembali Sheet4, dan pilih PivotTable Tools – Options – Data – Refresh. Ternyata laporan pada Pivot Table tidak berubah, mengapa? Karena range pada data source tidak berubah, sementara table data Sheet1 telah bertambah. Untuk itu Anda harus mendefinisikan kembali range Data Source dengan memilih PivotTable Tools – Options – Data – Change Data Source. *<15.tif>

16. Membuat Formula

Jika data sering bertambah dan untuk itu Anda harus selalu mengubah range data source agar laporan up to date, pilihan di atas tentu bukan solusi yang memuaskan. Solusi yang lebih baik adalah dengan membuat formula. Caranya: kembali pada Sheet1, pilih menu Formula – Defined Names – Define Name. Tentukan Name: PivotData, Scope: Workbook, dan Refers to: =OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0, COUNTA(Sheet1!$A:$A), COUNTA(Sheet1!$1:$1)) *<16.tif>

17. Refresh Data Source Otomatis

Formula di atas akan mendefinisikan range table data secara dinamis. Pilih Sheet4, PivotTable Tools – Options – Data – Change Data Source, lalu tentukan Table/Range dengan: PivotData. Sekarang, setiap Anda melakukan refresh, maka data yang berubah maupun bertambah akan otomatis terupdate. *<17.tif>