AR

B

RAHBI

J

ELA

AN ILAN

JABA

ANJA

KETNGA

ATA

A ME

TUA AN 1

AN LA

ENGAMA

PEN TAH

AUT

URUANA

NGAHUN

T MA

US DAAH

ARAHN 20

ALAY

AN A

H LA14

YSIA

AKA

AUT

A

AUNN

SemuaKetua

PENGE

Arahan K

Dalaman

Arahan in

Pekeliling

untuk dip

membant

perakaun

Arahan Ke

a Ketua AkPusat Tan

P

ENALAN

Ketua Peng

yang dikel

ni adalah te

g yang ber

patuhi oleh

tu usaha ke

nan yang se

etua Pengar

JAIbu P

ktiviti dan nggungjaw

ARAHABIL

BELAN

PengurusanJ

N

garah Laut

uarkan dar

ertakluk ke

rkuatkuasa

semua wa

e arah pem

edang berku

rah Laut Bila

BATANPejabat Laut, Peti Sur

wab

AN KETUA LANGAN 1JA MENGU

n KewangaJabatan La

t Bil.1 Tah

ri semasa k

epada Arah

. Arahan i

arga Jabata

matuhan kep

uatkuasa.

angan 1 Tah

N LAUT

rat 12, Jalan Limbunga

PENGARA

1 TAHUN 2URUS DAN

an dan Akaaut Malays

un 2014 a

ke semasa s

han Perben

ni menjela

an Laut seb

pada tataca

un 2014 ber

T MALAan, 42007 Pelabuhan K

AH LAUT 014

N AMANAH

aun Amanaia

adalah lanju

sebelum Ar

daharaan,

askan bebe

bagai pand

ara dan pro

rkuatkuasa m

AYSIA Klang, Selangor

H

ah

utan kepad

rahan ini di

Pekeliling

erapa polis

uan tamba

osedur kewa

mulai 27 Jan

AKPL 1/2014

1

da Arahan

keluarkan.

dan Surat

i dalaman

ahan untuk

angan dan

nuari 2014.

AKPL 1/2014

2

1. Pengeluaran Waran Peruntukan Kepada Pusat Tanggungjawab (PTJ)

1.1 Waran Peruntukan Kecil setengah tahun pertama bagi Belanja

Mengurus akan dikeluarkan kepada Jabatan Laut Wilayah sejurus waran asal diterima tetapi tidak lewat 14 hari daripada tarikh waran asal diterima daripada Kementerian Pengangkutan. Jumlah peruntukan yang diberikan untuk komitmen kontrak perlu ditanggung sehingga bulan Disember tahun berkenaan atau berdasarkan peruntukan yang diterima, yang mana berkaitan. Pengeluaran waran peruntukan bagi setengah tahun kedua akan dibuat berdasarkan prestasi perbelanjaan setengah tahun pertama bagi memudahkan pemantauan dan kawalan perbelanjaan. Bagi kontrak yang baru hendak diwujudkan, permohonan perlu dihantar kepada Ketua Aktiviti masing-masing untuk kelulusan sebelum komitmen dibuat.

1.2 Ketua Aktiviti / Pengarah Wilayah akan dipertanggungjawabkan untuk

memantau prestasi perbelanjaan Waran Peruntukan Kecil yang dikeluarkan bagi memastikan peruntukan dibelanjakan sebagaimana tujuan sebenar waran tersebut dikeluarkan.

2. Tanggungjawab Pemegang Waran Peruntukan / Pusat

Tanggungjawab (PTJ) 2.1 Penyelenggaraan Buku Vot

2.1.1 Setiap pemegang waran peruntukan / PTJ dikehendaki

menyelenggara buku vot yang menunjukkan dengan jelas amaun yang diperuntukkan kepada Program / Aktiviti, tanggungan perbelanjaan, pembayaran dan baki peruntukan pada setiap masa.

2.1.2 Ketua Program / Aktiviti hendaklah membuat pemeriksaan ke

atas Buku Vot setiap bulan dengan pengesahan tandatangan ringkas beserta dengan tarikh pemeriksaan dilakukan.

2.1.3 Laporan BV381 perlu dicetak secara harian manakala laporan

BV342 dan BV343 perlu dicetak setiap dua minggu daripada sistem eSPKB iaitu pada setiap 16 dan 30/31 hari bulan.

2.1.4 Laporan flimsi yang diterima daripada Jabatan Akauntan

Negara Malaysia bagi wilayah dan laporan yang diterima daripada Bahagian Akaun, Kementerian Pengangkutan

AKPL 1/2014

3

Malaysia untuk Ibu Pejabat, haruslah disesuaikan dengan BV500 dan C231B dan penyesuaian ini perlu dihantar kepada Pejabat Perakaunan masing-masing tidak lewat 14 hari daripada tarikh filmsi diterima.

2.2 Pembayaran Bil / Inbois 2.2.1 Pembayaran bil dan tuntutan dengan menggunakan sistem

eSPKB akan dikreditkan terus secara Electronic Fund Transfer (EFT) kepada akaun bank penuntut. Oleh yang demikian, bil / tuntutan mestilah telah disahkan ( sama ada pengesahan untuk urusan rasmi atau pengesahan salinan asal, yang mana berkaitan) dengan disertakan dengan dokumen sokongan yang lengkap.

2.2.2 Semua pembayaran berkaitan perolehan perlu disertakan

dengan surat kelulusan daripada pihak yang berkaitan sebelum pembayaran diproses. Bagi perolehan ICT, kelulusan adalah daripada Jawatankuasa Pemandu ICT dan bagi perolehan mesyuarat/kursus / bengkel secara pakej, kelulusan adalah daripada Pegawai Pengawal atau pegawai yang diberi kuasa. Bagi Jabatan Laut Malaysia, pegawai yang diberi kuasa untuk meluluskan perolehan mesyuarat/kursus secara pakej adalah Ketua Pengarah Laut, Timbalan Ketua Pengarah Laut dan Pengarah Bahagian Khidmat Pengurusan. Bagi perolehan aset kelulusan hendaklah diperolehi daripada Pegawai Pengawal/ Pengerusi Lembaga Dius Api/Pengerusi Kumpulan Wang Perdagangan Laut yang mana berkaitan.

2.2.3 Ketua Program / Aktiviti hendaklah memastikan bil atau inbois

yang lengkap diterima dalam tempoh 14 hari daripada tarikh pembekalan / perkhidmatan atau kerja disempurnakan. Bil atau Inbois tersebut hendaklah dikemukakan kepada Unit Pengurusan Kewangan dan Akaun Amanah/Unit Kewangan dalam tempoh 5 hari daripada tarikh penerimaan agar proses pembayaran dapat dilakukan dengan segera dan tidak melebihi 14 hari daripada tarikh penerimaan bil atau inbois tersebut.

AKPL 1/2014

4

2.3 Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA)

2.3.1 Setiap pemegang waran peruntukan/PTJ hendaklah mengadakan mesyuarat JPKA setiap 3 bulan sekali selepas tamat tempoh sesuatu suku tahun dan sebelum mesyuarat JPKA Jabatan diadakan.

2.3.2 Semua Pejabat Wilayah hendaklah mengemukakan minit

mesyuarat beserta Laporan Suku Tahun kepada Ibu Pejabat seperti berikut:

Laporan Tarikh Akhir Suku Pertama 20 April Suku Kedua 20 Julai Suku Ketiga 20 Oktober Suku Keempat 20 Januari

3. Tuntutan dan Permohonan Bayaran

Ketua Aktiviti/PTJ diingatkan supaya memastikan peraturan yang ditetapkan di dalam Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3/2003, Bil. 3/2005 dan Bil. 2/2006 dan lain-lain pekeliling berkaitan dalam meluluskan tuntutan perjalanan dalam dan luar negara. Aspek-aspek penting dalam urusan tuntutan ini diperjelaskan seperti berikut:

3.1 Tuntutan Perjalanan Tugas Rasmi / Kursus Dalam / Luar Negara Tuntutan perjalanan bagi tugas rasmi atau menghadiri kursus / seminar / bengkel di dalam dan luar Negara hendahlah dihantar bersekali. Arahan Perbendaharaan 100(a) [ AP100(a) ] menetapkan bahawa tuntutan perjalanan perlu dikemukakan tidak lewat daripada 10 haribulan dalam bulan yang berikutnya. Sehubungan itu, bagi tujuan pematuhan, kawalan peruntukan serta penyelarasan, arahan berikut perlu dipatuhi: a) Ibu Pejabat – Tarikh terima Unit Pengurusan Kewangan Dan

Akaun Amanah pada atau sebelum 10hb bulan berikutnya.

b) Pejabat Wilayah :

i ) Persekutuan – Tarikh terima Unit Kewangan Pejabat

Wilayah pada atau sebelum 10hb bulan berikutnya.

AKPL 1/2014

5

Ii ) Amanah - Tarikh terima Unit Pengurusan

Kewangan dan Akaun Amanah Ibu Pejabat pada atau sebelum 15hb bulan berikutnya.

c) Pejabat Laut - Tarikh terima Unit Kewangan Pejabat Wilayah

pada atau sebelum 10hb bulan berikutnya. Ketua Aktiviti / PTJ adalah diingatkan supaya memantau dan mengawal perbelanjaan di bawah OS21000 bagi memastikan perbelanjaan tidak melebihi peruntukan dan mengelakkan daripada perbelanjaan di bawah AP58(a) Mana-mana tuntutan perjalanan yang tidak mematuhi AP100(a), pegawai adalah bertanggungjawab untuk mengemukakan permohonan kelulusan bayaran kepada Ketua Pengarah Laut/Timbalan Ketua Pengarah Laut bersama-sama justifikasi kelewatan.

3.2 Tuntutan Perbatuan 3.2.1 Jarak perjalanan hendaklah munasabah dan berpatutan.

Sebagai panduan jarak yang diukur menggunakan kaedah berikut boleh diguna pakai:

(a) Bacaan pada odometer kenderaan; (b) Jarak yang dicadangkan di dalam google map

3.2.2 Pegawai dikehendaki menaiki kapalterbang atau keretapi

sekiranya jarak perjalanan sehala melebihi 240 kilometer sehala dan boleh dihubung terus dengan kapalterbang atau keretapi. Pegawai perlu mendapatkan kelulusan Ketua Jabatan sekiranya membawa kenderaan sendiri dan layak dibayar tambang gantian. Walau bagaimanapun tertakluk kepada kelulusan Ketua Jabatan, pegawai boleh menuntut elaun perjalanan kenderaan dalam keadaan seperti berikut:

(a) pegawai dikehendaki menjalankan tugas rasmi di berberapa tempat di sepanjang perjalanan;

(b) apabila mustahak dan terpaksa pegawai berkenderaan sendiri;

(c) mustahak dan terpaksa membawa pegawai lain sebagai penumpang

AKPL 1/2014

6

3.2.3 Tuntutan bayaran tol menggunakan kad Touch & Go hendaklah disertakan dengan salinan kad tersebut.

3.3 Tuntutan Tambang Teksi Sebarang tuntutan tambang teksi daripada lapangan terbang

hendaklah disertakan dengan resit. Bagi tuntutan tambang teksi di dalam bandar digalakkan disertakan dengan resit. Dalam hubungan ini, sekiranya resit tidak disertakan Unit Pengurusan Kewangan boleh menolak amaun yang dituntut tanpa merujuk kepada pegawai yang menuntut.

3.5 Tuntutan Bayaran Penginapan Dalam Stesen

3.5.1 Tempat menginap semasa bertugas rasmi dan berkursus hendaklah tidak melebihi 25 KM daripada tempat bertugas rasmi atau berkursus. Alasan peribadi untuk tidak mematuhi arahan ini tidak boleh dipertimbangkan kerana terdapat banyak penginapan di tempat bertugas rasmi atau berkursus yang boleh disewa.

3.5.2 Sekiranya pegawai perlu bertugas di beberapa tempat dalam

stesen yang sama, dalam sesuatu tempoh yang sama, pegawai hendaklah memilih untuk menginap di tempat / bandar yang mempunyai kekerapan bertugas paling tinggi.

3.5.3 Pegawai hendaklah mempastikan mereka keluar dari hotel

pada masa yang ditetapkan bagi mengelakkan bayaran lebih kerana bayaran late check out tidak dibenarkan oleh Pekeliling Perbendaharaan.

3.6 Tuntutan Belanja Dobi Belanja dobi layak dituntut sekiranya pegawai bertugas rasmi

sekurang-kurangnya tiga (3) malam berturut-turut dan dibuat pada sepanjang tempoh arahan bertugas rasmi luar pejabat. Tuntutan mestilah disertakan resit asal dobi dan lokasi dobi haruslah di sekitar tempat bertugas rasmi. Resit tersebut juga haruslah mengandungi perincian jenis, bilangan dan perkhidmatan yang dibekalkan.

AKPL 1/2014

7

3.7 Tuntutan Bayaran Balik Telefon Mudah Alih Tuntutan bayaran balik telefon mudah alih mestilah disertakan dengan

bil dan resit asal serta disahkan atas urusan rasmi. Bagi sebarang nilai penggunaan melebihi kelayakan berdasarkan gred jawatan, pegawai adalah bertanggungjawab mendapatkan kelulusan Ketua Jabatan dengan mengemukakan justifikasi.

3.8 Tuntutan Bayaran Elaun Lebih Masa Arahan kerja lebih masa hendaklah dikeluarkan secara bertulis oleh

Pengarah Bahagian / Ketua Unit terhadap pegawai yang dikehendaki menjalankan tugas-tugas di luar waktu kerja rasmi sebelum sesuatu kerja itu dimulakan. Kerja lebih masa hendaklah dikawal iaitu kerja-kerja tersebut adalah mustahak untuk disiapkan atau dilaksanakan dalam tempoh yang ditetapkan.

3.8.1 Kerja lebih masa adalah meliputi semua jenis tugas seperti

berikut: 3.8.1.1 kerja-kerja kecemasan / mustahak dan tidak boleh

ditangguhkan kepada hari bekerja berikutnya oleh sebab penangguhan itu boleh memudaratkan perkhidmatan;

3.8.1.2 kerja-kerja yang diarahkan melebihi daripada bidang

tugas biasanya; dan 3.8.1.3 kerja-kerja yang perlu diuruskan dalam jangkamasa

yang terhad

3.8.2 Pengiraan bayaran Elaun Lebih Masa bermula selepas waktu pejabat seseorang pegawai berakhir dengan tempoh minima satu (1) jam. Kadar gaji sejam hendaklah diambil daripada kadar sebenar dan tidak perlu dibundarkan kepada dua (2) titik perpuluhan yang hampir. Kadar jam tuntutan haruslah berdasarkan kepada suku jam. Salinan Penyata Kedatangan mestilah dikemukakan semasa tuntutan itu dilakukan. Sekiranya pegawai yang menuntut menjalankan tugas berjadual, jadual tugas tersebut hendaklah disertakan.

3.8.3 Bagi pegawai yang menanggung kerja, bayaran Elaun Lebih

Masa hanya layak dituntut selepas 2 jam 15 minit kerja lebih masa dilakukan.

AKPL 1/2014

8

3.8.4 Bayaran bagi tuntutan Elaun Lebih Masa adalah tertakluk kepada peruntukan tahunan mencukupi Bahagian masing-masing. Sekiranya peruntukan tidak mencukupi, Pengarah Bahagian / Wilayah mempunyai kuasa untuk menggantikannya dengan Cuti Gantian.

3.8.5 Semua tuntutan Elaun Lebih Masa yang melebihi 1/3 daripada

gaji pokok hendaklah disahkan oleh pegawai gred 48 dan ke atas.

3.8.6 Jadual penghantaran tuntutan Elaun Lebih Masa adalah

berpandukan kepada jadual penghantaran Tuntutan Tugas Rasmi.

4 Perbelanjaan Keraian Pejabat

4.1 Ketua Aktiviti/PTJ hendaklah mengawal perbelanjaan keraian pejabat iaitu penyediaan makan dan minum yang melibatkan mesyuarat / seminar / bengkel / kursus atau majlis-majlis yang lain.

4.2 Sebagai kawalan dalaman, bagi mesyuarat atau majlis yang

dipengerusikan atau dirasmikan oleh pengurusan Tertinggi Kementerian iaitu Ketua Setiausaha (KSU) atau Timbalan Ketua Setiausaha (TKSU), kadar-kadar seperti di Jadual 1 hendaklah digunapakai:

JADUAL 1

Bil Jenis Jamuan Harga Maksima 1 Jamuan Ringan / Pagi / Petang RM 8 seorang 2 Jamuan Makan Tengahari RM 50 seorang 3 Jamuan Makan Malam RM 65 seorang

4.3 Sebagai kawalan dalaman, bagi mesyuarat bulanan / berkala Jabatan /

Bahagian yang dipengerusikan oleh pegawai selain KSU / TKSU, kadar-kadar seperti di Jadual 2 hendaklah digunapakai:

JADUAL 2

Bil Jenis Jamuan Harga Maksima 1 Jamuan Ringan / Pagi / Petang RM 7 seorang 2 Jamuan Makan Tengahari RM 25 seorang 3 Jamuan Makan Malam RM 40 seorang

AKPL 1/2014

9

4.4 Tempahan sajian hendaklah dibuat sekurang-kurangnya tiga (3) hari bekerja sebelum mesyuarat / seminar / bengkel / kursus atau majlis-majlis yang lain dijadulkan berlangsung. Bagi tempahan yang melibatkan kurang daripada 20 orang hadirin tempahan boleh dilaksanakan oleh Pembantu Am Pejabat dan dibayar melalui panjar wang runcit. Walau bagaimanapun pembayaran daripada panjar wang runcit hendaklah tidak melebihi RM500 dalam satu resit.

4.5 Bagi tempahan melibatkan lebih daripada 20 orang hadirin,

tempahan hendaklah menggunakan perkhidmatan katering melalui Pesanan Tempatan (LO).

5 Permohonan Waran Penerbangan Udara Awam

(WPUA)

5.1 Permohonan WPUA hendaklah dibuat menggunakan borang tempahan dan mendapat kelulusan Ketua Aktiviti/PTJ. Ketua Aktiviti/PTJ hendaklah mempastikan peruntukan di bawah OS21000 mencukupi sebelum meluluskan sesuatu permohonan. Permohonan hendaklah dikemukakan selewat-lewatnya tiga (3) hari bekerja sebelum tarikh penerbangan dijadualkan.

5.2 Sebarang pertukaran masa / tarikh / lokasi selepas waran dikeluarkan

adalah tanggungjawab pegawai sendiri. Jika sekiranya pertukaran masa / tarikh / lokasi berkenaan mengakibatkan penambahan kos atau denda ( akibat dari kecuaian pegawai sendiri ), kos berkenaan tidak boleh dituntut kepada kerajaan.

5.3 Pembatalan WPUA hendaklah dimaklumkan kepada Unit Pengurusan

Kewangan dan Akaun Amanah Ibu Pejabat Laut/Unit Kewangan Pejabat Wilayah selewat-lewatnya satu (1) hari bekerja sebelum tarikh penerbangan dijadualkan jika terdapat komitmen yang tidak dapat dielakkan. Ketidakpatuhan ini akan mengakibatkan kos yang tidak perlu ( unnecessary charges ) kepada kerajaan.

5.4 Sekiranya kelas penerbangan pegawai diberikan di bawah kelayakan pegawai ( downgraded ), perkara ini hendaklah dimaklumkan kepada Unit Pengurusan Kewangan dan Akaun Amanah/Unit Kewangan bagi tujuan kutipan semula ( refund ) daripada syarikat penerbangan berkaitan.

AKPL 1/2014

10

6. Permohonan Pendahuluan Diri bagi Tugas Rasmi Dalam dan Luar Negara

6.1 Permohonan perlu dikemukakan kepada Unit Pengurusan Kewangan dan Akaun Amanah dalam tempoh selewat-lewatnya 10 hari bekerja sebelum tarikh urusan rasmi dibuat.

6.2 Permohonan hendaklah disertakan dengan salinan surat arahan, Borang Kebenaran ke Luar Negara (Lampiran A) yang telah ditandatangani oleh Ketua Setiausaha serta Borang Permohonan Pendahuluan diri yang lengkap diisi.

6.3 Permohonan hanya akan diproses jika pegawai telahpun menyelesaikan pembayaran pendahuluan diri terdahulu.

7. Pembayaran di bawah Arahan Perbendaharaan 58(a)

7.1 Bayaran di bawah Arahan Perbendaharaan 58(a) adalah tidak digalakkan. Walau bagaimanapun, dalam merancang perbelanjaan tahun semasa Pengarah Bahagian / Wilayah dikehendaki mengambilkira tanggungan yang terpaksa dibawa dari tahun sebelumnya yang akan dibayar melalui AP58(a). Ini bagi membolehkan peruntukan yang mencukupi dapat disediakan bagi tujuan pembayaran AP58(a) dan jumlah peruntukan sebenar bagi perbelanjaan tahun semasa dikenalpasti setelah ditolak tanggungan tersebut.

7.2 Ketua Bahagian / Pengarah Wilayah diingatkan supaya

mengemukakan permohonan bayaran bersama-sama justifikasi kelewatan di bawah AP58(a) beserta Sijil AP58(a) kepada Unit Pengurusan Kewangan dan Akaun Amanah/Unit Kewangan selewat-lewatnya pada setiap 31 Mac tahun berikutnya. Permohonan ini akan dihantar bersekali kepada Bahagian Akaun MOT / Pejabat Perakaunan Negeri bagi tujuan kelulusan bayaran.

8. Pembayaran di bawah Arahan Perbendaharaan 59

Pembayaran bagi bekalan dan perkhidmatan yang dibekalkan kepada mana-mana Aktiviti/PTJ dengan suci hati tidak boleh ditahan. Walau bagaimanapun, peraturan di bawah AP59 akan diguna bagi menjelaskan bil yang dilakukan atas nama Kerajaan Malaysia tetapi disyaki tidak menepati tatacara kewangan yang ditetapkan. Siasatan akan dibuat bagi mengenalpasti sebab-sebab yang mendorong kepada pembayaran yang menyimpang daripada cara yang biasa dan jika terbukti ada berkaitan

AKPL 1/2014

11

kecurian, pecah amanah, penyelewengan atau apa-apa tindakan yang menyebabkan oleh kecuaian, tindakan surcaj boleh dikenakan.

9. Urusan Kutipan Hasil & Amanah 9.1 Kutipan wang di kaunter

Segala urusan kutipan wang daripada pelanggan jabatan adalah dibenarkan dalam bentuk cek, bank deraf, wang pos atau kiriman wang pos sahaja. Walau bagaimanapun tertakluk kepada budi bicara Pemungut, kutipan dalam bentuk selain daripada di atas boleh dibenarkan bagi kes-kes seperti berikut:-

i. Amaun penggenapan sahaja; ii. Lokasi/Daerah/Jajahan di mana Pejabat Pemungut

berada tiada kemudahan Pejabat Pos atau Bank yang menyediakan perkhidmatan seperti di atas;

iii. Pejabat Pos atau Bank ditutup atau tidak beroperasi atau seumpama pada masa/hari urusan dibuat.

Sekiranya Pemungut menerima kutipan secara tunai, aspek-aspek

keselamatan serta sistem kawalan dalaman yang ketat perlu ditentu dan dilaksanakan. Dalam hubungan ini Arahan Perbendaharaan 69, 70, 73, 78(a), 126(a) & (b),136 & 137 hendaklah dipatuhi.

9.2 Setiap pejabat pemungut adalah dikehendaki menghantar Laporan

Kutipan Hasil Dan Amanah Bulanan melalui faks atau email kepada Ibu Pejabat Laut tidak lewat daripada 5 haribulan pada bulan berikutnya. Setiap pejabat wilayah pula hendaklah menyediakan Laporan Hasil Terkumpul mengikut semua pejabat pemungut di bawah seliaan masing-masing dan menghantar laporan tersebut kepada Ibu Pejabat Laut selewat-lewatnya 10 haribulan pada bulan berikutnya.

9.3 Penyata Penyesuaian Amanah / Deposit

9.3.1 Setiap pejabat pemungut hendaklah menghantar Penyata

Penyesuaian Amanah bulanan selewat-lewatnya 14 hari daripada tarikh Laporan Terperinci Amanah C350 dicetak kepada Pejabat Perakaunan masing-masing dan disalinkan kepada Ibu Pejabat Laut.

AKPL 1/2014

12

9.3.2 Tindakan yang perlu diambil bagi penghantaran Penyata Penyesuaian Amanah adalah seperti berikut:-

i. Hantar bersama-sama dengan salinan penyata

pemungut dan buku tunai (TK100);

ii. Sekiranya terdapat pelarasan, baucar jurnal mestilah disediakan pada bulan yang sama atau selewat-lewatnya pada bulan yang berikutnya dan pelarasan tersebut perlu dikunci masuk ke dalam Sistem eTerimaan. Salinan baucar jurnal juga perlu dilampirkan bersama.

9.4 Pelaporan Akaun Belum Terima

9.4.1 Penyata Akaun Belum Terima (ABT) setiap suku tahun seperti tunggakan hasil, emolumen terlebih bayar serta no show passenger perlu dilaporkan kepada Ibu Pejabat Laut selewat-lewatnya pada 15 haribulan pada bulan berikutnya dan dilampirkan bersama Daftar Emolumen Terlebih Bayar / Daftar No Show Passenger / Daftar Sewaan bagi pejabat yang ada menyewakan ruang niaga kepada orang awam. Penyata ini hendaklah ditandatangani oleh Ketua Jabatan:

9.4.2 Sekiranya tiada ABT Penyata “TIADA ABT” hendaklah

disediakan dan dihantar kepada Ibu Pejabat Laut; dan

9.4.3 Pengarah Bahagian / Wilayah / Pejabat perlu mengambil tindakan untuk mendapatkan bayaran bagi sebarang tunggakan hasil / terimaan dengan mematuhi tatacara seperti di Lampiran A.

9.5 Penyelenggaraan Peti Besi

9.5.1 Pegawai yang memegang anak kunci dan nombor kombinasi

Peti besi hendaklah mempunyai dua anak kunci berasingan atau nombor kombinasi yang dipegang oleh dua orang pegawai yang bertanggungjawab yang diberikuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan / Pengarah Wilayah – Arahan Perbendaharaan 125.

AKPL 1/2014

13

9.5.2 Peti besi hendaklah dikejat

Ketua pejabat hendaklah memastikan peti besi dicantumkan / disimen jika ianya praktikal. - Arahan Perbendaharaan 127.

9.5.3 Penukaran nombor kombinasi

Nombor kombinasi hendaklah ditukar oleh kedua-dua pegawai yang bertanggungjawab setiap enam bulan atau setiap kali pertukaran pegawai bertanggungjawab mengikut tatacara Arahan Perbendaharaan 129A dan dihantar kepada Unit Pengurusan Kewangan dan Akaun Amanah, Ibu Pejabat Laut.

9.5.4 Penyimpanan anak kunci ganti

Anak kunci ganti hendaklah dihantar kepada Jabatan Akauntan Negara Negeri masing-masing dengan mengikut tatacara Arahan Perbendaharaan 135. Sekurang-kurangnya sekali setahun anak kunci ganti tersebut perlu diambil dan ditukar dengan anak kunci yang sedang digunakan supaya kedua-dua anak kunci tersebut digunakan berselang tahun.

AKPL 1/2014

14

PENUTUP

Ketua Aktiviti/PTJ hendaklah memastikan perbelanjaan awam dibuat dengan berhemah serta mengutamakan nilai untuk wang (value for money). Semua perbelanjaan hendaklah dirancang dengan teliti supaya tidak berlaku pembaziran dan memberi perhatian yang serius terhadap pengurusan kewangan Aktiviti/Pejabat masing-masing. Semua pegawai perlu mahir dengan Arahan Perbendaharaan, Pekeliling dan lain-lain arahan yang berkaitan. Kurang pengetahuan tidak akan diterima sebagai suatu alasan sekiranya. Arahan-Arahan ini tidak dipatuhi.

DATO’ KAPTEN HAJI AHMAD BIN OTHMAN KETUA PENGARAH LAUT JABATAN LAUT MALAYSIA

JANUARI 2014

AKPL 1/2014

15

LAMPIRAN A TATACARA PENGURUSAN AKAUN BELUM TERIMA (ABT)

BIL. JENIS DOKUMEN TEMPOH TINDAKAN

1 Surat tuntutan / invois / AM115 Serta-merta Pengarah

Wilayah/Bahagian

2 Surat Peringatan Pertama (SP1)

21 hari daripada tarikh surat tuntutan / invois / AM115

Pengarah Wilayah/Bahagian

3 Surat Peringatan Kedua (SP2)

14 hari daripada tarikh SP1

Penasihat Undang-Undang Ibu Pejabat Laut

4 Surat Peringatan Ketiga (SP3)

14 hari daripada tarikh SP2

Penasihat Undang-Undang Ibu Pejabat Laut