DASAR PENGURUSAN DOKUMEN TERPERINGKAT

1. LATAR BELAKANG

1.1 Kerajaan telah mengadakan peraturan-peraturan tentang pengurusan

dokumen-dokumen rasmi dan peraturan ini mestilah dipatuhi oleh

semua Pegawai-Pegawai Awam. Penjelasan tentang tatacara pengurusan

dokumen-dokumen tersebut telah dinyatakan di dalam sumber rujukan

berikut :

(a) Panduan Keselamatan Pejabat

(b) Arahan Perkhidmatan Bab 3, Surat Menyurat Para 11 dan Bab 4,

Fail-memfail Para 4(1) dan (b)

(c) Surat Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 1987, Peraturan Pengurusan

Rahsia Rasmi

(d) Akta Rahsia Rasmi 1972, Pindaan 1987

1.2 Langkah Kerajaan mengadakan peraturan-peraturan sedemikian adalah

untuk memastikan bahan-bahan tersebut yang merupakan aset kerajaan

tidak terjatuh ke tangan orang-orang atau pihak-pihak yang boleh

mengancam keselamatan negara. Aset yang paling berharga kepada

kerajaan adalah maklumat yang dilindungi.

1.3 Dua aspek penting dalam Surat Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 1987 dan

Akta Rahsia Rasmi 1972, Pindaan 1987 ialah :

(a) Perlantikan dan kuasa pegawai awam untuk mengkelaskan

dokumen/surat rasmi Jabatan;

(b) Kuasa untuk mengkelaskan semula dokumen/suratan rahsia

rasmi Jabatan supaya ianya terhenti menjadi rahsia rasmi.

1

2. SKOP

Dasar ini hanya meliputi dokumen terperingkat yang terdiri daripada fail-fail,

surat-surat dan borang-borang yang telah diisi sahaja.

3. DEFINISI

3.1 Dokumen/Suratan Rasmi

- Fail-fail, surat-surat, borang-borang yang telah diisi, disket yang

mengandungi maklumat rasmi termasuk soalan peperiksaan.

3.2 Dokumen Terperingkat

- Dokumen / surat rasmi yang dikelaskan kepada Rahsia Besar,

Rahsia, Sulit dan Terhad. (sila lihat Lampiran 1)

4. TATACARA KESELAMATAN DOKUMEN TERPERINGKAT

DI PERPUSTAKAAN NEGARA MALAYSIA

Di bawah pengurusan dokumen-dokumen terperingkat di Jabatan ini, terdapat

4 kategori iaitu :

(i) Penyediaan dokumen

(ii) Penyimpanan dokumen

(iii) Penghantaran/pergerakan/pengedaran dokumen

(iv) Pemusnahan dokumen

2

4.1 Penyediaan Dokumen

Semua penyediaan dokumen terperingkat hendaklah mematuhi Akta

Rahsia Rasmi 1972 (Pindaan 1987) dimana hanya pegawai yang

diberikan kuasa secara bertulis oleh YB Menteri Pendidikan sahaja yang

dibenarkan untuk menentukan taraf keselamatan sesuatu dokumen yang

dikeluarkan. Diperingkat Jabatan, surat Arahan Pentadbiran akan

dikeluarkan dengan memberi kuasa kepada pegawai-pegawai tertentu.

Semua pegawai Jabatan perlulah mematuhi prosedur berikut dalam

menyediakan dokumen/suratan terperingkat :

(a) Dokumen tersebut hendaklah ditentukan taraf keselamatan

terlebih dahulu sama ada rahsia besar, rahsia, sulit atau terhad

sebelum dokumen tersebut disediakan;

(b) Sekiranya dokumen tersebut boleh dikategorikan sebagai

dokumen terperingkat, dokumen tersebut hendaklah

dikemukakan kepada Bahagian Khidmat Pengurusan dan Sumber

Manusia untuk tujuan pengkelasan. Walau bagaimanapun jika

dokumen tersebut telah ditentukan taraf keselamatannya di atas

arahan yang telah diberikan atau berdasarkan fail yang

digunakan, pengkelasan tidak perlu dilakukan;

(c) Semua draf dan salinan yang tidak diperlukan hendaklah

dimansuhkan mengikut kesesuaiannya;

(d) Bilangan salinan dokumen yang disediakan hendaklah seboleh-

bolehnya menepati jumlah yang diperlukan sahaja; dan

(e) Pegawai/staf yang mengendalikan dokumen dalam kategori

rahsia besar dan rahsia hendaklah telah lulus tapisan

keselamatan halus dan bagi pegawai-pegawai/staf yang

3

mengendalikan kategori sulit, hendaklah telah lulus tapisan

keselamatan kasar.

4.2 Penyimpanan

Kaedah menyimpan dokumen terperingkat ialah :

(a) Semua dokumen di bawah kategori rahsia besar hendaklah

disimpan dalam peti besi yang seelok-eloknya dipasang dengan

kunci tatakira. Walau bagaimanapun jika dokumen tersebut

sedang digunakan ianya boleh disimpan secara sementara di

dalam kabinet fail yang dikunci dan menggunakan palang besi

berkunci. Peti besi dan Kabinet besi yang berkenaan perlu

mempunyai dua kunci dan disimpan oleh dua pegawai yang

berasingan;

(b) Bagi dokumen rahsia pula, cara penyimpanannya sama dengan

dokumen rahsia besar;

(c) Bagi dokumen Sulit dan Terhad pula hendaklah disimpan di

dalam Kabinet Besi atau Almari Besi Berkunci;

(d) Semua dokumen terperingkat yang ditinggalkan untuk jangka

waktu yang singkat tanpa ditunggu hendaklah diletakkan di

dalam bilik yang dikunci dan tingkap ditutup dan juga dikunci.

Jika dokumen tersebut ditinggalkan dalam waktu yang lama

(melebihi 10 minit) dokumen tersebut hendaklah disimpan

dalam kabinet/almari besi yang dikunci.

(e) Semua kunci bagi almari besi/kabinet/bilik tempat penyimpanan

dokumen terperingkat hendaklah disimpan oleh

Pengarah/Timbalan Pengarah dan/atau Pegawai-Pegawai

Kumpulan Pengurusan dan Profesional yang diberi kuasa oleh

4

Pengarah/Timbalan Pengarah. Bagi pegawai-pegawai kanan

yang mempunyai Pembantu Khas masing-masing, mereka boleh

mengarahkan Pembantu-pembantu Khas tersebut menyimpan

kunci-kunci berkenaan;

(f) Pengarah/Timbalan Pengarah adalah dikehendaki mempastikan

pegawai-pegawai yang akan bertukar/bersara hendaklah

menyerahkan dokumen dan kunci tersebut kepada pegawai lain

yang mengambilalih tugas sebelum tarikh pertukaran/bersara;

(g) Pengarah/Timbalan Pengarah hendaklah menyerahkan rekod

dokumen-dokumen tersebut kepada Bahagian Khidmat

Pengurusan dan Sumber Manusia untuk didaftarkan.

4.3 Penghantaran/Pengedaran

(a) Penghantaran/Pengedaran Dalaman

(i) Semua penghantaran/pengedaran dokumen terperingkat

hendaklah melalui bahagian yang mengeluarkan;

(ii) Penghantaran/pengedaran dokumen terperingkat

hendaklah dibuat melalui fail terperingkat atau fail

berwarna hijau;

(iii) Dokumen/fail terperingkat hendaklah dimasukkan ke

dalam sampul surat tanpa tingkap yang digam rapi;

(iv) Staf yang ditugaskan menghantar dokumen terperingkat

hendaklah telah melalui tapisan keselamatan kasar; dan

(v) Penghantaran yang dibuat sendiri oleh semua pegawai

kepada pegawai yang lain dikecualikan daripada

5

peraturan (a) dan (b) di atas tetapi pegawai yang

menghantar hendaklah mengisi slip penghantaran (sila

lihat borang A seperti di lampiran 2) dan slip

dikemukakan kepada bahagian yang mengeluarkan bagi

tujuan memudahkan mengesan pergerakan fail.

(b) Penghantaran/Edaran Luaran

(i) Semua pegawai kecuali Ketua Pengarah tidak dibenarkan

membawa keluar daripada pejabat (sama ada untuk

tujuan rasmi atau tidak) semua dokumen terperingkat

dalam kategori rahsia besar dan rahsia. Walau

bagaimanapun, dokumen terperingkat dalam kategori

sulit dan terhad, boleh dibawa oleh pegawai-pegawai

selepas mendapatkan kebenaran bertulis daripada Ketua

Pengarah atau Timbalan Ketua Pengarah. Permohonan

hendaklah dibuat dengan menggunakan borang B seperti

di Lampiran 3.

(ii) Pegawai-pegawai yang membawa keluar dokumen

terperingkat mestilah menjaga dokumen tersebut dengan

baik dan selamat. Jika dokumen tersebut hilang, usaha

mencari hendaklah dilakukan dengan segera, dan

pegawai berkenaan dikehendaki melaporkannya kepada

Ketua Pengarah dan Timbalan Ketua Pengarah seberapa

segera;

(iii) Semua maklumat daripada dokumen terperingkat hanya

boleh dihantar melalui faksmili dan e-mail dengan

memastikan pegawai yang menerima dokumen tersebut

berada di sisi mesin tersebut. Ini boleh dilakukan dengan

menelefon sebelum menghantar dokumen. Namun

6

demikian, dokumen rahsia dan rahsia besar tidak

dibenarkan dihantar melalui faksimili dan e-mail.

(iv) Dokumen terperingkat yang dihantar melalui pos

hendaklah menggunakan dua lapis sampul surat di mana

sampul surat sebelah dalam digam rapi dan dilakri.

Sekiranya tugas ini dilakukan oleh Pembantu Am Rendah,

pegawai/staf yang diberikan kuasa oleh Pengarah/Ketua

Pengarah hendaklah mengawasi tugas beliau itu.

(v) Penghantaran dokumen melalui serahan tangan

hendaklah melalui staf yang telah lulus tapisan

keselamatan kasar dan

(vi) Penghantaran melalui serahan tangan juga hendaklah

mematuhi peraturan-peraturan yang berikut:

• Menggunakan slip yang mengandungi butiran

nombor fail/dokumen pada slip tersebut. Sila lihat

Borang C seperti di lampiran 4.

• Slip tersebut perlu ditandatangani oleh pihak

penerima dan slip tersebut kemudiannya diserahkan

kepada pejabat/bahagian yang mengeluarkan

dokumen tersebut untuk direkod; dan

• Sampul surat yang mengandungi dokumen

terperingkat perlu ditanda dengan peringkat

keselamatan dan nombor rujukan dokumen

berkenaan serta nama dan alamat penerimanya.

7

4.4 Pemusnahan Dokumen Terperingkat

(a) Semua rekod-rekod terperingkat iaitu rekod-rekod yang telah

dikelaskan di bawah Akta Rahsia Rasmi 1972 (Pindaan 1986)

hendaklah diturun tarafkan kepada taraf terbuka dahulu sebelum

dimusnahkan.

(b) Semua dokumen terperingkat yang telah didaftarkan pada

prinsipnya tidak boleh dimusnahkan melainkan jika ada arahan

daripada Kerajaan atau telah diubah taraf keselamatannya

terlebih dahulu dengan kelulusan daripada Ketua Pengarah;

(c) Mana-mana draf atau kertas buang yang tidak diperlukan lagi

dan perlu dimusnahkan, pemusnahan tersebut hendaklah

dipersetujui oleh Pengarah dan mereka sendiri atau pegawai

yang diwakilkan hendaklah mengawasi pemusnahan tersebut;

(d) Kertas sedemikian hendaklah dimusnahkan dengan cara

mengoyaknya kecil-kecil terlebih dahulu sebelum dimasukkan ke

dalam mesin perincih.

5. TANGGUNGJAWAB PEGAWAI-PEGAWAI/STAF

5.1 Adalah menjadi tanggungjawab pegawai dan staf mematuhi prinsip-

prinsip keselamatan dokumen melalui langkah-langkah berikut:

(a) Sentiasa mengambil langkah berwaspada terhadap kepentingan

keselamatan Jabatan dan Negara;

(b) Menghapuskan sikap ingin mengetahui dan ingin memberitahu

kepada orang lain yang tidak berkenaan;

8

(c) Melaporkan kepada Ketua Pengarah sekiranya ada orang atau

pihak yang ingin mendapatkan sesuatu maklumat/rahsia

Jabatan/Kerajaan;

(d) Pegawai/staf yang mengesyaki/mempunyai maklumat tentang

adanya berlaku perlanggaran tatacara keselamatan Kerajaan

hendaklah melaporkan kepada Ketua Pengarah atau Timbalan

Ketua Pengarah dengan segera dan nama mereka akan

dirahsiakan;

(e) Pegawai/staf tidak dibenarkan menyampaikan apa-apa

maklumat kepada pihak akhbar atau orang/pihak tertentu tanpa

persetujuan Ketua Pengarah terlebih dahulu;

(f) Pegawai/staf adalah dilarang melakukan apa-apa

tindakan/perbuatan yang boleh disifatkan bertentangan dengan

peraturan ini.

6. PERLANGGARAN

6.1 Pegawai dan staf yang didapati melanggar peraturan di atas boleh

diambil tindakan di bawah:

(a) Akta Rahsia Rasmi 1972, Pindaan 1987.

(b) Peraturan-peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan Tatatertib)

1993.

9

10

7. PENGEMASKINIAN DASAR

Dasar ini perlu dikemaskini dari semasa ke semasa mengikut perubahan

objektif dan Dasar Jabatan dan keperluan maklumat negara.

8. TARIKH KUAT KUASA

Dasar ini berkuatkuasa mulai dari tarikh diluluskan oleh Ketua Pengarah.

Diluluskan oleh : …………………………

(Dato’ Zawiyah bte Baba)

Ketua Pengarah

Jabatan Perpustakaan Negara

Tarikh : ………………………….