DASAR
PENGURUSAN PENGETAHUAN
Untuk
Maktab Kerjasama Malaysia
20 Ogos 2010
Disediakan Oleh
WNA Systems Innovations Sdn. Bhd. Suite 9.17, Tingkat 9, Wisma Zelan, Jalan Tasik Permaisuri 2,
Bandar Tun Razak, 56000, Kuala Lumpur.
http://www.innovations.com.my
TAKSONOMI PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia i
KANDUNGAN
KANDUNGAN i
SENARAI JADUAL v
SENARAI RAJAH v
1.0 PENGENALAN 1
1.1 Pengenalan 1
1.2 Objektif 1
2.0 METODOLOGI 3
2.1 Proses Pembangunan Dasar Taksonomi KM 3
2.2 Kelulusan metodologi yang akan digunakan 4
2.3 Jadual Pelaksanaan 4
3.0 DASAR TAKSONOMI 5
DASAR 1 Pembangunan Dan Penyenggaraan Dasar
Taksonomi
6
0101 Pelaksanaan Dasar 6
0102 Penyebaran Dasar 6
0103 Penyenggaraan Dasar 7
0104 Pengecualian Dasar 7
DASAR 2 Organisasi Km 8
0201 Mandat Pengurusan Taksonomi KM 8
0202 Carta Organisasi KM 8
0203 Pengerusi (JKA /JKP) 9
0204 Timbalan Pengerusi (JKA /JKP) 9
0205 Setiausaha Jawatankuasa Kerja Pengurusan 10
TAKSONOMI PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia ii
0206 Setiausaha Jawatankuasa Kerja Akademik 11
0207 Pegawai KM 11
0208 Pejuang KM 13
0209 Pengamal KM 13
DASAR 3 Pembinaan Struktur Taksonomi Km 14
0301 Bidang Tanggungjawab 14
0302 Struktur Taksonomi 14
0303 Konvensyen Nama 15
030301 Kod Tahap Taksonomi KM 15
030302 Kod Tahap 1 Pengurusan Akademik 16
030303 Kod Tahap 2 hingga 5 Pengurusan
Akademik
16
030304 Kod Tahap 1 Pengurusan 17
030305 Kod Tahap 2 Pengurusan Atasan 17
030306 Kod Tahap 2 Pengurusan Sokongan 17
030307 Kod Tahap 3 Hingga 6 Pengurusan 18
0304 Struktur Taksonomi Pengurusan Akademik 18
030401 A01-ACTIF - Pengurusan Perakaunan dan
Kewangan
18
030402 A02-ANTARABANGSA:Pengurusan
Antarabangsa dan Pengajian Tinggi
20
030403 A03-BMeC - Pengurusan Perniagaan &
Keusahawanan
24
030404 A04-CALL - Pentadbiran, Perundangan
dan Kepimpinan Koperasi
25
030405 A05-INFOTEC – Teknologi Maklumat &
Komunikasi
27
030406 A06-KONSULTASI – Khidmat Konsultasi
Koperasi
29
030407 A07-ReMAP – Pengurusan Penyelidikan
dan Penerbitan
31
TAKSONOMI PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia iii
030408 A08-Program Latihan Kampus Cawangan
Sabah
31
030409 A09-Program Latihan Kampus Cawangan
Sarawak
32
030410 A10-Program Latihan Kampus Wilayah
Utara
33
030411 A11-Program Latihan Kampus Wilayah
Selatan
34
030412 A12-Program Latihan Kampus Wilayah
Timur
35
030413 A13-UKKTA- Khidmat Komunikasi Korporat &
Tadbiran Akademik
36
0305 Struktur Taksonomi Pengurusan Atasan 36
030501 B01: Pejabat Pengarah MKM 36
030502 B02: Pejabat Pendaftar 36
030503 B03: Pejabat Timbalan Pengarah Akademik 36
030504 B04: Pejabat Timbalan Pengarah
Pengurusan
37
0306 Struktur Taksonomi Pengurusan Sokongan 37
030601 B01: UPP – Perkhidmatan Perpustakaan 37
030602 B02: USM – Pengurusan Sumber Manusia 38
030603 B03: UKA – Pengurusan Kewangan dan
Akaun
39
030604 B04: UTA– Pengurusan Tadbiran Am 40
030605 B05: UTD – Pengurusan Perkhidmatan
Domestik
40
030606 B06: UPT – Pengurusan Teknikal 41
030607 B07: UTM : Pengurusan Teknologi Maklumat
dan Komunikasi
41
030608 B08: UAD – Pengurusan Audit Dalam 42
DASAR 4
Pentadbiran Taksonomi
45
0401
Bahasa
45
0402 Penentuan Dokumen 45
TAKSONOMI PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia iv
0403 Format Dokumen 45
0404 Metadata 45
0405 Kata Kunci (Keywords) 46
0406 Semakan 46
0407 Arkib 47
0408 Penyenggaraan 47
DASAR 5 Penggunaan Sumber Pengetahuan 49
0501 Penjaga Pintu Pengetahuan (Gatekeeper)
49
0502 Bidangkuasa 49
0503 Keselamatan 50
DASAR 6 Penggunaan K-Repositori 50
0601 Definisi 50
0602 K-Repositori 51
0603 Garis Panduan Am Tahap Boleh Capai Sumber
Pengetahuan
51
0604 Garis Panduan Khusus Tahap Boleh Capai Sumber
Pengetahuan
52
0605 Garis Panduan Menetapkan Hierarki Kebenaran 52
0606 Tahap Kebenaran 53
060501 Kebenaran Mengikut ‘Principle Of
Inheritance’
53
060502 Kebenaran Mengikut Tahap Folder 54
4.0 PENGURUSAN TAKSONOMI KM 55
4.1 Proses Pembangunan dan Pelaksanaan 55
4.2 Pengurusan Taksonomi KM 56
4.2.1 Terma Rujukan Jawatankuasa Pemandu KM 56
4.2.2 Terma Rujukan Jawatankuasa Kerja 57
4.2.3 Terma Rujukan Pegawai KM
57
TAKSONOMI PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia v
5.0 RUMUSAN 58
5.1 Struktur Taksonomi KM 58
5.2 Pembahagian Taksonomi Di Bawah Projek Perintis 58
5.3 Cadangan Taksonomi KM 59
SENARAI JADUAL
Jadual 1 : Jadual Pelaksanaan Pembangunan Dasar Taksonomi KM 4
SENARAI RAJAH
Rajah 1 : Proses Pengurusan Taksonomi KM 55
TAKSONOMI PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia vi
Bil Kependekan Keterangan
1 KM : Pengurusan Pengetahuan
2 MKM : Maktab Kerjasama Malaysia
3 P : Pengerusi
4 TP(A) : Timbalan Pengerusi (Akademik)
5 TP(P) : Timbalan Pengerusi (Pengurusan)
6 PKM : Pegawai Pengurusan Pengetahuan
7 KPKM (P) : Ketua Pegawai Pengurusan Pengetahuan (Pengurusan)
8 KPKM (T) : Ketua Pegawai Pengurusan Pengetahuan (Teknikal)
9 PKPKM (P) : Penolong Ketua Pegawai Pengurusan Pengetahuan (Pengurusan)
10 PKPKM (T) : Pengolong Ketua Pegawai Pengurusan Pengetahuan (Teknikal)
11 PjKM : Pejuang Pengurusan Pengetahuan
12 PgKM : Pengamal Pengurusan Pengetahuan
13 JPKM : Jawatankuasa Pemandu Pengurusan Pengetahuan
14 JKA : Jawatankuasa Kerja Akademik
15 JKP : Jawatankuasa Kerja Pengurusan
16 CoP : Community of Practice
17 AAR : After –Action Review
18 ICT Teknologi Maklumat dan Komunikasi
19 UKKTA : Unit Komunikasi Korporat dan Tadbiran Akademik
20 USM : Unit Sumber Manusia
SINGKATAN KATA SINGKATAN KATA
DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia Versi 1.1 : 28 Julai 2010 1
Pengenalan Dasar
1.2 PENGENALAN
Dasar Pengurusan Pengetahuan (Dasar KM) ini mengandungi peraturan-
peraturan yang mesti dibaca dan dipatuhi dalam menggunakan aset
pengetahuan yang dimiliki oleh Maktab Kerjasama Malaysia (MKM). Dasar ini
juga menerangkan kepada semua warga kerja MKM yang merupakan
pengamal KM mengenai tanggungjawab dan peranan mereka dalam
melindungi aset pengetahuan.
2.2 OBJEKTIF
Dasar KM bagi MKM diwujudkan untuk menjamin kesinambungan operasi
MKM dalam usahanya mencapai visi untuk menjadi institusi pendidikan
koperasi yang bertaraf dunia melalui kecemerlangan pengurusan
pengetahuan.
2.3 SKOP
Dasar KM meliputi semua sumber atau aset pengetahuan yang dimiliki oleh
MKM, sama ada pengetahuan berbentuk explicit mahu pun pengetahuan
berbentuk tacit. Sumber dan aset pengetahuan ini sedang disimpan, diguna,
dikongsi dan dicipta oleh warga kerja MKM dalam semua aktiviti dan operasi
harian mereka. Dasar ini adalah terpakai untuk semua warga kerja di MKM.
1
DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia Versi 1.1 : 28 Julai 2010 2
Prinsip-prinsip Dasar
MKM beriltizam memberi keutamaan tertinggi kepada pengurusan berasaskan
pengetahuan. Prinsip-prinsip yang menjadi teras kepada Dasar KM dan perlu dipatuhi
adalah seperti berikut:
1. Persekitaran Yang Kondusif
Persekitaran yang kondusif dibangunkan untuk menggalakkan suasana
pembelajaran dan memupuk perasaan saling mempercayai sesama warga kerja
MKM.
2. KM dan Pengurusan Sumber Manusia
• Setiap warga kerja MKM harus menghormati pengetahuan yang dimiliki
individu lain terutamanya pengetahuan khusus tentang sesuatu perkara.
Dalam masa yang sama, mereka bersedia berkongsi pengetahuan yang
dimiliki, sama ada pengetahuan tacit atau pengetahuan implicit.
• Setiap warga kerja harus bersedia mengubah pengetahuan tacit yang ada
dalam diri kepada pengetahuan berbentuk explicit supaya mudah di kongsi
bersama orang lain.
• Setiap warga kerja harus bersedia mempelajari pengetahuan baru,
mengamalkan budaya menganalisis dan merekodkan aktiviti yang dijalankan
sehingga mereka menjadi pekerja berpengetahuan, pakar dalam bidang
masing-masing dan bekerja berlandaskan kepakaran dan kebijaksanaan.
3. Kepentingan ICT dalam Dasar KM
• Kemudahan infrastruktur ICT akan dilengkapkan secukupnya mengikut
keperluan Dasar KM supaya pengendalian komunikasi dan perkongsian
maklumat berjalan lancar.
• Sistem aplikasi bersepadu akan dibangunkan supaya semua proses kerja
dapat di automasi.
2
DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia Versi 1.1 : 28 Julai 2010 3
• Aplikasi sedia ada akan ditambahbaikkan sesuai dengan keperluan
mewujudkan sistem bersepadu berasaskan pangkalan data berpusat;
• MKM memahami tidak semua warga kerjanya selesa dengan penggunaan
ICT. MKM menyokong dan memberi galakan supaya mereka berusaha
memahirkan diri menggunakan teknologi atau mereka boleh memperoleh
pengetahuan mereka dalam apa cara sekali pun.
4. Inisiatif Program-program KM
• MKM akan memperkenalkan dan melaksanakan program KM yang dapat
merangsang proses pembelajaran dan penciptaan pengetahuan baru seperti
Community of Practice (CoP), After –Action Review (AAR), Peer Assist dan Story
Tellin.
• MKM juga akan memperkenalkan dan melaksanakan program-program KM
yang dapat memperturunkan dan mengekalkan pengetahuan tacit seperti
Mentoring, Coaching dan Shadowing.
5. Kerjasama Strategik
• MKM akan bekerja rapat dengan organisasi lain bagi memupuk perkongsian
maklumat melalui mekanisme spesifik yang digunakan iaitu melalui keahlian
“komuniti pengetahuan”. Komuniti ini diberi akses terhad kepada Portal KM
yang digunakan oleh warga MM;
• MKM akan menjadi peneraju utama pembudayaan KM kepada gerakan
koperasi dalam negara; dan
• MKM akan memainkan peranan aktif di dalam pertukaran pengetahuan di
peringkat antarabangsa. Untuk tujuan tersebut, warga MKM digalakkan
menyertai lawatan dan program pertukaran di peringkat kebangsaan dan
antarabangsa.
6. Pengurusan Pengetahuan
• Capaian Pengetahuan Atas Dasar Perlu Mengetahui
Capaian terhadap aset pengetahuan diberikan untuk tujuan spesifik dan
dihadkan kepada warga kerja tertentu atas dasar berkongsi sahaja. Ini
bermakna capaian hanya akan diberikan sekiranya peranan atau fungsi
warga kerja memerlukan sesuatu maklumat itu untuk dikongsi. Pertimbangan
untuk tahap capaian adalah berdasarkan kategori maklumat atau dokumen
(sumber pengetahuan).
DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia Versi 1.1 : 28 Julai 2010 4
• Hak Capaian Minimum
Umumnya, hak capaian oleh seseorang warga kerja terhadap aset
pengetahuan hanya diberi pada tahap capaian yang paling minimum iaitu
untuk membaca dan/atau melihat sahaja. Kelulusan dari Pegawai KM adalah
perlu untuk membolehkan seseorang warga kerja memuat naik, menyimpan,
mengemas kini, mengubah atau membatalkan sesuatu sumber pengetahuan.
Hak capaian adalah dikaji dari semasa ke semasa berdasarkan kepada
peranan dan tanggungjawab seseorang warga kerja serta bidang tugas
masing-masing.
• Akauntabiliti
Setiap warga kerja MKM adalah bertanggungjawab ke atas semua
tindakannya terhadap aset pengetahuan MKM.
• Pengasingan
Tugas memuat naik, menyimpan, mengemas kini, mengubah atau
membatalkan sesuatu sumber pengetahuan perlu diasingkan. Ia bertujuan
untuk mengelakkan capaian yang tidak dibenarkan dan melindungi aset
pengetahuan daripada kesilapan, kebocoran maklumat terperingkat atau di
manipulasi. Pengasingan juga merangkumi tindakan memisahkan antara
kumpulan pengguna sumber pengetahuan dalam pengurusan akademik dan
pengurusan sokongan.
7. Pengauditan
Pengauditan adalah tindakan yang perlu dilakukan secara berkala untuk
mengenal pasti jurang dan keperluan berkaitan pengurusan pengetahuan.
Pengauditan juga bertujuan untuk mengenal pasti keadaan yang mengganggu
atau menghalang kelancaran pelaksanaan Dasar KM. Ia membabitkan
pemerhatian, kajian dan cadangan bagaimana jurang pengetahuan diatasi
secara strategik.
8. Pematuhan
Dasar KM ini hendaklah dibaca, difahami dan dipatuhi bagi mengelakkan
sebarang bentuk pelanggaran ke atasnya yang boleh membawa kepada
kegagalan menjayakan inisiatif KM.
DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia Versi 1.1 : 28 Julai 2010 5
9. Saling Bergantungan
Setiap prinsip di atas adalah saling lengkap-melengkapi dan bergantung antara
satu sama lain. Dengan itu, tindakan mempelbagaikan pendekatan dalam
menyusun dan mencorakkan sebanyak mungkin mekanisme KM adalah perlu
bagi menjamin kejayaan inisiatif KM.
DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia Versi 1.1 : 28 Julai 2010 6
Dasar-dasar KM
Dasar KM merangkumi perkara-perkara seperti berikut:
DASAR : PERKARA
Dasar 01 : Pembangunan Dan Penyenggaraan Dasar
Dasar 02 : Organisasi KM
Dasar 03 : Ruang Kondusif Percambahan Pengetahuan
Dasar 04 : Kepimpinan Pengurusan Pengetahuan
Dasar 05 : Pengurusan Pengetahuan Sumber Manusia
Dasar 06 : Pengurusan Pengetahuan Tacit
Dasar 07 : Pengurusan Proses Kerja
Dasar 08 : Pengurusan Pengajaran dan Pembelajaran
Dasar 09 : Pengurusan Penyelidikan, Penerbitan Dan Konsultasi
Dasar 10 : Pengurusan Aplikasi KMS
3
DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia Versi 1.1 : 28 Julai 2010 7
DASAR 01: PEMBANGUNAN DAN PENYENGGARAAN DASAR
0101 Pelaksanaan Dasar Tanggungjawab
Pelaksanaan dasar ini akan dijalankan oleh Pengarah MKM dibantu
oleh pegawai-pegawai berikut:
a. Pengarah MKM : Pengerusi - P
b. Tim. Pengarah (A) : Tim. Pengerusi - TP (A)
c. Tim. Pengarah (P) : Tim. Pengerusi - TP (P)
d. Pendaftar : Pegawai KM - PKM
e. Ketua Unit UPP : Ketua Pegawai KM (Pengurusan)
- KPKM (P)
f. Pen.Pegawai
Perpustakaan
: Pen.Ketua Pegawai
KM (Pengurusan)
- PKPKM (P)
g. Ketua Unit UTM
: Ketua Pegawai KM (Teknikal)
- KPKM (T)
h. Pen.Pegawai Teknologi Maklumat
: Pen.Ketua Pegawai KM (Teknikal)
- PKPKM (T)
i. Ketua-ketua
Pusat/ Cawangan/ Wilayah/ Unit
:
Pegawai KM - PKM
j. Dua orang Pegawai setiap Pusat/ Cawangan/ Wilayah/ Unit
: Pejuang KM - PjKM
KPKM
0102 Penyebaran Dasar Tanggungjawab
Dasar ini perlu disebarkan kepada semua warga kerja MKM yang juga
merupakan pengamal KM (PgKM).
PKPKM (1)
0103 Penyenggaraan Dasar Tanggungjawab
Dasar KM ini adalah tertakluk kepada semakan dan pindaan dari
semasa ke semasa selaras dengan perubahan dalam proses kerja,
teknologi, aplikasi, prosedur, perundangan dan kepentingan sosial di
MKM. Berikut adalah prosedur yang berhubung dengan
penyenggaraan Dasar KM:
a. Kemukakan cadangan pindaan secara bertulis kepada PKPKM
(1) dan PKPKM (2);
b. Kenal pasti dan tentukan perubahan yang diperlukan;
c. Bentangkan kepada Mesyuarat JPKM untuk persetujuan;
PgKM
PKPKM (1) PKPKM (2)
DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia Versi 1.1 : 28 Julai 2010 8
d. Dokumen yang telah dipersetujui oleh JPKM dimaklumkan
kepada semua PgKM ; dan
e. Dasar ini hendaklah dikaji semula sekurang-kurangnya sekali
setahun.
PKPKM (1)
KPKM
0104 Pengecualian Dasar Tanggungjawab
Dasar KM untuk MKM adalah terpakai kepada semua PgKM dan tiada
pengecualian diberikan.
Semua PgKM
DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia Versi 1.1 : 28 Julai 2010 9
DASAR 02: ORGANISASI KM
Objektif
Menerangkan Peranan Dan Tanggungjawab Pegawai-pegawai MKM Yang Terlibat Dengan Lebih Jelas Dan Teratur Dalam Mencapai Objektif KM
0201 CARTA ORGANISASI KM Tanggungjawab
Bagi menjayakan Dasar KM, MKM hendaklah menubuhkan satu
struktur organisasi KM yang formal seperti berikut:
Jawatankuasa Pemandu KM (JPKM)
• Pengarah MKM
• TKP (A)
• TKP (P)
• Pendaftar
• PKPKM (1)
• PKPKM (2)
Struktur Organisasi
Pengurusan Pengetahuan
Jawatankuasa Kerja Akademik (JKA)
• TKP (A)
• Semua Ketua Pusat/Cawangan/Wilayah
• Ketua Unit UKKTA (Setiausaha)
KPKM (P)
KPKM (T)
KUUKKTA
DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia Versi 1.1 : 28 Julai 2010 10
Jawatankuasa Kerja Pengurusan (JKP)
• TKP (P)
• Pendaftar
• Semua Ketua Unit
• Ketua Unit USM (Setiausaha)
Mesyuarat Pusat/Cawangan/Wilayah/Unit
• Ketua Pusat/Cawangan/Wilayah/Unit
• Pegawai yang dilantik (Pejuang KM)
• Pengamal KM
0202 Pengerusi Tanggungjawab
Pengarah MKM adalah merupakan Pengerusi Jawatankuasa
Pemandu KM. Peranan dan tanggungjawab Pengerusi adalah
seperti berikut:
a. Memastikan semua warga kerja MKM yang merupakan
pengamal KM (PgKM) memahami peruntukan-peruntukan
di bawah Dasar KM;
b. Memastikan semua PgKM mematuhi dan menguatkuasa
Dasar KM;
c. Memastikan semua keperluan organisasi KM seperti
sumber kewangan, sumber kakitangan dan logistik adalah
P
DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia Versi 1.1 : 28 Julai 2010 11
mencukupi; dan
d. Memastikan penilaian risiko dan program KM dilaksanakan
seperti yang ditetapkan di dalam Dasar KM.
0203 Timbalan Pengerusi (Akademik/Pengurusan) Tanggungjawab
Timbalan Pengarah(A/P) adalah merupakan Timbalan Pengerusi
Jawatankuasa Pemandu KM. Peranan dan tanggungjawab
kedua-dua mereka ialah:
a. TP(A) adalah merupakan Pengerusi Jawatankuasa Kerja
KM (JKKM) yang berkaitan dengan hal-ehwal akademik.
b. TP(P) adalah merupakan Pengerusi Jawatankuasa Kerja
KM (JKKM) berkaitan dengan pengurusan dan khidmat
sokongan.
c. TP(A/P) membantu Pengerusi dalam melaksanakan tugas-
tugas yang melibatkan Dasar KM;
d. TP(A/P) menasihati Pengerusi tentang keperluan Dasar KM;
dan;
e. TP(A/P) membangun dan menyelaras pelaksanaan pelan
latihan, program kesedaran dan program pengukuhan
berkaitan dengan dasar KM serta menyelaras ukuran
pencapaian program-program KM.
TP(A)
TP(P)
0204 Ketua Pegawai KM (Pengurusan) Tanggungjawab
Ketua Unit Perkhidmatan Perpustakaan adalah merupakan Ketua
Pegawai KM (Pengurusan). Peranan dan tanggung jawab
KPKM(P) adalah seperti berikut:
a. Mengurus keseluruhan Dasar KM;
b. Memberi penerangan dan pendedahan berkenaan Dasar
KM kepada semua PgKM;
c. Mewujudkan garis panduan, prosedur dan tatacara
selaras dengan keperluan Dasar KM;
d. Menjalankan audit, mengkaji semula, merumus tindak
balas PgKM terhadap program KM yang dijalankan;
e. Mengkaji hasil penemuan dan menyediakan laporan
mengenainya;
KPKM(P)
DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia Versi 1.1 : 28 Julai 2010 12
f. Mengenal pasti kekangan dan peluang penambahbaikan
program KM yang sedang berjalan dan memperakukan
langkah-langkah penambahbaikan;
g. Menjalankan penilaian untuk mengukur tahap
pencapaian program KM sekurang-kurangnya setiap 6
bulan;
h. Menjalankan proses pengiktirafan sumbangan PgKM
dalam mengimarahkan inisiatif KM;
i. Menjalankan proses penguatkuasaan ke atas PgKM yang
melanggar Dasar KM; dan
j. Menjadi Setiausaha kepada Jawatankuasa Pemandu KM.
0205 Ketua Pegawai KM (Teknikal) Tanggungjawab
Ketua Unit Teknologi Maklumat adalah Ketua Pegawai KM
(Teknikal). Peranan dan tanggungjawab KPKM(T) adalah seperti
berikut:
a. Memastikan keperluan perkakasan, perisian, infrastruktur
dan rangkaian adalah dalam keadaan baik dan
mencukupi bagi memastikan pelaksanaan Sistem
Pengurusan Pengetahuan (KMS) berjalan lancar;
b. Memantau maklumat yang dikongsi di dalam sistem KMS
tidak mengandungi isu-isu sensitif, propaganda atau
lucah;
c. Memasukkan dan mengemas kini nama PgKM ke dalam
sistem KMS;
d. Memberi bantuan teknikal sistem KMS kepada PgKM;
e. menetapkan kawalan keselamatan bahan-bahan yang
telah dimuat naik di dalam sistem KMS contohnya melalui
penentuan tahap capaian;
f. Memastikan kandungan dan informasi di dalam Portal
MyKM dikemas kini;
g. Membantu menetapkan tahap capaian pengguna sistem
KMS;
KPKM (T)
DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia Versi 1.1 : 28 Julai 2010 13
h. Menentukan penyenggaraan berkala sistem KMS;
i. Memastikan sistem-sistem yang dicadangkan di dalam
fasa pelaksanaan KMS dibangunkan;
j. Memastikan tahap keselamatan sistem KMS adalah
terbaik dan tiada pencerobohan dari luar;
k. Memastikan pelaksanaan sistem KMS berjalan dengan
lancar; dan
l. Menjadi Setiausaha kepada Jawatankuasa Pemandu KM.
0206 Penolong Ketua Pegawai KM (Pengurusan) Tanggungjawab
Penolong Pegawai Perpustakaan adalah merupakan Penolong
Ketua Pegawai KM (Pengurusan). Peranan dan tanggung jawab
PKPKM(P) adalah membantu semua tanggungjawab yang
dilaksanakan oleh KPKM(P).
PKPKM(P)
0207 Penolong Ketua Pegawai KM (Teknikal) Tanggungjawab
Penolong Pegawai Teknologi Maklumat adalah merupakan
Penolong Ketua Pegawai KM (Teknikal). Peranan dan tanggung
jawab PKPKM(T) adalah membantu semua tanggungjawab yang
dilaksanakan oleh KPKM(T).
PKPKM(T)
0208 Pegawai KM Tanggungjawab
Pegawai KM ialah Ketua Pusat/Pengarah Cawangan/Wilayah
dan Ketua Unit. Peranan dan tanggungjawab setiap Pegawai
KM adalah seperti berikut:
a. Menjadi wakil dan pakar rujuk Pusat/Cawangan/Wilayah/Unit
masing-masing dalam pelaksanaan Dasar KM;
b. Menjadi moderator kepada sistem K-Repositori untuk:
• menentukan taksonomi bagi setiap dokumen mengikut
garis panduan yang dipersetujui JPKM;
• menentukan dokumen yang boleh dimuat naik ke dalam
sistem K-Repositori;
• menentukan tahap keselamatan dan capaian sesuatu
dokumen selaras dengan Dasar KM yang telah dipersetujui
Semua
PKM
DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia Versi 1.1 : 28 Julai 2010 14
oleh JPKM mengikut prinsip berikut:
� Menentukan dokumen yang diberikan khusus
kepada seorang PgKM mempunyai nilai keselamatan
yang tinggi;
� Menentukan dokumen yang boleh dicapai oleh satu
kumpulan PgKM lebih tinggi nilai keselamatannya
berbanding dengan sumber yang boleh dikongsi di
antara beberapa kumpulan PgKM;
� Menentukan dokumen yang boleh dicapai dan
dikongsi oleh semua PgKM boleh dianggap
dokumen umum untuk pengetahuan semua.
• Memastikan dokumen diarkib mengikut dasar arkib yang
dipersetujui oleh JPKM;
c. Memberi maklum balas tentang pelaksanaan Dasar KM
kepada Jawatankuasa Kerja;
d. Mencadangkan tindakan pembetulan atau penyelesaian
kepada Jawatankuasa Kerja bagi sebarang permasalahan
semasa yang timbul dalam pelaksanaan Dasar KM; dan
e. Melantik sekurang-kurangnya dua orang Pejuang KM (PjKM).
0209 Pejuang KM Tanggungjawab
Pejuang KM merupakan wakil yang dilantik oleh PKM di Pusat/
Cawangan/ Wilayah dan Unit masing-masing. Peranan dan
tanggungjawab setiap pejuang KM adalah seperti berikut:
a. Menyelaraskan program-program KM di peringkat Pusat/
Cawangan/Wilayah/Unit;
b. Melaksanakan program pembudayaan KM;
c. Mengurus dokumen untuk diarkib mengikut dasar arkib yang
dipersetujui oleh JPKM;
d. Menjalankan tugas-tugas moderator di dalam KMS;
e. Memastikan ketepatan metadata dan kata kunci di dalam
sistem K-Repositori; dan
f. Memuat naik dokumen di dalam sistem K-Repositori.
PjKM
DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia Versi 1.1 : 28 Julai 2010 15
0210 Pengamal KM Tanggungjawab
Semua warga kerja MKM adalah merupakan pengamal KM
(PgKM). Tugas dan tanggungjawab mereka ialah menjadi peserta
dan pelaksana yang aktif bagi semua inisiatif yang dinyatakan di
dalam Dasar KM ini.
Semua PgKM
DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia Versi 1.1 : 28 Julai 2010 16
DASAR 03: RUANG KONDUSIF PERCAMBAHAN PENGETAHUAN
Objektif
Menerangkan Penyediaan Ruang Khusus Yang Kondusif
Untuk PgKM Berbincang Secara Informal
Untuk Proses Percambahan Pengetahuan.
0301 Knowledge Café Tanggungjawab
Knowledge Café adalah satu ruangan yang kondusif untuk
perbincangan bertukar maklumat dan berkongsi pengetahuan.
Ia dapat membantu merangsang perbincangan dan
perkongsian ilmu dan membolehkan perpindahan pengetahuan
berlaku. Ia memberi impak yang positif kepada PgKM dan MKM.
PgKM
0302 Keperluan Knowledge Café Tanggungjawab
Untuk membolehkan Knowledge Café beroperasi, perkara-
perkara berikut hendaklah dilaksanakan:
a. Mengubahsuai ruang kantin atau perpustakaan sedia ada
atau ruang lain yang difikirkan sesuai untuk menjadi
Knowledge Café;
b. Menyediakan tempat untuk perbincangan ‘informal’ dan
papan untuk menulis atau mencatat nota-nota dan
lakaran-lakaran penting perbincangan;
c. Menyediakan kod etika penggunaan Knowledge Café;
d. Menyediakan hidangan air minuman seperti kopi
percuma bagi menarik PgKM untuk mengadakan
perbincangan.
JPKM
DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia Versi 1.1 : 28 Julai 2010 17
DASAR 04: KEPIMPINAN PENGURUSAN PENGETAHUAN
Objektif
Mencadangkan Gaya Kepimpinan Terbaik Untuk Kejayaan Dasar KM
0401 Gaya Kepimpinan Tanggungjawab
Semua ahli JPKM, JKA dan JKP adalah kepimpinan KM. Barisan
kepimpinan KM adalah pemacu kejayaan KM. Kepadanya
terletak harapan dan tumpuan rujukan. Oleh itu, kepimpinan KM
hendaklah:
a. Memimpin dengan cara hormat-menghormati di antara
satu sama lain;
b. Bertindak lebih sebagai pemudah cara dan pembimbing.
Dengan cara ini pasukan kerja yang kuat dan dinamik
dapat dibentuk dan dikekalkan;
c. Mengiktiraf dan memberi ganjaran kepada inisiatif
perkongsian pengetahuan samada pasukan atau individu;
d. Menggalakkan PgKM bekerja sebagai satu pasukan; dan
e. Memberi masa yang cukup untuk mesyuarat pasukan serta
latihan berkaitan pembangunan pasukan.
Semua Ahli-ahli JPKM, JKA dan JKP
DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia Versi 1.1 : 28 Julai 2010 18
DASAR 05: PENGURUSAN PENGETAHUAN SUMBER MANUSIA
Objektif
Menekankan Kepentingan KM Dalam Pengurusan Sumber Manusia
0501 Pengambilan Warga Kerja Baru Tanggungjawab
Semasa pengambilan warga kerja baru, kriteria pemilihan berikut
hendaklah diambil kira :
a. Pertimbangan berdasarkan keperluan membangunkan
pengetahuan organisasi secara menyeluruh;
b. Penilaian bakal warga kerja bukan hanya kepada
kelayakan akademik dan kemahiran bidang kerja
seseorang, tetapi juga dari segi potensi calon sebagai
penyumbang kepada pembangunan pengetahuan;
c. Bakal warga kerja hendaklah mengetahui komitmen
terhadap prinsip dan misi organisasi, kesediaan serta
kecenderungan untuk berkongsi pengetahuan yang
dimiliki serta menyumbang ke arah pembelajaran
berpasukan;
d. Bakal warga kerja hendaklah memiliki kemahiran
berkomunikasi;
e. Bakal warga kerja hendaklah mempunyai kemahiran untuk
menulis dengan baik (ke tahap piawai penerbitan) dalam
bahasa Melayu dan/atau bahasa Inggeris.
P
TP(A)
TP(P)
PKM (USM)
0502 Warga Kerja Yang Bersara atau Melepaskan Jawatan Tanggungjawab
Warga kerja yang telah lama berkhidmat dengan MKM kaya
dengan pengalaman, kemahiran dan kepakaran. Pengetahuan
tacit mereka tidak ternilai dan hendaklah dikongsi dan
dikekalkan. Antara program yang dicadangkan ialah:
a. Coaching, Mentoring dan Shadowing hendaklah
dijalankan sebaik-baiknya 6 bulan sebelum seseorang
warga kerja akan bersara atau meninggalkan MKM;
KPKM (P)
KPKM(T)
PKM (USM)
DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia Versi 1.1 : 28 Julai 2010 19
b. Satu temu bual/syarahan khusus hendaklah diatur bagi
warga kerja yang akan bersara atau meninggalkan MKM.
Ia bertujuan untuk pengekalan pengetahuan tacit yang
dimiliki mereka kepada PgKM yang menjadi pewaris
pengetahuan mereka di MKM. Temu bual/syarahan
tersebut hendaklah direkodkan dalam bentuk video atau
cara lain yang sesuai. Laporan akhir juga perlu dibuat
oleh mereka;
c. Penyerahan atau pelepasan jawatan penjawat lama
kepada yang baru hendaklah dilakukan secara
berhadapan. Nota serahan tugas hendaklah disediakan
dan diserahkan kepada penjawat kerja baru; dan
d. Tempoh masa yang mencukupi hendaklah diatur supaya
proses perkongsian pengetahuan tacit dan explicit dapat
berjalan dengan teratur.
PjKM
PgKM
Objektif
Meningkatkan Kefahaman Dan Kepentingan KM
Untuk Menjayakan Pencapaian Objektif MKM
0503 Tanggungjawab Warga Kerja Tanggungjawab
Peranan dan tanggungjawab warga kerja MKM terhadap Dasar
KM mestilah lengkap, jelas, direkodkan, dipatuhi dan
dilaksanakan serta dinyatakan di dalam fail meja masing-masing.
Dasar KM merangkumi tanggungjawab warga kerja MKM dalam
menyedia dan memastikan pemeliharaan ke atas semua aset
atau sumber pengetahuan yang digunakan di dalam
melaksanakan tugas harian.
Semua PgKM
0504 Terma dan Syarat Perkhidmatan Tanggungjawab
Semua warga kerja MKM yang dilantik hendaklah mematuhi
terma dan syarat Dasar KM.
Semua PgKM
DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia Versi 1.1 : 28 Julai 2010 20
0505 Perakuan Akta Rahsia Rasmi Tanggungjawab
Warga kerja MKM yang menguruskan maklumat terperingkat
hendaklah mematuhi semua peruntukan Akta Rahsia Rasmi 1972.
Semua PgKM
0506 Pelaporan Tanggungjawab
Insiden pelanggaran Dasar KM seperti berikut hendaklah
dilaporkan kepada KPKM (T/P) dengan kadar segera:
a. Maklumat didapati hilang atau disyaki hilang atau
didedahkan kepada pihak-pihak yang tidak diberi kuasa;
b. Portal myKM dan yang berkaitan dengannya digunakan
tanpa kebenaran atau disyaki sedemikian;
c. Kata laluan atau mekanisme kawalan akses hilang, dicuri
atau didedahkan, atau disyaki hilang, dicuri atau
didedahkan;
d. Berlaku kejadian yang luar biasa seperti kehilangan fail,
sistem kerap kali gagal dan dokumen tersalah hantar; dan
e. Berlaku percubaan pencerobohan, penyelewengan dan
insiden-insiden yang tidak diingini.
PgKM
DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia Versi 1.1 : 28 Julai 2010 21
DASAR 06: PENGURUSAN PENGETAHUAN TACIT
Objektif
Menerangkan Peranan Dan Tanggungjawab
PgKM Untuk Mendokumen, Memindah Dan Mengekalkan Pengetahuan Tacit
0601 Pengetahuan Tacit Tanggungjawab
Terdapat 129 jenis kemahiran yang merupakan pengetahuan
tacit yang dimiliki oleh pegawai latihan dan pegawai
pengurusan yang perlu dikongsi, diguna dan dikekalkan.
Pengetahuan tacit ialah pengetahuan yang ada dalam minda
seseorang. Ia terjelma melalui kemahiran dan tindakan. Ia adalah
pengetahuan yang tidak didokumenkan yang masih tersimpan di
dalam pemikiran PgKM seperti kepakaran, kemahiran, bakat dan
pengalaman. Berikut adalah prosedur menguruskan
pengetahuan tacit:
a. Mendokumenkan pengetahuan tacit, kemahiran dan
kepakaran,
b. Berkongsi kemahiran dan kepakaran;
c. Mengekalkan kemahiran dan kepakaran.
Prosedur-prosedur ini hendaklah dijayakan dengan menjalankan
program-program KM seperti Yellow Pages of Expert, Knowledge
Bank dan Idea Bank, Communities of Practice, After-Action
Review dan Peer Assist.
0602 Mendokumenkan Kemahiran Dan Kepakaran Melalui ’Yellow Pages of Expert’
Tanggungjawab
Usaha mengenal pasti kemahiran dan kepakaran yang dimiliki
oleh PgKM telah dijalankan semasa Audit KM. Inventori kemahiran
dan kepakaran ini telah didokumenkan menggunakan aplikasi
’Yellow Pages of Expert’ yang terdapat di dalam Portal MyKM.
Maklumat di dalam ’Yellow Pages of Expert’ hendaklah dikemas
kini oleh setiap PgKM secara berterusan sekurang-kurangnya
setahun sekali dan dipantau oleh PKM(USM).
PKM(USM)
PgKM
DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia Versi 1.1 : 28 Julai 2010 22
0603 Mendokumenkan Pengetahuan Tacit Melalui ’Knowledge Bank’ Tanggungjawab
PgKM mempunyai banyak pengetahuan yang mahu dikongsi
dengan orang lain. Pengetahuan tersebut diperoleh dari
berbagai cara seperti hasil dari menghadiri seminar, kursus,
latihan; atau melalui perbincangan, perbualan dan pemerhatian.
PgKM digalakkan berkongsi pengetahuan tersebut dengan PgKM
yang lain. Ia boleh dilakukan dengan cara mendokumenkan
pengetahuan tersebut dalam bentuk ringkasan eksekutif, ’lesson
learnt’,’observation report’ dan seumpamanya ke dalam
’Knowledge Bank’ yang merupakan salah satu aplikasi yang
terdapat di dalam MyKM serta dipantau oleh semua PKM.
PKM
PgKM
0604 Mendokumenkan Pengetahuan Tacit Melalui ’Idea Bank’ Tanggungjawab
Pengetahuan tercipta melalui idea-idea yang dilahirkan melalui
berbagai cara. Apabila idea-idea tersebut dibincangkan secara
’face-to-face’ ia menghasilkan pengetahuan tacit. Perkongsian
pengetahuan cara ini hanya terhad kepada beberapa
pendengar sahaja.
Tetapi apabila idea tersebut dirakamkan atau ditulis, ia menjadi
pengetahuan tacit yang telah didokumenkan. Ia dapat simpan,
diguna dan dikongsi bersama. Ia dapat juga dikekalkan. Malah
melalui perbincangan berterusan mengenai idea tersebut,
memungkinkan penciptaan pengetahuan baru. Oleh itu:
a. Perkongsian idea digalakkan melalui Idea Bank;
b. KPKM (P/T) mengumpul, menganalisis dan melaporkan
idea-idea yang bernas kepada JPKM untuk dilaksanakan
jika idea-idea tersebut dapat memajukan proses kerja
harian di MKM; dan
c. Jawatankuasa Kerja Akademik atau Jawatankuasa Kerja
Pengurusan pula dikehendaki menilai idea-idea bernilai
untuk dikembangkan.
PKM
Semua PgKM
KPKM(P)
KPKM(T)
JKA
JKP
DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia Versi 1.1 : 28 Julai 2010 23
0605 Mendokumenkan Pengetahuan Tacit oleh Pegawai Pengurusan Tanggungjawab
Secara umumnya, kebanyakan kepakaran dan pengalaman
pegawai pengurusan hanya dikongsi secara tidak rasmi seperti:
• ucapan
• taklimat
• mesyuarat
• perbincangan
Usaha mendokumenkan aktiviti-aktiviti tersebut telah dibuat
melalui teks ucapan, bahan taklimat, dan minit mesyuarat.
Penghasilan kertas-kerja untuk mendapat kelulusan sesuatu
perkara adalah juga usaha mendokumenkan pengetahuan tacit.
Bagi memastikan dokumen-dokumen tersebut dikongsi dengan
meluas, perkara berikut perlu dilaksanakan:
• memuat naik dokumen ke dalam sistem K-Repositori mengikut
pengelasan taksonomi dalam tempoh 7 hari;
• memantau proses memuat naik dokumen.
PjKM
PKM
0606 Berkongsi Kemahiran Dan Kepakaran Melalui Communities of Practice (CoP)
Tanggungjawab
CoP ialah satu program bagi menyokong pertukaran dan
perkongsian pengetahuan dalam kalangan sekumpulan individu
yang mempunyai bidang tugas, masalah atau minat yang sama.
Bagi memastikan pelaksanaan CoP yang berjaya, perkara berikut
perlu dilaksanakan:
• Penubuhan Communities of Practice (CoP);
• CoP digalakkan mengadakan pertemuan ’face-to-face’
sekurang-kurangnya setiap 6 bulan;
• Ahli CoP hendaklah berkomunikasi melalui K-Forum di dalam
Portal myKM sekurang-kurangnya dua minggu sekali dan
dipantau oleh TP(A/P).
TP(A) dan TP(P)
Ketua CoP
PgKM
TP(A) dan TP(P)
DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia Versi 1.1 : 28 Julai 2010 24
0607 Berkongsi Kemahiran Dan Kepakaran Melalui After-Action-Review (AAR)
Tanggungjawab
AAR ialah program membolehkan pengajaran atau ’post-
mortem’ kepada sesuatu program untuk dianalisis,
didokumenkan dan dikongsi serta digunakan pada masa akan
datang.
Bagi memastikan pelaksanaan AAR yang berjaya, perkara berikut
perlu dilaksanakan:
• Mengadakan pertemuan AAR secara ’face-to-face’ selewat-
lewatnya tujuh hari selepas sesuatu program diadakan;
• Keputusan pertemuan AAR perlu dikongsi melalui K-Forum;
• PgKM boleh berkomunikasi melalui K-Forum di dalam Portal
myKM dan dipantau oleh TP(A/P).
TP(A) dan TP(P)
Setiausaha AAR/Urus setia
Program
PgKM
0608 Berkongsi Kemahiran Dan Kepakaran Melalui ’Peer Assist’ Tanggungjawab
’Peer Assist’ ialah satu program bantu-membantu antara individu
dengan individu atau kumpulan individu yang sedang
menjalankan sesuatu projek atau program.
Bagi memastikan pelaksanaan ’Peer Assist’ yang berjaya, perkara
berikut perlu dilaksanakan:
• Menggalakkan aktiviti ’Peer Assist’ di kalangan PgKM di Pusat/
Unit/Cawangan/Wilayah masing-masing;
• Mengadakan pertemuan ’face-to-face’ dari masa ke semasa
untuk mendapat bantuan rakan;
• Berkomunikasi melalui K-Forum di dalam Portal myKM.
PKM
PgKM
PgKM
DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia Versi 1.1 : 28 Julai 2010 25
DASAR 07: PENGURUSAN PROSES KERJA
Objektif
Menerangkan Peranan Dan Tanggungjawab
Pengamal KM Meningkatkan Kualiti Proses Kerja Masing-masing.
0701 Mendokumenkan Proses Kerja Melalui ISO Tanggungjawab
KM mudah dilaksanakan melalui proses-proses kerja yang
didokumenkan secara sistematik seperti ISO. Kajian Audit KM setakat
Mei 2009 mendapati 22 proses kerja utama telah di ISO kan. Bagi
melengkapkan proses ISO, perkara yang perlu dilaksanakan seperti
berikut:
i. Memperluaskan skop sijil ISO 9001:2008 bagi prosedur kerja di
bawah selewat-lewatnya sebelum 2012:
• Prosedur Kerja Perkhidmatan Perpustakaan
• Prosedur Kerja Pengurusan Sijil Pengurusan Koperasi
TP(A)
PKM (Sabah dan Sarawak)
PKM (UPP)
PKM (UTA)
0702 Mendokumenkan Proses Kerja Fail Meja Tanggungjawab
Selain ISO, KM mudah dilaksanakan melalui proses-proses kerja yang
didokumenkan di dalam Fail Meja. Bagi melengkapkan proses kerja
Fail Meja, perkara yang perlu dilaksanakan seperti berikut:
• Menyediakan fail meja bagi setiap PgKM dengan mengambil
kira aliran pengetahuan dalam masa sebulan selepas
melaporkan diri;
• Mengemas kini fail meja pada bulan Disember setiap tahun;
• Memuat naik semua dokumen fail meja ke dalam K-Repositori
mengikut pengelasan taksonomi dan dikemas kini sekurang-
kurangnya 1 kali setiap tahun.
• Memantau pelaksanaan, pengemaskinian dan proses memuat
naik setiap fail meja perlu dilaksanakan sekurang-kurangnya
sekali setahun;
PKM (USM)
PgKM
PjKM
PKM
DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia Versi 1.1 : 28 Julai 2010 26
0703 Polisi dan Prosedur Tentang Proses Kerja Tanggungjawab
Bagi menguatkuasakan polisi dan prosedur proses kerja, perkara yang
perlu dilaksanakan seperti berikut:
• mengeluarkan pekeliling rasmi berkaitan sesuatu polisi apabila
sesuatu polisi telah diputuskan;
• menyebarkan pekeliling tersebut melalui Portal myKM; dan
• memuat naik pekeliling ke dalam K-Repositori.
P
PKM
PjKM
0704 Mendokumenkan Manual Prosedur Kerja Tanggungjawab
Bagi mendokumenkan amalan prosedur kerja, perkara yang perlu
dilaksanakan seperti berikut:
• Menyediakan dokumen prosedur kerja dengan mengambil kira
aliran pengetahuan bagi setiap bidang tugas;
• Mengemas kini dokumen prosedur kerja pada bulan Disember
setiap tahun;
• Memuat naik semua dokumen prosedur kerja dalam K-
Repositori mengikut pengelasan taksonomi dan dikemas kini
sekurang-kurangnya 1 kali setiap tahun; dan
• Memantau pelaksanaan, pengemaskinian dan proses memuat
naik setiap dokumen prosedur kerja perlu dilaksanakan
sekurang-kurangnya sekali setahun.
PKM
TP(A)
TP(P)
DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia Versi 1.1 : 28 Julai 2010 27
DASAR 08: PENGURUSAN PENGAJARAN DAN PEMBELAJARAN
Objektif
Menerangkan Peranan Dan Tanggungjawab
Pengamal KM Yang Terlibat Dengan Pengurusan Akademik
0801 Pengurusan Bahan Pengajaran dan Pembelajaran (P&P) Tanggungjawab
Bagi memastikan dokumen berkaitan dengan P&P diurus dengan
berkesan, perkara yang perlu dilaksanakan seperti berikut:
• Memuat naik dokumen P&P (kurikulum, brosur, kalendar,
jadual latihan) ke dalam Sistem K-Repositori mengikut
pengelasan taksonomi dan dikemaskini mengikut keperluan
kursus;
• Memuat naik nota, pelan pengajaran serta lain-lain bahan
pengajaran dan penilaian ke dalam Sistem K-Repositori
mengikut pengelasan taksonomi dan dikemaskini mengikut
keperluan kursus; dan
• Memantau pelaksanaan, pengemaskinian dan proses
memuatnaik setiap dokumen P&P perlu dilaksanakan
mengikut keperluan kursus.
PKM (UKKTA)
PgKM
PKM
0802 Keberkesanan Pembelajaran Tanggungjawab
Bagi meningkatkan keberkesanan pembelajaran, perkara yang
perlu dilaksanakan seperti berikut:
• Berkongsi pengetahuan dan pengalaman berkaitan dengan
strategi keberkesanan pembelajaran seperti ‘Lesson Learn’,
‘Best Practice’, ‘Teaching Approach’, ‘Student Activities’ dan
seumpamanya melalui ‘Knowledge Bank’;
• Memuatnaik laporan penilaian peserta ke dalam Sistem K-
Repositori;
• Menggalakkan perbincangan berkaitan P&P melalui
pelaksanaan CoP; dan
• Memantau perkongsian pengetahuan berkaitan P&P.
PgKM
PKM (UTM)
PgKM
PKM
DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia Versi 1.1 : 28 Julai 2010 28
0803 Keberkesanan Kurikulum dan Penyampaian Tanggungjawab
Bagi meningkatkan kurikulum dan penyampaian, perkara yang
perlu dilaksanakan seperti berikut:
• Berkongsi pengetahuan dan pengalaman berkaitan dengan
kurikulum dan penyampaian ‘Knowledge Bank’.
PgKM
0804 Pengurusan Seminar/Bicara Eksekutif/Luncheon Talk/Bicara Tokoh /MTCP/MoU/MOA/Program Sangkutan/Kolokium
Tanggungjawab
Bagi memastikan dokumen berkaitan dengan aktiviti di atas
diurus dengan berkesan, perkara yang perlu dilaksanakan seperti
berikut:
• Memuat naik dokumen aktiviti ke dalam Sistem K-Repositori
mengikut pengelasan taksonomi ;
• Berkongsi pengetahuan dan pengalaman berkaitan aktiviti
melalui ‘Knowledge Bank’; dan
• Memantau pelaksanaan, pengemaskinian dan proses
memuatnaik setiap dokumen aktiviti perlu dilaksanakan
mengikut keperluan.
PjKM
PgKM
PKM
DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia Versi 1.1 : 28 Julai 2010 29
DASAR 09: PENGURUSAN PENYELIDIKAN, PENERBITAN DAN KONSULTASI
Objektif
Menerangkan Peranan Dan Tanggungjawab
Pengamal KM Yang Terlibat Dengan Pengurusan Penyelidikan, Penerbitan dan Konsultasi.
0901 Penyelidikan dan Kajian Kes Tanggungjawab
Bagi memastikan dokumen berkaitan dengan penyelidikan dan
kajian kes diurus dengan berkesan, perkara yang perlu
dilaksanakan seperti berikut:
• Memuat naik dokumen penyelidikan dan kajian kes ke dalam
Sistem K-Repositori mengikut pengelasan taksonomi ;
• Berkongsi pengetahuan dan pengalaman berkaitan
penyelidikan dan kajian kes melalui ‘Knowledge Bank’ dan
kolokium; dan
• Memantau pelaksanaan, pengemaskinian dan proses
memuatnaik setiap dokumen penyelidikan dan kajian kes
perlu dilaksanakan mengikut keperluan.
PKM (ReMAP)
PgKM
PKM (ReMAP)
0902 Penerbitan Tanggungjawab
Bagi memastikan dokumen berkaitan dengan penerbitan diurus
dengan berkesan, perkara yang perlu dilaksanakan seperti
berikut:
• Memuat naik dokumen penerbitan ke dalam Sistem K-
Repositori mengikut pengelasan taksonomi ;
• Berkongsi pengetahuan dan pengalaman berkaitan
penerbitan melalui ‘Knowledge Bank’; dan
• Memantau pelaksanaan, pengemaskinian dan proses
memuatnaik setiap dokumen penerbitan perlu dilaksanakan
mengikut keperluan.
PKM (ReMAP)
PgKM
PKM (ReMAP)
DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia Versi 1.1 : 28 Julai 2010 30
0903 Konsultasi dan Khidmat Nasihat Tanggungjawab
Bagi memastikan dokumen berkaitan dengan konsultasi dan
khidmat nasihat diurus dengan berkesan, perkara yang perlu
dilaksanakan seperti berikut:
• Memuat naik dokumen konsultasi dan khidmat nasihat ke
dalam Sistem K-Repositori mengikut pengelasan taksonomi ;
• Berkongsi pengetahuan dan pengalaman berkaitan konsultasi
dan khidmat nasihat melalui ‘Knowledge Bank’; dan
• Memantau pelaksanaan, pengemaskinian dan proses
memuatnaik setiap dokumen konsultasi dan khidmat nasihat
perlu dilaksanakan mengikut keperluan.
PKM (KONSULTASI)
PgKM
PKM (KONSULTASI)
DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia Versi 1.1 : 28 Julai 2010 31
DASAR 10: PENGURUSAN APLIKASI KMS
Objektif
Menerangkan Peraturan dan Tanggungjawab Menggunakan Portal myKM
1001 Portal myKM Tanggungjawab
Bagi memastikan Portal myKM digunakan dengan berkesan,
perkara yang perlu dilaksanakan seperti berikut:
• Mendaftarkan setiap PgKM sebagai pengguna Portal myKM;
• Menentukan tahap capaian setiap pengguna Portal myKM
mengikut jawatan dan bidang tugas; dan
• Melantik Pentadbir Sistem;
• Melantik moderator bagi setiap modul;
• Memastikan kelancaran perjalanan sistem;
• Melaksanakan penyenggaraan sistem termasuk ‘backup’,
‘housekeeping’,’tuning’ dan seumpamanya;
• Memastikan hanya maklumat dan pengetahuan rasmi sahaja
yang dibenarkan dimasukkan ke dalam Portal myKM;
• Memantau penggunaan Portal myKM.
Pengguna & Pentadbir myKM
PKPKM (T)
KPKM (T)
1001 Etika Penggunaan Portal myKM Tanggungjawab
Bagi memastikan pengguna Portal myKM mengikut etika yang
telah ditetapkan, perkara yang perlu dilaksanakan seperti berikut:
• Tidak dibenarkan berkongsi isu yang sensitif, maklumat sulit
dan rahsia, unsur-unsur lucah, unsur-unsur propaganda, isu-isu
yang bersifat menghasut dan isu-isu yang bersifat perkauman;
dan
• Memantau dan memberi teguran kepada pengguna K-
Perkongsian yang melanggar polisi yang ditetapkan.
PgKM
KPKM(P)
KPKM(T)
1002 Keselamatan Sistem Tanggungjawab
Bagi memastikan sistem berada di dalam keadaan selamat,
perkara yang perlu dilaksanakan seperti berikut:
• Merujuk kepada Dasar Keselamatan ICT MKM seperti di
lampiran
KPKM(P)
KPKM(T)
DASAR PENGURUSAN PENGETAHUAN
Maktab Kerjasama Malaysia Versi 1.1 : 28 Julai 2010 32
1003 Menghormati Harta Intelek Tanggungjawab
Bagi memastikan setiap harta intelek dihormati, perkara yang
perlu dilaksanakan seperti berikut:
• Menyatakan sumber rujukan di dalam setiap penulisan;
• Tidak menyebarkan bahan-bahan yang mempunyai
hakcipta terpelihara;
• Mendapatkan kebenaran bertulis bagi menggunakan
bahan-bahan rujukan yang terhad penggunaannya.
Pengguna myKM
1004 Hiperangkaian Tanggungjawab
K-Pautan membolehkan Pentadbir myKM memasukkan
hiperangkai laman web yang berkaitan dengan KM di dalam dan
di luar negara. K-Atas Talian pula membolehkan Pentadbir myKM
memasukkan hiperangkai sistem sedia ada di MKM seperti Sistem
Perpustakaan EQUIP, Sistem e-Surat, Sistem e-Learning dan Sistem
CRM.
Pentadbir myKM hendaklah mengemas kini modul K-Pautan dan
K-Atas Talian sekurang-kurangnya 6 bulan sekali, jika berkenaan.
Pentadbir myKM
1006 Spesifikasi Bahan Multimedia Tanggungjawab
Spesifikasi imej yang boleh dimuatnaik adalah:
a. Memastikan nama kategori dan imej tidak mengandungi
jarak di antara perkataan atau aksara seperti (', ", #, ...).
b. Memastikan maksimum saiz imej adalah 3MB dan resolusi
adalah 3072 x 2304px.
Pengguna myKM tidak dibenarkan memuat naik sendiri video
kerana proses memuat naik video ini bersifat teknikal. Mereka
boleh serahkan video kepada Pentadbir myKM untuk urusan
muat naik.
Spesifikasi format video yang boleh dimuatnaik adalah:
• WMV (Windows Media Video)
• FLV
• SWF (flash)
• MOV (Quicktime Video)
Pengguna myKM