bahagian 1 kawalan pengurusan...

ICQ Versi 1/2011

1

BAHAGIAN 1

KAWALAN PENGURUSAN PEJABAT

PTJ: ………………………………………………….

Tempoh Pengauditan: ………………………….

Disediakan Oleh :

Nama: …………………………………………….

Tarikh: …………………………………………….

Disemak Oleh :

Nama: …………………………………………….

Tarikh: ..………………………………………….

ICQ Versi 1/2011

2

BAHAGIAN 1 KAWALAN PENGURUSAN PEJABAT

Tujuan:

Menentukan fungsi dan objektif serta tugas dan tanggungjawab pegawai-pegawai telah ditetapkan dengan jelas untuk memastikan pengurusan kewangan dilaksanakan dengan

cekap dan sempurna. Peraturan:

1. Pekeliling Perkhidmatan

Bil. 5/2007, Bahagian I - Carta Organisasi dan Senarai Tugas Bil. 4/2002 - Sasaran Kerja Tahunan Bil. 3/2004 - Nota Serah Tugas Bil. 6/2005 – Kursus dan Latihan

2. Arahan Perbendaharaan

11, 11(a), 69, 70(a), 101, 125, 170.3(a), 176.1(d), 197.2(a) 3. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam

Bil. 8/1991 - Manual Prosedur Kerja dan Fail Meja 4. Pekeliling Perbendaharaan

Bil. 8/1992 - Pinjaman Komputer Bil. 7/1993 - Pinjaman Kenderaan Bil. 8/1993 - Pinjaman Kenderaan

Bil. 5/2007 - Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan Bil. 10/2008 - Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun Bil. 5/2011 Pinjaman Perumahan

5. Surat Pekeliling Perbendaharaan

Bil. 14/1990 - Waran Perjalanan Udara Bil. 3/1993 - Pinjaman Komputer Bil. 12/2005 - Pinjaman Perumahan

Bil. 12/2008 – Pinjaman Kenderaan 6. Surat Pekeliling Am

Bil. 11/1981 - Kad Perakam Waktu Bil. 1/2004 - Kad Perakam Waktu

7. Surat Bil. JPA.193/6/3-4(20) - Nota Serah Tugas

ICQ Versi 1/2011

3

Dokumen Yang Perlu Diminta, Disemak dan Disahkan:

(i) Senarai jawatan di lulus, diisi dan kosong yang terkini bagi PTJ

(ii) Carta Organisasi terkini bagi PTJ

(iii) Fail Surat Kuasa

(iv) MPK atau Manual Kualiti ISO terkini bagi organisasi

(v) Fail Meja bagi 5-10 orang kakitangan yang meliputi semua bahagian dan kategori

(vi) Fail SKT bagi 5-10 orang kakitangan bagi tahun semasa

(vii) Fail Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun

(viii) Daftar latihan kakitangan/fail latihan kakitangan

(ix) Waran Perjalanan Udara

(x) Daftar Tempahan Tiket Kapal terbang

(xi) Kad Perakam Waktu

(xii) Senarai Pegawai Pengawas Kad Perakam Waktu

(xiii) Laporan Kad Perakam Waktu

(xiv) Buku Perkhidmatan dan Fail Peribadi – sampel bagi minima 15 orang kakitangan

berasaskan bahagian dan kategori

(xv) Daftar Pinjaman Kenderaan

(xvi) Daftar Pinjaman Perumahan

(xvii) Daftar Pinjaman Komputer

(xviii) Rekod Cuti

(xix) Daftar Pemeriksaan Mengejut

ICQ Versi 1/2011

4

Soal Selidik Ya Tidak Ulasan

1.1 Carta Organisasi [Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2007, Bahagian I, perenggan 1.2 (a)]

(a) Lengkap. Lengkapkan Lampiran 1. Fungsi/Program Aktiviti Hierarki

(b) Kemas kini. Lengkapkan Lampiran 2. Struktur semasa Perjawatan terkini Tarikh disediakan

(c) Dipamerkan ditempat yang mudah dilihat.

1.2 Senarai tugas pegawai disediakan secara bertulis [Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2007, Bahagian I, perenggan 1.6]

1.3 Laporan Kedudukan Perjawatan [Arahan Pentadbiran]

Adakah laporan disediakan dengan lengkap (Nama Jawatan, Gred, Dilulus, Diisi, Kosong) dan kemas kini serta dikemukakan setiap bulan kepada KKM/JKN

1.4 Surat Penurunan Kuasa (Dikeluarkan oleh Ketua Pejabat)

Difailkan dengan teratur. (Kawalan Dalaman)

Nota : Semua penurunan kuasa hendaklah dilakukan walau bagaimanapun pemantauan oleh Ketua Pejabat adalah diperlukan.

1.4.1 Kawalan Terimaan

(a) Surat Kuasa memungut, menulis dan menandatangani resit. (Nama, Jawatan, Contoh Tandatangan, Tempoh Berkuatkuasa) [A.P 69 & A.P 70(a)]

(b) Surat kuasa bagi 2 orang pegawai yang memegang kunci peti besi. [A.P 125]

1.4.2 Kawalan Perbelanjaan

(a) Menandatangani Pesanan Kerajaan. [A.P. 176.1(d)]

ICQ Versi 1/2011

5


(b) Menandatangani Baucar. [A.P. 101]

(c) Mengendalikan Panjar Wang Runcit. [A.P. 11(a)]

(d) Mengendalikan Panjar Deposit Hospital. [A.P. 11(a)]

(e) Menunaikan cek panjar. [A.P. 11(a)]

(f) Pembuka Sebutharga dilantik secara bertulis atas nama individu oleh Ketua Pejabat sekurang-kurangnya 2 orang pegawai di mana seorang daripadanya dari Kumpulan Pengurusan dan Profesional [A.P. 197.2(a)]

Surat Pelantikan

(g) (i) Jawatankuasa Pemilih Sebut Harga dilantik secara bertulis atas nama jawatan oleh KSU, KKM secara tahunan/dua tahun sekali.

(ii) Terdiri daripada sekurang-kurangnya 3 anggota dan dipengerusikan oleh Ketua Pejabat.

[AP 170.3(a)]

(h) Kad Pintar dan pegawai untuk penyedia, perakuan 1 dan perakuan 2 dengan had kelulusan.

(i) Pegawai yang meluluskan Penyata Perubahan Gaji (Kew.8) diberi kuasa secara bertulis [A.P. 11]

(j) Pegawai tersebut di atas dibenarkan meluluskan semua jenis perubahan gaji dalam penyata perubahan tersebut.

1.4.3 Kawalan Aset Alih Kerajaan [Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2007]

Adakah Pegawai Aset dilantik secara bertulis.

Jawatankuasa Pengurusan Aset Alih Kerajaan (JKPAK)

(a) Ditubuhkan di PTJ1, PTJ2 dan PTJ3

ICQ Versi 1/2011

6


(b) Keahlian (i) Pengerusi – Ketua Pejabat (ii) Setiausaha – Pegawai Aset (iii) Ahli – semua Ketua

Bahagian/Unit (iv) Pegawai lain yang sesuai

(c) Perkara yang dibincangkan (i) Kedudukan semasa aset alih

Kementerian/Jabatan (ii) Laporan Hasil Pemeriksaan Aset

Alih (iii) Laporan Tindakan Pelupusan (iv) Laporan Tindakan Surcaj/

Tatatertib (v) Masalah-masalah berkaitan

dengan pengurusan aset alih

(d) Bermesyuarat sekurang-kurangnya 3 bulan sekali

(e) Hasil mesyuarat dilaporkan kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)

1.5 Manual Prosedur Kerja [PKPA 8/1991 dan Pek Perkhidmatan Bil. 5/2007, Bahagian V, perenggan 5.4]

(a) Lengkap dan kemas kini.

(b) MPK mengandungi 8 perkara utama iaitu: (i) Latar Belakang Jabatan/Pejabat (ii) Objektif Jabatan/Pejabat (iii) Carta Jabatan/Pejabat (iv) Fungsi-fungsi Utama Jabatan/Pejabat (v) Aktiviti-aktiviti Bagi Fungsi-fungsi Utama (vi) Proses Kerja Aktiviti-aktiviti (vii) Carta Aliran Kerja Aktiviti-aktiviti Utama (viii) Senarai Borang-borang Yang Digunakan

1.6 Fail Meja [PKPA 8/1991 dan Pek Perkhidmatan Bil. 5/2007, Bahagian V, perenggan 5.4]

(a) Lengkap dan kemas kini. Lengkapkan Lampiran 3.

(b) Disediakan untuk setiap individu bagi setiap jawatan.

ICQ Versi 1/2011

7


(c) FM mengandungi 14 perkara utama iaitu: (i) Objektif Jabatan/Pejabat (ii) Objektif Bahagian/Unit (iii) Carta Organisasi Jabatan/Pejabat (iv) Carta Organisasi Kedudukan Pegawai (v) Senarai Tugas/Kuasa dan Hubungan (vi) Peraturan-peraturan Pentadbiran (vii) Proses Kerja (viii) Carta Aliran Kerja (ix) Senarai Semak/Checklist (x) Senarai Undang-undang/Peraturan (xi) Senarai J/kuasa Yang Dianggotai (xii) Senarai Borang-borang Yang Digunakan (xiii) Norma Kerja (xiv) Senarai Tugas Harian

1.7 Sasaran Kerja Tahunan [Pekeliling Perkhidmatan Bil. 4/2002, Lampiran A2, Perenggan 21]

Disediakan selewat-lewatnya sebelum akhir Januari.

1.8 Jawatankuasa Pengurusan Kewangan & Akaun [Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10/2008]

(a) Ditubuhkan di PTJ1, PTJ2 dan PTJ3.

(b) Keahlian: Pengerusi – Ketua Pejabat Setiausaha – Ketua Kewangan Ahli – Semua Ketua Bahagian/Unit

Lain Pegawai

(c) Perkara Yang Di bincang: Pengurusan Bajet Pengurusan Perakaunan Pengurusan Perolehan Pengurusan Pungutan & Tunggakan Hasil

Pengurusan Aset Dan Stor Tindakan Susulan Terhadap Laporan Audit

Dalam Dan Audit Negara Keperluan Latihan

(d) Bermesyuarat sekurang-kurangnya 3 bulan sekali (nyatakan tarikh mesyuarat/minit tahun semasa dan sebelumnya).

(e) Dihantar kepada Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun di peringkat atasan (Daerah ke Negeri, Negeri ke Ibu Pejabat).

ICQ Versi 1/2011

8


1.9 Rekod/Fail Latihan Kakitangan [Pekeliling Perkhidmatan Bil. 6/2005]

(a) Diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.

(b) Pastikan pegawai menghadiri latihan sekurang-kurangnya 7 hari setahun

1.10 Waran Perjalanan Udara Awam (jika berkenaan) [Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 14/1990]

(a) Disediakan sebelum perjalanan dilakukan.

(b) Jumlah bayaran dicaj ke kod yang betul

1.11 Daftar Tempahan Tiket Kapal Terbang [Surat Pekeliling Am Bil. 3/2008, Lampiran B, perenggan A(2)]

(a) Diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini.

Contoh di Lampiran 4

(b) Salinan tiket dibuat untuk semakan. [Kawalan Dalaman]

1.12 Buku Kedatangan Kakitangan/Mesin Perakam Waktu [Surat Pekeliling Am Bil. 11/1981 dan Surat Pekeliling Am Bil. 1/2004]

Buku Kedatangan/Mesin Perakam Waktu ada di pejabat.

(a) Pegawai Pengawas Kad Perakam Waktu

Adakah Pegawai Pengawas dilantik.

(b) Laporan Kad Perakam Waktu

Adakah laporan bulanan disediakan.

(c) Catatan Merah Tanpa Alasan & Kelulusan Pegawai Atasan

i. Jika terdapat 3 catatan dalam sebulan di kad kuning, kad ditukar kepada hijau (setelah amaran bertulis dikeluarkan).

ii. Jika terdapat 2 catatan dalam sebulan di

kad hijau, kad ditukar kepada merah setelah surat tunjuk sebab tidak dapat diterima oleh pengurusan.

ICQ Versi 1/2011

9


1.13 Daftar Pemeriksaan Mengejut (Am 28) [A.P.309(a) & (b)]

(a) Pemeriksaan dijalankan sekurang-kurangnya 6 bulan sekali terhadap wang awam, setem dan lain-lain barang berharga yang disimpan dalam peti besi, bilik kebal, peti wang tunai, laci atau bekas lain yang dijaga oleh seseorang pegawai. (Semakan juga perlu dilakukan di Pemungut Kecil sekiranya berkaitan)

(b) Dilakukan oleh Ketua Pejabat atau wakilnya dan di rekod dalam Daftar Pemeriksaan Mengejut (Am 28). Jika Ya, sila catat tarikh pemeriksaan yang dijalankan pada tahun semasa dan sebelumnya

1.14 Buku Perkhidmatan [Pekeliling Perkhidmatan Bil. 5/2007, Bahagian II dan Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 15/2008, Lampiran SPP, para 3.2]

(a) Diselenggarakan dengan kemas kini. (Bangkitkan jika melebihi 6 bulan)

(b) Ditandatangani oleh Ketua Pejabat/pegawai yang diberi kuasa beserta cop jabatan bagi setiap kemasukan. (Pegawai tidak boleh membuat pengesahan maklumat dalam buku perkhidmatannya sendiri) *Lihat bersama perenggan 3.3 (kawalan gaji)

1.15 Pengesahan Dalam Jawatan

Adakah semua pegawai yang telah berkhidmat melebihi 3 tahun yang memenuhi syarat telah disahkan dalam jawatan.

1.16 Rekod Cuti [Kawalan Dalaman]

(a) Diselenggarakan dengan kemas kini.

(b) Disahkan oleh Ketua Pejabat/pegawai yang diberi kuasa apabila meluluskan cuti.

1.17 Pinjaman Kenderaan [Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7/1993, 8/1993 dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12/2008]

(a) Daftar disediakan dengan lengkap dan kemas kini. Lengkapkan Lampiran 5.

ICQ Versi 1/2011

10


(b) Salinan fotostat bagi resit pembelian, buku pendaftaran dan sijil insurans disimpan dalam Fail Peribadi Peminjam.

(c) Salinan sijil insurans tahunan (komprehensif) dikemukakan kepada Ketua Jabatan setiap tahun sehingga pinjaman selesai sepenuhnya.

(d) Maklumat pembiayaan di rekod dalam Buku Perkhidmatan.

1.18 Pinjaman Komputer [Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8/1992 dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3/1993]


(b) Salinan fotostat bagi resit pembelian dan invois disimpan dalam Fail peribadi peminjam.

(c) Maklumat pembiayaan di rekod dalam Buku Perkhidmatan.

1.19 Pinjaman Perumahan [Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5/2011 dan Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12/2005]


(b) Salinan surat kelulusan pembiayaan disimpan dalam Fail Peribadi peminjam.

(c) Maklumat pembiayaan di rekod dalam Buku Perkhidmatan.

1.20 Nota Serah Tugas [Pekeliling Perkhidmatan Bil. 3/2004 dan Surat Bil. JPA.193/6/3-4(20) bertarikh 19/07/1985]

(a) Dibuat ketika pegawai bertukar tugas/ berpindah

(b) Ditandatangani oleh pegawai yang bertukar dan pegawai yang mengambil alih tugas serta disaksikan oleh ketua pejabat.

ICQ Versi 1/2011

11

LAMPIRAN 1 [Perenggan 1.1(a)]

CARTA ORGANISASI YANG LENGKAP

Bil. Aspek Semakan Ya Tidak Catatan

1. Nama Pejabat

2. Fungsi/Program/Aktiviti

3. Hierarki

4. Nama Jawatan/Gred

5. Kedudukan Carta Pada …..

ICQ Versi 1/2011

12

LAMPIRAN 2 [Perenggan 1.1(b)]

PERBANDINGAN CARTA ORGANISASI DENGAN SENARAI PERJAWATAN

Bil. Nama Jawatan Gred

Jawatan

Bilangan

Beza Catatan Senarai Perjawatan

Carta Organisasi

ICQ Versi 1/2011

13


SENARAI SEMAK FAIL MEJA

Bil. Nama Jawatan/

Gred

Ob

jek

tif

Jab

ata

n/P

eja

ba

t

Ob

jek

tif

Bah

ag

ian

/U

nit

Cart

a O

rgan

isa

si

Jab

ata

n/P

eja

ba

t

Cart

a O

rgan

isa

si

Ked

ud

uk

an

Peg

aw

ai

Sen

ara

i T

ug

as/

Ku

asa

/H

ub

un

gan

Pera

tura

n

Pen

tad

bir

an

Pro

se

s K

erj

a

Cart

a A

lira

n K

erj

a

Sen

ara

i S

em

ak

Sen

ara

i U

nd

an

g-

Un

dan

g/P

era

tura

n

Sen

ara

i J/K

uasa

yan

g D

ian

gg

ota

i

Sen

ara

i B

ora

ng

Yan

g D

igu

nak

an

No

rma K

erj

a

Sen

ara

i T

ug

as

Hari

an

ICQ Versi 1/2011

14


CONTOH DAFTAR TEMPAHAN TIKET KAPAL TERBANG

Bil. Nama Pegawai Tujuan

Perjalanan/

Destinasi

Nama Agensi No.

Waran Tarikh

ICQ Versi 1/2011

15


SENARAI SEMAK DAFTAR PINJAMAN KENDERAAN

Bil. Nama Jawatan/

Gred

No

. A

kau

n d

an

Nam

a P

em

inja

m

Tari

kh

pin

jam

an

dib

eri

Ju

mla

h p

inja

man

Tari

kh

cek b

ayara

n

dit

eri

ma o

leh

peja

bat

pem

inja

m

Tari

kh

cek b

ayara

n

dit

eri

ma o

leh

pem

inja

m

No

mb

or

dan

tari

kh

bau

car

pem

bayara

n

pin

jam

an

dan

no

mb

or

cek

No

mb

or

dan

tari

kh

resit

pem

beli

an

Tari

kh

Bu

ku

Pen

daft

ara

n d

i co

p

“Hak

Mil

ik D

itu

ntu

t

Ole

h K

era

jaan

”

Tem

po

h b

ayara

n

bali

k

Ju

mla

h b

ayara

n

bu

lan

an

Tari

kh

an

sura

n

pert

am

a b

ayara

n

bali

k p

inja

man

berm

ula

Nam

a s

yari

kat

insu

ran

s,

no

mb

or

sij

il i

nsu

ran

s,

tem

po

h i

nsu

ran

s

dil

ipu

ti b

ag

i ti

ap

-

tiap

tah

un

, ju

mla

h

insu

ran

s d

an

tari

kh

sij

il in

su

ran

s

dis

era

hk

an

ICQ Versi 1/2008

16

Lampiran 6 [Perenggan 1.18(a)]

SENARAI SEMAK DAFTAR PINJAMAN KOMPUTER

Bil. Nama Jawatan/

Gred

Tari

kh

pem

bia

yaan

dil

ulu

sk

an

Ju

mla

h p

em

bia

yaan

Tari

kh

cek p

em

bia

yaan

dit

eri

ma d

i p

eja

bat

an

gg

ota

Tari

kh

cek d

iteri

ma o

leh

an

gg

ota

No

mb

or

dan

tari

kh

bau

car

pem

bayara

n

pem

bia

ya

an

dan

cek

No

mb

or

dan

tari

kh

resit

pem

beli

an

No

mb

or

dan

tari

kh

in

vo

is

pem

beli

an

Ju

mla

h t

em

po

h b

ayara

n

bali

k

Tari

kh

an

sura

n p

ert

am

a

bayara

n b

ali

k

pem

bia

ya

an

dim

ula

kan

ICQ Versi 1/2008

17

Lampiran 7

[Perenggan 1.19(a)]

SENARAI SEMAK DAFTAR PINJAMAN PERUMAHAN

Bil. Nama Jawatan/

Gred

Am

au

n P

inja

man

Ru

juk

an

dan

Tari

kh

Kelu

lusa

n P

inja

man

No

mb

or

Ru

juk

an

AP

G

Tari

kh

Mu

la K

uat

ku

asa

AP

G

Tari

kh

Tam

at

AP

G

Am

au

n A

nsu

ran

Bu

lan

an

Tari

kh

Pin

jam

an

Dis

ele

sa

ikan

bahagian 1 kawalan pengurusan...

Documents