AGENDA 5:PRESTASI PROSES, KEAKURAN DANKEBERKESANAN SPK
5.3 Pencapaian Objektif Kualiti SPK
LAPORAN WAKIL PENGURUSAN
MKSP:AGENDA 5.3 : Pencapaian Objektif Kualiti SPK
Laporan Pencapaian KPI 2017 dan PenetapanSasaran KPI 2018 oleh Pengarah CosComm
Laporan Pencapaian Piagam Pelanggan ProsesUtama dan Operasi Perkhidmatan Sokonganoleh Pegawai Kepuasan Pelanggan (PKP) UPM
Laporan Pencapaian Pelan Tindakan Peringkat Fungsiandan Aras (PTFA) 2017, dan Penetapan PTFA 2018
oleh Pengarah CQA
5Matlamat
PelanStrategik
UPM
32 KPIUPM
ISU DALAMANUPM & ISU
LUARAN YANGRELEVAN
PIHAKBERKEPENTINGAN
YANG RELEVANDENGAN UPM &
KEPERLUANMEREKA
PIHAK
BERKEPENTINGAN
/PELANGGAN
VISIUPM
3 1
3 kategori objektif kualiti yang ditentu, dan relevandengan fungsi, peringkat dan keputusan SPK 1
2
3
P E M E TA A N S I S T E M P E N G U R U S A N K U A L I T IU N I V E R S I T I P U T R A M A L AY S I A
2
MKSP:AGENDA 5.3 : Pencapaian Objektif Kualiti SPK
LaporanPencapaian
Pelan TindakanPeringkat
Fungsian danAras (PTFA)2017, danPenetapanPTFA 2018
oleh PengarahCQA
11 objektif
11 objektif
48 objektif
MKSP:AGENDA 5.3 : Pencapaian Objektif Kualiti SPK
Pelaporan kali pertama
menggunakan Sistem LPFA &Taklimat Penggunaan Sistemkepada TWP &TPKD penerajuproses telah diadakan pada 13Disember 2017.
MKSP:AGENDA 5.3 : Pencapaian Objektif Kualiti SPK
Pencapaian Keseluruhan Objektif Pelan Tindakan Peringkat Fungsian dan Aras:
61
9
00
10
20
30
40
50
60
70
Capai Tidak Capai Tidak Diukur
ANALISIS PENCAPAIAN KESELURUHAN
MKSP:AGENDA 5.3 : Pencapaian Objektif Kualiti SPK
Mengikut Proses Utama, Proses Sokongan danProses Operasi Perkhidmatan Sokongan
9 8
44
2 3 40 0 0
05
101520253035404550
Proses Utama Proses Sokongan Proses Operasi PerkhidmatanSokongan
ANALISIS KESELURUHAN MENGIKUT SKOP
Capai Tidak Capai Tidak Diukur
MKSP:AGENDA 5.3 : Pencapaian Objektif Kualiti SPK
3
6
0
54
9
1
3 32 2 2
3
1
32 2
5
12
1 110
10
12
0 0 0 0 0 0 01
2
0 0 0 0 0 01
0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 00
2
4
6
8
10
12
14
16
18
20 Analisis Keseluruhan Mengikut Peneraju Proses
Capai Tak Capai Tidak Diukur
Pencapaian Keseluruhan Mengikut Peneraju:
MKSP:AGENDA 5.3 : Pencapaian Objektif Kualiti SPK
Pelan Fungsian danAras Tahun 2017 yangtidak mencapaisasaran diambiltindakan kawalanketakakuran, danPelan Fungsian danAras Tahun 2018dikemuka mengambilkira kawalan tersebut.
MKSP:AGENDA 5.3 : Pencapaian Objektif Kualiti SPK
(A) PROSES UTAMA : PRASISWAZAH, SISWAZAH, PENYELIDIKAN DAN INOVASI (11)
No. Proses Utama Objektif Kualiti Petunjuk Prestasi Sasaran2017
Pencapaian2017
Perubahan PetunjukPrestasi untuk
Pengukuran 2018(sekiranya Ada)
PenetapanSasaran 2018
1 Pengambilan Pelajar BaharuPrasiswazah
Mendapatkan calon pelajarcemerlang mengikut programpengajian UPM
Peratusan pelajar yang memilih programUPM sebagai pilihan pertama berdasarkanPNGK ≥ 3.0
55% 63.30% -- 65%
Peratusan pendaftaran pelajar baharudengan PNGK 3.5 ke program pengajianbacelor yang ditawarkan
60% 56.70% -- 60%
Peratusan pelajar yang memilih programUPM sebagai pilihan pertama berdasarkanPNGK ≥ 3.5
22% 30.00% -- 35%
2 Pengambilan dan KemasukanPelajar Siswazah
Keputusan permohonan kemasukandimaklumkan kepada calon
Peratusan keputusan yang dikeluarkandalam tempoh 60 hari selepas tarikhpermohonan lengkap diterima
80% 98.50% -- 80%
3 Pendaftaran Pelajar Pelajar mendaftar tidak lewat dariminggu kedua (2) selepas semesterbermula
Peratusan pelajar mendaftar 80% 96.50% -- 80%
4 Penilaian Tesis Pelajar menduduki Viva Voce selepaspenyerahan tesis
Peratusan pelajar menduduki viva dalamtempoh tiga (3) bulan selepas penyerahantesis kepada Sekolah Pengajian Siswazahuntuk pemeriksaan
73% 80.97% -- 73%
5 Pengurusan Bantuan Kewangan Pelajar mendapat keputusanpermohonan bantuankewangan/biasiswa
Peratusan pelajar yang mendapatkeputusan tidak lewat tiga (3) bulanselepas tarikh tutup permohonan
100% 100% Peratusan pelajaryang mendapatkeputusan tidaklewat dua (2) bulanselepas tarikh tutuppermohonan
100%
MKSP:AGENDA 5.3 : Pencapaian Objektif Kualiti SPK
6 Penilaian PengajaranKursus/Amali
Meningkatkan kualiti pengajarankursus/amali
Peratusan pensyarah/pensyarahsambilan mendapat skor 3.5 (skalalikert 5) atau lebih untuk penilaianpengajaran (Pensyarah programsepenuh masa dalam kampus) -Prasiswazah
95% 99.67% -- 95%
Peratusan pensyarah/pensyarahsambilan mendapat skor 3.5 (skalalikert 5) atau lebih untuk penilaianpengajaran (Pensyarah programsepenuh masa dalam kampus) -Siswazah
95% 97.80% -- 95%
7 Penilaian Kemajuan bagi PelajarSecara Penyelidikan
Penilaian laporan kemajuan pelajarsecara penyelidikan dibuat melaluionline dan dinilai oleh JawatankuasaPenyeliaan dalam tempoh yang telahditetapkan
Peratusan laporan kemajuan pelajarsecara penyelidikan dibuat secaraonline dalam tempoh dan dinilai olehJawatankuasa Penyeliaan pada setiapsemester
80% 97.55% -- 80%
8 Laboratories Compliance andAccreditation Fully Operationaland Calibrated(Bermula 2018 ditukarkepada
Pengekalan AkreditasiMakmal
Memastikan makmal/penyelidikan/ perkhidmatanprofessional memenuhipiawaian yang ditetapkan
Bilangan makmal yang diakreditasi (ISO17025/ISO 15189)
16 Bil. 15. Bil. -- 16 Bil.
(tiadapenambahan
makmal - berlakuperubahan
standard MS ISO17025:2005
kepada MS ISO17025:2017)
(A) PROSES UTAMA : PRASISWAZAH, SISWAZAH, PENYELIDIKAN DAN INOVASI (11)
(B) PROSES SOKONGAN : PENGURUSAN PELANGGAN, KEWANGAN, LATIHAN, PERALATAN, KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR DAN KENDERAAN, PENGURUSAN SUMBER MANUSIA,PENGURUSAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN, PENGURUSAN KESELAMATAN MAKMAL (11)
No. Proses Utama Objektif Kualiti Petunjuk Prestasi Sasaran 2017 Pencapaian2017
Perubahan PetunjukPrestasi untuk
Pengukuran 2018(sekiranya Ada)
PenetapanSasaran 2018
1 Pengendalian AduanAwam dan MaklumBalas
Melaksanakan tindakan terhadapaduan dalam tempoh yang ditetapkan- 21 hari sekiranya melibatkan PTJUPM dan 6 bulan hingga setahunsekiranya melibatkan pihak ketiga
Peratusan kes aduanyang diambil tindakandalam tempoh yangditetapkan
90% 91% -- 90%
2 Perolehan Borang penilaian prestasi pembekalsecara online
Laporan keseluruhanPenilaian PrestasiPembekal 2 kali setahun- 80%
80% 85.78%
Laporan keseluruhanPenilaian PrestasiPembekal 2 kali setahun- 95% ke atas
10% 9.02%
Laporan keseluruhanPenilaian PrestasiPembekal 2 kali setahun- 50% (kurangmemuaskan)
0% 0.06% LaporankeseluruhanPenilaian PrestasiPembekal 2 kalisetahun - 50%dan ke bawah(kurangmemuaskan)
10%
MKSP:AGENDA 5.3: Pencapaian Objektif Kualiti SPK
Tahun 2018:9 objektif
MKSP:AGENDA 5.3 : Pencapaian Objektif Kualiti SPK
(B) PROSES SOKONGAN : PENGURUSAN PELANGGAN, KEWANGAN, LATIHAN, PERALATAN, KEMUDAHAN INFRASTRUKTUR DAN KENDERAAN,
PENGURUSAN SUMBER MANUSIA, PENGURUSAN KESELAMATAN DAN KESIHATAN PEKERJAAN, PENGURUSAN KESELAMATAN MAKMAL (11)3 Membangunkan
Modal Insan TerbaikMemastikan staf menghadirilatihan
Peratusan staf yang menghadiri latihan 3 harisetahun untuk staf bukan akademik
100% 98.17% -- 100%
4 PenyelenggaraanInfrastruktur
Memastikan bekalan air,elektrik, dan sistem rawatankumbahan berfungsi secaraberterusan
Peratusan gangguan dipulihkan dalam masa 24 jam 90% 96% -- 90%
5 Mengambil ModalInsan Terbaik
Melantik pegawai akademikdari dalam dan luar negaradaripadanya graduan 100universiti terbaik dunia
Melantik pegawai akademik dari dalam dan luarnegara daripadanya graduan 100 universiti terbaikdunia/mengikut bidang kepakaran
20% 24.19% -- 20%
6 Mematuhi KeperluanKeselamatan danKesihatan Pekerjaan(KKP)
Memastikan persekitarankerja yang selamat dan sihat
Peratusan pencapaian program pemantauan KKPyang dilaksanakan berada pada tahap minimumyang ditetapkan
80% 84.70% -- 80%
7 SwaakreditasiProgram Pengajian
Program pengajian yangditawarkan memenuhikeperluan akreditasi yangditetapkan
Proses pertimbangan permohonan akreditasiprogram oleh Jawatankuasa Swaakreditasi ProgramPengajian dilaksanakan dalam tempoh 2 bulan daritarikh pelaksanaan audit program
100% 100% -- 100%
Pemakluman kelulusan akreditasi program kepadafakulti dalam tempoh 7 hari bekerja dari tarikhmesyuarat Jawatankuasa Swaakreditasi ProgramPengajian
100% 100% -- 100%
Program pengajian yang ditawarkan memenuhikeperluan akreditasi yang ditetapkan
100% 100% -- 100%
Tahun 2018:9 objektif
MKSP:AGENDA 5.3 : Pencapaian Objektif Kualiti SPK
(C) PROSES OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN :PEJABAT NAIB CANSELOR, PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR (HAL EHWAL PELAJAR DAN ALUMNI), PEJABAT TIMBALAN NAIB CANSELOR(JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT), PEJABAT BURSAR, PERPUSTAKAAN SULTAN ABDUL SAMAD, BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI,TAMAN PERTANIAN UNIVERSITI, PUSAT KESIHATAN UNIVERSITI, PUSAT KEBUDAYAAN DAN KESENIAN SULTAN SALAHUDDIN ABDUL AZIZSHAH, PUSAT ISLAM, PUSAT PEMBANGUNAN AKADEMIK, PUSAT PEMBANGUNAN MAKLUMAT DAN KOMUNIKASI, KOLEJ KEDIAMAN, FAKULTI
PERUBATAN VETERINAR, PENERBIT UPM (48)
4 PelaksanaanPerkhidmatan SesiKaunseling
Memastikan pelajar mendapatperkhidmatan sesi kaunselingindividu(Bermula 2018 ditukar kepada'Meningkatkankeberkesananperkhidmatankaunseling individu')
Peratusan pelajardapat berjumpapegawai psikologidalam hari yang sama(masa bekerja) tanpamembuat temujanji(sesi kaunselingindividu kali pertama)
100% 100% Bermula 2018,petunjuk prestasiini digugurkan
-
Memastikan 80%penilaianperkhidmatan sesikaunselingmencapai min 3.5ke atas
80% 100% PeratusanPenilaianklienmencapai min3.75 ke atas
80%
Tambahbaik Proses Utama – 1 Perubahan Objektif Kualiti 2018 – 2 Petunjuk Prestasi Baharu - 2
Penetapan Sasaran Baru 2018 – 3 Gugur objektif kualiti - 2
Tahun 2018:46 objektif
MKSP:AGENDA 5.3 : Pencapaian Objektif Kualiti SPK
12 Pembayaran Membayar dengantepat dan mengikuttempoh
Peratusan pembatalanmelalui EFT
0.60% 0.35% Cadangan untukdigugurkan bagipengukuran tahun2018. -
Peratus membayarsemua tuntutandalam tempoh 14hari
100% 100% -- 100%
Peratus membayarsemua tuntutandalam tempoh 7 hari
70% 70% -- 70%
13 Belanjawan, Perolehan,Pembayaran, PengurusanAset dan Perakaunan(Bermula 2018 ditukarkepada'Belanjawan,Perolehan,Pembayaran,Pengurusan AsetPerakaunan,Pengurusan Hasildan Penjanaan')
Mencapai sasarankualiti mengikutproses utama
Peratuspencapaiansasaran kualitimengikut prosesutama
80% 97.47% -- 80%
(C) PROSES OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN (48) :
GUGUR
MKSP:AGENDA 5.3 : Pencapaian Objektif Kualiti SPK
16 PengukuhanKandunganDigital PSAS
Menambahkandungan digitaldalam UPMIR
Bilanganpertambahanrekod UPMIR
6500 Bil. 7199 Bil. -- 6700 Bil
Peratuspertambahanrekod AGRIS
8% 9.03% -- 8%
(C) PROSES OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN (48) :
MKSP:AGENDA 5.3 : Pencapaian Objektif Kualiti SPK
24 Pelaksanaan,Penyelenggaraan danPemantauan SistemPengurusanPembelajaran
Menyediakan perkhidmatanPutraBLAST kepada pelajar,pensyarah dan pentadbirsistem
Jumlah kursus aktif diPusat Tanggungjawab(PTJ) mempunyaiminimum 13 itemPembelajaran Teradunatau Blended Learning(BL) pada akhir semester
35% 53.44% -- 40%
25 Perancangan danPelaksanaan KajianPengajaran danPembelajaran
Mengukur pelaksanaanmakluman/hebahan cadanganhasil kajian pengajaran danpembelajaran(Bermula 2018 ditukarkepada'mengukur tahap
kepuasan pelajar hasildaripada kajian exitsurvey')
Makluman cadanganpenambahbaikanberdasarkan hasil kajianpengajaran danpembelajaran kepadapihak berkaitan dalamtempoh 14 hari bekerjaselepas dibentangkandalam MesyuaratJawatankuasaPengajaran danPembelajaran(JKPP)/PegawaiKanan/Senat
100% 100% Peratus pelajarmencatatkanpenilaian >6.00 (baik)dari skala 10mata bagikajian exitsurvey pelajartahun akhir
60%
(C) PROSES OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN:
MKSP:AGENDA 5.3 : Pencapaian Objektif Kualiti SPK
31 PengurusanPenyediaanKemudahanPenginapan danAktiviti Pelajar
Menyediakankemudahan danpersekitaranpenginapan pelajaryang kondusif sertaperalatan aktivitipelajar yangbersesuaian
Indekskeselesaandan petunjukprestasi padapurata 3.5(skala likert5)
82% 92.90% -- 85%
(C) PROSES OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN:
MKSP :AGENDA 4SYOR:
Mesyuarat diminta mengambil perhatian terhadap laporan yang telah dibentang:
1. Laporan Pencapaian Objektif Kualiti SPK bagi Pencapaian Pelan Tindakan Peringkat Fungsian danAras (Pelan TFA) tahun 2017 bagi:
a) Proses Utama – 11 petunjuk prestasib) Proses Sokongan - 11 petunjuk prestasic) Proses Operasi Perkhimatan Sokongan – 48 petunjuk prestasi
2. Mulai tahun 2017, Pelaporan Pelan TFA menggunakan Sistem LPFA, yang telah memudahkanpemantauan dan pelaporan. Sistem boleh diguna/dirujuk oleh semua pekerja UPM;
3. 7 Objektif kualiti Pelan TFA 2017 yang tidak dicapai, telah dilaksana tindakan pembetulan; dan
4. 66 Objektif Kualiti Pelan TFA Tahun 2018 telah diluluskan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Kualiti Kalike-39 yang telah diadakan pada 10 April 2018, dan pelaporan pencapaian dilaksana 2 kali/tahun(maklumat perinci boleh rujuk eISO).