IGMENTERIAN I(IWANGANWisma l(ewangan

88593 l(ota lfinabalu,Sabah, Malaysia

TeI.: 088-25I 5r3/25r 5r4l251 516Faks:088-237605

Website: unvrv.mof. sabah. gov.my/

TeI. :

Bil. :

Tarikh :

088-252692

KEW(S) 3oo-7/r/LKLr, 1Bl (1),Jb orcober 2o1o

Setiausaha Kerajaan Negeri

Semua Setiausaha Tetap Kementerian

Semua Ketua Jabatan Negeri

Semua Ketua Badan Berkanun Negeri

Mayor Dewan Bandaraya Kota Kinabalu

5emua Presiden Majlis Perbandaran

Semua Pegawai Daerah

Semua Penolong Pegawai Daerah Kecil

sURAT pEKELTLTNG KEMENTERTAN KEWANGAN NEGERT Blt. 10/2010

TATACARA PENGURUSAN STOR KERAJAAN

Surat Pekeliling ini dikeluarkan sejajar dengan kehendak Pekeliling Perbendaharaan Persekutuan Bil. 5

Tahun 2009 bertarikh 20 Februari 2009 mengenai Peraturan Pengqrusan Stor Kerajaan,

TUJUAN

1. Pekeliling ini bertujuan untuk memperkemaskan Tatacara Pengurusan Stor di

Kementerian /)abalan/Agensi Kerajaan Negeri yang sedang berkuatkuasa pada masa kini.

MMOODY-.;-;*

2.

9URAT PEKELTLTNG KEMENTERTAN KEWANGAN NEGERT BtL. 10/2010

TATACARA PENGURUSAN STOR KERNAAN

LATAR BELAKANG

Pengurusan Stor ialah salah satu aspek pengurusan kewangan yang sangat penting kerana

barang-barang dalam stor merupakan modal Kerajaan yang tersimpan dalam bentuk barang-

barang bagi tujuan memberi perkhidmatan kepada pelanggan pada kos yang minimum.

Peraturan mengenai Pengurusan Stor pada masa ini terkandung dalam Panduan

Perbendaharaan Tatacara Pengurusan Stor (PP-TPS) yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan

Malaysia pada tahun 1982 dan Surat Pekeliling Perbendaharaan (SPP) Bil, 12 Tahun L995.

Memandangkan PP-TPS ini telah lama dikeluarkan, maka beberapa peraturan yang terkandung

di dalamnya didapati tidak selari lagi dengan perkembangan semasa.

Kesan daripada pengurusan stor yang lemah, tidak teratur dan tidak cekap boleh menyebabkan

Kerajaan mengalami kerugian yang besar akibat pembaziran modal yang terikat dalam bentuk

stok, keusangan dan kecurian barang-barang yang tersimpan. Di samping itu isu kelemahan

pengurusan stor juga sering dibangkitkan dalam Laporan Ketua Audit Negara. Bagi menangani

masalah tersebut dan mengambil kira perkembangan semasa peraturan mengenai pengurusan

stor, Kerajaan telah mengkaji semula dan memperkemaskinikan lagi untuk memudahkan

pelaksanaannya di peringkat agensi oleh Perbendaharaan Malaysia .

TATACARA PENG U RUSAN STOR

3.

4.

Tatacara Pengurusan

meliputi:

Bab A

Bab B

Bab C

Bab D

Bab E

Bab F

Bab G

Bab H

Stor Kerajaan (TPS) yang disediakan bersama-sama dengan Pekeliling ini

Penerimaan

Merekod Stok

Penyimpanan

Pengelua ra n

Pemeriksaan

Keselamatan dan Kebersihan

Pelupusa n

Kehilangan dan Hapus Kira

Penubuhan Bahagian/Seksyen/Unit Pengurusan Aset Kerajaan

Kementerian/labatan/Agensi Kerajaan Negeri hendaklah menubuhkan Bahagian/Seksyen/Unit

yang sesuai bagi menguruskan aset Kerajaan (aset alih dan stor) dengan menggunakan

kakitangan yang sedia ada.

Struktur organisasi Pengurusan Aset Kerajaan di Bahagian/Seksyen/Unit hendaklah mempunyai

dua (2) fungsi berasingan iaitu Pengurusan Aset Alih dan Pengurusan Stor yang diketuai oleh

pegawai-pegawai yang lebih kanan.

6.

-

sURAT pEKELtLtNG KEMENTERTAN KEWANGAN NEGERT BtL, 10/2070

TATACARA PENGURUSAN STOR KERAJAAN

7. Pegawai-Pegawai Aset/Stor hendaklah menjalankan tugas sepenuh masa bagi menguruskan aset

Alih atau Stor secara berasingan

B. Pegawai-Pegawai Aset yang telah dilantik oleh Pegawai Pengawal di bawah peraturan sebelum

Pekeliling ini berkuat kuasa boleh meneruskan tugas sehingga struktur organisasidiluluskan.

Tanggungjawab Pegawai Pengawal Dalam Pengurusan Stor Kerajaan

g. Pegawai Pengawal Kementerianlabatan/Agensi Kerajaan Negeri hendaklah memastikan

pengurusan Stor Kerajaan dilaksanakan secara teratur, cekap dan berkesan di

Kementerianfabatan/Agensi Kerajaan Negeri masing-masing dengan melaksanakan perkara-

perkara berikut:-

(a) Memastikan organisasi Stor diletakkan di bawah kawalan Bahagian/Seksyen/Unit

Pengurusa n Aset Kerajaa n di Kementeria nlabatan/Agensi Kerajaan Negeri;

(b) Menentukan pegawai-pegawai khusus untuk melaksanakan pengurusan stor bagi StorPusat dan Stor Utama.

(c) Memastikan lokasi stor ditempat yang selamat, mudah pengendalian, senang berurusan

dan mesra pelanggan;

(d) Memastikan;

(i) Kajian keperluan menyimpan stok dilakukan,

(ii) Stor tidak dijadikan tempat menghabiskan peruntukan dengan pembelian barang

barang sehingga simpanan stok berlebihan.

\, (e) Meluluskan pindahan stok yang tidak diperlukan selepas pengiraan atau pemeriksaan

atau verifikasi di bawah kawalan Kementerian/Jabatan/Agensi Kerajaan Negeri yang

sama;

(f) Memberi kelulusan penyimpanan stok maksimum melebihi dua belas (12) bulan bagi

ba ra ng-ba rang diimport;

(g) Memastikan laporan prestasi pengurusan stor dibincangkan dalam Mesyuarat

Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) dan Jawatankuasa Pengurusan

Kewangan dan Akaun (JKPKA);

'URAT PEKELTLTNG KEMENTERIAN KEWANGAN NEGERT BIL. 10/2UA

TATACARA PENGURUSAN STOR KERNAAN

(h) Melulus hapuskira kekurangan stok; dan

(i) Mengemukakan Laporan Tahunan berikut ke Kementerian Kewangan Negeri Sabah

sebelum 15 Mac pada tahun berikutnya:

(i) Laporan Kedudukan Stok ( KEW,PS-13 )

(ii) Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stok ( KEW.PS-1a)

(iii)Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor ( KEW.PS-15 )

(iv)Laporan Tahunan VerifikasiStor ( KEW,PS-16 )

(v) Laporan Tahunan Pelupusan Stok ( KEW.PS-2O )

(vi)Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapuskira Stok ( l(EW.PS-22 )

Tanggungjawab Ketua Jabatan

10. Ketua Jabatan hendaklah memastikan pengurusan stor di agensi masing-masing diuruskan

rnengikut tatacara di dalam Pekeliling ini dengan melaksanakan perkara-perkara berikut:-

(a) Menyediakan Laporan Kedudukan Stok;

(b) Mengemukakan Laporan Suku Tahun Pengurusan Stor kepada Jawatankuasa Pengurusan

Aset Kerajaan (JKPAK);

(c) Meluluskan pelarasan stok di Penyata Pelarasan Stok;

(d) Mengesyorkan pindahan stok yang tidak diperlukan selepas pengiraan atau pemeriksaan

atau verifikasi di bawah kawalan Kementerian /JabalanlAgensi Kerajaan Negeriyang sama

dan mendapat kelulusan Pegawai Pengawal terlebih dahulu tanpa melalui proses

pelupusan sekira nya ada permohonan;

(e) Melantik pegawai-pegawai untuk melaksanakan pemeriksaan stok;

(f) Melantik pegawai-pegawai membuat pemeriksaan ke atas stok bernilai rendah yang

hendak dilupuskan; dan

(C) Memberi perhatian terhadap keselamatan dan kebersihan stor.

a

sURAT PEKELTLTNG KEMENTERTAN KEWANGAN NEGERT BtL. 10/2070TATACARA PENGURUSAN STAR KERAJAAN

Tanggungjawab Unit Pengurusan Aset Kementerian/Jabatan/Agensi KeraJaan Negeri

IL Unit Pengurusan Aset yang menguruskan aset alih Kerajaan adalah bertanggunjawab untuk

menguruskan stor seperti berikut:

(a) Menyelaras Laporan Suku Tahun Pengurusan Stor daripada Kementerian/Jabatan/Agensi

Kerajaan Negeri untuk dibentangkan dalam Mesyuarat JKPAK yang di adakan sekurang-

kurangnya sekali dalam tempoh tiga (3) bulan;

(b) Mengurus Pelupusan Stok;

(c) Mengurus Kehilangan dan hapuskira stok;

\-. (d) Mengurus pelantikan Pemverifikasi Stor; dan

(e) Menyelaras penyediaan laporan tahunan berikut daripada Kementerian/abatan/Agensi

Kerajaan Negeri untuk dikemukakan ke Kementerian Kewangan Negeri Sabah sebelum 15

Mac pada tahun berikutnya:

(i) Laporan Kedudukan Stok ( KEW.PS-13 )

(ii) Laporan Pemeriksaan/Verifikasistor ( KEW.PS-14 )

(iii) Laporan Tahunan l(eseluruhan Pengurusan Stor ( KEW.PS-15 )

(iv) Laporan Tahunan VerifikasiStor ( KEW.PS-16 )

(v) Laporan Tahunan Pelupusan Stok ( KEW.PS-20 )

(vi) Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapuskira Stok ( KEW.PS-22 )

PENGUATKUASAAN

72. Peraturan ini hendaklah dilaksanakan oleh semua Kementerian /:abatan/Agensi Kerajaan Negeri

dan berkuatkuasa mulai dari tarikh Pekeliling ini dikeluarkan, Pegawai yang gagal mematuhi

Pekeliling ini boleh dikenakan tindakan surcaj di bawah Seksyen 18(c )Akta Acara Kewangan

1957.

,URAT PEKELTLING KEMENTERTAN KEWANGAN NEGERT BtL, 10/2010

TATACARA PENGURUSAN STOR KERAIAAN

MASALAH ATAU KEMUSYKILAN

13. Semua Jabatan Kerajaan hendaklah menggunakan Panduan ini.isekiranya terdapat sebarang

masalah atau kemusykilan terhadap perkara-perkara tertentu dalam Panduan ini, maka ianya

boleh dirujuk terus kepada Bahagian Perolehan dan Harta Awam, Kementerian Kewangan

Negeri Sabah.

Sekian,terima kasih

K NEGARA DENGAN BERSIH,CEKAP DAN AMANAH "

( DATUK PG. HASSANEL BIN DATUK PG. HJ. MOHD. TAHIR

Setiausaha Tetap

Pengorah Audit Negoro, KATA KINABALU

Fail: KEW, 1.00-4/4 Klt.6

s.k.

cItg(t

tl(!

catLocoEo!zCLo(J

c(ta!

-o(oqc(ELCJ

coEoYoo(J

-(E3(oooCc,o-'63'Uho(UA.c(ob0c6:.:6 .. (! L:9Ff;!LC>.t

€.r i s

(o

flt-orU

(6fCJvC(oho

(o::6 .. aE -PFf;!LC>,-fse.6v4 5 r

go(o

-Y:l.v(oLCJ

.so

i(U

6(o

Jro!o.9o

a; r ]id 16t!(!t

voF.Azv:l6faUJv

t!6oEoth

Jovl

(!^5>cvaoJ?oCv3{n

II

-o+r!ilo

ct!c:',cl!

-v,ot^troh!c5o.(oro(!!l

cFt6fii5

I

+

cnto:J?bIcoo-

('a

5>'e._c-6ld?ol:Patn

o

c3.c(!F

.cJJo(n

-vl!o

c$+-96fii6

c.go.oEoo-

t>!e6JFOCPat/l

..o

c$r6fiin

t!ro

.g:oo,(n

(t==<z-!-('_Y-FoEPatA

(!

cagcJ

!ntFg2

g

$t6fiin

=6FE

(!-3k('o.co(u'-'oJ6O-co!

JOECehJa

=o-(h

J-c(!(D=F!tr0JaY.a

U1

J-cfE.ro .bIfu-O)!:zJ(h

(o=FErOJ-V o-t

ct

mr

IJ1o-tl!

ii.-,;

!z-(r1

v9s6azils$f.!6h6suJ .(gV9zd,oo-J

zFco

<dzoshE,-lrtdHofr,O=U>Fur{\zv

ca!(!coJLoll00c.lt

bocoooa!

vt*

;itoo.o(!

c(!LocoEo:aoou

-(u3(ohoCoA'63fl,boOJo-c(!boc6-o .. l! ::! g;!LE>'Fg ee;veaj-

C,(t(o-o(o(,5q.,:z

rI,b!c6 :.:o .. ag :.:+6PA: F fllJ

€. gEF

*zvtl:lJ:f,J

6YoF

z!ltiJJ:)J

6

c(,:l

6-v-)zfP

a(utz,o.9o

!ro5Z

ctzt14o

ftt

go

Eoo-au

3l!bocta-Egoc(!CLao.!ho

6ol

'6E 8..itr a';..t=6

FoJFYgE EtsE-F r " F 96;Sfr=-'qtrP6**FgiIEF

.:o ..JC,.

s196..'; * o-UPJ

^;CO'rAk.. 0 dlt^*cld>f;;.sE--'oco;.x!c L > X C'C.og6-H.6.6f4--FF

oJLoEo6-(o

3todn0,o.calo

t!,,tCLfUJ'u0cgi5

cid E366!4

!JJPL

Aar cqmc o F

EsiEPgEEEf;€=

LE€^LL

,og6ii.o.or4--FF

;;d EHbOh

!JJ

;aJ cqbotr O LFFrrS#EEfi*Esc q > x -'-,646-6.6.,!ez-

thgtrd.UJ

!.,to-flllJoIA

=6

- G\.^

e* n i==6qiE;;<.\ F cbeEEB' * s'a

E

c -*El! 6*\G r-:GT €Sg0, J-60C:z-v c (g h

s #€E;5 HE 3E 3gE

(!

(tJ

)

Cat:'v

-vot4

'i:cGJv

boct!Jv

-c-ooJ

cro-.9-y

fiE*sY,

i6 -v;io#6

ttl:la,rrl

IIJo-

3L,ut6.

t!Jo

=o

Jorh

,Fc(!5!z

b0cC'

5v

,c-o

C,,J

-a*5-;sEf

'ii -y*o

,1 fi

&.oFtn

3(9t!o.rlrjJottl=o

3E>-gg !g:f.v,o

t^

?E(,o.

rCEJ-Y60.>P

oat^zii

<tI

1Aa-

;t!!z

\<tI<G'Foouaohl- 15{/l q'-0Or./l dgbE',cttar.!r I

-.ilEF9sEf;5ctrlCL

z-<

\d

5

zFco

z&,lalFzLIJ

Eul:l

KEW.PS.15

LAPORAN TAHUNAN KESELURUHAN PENGURUSAN STOR TAHUN(Tatacara Pengurusan Stor 185)

Kementerian / Jabatan:

Kategori Stor:

Bil PemverifikasiPenemuan dan

Ulasan Syor PemverifikasiPengesahan dan Syor

Penambahbaikanoleh Ketua Jabatan

1 Organisasi Stor

2 Keselamatan / Kebersihan

3 Kawalan Stok

4 Proses Penerimaan

5 Penyelenggaraan Rekod

5 Proses Penyimpanan

7 Proses Pengeluaran

8 Proses Pelupusan

9 Proses Hapuskira

10 Hasil Pengiraan / Pemeriksaan /

Verifikasi

11 Nilai Keseluruhan Stok Disimpan (RM)

72 Lain-lain Penemuan

Disediakan oleh Pegawai Pemverifikasi Stor:

Nama Pemverifikasi 1:

Jawatan:

Jabatan:

Tarikh Lantikan:

Tarikh Verifikasi:

Nama Pemverifikasi 2:

Jawatan:

Jabatanr

Tarikh Lantikan:

Tarikh Verifikasi:

Ulasan Pegawai Pengawal:

(Tandatangan Pegawai Pengawal)

Nama:Jawatan:Tarikh:Cop Kementerian / Jabatan:

a

KEW.PS-16

LAPORAN TAHUNAN VERIFIKASI STOR TAHUN

(Tatacara Pengurusan Stor 195)

Kementdrian / Jabatan:

Bil Pemverifikasl Kategori Stor Tarikh verifikaslNilai Keseluruhan

Stok Disimpan (RM)

JUMLAH NILAI KESELURUHAN STOK DISIMPAN

Disediakan oleh Unit Pengurusan Aset: Diperakukan oleh:

(Tandatangan)

Nama:

Jawatan:

Tarikh:

(Tandatangan Pegawai Pengawal)

Nama:

Jawatan:

Tarikh;

Cop Kementerian / Jabatan:

oN

IthCL

3uv

*JI.Y

AJac5tr(,b:tntl

E5q,aq,

\AJd!OJzqtrUlc5]0JvcBLAJ

tra,EOJvOJYdgcB

!6

J<trt(,€

b\oo.B

troe

;Fc0

<.zsd.UJFzulEt!:l

\-z:lI

6it-o.n3zctA3J:JcL UOcJ,odo.cLgz8<8z.@I

z&,I

c{!(!tl(!

coLotroEo:4

ii3(obo

oo-'63(UbDC)A.C(5uoEo' i:d..O-! Ffi!LC>'-fl se.E

!4-l-

r!boco i.:Io'.O-! Ff;!fl Eth!4-F

EoEc(t

J5JooCL

cl

PC,

C(U

5bo

oo-Ef,CJ

oco

J(U

€d.,,gc)

E&,

JoPtaca!

d,6Lo:ozt-cl(!lEIrl

c5l!T'o{!

l!c:'

c6g(ltT'C,

CL

coa!5

tr.q

3o^:jr<-<8el=ooI

.-5_ea2*.-d(!aoC= (.,

5E-o o.

cl!P(!

-o(!q.cr!'&aOE(!6

c0

c(E

ollfit

ca!

otroEov

:o

r!bo

oo-'63((lb!C)o-

oo!rE :.:6..1!::

6!!E F g*fl 3;hv--F

C(ob!c6-o .. t! :.:!/ ;:(!JLCS'-fl eeEU1-l-

.c,ooct!

JJ

Jtuooo

(U

(tt

JL:Jboc(uo-.:c)-c.(u

orI'

J.g:oC),9o

c.(ttlt bll!q.o('o=tE

c,

gJ65CLo

L.clzLoF

c(lt.co6=tz,3er'6

2

Pvc(!:J!z

ca!

-c b!JC'i: (!at=F.c

o,v

Is:l

Jotaii.co,o-

cr!(!

-o(!<.ca!uo(gEt!c0

to

NN

ItACL

;LlJ\z

Fi$

orhc(!55bacoo.a!.U(Jl!t!F

zfT

\<,.h

&,vrn

CL

Jzoz('z5xIJ

zzfJ

\=Eo.cL

S

;Fco

z-<t,trJl--zUJ

Elltv