1 | P a g e
KOLEKSI TERAS AKADEMIK PERPUSTAKAAN UNIVERSITI MALAYA
Datin Komodhi Thaiveegan
Pustakawan
Perpustakaan Universiti Malaya
&
Pauziaah Mohamad
Timbalan Ketua Pustakawan
Perpustakaan Universiti Malaya
ABSTRAK
Koleksi Teras Akademik merupakan koleksi perpustakaan yang dikhususkan untuk menyimpan bahan-
bahan yang dicadangkan oleh pensyarah sebagai buku teks dalam pengajaran dan pembelajaran.
Pelbagai kekangan polisi peminjaman dan kecanggihan dunia teknologi dalam capaian pelbagai
maklumat melalui internet menyebabkan kadar peminjaman koleksi ini berkurangan. Sebagai langkah
alternatif, sistem ‘One-stop Centre’ diwujudkan untuk memudahkan pencarian dan meningkatkan lagi
peminjaman koleksi ini. Kertas kerja ini akan membincangkan usaha yang telah diambil oleh
Perpustakaan Universiti Malaya untuk mewujudkan sistem ‘One-stop Centre’ Koleksi Teras Akademik.
1. PENGENALAN
Koleksi Teras Akademik merupakan koleksi buku teks ataupun bahan bacaan yang dicadangkan oleh
pensyarah sebagai buku teks dalam pengajaran dan pembelajaran. Terdapat pelbagai istilah diberikan
kepada Koleksi Teras Akademik bergantung kepada perpustakaan, contohnya Reserve Collection,
Course Reserve Collection, Short Loan Collection, Red-Spot Collection atau Koleksi Bertanda Merah.
Bahan yang terdapat dalam koleksi ini merangkumi berbagai subjek seperti Sains Sosial, Ekonomi,
Kemanusiaan, Pengajian Islam, Sains dan Teknologi, Pendidikan dan lain lain lagi. Terdapat juga
perpustakaan yang bukan sahaja menyimpan buku teks sebagai bahan koleksi teras akademik tetapi
juga bahan bahan seperti nota, manual, dokumen, artikel dan latihan ilmiah atas permintaan
pensyarah.
Prytherch, R (2000) mendefinisikan Reserve Collection sebagai “In academic libraries, material which is
in great demand because of being placed on reading lists and set on one side for very short limited
periods, or for an academic term and then only for use as short-loan collection, Course Reserve
Collection”. Pembangunan Koleksi Teras Akademik ini adalah bolehlah disifatkan sebagai tunjang
sesebuah perpustakaan akademik dalam membantu pengajaran, pembelajaran dan penyelidikan.
Thessaloniki International Library pula mendefinisikan Reserve Collection sebagai koleksi yang
menyimpan bahan seperti buku teks, artikel jurnal, audio visual, kertas peperiksaan dan juga capaian
kepada sumber elektronik. Koleksi Teras Akademik menyokong keperluan pelajar dan juga
memastikan semua pelajar berpeluang merujuk bahan ini. Di samping itu, penempatan koleksi ini
secara berasingan dengan bahan lain dapat dapat memastikan bahan dapat dipelihara dengan baik,
tidak disalahguna dan dapat mengelakkan vandalisme. Koleksi ini diwujudkan untuk memberi peluang
kepada semua pengguna berdaftar menggunakan bahan tersebut berpandukan polisi sirkulasi yang
telah di tetapkan. Pembangunan koleksi ini juga berdasarkan polisi Pembangunan Koleksi
Perpustakaan yang telah di wujudkan. Pelbagai pendekatan dan kaedah telah dilaksanakan untuk
mempromosi bagi meningkatkan kadar peminjaman koleksi ini termasuklah pembaharuan polisi dan
mewujudkan satu sistem “One-stop Centre’. Pembangunan Koleksi Teras Akademik ini juga adalah
merupakan salah satu usaha untuk memastikan sumber yang disediakan oleh perpustakaan selari
dengan strategi dan keperluan pengajaran, pembelajaran dan penyelidikan universiti.
2 | P a g e
2. PENGENALPASTIAN MASALAH
Alabaster (2010) ada menyatakan bahawa terdapat empat asas utama kejayaan pembangunan koleksi
teras iaitu “a detailed collection policy statement as a buying plan, staff involvement, thorough title
assessment dan collection evaluation”. Ini menunjukkan bahawa pembangunan koleksi teras bukanlah
sesuatu perkara yang mudah.
Terdapat beberapa faktor yang menyebabkan Koleksi Teras Akademik kurang popular dan kadar
peminjaman bahan agak berkurangan. Di antara masalah-masalah yang telah dikenalpasti ialah
tempoh pinjaman yang singkat, jumlah pinjaman yang terhad, denda lewat yang tinggi, kekurangan
polisi pembangunan koleksi, kekurangan staf untuk menguruskan proses peminjaman dan masalah
penyusunan semula bahan ke rak. (Maziah Salleh, 2011).
Perpustakaan Universiti Malaya terdiri dari satu (1) Perpustakaan Sentral, sebelas (11) perpustakaan
dalam rangkaian ini termasuklah tiga (3) Perpustakaan Cawangan dan lapan (8) Perpustakan Khusus.
Perpustakaan cawangan adalah Perpustakaan Undang-Undang, Perpustakaan Perubatan dan
Perpustakaan Peringatan Zaba, manakala Perpustakaan Khusus adalah Perpustakaan Pergigian,
Perpustakaan Pengajian Islam, Perpustakaan Alam Bina, Perpustakaan Kejuruteraan, Perpustakaan
Bahasa dan Lingusitik, Perpustakaan Pengajian Melayu, Perpustakaan Pengajian Asia Timur dan
Perpustakaan Pengajian India. Walau bagaimanapun Koleksi Teras Akademik hanya terdapat di
beberapa perpustakaan sahaja seperti di Perpustakaan Sentral, Perpustakaan Undang-Undang,
Perpustakaan Perubatan, Perpustakaan Pergigian, Perpustakaan Alam Bina, Perpustakaan Kejuruteraan
dan Perpustakaan Pengajian Islam. Usaha untuk menjadikan koleksi ini koleksi yang komprehensif
telah menjadi matlamat utama perpustakaan.
Namun begitu, statistik menunjukkan koleksi ini masih tidak digunakan sepenuhnya oleh pengguna.
Di antara faktor-faktor yang menyebabkan hal ini berlaku adalah kerana:
i. Tiada kepelbagaian kaedah pencarian bahan ini melalui katalog berkomputer
perpustakaan. Hanya pilihan judul bahan dan juga nombor panggilan.
ii. Pelajar biasanya lebih mengingati nama pensyarah atau instruktor dan juga kod kursus.
iii. Polisi peminjaman yang ketat.
iv. Koleksi yang tidak lengkap dan tidak dikemaskini
v. Kurang promosi
Schmidt (2000) menyatakan bahawa walaupun kewujudan Reserve Collection ini meningkatkan kadar
kesediaan bahan untuk dipinjam oleh pelajar, ia juga menimbulkan masalah kepada dua-dua pihak
iaitu perpustakaan dan juga pelajar. Kitaran proses sirkulasi seperti peminjaman, pemulangan dan
penyusunan semula bahan ke rak memerlukan masa dan juga risiko kesilapan manusia berlaku
semasa memilih bahan untuk diasingkan kepada rak terbuka dan jugak rak Koleksi Teras Akademik.
Keperluan atau permintaan yang tinggi terhadap bahan dari koleksi ini menyebabkan pelajar perlu
bersaing untuk mendapatkan bahan yang terhad. Penyelesaian kepada permasalahan ini adalah
dengan membeli naskah tambahan di mana proses ini menambah beban staf.
Kepesatan dan kecanggihan teknologi maklumat juga menyebabkan kadar penggunaan bahan
daripada koleksi ini berkurangan. Pelajar lebih cenderung ke arah maklumat yang mudah diakses,
tiada kekangan polisi pinjaman dan juga boleh didapati tidak kira masa dan tempat sama ada
menggunakan telefon mudah alih ataupun komputer. Pelajar juga tidak dibebani dengan denda
pemulangan lewat bahan.
3 | P a g e
2.2 LANGKAH YANG DIAMBIL UNTUK MENAMBAHBAIK KOLEKSI
Beberapa langkah telah diambil oleh perpustakaan Universiti Malaya untuk menjadikan Koleksi Teras
Akademik sebagai One-Stop Centre. Antara langkah-langkah tersebut adalah:.
i. Perubahan Polisi Pinjaman
Tempoh pinjaman koleksi telah dipanjangkan daripada sehari kepada 3 hari dan kadar denda
pemulangan buku lewat telah dikurangkan kepada RM0.50/hari, di mana sebelum ini
peminjaman hanya untuk sehari dan denda lewat pulang adalah RM0.50/sejam. Masalah
jangka masa peminjaman yang singkat dan denda yang tinggi dapat diselesaikan dengan
perubahan polisi yang dipinda dan dilaksanakan oleh pihak pengurusan perpustakaan.
Pelajar tidak perlu beratur di Kaunter Pinjaman dengan memberi nombor panggilan kepada
Pembantu Perpustakaan untuk mendapatkan buku yang dikehendaki. Kini mereka boleh
“browse” di stak Koleksi Teras Akademik dan memilih buku yang diperlukan dan
menggunakan mesin layan diri untuk meminjam buku tersebut.
ii. Kaedah Pencarian Bahan
Kaedah pencarian bahan telah dikembangkan dan tidak terhad kepada pencarian melalui
judul bahan dan nombor panggilan sahaja. Skop pencarian bahan telah diperluaskan kepada
tajuk kursus, kod kursus dan nama pensyarah atau instruktor. Penambahan strategi pencarian
bahan ini memberi alternatif yang lebih banyak kepada pelajar untuk memilih strategi yang
mudah, ringkas dan pantas bagi mereka. Pencarian bahan boleh dilakukan di mana-mana
sahaja termasuklah menggunakan aplikasi telefon mudah alih.
Contoh Pencarian:
(a) Taip kod kursus “JEEA2309” di dalam kotak carian yang disediakan.
(b) Senarai kursus di bawah JEEA akan dipaparkan. Klik pada JEEA2309 Cerpen Melayu.
Sila rujuk Rajah 1.
Rajah 1 : Carian melalui kod kursus
(c) Senarai bahan di bawah kod kursus JEEA2309 akan dipaparkan
(d) Pilih bahan yang dikehendaki. Contohnya klik pada No. 3
4 | P a g e
Rajah 2 : Senarai bahan berdasarkan kod kursus
(e) Lokasi bahan akan dipaparkan. Contoh: Bahan “Cerpen Malaysia sebelum perang
dunia ke-2” berada di Koleksi Teras Akademik dan Stak terbuka. Kedua-dua bahan
adalah di Perpustakaan Sentral. Sila rujuk Rajah 3.
Rajah 3 : Lokasi bahan
5 | P a g e
iii. Akses Terbuka Koleksi Teras Akademik
Koleksi Teras Akademik telah diubahsuai dan ditempatkan di dalam ruang khas yang boleh
diakses oleh pelajar secara terbuka tetapi masih lagi di dalam ruang lingkup tertutup seperti
dalam Gambarajah 1 dan 2. Pelajar boleh mengakses sendiri bahan yang diperlukan dan
meminjam menggunakan mesin pinjaman layan diri seperti dalam Gambarajah 3.
Gambarajah 1 : Ruang Koleksi Teras Akademik
Gambarajah 2 : Bahan-bahan Koleksi Teras Akademik
6 | P a g e
Gambarajah 3 : Pinjaman bahan menggunakan mesin pinjaman layan diri
iv. Pembangunan Koleksi
Selain daripada pemilihan bahan oleh pensyarah untuk simpanan Koleksi Teras Akademik,
perpustakaan telah mengambil inisiatif dengan mengkhususkan Pustakawan yang bertindak
sebagai Pustakawan Penghubung untuk setiap Fakulti/Akademi/Pusat. Setiap kumpulan
Fakulti/Akademi/Pusat ini diketuai oleh Timbalan Ketua Pustakawan dan Ketua Bahagian.
Ketua Pustakawan Penghubung perlu memastikan setiap Pustakawan Penghubung di bawah
penyeliaan masing-masing menghubungi Fakulti/Akademi/ Pusat yang telah ditetapkan untuk
memastikan bahan yang telah disenaraikan dalam senarai bacaan telah ditempah atau dibeli
oleh perpustakaan dan sekurang-kurangnya satu naskah dimasukkan ke dalam Koleksi Teras
Akademik.
v. Promosi Koleksi
Promosi Koleksi Teras Akademik dilaksanakan melalui pelbagai medium untuk meningkatkan
kadar penggunaan. Di antaranya ialah :
Menggunakan media sosial seperti facebook &, blog
(https://www.facebook.com/UMalayaLibrary) , (http://umlibweb.wordpress.com/)
Promosi melalui laman sesawang perpustakaan ( http://www.umlib.um.edu.my)
Membuat edaran brosur
Paparan bunting dan poster
Mengadakan promosi semasa karnival perpustakaan
Memberi insentif kepada peminjaman terbanyak semasa karnival perpustakaan
Pendedahan kepada pelajar baru tentang Koleksi Teras Akademik melalui
pengajaran Kursus Kemahiran Maklumat (GXEX1401). Kursus ini adalah kursus wajib
yang perlu diambil oleh pelajar ijazah dasar.
Taklimat Haluan Siswa
7 | P a g e
3. ONE-STOP CENTRE
Terdapat dua langkah utama yang telah diambil untuk mengukuhkan One-stop Center Koleksi
Teras Akademik iaitu :
i. Mengenalpasti kod kursus yang ralat dan tidak releven
ii. Mengemaskini rekod tajuk kursus, kod kursus dan nama instruktor dan sistem
perpustakaan.
3.1 Mengenalpasti kod kursus yang ralat dan tidak releven
(a) Mengenalpasti kod kursus yang ralat. Contoh kod kursus AGRI AGRI seperti terpapar pada
Rajah 5 di bawah:
Rajah 4 : Paparan senarai kod kursus
(b) Semak sistem perpustakaan berdasarkan judul yang dipaparkan di Pendeta Discovery
Rajah 5 : Semak judul
8 | P a g e
(c) Kenalpasti bahan yang berstatus RESERVE sahaja dan tidak dipinjam. Sekiranya bahan sedang
dipinjam, langkah seterusnya tidak dapat dilakukan.
Rajah 6 : Semak status bahan Reserve
(d) Remove Reserve. Bahan dikeluarkan dari status Koleksi Teras Akademik
Rajah 7 : Remove Reserve
(e) Bahan yang telah dikeluarkan daripada Koleksi Teras Akademik direkodkan dan dihantar
kepada pustakawan yang bertanggungjawab untuk proses pengesahan.
9 | P a g e
3.2 Mengemaskini Rekod Tajuk Kursus, Kod Kursus Dan Nama Instruktor Dalam Sistem
Perpustakaan.
Prose mengemaskini rekod Tajuk Kursus, Kod Kursus dan nama Pensyarah atau Instruktor
boleh dilakukan dengan menggunakan Menu Reserve Information. Dalam Reserve Information
terdapat empat (4) perkara yang boleh dilakukan, iaitu:
(a) Menghasilkan Rekod Reserve (Create Reserve)
Dilakukan dengan memasukkan ID Item bahan yang hendak di Reserve. Terdapat tiga (3)
maklumat yang perlu diisi iaitu maklumat asas (Basic Information), Individual Reserve dan
Copies. Maklumat asas atau Basic Information mengandungi maklumat Circulation Rule,
jumlah naskah yang diperlukan, status bahan samada Collect, Current, Dormant atau
Return, Expire Date, Auto Selected Copies dan Keep Copies At The Desk. Individual Reserve
pula mengandungi Instructor ID, Course ID, Stage (Active, Inactive, Prepare) dan Expire
Date. Maklumat Copies menunjukkan berapa naskhah bahan yang ada dan boleh dibuat
RESERVE.
(b) Reserve Individu (Individual Reserve)
Untuk melaksanakan Individual Reserve ini, staf perlu memasukkan ID Item. Dalam
menu, Basic Information dan maklumat Individual Reserve perlu diisi.
(c) Meminda Reserve (Modify Reserve)
Modify Reserve boleh dilakukan apabila terdapat maklumat perlu dipinda atau
diperbetulkan. Di dalam menu Modify Reserve ianya melibatkan maklumat-maklumat
seperti dalam Basic Information, Individual Reserve, Copies, dan maklumat-maklumat
tambahan yang lain (Extended Information).
(d) Membatalkan Reserve (Remove Reserve)
Proses membatalkan Reserve juga boleh dilakukan. Ianya akan melibatkan maklumat-
maklumat seperti yang terdapat dalam Modify Reserve.
3.3 Maklumat Kursus
Melalui menu Maklumat Kursus atau Course Information ianya membolehkan perkara berikut
dilakukan:
(a) Memaparkan Kursus (Display Course)
(b) Menghasilkan maklumat kursus (Create Course)
(c) Duplikasi kursus (Duplicate Course)
(d) Meminda kursus (Modify Course)
(e) Membatalkan kursus (Remove Course)
4. KESIMPULAN
Kadar peminjaman Koleksi Teras Akademik telah meningkat setelah ujudnya sistem One Stop Centre
dan juga perubahan kepada polisi peminjaman dilaksanakan. Namun begitu, beberapa
penambahbaikan boleh dilaksanakan untuk memudahkan proses pencarian bahan contohnya
pencarian melalui facebook. Disamping itu, senarai bacaan juga boleh dimasukkan ke dalam laman
sesawang perpustakaan dan mengadakan pautan ke Pendeta Discovery. Ini akan memberikan lebih
alternatif kepada pelajar untuk menggunakan pelbagai kaedah atau metode yang bersesuai bagi
mereka untuk mendapatkan Koleksi Teras Akademik ini.
10 | P a g e
RUJUKAN
Adomi, E. E., & Iwhiwhu, B. E. (2004). Users’ levels of satisfaction with reserve collection services in a
state university library in Nigeria. Collection Building, 23(1), 39-44. doi
doi:10.1108/01604950410514721
Alabaster, C. (2010). Developing and outstanding core collection : a guide for libraries (2 nd ed.).
Chicago: American Library Association.
Enger, K. B. (2009). Using citation analysis to develop core book collections in academic libraries.
Library & Information Science Research, 31(2), 107-112. doi:
http://dx.doi.org/10.1016/j.lisr.2008.12.003
Lee, A. (1984). The "Red Spot" collection o fthe main library, University Malaya. Retrieved from :
http://eprints.um.edu.my/8890/1/KA3(2)1984_(A1).pdf
Martell, C. (2008). The Absent User: Physical Use of Academic Library Collections and Services
Continues To Decline 1995–2006. The Journal of Academic Librarianship, 34(5), 400-407. doi:
http://dx.doi.org/ 10.1016/j.acalib.2008.06.003
Maziah Salleh. (2011). Koleksi Teras Akademik di Perpustakaan Universiti Malaya : Masalah dan
penggunaannya. Kekal Abadi, 29(1), 1-6.
Odini, S. (1997). Managing a reserve collection: the case of Moi University Library. Library Review,
46(4), 275-281. doi: doi:10.1108/00242539710167959
Prytherch, R. (Ed.). (2000). Harrod's librarians' glossary (9 ed.). England: Gower Publishing Company
Limited.
Quinn, B. (1997). Adapting service quality concepts to academic libraries. The Journal of
Academic Librarianship, 23(5), 359-369. doi: http://dx.doi.org/10.1016/S0099-1333(97)90033-1
Schmidt, S. J. (2000). Course reserves, E-reserves and serving the remote user. at Indiana University-
Purdue University at Indianapolis, 19(1), 24-27.
Thessaloniki International Library. ([n.d]). CITY Library reserve policy. Retrieved from
http://www.city.academic.gr/library/information_services/library_resources/collections/book_files/C
ITY_Library_%20Reserve%20Policy.pdf