surat rasmi dan sistem fail

PENGENALANPENGENALAN

• Pemimpin yang dilantik perlu mempunyai kemahiran mentadbir dan mengurus sesebuah persatuan

• Mengurus kewangan, surat-menyurat, menyimpan fail,mengadakan mesyuarat dan tentukan kehendak persatuan dilaksanakan dengan baik

• Kemahiran mentadbir dan mengurus persatuan ditumpukan kepada tiga aspek: sistem fail, surat rasmi, komunikasi rasmi melalui media elektronik

SISTEM PENGURUSAN FAILSISTEM PENGURUSAN FAIL

Sistem Pengurusan Fail (SPF) - sebahagian daripada Sistem Pengurusan Maklumat (SPM).

SPF mempunyai protokol, undang-undang, akta dan peraturan pentadbiran yang mengawalnya.

Akta Arkib Negara Bil. 44/1966 (AAN)

Akta Rahsia Rasmi 1972 (ARR)

Peruntukan Undang-Undang Bahagian 'A' (PU.A)

Arahan Perkhidmatan (AP).

APA ITU FAILBerasal dari perkataan Latin: Fillum (seutas benang untuk mengikat dokumen supaya tidak tercicir).

Satu folder dimana di dalamnya surat-suratan disusun dengan cermat dan teratur, diberi tajuk, nombor, didaftar dan diindekskan.

Alat yang dinomborkan dan didaftarkan mengikut kaedah tertentu digunakan untuk menyimpan dokumen yang berkaitan.

Tindakan memasukkan dokumen ke dalam alat tersebut.

SISTEM FAILSISTEM FAIL

Sebahagian daripada pengurusan rekod yang melibatkan penyusunan dan penyimpanan mengikut klasifikasi rekod supaya mudah dikesan dan diperolehi dengan cepat apabila diperlukan.Setiap organisasi memerlukan penyimpanan rekod yang baik untuk rujukan.Faktor mustahak mengenai perkhidmatan, data pekerja, data statistik, produk, perlu didapatkan melalui fail yang disimpan secara sistematik.

KEPENTINGAN SISTEM FAIL

Semua rekod dapat disimpan secara terurus dan sistematik.

Rekod atau maklumat dapat diperoleh dengan segera apabila dikehendakiTindakan yang perlu dapat diambil dengan segera.

Memudahkan pengganti yang mengambil alih tugas-tugas yang ditinggalkan.

Pengetahuan mendalam mengenai sistem fail akan meningkatkan kecekapan organisasi.

Seseorang pengurus mesti tahu:-teknik penyimpanan fail.

rekod-rekod pentadbiran

sistem penyimpanan rekod yang diamalkan

peralatan yang patut disediakan

personel yang menyelenggarakan fail.

TARAF KESELAMATAN FAIL

TERBUKATERHADSULITRAHSIARAHSIA BESAR

WARNA KULIT FAIL

TERBUKA -PutihTERHAD -Putih dan tercatat

perkataan terhadSULIT -Hijau dan tercatat

perkataan sulitRAHSIA -Merah jambu berpalang dan tercatit perkataan rahsiaRAHSIA BESAR -Kuning & berpalang

merah dan tercatat perkataan rahsia besar

JENIS FAILJENIS FAIL1. FAIL "HOUSEKEEPING"

Diwujudkan untuk melaksanakan dan melicinkan pentadbiran.Rekod-rekod mengenai aktiviti pentadbiranLima kategori utama seperti berikut:-

Pentadbiran AmBangunan dan Harta Kelengkapan dan BekalanKewanganPerkhidmatan dan Personel

2. FAIL “FUNCTIONAL”Diwujudkan dan digunakan oleh Bahagian Operasi untuk menjalankan kerja harian yang berkaitan dengan aktiviti mereka.Perkara berkaitan dengan urusan aktiviti kerja harian yang ada kaitan dengan aset seperti penggunaan mesin, jeti, kerja penyelenggaraan yang dilakukan setiap tahun (routine), kebombaan, keselamatan.

KOD FAIL KAEDAH NOMBORKOD FAIL KAEDAH NOMBOR

Banyak digunakan kerana mudah diseragamkan, terutamanya jika jabatan mempunyai banyak bahagian, unit-unit dan sub-sub unit di bawah pentadbirannya. Di sekolah, adalah dicadangkan supaya menggunakan Kaedah Nombor supaya mudah pihak-pihak tertentu berurus dengan sekolah.

Nombor fail disusun mengikut level (aras) fail tersebut. Ada jabatan yang menggunakan abjad dan diikuti dengan nombor dan ada pula nombor sahaja.

KOD FAIL KAEDAH ABJADKOD FAIL KAEDAH ABJAD

Fail disusun di bawah huruf mengikut susunan abjad perkataan pertama bagi tajuk fail, (lihat huruf kedua, ketiga dan seterusnya untuk tertib susunan fail).

Fail mudah disemak dan dicari kerana wujudnya indeks bagi sesebuah fail tersebut.

Berikut ialah contoh bentuk level fail :i.   Level 1 – Fail Utama :01ii.  Level 2 – Fail Perkara :01/01iii. Level 3 - Fail Aktiviti :01/01/01  

 Contoh: Level 1 FAIL UTAMA

01 Asrama02 Hal Ehwal Murid 03 Kemudahan Fizikal 04 Kewangan dan Akaun05 Kokurikulum 06 Kurikulum 07 Pentadbiran Am Sekolah 08 Perhubungan Masyarakat 09 Perjawatan dan Perkhidmatan Kakitangan 10 Pelbagai (Perkara-perkara yang tidak dapat dikategorikan dari 01 – 09)

Contoh:

Nombor;

Level I        01 - Asrama

Level II       01 / 07           - Peraturan Asrama

Level III      01 / 07 / 001  - Kebenaran Keluar Asrama

Abjad dan nombor ;

Level I       ASR                 - Asrama

Level II      ASR / 07          - Peraturan Asrama

Level III     ASR / 07 / 001 - Kebenaran Keluar Asrama

KOD FAILKOD FAIL

01/01/001

Tajuk UtamaPerkara

AktivitiContoh:• Tajuk - Kurikulum• Perkara - Peperiksaan• Aktiviti - PMR

• Kod Fail - 01/01/001

KULITKULIT FAILMengandungi maklumat berikut:

  i.     Nama Organisasi iv.   Tarikh Kandungan Pertama     ii.    Kod Fail v.    Tarikh Kandungan Terakhir

    iii.   Perkara vi.   Rekod Pergerakan Fail       

Dari bahan kertas yang tebal dan tahan lasak serta boleh menampung sekurang-kurangnya 100 salinan surat

Jika menggunakan tali fail (tali hijau), pastikan tali tersebut tahan dan dimasukkan melalui kedua-dua bahagian fail. Bahagian sebelah kanan untuk surat dan bahagian sebelah kiri untuk Kertas Minit

Warna Kulit Fail hendaklah selaras dengan pengelasan fail. Umumnya di sekolah kulit fail adalah berwarna putih kerana fail-fail di sekolah lebih kepada pengelasan terhad dan terbuka. Saiz kulit fail dicadangkan supaya seragam, iaitu 36 cm x 24 cm di muka hadapan dan 36 cm x 35 cm di muka belakang (temasuk 8 cm sebagai ' flap')

KEPERLUAN TERHADAPKEPERLUAN TERHADAP SISTEM FAIL YANG BAIK SISTEM FAIL YANG BAIK

KEPADATAN - Seboleh-bolehnya menggunakan

ruang yang minima

ASESIBILITI - Mudah untuk dirujuk

EKONOMI - Menentukan sistempenyimpanan fail dengan

kos yang minima

KEANJALAN - Bagi maksudpembesaran yang di hadapan

LOKASI - Hendaklah diletakkan di tempat yang mudah dan segera diperolehi tanpa

berlengah

RUJUKAN - Supaya memberi kemudahan SILANG dalam mengesan lain-lain dokumen yang bersangkutan atau dapat dicari di bawah berbagai tajuk

RETENTION - Bagi membolehkan fail-fail yang tidak lagi aktif dipindahkan

KLASFIKASI - Untuk memberi kemudahan didalam membuat

rujukan

PERKARA LAIN MENGENAI PERKARA LAIN MENGENAI SISTEM FAILSISTEM FAIL

1. Sampul kecilFail tidak dapat dikesan dengan serta merta untuk tindakan segeraSebagai langkah sementaraBila fail asal dijumpai, sampul kecil dan kandungannya dimasukkan ke dalam fail tersebut.

2. Kertas minitDikepilkan pada bahagian dalam kulit failMerekodkan dokumen yang dimasukkan dalam fail

PENUTUPAN FAILPENUTUPAN FAIL

Fail mengandungi 100 kandungan atau tebal 1 inci (yang mana lebih awal).Fail dianggap terlalu tebal walaupun kurang 100 kandungan (1 inci) Catatkan bil. jilid pada nombor rujukan dan buka fail lain dengan menggunakan jilid 2 dan sebagainya. Kod fail masih sama tetapi surat atau kandungannya dimulakan dengan nombor 01.

SMTM-PSS 01 / 04 / 01 / 001 / Jld. 2 (01)

Apabila fail asal ditutup, kulit fail itu hendaklah dicatat: “DITUTUP – JILID 2 DIBUKA “

PENYIMPANANPENYIMPANAN FAILFAIL

Disimpan di tempat yang selamat- tidak rosak, tidak mudah musnah, terkawal dari segi maklumat dan tidak hilang.

Menjaga maklumat daripada rosak, musnah, hilang atau jatuh kepada orang yang tidak berkaitan.

Disimpan di tempat yang kering dan ada aliran udara. Fail-fail terbuka boleh disimpan di rak fail yang diperbuat daripada besi. Jika rak diperbuat daripada kayu, pastikan kayu tersebut telah dibubuh ubat anai-anai.

Fail terhad hendaklah disimpan di kabinet dan fail sulit di tempat yang berasingan daripada fail-fail terhad dan terbuka.

Kawasan penyimpanan fail hendaklah menjadi kawasan larangan bagi mereka yang tidak berkenaan.

Bagi fail Rahsia Besar, Rahsia dan Sulit, sediakan buku pendaftaran berasingan/indeks berasingan bagi mengawal pergerakan fail-fail tersebut.

Fail yang telah ditutup disimpan berasingan dengan fail-fail lain.

PROSEDUR MENULIS SURAT RASMI

JENIS SURAT RASMI YANG BIASA DI PERINGKAT SEKOLAH

• SURAT PANGGILAN MESYUARAT• SURAT PEMBERITAHUAN• SURAT MEMOHON MENGADAKAN LAW

ATAN• SURAT MEMANGGIL PENCERAMAH

Perkara Asas Dalam Surat Rasmi

1. Logo, nama dan alamat sekolah/persatuan.

2. Nombor fail (rujukan kami dan rujukan tuan)

3. Tarikh

4. Alamat penerima

5. Perkataan “Melalui”

6. Mengadap atau membuka surat

Perkara Asas Dalam Surat Rasmi

7. Perkara (tujuan surat itu ditulis)8. Kandungan surat (seringkas mungkin)9. Ucapan terima kasih dan penghargaan10.Cogan kata (jika perlu)11.Yang menurut perintah/Yang

menjalankan tugas12.Tandatangan13.Nama dan jawatan

CARA MENYEDIAKAN SURAT RASMI

1. Kepala Surat Bercetak

Hanya perlu digunakan pada muka surat pertama sahaja.

Kepala Surat

PERSATUAN BIMBINGAN DAN KAUNSELINGSEKOLAH MENENGAH TEKNIK LANGKAWI,

07000 LANGKAWI KEDAH.

CARA MENYEDIAKAN SURAT RASMI

2. Nombor Rujukan

Tulis nombor rujukan fail sendiri (rujukan

kami)

Jika menjawab surat, perlu dicatat nombor rujukan pengirim (rujukan tuan) di bahagian atas rujukan kami.

Nombor Rujukan

PERSATUAN BIMBINGAN DAN KAUNSELINGSEKOLAH MENENGAH TEKNIK LANGKAWI,

07000 LANGKAWI KEDAH.

Ruj. Tuan : Ruj. Kami: 06/09/001/(14)

CARA MENYEDIAKAN SURAT RASMI

3. Tarikh

Tidak perlu dicatat hb. atau hari bulan di hadapan angka, cth : 17hb Ogos 2003.

(b) Dua cara untuk menulis bulan : (i) Semua huruf besar, cth : OGOS (gaya

KPM). (ii) Huruf besar pada huruf pertama sahaja, cth :Ogos (gaya INTAN).

TARIKH

PERSATUAN BIMBINGAN DAN KAUNSELINGSEKOLAH MENENGAH TEKNIK LANGKAWI,

07000 LANGKAWI KEDAH.

Ruj. Tuan : Ruj. Kami: 06/09/001/(14)

Tarikh : 2 September 2003

CARA MENYEDIAKAN SURAT RASMI

4. Alamat Penerima

Perkataan "kepada" tidak perlu ditulis.

Taip (u.p.........................................................) untuk tindakan pegawai yang berkenaan.

Semua baris ditaip dari tepi sebelah kiri tanpa menggunakan indensi.

CARA MENYEDIAKAN SURAT RASMI

5. Perkataan "Melalui“

Perkataan "Melalui Guru Besar atau Pengetua" ditulis jika surat keluar dari persatuan di sekolah kepada agensi luar. Surat ini ditandatangani oleh penasihat/pengerusi persatuan. Jika surat ini ditandatangani oleh Guru Besar atau Pengetua, perkataan "melalui" tidak perlu.

Perkataan "melalui" ditulis di sebelah bawah alamat penerima

CARA MENYEDIAKAN SURAT RASMI

6. Mengadap atau Pembukaan Surat

Menggunakan perkataan penghormatan seperti tuan/puan, Ybhg. Dato', Yang Berhormat dan sebagainya.

Jarak di antara alamat dengan pembukaan surat ialah empat jarak antara barisan (spacing).

CARA MENYEDIAKAN SURAT RASMI

7. Tajuk Surat Jarak di antara tajuk surat ialah dua barisan di

bawah mengadap atau pembukaan surat.

Tidak perlu ditulis perkataan "PER" atau "PERKARA", hanya memadai dengan menggariskan di bawah tajuk atau perkara.

Tajuk surat ditaip huruf besar bagi huruf pertama setiap perkataan.

CARA MENYEDIAKAN SURAT RASMI

8. Pembukaan dan Kandungan Surat

Jarak di antara pembuka surat dengan tajuk ialah dua barisan.

Pembukaan surat dan perenggan pertama tidak perlu ditulis nombor. Penulisannya bermula dari tepi sebelah kiri surat.

Perenggan kedua, ketiga dan seterusnya perlu ditulis nombor seperti 2, 3 dan seterusnya.

Jarak di antara perenggan ialah dua barisan.

CARA MENYEDIAKAN SURAT RASMI

Apabila menggunakan perenggan yang mempunyai dua atau lebih peringkat pecahan, pemberian nombor menggunakan peringkat pecahan pertama seperti 2.1, 2.2. 2.3 dan seterusnya. Huruf abjad atau huruf roman juga bo!eh digunakan.

Pecahan perenggan tidak boleh melebihi dua peringkat.

Elakkan menggunakan ayat yang panjang, berbunga-bunga dan meleret-leret.

CARA MENYEDIAKAN SURAT RASMI

9. Cogan KataCogan kata menggunakan semua huruf

besar, contohnya 'BERKHIDMAT UNTUK NEGARA'.

Baris seterusnya ditulis dengan perkataan "yang menjalankan tugas" dan sebagainya.

Jarak dua barisan dan tidak menggunakan indensi.

CARA MENYEDIAKAN SURAT RASMI

10. Tandatangan, Nama dan Gelaran Jawatan Jaraknya ialah empat barisan di bawah cogan

kata. Nama pengirim ditulis dengan huruf besar dan

dalam kurungan. Contoh-nya: (AB. ALIM BIN ABDUL RAH1M).

Gelaran Jawatan ditulis dengan huruf pertama bagi setiap perkataan.

Nama dan gelaran Jawatan tidak perlu menggunakan indensi.

CARA MENYEDIAKAN SURAT RASMI

11. Salinan Ditaip dengan perkataan "s.k.".

Apabila salinan surat lebih daripada satu, nombor urutan 1, 2, 3 tidak perlu ditulis. Contohnya:

s. k. Pesuruhjaya Daerah Guru Besar PK. Kokurikulum

Tidak perlu menggunakan indensi.

CARA MENYEDIAKAN SURAT RASMI

12. Kependekan (initial) Nama Penulis dan Jurutaip

Ditaip huruf ringkas nama penulis dengan huruf besar dan jurutaip dengan huruf kecil, contohnya AA/na.

Ditaip di bahagian paling bawah di sudut kiri surat.

KOMUNIKASI RASMI MELALUI MEDIA ELETRONIK

KELEBIHAN MENGGUNAKANE-MEL

1. E-mel sangat mudah dan cepat sampai

2. E-mel juga tidak perlu respons spontan seperti telefon.

3. Si penerima e-mel boleh melakukan tugas-tugas biasa tanpa diganggu oleh e-mel.

4. Membolehkan komunikasi secara bertulis dilakukan

5. E-mel boleh dihantar kepada banyak penerima.

Sesi Penggunaan E-mel:

1 Melancarkan perisian e-mel, jika terdapat e-mel baharu, ia akan memaklumkan kepada anda.

2 Pilih e-mel yang hendak dibaca dalam peti e-mel.3 Balas kepada penghantar atau kirim mesej orang

lain.4 Simpan mesej untuk kegunaan masa hadapan.5 Karang e-mel baru6 Kirim e-mel.7 Hapuskan e-mel yang lama.8 Tamat perisian e-mel.

Tamat ...

Sekian