Download - DO IT WELL 2
ANNOUNCEMENT, VIDEO & MONTAJ
Pengenalan Ke Atas Permasalahan
Statistik & Analisis Data
SIPOC/VSM/PCE/Kaizen
7 Wastes
Penyelesaian & Validasi
Kesan, Impak & Pengajaran
KANDUNGAN
1.
2.
3.
4.
5.
6.
Rekod Pergerakan Warga Kerja Tidak Dikemaskini
Kelewatan proses kelulusan & bayaran bantuan awal Yayasan Sarawak kepada pelajar Mewujudkan Kaunter ’Drive Thru’ Untuk Permohonan dan Pembayaran
e-SEARCH
Kemudahan Perubatan Warga Kerja
Kaedah Pembelajaran E Learning di Tadika Yayasanku Sayang
SENARAI TAJUK
1.
2.
3.
4.
5.
6.
KAEDAH PEMILIHAN TAJUK SECARA UNDIAN
Rekod Pergerakan Warga Kerja Tidak Dikemaskini
Kelewatan proses kelulusan & bayaran bantuan awal Yayasan Sarawak kepada pelajar
Mewujudkan Kaunter ’Drive Thru’ Untuk Permohonan dan Pembayaran
e-SEARCH
Kemudahan Perubatan Warga Kerja
Kaedah Pembelajaran e-Learning di Tadika YayasanKu Sayang
SENARAI TAJUK DIPERHALUSI MELALUI KAEDAH SMART
S M A R T
Rekod Pergerakan Warga Kerja Tidak Dikemaskini
Kelewatan proses kelulusan & bayaran bantuan awal Yayasan Sarawak kepada pelajar
Mewujudkan Kaunter ’Drive Thru’ Untuk Permohonan dan Pembayaran
e-SEARCH
PROJEK YANG BOLEH DILAKSANAKAN
Kelewatan proses kelulusan & bayaran bantuan awal Yayasan Sarawak kepada pelajar
VS
TAJUK 1
Mewujudkan Kaunter ’Drive Thru’ Untuk Permohonan dan Pembayaran
TAJUK 2
“Kelewatan Proses Kelulusan dan Bayaran Bantuan Awal Yayasan Sarawak Kepada Pelajar” pada 23 September 2015
Pemerhatian audit terhadap
proses pembayaran Skim
Bantuan Awal mendapati 23
orang pelajar mengambil
masa
> 6 hari bekerja
Pemerhatian audit terhadap pengurusan pinjaman Seksyen Tajaan Teknikal bagi tempoh 3/9/2015 hingga 18/9/2015
Pemerhatian audit terhadap
proses pembayaran Skim
Bantuan Awal mendapati
tempoh diambil
> 6 hari
Pemerhatian Audit ke atas proses menyediakan bayaran kepada pelajar Skim Bantuan Awal 2015 – 48 Hours Service Delivery
Proses kelulusan & pembayaran
mengambil masa
48 jam = 6 hari bekerja
PIAGAM PELANGGAN
Tajuk:
“Kelewatan proses kelulusan dan bayaran bantuan awal Yayasan Sarawak kepada pelajar”
Bantuan Awal
oBantuan awal kewangan pelajar untuk urusan pendaftaran
Proses Kelulusan dan Bayaran
oBermula dari tarikh terima borang permohonan sehingga akuan penerimaan cek oleh pelajar
Kelewatan
o Tempoh melebihi 6 hari bekerja
Definisi Tajuk:
Kelewatan proses kelulusan dan bayaran skim bantuan awal Yayasan Sarawak kepada pelajar
Prosedur/Proses kerja/Sistem kawalan terhadap pemprosesan permohonan yang kurang efektif
Semasa proses permohonan, kekurangan
maklumat dan prosedur yang panjang untuk
memproses permohonan
Berlaku semasa proses permohonan bantuan sehingga ke penerimaan cek bayaran
Ibu pejabat Yayasan Sarawak
Yayasan Sarawak & Penerima Bantuan (Pelajar)
5W 1H
penerima Bantuan Awal sepanjang tahun 2015
623
MEMPROSES PERMOHONAN BERMULA TARIKH TERIMA BORANG SEHINGGA PENERIMAAN CEK
SKIM
JUMLAH PERMOHONAN
DILULUSKAN (ORG)
SAMPEL (ORG)
(BILANGAN HARI BEKERJA)
< 4 hari 4 hari 5 hari 6 hari >6 hari
Bantuan Awal 623 250 70 34 25 18 103
Kelewatan pembayaran:
41%
ANALISIS DATA
Imej Yayasan Sarawak sebagai ‘Pemangkin Pembangunan Pendidikan’ terjejas
Dan jika tidak dilaksanakan…
KPI Balanced Score Card tidak mencapai tahap yang dikehendaki
Dan jika tidak dilaksanakan…
CS2:
KPI Target – 85%
Achievement – 79.03%
CS4:
KPI Target – 90%
Achievement –
86.36%
IP8:
KPI Target – 8
Achievement – 20 OC/LG4:
KPI 1 Target – 99%
Achievement – 99.52%
KPI 2 Target – 2s
Achievement – 0.26s
Yayasan Sarawak Scorecard
Masalah ini boleh menjadi isu di media sosial Kegagalan pelajar mendaftar pengajian
Petikan daripada ucapan YAB Datuk Patinggi Tan Sri (Dr) Haji Adenan bin Haji Satem, Pengerusi Yayasan Sarawak
“Tiada seorang pelajar pun harus tersasar peluang untuk melanjutkan pelajarannya semata-mata kerana kesuntukan wang. Maka adalah menjadi tanggungjawab Yayasan Sarawak untuk memastikan ianya tidak berlaku.”
PERMOHONAN
PROSES PEMBAYARAN
PROSES AKUAN PENERIMAAN
RINGKASAN PROSES
SIPOC ANALYSIS
VALUE STREAM MAPPING
PROSES SEBELUM
Process Cycle Efficiency (Sebelum)
= Average Time Worked(PT) / Total Cycle Time(LT)
= 598 / 3965
= 15.08%
Process Cycle Efficiency (Selepas)
= Average Time Worked(PT)/ Total Cycle Time(LT)
= 97 / 343
= 28.28%
Kadar kecekapan proses meningkat: 13.20%
KIRAAN PROCESS CYCLE EFFICIENCY (PCE)
Vsm AFTER
VALUE STREAM MAPPING SELEPAS PELAKSANAAN EFT
KAIZEN
M U L A
Proses Penerimaan Permohonan dan Kelulusan Permohonan (dari Kaunter ke Seksyen Pendidikan ke Seksyen Kewangan)
1.
PELAJAR Menerima
permohonan
Menyemak & memproses Permohonan Yang diterima
Menerima senarai nama
untuk kelulusan
LENGKAP
TIDAK
YA Menerima, menyemak
& memproses permohonan
LULUS
TIDAK YA Menerima
permohonan yang diluluskan dan
menyediakan arahan pembayaran dalam
sistem EAMS
Menyemak data
permohonan untuk
kelulusan pembayaran
Menyemak data
permohonan untuk
kelulusan pembayaran
LULUS
SEBELUM KAIZEN SELEPAS
Proses Penyediaan Cek Pembayaran (Seksyen Kewangan ke Seksyen Pendidikan)
2.
Menerima butiran pembayaran,
menyemak & mencetak data pembayaran yang
di ‘Import’ dari EAMS ke GP
Menerima data pembayaran
dan di ‘Posting’
Mencetak PV untuk semakan
PV disemak & di ‘Posting’
untuk pengesahan
Menerima PV untuk pengesahan
(kategori penandatangan &
jumlah bayaran
Menandatangani PV untuk
Pembayaran
Menyemak PV dan sorting PV
yang telah lengkap ditandatangani
Menandatangani PV untuk pembayaran & memasukkan kod
kelulusan
SEBELUM KAIZEN SELEPAS
Proses Penerimaan Cek Pembayaran (Seksyen Pendidikan ke Kaunter ke Pelajar)
3.
Maklumkan kepada pelajar /institusi
Menerima akuan penerimaan pelajar untuk rekod & fail
pelajar
Menerima PV pembayaran &
menyediakan surat iringan/akuan penerimaan
Menerima resit transaksi & rekod
SEBELUM KAIZEN SELEPAS
19 proses
15 proses
7 WASTES
KELULUSAN PENGGUNAAN EFT
Kaedah Cek
Electronic Fund Transfer (EFT)-YS-CIMB
**Kaedah ini mula digunakan pada Jun 2016
KAEDAH PENYELESAIAN
6 < HARI EFT
KAEDAH 231
KELULUSAN
PENYELESAIAN
BIL NAMA MYKAD AMAUN LULUS
SKIM
TARIKH TERIMA & PROSES
PERMOHONAN
KELULUSAN PEMBAYARAN PENERIMAAN CEK @ MELALUI EFT
JUMLAH HARI
TARIKH LULUS & ARAHAN
BAYAR
BIL HARI
TARIKH BAYAR CEK @
EFT
BIL HARI TARIKH TERIMA
CEK @ EFT
BAYAR MELALUI CEK @ EFT
BIL HARI
1 MUHAMMAD SYAMIL BIN ASERI 980515086541 1,000.00 MATRIKULASI 16/6/2016 17/6/2016 1 17/6/2016 0 17/6/2016 CIMB/2016/EFT
00079 0 1
2 MOHAMMAD AMIRUL B MALEK 981205135445 500.00 TABUNG
PUSINGAN 17/6/2016 17/6/2016 0 20/6/2016 3 20/6/2016
CIMB/2016/EFT00080
0 3
3 HII DING ZHANG 980524135923 900.00 MATRIKULASI 19/6/2016 20/6/2016 1 22/6/2016 2 22/6/2016 CIMB/2016/EFT
00083 0 3
4 SYED MOHAMAD TIRMIDZI BIN WAN AHMAD
980102135413 1,000.00 TABUNG
PUSINGAN 19/6/2016 20/6/2016 1 21/6/2016 1 21/6/2016
CIMB/2016/EFT00082
0 2
5 MUHAMMAD SYAZWAN ARIF BIN HALIN 990101136093 1,000.00 TABUNG
PUSINGAN 19/6/2016 20/6/2016 1 21/6/2016 1 21/6/2016
CIMB/2016/EFT00082
0 2
6 HII DING ZHANG 980524135923 100.00 MATRIKULASI 19/6/2016 19/6/2016 0 21/6/2016 2 21/6/2016 CIMB/2016/EFT
00082 0 2
7 LILY LING ZHAO YING 980107135826 1,000.00 MATRIKULASI 19/6/2016 19/6/2016 0 21/6/2016 2 21/6/2016 CIMB/2016/EFT
00082 0 2
PURATA = 2 HARI
KELULUSAN PENGGUNAAN EFT
Pembayaran ke skim –skim pendidikan lain
PENYERAGAMAN (SEIKETSU)
Penggunaan diperluas kepada anak-anak syarikat
Pembayaran gaji & pembekal
IMPAK & MANFAAT
PENJIMATAN KOS CEK Sekeping cek = RM2.40
Anggaran penggunaan cek = 650
=RM2.40 x 650
=RM1,560.00 setahun
IMPAK & MANFAAT
1
IMPAK & MANFAAT
PENJIMATAN KOS PERCETAKAN
Sekeping A4 & Kepala Surat = RM0.65 Kos cetak = RM0.03 Anggaran penggunaan = 2100 keping
= RM0.65 x 2100 x RM0.03
=RM1,365.00
2
IMPAK & MANFAAT
PENJIMATAN KOS POS
Caj Poslaju = RM6.50
Anggaran 50% cek daripada jumlah penerima setahun dihantar melalui pos = 350 pelajar
= RM6.50 x 350
=RM2,275.00
3
IMPAK & MANFAAT
ANGGARAN PENJIMATAN PENGANGKUTAN PELAJAR
Caj pengangkutan= RM6.00
Anggaran RM6.00 seorang untuk pergi dan balik ke Ibu Pejabat Yayasan Sarawak = 325 pelajar
= RM6.00 x 325
=RM1,950.00 setahun
4
IMPAK & MANFAAT
PENJIMATAN PERGERAKAN
1 langkah = 1 Saat
Seksyen Kewangan Ke Seksyen Pendidikan
123 Langkah x 1 Saat x 44 Hari (2 Bulan)
= 5,412 saat
= 90 minit
5
BILANGAN PENERIMA BANTUAN PENDIDIKAN DAN PEMBAYARAN KEPADA PEMBEKAL SEPANJANG TAHUN 2012-2016
SKIM 2012 2013 2014 2015 2016 JUMLAH PURATA SKIM BIASISWA PINJAMAN PELAJARAN (DALAM NEGARA) 284 267 541 647 988 2727 545
SKIM BIASISWA PINJAMAN PELAJARAN (LUAR NEGARA) 30 44 68 97 60 299 60
SKIM BIASISWA PINJAMAN LATIHAN TEKNIKAL 775 821 490 845 869 3800 760
BIASISWA BESTARI 9 22 15 52 91 189 38
BIASISWA CEMERLANG *mula diperkenalkan 2016 30 30 30
SUMBANGAN KOMUNITI 120 120 120 140 140 640 107
PEMBAYARAN KEPADA PEMBEKAL 347 952 599 886 624 3408 682
JUMLAH KESELURUHAN 2,222
ANGGARAN PENJIMATAN (RM) YANG DIPEROLEHI SEKIRANYA PENGGUNAAN EFT DISERAGAMKAN
SKIM PURATA CETAKAN KERTAS A4/LETTERHEAD (RM0.68/SEORANG)
KOS CETAKAN CEK
(RM2.40/SEORANG)
KOS POSLAJU (RM6.50/SEORANG)
KOS PENGANGKUTAN
(RM6.00/SEORANG)
JUMLAH (RM)
SKIM BIASISWA PINJAMAN PELAJARAN (DALAM NEGARA)
545 370.60 1308.00 3,542.50 3,270 8491.1
SKIM BIASISWA PINJAMAN PELAJARAN (LUAR NEGARA)
60 40.80 144.00 390 360 934.80
SKIM BIASISWA PINJAMAN LATIHAN TEKNIKAL
760 516.80 1,824.00 4,940 4,560 11,840.80
BIASISWA BESTARI 38 25.84 91.20 247 228 592.04
BIASISWA CEMERLANG 30 20.40 72.00 195 180 467.40
SUMBANGAN KOMUNITI 107 72.76 256.80 695.50 642 1667.06
PEMBAYARAN KEPADA PEMBEKAL
682 463.76 1636.80 0 4092 6192.56
JUMLAH 2222 1510.96 5332.8 5011.5 8706 30185.76
ANGGARAN JUMLAH PENJIMATAN
RM30,185.76 SETAHUN
PEMAHAMAN AHLI
0
10
20
30
40
50
60
70
80
90
PENGGUNAANKAEDAH WORKFLOW
PEMAHAMANTENTANG VSM
KEPUASHATIANSEMANGATKERJASAMA
BERPASUKAN
TUGASAN INIMENCABAR
PENINGKATANPEMAHAMAN
TERHADAPPENGURUSAN
BERKUALITI SEBELUM
SELEPAS
TESTIMONI
Terima Kasih
Fasilitator Mersal bin Abang Rosli
Ahli-Ahli
Yantiska bin Mahmud (Ketua) Alina binti Vincent
Nur Akmarina binti Mohamad Ali Jolly bin Marikan
Siti Asfajarina binti Salleh Hasyim bin Baidawi
Siti Noorlis binti Hassan Norhayati binti Sameon
Abdul Razak bin Zainoren Andy Gray Simon
Randy Alexon Rozaiman