aplikasi web sistem kewangan universiti · pdf file13.0 lampiran 33 13.1 senarai stor &...

Aplikasi Web Sistem Kewangan Universiti

Modul Inventori & Stok, Versi 1.008 (Kemaskini : 13/06/2011) 1

APLIKASI WEB SISTEM KEWANGAN UNIVERSITI

Manual Pengguna Modul Pengurusan Inventori & Stok

(Pesanan Inventori & Stok oleh PTJ)

1.0 Pengenalan 2

2.0 Objektif 2

3.0 Definisi 2

4.0 Carta Aliran Proses Pesanan 3

4.1 Carta Alir Pesanan 3

4.2 Keterangan Carta Alir 4

5.0 Pengguna 4

5.1 Senarai Pengguna 4

5.2 Pengguna dan Menu Capaian 5

6.0 Capaian kepada Menu 6

6.1 Panduan Log Masuk 6

6.1.1 Panduan Log Masuk bagi Pemohon 6

6.1.2 Panduan Log Masuk bagi Pengesah 7

6.2 Panduan Capai Menu 8

6.2.1 Panduan Capai Menu bagi Pemohon 8

6.2.2 Panduan Capai Menu bagi Pengesah 9

7.0 Borang Pesanan Stor Pusat (BPSP) 10

7.1 Pesanan Baru Untuk Perabut / Alatulis / Alatganti Kenderaan 10

7.2 Pesanan Baru untuk Pakaian Seragam 14

7.3 Edit Pesanan 15

7.4 Pembatalan Pesanan 19

8.0 Senarai Pesanan 20

8.1 Senarai Pesanan 20

8.2 Senarai Pesanan PTJ 22

8.3 Perincian Pesanan 23

9.0 Pengesahan Pesanan 23

9.1 Edit Pesanan 24

9.2 Pembatalan Pesanan 25

9.3 Pengesahan Pesanan 26

9.4 Semakan Pengesahan 26

10.0 Penerimaan 27

10.1 Pengesahan Penerimaan 28

11.0 Popup 30

11.1 Popup Carian Kakitangan 30

11.2 Popup Carian Kod Item 31

12.0 Status BPSP 32

13.0 Lampiran 33

13.1 Senarai Stor & Keterangan 33

13.2 Senarai Jenis BPSP & Keterangan 33

13.3 Senarai Status Pesanan & Keterangan 33

13.4 Maklumat untuk Dihubungi 34



1.0 Pengenalan Atas

Aplikasi Web bagi Modul Pengurusan Inventori & Stok ini dibangunkan untuk

pengurusan maklumat Borang Pesanan Stor Pusat (BPSP) oleh setiap Pusat

Tanggungjawab (PTJ).

Pengguna boleh membuat permohonan BPSP secara atas talian.

Maklumat yang telah dikemaskini boleh dicapai oleh Ketua Jabatan/Penolong

Pendaftar/Ketua Projek untuk Proses Pengesahan Pesanan.

Pihak Jabatan Bendahari boleh mencapai rekod yang berkenaan untuk pemantauan

dan seterusnya memproses BPSP tersebut bagi membuat pengeluaran barang yang

dipohon.

Modul ini boleh dicapai di http://www.warga.ukm.my

2.0 Objektif Atas

Aplikasi ini dibangunkan untuk memberi kemudahan kepada Pusat Tanggungjawab

(PTJ) untuk membuat permohonan secara atas talian.

Pihak Jabatan Bendahari boleh membuat pemantauan ke atas Pesanan BPSP secara

atas talian dengan cepat di samping memperolehi maklumat terkini.

Pihak pengguna boleh mencapai Aplikasi ini dari satu sumber yang sama

(server/pelayan).

Memudahkan Pihak Teknikal membuat pemantauan sekiranya terdapat sebarang

permasalahan.

3.0 Definisi Atas

Bil. Singkatan Huraian

1.

2.

3.

BPSP

MPIS

PTJ

Borang Pesanan Stor Pusat

Modul Pengurusan Inventori dan Stok

Pusat Tanggungjawab



4.0 Carta Alir Proses Pesanan Atas

4.1 Carta Alir Pesanan Atas

Pesanan Inventori & Stok Oleh PTJ (BPSP)

Sto

r P

en

gg

un

a(K

etu

a J

ab

ata

n / K

etu

a P

roje

k)

Sto

r P

usa

t / S

ub

sto

rS

tor

Pe

ng

gu

na

(Pe

mb

an

tu T

ad

bir / K

etu

a P

roje

k)

Mula

Isi Borang

Pesanan

Hantar Pesanan

untuk Pengesahan

Terima Borang

Pesanan

Semak Borang

Pesanan

Sahkan Borang

Pesanan

Luluskan Borang

Pesanan

Akuan

Penerimaan

Terima

Barang

Pengeluaran

Hantar

Barang

Proses Borang

Pesanan

Permohonan

Pengesahan

Pemprosessan

1

2

3

4

5

6

7 8

9

10

11



4.2 Keterangan Carta Alir Atas

1. Pembantu Tadbir / Ketua Projek di Stor Pengguna mengisi Borang Pesanan Stor

Pusat (BPSP).

2. Borang pesanan dihantar kepada Ketua Jabatan / Ketua Projek untuk pengesahan.

3. Ketua Jabatan / Ketua Projek menerima borang pesanan.

4. Ketua Jabatan / Ketua Projek menyemak borang pesanan.

5. Pengesahan borang pesanan secara atas talian (online) oleh Ketua Jabatan / Ketua

Projek.

6. Kakitangan Stor Pusat yang diberi kuasa meluluskan borang pesanan yang telah

disahkan.

7. Stor Pusat/ Substor memproses borang pesanan yang telah diluluskan.

8. Stor Pusat / Substor membuat pengeluaran barang berdasarkan maklumat borang

pesanan yang telah diproses.

9. Barang dihantar ke Stor Pengguna.

10. Stor Pengguna menerima barang yang dipohon.

11. Stor Pengguna membuat akuan penerimaan.

5.0 Pengguna

5.1 Senarai Pengguna Atas

Pengguna terdiri daripada 2 kategori iaitu:

1. Pemohon

Kakitangan Jabatan yang mendaftar Id untuk membuat permohonan

BPSP.

Pemohon adalah dari kategori Pembantu Tadbir / Kerani

2. Pengesah

Ketua Jabatan / Ketua Projek diberi kuasa untuk membuat pengesahan

BPSP.



5.2 Pengguna dan Menu Capaian Atas

BIL. PENGGUNA MENU KETERANGAN

1.

Pemohon

(Pembantu

Tadbir / Kerani)

Permohonan

Kemasukan maklumat pesanan & item yang

ingin dipesan oleh Stor Pengguna

Senarai BPSP

Senarai borang BPSP yang dipesan oleh

kakitangan yang tersebut.

Penerimaan

Kemaskini status borang BPSP yang telah

diproses dan telah dibuat penghantaran item

dipesan kepada Stor Pengguna.

Status BPSP

Memaparkan urutan status BPSP.

2.

Pengesah

(Ketua Jabatan /

Penolong

Pendaftar / Ketua

Projek)

Pengesahan

Pengesahan borang BPSP

Senarai BPSP PTJ

Senarai borang BPSP yang dipesan oleh

kakitangan tersebut dan kakitangan di

jabatannya.

Status BPSP

Memaparkan urutan status BPSP.



6.0 Capaian kepada Menu

6.1 Panduan Log Masuk Atas

6.1.1 Panduan Log Masuk bagi Pemohon Atas

Rajah 1: Skrin Log Masuk Aplikasi e-Warga

a) Sila masukkan Kod Pengenalan dan Kata Laluan pemohon pada ruangan yang

disediakan .

b) Kod Pengenalan adalah UKMPer dan katalaluan adalah sama seperti katalaluan

Sistem e-Warga.

c) Klik butang Log Masuk. Skrin yang berikut akan dipaparkan :

Rajah 2 : Skrin Profil Pengguna (Pemohon)

d) Skrin Profil Pengguna akan memaparkan maklumat umum kakitangan tersebut.

Foto



6.1.2 Panduan Log Masuk bagi Pengesah Atas

Rajah 3 : Skrin Log Masuk Aplikasi e-Warga

a) Sila masukkan Kod Pengenalan dan Kata Laluan pengesah pada ruangan yang

disediakan .

b) Kod Pengenalan adalah UKMPer dan katalaluan adalah sama seperti katalaluan

Sistem e-Warga.

c) Klik butang Log Masuk. Skrin yang berikut akan dipaparkan :

Foto



Rajah 4 : Skrin Profil Pengguna (Pengesah)

d) Skrin Profil Pengguna akan memaparkan maklumat umum kakitangan tersebut.

6.2 Panduan Capai Menu Atas

6.2.1 Panduan Capai Menu bagi Pemohon Atas

a) Klik tanda ‘+’ pada menu Inventori & Stok. Di bawah menu Inventori & Stok

terdapat submenu Pesanan BPSP.

Rajah 5 : Capaian Menu Pemohon

b) Klik ‘+’ pada menu Pesanan BPSP untuk memaparkan submenu bagi Pemohon,

iaitu Permohonan dan Senarai BPSP.

Rajah 6 : Capaian Submenu Pemohon

c

d



c) Submenu Permohonan adalah untuk membuat permohonan baru BPSP. (Rujuk 7.1

untuk keterangan lanjut).

d) Submenu Senarai BPSP adalah menyenaraikan semua BPSP yang dipohon oleh

pengguna tersebut. (Sila rujuk 7.3 untuk keterangan lanjut).

6.2.2 Panduan Capai Menu bagi Pengesah Atas

a) Klik tanda ‘+’ pada tajuk Inventori & Stok. Di bawah menu Inventori & Stok

terdapat submenu Pesanan BPSP.

Rajah 7 : Capaian Menu Pengesah

b) Klik ‘+’ pada menu Pesanan BPSP untuk memaparkan submenu bagi Pengesah,

iaitu Senarai BPSP PTJ dan Pengesahan.

Rajah 8 : Capaian Submenu Pengesah

c) Submenu Senarai BPSP PTJ adalah untuk menyenaraikan semua BPSP yang

dipohon oleh Jabatannya. (Sila rujuk 8.2 untuk keterangan lanjut).

c

d



d) Submenu Pengesahan adalah untuk membuat pengesahan BPSP. (Sila rujuk 9.0

untuk keterangan lanjut).

7.0 Borang Pesanan Stor Pusat (BPSP) Atas

7.1 Pesanan Baru untuk Perabut/Alatulis/Alatganti Kenderaan Atas

a) Borang Pesanan Stor Pusat (BPSP) yang baru seperti di bawah akan dipaparkan

apabila pengguna memilih Submenu Permohonan dalam MPIS.

Rajah 9 : Skrin Pesanan BPSP (1)

b) Sila pilih Stor yang berkenaan pada dropdown.

c) Klik pada radiobutton untuk pilihan jenis BPSP.

d) Bagi Pesanan Untuk, sila buat pilihan samada pesanan untuk Fakulti/Jabatan/Pusat

atau untuk Projek IRPA.

Untuk Fakulti/ Jabatan/Pusat sila pilih dropdown pertama kemudian pilih

Program/Bahagian berkenaan pada dropdown kedua.

Untuk Projek IRPA, sila masukkan UKMper Ketua Projek (contohnya

K004898 atau 4898) dan klik butang Capai, atau klik butang Cari UKMper

untuk carian kakitangan (Rujuk 11.1 untuk keterangan lanjut). Seterusnya,

sila buat pilihan Projek IRPA pada dropdown.

b

c

d

e

f

g



e) Bagi jenis BPSP yang mempunyai caj, pengguna perlu memasukkan kod

peruntukan yang berkaitan.

f) Sila masukkan catatan umum pada ruangan justifikasi.

g) Klik butang Seterusnya dan skrin berikut akan dipaparkan.

Rajah 10 : Skrin Pesanan BPSP (2)

h) Semua maklumat pesanan akan dipaparkan berdasarkan input pada skrin pertama

tadi. Nombor Pesanan BPSP akan dijana secara automatik.

i) Bagi BPSP berjenis F(Perabot) dan U(Pakaian Seragam), maklumat Pemilik perlu

dilengkapkan.

Rajah 11 : Skrin Maklumat Pemilik

j) Bagi BPSP berjenis K(Alatganti Kenderaan), maklumat Pemandu perlu

dilengkapkan.

h

k



Rajah 12 : Skrin Maklumat Pemandu

k) Lengkapkan bahagian Maklumat Item Dipesan dengan klik pada butang Tambah

Item Baru untuk memasukkan maklumat item.

Rajah 13 : Skrin Tambah Item Baru

l) Masukkan kod item dan klik butang Capai atau klik butang Cari Kod Item (Rujuk

11.2) untuk membuat carian kod item. Masukkan kuantiti dan klik butang Kemas.

Rajah 14 : Skrin Maklumat Kod Item

k



m) Ulangi langkah (k) dan (l) untuk menambah item lain.

n) Semua maklumat item yang dipilih akan dipaparkan seperti berikut:

Rajah 15 : Skrin Maklumat Item Dipesan

o) Jika ingin mengubahsuai maklumat, klik butang Pilih atau klik butang Hapus

untuk menghapuskan rekod tertentu.

p) Sekiranya pesanan telah lengkap, klik butang Hantar Untuk Pengesahan bagi

menghantar borang permohonan tersebut untuk disahkan oleh Pengesah . Sistem

akan menghantar emel kepada Pengesah yang menyatakan terdapat borang

pesanan yang perlu disahkan.

q) Status borang akan bertukar dari E (Edit (Item&BPSP)) ke S (Pengesahan Pesanan

(BPSP)).

r) Klik butang Cetak untuk membuat cetakan sekiranya perlu.

s) Klik butang Borang Pesanan Baru untuk membuat pesanan seterusnya atau

t) Klik butang Keluar untuk keluar daripada borang BPSP. Skrin akan kembali ke

menu utama.

o

p

r

s t



7.2 Pesanan Baru Untuk Pakaian Seragam Atas

a) Ulangi langkah 7.1 (a-g).

b) Bagi BPSP berjenis U (Pakaian Seragam), maklumat Pemilik pada skrin kedua

Borang BPSP perlu dilengkapkan.

c) Masukkan UKMPer Pemilik dan klik butang Capai atau klik butang Cari UKMPer

(Rujuk 11.1)

d) Maklumat item yang layak bagi pemilik akan dipaparkan.

Rajah 16: Borang BPSP untuk Pakaian Seragam

e) Sila masukkan saiz dan kuantiti yang ingin dipesan.

* Peringatan : 1) Kuantiti pesan mesti kurang atau sama dengan kuantiti

layak.

2) Kuantiti pesan tidak boleh bernilai negatif

(contoh : -1, -3, -5).

3) Masukkan 0 atau tinggalkan kosong pada ruangan kuantiti

b

d

e



pesan bagi kod item yang tidak ingin dipesan.

f) Klik butang Kemas.

g) Klik butang Hantar Untuk Pengesahan, status akan bertukar dari E (Edit (Item &

BPSP)) ke S (Pengesahan Pesanan(BPSP)).

h) Klik butang Borang Pesanan Baru untuk membuat pesanan seterusnya atau klik

butang Keluar untuk keluar daripada borang BPSP.

7.3 Edit Pesanan Atas

a) Klik pada menu Inventori & Stok Pesanan BPSP Senarai BPSP

Rajah 17 : Capaian Menu Senarai BPSP

b) Skrin Senarai Pesanan akan dipaparkan. Sila pilih jenis capaian pada radiobutton

samada mengikut Jenis BPSP atau Status BPSP atau Nombor BPSP.

Rajah 18 : Pilihan Capaian

b



c) Bagi pilihan mengikut Jenis BPSP, sila pilih radiobutton jenis BPSP dan pilih

dropdown Tahun Pesanan dan Klik Capai.

Rajah 19 : Capaian mengikut Jenis BPSP

d) Klik pada medan Perinci untuk pilihan BPSP yang berstatus E-Edit.

Rajah 20 : Skrin Senarai Pesanan

e) Jika pilihan mengikut Status BPSP, sila pilih status BPSP pada dropdown yang

aktif dan pilih dropdown Tahun Pesanan.Klik capai.

Rajah 21 : Capaian mengikut Status BPSP



f1

Nota :Pengguna hanya dibenarkan Edit BPSP yang berstatus ‘E’ sahaja. Bagi

BPSP yang berstatus ‘S’ dan ‘Q’ pengguna dikehendaki klik Butang Edit untuk

menukarkan status kepada ‘E’.

f) Klik pada medan Perinci untuk pilihan BPSP yang berkenaan berstatus E-Edit

Rajah 22 : Capaian mengikut Status BPSP

g) Skrin Borang Edit BPSP akan dipaparkan:



f2

f3

g

Rajah 23 : Borang Edit BPSP

Pengguna hanya dibenarkan mengedit maklumat :

1. Pesanan Untuk Fakulti/ Jabatan / Pusat atau Pesanan Untuk Projek IRPA.

Klik pada radiobutton Fakulti/Jabatan/Pusat atau Projek IRPA

Untuk Fakulti/Jabatan/Pusat

Sila klik pada dropdown untuk pilihan Fakulti/Jabatan/Pusat, seterusnya

klik pada dropdown yang berikut untuk pilihan Bahagian

Bagi BPSP yang mempunyai caj, pengguna boleh mengedit Kod

Peruntukan.

Atau

Untuk Projek IRPA

Sila masukkan UKMper Ketua Penyelidik (contoh : K007533 atau 7533).

Tekan Enter atau klik butang Capai. Pengguna juga diberi pilihan

membuat carian UKMper Ketua Penyelidik dengan cara klik butang Cari

UKMper. (Rujuk 11.1).

Klik pada dropdown untuk pilihan Kod Projek jika perlu. Bagi BPSP yang

mempunyai caj, maklumat peruntukan telah ditentukan mengikut Kod

Projek yang telah dipilih.

2. Justifikasi atau catatan bagi BPSP



Sila edit maklumat justifikasi pada ruang yang disediakan, jika perlu.

3. Maklumat Item Yang Dipesan

Klik butang Tambah Item Baru untuk membuat penambahan item yang

dipesan. Seterusnya klik butang Kemas untuk mengemaskini maklumat.

Klik butang Hapus pada baris yang berkenaan untuk menghapuskan maklumat

item yang tersebut. Maklumat akan dikemaskini secara automatik.

Klik butang Pilih pada baris yang berkenaan untuk mengubah kuantiti item

yang berkenaan. Seterusnya klik butang Kemas untuk mengemaskini

maklumat.

g) Klik butang Keluar untuk kembali ke Skrin Senarai BPSP.

7.4 Pembatalan Pesanan Atas

a) BPSP yang berstatus E (Edit(Item & BPSP)) dan S (Pengesahan Pesanan(BPSP))

sahaja boleh dibatalkan.

b) Sila ulangi langkah 7.3 (a-f).

c) Klik butang Batal untuk membatalkan Borang BPSP tersebut. Status BPSP dan

status item akan ditukar kepada X (Batal Pesanan (BPSP)).

d) Pengemaskinian akan dibuat secara automatik.

e) Pengguna tidak dibenarkan mengedit borang yang telah dibatalkan.



8.0 Senarai Pesanan

8.1 Senarai Pesanan Atas

a) Skrin Senarai Pesanan ini boleh dicapai oleh pengguna yang berstatus Pemohon.

b) Klik pada Menu Inventori & Stok Pesanan BPSP Senarai BPSP. Skrin

Senarai Pesanan akan dipaparkan.

c) Klik pada radiobutton Pilihan Capaian. Tiga pilihan disediakan iaitu capaian

mengikut Status BPSP dan Jenis BPSP dan Nombor BPSP.

d) Jika pengguna memilih Jenis BPSP, dropdown akan memaparkan senarai Jenis

BPSP.

Rajah 24 : Pilihan Capaian mengikut Jenis BPSP

e) Klik pada dropdown Senarai Jenis BPSP dan pilih tahun pesanan.

f) Senarai BPSP akan dipaparkan mengikut pilihan.

g) Klik Perinci untuk ke Skrin Borang BPSP yang berkenaan.(Rajah 24)



h) Sekiranya pengguna memilih Status BPSP,dropdown senarai Status dan tahun

pesanan akan aktif.

Rajah 25 : Pilihan Capaian mengikut Status

i) Pilih pada dropdown Status BPSP dan pilih Tahun Pesanan.Klik Capai.

j) Senarai BPSP akan dipaparkan mengikut Status yang dipilih.

k) Klik Perinci untuk ke Skrin Perincian BPSP yang berkenaan.(Rajah 25)

l) Jika pengguna memilih Nombor BPSP, pengguna perlu mengisi ruangan dengan

nombor BPSP (Rajah 26). Sebagai contoh :

i. Petak Pertama- Kod Stor Pemesan{A}

ii. Petak Kedua- Kod Jenis BPSP{S}

iii. Petak Ketiga- Nombor BPSP{2380}

iv. Petak Keempat- Tahun Pesanan{2010}

Rajah 26 : Pilihan Capaian mengikut Nombor BPSP



m) Masukkan seperti AS 2380/2010 mengikut ruangan yang betul.

n) Klik Perinci untuk ke Skrin Borang BPSP yang berkenaan(Rajah 26)

8.2 Senarai Pesanan PTJ Atas

Rajah 27: Skrin Senarai Pesanan PTJ

a) Skrin Senarai Pesanan ini boleh dicapai oleh pengguna yang berstatus Pengesah.

b) Klik pada Menu Inventori & Stok Pesanan BPSP Senarai BPSP PTJ. Skrin

Senarai Pesanan BPSP PTJ akan dipaparkan.

c) Ulangi langkah 8.1 (c-n).

d) Klik Perinci untuk ke Skrin Borang BPSP yang berkenaan.

Rajah 26 : Skrin Senarai Pesanan PTJ



8.3 Perincian Pesanan Atas

a) Skrin Perincian BPSP ini akan dipaparkan sekiranya pengguna klik pada senarai

BPSP yang berstatus ‘Q’, ‘T’, ‘X’, ‘K’, ‘H’, ‘G’.

b) Borang BPSP ini adalah untuk tujuan semakan sahaja. Sebarang perubahan tidak

boleh dilakukan.

9.0 Pengesahan Pesanan Atas

a) Pengguna yang berstatus Pengesah sahaja dibenarkan membuat Pengesahan

Pesanan.

b) Borang BPSP yang disenaraikan adalah semua borang yang dipesan oleh

jabatannya atau borang yang dipesan oleh Pengesah tersebut.

c) Capaian menu adalah seperti pada Rajah 27.

Rajah 27 : Skrin Menu Pengesahan



9.1 Edit Pesanan Atas

a) Klik pada menu Inventori & Stok Pesanan BPSP Senarai BPSP PTJ.

b) Ulangi langkah 8.1 (c-g).

c) Skrin Borang Edit Pesanan akan dipaparkan.

Rajah 28 : Skrin Borang Edit Pesanan

d) Butang-butang pada skrin adalah mengikut Id dan had capaian yang telah

ditetapkan.

e) Pengesah perlu menyemak kembali maklumat yang telah dimasukkan oleh

Pemohon.

f) Klik butang Edit sekiranya terdapat maklumat yang perlu diedit. Status akan

bertukar daripada ‘S’ ke ‘E’. Pengesah boleh mengedit maklumat Pesanan Untuk,

Justifikasi dan maklumat item iaitu samada menambah item baru atau menukar

kuantiti bagi item.

g) Klik butang Kemas untuk mengemaskini maklumat.

h) Klik butang Hantar untuk Pengesahan untuk menukarkan status kepada ‘S’.

i) Klik butang Keluar untuk kembali ke Skrin Senarai BPSP PTJ.

f



9.2 Pembatalan Pesanan Atas

a) Ulangi langkah 8.2 (b-d), klik pada baris yang berkenaan.

b) Skrin BPSP yang berkenaan akan dipaparkan

Rajah 29 : Skrin Pembatalan Pesanan

c) Untuk membuat pembatalan, pengesah perlu klik pada butang Batal. Status akan

ditukarkan kepada ‘X’.

d) Hanya BPSP yang berstatus ‘E’ dan ‘S’ sahaja boleh dibatalkan.



9.3 Pengesahan Pesanan Atas

a) Untuk proses Pengesahan Pesanan BPSP, pengesah perlu klik pada submenu

Senarai Pesanan PTJ (Rujuk 8.2).

b) Sila klik Perinci pada baris Pesanan BPSP yang berkenaan. Borang BPSP akan

dipaparkan.

c) Borang BPSP yang berstatus ‘S’ sahaja boleh disahkan.

d) Klik butang Pengesahan untuk proses pengesahan pesanan, Status BPSP akan

bertukar kepada ‘Q’.

e) Klik butang Keluar untuk kembali ke Skrin Senarai Pesanan PTJ.

9.4 Semakan Pengesahan Atas

a) Skrin ini menyediakan kemudahan kepada Pengesah untuk melihat senarai borang

BPSP yang telah disahkan dan yang belum disahkan.

b) Pilih Status Pesanan dan Tahun Pesanan,klik butang Capai.

Rajah 30 : Skrin Semakan Pengesahan

c) Klik Perinci bagi melihat borang BPSP berkenaan.

d) Bagi borang yang belum disahkan, Pengesah boleh membuat pengesahan dengan

klik butang Pengesahan.

e) Klik butang Cetak untuk membuat cetakan sekiranya perlu.



f) Jika pengguna memilih Nombor BPSP, pengguna perlu mengisi ruangan dengan

nombor BPSP(Rajah 31)

i. Petak Pertama-Kod Stor Pemesan

ii. Petak kedua-Kod Jenis BPSP

iii. Petak ketiga-Nombor BPSP

iv. Petak Keempat-Tahun Pesanan

g) Klik Perinci bagi melihat borang BPSP berkenaan.

Rajah 31 : Skrin Semakan Pengesahan

10.0 Penerimaan Atas

a) Skrin Penerimaan akan diisi oleh pemohon yang telah menerima item yang

dipesan.

b) Untuk ke Skrin Penerimaan, pemohon perlu klik pada menu Inventori & Stok

Pesanan BPSP Penerimaan.

c) Skrin berikut akan dipaparkan,pemohon perlu memilih status BPSP dan tahun

pesanan.Kemudian klik capai.



Rajah 31 : Skrin Penerimaan Inventori dan Stok

d) Skrin ini memberi kemudahan kepada pemohon untuk melihat Senarai BPSP yang

telah diterima dan yang belum diterima.

e) Klik Perinci untuk melihat perincian borang BPSP.

f) Klik butang Cetak untuk membuat cetakan sekiranya perlu.

10.1 Pengesahan Penerimaan. Atas

a) Untuk membuat pengesahan penerimaan, sila klik menu Inventori & Stok

Pesanan BPSP Penerimaan.

b) Klik pada radiobutton Belum Terima.

Rajah 32 : Pilihan capaian Skrin Penerimaan

c) Klik Perinci pada baris nombor BPSP yang ingin dibuat pengesahan penerimaan.



Rajah 33 : Skrin Penerimaan Inventori dan Stok

d) Skrin berikut akan dipaparkan.

Rajah 34 : Skrin Pengesahan Penerimaan

e) Klik butang Terima untuk membuat pengesahan penerimaan.

f) Status akan bertukar daripada H (Keluar Fizikal (Item)) ke G (Terima Stok

(Item)).

e



Rajah 35 : Skrin Pengesahan Penerimaan Status G

11.0 Popup

11.1 Popup Carian Kakitangan Atas

Rajah 36 : Skrin Popup Carian Kakitangan

a) Skrin ini adalah untuk membuat carian maklumat kakitangan.

b) Pengguna boleh memilih satu atau lebih pilihan carian yang telah disediakan iaitu

Nama, Fakulti, Jabatan atau Jawatan.

c

d

f

e



c) Klik pada kotak yang berkenaan dan masukkan maklumat yang hendak dicari

pada ruangan yang disediakan.

d) Klik butang Capai dan maklumat akan dipaparkan.

e) Klik butang Pilih pada baris yang berkenaan.

f) Klik butang Semula jika pengguna ingin membuat carian lain.

11.2 Popup Carian Kod Item Atas

Rajah 37: Popup Carian Kod Item

a) Skrin ini adalah untuk membuat carian kod item.

b) Terdapat tiga pilihan carian iaitu Semua, Kod Item dan Perihal Item.

c) Pengguna perlu memilih salah satu daripada pilihan carian yang telah disediakan.

d) Klik pada radiobutton yang berkenaan.

e) Bagi pilihan Semua, carian akan dibuat kepada semua kod item yang ada.

f) Bagi pilihan Kod Item, sila masukkan kod item yang hendak dicari pada ruang

yang berkenaan. Carian dilakukan berdasarkan kod item yang dimasukkan.

g) Bagi pilihan Perihal Item, sila masukkan sebahagian daripada perihalan item yang

berkenaan. Carian dilakukan berdasarkan perihalan item yang dimasukkan.

h) Klik butang Capai dan maklumat akan dipaparkan.

i) Klik butang Pilih pada baris yang berkenaan.

j) Klik butang Semula untuk membuat carian berikutnya.

e

f

g

h

j



12.0 Status BPSP Atas

a) Status BPSP memaparkan urutan status borang daripada mula pemohon mengisi

borang BPSP sehingga proses penerimaan borang.

b) Untuk mencapai skrin ini, sila klik Inventori & Stok Pesanan BPSP Status

BPSP.

c) Rajah berikut akan dipaparkan.

Rajah 38 : Status BPSP



13. 0 Lampiran

13.1 Senarai Stor & Keterangan Atas

Stor Keterangan

A Stor Pusat, Bangi

B Stor Pusat, HUKM

C CSSD

D Stor Dewan Bedah Utama

E Stor Dewan Bedah A & E

F Stor Dewan Bedah O & G

G Stor Dewan Bedah Anestesiologi

H Stor Jabatan Dietetik

I Stor Jabatan Pengurusan Bangunan

J Patologi Kimia

K Hematologi

L Histopatologi/Sitopatologi/Forensik

M Zon Mikrobiologi

N Tabung Darah

13.2 Senarai Jenis BPSP dan Keterangan Atas

Jenis BPSP Keterangan

F Perabot

S Alatulis

K Alatganti Kenderaan

U Pakaian Seragam

C Pakai Habis

O Peralatan Pejabat

E Peralatan Perubatan

D Makanan Kering

R Reagen

13.3 Senarai Status Pesanan dan Keterangan Atas

Status Keterangan

E Edit (Item&BPSP)

S Pengesahan Pesanan

Q Pesan (BPSP & Item)

T Sudah Proses (BPSP)

K Daftar Keluar (Item)

X Batal Pesanan (BPSP)

H Keluar Fizikal (Item)

G Terima Stok (Item)



13.4 Maklumat Untuk Dihubungi Atas

Sebarang pertanyaan mengenai polisi atau pekeliling boleh hubungi :

Pejabat Am Stor Pusat Bangi 03-8921 4005

Sebarang aduan teknikal perlu menggunakan Sistem Pelaporan Kerosakan ICT

( http://www.ukm.my/sai)

http://www.ukm.my/sai

aplikasi web sistem kewangan universiti · pdf file13.0 lampiran 33 13.1 senarai stor &...

Documents