119

BAB 7

SOSIALISASI DAN ORIENTASI

OBJEKTIF BAB

Selepas mempelajari bab ini, anda seharusnya dapat: 1. Menerangkan maksud dan kepentingan sosialisasi di dalam

pengurusan sumber manusia. 2. Menghuraikan langkah-langkah yang terlibat di dalam proses

sosialisasi. 3. Mengenal pasti maksud dan kepentingan orientasi. 4. Menjelaskan bagaimana untuk mereka bentuk dan

melaksanakan program orientasi yang berkesan. 5. Membincangkan tentang faktor-faktor yang mempengaruhi

program orientasi yang berkesan.

7.1 PENGENALAN Dalam pelajaran yang lepas kita telah membincangkan tentang pemilihan pekerja. Kita telahpun membincangkan langkah-langkah yang perlu diambil serta alat-alat pemilihan yang boleh digunakan untuk mengenal pasti calon yang paling layak dan sesuai untuk sesuatu jawatan itu. Setelah mengenal pasti calon tersebut, organisasi akan menawarkan pekerjaan kepadanya. Walau bagaimanapun, calon berhak untuk membuat keputusan untuk menerima atau menolak tawaran yang dibuat. Untuk membuat keputusan menerima atau menolak tawaran pekerjaan yang diberikan, calon memerlukan pelbagai maklumat yang tepat dan penting tentang organisasi dan kerja tersebut. Dalam pelajaran ini kita akan melihat bagaimana organisasi dapat membantu serta menggalakkan calon yang terpilih untuk menerima tawaran pekerjaan dan memulakan tugasnya. Biasanya pekerja baru akan menghadapi pelbagai kesukaran untuk membuat keputusan dan memulakan tugas mereka. 7.2 MAKSUD DAN KEPENTINGAN SOSIALISASI DeSimone dan Harris (1998) menerangkan bahawa sosialisasi adalah satu proses yang untuk memudahkan seseorang pekerja baru menjadi ahli

120

dalam organisasi dan memperolehi pelbagai pengetahuan dan kemahiran serta sikap yang diperlukan untuk melaksanakan tugas dan peranannya dalam organisasi dengan cekap dan berkesan. Proses ini melibatkan peralihan seseorang calon yang terpilih dari luar organisasi kepada ahli yang produktif dan diterima oleh ahli-ahli lain dalam organisasi. Pekerja baru ini perlu melalui satu proses pembelajaran tentang pelbagai perkara dan gelagat tentang organisasi, kerja dan juga kumpulan kerja mereka yang diperlukan agar diterima sebagai ahli dalam organisasi. Gomez-Meija, Balkin dan Cardy (2001) mendefinisikan sosialisasi sebagai satu proses serta usaha yang berterusan oleh organisasi untuk membantu perkerja baru membiasakan diri mereka dengan situasi serta persekitaran kerja yang baru. Pekerja baru perlulah memahami dan mengikuti norma serta budaya kerja yang diamalkan agar diterima sebagai ahli dalam organisasi tersebut Menurut Noe (2000) pula, sosialisasi melibatkan satu proses untuk menjadikan setiap pekerja baru sebagai ahli organisasi yang berkesan. Dalam proses tersebut, pekerja baru akan dilengkapkan dengan pelbagai pengetahuan, kemahiran dan sikap yang berkaitan dengan kerja mereka dan organisasi agar dapat membiasakan diri dan menjalankan tanggungjawab dengan cekap dan berkesan. Di antara perkara yang perlu dipelajari oleh pekerja baru termasuklah latar belakang serta matlamat organisasi, budaya kerja dan pencapaian prestasi yang diharapkan. 7.3 PROSES SOSIALISASI Tahukah anda bahawa proses sosialisasi mangambil masa yang agak panjang bagi sesetengah pekerja? Ya, pekerja yang baru sahaja memasuki alam pekerjaan biasanya mengambil masa yang lebih panjang untuk menyesuaikan diri dengan kerja mereka berbanding dengan mereka yang pernah bekerja. Perkara ini terjadi mungkin disebabkan proses sosialisasi yang melibatkan tiga peringkat utama yang berturutan iaitu peringkat harapan (anticipatory), peringkat penemuan (encounter) dan peringkat penyesuaian (settling in). 7.3.1 Peringkat Harapan Peringkat ini biasanya berlaku semasa aktiviti perekrutan, iaitu sebelum individu menyertai organisasi. Pada peringkat ini, pemohon akan mendapatkan sebanyak mungkin maklumat tentang organisasi dan kerja yang ditawarkan dari pelbagai sumber yang ada seperti rakan-rakan, cerita atau artikel yang disiarkan, iklan, laporan tahunan dan juga internet. Berdasarkan maklumat yang diperolehi, individu akan menyimpan harapan atau jangkaan tertentu tentang organisasi dan kerja tersebut.

121

Dewasa ini, kebanyakan organisasi akan memberikan pelbagai maklumat, sama ada positif atau negatif, yang perlu diketahui oleh pemohon tentang organisasi dan kerja yang ditawarkan. Individu akan mengenal pasti setakat mana pegetahuan, kemahiran dan keupayaan yang ada serta keperluan dirinya bersesuaian dengan keperluan organisasi dan kerja yang ditawarkan. Maklumat yang diperolehi akan mempengaruhi keputusan untuk memohon kerja atau tidak dengan organisasi tersebut. Jika pemohon mempunyai harapan bahawa ada kesesuaian di antara diri mereka dengan organisasi dan kerja, mereka akan memohon kerja dengan organisasi tersebut. Contohnya, pemohon mempunyai harapan bahawa jawatan jurujual menyediakan pakej ganjaran dan faedah yang memuaskan seperti yang diiklankan. Berdasarkan kepada harapan tersebut, pemohon terus memohon untuk memenuhi kekosongan jawatan yang ada. Walau bagaimanapun, jika iklan tersebut juga menjelaskan bahawa jawatan jurujual memerlukan individu yang sanggup bekerja tujuh hari seminggu dari jam lapan pagi hingga jam sepuluh malam, mungkin individu tersebut akan menilai harapannya sebelum menghantar permohonan. 7.3.2 Peringkat Penemuan Pada peringkat ini, pemilihan telah pun dibuat dan calon yang terpilih telah pun menerima tawaran yang diberikan berdasarkan harapannya dan maklumat yang diketahuinya tentang organisasi dan kerja yang ditawarkan. Setelah menerima tawaran yang diberikan, pekerja baru akan melalui proses peralihan dari orang luar organisasi untuk menjadi orang dalam organisasi. Pada peringkat ini, pekerja baru akan menjalani program orientasi yang formal untuk mengetahui dengan lebih lanjut lagi tentang organisasi dan kerja mereka serta mengurangkan rasa cemas dan khuatir apabila menyertai organisasi. Maklumat yang diperolehi hasil dari program orientasi dan juga pergaulannya dengan rakan sekerja akan memastikan sama ada harapan atau jangkaan pekerjaan baru ini tentang organisasi dan kerja adalah betul atau tidak. Contohnya, sebelum menyertai Syarikat XYZ, En. Ali telah mendengar serta membaca pelbagai cerita yang positif tentang syarikat tersebut seperti pakej ganjaran yang memuaskan serta persekitaran kerja yang baik. Dari cerita-cerita tersebut, En. Ali menyimpan harapan atau mempunyai jangkaan yang tinggi untuk bekerja dengan syarikat tersebut. Setelah diterima bekerja, En.Ali mendapati bahawa kemudahan dan persekitaran kerja yang disediakan tidaklah seperti yang diharapkan atau dijangka olehnya. Dalam keadaan ini, En. Ali akan berdepan dengan konflik yang akan memaksanya untuk menerima keadaan tersebut walaupun ia bertentangan dengan harapannya. Konflik ini seterusnya

122

akan mempengaruhi produktiviti dan prestasi kerjanya, jabatan dan juga organisasi. Jika En. Ali tidak dapat menerima perbezaan yang wujud di antara harapannya terhadap organisasi dan kerjanya dengan situasi kerja yang sebenarnya, maka pilihan yang terbaik mungkin adalah untuk berhenti kerja. Biasanya ramai pekerja baru akan mengalami konflik sebegini sewaktu mula-mula kerja. 7.3.3 Peringkat Penyesuaian Apabila pekerja baru membuat keputusan untuk menerima norma-norma dan nilai-nilai kumpulan kerjanya dan organisasi, maka mereka perlulah menyesuaikan diri mereka dan berusaha untuk memahirkan diri dengan tugas yang perlu dilaksanakan. Pekerja baru akan mula berasa selesa dan yakin dengan organisasi dan kerja mereka. Pekerja yang berjaya melalui ketiga-tiga peringkat ini akan merasa puas hati dengan organisasi dan kerja mereka, serta sentiasa terdorong untuk memajukan diri dan kekal dengan organisasi tersebut. Bagi pekerja yang gagal menyelesaikan konflik yang dihadapinya, mereka mungkin akan berasa terasing atau tersisih dan tidak diterima sebagai ahli dalam organisasi.

SOALAN DALAM TEKS 7.1

1. Terangkan maksud serta kepentingan sosialisasi

mengikut pemahaman anda. 2. Jelaskan tiga peringkat yang terlibat dalam

proses sosialisasi.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

7.4 MAKSUD DAN KEPENTINGAN ORIENTASI Menurut Bohlander, Snell & Sherman (2001), orientasi adalah satu aktiviti yang biasanya dijalankan oleh organisasi untuk memperkenalkan pekerja baru kepada organisasi, kerja mereka dan pekerja lain dalam organisasi. Jabatan Sumber Manusia selalunya diberi tanggungjawab untuk mereka bentuk, menyelaras serta melaksanakan program orientasi untuk pekerja baru. Program orientasi lazimnya meliputi visi, misi dan objektif organisasi, dan polisi, sistem serta prosedur kerja yang perlu diketahui oleh pekerja baru.

123

Tujuan utama program orientasi dijalankan adalah untuk memperkenalkan dan membiasakan pekerja baru kepada organisasi dan juga kerjanya. Organisasi percaya bahawa usaha ini akan membuat pekerja baru berasa lebih selesa dan gembira. Antara matlamat-matlamat orientasi yang lain ialah untuk

(i) Memperkenalkan pekerja baru kepada kerja dan jabatan mereka, organisasi, polisi, prosedur dan peraturan kerja dan organisasi, termasuklah amalan pengurusan sumber manusia dalam organisasi.

(ii) Mengurangkan rasa gementar, gemuruh,cemas, takut dan lain-lain perasaan yang biasa dirasai pada hari pertama di tempat kerja.

(iii) Membiasakan pekerja-pekerja baru dengan kerjanya, unit kerjanya dan juga rakan-rakan sekerja serta penyelianya.

(iv) Memudahkan proses sosialisasi, iaitu peralihan dari “orang luar” kepada “orang dalam”.

(v) Mempengaruhi siakp pekerja baru terhadap kerja mereka dalam organisasi.

Program orientasi biasanya akan dijalankan setelah pekerja baru ini melaporkan diri dengan organisasi. Walau bagaimanapun, tiada penetapan tentang waktu yang paling sesuai bagi organisasi untuk menjalankan program tersebut. Faktor ini menyebabkan ada organisasi yang memulakan program orientasi sebaik sahaja pekerja baru melaporka diri dan ada pula yang hanya menjalankannya beberapa bulan kemudian. Tempoh program orientasi yang tidak ditetapkan juga memperlihatkan pelbagai amalan oleh organisasi di negara ini. Ada organisasi yang menjalankan program orientasi selama sehari sahaja dan ada pula yang mengambil masa lebih dari sebulan. 7.5 PROGRAM ORIENTASI YANG BERKESAN Untuk melaksanakan program orientasi yang berkesan bukanlah satu perkara mudah. Pelbagai aspek perlu dipertimbangkan seperti kos, fasilitator atau jurulatih, topik yang perlu dibincangkan dan lain-lain lagi. Organisasi perlu menentukan aspek yang perlu ditekankan kepada pekerja baru apabila mereka bentuk program orientasi. Penekanan ini biasanya berbeza bagi setiap peringkat dan setiap jenis pekerjaan dalam organisasi. Contohnya, pekerja yang terlibat secara langsung dengan perkhidmatan pelanggan memerlukan penekanan dalam kemahiran berkomunikasi dan kemahiran antara perorangan, di samping pengetahuan yang lengkap tentang produk dan perkhidmatan yang ditawarkan oleh organisasi serta prosedur yang terlibat. Manakala pekerja sokongan peringkat bukan pengurusan lebih memerlukan kemahiran menggunakan komputer dan sistem fail yang berkesan.

124

Program orientasi yang berkesan perlulah mempunyai objektif yang khusus bagi jenis pekerjaan dan peringkat jawatan yang dikenal pasti. Objektif ini akan menjadi panduan dalam menyediakan rancangan program dan bahan yang diperlukan dalam program tersebut, serta memudahkan penilaian dibuat kemudiannya. Setelah mengenal pasti objektif program, kita perlulah meneliti dan mengkaji analisis pekerjaan yang ada untuk menentukan perkara yang perlu dimasukkan dalam rancangan program. Selain itu, kita boleh menemu bual penyelia dan pekerja sedia ada yang terlibat dengan kerja tersebut untuk memastikan semua perkara penting dan kritikal dalam melaksanakan kerja tersebut tidak diabaikan. Kita perlu juga mengenal pasti fasilitator atau jurulatih yang layak dan sesuai untuk melaksanakan program tersebut. Biasanya dalam menjayakan program orientasi, beberapa orang fasilitator yang mewakili pelbagai jabatan dalam organisasi akan turut terlibat. Rancangan program akan dibahagikan mengikut kepakaran atau kelayakan fasilitator tersebut. Contohnya, Pengurus Sumber Manusia akan menyentuh tentang aspek pengurusan dan pembangunan sumber manusia dalam organisasi seperti polisi, prosedur dan sistem yang ada. Manakala Pengurus Jualan dan Pemasaran akan mengendalikan sesi bagi memperkenalkan produk dan perkhidmatan organisasi kepada pekerja baru. Kaedah latihan yang sesuai perlu dipertimbangkan agar dapat mencapai objektif yang ditetapkan. Bahan yang diperlukan seperti alatulis, nota, komputer dan lain-lain perlulah disediakan sebelum program dijalankan. Masa yang diperlukan untuk menjayakan program tersebut juga perlu diberi perhatian yang serius agar tidak menjejaskan mutu dan matlamat program. Apakah faktor-faktor yang mempengaruhi program orientasi? Antara faktor-faktor yang biasanya dapat mempengaruhi keberkesanan program orientasi termasuklah:

(i) Isi Kandungan Program – isi kandungan program orientasi biasanya meliputi pelbagai aspek tentang organisasi seperti matlamat, polisi, prosedur, carta dan lain-lain lagi. Pekerja baru perlu memahami dan menyokong visi, misi dan matlamat organisasi. Ia juga perlu menyentuh tentang kerja seperti tugas dan tanggungjawab, penilaian prestasi, prosedur kerja dan lain-lain. Pekerja baru perlu tahu bagaimana untuk menjalankan tugas dan tanggungjawabnya untuk mencapai tahap prestasi yang ditetapkan.

(ii) Penyelia – semua pihak yang terlibat perlulah memainkan peranan masing-masing bagi memastikan program orientasi berjalan dengan lancar. Penyelia yang terlibat perlulah memberi sokongan dan galakan kepada pekerja baru untuk

125

memudahkan mereka melaksanakan tugas mereka. Penyelia perlu membantu pekerja baru apabila mereka berdepan dengan masalah kerja.

(iii) Rakan Sekerja – rakan sekerja dapat memberikan pelbagai maklumat yang penting tentang kerja serta membantu pekerja baru mempelajari norma-norma dan budaya kerja dalam organisasi.

(iv) Jabatan Sumber Manusia – jabatan sumber manusia perlulah berusaha untuk mendapatkan sokongan dan penglibatan semua pihak dalam melaksanakan program orientasi tersebut.

(v) Pekerja Baru – Pekerja baru sendiri perlulah mempunyai keinginan untuk belajar dan berjaya dalam kerja mereka. Mereka perlulah mengambil inisiatif untuk mengenali penyelia dan rakan sekerja dengan lebih baik lagi agar dapat bantu-membantu apabila perlu. Mereka perlulah berusaha dan menunjukkan komitmen untuk berjaya dalam kerja mereka.

SOALAN DALAM TEKS 7.1

1. Apakah yang anda faham tentang konsep

orientasi? 2. Jelaskan faktor-faktor yang mempengaruhi

keberkesanan program orientasi.

Semak jawapan anda di akhir bab ini.

7.6 RUMUSAN Sosialisasi adalah satu proses jangka panjang yang penting untuk memastikan pekerja baru dapat memenuhi keperluan kerja dan organisasi agar diterima sebagai ahli dalam organisasi. Proses sosialisasi melibatkan tiga peringkat iaitu peringkat harapan, peringkat penemuan dan peringkat penyesuaian. Peringkat harapan biasanya berlaku semasa aktiviti perekrutan, iaitu sebelum individu menyertai organisasi. Maklumat yang diperolehi tentang organisasi dan kerja yang ditawarkan dari pelbagai sumber yang ada mendorong individu untuk menyimpan harapan tentang organisasi dan akan mempengaruhi keputusan untuk memohon kerja atau tidak dengan organisasi tersebut.

126

Pada peringkat penemuan pula, calon yang terpilih telah pun menerima tawaran yang diberikan akan menjalani program orientasi yang formal untuk mengetahui dengan lebih lanjut lagi tentang organisasi dan kerja mereka serta mengurangkan rasa cemas dan khuatir apabila menyertai organisasi. Peringkat penyesuaian berlaku apabila pekerja baru membuat keputusan unutk menerima norma-norma dan nilai-nilai kumpulan kerja dan organisasi. Pekerja yang berjaya melalui ketiga-tiga peringkat ini akan merasa puas hati dengan organisasi dan kerja mereka, serta sentiasa terdorong untuk memajukan diri dan kekal dengan organisasi tersebut. Orientasi biasanya dijalankan oleh organisasi untuk memperkenalkan dan membiasakan pekerja baru dengan organisasi, kerja mereka dan pekerja lain dalam organisasi. Matlamat-matlamat orientasi yang lain termasuklah memperkenalkan pekerja baru kepada kerja dan jabatan mereka, organisasi, polisi, prosedur dan peraturan kerja dan organisasi, mengurangkan rasa gementar, gemuruh, cemas, takut dan lain-lain perasaan yang biasa dirasai pada hari pertama di tempat kerja, membiasakan pekerja-pekerja baru dengan kerjanya, unit kerjanya dan juga rakan-rakan sekerja serta penyelianya, memudahkan proses sosialisasi, iaitu peralihan dari “orang luar” kepada “orang dalam” dan mempengaruhi sikap pekerja baru terhadap kerja mereka dalam organisasi. Organisasi perlu menentukan aspek yang perlu ditekankan kepada pekerja baru apabila mereka bentuk program orientasi. Penekanan ini biasanya berbeza bagi setiap peringkat dan setiap jenis pekerjaan dalam organisasi. Program orientasi yang berkesan perlulah mempunyai objektif yang khusus bagi jenis pekerjaan dan peringkat jawatan yang dikenal pasti dan juga mengenal pasti fasilitator atau jurulatih yang layak dan sesuai untuk melaksanakan program tersebut. Kaedah latihan yang sesuai perlu dipertimbangkan agar dapat mencapai objektif yang ditetapkan. Faktor–faktor yang biasanya dapat mempengaruhi keberkesanan program orientasi termasuklah isi kandungan program, penyelia, rakan sekerja, jabatan sumber manusia dan pekerja baru sendiri.

SOALAN PENILAIAN KENDIRI

A. Soalan Objektif: 1. Semua kenyataan di bawah adalah betul tentang peringkat

penemuan melibatkan KECUALI_______________.

A. Pekerja akan berhadapan dengan pelbagai konflik. B. Pekerja akan menilai semula jangkaannya terhadap

organisasi.

127

C. Pekerja akan mengumpul pelbagai maklumat tentang kerja dan organisasi.

D. Organisasi akan menjalankan program orientasi pada peringkat ini.

2. ________________bertanggungjawab memastikan program

orientasi berjalan dengan lancar.

A. Pengurus lini B. Jabatan Sumber Manusia C. Pengurus atasan D. Penyelia

3. Semua faktor berikut perlu dipertimbangkan untuk menghasilkan program orientasi yang berkesan KECUALI ________________.

A. Pembentukan objektif B. Pemilihan jurulatih C. Pemilihan kaedah latihan D. Penyediaan ganjaran

4. Semua pihak berikut dapat mempengaruhi keberkesanan program orientasi KECUALI _______________.

A. Pelanggan B. Rakan sekerja C. Jabatan sumber manusia D. Penyelia

5. Sosialisasi adalah satu proses yang selalunya mengambil masa

yang pendek.

BETUL/SALAH 6. Sosialisasi boleh berlaku walaupun individu belum memohon

sebarang pekerjaan dengan organisasi.

BETUL/SALAH

7. Pekerja akan memohon pekerjaan dengan organisasi jika didapati keperluannya tidak sama dengan keperluan organisasi. BETUL/SALAH

128

8. Program orientasi tidak mesti dijalankan pada hari pekerja melaporkan diri.

BETUL/SALAH

9. Biasanya lebih daripada seorang jurulatih atau fasilitator terlibat

dalam program orientasi.

BETUL/SALAH 10. Program orientasi yang sama boleh digunakan untuk semua

pekerja baru dalam organisasi. BETUL/SALAH

B. Soalan Esei

1. Terangkan secara ringkas kepentingan sosialisasi dalam

organisasi. 2. Apakah yang perlu dipelajari oleh pekerja baru melalui proses

sosialisasi agar diterima sebagai ahli dalam organisasi? 3. Bilakah proses sosialisasi bermula? 4. Apakah tujuan orientasi dijalankan? 5. Terangkan secara ringkas isi kandungan program orientasi yang

berkesan. 6. Bilakah proses orientasi dijalankan?

Semak jawapan anda di akhir modul kursus ini.

JAWAPAN SOALAN DALAM TEKS

SDT 7.1

1. Sosialisasi adalah satu proses yang memudahkan seseorang pekerja

baru menjadi ahli dalam organisasi dan memperolehi pelbagai pengetahuan dan kemahiran serta sikap yang diperlukan untuk melaksanakan tugas dan peranannya dalam organisasi dengan cekap dan berkesan.

129

2. Tiga peringkat yang terlibat dalam proses sosialisasi ialah peringkat harapan (anticipatory), peringkat penemuan (encounter) dan peringkat penyesuaian (settling in).

SDT 7.2

1. Orientasi adalah satu aktiviti yang biasanya dijalankan oleh

organisasi untuk memperkenalkan pekerja baru kepada organisasi, kerja mereka dan pekerja lain dalam organisasi.

2. Faktor-faktor yang dapat mempengaruhi keberkesanan program

orientasi termasuklah isi kandungan program, penyelia, rakan sekerja, jabatan sumber manusia dan pekerja baru sendiri.