arahan kerja siasatan dalaman 1.0 tujuan 2 · pdf file7.9.1 satu laporan lengkap menggunakan...

DOKUMEN TIDAK TERKAW

AL

OPERASI PERKHIDMATAN SOKONGAN

BAHAGIAN KESELAMATAN UNIVERSITI

Kod Dokumen: UPM/OPR/BKU/AK04/SIASATAN

Halaman: 1 / 9

No. Semakan: 02

No. Isu: 02

ARAHAN KERJA SIASATAN DALAMAN Tarikh: 30/01/2012

1.0 TUJUAN Arahan kerja ini bertujuan untuk menerangkan tatacara pengendalian siasatan dalaman yang dijalankan ke atas laporan yang diterima daripada pelanggan.

2.0 SKOP Skop arahan kerja ini merangkumi semua tindakan yang dijalankan ke atas laporan yang diterima daripada pelanggan dan laporan yang dimajukan oleh unit-unit lain di dalam Bahagian Keselamatan.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

Nombor Dokumen Tajuk Dokumen

UPM/PGR/MK/001 Manual Kualiti

- Akta Universiti dan Kolej Universiti 1971 -Kaedah-kaedah Universiti Putra Malaysia (tatatertib) Pelajar-pelajar 2005 -Universities and University Colleges Act 1971 (Act 30) -Perlembagaan Universiti Putra Malaysia

- Kanun Acara Jenayah Akta 953 (semua pindaan hingga April 2006)

UPM/OPR/BKU/AK04/BRG-KES Arahan Kerja Pengendalian Barang Kes

UPM/OPR/BKU/AT01/SOP Arahan Tetap Operasi (S.O.P)

4.0 TERMINOLOGI / SINGKATAN : BHEP - Bahagian Hal Ehwal Pelajar PGH - Pengarah KB - Ketua Bahagian PK - Pegawai Keselamatan PPK - Penolong Pegawai Keselamatan Ketua PTJ - Dekan/Ketua Bahagian/Pengetua/Ketua Jabatan PP - Pegawai Penyiasat Pelanggan / Pengadu - Pegawai, pelajar, orang awam dan unit-unit dalam

Bahagian Keselamatan JKPAU - Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti ADU - Audit Dalam Universiti PYB - Pegawai Yang Bertanggungjawab


AL




Halaman: 2 / 9

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


5.0 TANGGUNGJAWAB PGH, KB, PK, PPK, PP, Pelanggan / Pengadu, JKPAU, ADU dan PYB yang terlibat dengan proses ini bertanggungjawab menentukan arahan kerja Pengendalian Siasatan Dalaman ini dilaksanakan.


AL




Halaman: 3 / 9

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


6.0 CARTA ALIR

Mula

Terima Laporan

Laksanakan Siasatan Awal

Kenalpasti Kes

Pelajar

BHEP

Rekod

Tamat

7.1

7.2

7.3

7.4

7.5

7.9

7.10

Pasti?

Staf

Pendaftar/JKPAU/ADU/KJ

7.11

7.17

Ya

7.12

Laksanakan Siasatan Lanjut Tindakan

Polis

Majukan Laporan kepada PGH/KB/PK/PPK

Pasti?

7.6

7.7

7.8

Ya

Tidak

Majukan Laporan kepada PP

7.13 7.14

7.15

7.16

Majukan Laporan kepada PGH/KB/PK/PPK

7.18


AL




Halaman: 4 / 9

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


7.0 PROSES TERPERINCI

Tindakan

Tanggungjawab

7.1 Mula

7.2 Terima Laporan

7.2.1 Menerima laporan kejadian daripada pelanggan atau enerima laporan kejadian dan arahan daripada PGH / KB / PK / PPK dalam bentuk lisan atau secara bertulis untuk membuat siasatan awal.

PP

7.3 Laksanakan Siasatan Awal 7.3.1 Pergi ke tempat kejadian, mengambil catatan, mendapatkan

maklumat, mendapatkan barang bukti sekiranya ada, mengenalpasti kesan-kesan kejadian, membuat lakaran tempat kejadian dan merakamkan gambar di tempat kejadian.

PP

7.3.2 Sekiranya barang bukti dapat ditemui di tempat kejadian Anggota perlu mengisi butir-butir barang kes ke dalam Borang Laporan Barang Kes (OPR/BKU/BR04/BRG-KES).

Sila Rujuk - Arahan Kerja Pengendalian Barang Kes (UPM/OPR/BKU/AK04/BRG- KES).

PP

7.3.3 Dapatkan maklumat daripada saksi-saksi dan orang yang disyaki.

PP

7.4 Kenalpasti Kes

7.4.1 Satu laporan lengkap menggunakan Borang Siasatan Awal (OPR/BKU/BR04/AWAL) akan dimajukan kepada PGH / KB / PK / PPK untuk dikenalpasti samada kes perlu dibuat siasatan dalaman.

PP

7.5 Pasti ?

7.5.1 Jika ya, ikut langkah 7.6.

PGH / KB / PK / PPK

7.5.2 Jika tidak, ikut langkah 7.14.


AL




Halaman: 5 / 9

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


7.6 7.7 7.8 7.9

Majukan Laporan kepada PP 7.6.1 Laporan kejadian dimajukan untuk melaksanakan siasatan lanjut. Laksanakan Siasatan Lanjut 7.7.1 Menerima laporan kejadian dan arahan daripada PGH/KB/PK/PPK untuk melaksanakan siasatan. 7.7.2 Buka fail kes (kertas siasatan). 7.7.3 Sediakan Diari Siasatan (OPR/BKU/BR04/DIARI SIASATAN) (jika perlu) dan siasatan lanjut akan dijalankan. 7.7.4 Mengambil keterangan daripada saksi dengan menggunakan

Borang Penyataan (OPR/BKU/BR04/NYATA). Selepas selesai keterangan diambil baca semula keterangan yang diambil tadi kepada saksi dan minta saksi menandatangani Borang Penyataan.

7.7.5 Jika orang yang disyaki/suspek dikenalpasti, dikehendaki

membuat soal siasat. Jika orang yang disyaki/suspek mengakui kesalahannya, dikehendaki mengisi Borang Pengakuan (OPR/BKU/BR04/AKUAN) dan menandatangani Borang Pengakuan.

7.6.6 Sediakan laporan hasil siasatan. Majukan Laporan kepada PGH/KB/PK/PPK 7.8.1 Kertas siasatan akan dimajukan kepada PGH/KB/PK/PPK. Kenalpasti Kes 7.9.1 Satu laporan lengkap menggunakan Borang Hasil Siasatan

(OPR/BKU/BR04/SIASAT) akan dimajukan kepada PGH / KB / PK / PPK untuk dikenalpasti kes samada lapor kepada HEP / Pendaftar / Ketua Jabatan / Jawatankuasa Pengurusan Aset Universiti / Audit Dalam Universiti.

PGH / KB / PK / PPK

PP

PP

PP

PP

PP

PP

PP

PGH / KB / PK / PPK


AL




Halaman: 6 / 9

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


7.10

Pasti ? 7.10.1 Jika ya melibatkan Pelajar, ikut langkah 7.11. 7.10.2 Jika ya melibatkan Staf, ikut langkah 7.12.

PGH / KB / PK / PPK

7.11 7.12 7.13 7.14 7.15

Pelajar 7.11.1 Kes yang melibatkan Pelajar hendaklah dilaporkan kepada BHEP. Staf 7.12.1 Kes melibatkan staf hendaklah dilaporkan kepada Pendaftar / Pendaftar / JKPAU / ADU / KJ. Lapor kepada BHEP 7.13.1 Kes yang melibatkan Pelajar, PGH / KB / PK / PPK akan

memajukan laporan hasil siasatan kepada BHEP untuk tindakan selanjutnya.

Lapor kepada Pendaftar / JKPAU / ADU / KJ 7.14.1 Kes yang melibatkan staf, PGH / KB / PK / PPK akan

memajukan laporan hasil siasatan kepada Pendaftar / JKPAU / ADU / KJ.

Tindakan

PGH / KB / PK /

PPK

PGH / KB / PK / PPK

PGH / KB / PK / PPK

PGH / KB / PK / PPK

7.15.1 Kes akan direkodkan PP

7.16

7.15.2 Kes yang memerlukan tindakan Polis hendaklah mendapatkan kelulusan PGH / KB / PK / PPK. Lapor kepada Polis 7.16.1 Kes dilaporkan kepada pihak Polis untuk tindakan selanjutnya.

PP


AL




Halaman: 7 / 9

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


7.17 7.18

Rekod 7.17.1 Kertas siasatan hendaklah direkodkan dan disimpan di dalam Kabinet Fail Unit Tugas Khas. 7.17.2 Laporan Kejadian dan laporan siasatan awal disimpan di Bilik Dokumen dan Rekod. Tamat

PP

PT (PO)


AL




Halaman: 8 / 9

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


8.0 REKOD KUALITI

Bil Kod Fail, Tajuk Fail dan Senarai Rekod Tanggungjawab Mengumpul dan

Memfail

Tanggungjawab Menyelenggara

Tempat dan Tempoh

Simpanan

Kuasa Melupus

1

UPM/PEND/BKU/LAPORAN KEJADIAN

Laporan Kejadian

Laporan Kejadian (OPR/BKU/BR01/KEJADIAN)

Laporan Siasatan Awal (OPR/BKU/BR04/AWAL)

PT (PO)

PYB

Bilik

Dokumen dan Rekod

Kekal

PGH

2

UPM/PEND/BKU/SIASAT/KES--/--

Kertas Siasatan

Borang Hasil Siasatan (OPR/BKU/BR04/SIASAT)

Laporan Kejadian (OPR/BKU/BR01/KEJADIAN)

Borang Laporan Siasatan Awal (OPR/BKU/BR04/AWAL)

Borang Penyataan (OPR/BKU/BR04/NYATA)

Borang Pengakuan (OPR/BKU/BR04/AKUAN)

Diari Siasatan (OPR/BKU/BR04/DIARI SIASATAN)

Borang Laporan Barang Kes (OPR/BKU/BR04/BRG-KES)

PP

PYB

Kabinet Fail Unit Tugas

Khas

Kekal

PGH

3

- Buku Laporan Tugas Harian

PP

PYB

Kabinet Fail Unit Tugas

Khas 3 tahun

PGH


AL




Halaman: 9 / 9

No. Semakan: 02

No. Isu: 02


9.0 SEJARAH SEMAKAN

No. Isu No.

Semakan No. CPD Kelulusan Mesyuarat

Disedia dan Disemak

Dilulus/ Diluluskan

Semula

Tarikh Kuatkuasa

02 00 - Keluaran Pertama untuk

satu persijilan PGH WP 03/01/2011

02 01 4 & 11/2011 Mesyuarat Pengurusan BKU

bil 2/2011 & 3/2011 PGH WP 08/08/2011

02 02 6/2012 Mesyuarat Pengurusan BKU

bil 4/2011 PGH WP 30/01/2012

arahan kerja siasatan dalaman 1.0 tujuan 2 · pdf file7.9.1 satu laporan lengkap menggunakan...

Documents