Manual Prosedur Kerja
KANDUNGAN Senarai Kandungan BAHAGIAN A : Kawalan Dokumen BAHAGIAN B : Rekod Pindaan BAHAGIAN C : Latar Belakang Jabatan/Pejabat C1 – Latar Belakang Jabatan/Pejabat C2 – Objektif Jabatan/Pejabat C3 - Piagam Pelanggan Jabatan/Pejabat BAHAGIAN D : Carta Organisasi Fungsi BAHAGIAN E : Senarai Fungsi Utama dan Aktiviti-aktiviti Fungsi Utama BAHAGIAN F : Proses Kerja Aktiviti Utama BAHAGIAN G : Senarai Borang-borang Yang Diguna
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/A
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018
Manual Prosedur Kerja Kolej-Kolej Kediaman Bahagian Hal Ehwal Pelajar
1 daripada 01
BAHAGIAN A: KAWALAN DOKUMEN
Manual Prosedur Kerja ini disediakan untuk panduan Jabatan bagi memastikan pelaksanaan aktiviti dan proses-proses Jabatan adalah menepati perundangan, dasar dan peraturan yang berkuatkuasa di Universiti Teknologi MARA selaras dengan sistem pengurusan kualiti supaya penyampaian perkhidmatannya memenuhi keperluan dan memuaskan hati pelanggan serta mematuhi piawaian MS ISO 9001:2000.
Dokumen ini adalah dokumen kualiti dan senggaraan dokumen adalah tertakluk kepada Klausa 7.5.3 ISO 9001:2015.
Manual Prosedur Kerja ini adalah hak terpelihara Jabatan. Sebarang bahagian dokumen ini tidak boleh dicetak atau disimpan dalam cara yang boleh dipergunakan lagi, ataupun dipindahkan, dalam sebarang bentuk, tanpa izin daripada Ketua Jabatan. Pengetua Kolej Perindu Pejabat Pentadbiran Kolej Perindu 0355443650
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/B
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA Kolej-Kolej Kediaman
1 daripada 01
BAHAGIAN B: REKOD PINDAAN
Bil Bahagian/ Mukasurat
Ringkasan
Kelulusan
Tarikh Tandatangan
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/C
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN Bahagian Hal Ehwal Pelajar
1 daripada 03
BAHAGIAN C: LATAR BELAKANG JABATAN/BAHAGIAN C.1 Latarbelakang Jabatan/Pejabat
Fungsi Teras Bahagian Hal Ehwal Pelajar
Bahagian Hal Ehwal Pelajar berperanan untuk memastikan penyediaan prasarana yang kondusif bagi pembelajaran dan urusan yang berkaitan dengan pembangunan pelajar, kemudahan kolej kediaman, kemudahan bantuan kewangan, kesihatan, kebajikan, kaunseling peribadi dan kerjaya, kegiatan berpersatuan, aktiviti sukan serta keusahawanan pelajar . Bahagian ini juga terlibat dalam urusan disiplin dan sahsiah pelajar. Fungsi HEP semakin jelas apabila wujudnya Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib ) 1976 atau dikenali sebagai Akta 174. Secara amnya, fungsi HEP adalah seperti berikut :
Menyediakan kemudahan penginapan dan makanan kepada pelajar yang tinggal di kolej.
Menyelaras perhubungan pelajar dengan pentadbiran UiTM, institusi-institusi pengajian tinggi, agensi kerajaan dan swasta, pertubuhan luar dan orang perseorangan.
Mengurus, meyelaras dan melaksanakan aktiviti Kokurikulum dan Program Latihan Pembangunan Pelajar.
Menyelaras kegiatan pelajar seperti aktiviti berpersatuan, intelektual, kepimpinan, sukan , kebudayaan , keusahawanan, keagamaan dan sosial.
Memberi perkhidmatan kaunseling dan bimbingan kerjaya kepada pelajar.
Menjalankan jaringan dengan industri dalam pelbagai program khususnya latihan amali dan penempatan pekerjaan.
Membantu pelajar mendapatkan bantuan kewangan dalam bentuk dermasiswa, biasiswa dan pinjaman.
Menguruskan dan memberikan perkhidmatan kesihatan termasuk hal-hal kecemasan dan kematian.
Menyediakan perkhidmatan pengangkutan di dalam dan di luar kampus.
Menyediakan perkhidmatan sokongan kepada pelajar yang tinggal di luar kampus (NR)
Menjaga ketenteraman dalam dan luar kampus melalui pelaksanaan Akta 174, Akta Institusi-Institusi Pelajaran ( Tatatertib ) 1976.
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/C
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN Bahagian Hal Ehwal Pelajar
2 daripada 03
Dasar Pembangunan Pelajar
Melahirkan profesional berinovatif, berdaya keusahawanan serta berpersonaliti unggu untuk memenuhi keperluan global.
Dasar Perkhidmatan Pelajar
Menyediakan perkhidmatan yang berkualiti serta kemudahan yang kondusif.
C.2 Objektif Jabatan/Pejabat
Objektif Bahagian Hal Ehwal Pelajar
1. Merangka dan melaksanakan program pembangunan pelajar yang bersepadu dan berterusan serta mempunyai nilai tambah (value added ) bagi mewujudkan lulusan yang bersifat holistik.
2. Memberi perkhidmatan dan kemudahan yang menyeluruh dan sempurna
bagi mewujudkan persekitaran pembelajaran dan tempat tinggal yang selesa, ceria dan selamat.
Perkhidmatan Utama Bahagian Hal Ehwal Pelajar
1. Pembangunan dan Kepimpinan Pelajar 2. Kemudahan dan Perkhidmatan Pelajar
Objektif Bahagian/ Kolej-kolej kediaman
Menyediakan kemudahan penginapan yang kondusif.
Mempertingkatkan kemudahan yang berkualiti dan pengurusan cekap serta berintegriti.
Membantu menyelaras program pembangunan pelajar yang bersepadu dan global
Menawarkan perkhidmatan yang mesra dan efisyen.
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/C
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN Bahagian Hal Ehwal Pelajar
3 daripada 03
C.3 Piagam Pelanggan Jabatan/Pejabat Untuk semua pelanggan UiTM
Pelajar
Staf
Ibu Bapa
Industri dan
Pihak-pihak berkepentingan Kami menawarkan perkhidmatan yang berkualiti, beretika dan Berintegriti dan berjanji bahawa :
Semua kemudahan asas pembelajaran, pengajaran penyelidikan dan
Persekitaran memenuhi keperluan MQA, KPT dan badan-badan profesional;
Semua program akademik diluluskan, diurus dan ditadbir mengikut
peraturan dan prosedur Universiti;
Semua kelulusan akademik diiktiraf oleh kerajaan serta menepati keperluan
industri dan badan profesional yang berkaitan;
Semua pengijazahan diberi dalam tempoh yang ditetapkan setelah
memenuhi semua syarat;
Semua pencapaian cemerlang dikenal pasti dan dianugerahkan setiap
tahun;
Semua cadangan dan aduan rasmi diambil tindakan dalam tempoh satu (1)
minggu
Sentiasa bersedia memberi khidmat bakti kepada masyarakat dan;
Sentiasa memberi layanan mesra dan profesional. UiTM akan memberikan perkhidmatan mengikut piagam pelanggan seperti yang diamalkan oleh Pusat Tanggungjawab Fakulti, Kampus Negeri, Bahagian, Institut, Pusat dan Unit. Tanggungjawab Pelanggan
Untuk membolehkan UiTM melaksanakan Piagam ini dengan cekap dan Berkesan, kami memohon agar Pelanggan :
Memahami segala hak pelanggan dalam piagam ini.
Mematuhi segala undang-undang, arahan, peraturan dan garis panduan
yang berkaitan.
Menggunakan kemudahan-kemudahan yang disediakan secara
bertanggungjawab.
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/C
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN Bahagian Hal Ehwal Pelajar
4 daripada 03
Penggalakan & Pembangunan Sukan
Program Kecemerlangan Sukan
CARTA ORGANISASIBAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UNIVERSITI TEKNOLOGI MARA
TIMBALAN NAIB CANSELOR (HEP)
JAWATANKUASA KEBAJIKAN & KESEJAHTERAAN PELAJARJAWATANKUASA EKSEKUTIF HEP
JAWATANKUASA KUALITI HEP
25 Timbalan Dekan (HEP)Fakulti UiTM Shah Alam
13 Timbalan Rektor (HEP)UiTM Kampus Negeri
21 Kolej Bersekutu(Kokurikulum & Pro-KI)
PengarahPembangunanPelajar
Pusat Kebudayaan
Pusat Kegiatan Pelajar
Pengarah Pusat Kokurikulum
PengurusanAkademikKokurikulum
PengurusanAktivitiKokurikulum
Pengarah InstitutKepimpinan Pelajar
Kenegaraan &PembangunanKerjaya
Penyelidikan &Penerbitan
Program Kepimpinan Pewaris Bangsa
PEMBANGUNAN DAN KEPIMPINAN PELAJAR PENTADBIRAN, PERKHIDMATAN DAN KEBAJIKAN PELAJAR
Timbalan PendaftarKanan
Pej. Pentadbiran HEP - [Pentadbiran Am, Pengurusan Kewangan, Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia serta SekretariatKualiti HEP & Kemudahan ICT]
Unit Pengurusan Kebajikan Pelajar
JAWATANKUASA AKAUN AMANAH (HEP)
Unit Kewangan Zon (3/1/23/16)
Unit Korporat & Tugas-TugasKhas [Sekretariat Majlis Perwakilan Pelajar - MPP]
Ketua Pusat Kerjaya & Kaunseling
Pengarah Pusat Kesihatan
Kesihatan Awam
Kesihatan Mulut
Perubatan
Diagnostik dan Perkembangan Perubatan
Kaunseling
Kerjaya
Psikologi
Pengetua-Pengetua Kolej Kediaman/ NR
Kolej Mawar
Kolej Melati
Kolej Perindu
Kolej Seroja
Kolej Teratai
Kolej Anggerik
Kolej Delima
Kolej Meranti
UnitKemudahan Kolej
Unit Debat
Unit Teknikal
Pengarah Pusat Sukan
Unit OperasiUnit OperasiPentadbiran danOperasi
Pejabat Pusat/Institut KolejStatus Jabatan :
Unit
Pejabat PengarahPembangunan Pelajar[Pembangunan dan Kepimpinan Pelajar]
Pengarah Akademi Kepolisan UiTM – PDRM
Pengurusan AkademiKepolisan
Pengurusan Kor SUKSIS
Unit Pengurusan NR
PENTADBIRAN HEP- Pentadbiran Am, Dasar dan Perluasan Skop HEP- Menguruskan perkhidmatan, perjawatan dan kebajikan staf HEP- Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia- Penyediaan bajet mengurus, agihan bajet dan pengurusan
kewangan- Penyediaan bajet perjawatan dan pengurusan penempatan staf- Merancang, menyemak dan memantau perancangan strategik
HEP- Skim Khidmat Pelajar- Perolehan Peralatan dan Keperluan Pejabat- Inventori dan verifikasi harta- Pencapaian dan penilaian sasaran tahunan HEP- Menguruskan Hal Ehwal Khidmat Pelanggan HEP
Sekretariat Kualiti HEP- Sekretariat kepada Jawatankuasa Kualiti HEP- Menyelenggara Sistem Pengurusan Kualiti di Peringkat HEP- Menjalankan aktiviti kualiti dan pengauditan- Pengurusan Kualiti / ISO HEP
Korporat dan Tugas-Tugas Khas- Menguruskan Hal Ehwal Korporat HEP- Menyelaras hubungan antara HEP dengan komuniti, IPT, KPT,
fakulti dan kampus negeri- Menjaga kebajikan dan kemudahan MPP- Menyelaraskan program yang diadakan oleh / untuk MPP- Urusetia Pendaftaran Pelajar Baru & Minggu Destini Siswa- Sekretariat MPP
PUSAT KERJAYA DAN KAUNSELING
PUSAT KOKURIKULUM
TIMBALAN NAIB CANSELOR (HEP)
PEMBANGUNAN DAN KEPIMPINAN PELAJAR
TIMB. PENDAFTAR KANANPEJABAT PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR
Memikul tanggungjawab melaksana aktiviti teras dan terpilihdengan 2 fungsi utama HEP iaitu menjalankan aktivitipembangunan dan Kepimpinan pelajar serta menyediakankemudahan dan memberi perkhidmatan kepada pelajar
PUSAT SUKAN
INSTITUT KEPIMPINAN PELAJAR
PUSAT KESIHATAN- Menyediakan perkhidmatan pesakit luar dan farmasi kepada
warga UiTM- Menyediakan perkhidmatan kesihatan awam yang meliputi
perkhidmatan kawalan penyakit berjangkit, kawalan mutumakanan dan promosi kesihatan
- Menyediakan perkhidmatan pergigian- Merancang dan melaksanakan dasar perkhidmatan perubatan
dan kesihatan UiTM di kampus induk dan kampus cawangan
PERKHIDMATAN DAN KEBAJIKAN PELAJAR
Kemudahan ICT- Merancang, mengurus dan mengawalselia alatan dan
kemudahan ICT di HEP.- Menyelaras, menyelenggara dan menaiktaraf 17 sistem
elektronik (sistem e) dan portal web HEP- Menyedia dan mengawal perolehan dan peminjaman peralatan
dan kemudahan ICT di HEP
- Merancang dan melaksana Dasar Kokurikulum UiTM- Menguruskan proses akademik matapelajaran umum kategori 4 UiTM (MPU4)- Mengawal selia dan menggubal silibus kursus kokurikulum berkredit- Melantik, melatih, memantau dan menilai jurulatih kokurikulum- Merancang dan melaksana program pengukuhan Kemahiran Insaniah kepada pelajar Kokurikulum- Merancang, melaksana dan memantau program Kesukarelawanan dalam kalangan pelajar dan staf UiTM di peringkat UiTM dan Kementerian Pengajian Tinggi- Merancang, melaksanakan dan memantau program ‘Service Learning Malaysia’ (SULAM)- Menjalankan penyelidikan, penerbitan dan perundingan berkaitan kursus kokurikulum berkredit- Sebagai sekretariat Jawatankuasa Operasi Bencana Shah Alam (JOBSA)
UNIT PENGURUSAN KEBAJIKAN PELAJAR
PROGRAM KEPIMPINAN PEWARIS BANGSA- Menyedia, melaksana, dan memantau modul Program Kepimpinan Pewaris Bangsa- Membuat penilaian dan laporan pelaksanaan modul- Melaksanakan TOT PKPB untuk pensyarah dan kakitangan- Menggubal, menyemak semula kandungan modul mengikut keperluan semasa- Menyelaras program Kepimpinan Profesional (jangka pendek)- Melaksanakan latihan-latihan (jangka pendek)- Menyelaras dan menyeragamkan pelaksanaan program Kepimpinan di fakulti - Menyelaras pelaporan program kepimpinan di seluruh sistem UiTM
KENEGARAAN DAN PEMBANGUNAN KERJAYA- Menyedia, melaksana, dan memantau modul-modul Kenegaraan, Kemahiran Insaniah (Pembangunan Kerjaya dan Toastmaster)- Membuat penilaian dan laporan pelaksanaan modul- Melaksanakan TOT Kenegaraan & Pembangunan Kerjaya (Finishing School) untuk pensyarah dan kakitangan- Menggubal, menyemak semula kandungan modul mengikut keperluan semasa- Menyelaras program Kenegaraan & Pembangunan Kerjaya (Finishing School) (jangka pendek)- Melaksanakan latihan-latihan (jangka pendek)- Menyelaras peruntukan pelaksanaan program Pembangunan Kerjaya (Finishing School) di fakulti- Menyelaras pelaporan Modul Pembangunan Kerjaya (Finishing School) & Kenegaraan
PENYELIDIKAN DAN PENERBITAN- Menjalankan penyelidikan dan penerbitan berkaitan program-program kepimpinan pelajar di peringkat jabatan, fakulti dan kolej kediaman, - Menyediakan laporan penyelidikan pelaksanaan program-program IKP dan BHEP kepada pihak pengurusan universiti,- Menyelaras data dan profail pelajar dan staf UiTM yang berkaitan dengan semua program kepimpinan pelajar,- Melatih Certified NLP Coach dan Certified Basic NLP Practioner UiTM di fakulti dan kampus cawangan UiTM berkaitan kaedah penyampaian isi kandungan modul Mind Empowerment For Success (MinDS),- Menyeragamkan pelaksanaan modul Mind Empowerment For Success (MinDS) di peringkat fakulti dan kampus cawangan UiTM.- Membentuk kumpulan pelatih modul Mind Empowerment For Success (MinDS) yang berketrampilan berkemahiran tinggi.- Menjalankan modul MinDS bagi melahirkan graduan professional yang berinovatif, berdaya keusahawanan serta berpersonaliti unggul untuk memenuhi modal insan global yang berciri holistic
- Merancang dan melaksanakan Dasar Sukan Negara ( DSN ) dan Dasar Pembangunan Sukan Intitusi Pengajian Tinggi ( DPSIPT ).- Meningkatkan kecemerlangan sukan universiti ( UiTM ).- Menyediakan kemudahan sukan yang kondusif dan perkhidmatan yang berkualiti kepada pelajar , staf dan pelanggan.- Menaik taraf kemudahan sukan mengikut piawaian antarabangsa dan mengurus, menyelenggara kemudahan sukan.- Menganjurkan program dan aktiviti pembangunan sukan kepada pelajar dan staf UiTM- Menganjur dan menyertai pertandingan sukan di peringkat Komuniti , Intitusi Pengajian Tinggi Awam ( IPTA ) dan Intitusi Pengajian Tinggi Swasta ( IPTS ), KPT, Kebangsaan dan Antarabangsa.
Kerjaya- Memberi perkhidmatan bimbingan kerjaya secara individu dan kelompok- Merancang dan melaksanakan program pembangunan kerjaya pelajar serta program penempatan pekerjaan pelajar- Membina jaringan perhubungan dengan pihak majikan- Menyediakan perkhidmatan kerjaya atas talian melalui sistem e-Kerjaya (Jobshop UiTM) kepada pelajar, graduan UiTM dan pihak syarikat- Menyedia dan menerbit bahan maklumat dan panduan kerjaya - Mengumpul data maklumat penempatan pekerjaan graduan UiTM- Menyediakan kandungan Modul Pembangunan Kerjaya (MPK)
Kaunseling- Menyediakan perkhidmatan kaunseling menerusi sesi kaunseling individu, kelompok, bimbingan, konsultasi dan pentadbiran ujian psikologi- Merancang dan melaksanakan program pembangunan kaunseling dan psikologi (pelajar)- Menyediakan dan menyalurkan informasi kaunseling
Psikologi- Mengurus dan mengendalikan perkhidmatan sesi kaunseling staf (Dirujuk, Dasar Pemisah atau Sukarela)- Mengendalikan pentadbiran dan pentafsiran ujian psikologi staf- Melaksankan Program Pembangunan Potensi Diri Staf
- Pentadbiran kepada Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar- Mengurus dan menyelaras aktiviti dan program Pembangunan pelajar bagi seluruh sistem UiTM- Merancang dan mengawal selia aktiviti dan program kepimpinan pelajar seluruh sistem UiTM
AKADEMI KEPOLISAN UiTM-PDRM- Bekerjasama dengan fakulti berkaitan untuk mengendalikan penawaran program akademik di peringkat Sarjana muda Diploma secara mod pengajian luar kampus kepada pegawai dan anggota PDRM- Menggubal dan melaksanakan kursus-kursus jangka menggunakan kepakaran UiTM kepada pegawai dan polis- Menguruskan pelaksanaan latihan kepolisan Sukarelawan Simpanan Polis Siswa di seluruh Universiti Teknologi MARA- Merancang dan menyelaras pelaksanaan Program Gap Year Khidmat Negara yang melibatkan seluruh pelajar Universiti Awam bersama Angkatan Tentera Malaysia dan Angkatan Pertahanan Awam Malaysia
PUSAT KEBUDAYAAN- Merancang dan menyelaras aktiviti kebudayaan dan kesenian pelajar- Menyediakan prasarana bagi mengembangkan bakat pelajar dalam bidang kesenian dan kebudayaan- Memberi latihan melalui penganjuran aktiviti kebudayaan
UNIT DEBAT- Menyediakan kemudahan dan latihan bagi mengembangkan bakat pelajar dalam bidang pengucapan awam dan debat- Menyertai pertandingan debat di peringkat UiTM, kebangsaan dan Antarabangsa- Menganjurkan pertandingan debat di peringkat UiTM, kebangsaan dan Antarabangsa
UNIT TEKNIKAL- Merancang, mengurus dan mengawalselia alatan dan kemudahan dan peralatan teknikal HEP- Menyedia dan mengawal perolehan dan peminjaman peralatan dan kemudahan teknikal di HEP
PUSAT KEGIATAN PELAJAR- Merancang keperluan aktiviti dan program pembangunan pelajar- Menyelaras dan memantau aktiviti pelajar di peringkat Pusat/Unit/Kolej/Fakulti/UiTM- Menyelaras aktiviti dan pertandingan di dalam negara dan antarabangsa- Menyedia dan menyelenggara pangkalan data persatuan pelajar/kelab pelajar- Sekretariat tabung amanah
- Menyelaras dan memberi perkhidmatan berkaitan kebajikan pelajar dibawah Tabung Kecemasan dan Tabung Kebajikan Pelajar UiTM - Tabung Kebajikan Pelajar : a. Bantuan Sara Diri b. Bantuan Kecurian c. Bantuan Bencana Alam (Banjir, Ribut, Kebakaran)- Tabung Kecemasan Pelajar : a. Bantuan Kemalangan b. Bantuan Pelajar Meninggal Dunia- Menjadi perantara dan urusetia pusat pengumpulan dokumen bagi bantuan kewangan Pelajar UiTM.
UNIT KEMUDAHAN KOLEJ- Menyelaras dan menyemak dasar kemudahan kolej dan dasar pemberian elaun makan- Merancang keperluan kemudahan kolej seluruh sistem UiTM (pembelian peralatan/sewa dan naik taraf kolej)- Menyelaras permohonan dan rayuan kolej- Melaksanakan sistem e-kolej, e-rayuan kolej dan e-insentif
UNIT PENGURUSAN NON RESIDEN- Menyelaras permohonan pelajar NR mendapatkan tempat tinggal dan insentif makanan- Menyediakan NR Direktori untuk memudahkan pelajar mendapatkan rumah sewa- Membantu persatuan NR menjalankan aktiviti dengan pihak yang berkaitan- Memantau dan menjaga keselamatan pelajar NR
KOLEJ KEDIAMAN- Menyediakan kemudahan penginapan kepada pelajar yang layak- Merancang dan menyediakan kemudahan dan perkhidmatan di kolej- Mengurus dan memantau perkhidmatan-perkhidmatan pemberian elaun makan- Mengendalikan aktiviti pelajar di Kolej- Melaksanakan program pembangunan pelajar di Kolej
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/D
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN Bahagian Hal Ehwal Pelajar
2 daripada 02
D2. Carta Organisasi Fungsi Pejabat
PENGURUSAN KOLEJ
PENTADBIRAN PERKHIDMATAN PEMBANGUNAN PELAJAR KEBAJIKAN
1. Merancang dan menggubal Dasar Kolej 2. Keurusetiaan peringkat HEP/Universiti
3. Perancagan Startegik (RMK jabatan/ SKT Jabatan/ Laporan Pencapaian Jabatan)
4. Menerajui inovasi peringkat kolej/HEP
5. Informasi kepada pelajar 6. Pengurusan Rekod dan Dokumen 7. Urusan surat menyurat
8. Latihan staf 9. Pengurusan Kewangan dan Perolehan 10. Penguatkuasaan disiplin pelajar
11. Bajet perjawatan 12. Bajet kewangan 13. Gerakan Kualiti
14. Jaringan industry dan masyarakat
15. Pakar rujuk pengurusan kolej
1. Penempatan
Pelajar baru
Pelajar lama
Transit
Pendaftaran alatan elektrik
Pelekat kenderaan pelajar
‘Clearance’ pelajar 2. Pengurusan Kemudahan dan
Perkhidmatan pelajar
Insentif makanan pelajar
Kemudahan bilk gunasama
Kemudahan rekreasi dan sukan 3. Pengurusan Sewaan perabot pelajar
4. Pengurusan pelanggan
Aduan Maklumbalas Pelanggan
Kepuaaan Hati Pelanggan
Perkhidmatan Kaunter 5. Pengurusan Penyelenggaraan dan
Pembersihan
Bangunan
Kawasan 6. Pengurusan Rumah Tamu
7. Sewaan ruang 8. Pengurusan system elektronk 9. Bimbingan dan nasihat
10. Pengurusan perkhidmatan makanan
1. Pengurusan dan Perancangan Aktiviti Pelajar
2. Penyertaan dan penglibatan pelajar
dalam aktiviti HEP/Universiti 3. Pemilihan Pemimpin Pelajar peringkat
kolej ( JPK )
4. Tatatertib dan kompaun pelajar kolej 5. Pengurusan kepemimpin pelajar
peringkat kolej
1. Pemantauan Kesihatan, Kebersihan dan Keselamatan
Fire drill
Denggi
Pencerobohan
Keselamatan makanan
2. JK Pengecualian bayaran kolej
3. JK Rayuan kolej
4. Kemudahan OKU
5. Pengurusan pelajar sakit
6. Penyelaras bantuan pelajar
7. Pengurusan jenazah pelajar STAF DAN PPP
16. Pengurusan kebajikan staf 17. Pengurusan dan kemudahan
PPP 18.Sasaran Kerja tahunan (SKT) dan penilian prestasi staf
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : Senarai Fungsi Utama dan Aktiviti-aktiviti Fungsi Utama
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/E
Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018
Fungsi Utama Aktiviti Fungsi Utama
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN HAL EHWAL PELAJAR
1 daripada 02
E.1. FUNGSI-FUNGSI UTAMA JABATAN / PEJABAT
Bertanggungjawab kepada Pengetua dan Pengurus Asrama Kanan untuk melaksanakan tugas dan tanggungjawab berikut :
A. TUGAS UTAMA
1. PENTADBIRAN AM 2. PENGURUSAN SUMBER MANUSIA 3. PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA / LATIHAN 4. PENGURUSAN PENEMPATAN PELAJAR 5. PENGURUSAN PENYELENGGARAAN DAN PEMBERSIHAN 6. PENGURUSAN KEWANGAN DAN PEROLEHAN 7. PEMBANGUNAN PELAJAR 8. TATATERTIB DAN KOMPAUN PELAJAR KOLEJ 9. PENGURUSAN KEMUDAHAN DAN PERKHIDMATAN PELAJAR 10. PENGURUSAN PELANGGAN 11. PEMANTAUANKESIHATAN, KEBERSIHAN DAN KESELAMATAN 12. PENGURUSAN KEBAJIKAN PELAJAR 13. PENGURUSAN REKOD DAN DOKUMEN 14. PENGURUSAN SEWAAN PERABOT PELAJAR 15. GERAKAN KUALITI 16. PENGURUSAN KEBAJIKAN STAF 17. PENGURUSAN DAN KEMUDAHAN SRK 18. KEURUSETIAAN PERINGKAT HEP/UNIVERSITI 19. JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT 20. PAKAR RUJUK PENGURUSAN KOLEJ-
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : Senarai Proses Kerja Aktiviti Utama
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 1/01/2018
No. Proses Kerja
Tajuk Proses Kerja Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Muka surat 1 daripada 2
F.01 Permohonan Kolej Pelajar Lama Permohonan No bilik Kelayakkan mínimum aktiviti kolej
F.02 Pendaftaran Pelajar Lama Permohonan Slip berjaya kolej Tempohmasa
F.03 Pendaftaran Pelajar Baharu Permohonan No bilik Jangkamasa
F.04 Rayuan Kolej Permohonan Senarai berjaya kolej Tempohmasa
F.05 Pendaftaran Peralatan elektrik Permohonan Janaan bil Slip bayaran
F.06 Pengurusan Perbicaraan tatatertib pelajar yang tinggal di kolej
Senarainama pelajar Keputusan perbicaraan
Jangkamasa
F.07 Kompaun Terus Kesalahan Dengan Kehadiran Pelajar
Kategori kesalahan Denda Jangkamasa membayar denda
F.08 Kompaun Terus Kesalahan tanpa Kehadiran Pelajar
Kategori kesalahan Denda Jangkamasa membayar denda
F.09 Pelantikan Jawatankuasa Perwakilan Kolej (JPK)
Permohonan Surat lantikan Tempohmasa
F.10 Permohonan Menganjurkan Aktiviti Permohonan Surat kelulusan program
Tempohmasa
F.11 Permohonan Kelulusan Peruntukan Permohonan Surat kelulusan program
Tempohmasa
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : Senarai Proses Kerja Aktiviti Utama
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 1/01/2018
No. Proses Kerja
Tajuk Proses Kerja Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Muka surat 2 daripada 2
F.12 Clearance bilik pelajar Permohonan Kemaskini data
pelajar Prestasi kebersihan
F.13 Penginapan transit Tempahan Berjaya penempatan Jangka masa
F.14 Pengurusan Pelajar sakit di premis kolej kediaman
Laporan Pelajar mendapat rawatan
Jangka masa
F.15 Keselamatan dan Kesihatan Pelajar Aduan Tindakan Laporan
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PERMOHONAN KOLEJ BAGI PELAJAR LAMA
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.01
Muka surat 1 daripada 7
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor Keluaran
Nombor Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
1.0 TUJUAN
Prosedur kerja adalah untuk menjelaskan proses permohonan kolej (e-kolej) untuk pelajar mendapatkan kemudahan penempatan di di kolej kediaman UiTM Shah Alam.
2.0 SKOP
Proses kerja ini adalah meliputi maklumat permohonan untuk proses penempatan pelajar Lama di Kolej Kediaman UiTM sahaja.
2.1 Mempamerkan Pekeliling TNC berkenaan Permohonan Kolej
2.2 Menyediakan Senarai Kehadiran Aktiviti Pelajar
2.3 Membuat semakan tentang kelayakan menduduki kolej
2.4 Mengeluarkan keputusan Permohonan Kolej di dalam system e-Kolej
3.0 DEFINISI 3.1 Permohonan Kolej (e-Kolej)
Aktiviti – aktiviti menguruskan permohonan kolej secara ‘online’ untuk pelajar lama.
3.2 Kolej Kediaman
Apa-apa perumahan, dengan apa jua nama disebut, yang disediakan oleh Universiti untuk pelajar-pelajar.
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PERMOHONAN KOLEJ BAGI PELAJAR LAMA
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.01
Muka surat 2 daripada 7
3.3 Dasar Penempatan
Dasar Penempatan yang digunapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Eksekutif (JKE) bertarikh 13 Ogos 2008.
3.4 Pelajar Lama
Pelajar lama adalah merupakan pelajar sedia ada yang mendapat kemudahan di kolej kediaman pada semester sebelumnya untuk meneruskan pengajian dan latihan pada semester berikutnya.
3.5 Mengemaskini Data
Proses mengumpul dan mengemaskini maklumat data pelajar ke dalam sistem.
3.6 Proses Kelulusan
Proses meluluskan permohonan pelajar mengikut syarat dan kelayakan
3.7 Singkatan
TNC HEP : Timbalan Naib Canselor HEP UKK : Unit Kemudahan Kolej PGT : Pengetua PAK : Pengurus Asrama Kanan PA : Pengurus Asrama PPAK : Penolong Pengurus Asrama Kanan PPA : Penolong Pengurus Asrama PYAK : Penyelia Asrama Kanan
PYA : Penyelia Asrama PO : Pembantu Operasi
4.0 RUJUKAN
Nama Dokumen No. Rujukan
Pekeliling TNC HEP 100-HEP (PT.6/5)
Dasar Penempatan Kolej Kediaman UiTM JKE bil. 15/2008 (13 Ogos 2008)
Kalendar Akademik UiTM http://hea.uitm.edu.my/kalendar akademik.
Undang-Undang Malaysia Akta 174 Undang-Undang Malaysia Akta 174 Akta Institusi-institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PERMOHONAN KOLEJ BAGI PELAJAR LAMA
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.01
Muka surat 3 daripada 7
5.0 PROSES KERJA
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-undang/Peraturan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Merancang dan mengenalpasti kekosongan di kolej penempatan pelajar lama. Pekeliling permohonan kolej dipamerkan untuk makluman dan tindakan pelajar. Memproses Permohonan kolej secara atas talian mengikut dasar penempatan kolej. Mengeluarkan keputusan permohonan kolej kepada pelajar melalui sistem e-Kolej. Rekod dan fail Tamat
TNC HEP
Unit Kemudahan
Kolej
Pejabat Pembangunan
Infostruktur
Dasar Penempatan
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PERMOHONAN KOLEJ BAGI PELAJAR LAMA
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.01
Muka surat 4 daripada 7
Unit NR
6.0 CARTA ALIR
TANGGUNGJAWAB
ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI
PA
PA/PPA
PPA/PYA
PYA
PA/PPA
PYA
Mula Merancang dan Mengenalpasti kekosongan di kolej Pekeliling permohonan kolej dipamerkan Proses permohonan kolej mengikut Dasar Penempatan Kolej Keluarkan keputusan permohonan kolej di dalam e-kolej Rekod dan Fail Tamat
Pekeliling
Dasar Penempatan Kolej (JKE Bil 15/2008)
Gagal
Berjaya
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PERMOHONAN KOLEJ BAGI PELAJAR LAMA
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.01
Muka surat 5 daripada 7
7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
BORANG TINDAKAN KERJA (BTK)
AKTIVITI Permohonan Kolej Bagi Pelajar Lama
Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk :
Penyimpan BTK:
Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan
Diterima
Tarikh Tugas
Disiapkan dan T/T
Catatan Arahan kepada
PYB seterusnya
Tarikh Tindakan
Lanjut Perlu Siap
Catatan
1. Perancangan dasar
2. Perbincangan
3. Pelaksanaan
4. Kajian keberkesanan
5. Langkah Penambahbaikan
a. Dasar penempatan dan kenaan bayaran penginapan pelajar UiTM adalah merujuk kepada keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif JKE UiTM Bil 15/2008 bertarikh 13 Ogos 2008.
b. Permohonan dan rayuan penempatan pelajar di kolej adalah merujuk kepada Pekeliling yang dikeluarkan oleh Unit Kemudahan Kolej pada setiap semester, ditandatangani oleh Ketua UKK/ TNC HEP
c. Proses clearance pelajar kolej pada hujung semester merujuk kepada Pekeliling TNC HEP yang dikeluarkan pada setiap semester berkenaan tarikh
bermula cuti semester mengikut Kalendar Akademik UiTM.
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PERMOHONAN KOLEJ BAGI PELAJAR LAMA
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.01
Muka surat 6 daripada 7
9.0 SENARAI SEMAKAN
BIL TAJUK REKOD STATUS
1. Senarai nama permohonan pelajar secara atas talian
2. Pekeliling Permohonan Kolej
3. Dasar penempatan kolej (JKE Bil 15/2008)
4. Senarai Kehadiran Aktiviti Pelajar Pengimbas Kod Bar
5. Senarai Pelajar Clearence
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PERMOHONAN KOLEJ BAGI PELAJAR LAMA
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.01
Muka surat 7 daripada 7
Unit NR
CARTA ALIR RISIKO PERMOHONAN KOLEJ BAGI PELAJAR LAMA (PERMOHONAN KOLEJ TIDAK MENEPATI SYARAT).
TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI
PA
PA/PPA
PPA/PYA
PYA
PA/PPA
PYA
Mula Merancang dan Mengenalpasti kekosongan di Kolej Pekeliling permohonan kolej dipamerkan
Proses permohonan kolej mengikut Dasar Penempatan Kolej
Keluarkan keputusan permohonan kolej di dalam e-kolej Rekod dan Fail Tamat
Pekeliling
Dasar Penempatan Kolej (JKE Bil 15/2008)
Gagal
Berjaya
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENDAFTARAN PELAJAR LAMA
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.02
Muka surat 1 daripada 06
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor
Keluaran
Nombor
Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
1.0 TUJUAN
Proses kerja adalah untuk menjelaskan Proses Pendaftaran Pelajar Lama bagi kemasukan pelajar-pelajar yang layak mendapat kemudahan penginapan kolej di dalam sistem UiTM.
2.0 SKOP
Proses kerja ini digunapakai oleh Pengurusan Kolej Kediaman bagi mengurus dan mengendalikan proses kemasukan pelajar lama ke kolej. 2.1 Menyediakan Kaunter Pendaftaran dan Peralatan yang berkaitan
2.2 Menyediakan kunci bilik.
2.3 Alat kelengkapan asas bilik pelajar.
2.4 Menyelaras segala pembaikan kerosakan bilik
2.5 Menyelaras pembersihan bilik pelajar
3.0 DEFINISI
3.1 Kolej Kediaman
Apa-apa perumahan, dengan apa jua nama disebut, yang disediakan oleh Universiti untuk pelajar-pelajar.
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENDAFTARAN PELAJAR LAMA
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.02
Muka surat 1 daripada 06
3.2 Pelajar Lama
Pelajar lama adalah merupakan pelajar sedia ada yang mendapat kemudahan di kolej kediaman pada semester sebelumnya untuk meneruskan pengajian dan latihan pada semester berikutnya.
3.3 Dasar penempatan Dasar Penempatan yang digunapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Eksekutif (JKE) bertarikh 13 Ogos 2008.
3.4 Tempat pendaftaran
Tempat yang disediakan untuk pendaftaran pelajar-pelajar berurusan bagi proses pendaftaran bilik.
3.5 e-Kolej
Sistem elektronik yang digunakan untuk pengurusan kolej.
3.6 Singkatan TNC HEP : Timbalan Naib Canselor HEP PGT : Pengetua PAK : Pengurus Asrama Kanan PA : Pengurus Asrama PPAK : Penolong Pengurus Asrama Kanan PPA : Penolong Pengurus Asrama PYAK : Penyelia Asrama Kanan
PYA : Penyelia Asrama PO : Pembantu Operasi
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENDAFTARAN PELAJAR LAMA
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.02
Muka surat 1 daripada 06
4.0 RUJUKAN
Nama Dokumen No. Rujukan
Surat Pemakluman Permohonan/Pendaftaran Kolej Kediaman dan Permohonan Rayuan Kolej Bagi Pelajar Ijazah Sarjana Muda Sesi……
100-HEP (UKK 6/13)
Dasar Penempatan Kolej Kediaman UiTM JKE bil. 15/2008 (13 Ogos 2008)
Kalendar Akademik UiTM http://hea.uitm.edu.my/kalendar akademik.
Undang-Undang Malaysia Akta 174
Undang-Undang Malaysia Akta 174 Akta Institusi-institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976
5.0 PROSES KERJA
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-undang/Peraturan
1. 2.
3.
4.
Pelajar lama menyemak keputusan permohonan kolej kediaman di dalam sistem e-kolej. Pelajar cetak slip berjaya kolej melalui portal pelajar. Serahkan dokumen pendaftaran kepada petugas kaunter pendaftaran untuk semakkan dan pengesahan. Serah kunci bilik yang telah ditetapkan dan pelajar masuk bilik.
TNC HEP
Unit Kemudahan Kolej
Dasar Penempatan Kolej Kediaman
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENDAFTARAN PELAJAR LAMA
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.02
Muka surat 1 daripada 06
Tidak
lengkap
6.0 CARTA ALIR
TANGGUNGJAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA
REKOD KUALITI
PEL
PEL
PA/PPA/PYA
PYA/PO
Mula Pelajar lama menyemak keputusan permohonan kolej kediaman di dalam sistem e-kolej
Pelajar isi dan cetak slip berjaya kolej melalui portal pelajar:
Serahkan dokumen pendaftaran kepada kaunter pendaftaran untuk semakkan dan pengesahan
Serah kunci bilik
Tamat
Pekeliling
Dasar Penempatan Kolej (JKE Bil 15/2008)
Kalendar akademik
Lengkap
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENDAFTARAN PELAJAR LAMA
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.02
Muka surat 1 daripada 06
7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
BORANG TINDAKAN KERJA (BTK)
AKTIVITI Pendaftaran Pelajar Lama
Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk :
Penyimpan BTK:
Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima
Tarikh Tugas
Disiapkan dan T/T
Catatan Arahan kepada PYB seterusnya
Tarikh Tindakan
Lanjut Perlu Siap
Catatan
1. Perancangan dasar
2. Perbincangan
3. Pelaksanaan
4. Kajian keberkesanan
5. Langkah Penambahbaikan
a. Dasar penempatan dan kenaan bayaran penginapan pelajar UiTM adalah merujuk kepada keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif JKE UiTM Bil 15/2008 bertarikh 13 Ogos 2008.
b. Proses clearance pelajar kolej pada hujung semester merujuk kepada Pekeliling TNC HEP yang dikeluarkan pada setiap semester berkenaan tarikh
bermula cuti semester mengikut Kalendar Akademik UiTM.
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENDAFTARAN PELAJAR LAMA
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.02
Muka surat 1 daripada 06
9.0 SENARAI SEMAKAN
BIL TAJUK REKOD STATUS
1. Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu
2. Senarai nama pelajar (http:// hep. isis.uitm.edu.my/ehep)
3. Rekod Pelajar Kolej
4. Dasar penempatan kolej (JKE Bil 15/2008)
5. Borang Akujanji Penerimaan Perabot dan Slip Pintu
6. Borang Maklumbalas Pendaftaran Pelajar Lama
7. Analisa maklum balas pelajar lama
8. Undang-Undang Malaysia Akta 174
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENDAFTARAN PELAJAR LAMA
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.02
Muka surat 1 daripada 06
Tidak
lengkap
CARTA ALIR RISIKO PENDAFTARAN PELAJAR LAMA (DOKUMEN PENDAFTARAN YANG DIPERLUKAN TIDAK LENGKAP).
TANGGUNGJAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA
REKOD KUALITI
PEL
PEL
PA/PPA/PYA
PYA/PO
Mula Pelajar lama menyemak keputusan permohonan kolej kediaman di dalam sistem e-kolej
Pelajar isi dan cetak slip berjaya kolej melalui portal pelajar:
Serahkan dokumen pendaftaran kepada kaunter pendaftaran untuk semakkan dan pengesahan
Serah kunci bilik
Tamat
Pekeliling
Dasar Penempatan Kolej (JKE Bil 15/2008)
Kalendar akademik
Lengkap
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.03
Muka surat 1 daripada 7
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor Keluaran
Nombor Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
1.0 TUJUAN
Proses kerja ini adalah untuk menjelaskan proses pendaftaran penempatan pelajar baharu bagi kemasukan pelajar-pelajar yang layak mendapat kemudahan penginapan kolej di dalam sistem UiTM.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Pengurusan Kolej Kediaman bagi mengurus pendaftaran pelajar baharu di Kolej Kediaman UiTM merangkumi aktiviti seperti berikut:- 2.1 Menyediakan Kaunter Pendaftaran dan Peralatan yang berkaitan
(Laptop beserta talian internet dan Pengimbas Kod Bar)
2.2 Menyediakan kunci bilik.
2.3 Alat kelengkapan asas bilik pelajar.
2.4 Menyelaras segala pembaikan kerosakan bilik
2.5 Menyelaras pembersihan bilik pelajar
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.03
Muka surat 2 daripada 7
3.0 DEFINISI
3.1 Kolej Kediaman
Apa-apa perumahan, dengan apa jua nama disebut, yang disediakan oleh Universiti untuk pelajar-pelajar.
3.2 Penyediaan Bilik Pelajar
Memastikan bilik dalam keadaan lengkap, bersih dan selamat. 3.3 Kunci Bilik
Kunci dan rantai kunci bernombor diserah kepada setiap pelajar semasa hari pendaftaran.
3.4 Alat Kelengkapan Bilik Pelajar
Perabot dan alat keperluan asas yang disediakan mengikut peraturan yang telah ditetapkan serta berada dalam keadaan baik dan selamat.
3.5 Pelajar Baharu
Pelajar baharu adalah merupakan pelajar yang baru mendaftar di Universiti
3.6 Singkatan
TNC HEP : Timbalan Naib Canselor HEP PGT : Pengetua PAK : Pengurus Asrama Kanan PA : Pengurus Asrama PPAK : Penolong Pengurus Asrama Kanan PPA : Penolong Pengurus Asrama PYAK : Penyelia Asrama Kanan
PYA : Penyelia Asrama PO : Pembantu Operasi
4.0 RUJUKAN
Nama Dokumen No. Rujukan
Minit Mesyuarat Minggu Destini Siswa 100-HEP (PT.31/8)
Dasar Penempatan Kolej Kediaman UiTM
JKE bil. 15/2008 (13 Ogos 2008)
Kalender UiTM http://hea.uitm.edu.my/kalendar akademik
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.03
Muka surat 3 daripada 7
5.0 PROSES KERJA/
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-undang/Peraturan
1.
2.
3. 4.
5.
6. 7.
Bakal pelajar baharu mengisi Borang Kolej Kediaman atas talian sebelum mendaftar. (Borang peribadi dan surat akujanji penerimaan perabot)
2. Cetak surat akujanji sebelum mendaftar dan serah di kaunter semasa pendaftaran Semak surat tawaran Saring jika pelajar ada masalah kesihatan atau orang kelainan upaya, ditempatkan di bilik simpanan aras bawah Petugas mengimbas kod bar yang terdapat di surat Akujanji Penerimaan Perabot dan serahan semula. Pengesahan no bilik (menampal pelekat / mencatat no. Bilik di borang Akujanji Penerimaan Perabot) dan serahan kunci. Rekod pelajar dikemaskini
TNC HEP
Unit Kemudahan
Kolej
Dasar Penempatan
Kolej
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.03
Muka surat 4 daripada 7
6.0 CARTA ALIR
TANGGUNGJAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA
REKOD KUALITI
PEL
PEL
PPA/PYA
PYA
PEL
PPA/PYA
ya Tidak
Mula Isi Borang Kolej Kediaman atas talian sebelum mendaftar. (Borang peribadi dan surat akujanji penerimaan perabot)
3. Cetak dan serah sewaktu pendaftaran
4. 5. Semak Surat Tawaran
dan Saring Pelajar OKU/ masalah kesihatan Imbas kod bar dan dapat nombor bilik Ambil kunci
Rekod
Tamat
Senarai nama pelajar (http:// hep.
isis.uitm.edu.my/ehep)
Dasar Penempatan Kolej (JKE Bil
15/2008)
Buka skrin pendaftaran
bilik simpanan
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.03
Muka surat 5 daripada 7
7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
BORANG TINDAKAN KERJA (BTK)
AKTIVITI Pendaftaran Pelajar Baharu
Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk :
Penyimpan BTK:
Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima
Tarikh Tugas
Disiapkan dan T/T
Catatan Arahan kepada PYB seterusnya
Tarikh Tindakan
Lanjut Perlu Siap
Catatan
1. Perancangan dasar
2. Perbincangan
3. Pelaksanaan
4. Kajian keberkesanan
5. Langkah Penambahbaikan
a. Dasar penempatan dan kenaan bayaran penginapan pelajar UiTM adalah merujuk kepada keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif JKE UiTM Bil 15/2008 bertarikh 13 Ogos 2008.
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.03
Muka surat 6 daripada 7
9.0 SENARAI SEMAKAN
BIL TAJUK REKOD STATUS
1. Senarai nama pelajar (http:// hep. isis.uitm.edu.my/ehep)
2. Minit Mesyuarat Minggu Destini Siswa
3. Rekod Pelajar Kolej
4. Dasar Penempatan Kolej (JKE Bil 15/2008)
5. Borang Akujanji Penerimaan Perabot
6. Borang Maklumbalas Pendaftaran Pelajar Baharu
7. Analisa maklumbalas Pendaftaran Pelajar Baharu
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.03
Muka surat 7 daripada 7
CARTA ALIR RISIKO PENDFTARAN PELAJAR BAHARU (SISTEM RANGKAIAN INTERNET TERGANGGU).
TANGGUNGJAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA
REKOD KUALITI
PEL
PEL
PPA/PYA
PYA
PEL
PPA/PYA
ya Tidak
Mula Isi Borang Kolej Kediaman atas talian sebelum mendaftar. (Borang peribadi dan surat akujanji penerimaan perabot)
6. Cetak dan serah sewaktu pendaftaran
7. 8. Semak Surat Tawaran
dan Saring Pelajar OKU/ masalah kesihatan Imbas kod bar dan dapat nombor bilik Ambil kunci
Rekod
Tamat
Senarai nama pelajar (http:// hep.
isis.uitm.edu.my/ehep)
Dasar Penempatan Kolej (JKE Bil
15/2008)
Buka skrin pendaftaran
bilik simpanan
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : RAYUAN KOLEJ
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.04
Muka surat 1 daripada 7
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor Keluaran
Nombor Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
1.0 TUJUAN
Proses kerja ini adalah untuk menjelaskan proses rayuan pelajar di kolej kediaman UiTM Shah Alam.
2.0 SKOP
Proses kerja ini digunapakai oleh Pengurusan Kolej Kediaman bagi mengurus dan mengendalikan proses rayuan kolej meliputi aktiviti berikut :
2.1 Menerima maklumat penempatan
2.2 Mengendali pendaftaran masuk pelajar
2.3 mengeluarkan laporan penempatan pelajar rayuan
3.0 DEFINISI 3.1 Kolej Kediaman
Apa-apa perumahan, dengan apa jua nama disebut, yang disediakan oleh Universiti untuk pelajar-pelajar.
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : RAYUAN KOLEJ
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.04
Muka surat 2 daripada 7
3.2 Rayuan Seseorang pelajar yang gagal mendapatkan kemudahan kolej pada
semester berikutnya namun berkeinginan untuk mendiami kolej dengan cara membuat permohonan rayuan kolej secara atas talian.
3.3 Penyediaan Bilik Pelajar
Memastikan bilik dalam keadaan lengkap, bersih dan selamat.
3.4 Singkatan
TNC HEP : Timbalan Naib Canselor HEP UKK : Unit Kemudahan Kolej PGT : Pengetua PAK : Pengurus Asrama Kanan PA : Pengurus Asrama PPAK : Penolong Pengurus Asrama Kanan PPA : Penolong Pengurus Asrama PYAK : Penyelia Asrama Kanan
PYA : Penyelia Asrama PO : Pembantu Operasi
4.0 RUJUKAN
Nama Dokumen No. Rujukan
Surat Pemakluman Permohonan/Pendaftaran Kolej Kediaman dan Permohonan Rayuan Kolej Bagi Pelajar Ijazah Sarjana Muda Sesi……
100-HEP (UKK 6/13)
Dasar Penempatan Kolej Kediaman UiTM JKE bil. 15/2008 (13 Ogos 2008)
Kalendar Akademik UiTM http://hea.uitm.edu.my/kalendar akademik.
Undang-Undang Malaysia Akta 174
Undang-Undang Malaysia Akta 174 Akta Institusi-institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : RAYUAN KOLEJ
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.04
Muka surat 3 daripada 7
5.0 PROSES KERJA
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-undang/Peraturan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Mengenalpasti kekosongan bilik pelajar selepas proses pendaftaran pelajar baharu dan pelajar lama selesai Menerima permohonan rayuan pelajar secara atas talian(e-kolej). Memprofail permohonan rayuan untuk semakan berdasarkan: a. Kehadiran pada program aktiviti kolej b. Status peribadi (Yatim/ Yatim piatu) c. Pendapatan ibubapa/penjaga d. Status bantuan pengajian (Zakat.
PTPTN dan lain agensi) Senarai permohonan rayuan dibentangkan kepada Jawatankuasa Rayuan Kolej untuk diluluskan . Senarai permohonan yang berjaya rayuan dikemaskini dan dihantar kepada UKK untuk dimuat naik ke dalam system e-Kolej Rekod Tamat
PA/PPA/
PYA
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : RAYUAN KOLEJ
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.04
Muka surat 4 daripada 7
Unit NR
6.0 CARTA ALIR
TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI
PA
PPA/PYA
PA/PPA/PYA
PGT/PA/PPA
PA/PPA
PYA
Mula Mengenalpasti kekosongan bilik pelajar Menerima permohonan rayuan pelajar secara atas talian(e-kolej). Memprofail permohonan rayuan untuk semakan Senarai permohonan rayuan dibentangkan kepada Jawatankuasa Rayuan Kolej Senarai permohonan yangberjaya rayuan dimuat naik ke dalam system e-Kolej oleh UKK Rekod dan Fail Tamat
i. Tamat
Gagal
Berjaya
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : RAYUAN KOLEJ
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.04
Muka surat 5 daripada 7
7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
c. Kenaan bayaran sewa bagi transit dan bilik gunasama/ ruang umum merujuk Minit Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan JKP Bil 169/2010 (Agenda D 3451)
8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
BORANG TINDAKAN KERJA (BTK)
AKTIVITI Rayuan Kolej
Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk :
Penyimpan BTK:
Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima
Tarikh Tugas
Disiapkan dan T/T
Catatan Arahan kepada PYB seterusnya
Tarikh Tindakan
Lanjut Perlu Siap
Catatan
1. Perancangan dasar
2. Perbincangan
3. Pelaksanaan
4. Kajian
a. Dasar penempatan dan kenaan bayaran penginapan pelajar UiTM adalah merujuk kepada keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif JKE UiTM Bil 15/2008 bertarikh 13 Ogos 2008.
b. Permohonan dan rayuan penempatan pelajar di kolej adalah merujuk kepada Pekeliling yang dikeluarkan oleh Unit Kemudahan Kolej pada setiap semester, ditandatangani oleh Ketua UKK/ TNC HEP
d. Proses clearance pelajar kolej pada hujung semester merujuk kepada Pekeliling TNC HEP yang dikeluarkan pada setiap semester berkenaan tarikh bermula cuti semester
mengikut Kalendar Akademik UiTM.
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : RAYUAN KOLEJ
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.04
Muka surat 6 daripada 7
keberkesanan
5. Langkah Penambahbaikan
9.0 SENARAI SEMAKAN
BIL BUTIRAN STATUS
1.
2.
3.
4.
Maklumat pelajar rayuan dari Unit Kemudahan Kolej
Kalendar akademik
Sistem e-touch
Gambar
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : RAYUAN KOLEJ
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.04
Muka surat 7 daripada 7
Unit NR
CARTA ALIR RISIKO RAYUAN KOLEJ (PERMOHONAN KOLEJ TIDAK MENEPATI SYARAT)
TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI
PA
PPA/PYA
PA/PPA/PYA
PGT/PA/PPA
PA/PPA
PYA
Mula Mengenalpasti kekosongan bilik pelajar Menerima permohonan rayuan pelajar secara atas talian(e-kolej). Memprofail permohonan rayuan untuk semakan Senarai permohonan rayuan dibentangkan kepada Jawatankuasa Rayuan Kolej Senarai permohonan yangberjaya rayuan dimuat naik ke dalam system e-Kolej oleh UKK Rekod dan Fail Tamat
ii. Tamat
Gagal
Berjaya
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENDAFTARAN PERALATAN ELEKTRIK
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.05
Muka surat 1 daripada 7
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor Keluaran
Nombor Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
1.0 TUJUAN
Proses kerja adalah untuk menjelaskan proses penggunaan peralatan elektrik yang merangkumi pemeriksaan, pengesahan peralatan elektrik yang digunakan, janaan bil serta urusan mendapatkan stiker elektrik oleh pelajar di kolej kediaman UiTM Shah Alam.
2.0 SKOP
Proses kerja ini adalah meliputi Pendaftaran Peralatan Elektrik : 2.1 Mempamerkan pekeliling TNCHEP/TRHEP mengenai jenis-jenis
peralatan yang dibenarkan, ciri-ciri keselamatan peralatan piawaian SIRIM dan tempoh sah laku penggunaan
2.2 Pemeriksaan peralatan elektrik di kaunter pejabat kolej. 2.3 Menjana bil peralatan elektrik mengikut bilangan peralatan yang
didaftarkan. 2.4 Menerima resit bayaran peralatan elektrik. 2.5 Menyerahkan stiker pendaftaran peralatan elektrik mengikut jumlah yang
didaftarkan.
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENDAFTARAN PERALATAN ELEKTRIK
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.05
Muka surat 2 daripada 7
3.0 DEFINISI
3.1 Permohonan pendaftaran Peralatan Elektrik Pelajar mengambil dan mengisi borang pendaftaran peralatan Elektrik di
pejabat kolej 3.2 Kolej kediaman
Memeriksa peralatan elektrik dan mengesahkan. 3.3 Jana Bil
Pengurusan menjana bil di sistem Fais. Pelajar membayar dan menyerah resit dikaunter pejabat.
3.4 Semester Tempoh masa pembelajaran dalam satu sesi pengajian. 3.5 Pelekat Elektrik Pengurusan menyerah pelekat elektrik kepada pelajar untuk melekatkan di
peralatan elektrik yang telah didaftarkan. 3.6 Singkatan
TNC HEP : Timbalan Naib Canselor HEP PGT : Pengetua PAK : Pengurus Asrama Kanan PA : Pengurus Asrama PPAK : Penolong Pengurus Asrama Kanan PPA : Penolong Pengurus Asrama PYAK : Penyelia Asrama Kanan
PYA : Penyelia Asrama PO : Pembantu Operasi
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENDAFTARAN PERALATAN ELEKTRIK
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.05
Muka surat 3 daripada 7
4.0 RUJUKAN
Nama Dokumen No. Rujukan
Pekeliling TNC HEP & Alumni 100-HEP (PT.6/5)
Pekeliling PAK / PA 100-HEP (KLJ…./6/13)
Kalendar Akademik UiTM http://hea.uitm.edu.my/kalendar akademik.
Undang-Undang Malaysia Akta 174
Undang-Undang Malaysia Akta 174 Akta Institusi-institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENDAFTARAN PERALATAN ELEKTRIK
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.05
Muka surat 4 daripada 7
5.0 PROSES KERJA
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-undang/Peraturan
1.
2.
3.
4.
5. .
Mempamerkan pekeliling pendaftaran peralatan elektrik
kepada pelajar seperti yang dinyatakan dalam pekeliling PAK/PA Menerima dan memastikan borang pendaftaran peralatan elektrik diisi dengan lengkap. Memeriksa peralatan elektrik yang dibawa oleh pelajar sebelum meluluskan penggunaan peralatan elektrik tersebut. Menjana bil peralatan elektrik melalui sistem FAIS berdasarkan jumlah kelulusan perlatan elektrik Menerima borang pendaftaran peralatan elektrik, resit bayaran dan menyerahkan stiker peralatan elektrik .
Pengurus Asrama PPA,PYA,PO PPA,PYA,PO PPA,PYA,PO PYA
Pekeliling PAK/ PA
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENDAFTARAN PERALATAN ELEKTRIK
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.05
Muka surat 5 daripada 7
6.0 CARTA ALIR
TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI
PA
PEJAJAR
PPA/PYA
PPA/PYA
PYA
Mula Pamerkan pekeliling PAK/PA
Pelajar mengambil dan mengisi borang pendaftaran
Periksa dan sahkan peralatan elektrik dan menjana bil Terima resit bayaran dan menyerahkan pelekat peralatan elektrik
Rekod Tamat
i. Borang Pendaftaran Peralatan Elektrik
ii. Laporan Pengurus Asrama
Gagal
Berjaya
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENDAFTARAN PERALATAN ELEKTRIK
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.05
Muka surat 6 daripada 7
7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
BORANG TINDAKAN KERJA (BTK)
AKTIVITI Pendaftaran Peralatan Elektrik
Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk :
Penyimpan BTK:
Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan
Diterima
Tarikh Tugas
Disiapkan dan T/T
Catatan Arahan kepada
PYB seterusnya
Tarikh Tindakan
Lanjut Perlu Siap
Catatan
1. Perancangan dasar
2. Perbincangan
3. Pelaksanaan
4. Kajian keberkesanan
5. Langkah Penambahbaikan
a. Dasar penempatan dan kenaan bayaran penginapan pelajar UiTM adalah merujuk kepada keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif JKE UiTM Bil
15/2008 bertarikh 13 Ogos 2008.
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENDAFTARAN PERALATAN ELEKTRIK
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.05
Muka surat 7 daripada 7
9.0 SENARAI SEMAKAN
BIL BUTIRAN STATUS
1. Borang Pendaftaran Peralatan Elektrik AKTIF
2. Bahagian 2 AKTA 174 AKTIF
3. Dasar Kemudahan Penempatan Pelajar:Buku Panduan Pelajar AKTIF
4. Pekeliling TNC HEP dan Alumni : 100-HEP( PT.6/5 ) AKTIF
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENDAFTARAN PERALATAN ELEKTRIK
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.05
Muka surat 8 daripada 7
CARTA ALIR PENDAFTARAN PERALATAN ELEKTRIK (PENGGUNAAN BARANGAN ELEKTRIK TIDAK DAPAT DIKAWAL)
TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI
PA
PEJAJAR
PPA/PYA
PPA/PYA
PYA
Mula Pamerkan pekeliling PAK/PA
Pelajar mengambil dan mengisi borang pendaftaran
Periksa dan sahkan peralatan elektrik dan menjana bil Terima resit bayaran dan menyerahkan pelekat peralatan elektrik
Rekod Tamat
i. Borang Pendaftaran Peralatan Elektrik
ii. Laporan Pengurus Asrama
Gagal
Berjaya
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENGURUSAN PERBICARAAN TATATERTIB PELAJAR YANG TINGGAL DI KOLEJ
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.06
Muka surat 1 daripada 7
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor Keluaran
Nombor Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
1.0 TUJUAN
Prosedur ini disediakan untuk proses kerja pengurusan perbicaraan tatatertib pelajar peringkat kolej kediaman UiTM Shah Alam.
2.0 SKOP
Proses kerja ini meliputi proses pengurusan perbicaraan tatatertib pelajar yang tinggal di kolej dan melanggar peraturan kolej.
2.1 Proses mengeluarkan notis pertuduhan dan pendakwaan. 2.2 Proses mengadakan perbicaraan 2.3 Keputusan perbicaraan
3.0 DEFINISI
3.1 Disiplin
Kepatuhan, kesetiaan dan ketaatan kepada peraturan yang telah ditetapkan oleh universiti.
3.2 Pelajar Seseorang yang menerima pelajaran, pengajaran atau latihan dalam apa-apa bidang pengajian dan berdaftar dengan UiTM.
3.3 Kolej Kediaman
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENGURUSAN PERBICARAAN TATATERTIB PELAJAR YANG TINGGAL DI KOLEJ
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.06
Muka surat 2 daripada 7
Apa-apa perumahan, dengan apa jua nama disebut, yang disediakan oleh universiti untuk pelajar-pelajar.
3.4 Singkatan
TNC HEP : Timbalan Naib Canselor HEP PGT : Pengetua PAK : Pengurus Asrama Kanan PA : Pengurus Asrama PPAK : Penolong Pengurus Asrama Kanan PPA : Penolong Pengurus Asrama PYAK : Penyelia Asrama Kanan
PYA : Penyelia Asrama PO : Pembantu Operasi PBT : Pihak Berkuasa Tatatertib PPUU : Pejabat Penasihat Undang-Undang
SRK : Staf Residen Kolej
4.0 RUJUKAN
Nama Dokumen No. Rujukan
Dasar Penempatan Kolej Kediaman UiTM JKE bil. 15/2008 (13 Ogos 2008)
Undang-Undang Malaysia Akta 174
Undang-Undang Malaysia Akta 174 Akta Institusi-institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENGURUSAN PERBICARAAN TATATERTIB PELAJAR YANG TINGGAL DI KOLEJ
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.06
Muka surat 3 daripada 7
5.0 PROSES KERJA
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-undang/Peraturan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
Pelantikan Jawatankuasa Tatatertib peringkat kolej kediaman oleh Naib Canselor Menerima laporan pelanggaran disiplin/tatatertib daripada Staf Pengurusan Kolej dan Staf Residen Kolej Mengkategorikan jenis kesalahan yang dilakukan oleh pelajar Menyediakan kertas pertuduhan dan surat panggilan perbicaraan Membacakan pertuduhan kepada pelajar Mendakwa dan membicarakan pelajar dihadapan jawatankuasa tatatertib kolej Keputusan perbicaraan Memaklumkan kepada pelajar sekiranya berhasrat untuk merayu hendaklah menghantar surat rayuan dalam tempoh 14 hari kepada Pejabat Penasihat Undang-Undang Mengeluarkan surat jatuh hukuman kepada pelajar Rekod dan fail Tamat
TNC HEP
Penasihat
Undang-Undang
PBT
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENGURUSAN PERBICARAAN TATATERTIB PELAJAR YANG TINGGAL DI KOLEJ
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.06
Muka surat 4 daripada 7
6.0 CARTA ALIR
Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
Naib Canselor
Mula
Lantikan Jawatankuasa Tatatertib Peringkat Kolej Kediaman Keluarkan surat panggilan perbicaraan Perbicaraan tatatertib Merujuk pelajar kepada PPUU jika pelajar merayu keputusan perbicaraan Surat jatuh hukuman Rekod
Tamat
Surat Lantikan Jawantankuasa Tatatertib Kolej
Kediaman
Akta 174
Peraturan kolej kediaman
Pekeliling
Mengaku bersalah
Mengaku tidak bersalah
Pej PUU
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENGURUSAN PERBICARAAN TATATERTIB PELAJAR YANG TINGGAL DI KOLEJ
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.06
Muka surat 5 daripada 7
7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
1. Mengurus dan menguatkuasa peraturan-peraturan kolej berpandukan Akta 174- Bahagian 2, Bahagian III Tatatertib Asrama
2. Kenaan Kompaun Terus diperuntukan di bawah Kaedah 26A, Akta 174 bagi kesalahan-kesalahan yang telah ditetapkan oleh Penasihat Undang-undang
3. Peraturan tambahan merupakan arahan yang dikeluarkan dari masa ke semasa (berdasarkan Pekeliling NC/TNC HEP)
8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
BORANG TINDAKAN KERJA (BTK)
AKTIVITI Pengurusan Perbicaraan Tatatertib Pelajar Yang Tinggal Di Kolej
Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk :
Penyimpan BTK:
Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima
Tarikh Tugas
Disiapkan dan T/T
Catatan Arahan kepada PYB seterusnya
Tarikh Tindakan
Lanjut Perlu Siap
Catatan
1. Perancangan dasar
2. Perbincangan
3. Pelaksanaan
4. Kajian keberkesanan
5. Langkah Penambahbaikan
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENGURUSAN PERBICARAAN TATATERTIB PELAJAR YANG TINGGAL DI KOLEJ
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.06
Muka surat 6 daripada 7
9.0 SENARAI SEMAKAN
BIL BUTIRAN STATUS
1. Akta 174
2. Senarai nama tertuduh
3. Ringkasan pertuduhan
4 Surat pertuduhan
5 Minit Perbicaraan
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENGURUSAN PERBICARAAN TATATERTIB PELAJAR YANG TINGGAL DI KOLEJ
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.06
Muka surat 7 daripada 7
CARTA ALIR RISIKO PERBICARAAN TATATERTIB PELAJAR YANG TINGGAL DI KOLEJ (PELAJAR TIDAK HADIR PERBICARAAN)
Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
Naib Canselor
Mula
Lantikan Jawatankuasa Tatatertib Peringkat Kolej Kediaman Keluarkan surat panggilan perbicaraan Perbicaraan tatatertib Merujuk pelajar kepada PPUU jika pelajar merayu keputusan perbicaraan Surat jatuh hukuman Rekod
Tamat
Surat Lantikan Jawantankuasa Tatatertib Kolej
Kediaman
Akta 174
Peraturan kolej kediaman
Pekeliling
Mengaku bersalah
Mengaku tidak bersalah
Pej PUU
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : KOMPAUN TERUS KESALAHAN DENGAN KEHADIRAN PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.07
Muka surat 1 daripada 7
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor Keluaran
Nombor Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
1.0 TUJUAN
Prosedur ini disediakan untuk proses kerja mengeluarkan kompaun terus atas kesalahan dengan kehadiran pelajar sewaktu kompaun dikeluarkan oleh PBT yang dilantik di Kolej Kediaman UiTM Shah Alam.
2.0 SKOP
Proses kerja ini meliputi proses mengeluarkan kompaun secara terus atas kesalahan yang dilakukan oleh pelajar di kawasan kolej dengan kehadiran pelajar tersebut.
2.1 Mengeluarkan slip kompaun 2.2 Menerima resit bayaran 2.3 Mengemaskini rekod
3.0 DEFINISI
3.1 Kompaun Terus
Denda yang dikenakan ke atas pelajar kerana sesuatu kesalahan di kolej kediaman tanpa melalui proses tatatertib/ pendakwaan.
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : KOMPAUN TERUS KESALAHAN DENGAN KEHADIRAN PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.07
Muka surat 2 daripada 7
3.2 Pelajar Seseorang yang menerima pelajaran, pengajaran atau latihan dalam apa-apa bidang pengajian di sesuatu Universiti dan berdaftar dengan Universiti tersebut.
3.3 Kolej Kediaman
Apa-apa perumahan, dengan apa jua nama disebut, yang disediakan oleh Universiti untuk pelajar-pelajar.
3.4 Singkatan TNC HEP : Timbalan Naib Canselor HEP PGT : Pengetua PAK : Pengurus Asrama Kanan PA : Pengurus Asrama PPAK : Penolong Pengurus Asrama Kanan PPA : Penolong Pengurus Asrama PYAK : Penyelia Asrama Kanan
PYA : Penyelia Asrama PO : Pembantu Operasi PBT : Pihak Berkuasa Tatatertib PPUU : Pejabat Penasihat Undang-Undang
SRK : Staf Residen Kolej
4.0 RUJUKAN
Nama Dokumen No. Rujukan
Dasar Penempatan Kolej Kediaman UiTM JKE bil. 15/2008 (13 Ogos 2008)
Undang-Undang Malaysia Akta 174
Undang-Undang Malaysia Akta 174 Akta Institusi-institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : KOMPAUN TERUS KESALAHAN DENGAN KEHADIRAN PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.07
Muka surat 3 daripada 7
5.0 PROSES KERJA
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-undang/Peraturan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Mengenalpasti kesalahan pelajar di bawah Kaedah 26A. (Akta 174) Memaklumkan kepada pelajar tentang kesalahan yang telah beliau lakukan. Membaca hak pelajar (peluang untuk meringankan hukuman secara lisan sebelum dikenakan kompaun) Mengeluarkan kompaun terus kepada pelajar. Kompaun diisi dalam 3 salinan.
i. Salinan pelajar ii. Salinan PBT iii. Salinan Pejabat Kolej
Atau Mengeluarkan surat amaran Pelajar membuat bayaran di Pejabat Bendahari/ Bank Islam Menerima resit bayaran dari pelajar Rekod dan fail
TNC HEP
Penasihat
Undang-Undang
PGT
PAK/PA
PBT
Akta 174
Buku Kompaun
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : KOMPAUN TERUS KESALAHAN DENGAN KEHADIRAN PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.07
Muka surat 4 daripada 7
5.0 CARTA ALIR
Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
Mula Kenalpasti kesalahan pelajar di bawah Kaedah 26A. ( Akta 174 ) Maklum kepada pelajar tentang kesalahan. Baca hak pelajar Keluarkan kompaun terus kepada pelajar. Kompaun diisi dalam 3 salinan.
i. Salinan pelajar ii. Salinan PBT iii. Salinan Pejabat Kolej
Atau Keluarkan surat Amaran Pelajar membuat bayaran di Pejabat Bendahari/ Bank Islam Terima resit bayaran dari pelajar Rekod Tamat
Akta 174
Dokumen kompaun
Ya
Tidak
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : KOMPAUN TERUS KESALAHAN DENGAN KEHADIRAN PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.07
Muka surat 5 daripada 7
6.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
1. Mengurus dan menguatkuasa peraturan-peraturan kolej berpandukan Akta 174- Bahagian 2, Bahagian III Tatatertib Asrama
2. Kenaan Kompaun Terus diperuntukan di bawah Kaedah 26A, Akta 174 bagi kesalahan-kesalahan yang telah ditetapkan oleh Penasihat Undang-undang
3. Peraturan tambahan merupakan arahan yang dikeluarkan dari masa ke semasa (berdasarkan Pekeliling NC/TNC HEP)
7.0 BORANG TINDAKAN KERJA
BORANG TINDAKAN KERJA (BTK)
AKTIVITI Kompaun Terus Kesalahan Dengan Kehadiran Pelajar
Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk :
Penyimpan BTK:
Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima
Tarikh Tugas
Disiapkan dan T/T
Catatan Arahan kepada PYB seterusnya
Tarikh Tindakan
Lanjut Perlu Siap
Catatan
1. Perancangan dasar
2. Perbincangan
3. Pelaksanaan
4. Kajian keberkesanan
5. Langkah Penambahbaikan
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : KOMPAUN TERUS KESALAHAN DENGAN KEHADIRAN PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.07
Muka surat 6 daripada 7
8.0 SENARAI SEMAKAN
BIL BUTIRAN STATUS
1. Akta 174 AKTIF
2. Buku kompaun AKTIF
3. Surat pelantikan PBT AKTIF
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : KOMPAUN TERUS KESALAHAN DENGAN KEHADIRAN PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.07
Muka surat 7 daripada 7
CARTA ALIR RISIKO KOMPOUN TERUS KESALAHAN DENGAN KEHADIRAN PELAJAR (PELAJAR TIDAK MENGHADIRKAN DIRI BILA DIARAHKAN)
Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
Mula Kenalpasti kesalahan pelajar di bawah Kaedah 26A. ( Akta 174 ) Maklum kepada pelajar tentang kesalahan. Baca hak pelajar Keluarkan kompaun terus kepada pelajar. Kompaun diisi dalam 3 salinan.
iv. Salinan pelajar v. Salinan PBT vi. Salinan Pejabat Kolej
Atau Keluarkan surat Amaran Pelajar membuat bayaran di Pejabat Bendahari/ Bank Islam Terima resit bayaran dari pelajar Rekod Tamat
Akta 174
Dokumen kompaun
Ya
Tidak
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : KOMPAUN TERUS KESALAHAN DENGAN TANPA KEHADIRAN PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.08
Mukasurat 1 daripada 7
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor Keluaran
Nombor Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
1.0 TUJUAN
Prosedur ini disediakan untuk proses kerja mengeluarkan kompaun terus atas kesalahan tanpa kehadiran pelajar sewaktu kompaun dikeluarkan oleh PBT yang dilantik di Kolej Kediaman UiTM Shah Alam.
2.0 SKOP
Proses kerja ini meliputi proses mengeluarkan kompaun secara terus atas kesalahan yang dilakukan oleh pelajar di kawasan kolej tanpa kehadiran pelajar tersebut.
2.1 Mengenalpasti kesalahan pelajar 2.2 Mengeluarkan kompaun terus 2.3 Kemaskini rekod bayaran
3.0 DEFINISI
3.1 Kompaun Terus Denda yang dikenakan ke atas pelajar kerana sesuatu kesalahan di kolej kediaman tanpa melalui proses tatatertib/pendakwaan.
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : KOMPAUN TERUS KESALAHAN DENGAN TANPA KEHADIRAN PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.08
Mukasurat 2 daripada 7
3.2 Pelajar Seseorang yang menerima pelajaran, pengajaran atau latihan dalam apa-apa bidang pengajian di sesuatu Universiti dan berdaftar dengan Universiti tersebut.
3.3 Kolej Kediaman Apa-apa perumahan, dengan apa jua nama disebut, yang disediakan oleh Universiti untuk pelajar-pelajar.
3.4 Singkatan TNC HEP : Timbalan Naib Canselor HEP PGT : Pengetua PAK : Pengurus Asrama Kanan PA : Pengurus Asrama PPAK : Penolong Pengurus Asrama Kanan PPA : Penolong Pengurus Asrama PYAK : Penyelia Asrama Kanan
PYA : Penyelia Asrama PO : Pembantu Operasi PBT : Pihak Berkuasa Tatatertib PPUU : Pejabat Penasihat Undang-Undang
SRK : Staf Residen Kolej
4.0 RUJUKAN
Nama Dokumen No. Rujukan
Dasar Penempatan Kolej Kediaman UiTM JKE Bil. 15/2008 (13 Ogos 2008)
Undang-Undang Malaysia Akta 174
Undang-Undang Malaysia Akta 174 Akta Institusi-institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : KOMPAUN TERUS KESALAHAN DENGAN TANPA KEHADIRAN PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.08
Mukasurat 3 daripada 7
5.0 PROSES KERJA
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-undang/Peraturan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8. 9.
Mengenalpasti kesalahan pelajar di bawah Kaedah 26A. (Akta 174) PBT mengeluarkan Notis Kesalahan
i. Salinan pelajar ditinggalkan di dalam bilik pelajar
ii. Salinan PBT iii. Salinan Pejabat Kolej
Pelajar berjumpa dengan PBT untuk mengetahui lebih lanjut berkenaan dengan Notis Kesalahan yang dikeluarkan. PBT memaklumkan kepada pelajar tentang kesalahan yang telah beliau lakukan. Membaca hak pelajar (peluang untuk meringankan hukuman secara lisan sebelum dikenakan kompaun) Mengeluarkan kompaun terus kepada pelajar. Kompaun diisi dalam 3 salinan.
i. Salinan pelajar ii. Salinan PBT iii. Salinan Pejabat Kolej
atau Mengeluarkan surat Amaran Pelajar membuat bayaran di Pejabat Bendahari/ Bank Islam Menerima resit bayaran dari pelajar Rekod dan fail
TNC HEP
Penasihat
Undang-Undang
PGT
PAK/PA
PBT
Akta 174
Buku Kompaun
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : KOMPAUN TERUS KESALAHAN DENGAN TANPA KEHADIRAN PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.08
Mukasurat 4 daripada 7
5.0 CARTA ALIR
Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
Mula Kenalpasti kesalahan pelajar di bawah Kaedah 26A. (Akta 174) PBT keluarkan Notis Kesalahan:
i. Salinan pelajar ditinggalkan di dalam bilik pelajar
ii. Salinan PBT iii. Salinan Pejabat Kolej
Pelajar berjumpa dengan PBT. PBT maklum kepada pelajar tentang kesalahan. PBT baca hak pelajar PBT keluarkan kompaun terus kepada pelajar. Kompaun diisi dalam 3 salinan.
i. Salinan pelajar ii. Salinan PBT iii. Salinan Pejabat Kolej
Atau Keluarkan surat Amaran Pelajar membuat bayaran di Pejabat Bendahari/ Bank Islam Terima resit bayaran dari pelajar Rekod Tamat
Ya Tidak
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : KOMPAUN TERUS KESALAHAN DENGAN TANPA KEHADIRAN PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.08
Mukasurat 5 daripada 7
6.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
1. Mengurus dan menguatkuasa peraturan-peraturan kolej berpandukan Akta 174- Bahagian 2, Bahagian III Tatatertib Asrama
2. Kenaan Kompaun Terus diperuntukan di bawah Kaedah 26A, Akta 174 bagi kesalahan-kesalahan yang telah ditetapkan oleh Penasihat Undang-undang
3. Peraturan tambahan merupakan arahan yang dikeluarkan dari masa ke semasa (berdasarkan Pekeliling NC/TNC HEP)
7.0 BORANG TINDAKAN KERJA
BORANG TINDAKAN KERJA (BTK)
AKTIVITI Kompaun Terus Kesalahan Dengan Tanpa Kehadiran Pelajar
Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk :
Penyimpan BTK:
Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima
Tarikh Tugas
Disiapkan dan T/T
Catatan Arahan kepada PYB seterusnya
Tarikh Tindakan
Lanjut Perlu Siap
Catatan
1. Perancangan dasar
2. Perbincangan
3. Pelaksanaan
4. Kajian keberkesanan
5. Langkah Penambahbaikan
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : KOMPAUN TERUS KESALAHAN DENGAN TANPA KEHADIRAN PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.08
Mukasurat 6 daripada 7
8.0 SENARAI SEMAKAN
BIL BUTIRAN STATUS
1. Akta 174 AKTIF
2. Buku kompaun AKTIF
3. Surat pelantikan PBT AKTIF
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : KOMPAUN TERUS KESALAHAN DENGAN TANPA KEHADIRAN PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.08
Mukasurat 7 daripada 7
CARTA ALIR RISIKO KOMPOUN TERUS KESALAHAN PELAJAR TANPA KEHADIRAN PELAJAR (KENAAN KOMPOUN DIPERTIKAIKAN)
Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
Mula Kenalpasti kesalahan pelajar di bawah Kaedah 26A. (Akta 174) PBT keluarkan Notis Kesalahan:
iv. Salinan pelajar ditinggalkan di dalam bilik pelajar
v. Salinan PBT vi. Salinan Pejabat Kolej
Pelajar berjumpa dengan PBT. PBT maklum kepada pelajar tentang kesalahan. PBT baca hak pelajar PBT keluarkan kompaun terus kepada pelajar. Kompaun diisi dalam 3 salinan.
iv. Salinan pelajar v. Salinan PBT vi. Salinan Pejabat Kolej
Atau Keluarkan surat Amaran Pelajar membuat bayaran di Pejabat Bendahari/ Bank Islam Terima resit bayaran dari pelajar Rekod Tamat
Ya Tidak
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PELANTIKAN JAWATANKUASA PERWAKILAN KOLEJ (JPK)
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.09
Muka surat 1 daripada 7
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor Keluaran
Nombor Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
1.0 TUJUAN
Proses kerja ini adalah untuk menjelaskan proses pelantikan Jawatankuasa Perwakilan Kolej (JPK) di seluruh sistem Kolej Kediaman, UiTM.
2.0 SKOP
Proses kerja ini digunapakai oleh Pengurusan Kolej Kediaman bagi mengurus dan mengendalikan proses pelantikan Jawatankuasa Perwakilan Kolej (JPK). Tugas utama JPK adalah menganjurkan program pembangunan pelajar diperingkat Kolej Kediaman. 2.1 Menyediakan borang permohonan JPK
2.2 Mengadakan sesi temubual/ saringan bagi tujuan lantikan JPK
2.3 Menyediakan surat lantikan JPK yang ditandatangani oleh TNC BHEP
3.0 DEFINISI
3.1 Kolej Kediaman
Apa-apa perumahan, dengan apa jua nama disebut, yang disediakan oleh Universiti untuk pelajar-pelajar.
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PELANTIKAN JAWATANKUASA PERWAKILAN KOLEJ (JPK)
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.09
Muka surat 2 daripada 7
3.2 Jawatankuasa Perwakilan Kolej
Sebuah jawatankuasa yang dilantik dikalangan pelajar untuk merancang dan melaksanakan aktiviti-aktiviti pelajar diperingkat Kolej Kediaman.
3.3 Surat Pelantikan JPK
Surat punca kuasa kepada pelajar untuk menganjurkan aktiviti pembangunan pelajar di kolej.
3.3 Singkatan
TNC HEP : Timbalan Naib Canselor HEP PGT : Pengetua PAK : Pengurus Asrama Kanan PA : Pengurus Asrama PPAK : Penolong Pengurus Asrama Kanan PPA : Penolong Pengurus Asrama SRK : Staf Residen Kolej
JPK : Jawatankuasa Perwakilan Kolej 4.0 RUJUKAN
DOKUMEN RUJUKAN
Pekeliling Pengetua
Kalendar Akademik UiTM http://hea.uitm.edu.my/kalendar akademik.
Undang-Undang Malaysia Akta 174
Undang-Undang Malaysia Akta 174 Akta Institusi-institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PELANTIKAN JAWATANKUASA PERWAKILAN KOLEJ (JPK)
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.09
Muka surat 3 daripada 7
5.0 PROSES KERJA
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-undang/Peraturan
1.
2.
3.
4.
Mengeluarkan pekeliling tawaran kepada pelajar yang berminat untuk menjadi JPK. Pelajar mengisi borang dan menghantar kepada pejabat pengurusan kolej. Panel menemubual calon-calon yang layak berdasarkan kepada pencapaian akademik dan penglibatan aktiviti di kolej. Senarai berjaya dihantar kepada BHEP untuk tujuan lantikan.
Pengetua
Pelajar yang berminat
Pengetua/SRK
TNCHEP
Pekeliling Pengetua
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PELANTIKAN JAWATANKUASA PERWAKILAN KOLEJ (JPK)
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.09
Muka surat 4 daripada 7
6.0 CARTA ALIR
Tanggungjawab
Aliran Kerja
Proses Kerja
Rekod Kualiti
PPA/PYA
PPA/PYA
PGT/SRK
PPA/PYA/ TNC BHEP
Mula Mengeluarkan pekeliling tawaran Pelajar mengisi borang dan hantar kepada urusetia . Panel menemubual calon- calon yang layak. Senarai berjaya dihantar kepada BHEP untuk lantikan Tamat
Lulus
Gagal
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PELANTIKAN JAWATANKUASA PERWAKILAN KOLEJ (JPK)
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.09
Muka surat 5 daripada 7
7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
BORANG TINDAKAN KERJA (BTK)
AKTIVITI Pengurusan Pelantikan Jawatankuasa Perwakilan Kolej ( JPK )
Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk :
Penyimpan BTK:
Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima
Tarikh Tugas
Disiapkan dan T/T
Catatan Arahan kepada
PYB seterus
nya
Tarikh Tindakan
Lanjut Perlu Siap
Catatan
1. Perancangan dasar
2. Perbincangan
3. Pelaksanaan
4. Kajian keberkesanan
5. Langkah Penambahbaikan
a. Dasar penempatan dan kenaan bayaran penginapan pelajar UiTM adalah merujuk kepada keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif JKE UiTM Bil
15/2008 bertarikh 13 Ogos 2008.
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PELANTIKAN JAWATANKUASA PERWAKILAN KOLEJ (JPK)
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.09
Muka surat 6 daripada 7
9.0 SENARAI SEMAKAN
BIL TAJUK REKOD STATUS
1. Garis Panduan Permohonan JPK AKTIF
2. Pekeliling Pengetua AKTIF
3. Buku Garis Panduan Aktiviti Pelajar AKTIF
4. Borang Permohonan JPK AKTIF
5. Fail Meja Pengetua AKTIF
6. Surat Lantikan JPK AKTIF
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PELANTIKAN JAWATANKUASA PERWAKILAN KOLEJ (JPK)
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.09
Muka surat 7 daripada 7
CARTA ALIR RISIKO PELANTIKAN JAWATANKUASA PERWAKILAN KOLEJ (KELAYAKAN PEMOHON TIDAK MENEPATI KRITERIA YANG DITETAPKAN)
Tanggungjawab
Aliran Kerja
Proses Kerja
Rekod Kualiti
PPA/PYA
PPA/PYA
PGT/SRK
PPA/PYA/ TNC BHEP
Mula Mengeluarkan pekeliling tawaran Pelajar mengisi borang dan hantar kepada urusetia . Panel menemubual calon- calon yang layak. Senarai berjaya dihantar kepada BHEP untuk lantikan Tamat
Lulus
Gagal
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PERMOHONAN MENGANJUR AKTIVITI
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.10
Muka surat 1 daripada 7
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor Keluaran
Nombor Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
1.0 TUJUAN
Proses kerja ini adalah untuk meluluskan permohonan menjalankan aktiviti oleh Jawatankuasa Perwakilan Kolej (JPK) di seluruh sistem Kolej Kediaman, UiTM.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai oleh Pengurusan Kolej Kediaman bagi menjalankan aktiviti-aktiviti oleh Jawatankuasa Perwakilan Kolej (JPK), di Kolej Kediaman, UiTM.
3.0 DEFINISI
3.1 Kolej Kediaman
Apa-apa perumahan, dengan apa jua nama disebut, yang disediakan oleh Universiti untuk pelajar-pelajar.
3.2 Jawatankuasa Perwakilan Kolej
Sebuah jawatankuasa yang dilantik dikalangan pelajar untuk melaksanakan aktiviti-aktiviti pelajar diperingkat Kolej Kediaman.
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PERMOHONAN MENGANJUR AKTIVITI
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.10
Muka surat 2 daripada 7
3.3 Singkatan
TNCHEP : Timbalan Naib Canselor HEP PGT : Pengetua PAK : Pengurus Asrama Kanan PA : Pengurus Asrama PPAK : Penolong Pengurus Asrama Kanan PPA : Penolong Pengurus Asrama
JPK : Jawatankuasa Perwakilan Kolej 4.0 RUJUKAN
DOKUMEN RUJUKAN
Pekeliling TNC HEP
Pekeliling PAK / PA
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PERMOHONAN MENGANJUR AKTIVITI
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.10
Muka surat 3 daripada 7
5.0 PROSES KERJA
Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-undang/Peraturan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Jawatankuasa Perwakilan Kolej membuat takwim aktiviti untuk sepanjang satu semester. Penyediaan kertas kerja permohonan aktiviti selepas perbincangan dengan penasihat program. Kertas kerja permohonan aktiviti dibentangkan di dalam mesyuarat bersama semua SRK : Pra Mesyuarat TAK. SRK menyemak peruntukan dan pelaksanaan program berdasarkan garis panduan yang ditetapkan oleh HEP. Kertas kerja yang telah dilengkapkan bersama Borang C dihantar kepada Penolong Pengurus Asrama. JPK menyediakan Ringkasan Eksekutif untuk dibawa ke Mesyuarat Tabung Amanah Kolej.
SRK
PPA
Pekeliling TNCHEP
(Pemberhentian Menjalankan aktiviti
menjelang peperiksaan akhir
semester)
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PERMOHONAN MENGANJUR AKTIVITI
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.10
Muka surat 4 daripada 7
6.0 CARTA ALIR
Tanggung-jawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
JPK
JPK/SRK/PA/PPA
JPK
PENGETUA/SRK
PPA/JPK
JPK
Mula Jawatankuasa Perwakilan Kolej membuat takwim aktiviti untuk satu semester Penyediaan kertas kerja permohonan aktiviti selepas perbincangan dengan penasihat program Kertas kerja permohonan aktiviti dibentangkan di dalam mesyuarat bersama semua SRK : Pra Mesyuarat T.A.K SRK menyemak bajet dan pelaksanaan program berdasarkan garis panduan yang ditetapkan oleh HEP Kertas kerja yang telah dilengkapkan bersama Borang C dihantar kepada Penolong Pengurus Asrama JPK menyediakan Ringkasan Eksekutif untuk Mesyuarat Tabung Amanah Kolej Tamat
Lulus
Tidak
lulus &
buat
semula
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PERMOHONAN MENGANJUR AKTIVITI
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.10
Muka surat 5 daripada 7
7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
a) Petikan Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan (JKP) ke- 176 (Agenda
D3708) bertarikh 8 Mac 2012.
8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
BORANG TINDAKAN KERJA (BTK)
AKTIVITI Permohonan Menganjur Aktiviti
Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk :
Penyimpan BTK:
Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima
Tarikh Tugas
Disiapkan dan T/T
Catatan Arahan kepada PYB seterusnya
Tarikh Tindakan
Lanjut Perlu Siap
Catatan
1. Perancangan dasar
2. Perbincangan
3. Pelaksanaan
4. Kajian keberkesanan
5. Langkah Penambahbaikan
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PERMOHONAN MENGANJUR AKTIVITI
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.10
Muka surat 6 daripada 7
9.0 SENARAI SEMAKAN
BIL TAJUK REKOD STATUS
1. Petikan MesyuaratJawatankuasa Kewangan dan Pembangunan (JKP) ke 176 (AgendaD3708)bertarikh 8 Mac 2012
2. Surat Lantikan
3. Kertas Kerja Porgram
4. Garispanduan Menjalankan Aktiviti BHEP
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PERMOHONAN MENGANJUR AKTIVITI
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.10
Muka surat 7 daripada 7
CARTA ALIR RISIKO PERMOHONAN MENGANJURKAN AKTIVITI (KERTAS KERJA TIDAK LENGKAP)
Tanggung-jawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
JPK
JPK/SRK/PA/PPA
JPK
PENGETUA/SRK
PPA/JPK
JPK
Mula Jawatankuasa Perwakilan Kolej membuat takwim aktiviti untuk satu semester Penyediaan kertas kerja permohonan aktiviti selepas perbincangan dengan penasihat program Kertas kerja permohonan aktiviti dibentangkan di dalam mesyuarat bersama semua SRK : Pra Mesyuarat T.A.K SRK menyemak bajet dan pelaksanaan program berdasarkan garis panduan yang ditetapkan oleh HEP Kertas kerja yang telah dilengkapkan bersama Borang C dihantar kepada Penolong Pengurus Asrama JPK menyediakan Ringkasan Eksekutif untuk Mesyuarat Tabung Amanah Kolej Tamat
Lulus
Tidak
lulus &
buat
semula
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PERMOHONAN MENGANJUR AKTIVITI
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.10
Muka surat 8 daripada 7
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PERMOHONAN PERUNTUKAN AKTIVITI
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.11
Muka surat 1 daripada 8
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor Keluaran
Nombor Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
1.0 TUJUAN
Proses kerja ini adalah untuk menjelaskan proses permohonan peruntukan aktiviti di seluruh sistem Kolej Kediaman, UiTM.
2.0 SKOP
Peranan Jawatankuasa Tabung Amanah Kolej (TAK) seperti berikut:-
2.1 Dipertanggungjawabkan untuk meluluskan ke atas perancangan,
pelaksanaan dan pengendalian aktiviti pelajar.
2.2 Memberi kelulusan dan menyemak kesahihan maklumat-
maklumat yang diberikan sebelum memberi kelulusan.
2.3 Jawatankuasa TAK tersebut dilantik oleh TNCHEP
2.4 Tujuan TAK ini ditubuhkan adalah untuk membiayai aktiviti-aktiviti
Kolej dan pembelian peralatan bagi menjalankan aktiviti Kolej.
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PERMOHONAN PERUNTUKAN AKTIVITI
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.11
Muka surat 2 daripada 8
3.0 DEFINISI
3.1 Tabung Amanah Kolej Tabung yang ditubuhkan untuk menjalankan aktiviti-aktiviti pelajar di Kolej Kediaman.
3.2 Pelajar
Pelajar dalam skim ini adalah individu yang didaftarkan sebagai penghuni kolej.
3.3 Aktiviti Pelajar
Aktiviti pelajar dalam skim ini adalah aktiviti yang dijalankan diperingkat
kolej.
3.4 Singkatan
PGT : Pengetua KTB : Ketua Timbalan Bendahari PAK : Pengurus Asrama Kanan PA : Pengurus Asrama PPAK : Penolong Pengurus Asrama Kanan PPA : Penolong Pengurus Asrama PYAK : Penyelia Asrama Kanan
PYA : Penyelia Asrama JPK : Jawatankuasa Perwakilan Kolej TAK : Tabung Amanah Kolej
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PERMOHONAN PERUNTUKAN AKTIVITI
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.11
Muka surat 3 daripada 8
4.0 RUJUKAN
DOKUMEN
RUJUKAN
Buku garis panduan aktiviti pelajar Surat kelulusan peruntukan kewangan melalui Jawatankuasa Akaun Amanah HEP bertarikh 12 November 2009, Rujukan : 400-HEP (PKP. 29/3).
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PERMOHONAN PERUNTUKAN AKTIVITI
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.11
Muka surat 4 daripada 8
5.0 PROSES KERJA
Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-undang/Peraturan
1.
2.
3.
4.
Jawatankuasa Perwakilan Kolej menyediakan ringkasan eksekutif untuk semua permohonan aktiviti. Permohonan aktiviti dibentangkan oleh Pengarah Program setiap aktiviti yang dirancang. Panel Mesyuarat TAK menyemak peruntukan dan pelaksanaan program berdasarkan garis panduan yang ditetapkan oleh HEP. Panel terdiri daripada: a) Pengetua- Pengerusi b) Ketua Timbalan Bendahari Zon 3(HEP) atau wakil-Ahli c) Pengurus Asrama Kanan- Ahli d) SRK- Ahli e) Penolong Pengurus Asrama-Setiausaha f) Penyelia Asrama-Penolong Setiausaha Surat kelulusan dikeluarkan berdasarkan keputusan mesyuarat dan kertas kerja serta borang C yang lengkap.
SRK
Jawatankuasa TAK
Pengetua
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PERMOHONAN PERUNTUKAN AKTIVITI
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.11
Muka surat 5 daripada 8
6.0 CARTA ALIR
Tanggungjawab
Aliran Kerja
Proses Kerja
Rekod Kualiti
JPK
JPK
AJK TAK
Mula Jawatankuasa Perwakilan Kolej menyediakan ringkasan eksekutif untuk semua permohonan aktiviti Permohonan aktiviti dibentangkan oleh JPK (oleh Pengarah program) Panel Mesyuarat TAK menyemak peruntukan dan pelaksanaan program berdasarkan garis panduan yang ditetapkan oleh HEP. Surat kelulusan dikeluarkan berdasarkan keputusan mesyuarat dan kertas kerja serta borang C yang lengkap Tamat
Lulus
Tidak
lulus &
buat
semula
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PERMOHONAN PERUNTUKAN AKTIVITI
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.11
Muka surat 6 daripada 8
7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
a) Petikam Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan (JKP) ke- 176 (Agenda
D3708) bertarikh 8 Mac 2012
8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
BORANG TINDAKAN KERJA (BTK)
AKTIVITI
Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk :
Penyimpan BTK:
Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima
Tarikh Tugas
Disiapkan dan T/T
Catatan Arahan kepada PYB seterusnya
Tarikh Tindakan
Lanjut Perlu Siap
Catatan
1. Perancangan dasar
2. Perbincangan
3. Pelaksanaan
4. Kajian keberkesanan
5. Langkah Penambahbaikan
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PERMOHONAN PERUNTUKAN AKTIVITI
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.11
Muka surat 7 daripada 8
9.0 SENARAI SEMAKAN
BIL TAJUK REKOD STATUS
1. Petikan Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan (JKP) ke 176 (Agenda D3708) bertarikh 8 Mac 2012
2. Surat Latikan Jawatankuasa Tabung Amanh Kolej
3. Kertas Kerja Program
4. Garis Panduan Menjalankan Aktiviti BHEP
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PERMOHONAN PERUNTUKAN AKTIVITI
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.11
Muka surat 8 daripada 8
CARTA ALIR RISIKO PERMOHONAN PERUNTUKAN AKTIVITI (PERMOHONAN PERBELANJAAN AKTIVITI TIDAK MENGIKUT KADAR YANG DITETAPKAN)
Tanggungjawab
Aliran Kerja
Proses Kerja
Rekod Kualiti
JPK
JPK
AJK TAK
Mula Jawatankuasa Perwakilan Kolej menyediakan ringkasan eksekutif untuk semua permohonan aktiviti Permohonan aktiviti dibentangkan oleh JPK (oleh Pengarah program) Panel Mesyuarat TAK menyemak peruntukan dan pelaksanaan program berdasarkan garis panduan yang ditetapkan oleh HEP. Surat kelulusan dikeluarkan berdasarkan keputusan mesyuarat dan kertas kerja serta borang C yang lengkap Tamat
Lulus
Tidak
lulus &
buat
semula
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PERMOHONAN PERUNTUKAN AKTIVITI
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.11
Muka surat 9 daripada 8
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : CLEARANCE BILIK PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.12
Muka surat 1 daripada 7
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor Keluaran
Nombor Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
1.0 TUJUAN
Proses kerja adalah untuk menjelaskan proses Pengurusan Clearance bilik pelajar di kolej kediaman UiTM Shah Alam.
2.0 SKOP
Proses kerja ini digunapakai oleh Pengurusan Kolej Kediaman bagi mengurus dan mengendalikan proses clearance bilik pelajar meliputi aktiviti berikut: 2.1 Memastikan pelajar mematuhi pekeliling meninggalkan bilik yang dikeluarkan
2.2 Memastikan bilik dibersihkan dan kunci dipulangkan sebelum pelajar
meninggalkan bilik
2.3 Mengenalpasti kerosakan di dalam bilik pelajar untuk tindakan surcaj kepada
pelajar sekiranya berkaitan
3.0 DEFINISI
3.1 Permohonan clearance Pelajar mengambil borang clearance di pejabat kolej dan membuat temujanji bagi
menetapkan masa dan tarikh pemeriksaan bilik sebelum meninggalkan kolej. 3.2 Kolej kediaman Apa-apa perumahan, dengan apa jua nama disebut, yang disediakan oleh
Universiti untuk pelajar-pelajar.
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : CLEARANCE BILIK PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.12
Muka surat 2 daripada 7
3.3 Clearance Aktiviti mengosongkan bilik pelajar di sesebuah kolej penginapan yang didudukinya
dalam keadaan lengkap, bersih dan sempurna. 3.4 Semester Tempoh masa pembelajaran dalam satu sesi pengajian. 3.5 Bilik penginapan Tempat tinggal pelajar yang diuruskan oleh pihak pengurusan kolej dengan
kemudahan-kemudahan dan peraturan yang mesti dipatuhi oleh pelajar pada setiap semester.
3.6 Penyediaan Bilik Pelajar
Memastikan bilik dalam keadaan lengkap, bersih dan selamat.
3.7 Singkatan
TNC HEP : Timbalan Naib Canselor HEP PGT : Pengetua PAK : Pengurus Asrama Kanan PA : Pengurus Asrama PPAK : Penolong Pengurus Asrama Kanan PPA : Penolong Pengurus Asrama PYAK : Penyelia Asrama Kanan
PYA : Penyelia Asrama PO : Pembantu Operasi
4.0 RUJUKAN
Nama Dokumen No. Rujukan
Pekeliling TNC HEP- Cuti Semester Semester….
100-HEP (UKK 6/5)
Dasar Penempatan Kolej Kediaman UiTM JKE Bil. 15/2008 (13 Ogos 2008)
Kalendar Akademik UiTM http://hea.uitm.edu.my/kalendar akademik.
Undang-Undang Malaysia Akta 174
Undang-Undang Malaysia Akta 174 Akta Institusi-institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : CLEARANCE BILIK PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.12
Muka surat 3 daripada 7
5.0 PROSES KERJA
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-undang/Peraturan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Mengeluarkan pekeliling clearance kepada pelajar seperti yang dinyatakan dalam pekeliling akhir semester TNC HEP Pelajar membuat clearance dengan menyerahkan borang clearance , kunci bilik dan slip pintu bilik Staf kolej membuat pengesahan dan pemeriksaan bilik : a. Kebersihan bilik b. Susun atur bilik c. Kunci bilik d. Kerosakan/ kehilangan alat
kelengkapan bilik Penyelia Asrama mendaftar keluar pelajar dari sistem e-kolej pelajar yang telah membuat clearance Rekod Tamat
Pengurus Asrama PPA,PYA,PAP PPA,PYA,PAP PYA
Pekeliling TNC HEP
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : CLEARANCE BILIK PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.12
Muka surat 4 daripada 7
6.0 CARTA ALIR
TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI
PA
PYA/PO
PYA/PO
PPA/PYA
PYA/PO
Mula Mengeluarkan pekeliling
Pelajar membuat clearance
Staf kolej membuat pemeriksaan bilik dan pengesahan Proses mendaftar keluar Rekod Tamat
Gagal
Berjaya
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : CLEARANCE BILIK PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.12
Muka surat 5 daripada 7
7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
BORANG TINDAKAN KERJA (BTK)
AKTIVITI Clearance Bilik Pelajar
Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk :
Penyimpan BTK:
Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima
Tarikh Tugas
Disiapkan dan T/T
Catatan Arahan kepada PYB seterusnya
Tarikh Tindakan
Lanjut Perlu Siap
Catatan
1. Perancangan dasar
2. Perbincangan
3. Pelaksanaan
4. Kajian keberkesanan
5. Langkah Penambahbaikan
a. Dasar penempatan dan kenaan bayaran penginapan pelajar UiTM adalah merujuk kepada keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif JKE UiTM Bil 15/2008 bertarikh 13 Ogos 2008.
b. Proses clearance pelajar kolej pada hujung semester merujuk kepada Pekeliling TNC HEP yang dikeluarkan pada setiap semester berkenaan tarikh bermula cuti semester
mengikut Kalendar Akademik UiTM.
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : CLEARANCE BILIK PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.12
Muka surat 6 daripada 7
9.0 SENARAI SEMAKAN
BIL BUTIRAN Status
1. Borang ’clearance’ pelajar Aktif
2. Borang penerimaan perabot sewaan pelajar Aktif
3. Buku Senarai nama Pelajar Aktif
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : CLEARANCE BILIK PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.12
Muka surat 7 daripada 7
CARTA ALIR RISIKO ‘CLEARANCE’ BILIK PELAJAR (PELAJAR ENGKAR ARAHAN)
TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI
PA
PYA/PO
PYA/PO
PPA/PYA
PYA/PO
Mula Mengeluarkan pekeliling
Pelajar membuat clearance
Staf kolej membuat pemeriksaan bilik dan pengesahan Proses mendaftar keluar Rekod Tamat
Gagal
Berjaya
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENGINAPAN TRANSIT
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.13
Mukasurat 1 daripada 7
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
1.0 TUJUAN
Proses kerja ini adalah untuk memberikan kemudahan penempatan sementara @ penginapan transit di kolej kediaman mengikut kadar bayaran yang ditetapkan oleh UiTM.
2.0 SKOP
Prosedur ini digunapakai bagi mengurus penginapan transit/ sementara di Kolej Kediaman UiTM merangkumi aktiviti seperti berikut:- 2.1 Mengenalpasti kekosongan bilik yang boleh digunakan sebagai transit
2.2 Menerima tempahan bilik transit
2.3 Menyelaras pembersihan bilik pelajar
2.4 Menyelaras segala pembaikan kerosakan bilik
Nombor Mukasurat
Nombor Keluaran
Nombor Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENGINAPAN TRANSIT
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.13
Mukasurat 2 daripada 7
3.0 DEFINISI
3.1 Kolej Kediaman Apa-apa perumahan, dengan apa jua nama disebut, yang disediakan oleh Universiti untuk pelajar-pelajar.
3.2 Dasar Penempatan
Dasar Penempatan yang digunapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Eksekutif (JKE) bertarikh 13 Ogos 2008.
3.3 Sewaan Penempatan Penyediaan bilik pelajar yang diberikan kepada penyewa mengikut kadar
bayaran yang telah ditetapkan pada pekeliling.. 3.4 Penyewa
Seseorang yang terdiri daripada pelajar IPTA/IPTS, staf dari agensi luar yang memerlukan penginapan dengan bayaran dalam tempoh masa yang tertentu.
3.5 Proses Kelulusan Proses kelulusan permohonan penginapan transit berdasarkan kekosongan bilik yang ada. 3.6 Penyediaan Bilik Penginapan Transit
Memastikan bilik dalam keadaan lengkap, bersih dan selamat.
3.4 Singkatan
TNC HEP : Timbalan Naib Canselor HEP UKK : Unit Kemudahan Kolej PGT : Pengetua PAK : Pengurus Asrama Kanan PA : Pengurus Asrama PPAK : Penolong Pengurus Asrama Kanan PPA : Penolong Pengurus Asrama PYAK : Penyelia Asrama Kanan
PYA : Penyelia Asrama PO : Pembantu Operasi JKP : Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENGINAPAN TRANSIT
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.13
Mukasurat 3 daripada 7
4.0 RUJUKAN
Nama Dokumen No. Rujukan
Minit Mesyuarat Penempatan Kolej 100-HEP (KLJ….6/5)
Undang-Undang Malaysia Akta 174 Undang-Undang Malaysia Akta 174 Akta Institusi-institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976
Kalender akademik UiTM http://hea.uitm.edu.my/kalendar akademik
Petikan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan (JKP) UiTM
Borang Tempahan Transit
Surat kelulusan Transit
5.0 PROSES KERJA
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-undang/Peraturan
1.
2.
3.
4.
5.
6. 7.
Mesyuarat penempatan dan penginapan transit. Menerima tempahan yang telah dipersetujui dalam mesyuarat penempatan dan penginapan transit. Mengenalpasti jumlah kekosongan yang terdapat di kolej kediaman. Menyediakan bilik penginapan mengikut jumlah tempahan. Memastikan bilik dalam keadaan baik, bersih dan kemas Menerima bukti pembayaran Rekod
UKK/PAK/PPAK
PPA/PYA
PYA/PO
PYA/PO
PYA
Petikan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan JKP UiTM
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENGINAPAN TRANSIT
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.13
Mukasurat 4 daripada 7
6.0 CARTA ALIR
TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI
PA/PPA//PYA
PA/PPA/PYA
PYA/PO
PYA/PO
PYA/PO
PYA
Mula Mesyuarat penempatan dan penginapan transit. Menerima tempahan yang telah dipersetujui Mengenalpasti jumlah kekosongan yang terdapat di kolej kediaman. Menyediakan bilik penginapan mengikut jumlah tempahan. Memastikan bilik dalam keadaan baik, bersih dan kemas Menerima bukti pembayaran
Rekod dan Fail
Tamat
i. Pekeliling Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan JKP
ii. Borang Tempahan Transit
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENGINAPAN TRANSIT
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.13
Mukasurat 5 daripada 7
7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
b. Kenaan bayaran sewa bagi transit dan bilik gunasama/ ruang umum merujuk Minit Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan JKP Bil 169/2010 (Agenda D 3451)
8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
BORANG TINDAKAN KERJA (BTK)
AKTIVITI Penginapan Transit
Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk :
Penyimpan BTK:
Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan
Diterima
Tarikh Tugas
Disiapkan dan T/T
Catatan Arahan
kepada PYB seterusnya
Tarikh Tindakan
Lanjut Perlu Siap
Catatan
1. Perancangan dasar
2. Perbincangan
3. Pelaksanaan
4. Kajian keberkesanan
5. Langkah
9.0 SENARAI SEMAKAN
a. Dasar penempatan dan kenaan bayaran penginapan pelajar UiTM adalah merujuk kepada keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif JKE UiTM Bil 15/2008 bertarikh 13 Ogos 2008.
c. Proses penginapan transit merujuk kepada Manual Pengurusan Kolej Edisi…..
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENGINAPAN TRANSIT
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.13
Mukasurat 6 daripada 7
BIL BUTIRAN STATUS
1.
2.
3.
4.
Surat Kelulusan Penginapan Transit Dan lampiran permohonan dari IPTA/IPTS/Agensi Luar Kalendar akademik Pendaftaran Transit
Resit Bayaran
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENGINAPAN TRANSIT
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.13
Mukasurat 7 daripada 7
CARTA ALIR RISIKO PENGINAPAN TRANSIT (BIL TIDAK DIJELASKAN)
TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI
PA/PPA//PYA
PA/PPA/PYA
PYA/PO
PYA/PO
PYA/PO
PYA
Mula Mesyuarat penempatan dan penginapan transit. Menerima tempahan yang telah dipersetujui Mengenalpasti jumlah kekosongan yang terdapat di kolej kediaman. Menyediakan bilik penginapan mengikut jumlah tempahan. Memastikan bilik dalam keadaan baik, bersih dan kemas Menerima bukti pembayaran
Rekod dan Fail
Tamat
iii. Pekeliling Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan JKP
iv. Borang Tempahan Transit
BAHAGIAN HAL EHWAL
PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENGURUSAN PELAJAR SAKIT DI PREMIS KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.14
Muka surat 1 daripada 7
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor Keluaran
Nombor Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
1.0 TUJUAN
Proses kerja ini adalah untuk menjelaskan proses pengurusan pelajar yang sakit di kolej kediaman UiTM Shah Alam
2.0 SKOP
Proses kerja ini adalah meliputi aktiviti menguruskan pelajar sakit di kolej kediaman. 2.1 Membawa pelajar yang sakit ke Pusat/Unit Kesihatan/Hospital Kerajaan
untuk rawatan lanjut. 2.2 Menyediakan ‘sick bay’ untuk pengasingan pelajar yang memerlukan bilik
kemudahan jika perlu.
3.0 DEFINISI 3.1 Kolej Kediaman
Apa-apa perumahan, dengan apa jua nama disebut, yang disediakan oleh Universiti untuk pelajar-pelajar.
BAHAGIAN HAL EHWAL
PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENGURUSAN PELAJAR SAKIT DI PREMIS KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.14
Muka surat 2 daripada 7
3.2 Sick Bay Bilik pengasingan untuk pelajar yang sakit.
3.3 Kuarantin Bermaksud proses pengasingan pelajar sakit dari berhubung pelajar lain
untuk mengelak wabak merebak. 3.4 Pelajar Kolej Pelajar yang menginap di Kolej Kediaman UiTM. 3.5 Klinik Kesihatan Pusat atau Unit yang mengendalikan dan menguruskan hal-hal yang
berkaitan dengan rawatan perubatan dan pergigian.
3.6 Singkatan
TNC HEP : Timbalan Naib Canselor HEP PGT : Pengetua PAK : Pengurus Asrama Kanan PA : Pengurus Asrama PPAK : Penolong Pengurus Asrama Kanan PPA : Penolong Pengurus Asrama PYAK : Penyelia Asrama Kanan
PYA : Penyelia Asrama PO : Pembantu Operasi
4.0 RUJUKAN
Nama Dokumen No. Rujukan
Pekeliling TNC HEP 100-HEP (PT.6/5)
Pekeliling PAK / PA 100-HEP (KLJ…./6/13)
Manual Pengurusan Kolej
Edisi 1 (15 Jan 2012)
Buku Keselamatan dan Kesihatan
Edisi 1 (15 Jan 2012)
Polisi Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan UiTM.
BAHAGIAN HAL EHWAL
PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENGURUSAN PELAJAR SAKIT DI PREMIS KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.14
Muka surat 3 daripada 7
5.0 PROSES KERJA
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-undang/Peraturan
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Terima aduan pelajar sakit Bertindak dengan memberi bantuan mengikut keperluan dan kehendak semasa Menghantar pelajar ke Pusat Kesihatan/ Hospital Kerajaan/ Klinik Menyediakan Bilik Sick Bay bagi pelajar yang memerlukan. Rekod Tamat
PA/ PPA/ PYA
PA/ PPA/ PYA PGT/ PA/ PPA/SRK PYA/PO PYA/PO
BAHAGIAN HAL EHWAL
PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENGURUSAN PELAJAR SAKIT DI PREMIS KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.14
Muka surat 4 daripada 7
6.0 CARTA ALIR
TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI
PA/ PPA/ PYA
PA/ PPA/ PYA PGTA/ PA/ PPA/SRK PYA/PO PYA
Mula Terima Aduan Pelajar Sakit
Bertindak dengan memberi bantuan mengikut keperluan dan kehendak semasa
Menghantar pelajar ke Pusat Kesihatan/ Hospital Kerajaan/ Klinik Menyediakan Bilik Sick Bay bagi pelajar yang memerlukan. Rekod Tamat
BAHAGIAN HAL EHWAL
PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENGURUSAN PELAJAR SAKIT DI PREMIS KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.14
Muka surat 5 daripada 7
7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
b. Poster/Pamplet Kempen Pencegahan/Kesedaran Penyakit Berjangkit yang diedarkan oleh Pusat Kesihatan,UiTM
8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
BORANG TINDAKAN KERJA (BTK)
AKTIVITI Pengurusan Pelajar Sakit DiPremis Kolej Kediaman
Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk :
Penyimpan BTK:
Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima
Tarikh Tugas
Disiapkan dan T/T
Catatan Arahan kepada
PYB seterusnya
Tarikh Tindakan
Lanjut Perlu Siap
Catatan
1. Perancangan dasar
2. Perbincangan
3. Pelaksanaan
4. Kajian keberkesanan
5. Langkah Penambahbaikan
a. Arahan/ Pekeliling daripada Timbalan Naib Canselor HEP dan dipanjangkan ke seluruh kampus melalui Rektor Kampus
BAHAGIAN HAL EHWAL
PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENGURUSAN PELAJAR SAKIT DI PREMIS KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.14
Muka surat 6 daripada 7
9.0 SENARAI SEMAKAN
BIL BUTIRAN STATUS
1. Aduan Pelajar / SRK/ Pusat Kesihatan Aktif
2. Laporan Pelajar Sakit Aktif
BAHAGIAN HAL EHWAL
PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : PENGURUSAN PELAJAR SAKIT DI PREMIS KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.14
Muka surat 7 daripada 7
CARTA ALIR RISIKO PENGURUSAN PELAJAR SAKIT DI PREMIS KOLEJ KEDIAMAN (PELAJAR MENGALAMI KECEDERAAN ATAU MASALAH KESIHATAN SEMASA DIPREMIS KOLEJ KEDIAMAN)
TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI
PA/ PPA/ PYA
PA/ PPA/ PYA PGTA/ PA/ PPA/SRK PYA/PO PYA
Mula Terima Aduan Pelajar Sakit
Bertindak dengan memberi bantuan mengikut keperluan dan kehendak semasa
Menghantar pelajar ke Pusat Kesihatan/ Hospital Kerajaan/ Klinik Menyediakan Bilik Sick Bay bagi pelajar yang memerlukan. Rekod Tamat
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : KESELAMATAN DAN KESIHATAN PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.15
Muka surat 1 daripada 7
STATUS DOKUMEN
Petunjuk
Nombor Mukasurat
Nombor Keluaran
Nombor Pindaan
Tarikh Kuatkuasa
01 02 03 04 05 06 07 08 09 10
1.0 TUJUAN
Prosedur ini disediakan untuk proses kerja menjaga keselamatan dan kesihatan pelajar di Kolej Kediaman UiTM Shah Alam.
2.0 SKOP
Proses kerja ini adalah meliputi aktiviti menguruskan keselamatan dan kesihatan pelajar di Kolej Kediaman UiTM sahaja.
2.1 Menerima laporan/ aduan daripada pelajar berkaitan keselamatan dan
kesihatan pelajar
2.2 Memajukan laporan/aduan pihak yang berkenaan (Polis Bantuan / Pusat
Kesihatan)
2.3 Membuat pemeriksaan dan tindakan susulan ke atas laporan yang diterima.
3.0 DEFINISI
3.1 Keselamatan Suatu perkara atau langkah yang perlu diambil bagi menggelakkan berlakunya peristiwa yang tidak diingini seperti kecederaan atau kehilangan nyawa..
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : KESELAMATAN DAN KESIHATAN PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.15
Muka surat 2 daripada 7
3.2 Kesihatan Sesuatu yang sempurna dari segi fisikal, mental dan sosial.
3.3 Kemalangan Merujuk kepada kejadian yang berlaku secara tidak sengaja dan tidak termaktub dalam kejadian yang disebabkan oleh kesilapan seseorang kerana peristiwa tersebut tidak dijangka atau kebarangkaliannya amat rendah.
3.4 Pelajar
Seseorang yang menerima pelajaran, pengajaran atau latihan dalam apa-apa bidang pengajian di sesuatu Universiti dan berdaftar dengan Universiti tersebut.
3.5 Kolej Kediaman Apa-apa perumahan, dengan apa jua nama disebut, yang disediakan oleh Universiti untuk pelajar-pelajar.
3.4 Singkatan
TNC HEP : Timbalan Naib Canselor HEP PGT : Pengetua PAK : Pengurus Asrama Kanan PA : Pengurus Asrama PPAK : Penolong Pengurus Asrama Kanan PPA : Penolong Pengurus Asrama PYAK : Penyelia Asrama Kanan
PYA : Penyelia Asrama PO : Pembantu Operasi PB : Polis Bantuan PK : Pusat Kesihatan UiTM PBT : Pihak Berkuasa Tempatan
SRK : Staf Residen Kolej
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : KESELAMATAN DAN KESIHATAN PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.15
Muka surat 3 daripada 7
4.0 RUJUKAN
Nama Dokumen No. Rujukan
Pelan Tindakan Kecemasan/ Emergency Response Plan (ERP)
Undang-Undang Malaysia Akta 174
Undang-Undang Malaysia Akta 174 Akta Institusi-institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : KESELAMATAN DAN KESIHATAN PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.15
Muka surat 4 daripada 7
5.0 PROSES KERJA
Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk
Seksyen Undang-undang/Peraturan
1.
2.
3.
4.
Pelajar atau staf membuat aduan / laporan berkenaan kemalangan atau sebarang keadaan yang memerlukan bantuan. Menerima aduan daripada pelapor dan majukan kepada PBT/PK/ PB Membuat pemeriksaan susulan aduan yang telah dibuat. Rekod dan fail
TNC HEP
PGT/SRK/PA/PPA
PGT/SRK/PA/PPA
PPA/PYA
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : KESELAMATAN DAN KESIHATAN PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.15
Muka surat 5 daripada 7
6.0 CARTA ALIR
TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI
PEL
PGT/SRK/PA/PPA
PBT/ PB / PK
PPA/PYA
Mula Pelajar membuat aduan atau laporan Terima dan majukan aduan kepada bahagian berkaitan Membuat pemeriksaan dan tindakan susulan ke atas aduan/ tempat kejadian Rekod Tamat
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : KESELAMATAN DAN KESIHATAN PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.15
Muka surat 6 daripada 7
7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN
1. Mengurus dan menguatkuasa peraturan-peraturan kolej berpandukan Akta 174- Bahagian 2, Bahagian III Tatatertib Asrama
2. Peraturan tambahan merupakan arahan yang dikeluarkan dari masa ke semasa (berdasarkan Pekeliling NC/TNC HEP)
8.0 BORANG TINDAKAN KERJA
BORANG TINDAKAN KERJA (BTK)
AKTIVITI Kompaun Terus Kesalahan Dengan Tanpa Kehadiran Pelajar
Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk :
Penyimpan BTK:
Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima
Tarikh Tugas
Disiapkan dan T/T
Catatan Arahan kepada PYB seterusnya
Tarikh Tindakan
Lanjut Perlu Siap
Catatan
1. Perancangan dasar
2. Perbincangan
3. Pelaksanaan
4. Kajian keberkesanan
5. Langkah Penambahbaikan
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : KESELAMATAN DAN KESIHATAN PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.15
Muka surat 7 daripada 7
9.0 SENARAI SEMAKAN
BIL BUTIRAN STATUS
1. Akta 174 Aktif
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
Tajuk : KESELAMATAN DAN KESIHATAN PELAJAR
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.15
Muka surat 8 daripada 7
CARTA ALIR RISIKO KESELAMATAN DAN KESIHATAN PELAJAR (PENULARAN PENYAKIT MERBAHAYA DAN ANCAMAN KESELAMATAN)
TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI
PEL
PGT/SRK/PA/PPA
PBT/ PB / PK
PPA/PYA
Mula Pelajar membuat aduan atau laporan Terima dan majukan aduan kepada bahagian berkaitan Membuat pemeriksaan dan tindakan susulan ke atas aduan/ tempat kejadian Rekod Tamat
DAFTAR KAJIAN PENILAIAN RISIKO KOLEJ KEDIAMAN, HEP
No.
Rujukan
Aktiviti (Proses/Carta
Alir)
Risiko bakal
dihadapi
Kategori Impak
S
L
Nilai
(S x
L)
Keutamaan Tindakan yang di
ambil
Pemantauan
& Pengukuran
Penambahbaika
n / Peluang
Status
M R K O
01
Permohonan
Kolej Pelajar
Lama
Permohonan
kolej tidak
menepati syarat.
2 1 1 2 2 1 2 Rendah
( 2 )
1. Senarai pendek
pelajar yang layak
mengikut
kekosongan kolej
2. Membuka ruang
untuk pelajar
membuat rayuan
3. Membantu pelajar
mendapatkan
bantuan rumah
sewa dari UPNR
Senarai semak
Hebahan dan
garispanduan
kepada pelajar
Terbuka
02 Pendaftaran
Pelajar Lama
Dokumen
Pendaftaran
yang Diperlukan
Tidak Lengkap
1 1 1 1 1 1 1 Rendah
(1)
Hebahan dan
garispanduan
kepada pelajar
Borang Senarai
Semak
Membangunkan
sistem
pendaftaran
automatik
Terbuka
03 Pendaftaran
Pelajar Baharu
Sistem
Rangkaian
Internet
Terganggu
1 2 1 2 2 1 2 Rendah
(2)
Menyediakan
generator untuk
persediaan awal jika
bekalan elektrik
terputus.
Senarai Semak Menubuhkan
jawatankuasa
bertindak terdiri
dari Pejabat
Fasiliti, HEP
dan Infotech
Terbuka
04 Rayuan Kolej Permohonan
kolej tidak
menepati syarat.
1 1 1 1 1 1 1 Rendah
(1)
Membantu pelajar
mendapatkan
bantuan rumah
sewa dari UPNR
Status keluarga
dan Pendapatan
Hebahan dan
garispanduan
kepada pelajar
Terbuka
05 Pendaftaran
Peralatan
Elektrik
Penggunaan
Barangan
Elektrik Tidak
Dapat Dikawal
2 1 2 1 2 1 2 Rendah
(2)
Penguatkuasaan
kawalan dan
peraturan
Pemeriksaan
berkala
Kenaan
Kompaun
Terbuka
06 Perbicaraan
Tatatertib
Pelajar Yang
Tinggal Di Kolej
Pelajar tidak
Hadir
Perbicaraan
2 2 1 2 2 1 2 Rendah
(2)
Membuat
peringatan dari
masa ke semasa
kepada pelajar
yang terlibat.
Senarai nama
pelajar
e-tatatertib Terbuka
07 Kompaun Terus
Kesalahan
Dengan
Kehadiran
Pelajar
Pelajar Tidak
Menghadirkan
Diri Bila
Diarahkan
2 2 1 2 2 1 2 Rendah
(2)
Membuat
peringatan dari
masa ke semasa
kepada pelajar
yang terlibat.
Senarai nama
pelajar
e-tatatertib Terbuka
08 Kompun Terus
Kesalahan
Pelajar Tanpa
Kehadiran
Pelajar
Kenaan
Kompoun
Dipertikaikan
2 2 1 2 2 1 2 Rendah
(2)
Memberi
penjelasan
tindakan diambil.
Rujuk Buku Akta
174
JKE bil. 15/2008
(13 Ogos 2008)
e-tatatertib Terbuka
09 Pelantikan
Jawatankuasa
Perwakilan
Kolej
Kelayakan
Pemohon Tidak
Menepati Kriteria
Yang Ditetapkan
2 2 1 2 2 1 2 Rendah
(2)
Menggugurkan
nama yang tidak
layak
Senarai pendek Hebahan dan
garispanduan
kepada pelajar
Terbuka
10 Permohonan
Menganjurkan
Aktiviti
Kertas Kerja
Tidak Lengkap
2 2 2 2 2 1 2 Rendah
(2)
Pembetulan semula
kertas kerja
Semakan oleh
penasihat aktiviti
Hebahan dan
garispanduan
kepada pelajar
Terbuka
11 Permohonan
Peruntukan
Aktiviti
Permohonan
Perbelanjaan
Aktiviti Tidak
Mengikut Kadar
Yang Ditetapkan
2 2 2 1 2 1 1 Rendah
(2)
Pembetulan semula
keperluan
peruntukan
kewangan
Semakan oleh
penasihat aktiviti
Hebahan dan
garispanduan
kepada pelajar
Terbuka
12 ‘Clearance’ Bilik
Pelajar
Pelajar Ingkar
Arahan
2 2 1 2 2 1 1 Rendah
(2)
Mengenakan
tindakan tatatertib
selaras dengan
peruntukan
perundangan
Pemeriksaan Hebahan dan
garispanduan
kepada pelajar
Terbuka
13 Penginapan
Transit
Bil Tidak
Dijelaskan
1 1 2 1 1 1 1 Rendah
(1)
Memberi
peringatan kepada
penyewa
Bil Bayaran dan
borang tempahan
transit
Pembangunan
sistem atas
talian
Terbuka
14 Pengurusan
Pelajar Sakit Di
Premis Kolej
Kediaman
Pelajar
mengalami
kecederaan atau
mengalami
kesihatan
semasa di
premis Kolej
Kediaman
1 2 1 2 1 1 1 Rendah
(1)
1. Hebahan talian
kecemasan dan
SRK bertugas
untuk dihubungi
2. Garispanduan
tatacara
mendapatkan
bantuan
kecemasan
Laporan SRK
bertugas
Mewujudkan
medium
komunikasi
melalui aplikasi
mudah alih.
Terbuka
15 Keselamatan
Dan Kesihatan
Pelajar
Penularan
wabak penyakit
berbahaya dan
ancaman
keselamatan
2 2 1 2 2 1 2 Rendah
(2)
1. Hebahan talian
kecemasan dan
SRK bertugas
untuk dihubungi
2. Garispanduan
tatacara
mendapatkan
bantuan
kecemasan
Laporan SRK
bertugas
Mewujudkan
medium
komunikasi
melalui aplikasi
mudah alih.
Terbuka
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018
No. Proses Kerja
Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi
Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
BAHAGIAN F : Senarai Proses Kerja Aktiviti Utama
Muka surat 1 daripada 2
F.01 Permohonan Kolej Pelajar Lama
Permohonan
No bilik Kelayakkan mínimum aktiviti kolej
Jangka Masa
Proses Kerja
Borang Maklumbalas
Pelajar
Kakitangan
Pembekal
Fasiliti
Kontraktor
Ibubapa
Pihak Berkuasa Tempatan (PBT)
Audit (Lloyd)
Bangunan
Permohonan
kolej tidak
menepati syarat.
F.02 Pendaftaran Pelajar Lama
Permohonan
Slip berjaya kolej
Tempoh masa Jangka Masa
Proses Kerja
Borang Maklumbalas
Pelajar
Kakitangan
Pembekal
Fasiliti
Kontraktor
Ibubapa
Dokumen
Pendaftaran
yang Diperlukan
Tidak Lengkap
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018
No. Proses Kerja
Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi
Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
BAHAGIAN F : Senarai Proses Kerja Aktiviti Utama
Muka surat 2 daripada 2
F.03 Pendaftaran Pelajar Baharu
Permohonan No bilik Jangkamasa Jangka Masa
Proses Kerja
Borang Maklumbalas
Pelajar
Kakitangan
Pembekal
Fasiliti
Kontraktor
Ibubapa
Sistem
Rangkaian
Internet
Terganggu
F.04 Rayuan Kolej Permohonan
Senarai berjaya kolej
Tempohmasa Jangka Masa
Proses Kerja
Senarai tiak berjaya
Permohonan
kolej tidak
menepati syarat.
F.05 Pendaftaran Peralatan elektrik
Permohonan Janaan bil Slip bayaran Jangka Masa
Proses Kerja
Kakitangan
Pejabat Bendahari
Penggunaan
Barangan
Elektrik Tidak
Dapat Dikawal
F.06 Pengurusan Perbicaraan tatatertib pelajar yang tinggal di kolej
Senarainama pelajar
Keputusan perbicaraan
Jangkamasa Jangka Masa
Proses Kerja
Kakitangan
Ruang/Premis
Pelajar tidak
Hadir
Perbicaraan
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018
No. Proses Kerja
Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi
Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
BAHAGIAN F : Senarai Proses Kerja Aktiviti Utama
Muka surat 3 daripada 2
F.07 Kompaun Terus Kesalahan Dengan Kehadiran Pelajar
Kategori kesalahan
Denda Jangkamasa membayar denda
Jangka Masa
Proses Kerja
Notis Kenyataan
Kesalahan
Pelajar Tidak
Menghadirkan
Diri Bila
Diarahkan
F.08 Kompaun Terus Kesalahan tanpa Kehadiran Pelajar
Kategori kesalahan
Denda Jangkamasa membayar denda
Jangka Masa
Proses Kerja
Notis Kenyataan
Kesalahan
Kadar Kompoun
Kenaan
Kompoun
Dipertikaikan
F.09 Pelantikan Jawatankuasa Perwakilan Kolej (JPK)
Permohonan Surat lantikan Tempohmasa Jangka Masa
Proses Kerja
Kakitangan
Rekod Pelajar
Kelayakan
Pemohon Tidak
Menepati
Kriteria Yang
Ditetapkan
F.10 Permohonan Menganjurkan Aktiviti
Permohonan Surat kelulusan program
Tempohmasa Jangka Masa
Proses Kerja
Senarai aktiviti
Yang diluluskan
Kertas Kerja
Tidak Lengkap
F.11 Permohonan Kelulusan Peruntukan
Permohonan Surat kelulusan program
Tempohmasa Jangka Masa
Proses Kerja
Kertas Kerja Program
Perincian Program
Permohonan
Perbelanjaan
Aktiviti Tidak
Mengikut Kadar
Yang Ditetapkan
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018
No. Proses Kerja
Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi
Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
BAHAGIAN F : Senarai Proses Kerja Aktiviti Utama
Muka surat 4 daripada 2
F.12 Clearance bilik pelajar
Permohonan
Kemaskini data pelajar
Prestasi kebersihan
Jangka Masa
Proses Kerja
Pekeliling clearance
Pelajar Ingkar
Arahan
F.13 Penginapan transit Tempahan Berjaya penempatan
Jangka masa Jangka Masa
Proses Kerja
Inbois transit
Surat kelulusan
Bil Tidak
Dijelaskan
F.14 Pengurusan Pelajar sakit di premis kolej kediaman
Laporan Pelajar mendapat rawatan
Jangka masa Jangka Masa
Proses Kerja
Jadual SRK bertugas
Manual Pengurusan
Pelajar
mengalami
kecederaan
atau mengalami
kesihatan
semasa di
premis Kolej
Kediaman
F.15 Keselamatan dan Kesihatan Pelajar
Aduan Tindakan Laporan Jangka Masa
Proses Kerja
Borang Senarai semak
Jadual bertugas
Harian staf
Penularan
wabak penyakit
berbahaya dan
ancaman
keselamatan
Unit NR
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.01
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018
No. Proses Kerja
Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
CARTA ALIR RISIKO PERMOHONAN KOLEJ BAGI PELAJAR LAMA (PERMOHONAN KOLEJ TIDAK MENEPATI SYARAT)
TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI
PA
PA/PPA
PPA/PYA
PYA
PA/PPA
PYA
Mula Merancang dan Mengenalpasti kekosongan di Kolej Pekeliling permohonan kolej dipamerkan
Proses permohonan kolej mengikut Dasar Penempatan Kolej
Keluarkan keputusan permohonan kolej di dalam e-kolej Rekod dan Fail Tamat
Pekeliling
Dasar Penempatan Kolej (JKE Bil 15/2008)
Gagal
Berjaya
Tidak
lengkap
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR
UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.02
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018
No. Proses Kerja
Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
CARTA ALIR RISIKO PENDAFTARAN PELAJAR LAMA (DOKUMEN PENDAFTARAN YANG DIPERLUKAN TIDAK LENGKAP)
TANGGUNGJAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA
REKOD KUALITI
PEL
PEL
PA/PPA/PYA
PYA/PO
Mula Pelajar lama menyemak keputusan permohonan kolej kediaman di dalam sistem e-kolej
Pelajar isi dan cetak slip berjaya kolej melalui portal pelajar:
Serahkan dokumen pendaftaran kepada kaunter pendaftaran untuk semakkan dan pengesahan
Serah kunci bilik
Tamat
Pekeliling
Dasar Penempatan Kolej (JKE Bil
15/2008)
Kalendar akademik
Lengkap
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.03
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018
No. Proses Kerja
Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
CARTA ALIR RISIKO PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU (SISTEM RANGKAIAN INTERNET TERGANGGU)
TANGGUNGJAWAB
ALIRAN KERJA
PROSES KERJA
REKOD KUALITI
PEL
PEL
PPA/PYA
PYA
PEL
PPA/PYA
ya
Tidak
Mula Isi Borang Kolej Kediaman atas talian sebelum mendaftar. (Borang peribadi dan surat akujanji penerimaan perabot)
2. Cetak dan serah sewaktu pendaftaran
3. 4. Semak
Surat Tawaran dan Saring Pelajar OKU/ masalah kesihatan
Imbas kod bar dan dapat nombor bilik Ambil kunci Rekod Tamat
Senarai nama pelajar (http:// hep.
isis.uitm.edu.my/ehep)
Dasar Penempatan Kolej (JKE Bil
15/2008)
Buka skrin
pendaftaran
bilik
simpanan
Unit NR
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.04
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018
No. Proses Kerja Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
CARTA ALIR RISIKO RAYUAN KOLEJ (PERMOHONAN KOLEJ TIDAK MENEPATI SYARAT)
TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI
PA
PPA/PYA
PA/PPA/PYA
PGT/PA/PPA
PA/PPA
PYA
Mula Mengenalpasti kekosongan bilik pelajar Menerima permohonan rayuan pelajar secara atas talian(e-kolej). Memprofail permohonan rayuan untuk semakan Senarai permohonan rayuan dibentangkan kepada Jawatankuasa Rayuan Kolej Senarai permohonan yangberjaya rayuan dimuat naik ke dalam system e-Kolej oleh UKK Rekod dan Fail Tamat
Gagal
Berjaya
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.05
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018
No. Proses Kerja Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
CARTA ALIR PENDAFTARAN PERALATAN ELEKTRIK (PENGGUNAAN BARANGAN
ELEKTRIK TIDAK DAPAT DIKAWAL)
TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI
PA
PEJAJAR
PPA/PYA
PPA/PYA
PYA
Mula Pamerkan pekeliling PAK/PA
Pelajar mengambil dan mengisi borang pendaftaran
Periksa dan sahkan peralatan elektrik dan menjana bil Terima resit bayaran dan menyerahkan pelekat peralatan elektrik Rekod Tamat
i. Borang Pendaftaran Peralatan Elektrik
ii. Laporan Pengurus Asrama
Gagal
Berjaya
CARTA ALIR RISIKO PERBICARAAN TATATERTIB PELAJAR YANG TINGGAL DI KOLEJ (PELAJAR TIDAK HADIR PERBICARAAN)
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.06
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 1/01/2018
No. Proses Kerja Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
Naib Canselor
Mula
Lantikan Jawatankuasa Tatatertib Peringkat Kolej Kediaman Keluarkan surat panggilan perbicaraan Perbicaraan tatatertib Merujuk pelajar kepada PPUU jika pelajar merayu keputusan perbicaraan Surat jatuh hukuman Rekod
Tamat
Surat Lantikan Jawantankuasa Tatatertib Kolej
Kediaman
Akta 174
Peraturan kolej kediaman
Pekeliling
Mengaku bersalah
Mengaku tidak
bersalah
Pej
PUU
CARTA ALIR RISIKO KOMPOUN TERUS KESALAHAN DENGAN KEHADIRAN PELAJAR (PELAJAR TIDAK MENGHADIRKAN DIRI BILA DIARAHKAN)
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.07
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018
No. Proses Kerja Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
Mula Kenalpasti kesalahan pelajar di bawah Kaedah 26A. ( Akta 174 ) Maklum kepada pelajar tentang kesalahan. Baca hak pelajar Keluarkan kompaun terus kepada pelajar. Kompaun diisi dalam 3 salinan.
i. Salinan pelajar ii. Salinan PBT iii. Salinan Pejabat Kolej
Atau Keluarkan surat Amaran Pelajar membuat bayaran di Pejabat Bendahari/ Bank Islam Terima resit bayaran dari pelajar Rekod Tamat
Akta 174
Dokumen kompaun
Ya Tidak
CARTA ALIR RISIKO KOMPOUN TERUS KESALAHAN PELAJAR TANPA KEHADIRAN PELAJAR (KENAAN KOMPOUN DIPERTIKAIKAN)
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.08
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018
No. Proses Kerja Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
Mula Kenalpasti kesalahan pelajar di bawah Kaedah 26A. (Akta 174) PBT keluarkan Notis Kesalahan:
i. Salinan pelajar ditinggalkan di dalam bilik pelajar
ii. Salinan PBT iii. Salinan Pejabat Kolej
Pelajar berjumpa dengan PBT. PBT maklum kepada pelajar tentang kesalahan. PBT baca hak pelajar PBT keluarkan kompaun terus kepada pelajar. Kompaun diisi dalam 3 salinan.
i. Salinan pelajar ii. Salinan PBT iii. Salinan Pejabat Kolej
Atau Keluarkan surat Amaran Pelajar membuat bayaran di Pejabat Bendahari/ Bank Islam Terima resit bayaran dari pelajar Rekod Tamat
Ya Tidak
CARTA ALIR RISIKO PELANTIKAN JAWATANKUASA PERWAKILAN KOLEJ (KELAYAKAN PEMOHON
TIDAK MENEPATI KRITERIA YANG DITETAPKAN)
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.09
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 1/01/2018
No. Proses Kerja Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
Tanggungjawab
Aliran Kerja
Proses Kerja
Rekod Kualiti
PPA/PYA
PPA/PYA
PGT/SRK
PPA/PYA/
TNC BHEP
Mula
Mengeluarkan pekeliling tawaran
Pelajar mengisi borang dan hantar
kepada urusetia .
Panel menemubual calon- calon
yang layak.
Senarai berjaya dihantar kepada
BHEP untuk lantikan
Tamat
Lulus
Gagal
CARTA ALIR RISIKO PERMOHONAN MENGANJURKAN AKTIVITI (KERTAS KERJA TIDAK LENGKAP)
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.10
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 1/01/2018
No. Proses Kerja Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
Tanggung-jawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti
JPK
JPK/SRK/PA/PPA
JPK
PENGETUA/SRK
PPA/JPK
JPK
Mula
Jawatankuasa Perwakilan Kolej membuat takwim aktiviti
untuk satu semester
Penyediaan kertas kerja permohonan aktiviti selepas
perbincangan dengan penasihat program
Kertas kerja permohonan aktiviti dibentangkan di dalam
mesyuarat bersama semua SRK : Pra Mesyuarat T.A.K
SRK menyemak bajet dan pelaksanaan program
berdasarkan garis panduan yang ditetapkan oleh HEP
Kertas kerja yang telah dilengkapkan bersama Borang C
dihantar kepada Penolong Pengurus Asrama
JPK menyediakan Ringkasan Eksekutif untuk Mesyuarat
Tabung Amanah Kolej
Tamat
Lulus
Tidak
lulus &
buat
semula
CARTA ALIR RISIKO PERMOHONAN PERUNTUKAN AKTIVITI (PERMOHONAN PERBELANJAAN
AKTIVITI TIDAK MENGIKUT KADAR YANG DITETAPKAN)
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.11
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 1/01/2018
No. Proses Kerja Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
Tanggungjawab
Aliran Kerja
Proses Kerja
Rekod Kualiti
JPK
JPK
AJK TAK
Mula
Jawatankuasa Perwakilan Kolej
menyediakan ringkasan eksekutif
untuk semua permohonan aktiviti
Permohonan aktiviti dibentangkan
oleh JPK (oleh Pengarah program)
Panel Mesyuarat TAK menyemak
peruntukan dan pelaksanaan program
berdasarkan garis panduan yang
ditetapkan oleh HEP.
Surat kelulusan dikeluarkan
berdasarkan keputusan mesyuarat
dan kertas kerja serta borang C yang
lengkap
Tamat
Lulus
Tidak
lulus &
buat
semula
CARTA ALIR RISIKO ‘CLEARANCE’ BILIK PELAJAR (PELAJAR INGKAR ARAHAN)
TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI
PA
PYA/PO
PYA/PO
PPA/PYA
PYA/PO
Mula Mengeluarkan pekeliling
Pelajar membuat clearance
Staf kolej membuat pemeriksaan bilik dan pengesahan Proses mendaftar keluar Rekod Tamat
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.12
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 1/01/2018
No. Proses Kerja Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
Gagal
Berjaya
CARTA ALIR RISIKO PENGINAPAN TRANSIT (BIL TIDAK DIJELASKAN)
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.13
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 1/01/2018
No. Proses Kerja Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI
PA/PPA//PYA
PA/PPA/PYA
PYA/PO
PYA/PO
PYA/PO
PYA
Mula
Mesyuarat penempatan
dan penginapan transit.
Menerima tempahan yang
telah dipersetujui
Mengenalpasti jumlah
kekosongan yang terdapat
di kolej kediaman.
Menyediakan bilik
penginapan mengikut
jumlah tempahan.
Memastikan bilik dalam
keadaan baik, bersih dan
kemas
Menerima bukti
pembayaran
Rekod dan Fail
Tamat
i. Pekeliling Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan JKP
ii. Borang Tempahan Transit
CARTA ALIR RISIKO PENGURUSAN PELAJAR SAKIT DI PREMIS KOLEJ KEDIAMAN (PELAJAR
MENGALAMI KECEDERAAN ATAU MASALAH KESIHATAN SEMASA DIPREMIS KOLEJ KEDIAMAN)
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.14
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 1/01/2018
No. Proses Kerja Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI
PA/ PPA/ PYA
PA/ PPA/ PYA
PGTA/ PA/
PPA/SRK
PYA/PO
PYA
Mula
Terima Aduan Pelajar
Sakit
Bertindak dengan memberi
bantuan mengikut
keperluan dan kehendak
semasa
Menghantar pelajar ke
Pusat Kesihatan/ Hospital
Kerajaan/ Klinik
Menyediakan Bilik Sick
Bay bagi pelajar yang
memerlukan.
Rekod
Tamat
CARTA ALIR RISIKO KESELAMATAN DAN KESIHATAN PELAJAR (PENULARAN PENYAKIT
MERBAHAYA DAN ANCAMAN KESELAMATAN)
BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM
MANUAL PROSEDUR KERJA
KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN
No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.15
Keluaran : 00 Pindaan : 00 Tarikh : 1/01/2018
No. Proses Kerja Tajuk Proses Kerja
Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja
Kawalan Sumber Risiko
TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI
PEL
PGT/SRK/PA/PPA
PBT/ PB / PK
PPA/PYA
Mula
Pelajar membuat aduan
atau laporan
Terima dan majukan
aduan kepada bahagian
berkaitan
Membuat pemeriksaan
dan tindakan susulan ke
atas aduan/ tempat
kejadian
Rekod
Tamat