PTA-FTSM-2018-160  

SISTEM e- KAUNSELING

(e-3PsK)

Khairul Fadhli Abdul Karim

Assoc. Prof. Dr. Shahnorbanun Sahran

ABSTRAK

Kepesatan perkembangan Teknologi Maklumat pada masa kini membuktikan bahawa

keperluan manusia terhadap sistem menjadi satu aspek penting dalam kehidupan. Setiap

pekerjaan dan perkhidmatan hampir keseluruhannya menggunakan sistem sebagai pemudah

cara untuk suatu penyelesaian. Ini adalah kerana sistem yang digunakan merupakan batu

loncatan kepada pemudah cara dalam mempercepatkan proses sesuatu pekerjaan. Sistem e-

3PsK merupakan sistem yang menyediakan perkhidmatan. Tujuan utama sistem ini

dibangunkan adalah untuk memudahkan proses perkhidmatan psikologi dan kaunseling yang

selama ini menggunakan kaedah manual untuk setiap proses temujanji dan merekod data.

Dengan wujudnya sistem ini diharap dapat membantu Bahagian Perkhidmatan Pikologi dan

Kaunseling untuk menyelia setia aktiviti kaunseling yang dijalankan oleh kaunselor di bawah

Kementerian Pelajaran Malaysia.

1 PENGENALAN

Kaedah manual digunapakai sejak berzaman lamanya. Setiap kaedah penyimpanan dan

merekod data suatu sistem dijalankan diatas kertas. Perkembangan teknologi pada masa kini

membuatkan hampir semua pekerjaan harian dilaksanakan dengan menggunakan hujung jari

terutama pekerjaan yang melibatkan penggunaan elemen Teknologi Maklumat. Sejak

bermulanya revolusi perindustrian pada abad ke-19, perubahan dalam industri teknologi

maklumat telah berkembang dengan pesat hasil daripada penerokaan dan ciptaan baru dalam

bidang sains komputer dan telekomunikasi. Bidang teknologi maklumat dan komunikasi

memang sudah menjadi satu komponen utama dalam kehidupan harian manusia sehingga

mengubah gaya hidup masyarakat. Sejajar dengan ini juga, kerajaan amat menggalakkan

semua jabatan dan agensi untuk mempraktikkan teknologi maklumat dalam pengoperasian

Copyri

ght@

FTSM

PTA-FTSM-2018-160  

mahupun pengurusan. Pada zaman kini, Internet merupakan sebuah rangkaian global yang

dapat menghubungkan manusia di serata dunia. Melalui internet jugalah manusia mampu

berkomunikasi dengan lebih pantas samada melalui mesej eletronik, perhubungan video secara

langsung dan telesidang. Selain itu, internet turut dianggap sebagai gedung maklumat yang

luas serta mudah dicapai. Kebebasan pengguna melayari Internet untuk mendapat maklumat

terkini ibarat maklumat dihujung jari, telah memungkinkan kebanyakan urusan dilakukan

secara atas talian. Antaranya ialah urusan pembayaran bil, pembelian barang-barang yang

menggunakan aplikasi e-Dagang, penempahan tiket dan lain-lain.

Jadi dengan menggunakan kemajuan Teknologi Maklumat kini, Sistem e-3PsK

dibangunkan untuk menyeragamkan keseluruhan Perkhidmatan Kaunseling yang wujud di

setiap sekolah dan bahagian-bahagian di Kementerian. Tujuan membangunkan Sistem e-3PsK

bagi tujuan pengumpulan, penyaringan, analisa dan pelaporan data bagi pengguna sistem.

Sistem e-3PsK ini dikhususkan untuk kaunselor-kaunselor untuk membuat temujanji, merekod

dan juga penandaaras rekod sesi yang perlu dibuat untuk pemantauan berkala. Pengurusan

rekod kaunseling yang sedia ada adalah secara manual dimana tiada pengurusan secara

sistematik dan tiada rekod disimpan. Setiap rekod kaunseling dan pemantauan ini akan ditakbir

urus sepenuhnya oleh Bahagian Psikologi dan Kaunseling .

2 PERNYATAAN MASALAH

Perkhidmatan Kaunseling terdapat disetiap negeri di seluruh Malaysia. Kebanyakkan

kaunselor yang berkhidmat dibawah Kementerian Pelajaran Malaysia menberikan

perkhidmatan sepanjang masa. Malangnya sistem yang digunapakai untuk merekod,temujanji

dan seliaan adalah secara manual dimana ada ketirisan yang berlaku dari perbagai aspek.

Masalah yang sering berlaku adalah pengisian maklumat klien berulang-ulang dimana ia

menyebabkan percanggahan makluamt berlaku pada rekod sebelumnya. Apabila ini berlaku,

ia juga menyebabkan masa yang lama diperlukan untuk memproses maklumat tersebut. Kedua

permasalahan ini ditambah lagi dengan kaedah penyimpanan rekod yang tidak sistematik dan

ekonomik yang boleh mengundang kepada pembaziran masa,ruang simpanan dan juga wang

ringgit.

Copyri

ght@

FTSM

PTA-FTSM-2018-160  

Dengan perkembangan era Teknologi Maklumat kini, kaedah manual tidak digunapakai

lagi. Kebanyakkan sistem yang digunakan adalah merupakan penjanaan secara automatik

dimana ia memberikan pelbagai kemudahan dan penjimatan dalam pelbagai cara.

3 OBJEKTIF KAJIAN

Secara umumnya Sistem e-3PsK dibangunkan adalah untuk memudahkan proses menyaring,

merekod dan analisa untuk klien dan juga kaunselor yang melibatkan banyak bahagian dan

pihak. Sistem ini dibangunkan diatas talian dengan harapan ia dapat diakses dimana-mana

dengan capaian dan penyimpanan rekod yang cepat. Ini sekaligus memberikan penjimatan

masa dan perkhidmatan kaunseling adalah suatu perkhidmatan yang sangat mementingkan

masa. Sistem ini mempunyai 7 Modul dan setiap modul mempunyai proses yang berbeza

mengikut penggunaan pengguna.

4 KAEDAH KAJIAN

Dalam proses pembangunan Sistem e-3PsK ini pendekatan kejuruteraan metodologi

perisian Air Terjun digunakan sebagai panduan dalam merekabentuk. Setiap aktiviti

pembangunan sistem dilaksanakan secara berfasa mengikut kaedah metodologi ini dipilih

kerana ia dapat menjimatkan masa pembangunan projek dimana setiap output daripada setiap

fasa sebelumnya dan merupakan output kepada fasa seterusnya. Rajah 1.0 menunjukkan Model

Air Terjun yang digunakan dalam fasa pembangunan.

Rajah 1.0 Gambarajah Metodologi Air Terjun

Copyri

ght@

FTSM

PTA-FTSM-2018-160  

4.1 Fasa Perancangan

Pembangunan projek ini bermula dengan fasa perancangan dengan membuat pertimbangan

berdasarkan kepada keperluan semasa dan objektif yang ditetapkan. Untuk mendapatkan

maklumat yang diperlukan dalam pembangunan projek ini, beberapa kaedah telah dilakukan

dan diantaranya melalui pemerhatian dan penilaian terhadap sistem sedia ada di Kementerian

Pelajaran Malaysia khususnya.

4.2 Fasa Analisis

Pada fasa ini beberapa analisis dilakukan terhadap maklumat yang diperolehi semasa fasa

pertama. Antara analisis yang dilakukan merangkumi aspek spesifikasi, objektif, ciri-ciri dan

keperluan sistem yang dikehendaki oleh pihak pengguna dan juga pihak pengurusan.

4.3 Fasa Rekabentuk

Maklumat terperinci sistem diperolehi melalui lakaran rekabentuk sistem prototaip.

Penstrukturan data, senibina sistem dan perwakilan antara muka juga dinyatakan. Integrasi

sistem melibatkan penggunaan data daripada pangkalan data guru dan juga pangkalan data baru

yang dibangunkan. Ini dilakukan bagi memudahkan pengaturcaraan pada fasa seterusnya. Dari

segi pembangunan, pengaturcaraan yang digunakan adalah Macromedia Coldfusion 8,

HTML5, Javascript. Untuk penyimpanan data pula menggunakan perisian Oracle 11G. Ini

adalah kerana perisian ini adalah stabil dan mudah digunakan di mana-mana pelayan (server).

Untuk perkakasan yang digunakan dalam proses pembangunan melibatkan 3 kategori iaitu :

Pembangunan Sistem(Komputer Riba) - Storan data – SATA 500Gb

 

Copyri

ght@

FTSM

PTA-FTSM-2018-160  

Perkakasan Pelayan (Server) - Storan Data (SATA 1TB), Peranti Input (Papan

Kekunci & USB Optical Mouse), Paparan ( 20” 16:9 HD (1366x768) LED

Backlight).

 

 

Perkakasan Pengguna(Desktop) – Storan Data (SATA 1TB), Peranti Input

(Papan Kekunci & USB Optical Mouse), Paparan ( 20” 16:9 HD (1366x768) LED

Backlight).

 

 

4.4 Fasa Implementasi

Fasa ini menekankan tugas untuk meletakkan sistem kepada pelayan dan diuji dengan

menggunakan komputer pelanggan. Kerja-kerja penyelenggaraan juga dilakukan bagi

memastikan kemampuan sistem tersebut mencapai tahap yang diperlukan. Segala

permasalahan yang dikenalpasti di peringkat ini ditambahbaik untuk memastikan sistem

beroperasi tanpa sebarang masalah.

Copyri

ght@

FTSM

PTA-FTSM-2018-160  

4.5 Fasa Sokongan

Fasa ini merupakan sesi pembentangan dan memantau kemajuan pembangunan sistem serta

mendapatkan maklumbalas sekiranya wujud keperluan baru terhadap sistem. Setiap

maklumbalas pengguna diambilkira untuk proses tambahbaik pada masa akan datang.

5 HASIL KAJIAN

Sistem e-3PsK ini dibangunkan untuk memusatkan seluruh data klien dan kaunselor yang

bernaung dibawah Kementerian Pelajaran Malaysia bermula dari bahagian-bahagian di

Kementerian Pelajaran Malaysia hinggalah ke sekolah seluruh Malaysia. Dengan adanya

sistem kaunseling ini diharap setiap masalah dihadapi klien dapat dikongsi dan disalurkan ke

arah solusi yang terbaik tanpa memudaratkan mana-mana pihak. Sistem ini melibatkan

pengguna dari beberapa peringkat iaitu kaunselor yang merupakan pengguna utama sistem,

klien yang bertindak sebagai end-user dimana klien perlu membuat temujanji untuk berjumpa

kaunselor melalui sistem, ketua jabatan yang bertindak sebagai high-end user yang menyemak

setiap aktiviti kaunselor supaya mengikut KPI jabatan dan pentadbir yang menyelenggara

sistem sepenuhnya. Kepenggunaan sistem mengikut modul iaitu :

Menu utama dimana login sistem untuk setiap pengguna yang telah berdaftar didalam sistem

(kaunselor).

Copyri

ght@

FTSM

PTA-FTSM-2018-160  

Paparan menu memaparkan Modul dan Sub-Modul untuk kaunselor dan ketua jabatan.

Setiap pengguna (kaunselor) yang menggunakan system akan ditambah dibahagian Tambah

Pengguna untuk diwujudkan akses pengguna. Ini hanya akan dilakukan oleh Pentadbir Modul

atau Kaunselor Kanan Bahagian.

Copyri

ght@

FTSM

PTA-FTSM-2018-160  

5.1. Modul Kaunselor

Memaparkan ruangan dimana Kaunselor dapat melihat profil kaunselor dan mengemaskini

maklumat profil dan kepakaran untuk tujuan rekod dan seliaan. Ia juga ruangan dimana

kaunselor dapat mengemaskini maklumat kompetensi kaunselor dari masa ke semasa.

Paparan kemaskini Profil Kaunselor.

Paparan maklumat Kompetensi Kaunselor.

Copyri

ght@

FTSM

PTA-FTSM-2018-160  

5.2. Modul Pengurusan Kaunselor

Modul dimana kaunselor membuat pelaporan yang terbahagi kepada 3 bahagian iaitu Program

& Aktiviti, Minit Curai Mesyuarat dan Tugas Pelbagai.

Paparan Maklumat Program & Aktiviti

Paparan senarai program & aktiviti yang telah dilakukan oleh Kaunselor.

Setiap kaunselor perlu melengkapkan sekurang-kurang 60jam aktiviti yang merangkumi sesi

atau program untuk memenuhi KPI bahagian yang ditentukan mengikut Ketua Jabatan.

Diruangan ini memaparkan rekod jumlah waktu yang telah dilakukan oleh kaunselor dan

memudahkan kaunselor untuk menyemak baki jam yang perlu dilakukan agar mencapai KPI

kaunselor tersebut.

Copyri

ght@

FTSM

PTA-FTSM-2018-160  

Paparan Minit Curai Mesyuarat memaparkan mesyuarat yang akan dihadiri Kaunselor.

Sub Modul paparan minit mesyuarat bertindak sebagai jadual yang akan memastikan kaunselor

sentiasa berjaga-jaga mengenai mesyuarat yang perlu dihadiri .

Paparan senarai mesyuarat yang telah dihadiri oleh Kaunselor.

Paparan senarai mesyuarat memaparkan senarai mesyuarat yang perlu atau telah dihadiri oleh

kaunselor dan kaunselor boleh melakukan pengemaskinian pada bila-bila masa. Copyri

ght@

FTSM

PTA-FTSM-2018-160  

Paparan Pelaporan Pengurusan Kaunselor

Disini memaparkan keseluruhan aktiviti dan mesyuarat yang telah dihadiri kaunselor dan

kaunselor boleh mencetak laporan tersebut untuk tujuan pengesahan atau semakan Ketua

Jabatan.

5.3. Modul Perkhidmatan Kaunseling

Disini adalah proses dimana data klien direkodkan untuk pengendalian sesi kaunseling bermula

pendaftaran sesi hingga klien tersebut pindah ke arkib. Ia terbahagi kepada 3 Sub-Modul iaitu

Perkhidmatan (Sesi Individu & Sesi Kelompok), Senarai Klien Mendapatkan Perkhidmatan

dan Arkib. Disini merupakan modul terbesar dimana pendaftaran klien untuk mendapatkan sesi

berlaku. Laluan kerjanya adalah kaunselor perlu mendaftarkan maklumat klien yang

mengambil sesi dengan kaunselor berkenaan. Seterusnya kaunselor akan mendaftarkan tarikh

sesi untuk sesi perjumpaan antara kaunselor bersama klien.

Paparan senarai klien yang mendapatkan khidmat kaunseling bersama kaunselor.

Copyri

ght@

FTSM

PTA-FTSM-2018-160  

Paparan tempoh masa yang perlu diambil tindakan oleh kaunselor untuk setiap sesi.

Paparan diatas menerangkan apabila tarikh sesi telah dipilih, kaunselor mempunya tempoh

masa 7 hari untuk mengadakan sesi bersama klien sehingga sesi selesai. Sekiranya tindakan

pelaporan sesi menunjukkan LEWAT(HARI) bermakna kaunselor tersebut telah gagal

mengadakan sesi bersama klien mengikut tarikh yang ditetapkan.

Paparan maklumat Laporan Sesi yang perlu diisi oleh kaunselor.

Copyri

ght@

FTSM

PTA-FTSM-2018-160  

Paparan senarai klien yang mendapatkan perkhidmatan kaunseling dan bilangan sesi.

Paparan diatas menunjukan keseluruhan klien yang mendapatkan perkhidmatan melalui Sesi

Individu dan Sesi Kelompok. Klien yang telah tamat sesi atau berpindah akan dimasukkan ke

Arkib oleh kaunselor di modul ini.

Paparan klien di dalam arkib

Paparan ini menunjukkan keseluruhan klien yang berada didalam arkib. Sekiranya klien

tersebut ingin diaktifkan semula, kaunselor akan klik pada butang ‘Meminta Aktif’ dan satu

surat persetujuan klien perlu dicetak dan ditandatangan oleh klien.

Copyri

ght@

FTSM

PTA-FTSM-2018-160  

Surat persetujuan klien untuk bertukar Kaunselor.

5.4. Modul Psikometrik

Modul ini mengandungi 2 submodul iaitu senarai kiln yang telah mengambil ujian psikometrik

beserta keputusan dan ujian psikometrik itu sendiri. Modul ini mengguna konsep Artificial

Intelligent iaitu Rules Based. Ia digunakan untuk menentukan keputusan ujian prikometrik

yang diambil oleh klien.

Selain itu ,setiap modul yang dibangunkan menggunakan kaedah Rules Based yang

saling berkait antara modul. Antaranya Rules Based yang digunapakai didalam Instrumen i2Pk

dimana setiap hasil dapatan dijana dengan menggunakan rules yang dikaji pada peringkat awal

untuk mendapatkan hasil keputusan yang tepat.

Copyri

ght@

FTSM

PTA-FTSM-2018-160  

Paparan senarai keseluruhan klien yang telah mengambil ujian psikometrik.

Copyri

ght@

FTSM

PTA-FTSM-2018-160  

Paparan Skor keputusan klien yang akan dianalisa oleh kaunselor.

5.5. Modul Rujukan & Temujanji

Modul ini menyenaraikan keseluruhan senarai temujanji antara klien bersama kaunselor

beserta dengan jenis perkhidmatan yang diperlukan klien. Ia secara tidak langsung

memudahkan kaunselor untuk mengenalpasti permasalahan yang dihadapi oleh klien dan

kaunselor mana yang mengambil sesi klien tersebut.

Paparan Senarai Temujanji Klien.

Copyri

ght@

FTSM

PTA-FTSM-2018-160  

5.6. Modul Laporan Analisis

Modul ini menerangkan laporan keseluruhan sesi antara kaunselor dan klien untuk rujukan

kaunselor. Kaunselor boleh untuk penjanaan laporan mengikut jenis perkhidmatan yang

ditawarkan ataupun melihat secara keseluruhan.

Paparan Laporan sesi klien mengikut perkhidmatan yang diperlukan.

6 KESIMPULAN

Secara keseluruhannya, projek yang dihasilkan ini dapat diharapkan memenuhi kehendak

pengguna seperti yang diharapkan. Bagi memantapkan lagi sistem ini, ia harus dikaji dari masa

ke semasa untuk meningkatkan lagi mutu dan kualiti agar dapat digunakan tanpa sebarang

masalah kelak.

Pengurusan rekod yang lebih berkesan dapat di selaraskan untuk memastikan setiap

maklumat disimpan dengan baik. Perkembangan Teknologi Maklumat dapat membantu

meningkatkan lagi pengurusan pentadbiran di Bahagian dan Jabatan seterusnya ke sekolah

seluruh Malaysia dengan lebih berkesan. Tidak dinafikan pembangunan sistem ini walaupun

agak sukar dan mencabar, diharapkan ia dapat djadikan sebagai pemudah cara bagi pengguna.

Akhir kata diharapkan Sistem e-3PsK ini mendapat sambutan yang membanggakan dan

seterusnya digunakan bagi mengatasi masalah yang timbul. Secara kesimpulannya, Sistem

e-3PsK ini diharap dapat memberi manfaat kepada pengguna yang menggunakannya.

Copyri

ght@

FTSM

PTA-FTSM-2018-160  

7 RUJUKAN  

Pressman S.Roger, 2005. Software Engineering: A Practitioner Approach. 6th.

Edition. Singapore: McGraw Hill Companies Inc

Howell G.T, 1992. Building Hypermedia Applications : a software development

guide 7th. Edition. McGraw Hill Companies Inc. New York

Kenneth E. Kendall, Julie E.Kendall, 2010. System Analysis and Design. 5th.

Edition. Prentice Hall.

The UKM Thesis Writing Guideline According to GAYA UKM

http://www.ukm.my/pusatsiswazah/wp-content/uploads/2015/11/2015-

GayaUKM-BI.pdf

Bahagian Pengurusan Maklumat, Kementerian Pendidikan Malaysia Modul

Pengurusan Guru, (atas talian) http://epgo.moe.gov.my/

Bahagian Perkhidmatan & Kaunseling, Kementerian Pelajaran Malaysia.

 

Copyri

ght@

FTSM