tugas sim penerapan outsourcing ht e62labkomsb.staff.ipb.ac.id/files/2017/02/tugas-mk-sim... ·...
Post on 26-Nov-2020
6 Views
Preview:
TRANSCRIPT
1 | P a g e
DAFTARISIBAB I PENDAHULUAN ....................................................................................................................... 2
1.1 Latar Belakang ......................................................................................................................... 2
1.2 Tujuan Penulisan ..................................................................................................................... 3
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA............................................................................................................ 4
2.1 Outsourcing ............................................................................................................................. 4
2.1.1 Definisi Outsourcing ....................................................................................................... 4
2.1.2 Klasifikasi Outsourcing ................................................................................................... 5
2.1.3 Manfaat Oursourcing ...................................................................................................... 6
2.1.4 Benefit Outsourcing ........................................................................................................ 8
2.1.5 Kelemahan Outsourcing TI ........................................................................................... 10
2.2 Insourcing ............................................................................................................................. 10
2.2.1 Definisi Insourcing ........................................................................................................ 10
2.2.2 Benefit Insourcing ......................................................................................................... 11
2.2.3 Kelemahan Insourcing .................................................................................................. 11
BAB III PEMBAHASAN .................................................................................................................... 13
3.1 Penerapan Outsourcing dalam suatu Perusahaan .................................................................. 13
3.2 Dasar Pertimbangan Penerapan Outsourcing ........................................................................ 16
3.3 Penerapan Outsourcing di Bidang Teknologi Informasi ....................................................... 17
3.4 Penerapan Insourcing di Bidang Teknologi Informasi ......................................................... 19
3.5 Pemilihan Pendekatan yang Digunakan Pada Perusahaan .................................................... 21
BAB IV PENUTUP .............................................................................................................................. 23
4.1 Kesimpulan ............................................................................................................................ 23
BAB V DAFTAR PUSTAKA ............................................................................................................. 24
2 | P a g e
BAB I PENDAHULUAN
1.1 LatarBelakang
Sistem dan teknologi informasi merupakan faktor sumber daya bisnis yang sangat
vital bagi perusahaan sehingga harus dikelola dengan baik karena menentukan keberhasilan
atau dapat menyebabkan kegagalan dalam pencapaian apa yang menjadi target perusahaan.
Keberhasilan mengembangkan sistem informasi saat ini juga telah menjadi salah satu
indikator dari kinerja organisasi, baik dari aspek operasional perusahaan dan juga
hubungannya dengan pelanggan.
Dukungan IT yang memadai akan memiliki nilai tambah di bandingkan pesaing
berdampat pada respon yang lebih cepat, efisiensi dan efektifitas pelaksanaan pekerjaan yang
meningkat, identifikasi dan penanganan masalah secara lebih akurat, serta kepercayaan
terhadap delivery pekerjaan. Oleh karena itu, pengelolaan Sistem Informasi (SI) dan
Teknologi Informasi (TI) yang mendukung proses bisnis perusahaan menjadi tantangan
tersendiri, baik bagi manajer bisnis dan TI maupun kalangan profesional. Para praktisi bisnis
dapat dengan mudah mengakses sumber daya berupa informasi dan dengan mengembangkan
sistem informasi perusahaan yang berbasis teknologi informasi, baik itu didalam perusahaan
maupun diluar perusahaan akan membantu mereka untuk lebih dekat dengan pelanggan,
pemasok dan mitra dagang.
Pengembangan sistem informasi dalam perusahaan dapat dilakukan melalui tiga
metode pendekatan bisnis, yaitu: outsourcing, dan insourcing. Harus ada kehati-hatian dalam
hal memilih alternatif pengembangan sistem informasi yang tepat. Kesalahan di dalam
pemilihan alternatif akan menyebabkan investasi yang telah dilakukan serta waktu yang
terpakai akan menjadi sia-sia.
Perusahaan dapat membandingkan advantage dan disadvantage dari kedua alternatif
tersebut. Masing-masing metode memiliki keunggulan dan kelemahan tersendiri. Pemilihan
terhadap salah satu metode pengembangan sistem informasi tersebut dipengaruhi oleh banyak
faktor, diantaranya ketersediaan dana dan kemampuan tenaga kerja seperti yang akan
dijelaskan dalam makalah ini.
3 | P a g e
1.2 TujuanPenulisan
Dalam makalah ini akan dijelaskan beberapa alasan (pro dan kontra) mengapa
Perusahaan lebih memilih melakukan metode pendekatan outsourcing, dan atau insourcing
dalam pengembangan maupun penerapan sistem informasi dan teknologi informasi serta hal–
hal apa saja yang harus diperhatikan dalam penerapan metode pendekatan tersebut.
4 | P a g e
BAB II. TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Outsourcing
2.1.1 Definisi Outsourcing
Beberapa defenisi outsourching yang telah dikembangkan oleh para ahli, diantaranya:
1. Outsourcing adalah kontrak dengan pihak lain (di luar perusahaan) terhadap fungsi,
tugas atau layanan organisasi dalam rangka mengurangi beban proses, memperoleh
keahlian teknis maupun penghematan biaya (Eugene Garaventa, Thomas Tellefsen,
2001);
2. Outsourcing adalah pemindahan tanggung jawab manajemen kepada pihak ketiga
secara berkesinambungan di dalam menyediakan layanan yang diatur oleh perjanjian.
3. Outsourcing adalah aktivitas dimana supplier (pihak pemasok/vendor) menyediakan
barang dan/atau layanan kepada buyer (pihak perusahaan) berdasarkan perjanjian
yang telah disepakati (Elfing & Baven, 1994; Domberger, 1998).
4. Outsourcing adalah tindakan memindahkan beberapa aktivitas rutin internal
perusahaan, termasuk dalam hal pengambilan keputusan kepada pihak lain yang
diatur oleh kontrak perjanjian (Maurice F. Greaver II,1999);
Suatu organisasi melakukan IT outsourcing dalam rangka mengembangkan sistem
informasi untuk menghasilkan sistem informasi yang lebih baik, memanfaatkan IT untuk
mencapai hasil bisnis yang lebih baik, dan mengeksploitasi aset IT secara eksternal. Contoh
layanan teknologi informasi yang paling sering di outsourcing-kan yaitu network, desktop,
aplikasi serta web hosting.
Terdapat berbagai definisi outsourcing yang berkaitan dengan Teknologi Informasi
(TI). Dibawah ini adalah berbagai definisi outsourcing yang berkaitan dengan TI yang
dikutip oleh Diah (2008) dari berbagai sumber:
1. IT outsourcing adalah mensubkontrakkan sebuah fungsi IT dari suatu perusahaan
pada vendor eksternal.
5 | P a g e
2. IT outsourcing didefinisikan sebagai “kontrak jangka panjang dimana satu atau lebih
service provider ditugaskan untuk bertanggung jawab mengatur satu atau lebih
operasi dan infrastruktur IS klien”
3. “Offshore outsourcing” adalah pekerjaan outsourcing pada vendor yang berlokasi di
benua yang berbeda dengan klien.
4. IT outsourcing berkembang menjadi IS outsourcing. Definisi IS outsourcing adalah
“pemberian tanggung jawab kepada pihak ketiga berhubungan dengan seluruh atau
beberapa komponen spesifik (fisik maupun sumber daya manusia) dalam IT
infrastruktur organisasi”
5. Konsep BPO merupakan perkembangan dari IS outsourcing. Perbedaan antara BPO
dan IS outsourcing adalah pada kasus BPO, provider melakukan kontrol pada
keseluruhan baik proses bisnis, sumber daya manusia, dan teknologi
6. Business process outsourcing (BPO) didefinisikan sebagai perluasan IT outsourcing,
dimana dalam BPO pihak ketiga bertanggung jawab dalam melaksanakan beberapa
proses bisnis (misal: call center).
7. Offshore software development dalam dunia IT sering dideskripsikan sebagai
outsourcing pembuatan software dan layanan teknis kepada kontraktor atau fasilitas
yang dimiliki sendiri yang berlokasi di negara dengan standar gaji lebih rendah.
2.1.2 Klasifikasi Outsourcing
Menurut Indrajit (2000), berdasarkan jenisnya, outsourcing teknologi informasi dapat
dibedakan menjadi 4 jenis yaitu :
1. Total Outsourcing, yaitu perusahaan cenderung menyerahkan hampir semua fungsi
teknologi informasinya seperti perangkat keras, perangkat lunak, dan brainware
kepada pihak lain. Di Indonesia, perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang
industri manufaktur, pertambangan, konfeksi, dan kimia merupakan beberapa contoh
institusi bisnis yang telah menerapkan strategi tersebut.
2. Total insourcing, yaitu penyewaan atau peminjaman sumber daya manusia yang
dimiliki pihak lain untuk dipekerjakan pada perusahaan terkait dalam jangka waktu
tertentu. Banyak sekali perusahaan besar di Indonesia yang melakukan relasi bisnis
sejenis ini terutama dengan menjalin kerjasama dengan perusahaan konsultan
multinasional yang memiliki reputasi andal di bidang teknologi informasi.
6 | P a g e
3. Selective sourcing, yaitu perusahaan melakukan pemilahan terhadap fungsi fungsi dan
entitas bisnis yang terkait dengan teknologi informasi di perusahaannya dan
memutuskan untuk menyerahkan sebagian saja kepada pihak lain sementara sisanya
masih akan dikelola oleh perusahaan.
4. De facto insourcing, yaitu penyerahan pengelolaan teknologi informasi kepada
perusahaan lain lebih dikare nakan adanya latar belakang sejarah, dibandingkan
dengan hasil evaluasi objektif.
2.1.3 Manfaat Oursourcing
Penerapan outsourcing layanan teknologi informasi memiliki tujuan/ manfaat bagi
perusahaan. Beberapa kajian dari berbagai sumber mengenai tujuan/ manfaat dan alasan
perusahaan menerapkan outsourcing layanan teknologi informasinya akan dijabarkan berikut
ini :
Menurut Chen dan Perry (2003), tujuan/ manfaat outsourcing layanan teknologi
informasi yaitu :
1. Penghematan Biaya. Penghematan biaya merupakan salah satu tujuan di dalam
melakukan outsourcing layanan TI. Melalui skala ekonomi memungkinkan vendor
untuk menyediakan layanan dengan tingkat biaya yang lebih rendah dibandingkan
bilamana ditangani se ndiri oleh perusahaan. Misalnya dengan penggunaan
infrastruktur TI serta pemberdayaan SDM yang dimiliki oleh vendor secara bersama-
sama oleh beberapa organisasi klien (perusahaan) dapat menekan biaya infrastruktur
menjadi lebih murah dibanding perusahaan membangun infrastruktur TI sendiri dan
menanganinya sendiri. Penghematan biaya dapat menjadi menjadi hal yang sangat
signifikan ketika perusahaan dapat mengakuisisi suatu bidang spesialisasi yang dapat
digunakan untuk mencapai tujuan perusahaan.
2. Memenuhi kebutuhan SDM TI yang terampil. Perusahaan-perusahaan terkadang
dihadapkan kepada permasalahan di dalam melaksanakan proyek proyek besar
teknologi informasi yaitu kekurangan akan personil TI yang terampil. Melalui
outsourcing diharapkan dapat menyelesaikan masalah yang dihadapi, dikarenakan
vendor memiliki tenaga kerja TI khusus untuk layanan yang mereka berikan, sehingga
mereka diharapkan mampu memenuhi kebutuhan tenaga TI yang terampil bagi
perusahaan.
7 | P a g e
3. Mendapatkan teknologi yang terkini. Melalui outsourcing teknologi informasi,
perusahaan dapat mengakses teknologi terkini beserta SDM yang profesional.
Perusahaan biasanya mulai mempertimbangkan kebijakan outsourcing disaat
merencanakan upgrade layanan teknologi informasi (TI) agar mendapatkan layanan
TI yang terbaik. Dengan selalu menggunakan teknologi terkini yang disediakan oleh
pihak vendor, diharapkan dapat membantu perusahaanmencapai tujuan mereka.
4. Fleksibilitas dalam hal teknologi dan modul-modul (fitur-fitur). Melalui outsourcing
TI, perusahaan diberikan berbagai pilihan teknologi beserta modul-modul (fitur-fitur)
yang akan digunakan. Salah satu kelemahan terbesar bilamana perusahaan
membangun infrasruktur dan aplikasi sendiri adalah kekakuan terhadap teknologi
yang digunakan. Selain itu pembiayaan investasi awal yang sangat besar untuk
layanan TI yang terkadang memaksa perusahaan untuk terus menggunakan teknologi
yang telah usang dikarenakan alasan keterbatasan keuangan bilamana akan
melakukan upgrade teknologi. Mengingat sifat teknologi yang cepat berubah, maka
penerapan outsourcing memungkinkan manajemen risiko yang lebih baik. Risiko
teknologi dialihkan ke pihak vendor dikarenakan mereka bertanggung jawab penuh di
dalam upgrade teknologi.
5. Waktu pembangunan dan penyebaran layanan TI yang lebih cepat. Waktu
pembangunan dan penyebaran layanan TI yang cepat merupakan salah satu
keuntungan yang diharapkan di dalam menerapkan kebijakan outsourcing layanan TI.
Bilamana perusahaan ingin membangun layanan TI sendiri, misalnya dengan
melakukan in-house , maka perusahaan akan dihadapkan kepada persoalan-persoalan
seperti kebutuhan akan personil IT, pengintegrasian sistem lama dan sistem baru,
pembangunan infrastruktur TI, dan pengambilan keputusan di dalam pengadaan
berbagai perangkat dan komponen yang diperlukan. Hal ini dapat menjadi sesuatu
yang berisiko sangat tinggi. Namun, bila hal tersebut dilakukan dengan outsourcing ,
maka vendor dapat memberikan paket-paket solusi berupa personil TI, infrastruktur
yang memadai, layanan yang terintegrasi, serta dukungan lainnya. Bilamana vendor
telah berpengalaman dalam suatu jenis layanan tertentu, maka dapat dikatakan bahwa
layanan/ sistem tersebut telah teruji/terbukti sehingga permasalahan yang potensial
dapat diantisipasi. Waktu pembangunan aplikasi dan penyebaran layanan aplikasi
tersebut dapat berkurang setengah dari waktu yang diperlukan dibandingkan bilamana
melakukan in-house. Waktu pengerjaan pembangunan dan penyebaran sangatlah
8 | P a g e
penting ketika perusahaan akan menerapkan sistem/layanan TI yang baru. Misalnya,
pembaruan terhadap beberapa sistem dan infrastruktur TI yang harus segera dilakukan
untuk menjamin keamanan sistem informasi.
6. Meningkatkan cash flow management. Outsourcing dapat membantu perusahaan
mengelola arus kas (cash flow management), dimana perusahaan dapat mengatur
pembiayaan berdasarkan layanan yang diberikan, dan perusahaan tidak perlu
melakukan investasi awal secara besar-besaran.
2.1.4 Benefit Outsourcing
Outsourcing menjadi popular karena dapat mengefektifkan biaya operasi dari
perusahaan dibanding membangun sebuah pusat teknologi informasi, pusat operasi komputer
dan menerima staf khusus. Outsourcing membantu sebuah perusahaan untuk memaksimalkan
sekaligus mengefisienkan pelaksanaan sistem informasi yang
dibutuhkan.
Adapun beberapa keuntungan dari implementasi outsourcing adalah:
1. Kemampuan penggunaan teknologi yang tepat dan spesifik.
Kontraktor penyedia Outsourcing tentu memiliki teknologi dan kemampuan spesifik
yang dapat mendukung operasi dari sistem teknologi informasi yang perusahaan
inginkan dibanding jika perusahaan harus membangun sendiri sistem tersebut.
Kontraktor juga memiliki tenaga ahli yang dapat menjalankan dan membuat teknologi
tersebut berjalan dengan efisien dan maksimal. Dengan menggunakan jasa dari
kontraktor, perusahaan tidak perlu memikirkan perkembangan teknologi informasi
detik per detik dan membangun sebuah tim atau departemen untuk mengatasi semua
problem yang berhubungan dengan hal tersebut.
2. Efisiensi waktu dan biaya.
Implementasi outsourcing akan membawa perusahaan untuk lebih memfokuskan
sumber-sumber dayanya untuk mengembangkan atau bertahan dalam kompetisi di
lingkungan bisnisnya, perusahaan tidak perlu memikirkan problem-problem yang
timbul diluar lingkar utama bisnisnya, mereka dapat menggunakan kontraktor
teknologi informasi untuk mengatasi problem-problem di sekitar teknologi informasi
yang merupakan problem-problem diluar lingkar bisnis utama mereka untuk tetap
mendukung aktifitas di bisnis utama mereka.
3. Kualitas pelayaan dan kemampuan yang maksimal dari tenaga ahli.
9 | P a g e
Kontraktor teknologi informasi adalah ahli di dalam menjalankan sistem teknologi
informasi. Mereka dapat menyediakan pelayanan yang professional, efektif dan
efisien. Tenaga ahli dilingkungan perusahaan sendiri atau tenaga professional
information sistem internal akan dibebaskan dari pengurusan operasi setiap hari dan
dapat lebih difokuskan untuk perencanaan dan pengembangan sistem teknologi
informasi yang akan mendukung bagi aktifitas utama dari perusahaan.
4. Fleksibel
Kemampuan dan pengalaman teknologi informasi dari kontraktor yang sudah biasa
menangani permasalahan di bidang teknologi informasi akan membantu perusahaan
untuk dapat selalu meng-up to date teknologinya tanpa mengeluarkan biaya yang
besar. penggunaan teknologi informasi bagi penunjang aktifitas perusahaan dapat
berjalan se-fleksibel mungkin, karena kontraktor dapat dengan cepat mengantisipasi
perkembangan teknologi informasi. (Lubis, 2004)
Bahkan hal ini diperkuat oleh alasan O’Brien (2009), terdapat beberapa kelebihan dari
outsourcing di bidang TI :
1. Mengurangi dan mengendalikan biaya operasional. Pemilihan outsourcing memang
membutuhkan biaya yang mahal pada awal kontraknya, tetapi pertimbangan resiko
yang akan ditanggung oleh perusahaan lebih kecil dibandingkan dengan membangun
sendiri dengan kemampuan kurang akan mengakibatkan permasalahan di kemudian
hari dan berdampak pada segi pembiayaan perusahaan.
2. Meningkatkan fokus perusahaan pada kegiatan utama usahanya tanpa dibebani
permasalahan pengembangan sistem informasi.
3. Mendapatkan akses terhadap sistem informasi premium atau kelas dunia bagi
penerapan sistem informasi di perusahaannya.
4. Sumber daya manusia dalam perusahaan dapat lebih fokus melakukan pekerjaan pada
kegiatan utama perusahaan tanpa dibebani kegiatan pengembangan sistem informasi.
Tentu saja hal ini diharapkan akan meningkatkan produktifitas perusahaan.
5. Memberi jalan keluar terhadap permasalahan ketidaktersediaan sumber daya dari
perusahaan yang ahli dalam pengembangan sistem informasi, sehingga dapat
mengurangi resiko salah penerapan sistem informasi.
6. Menunjang akselerasi tujuan perusahaan untuk mempercepat mendapatkan
keuntungan/ benefit dengan penerapan sistem informasi yang sesuai.
10 | P a g e
7. Menghindarkan dari kendali internal mengenai tidak berfungsinya sistem informasi
karena penerapan sistem informasi yang salah atau gagal.
8. Peningkatan benefit perusahaan akan menyebabkan perusahaan dapat meningkatkan
pertumbuhan modal usaha.
9. Berbagi resiko terhadap implementasi sistem informasi antara perusahaan dan vendor.
Kesalahan implementasi tidak ditanggung penuh oleh perusahaan saja, oleh karena itu
dibutuhkan kerjasama yang baik dalam proses perencanaan sistem informasi antara
perusahaan dan vendor.
10. Perusahaan dapat mengontrol pemasukan dan pengeluaran kas dengan bantuan sistem
informasi yang tepat.
2.1.5 Kelemahan Outsourcing TI
Oleh karena banyaknya manfaat atau keuntungan dari penerapan outsourcing di
bidang TI, namun bukan berarti outsouring TI tidak mepunyai kekurangan atau kelemahan.
Berikut ini dijelaskan mengenai kekurangan dari outsourcing dibidang TI.
1. Pelanggaran kontrak kerja oleh vendor lebih banyak akan mengakibatkan kerugian
bagi perusahaan. Misalnya hasil aplikasi tidak sesuai dengan harapan perusahaan
menimbulkan kerugian biaya dan waktu.
2. Perusahaan akan kehilangan kontrol terhadap aplikasi sistem informasi yang dibangun
oleh vendor apabila terjadi ganguan pada sistem informasi yang sangat penting bagi
perusahaan. Penanganan gangguan yang hanya dapat diperbaiki oleh vendor
mengakibatkan ketergantungan bagi perusahaan.
3. Perusahaan lain dapat meniru sistem informasi yang dikembangkan oleh vendor yang
sama.
2.2 Insourcing
2.2.1 Definisi Insourcing
In-sourcing merupakan metode pengembangan sistem informasi yang hanya
melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan. Sistem informasi
mengenai operasi sistem pada pihak manajemen untuk memberikan pengarahan dan
11 | P a g e
pemeliharaan sistem dalam hal ini pengendalian ketika sistem bertukar input dan output
dengan lingkungannya.
2.2.2 Benefit Insourcing
Kelebihan dalam menerapkan metode insourcing diantaranya :
1. Umumnya sistem informasi yang dikembangkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan
karena karyawan yang ditugaskan mengerti kebutuhan sistem dalam perusahaan.
2. Biaya pengembangannya relatif lebih rendah karena hanya melibatkan pihak
perusahaan.
3. Sistem informasi yang dibutuhkan dapat segera direalisasikan dan dapat segera
melakukan perbaikan untuk menyempurnakan sistem tersebut.
4. Sistem informasi yang dibangun sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan dan
dokumentasi yang disertakan lebih lengkap.
5. Mudah untuk melakukan modifikasi dan pemeliharaan (maintenance) terhadap sistem
informasi karena proses pengembangannya dilakukan oleh karyawan perusahaan
tersebut.
6. Adanya insentif tambahan bagi karyawan yang diberi tanggung jawab untuk
mengembangkan sistem informasi perusahaan tersebut.
7. Lebih mudah melakukan pengawasan (security access) dan keamanan data lebih
terjamin karena hanya melibatkan pihak perusahaan.
8. Sistem informasi yang dikembangkan dapat diintegrasikan lebih mudah dan lebih baik
terhadap sistem yang sudah ada.
2.2.3 Kelemahan Insourcing
Kelemahan dalam menerapkan metode insourcing adalah:
1. Keterbatasan jumlah dan tingkat kemampuan SDM yang menguasai teknologi
informasi.
2. Pengembangan sistem informasi membutuhkan waktu yang lama karena konsentrasi
karyawan harus terbagi dengan pekerjaan rutin sehari-hari sehingga pelaksanaannya
menjadi kurang efektif dan efisien.
12 | P a g e
3. Perubahan dalam teknologi informasi terjadi secara cepat dan belum tentu perusahaan
mampu melakukan adaptasi dengan cepat sehingga ada peluang teknologi yang
digunakan kurang canggih (tidak up to date).
4. Membutuhkan waktu untuk pelatihan bagi operator dan programmer sehingga ada
konsekuensi biaya yang harus dikeluarkan.
5. Adanya demotivasi dari karyawan ditugaskan untuk mengembangkan sistem
informasi karena bukan merupakan core competency pekerjaan mereka.
6. Kurangnya tenaga ahli (expert) di bidang sistem informasi dapat menyebabkan
kesalahan persepsi dalam pengembangan distem dan kesalahan/resiko yang terjadi
menjadi tanggung jawab perusahaan (ditanggung sendiri) (Faisalansyari, 2004).
13 | P a g e
BAB III PEMBAHASAN
3.1 Penerapan Outsourcing dalam suatu Perusahaan
Semakin maju dan semakin besarnya perusahaan, maka bertambah pula beban
operasional yang harus ditanggung. Dan yang juga harus diperhatikan adalah kondisi
persaingan yang semakin ketat dan berat yang mengharuskan para pemimpin memusatkan
diri untuk mempertajam strategi perusahaan. Khususnya untuk meningkatkan aspek yang
berhubungan dengan kompetensi khusus perusahaan. Perusahaan akan lebih terspesialisasi
yang tertuju pada berbagai elemen dari operasi perusahaan, yaitu:
1. Desain produk (product design)
2. Rekayasa (engineering)
3. Pembuatan (manufacturing)
4. Sumber daya manusia (human resources)
5. Teknologi informasi (information technology)
6. Logistik (logistics)
7. Penjualan (sales)
8. dan lain-lain
Tugas-tugas yang bersifat spesifik dan membutuhkan spesialisasi yang bukan
merupakan tugas utama (non core activities), telah menginspirasi para pimpinan perusahaan
untuk mengevaluasi kembali niat tradisional untuk melakukan integrasi vertikal dan
memenuhi segala keperluan perusahaan dari satu atap (perusahaan sendiri). Potensi
keuntungan dari outsourcing adalah memperoleh kesempatan mengatur organisasi yang lebih
fleksibel untuk melakukan core activities-nya yang dapat dilihat pada Gambar 1.
Perusahaan Dahulu Perusahaan Sekarang
Gambar 1. Kondisi Perusahaan Dahulu dan Sekarang
14 | P a g e
Menurut Yasar (2008) Secara singkat tahapan melakukan outsourcing dapat dilihat
pada Gambar 2.
Gambar 2. Tahapan Outsourcing
Jika perusahaan memutuskan untuk melakukan outsourcing, maka ada tiga tahapan
yang harus dilakukan, yaitu:
1. Tahapan Perencanaan
Tahap perencanaan merupakan tahapan dimana sebuah perusahaan harus
merencanakan secara matang mengenai rencana implementasi outsorcing. Selain
mempertimbangkan analisis biaya dan pemilihan strategi, pada tahapan ini juga
meliputi membangun visi, misi, dan tujuan perusahaan.
2. Tahapan Kontrak
Adapun maksud dari tahap kontrak adalah tahap dimana perusahaan mulai melakukan
perjanjian dengan penyedia jasa outsorcing. Beberapa aspek yang perlu diperhatikan
dalam tahapan ini adalah: melakukan negoisasi yang berbasis pada filosofi winwin,
menentukan jangka waktu kontrak, memasukkan faktor-faktor risiko yang mungkin
dihadapi serta menyusun perjanjian kerja yang jelas dengan alur proses yang jelas
pula.
3. Tahapan Pasca Kontrak
Tahap pasca kontrak adalah tahap setelah perjanjian. Pada tahapan ini, komunikasi
yang dilakukan harus terbuka, mengantisipasi adanya perubahan manajemen,
memperoleh review dan feedback dari pihak pengguna, serta meninjau kembali
keputusan yang telah ditetapkan dari waktu ke waktu untuk mengakomodasi
penyesuaian yang bisa terjadi.
15 | P a g e
Riset PPM Manajemen (2008) yang menyatakan bahwa survei yang dilakukan kepada
44 perusahaan dapat diketahui 73% perusahaan menggunakan tenaga outsource dalam
kegiatan operasionalnya, sedangkan sisanya yaitu 27% tidak menggunakan tenaga outsource
(Gambar 3). Hal ini memperlihatkan bahwa Outsorcing dapat digunakan untuk membantu
operasi perusahaan dan meningkatkan produktivitas dan kinerja perusahaan. Dari 73%,
perusahaan yang sepenuhnya menggunakan tenaga outsource merupakan jenis industri
perbankan, kertas, jasa pendidikan, pengolahan karet & plastik, serta industri makanan &
minuman. Sedangkan industri alat berat, mesin dan sarana transportasi (otomotif dan suku
cadang) menggunakan tenaga outsource sebanyak 57.14%. Untuk industri farmasi & kimia
dasar (80%), industri telekomunikasi & informasi teknologi (60%) dan industri lainnya
sebanyak 50% terdiri dari industri jasa pemeliharaan pembangkit listrik, konsultan, EPC
(enginering, procurement, construction), pengolahan kayu, kesehatan, percetakan &
penerbitan, dan elektronik (Gambar 4).
Gambar 3. Perusahaan yang Menggunakan Jasa Outsorcing
Gambar 4. Perusahaan yang Menggunakan Outsource Berdasarkan Jenis Industri
16 | P a g e
3.2 Dasar Pertimbangan Penerapan Outsourcing
Outsourcing Institute mengumpulkan sejumlah alasan mengapa perusahaan
perusahaan melakukan outsourcing terhadap aktivitas-aktivitasnya dan potensi keuntungan
apa saja yang diharapkan diperoleh darinya. Berdasarkan studi dari para ahli manajemen
yang dilakukan sejak tahun 1991, termasuk survei yang dilakukan terhadap lebih dari 1.200
perusahaan, diperoleh hasil :
Potensi keuntungan atau alasan-alasan tersebut antara lain adalah untuk :
1. Meningkatkan fokus perusahaan
2. Memanfaatkan kemampuan kelas dunia
3. Mempercepat keuntungan yang diperoleh dari reengineering
4. Membagi risiko
5. Sumberdaya sendiri dapat digunakan untuk kebutuhan-kebutuhan lain
6. Memungkinkan tersedianya dana capital
7. Menciptakan dana segar
8. Mengurangi dan mengendalikan biaya operasi
9. Memperoleh sumber daya yang tidak dimiliki sendiri
10. Memecahkan masalah yang sulit dikendalikan atau dikelola.
Alasan–alasan yang dipaparkan oleh Outsourcing Institute telah memperkuat Divisi
Riset PPM Manajemen (2008) dalam studi kasusnya mengenai penerapan outsourcing. Dari
penelitian yang telah dilakukan, didapatkan data bahwa alasan yang paling banyak dilakukan
dikarenakan perusahaan ingin fokus tehadap core business, sebesar 33,75%, sebesar 28,75%
untuk penghematan biaya, sebesar 15% untuk menjaga turn over karyawan, sebesar 11,25%
untuk memoderinsasi dunia usaha dan sisanya disebabkan faktor lainnya (Gambar 5).
17 | P a g e
Gambar 5. Alasan Menggunakan Outsourcing
3.3 Penerapan Outsourcing di Bidang Teknologi Informasi
Teknologi informasi saat ini berperan penting dalam strategi organisasi sehingga
banyak organisasi yang menggantungkan kesuksesannya pada teknologi informasi yang
dimiliki. Perkembangan dan perubahan teknologi yang sangat cepat telah menimbulkan
kesulitan dalam mengelola sumber daya vital tersebut. Dengan outsourcing seluruh atau
beberapa fungsi teknologi informasi, memberikan alternatif untuk mengelola bidang
organisasi yang sangat kompleks ini.
Outsourcing teknologi informasi melibatkan pelepasan kendali atas sumber daya
organisasi yang penting pada pihak eksternal. Oleh karena itu pemilihan fungsi teknologi
informasi yang paling tepat dan kelompok ketiga yang terbaik akan menjadi sangat
kompleks. Lebih lanjut McFarlan dan Norlan, (1995) menyebutkan berbagai fungsi teknologi
informasi yang sering di-outsource seperti operasi pusat data, manajemen network,
pemeliharaan/ akuisisi hardware, technical support, pelatihan/pendidikan dan pengembangan
aplikasi. Outsourcing bisa dilaksanakan di dalam perusahaan (onshore), namun sering juga
dilakukan di luar perusahaan (offshore).
Merurut kutipan dari jurnal Akbar (2012) bahwa terdapat tiga alasan yang merupakan
pertimbangan utama suatu organisasi untuk melakukan IT outsourcing, diantaranya adalah
berdasarkan ekonomi dan finansial, teknis (teknologi), dan bisnis. Dalam penerapannya,
outsourcing menjadi masalah tersendiri bagi perusahaan khususnya bagi tenaga kerja. Oleh
sebab itu terdapat pro dan kontra terhadap penggunaan outsourcing, diantaranya:
Pro Outsourcing :
1. Solusi bagi perusahaan dalam menghadapi ketidakstabilan kondisi ekonomi global
yang mempengaruhi kondisi ekonomi nasional.
2. Solusi dari permasalahan mengatasi monopoli perusahaan-perusahaan raksasa
18 | P a g e
3. Sebagai pemerataan kesempatan kerja
4. Dapat lebih fokus kepada core business yang sedang di jalankan.
5. Dapat mengurangi biaya.
6. Dapat mengubah biaya investasi menjadi biaya belanja.
7. Tidak dipusingkan jika terjadi turn over tenaga kerja.
8. Merupakan modernisasi dunia usaha.
9. Efektivitas manpower.
10 Tidak perlu membuang-buang waktu dan tenaga untuk suatu pekerjaan yang bukan
merupakan inti bisnis atau pekerjaan yang bukan utama.
11 Memberdayakan anak perusahaan.
12 Dealing with unpredicted business condition.
13 Proses pendewasaan dalam bisnis
14 Penerapan standar kerja internasional
Kontra Outsourcing :
1. Status ketenagakerjaan yang tidak pasti.
2. Adanya perbedaan perlakuan kompensasi dan benefit antara tenaga kerja internal
dengan tenaga kerja outsourcing.
3. Career path dari outsourcing kurang terencana dan kurang terarah.
4. Para pihak pengguna jasa dapat memungkin untuk memutuskan hubungan kerjasama
dengan pihak outsourcing provider secara sepihak sehingga dapat mengakibatnya
status mereka menjadi tidak jelas.
5. Eksploitasi manusia.
Dari penjelasan pro dan kontra diatas diketahuai bahwa selain adanya kelebihan dari
penggunaan outsourcing, juga masih terdapat kekurangan-kekurangan akibat dari penerapan
outsourcing. Salah satu kunci sukses dari outsorcing adalah kesepakatan untuk membuat
hubungan jangka panjang (long term relationship), tidak hanya kepada proyek jangka dekat.
Xue et al. (2005) menyatakan bahwa kesuksesan outsourcing teknologi informasi terutama
yang dilakukan diluar perusahaan (offshore), berhubungan erat dengan kinerja virtual team.
Oleh karena perusahaan yang melakukan outsourcing dan provider outsourcing bekerja sama
dalam jarak yang jauh, diperlukan kolaborasi dari seluruh anggota virtual team yang
terdistribusi secara geografis. Selain itu, tanpa adanya penanganan yang baik, seperti
19 | P a g e
ketergantungan, kerugian material hingga keamanan data dan informasi yang menyebabkan
penggunaan jasa outsorcing TI akan membawa dampak yang buruk bagi perusahaan.
Perusahaan juga harus memperhatikan faktor-faktor yang dapat mempengaruhi
kesuksesan implementasi Teknologi Informasi. The Outsourcing Institute, suatu lembaga
yang didirikan di Amerika, yang melakukan riset mengenai perkembangan outsourcing ini,
mengatakan bahwa menurut penelitian, ada 10 hal atau faktor yang menyebabkan
keberhasilan langkah outsourcing, yaitu :
1. Memahami maksud dan tujuan perusahaan.
2. Memiliki visi dan perencanaan strategis.
3. Memilih secara tepat service provider atau pemberi jasa.
4. Melakukan pengawasan dan mengelolaan terus menerus terhadap hubunganantar
perusahaan dan pemberi jasa.
5. Memiliki kontrak yang cukup tersusun dengan baik.
6. Memelihara komunikasi yang baik dan terbuka dengan individu atau kelompok yang
terkait.
7. Mendapatkan dukungan dan keikutsertaan dari manajemen
8. Memberikan perhatian secara berhati-hati pada persoalan yang menyangkutkaryawan.
9. Memiliki justifikasi ekonomi dan keuangan yang layak.
10. Menggunakan tenaga berpengalaman dari luar.
3.4 Penerapan Insourcing di Bidang Teknologi Informasi
Pendekatan Insourcing merupakan kebalikan dari outsourcing. Jika outsourcing
melimpahkan pengerjaan proyek pada pihak luar, Insourcing mengembangan proyek dengan
memanfaatkan spesialis IT dalam perusahaan tersebut. Dalam TI, Insourcing merupakan
delegasi dari suatu pekerjaan ke pihak yang ahli (spesialis TI) dalam bidang tersebut dalam
suatu perusahaan. Insourcing adalah metode pengembangan sistem informasi yang hanya
melibatkan sumber daya di dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan.
Organisasi biasanya memilih untuk melakukan insourcing antara lain dalam rangka
mengurangi biaya tenaga kerja dan pajak. Organisasi yang tidak puas dengan outsourcing
kemudian memilih insourcing sebagai penggantinya. Beberapa organisasi merasa bahwa
dengan insourcing mereka dapat memiliki dukungan pelanggan yang lebih baik dan kontrol
yang lebih baik atas pekerjaan mereka daripada dengan mengoutsourcingnya.
20 | P a g e
Menurut Zilmahram (2009), Insourcing dapat terjadi karena hal-hal sebagai berikut:
1. Kompetensi karyawan yang tidak optimal dimanfaatkan di dalam perusahaan.
2. Terjadinya perubahan yang mengakibatkan beberapa kompetensi tertentu tidak
dibutuhkan lagi di dalam perusahaan.
3. Sebagai persiapan karyawan untuk menempuh karir baru di luar perusahaan.
Pendekatan insourcing di suatu perusahaan masih memiliki pro dan kontra dalam
penggunaannya. Hal ini dipengaruhi oleh faktor fungsional tenaga kerja, diantaranya:
Pro Insourcing:
1. Perusahaan dapat mengontrol sistem informasinya sendiri
2. Biaya untuk pekerja dalam perusahaan biasanya lebih kecil daripada biaya untuk
pekerja outsource
3. Mengurangi biaya operasional perusahaan, seperti transportasi, dan lain-lain.
4. Fleksibel, karena perusahaan dapat meminta perubahan sistem pada karyawannnya
sendiri tanpa harus mengeluarkan biaya tambahan.
Kontra Insourcing:
1. Mengurangi fleksibilitas strategi
2. Suppplier yang berpotensi memberikan produk dan layanan yang mahal.
3. Tidak ada batasan biaya dan waktu yang jelas, karena tidak ada target. Dan Kalaupun
ada target, tidak ada punishment yang jelas ketika target tidak tercapai.
4. Kebocoran data yang dilakukan oleh karyawan IT, dikarenakan tidak ada reward dan
punishment yang jelas.
5. End User tidak terlibat secara langsung, sehingga terdapat kemungkinan hasil
implementasi sistem tidak sesuai dengan kebutuhan end user.
Keputusan suatu perusahaan dalam menentukan pendekatan apa yang digunakan
dalam mengembangkan perusahannya didasarkan pada kondisi dan kebijakan yang diambil
pada perusahaan tersebut. Pendekatan Insourcing dipilh pada saat :
1. Manajemen perusahaan memilih keputusan ini dikarenakan sumberdaya internal
masih cukup mampu menangani pekerjaan tersebut baik secara finansial dan
kapabilitas SDM internalnya.
2. Brand dan reputasi perusaan dianggap penting, daripada kualitas
21 | P a g e
3. Perusahaan tidak memiliki dana yang cukup untuk berinvestasi dalam outsorcing
4. Departemen IT dapat diandalkan, baik dari segi kualitas dan standar operasional
internal
3.5 Pemilihan Pendekatan yang Digunakan Pada Perusahaan
Pada makalah ini digunakan tiga pendekatan untuk melihat pendekatan apa yang
cocok diterapkan dalam suatu bisinis perusahaan dalam implementasi sistem teknologi
informasi, diantaranya outsourcing, dan insourcing. Setiap pendekatan memiliki kelebihan
dan kekurangan dalam penggunaannnya. Pendekatan yang digunakan dapat ditentukan dari
strategi bisnis yang digunakan dalam suatu perusahaan maupun skala ekonomi yang dimiliki.
Menurut Yasar (2008) Outsourcing dipilih karena dapat memberikan manfaat
strategis, seperti:
1. Meningkatkan fokus perusahaan pada bisnis inti,
2. Mempercepat proses adaptasi terhadap perubahan bisnis,
3. Memecahkan masalah yang sulit dikendalikan atau dikelola
4. SDM yang ada dapat digunakan untuk kebutuhan yang lebih strategis
5. Memungkinkan penghematan dana capital
6. Mengefisienkan dan mengendalikan biaya operasional
7. Memperoleh SDM yang lebih profesional sesuai dengan bidangnya
Strategi bisnis juga dikembangkan oleh Mc farlan dan Mc kenney’s yang disebut
dengan Strategi Grid dalam buku Jugiyanto (2003) yang menyatakan bahwa strategi bisnis
dapat digunakan untuk menganalisis kontribusi TI terhadap posisi strategik perusahaan.
Posisi perusahaan dalam strategi grid ditentukan oleh dua dimensi yaitu ketergantungan
operasi perusahaan terhadap TI sekarang dan Portofolio pengembangan aplikasi TI di masa
depan yang dapat dilihat pada Gambar 6. Sebuah perusahaan yang mengunakan jasa
outsourcing untuk pengembangan sistem TI memiliki beberapa alasan, diantaranya: kualitas
yang dihasilkan dalam implementasi TI menggunakan jasa TI akan lebih baik, fokus
manajemen berbeda, serta fibber-optic dan teknologi komunikasi memfasilitasi solusi TI
Internasional. Sedangkan penggunaan jasa outsourcing yang tidah disarankan untuk
diterapkan dalam suatu perusahaan dikarenakan dengan pertimbangan: membebaskan dari
22 | P a g e
unit TI Internal yang diluar kendali, mengurangi investasi, memfasilitasi fleksibilitas biaya,
dan lain-lain.
Gambar 6. Strategi Grid Dalam Aplikasi TI
Semakin tinggi skala dan kemampuan ekonomi perusahaan, maka pendekatan yang
dipilih akan menitikberatkan kepada kualitas untuk mencapai efektifitas dan efisiensi dari
strategi bisnis yang diterapkan. Jika dari skala ekonomi sudah besar dan kemampauan
ekonomi juga tinggi, sebaiknya perusahaan menggunakan mengendalikan sistem informasi
secara internal (insourcing) untuk mendukung strategi perusahaan dalam memperbesar
pangsa pasar.
23 | P a g e
BAB IV PENUTUP
4.1 Kesimpulan
Menerapkan outsourcing, dan insourcing, masing-masing memiliki keunggulan dan
kelemahan (pro dan kontra). Pada dasarnya tidak bisa dikatakan mana yang lebih baik dan
mana yang buruk, tetapi kebijakan memilih pendekatan itu tergantung pada situasi
perusahaan yang dapat dilihat dari strategi bisnis yang dijalankan serta skala ekonomi dan
kemampuan ekonomi perusahaan tersebut.
Menerapkan insourcing dapat dilakukan jika perusahaan memiliki kemampuan SDM
yang memiliki keahlian TI dan dana yang cukup besar untuk pengembangan infrastruktur IT,
hal ini akan membuat sistem informasi yang dikembangkan menjadi salah satu strategi
kompetitif perusahaan. Tetapi jika perusahaan ingin memfokuskan pada core competency-nya
serta memiliki skala ekonomi dan kemampuan ekonomi yang masih tergolong rendah, maka
metode outsourcing dapat menjadi pilihan, tetapi yang harus diperhatikan adalah pemilihan
vendor atau rekanan dan kunci sukses lainnya.
24 | P a g e
BAB V DAFTAR PUSTAKA
Abrianto, M. 2011. Keuntungan dan Kelemahan dari Pengembangan Sistem Informasi antara
Insourcing, Outsourcing, dan Co-Sourcing. http://duditrons.blogspot.com [Tanggal
Akses 27 Desember 2012].
Akbar, R. Prajadhipa, dan Wiriadinata. 2012. Perencanaan Model Pengambilan Keputusan IT
Outsorcing dalam Enterprise Architecture. Vo. 1 No. 2, Juli 2012. Institut Teknologi
Bandung Bidang Teknik Elektro dan Informatika
Beaumont, N. and Sohal, A. (2004). “Outsourcing in Australia” , International Journal of
Operations & Production Management, Vol. 21 No. 7, pp 688-700.
Chen, Y.C. and Perry, J. (2003). “IT Outsourcing: A Primer for Public Manager”,
http://www.businessofgovernment.org.
Diah, 2008. Studi pada Information Sharing dalam Offshore IT Outsourcing (Studi kasus
pada tiga perusahaan vendor IT di indonesia)
Elfing, T. and Baven, G. (1994) Outsourcing technical services: stages of development. Long
Range Planning 27 (5): 42–51.
Eugene Garaventa, Thomas Tellefsen. (2001). Outsourcing : The Hidden Costs, Review of
Business Journal, Vol 22, Spring.
Faisalansyari. 2012. Keuntungan dan Kelemahan dari Pengembangan Sistem Informasi
Secara Outsorcing Dibandngkan dengan Insourcing. http://faisalansyari.wordpress.com.
[Tanggal Akses: 27 Desember 2012].
Indrajit RE. Djokopranoto R. 2000. Proses Bisnis Outsourcing. Jakarta: Gramedia
Widiasarana Indonesia.
25 | P a g e
Jogiyanto. 2003. Sistem teknologi Informasi. pendekatan terintegrasi : Konsep dasar.
teknologi. Aplikasi, pengembangan dan pengelolaan. ANDI. Yogyakarta
Lubis, Muhamad Safri. 2004. Penngunaan Outsorcing Pada Aktifitas Teknologi Informasi.
Surat Kabar Harian Analisa. Medan
Maurice F.Greaver II. (1999). Strategic Outsourcing, a Structured Approach to Outsourcing
Decisions and Initiatives , American Management Association, USA.
O’Brien, JA . Marakas, George. 2009. Management Information system. Ninth edition. Mc
Graw Hill. Inc Boston Universitas Gunadarma
PPM Riset Manajemen.2008. outsourcing. www.ppm manajemen.ac.id. [Tanggal Akses 27
Desember 2012].
Yasar, I. 2008. Sukses Implementasi Outsourcing. Jakarta. PPM Manajemen.151 hal.
Zilmahram, T. 2009. Outsourcing dan Insourcing. habahate.blogspot.com. [Tanggal Aksses:
30 Desember 2012].
26 | P a g e
TUGAS MATA KULIAH SISTEM INFORMASI MANAJEMEN
IMPLEMENTASI MODEL OUTSOURCING DAN
INSOURCING SISTEM INFORMASI
PADA PERUSAHAAN
Di susun oleh
Hendro Tjahjono
K25161090
Dosen :
Dr. Ir. Arif Imam Suroso, MSc.
SEKOLAH BISNIS INSTITUT PERTANIAN BOGOR
2017
top related