upt perpustakaan universitas syiah kuala dokumen...
Post on 17-Oct-2019
18 Views
Preview:
TRANSCRIPT
UPT PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SYIAH KUALA
DOKUMEN OPERASIONAL PERPUSTAKAAN UNSYIAH
NO. LAM- QM-01-15
Dibuat Oleh Diperiksa Oleh Disetujui Oleh
Sitti Hajar, S. IP Badratun Nafis Dr. Taufiq Abdul Gani,
M.Eng.Sc.
Asisten Pustakawan Bidang
Manajemen Mutu
Ketua Manajemen Mutu Kepala Perpustakaan
2 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
Halaman Pengesahan Revisi
Revisi Tgl. Penjelasan Perubahan Diperiksa oleh Disetujui oleh
0 05 Februari
2018 Pengesahan Dokumen Badratun Nafis
Taufiq Abdul
Gani
3 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
1 RUANG LINGKUP
Manual Operasional Perpustakaan Unsyiah ini adalah :
a) Gambaran dan petunjuk operasional dari proses yang ada di Perpustakaan Unsyiah.
b) Gambaran yang dimaksud ditunjukkan dalam fungsi input-proses-output dengan
persyaratan yang harus diikuti untuk mencapai kesesuaian.
Manual ini juga menggambarkan faktor yang mempengaruhi terhadap proses yaitu dengan
adanya pengendalian risiko, kepuasan pelanggan dan keamanan informasi.
2 BIDANG LAYANAN PEMUSTAKA
Bidang Layanan Pemustaka bertanggung jawab melayani pemustaka yang terdiri dari beberapa
bagian yaitu, pelayanan informasi, pelayanan check-in counter, pemeriksaan barang bawaan
masuk dan keluar, sirkulasi, on-reserve, referensi, digital corner, karya ilmiah, serial, dan
dokumen serta user education. Proses-proses tersebut dapat dijabarkan sesuai dengan fungsi
dan kegunaannya pada Perpustakaan Unsyiah sebagai berikut:
2.1 LAYANAN INFORMASI
A. DESKRIPSI
Layanan Informasi merupakan layanan yang disediakan oleh Perpustakaan Unsyiah pada
bagian front desk yang ditujukan kepada pemustaka yang membutuhkan informasi umum
tentang perpustakaan, baik tentang proses layanan masuk perpustakaan bagi non-civitas
akademika unsyiah maupun lainnya. Adapun aktifitas pada saat check-in:
- pelayanan informasi umum,
- penerimaan pembayaran biaya masuk bagi non civitas,
- pelayanan peminjaman locker.
B. INPUT – PROSES - OUTPUT
Input: Staf dan Pemustaka
Proses:
Proses ini melibatkan enam titik, yaitu:
1. Counter informasi dan pembayaran biaya masuk,
2. Counter check-in (scanning identitas),
3. Counter pemeriksaan barang masuk,
4. Counter pemeriksaan barang keluar,
5. Counter emotikon pelayanan,
4 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
6. Gate detector buku.
Counter 1 sampai dengan 4 dijaga oleh petugas, sementara 5 dan 6 tidak memiliki penjaga.
Pemustaka yang masuk ke Perpustakaan Unsyiah disyaratkan teridentifikasi apakah termasuk
kedalam golongan civitas akademika unsyiah atau non-civitas, yaitu berupa tamu atau
masyarakat. Pemustaka yang memenuhi persyaratan seperti diatur dalam Surat Keputusan
Rektor Unsyiah tentang Tata Kelola Operasional UPT Perpustakaan Unsyiah akan
diperbolehkan masuk. Pemustaka tersebut dapat memanfaatkan locker untuk menyimpan
barang selama kunjungannya, sedangkan pemustaka non-civitas yang berminat masuk ke
Perpustakaan Unsyiah dikenakan biaya masuk sesuai dengan peraturan Perpustakaan Unsyiah
yang telah ditetapkan.
Output:
Layanan ini menghasilkan pengunjung yang mendapatkan informasi persyaratan masuk
maupun informasi umum tentang perpustakaan sesuai dengan kebutuhan pemustaka tersebut.
Kunjungan ini menghasilkan data statistik, berupa jumlah kunjungan non-civitas, income
perpustakaan dan emotikon kepuasan.
Persyaratan
Persyaratan dalam pelayanan ini diatur dalam Surat Keputusan Kepala Perpustakaan tentang
Tata Kelola Operasional UPT Perpustakaan Unsyiah, yang meliputi:
- Persyaratan umum dan etika pemustaka Perpustakaan Unsyiah
- Persyaratan masuk untuk civitas unsyiah dan non-civitas
- Persyaratan masuk untuk keperluan dinas selain pelayanan perpustakaan
- Persyaratan penggunaan locker
Pengendalian:
Upaya pengendalian dilakukan dengan meningkatkan kepedulian terhadap persyaratan yang
tertuang dalam SK Ka. Perpustakaan tentang Tata Kelola Operasional UPT Perpustakaan
Unsyiah, Prosedur Operasional Baku (POB) dan Instruksi Kerja (IK) yang menjelaskan urutan
langkah kerja yang harus dilaksanakan.
Disamping staf yang bertugas di counter, Perpustakaan Unsyiah menempatkan Supervisor yang
stand-by mengawasi proses pelayanan pada setiap counter, sehingga sesuai dengan persyaratan
dan prosedur yang berlaku. Supervisor dapat mengambil tindakan cepat sebagai pengendalian
atas kejadian yang tidak sesuai dengan persyaratan dan prosedur atau mengganggu tercapainya
kepuasaan pemustaka. Hal-hal diluar kemampuannya, Supervisor bertugas dapat melapor atau
meminta bantuan kepada Kepala Bidang Pelayanan.
C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN
Pelayanan ini sangat berhubungan dengan bidang:
- Sirkulasi dalam hal mesin pembayaran EDC
- Layanan Counter Check-in terkait statistik kunjungan non-civitas
5 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
- Layanan Pemeriksaan Barang Masuk dan Keluar terkait barang bawaan pemustaka.
D. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO DAN KESEMPATAN
Risiko yang dapat atau sering terjadi adalah:
- Pemustaka yang tidak mengisi buku ekspedisi/buku tamu
- Pembayaran masuk non-civitas pada jam istirahat saat petugas beristirahat
- Kehilangan kunci loker.
- Kartu identitas yang tertukar
Pengendalian yang dilakukan terhadap risiko tersebut adalah:
- Memastikan petugas layanan counter informasi teliti dalam bertugas
- Pembayaran masuk non-civitas pada saat petugas beristirahat dialihkan ke petugas
bagian sirkulasi yang piket pada jam istirahat
- Menetapkan pembayaran denda atau sangsi jika pemustaka menghilangkan kunci loker
- Petugas berhati-hati ketika akan mengembalikan kartu identitas pemustaka
E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA
Jika terjadi sesuatu yang tidak menyenangkan pemustaka, petugas langsung meminta maaf dan
memberikan informasi serta solusi yang tepat dan dapat meyakinkan pemustaka tentang
informasi tersebut.
F. PENANGANAN KELUHAN
Pemustaka yang tidak puas terhadap pelayanan ini dapat langsung ditangani dengan
menunjukkan SK Rektor Unsyiah terkait pemungutan biaya masuk dan Surat Keputusan Ka.
Perpustakaan Unsyiah tentang persyaratan dan tata cara masuk ke Perpustakaan Unsyiah.
G. DOCUMENTED INFORMATION
PRO-PP-20 yang berisikan tentang proses kerja pada bagian layanan informasi dan IK-PP-20-
01 yakni Intruksi Kerja tentang pembayaran tiket masuk pemustaka umum serta PRO-PP-01
tentang prosedur penitipan barang di lovker. Juga terdapat statistik pengunjung non-civitas yang
telah tercatat pada buku ekspedisi/buku tamu, dimana pada buku tersebut tercantum informasi
pengunjung non-civitas yang berasal baik dari instansi, universitas maupun berlatar belakang
masyarakat umum.
2.2 LAYANAN CHECK-IN
A. DESKRIPSI
Layanan Check-in merupakan layanan yang terdapat pada Perpustakaan Unsyiah yang
ditujukan kepada pemustaka pada saat memasuki perpustakaan. Adapun aktifitas pada saat
check-in adalah pemeriksaan identitas/scanning KTM/KTA.
6 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
B. INPUT – PROSES - OUTPUT
Input: Staf, pemustaka, identitas (KTM/KTA), struk pembayaran masuk (bagi non-civitas),
scanner dan pc
Proses:
Proses ini melibatkan enam titik, yaitu:
1. Counter Check In,
2. Counter informasi dan pembayaran biaya masuk,
3. Counter pemeriksaan barang masuk,
4. Counter pemeriksanaan barang keluar,
5. Counter emotikon pelayanan,
6. Gate detector buku
Counter 1 sampai dengan 4 dijaga oleh petugas sementara 5 dan 6 tidak memiliki penjaga.
Pemustaka yang masuk ke Perpustakaan Unsyiah wajib memiliki identitas berupa
(KTM/KTA), dan struk pembayaran masuk (bagi non-civitas) yang merupakan syarat wajib
ketika melintasi counter check-in seperti yang telah diatur dalam Surat Keputusan Rektor
Unsyiah tentang Tata Kelola Operasional UPT Perpustakaan Unsyiah.
Output:
Layanan ini menghasilkan stastistik pengunjung valid yang memenuhi persyaratan masuk.
Kunjungan ini menghasilkan data statistik, berupa jumlah kunjungan, lama kunjungan, dan
emotikon kepuasan.
Statistik pengunjung tersebut berguna untuk mengukur capaian salah satu sasaran mutu yang
telah ditetapkan sebelumnya.
Persyaratan
Persyaratan dalam pelayanan ini diatur dalam Surat Keputusan Kepala Perpustakaan tentang
Tata Kelola Operasional UPT Perpustakaan Unsyiah, yang meliputi:
- Persyaratan umum dan etika pemustaka Perpustakaan Unsyiah
- Persyaratan masuk untuk civitas unsyiah dan masyarakat umum
- Persyaratan masuk untuk keperluan dinas selain pelayanan perpustakaan
- Persyaratan petugas pelayanan counter check-in
Pengendalian:
Pengendalian pada layanan ini dilakukan oleh Supervisor yang ditugaskan untuk stand-by dan
mengawasi proses pelayanan tersebut. Supervisor dapat mengambil tindakan cepat sebagai
pengendali atas kejadian yang tidak sesuai dengan persyaratan dan prosedur yang berlaku pada
layanan ini.
7 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan tentang Tata Kelola Operasional
UPT Perpustakaan Unsyiah, Prosedur Operasional Baku (POB) dan Instruksi Kerja (IK) yang
menjelaskan urutan langkah kerja yang harus dilaksanakan.
Sama halnya dengan layanan counter informasi, layanan ini juga memiliki staf yang bertugas
pada setiap counter.
C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN
Pelayanan ini sangat berhubungan dengan bidang:
- Pelayanan Counter Informasi yang mengeluarkan struk pembayaran non civitas
- Pengembangan Sistem dalam hal operasional perangkat lunak dan komputer
- Sirkulasi dalam hal status buku
- Pengolahan koleksi dalam hal tag RFID yang ada di buku.
- Pelayanan pemeriksaan barang masuk yang memeriksa barang bawaan pemustaka
setelah check in
D. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO DAN KESEMPATAN
Risiko yang dapat atau sering terjadi pada layanan ini adalah;
- Antrian panjang pemustaka yang ingin melakukan check-in
- Pemustaka yang menggunakan identitas KTM/KTA teman
- Pemustaka non civitas yang menggunakan struk pembayaran masuk yang sudah expired
- Pemustaka yang lolos menggunakan kartu yang sudah habis masa berlaku, seperti
alumni
Pengendalian yang dilakukan terhadap risiko tersebut adalah:
- Mengalihkan sebagian pemustaka yang antri panjang pada PC dan scanner disebelah
guna mengatasi antrian yang panjang
- Petugas mengecek kesesuaian pemustaka dengan informasi yang tertera saat check in
- Petugas harus teliti dalam mengecek tanggal struk pembayaran masuk non civitas pada
saat check in
E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA
Jika terjadi sesuatu yang tidak menyenangkan pemustaka pada layanan ini, petugas meminta
maaf dan memberi penjelasan tentang informasi pada layanan check in berdasarkan syarat dan
ketentuan yang berlaku sesuai dengan SK Ka. Perpustakaan tentang Tata Kelola Operasional
UPT Perpustakaan Unsyiah.
F. PENANGANAN KELUHAN
Pemustaka yang tidak puas terhadap pelayanan ini, akan diproses langsung oleh petugas check
in di tempat, namun apabila pemustaka merasa tidak puas dengan penanganan terhadap petugas
yang check in, maka akan dialihkan ke supervisor dan Ka. Bidang Pelayanan yang ditugaskan
oleh pimpinan.
8 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
G. DOCUMENTED INFORMATION
Documented information pada layanan ini adalah, PRO-PP-15 yang berisi Prosedur
pengendalian pelayanan masuk para pemustaka/ counter check in, Data statistik pengunjung,
peraturan dan tata cara check in.
2.3 PROSEDUR PEMERIKSAAN BARANG MASUK DAN BARANG KELUAR
A. DESKRIPSI
Dalam memberikan pelayanan prima, sejak tahun 2015 Perpustakaan Unsyiah menetapkan
kebijakan untuk membolehkan pemustaka membawa masuk barang bawaan berupa tas, buku-
buku serta makanan ringan yang diperlukan, sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
Layanan ini dijalankan dengan beberapa ketentuan yaitu setiap pemustaka yang akan memasuki
perpustakaan diwajibkan untuk mengizinkan petugas memeriksa tas dan barang bawaannya.
Tujuannya adalah mengidentifikasi apakah ada barang bawaan yang tidak diperbolehkan
dibawa masuk ke perpustakaan.
B. INPUT – PROSES– OUTPUT
Input: Pemustaka, petugas dan barang bawaan.
Proses:
Proses ini melibatkan enam titik, yaitu:
1. Counter informasi dan pembayaran biaya masuk,
2. Counter check-in (scanning identitas),
3. Counter pemeriksaan barang masuk,
4. Counter pemeriksanaan barang keluar,
5. Counter emotikon pelayanan,
6. Gate detector buku
Counter 1 sampai dengan 4 dijaga oleh petugas sementara 5 dan 6 tidak memiliki penjaga.
Kegiatan pemeriksaan barang masuk dan keluar ini dilakukan dengan dua petugas yang standby
di counter masing-masing. Untuk pemeriksaan barang masuk, pemustaka memperlihatkan
barang bawaannya kepada petugas pemeriksa tas pintu masuk setelah melakukan chek in. Proses
pada layanan ini dilakukan dengan cara petugas melihat barang bawaan pemustaka dengan
syarat tanpa menyentuhnya, hal ini untuk melihat apakah ada barang yang tidak diperbolehkan
untuk dibawa masuk, jika ada maka petugas mengarahkan pemustaka sesuai dengan barang
bawaannya.
Untuk pemeriksaan barang keluar, proses yang dilakukan sama halnya dengan pemeriksaan
barang masuk, akan tetapi hal ini bertujuan untuk memastikan tidak ada koleksi yang lolos tanpa
peminjaman. Pemustaka yang keluar dari Perpustakaan terlebih dahulu memilih emotikon
9 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
kepuasaan pelanggan di counter yang berhampiran dengan pintu keluar. Pemustaka harus keluar
melalui gate detektor buku, dan menjalani pemeriksaaan atas barang bawaannya.
Output:Pemustaka merasa puas dan nyaman dengan layanan yang diberikan perpustakaan.
Persyaratan
Persyaratan dalam proses ini adalah pemustaka memperlihatkan barang bawaannya kepada
petugas dengan syarat petugas tidak menyentuh barang bawaan pemustaka.
Untuk lebih jelasnya persyaratan dalam pelayanan ini diatur dalam Surat Keputusan Kepala
Perpustakaan tentang Tata Kelola Operasional UPT Perpustakaan Unsyiah, yang meliputi:
- Persyaratan barang yang dapat di bawa masuk dan keluar
- persyaratan umum dan etika pemustaka Perpustakaan Unsyiah
- persyaratan masuk untuk civitas unsyiah dan masyarakat umum
- persyaratan masuk untuk keperluan dinas selain pelayanan perpustakaan
- persyaratan petugas pelayanan counter check-in
Pengendalian
Petugas pemeriksaan barang harus selalu berada di tempat dan bersikap an terhadap pemustaka.
Sama halnya dengan layanan counter informasi dan check in, pengendalian pada layanan ini
dilakukan oleh supervisor yang ditugaskan pimpinan untuk mengawasi proses layanan
pemeriksaan tas masuk dan keluar. Supervisor bertugas memastikan counter layanan ini tidak
kosong tanpa petugas, dikarenakan layanan ini sangat penting.
Pengendalian juga dilakukan dengan SK Ka. Perpustakaan tentang Tata Kelola Operasional
UPT Perpustakaan Unsyiah, Prosedur Operasional Baku (POB) dan Instruksi Kerja (IK) yang
menjelaskan urutan langkah kerja yang harus dilaksanakan.
C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN
Pelayanan ini sangat berhubungan dengan bidang:
- sirkulasi dalam hal status buku
- pengolahan koleksi dalam hal tag RFID yang ada di buku.
- check in dalam hal syarat masuk pemustaka
D. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO
Resiko yang dapat terjadi pada layanan ini adalah:
- barang yang tidak diizinkan masuk lolos dari pemeriksaan barang masuk
- buku yang tidak terdeteksi gate detector lolos dari pemeriksaan barang keluar
Pengendalian terhadap resiko di bagian ini ialah supervisor harus memastikan petugas selalu
berada di tempat serta teliti ketika memeriksa barang bawaan pemustaka.
10 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
E. CODES KEPUASAAN PEMUSTAKA
Jika pemustaka merasa tidak puas dengan layanan ini, maka petugas meminta maaf atas
ketidaknyamanan tersebut dan memberi penjelasan tentang syarat dan ketentuan yang berlaku
pada layanan ini sesuai dengan SK Ka. Perpustakaan tentang Tata Kelola Operasional UPT
Perpustakaan Unsyiah.
F. PENANGANAN KELUHAN
Pemustaka yang memiliki keluhan dengan layanan ini dapat melaporkan langsung kepada
supervisor dan Ka.Bid Pelayanan, sehingga dapat di identifikasi keluhan tersebut apa dapat
diselesaikan langsung atau tidak. Pemustaka juga dapat mengajukan complaint secar online,
yang dapat diakses melalui web uilis.unsyiah.ac.id/complaint, pengajuan tersebut akan
diproses 1x24 jam.
G. DOCUMENTED INFORMATION
Documented information pada layanan ini adalah, PRO-PP-02 yang berisi Prosedur
pemeriksaan barang masuk, IK-PP-02-01 tentang tata cara menyapa pemustaka, serta peraturan
dan tata cara pemeriksaan tas pemustaka.
2.4 PROSEDUR PEMBUATAN KARTU ANGGOTA PERPUSTAKAAN
A. DESKRIPSI
Pembuatan kartu keanggotaan merupakan proses pembuatan kartu identitas yang menunjukkan
keanggotaan bagi setiap pemustaka, pembuatan kartu anggota secara manual hanya
diperuntukkan bagi non civitas Unsyiah. Kartu anggota dapat diberikan setelah pemustaka non
civitas mendaftar berdasarkan syarat dan ketentuan yang berlaku, serta melalui proses
pendataan di bagian sirkulasi dengan tujuan agar dapat memanfaatkan fasilitas perpustakaan.
B. INPUT – PROSES - OUTPUT
Input: Pemustaka, staf, PC, Print dan kartu keanggotaan.
Proses:
Proses pada layanan ini dijalankan mengikuti PRO-PP-03 tentang prosedur pembuatan kartu
tanda anggota, IK-PP-03-04 berisi tentang entri data keanggotaan dan IK-PP-03-04 yang
merupakan instruksi kerja proses cetak kartu anggota.
Pemustaka terdiri dari beberapa tipe, mahasiswa unsyiah, dosen/staf unsyiah, masyarakat
umum/ non civitas, dan peserta program khusus. Ketentuan dan proses pembuatan kartu
keanggotan berdasarkan tipe keanggotaan:
- bagi mahasiswa unsyiah, langsung menyerahkan KTM kepada petugas untuk
dilakukan verifikasi keanggotaannya. Verifikasi dilakukan dengan meminta data
yang kurang lengkap serta memberikan enam digit kata sandi sebagai tanda aktifasi.
- dosen, pegawai unsyiah (bagi yang tidak mempunyai KARPEG) yang ingin menjadi
anggota, maka akan dibuat kartu manual. Langkah awal yang dilakukan ialah dengan
mendaftarkan diri secara online pada www.uilis.unsyiah.ac.id Setelah
dosen/karyawan mendaftar online, staf sirkulasi mengecek data keanggotaan yang
11 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
mendaftar secara online via email untuk di input data dari simpeg dan dimasukkan
kedalam form keanggotaan untuk diproses datanya dan print out kartu.
- Bagi Masyarakat umum/ non civitas dengan cara mengisi form pembuatan KTA
(secara manual) dan menyerahkan pas photo berwarna, ukuran 2X3 sebanyak 1
lembar dan biaya pembuatan KTA kepada staf sirkulasi. Masyarakat umum yang
sudah memenuhi persyaratan langsung dibuat kartu keanggotaannya.
- bagi peserta program khusus seperti pertukaran pelajar, shortcourse, diklat dan
sejenisnya akann diatur dengan ketentuan khusus.
Adapun tahap proses pembuatan kartu keanggotaan manual ialah:
- Staf sirkulasi mengentri data keanggotaan pada http://192.168.1225/uilis/admin
/index.php?mod=membership
- Staf sirkulasi mengecek hasil pengisian data pemustaka online dan menginput data
hasil isian form
- Staf sirkulasi menyiapkan dan mencetak data pemustaka pada blanko KTA
- Staf sirkulais menempel pas foto dan memberi stempel Tanda Tangan Kepala
Perpustakaan, stempel Perpustakaan masa berlaku KTA
- Staf sirkulasi menempel barcode KTA dan melaminating KTA
- Staf sirkulasi menyerahkan KTA kepada pemustaka
- Bagi Pemustaka non civitas maka dikenakan biaya pelayanan, administrasi, dan
biaya jaminan. Untuk biaya jaminan pemustaka akan menerima kembali pada saat
tidak lagi menjadi anggota.
Output: Pemustaka memiliki kartu keanggotaan dan dapat melakukan peminjaman
Persyaratan
Persyaratan pada layanan ini ialah:
- Untuk tipe mahasiswa harus memiliki KTM
- Untuk tipe dosen, pegawai harus memiliki KARPEG elektronik.
- Persyaratan bagi masyarakat umum/ non civitas :
• Biaya layanan Rp. 100.000/tahun,
• Biaya pembuatan kartu Rp. 10.000/tahun,
• Biaya deposit Rp. 300.000/tahun,
• Pasphoto 2X3 warna 1 lembar,
• Foto Copy KTP 1 lembar. (8.2 dan 8.3)
Pengendalian:
Proses pada layanan ini dikendalikan oleh ka.bid pelayanan dan koordinator sirkulasi yang
ditugaskan pimpinan, proses ini juga dikendalikan oleh SK Rektor Nomor: 497 Tahun 2013
tentang penetapan besarnya biaya pembuatan laminating kartu anggota, denda keterlambatan
pengembalian buku dan biaya lainnya pada UPT. Perpustakaan Unsyiah dan SK Ka.
Perpustakaan tentang Tata Kelola Operasional UPT Perpustakaan Unsyiah.
12 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN
Pelayanan ini sangat berhubungan dengan bidang:
- Pengembangan sistem yang mengendalikan software Slims terhadap proses kegiatan
sirkulasi
- Digital Corner terkait syarat pendaftaran akun off campus proxy pemustaka memiliki
kartu anggota perpustakaan
- Check in untuk mengscan KTM pemustaka
- Counter informasi sebagai penyaji informasi terhadap pemustaka yang bertanya tentang
kartu keanggotaan
D. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO
Resiko yang dapat terjadi pada layanan ini adalah:
- Pemustaka tidak mengambil kartu yang sudah dibuat oleh petugas dengan jangka waktu
yang lama
- Pengambilan dan pemanfaatan kartu oleh pihak lain, (Lihat Risk Universe)
- Printer kartu terkendala saat mengeprint kartu sehingga tidak selesai pada target waktu
Pengendalian terhadap resiko tersebut adalah:
- Staf sirkulasi menghubungi pemustaka yang sudah dibuat kartu keanggotaannya melaui
email dan menghubungi no. HP pemustaka
- Staf sirkulasi memastikan pengambilan kartu atas nama sendiri dan tidak boleh diwakili
oleh orang lain.
- Untuk Pemanfaatan kartu oleh pihak lain, petugas di check in counter diharapkan dapat
bekerja secara maksimal, jika hal ini terjadi dan diketahui petugas, maka kartu
keanggotaan tersebut langsung disita oleh petugas. Jika kartu keanggotaan tersebut di
salah gunakan oleh mahasiswa unsyiah maka akan di proses di perpustakaan sesuai
dengan kebijakan pimpinan, akan tetapi jika kartu keanggotaan tersebut disalah gunakan
oleh mahasiswa non unsyiah, maka akan diproses oleh biro rektorat sesuai kebijakan
Rektor.
- Memastikan printer dalam keadaan baik sebelum di gunakan, dan melakukan servis
printer rutin berdasarkan aturan servis.
E. CODES KEPUASAAN PEMUSTAKA
Jika terjadi sesuatu yang tidak menyenangkan, petugas meminta maaf dan berusaha
memperbaiki pelayanan serta mencari solusi atas ketidakpuasan pemustaka.
F. PENANGANAN KELUHAN
Pemustaka yang tidak puas dapat melaporkan pada portal yang beralamat
(uilis.unsyiah.ac.id/complain). Pengaduan akan di proses 1x24 jam oleh staf penanganan
keluhan yang ditugaskan pimpinan, setelah keluhan diterima oleh staf penanganan keluhan,
laporan keluhan akan disposisi ke divisi sirkulasi yang dilaporkan untuk diproses dan
diselesaikan. Jika keluhan sudah di proses dan ditemukan solusi, maka petugas penanganan
keluhan akan menghubungi dan memberitahukan pelapor keluhan.
13 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
G. DOCUMENTED INFORMATION
Informasi terdokumentasi pada layanan ini adalah:
- PRO-PP-03 tentang prosedur pembuatan kartu tanda anggota
- IK-PP-03-04 berisi tentang entri data keanggotaan
- IK-PP-03-04 yang merupakan instruksi kerja proses cetak kartu anggota
- SK Rektor Nomor: 497 Tahun 2013 tentang penetapan besarnya biaya pembuatan
laminating kartu anggota, denda keterlambatan pengembalian buku dan biaya lainnya
pada UPT. Perpustakaan Unsyiah
- Form online keanggotaan dosen dan karyawan
- Form manual untuk non civitas
- Form verifikasi data mahasiswa
2.5 PROSEDUR PEMINJAMAN BUKU SECARA MANDIRI
A. DESKRIPSI
Peminjaman buku secara mandiri adalah tindakan yang dilakukan oleh pemustaka untuk
meminjam buku melalui mesin RFID (Self Loan Station), dengan syarat setelah pemustaka
menjadi anggota perpustakaan dan telah memiliki passwordnya. Untuk mendapatkan password
tersebut pemustaka harus melakukan verifikasi di bagian sirkulasi.
B. INPUT – PROSES - OUTPUT
Input: Pemustaka, KTM/KTA dan buku.
Proses:
Proses pada layanan ini mengikuti PRO-PP-04 tentang pelayanan peminjaman buku mandiri
(self loan station), IK-PP-04-01 berisi pencarian koleksi melalui OPAC sebelum buku dipinjam
dan IK-PP-04-02 tentang Instuksi tata cara melakukan peminjaman mandiri. Setelah pemustaka
menemukan buku yang ingion dipinjam melalui OPAC, pemustaka melakukan peminjaman
dengan langkah-langkah sebagai berikut:
- Sentuh layar mesin RFID
- Mengscan KTM/KTA pada bagian scanner mesin
- Masukkan password keanggotaan
- Scan buku yang ingin dipinjam
- Tekan tombol cetak struk peminjaman yang tertera data buku yang dipinjam serta
tanggal pengembalian.
Output: Pemustaka dapat meminjam buku untuk dibawa pulang.
Persyaratan:
Persyaratan pada layanan ini meliputi:
14 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
- Memiliki KTM/KTA
- Buku yang dapat dipinjam pemustaka maksimal tujuh buku
- Menggunakan aplikasi UILIS Mobile untuk perpanjangan buku
- Lama Peminjaman dua minggu dan perpanjangan dua minggu
- Denda perhari Rp 1000 untuk satu buku
- Pembayaran denda menggunakan mesin EDC
- Wajib antri saat melakukan peminjaman buku secara mandiri
Pengendalian:
Proses ini dikendalikan langsung oleh staf sirkulasi yang selalu berada ditempat walaupun pada
jam istirahat, karena mereka yang akan mengendalikan sistem dan jaringan jika ada kendala.
C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN
Pelayanan ini berhubungan dengan beberapa layanan di bidang lain, seperti:
- Pengembangan sistem yang mengendalikan aplikasi Slims terhadap proses kegiatan
sirkulasi
- Digital Corner terkait syarat pendaftaran akun off campus proxy pemustaka yang
mewajibkan peminjaman buku minimal satu kali
- Counter informasi dan helpdesk perlantai sebagai penyaji informasi terhadap pemustaka
yang bertanya tentang pencarian dan peminjaman buku
- Pelayanan teknis pada pengolahan koleksi dalam hal tag RFID yang ada di buku
- Layanan pemeriksaan barang masuk dan keluar terkait koleksi yang sudah atau belum
dipinjam
D. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO
Risiko yang dapat terjadi pada proses peminjaman buku adalah:
- Antrian yang panjang saat di mesin peminjaman mandiri
- Listrik padam yang menyebabkan mesin RFID mati total
- Mesin RFID off line karena gangguan sistem dan jaringan
- Pemustaka sering lupa password saat melakukan peminjaman
Dalam mengendalikan resiko ini perpustakaan melakukan penanggulangan dengan cara :
- Menertibkan antrian pemustaka, jika antrian terlalu panjang pemustaka di alihkan pada
staf sirkulasi untuk peminjaman manual
- Menyediakan genset jika listrik padam
- Staf sirkulasi selalu standby dibagian sirkulasi walaupun pada jam istirahat dengan
menyiapkan sistem shift atau piket untuk mengatasi terjadinya offline pada mesin RFID
- Staf sirkulasi menginfokan pada pemustaka yang melakukan verifikasi untuk membuat
password yang mudah di ingat.
15 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
E. CODES KEPUASAAN PEMUSTAKA
Kepuasan pemustaka merupakan tujuan utama dari perpustakaan, jadi apabila terjadi sesuatu
yang kurang menyenangkan pemustaka pada layanan peminjaman mandiri ini, maka staf
sirkulasi yang bertugas pada jam tersebut langsung meminta maaf serta menemukan solusi atas
permasalahan yang terjadi.
F. PENANGANAN KELUHAN
Pemustaka yang merasa tidak puas dengan layanan ini dapat mengajukan complaint langsung
ke staf sirkulasi yang standby, keluhan pemustaka akan di tangani oleh staf sirkulasi dengan
melaporkan kepada kepala bidang pelayanan, kepala bidang pelayanan menganilis keluhan dan
mencari solusi, selanjutnya mengkomfirmasi solusi keluhan dengan menghubungi pemustaka
yang mengajukan complaint.
G. DOCUMENTED INFORMATION
Adapun informasi yang terdokumentasi pada layanan ini adalah:
- PRO-PP-04 tentang pelayanan peminjaman buku mandiri (self loan station)
- IK-PP-04-01 berisi pencarian koleksi melalui OPAC sebelum buku dipinjam
- IK-PP-04-02 tentang instuksi tata cara melakukan peminjaman mandiri
- Struk bukti peminjaman buku
2.6 PROSEDUR PENGEMBALIAN BUKU SECARA MANDIRI
A. DESKRIPSI
Pengembalian buku secara mandiri merupakan tindakan yang dilakukan oleh pemustaka untuk
mengembalikan buku melalui mesin pengembalian (Book Drop). Sama halnya dengan
peminjaman mandiri, pemustaka melakukan pengembalian buku secara mandiri tanpa
membutuhkan bantuan petugas, dan bisa mengembalikan setiap waktu selama jam layanan
aktif.
B. INPUT – PROSES - OUTPUT
Input: Pemustaka, Mesin RFID Pengembalian dan buku.
Proses:
Proses pada layanan ini di dasari:
- PRO-PP-05 tentang pelayanan pengembalian buku mandiri (Book Drop)
- IK-PP-05-01 berisi pengembalian buku mandiri
- IK-PP-05-02 tentang Instuksi tata cara melakukan Perpanjangan buku.
Pengembalian buku dilakukan dengan langkah-langkah sebagai berikut:
- Pemustaka meletakkan buku diatas pad pengembalian bagian sirkulasi
- Pemustaka mengambil struk pengembalian buku
16 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
- Pemustaka mengecek kesesuaian judul yang telah di kembalikan
- Pemustaka mengambil buku yang telah di kembalikan dan meletakkan pada rak buku
yang telah di sediakan di bagian sirkulasi
- Bagi pemustaka yang ingin melakukan perpanjangan buku dapat dilakukan secara
online melalui aplikasi UILIS Mobile
Output: Mahasiswa bebas dari peminjaman
Persyaratan:
Persyaratan pada layanan ini meliputi:
- Menggunakan aplikasi UILIS Mobile untuk perpanjangan buku
- Lama Peminjaman dua minggu dan perpanjangan dua minggu
- Denda perhari Rp 1000 untuk satu buku
- Pembayaran denda menggunakan mesin EDC
- Wajib antri saat melakukan pengembalian buku secara mandiri
Pengendalian:
Proses ini dikendalikan langsung oleh staf sirkulasi yang selalu berada ditempat walaupun pada
jam istirahat, dikarenakan staf sirkulasi yang menjaga sistem supaya tetap berjalan secara lancar
tanpa ada kendala sehingga memudahkan pemustaka ketika mengembalikan buku.
C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN
Pelayanan ini berhubungan dengan beberapa layanan di bidang lain, seperti:
- Pengembangan sistem yang mengendalikan software Slims terhadap proses kegiatan
sirkulasi
- Counter informasi dan helpdesk perlantai sebagai penyaji informasi terhadap pemustaka
yang bertanya tentang pengembalian buku
- Layanan pemeriksaan barang masuk dan keluar terkait koleksi yang sudah atau belum
dipinjam
D. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO
Risiko yang dapat terjadi pada proses pengembalian buku adalah:
- Listrik padam yang menyebabkan mesin pengembalian mandiri mati total
- Mesin RFID off line karena gangguan sistem dan jaringan
- Mesin RFID failed ketika buku dik server tidak mencukupi
Dalam mengendalikan resiko ini perpustakaan melakukan penanggulangan dengan cara :
- Menghidupkan genset jika listrik padam
17 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
- staf sirkulasi selalu standby dibagian sirkulasi walaupun pada jam istirahat dengan
menyiapkan sistem shift atau piket untuk mengatasi terjadinya offline pada mesin RFID
- staf sirkulasi mengecek kembali buku yang failed dikembalikan
E. CODES KEPUASAAN PEMUSTAKA
Pada pelayanan pengembalian buku secara mandiri sering terjadi kegagalan pada saat
pemustaka mengembalikan, oleh karena itu jika terjadi hal tersebut petugas langsung meminta
maaf dan meminta KTM/KTA untuk di cek kembali buku yang gagal dikembalikan dan di
proses.
F. PENANGANAN KELUHAN
Pemustaka yang merasa tidak puas dengan layanan ini dapat mengajukan complaint langsung
ke staf sirkulasi yang standby, keluhan pemustaka akan di tangani oleh staf sirkulasi langsung,
jika bermasalah dengan sistem, maka staf sirkulasi akan mengkomfirmasi pada bagian IT
pengembangan sistem.
G. DOCUMENTED INFORMATION
Adapun dokumen terkait pada layanan ini adalah:
- PRO-PP-05 tentang pelayanan pengembalian buku mandiri (Book Drop)
- IK-PP-05-01 berisi pengembalian buku mandiri
- PRO-PP-07 penanganan buku terlambat, buku hilang dan hilang KTA
- IK-PP-07-02 tentang pembayaran denda buku terlambat
- IK-PP-07-03 Penanganan buku terlambat
- SK Rektor Nomor: 497 Tahun 2013 tentang penetapan besarnya biaya pembuatan
laminating kartu anggota, denda keterlambatan pengembalian buku dan biaya lainnya
pada UPT. Perpustakaan Unsyiah
2.7 LAYANAN PENGECEKAN ETD DAN BEBAS PUSTAKA
A. DESKRIPSI
Pengecekan ETD merupakan kegiatan pemeriksaan ulang oleh petugas untuk membuktikan
mahasiswa baik D3, S1, S2, dan S3 apakah mereka telah mengupload tugas akhirnya atau
belum. Bagi mahasiswa yang akan wisuda, wajib mengurus surat keterangan bebas
perpustakaan. Untuk mendapat surat keterangan tersebut, mahasiswa diwajibkan untuk
mengupload karya akhir mereka ke portal aplikasi unsyiah di menu ETD, khusus bagi
mahasiswa (S2, S3) harus menyerahkan hard copy karya akhir kepada petugas perpustakaan.
Sementara surat keterangan bebas perpustakaan juga diwajibkan bagi mahasiswa yang ingin
pindah jurusan, fakultas, universitas dan cuti akademik dengan syarat mahasiswa harus
menyerahkan salah satu dari KTA,KTM atau Slip SPP.
B. INPUT – PROSES - OUTPUT
18 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
Input: Pemustaka, Staf, PC, KTM/KTA dan tugas akhir.
Proses:
Proses ini melibatkan tujuh titik, yaitu:
1. Sirkulasi yang mengecek tugas akhir yang sudah di upload dan mengeluarkan surat
bebas pustaka
2. Counter informasi dalam hal informasi upload ETD dan mendapatkan bebas pustaka,
3. Digital Corner jika terjadi lupa password ketika log in ETD
4. Counter check-in (scanning identitas),
5. Counter pemeriksaan barang masuk,
6. Counter pemeriksanaan barang keluar,
7. Counter emotikon pelayanan
Proses pada layanan ini mengikuti PRO-PP-06 Pelayanan pengecekan ETD dan bebas pustaka
dan IK-PP-06-01 berisi Instuksi tata cara melakukan pengecekan ETD.
Adapun, tahap proses pengecekan ETD dan surat bebas pustaka sebagai berikut:
- Pemustaka mengupload tugas akhir pada alamat uilis.unsyiah.ac.id/etd
- Setelah mengupload pemustaka mengeprint surat bebas pustaka
- Petugas menerima surat keterangan bukti bebas pustaka dan meminta KTM/KTA dari
pemustaka untuk mengnonaktifkan keanggotaan
- Petugas melakukan pengecekan kesesuaian karya tulis akhir melalui database ETD
berdasarkan peraturan upload
- Pengecekan dilakukan dengan mengimput nim pemustaka, kemudian mengechek
kelengkapan data hasil upload karya tulias akhir fulltext dari aplikasi ETD
- Jika sudah sesuai, petugas memproses surat keterangan bukti bebas pustaka
- Selanjutnya mencatat pada buku agenda bebas pustaka
- Petugas memberikan kembali surat keterangan bebas pinjam tersebut ke pemustaka
Output: Mahasiswa mendapatkan surat bebas pustaka sebagai syarat wisuda
Persyaratan:
Persyaratan pada layanan ini adalah :
- Mempunyai akun ETD untuk bisa mengupload
- Mahasiswa mengupload tugas akhir (Skripsi,Thesis, Disertasi dan Laporan) pada alamat
web uilis.unsyiah.ac.id/etd
- Menyerahkan KTM/KTA untuk di mengnonaktifkan keanggotaan
- Bagi pemustaka S2 dan S3 setelah mengupload wajib menyerahkan hardcopy satu
eksemplar
Pengendalian:
Proses ini dikendalikan oleh Ka.bid Pelayanan yang mengsahkan surat keterangan bebas
pustaka dan staf sirkulasi yang bertugas khusus dalam melakukan pemeriksaan dan pengecekan
pada aplikasi ETD sebelum mengeluarkan surat keterangan bebas pustaka.
19 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN
Pelayanan ini berhubungan dengan layanan di bidang lain, seperti:
- Pengembangan sistem yang mengendalikan koneksi aplikasi ETD terhadap proses
upload dan pengecekan
- Counter informasi dan helpdesk perlantai sebagai penyaji informasi terhadap pemustaka
yang bertanya tentang surat bebas pustaka
- Digital corner terkait akun ETD dan tata cara upload
- Bagian Administrasi/ Tata Usaha terkait permintaan nomor surat
D. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO
Risiko yang dapat terjadi pada proses pengembalian buku adalah:
- Listrik padam yang menyebabkan situs ETD down
- Gangguan jaringan internet
- Buku yang belum dikembalikan sehingga tidak dapat dikeluarkan surat keterangan
bebas pustaka
- Denda yang belum dilunasi walaupun buku sudah dikembalikan
- Pemustaka yang tidak mengupload fulltext sesuai dengan ketentuan upload
Dalam mengendalikan resiko ini perpustakaan melakukan penanggulangan dengan cara :
- Menghidupkan genset jika listrik padam
- Menghubungi bagian pengembangan sistem untuk memperbaiki jaringan pada
komputer pemeriksaan ETD
- Pemustaka harus melunasi denda terlebih dahulu
- Staf sirkulasi meminta pemustaka mengupload ulang tugas akhir secara fulltext
E. CODES KEPUASAAN PEMUSTAKA
Jika terjadi sesuatu yang tidak menyenangkan terhadap pemustaka, seperti pengecekan yang
membutuhkan waktu yang lama, sehingga membuat pemustaka harus menunggu, staf sirkulasi
bagian pengecekan ETD meminta maaf dan memberi pengertian bahwa proses pengecekan
ETD harus teliti sehingga membutuhkan waktu yang lama.
F. PENANGANAN KELUHAN
Pemustaka yang tidak puas dapat melaporkan pada portal yang beralamat
(uilis.unsyiah.ac.id/complain). Pengaduan di proses 1 x 24 jam oleh staf bagian penanganan
komplain, apabila keluhan dapat langsung dilaporkan pada bagian sirkulasi, maka akan diproses
langsung di tempat.
G. DOCUMENTED INFORMATION
Dokumen terkait pada layanan ini adalah:
- PRO-PP-06 Pelayanan pengecekan ETD dan bebas pustaka
- IK-PP-06-01 berisi Instuksi tata cara melakukan pengecekan ETD
- Form ETD
- Form bukti bebas pinjam
20 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
- Form bukti sumbang buku
- Surat ucapan terima kasih
2.8 PROSEDUR PENANGANAN BUKU TERLAMBAT, BUKU HILANG, DAN
HILANG KTA
A. DESKRIPSI
Setiap koleksi perpustakaan yang dipinjam oleh pemustaka wajib dikembalikan tepat waktu dan
sesuai dengan buku yang dipinjam. Jika pemustaka yang terlambat mengembalikan buku maka
harus membayar denda, sedangkan bagi pemustaka yang kehilangan buku harus diganti dengan
judul buku yang sama dan membayar denda jika terlambat.
Pemustaka yang kehilangan KTM/KTA manual tidak dibolehkan masuk ke perpustakaan. Jika
mereka ingin membuat KTM/KTA baru, untuk KTA manual diproses oleh staf sirkulasi dengan
membuat KTA baru. Bagi mahasiswa yang kehilangan KTM sebagai KTA tidak dapat
dibuatkan KTA manual, namun harus membuat KTM baru di bagian administrasi akademik
untuk regristrasi pembuatan KTM baru.
B. INPUT-PROSES-OUTPUT
Input:
- Pemustaka
- Staf
- PC
- Mesin EDC
- KTM/KTA
- Mesin pengembalian mandiri
- Buku.
Proses:
Proses pada layanan ini didasari
- PRO-PP-07 penanganan buku terlambat, buku hilang dan hilang KTA
- IK-PP-07-01 KTA Hilang
- IK-PP-07-02 tentang pembayaran denda buku terlambat
- IK-PP-07-03 Penanganan buku terlambat
Adapun, tahap proses pada penanganan buku terlambat, buku hilang dan hilang KTA sebagai
berikut:
- Petugas mengechek keterlambatan setelah pemustaka mengembalikan buku
- Jika tertera denda, petugas meng klik menu daftar denda,
- Petugas mengcentang pada kolom denda yang ingin di hapus
- Petugas mencetak kwitansi denda
21 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
- Pemustaka membayar denda menggunakan ATM atau kartu brizi di mesin EDC
- Staf memberikan bukti struk pembayaran denda
- Jika buku yang dipinjam pemustaka hilang, maka petugas meminta ganti buku baru yang
sama sebelum diproses pengembalian.
- KTA manual yang hilang diproses oleh staf sirkulasi dengan membuat KTA baru (lihat
PRO-PP-03 prosedur pembuatan KTA)
- Mahasiswa yang kehilangan KTM sebagai KTA tidak dapat dibuatkan KTA manual,
namun harus membuat KTM baru di bagian administrasi akademik untuk regristrasi
pembuatan KTM baru.
Output: mahasiswa bebas dari status peminjaman dan memiliki KTM/KTA sebagai syarat
untuk melakukan peminjaman.
Persyaratan:
Persyaratan pada layanan ini :
- Denda perhari Rp 1000 untuk satu buku
- Pembayaran denda menggunakan mesin EDC
- Wajib antri saat melakukan pengembalian buku secara mandiri
- Jika buku hilang pemustaka harus mengganti dengan judul buku yang sama dan
membayar denda jika denda.
- Pemustaka harus membuat baru KTA/KTM yang hilang
Pengendalian:
Proses pada layanan ini dikendalikan oleh kordinator dan staf sirkulasi yang bertugas dalam
memproses keterlambatan buku, buku hilang dan kehilangan KTA.
C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN
Layanan ini berhubungan dengan layanan:
- Pengembangan sistem yang mengendalikan software SLIMS dan koneksi mesin
pengembalian
- Counter informasi dan helpdesk perlantai sebagai penyaji informasi terhadap pemustaka
yang bertanya hilang KTA atau buku yang di pinjam
- Bagian administrasi akademik kantor pusat untuk membuat KTM baru baru mahasiswa
unsyiah
D. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO
Resiko yang dapat terjadi pada layanan ini adalah
- pemustaka yang berhenti kuliah tanpa melapor dan memiliki buku yang terlambat dalam
status peminjaman yang belum dikembalikan dalam jangka waktu yang lama
- buku hilang yang di ganti pemustaka bukan asli melainkan fotocopy
- pemustaka yang tidak membayar denda karena tidak membawa kartu debit/ATM
22 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
Dalam mengendalikan resiko ini perpustakaan melakukan penanggulangan dengan cara :
- staf sirkulasi setiap akhir bulan mengirimkan surat berisi nama-nama mahasiswa yang
terlambat mengembalikan buku ke prodi, setelah mengetahui dari prodi pemustaka
tersebut berhenti kuliah tanpa melapor staf sirkulasi menghubungi melalui via email dan
telepon. Jika pemustaka tidak respon, staf mengunjungi alamat yang tertera pada
identitas yang tertera.
- Staf lebih teliti ketika menerima buku yang di ganti untuk melihat semua isi bukan hanya
di cover, hal ini juga untuk mengecek halaman isi full dan sesuai dengan cover
- staf meminta pemustaka melunasi di hari yang lain, jika tidak dilunasi maka staf akan
menginformasikan bahwa KRS pemustaka akan terblok ketika pengisian ulang KRS
E. CODES KEPUASAAN PEMUSTAKA
Jika terjadi sesuatu yang tidak menyenangkan pemustaka, seperti pemustaka yang sudah
mengembalikan buku yang terlambat dan membayar denda, namun masih dalam status belum
dikembalikan, maka staf sirkulasi meminta maaf serta langsung memproses permasalahan
tersebut dalam waktu maksimal 10 menit.
F. PENANGANAN KELUHAN
Pemustaka yang tidak puas dapat melaporkan pada portal yang beralamat
(uilis.unsyiah.ac.id/complain). Pengaduan di proses dengan 1x 24 jam. Namun, jika keluhan
yang dapat langsung di proses di tempat, seperti permasalahan dalam pengembalian buku atau
pembuatan KTA hilang, maka dapat melaporkan pada staf sirkulasi dan segera di proses.
G. DOCUMENTED INFORMATION
Adapun dokumen terkait pada layanan ini adalah:
- PRO-PP-05 tentang pelayanan pengembalian buku mandiri (Book Drop)
- IK-PP-05-01 berisi pengembalian buku mandiri
- PRO-PP-07 penanganan buku terlambat, buku hilang dan hilang KTA
- IK-PP-07-01 KTA Hilang
- IK-PP-07-02 tentang pembayaran denda buku terlambat
- IK-PP-07-03 Penanganan buku terlambat
- SK Rektor Nomor: 497 Tahun 2013 tentang penetapan besarnya biaya pembuatan
laminating kartu anggota, denda keterlambatan pengembalian buku dan biaya lainnya
pada UPT. Perpustakaan Unsyiah
- Struk kwitansi pembayaran denda
- Form surat keterlambatan buku
- Logbook buku yang hilang
2.9 PROSEDUR PELAYANAN REFERENSI DAN ON-RESERVE
A. DESKRIPSI
23 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
Pelayanan referensi merupakan layanan yang di berikan oleh perpustakaan yang berhubungan
dengan koleksi yang memuat informasi tertentu, dimana tidak perlu dibaca keseluruhan dari isi
koleksi. Koleksi referensi dibagi kedalam tiga jenis yaitu :
1. Koleksi primer merupakan bahan rujukan yang memberikan informasi langsung,
contohnya: kamus, biografi, ensiklopedi, peta dan direktori.
2. Koleksi skunder merupakan koleksi yang memberikan informasi petunjuk kepada
sumber informasi lain, contohnya; katalog, bibliografi, indeks, abstrak.
3. Koleksi tersier disebut dengan sarana bibliografi dari bibliografi, contohnya: direktori,
bibliografi dari bibliografi.
Koleksi referensi dikelola oleh pustakawan bidang referensi dengan cara menyusun di rak-rak
buku berdasarkan no klasifikasi yang telah dibuat oleh pustakawan ahli. Sedangkan teknik
untuk mendapatkan informasi dari koleksi referensi adalah pemustaka menelusurinya
berdasarkan informasi yang telah disusun secara alfabetis didalam koleksi tersebut. Pelayanan
penelusuran informasi, merupakan layanan yang dilayankan oleh perpustakaan bertujuan untuk
membimbing pemustaka agar bisa mendapatkan informasi yang diperlukan secara efektif,
efisien serta tepat sasaran.
Layanan referensi juga memiliki layanan online, yang disebut Literature Searching Service
(LSS). LSS merupakan bagian dari layanan referensi, adapun layanan ini memberikan servis
untuk membantu pemustaka dalam mencari literature local content yang dibutuhkan. Layanan
ini dapat di akses oleh civitas dan non civitas unsyiah baik dalam kota maupun luar kota.
Layanan On-Reserve merupakan layanan yang dilayankan oleh perpustakaan untuk membantu
pemustaka agar bisa mendapatkan setiap koleksi yang disediakan oleh perpustakaan dengan
cara jika buku yang tersedia hanya satu examplar maka penempatannya langsung ke on reserve.
Begitu juga jika ada buku yang lebih dari satu examplar maka salah satunya akan ditempatkan
di bagian on reserve juga. Penempatan buku di on reserve tidak harus semuanya akan tetapi
dilihat berdasarkan isi dari koleksi tersebut. Untuk penyusunan di rak dikelola berdasarkan no
klasifikasi yang telah dibuat oleh pustakawan ahli di bidang pelayanan teknis.
B. INPUT-PROSES-OUTPUT
Input:
Output pada layanan ini adalah Pemustaka, KTM/KTA, staf dan koleksi referensi.
Proses:
Proses pada layanan ini di dasari dengan PRO-PP-08 yang berisi prosedur pelayanan referensi
dan on reserve, IK-PP-08-01 yaitu pelayanan Literature searching service (LSS) yang
merupakan layanan online pada bagian referensi.
Tahap proses pada layanan ini adalah:
- Staf Referensi On-Reserve menyapa pemustaka yang berkunjung dan meminta
pemustaka mengisi buku tamu yang telah di sediakan
- Staf mengarahkan pemustaka yang ingin mencari buku baik koleksi referensi atau on
reserve, setelah mencari di komputer OPAC lantai satu
24 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
- Staf membantu pemustaka yang mencari koleksi yang di butuhkan
- Jika pemustaka ingin mengcopy koleksi yang telah di dapatnya
- Staf memberi form fotocopy untuk di isi, dan meninggalkan KTM sebagai jaminan
- Untuk layanan online referensi, pemustaka mengisi form online pada alamat
uilis.unsyiah.ac.id/LSS
- Staf referensi mengecek form yang telah di isi melalui googleform
- Staf menelusuri ketersediaan judul yang diinginkan pemustaka di perpustakan melalui
portal aplikasi Perpustakaan, baik itu koleksi tercetak maupun koleksi elektronik
- Kemudian staf membalas email pemustaka bahwa koleksi tersebut tersedia atau tidak di
perpustakaan serta memberikan link-link yang berkaitan dengan topik yang dinginkan
- Apabila ada yang menginginkan hardcopy, untuk civitas unsyiah dan ber domisili di
Banda Aceh, maka staf akan meminta pemustaka untuk langsung ke Perpustakaan
sedangkan, pemustaka non civitas yang berdomisili di luar Banda Aceh dan Aceh, maka
akan dikirimkan
- Staf akan merespon dan mengirimkan hard copy dengan syarat dan ketentuan yang
telah ditetapkan.
- Jika Pemustaka setuju dengan syarat dan ketentuan, maka staf mencetak dan
mengirimkan kepada yang bersangkutan
Output: Pemustaka bisa mendapatkan setiap koleksi dan informasi yang di sediakan
perpustakaan baik koleksi umum maupun koleksi khusus sehingga adanya rasa puas bagi
pemustaka.
Persyaratan:
Persyaratan bagi pemustaka untuk bisa masuk dan memanfaatkan koleksi di layanan ini ialah:
Persyaratan pelayanan manual referensi on reserve:
- Wajib mengisi buku tamu
- Memiliki KTM
- Koleksi tidak boleh dibawa keluar gate referensi on reserve tanpa izin petugas
- Koleksi hanya bisa fotocopy dan tidak boleh di pinjam untuk di bawa pulang
- Pemustaka hanya boleh mengcopy koleksi di fotocopy yang ada di perpustakaan
Persyaratan pelayanan online referensi:
- Mengisi data lengkap pada form online LSS
- Memberikan E-mail yang aktif
- Jumlah halaman maksimal yang dapat kirimkan hardcopy adalah 20 lembar
- Biaya penelusuran per lembar untuk pemustaka yang meminta dikirimkan
hardcopy adalah Rp.2000,00, untuk biaya cetak per lembar Rp.1000,00
- Biaya pengiriman ditanggung pemustaka
- Pengiriman hanya dilakukan melalui Via pos kilat khusus.
Pengendalian
Layanan ini dikendalikan oleh ka.bid pelayanan yang telah ditugaskan oleh pimpinan untuk
mengkoordinir segala proses kegiatan pelayanan pemustaka di UPT. Perpustakaan Unsyiah..
25 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN
Layanan referensi dan on reserve mempunyai hubungan yang sangat erat dengan layanan yang
ada di perpustakaan, seperti;
- Layanan teknis dalam hal pemasangan magnet khusus untuk koleksi referensi dan on
reserve
- Counter layanan informasi sebagai penyaji informasi bagi pemustaka yang bertanya
- Pelayanan teknis bagian pemeliharaan yang memperbaiki koleksi rusak yang ada di
bagian referensi dan on reserve
- Layanan karya ilmiah, terkait permintaan Electronic Thesis and Disertation (ETD) oleh
pemustaka melalui layanan LSS
- Layanan serial terkait perminntaan jurnal tercetak oleh pemustaka melalui layanan LSS
- Layanan sirkulasi terkait pengecekan upload Electronic Thesis and Disertation (ETD)
yang keliru
- Layanan fotocopy
D. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO
Risiko yang terjadi pada layanan referensi on reserve ini dapat berupa:
- Koleksi referensi dan on reserve dibawa keluar oleh pemustaka tanpa sepengetahuan
petugas, sehingga tercecer di tempat yang tidak seharusnya
- Terjadinya ketidak singkronisasi antara sistem dengan ketersediaan koleksi dirak
misalnya ketika buku yang dicari di sistem tersedia akan tetapi di rak tidak ada.
- Risiko selanjutnya adalah ketika pemustaka mencari informasi melalui LSS tentang
permintaan literature, namun pustakawan tidak menemukan informasi tersebut.
Resiko yang berhubungan dengan sistem di layanan ini dapat dikendalikan dengan cara:
- Pustakawan harus standby di tempat dan memastikan pemustaka yang keluar dari
ruangan tersebut tidak membawa koleksi referensi on reserve tanpa permisi, jika
pemustaka ingin fotocopy, harus meninggalkan KTM/KTA sebagai syarat
- Pustakawan mencari koleksi tersebut, dan mengecek status koleksi, setelah ditemukan,
koleksi tersebut disingkronkan kembali dengan sistem dan diletakkan pada rak koleksi
berdasarkan nomor class yang sudah ditentukan. Untuk tindak lanjut resiko ini
pustawakan menjaga keberadaan koleksidan mengelola jajaran koleksi dengan tepat.
- Pustakawan memberikan rujukan informasi yang mendekati dengan subyek yang
diminta pemustaka.
E. CODES KEPUASAAN PEMUSTAKA
Bagian referensi on reserve merupakan layanan semi terbuka, oleh karena itu mahasiswa tidak
di izinkan untuk berdiskusi kelompok sehingga mengganggu pemustaka lain yang sedang
belajar. Jika pemustaka tidak senang dengan kebijakan ini, maka petugas meminta maaf dan
memberi pengertian akan kebijakan tersebut serta mengarahkan pemustaka untuk menggunakan
ruang diskusi yang telah di sediakan perpustakaan
26 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
F. PENANGANAN KELUHAN
Pemustaka yang tidak puas dengan layanan ini, dapat melaporkan keluhan pada alamat
uilis.unsyiah.ac.id/complaint. Pengaduan ini akan di proses staf penganganan keluhan dengan
di dasari No PRO-PP-19 tentang penanganan komplain pelanggan dan IK-PP-19-01 tentang
instruksi kerja tata cara layanan komplain pelanggan. Keluhan akan diproses 1x24 jam, jika
keluhan sudah di proses, staf penanganan keluhan akan menghubungi pemustaka yang melapor.
G. DOCUMENTED INFORMATION
Dokumen terkait pada layanan ini adalah:
- PRO-PP-08 yang berisi prosedur pelayanan referensi dan on reserve,
- IK-PP-08-01 yaitu pelayanan Literature searching service (LSS)
- PRO-PP-19 tentang penanganan komplain pelanggan
- IK-PP-19-01 tentang instruksi kerja tata cara layanan komplain pelanggan
- Buku kunjungan
- Form fotocopy
- Logbook buku masuk dan keluar
2.10 PROSEDUR PEMINJAMAN KOLEKSI KARYA ILMIAH
A. DESKRIPSI
Koleksi Karya Ilmiah (KKI) merupakan koleksi hasil tulisan ilmiah civitas akademika Unsyiah
yang menjadi salah satu koleksi lokal konten Perpustakaan Unsyiah. Layanan KKI menerapkan
sistem layanan tertutup, dimana mahasiswa tidak diizinkan masuk dan mengambil koleksi KKI
yang ada di rak. Jika pemustaka menginginkan koleksi di bagian ini, maka pemustaka harus
mencari terlebih dahulu di OPAC, jika judul koleksi yang diinginkan tertera di OPAC
pemustaka mengisi form pencarian KKI dan menyerahkan kepada pustakawan untuk di telusuri
koleksi tersebut.
Koleksi pada bagian ini hanya dapat dibaca di tempat dan di fotocopy jika diperlukan.
Pemustaka yang ingin mengcopy koleksi tersebut harus menitipkan kartu identitas kepada
petugas, Koleksi yang boleh di fotocopy adalah maksimal 20 lembar per judul.
B. INPUT-PROSES-OUTPUT
Input pada layanan ini adalah Pemustaka, KKI, KTM/KTA dan Staf
Proses:
Proses pada layanan ini berdasarkan PRO-PP-09 yang berisi Pelayanan Peminjaman Koleksi
Karya Ilmiah, IK-PP-04-01 tentang penggunaan OPAC, IK-PP-09-01 tentang instruksi tata cara
pencarian ETD dan IK-PP-09-02 yaitu Pelayanan Fotocopy yang merupakan salah satu layanan
pada bagian KKI.
Tahap proses pada layanan ini adalah:
27 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
- Staf Koleksi Karya Ilmiah menyapa pemustaka yang berkunjung ke bagian KKI dan
mengarahkan pemustaka yang ingin mencari Koleksi Karya Ilmiah di komputer OPAC
lantai tiga (lihat IK-PP-09-01Penggunaan OPAC)
- Staf memberikan form pencarian koleksi karya ilmiah untuk mencatat hasil pencarian
KKI kepada pemustaka
- Pemustaka menyerahkan kembali form yang telah di isi kepada staf untuk di cari koleksi
tersebut
- Staf membantu pemustaka mencari koleksi yang di butuhkan. Setelah koleksi
ditemukan, sebelum menyerahkan koleksi, staf meminta pemustaka mengisi logbook
peminjaman yang berisi identitas dan data koleksi yang pinjam baca serta meminta
KTM/KTA/KTP sebagai jaminan.
- Jika pemustaka ingin mengcopy koleksi karya ilmiah yang diinginkan, staf memberi
form fotocopy untuk di isi (lihat IK-PP-09-02 tentang pelayanan fotocopy), Pemustaka
membayar biaya fotocopy KKI dengan menggunakan mesin EDC
- Selanjutnya, setelah membayar biaya fotocopy pemustaka menerima kwitansi bukti
pembayaran dan mengambil kembali KTM/KTA yang ditinggalkan sebagai jaminan
baca tempat
- Staf membawa koleksi untuk di fotocopy
- Proses terakhir, pemustaka mengambil bahan yang telah di fotocopy petugas di hari
selanjutnya dengan menunjukkan kwitansi bukti pembayaran
Output
Output pada layanan ini ialah:
- Pemustaka dapat memanfaatkan semua tipe koleksi, termasuk koleksi karya ilmiah yang
ada pada bagian KKI.
- Karya ilmiah civitas akademika yang merupakan local content dapat digunakan sebagai
referensi peneliti lainnya dalam bentuk sitasi.
Persyaratan:
Persyaratan bagi pemustaka yang ingin memanfaatkan koleksi di layanan KKI ialah:
- Memiliki KTM/KTA/KTP sebagai jaminan baca tempat
- Koleksi hanya bisa di baca di ruang baca KKI
- Wajib mengisi logbook peminjaman jika ingin membaca koleksi
- Koleksi hanya boleh di fotocopy dan tidak boleh di pinjam untuk di bawa pulang
- Mengisi form fotocopy koleksi KKI
- Maksimal fotocopy Koleksi Karya Ilmiah sebanyak 20 lembar
Perjudul
- Biaya fotocopy KKI per lembar adalah Rp.300, pembayaran tidak menerima cash
namun menggunakan mesin EDC
- Koleksi KKI yang di fotocopy hanya dapat di ambil minimal 1 kali 24 jam
28 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN
Layanan ini berhubungan dengan layanan:
- Counter layanan informasi sebagai penyaji informasi bagi pemustaka yang bertanya
- Pelayanan teknis yang mengolah dan mengelola koleksi baik cetak maupun elektronik
- Layanan referensi, terkait permintaan Electronic Thesis and Disertation (ETD) oleh
pemustaka melalui layanan LSS
- Layanan pemeriksaan barang keluar yang memeriksa bawaan pemustaka
- Layanan sirkulasi terkait pengecekan upload Electronic Thesis and Disertation (ETD)
yang akan ditelusuri pemustaka di bagian KKI
- Pengembangan sistem yang mengendalikan software SLIMS dan koneksi dengan
komputer OPAC
- Layanan Fotocopy
D. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO
Risiko yang terjadi pada layanan Koleksi Karya Ilmiah ini berupa:
- Koleksi KKI dibawa ke bagian lain oleh pemustaka tanpa sepengetahuan petugas
- Koleksi Karya Ilmiah yang dicari di OPAC tersedia, akan tetapi di rak tidak tersedia
- Lembaran KKI di robek pemustaka
- Staf yang meminjam koleksi di KKI tidak mengembalikan dalam waktu yang lama
Resiko yang berhubungan dengan sistem di layanan ini dapat dikendalikan dengan cara:
- Staf KKI mengarahkan pemustaka setelah mengambil koleksi untuk membaca di tempat
yang telah disediakan, dan mengawasi pemustaka agar tidak membawa koleksi ke
tempat lain.
- Staf KKI mengecek kembali koleksi tersebut pada logbook peminjaman staf maupun
pemustaka, jika koleksi tidak ditemukan pada daftar logbook tersebut, maka staf
mencari koleksi di setiap lantai. Untuk tindak lanjut resiko ini staf menyusun KKI di rak
sesuai dengan nomor klasifikasi, agar singkron antara data di OPAC dengan koleksi di
rak, sehingga pustawakan menjaga keberadaan koleksi dan mengelola jajaran koleksi
dengan tepat.
- Staf mengecek setiap halaman KKI yang dikembalikan pemustaka setelah di baca untuk
memastikan KKI yang dikembalikan utuh. Jika pemustaka diketahui petugas merobek
halaman KKI, maka pemustaka tersebut akan dibawa ke pimpinan untuk di proses
- Staf mendata kembali staf yang belum mengembalikan KKI melebihi jangka waktu yang
ditetapkan dan menginformasikan kepada pimpinan untuk di proses
E. CODES KEPUASAAN PEMUSTAKA
Bagian Koleksi Karya Ilmiah merupakan layanan semi terbuka, oleh karena itu mahasiswa tidak
di izinkan untuk berdiskusi kelompok sehingga mengganggu pemustaka lain yang sedang
belajar. Jika pemustaka tidak senang dengan kebijakan ini, maka petugas meminta maaf dan
memberi pengertian akan kebijakan tersebut serta mengarahkan pemustaka untuk menggunakan
ruang diskusi yang telah di sediakan perpustakaan.
29 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
F. PENANGANAN KELUHAN
Pemustaka yang tidak puas dengan layanan ini, dapat melaporkan keluhan langsung kepada
Ka.bid pelayanan Perpustakaan Unsyiah, atau pelaporan keluhan secara online pada alamat
uilis.unsyiah.ac.id/complaint. Pengaduan ini akan di proses staf penganganan keluhan dengan
di dasari No PRO-PP-09 tentang penanganan komplain pelanggan dan IK-PP-09-02 tentang
instruksi kerja tata cara layanan komplain pelanggan. Keluhan akan diproses 1x24 jam, jika
keluhan sudah di proses, staf penanganan keluhan akan menghubungi pemustaka yang melapor.
G. DOCUMENTED INFORMATION
Dokumen terkait pada layanan ini adalah:
- PRO-PP-09 yang berisi Pelayanan Peminjaman Koleksi Karya Ilmiah
- IK-PP-04-01 tentang penggunaan OPAC
- IK-PP-09-01 tentang instruksi tata cara pencarian ETD
- IK-PP-09-02 yaitu Layanan Fotocopy
- PRO-PP-19 tentang penanganan komplain pelanggan
- IK-PP-19-01 tentang instruksi kerja tata cara layanan komplain pelanggan
- Form fotocopy
- Form pencarian koleksi
- Kwitansi pembayaran
- Loogbook peminjaman baca KKI
2.11 PROSEDUR PELAYANAN KOLEKSI SERIAL
A. DESKRIPSI
Pelayanan Koleksi Serial atau berkala merupakan koleksi yang terbitannya di publikasikan
dalam bagian-bagian yang berturut-turut dengan tenggang waktu tertentu dimaksudkan untuk
diterbitkan dalam waktu tidak terbatas. Koleksi ini terdiri dari surat kabar, jurnal, majalah,dan
buletin baik yang ilmiah maupun yang semi ilmiah, dimana pemustaka hanya boleh
memanfaatkan koleksi ini untuk di baca di tempat dan untuk di foto copy.
Serial sebagai salah satu jenis koleksi Perpustakan Perguruan Tinggi yang merupakan salah
satu publikasi yang menyampaikan kabar, berita keilmuan, kejadian penting dalam berbagai
bidang dan hal-hal lain yang menarik masyarakat dan juga merupakan sarana komunikasi
formal termasuk pertukaran informasi ilmiah melalui saluran formal. Informasi yang dimuat
dalam serial dengan sendirinya lebih mutakhir dibandingkan informasi dalam bentuk lain lain
seperti buku.
Koleksi Serial ini di susun berdasarkan subjek-subjek tertentu agar memudahkan pemustaka
dalam menemukan kembali informasi atau dalam mencari artikel yang dibutuhkan sesuai
dengan kebutuhannya. Pelayanan Serial ini juga menyediakan koleksi majalah gatra, dan kartini
serta melanggan surat kabar atau harian berupa serambi, waspada, kompas, republika dan
Jakarta post.
30 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
B. INPUT-PROSES-OUTPUT
Input: Pemustaka, koleksi serial, KTA/KTM, dan staf
Proses:
Proses pada layanan ini tidak jauh beda dengan layanan referensi on reserve, layanan ini bersifat
semi terbuka. Adapun tahap proses pada layanan ini adalah:
- Staf Serial menyapa pemustaka yang berkunjung dan meminta pemustaka mengisi buku
kunjungan yang dan menitipkan tas di loker yang telah di sediakan
- Pemustaka yang ingin mencari koleksi serial akan di arahkan oleh staf untuk terlebih
dahulu mencari ketersedian koleksi di OPAC serial
- Staf membantu pemustaka yang mencari koleksi yang di butuhkan
- Jika pemustaka ingin mengcopy koleksi yang telah di dapatnya
- Staf memberi form fotocopy untuk di isi, dan meninggalkan KTM/KTA sebagai jaminan
- Setelah pemustaka mengfotocopy dan mengembalikan form, staf mengembalikan
KTM/KTA pemustaka.
Proses pada layanan ini di dasari PRO-PP-10 tentang prosedur pelayanan koleksi serial, dan
IK-PP-10 yang merupakan instruksi kerja yang ada di bagian serial.
C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN
Layanan ini memiliki hubungan dengan layanan lain yang ada di perpustakaan, seperti;
- Layanan teknis dalam hal pengolahan terbitan berkala
- Pengembangan sistem yang mengendalikan software SLIMS dan koneksi OPAC serial
- Layanan informasi sebagai penyaji informasi bagi pemustaka yang bertanya
- Layanan teknis bagian pemeliharaan yang memperbaiki koleksi serial yang rusak
- Layanan referensi terkait permintaan jurnal tercetak oleh pemustaka melalui layanan
LSS
- Manajemen mutu terkait laporan data statistik yang ada di layanan serial
- Pemeriksaan barang keluar
- Layanan fotocopy
D. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO
Resiko yang dapat terjadi adalah, pemustaka membawa keluar koleksi serial tanpa
sepengetahuan petugas, karena koleksi serial ini tidak menggunakan tag RFID sehingga tidak
terdeteksi di pintu keluar perpustakaan.
Pengendalian yang dilakukan dengan cara staf serial selalu berada ditempat ketika jam layanan
aktif, dan menerapkan shift penjagaan. Pengendalian lain yang dilakukan ialah dengan cara
mengarahkan pemustaka setelah mengambil koleksi untuk membaca di ruang baca serial, dan
mengawasi pemustaka agar tidak membawa koleksi ke tempat lain.
31 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
E. CODES KEPUASAAN PEMUSTAKA
Kepuasan pemustaka merupakan pengukuran antara harapan dengan kenyataan yang mereka
terima. Dalam hal ini staf bagian serial berusaha memberikan layanan prima. Bagian ini
merupakan layanan semi terbuka, oleh karena itu pemustaka tidak dapat leluasa memanfaatkan
koleksi untuk di pinjam bawa pulang, jika pemustaka tidak senang dengan kebijakan ini, maka
petugas meminta maaf dan memberi pengertian akan kebijakan tersebut.
F. PENANGANAN KELUHAN
Pemustaka yang merasa tidak puas dengan layanan ini dapat mengajukan complaint langsung
ke Kabid. Pelayanan yang telah ditugaskan pimpinan, keluhan pemustaka akan di proses
langsung oleh Ka.bid Pelayanan jika dapat di selesaikan pada hari tersebut, namun jika keluhan
tidak dapat di proses pada hari tersebut, maka Kabid. Pelayanan akan berkoordinasi dengan
pimpinan, setelah mendapatkan arahan pimpinan, Kabid. Pelayanan akan menghubungi
pemustaka, dan menginformasikan solusi dari keluhan yang dilaporkan.
G. DOCUMENTED INFORMATION
Dokumen pada layanan ini adalah:
- PRO-PP-10 tentang prosedur pelayanan koleksi serial
- IK-PP-10-02 yang merupakan instruksi kerja pengisian kardek
- IK-PP-10-03 tentang tata cara pencarian OPAC serial
- IK-PP-10-04 berisi fotocopy koleksi serial
- Buku kunjungan
2.12 PROSES PENYELESAIAN KOMPLAIN
A. DESKRIPSI :
Kegiatan ini berkaitan dengan poses penyelesaian komplain yang disampaikan oleh pemustaka
dan staf terhadap kegagalan yang terjadi dalam layanan perpustakaan. Proses ini bertujuan
untuk menangani keluhan yang disampaikan pemustaka terhadap ketidaknyamanan dalam
layanan perpustakaan guna meningkatkan mutu dalam kepuasan pemustaka.
B. INPUT-PROSES-OUTPUT
Input adalah: Staf, Form komplain, pemustaka
Proses:
Proses kegiatan ini dilakukan berdasarkan prosedur yang telah ditetapkan PRO-PP-19 tentang
penanganan komplian pelanggan, Proses ini dimulai dari:
- Pemustaka yang mengajukan komplain dengan mengisi form komplain di website
http://uilis.unsyiah.ac.id/complaint
- Staf penanganan komplain merespon dan mencatat di dalam logbook serta memberi
respon awal kepada pemustaka bahwa komplain diterima dan akan di segera di proses
32 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
- Staf penanganan komplain menganalisa dan mengidentifikasi komplain untuk
diteruskan ke unit kerja terkait
- Unit terkait yang di teruskan komplain menyelesaikannya dan meneruskan kembali ke
staf penanganan komplain
- Staf penanganan keluhan menginformasikan kepada pemustaka bahwa komplain yang
di ajukan telah selesai dan meminta persetujuan untuk closing
- Jika jawaban pengaju komplain belum sesuai, maka pemustaka mengajukan kembali
komplain kepada staf penanganan komplain
- Jika pengaju komplain merasa puas, maka komplain di closed, setelah komplain selesai
ditangani, staf penanganan komplain menyerahkan laporan hasil komplain ke bidang
manajemen mutu
Output: Penyelesaian komplain, kepuasan pemustaka, dan laporan komplain.
Pengendalian:
Proses pengendalian ini dilakukan oleh kabid pelayanan pemustaka yang mengkoordinir segala
proses pada pelayanan. Proses ini dikendalikan pula oleh bidang manajemen mutu yang
menganalisa laporan komplain dengan mencari akar permasalah dan koreksi menyeluruh
terhadap komplain yang diterima untuk mencegah terjadinya komplain yang sama dikemudian
hari. Hal ini berkenaan dengan proses tindakan perbaikan dan pencegahan pada bidang
manajemen mutu.
Persyaratan:
- Komplain harus berkenaan dengan perpustakaan
- Komplain dapat di closing jika pemustaka yang mengajukan komplain menerima
penyelesaian
C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN
Proses kegiatan ini berhubungan dengan personal seperti pemustaka atau staf yang mengajukan
komplain, namun penerusan komplain akan di ajukan ke bidang unit lainnya yang di ajukan
komplain oleh pengaju komplain, sehingga proses ini berhubungan dengan semua bidang
layanan yang ada di perpustakaan. Bidang layanan tersebut Administrasi/tata usaha,
perencanaan dan pengembangan sistem, pelayanan teknis, dan pelayanan pemustaka.
D. PENGENDALIAN TERHADAP RESIKO
Adapun resiko yang dapat terjadi pada proses ini adalah tidak semua keluhan yang disampaikan
pelanggan dapat terselesaikan dengan baik, seperti keluhan pemustaka terhadap komputer yang
kurang untuk digunakan mahasiswa. Proses pengendalian terhadap resiko yang tidak dapat
diselesaikan dengan baik ini dilakukan dengan cara menganalisa kembali dan mencari solusi,
jika keluhan pemustaka tentang komputer yang kurang, maka staf penanganan komplain akan
meneruskan ke pimpinan.
33 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA
Pengaju complain yang merasa kurang puas dengan solusi penyelesaian komplain yang tidak
terselesaikan dengan baik, maka staf penanganan komplain meminta maaf dan
menginformasikan hambatan yang menyebabkan keluhan tersebut tidak terselesaikan dengan
baik, serta staf penanganan komplain menganalisa dan menginformasikan kembali jika ada info
terbaru terhadap proses keluhan.
F. PENANGANAN KELUHAN
Jika masih terjadi komplain setelah diselesaikan, maka akan di proses kembali oleh staf
penanganan komplain sampai komplain di setujui untuk closing.
G. DOCUMENTED INFORMATION
Informasi terdokumentasi pada proses ini:
- Form pengajuan komplain
- Logbook komplain
- Laporan penyelesaian komplain
- PRO-PP-19 tentang prosedur penanganan komplain pelanggan
- IK-PP-19-01 berisi intruksi tata cara layanan komplain pelanggan
2.13 LAYANAN DIGITAL CORNER
A. DESKRIPSI
Layanan digital corner merupakan layanan yang membantu pemustaka yang memerlukan
informasi tentang produk digital di UPT. Perpustakaan Unsyiah seperti portal knowledge,
pembuatan akun off campus proxy dan menyelesaikan permasalahan apabila ditemukan
kendala dalam melakukan akses portal aplikasi perpustakaan yang berhubungan dengan
produk digital. layanan ini juga menyediakan koleksi CD-ROM yang dapat dimanfaatkan
pemustaka dan layanan print center.
B. INPUT – PROSES– OUTPUT
Input: Staf, pemustaka, produk digital.
Proses:
Adapun proses kegiatan dalam layanan digital corner ini berpanduan pada prosedur yang telah
ditetapkan, yaitu: PRO-PP-11 tentang pelayanan digital corner, PRO-PP-12 tentang pelayanan
CD-ROM, PRO-PP-13 berisi prosedur tentang pembuatan video dan PRO-PP-17 tentang
layanan print center. Tahap proses pada layanan ini adalah:
- Apabila ada pemustaka yang menanyakan informasi dan cara mengakses produk digital
perpustakaan seperti portal aplikasi perpustakaan, CD-ROM, dll maka staf digital corner
akan menjelaskan dan memberikan informasi tentang portal aplikasi tersebut
34 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
- Jika pemustaka menemukan kendala dalam mengakses produk digital, maka staf digital
corner membantu menyelesaikan permasalahan akses tersebut
- Staf digital corner memberikan saran kepada pemustaka untuk mendaftar kelas literasi
informasi apabila pemustaka memerlukan panduan detail mengenai akses layanan
digital seperti portal aplikasi perpustakaan
- Untuk proses pembuatan video, staf digital melakukan kegiatan ini apabila ada
permintaan dari atasan, video dibuat menggunakan aplikasi pembuatan video.
Untuk panduan pelaksanaanya dapat dilihat di Instruksi kerja (IK) yang sudah ditetapkan yaitu
:
- IK-PP-11-01 Tata Cara Akses Portal Aplikasi Perpustakaan
- IK-PP-11-02 Tata Cara Pendaftaran Online off campus proxy
- IK-PP-11-03 Pembuatan Account off campus proxy Dosen dan Mahasiswa
- IK-PP-11-04 Tata Cara Setting Account off campus proxy
- IK-PP-11-05 Tata Cara Pendaftaran Online Kelas Literasi Informasi
- IK-PP-11-06 Tata Cara Upload TGA Melalui Website ETD
- IK-PP-11-07 Permasalahan User Login Website ETD
- IK-PP-11-08 Tata Cara Compress PDF
- IK-PP-12-01 Tata Cara Peminjaman CD-ROM
- IK-PP-12-02 Tata Cara Pengembalian CD-ROM
- IK-PP-13-01 Tata Cara Pembuatan Video Dokumentasi kegiatan
- IK-PP-17-01 Tata Cara Layanan Print Center
Semua proses tersebut dapat dilihat secara online pada halaman repository UPT Perpustakaan
Unsyiah ( http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 )
Output: Pemustaka dapat memanfaatkan layanan digital dengan baik
Pengendalian:
Proses pengendalian ini dilakukan oleh Kabid Pelayanan Pemustaka yang mengkoordinir segala
proses pada pelayanan. Proses ini dikendalikan pula oleh bidang manajemen mutu yang
menganalisa laporan- laporan di layanan digital corner, baik statistik pengunjung, komplain
terhadap akses portal digital seperti log in ETD dan lain-lainnya. Pengendalian juga dilakukan
dengan SK Ka. Perpustakaan tentang Tata Kelola Operasional UPT Perpustakaan Unsyiah,
Prosedur Operasional Baku (POB) dan Instruksi Kerja (IK) yang menjelaskan urutan langkah
kerja yang harus dilaksanakan.
Persyaratan
Adapun persyaratan dalam proses ini adalah:
- Pemustaka yang membuat akun off campus proxy sudah harus terdaftar sebagai anggota
perpustakaan
- Wajib melakukan traksaksi peminjaman minimal 1 kali traksaksi bagi mahasiswa
- Wajib memiliki email berdomain unsyiah.ac.id bagi dosen
- Peminjaman koleksi CD-ROM harus meninggalkan KTM sebagai jaminan
35 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
- Mengisi buku kunjungan layanan digital corner
C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN
Dalam proses kegiatan ini bidang digital corner hanya behubungan dengan layanan sirkulasi,
karena transaksi peminjaman yang dilakukan oleh pemustaka merupakan bahagian dari layanan
sirkulasi yang menjadi salah satu syarat untuk pendaftaran akun off campus proxy bagi
mahasiswa.
D. PENGENDALIAN TERHADAP RESIKO
Adapun resiko yang dapat terjadi pada proses kegiatan di layanan digital corner ini adalah:
- Pemustaka yang tidak dapat mensetting proxy
- Pemustaka yang lupa password ETD
Adapun pengendalian resiko yang terjadi dilayanan ini adalah:
- Staf digital membantu mensetting proxy untuk dapat digunakan
- Staf digital mereset kembali password pemustaka agar dapat digunakan kembali
E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA
Dalam proses penyelesaian akun off campus proxy, staf digital corner mempunyai target waktu
penyelesaian proses dalam waktu 1 kali 24 jam. Apabila ada pemustaka yang merasa kurang
puas dengan pelayanan digital corner, maka staf bidang digital corner meminta maaf dan
mengevaluasi kembali proses kegiatan pada bidang tersebut berkoordinasi dengan Kabid
Pelayanan Pemustaka.
F. PENANGANAN KELUHAN
Pemustaka yang merasa tidak puas dengan layanan ini maka dapat mengajukan keluhan secara
online melalui website http://uilis.unsyiah.ac.id/complaint
Keluhan akan di proses oleh staf penanganan keluhan, dan diteruskan ke kepala bidang yang di
ajukan komplain untuk diselesaikan, jika telah diselesaikan staf penanganan keluhan akan
menghubungi pemustaka yang mengajukan keluhan.
G. DOCUMENTED INFORMATION
- PRO-PP-11 tentang pelayanan digital corner
- PRO-PP-12 tentang pelayanan CD-ROM
- PRO-PP-13 berisi prosedur tentang pembuatan video
- PRO-PP-17 tentang layanan print center
- IK-PP-11-01 tentang tata cara akses portal aplikasi perpustakaan
- IK-PP-11-02 tentang tata cara pendaftaran online of campus proxy
- IK-PP-11-03 tentang pembuatan account off campus proxy dosen dan mahasswa
- IK-PP-11-04 tentang tata cara setting account off campus proxy
- IK-PP-11-05 tentang tentang tata cara pendaftaran online kelas literasi informasi
- IK-PP-11-06 tentang tata cara upload TGA melalui web site ETD
- IK-PP-11-07 tentang permasalahan user login website ETD
- Ik-PP-11-08 tentang tata cara compress PDF
- IK-PP-12-01 Tata Cara Peminjaman CD-ROM
36 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
- IK-PP-12-02 Tata Cara Pengembalian CD-ROM
- IK-PP-13-01 Tata Cara Pembuatan Video Dokumentasi kegiatan
- IK-PP-17-01 Tata Cara Layanan Print Center
- Form peminjaman dan pengembalian CD
- Buku kunjungan
2.14 LAYANAN DOKUMEN
A. DESKRIPSI
Koleksi dokumen merupakan koleksi ilmiah yang merupakan kumpulan-kumpulan hasil dari
seminar ilmiah, statistik-statistik laporan, dokumen koleksi Aceh. Layanan ini menerapkan
sistem layanan semi terbuka, dimana mahasiswa tidak diizinkan masuk tanpa mengisi buku
kunjungan. Jika pemustaka menginginkan koleksi di bagian ini, maka pemustaka harus mencari
terlebih dahulu di OPAC, jika judul koleksi yang diinginkan tertera di OPAC pemustaka
meminta bantuan pustakawan untuk menelusuri koleksi tersebut. Koleksi pada bagian ini hanya
dapat dibaca di tempat dan di fotocopy jika diperlukan. Pemustaka yang ingin mengcopy koleksi
tersebut harus menitipkan kartu identitas kepada petugas
Input-Proses-Output
Input pada layanan ini adalah Staf,Pemustaka dan KTM/KTA
Proses:
Proses pada layanan ini berdasarkan PRO-PP-18 yang berisi Layanan dokumen, IK-PP-18-01
tentang penggunaan OPAC layanan dokumen dan IK-PP-18-02 tentang fotocopy layanan
dokumen.
Adapun proses dalam dokumen ini adalah sebagai berikut:
Tahap proses pada layanan ini adalah:
- Staf layanan dokumen menerima koleksi dari pelayanan teknis dan menempatlkan di
meja transfer dan mencatat koleksi ke dalam buku ekspedisi
- Staf menerima pemustaka dan mempersilahkan untuk mengisi buku pengunjung serta
mengarahkan pemustaka untuk menggunakan OPAC apabila ingin mencari koleksi
dokumen
- Jika ada pemustaka yang ingin mengfotocopy koleksi dokumen petugas menyerahkan
form fotocopy untuk di isi oleh pemustaka dan meminta kartu identitas
- Selesai memfotocopy, pemustaka mengembalikan form focotocopy kepada petugas dan
petugas menyerahkan kartu identitas pemustaka
Output
Output pada layanan ini ialah:
- Pemustaka dapat memanfaatkan semua koleksi dokumen
37 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
Persyaratan:
Persyaratan bagi pemustaka yang ingin memanfaatkan koleksi di layanan dokumen ialah:
- Pemustaka memiliki KTM/KTA/KTP sebagai jaminan baca tempat
- Koleksi hanya bisa di baca di ruang baca dokumen
- Wajib mengisi buku kunjungan jika ingin membaca koleksi dokumen
- Koleksi hanya boleh di fotocopy dan tidak boleh di pinjam untuk di bawa pulang
- Mengisi form fotocopy koleksi dokumen
B. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN
Layanan ini berhubungan dengan layanan:
- Counter layanan informasi sebagai penyaji informasi bagi pemustaka yang bertanya
- Pelayanan teknis yang mengolah dan mengelola koleksi baik cetak maupun elektronik
- Layanan pemeriksaan barang keluar yang memeriksa bawaan pemustaka
- Pengembangan sistem yang mengendalikan software SLIMS dan koneksi dengan
komputer OPAC
- Layanan Fotocopy
C. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO
Risiko yang terjadi pada layanan dokumen adalah:
- Pemustaka tidak mengisi buku pengunjung bagian layanan dokumen
- Pemustaka tidak memiliki kartu identitas
- Pemustaka tidak melaporkan kepada staf layanan dokumen ketika ingin memfotocopy
koleksi dokumen
- Lembaran koleksi dokumen di robek pemustaka
- Pemustaka tidak menggunakan OPAC untu mencari koleksi dokumen
Pengendalian resiko dalam proses layanan ini adalah:
- Staf mengarahkan pemustaka untuk mengisi buku pengunjung layanan mencari koleksi
dokumen dan menggunakan OPAC untuk mencari koleksi dokumen
- Staf memastikan pemustaka untuk mengisi form fotocopy apabila ingin memfotocopy
koleksi dokumen dan memastikan pemustaka pemustaka mambawa kartu
- Staf layanan koleksi dokumen mengecek setiap halaman koleksi dokumen yang
dikembalikan pemustaka setelah di baca/fotocapy untuk memastikan koleksi dokumen
yang dikembalikan utuh. Jika pemustaka diketahui oleh petugas merobek halaman
koleksi dokumen, maka pemustaka tersebut akan dibawa ke pimpinan untuk di proses
- Staf layanan dokumen mengawasi pemustaka, agar tidak membawa koleksi dokumen
ke ruang lain
D. CODES KEPUASAAN PEMUSTAKA
Kepuasan pemustaka merupakan pengukuran antara harapan dengan kenyataan yang mereka
terima. Dalam hal ini staf layanan dokumen berusaha memberikan pelayanan prima. Bagian
dokumen merupakan layanan semi terbuka, mahasiswa di perbolehkan mencari koleksi sendiri
38 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
dengan terlebih dahulu mengisi buku kunjungan yang telah disediakan oleh bagian layanan
dokumen. Oleh karena itu pemustaka tidak dapat leluasa memanfaatkan koleksi untuk di pinjam
bawa pulang, jika pemustaka tidak senang dengan kebijakan ini, maka petugas meminta maaf
dan memberi pengertian akan kebijakan tersebut.
E. PENANGANAN KELUHAN
Pemustaka yang tidak puas dengan layanan ini, dapat melaporkan keluhan langsung kepada
Ka.bid pelayanan Perpustakaan Unsyiah, atau pelaporan keluhan secara online pada alamat
uilis.unsyiah.ac.id/complaint. Pengaduan ini akan di proses staf penganganan keluhan dengan
di dasari No PRO-PP-09 tentang penanganan komplain pelanggan dan IK-PP-09-02 tentang
instruksi kerja tata cara layanan komplain pelanggan. Keluhan akan diproses 1x24 jam, jika
keluhan sudah di proses, staf penanganan keluhan akan menghubungi pemustaka yang melapor.
F. DOCUMENTED INFORMATION
Dokumen terkait pada layanan ini adalah:
- PRO-PP-18 tentang layanan koleksi dokumen
- IK-PP-18-01 tentang penggunaan OPAC dokumen
- IK-PP-18-02 tentang fotocopy layanan dokumen
- Buku ekspedisi
- Form fotocopy dokumen
- Form tabulasi pengunjung
3 BIDANG PELAYANAN TEKNIS
Bidang pelayanan teknis bertanggung jawab memproses semua tipe koleksi baik tercetak
maupun elektronik yang masuk ke perpustakaan untuk di olah agar dapat dimanfaatkan oleh
pemustaka. Beberapa proses pada layanan ini adalah penanganan koleksi baru, pengelolaan
terbitan berkala, pemeliharaan dan perawatan koleksi, stock opname, dan pengelolaan koleksi
elektronik. Proses-proses tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut:
3.1 PENANGANAN KOLEKSI
A. DESKRIPSI
Proses pada kegiatan ini berkenaan dengan menangani koleksi bahan pustaka sejak diterima
oleh perpustakaan sampai selesai diproses, dengan urutan menerima bahan pustaka,
menginventaris, mengkatalogisasi, menginput data bibliografi dan membuat kelengkapan bahan
pustaka agar dapat dimanfaatkan oleh pemustaka.
B. INPUT– PROSES-OUTPUT
Input: Daftar buku, koleksi baru, staf, PC, Tag RFID, RFID pad, buku inventaris koleksi
Proses: kegiatan penanganan koleksi baru ini dilakukan sesuai dengan posedur yang telah
ditetapkan yaitu No. PRO-PT-01 tentang penangan koleksi baru. Prosesnya dimulai dari
39 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
verifikasi koleksi yang diterima, inventarisasi, katalogisasi, input data bibliografi, penempelan
TAG RFID, encoding data, pemberian kelengkapan koleksi dan penyampulan. Proses terakhir
diserahkan kepada bagian pelayanan pemustaka.
Untuk panduan pelaksanaanya dapat dilihat di Instruksi kerja (IK) yang sudah ditetapkan yaitu
IK No. PT-01-01 tentang pemeriksaan kesesuaian koleksi, IK No. PT-01-02 tentang verifikasi
koleksi, IK No. PT-01-03 tentang inventarisasi koleksi, IK No. PT-01-04 tentang proses
katalogisasi, IK No. PT-01-05 tentang proses pelebelan koleksi, IK No. PT-01-06 tentang
pemasangan TAG RFID dan encode. Semua proses tersebut dapat dilihat pada halaman
repository UPT Perpustakaan Universitas Syiah Kuala secara online di
http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
Output: Koleksi baru dapat dimanfaatkan oleh pemustaka
Persyaratan:
Adapun persyaratan pada proses ini adalah:
Input:
- Daftar harus sesuai dengan koleksi yang diserahkan
- Koleksi yang diterima jelas sumbernya
Output:
- Data bibliografi koleksi baru harus valid
- Data bibliografi koleksi dipublikasi ke Online Public Acess Cataloque (OPAC)
Pengendalian
Proses pengendalian ini dilakukan dengan tiga tahapan.
- Pada tahap pertama, kepala bidang pelayanan teknis melakukan final check data
bibliografi buku yang telah diinput ke dalam database. Ini berguna, untuk memastikan
data bibliografi buku sudah valid.
- Pada tahap kedua, staf pelayanan teknis mengecheck nomor inventaris buku yang sudah
diencode ke dalam TAG RFID.Dengan proses info tag tersebut dapat dipastikan data
yang dimasukkan sesuai atau valid.
- Pada tahapan ketiga, Kepala Bidang Pelayanan Pemustaka melakukan finalisasi akhir
berupa pengecekan data bibliografi dan publikasi ke Online Public Access Cataloque
(OPAC).
C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN
Proses penanganan koleksi berhubungan dengan beberapa bidang layanan lain, seperti:
- Bidang Administrasi/Tata Usaha dalam hal penerimaan daftar koleksi baru
- Perencanaan terkait pengusulan koleksi baru
- Pengembangan Sistem terkait pengendali sitem software SLIMS pengolahan koleksi
- layanan pemustaka untuk dilakukan publikasi dan penyaji koleksi yang sudah di olah
40 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
D. PENGENDALIAN RISIKO
Ada beberapa resiko yang terjadi pada proses penanganan koleksi baik koleksi baru maupun
koleksi lama yaitu:
- kesalahan katalogisasi
- kesalahan pengentrian data bibliografi,
- tidak terpasang tag RFID,
- Tag RFID rusak,
- Salah nomor panggil pada label buku.
Pengendalian terhadap risiko yang dapat terjadi tersebut dengan cara:
- melakukan pengecekan kembali data bibliografi seluruh koleksi baru sebelum di
serahkan kepada bagian pelayanan teknis
- penanganan terhadap TAG RFID yang rusak dapat dilakukan dengan cara menggantikan
TAG RFID yang baru
E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA
Jika terjadi ketidaksesuaian, maka koleksi harus ditarik segera dan diselesaikan dalam waktu
1x24 jam. Hal ini agar pemustaka puas dengan adanya penanganan cepat terhadap koleksi yang
bermasalah sehingga koleksi dapat digunakan kembali oleh pemustaka.
F. PENANGANAN KELUHAN
Pemustaka dan staf yang mengajukan complaint tersedia form complaint yang dapat di akses
melalui web uilis.unsyiah.ac.id/complaint, pengajuan tersebut akan diproses sesuai dengan
PRO-PP-19 penanganan komplain pelanggan dan IK-PP-19-01 tata cara penanganan komplain.
G. DOCUMENTED INFORMATION :
- PRO-PT-01 tentang penangan koleksi baru
- IK No. PT-01-01 tentang pemeriksaan kesesuaian koleksi
- IK No. PT-01-02 tentang verifikasi koleksi
- IK No. PT-01-03 tentang inventarisasi koleksi
- IK No. PT-01-04 tentang proses katalogisasi
- IK No. PT-01-05 tentang proses pelebelan koleksi
- IK No. PT-01-06 tentang pemasangan TAG RFID dan encode
- Data bibliografi baru dapat diakses melalui OPAC
- Data statistik buku baru dapat dilihat pada laporan uilis dengan alamat :
http://uilis.unsyiah.ac.id/report
- Logbook complain
3.2 PENGELOLAAN TERBITAN BERKALA
41 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
A. DESKRIPSI:
Proses pada kegiatan ini berkenaan dengan penanganan koleksi terbitan berkala sejak diterima
oleh perpustakaan sampai selesai diproses. Terbitan berkala biasanya terbit secara terus-
menerus tidak hanya sekali terbit seperti buku. Pengelolaanya mulai dari menerima koleksi,
menginventaris, memberi subjek, memasang label dan menginput judul artikel kedalam
database. Koleksi terbitan berkala tersebut adalah jurnal, majalah, buletin, dan terbitan harian
lainnya.
B. INPUT-PROSES-OUTPUT
Input: staf, koleksi baru terbitan berkala, daftar koleksi terbitan berkala, PC dan buku inventaris
koleksi
Proses: Kegiatan penanganan koleksi baru terbitan berkala ini dilakukan sesuai dengan
prosedur yang telah ditetapkan yaitu No. Pro-PT.03. Prosesnya dimulai dari menerima koleksi
terbitan berkala, menginventaris, memberi subjek, memasang label dan menginput judul artikel
kedalam database, membuat statistik serial dan terakhir mendistibusikan ke bagian bidang
pelayanan serial.
Untuk panduan pelaksanaanya dapat dilihat di Instruksi kerja (IK) yang sudah ditetapkan yaitu
IK No. PT-03-01 tentang memilih koleksi berkala, IK No. PT-03-02 tentang proses inventarisasi
koleksi berkala, IK No. PT-03-03 tentang pemasangan label, IK No. PT-03-04 tentang analisis
subjek, IK No. PT-03-05 tentang proses input judul artikel, IK No. PT-03-06 tentang pembuatan
statistik.
Semua proses tersebut dapat dilihat pada halaman repository UPT Perpustakaan Unsyiah secara
online di http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37
Output : Koleksi terbitan berkala dapat dimanfaatkan oleh pemustaka (8.7)
Persyaratan:
Persyaratan dalam proses ini adalah :
- koleksi terbitan berkala yang diterima harus jelas sumbernya
- Terbitan berkala harus bersifat ilmiah artinya memuat artikel yang secara nyata
mengandung data dan informasi yang memajukan pengetahuan, ilmu dan teknologi serta
seni.
- Judul artikel dapat diakses melalui OPAC
Pengendalian:
Pengendalian pada proses ini dilakukan oleh Kabid pelayanan teknis yang mengontrol dan
mengkoordinir segala proses kegiatan di bagian layanan teknis. Proses ini juga dikendalikan
oleh staf pelayanan serial. Staf serial memeriksa kebenaran/validasi subjek yang ditetapkan oleh
staf pelayanan teknis dan label pada koleksi serial sesuai dengan warna yang telah ditentukan.
Warna hitam untuk jurnal ilmiah dan warna hijau untuk majalah ilmiah. Pemeriksaan dilakukan
42 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
pada saat penyerahan koleksi dari pelayanan teknis ke pelayanan pemustaka. Sedangkan
pemeriksaan validasi data input judul artikel dilakukan oleh kepala bidang pelayanan teknis.
C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN
Layanan ini berhubungan dengan:
- Pengembangan sistem yang mengendalikan software SLIMS terhadap koneksi
- Digital corner terkait akun jurnal dan tata cara pengolahan jurnal
- Bagian Administrasi/ Tata Usaha terkait pengecekan daftar jurnal baru
- Layanan serial terkait dengan penyerahan jurnal dan pelayanan
D. PENGENDALIAN TERHADAP RESIKO
Ada beberapa resiko yang dapat terjadi pada proses pengolahan terbitan berkala yaitu:
- kesalahan pemberian warna label
- kesalahan menganalisis subjek
- kesalahan dalam pengentrian data
Adapun pengendalian yang dilakukan terhadap resiko tersebut adalah:
Kabid pelayanan teknis mengecek dengan teliti, jika ada kesalahan maka, Kabid pelayanan
teknis mengembalikan koleksi terbitan berkala yang keliru untuk diperbaiki oleh staf yang
mengelola terbitan berkala.
E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA
Jika terjadi ketidaksesuaian dalam pengolahan terbitan berkala, maka koleksi serial segera
ditarik dan diperbaiki secepatnya agar koleksi dapat dimanfaatkan kembali dan pemustaka puas
dengan adanya penanganan yang cepat terhadap koleksi serial yang bermasalah sehingga
koleksi serial dapat dimanfaatkan kembali oleh pemustaka.
F. PENANGANAN KELUHAN
Staf layanan serial dapat mengajukan complain langsung secara tertulis kepada petugas
pelayanan teknis, agar dapat di perbaiki langsung oleh staf pengolahan terbutan berkala, dan
complain di catat dalam loogbook agar dapat di proses sebagai bukti dokumen dan untuk di
evaluasi.
Bagi pemustaka yang mengajukan complaint terhadap pengelolaan terbitan berkala, maka
tersedia form complain yang dapat di akses melalui web uilis.unsyiah.ac.id/complaint,
pengajuan tersebut akan diproses sesuai dengan PRO-PP-19 penanganan komplain pelanggan
dan IK-PP-19-01 tata cara penanganan complain.
G. DOCUMENTED INFORMATION :
- PRO-PT-03 Pengelolaan terbitan berkala
- IK-PT-03-01 Memilah Koleksi Berkala
43 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
- IK-PT-03-02 Proses Inventarisasi Terbitan Berkala
- IK-PT-03-03 Pemasangan Label Warna
- IK-PT-03-04 Analisis Subjek
- IK-PT-03-05 Proses Input Data Koleksi Terbitan Berkala
- IK-PT-03-06 Pembuatan Statistik
- PRO-PP-19 penanganan komplain pelanggan
- IK-PP-19-01 tata cara penanganan komplain
- Laporan statistik bulanan
- Logbook complain
- Form daftar koleksi terbitan berkala
- Buku inventaris
3.3 PEMELIHARAAN DAN PERAWATAN KOLEKSI
A. DESKRIPSI
Proses pada layanan ini adalah kegiatan pemeliharaan dan perawatan koleksi yang menangani
koleksi bahan pustaka yang rusak, agar bahan pustaka yang di miliki oleh perpustakaan awet,
terawat dengan baik, sehingga dapat dimanfaatkan oleh pemustaka. Adapun kegitan pada
bagian ini adalah Staf bagian pelayanan teknis bidang pemeliharaan mengambil koleksi rusak
pada bagian sirkulasi dan melakukan hunting koleksi rusak pada rak-rak buku. Staf me-
nonaktifkan data bibliografi koleksi yang ingin di perbaiki melalui aplikasi http
uilis.unsyiah.ac.id, kemudian memilah sesuai dengan kriteria yang akan diperbaiki seperti
disampul dan di jilid, setelah selesai staf mengelompokkan koleksi menurut nomor klasifikasi
dan meletakkan koleksi pada rak masing-masing
B. INPUT-PROSES-OUTPUT
Input : staf, bahan perbaikan koleksi dan koleksi rusak
Proses :
kegiatan penanganan pemeliharaan koleksi dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah
ditetapkan berdasarkan NO. PRO-PT-04 tentang pemeliharaan dan perawatan koleksi, dimulai
dari staf bagian pelayanan teknis, bidang pemeliharaan mengambil koleksi rusak pada bagian
sirkulasi dan melakukan hunting koleksi rusak pada rak buku. Staf pemeliharaan me-
nonaktifkan data bibliografi koleksi yang ingin di perbaiki untuk informasi pada database
OPAC, kemudian memilah sesuai dengan kriteria yang akan diperbaiki seperti disampul dan di
jilid, setelah selesai staf mengelompokkan koleksi menurut nomor klasifikasi dan meletakkan
koleksi pada rak masing-masing.
44 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
Untuk panduan pelaksanaanya dapat dilihat di Instruksi kerja (IK) yang sudah ditetapkan yaitu
IK NO. PT-04-01 tentang perbaikan koleksi rusak, IK No.PT-04-02 tentang penarikan koleksi
rusak, IK No. PT-04-03 tentang disable dan enable koleksi. Semua proses tersebut dapat dilihat
secara online dengan alamat http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections .
Output : Koleksi rusak dapat dimanfaatkan kembali
Pengendalian
Proses pengendalian ini dilakukan oleh staf bidang pemeliharaan yaitu dengan cara
menonaktifkan seluruh koleksi yang akan diperbaiki melalui aplikasi http//uilis.unsyiah.ac.id,
agar informasi status koleksi di OPAC dapat diketahui oleh pemustaka. Setelah selesai, seluruh
koleksi tersebut diaktifkan kembali agar dapat dimanfaatkan oleh pemustaka.
Persyaratan :
Dalam proses ini koleksi yang ditarik dengan kriteria sebagai berikut:
- Koleksi rusak
- Sampul rusak
- Label buku/ call number rusak
- Cover buku rusak
- Lembaran buku ada yang lepas
- Lembaran buku yang robek
- TAG RFID rusak
C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN
Layanan ini berhubungan dengan:
- Pengembangan sistem yang mengendalikan software SLIMS terhadap koneksi
- Semua bidang pelayanan pemustaka
- Tata Usaha/Administrasi yang menyediakan bahan untuk memperbaiki koleksi rusak
D. PENGENDALIAN TERHADAP RESIKO
Resiko yang terjadi pada proses pemeliharaan koleksi adalah:
- Kelembaban udara
Kelembaban ideal untuk bahan kertas adalah 40-50% dan untuk film 20-3-%. Kelembaban
diatas 65% menyebabkan bahan pustaka capat rusak, sedangkan suhu udara yang tinggi dan
lembab menyebabkan buku mudah ditumbuhi oleh jamur.
Kelembaban udara dapat dikurangi dengan cara memberi ventilasi yang baik, memasang
exhaustfan atau bila mungkin memasang AC.
- Sinar matahari langsung
Koleksi yang terkena sinar matahari secara langsung menyebabkan tulisan-tulisannya mudah
rusak/hilang.
45 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
Hal ini dapat diatasi dengan cara pemasangan gorden pada jendelan agar koleksi terlindungi.
- Hewan/serangga
Serangga (rayap) merupakan faktor yang paling besar resiko terhadap kerusakan koleksi.
Serangga (rayap) dapat dicegah dengan cara menjaga kebersihan ruangan. Tetapi jika serangga
(rayap) sudah menyebar keseluruh koleksi harus dilakukan fumigasi.
- Manusia
Manusia yang tidak bertanggung jawab merupakan perusak yang paling berat, karena tidak
hanya menyebabkan kerusakan tetapi juga hilangnya bahan pustaka.
Penjagaan yang ketat sangat diperlukan untuk menghadapi perusak yang satu ini yaitu dengan
cara koleksi yang dipinjam, jika dikembalikan harus diperiksa oleh staf sirkulasi untuk
memastikan koleksi tersebut lengkap lembaranya dan dalam keadaan baik.
E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA
Jika koleksi yang telah di perbaiki masih ditemukan terdapatnya kesalahan pada perbaikan,
maka koleksi segera ditarik dan diselesaikan dalam waktu maksimal 1x24 jam. Setelah koleksi
selesai ditangani dengan benar, maka koleksi langsung dikembalikan staf pemeliharaan dan
perawatan pada tempat semula koleksi di tarik.
F. PENANGANAN KELUHAN
Pemustaka dan staf yang mengajukan complaint tentang koleksi rusak yang ditemukan dan
belum ditangani dapat melaporkan langsung kepada staf yang bertugas dibagian layanan
tersebut atau helpdesk. Selanjutnya staf yang bertugas pada pelayanan akan melaporkan kepada
Kabid pelayanan teknis dan segera ditangani oleh staf pemeliharaan dan perawatan untuk segera
di perbaiki dan dapat dimanfaatkan kembali oleh pemustaka. Koleksi rusak yang dilaporkan
dan ditarik staf akan di catat pada log book/buku catatan untuk diselesaikan dan sebagai
dokumentasi.
G. DOCUMENTED INFORMATION :
- PRO-PT-04 tentang pemeliharaan dan perawatan koleksi
- IK NO. PT-04-01 tentang perbaikan koleksi rusak
- IK No.PT-04-02 tentang penarikan koleksi rusak
- IK No. PT-04-03 tentang disable dan enable koleksi
- Loogbook perbaikan koleksi
3.4 PROSES WEEDING KOLEKSI DAN STOCK OPNAME
A. DESKRIPSI
Weeding ini merupakan kegiatan pengeluaran sejumlah koleksi dari jajaran rak. Koleksi yang
di weeding adalah koleksi yang dianggap tidak relevan lagi, terlalu banyak eksemplarnya, sudah
46 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
ada edisi baru, koleksi yang sudah rusak, usia terbit (tahun terbit). Weeding ini juga bertujuan
memberikan penyegaran terhadap koleksi perpustakaan.
Kegiatan stock opname adalah perhitungan fisik persediaan koleksi. Stock opname bertujuan
untuk mengetahui kebenaran catatan dalam data bibliografi yang merupakan salah satu fungsi
sistem pengendalian intern.
B. INPUT-PROSES-OUTPUT
Input: Staf, Koleksi, Data bibliografi
Proses: Kegiatan proses weeding ini dilakukan dengan empat tahapan :
- Tahap pertama menentukan kriteria koleksi weeding, antara lain: koleksi yang sudah
tidak relevan, terlalu banyak eksemplarnya, sudah ada edisi baru, koleksi rusak berat
dan usia terbit.
- Tahap kedua menyeleksi dan menarik koleksi yang di weeding dari jajaran rak koleksi.
- Tahap yang ketiga membuat daftar pengelolaan hasil weeding (berita acara).
- Tahap ke empat mengumpulkan koleksi yang di weeding pada suatu tempat untuk
dihadiahkan dan selebihnya di jadikan koleksi klasik.
Dengan demikian koleksi akan mudah diakses dan dapat dimanfaatkan sebagai sumber
informasi yang akurat, relevan, dan up to date.
Kegiatan proses stock opname di mulai dari print out daftar bibliografi koleksi, kemudian di
sesuaikan dengan koleksi yang ada di jajaran rak koleksi. Jika ada koleksi yang tidak sesuai,
akan ditarik untuk dientri kembali agar sesuai dengan data bibliografi. Koleksi yang sudah
selesai di entri, akan difinal check awal oleh Kabid. Pelayanan teknis dan di lanjutkan oleh
Kabid. Pelayanan pemustaka untuk melakukan pengecekan akhir serta dipublikasikan kembali
ke OPAC.
Output:
- Koleksi yang tersedia di rak sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan.
- Kesesuaian data koleksi yang ada di rak sesuai dengan data base OPAC.
Pengendalian:
- Koleksi weeding ditetapkan berdasarkan kriteria, yaitu Koleksi yang tidak relevan,
koleksi yang terlalu banyak eksemplarnya, adanya edisi baru, koleksi yang rusak dan
tahun terbit.
- Stock opname yang tidak sesuai dengan data bibliografi akan ditarik dan dientri kembali.
Persyaratan:
Input:
47 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
- Tersedianya sumberdaya manusia yang kompeten
- Tersedianya koleksi yang mudah diakses dan dimanfaatkan oleh pemustaka.
Output:
- Tersedianya koleksi di rak sesuai dengan kriteria yang telah ditetapkan.
- Tersedianya koleksi yang sesuai dengan data bibliografi
C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN
- Proses weeding koleksi ini melibatkan bidang layanan pemustaka, untuk memantau
koleksi yang di weeding.
- Proses stock opname ini berhubungan dengan bidang perencanaan dan pengembangan
sistem untuk update database.
D. PENGENDALIAN TERHADAP RESIKO
Koleksi yang sudah di weeding diseleksi sekali lagi oleh koordinator yang telah
dipilih/ditetapkan. Dalam menyeleksi koleksi weeding harus teliti agar tidak terjadi kesalahan
weeding koleksi.
Koleksi stock opname yang tidak sesuai dientri kembali, kemudian dilakukan final check oleh
Kabid. Pelayanan teknis dan Kabid. Pelayanan pemustaka serta dipublikasi kembali di OPAC.
E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA
Jika masih ada kriteria koleksi weeding dijajaran rak koleksi, maka koleksi tersebut akan segera
ditarik dari jajaran rak.
Jika masih ada koleksi stock opname di rak yang tidak sesuai dengan data bibliografi, maka
akan segera ditarik dan di entri ulang.
F. PENANGANAN KELUHAN
Complain: Koleksi weeding dan stock opname masih ada dijajaran rak koleksi.
G. DOCUMENTED INFORMATION:
- Laporan daftar koleksi weeding
- Laporan daftar koleksi stock opname
3.5 PENGELOLAAN KOLEKSI ELEKTRONIK
A. DESKRIPSI :
Kegiatan mengolah data bibliografi koleksi elektronik/digital. Koleksi elektronik yaitu koleksi
ETD (LKP, skripsi, thesis, disertasi elektronik) dan Unsyiana dalam bentuk teks atau gambar.
untuk dapat dimanfaatkan oleh pemustaka melalui katalog online atau aplikasi lainnya.
48 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
Proses mengelola koleksi elektronik ETD di mulai dari menerima koleksi ETD dari bidang
pelayanan pemustaka (sirkulasi). Kemudian proses katalogisasi meliputi penentuan subjek dan
kata kunci, memilih tipe koleksi (LKP,SKR, THS, DTH). Proses terakhir mentransfer data ke
OPAC.
Pengelolaan koleksi unsyiana di mulai dari penerimaan data bibliografi yang dihasilkan dan
terkait dengan unsyiah. Penerimaan melalui google allert, humas biro unsyiah, hasil penelitian
dosen, karya ilmiah mahasiswa unsyiah, Tsunami Memoir yang merupakan kumpulan memoar
dari tsunami terkait dengan Universitas Syiah Kuala (koleksi ini dikelola oleh TDMRC, unit
penelitian dan Perpustakaan Pusat) dan dokumen lainnya. Selanjutnya mencantumkan data
bibliografi koleksi meliputi judul, subjek, deskripsi berita. Terakhir mengupload ke dalam
website unsyiana.
B. INPUT-PROSES-OUTPUT
Input: staf, PC data koleksi elektronik
Proses: Kegiatan pengelolaan koleksi elektronik ini dilakukan sesuai dengan prosedur yang
telah ditetapkan yaitu No. PRO-PT-07 tentang pengelolaan koleksi elektronik. Dimulai dari
penerimaan koleksi elektrorik, pemprosesan koleksi elektronik, dan kegiatan publikasi kepada
pemustaka. Untuk koleksi ETD dapat di akses http://etd.unsyiah.ac.id/. Koleksi unsyiana dapat
di akses pada http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/. Koleksi elektronik dapat dimanfaatkan oleh
pemustaka melalui katalog online atau aplikasi lainnya.
Koleksi ETD dimulai dari penerimaan data bibliografi, proses katalogisasi, dan transfer data ke
OPAC. Untuk pelaksanaannya terdapat dalam Instruksi kerja (IK) tata cara pengelolaan koleksi
elektronik, didalam IK No.IK – PT – 07 – 01. Untuk koleksi ETD dimulai Membuka alamat
ETD http://uilis.unsyiah.ac.id. Selanjutnya Masukan username dan password lalu “ enter” . Klik
menu pengolahan. Pilih menu koleksi yang belum terklasifikasi . Pilih koleksi yang tahun
masuk pertama pada halamn terakhir. Buka judul ETD lalu klik menu edit dan memasukan data
bibliografi (fakultas,tempat terbit dan tahun terbit). Untuk membuka full teks klik di nama
mahasiswa . Lalu melakukan analisis subyek mulai dari judul, kata pengantar, daftar isi,
pendahuluan, bibliografi, membaca sebahagian teks. menentukan kata kunci . Memilih tipe
koleksi ( SKR, LKP, THS dan DTH). Terakhir mentransfer ke OPAC.
Koleksi unsyiana di mulai dari penerimaan data bibliografi yang dihasilkan dan terkait dengan
unsyiah. Penerimaan artikel melalui google allert, pidato rektor, pengukuhan guru besar, hasil
penelitian dosen, Tsunami Memoir dan dokumen lainnya. Selanjutnya mencantumkan data
bibliografi koleksi meliputi judul, subjek, deskripsi berita. Terakhir mengupload ke dalam
website unsyiana.
Output: Koleksi elektronik terkelola dan dapat dimanfaatkan oleh pemustaka
Pengendalian:
49 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
Proses pengendalian pada pengelolaan koleksi ETD dilakukan dengan dua tahapan. Tahap
pertama, staf pelayanan teknis melakukan pengecekan ketersediaan koleksi di OPAC. Pada
tahap kedua kepala bidang layanan teknis melakukan pengecekan akhir terhadap koleksi yang
sudah di proses. Meliputi pengecekan kesesuaian data bibliografi melalui aplikasi ETD.
Proses pengendalian pada pengelolaan koleksi unsyiana dilakukan dengan dua tahapan. Tahap
pertama, staf pelayanan teknis memastikan konten yang di upload sudah dapat di akses dengan
mengklik browse all item di http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/. Tahap kedua kepala bidang
layanan teknis melakukan pengecekan akhir terdadap koleksi unsyiana yang telah di proses.
Meliputi pengecekan kesesuain bibliografi melalui website unsyiana.
Persyaratan:
Input:
- Tersedianya sumberdaya manusia yang kompeten
- Koleksi ETD sudah selesai diverifikasi full-text oleh bagian sirkulasi
- Tersedianya konten unsyiana
Output:
- Artikel ETD yang selesai di proses dapat di akses melalui website
http://etd.unsyiah.ac.id
- Artikel unsyiana dapat dimanfaatkan oleh pemustaka pada website
http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/
C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN
Proses ini berhubungan dengan layanan lain seperti:
- Pengembangan sistem yang mengendalikan software SLIMS terhadap koneksi
- Koleksi ETD berhubungan dengan layanan sirkulasi
- Pemerikasaan koleksi ETD yang diterima untuk di proses oleh bidang layanan teknis.
- Koleksi unsyiana berhubungan dengan humas biro Unsyiah. Koleksi unsyiana di
terima dari bidang humas Unsyiah.
D. PENGENDALIAN TERHADAP RESIKO
Adapun resiko yang dapat terjadi dalam proses kegiatan ini:
- Kesalahan dalam menentukan subjek
- Kesalahan dalam penentuan tipe koleksi elektronik
- Koneksi jaringan dan sistem bermasalah
Pengendalian yang dilakukan terhadap resiko ini ialah:
- Kabid pelayanan teknis mengecek kembali, jika ada yang keliru pada pengelolaan
koleksi elektronik maka Kabid pelayanan teknis meminta staf yang bertugas pada
proses tersebut untuk memperbaiki
50 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
- Staf pengelolaan koleksi elektronik melapor pada staf bidang pengembangan
sistem untuk memperbaiki jaringan atau siste yang bermasalah
E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA
Koleksi elektronik seperti ETD merupakan koleksi elektronik yang di publish atas izin penulis,
tetapi ada sebahagian koleksi ETD yang tidak di publish, hal ini menyebabkan pemustaka
merasa kurang puas. Dalam menangani masalah ini staf yang bertugas memberikan penjelasan
tentang kebijakan Embargo ETD, yang memberikan hak kepada penulis untuk mempublish
hasil karya atau tidak. Selanjutnya staf mengarahkan pemustaka untuk menelusuri koleksi ETD
lain yang di publish dengan subjek yang sama.
F. PENANGANAN KELUHAN
Pemustaka yang mengajukan complain tersedia form complain yang dapat diakses melalui web
http://uilis.unsyiah.ac.id/complaint/login.php. Pengajuan tersebut akan di proses sesuai PRO-
PP-19 yang di mulai dari penerimaan complain, pemberian respon awal, mendelegasikan
penyelesaian complain, penyelesaian dan penyampaian hasil ke administrator,
menginformasikan hasil complain kepada pemustaka. Complaint yang diterima akan di catat
dalam logbook complaint.
G. DOCUMENTED INFORMATION
- No. PRO-PT-07 tentang pengelolaan koleksi elektronik
- IK-PT-07 yang berisi instruksi kerja pada pengelolaan koleksi elektronik
- PRO-PP-19 tentang prosedur penanganan komplain
- IK-PP-19-01 berisi instruksi tata cara penanganan komplain
4 BIDANG LAYANAN PERENCANAAN DAN PENGEMBANGAN SISTEM
4.1 PROSES PENGEMBANGAN KOLEKSI
A. DESKRIPSI:
Proses pengembangan koleksi meliputi kegiatan memilih dan mengadakan bahan perpustakaan
sesuai dengan kebijakan yang telah ditetapkan. Proses ini berkaitan dengan kegiatan dalam
menentukan koleksi, evaluasi koleksi, identifikasi kebutuhan koleksi, seleksi kebutuhan pustaka
berdasarkan civitas akademika Unsyiah.
B. INPUT-PROSES-OUTPUT
Input: Staf, koleksi Baru, stakeholders.
Proses: Proses pengembangan koleksi ini dilaksanakan sesuai dengan NO. PS-01 yaitu
prosedur yang dimulai dari pembuatan form pengusulan buku secara online yang berisi identitas
51 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
pengusul dan judul buku sesuai form. Selanjutnya Staf PPS membuka google drive untuk
melihat respon dari pengusulan buku tersebut. Staf PPS melakukan verifikasi judul buku yang
diusul dengan ketersediaan buku yang ada di perpustakaan melalui OPAC. Selajutnya Staf PPS
membuat daftar buku yang dibutuhkan berdasarkan verifvikasi. Langkah terakhir menyerahkan
daftar buku ke bagian tata usaha untuk di tindaklanjuti.
Output: Penambahan koleksi baru untuk pengembangan
Pengendalian:
Pengendalian terhadap proses pengembangan koleksi ini dilakukan oleh pimpinan dan
berdasarkan analisa hasil survey relevansi kebutuhan serta form pengusulan online. Proses ini
memberi kesempatan langsung kepada tenaga pendidik dan mahasiswa aktif untuk
mengusulkan koleksi sesuai dengan mata kuliah yang relevan, agar koleksi dapat termanfaatkan
secara efektif.
Persyaratan:
Pengembangan koleksi dapat dilakukan
- Setelah form pengusulan koleksi baru disetujui oleh pimpinan
- Budget yang memadai
- Adanya hasil analisa survey relevansi kebutuhan
- Adanya usulan koleksi baru dari civitas akademika
C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN
Proses pengembangan koleksi ini berhubungan dengan:
- Bidang tata usaha untuk pembelian buku
- Bidang layanan teknis yang mengolah koleksi baru
- Bilang layanan pemustaka yang mendistribusikan koleksi
Program studi sebagai pengusul koleksi
D. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO
Resiko yang dapat terjadi pada proses ini adalah:
- Buku yang di usulkan tidak tersedia pada penerbit
- Buku yang diterima tidak sesuai dengan pesanan
- Koleksi (hadiah) bukan berdasarkan kebutuhan sehingga koleksi tidak termanfaatkan
secara efektif dan efisien.
Pengendalian yang dilakukan terhadap resiko ini:
- Jika buku tidak tersedia pada penerbit, staf akan mencari stok di toko buku
- Menghubungi kembali penerbit jika buku yang di kirim tidak sesuai dengan pesanan
- Mengevaluasi kebutuhan dan mengadakan koleksi berdasarkan hasil survey.
E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA
52 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
Jika terjadi ketidaksesuaian pada koleksi yang diusulkan, maka bidang perencanaan akan segera
mengusulkan kembali dengan membuat daftar desiderata.
F. PENANGANAN KELUHAN
Pemustaka yang mengajukan complaint dapat mengisi form complaint melalui web
http://uilis.unsyiah.ac.id/complaint, pengajuan tersebut akan diproses oleh staf penanganan
complain dan diteruskan kepada Kabid. Perencanaan dan pengembangan sistem untuk di kaji
kembali dan dicarikan solusi, setelah ditemukan solusi Kabid. Perencanaan menyerahkan hasil
penyelesaian keluhan pada staf penanganan komplain untuk menghubungi pemustaka yang
mengajukan keluhan.
G. DOCUMENT INFORMATION :
- Form pengusulan buku baru.
- Daftar usulan pembelian buku baru
- PRO- PS-01 tentang prosedur proses pengembangan koleksi
- IK-PS-01-01 yang berisi instruksi tata cara pengisian form survey
4.2 PENYUSUNAN PROGRAM DAN KEGIATAN TAHUNAN
A. DESKRIPSI
Penyusunan program dan kegiatan tahunan adalah instrumen kebijakan yang berisi satu atau
lebih kegiatan, yang dilaksanakan oleh suatu organisasi sebagai upaya untuk
mengimplementasikan strategi dan kebijakan dalam rangka mencapai tujuan dan sasaran suatu
organisasi.
B. INPUT-PROSES-OUTPUT
Input : Staf, Term of Reference (TOR), Rencana Kegiatan Anggaran Tahunan RKAT
Proses: Proses penyusunan program dan kegiatan sesuai dengan PRO-PS-02 tentang
penyusunan rencana program kegiatan tahunan . Proses ini dimulai dari permintaaan
penyusunan program dan kegiatan, kemudian di inventarisir sesuai kebutuhan. Selanjutnya
melakukan taskfoce untuk pembagian tugas untuk program dan kegiatan berdasarkan perioritas
kebutuhan. TOR program dan kegiatan yang telah diseleksi dimasukkan ke draf RKAT BOPT
dan diserahkan ke pimpinan untuk di review, selanjutnya draf RKAT BOPT tersebut diserahkan
ke bidang tata usaha untuk ditindaklanjuti.
Output: Kegiatan tahunan yang telah direncanakan berdasarkan TOR, dana untuk program
kegiatan tahunan
Persyaratan :
Input:
- TOR disusun berdasarkan kebutuhan setiap bidang layanan setelah dilaksanakan rapat
kerja.
- Rencana Kegiatan Anggaran Tahunan (RKAT) akan disusun setelah adanya TOR.
Output:
53 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
- Kegiatan akan diselenggarakan sesuai TOR.
- Dana yang tersedia
Pengendalian:
- Penyusunan program dan kegiatan tahunan (Raker) dikendalikan berdasarkan
kebutuhan masing-masing bidang layanan.
C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN
- Proses penyusunan program kegiatan tahunan berhubungan dengan semua bidang
layanan untuk melakukan taskfoce dalam menentukan prioritas kebutuhan, selanjutnya
akan dibahas dalam rapat tahunan.
- Proses penyususunan progran dan kegiatan tahunan juga berhubungan langsung dengan
bidang tata usaha untuk menindak lanjuti RKAT yang sudah disusun tersebut.
D. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO
Adapun resiko dalam proses ini adalah:
- Anggaran tidak disetujui berdasarkan usulan yang telah diajukan
- Perubahan program kegiatan
Pengendalian terhadap resiko dengan cara:
- Mengusulkan kembali pada tahun berikutnya.
- Revisi TOR untuk diusulkan kembali
E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA
Apabila terjadi ketidaksesuaian dalam penyusunan program dan kegiatan tahunan maka Kabid.
Perencanaan akan melakukan evaluasi dengan pimpinan terhadap kegiatan tersebut.
F. PENANGANAN KELUHAN
Jika ada keluhan dari staf dalam penyusunan program dan kegiatan tahunan, maka staf dapat
melaporkan langsung ke Kabid. Perencanaan, selanjutnyan Kabid. Perencanaan akan
berkoordinasi dengan pimpinan dalam penyelesaian keluhan.
G. DOCUMENTED INFORMATION :
- Term of Reference (TOR)
- Rencana Kegiatan Anggaran Tahunan RKAT
- Laporan Kegiatan
- PRO-PS-02 Penyusunan rencana program tahunan
4.3 PROSEDUR PEMELIHARAAN JARINGAN, HARDWARE DAN SOFTWARE
A. DESKRIPSI:
Prosedur pemeliharaan jaringan, hardware, dan software adalah suatu upaya untuk menjaga,
melindungi, mengendalikan, memperbaiki, menanggulangi dan mengembangkan sistem yang
54 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
ada. Pemeliharaan ini diperlukan untuk meningkatkan efisisensi dan efektivitas kinerja sistem
yang ada agar penggunaannya dapat optimal.
B. INPUT-PROSES-OUTPUT
Input:
- Staf, Kabel UTP/LAN, Switch, Mikrotik, Router Wireless/Wifi
- Server, PC, printer, UPS, Self loan station, Gate
- Driver, Portal Aplikasi, Database slim, ETD, Unsyiana,
Proses:
- Proses pemeliharan jaringan dilakukan dengan pengecekan jaringan melalui mikrotik
secara rutin setiap hari untuk memastikan stabilitas jaringan.
- Proses pemeliharaan hardware dilakukan pengecekan dan pembersihan secara berkala
minimal dua bulan sekali sehingga perangkat tersebut masih layak digunakan.
- Proses pemeliharaan software dilakukan dengan cara membackup dan mengecek data
secara rutin setiap hari sehingga data tersebut tetap terjaga dan aman.
- Selanjutnya apabila menerima form keluhan dari semua unit layanan baik keluhan
jaringan, hardware dan software staf IT akan segera menindaklanjuti.
Output:
- Konektivitas jaringan yang stabil dan optimal
- Perangkat hadware yang terjaga sesuai dengan fungsi dan opersionalnya.
- Memastikan kesesuaian dengan kebutuhan fungsionalitas teknis.
Persyaratan:
- Harus ada topologi jaringan
- Petugas yang berkompeten
- Tersedianya repository backup data
Pengendalian: Pengendalian dilakukan oleh staf IT yang bertugas memeriksa dan memelihara
secara berkala terhadap jaringan, perangkat hardware dan software.
C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN:
Proses pemeliharaan ini berhubungan dengan semua unit layanan lainnya yang ada di
Perpustakaan Unsyiah berdasarkan kebutuhan dan keluhan.
D. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO
Beberapa resiko yang dapat terjadi pada proses ini ialah:
- Untuk jaringan, resiko yang dapat terjadi adalah koneksi yang tidak stabil.
- Untuk hardware, resiko yang dapat terjadi adalah rusaknya pada bagian perangkat.
Mengecek kondisi bagian perangkat yang rusak, apabila tidak dapat diperbaiki akan
diserahkan ke teknisi luar.
55 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
- Untuk software, resiko yang dapat terjadi adalah trouble. Melakukan Maintenace dan
troubleshooting terhadap data.
Pengendalian yang dilakukan ialah:
- Melakukan pemeriksaan melalui topologi jaringan untuk melihat titik permasalahan
- Mengecek kondisi bagian perangkat yang rusak, apabila tidak dapat diperbaiki akan
diserahkan ke teknisi luar
- Mengecek kondisi bagian perangkat yang rusak, apabila tidak dapat diperbaiki akan
diserahkan ke teknisi luar
E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA
Apabila terjadi ketidaksesuaian dalam proses ini seperti jaringan yang tidak terkoneksi, software
dan hardware yang bermasalah, maka staf atau pemustaka dapat menyampaikan langsung
kepada staf IT, selanjutnya akan dilakukan perbaikan secepatnya oleh Staf IT.
F. PENANGANAN KELUHAN
Apabila ada unit layanan yang tidak puas dapat mengisi form pengaduan dan diserahkan ke staf
pengembangan sistem untuk di tindak lanjuti sesuai dengan keluhan. keluhan tersebut ditindak
lanjut dalam jangka waktu 1x 24 jam.
G. DOCUMENTED INFORMATION :
- Form pengaduan
- Form pemeliharan perangkat jaringan dan server
- PRO-PS-03 Pemeliharaan jaringan hardware dan software
- IK-PS-03-01 Daftar informasi keluhan sistem
- IK-PS-03-02 Pengecekan mikrotik
- IK-PS-03-03 Pemeliharaan jaringan
- IK-PS-03-04 Pemeliharaan software
- IK-PS-03-05 Pemeliharaan hardware
4.4 PENGEMBANGAN APLIKASI PERPUSTAKAAN
A. DESKRIPSI:
Pengembangan aplikasi perpustakaan merupakan proses penyusuaian sistem yang lama untuk
meningkatkan sistem yang sudah ada guna menunjang kegiatan operasional organisasi.
B. INPUT-PROSES-OUTPUT
Input: Staf, SLiMS, Omeka,Wordpress, SIP2
Proses: Proses kegiatan ini di mulai berdasarkan kebutuhan pemustaka, pustakawan, pimpinan
KA Perpustakaan. Proses ini dimulai dari staf IT menerima laporan keluhan dari staf baik
langsung maupun melalui staf penanganan keluhan, setelah mendapatkan laporan, staf IT
56 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
mengidentifikasi permasalah tersebut, jika masalah berasal dari UPT.TIK maka staf IT
menghubungi pihak TIK, selanjutnya staf IT merencanakan desain yang cocok untuk
menanggapi masalah dan melakukan pengujian kelayakan desain program, jika masih terdapat
keluhan dari staf tentang pengujian maka staf IT akan mengindentifikasi ulang.
Output:
- Aplikasi SLiMS yang sudah siap digunakan
- Aplikasi website yang sudah ONLINE dipublic
- Sambungan SIP2 yang telah terintegrasi dengan database SLiMS
- Repository Unsyiana yang siap di publish
Pengendalian:
Pengendalian dilakukan oleh staf IT dengan:
- Memastikan Aplikasi tersebut dapat dikembangkan
- Meningkatkan keamanan Website
- Melakukan Backup database dan aplikasi pada server luar dan server lokal
Persyaratan:
Adapun persyaratan dalam proses ini meliputi:
- Adanya sistem aplikasi perpustakaan
- Petugas yang berkompeten
- Tersedianya repository backup data
C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN:
Proses pemeliharaan ini berhubungan dengan semua unit layanan lainnya berdasarkan
kebutuhan dan keluhan.
D. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO
Resiko yang dapat terjadi berupa:
- Program aplikasi yang tidak berjalan dengan baik
- Server backup data yang tidak memadai
- Jaringan yang bermasalah dari UPT.TIK
Pengendalian yang dilakukan ialah:
- Mengidentifikasi kembali program aplikasi yang tidak berjalan dengan baik
- Menambah server yang baru
- Melaporka segera ke UPT.TIK untuk diperbaiki
E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA
Apabila Terjadi ketidaksesuaian terhadap proses pengembangan aplikasi, maka staf IT akan
segera melakukan indentifikasi dan perbaikan sistem dalam waktu secepatnya.
57 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
F. PENANGANAN KELUHAN
Setiap unit layanan yang tidak puas dalam pengembangan aplikasi dapat melaporkan secara
langsung kepada staf IT atau melalui link http://uilis.unsyiah.ac.id/complaint/. Pengaduan ini
diproses segera dalam waktu 1x24 jam.
G. DOCUMENTED INFORMATION
- Daftar pengembangan system
- PRO-PS-04 tentang prosedur pengembangan aplikasi perpustakaan
- IK-PS-04-01 tentang daftar informasi keluhan aplikasi
- IK-PS-04-02 tentang pengecekan aplikasi
- IK-PS-04-03 tentang perbaikan aplikasi
- IK-PS-04-04 tentang pengujian aplikasi
- Form pengajuan keluhan
5 BIDANG LAYANAN ADMINSTRASI DAN TATA USAHA
5.1 PERSURATAN
A. DESKRIPSI
Proses persuratan dapat dibagi menjadi dua proses, yaitu surat masuk dan surat keluar. Surat
masuk adalah surat yang diterima oleh perpustakaan yang berasal dari pribadi maupun
organisasi/ Instusi. Surat keluar adalah surat yang dikirimkan atau dikeluarkan oleh
perpustakaan atas instruksi pimpinan kepada pihak terkait baik pribadi maupun
organisasi/Instusi. Surat masuk dan keluar di proses berdasarkan kebutuhan baik internal
maupun eksternal.
B. INPUT-PROSES-OUTPUT
Input dalam proses ini adalah staf, PC, surat dan stakeholder/ pihak pengirim.
Proses:
Proses persuratan dijalankan berdasarkan -PRO-TU-01 tentang Pengendalian surat masuk dan
keluar dan IK-TU-01 yang berisi instruksi kerja pada proses persuratan. Langkah pertama staf
mengidentifikasi dan mensortir surat masuk dengan memisahkan surat dinas dan surat pribadi.
Jika surat pribadi langsung diberikan kepada yang bersangkutan sedangkan surat dinas
diagendakan kedalam buku agenda surat masuk dan surat keluar. Jika surat yang membutuhkan
balasan maka staf akan membalas surat sesuai dengan intruksi pimpinan.
Untuk panduan pelaksanaan indtruksi pada setiap tahap proses bagian persuratan dapat dilihat
di Dokumen IK Sistem Manajemen Mutu atau secara online di
http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 . Adapun nomor instruksi kerja bagian
persuratan IK-TU-01-01 berisi instruksi pengendalian surat masuk dan keluar, IK-TU-01-02
tentang pensdistribusian surat, IK-TU-01-03 tata cara Paperless Office (PLO) surat.
58 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
Output:
surat masuk dan keluar di UPT. Perpustakaan Unsyiah terorganisir dan terkendali dengan baik
sesuai perihal dan tujuannya.
Pengendalian:
Proses kegiatan ini dikendalikan oleh Kasubbag Tata Usaha dan Peraturan Menteri Dalam
Negeri No.38 tahun 2005 tentang Tata Kearsipan di lingkungan Departemen Dalam Negeri.
Persyaratan:
Kegiatan ini juga memiliki syarat tertentu yang harus diperhatikan. Pada pengetikan surat harus
disesuaikan dengan format dan aturan yang telah ditetapkan oleh Instansi/Organisasi.
Selanjutnya harus mencantumkan nama dan alamat pengirim serta perihal yang jelas. Proses
persuratan di bagian tata usaha memiliki target waktu penyelesaian surat keluar selama satu
hari.
C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN
Kegiatan persuratan memiliki hubungan dengan semua bidang layanan yang ada di
perpustakaan. Ada empat bidang layanan lainnya di perpustakaan, yaitu pelayanan pemustaka,
teknis, perencanaan dan pengembangan sistem dan manajemen mutu. Hal ini dikarenakan surat
masuk dan keluar di perpustakaan bersifat pribadi, kelompok maupun organisasi. Staf
persuratan akan memproses surat berdasarkan insturksi dari atasan.
D. PENGENDALIAN TERHADAP RISIKO
Setiap kegiatan memiliki resiko yang perlu dikendalikan. Salah satu resiko yang mungkin
terjadi pada proses persuratan adalah surat yang dikirimkan oleh staf tidak diterima oleh yang
bersangkutan. Oleh karena itu staf memastikan nama dan alamat penerima benar-benar valid
dan jelas.
E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA
Jika terjadi sesuatu yang tidak menyenangkan terhadap pengguna atau pihak terkait dikarenakan
kendala internal maupun eksternal yang terjadi, sehingga staf tidak dapat menyelesaikan sesuai
target. Maka staf akan langsung meminta maaf pada pihak terkait dan berjanji akan segera
diselesaikan.
F. PENANGANAN KELUHAN
UPT. Perpustakaan Universitas Syiah Kuala memiliki software complaint yang dapat diisi
pemustaka dan staf yang memiliki kendala atau ketidakpuasan terhadap layanan yang diberikan
bagian persuratan. Alamat software complain tersebut adalah:
http://uilis.unsyiah.ac.id/complaint/login.php, jika staf mempunyai keluhan atau ketidakpuasan
terhadap layanan yang diberikan bagian persuratan, maka staf dapat melapor kepada staf bagian
persuratan.
59 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
G. DOCUMENTED INFORMATION
Informasi terdokumentasi pada bagian ini adalah
- buku agenda surat masuk dan keluar
- PRO-TU-01 tentang pengendalian surat masuk dan keluar
- IK-TU-01-01 tentang instruksi pengendalian surat masuk dan keluar
- IK-TU-01-02 tentang pensdistribusian surat
- IK-TU-01-03 tentang tata cara Paperless Office (PLO) surat.
5.2 SARANA DAN PRASARANA
A. DESKRIPSI
Sarana adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud dan
tujuan. Prasarana merupakan segala sesuatu yang merupakan penunjang utama
terselenggaranya suatu proses. Sarana lebih ditujukan untuk benda-benda bergerak seperti
komputer dan mesin. Sedangkan prasarana lebih ditujukan untuk benda-benda yang tidak
bergerak seperti gedung.
Adapun sarana dan prasarana dibagian tata usaha perpustakaan Unsyiah merupakan bagian yang
mengelola segala administrasi perlengkapan barang-barang yang ada diperpustakaan, seperti :
permintaaan barang, pembelian, pengecekan dan penyimpanan asset-asset perpustakaan.
B. INPUT-PROSES-OUTPUT
Input dalam proses ini adalah pemustaka, stakeholders, staff dan aset perpustakaan
Proses ini dijalankan berdasarkan PRO-TU-04 tentang perencanaan pengadaan aset dan bahan
PRO-TU-05 tentang pelayanan penggunaan aset dan bahan PRO-TU-06 tentang perbaikan
sarana dan prasana dan IK-TU-06-01 tentang pelaksanaan tugas tehnisi luar, IK-TU-06-02
tentang tata cara pengecekan barang dan inventaris kantor.
Proses pertama, Staf mengecek barang inventaris perpustakaan di setiap lantai tiga bulan sekali.
Jika ditemukan barang yang rusak atau penambahan barang baru, maka staf mengisi form
pengadaan barang. Untuk permintaan terhadap penggunaan sarana dan prasarana oleh pengguna
internal maupun eksternal, maka pengguna wajib mengisi form permintaan yang disediakan.
Selanjutnya staf melaporkan kepada kepala sub bagian tata usaha untuk diteruskan kepada
pimpinan. Setelah ada persetujuan dari pimpinan, maka staf memproses permintaan
berdasarkan kebutuhan.
Output: Terpenuhinya kebutuhan staf, pemustaka dan pengguna umum yang menggunakan
aset perpustakaan, sehingga segala proses yang berlangsung berjalan dengan lancar.
60 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
Pengendalian: Proses ini dikendalikan langsung oleh Kepala dan Kasubbag Tata Usaha yang
memiliki wewenang dan berhak menyetujui pembelian, penggunaan ataupun permintaan
terhadap sarana dan prasarana yang ada di Perpustakaan Unsyiah.
Persyaratan
Proses ini memiliki beberapa syarat dalam penggunaannya. Untuk peminjaman ruang, semua
staf dan pemustaka wajib membuat akun peminjam dengan mengikuti langkah-langkah yang
tersedia di web peminjaman. Sedangkan permintaan sarana staf perpustakaan wajib mengisi
form permintaan dan disetujui oleh atasan.
C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN
Kegiatan ini memiliki hubungan dengan semua bidang layanan yang ada di perpustakaan,
dikarenakan proses sarana dan prasarana ini sangat dibutuhkan oleh semua staf dan semua
bidang layanan guna kelancaran segala proses yang ada di perpustakaan. Layanan-layanan
tersebut adalah pelayanan teknis, pelayanan pemustaka, manajemen mutu serta perencanaan
dan pengembangan sistem.
D. PENGENDALIAN TERHADAP RESIKO
Adapun resiko pada proses peminjaman ruangan adalah
- adanya pengguna yang tidak menjaga kebersihan setelah pemakaian ruangan
- adanya pengguna ruangan yang telah memboking ruangan, tetapi tidak jadi di
pergunakan, sehingga menghambat pengguna lain yang ingin menggunakan ruangan
tersebut
Adapun pengendalian resiko pada bagian ini adalah:
- pengguna harus memberikan deposit sebagai jaminan untuk menjaga kebersihan
- pengguna yang sudah meng booking ruangan harus menandatangani surat pernyataan
pemakaian reuangan(tata tertib pemakaian ruangan)
- Setelah pemakaian ruang, staf memeriksa kembali ruangan yang telah dipakai
berdasarkan surat pernyataan, dan memastikan tidak adanya sampah yang ditinggalkan
oleh pengguna ruang
E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA
Apabila pengguna ruangan merasa tidak puas terhadap pelayanan pada bagian peminjaman
ruangan, maka pengguna melapor langsung ke staf peminjaman ruangan untuk di evaluasi,
selanjutnya staf meminta maaf kepada pengguna ruangan atas ketidaknyaman.
F. PENANGANAN KELUHAN
Apabila ada pengguna yang tidak puas atau memiliki kendala pada proses sarana dan prasarana,
maka pengguna dapat melaporkan kebagian administrasi tata usaha atau mengisi form
complaint online. Alamat software complain tersebut adalah:
http://uilis.unsyiah.ac.id/complaint/login.php.
G. DOCUMENTED INFORMATION
- Buku inventaris barang
61 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
- surat pernyataan penggunaan ruangan
- form kerusakan
- form pembelian
- PRO-TU-04 perencanaan pengadaan aset dan bahan
- PRO-TU-05 pelayanan penggunaan aset
- PRO-TU-06 perbaikan sarana dan prasana
- IK-TU-06-01 pelaksanaan tugas tehnisi luar
- IK-TU-06-01 pelaksanaan tugas tehnisi luar
5.3 PENGELOLAAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN
A. DESKRIPSI
Proses pengelolaan administrasi kepegawaian adalah mengelola seluruh aktivitas atau kegiatan
yang berkaitan dengan semua staf. Pengelolaan administrasi kepegawaian meliputi, verifikasi
data Daftar Penilaian Pelaksanaan Pekerjaan (DP3) pegawai, kenaikan pangkat pegawai,
pencatatan penerimaan paket koleksi dan pengendalian kehadiran serta absensi.
B. INPUT-PROSES-OUTPUT
Input: Staf dan dokumen.
Proses ini dijalankan berdasarkan PRO-TU-07 berisi pengendalian kehadiran dan absen, PRO-
TU-08 berisi pengendalian DP3 pegawai, PRO-TU-09 berisi prosedur kenaikan pangkat, dan
IK-TU-07-01 berisi menginput data di pringer print.
Dalam pengendalian kehadiran absensi staf, dimulai dari staf yang melapor berhalangan hadir
(sakit) kepada staf kepegawaian. Staf kepegawaian memberikan form kepada staf yang
bersangkutan untuk diisi, jika staf berhalangan hadir karena sakit, maka staf wajib melampirkan
surat keterangan sakit dari dokter, apabila sakit sudah lebih dari 3 (tiga) hari kerja. Proses
selanjutnya staf kepegawaian meminta persetujuan pimpinan untuk disetujui dan diinput ke data
absensi kepegawaian.
Untuk proses cuti, staf kepegawaian membuat usulan ke bagian kepegawaian rektorat untuk
disetujui. Sedangkan untuk proses verifikasi DP3, semua staf menyerahkan berkas kebagian
kepegawaian untuk dinilai dan disetujui oleh pimpinan.
Pada proses kenaikan pangkat pegawai, semua staf mengusulkan dan melengkapi dokumen
kenaikan pangkat dan diserahkan ke bagian kepegawaian tata usaha perpustakaan, untuk
diperiksa kelengkapan dokumen oleh Kasubbag tata usaha. Kasubbag tata usaha melampirkan
surat pengantar yang akan ditandatangani oleh pimpinan. Setelah pimpinan menandatangani
surat pengantar tersebut, staf kepegawaian mengirim dokumen beserta surat pengantar ke
bagian kepegawaian rektorat.
62 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
Output dari proses ini adalah agar setiap kegiatan yang berkenaan dengan staf terorganisir dan
terkendali dengan baik, guna untuk kelancaran segala proses kegiatan yang berlangsung di UPT.
Perpustakaan Unsyiah.
Pengendalian: Proses ini dikendalikan oleh kasubbag tata usaha, pimpinan dan peraturan
menteri PP.No.12 Tahun 2002 yang merupakan perubahan atas Peraturan Pemerintah No. 99
Tahun 2000 tentang Kenaikan Pangkat Pegawai Negeri Sipil, UU No. 8 Tahun 1974 Tentang
Pokok-Pokok Kepegawaian, sebagaimana telah diubah dengan UU No.43 Tahun 1999..
Persyaratan: Pada pengajuan cuti tahunan, staf dibolehkan mengajukan cuti setahun sekali,
dengan syarat tidak boleh melebihi dari delapan hari. Sedangkan berhalangan hadir dikarenakan
kurang sehat (sakit) yang melebihi dari 3 (tiga) hari, maka staf wajib melampirkan surat
keterangan dokter.
Untuk proses kenaikan pangkat, pegawai harus melengkapi berkas sesuai dengan syarat yang
diminta atau ditetapkan agar dapat mengajukan usulan kenaikan pangkat di lingkungan UPT.
Perpustakaan Unsyiah.
C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN
Pengelolaan administrasi kepegawaian tidak memiliki hubungan dengan bidang layanan
perpustakaan yang lain yang ada di perpustakaan, karena proses kepegawaian ini bersifat
personal. Namun, staf kepegawaian memiliki hubungan dengan pihak lain, yakni bagian
kepegawaian Rektorat.
D. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA
Apabila terjadi hal yang tidak menyenangkan dibagian pengelolaan administrasi kepegawaian,
staf meminta maaf pada pihak yang bersangkutan.
E. PENGENDALIAN TERHADAP RESIKO
Adapun resiko pada proses ini meliputi
- apabila staf kepegawaian lupa memberikan form izin /sakit
- Berkas DP3 terlambat diproses oleh kepegawaian, menghambat pengusulan
pangkat/jabatan.
Resiko yang dapat terjadi dibagian ini adalah apabila staf kepegawaian lupa memberikan form
izin /sakit yang telah diisi oleh staf ke kasubbag tata usaha/pimpinan untuk disetujui dan
dimasukkan kedalam Sistem Informasi Kepegawaian (SIMPEG). Oleh karena itu staf
kepegawaian memastikan form yang telah diisi staf langsung diberikan ke kasubbag tata usaha
/pimpinan setelah di isi oleh staf yang bersangkutan.
Adapun pengendalian resiko pada proses ini meliputi
- staf kepegawaian memastikan form yang telah diisi staf langsung diberikan ke kasubbag
tata usaha /pimpinan setelah di isi oleh staf yang bersangkutan.
- Staf kepegawaian setiap awal tahun harus segera memproses berkas DP3 staf
63 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
F. PENANGANAN KELUHAN
Apabila staf merasa kurang puas terhadap layanan yang diberikan oleh bagian kepegawaian,
staf bisa langsung menyampaikan keluhan kepada staf kepegawaian dan staf kepegawaian
meminta maaf dan bejanji akan menyelesaikan segera
G. DOCUMENTED INFORMATION
Informasi terdokumentasi pada bagian ini adalah
- file pengarsipan
- dokumen kepegawaian
- form berhalangan hadir
- PRO-TU-07 tentang Pengendalian kehadiran dan absen
- PRO-TU-08 tentang Pengendalian DP3 pegawai
- PRO-TU-09 tentang Prosedur kenaikan pangkat
- IK-TU-07-01 tentang Menginput data di pringer print.
5.4 PENGELOLAAN ADMINISTRASI KEUANGAN
A. DESKRIPSI
Pengelolaan administrasi keuangan merupakan suatu bagian yang meliputi proses pengelolaan,
pengendalian, dan penyimpanan baik pemasukan atau pengeluaran di UPT. Perpustakaan
Unsyiah.
B. INPUT-PROSES-OUTPUT
Input: Staf Keuangan, stakeholders dan dokumen.
Proses ini di jalankan sesuai dengan PRO-TU-10 tentang proses pengamprahan pembelian
barang, PRO-TU-11 tentang proses pengamprahan honor kegiatan, -PRO-TU-12 tentang
pengamprahan honorarium kantor, -PRO-TU-13 tentang pengendalian pembuatan SPPD dan
IK-TU-11-01 tentang pengisian sistem informasi keuangan, IK-TU-11-02 menjurnalkan
transaksi keuangan, kegiatan ini dimulai dari staf keuangan menerima daftar Rincian Kertas
Kerja Anggaran (RKA-KL) dari bagian Perencanaan dan Pengembangan Sistem atas intruksi
dari Pimpinan.
Staf keuangan mulai mempersiapkan kwitansi pencairan dana sesuai dengan kode yang sudah
ditentukan pada RKA-KL unit kerja masing-masing. Setelah dokumen lengkap maka staf
melakukan input data kedalam sistem keuangan (SIMKEU). Selanjutnya staf keuangan
mengirimkan berkas ke bagian keuangan rektorat. Setelah diproses dibagian keuangan rektorat,
maka petugas keuangan rektorat memanggil staf keuangan unit untuk pengambilan dana.
Selanjutnya staf keuangan melakukan proses pencatatan dan pengarsipan dokumen.
64 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
Output dari proses ini adalah penerimaan anggaran sesuai dengan perencanaan atau daftar
usulan Rincian Kertas Kerja Anggaran (RKA-KL).
PENGENDALIAN: Proses ini dikendalikan oleh Pimpinan dan RKA-KL di unit kerja masing-
masing.
PERSYARATAN: Untuk kelancaran proses ini, ada beberapa syarat tertentu, seperti: harus
sesuai dengan kode yang sudah ditentukan dalam RKA-KL, sedangkan untuk pembayaran
honor output kegiatan harus disertai dengan surat keputusan (SK) dan daftar hadir kegiatan.
C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN
Proses ini berhubungan dengan bagian perencanaan dan pengembangan sistem di perpustakaan
dan bagian keuangan Rektorat.
D. PENGENDALIAN TERHADAP RESIKO
Dalam proses ini memiliki resiko yang mesti dikendalikan
- Salah satu resiko yang dapat terjadi adalah keterlambatan pencairan dana dari pihak
keuangan
Adapun pengendalian resiko pada proses ini yaitu
- Staf keuangan melakukan follow up berkas secepatnya untuk menghindari resiko
E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA
Apabila terjadi kesalahan seperti keterlambatan pembayaran maka staf keuangan meminta maaf
pada pihak yang bersangkutan dan akan diproses secepatnya.
F. PENANGANAN KELUHAN
Staf yang memiliki ketidakpuasan terhadap layanan yang diberikan bagian pengelolaan
administrasi keuangan dapat menyampaikan langsung kepada staf keuangan agar dapat segera
di tindak lanjuti
G. DOCUMENTED INFORMATION
Informasi yang terdokumentasi pada bagian pengelolaan administrasi keuangan terdapat pada
buku
- pencatatan keuangan
- kwintansi keuangan
- PRO-TU-10 tentang proses pengamprahan pembelian barang
- PRO-TU-11 tentang proses pengamprahan honor kegiatan
- PRO-TU-12 tentang pengamprahan honorarium kantor
- PRO-TU-13 tentang pengendalian pembuatan SPPD
- IK-TU-11-01 tentang pengisian sistem informasi keuangan
- IK-TU-11-02 tentang menjurnalkan transaksi keuangan
65 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
6 BIDANG MANAJEMEN MUTU
6.1 PENGENDALIAN DOKUMEN
A. DESKRIPSI
Pengendalian dokumen bertujuan memastikan bahwa informasi yang terdokumentasi
dikendalikan dengan tepat. Pengendalian dokumen mencakup kegiatan yang mengkaji
dokumen sebelum didistribusikan untuk mencegah beredarnya dokumen yang tidak sesuai
dengan praktek di lapangan, merevisi jika ada perubahan-perubahan untuk menjamin apa yang
tertulis sesuai dengan apa yang dilakukan terakhir kali dan disetujui oleh pimpinan agar
berkomitmen dalam prosedur (yang ditandatanganinya) dapat dilakukan sepenuhnya.
Pengendalian juga dilakukan dengan cara mendistribusikan kepada orang-orang yang
berkepentingan saja, dapat juga dibedakan antara dokumen yang dipakai sebagai acuan kerja
(stempel terkendali) atau hanya sebagai bahan bacaan (stempel tidak terkendali).
B. INPUT-PROSES-OUTPUT
Input adalah pimpinan, staf, dokumen, PC.
Proses:
Kegiatan ini dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan yaitu: NO PRO-PM-01
tentang pengendalian dokumen dan IK PM-01-01 tentang instruksi pengendalian dokumen.
Pengendalian dokumen di Perpustakaan Unsyiah meliputi:
- Mengesahkan dokumen sebelum diedarkan
- Meninjau dan merevisi, serta mengesahkan ulang dokumen
- Mengidentifikasi perubahan dan status revisi terakhir dokumen
- Memastikan ketersediaan dokumen di tempat yang dibutuhkan
- Memastikan dokumen tetap terbaca dan mudah diidentifikasi
- Mengidentifikasi dan mengendalikan distribusi dokumen-dokumen yang berasal dari
luar yang diperlukan oleh perusahaan dalam perencanaan dan operasi sistem
manajemen mutu,
- Mencegah penggunaan dokumen kadaluarsa dan menerapkan identifikasi yang sesuai
jikadokumentersebut disimpan untuk maksudtertentu
Kegiatan ini dimulai dari pengusulan POB baru atau perubahan oleh staf bidang dan membahas
dengan Kabid manajemen mutu. Kemudian Kabid bagian dan pimpinan mendiskusikan POB
baru atau revisi. POB yang telah disetujui mempertimbangkan alasan revisi atau usulan dan
POB tersebut dicatat dalam daftar induk dokumen. POB dipublikasikan secara online pada web
uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana. Dokumen yang di publish pada web tersebut merupakan dokumen
terkendali, sedangkan POB online yang dicetak (hard copy) menjadi dokumen tidak terkendali,
kemudian ketua manajemen mutu mencatat jika ada dokumen eksternal atau kadaluarsa.
Output: Dokumen yang telah disahkan terkendali dengan baik
66 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
Pengendalian:
Pengendalian terhadap proses ini dilakukan oleh Kabid manajemen mutu dengan cara:
- Manajemen mutu memastikan bahwa dokumen yang diterima sudah final
- Memastikan bahwa penomoran terhadap dokumen tersebut sudah benar baik itu nomor
baru ataupun nomor revisi
- Memastikan keamanan dokumen
- Melakukan pengesahan terhadap dokumen dan segera dipublikasi ke web sebagai
dokumen terkendali
- Untuk dokumen eksternal diberikan stempel “Dokumen Eksternal” dan disimpan oleh
Kabid manajemen mutu
- Dokumen lama harus ditarik dan distempel
- Dokumen Kadaluarsa di simpan ditempat khusus
- Pimpinan bersama Kabid manajemen mutu menentukan masa simpan dokumen
tersebut.
Persyaratan:
- Memastikan kesesuaian identifikasi dan deskripsi (misal judul, tanggal, nomor dll)
- Format pembuatan dokumen (misal bahasa, penulisan, grafik) dan media
- Dokumen disetujui dan disahkan oleh pimpinan
- Nomor POB harus dicatat pada daftar induk dokumen
- Dokumen terkendali di publikasi secara online
C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN
Proses ini berhubungan dengan semua bidang yang ada di Perpustakaan, dikarenakan seluruh
dokumen setiap bagian dikendalikan oleh bidang manajemen mutu baik itu POB, IK dan
dokumen lainnya. Adapun bidang layanan tersebut adalah Bidang tata usaha, perencanaan,
pelayanan teknis dan pelayanan pemustaka.
D. PENGENDALIAN TERHADAP RESIKO
Beberapa resiko yang mungkin terjadi adalah:
- Adanya ketidaksesuaian antara dokumen hasil revisi dengan proses kerja terkait
- Kesalahan dalam menentukan status nomor revisi
- Web unsyiana yang memuat dokumen terkendali perpustakaan bermasalah, sehingga
sulit di akses
Pengendalian Resiko yang dilakukan:
- Bidang manajemen mutu memeriksa kembali POB dan menyesuaikan kembali dengan
proses kerja
- Bidang manajemen mutu melakukan kembali pengecekan nomor revisi dokumen dan
melakukan verifikasi secara detail terhadap dokumen yang telah direvisi
- Menyediakan dokumen tercetak satu eks yang tidak terkendali agar dapat di akses jika
situs web unsyiana bermasalah
67 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA
Jika terdapat ketidaksesuaian pada dokumen hasil revisi dengan proses kerja maka dokumen
tersebut akan ditarik untuk direvisi dalam jangka waktu maksimal dua minggu
F. PENANGANAN KELUHAN
Jika ada keluhan dari staf unit terkait pengajuan POB, IK, atau dokumen baru atau perubahan
dalam rapat internal, dapat langsung melaporkan ke Kabid bagian manajemen mutu, selanjutnya
bagian manajemen mutu akan melakukan evaluasi dan revisi dokumen terkait.
G. DOCUMENTED INFORMATION
- Pedoman Mutu Perpustakaan Unsyiah
- Manual Operasional Perpustakaan Unsyiah
- Form Daftar Induk Dokumen
- Dokumen yang berisi POB, IK dan Form
- PRO-PM-01 Pengendalian dokumen
- IK-PM-01-01 Pengendalian dokumen
6.2 PENGENDALIAN REKAMAN
A. DESKRIPSI
Kegiatan ini berkaitan dengan pemberian standarisasi dalam penanganan rekaman/catatan untuk
menjamin kefektifan pelaksanaan sistem manajemen mutu perpustakaan. Rekaman yang
dimaksud dalam proses ini merupakan hasil dari pelaksanaan pengendalian dokumen misalnya:
daftar induk dokumen, bukti pengesahan dokumen, berita acara pemusnahan dokumen, dan
lain-lain.
B. INPUT-PROSES-OUTPUT
Input: Staf, form, daftar dan lampiran
Proses:
Proses dalam kegiatan ini dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan yaitu PRO-
PM-02 tentang pengendalian rekaman. Adapun proses ini meliputi :
- Identifikasi tempat penyimpanan rekaman,
- Penanganan dan peminjaman serta penelusuran rekaman,
- Memastikan ketersedian rekaman pada tempatnya,
- Pemusnahan rekaman,
Proses ini dimulai dari proses komunikasi antara ketua bidang manajemen mutu dengan staf
mengenai tata cara penyimpanan rekaman, pimpinan bidang serta staf terkait menjaga rekaman
sesuai penempatannya dan menyerahkan kepada ketua bidang manajemen mutu dokumen yang
perlu dimusnahkan, kemudian pimpinan menetapkan pemusnahan rekaman/dokumen dan ketua
bidang manajemen mutu melakukan pemusnahan serta membuat berita acarah pemusnahan.
68 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
Output: berita acara pemusnahan rekaman/dokumen
Pengendalian:
Proses pengendalian pemusnahan rekaman ini dilakukan dengan cara: ketua bidang manajemen
mutu melakukan verifikasi dengan teliti terhadap usulan pemusnahan rekaman sebelum
dilakukan pemusnahan.
Persyaratan:
- Ketua bidang manajemen mutu melakukan verifikasi dokumen rekaman yang akan di
munahkan
- Membuat daftar dokumen rekaman yang akan di musnahkan
- Membuat berita acara pemusnahan dokumen rekaman
Input : Staf, Form, Catatan rekaman/dokumen.
Output : Berita acara pemusnahan rekaman/dokumen.
C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN
Proses ini berhubungan dengan semua bidang layanan, dikarenakan rekaman setiap bagian
dikendalikan oleh bidang manajemen mutu seperti daftar induk dokumen, form, dan bukti
pengesahan dokumen dll. Adapun bidang layanan tersebut adalah Bidang tata usaha,
perencanaan, pelayanan teknis dan pelayanan pemustaka
D. PENGENDALIAN TERHADAP RESIKO
Adapun resiko yang terjadi meliputi:
- Staf tidak melaporkan proses yang tidak dijalankan lagi, sehingga daftar induk dokumen
kadarluasa tidak ter update
- Kesalahan dalam penentuan dokumen/catatan yang akan dimusnahkan
Adapun pengendalian yang terjadi adalah
- Manajemen mutu mengecek dan mengverifikasi ulang kepada Kabid unit masing-
masing terhadap proses yang tidak dijalankan lagi
- Penyimpanan dalam bentuk data elektronik dan melakukan pengawasan pada saat
pemusnahan dokumen dilakukan
E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA
Jika masih ada ketidaksesuian dalam pengendalian rekaman, maka ketua bidang manejemen
mutu melakukan pengecekan dan verifikasi terhadap daftar rekaman untuk disesuaikan.
69 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
F. PENANGANAN KELUHAN
Jika ada keluhan dari staf unit terkait pengendalian rekaman manajemen mutu, dapat langsung
melaporkan ke Kabid bagian manajemen mutu, selanjutnya bidang manajemen mutu
mengevaluasi daftar rekaman baik daftar induk dokumen, daftar dokumen yang akan
dimusnahkan dan lainnya, agar tidak terjadi kesalahan dalam mengendalikan daftar rekaman
yang di update atau dimusnahkan.
G. DOCUMENTED INFORMATION
- PRO-PM-02 tentang pengendalian rekaman
- Berita acara pemusnahan rekaman/dokumen
- Daftar induk dokumen POB, IK dan Form
- Daftar pengesahan dokumen
- Daftar dokumen kadarluasa
6.3 PROSES PEMBUATAN DOKUMEN RENSTRA
A. DESKRIPSI
Kegiatan ini berkaitan dengan penyusunan dokumen yang berhubungan dengan visi, misi dan
rencana strategis perpustakaan selama 5 tahun kedepan. Dokumen ini merupakan suatu
dokumen perencanaan yang berorientasi pada hasil yang ingin dicapai dalam kurun waktu
tertentu yang sehubungan dengan tugas dan fungsi unit organisasi yang mencakup visi, misi dan
rencana strategis unit organisasi.
B. INPUT-PROSES-OUTPUT
Input: Staf, Rekaman/Dokumen
Proses:
Kegiatan ini dilakukan berdasarkan prosedur yang telah ditetapkan yaitu: PRO-PM-03 tentang
pembuatan dokumen renstra. Proses kegiatan ini dimulai dari:
- Staf manajemen mutu mengumpulkan data yang dibutuhkan dari unit lain dan hasil
survey dari pemustaka
- Staf manajemen mutu melakukan kajian analisis dokumen dan diskusi dengan tim
perumus renstra
- Selanjutnya Staf manajemen mutu merekapitulasi hasil diskusi dan meminta persetujuan
dari kepala perpustakaan
- Tahap akhir staf manajemen mutu merangkum dan menyelesaikan hasil akhir dari
dokumen renstra
Output: Dokumen Renstra strategis perpustakaan
Pengendalian:
70 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
Proses pengendalian penyusunan renstra ini dilakukan oleh Kepala UPT. Perpustakaan Unsyiah
dengan memeriksa dan mereview kembali dokumen rebstra yang telah di analisis dan
dirumuskan oleh staf manajemen mutu dan tim perumus renstra.
Persyaratan:
- Adanya data dari setiap unit layanan dan pemustaka
- Melakukan survey yang akan di analisis dengan tim perumus renstra
- Dokumen di setujui dan di sahkan oleh Kepala UPT. Perpustakaan Unsyiah
C. HUBUNGANDENGANLAYANAN LAIN
Proses kegiatan pembuatan dokumen renstra berhubungan dengan semua unit layanan yang ada
di UPT. Perpustakaan Unsyiah yaitu: Bidang tata usaha/ Administrasi, perencanaan dan
pengembangan sistem, pelayanan teknis dan pelayanan pemustaka.
D. PENGENDALIANTERHADAP RESIKO
Adapun resiko yang mungkin terjadi adalah:
Tidak semua rencana kerja yang ditetapkan dapat terlaksana dengan baik sehingga terhambat
pencapaian visi dan misi perpustakaan. Adapun pengendalian resiko yang dilakukan adalah
dengan melakukan monitoring dan evaluasi program kegiatan kerja perpustakaan sesuai dengan
rencana strategis perpustakaan.
E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA
Jika dokumen renstra tidak selesai dalam waktu yang telah ditargetkan, maka bidang
manajemen mutu akan menyelesaikan dengan segera dalam kurun waktu 1 bulan.
F. PENANGANAN KELUHAN
Jika ada keluhan dari unit layanan perpustakaan dalam proses penyusunan renstra, maka Kabid.
manajemen mutu berkoordinasi dengan pimpinan menganalisis kembali data dokumen dari unit
layanan dan pemustaka, selanjutnya mendiskusikan kembali dengan tim perumus renstra untuk
menemukan penyelesaian.
G. DOCUMENTED INFORMATION
- PRO-PM-03-Pembuatan Dokumen Renstra
- Hasil Survey
- Data yang dikumpulkan dari setiap unit layanan
6.4 PROSES KOMUNIKASI INTERNAL
A. DESKRIPSI
Komunikasi internal pada bidang manajemen mutu ini merupakan proses kegiatan yang
bertujuan memberikan standarisasi terhadap tugas, tanggung jawab dan wewenang dalam
proses komunikasi internal sehingga layanan perpustakaan terlaksana dengan baik.
71 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
B. INPUT-PROSES-OUTPUT
Input: Pimpinan, staf, form daftar hadir, Form notulen rapat, lampiran tupoksi.
Proses:
Proses komunikasi internal ini berdasarkan dengan prosedur yang telah ditetapkan NO PRO-
PM-04 tentang proses komunikasi internal perpustakaan. Kegiatan ini dimulai dari:
- Pimpinan menetapkan tugas, tanggung jawab dan wewenang masing-masing posisi
sturktural dan fungsional pada tupoksi
- Kepala bidang unit layanan menjelaskan kepada staf unit masing-masing terkait tupoksi
yang telah ditetapkan pimpinan
- Mengadakan rapat untuk mendiskusikan pertanyaan terkait kejelasan tugas dan
persoalan operasional
- Kemudian hasil rapat dikomunikasikan kepada semua staf internal
- Jika hasil komunikasi berupa program kerja atau event, maka dipublish secara terbuka.
Output: Program kerja, hasil rapat
Pengendalian:
Proses pengendalian dilakukan oleh ketua bidang manajemen mutu dengan cara memastikan
tugas/tanggung jawab dan wewenang baik struktural maupun fungsional sesuai tupoksi masing-
masing, yang sudah dipahami oleh staf berdasarkan dokumen POB dan IK, sedangkan
persoalan operasional akan dikomunikasikan secara internal dalam rapat bersama pimpinan.
Persyaratan:
- Pimpinan telah menetapkan tupoksi masing-masing baik strukstural maupun fungsional
- Hasil rapat harus di komunikasikan kepada staf terkait
- Hasil rapat yang berupa program kerja atau event dipublikasikan secara terbuka
Output: Program kerja, hasil rapat yang di komunikasikan
C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN
Layanan yang berhubungan dengan proses ini ialah:
- Bidang tata usaha/ administrasi
- Perencanaan dan penegembangan sistem
- Pelayanan teknis
- Pelayanan pemustaka
D. PENGENDALIAN TERHADAP RESIKO.
Adapun resiko yang dapat terjadi adalah tidak berjalannya komunikasi yang baik antara
pimpinan dengan staf sehingga menghambat pencapaian visi, misi, tujuan dan sasaran. Adapun
pengendalian resiko yang dilakukan dengan cara membangun komunikasi yang terbuka/dua
arah antara pimpinan dengan staf untuk setiap kegiatan/program kerja perpustakaan dengan
72 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
mengadakan rapat internal disertai daftar hadir dan notulen rapat. Hasil notulen rapat tersebut
di komunikasikan kepada staf terkait.
E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA
Jika terjadi kesalahpahaman dalam komunikasi internal antara pimpinan dengan staf, maka akan
dilakukan rapat kembali untuk menyelesaikan dan mendiskusikan kesalahpahaman yang terjadi
dan mencari solusi.
F. PENANGANAN KELUHAN
Jika ada keluhan dari staf dalam komunikasi internal, seperti penetapan tugas tambahan yang
diluar dari tupoksi, maka dapat dikomunikasikan langsung dengan pimpinan pada rapat internal.
G. DOCUMENTED INFORMATION
- Surat keputusan penatapan tupoksi
- Form notulen hasil rapat
- Form Daftar Hadir
- PRO-PM-04- tentang tanggung jawab wewenang dan komunikasi internal
- Lampiran tupoksi
6.5 PROSES TINJAUAN MANAJEMEN
A. DESKRIPSI
Tinjauan Manajemen adalah evaluasi resmi mengenai kesesuaian sistem manajemen mutu
sehubungan dengan isu-isu kualitas, peraturan dan perubahan keadaan. Kegiatan ini bertujuan
untuk memastikan kesesuaian, kecukupan, keefektifan, dan diselaraskan dengan kebijakan
organisasi. Tinjauan manajemen direncanakan dan dilaksanakan dengan mempertimbangkan:
- Status tindakan dari tinjauan manajemen terdahulu
- Perubahan isu internal dan eksternal yang relevan pada sistem manajemen mutu
- Infomasi kinerja dan keefektifan dari sistem manajemen mutu
- Kecukupan sumber daya
- Keefektifan tindakan yang di ambil ditujukan pada resiko dan peluang
- Peluang peningkatan
B. INPUT-PROSES-OUTPUT
Input:
Pimpinan, staf, laporan hasil audit internal, laporan hasil survey, daftar hadir dan notulen
tinjauan manajemen.
Proses:
73 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
Kegiatan ini dilaksanakan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan NO PRO-PM-05
tentang tinjauan manajemen. Proses dimulai dari :
- Ketua manajemen mutu berkoordinasi dengan pimpinan menetapkan tanggal
pelaksanaan tinjauan manajemen
- Bidang manajemen mutu menyiapkan data-data untuk pembahasan pada tinjauan
manajemen seperti hasil survey, hasil audit internal dan lainnya yang di anggap perlu
dibahas di tinjauan manajemen
- Bidang manajemen mengundang semua staf untuk hadir pada tanggal yang telah
ditetapkan
- Pimpinan memimpin rapat tinjauan manajemen, kemudian dilanjutkan oleh ketua
bidang manajemen mutu dan ketua audit internal yang memaparkan laporan hasil audit
internal dan laporan hasil survey
- Hasil rapat tinjauan manajemen dikomunikasikan ke pihak terkait
Output:
Hasil tinjauan manajemen yang berupa notulen, yang meliputi:
- Peluang peningakatan
- Keperluan perubahan untuk sistem manajemen mutu
- Kebutuhan sumber daya
Pengendalian:
Pengendalian terhadap proses ini dilakukan oleh pimpinan sebagai atasan dan ketua bidang
manajemen mutu yang menentukan jadwal rapat dan menyiapkan data yang dibutuhkan serta
mencatat materi yang dibahas dan merangkum hasil yang menjadi keputusan rapat.
Persyaratan:
Sebelum tinjauan manajemen direncanakan, ada beberapa hal yang harus dilakukan agar proses
kegiatan tersebut dapat dilaksanakan yaitu:
- Bidang manajemen mutu melakukan survey sebelum tinjauan manajemen
- Bidang manajemen mutu menyiapkan hasil survey
- Melakukan audit internal
- Ketua audit internal menyiapkan laporan audit internal
C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN
Layanan lain yang berhubungan dengan proses kegiatan ini ialah semua layanan yang ada di
Perpustakaan Unsyiah, yaitu:
- Bidang tata usaha/ administrasi
- Perencanaan dan penegembangan sistem
- Pelayanan teknis
- Pelayanan pemustaka
D. PENGENDALIAN TERHADAP RESIKO
Adapun resiko yang dapat terjadi pada proses ini, pelaksanaan tinjauan manajemen tidak sesuai
dengan yang ditargetkan, sehingga harus di undur dari jadwal yang seharusnya, kendala yang
terjadi misalnya:
74 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
- Survey yang belum selesai dilakukan
- Jadwal audit internal yang tertunda
- Pimpinan yang sedang tugas luar
Pengendalian terhadap resiko ini dilakukan dengan cara, bidang manajemen mutu berkoordinasi
kembali dengan pimpinan untuk menetapkan tanggal tinjauan manajemen setelah melakukan
survey dan audit internal serta menyesuaikan dengan jadwal pimpinan dari tugas luar.
E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA
Jika pada rapat tinjauan manajemen terjadi ketidaksesuaian, maka ketua bidang manajemen
mutu melakukan penyesuaian dan perbaikan langsung pada rapat tinjauan manajemen yang
sedang berlangsung atas persetujuan pimpinan.
F. PENANGANAN KELUHAN
Apabila ada keluhan dari staf dalam rapat tinjauan manajemen, seperti hasil temuan
ketidaksesuaian pada audit internal, maka bidang manajemen mutu dan ketua audit internal akan
melakukan revisi hasil audit atas persetujuan pimpinan.
G. DOCUMENTED INFORMATION
- PRO-PM-05 tentang tinjauan manajemen
- Laporan hasil audit internal
- Laporan survey
- Form daftar temuan audit internal
- Surat Tugas penyelesaian hasil tindak lanjut audit internal
- Notulen tinjauan manajemen
6.6 PROSES AUDIT INTERNAL
A. DESKRIPSI
Kegiatan ini berkaitan dengan evaluasi resmi mengenai kesesuaian sistem manajemen mutu
yang berhubungan dengan isu kualitas, peraturan dan perubahan keadaan serta informasi kinerja
yang menjadi masukan dan pembahasan dalam tinjauan manajemen.
B. INPUT-PROSES-OUTPUT
Input: Auditor, Auditee, Dokumen, Form, Daftar hadir.
Proses:
Kegiatan ini dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan yaitu NO PRO-PM-06
tentang pelaksanaan audit internal. Proses dimulai dari :
- Pimpinan dan Kabid manajemen mutu mendiskusikan rencana dan tahapan pelaksanaan
audit internal serta membentuk dan mengesahkan tim audit internal
75 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
- Pimpinan, Kabid manajemen mutu dan ketua audit internal yang terpilih menetapkan
jadwal dan area audit
- Ketua audit internal melakukan pengarahan kepada tim audit internal
- Kabid manajemen mutu membuat undangan pemberitahuan kepada semua bidang
layanan terkait pelaksanaan audit internal.
- Pimpinan membuka rapat pelaksanaan Audit Internal, serta menjelaskan tahapan dan
area yang akan di audit internal
- Internal Auditor melakukan audit pada area yang telah ditentukan dan mencatat temuan
audit yang kemudian ditandatangani oleh Auditee dan Pimpinan Bidang terkait
- Ketua Tim Internal Auditor melakukan konsolidasi Laporan Audit
Output: Laporan audit, laporan ketidak sesuaian.
Pengendalian: Proses pengendalian ini dilakukan oleh:
- Kabid Manajemen Mutu mengkoordinir pelaksanaan proses audit internal
- Bidang Manajemen Mutu mendampingi internal auditor yang melakukan audit
- Ketua auditor memastikan auditor internal mengaudit dengan benar
Persyaratan:
- Membentuk internal auditor
- Menetapkan jadwal dan area
- Internal Auditor memiliki sertifikat pelatihan audit internal
- Laporan hasil audit siklus sebelumnya
C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN
Prose ini berhubungan dengan semua layanan yang ada di Perpustakaan Unsyiah, yaitu:
- Bidang tata usaha/ administrasi
- Perencanaan dan penegembangan sistem
- Pelayanan teknis
- Pelayanan pemustaka
D. PENGENDALIANTERHADAP RESIKO
Adapun resiko yang dapat terjadi adalah
- Audit internal tidak terlaksana sesuai dengan jadwal, laporan hasil audit tidak selesai tepat
waktu.
Pengendalian terhadap resiko yang dapat terjadi
- Manajemen mutu memonitoring dan memastikan bahwa audit internal berjalandengan
baik dan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan
- Ketua auditor melakukan verifikasi hasil kerja auditor untuk penyelesaian
E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA
Setelah pelaksanaan audit internal, ketua auditor segera membuat laporan hasil audit internal
dan menyelesaikannya dalam 2 minggu, guna untuk menetapkan jadwal pelaksanaan tinjauan
manajemen.
76 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
F. PENANGANAN KELUHAN
Jika ada keluhan dari auditee terhadap auditor yang mengaudit tidak sesuai dengan tupoksi
auditee, maka ketua auditor meminta maaf dan mengarahkan kembali auditor untuk meng audit
auditee sesuai dengan tupoksinya.
G. DOCUMENTED INFORMATION
- Form Rencana Audit
- Form Checklist Audit
- Form Laporan Audit
- Form Daftar Temuan Audit
- Form Penilaian Auditor
- Form Daftar Hadir
- PRO-PM-06 tentang audit internal
6.7 PROSES PENGENDALIAN LAYANAN KETIDAKSESUAIN
A. DESKRIPSI
Kegiatan ini berkaitan dengan proses evaluasi terhadap hasil temuan audit internal maupun
laporan dari staf perpustakaan, menjelaskan secara rinci terhadap uraian ketidak sesuaian dari
temuan dan usulan yang disertai rencana tindakan pencegahan dan perbaikan. Dengan tujuan
sebagai evaluasi resmi mengenai kesesuaian sistem manajemen terhadap isu-isu kualitas,
peraturan dan perubahan yang terjadi.
B. INPUT-PROSES-OUTPUT
Input: Staf, Form, Catatan rekaman/dokumen laporan ketidaksesuaian .
Proses:
Kegiatan ini dilakukan berdasarkan prosedur yang telah ditetapkan NO. PRO-PM-07 tentang
pengendalian layanan ketidaksesuain. Kegiatan ini dimulai dari proses Penyusunan Laporan
Ketidaksesuaian (LKS) oleh internal Auditor yang disertai batas waktu jawab dan solusi. Ketua
Tim Internal Auditor bersama Kabid. Manajemen mutu mendiskusikan kelayakan
penyelesaian/jawaban atas LKS tersebut. Kemudian auditor melakukan verifikasi hasil
perbaikan terhadap temuan. Selanjutnya Auditor menyerahkan hasil verifikasi kepada ketua
TIM Internal Auditor dan ketua Kabid. Manajemen mutu untuk vasilidasi hasil. Terakhir Kabid.
Manajemen mutu dan Ketua Tim Internal Auditor menyatakan LKS selesai dan ditutup serta
melaporkan kepada pimpinan.
Output: Dokumen/laporan hasil tindakan pencegahan dan perbaikan.
Pengendalian:
Proses pengendalian ini dilakukan oleh ketua auditor dengan:
77 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
- Melakukan analisa terhadap laporan hasil temuan audit internal.
- Memberikan penjelasan terhadap uraian LKS dari temuan atau usulan.
- Membuat rencana mengenai tindakan pencegahan dan perbaikan terhadap
ketidaksesuaian tersebut.
Persyaratan:
- Adanya temuan ketidaksesuain dari hasil audit internal
- Ketidaksesuain telah disetujui oleh auditee
C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN
Adapun layanan yang berhubungan dengan layanan ini adalah:
- Bidang tata usaha
- Perencanaan dan pengembangan sistem
- Manajemen mutu
- Pelayanan teknis
- Pelayanan pemustaka
D. PENGENDALIAN TERHADAP RESIKO
Adapun resiko yang dapat terjadi dalam prsoses ini adalah Laporan ketidaksesuain tidak dapat
diselesaikan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan.
Pengendalian yang dilakukan terhadap resiko yang terjadi adalah Memastikan bahwa semua
ketidaksesuaian yang terjadi benar-benar telah diselesaikan oleh unit yang berkaitan.
E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA
Jika laporan ketidaksesuaian (LKS) tidak selesai pada target waktu yang telah ditentukan, maka
auditor meminta maaf kepada ketua auditor dan menyelesaikan dengan cepat, dikarenakan
pekerjaan yang tidak selesai pada target yang ditentukan akan menghambat jadwal lainnya
seperti tinjauan manajemen, audit eksternal dan lainnya.
F. PENANGANAN KELUHAN
Keluhan yang terjadi pada proses ini biasanya berasal dari auditee yang tidak setuju dengan
temuan internal auditor, oleh karena itu untuk menangani keluhan tersebut, auditor menunda
pembuatakan LKS dan mendiskusikan serta menganalisis kembali temuan tersebut dengan
ketua auditor dan bidang manajemen mutu untuk menentukan apakah hasil temuan tersebut
merupakan ketidaksesuaian atau tidak.
G. DOCUMENTED INFORMATION
- Laporan ketidaksesuaian
- Daftar Temuan Audit
- Laporan Tindakan koreksi
- PRO-PM-07 tentang pengendalian layanan ketidaksesuaian
- Surat Tugas penyelesaian hasil tindak lanjut audit internal
78 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
6.8 PROSES ANALISA DATA
A. DESKRIPSI :
Kegiatan ini berkaitan dengan proses mengumpulkan, mengolah dan menganalisa data-data
internal perpustakaan yang berhubungan seluruh aspek kegiatan perpustakaan. Kegiatan ini
bertujuan sebagai sarana pengumpulan data dan informasi untuk kebutuhan penyelenggaraan
dan evaluasi pelaksanaan kegiatan layanan perpustakaan.
B. INPUT-PROSES-OUTPUT
Input: Staf, Form dan data
Proses: Kegiatan ini dilakukan sesuai dengan prosedur yang telah ditetapkan yaitu : NO PRO-
PM-08 tentang prosedur analisa data. Kegiatan ini dimulai dari:
- staf manajemen mutu mengidentifikasi kebutuhan data pada setiap unit layanan
- Staf manajemen mutu melakukan sosialisasi kepada unit yang dibutuhkan datanya dan
kemudian mengumpulkan data yang di butuhkan
- Selanjutnya staf manajemen mutu mengolah dan melakukan analisa terhadap semua
data
- Staf manajemen mutu melayani keperluan data baik internal maupun eksternal
- Untuk pedoman pelaksanaannya dapat dilihat di Instruksi kerja (IK) yang telah
ditetapkan : IK PM-08-01 tentang pengumpulan data dari setiap unit layanan, IK PM-
08-02 tentang pengumpulan data-data UPT Perpustakaan.
Output: Laporan-laporan data
Pengendalian:
Pengendalian terhadap proses kegiatan analisa data ini dilakukan dengan oleh Kabid
manajemen mutu yang mengingatkan staf manajemen mutu yang bertugas mengumpulkan data
untuk melakukan pengumpulan data dari unit terkait setiap awal bulan dan staf yang bertugas
memberikan data untuk menyelesaikan dalam waktu maksimal tiga hari untuk yang terstruktur
dan maksimal lima hari untuk yang tidak terstruktur.
Persyaratan :
- Permintaan data harus disertai surat resmi permintaan data agar dapat di proses
- Untuk permintaan data harus mencantumkan email dan No. HP pada surat
- Pengiriman data per bagian harus dilakukan setiap awal bulan
C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN
Proses pada layanan ini berhubungan dengan civitas internal maupun eksternal. Adapun layanan
lain yang berhubungan dengan proses kegiatan ini ialah semua bidang layanan yang ada di
Perpustakaan yaitu Bidang tata usaha, perencanaan\ dan pengembangan system, pelayanan
teknis dan pelayanan pemustaka. Layanan lainnya di luar dari pada perpustakaan yang
berhubungan dengan proses ini ialah fakultas dan prodi yang meminta data untuk pengisian
79 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
borang akreditasi dan universitas non civitas yang penelitian di perpustakaan unsyiah yang
membutuhkan data.
D. PENGENDALIAN TERHADAP RESIKO.
Adapun resiko yang dapat terjadi adalah :
- Pada permintaan data untuk pengisian borang akreditasi prodi, ketersediaan koleksi
yang berkaitan dengan prodi tersebut tersedia dalam jumlah yang minim.
- Pada pengumpulan data, staf tidak mengirimkan data per bagian tepat waktu pada setiap
awal bulan
Pengendalian yang dilakukan adalah:
- Staf manajemen mutu yang bertugas di bagian pemberian data, menginformasikan
kepada prodi terkait untuk mengusulkan koleksi yang relevan dengan kebutuhan prodi
tersebut agar koleksi dapat diadakan oleh perpustakaan
- Staf manajemen mutu yang bertugas di bagian pengumpulan data mengingatkan Kabid
pada setiap unit layanan pada akhir bulan, jika pada awal bulan belum dikirimkan, staf
manajemen mutu memberikan waktu untuk segera mengirimkan sampai tanggal 10 pada
awal bulan.
E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA
Jika dalam permintaan data, koleksi yang diminta tersedia dalam jumlah yang sedikit, maka staf
bidang manajemen mutu meminta maaf dan menginformasikan peminta data untuk
mengusulkan koleksi pada form pengusulan koleksi. Data koleksi tersebut dapat dijadikan
evaluasi bidang manajemen mutu untuk menganalisa kebutuhan koleksi yang relevan dengan
prodi tersebut.
F. PENANGANAN KELUHAN
Keluhan terkait permintaan dan pengumpulan data serta dalam menganalisa data dapat langsung
dilaporkan kepada kabid manajemen mutu. Keluhan tersebut akan di proses segera dengan
meminta arahan pimpinan.
G. DOCUMENTED INFORMATION
- From pengisian data
- Surat permintaan data
- PRO-PM-08 tentang analisa data
- IK-PM-08-01 berisi instruksi tentang pengumpulan data perpustakaan
- IK-PM-08-02 berisi instruksi tentang pengumpulan data setiap unit layanan
6.9 PROSES TINDAKAN PERBAIKAN DAN PENCEGAHAN
A. DESKRIPSI
Tindakan perbaikan dan tindakan pencegahan adalah dua unsur penting yang dilakukan untuk
menjamin sistem manajemen mutu bebas dari potensi yang dapat merugikan instansi dengan
cara mengidentifikasi masalah, menganalisis akar masalah, mencari bentuk perbaikan dan
pencegahannya, serta melaporkannya kepada top manajemen. Kegiatan ini berkaitan dengan
80 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
tindakan meminimalisir terhadap ketidaksesuain yang terjadi dalam pelaksanaan kegiatan
layanan perpustakaan, agar kesalahan yang sama tidak terulang kembali.
B. INPUT-PROSES-OUTPUT
Input : Staf dan Form
Proses:
Kegiatan ini dilakukan berdasarkan prosedur yang telah ditetapkan yaitu : NO PRO-PM-09
tentang tindakan perbaikan dan pencegahan. Kegiatan ini dimulai dari proses Pemeriksaan
keluhan, saran dan kritik yang diterima juga laporan ketidaksesuain hasil audit oleh Kabid.
Manajemen mutu. Kabid. Manajemen mutu menerima LKS dari Tim Internal Auditor,
pimpinan beserta Kabid. Manajemen mutu dan pimpinan bidang membahas dan memberi
arahan penyelesaian terhadap semua laporan ketidaksesuaian. Kemudian Kabid. Manajemen
mutu membuat permintaan tindakan koreksi dan pencegahan kepada pihak terkait. Proses yang
sudah selesai dikembalikan ke Kabid. Manajemen mutu untuk di arsipkan.
Output: Form ketidaksesuaian
Pengendalian:
Proses pengendalian kegiatan ini dilakukan dengan cara :
- Kabid Manajemen mutu menerima keluhan, saran dan kritik dari pemustaka.
- Melakukan identifikasi terhadap ketidaksesuaian yang berhubungan dengan layanan
yang berkaitan.
- Menetapkan tindakan koreksi yang diperlukan utuk menghilangkan penyebab
ketidaksesuaian.
- Menerapkan pengendalian untuk menjamin bahwa tindakan koreksi dilaksanakan
dengan baik.
Persyaratan:
- Adanya laporan ketidaksesuaian dari hasil audit oleh tim internal auditor
- Pimpinan dan Kabid. Manajemen mutu memberi arahan penyelesaian terhadap laporan
ketidaksesuaian
- Kabid. Manajemen mutu membuat tidakan koreksi dan pencegahan kepada semua
bidang layanan
C. HUBUNGAN DENGANLAYANAN LAIN
Layanan ini berhubungan dengan semua bidang layanan di Perpustakaan Unsyiah yaitu:
- Bidang Administrasi/ tata usaha
- Perencanaan dan pengembangan sistem
- Pelayanan teknis
- Pelayanan pemustaka
81 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
D. PENGENDALIAN TERHADAP RESIKO.
Adapun resiko yang dapat terjadi dalam proses ini adalah staf yang ditugaskan untuk
menyelesaikan tindakan perbaikan dan pencegahan tidak menyelesaikan tugas pada tanggal
yang telah di tetapkan dalam surat nota tugas. Adapun pengendalian terhadap resiko ini
dilakukan dengan cara bidang manajemen mutu mengfollow up kembali staf yang ditugaskan
untuk segera menyelesaiakan tugas.
E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA
Jika tindakan perbaikan dan pencegahan yang dilakukan staf yang ditugaskan tidak selesai pada
target waktu yang telah ditentukan, maka staf bidang manajemen mutu mengfollow up dan
menambah waktu selama maksimal tiga hari untuk penyelesaian tugas serta mengindentifikasi
jika terdapat kendala yang ditemukan ketika menyelesaikan tugas tersebut.
F. PENANGANAN KELUHAN
Jika ada keluhan dari staf terhadap tugas tindakan perbaikan dan pencegahan yang ditugaskan
oleh pimpinan, maka staf tersebut dapat melapor ke bidang manajemen mutu. Kabid manajemen
mutu melaporkan dan membahas keluhan tersebut kepada pimpinan, setelah ditemukan
penyelesaiaan, kabid manajemen mutu menginformasikan kepada staf terkait.
G. DOCUMENTED INFORMATION
- Form tindakan koreksi dan pencegahan
- Form daftar hadir
- Form notulen rapat
- Form permintaan tindakan koreksi dan pencegahan
- PRO-PM-09 tentang tindakan perbaikan dan perbaikan
6.10 PROSES SURVEY PERBAIKAN BERKELANJUTAN
A. DESKRIPSI
Kegiatan ini berkaitan dengan proses penelitian baik terhadap pemustaka maupun staf dengan
menggunakan metode penelitian di seluruh aspek di UPT Perpustakaan. Dengan tujuan sebagai
proses pengumpulan data dalam rangka evaluasi resmi mengenai isu-isu kualitas dalam layanan
perpustakaan. Proses penelitian ini dilakukan dengan cara melakukan survey menggunakan
angket kuesioner yang bertujuan untuk perbaikan berkelanjutan di Perpustakaan Unsyiah.
B. INPUT-PROSES-OUTPUT
Input: Staf, Form, Kuesioner, Responden.
Proses:
Kegiatan ini dilakukan sesuai dengan POB PRO-PM-10, prosedur tentang survey perbaikan
berkelanjutan. Proses kegiatan ini dilakukan dengan langkah:
- Staf manajemen mutu menetapkan tema survey dan menentukan metode survey
82 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
- Staf manajemen mutu membuat instrument survey
- Staf manajemen mutu mengedarkan instrumen kepada responden
- Staf manajemen mutu mengumpulkan instrumen survey, kritik dan saran dari responden
- Staf manajemen mutu mengolah dan menganalisa hasil survey, keluhan, kritik dan saran
- Staf manajemen mutu membuat laporan hasil survey
- Pimpinan dan staf manajemen mutu berdiskusi untuk menemukan solusi atas keluhan,
kritik dan saran serta mencari penyelesaian untuk perbaikan berkelanjutan.
Output: Laporan hasil survey
Pengendalian:
Pengendalian terhadap proses ini dilakukan oleh Kabid. Manajemen mutu dengan cara
memastikan survey yang dilakukan bidang manajemen mutu berjalan dengan baik, dan
memastikan survey yang di edarkan kembali 90%.
Persyaratan:
Persyaratan dalam proses ini ialah:
- Mengikuti pedoman metodologi penelitian
- Sampel di ambil berdasarkan peluang
- Harus ada responden
C. HUBUNGAN DENGAN LAYANAN LAIN
Proses kegiatan ini berhubungan dengan responden yang merupakan pemustaka, yang ingin di
ukur tingkat kepuasan untuk perbaikan berkelanjutan di Perpustakaan Unsyiah guna
meningkatkan mutu. Hasil survey yang menerima keluhan, kritik dan saran untuk unit bidang
layanan yang ada di Perpustakaan, maka akan di sampaikan kepada bidang layanan tersebut
baik bidang tata usaha, perencanaan dan pengembangan sistem, pelayanan teknis dan pelayanan
pemustaka.
D. PENGENDALIAN TERHADAP RESIKO.
Adapun resiko yang dapat terjadi adalah:
- Responden yang sama
- Angket yang tidak lengkap di isi
- Angket yang tidak kembali setelah di edarkan
Pengendalian terhadap resiko ini dilakukan dengan cara:
- Staf bertanya terlebih dahulu sebelum mengedarkan instrumen angket
- Staf memeriksa kembali angket instrumen saat di kembalikan oleh responden setelah
di isi
- Staf menargetkan waktu pengisian pada responden yang di edarkan kemudian akan di
ambil kembali pada waktu yang ditergetkan
E. CODES KEPUASAN PEMUSTAKA
Jika survey yang dilakukan tidak selesai pada target waktu yang telah ditentukan, maka staf
bidang manajemen mutu menambah waktu pengedaran angket dengan mempersingkat waktu
pembuatan laporan hasil survey sehingga proses kegiatan survey selesai berdasarkan jangka
83 Hak cipta dokumen ini dipegang oleh UPT Perpustakaan Unsyiah dengan lisensi CC BY-NC-SA 4.0,
dokumen yang terdapat pada alamat web http://uilis.unsyiah.ac.id/unsyiana/collections/show/37 merupakan dokumen terkendali, selain pada alamat web tersebut merupakan dokumen tidak
terkendali.
waktu yang ditargetkan. Dengan selesainya proses tersebut tepat pada waktunya, maka tidak
menghambat jadwal lainnya seperti tinjauan manajemen yang memaparkan hasil survey pada
salah satu proses dalam kegiatan tersebut.
F. PENANGANAN KELUHAN
Jika ada keluhan dalam proses kegiatan ini, maka bidang manajemen mutu berkoordinasi
dengan pimpinan menganalisa keluhan, kritik dan saran serta menemukan penyelesaian atas
keluhan tersebut. Selanjunya keluhan yang telah diselesaikan akan di sampaikan kepada pihak
terkait. Keluhan tersebut akan dijadikan masukan terhadap perbaikan sistem manajemen mutu
di perputakaan. Bidang manajemen berusaha melakukan perbaikan berkelanjutan untk
seterusnya.
G. DOCUMENTED INFORMATION
- Form instrumen survey
- Laporan hasil survey
- PRO-PM-10 Surver perbaikan berkelanjutan
top related